Волинська обласна радаВищий комунальний навчальний заклад

“Володимир – Волинський педагогічний коледжім. А.Ю. Кримського”

Н.В. ЗІЛЮК

«ДІЛОВОДСТВО»Спеціальність: 5.02010501 «Діловодство»

Освітньо-кваліфікаційний рівень: молодший спеціаліст

Навчальний посібник

І частина

Володимир-Волинський2011

Укладач – Зілюк Н.В., викладач діловодства.

Рецензенти: Просова Н.І., голова циклової предметної комісії

викладачів діловодства та інформаційної діяльності.

Методичний посібник з дисципліни „Діловодство” передбачає набуття студентами теоретичних знань та практичних навичок роботи з організаційно-розпорядчими документами та організацією роботи із службовими документами.

Рекомендовано для студентів спеціальності «Діловодство».

Рекомендовано педагогічною радою Володимир-Волинського

педагогічного коледжу ім. А.Ю. Кримського.

Протокол № ____________ 201__р.

2

ЗМІСТ

Передмова…………………………………………………………………….......4

Лекція № 1. Предмет і завдання курсу. Зміст та структура курсу

«Діловодство». Суть діловодного процесу……………………………………...6

Лекція № 2. Нормативна база документування управлінської

інформації………………………………………………………………………...21

Лекція № 3. Документальне забезпечення

управління……………………….33

Лекція № 4. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення

документів………………………………………………………………………..46

Лекція № 5. Основні вимоги, що висуваються до оформлення

документів………………………………………………………………………..67

Лекція № 6. Підготовка до складання службових документів………………98

Лекція №7. Використання ПЕОМ у документальному забезпеченні

управління………………………………………………………………………115

Лекція № 8. Вимоги до документів, що виготовляють за допомогою

друкувальних засобів…………………………………………………………..132

Лекція № 9. Надання документам юридичної сили…………………………144

Лекція № 10. Службові заяви…………………………………………………168

Лекція № 11. Організаційні документи в управлінській

діяльності………………………………………………………………………..172

Лекція № 12. Класифікація та складання організаційної документації……190

Лекція № 13-14. Документування розпорядчої інформації. Види та

призначення розпорядчих документів………………………………………...218

Список використаних джерел ………………………………………………252

3

ПЕРЕДМОВА

Сучасне діловодство – система життєво-важливих дій організації,

підприємства, установи, закладу, пов’язаних в першу чергу з діловою

документацією, яка необхідна для функціонування сучасних установ різних

форм власності, і засобами, які забезпечують її надійність в різних формах

ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Мета курсу: дати студентам теоретичні знання, виробити практичні

навички з організації сучасного діловодства в закладах різних форм власності

і специфіки діяльності, ознайомити із принципами класифікації документів,

організації документообігу, особливостями функціонування документально

комунікаційної системи, порядок роботи з документами: процесом їх

створення, опрацювання, зберігання і подальшого використання.

Завдання курсу:

Пізнавальні – передбачено оволодіння студентами

теоретичних засад ведення діловодних процесів, створення архіву

організації для збереження найбільш цінних документів.

Методичні – оволодіння найбільш ефективними, виробленими

вітчизняною та світовою практикою методами і прийомами, що забезпечують

ритмічну роботу закладів щодо організації діловодного процесу.

Практичні – передбачає складання студентами документів відповідно

до правил та положень, нормативних актів, систематизацію наявного

матеріалу з окремих питань, комп’ютеризацію діловодних процесів,

оволодіння функціями секретаря-діловода.

Студенти повинні знати:

- суть, структуру, функції та призначення різних видів документів,

які знаходяться в обігу державних та приватних організацій;

- суть діловодного процесу, нормативну базу;

- принципи організації діловодного процесу;

- форми організації роботи з документами;4

- напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні

управління;

- систему документації та її класифікацію;

- організацію роботи з документами з обмеженим доступом

інформації;

- про надання документам юридичної сили;

- основні вимоги до організації сучасного діловодства;

- правила оперативного зберігання документів.

Студенти повинні вміти:

- здійснювати документування;

- використовувати ПЕОМ у документальному забезпеченні

управління;

- працювати в різних операційних середовищах, комп’ютерних

мережах;

- забезпечувати використання та зберігання інформації на різних

матеріальних носіях;

- вести документаційне обслуговування засідань, нарад,

презентацій, переговорів;

- впроваджувати наукові методи управління в документаційне

забезпечення;

- організувати приймання відряджених;

- оформляти звітну документацію за результатами аналізу;

- контролювати порядок використання та збереження бланків,

печаток, штампів.

- підводити підсумки та аналізувати результати роботи підрозділу.

5

Лекція № 1

Тема: Предмет і завдання курсу. Зміст та структура курсу

«Діловодство». Суть діловодного процесу.

Мета: ознайомити студентів з об’єктом, предметом, метою,

завданнями, методологічними засадами та основними джерелами курсу

«Діловодство»; дізнатися про початковий період розвитку діловодства в

Україні; терміносистему діловодства; зв'язок діловодства з іншими галузями

знань.

План

1. Діловодство як навчальна дисципліна та практична сфера діяльності.

Значення документування управлінської інформації.

2.Зміст та структура курсу діловодство.

3.Об'єкт, предмет, мета та завдання діловодства.

4. Методологічна основа та джерела для вивчення діловодства.

5. Теоретичні основи організації діловодства.

Теоретичний матеріал

1. Діловодство як навчальна дисципліна та практична сфера діяль-

ності. Значення документування управлінської інформації

Діловодство — дисципліна практичного спрямування, яка вивчає

процеси створення організаційно-розпорядчих документів та функціонування

службових документів. Навчальний курс "Діловодство" зорієнтовано,

передусім, на напрацювання студентами раціональних методик

документування управлінської інформації та організації роботи зі службовими

документами в органах державної влади, органах місцевого самоврядування,

підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності.

Зауважимо, що управління — це складний соціально-економічний

процес, що відбувається у різних сферах суспільного життя — політичній,

економічній, соціальній, виробничій, науковій тощо. Будучи динамічним,

управління постійно потребує спрямування соціуму (людини як соціальної 6

істоти). Єднальною лапкою між керованою і керуючими системами

управління виступає управлінська інформація, яка, затвердженням

професора С. Г. Кулешова, «відбиває зміст дій управління». Значна частина

управлінських рішень потребує документування, тобто створення

документів, та організації роботи з ними. Без цих процесів неможливе

функціонування жодного органу державної влади, органу місцевого

самоврядування, підприємства, установи та організації.

2.Зміст та структура курсу діловодство

У структурі курсу чітко виокремлюються такі основні складові:

- документування управлінської інформації у різних документних

формах - розпорядженнях, рішеннях, наказах, протоколах, актах тощо;

- організація технологічних процесів діловодства, таких, як:

- складання номенклатур справ;

- приймання, розгляд і реєстрація документів;

- розтиражування документів;

- оброблення та надсилання документів;

- контроль за виконанням документів;

- групування виконаних документів у справи;

- оперативне зберігання документів та користування ними;

- підготовка справ до передання на державне зберігання.

Документування і організація роботи зі службовими документа

ми потребують попередньої науково-теоретичної підготовки, а тому

їм передує розділ "Загальні засади організації діловодства". Теорія і

практика діловодства покликані забезпечити комплексну систему

знань, умінь, навичок з документування управлінської інформації та

організації роботи зі службовими документами.

3.Об'єкт, предмет, мета та завдання діловодства

Об'єктом вивчення курсу «Діловодства» є організаційно-розпорядча

документація, яка утворюється в управлінській діяльності установ, та

функціонування службової документації в установах.7

Зверніть увагу, до першої складової об'єкта діловодства входять

організаційно-розпорядчі документи (документи, що стосуються організаційної

та розпорядчої функцій управління), до другої - службові документи

(документи, створені із установі або одержані у процесі її діяльності), що

виступають засобом і результатом діяльності установи.

Слушним є те, що для різних наук може бути один і той же об'єкт

дослідження, проте у відмінних аспектах. Отже, організаційно-розпорядча

документація може розглядатися як об'єкт документної лінгвістики,

управлінського документознавства та діловодства.

Предметом досліджень у теорії діловодства переважно виступає

опрацювання питань еволюції і сучасного стану організаційно-розпорядчої

документації та організації роботи зі службовою документацією у межах

діловодства.

Тож відразу з'ясовуємо: процеси документування в діловодстві

стосуються організаційно-розпорядчих документів, проте, визначаючи

документообіг установи, документопотоки, особливості формування

документів у справи та їх зберігання, йдеться про сукупність службових

документів, тобто увесь документний масив системи управління, в якому

однією із складових виступає організаційно-розпорядча документація.

Метою курсу «Діловодство» є опанування знань й вироблення практичних

умінь і навичок підготовки організаційно-розпорядчих документів та реалізації

технологічних процесів діловодства відповідно до нормативно-правових актів з

діловодства та національних стандартів.

Завданнями курсу є вивчення:

- теоретичних засад функціонування організаційно-розпорядчих

документів у системі управління як динамічного об'єкта;

- сукупності організаційно-розпорядчої документації як однієї

зі складових уніфікованої системи управлінської документації;

- вимог до побудови уніфікованих форм організаційно-розпо-

рядчих документів;8

- технологічних процесів створення організаційно-розпорядчих

документів;

- організації діловодних процесів в роботі зі службовою документацією.

4. Методологічна основа та джерела для вивчення діловодства

Методологічною основою курсу є сукупність дослідницьких методів

управлінського документознавсгпва.

Все ж пріоритетними для діловодства є методи дослідження, що

мають практичне спрямування. Одним із поширених методів отримання

інформації про установу, що може стати чинником ефективної організації

праці працівників служб діловодства, є аналіз документів, адже

організаційно-розпорядчі документи з різним ступенем повноти відбивають

діяльність трудових колективів. Аналіз статуту, структури, штатного розпису,

положень про структурні підрозділи установи, посадових інструкцій

працівників, наказів та розпоряджень керівництва, протоколів засідань

колегіальних органів та загальних зборів колективу та інших організаційно-

розпорядчих документів у сукупності дає змогу виявити роль різних

управлінських акцій в організації діяльності установи в цілому, знайти й

унеможливити труднощі і недоліки, які є в роботі апарату управління і

всього трудового колективу.

Крім того, у дослідженні проблем організації діловодства вагомими є

економіко-статистичні методи дослідження: фотографія робочого дня,

робочого часу, виробничого процесу, використання обладнання, маршрутна

фотографія, самофотографія тощо.

Історико-порівняльний метод дає можливість розглянути документи та

службу діловодства в історичному аспекті, виокремити найхарактерніші риси і

тенденції розвитку діловодства сьогодення, давши їм історичне

обгрунтування, або ж виявити тенденції появи нових знань, технологій у

порівнянні зі старими. Соціологічний метод дає можливість відтворити

соціальні аспекти діяльності служб діловодства, організаційної та

корпоративної культури установи, управління кадрами.9

Проте жодний із названих методів не є універсальним; організація

досліджень потребує комплексного підходу до використання методів залежно

від дослідницьких завдань.

Сучасне діловодство у своєму доробку має низку джерел, які є

підґрунтям для опанування цієї дисципліни.

Пріоритетними джерелами для вивчення дисципліни є законодавчі та

нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства й архівної

справи, а саме: Закон України «Про національний архівний фонд та архівні

установи» [із змінами] від 24 грудня 1993 р. № 3814-ХІІ; «Примірна

інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах

виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих

органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів

України від 17 жовтня 1997 р. № 1153; «Перелік типових документів, що

утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого

самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням

термінів зберігання документів», затверджений наказом Головного архівного

управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і

зареєстрований в Мінюсті України 17 вересня 1998 р. за № 576/ 3016 тощо.

Найближчим часом буде прийнято законопроект «Про діловодство», який

стане основним законодавчим актом, регулюючим організацію діловодства в

Україні.

Другу групу джерел становлять стандарти з діловодства, які дають

можливість опанувати терміносистему діловодства, оволодіти основними

правилами підготовки і оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Це, насамперед, ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система

документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлювання документів» і ДСТУ 2732—94 «Діловодство й

архівна справа. Терміни та визначення». До речі, на заміну останнього

найближчим часом буде введено новий Національний стандарт України під

тією ж назвою.10

Третю групу джерел становить наукова та навчальна література з

діловодства, яка хоча й недостатньо розвинена в Україні з огляду на період

становлення, проте має у своєму доробку низку ґрунтовних досліджень, які

подано у Переліку джерел. До цієї ж групи можна віднести матеріали

науково-практичних конференцій.

До четвертої групи джерел належать публікації з питань організації

діловодства у таких періодичних виданнях: «Науково-інформаційний

бюлетень Архівного управління УРСР», що 1965 року дістав назву – «Архіви

України» (виходить досі); «Студії з архівної справи її документознавства»

(видання Українського науково-дослідного інституту архівної справи та

документознавства); журнали «Секретар-референт» і «Довідник кадровика».

5. Теоретичні основи організації діловодства.

Виникнення діловодства на території, що належить сучасній Україні,

спричинено утвердженням державності у володіннях Київської Русі,

потребою врегулювання взаємин між князем та окремими феодалами,

необхідністю фіксування міжнародних зносин. Крім того, в умовах формування

класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів,

укладанні торговельних купецьких контрактів тощо.

Найважливішим із найдавніших документів, що зберіг давні норми

звичаєвого права, є звід законодавчих актів під назвою «Руська Правда» (під

терміном «правда» слід розуміти «закон»), писаний за часів правління

Ярослава Мудрого. Оригінал цього документа не зберігся. Маємо лише

численні (близько 300) списки, тобто копії, найдавніші з яких датуються XIII

ст. Важливими документами тогочасної епохи були княжі «устави» і

«уроки», а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на

доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками

розуміли постанови князів переважно фінансового характеру: про податки,

данину на користь князя, судові стягнення.

Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в

державі, забезпечити церкву матеріально. Слід зазначити, що вже у ті далекі 11

часи документ служив гарантією виконання зобов'язань, і йому надавалося

велике значення.

На західноукраїнських землях у другій половині XIV ст. з'явилися

актові книги як особлива форма ведення діловодства. Величезний масив

актових книг утворився в результаті діяльності ґродських (від «ґрод» —

фортеця) і земських судів. Земський суд був виборним становим

шляхетським судом для розгляду цивільних, а пізніше й кримінальних справ.

На судових сесіях земського суду розглядалися цивільні позови, майнові

суперечки між шляхтою, справи про спадщину, грошові борги та ін.; суд

підтверджував різні угоди, договори та ін. документи, що стосувалися

нерухомого майна. Без санкції земського суду майнові акти не мали

юридичної сили. На сесіях до актових книг вписувалися акти нотаріального

характеру, видавалися виписи з потрібних документів. До XVI ст. тільки

документи, записані в актові книги земських судів, мали юридичну силу.

Згодом це право було поширено і на ґродські суди. Функції земських і

гродських судів все частіше співпадали. Згодом відповідно до Польської

Конституції 1791 р. земські і ґродські суди було ліквідовано, а замість них

відкрито зем'янські суди. Проте у 1793 р. зем 'янські суди скасовано і

відновлено земські. Діловодство земського суду забезпечувалося канцелярією.

Під час сесій протоколювався хід розгляду судових справ. Документи, що

надходили до суду, спочатку записувалися до протокольної книги. Якщо

справа мала розглядатися судом, вона найперше занотовувалася в судовому

реєстрі; акти, які подавалися до суду для надання їм юридичної сили (купчі,

дарчі), вписувалися і" книги з оригіналів. Актові книги ділилися на записові

(до них записували документи, що мали набути юридичної сили: угоди,

договори, купчі), поточні (до них записували свідчення возних, протести

позивачів та ін.), декретові (до них записували протоколи, що велися під час

судових сесій). До актових книг вносилися документи в тій послідовності, в

якій вони надходили до суду. Крім протоколювання судових процесів і

12

записів нотаріального характеру до актових книг вписували всілякі документи

для пам'яті, збереження їх від загибелі, з метою надання їм юридичної сили.

Термін «діловодство» вперше було зафіксовано у словниках

російської мови в другій половині XVIII ст. Його утворено поєднанням слів

«діло» (давньоруське) І «вести», що означало — питання (судове,

адміністративне тощо), яке потрібно було вирішити відповідному судовому чи

виконавчому органові. Хибним є тлумачення походження терміну

«діловодство» від слова «діло» як сукупності документів (або одного

документа), що стосуються певного питання чи напрямку діяльності

установи й вміщені в окрему папку.

У сучасній українській літературній мові історичному слову «діло»

відповідає слово «справа», яке, окрім двох зазначених вище, має ще кілька

тлумачень:

- одиниця зберігання в архіві;

- різновид справи, який становить цілісне за змістом і послідовне

ведення одного питання (судова справа).

Зауважимо, що у Законі України "Про Національний архівний фонд та

архівні установи" діловодство визначається як сукупність процесів, що

забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі

службовими документами. Проте, сьогодні в Україні діловодство ще перебуває

на стадії становлення, його терміносистема не досить чітко визначена.

Поряд з традиційним терміном «діловодство» широкого вжитку набули

синонімічні терміни — «справочинство» та «документаційне забезпечення

управління».

Термін «справочинство» походить від словосполучення «справу

чинити», що більш точно відповідає українській лексиці. Цим умо-

тивовується прагнення деяких фахівців витіснили з ужитку термін

«діловодство». Проте термін «справочинство» офіційно не унормований, а

отже перевага має надаватися законодавчо визначеному терміну

діловодство.13

Поява терміну «документаційне забезпечення управління» пов'язана зі

змінами організаційно-технічної основи діловодства і методологічних

підходів до його здійснення, які стали можливими завдяки впровадженню у

сферу роботи з документами засобів обчислювальної техніки і сучасних

інформаційних технологій створення, оброблення, накопичення, зберігання,

пошуку і використання інформації в управлінні.

Таким чином, термін «документаційне забезпечення управління»

наголошує на інформаційно-технічній складовій сучасної організації

діловодства. Оскільки беззаперечним є те, що остання складова є

невід'ємним атрибутом сучасного діловодства, російськими стандартами ці

терміни визнано синонімічними.

В Україні останнім часом набуває поширення закордонний термін

«управління документацією», який можна визначити як комплекс

заходів, спрямованих на реалізацію процесів створення та функціонування

службових документів. У світі діє Міжнародна федерація з управління

документацією, підґрунтям для створення якої було вирішення завдань у

сфері уніфікації документів та розуміння змісту діяльності в системі

управління документацією. Проте предмет розгляду такого управління пе-

редбачає організацію роботи з усією документацією установ, діловодство ж

передусім забезпечує документування організаційної і розпорядчої функцій

управління та організацію роботи із службовими документами, а отже, є

складовою системи управління документацією.

Нагальними проблемами розвитку сучасного діловодства в Україні є:

♦ формування нормативно-правової бази;

♦ становлення термінології;

♦ розвиток принципів керування управлінською документацією;

♦ класифікація, уніфікація та стандартизація організаційно-розпорядчої

документації;

♦ напрацювання методики підготовки та перепідготовки

працівників служб діловодства.14

Основу будь-якої дисципліни становлять поняття, що позначають

об'єкти, процеси та явища, які вивчаються цією дисципліною. Поняття

виражаються словами чи словосполучення, які називаються термінами.

Фахівці певних галузей домовляються, яке поняття і під розуміти втому чи

іншому термінові.

Які кожна дисципліна, діловодство оперує комплексом понять, що

становлять його терміносистему. Як вже зазначалося у вступі, діловодство

зосереджує свою увагу на процесах створення та функціонування документів,

що містять управлінську інформацію. Отже, документування управлінської

інформації (в установі) — це створення документів, змістом яких є

управлінська інформація. Відповідно документ — це інформація, зафіксована

на матеріальному носії, основною функцією якого є її збереження та

передавача в часі та просторі. Зрозуміла річ, що у результаті діяльності

установи в ній нагромаджується певна сукупність службових документів. А

службовим документом, як правило, називають документ, який установа

створила або отримала в процесі своєї діяльності. Однак, серед отриманих

документів службовими слід вважати тільки ті, які підлягають реєстрації й

були зареєстровані в установі. Сукупність службових документів, об'єднаних

за ознакою належності до певної галузі, сфери, напряму діяльності, установи

чи її підрозділу, називається документацією. Втім, документація установи —

це загальна назва сукупності всіх її службових документів. В результаті

упорядкування та групування службових документів у справи із підрозділах

установи організовується її документаційний фонд. Цей термін можна

визначити як фонд службових документів, який установа нагромадила

внаслідок діяльності, склад та процес формування якого визначають нормативні

документи (інструкція з діловодства, номенклатура справ і перелік документів

зі строками зберігання). Більша частина або навіть весь документаційний фонд

установи становить її управлінська документація, тобто система

документації, що забезпечує виконання функцій управління. У системі

управлінської документації виокремлюються підсистеми організаційно-15

розпорядчої, первинно-облікової, банківської, фінансової, звітно-статистичної,

планової та інших видів документації. Діловодство ж особливу увагу приділяє

саме організаційно-розпорядчій документації, яка забезпечує виконання

організаційної та розпорядчої функцій управління. Крім того, діловодство при-

діляє увагу організації роботи з усіма службовими документами (в установі),

а саме — організації документообігу, формування справ, зберігання

службових документів та користування ними у поточній діяльності установи.

До організації роботи зі службовими документами належать: приймання,

реєстрація, розгляд вхідних документів, опрацювання та надсилання вихідних

документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатури і

формування справ, підготовка справ до зберігання та користування.

Діловодство, як і інші види інформаційної діяльності (зокрема,

архівної та бібліотечної), має свою технологію, яка спирається не тільки на

емпіричні прийоми, а й на спеціально розроблені наукові засади. В СРСР

наукової дисципліною, що розробляє такі наукові засади і зорієнтована на

впровадження їх у практику, вважалося так зване традиційне

документознавство, яке у сучасний період в Україні здебільшого

називають управлінським документознавством.

Цікавим є той факт, що документознавство, як наукова дисципліна,

зародилося у 40-х рр. XX ст. у межах радянського архівознавства саме з

теорії діловодства. Адже у 1940 х рр. у Московському історико-архівному

інституті викладався навчальний курс «Теорія і практика архівної справи»,

розділом якого було «Загальне документознавство». Проблемна орієнтація

цього розділу визначалася як вивчення історії документальних матеріалів й

норм, що відносяться до них, а у змісті розділу подавалася історія діловодства

та характеристика видів документації різних історичних періодів. Поступово

вивчення документів та систем документування, розпочате в архівознавчому

аспекті, стало виокремлюватися в самостійну наукову дисципліну з назвою

«документознавство». Й вже сьогодні документознавство визначається як

наукова дисципліна, яка вивчає закономірності створення документів, 16

розробляє методи створення документів, принципи організації документообігу й

побудови систем документації (ДСТУ 2732-94).

Проте неодмінним залишається зв'язок управлінського

документознавства та архівознавства, який, передусім, вбачається у спільності

об'єкта дослідження, причому у тих його частинах, що стосуються теорії

документа і сфери практичної роботи з документами. Відповідно, для

документознавства такою сферою є діловодство, а для архівознавства —

архівна справа. Ці практичні сфери, в свою чергу, є взаємозумовленими на

підставі наступності, уніфікації та безперервності в організації та описуванні

документів від їх створення в діловодстві до зберігання в архіві. Насамперед,

це пов'язано з тим, що база поповнення Національного архівного фонду

України закладається саме на стадії діловодства. Від організації і стану

діловодства в установах у подальшому залежить стан архівних документів:

якщо справи у поточному діловодстві формуються правильно, згідно зі

структурою установи і тими завданнями, що нею вирішуються, якщо

документи відкладаються у справи відповідно до встановлених строків її

зберігання і правильно систематизуються, то передавання їх до архіву не

викликає ніяких ускладнень і такими документами зручно користуватися в

архіві. Отже, одним із важливих завдань архівних установ є організаційно-

методичне керівництво організацією діло-мі містка в установах. У зв'язку з

цим у змінах до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні

установи» зазначено посилення впливу державних архівних установ на

сферу діловодства.

Оскільки пріоритетними процесами, що вивчаються в управ-

лінському документознавстві, є процеси створення та обігу управлінської

документації, то діловодство виступає головною сферою практичного

застосування результатів науково-практичних розробок, які базуються

теоретико - прикладних дослідженнях документознавста. Адже, з іншого

боку, не всі наукові засади технології діловодства обґрунтовані

документознавством, а й розробляються іншими науковими дисциплінами.17

О.М. Загорецька, розглядаючи традиційні діловодні процеси1:

створення документів, організацію документообігу, реєстрацію документів,

контроль за їх виконанням, складання номенклатури і формування справ,

експертизу цінності, підготовку документів до зберігання і користування,

підсумовує, що реалізація кожного з них не лише спирається на досвід

організації роботи з документами, сформований впродовж багатьох

десятиліть, а й забезпечена науково обґрунтованою методикою, яка

відбивається у державних стандартах, методичних рекомендаціях щодо їх

застосування, примірних інструкціях з діловодства, переліках документів зі

строками зберігання:, примірних номенклатурах справ, положеннях про

робочу експертних комісій, інших нормативних та інструктивних документах.

На думку автора, технологія діловодства ґрунтується на наукових результатах,

здобутих не тільки документознавством, а й отриманих в інших науках. У

наведеній дослідником таблиці проілюстровано, в яких дисциплінах

розробляються наукові засади основних діловодних процесів. Слід зауважити,

що у таблиці представлені традиційні процеси діловодства. Крім того, сьогодні

все більшого поширення набуває так зване електронне (комп'ютерне)

діловодство, яке значною мірою пов'язано з такою сферою діяльності як

електронне документування та електронний документообіг, тобто є відга-

луженням інформатики.

Національний архівний фонд України є складовою частиною

вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів

суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення

інформаційних потреб суспільства і держави, а також для реалізації прав та

законних інтересів кожної людини.

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні

установи» до складу Національного архівного фонду входять документи,

створені у процесі діяльності органів державної влади, органів місцевого

самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, а

також громадян та їх об'єднань, які мають наукову та історико-культурну 18

цінність незалежно від їх виду, місця створення та форми власності на них.

Внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення

документів з нього здійснюється на підставі експертизи їх цінності комісією

з фахівців архівної справи та діловодства, представників наукової і творчої гро-

мадськості, інших фахівців.

А для проведення попередньої експертизи цінності документів і

визначення строків зберігання з метою відбору документів документаційних

фондів установ для подальшого зберігання їх в архівних підрозділах чи для

знищення в установах створюються експертні комісії.

Принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення

та діяльності експертних комісій затверджується Кабінетом Міністрів України.

До нормативно-методичних посібників з експертизи цінності документів

належать переліки типових документів із зазначенням строків зберігання.

Складання цих переліків покладається на Державний комітет архівів України.

Проте, окрім переліків тилових документів, існують відомчі (галузеві)

переліки документів, розроблення яких покладається на міністерства та інші

органи державної влади, які мають мережу підлеглих установ.

Застосування переліків позитивно позначається на збереженості

документів, що створюються в діяльності установ. Переліки орієнтують у

визначенні строків зберігання, полегшують відбір документів постійного

зберігання для передання до державних архівів, а також сприяють

систематичному вивільненню архівних підрозділів, установ від документів,

терміни зберігання яких минули. Застерігаючи архівістів від однобічної,

суб'єктивної оцінки наукової та історико-культурної цінності документів,

переліки, водночас, сприяють уніфікації строків зберігання документів,

однакових за призначенням та видами, упорядковують і регламентують

складний процес експертизи і взагалі значно полегшують її проведення.

На сьогодні основним нормативним актом при визначенні строків

зберігання документів та їх відборі для внесення до складу Національного

архівного фонду або для знищення є Перелік типових документів, що 19

утворюються в діяльності органів державної влади та Місцевого

самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням

термінів зберігання.

Питання для контролю знань

1. Які процеси охоплює діловодство як сфера практичної діяльності?

2. Що є об'єктом вивчення курсу?

3. Що виступає предметом досліджень в теорії діловодства?

4.У чому вбачається мета та завдання діловодства?

5.Вкажіть, яке з понять є ширшим: організаційно-розпорядчий

документ чи службовий документ?

6.За допомогою яких методів досліджуються технологічні процеси

створення організаційно-розпорядчої документації та організації роботи зі

службовими документами?

7. Розкрийте структуру курсу.

8. Які основні джерела для вивчення діловодства Ви знаєте?

9.Чим спричинене створення документів у Київській Русі?

10. Коли з'явилося актове діловодство?

11.Чи є тотожними поняття «діловодство», «справочинство»,

«документаційне забезпечення управління» та «управління документацією»?

12. Які нагальні проблеми має вирішити сучасне діловодство?

13. Підсистемою якої документації є організаційно-розпорядча

документація?

14. У межах якої наукової дисципліни виникло документознавство?

15. Поясність зв'язок діловодства з управлінським

документознавством?

16.Чим зумовлений зв'язок діловодства з архівною справою?

Література: 2; 6; 8; 12; 16; 26.

20

Лекція № 2

Тема: Нормативна база документування управлінської

інформації.

Мета: ознайомити студентів з основними нормативно-правовими

актами, що регулюють організацію діловодства та архівної справи; вивчити

зміст та структуру цих документів.

План

1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні

установи» [зі змінами] від 13 грудня 2001 р. № 2888—III.

2. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших цент-

ральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки

Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету

Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153.

3. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади,

місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

4. Примірні норми часу (виробітку) на основні види робіт в архів

них підрозділах органів державної влади, місцевого самоврядування,

підприємств, установ і організацій.

5. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності

органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ,

організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання

документів [зі змінами та доповненнями].

6. Національний стандарт України «Державна уніфікована система

документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163—2003).

Теоретичний матеріал

1. Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні

установи» [зі змінами] від 13 грудня 2001 р. № 2888—III

21

Перед тим, як приступити до вироблення практичних навичок

документування управлінської інформації та організації роботи : службовими

документами, слід ознайомитися з нормативно-правовою базою. Зауважимо,

що на сьогодні ми маємо у доробку низку нормативно-правових актів, які

регулюють організацію діловодства в цілому або його окремі технологічні

процеси.

Основним нормативно-правовим актом, що регулює відносини

пов'язані з формуванням, обліком, зберіганням і використанню

Національного архівного фонду та інші основні питання архівне справи, є

Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [зі

змінами] від 13 грудня 2001 р. № 2888-III. (далі - Закон). Цей Закон

складається з таких розділів:

I. Загальні положення

II. Національний архівний фонд та його формування

III. Право власності на документи Національного архівного фонду

IV. Облік і зберігання Національного архівного фонду

V. Використання Національного архівного фонду

VI. Система архівних установ

VII. Фінансове, матеріально-технічне і кадрове забезпечення архівних

установ

VIII. Міжнародне співробітництво в архівній справі

IX.Відповідальність за порушення законодавства про Національний

архівний фонд та архівні установи

X. Прикінцеві положення.

Закон регламентує державну політику у сфері архівної справи та

діловодства. Відповідно до статті 3 Закону:

- держава гарантує умови для зберігання, примноження та використання

Національного архівного фонду, сприяє досягненню світового рівня в

розвитку архівної справи і веденні діловодства;

22

- державну політику у сфері архівної справи і діловодства визначає

Верховна Рада України.

Кабінет Міністрів України, інші органи виконавчої влади, а також

органи місцевого самоврядування забезпечують проведення державної

політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції. У

цьому основному нормативно-правовому акті чітко та послідовно зазначено про

посилення впливу державних архівних установ на сферу діловодства.

Відповідно статті 24 Закону, Державний комітет архівів України є спеціально

уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної

справи і діловодства, основними функціями якого є:

- внесення пропозицій Кабінету Міністрів України щодо фор-

мування державної політики у сфері архівної справи і діловодства;

забезпечення її реалізації;

- здійснення нормативно-правового регулювання відносин у

сфері архівної справи і діловодства;

- визначення перспектив та пріоритетних напрямків розвитку

архівної справи і діловодства;

- здійснення міжгалузевої координації та функціонального ре-

гулювання у сфері архівної справи і діловодства;

- контроль діяльності архівних установ і служб діловодства;

- організація нормативно-правового, науково-методичного та

інформаційного забезпечення діяльності архівних установ і служб

діловодства;

- розпорядження Національним архівним фондом; організація його

формування, державної реєстрації, державного обліку та зберігання його

документів, використання відомостей, що в них містяться;

- здійснення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи і

діловодства.

Акти спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої

влади у сфері архівної справи і діловодства, прийняті у межах його 23

повноважень, є обов'язковими для органів державної влади, органів

місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від їх

підпорядкування і форми власності, а також для громадян.

Визначальним у характеристиці цього нормативно-правового акта є те,

що у Законі подано визначення термінів «діловодство», «архівна справа»,

«архівний документ», «номенклатура справ» тощо.

На сьогодні основним чинним нормативно-правовим актом, що

встановлює загальні правила документування управлінської інформації та

регламентує порядок роботи зі службовими документами з моменту їх

створення або надходження до відправлення або передання до архівного

підрозділу, є Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших

центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної

Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена

Кабінетом Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153. Примірна

інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення

поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за

допомогою комп'ютерної техніки.

Примірна інструкція має такі розділи:

1. Загальні положення

2. Документування управлінської діяльності

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

4. Складання та оформлення службових документів

5. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

6. Організація контролю за виконанням документів

7. Складання номенклатур і формування справ

8. Підготовка справ до зберігання та використання

9. Функції служби діловодства

10. Механізація і автоматизація діловодних процесів

У розділі «Загальні положення» визначається сфера поширення

положень Примірної інструкції; зазначаються законодавчі та нормативно-24

правові акти, відповідно до яких її було розроблено; визначається

керівництво та відповідальність за ведення діловодства і забезпечення

збереженості документів в установах та їх структурних підрозділах, зокрема,

зазначаються обов'язки керівників щодо здійснення загального

керівництва роботою служб діловодства; встановлюється використання

державної мови та мов національні шин у діловодстві.

У розділі «Документування управлінської діяльності» визначаються

підстави та порядок прийняття розпорядчих та інших документів

(протоколів, листів) в установах.

У розділі «Приймання, розгляд і реєстрація документів»

визначається послідовність виконання технологічних процесів з

документами, що надходять до установи, а саме — порядок при розгляду та

здійснення реєстрації вхідних документів.

У розділі «Складання та оформлення службових документів» виз-

начається порядок підготовки проектів документів, їх оформлення, датування,

погодження, засвідчення, адресування, накладання резолюції, оформлення

відміток про проходження документів, оформлення додатків до документів,

оформлення копій документів, розмноження документів, підготовки

документів до засідань колегіальних органів, оформлення документів про

відрядження.

У розділі «Порядок оброблення та надсилання вихідних документів»

обумовлюється порядок і терміни оброблення та надсилання вихідних

документів, зазначається про обов'язкову реєстрацію і перевірку

правильності їх оформлення.

У розділі «Організація контролю за виконанням документів» виз-

начаються завдання контролю за виконанням документів, відповідальність за

виконання документів, строки виконання документів та порядок здійснення

контролю за виконанням документів.

Розділ «Складання номенклатур і формування справ» поділяється

на три підрозділи. У першому з них обумовлюються необхідність і 25

доцільність складання номенклатур справ структурних підрозділів та

зведеної номенклатури справ установи, визначаються принцип

побудови і порядок їхнього розроблення. У другому визначаються правила

групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури

справ. У третьому — викладаються вимоги щодо оперативного зберігання

документів за місцем їх формування у справах.

У розділі «Підготовка справ до зберігання та користування» виз-

начається порядок проведення експертизи цінності документів, оформлення

справ, складання описів справ, передавання справ до архівного підрозділу

установи і забезпечення збереженості до клієнтів.

У розділі «Функції служби діловодства» визначаються:

- порядок діяльності служби діловодства та її працівників;

- основні завдання та функції, що їх має виконувати ця служба при

підготовці організаційно-розпорядчої документації та при виконанні процесів,

пов'язаних з документообігом усієї службової документації в установі;

- вимоги до керівника служби діловодства, його завдання, обо-

в'язки, права, відповідальність та порядок взаємодії з іншими структурними

підрозділами установи.

У розділі «Механізація та автоматизація діловодних процесів»

обумовлюється доцільність і необхідність застосування в установах

комп'ютерної та організаційної техніки для забезпечення раціонального

виконання технологічних процесів діловодства.

На основі Примірної інструкції службами діловодства установ мають

розроблятися індивідуальні інструкції з діловодства — нормативні

документи, що встановлюють правила документування управлінської

інформації та порядок роботи зі службовими документами у конкретних

установах.

Важливим нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання

всіма установами незалежно від форм власності, є Правила роботи архівних

підрозділів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, 26

підприємств, установ і організацій, які розроблено на підставі Закону

України "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Положення

про Державний комітет архівів України" та інших нормативно-правових

актів.

Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх

установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до

передання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних

установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах,

суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з

питань архівної справи та діловодства.

Правила складаються з дванадцяти основних розділів, у яких

викладено основні напрями роботи архівів установ:

1. Загальна частина

2. Основні положення роботи архівних підрозділів установ

3.Вимоги до складання номенклатури та формування документів у

справи

4.Експертиза цінності документів в установах

5.Підготовка і передання справ до архіву установи

6.Складання і оформлення річних розділів зведених описів справ

установи та закінчених описів справ фонду в цілому

7.Фондування та облік документів архіву

8.Забезпечення збереженості документів архіву

9.Користування документами архіву

10.Планування, звітність, облік роботи архіву

11.Порядок передавання архівом документів Національного архівного

фонду на державне зберігання

12.Порядок приймання-передавання документів (справ) під час

зміни керівника установи, керівника архіву, реорганізації або

ліквідації установи.

У першому розділі дається загальна характеристика зазначених Правил.27

Другий розділ визначає основні завдання, обов'язки і права архівів

установ, склад їх документів та строки тимчасового зберігання до передання

державним архівам.

Питання організації документів у діловодстві установ викладено у

третьому розділі Правил.

Правовий статус, завдання і функції експертних комісій установ

вимоги до практичного проведення експертизи цінності документів

подаються в четвертому розділі цих Правил.

П'ятий розділ Правил присвячено питанням упорядкування документів,

їх наукового описування та передачі до архіву установи.

У шостому розділі Правил викладено вимога до складання і оформлення

річних розділів зведених описів та закінчених описів справ архівного фонду

установи.

Сьомий розділ цих Правил присвячений порядку фондування і обліку

документів архіву та складання до них довідкового апарату.

У восьмому розділі Правил охарактеризовано умови зберігання

архівних документів, у тому числі проведення перевірки їх наявності та

фізичного стану.

Розділ дев’ятий цих Правил визначає порядок, завдання та форми

користування документами архіву.

Десятий розділ Правил регламентує питання планування, звітності та

обліку роботи в архіві.

Порядок передачі архівом документів Національного архівне: фонду

на державне зберігання викладений в одинадцятому розділі - цих Правил.

Умови здавання-прийняття документів під час зміни керівництві

установи або її архіву, а також при реорганізації або ліквідації установи

викладено у дванадцятому розділі Правил.

До Правил додаються 38 реєстраційних форм документів, їло

утворюються в процесі функціонування архіву установи.

28

Наприкінці цих Правил подано список чинних законодавчих

нормативних актів і методичних посібників з питань архівної справи та

діловодства. Дія Правил поширюється на архівні підрозділи, в яких зберіга-

ються документи на паперовій основі.

З метою нормування часу на виконання робіт в архівних підрозділах

установ Українським державним науково-дослідним інститутом архівної

справи та документознавства були розроблені Примірні норми часу

(виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної

влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі

— Примірні норми). Вони розраховані на види робіт з приймання та

зберігання управлінської, творчої, науково-технічної (текстової) документації

та документів особового походження, що виконуються в архівних

підрозділах.

Примірні норми мають десять розділів. їх зміст викладено у табличному

вигляді:

Таблиця 1. Організація роботи архівів установ.

Таблиця 2. Складання номенклатур справ установ.

Таблиця 3. Експертиза цінності документів.

Таблиця 4. Підготовка і приймання справ до архівів установ.

Таблиця 5. Науково-технічне опрацювання документів.

Таблиця 6. Облік документів архівів установ та створення довідкового

апарату до них.

Таблиця 7. Забезпечення збереженості документів архівів установ.

Таблиця 8. Користування документами архівів установ.

Таблиця 9. Передавання документів на державне зберігання

Таблиця 10. Технічне оформлення робіт.

Слід зауважити, що норми розташовані у логічній послідовності

виконання робіт та операцій кожного напряму діяльності. На деякі

комплекси робіт, об'єднаних у межах єдиного технологічного процесу, разом

з нормами на кожний вид робіт подаються збільшені норми на весь 29

технологічний цикл. Зокрема, це стосується складання номенклатур справ,

науково-технічного опрацювання справ постійного і тривалого (понад 10

років) зберігання, ведення поточного обліку документів. Усі таблиці мають

однакову форму. Деякі види робіт повторюються у різних розділах (таблицях)

з метою уникнення порушень логічної послідовності технологічних процесів.

Основним нормативним актом при визначенні строків зберігання

документів та їх відборі для внесення до складу Національного архівного

фонду або для знищення є Перелік типових документів, що утворюються

в діяльності органів державної вигади та місцевого самоврядування, інших

установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання

(далі — Перелік). Він призначений для використання всіма органами

державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами,

установами та організаціям незалежно від форми власності й застосовується

при складанні різних видів номенклатур справ та в практиці роботи ЕПК

державних архівів і ЕК установ. Крім того, Перелік повинен

використовуватися при підготовці інших посібників з експертизи цінності

документів та формування Національного архівного фонду. Головною метою

Переліку є забезпечення збереженості, правильної організації та якісного

поповнення складу Національного архівного фонду.

Перелік містить документи, що створюються під час документування

однотипних управлінських функцій, що виконуються установами, а також

документи, що створюються в результаті виробничої і науково-технічної

діяльності установ. Щоб полегшити визначення строків зберігання

документів, до Переліку включено також деякі їх види документів нетипового

характеру.

Перелік побудовано за функціональним принципом. Він складається з

двох частин, кожна з яких включає розділи, що відображають основні

напрями діяльності установ, властиві їм. як правило, незалежно від рівня в

системі управління і галузевої належності. Розділи, в свою чергу, мають

підрозділи з більш вузьким колом питань. До 59 статей частини І Переліку є 30

Зміни та Доповнення додатковою частиною III (118 нових статей). Види

документів, зазначених Доповненнях, створюються переважно в діяльності

комерційних структур і відображають питання організації системи

управління кредитування, оподаткування, акціонування, ліцензування

діяльності установ, а також питання бухгалтерського обліку. До них належать

реєстраційні справи суб'єктів підприємницької діяльності; документи з

ліцензування певних видів господарської діяльності; реєстри акціонерів;

договори купівлі-продажу акцій; кредитні договори; документи на право

власності та володіння; податкові накладні, погашені векселі тощо.

Для вироблення практичних умінь та навичок документування

управлінської інформації, передусім, необхідно опанувати положення

Національного стандарту України "Державна уніфікована система

документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої до-

кументації. Вимоги до оформлювання документів" (ДСТУ4163—2003).

ДСТУ 4163—2003 поширюється на організаційно-розпорядчі до-

кументи і постанови, розпорядження, накази, положення, рішення,

протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності органів

державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ

і організацій всіх форм власності.

Стандарт складається з таких розділів:

1. Сфера застосування

2. Нормативні посилання

3. Терміни та визначення понять

4. Склад реквізитів документів

5. Вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів

6. Вимоги до бланків та оформлювання документів

7. Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою

друкувальних засобів.

Крім того, стандарт має чотири додатки. Додаток А «Схеми

розташованості реквізитів документів» є обов'язковим і містить два 31

рисунки: рисунок А. 1 «Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4

кутового бланка» та рисунок А. 2 «Розташованість реквізитів і меж зон на

форматі А4 поздовжнього бланка». Додаток Б «Зразки бланків документів»

носить рекомендаційний характер. У цьому додатку представлені п'ять зразків

бланків документів. Додаток В «Приклади оформлювання документів» є

довідковим і містить приклад повністю опрацьованого листа організації з

усіма можливими реквізитами та приклад оформлювання наказу організації,

що пройшов державну реєстрацію (з лицьовим і зворотнім боками аркуша).

Додаток Г «Бібліографія» також є довідковим.

ДСТУ 4163-2003 встановлює 32 реквізити документів, вимоги до

оформлювання яких будемо детально розглядати у наступних навчальних

модулях.

Слід звернути увагу на той факт, що положення ДСТУ 4163— 2003, в

яких визначається склад реквізитів документів, вимоги до змісту та

розташовування реквізитів, вимоги до бланків та оформлювання документів,

а також вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою

друкувальних засобів, суперечать положенням Примірної інструкції з

діловодства, їх заміна спричинена сучасними вимогами до процесів

документування управлінської інформації.

Питання для самоконтролю знань:

1. Хто визначає державну політику у сфері архівної справи і

діловодства? В якому нормативно-правовому акті це обумовлено?

2. Які функції повинен виконувати спеціально уповноважений

центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства в

межах своїх повноважень, визначених Законом?

3. Зазначте статтю Закону, в якій наведено термін «діловодство».

Подайте визначення цього терміна.

4. Що регламентує Примірна інструкція з діловодства?

5. З яких розділів складається Примірна інструкція з діловодства?

Література: 2; 3; 4; 8; 11; 26.32

Лекція № 3

Тема. Документальне забезпечення управління .

Мета: ознайомити студентів з роллю та місцем документальної

інформації в управлінні підприємством; системою документації та її

класифікацією.

План

1. Роль та місце документальної інформації в управлінні

підприємством.

2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація.

3. Документування та документальне забезпечення діяльності

підприємства.

4. Система документації та її класифікація.

5. Документування управлінської діяльності в організації.

Теоретичний матеріал

1. Роль та місце документальної інформації в управлінні

підприємством

Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей,

об'єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру: внутрішні

зв'язки що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними

підрозділами чи працівниками, а зовнішні зв'язки — з діловими партнерами,

підприємствами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства

можна розглядати як інформаційні.

З точки зору технології, управління підприємством являє собою процес

отримання, оброблення інформації, прийняття рішення та доведення його до

виконавця (передача інформації). Найважливішою частиною управління є

прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення необхідна повна,

оперативна та достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її

обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути

оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та оброблення стан справ не 33

змінився. Достовірність інформації визначається мірою відповідності її змісту

об'єктивному стану справ.

На робоче місце керівника підприємства чи виконавця інформація

має надходити у формі, що полегшує її сприйняття та оброблення.

Інформація — це відомості про навколишнє середовище, про процеси,

що в ньому відбуваються і які сприймаються людиною чи спеціальними

технічними засобами. Існує велика кількість визначень поняття

«інформація», кожне з яких використовується згідно з конкретними

цілями та завданнями.

З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується

інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну

тощо. Інформація використовується підприємствами для планування,

організації, координації господарської діяльності.

2. Визначення документа. Види документів та їх класифікація

Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом

управлінської діяльності. Матеріальними носіями інформації, що

фіксується, є документи.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної

діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються

відповідні управлінські рішення.

Документ — матеріальний об'єкт, що містить інформацію в

зафіксованому вигляді.

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ

перекладається з латинської мови як «спосіб доказу», «взірець». В

українську мову це слово прийшло з російської: за часів Петра І

документами почали називати ділові папери, що мали правове (юридичне)

значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням

законності певних дій.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та

архівної справи, документ — це засіб закріплення різними способами на 34

спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної

діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої

організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують

взаємодію всіх підрозділів організації.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки

установ та підприємств.

Документи використовуються для передачі інформації в часі та

просторі, тобто мають координуючу функцію.

Під час роботи з документами необхідно керуватись нормативними

актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання

документів за певними правилами, ведення номенклатури справ,

створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш

цінних документів.

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові

документи, інформація в яких зафіксована будь-яким письмовим способом -

рукописним, машинописним, друкарським. Сукупність документів,

оформлених згідно з визначеними правилами, називають управлінською

документацією.

Управлінська документація являє собою систему документації, що

забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в

організації та установі.

Документи створюються через необхідність реалізації тієї чи іншої

функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість

функцій: інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова,

облікова.

3. Документування та документальне забезпечення діяльності

підприємства

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств

виникає необхідність у складанні ряду документів. Робота з документами 35

займає 45-70% робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери

обслуговування.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування

та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає

всі види робіт з оформлення, виготовлення документів, оброблення вхідних та

вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління,

документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в

даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування

управлінської діяльності в структурних підрозділах і регламентує порядок

роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення

або передачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства. Його положення

поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами

обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології

оброблення документальної інформації повинні відповідати вимогам держав-

них стандартів. Визначається порядок ведення діловодства щодо документів з

обмеженим доступом, а також діловодства у разі розгляду заяв, скарг та

пропозицій.

Правила її рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів

розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної

системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу

документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного

архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення

здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом

службових обов'язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті

підприємства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, 36

державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у

структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї

служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є

обов'язковими для всіх працівників апарату організації.

Відповідальність за додержання встановлених правил діловодства, стан

діловодства в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання

документів, що знаходяться 5 структурних підрозділах на виконанні, до

передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників структурних

підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних

підрозділах здійснюють діловоди (секретарі керівників, інспектори, офіс-

менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватись такими принципами:

• оперативність (швидка та чітка робота з документами), сучасне

технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої

оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);

• доцільність усіх діловодних операцій (кожен вид роботи з

документами повинен бути необхідним у діяльності підприємства);

• вміле поєднання документального забезпечення управління з

бездокументальним.

Документування — це процес створення документів.

Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення

інформації до інформаційних ресурсів. Документування інформації

здійснюється в порядку, який визначається органами державної влади,

відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів.

Документування включає такі операції:

• підготовка документів;

• складання документів;

• узгодження документів;

• оформлення документів;37

• виготовлення документів.

На підприємстві повинен бути встановлений єдиний порядок (єдині

вимоги) щодо складання документів та роботи з ними. Цей порядок може бути

закріплений інструкцією з діловодства (документального забезпечення

управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді

спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріями

оцінки якості документування систем управління.

Використання стандартів під час документування має на меті

забезпечити юридичну силу документів, сприяти їхньому оперативному

виконанню з наступним використанням у довідкових та наукових цілях,

створити передумови для автоматизованого оброблення інформації, що в них

міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати праці та коштів на до-

кументування та оброблення документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу,

файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній

діяльності підприємства, які потім будуть використовувати працівники

підприємства.

Робота з документами підприємства складається з таких етапів:

• приймання;

• розподіл;

• контроль виконання;

• довідкова робота;

• формування справ;

• передархівне оброблення;

• використання;

• зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами

визначається оперативністю пересування та виконання документів та

ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою

інформацією.38

5.Система документації та її класифікація

У зв'язку зі швидким зростанням обсягу інформації, яка

використовується в управлінні, значення діловодства суттєво підвищується. Це

потребує його систематичного вдосконалення, підвищення рівня знань та

кваліфікації управлінських працівників у галузі документування та

документаційного забезпечення обслуговування процесу управління.

Без упорядкування інформаційної бази, удосконалення документаційних

процесів неможливо вирішити питання комп'ютеризації управління.

Найвищої ефективності від використанням ПЕОМ можна досягнути

впорядкуванням усієї вихідної інформації, масовими носіями якої є

документи.

Впровадження автоматизованого оброблення інформації дає можливість

не тільки підвищити продуктивність праці, а й створювати необхідні умови для

творчої, аналітичної праці.

Значну роль у справі впорядкування роботи з документами, в оптимізації

документаційних процесів у масштабі країни відіграє Єдина Державна система

діловодства (ЄДСД). Це науково впорядкований комплекс правил, нормативів

та рекомендацій щодо ведення діловодства, починаючи з надходження або

створення документа до здачі його до архіву.

Документальне забезпечення — комплекс операцій з готовими

документами.

Основні положення ЄДСД складаються з загальної частини, восьми

тематичних розділів та додатків. Тут сформульовані загальні правила

документування управлінської діяльності, викладено принцип уніфікації

документів, вимоги до формулярів організаційно-розпорядчих документів, до

побудови текстів документів, їх мови та стилю. Загальнодержавна система

складається з численних підсистем, які стоять на нижчих щаблях ієрархії.

Виділяють функціональні та галузеві системи документації.

Функціональні системи (планова, матеріально-технічного постачання,

звітно-статистична, облікова) характерні для центральних органів 39

функціонального призначення (Мінфін, Держкомстат, податкова адміністрація

тощо). Функціональні системи тісно пов'язані між собою (система планової та

облікової документації). Галузеві системи функціонують в органах галузевого

управління (міністерства, відомства, галузеві відділи держадміністрації). Вони

відображають специфіку тієї чи іншої сфери діяльності.

У додатках ЄДСД наведено приблизний перелік документів, які

підлягають контролю за виконанням.

Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства є

автоматизація процесів діловодства. В ЄДСД пропонуються варіанти типових

комплектів технічних засобів для механізації операцій з документами.

Розглянемо деякі з ознак класифікації.

За походженням офіційні документи (службові) створюються

установою або посадовою особою та оформлюються в регламентованому

порядку, а особисті стосуються конкретної особи і створюються за межами

сфери службової діяльності, тобто є іменними.

За призначенням, тобто за видами діяльності документи

поділяються на чотири групи:

1) організаційно-розпорядчі — визначають такі важливі питання, як

функції та права підприємства в цілому (статути, установчі договори), його

структурних підрозділів, встановлення та зміну оргструктури управління,

організацію процесу управління (положення, накази, листи, заяви,

розпорядження тощо);

2) фінансово-розрахункова документація забезпечує точне

та своєчасне виконання фінансових зобов’язань, банківських

та інших операцій, пов'язаних з рухом коштів;

3) документація з постачання та збуту супроводжує рух.

товарно-матеріальних цінностей, тобто є логістичним забезпеченням

підприємницької діяльності;

4) документація з особового складу відбиває всі кадрові питання

5) організації від забезпечення кадрами до їх переміщення,40

професійного вдосконалення, якісного складу тощо.

За кількістю питань, які в них відображені, виділяють документи

прості, що містять одне питання, та складні, що містять декілька питань.

За місцем складання (виникнення) документи поділяють на

внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються,

оформлюються і виконуються в межах тієї установи, де вони були складені.

До зовнішніх відносять ті документи, які отримані організацією ззовні

(вхідні) або направлені нею за свої межі (вихідні).

За формою документи бувають індивідуальними, типовими,

трафаретними. Індивідуальні створюються в довільній формі у кожному

окремому випадку для вирішення конкретної управлінської ситуації. Типові

— являють собою текст-зразок, на підставі якого складаються тексти

документів аналогічного змісту зі збереженням основних граматичних

конструкцій та формулювань. У трафаретних документах частина тексту

віддруковується завчасно — це постійна інформація, а частина вписується

від руки під час його складання. Трафаретні тексти, як правило,

фіксуються бланками.

За стадією виготовлення розрізняють чернетки, оригінали та копії

документів. Рукописний або машинописний документ, який відображає

роботу автора над текстом, тобто опрацювання документа, є чернеткою.

Оригінал — це документ, створений перший раз індивідуальним або

колективним автором.

Копія — це повторне, абсолютно точне відтворення оригіналу,

завірене у встановленому порядку.

Зі службовими документами, що не підлягають розголошенню,

можуть ознайомитись тільки працівники організації, які мають до них

безпосереднє відношення. Ознайомлення інших осіб, видача їм документів

чи їх копій, довідок або відомостей службового змісту допускається

тільки з дозволу керівництва організації.

41

6. Документування управлінської діяльності в організації

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за

встановленими правилами на папері або інших носіях управлінських дій у

процесі їх здійснення або за їх підсумками, тобто у створенні

управлінських документів.

Підставою для створення документів є необхідність засвідчення

наявності й змісту управлінських дій, передавання, зберігання та

використання інформації протягом певного часу або постійно.

Управлінські документи за найменуванням, формою і складом

реквізитів повинні відповідати державним стандартам та іншим

нормативним документам на організаційно-розпорядчу документацію.

Для забезпечення належної організації документування керівництво

визначає конкретний комплекс документів, необхідних і достатніх для

документування діяльності організації.

Відбір форм і видів документів, необхідних для виконання управлінських

та інших функцій, здійснюється відповідно до переліків форм і видів документів,

які розробляються для всіх напрямів діяльності організації і затверджуються її

керівником.

Управлінська діяльність організації здійснюється шляхом видання

розпорядчих документів. Видання розпорядчих документів здійснюється

відповідно до повноважень визначених статутом, а також нормативними актами,

прийнятими Комітетом у межах своєї компетенції.

Згідно зі статутом, організація видає такі розпорядчі документи: накази,

постанови та розпорядження.

Підставою для прийняття розпорядчих документів в організації є:

• Конституція України, закони України, постанови Верховної Ради

України, укази і розпорядження Президента України, постанови і

розпорядження Кабінету Міністрів України;

• здійснення виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання

покладених завдань відповідно до компетенції;42

• потреба у правовому регулюванні діяльності апарату управління.

Розпорядчі документи видаються обов'язково:

• з організаційних питань: при утворенні, реорганізації, ліквідації

структурних підрозділів, визначенні їх функцій і завдань, затвердженні

структури організації, визначенні прав і обов'язків посадових осіб, відміни,

зміни та припинення дії раніше виданих наказів;

• з питань планування, при визначенні порядку і строків складання

планів; у випадках зміни планових показників і встановлення додаткових

планових завдань; при підведенні підсумків виконання планів;

• з питань фінансування, під час затвердження звітів, при зміні

цільового витрачання асигнувань, розподілі та перерозподілі грошових коштів;

• з питань кадрової роботи, праці і заробітної плати: призначення,

переведення, звільнення працівників, при вирішенні питань про відзначення,

дисциплінарні стягнення, про відрядження працівників; у випадках

преміювання, виплати одноразових грошових винагород, надання відпустки,

проведення атестації та присвоєння рангів, підготовки та перепідготовки

кадрів керівних працівників і фахівців організації.

В інших випадках питання про необхідність видання розпорядчих

документів вирішується керівництвом організації.

Вирішення найважливіших питань, а також питань, що стосуються всіх

або декількох структурних підрозділів, викладаються, як правило, в наказах.

Конкретні питання виконання і уточнення прийнятих рішень викладаються в

розпорядженнях керівництва організації.

Розпорядчі документи, прийняті на основі єдиноначальності, не можуть

скасовувати або змінювати розпорядчі документи колегіального органу.

З питань, що становлять взаємний інтерес і входять до компетенції різних

органів, приймаються спільні розпорядчі документи. Ці спільні документи

приймаються у формі, що визначається органом, який готує проект

відповідного документа.

43

Розпорядчі документи, що надходять до організації від вищих

органів, якщо спосіб доведення не визначений у само му документі,

доводяться до апарату в порядку, визначеному керівництвом.

Це може здійснюватися шляхом:

видання самостійних розпорядчих документів (наказів, розпоряджень,

планів, заходів, графіків тощо), в яких викладається зміст одержаного

документа і засоби його виконання або вказівки на дії, що їх повинен здійснити

виконавець;

• розсилки копій документа, якщо одержаний документ

не потребує конкретизації завдань щодо його виконання або надісланий до

відома;

• ознайомлення виконавців чи осіб, яких стосується даний

документ, під розпис.

У разі потреби документи вищих органів розсилають структурним

підрозділам у вигляді ксерокопій разом із супровідним листом за

підписом керівника структурного підрозділу в межах своїх повноважень.

Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів

вищих органів, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування

цих документів, дати, їх номерів і назв заголовків).

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на засіданнях

колегій, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформлюються на

підставі записів, зроблених у ході засідань.

У тих випадках, коли засідання стенографується, розшифрована і

оформлена належним чином стенограма додається до протоколу. Якщо хід

засідання фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи

диктофоні, то після засідання записані на ній тексти виступів друкуються,

додаються до матеріалів засідання, а також використовуються при

складанні протоколів і рішень. Магнітні плівки із записами засідань

передаються до архіву і зберігаються на загальних підставах.

44

Рішення доводиться до відома виконавців — їм надсилають виписки з

рішень або їх копії.

При здійсненні оперативних зв'язків з вищими органами,

міністерствами, відомствами, підприємствами, організаціями і окремими

громадянами в межах своєї компетенції можна направляти листи, які має

право підписувати керівництво згідно з розподілом обов'язків,

Якщо документ потребує негайного виконання, передача тексту

службового документа може здійснюватися по телефону (телефонограма),

телеграфу або факсу, що оформляється за встановленими правилами.

Питання для самоконтролю знань:

1. Що таке інформація?

2. Що таке документ?

3. Як класифікуються документи?

4. Роль та місце документальної інформації в управлінні підприємством.

5. Що таке документальне забезпечення управління?

Література: 1; 8; 6; 12;16; 26.

45

Лекція № 4

Тема: Поняття про документ. Матеріали для виготовлення

документів.

Мета: ознайомити студентів з поняттям «документ»; матеріалами для

виготовлення документів; класифікацією та основними реквізитами

документів.

План

1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення документів.

2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа.

3. Класифікація документів. Ознаки і групи.

4. Реквізити сучасних ділових документів та правила їх оформлення.

5. Рівні стандартизації документів.

Теоретичний матеріал

1. Поняття про документ. Матеріали для виготовлення

документів

За тлумаченням «Оксфордського словника» «документ» - це текст чи

зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови

«документ» - це доказ (інформаційний доказ), підтвердження якогось факту,

що мав місце давніше чи має на даний час. Інакше кажучи, документ - це те,

що вчить (повчальний приклад). Вперше в цьому значенні слово «доку-

мент» використали Цезар та Ціцерон. Пізніше поняття, пов'язане з

документом, набуло юридичного значення і стало означати «письмовий

доказ», «доказ, взятий з книг». У значенні письмового свідоцтва слово

«документ» вживалося від середньовіччя до XIX ст. З латинської мови воно

дійшло до наших днів завдяки більш широкому тлумаченню цього терміна

бельгійським вченим, основоположником документації - науки про су-

купність документів у галузі практичної діяльності Полем Отле (1868 -

1944). Його основна праця, присвячена вивченню, систематизації та

структуризації документа в сучасному його розумінні, називається 46

«Трактат про документацію». Очевидно, що документ виник майже

одночасно з появою писемності у тих чи інших народів світу. Потреба у

ньому з'явилася з причин суспільно-історичних. З розпадом родового ладу

і зародженням державності постала необхідність у фіксації на певних

видах матеріалів географічних, побутових, соціальних, культурно-

релігійних відомостей, що не тільки могли слугувати людям щодень, а й

мали виховне та освітнє значення.

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів

стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та

матеріалом виготовлення. Важко сказати сьогодні, який відомий

науковцям документ найдавніший. Найдавніші цивілізації Вавилону та

Єгипту, а пізніше Стародавнього Китаю та Індії (Мохенджо Даро та

Хараппа) створювали документи різноманітного характеру, змісту та

призначення ще в кінці IV тис. до н.е.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів у

давнину була глина. До нас дійшли сотні тисяч клинописних текстів, які

повідомляють науковцям про побут, природу, історію, науку та культуру

стародавніх народів. Так, серед руїн палацу царя Ашурбаніпала в Ніневії

археологи відкрили декілька кімнат, в яких, здавалося, хтось звалив тисячі

клинописних табличок. Після підрахунку їх виявилося близько 30 тисяч. Ця

бібліотека зберегла всю історію культури та соціальних стосунків

населення Шумеру та Вавилону. Державам, що виникли колись на берегах

рік Тигру та Євфрату, було призначено стати колискою найдавніших в

історії людства знань в різних галузях життя. Глиняні документи розповіли,

що мудрі математики Вавилону знали не тільки чотири арифметичні дії, а

й легко вираховували відсотки, вимірювали площу різних геометричних

фігур, підводили до квадратного ступеня і виводили його. Наш

семиденний тиждень теж був систематизований стародавніми вавилонцями,

їм же належить і слава першодрукарів. Один документ розмножувався в

певній кількості і розсилався за призначенням. Особливо це 47

стосувалося царських указів, які розсилалися на місця намісникам. У

великих храмових та царських господарствах Шумеру і Вавилону працю-

вали десятки обліковців і чиновників, що фіксували з ретельною

точністю кількість робочої сили, продукції; навіть вираховували

відпрацьовані трудодні. Шумерські і вавилонські писарі складали для

навчальної мети списки рослин, тварин та мінералів і робили спроби їх

систематизації. В III тис. до н.е. (за 2 000 тис. р. до Катона) був створений

перший трактат з агрономії. Відомі також клинописні документи з

виготовлення синтетичних каменів.

В Стародавньому ж Єгипті інформацію записували на папірусі. На

болотяних берегах ріки Ніл росли великі зарості, подібно до осоки,

чагарника - папірусу. З високих (до 3 метрів) стебел видаляли тверду

оболонку, а серцевину розрізали на тонкі пасочки, які підганяли впритул

один до одного і розкладали на довгому змоченому водою столі. Потім

накладали другий шар, але вже впоперек першого, притискали зверху

важким вантажем. Виділявся сік, який склеював прошарки між собою,

утворюючи щільний суцільний лист. А далі вже одержаний лист підрізали,

надаючи йому певної форми та розміру, і після висушування на ньому

можна було писати. Перегинати папірус не можна було - він міг зламатися.

Тому листи папірусу згортали. Аналогічно, як і в Стародавньому Вавилоні

та Шумері, єгиптяни записували на папірусі всю можливу інформацію, всі

відомості , що були напрацьовані протягом багатотисячолітньої історії

цього давнього народу: релігія, математика, історія, медицина, культура,

система землевпорядкування, державні закони та ряд вимог і положень для

різних прошарків населення. Проаналізувавши велику кількість папірусних

згортків Стародавнього Єгипту, історики були вражені. Найбільший

відсоток інформації становило державне листування, облікові та

статистичні дані величезного бюрократичного управлінського апарату

фараонів усіх династій. Але папірус як вид матеріалу, на якому

виготовлялися документи, був суто регіональний, оскільки належав від 48

природної сировини, що росла тільки на території ній держави. Правда,

частково папірус становив незначну часину експорту в сусідні держави,

але продавався дуже дорого.

Великої популярності і поширення набуває з часом і такий

матеріал для виготовлення документів, як пергамент. Назва походить

від міста Пергама (на півострові Мала Азія). Пергам і , призначений для

письма, - це за особливою технологією зроблена шкіра телят чи свиней.

Пергаментні листи для запису інформації вперше стали використовувати у II

ст. до н.е. Це пуп дорогий матеріал: для виготовлення двох листів треба

було зарізати теля чи свиню. Щоб особливо важливі документи,

виготовлені на пергаменті, не пропадали, їх прикріпляли ланцюгами до

полиць у бібліотеках і навіть у власних будинках.

На початку нашої ери в Китаї був винайдений папір. Китайці

дуже довго тримали технологію виготовлення цього матеріалу в суворому

секреті, як, зрештою, і всі свої винаходи (порох, порцеляну). На той час

тільки особливо важливі документи фіксувалися на папері.

Найпоширенішим матеріалом для виготовлення документів на Сході

(Індія, Китай, Японія) були тканини, зокрема шовк. По шовку писали

чорною або червоною тушшю пензликами різної величини, в залежності

від призначення тексту. Але зі збільшенням виробництва паперу шовк

витіснявся. Поступово і Європа в ранньому середньовіччі, перейшла на

папір як основний матеріал для виготовлення документів.

Народи Півночі і Північного Сходу використовували для запису

інформації дещо специфічний матеріал - кістку: моржову або оленячу.

Такий же матеріал, правда в незначній кількості, застосовували і давні

народи деяких поселень Північної Африки. Тільки тут матеріалом уже

слугувала слонова кістка або бамбукові дощечки чи пальмове листя.

Особливо цікаві для науковців нерозшифровані письмена - історичні

документи деяких народів Північної, Центральної та Південної Америки

(відомих цивілізацій інків, майя та ін.), зафіксовані на природних мінералах: 49

кварці, агаті, обсидіані і, звичайно, на металевих пластинках. Вироби із

срібла і золота не тільки цінні як дорогоцінний метал, а й є невичерпним

джерелом наукового інтересу до стародавніх написів-малюнків

(піктограм та ідеограм).

Довгий час для щоденного використання в Стародавній Греції і

Стародавньому Римі успішно застосовувалися воскові таблички, по яких

писали стилосами, а пізніше - грифельні дошки, що було особливо зручно

для коректування написаного.

Що стосується східних та південних слов'ян, з великою вірогідністю

можна сказати, що найпопулярнішим матеріалом для писемності була

береста. Березову кору дуже обережно і старанно обдирали, просочували її

розчином і висушували. Такий берестяний лист можна було

використовувати кілька разів, стираючи раніше написане. Писали

загостреним металевим або ним патичком - писалом. Кілька сотень таких

берестяних п паї в було знайдено археологами під час розкопок стародав-

нього Новгорода, Києва. Це грошові документи, ділові та особисті листи,

прохання до урядовців, накази та розпорядження володарів.

І, звичайно, найпоширенішим (практично у всіх народів світу)

матеріалом для виготовлення документів був природний камінь: мармур,

піщаник або вапняк, в залежності від місцевості і глибини залягання його

від поверхні. На ньому вирізалася, вибивалася найважливіша інформація -

призначена для дов-11 (тривалого зберігання, інакше кажучи, на віки.

З удосконаленням виробництва і розповсюдженням по всьому

світу паперу він став найголовнішим матеріалом для виготовлення

документів.

Різної щільності і фактури папір використовувався і подекуди ще

використовується у вигляді перфокарт та перфострічок, інформація на

яких записується і зчитується з допомогою пристрою - перфоратора.

Перфоровані документи поділяють на карткові (перфокарти та апертурні

карти) і стрічкові (перфострічки). Перфокарти застосовуються, в 50

основному, для введення та виведення даних в ЕОМ, а також як

основний носій запису в перфораційних обчислювальних комплексах.

Існує велика кількість різновидів перфокарт, які відрізняються за формою,

розмірами, обсягом інформації, формою та розташуванням отворів.

Перфокарти найчастіше виготовляють на щільному картоні товщиною

0,18 мм у вигляді прямокутника зі сторонами 187,4 і 82,5 мм. Для зручності

верхній край карти зрізають. Па одній перфокарті можна записати до 80

знаків (приблизно 10-15 слів). Отвори мають у діаметрі до 3 мм. На такій

картці дуже зручно розташовувати інформацію у вигляді анотації.

Перфострічка - документальний носій на щільному папері шириною 17,5;

20,5 та 25,4 мм і товщиною до 0,1 мм. Перфострічку можна

використовувати при прийомі та передачі даних па телетайп, в

обчислювальних машинах та на дешифраторах.

У сучасному діловодстві не обминули увагою і такий вид

матеріалів для документування, як фотоплівка. Особливо важлива вона в

тих випадках, коли необхідно створити так званий недоторканний запас -

банк даних малого формату, призначений для тривалого зберігання.

Документуються сьогодні видатні і важливі події н;і кіноплівці та

магнітофонній стрічці - протокольні частини міжнародних урядових та

науково-технічних контактів.

Містким і зручним у користуванні матеріалом для виготовлення

документів є комп'ютерна дискета.

Майбутнє технологій документування - у використанні природних та

синтетичних мінералів, в першу чергу кварцу.

Отож, підсумовуючи вищесказане, можна зробити висновок, що

матеріали для виготовлення документів становлять різноманітний арсенал

засобів:

- папір (в минулому - папірус);

- дерево (таблички та берестяні грамоти);

- тканини (найчастіше шовк);51

- кістка (моржова, оленяча, слонова);

- метали (золото, срібло, мідь);

- пергамент;

- фотоплівка і кіноплівка, перфокарта і перфострічка;

- магнітна стрічка;

- природні і синтетичні мінерали;

- камінь природний та камінь штучний (глина);

- дискета.

Подекуди зустрічаються в діловодстві платівкові документи, які

створені на пластмасовій основі (грамплатівки та диски).

Найбільшої популярності в сучасних умовах набуває дисковий

документ - носій інформації у вигляді диска, тобто скручений у спіраль

послідовний ряд знаків (пластинка, дискета, компакт-диск, відеодиск).

Входять у практику діловодства і документи-голограми. Голограма

(з грец.) - документ, який містить зображення, запис і відтворення якого

здійснюється за допомогою лазерного променя без використання лінз.

Голограма може бути пласкою та об'ємною. Чим більший об'єм голограми

(товщина світлочутливості плівки), тим краще відтворюються її властивості.

Голографічний документ можна зображати та відтворювати в трьох

вимірах. Голографічний документ досить місткий. Тільки на одному

квадратному сантиметрі поверхні плівки можна розташувати 100 млн. біт

інформації. Голограма дуже вигідна для створення запасу банку даних на

невеликих площах. Найближчим часом можна буде застосовувати апаратуру

для голографічної мініатюризації документів з кратністю зменшення до 200

од. Голограма - майбутнє документального архіву. Різноманіття матеріалів

для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і,

відповідно, різного призначення.

2. Суть документальної інформації. Вимоги до документа52

Отож, документ - матеріальний об'єкт з інформацією,

зафіксованою, створеною людиною певним способом для передачі її в

просторі і часі (визначення за ДСТУ 3017-95).

Як уже відомо, документ - основний носій інформації різного

характеру.

Кожне підприємство незалежно від форм власності можна розглядати

як колектив, організацію людей, об'єднаних певними виробничими цілями,

зареєстровану в установленому юридичному порядку. Кожна організація

має певну структуру, внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між

керівництвом і структурними підрозділами чи співробітниками, і

зовнішні зв'язки з діловими партнерами, підприємствами, органами влади.

Зовнішні і внутрішні зв'язки організації можна розглядати як

інформаційні.

Управління підприємством теж можна розглядати як процес

отримання інформації, її обробки, прийняття рішення. Для вироблення

правильного рішення вимагається повна, оперативна і достовірна

інформація.

Між інформацією в абстрактному розумінні цього слова (все в природі

несе інформацію) і документом існують деякі відмінності. По-перше,

інформація може бути словесна, письмова, зорова, вербальна, чуттєва, звукова.

По-друге, документу притаманні лише дві якості: він повинен бути письмовий

та матеріальний (предметний).

У діловому світі документи бувають різні за характером:

- управлінські (адміністративні);

- наукові (історичні, юридичні, фінансові, економічні, медичні і т.д.);

- технічні (патенти, авторські свідоцтва, креслення та ін.);

- виробничі (сільськогосподарські, будівельні, монтажні Суспільно-історична

практика протягом тисячолітньої історії шліфувала та відточувала стилі і способи

оформлення документів, намагаючись надати цьому виду інформації певного

вигляду, щоб, власне, документ відповідав своєму призначенню. 53

До сучасних ділових документів ставляться певні вимоги: чіткість, ясність,

об'єктивність або достовірність, максимальна стислість, необхідний обсяг,

оперативність інформації, адресність, актуальність, переконливість.

Чіткість викладу означає, в першу чергу, прямий порядок слів у реченнях,

а також - відсутність у текстах несуттєвої інформації. Не слід

перевантажувати документ другорядними деталями, дрібницями, зайвими

словесними прикрасами й надлишковими формами ввічливості, їх частим

повторюванням.

Ясність передбачає позбавлення текстової частини документа непотрібних

словесних забарвлень та плутаних смислових відтінків. При цьому необхідно

пам'ятати, що мусить бути виділене головне, наведені конкретні аргументи,

які бажано підкріпити лише найнеобхіднішими фактами і цифрами. Пере-

насичення великою кількістю даних стомлює читача і не справляє того ефекту,

якого очікують від даного документа.

Об'єктивність означає відсутність суб'єктивного підходу, позбавлення

документа індивідуального трактування того і іншого факту, ситуації чи

проблеми. До того ж достовірність інформації визначається ступенем

відповідності її змісту об'єктивному стану речей.

Максимальна стислість є необхідною для певного типу документів або

повинна бути основною ознакою деяких текстів.

Певний обсяг документів необхідний тоді, коли без достатньої кількості

інформації неможливо досягнути поставленої мети.

Оперативність важлива практично для кожного документа, особливо для

тих, в яких чітко вказані строки його виконання, інакше інформація в документі

може застаріти і втратити своє значення.

Адресність передбачає направлення документа або одержання його

конкретною організацією чи особою. Посередництво в межах маршруту

документа може бути шкідливим.

Поняття актуальності фактів - це ступінь їх важливості на /1,-пшй

момент, у даній ситуації. Тут слід подбати про те, щоб чані, які 54

використовуються в документах, не були застарілими і, звичайно, були

цікавими для адресата.

Переконливість досягається композиційною стрункістю документа -

вдалим розміщенням матеріалу, послідовністю викладу, характером і обсягом

відомостей, включених до нього.

Окрім того, документи необхідно зберігати різні строки, передбачені

доцільністю або нормативними актами.

3. Класифікація документів. Ознаки і групи

Величезний документальний масив, який функціонує в сучасному

діловодстві, систематизований у групи за певними ознаками, що полегшує

роботу з ними на різних стадіях документообігу. Документи, що знаходяться в

процесі створення, ті, що функціонують на певний момент, і ті, що вже виконали

свою роль, повинні бути згруповані, щоб запобігти хаотичності в роботі з ними

чи їх подальшому використанні або збереженні.

Ознака класифікації Групи документів

1. За призначенням ОРД (організаційно -

розпорядчі)

інформаційні (всі без винятку)

колегіальні (створені групою

осіб)

2. За спеціалізацією спеціалізовані

адміністративні (управлінські)

загальні

3. За напрямом вхідні

вихідні

4. За походженням внутрішні

(місцем складання) зовнішні55

5. За джерелом первинні

виникнення вторинні

6.За формою стандартні (трафаретні)

Індивідуальні

7.За технікою рукописні

створення відтворені (друковані)

8. З погляду гласності для «с/к2 (службового

користування)

(за ступенем допуску) таємні

цілком таємні

9. За терміном безстрокові

виконання термінові

дуже термінові

10. За термінами тимчасового зберігання (до 10 років)

зберігання тривалого зберігання (до 100 років)

постійного

11. За стадіями оригінали

створення копії

12. За складністю прості

складні

4. Реквізити сучасних ділових документів та правила їх

оформлення.

56

Кожний документ складається з окремих складових час-4

реквізитів (реквізит у перекладі з латинської - елемент, складова частина).

Правила їх складання та оформлення зафіксовані в державному

стандарті ДСТУ.

До переліку реквізитів входять:

1. Державний герб Розташовується посередині бланка

Або у ріжку над серединою рядка з

назвою організації (обов’язковий

для окремих видів документів,

передбачених нормативними актами).

2. Емблема організації Розташовується поряд з назвою

чи підприємства організації. Інколи замінюється на

товарний знак, зареєстрований в

усталеному порядку.

3. Зображення нагород Розташовується у верхньому лівому

ріжку або посередині документа (тільки

для тих організацій, яким вони

присвоєні).

4. Код підприємства, У верхньому правому кутку

організації, установи

5. Код форми документа У верхньому правому кутку під кодом

підприємства

6. Назва міністерства У верхньому лівому кутку або

посередині або відомства

сторінки57

7. Повна назва установи, У верхньому лівому кутку. Може

організації або підприєм- наноситися за допомогою штампа або

ства – автора документа друкарським способом

8. Назва структурного У верхньому лівому кутку. Дозволяється

підрозділу друкувати машинописним способом

9.Довідкові дані про У верхньому лівому кутку відповідно до

організацію поштових правил

10. Назва виду Зліва або посередині сторінки

документа

11. Дата У лівій верхній частині, якщо не на

бланку, то під текстом зліва

12. Індекс У верхній частині сторінки зліва

13. Посилання на індекс У верхній частині сторінки зліва

та дату вхідного

документа

14. Місце укладання чи У верхній частині сторінки зліва

Видання

15. Гриф обмеження З правого боку під кодом форми

доступу до документа Записується з середини рядка

16. Адресат З правого боку у верхній частині

сторінки58

17. Гриф затвердження У верхній правій частині документа

18. Резолюція У правому верхньому кутку

19. Заголовок до тексту Під назвою виду документа

20. Відмітка про контроль З лівого боку у верхній частині поля

першої сторінки документа

21. Текст Розташовується на всю ширину

сторінки

22. Відмітка про Ліворуч у верхній половині сторінки

наявність додатка

23. Підпис Розташовується після тексту

24. Гриф узгодження Розташовується нижче від реквізиту

підпис

25. Віза Складається з особистого підпису і дати

26. Печатка Прикладається до документів, що

вимагають

27. Відмітка про

засвідчення копій У правому верхньому кутку

28. Прізвище виконавця У нижньому лівому кутку зворотного

та номер його телефону або лицьового боку останньої сторінки

29. Відмітка про В лівій або центральній частині нижнього

59

виконання документа й поля першої сторінки

направлення його до

справи

30.Відмітка про Після тексту в нижній частині документа

перенесення відомостей

на електронний носій

31. Відмітка про Праворуч на нижньому полі лівої

надходження сторінки

32. Відмітка про Проставляється на нормативно-правових

державну реєстрацію актах

Державним стандартом встановлений максимальний набір

реквізитів. У кожному конкретному виді документа їх буде набагато

менше. Кожний вид має тільки йому притаманний набір реквізитів. У

практиці роботи комерційних підприємств більшість реквізитів не

використовується (наприклад, "державний герб", "зображення державних

нагород").

Особливо важливим є правильне оформлення всіх необхідних

реквізитів у документі, особливо таких, як дата, порядковий номер, текст,

гриф затвердження, гриф погодження.

Кожен документ можна поділити на 3 основні частини:

- заголовну частину (до неї входять реквізити до тексту);

- основну частину (реквізити "текст" і "додатки");

- оформлювальну частину (реквізити, розташовані нижче

тексту та його додатків).

Окрім того, є певний порядок розташування реквізитів і їх

послідовність. 60

Реквізити розташовують на аркуші формату А-4 кутнім (поздовжнім)

або центровим (прапорцевим) машинописним (друкованим) способом, в

окремих випадках - рукописним.

При кутньому способі розташування реквізити, окрім тексту (він

пишеться на всю протяжність сторінки від поля до поля), розташовуються

по лівому боці одразу від поля. Тільки текст документа розпочинається з

абзацу. Кутній спосіб вважається економічнішим і зручнішим при

оформленні і складанні документів.

При центровому способі розташування реквізити оформляються по

обидва боки сторінки. При цьому способі реквізити: «назва виду

документа», «порядковий номер», «заголовок до тексту» мають центрове

місце розташування.

Окрім того, слід чітко розмежовувати реквізити установи та реквізити

самого документа.

Реквізитами установи називаються дані, що містять: поштову адресу,

назву організації (підприємства), розрахунковий рахунок у банку.

Реквізити мають також якісний або кількісний вираз і називаються

постійними або змінними реквізитами.

Постійні реквізити наносяться на готовий аркуш друкарським

способом.

Змінні вписуються або вдруковуються при заповненні бланка. При

складанні документа використовуються лише ті реквізити, що передбачені

формуляром-зразком.

Формуляр - сукупність реквізитів, розташованих у певній

послідовності. Формуляр для окремого виду документів називається

типовим. Він вказує на обсяг і місцезнаходження в ньому реквізитів.

Бланк - стандартний аркуш з нанесеною друкарським способом

постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної.

61

В організаціях з невеликим документооборотом або при відсутності

бланків реквізити установи наносяться штемпелем. Бланки бувають для

документів групи ОРД та для службових листів.

Використання бланків підвищує культуру праці, діловодства, надає

документам вагомості, естетичного вигляду та юридичної сили. На

бланках для листів оформлюються реквізити: (І, 7, 8, 9, 11, 12, 13. Для

документів ОРД - реквізити: 6, 7, 8, 10, II, 12, 14.

Кожен документ, незалежно від того, пишеться він від руки чи

оформлюється друкарським способом, повинен бути оформлений на

аркуші стандартних розмірів, причому розташування реквізитів

документа повинно відповідати типовому формуляру.

Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка

встановлює галузь використання, формати, розміри полів (берегів), вимоги

до побудови конструкційної сітки та основні реквізити за ДСТУ 2732 -94.

Всі службові документи оформляються на аркушах наперу форматів

А-4, А-5, А-3.

Формат А-4 (296x210 мм) призначений для документів з великим

обсягом інформації, формат А-5 (148x210 мм) за розмірами аркуша -

типового розміру бланк. На ньому відтворюють першу сторінку документа, а

наступний текст розташовують на чистих аркушах такого самого формату.

Формат А-3 (296x420 мм) використовується рідше, найчастіше в зведених

відомостях з великим обсягом інформації і, як правило, в кресленнях.

При розташуванні реквізитів слід враховувати обов'язкові правила

дотримання полів на форматі згідно з державним стандартом ДСТУ.

Поле (берег) - вільне, не заповнене інформацією місце на аркуші від

краю паперу до початку заповнення інформацією.

Ліве поле (для формату А-4) - 3,5-3 см, призначене для підшивки

документів у справу, щоб їх було зручно читати, а також інколи воно

призначене для нанесення резолюцій та інших відміток.

62

Праве поле (для формату А-4)- 1 см (0,8 мм) - страховий запас,

призначений для підрізання зношеного під час роботи з документом краю

до мінімуму, а також воно дозволяє закріпити документ у

розмножувальних апаратах і зберігає край тексту від затирання. Верхнє

поле (для формату А-4) - 2 см, має естетичне значення та в окремих

випадках використовується для проставлення сторінок.

Нижнє поле не є стабільним за розмірами, оскільки величина тексту

і використаних у документі реквізитів для кожного документа різні, але

найменша допустима межа -1,5 см.

Бланки документів повинні мати поля:

ліве - 20 мм;

праве та нижнє - не менше 8 мм;

верхнє - не менше 10 мм.

Оформлюючи документи і використовуючи в них реквізити, слід

пам'ятати ще одне правило - стосовно інтервалів.

Інтервал - проміжок між робочими рядками в документі.

Оформляючи документ рукописним способом, слід робити відступи

між реквізитами, аби інформація була доступною для прочитання. При

оформленні документів друкованим (машинописним) способом

додержання інтервальності повинно бути чітким і обов'язковим. На

аркушах формату А-4 між реквізитами зберігається не менше як два

інтервали. Заголовки друкуються центровим або кутнім способом ве-

ликими - (заголовними) літерами. Якщо заголовки великі і складаються з 7-

ми слів, то їх розташовують в два або три рядки і між рядками повинен

бути один інтервал. В кінці заголовків, оформлених машинописним

способом, крапка не ставиться. Якщо заголовок до тексту перевищує 150

знаків (5 рядків), то його допускається продовжувати до межі правого

поля.

Підзаголовки друкуються малими літерами, крім першої (заголовної).

Відстань між заголовком і підзаголовком становить 3-4 інтервали. В 63

окремих випадках заголовок може бути підкреслений, якщо є така потреба.

Якщо кількість слів у підзаголовку становить 7-12, то підзаголовок пишеться

в два або три рядки і між рядками зберігається один інтервал.

Складові частини реквізиту друкуються через 1,5-2 інтервали. Рядки

одного реквізиту друкуються через один інтервал. Максимальна кількість

знаків у рядку одного реквізиту при кутньому розташуванні - 28 одиниць.

Між такими реквізитами, як назва виду документа, дата, заголовок

до тексту, відстань між заголовком і текстом, між текстом і підписом, на

форматі А-4 зберігаються 3-4 інтервали.

Текст документа друкується через 1,5 інтервала на форматі А-4, на

бланках А-5 - через один міжрядковий інтервал.

Тексти документів, що готуються до друкарського видання,

допускається друкувати через два міжрядкових інтервали.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів не повинна

перевищувати 28 знаків.

5.Рівні стандартизації документів

Всі документи за способом викладу інформації можна поділити на

дві категорії:

1. Документи, в яких заздалегідь можна передбачити і чітко

сформулювати окремі найзагальніші відомості (компоненти формуляра);

сам же спосіб викладення (підбір слів і словосполучень, побудова речень,

зв'язки між ними) кожного разу залежить від ситуації, певних обставин

ділового спілкування. Це документи з яскраво вираженою інди-

відуальністю, їх називають документами з низьким рівнем

стандартизації.

2. Документи, в яких може бути передбачений не лише

формуляр документа, а навіть слова, словосполучення і цілі речення з

викладенням готової думки, за винятком цілком конкретних відомостей

(для них, як говорилося вище, у бланку може бути незаповнене місце). Це і

є, власне, формуляри та бланки - готові трафаретні форми документів з часто 64

повторюваною інформацією. Вони називаються документами з високим

рівнем стандартизації.

Найбільше творчості передбачає робота з документами низького

рівня стандартизації.

За способом викладення вони поділяються на:

Розповідь - вид тексту про явища, події, факти в їх хронологічній

послідовності (так, як вони відбувалися насправді).

Вид розповіді мають такі види документів: автобіографія, звіт,

протокол, деякі види актів, довідки.

Опис - принцип характеристики явища, події через перерахування

ознак, властивостей. Використовується у звітах, актах, наказах, постановах,

характеристиках.

Міркування - спосіб викладення, в якому присутні логічні елементи,

наприклад причинно-наслідкові зв'язки (порівняння, зіставлення, аналіз,

доведення). Доказ - втілення логічної форми думки. Послідовність

викладення здійснюється за допомогою дедуктивного та індуктивного

методів.

У деяких видів документів усі три способи можуть поєднуватися і

функціонувати, взаємодоповнюючи один одного. Слід при цьому

зазначити, що шлях доведення від загального до конкретного

(дедуктивний метод) або навпаки (індуктивний метод) може бути

покладений в основу побудови документа.

Документи з високим рівнем стандартизації полегшують роботу над

ними, економлять час, особливо якщо це стосується таких документів, які

часто готуються з однакових проблем. Готові мовні трафарети, мовні

штампи та кліше дозволяють не витрачати зусиль на пошук нових мовних

засобів. Готові мовні форми, що використовуються у документах, крім

усього, відзначаються інформаційною місткістю - вони сигналізують про

зміст у найзагальнішій формі, зрозумілій для всіх і перевіреній

багатолітньою практикою.65

Процес укладання стандартного документа з трафаретними мовними

формами зводиться до трьох операцій:

1. Вибір (серед обмеженої кількості готових мовних конструкцій)

потрібної саме в даному конкретному випадку.

2. Заповнення формуляра.

3. Побудова за готовими зразками тих фраз і словосполучень,

які не передбачені формулярами бланків.

Зі стандартним текстом набагато легше працювати, бо такий текст

сприймається у 8-10 разів швидше, ніж нестандартний, а тому

стандартизація документів економічно вигідна.

Стандартизація документів є виправданою практикою майже у

всьому діловому світі і позбавляє документи надлишковості за рахунок

економії мовних та технічно-зображувальних засобів.

Питання для самоконтролю знань:

1. З яких матеріалів виготовляють документи?

2. Назвіть вимоги до документів?

3. За якими принципами класифікуються документи?

4. Назвіть реквізити документів Та особливості їх оформлення.

Література: 2; 6; 8; 12;16; 25; 26.

66

Лекція № 5

Тема: Основні вимоги, що висуваються до оформлення документів.

Мета: ознайомити студентів з основними вимогами, що висуваються

до оформлення документів.

План

1. Бланк документа.

2. Датування документів.

3. Адресація документів.

4. Погодження та затвердження документів.

5. Засвідчення документа.

6. Проходження документа.

7. Вимоги до тексту документа.

8. Позначки щодо наявності додатків.

9. Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.

Теоретичний матеріал

1. Бланк документа

Для складання службових документів використовується папір

форматів АЗ (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм).

Як правило, всі вихідні службові документи оформлюють на

бланках, які виготовляють відповідно до вимог державних стандартів.

В установах та на підприємствах документи складають на бланках.

Бланк — це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що

містять постійну інформацію.

Застосування бланків для складання документів підвищує культуру

праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує

сприймання, виконання та подальше використання документа.

Якщо документ — обличчя установи, то бланк — її візитна

картка.

67

Бланк може бути віддрукований у друкарні або відтиснутий

штемпелем. Бланк повинен бути виконаний бездоганно: хороший шрифт,

продуманий текст, якісний папір. Кожне підприємство повинно

розробити та застосовувати два види бланків: для листів та для всіх інших

документів. Бланки виготовляють у друкарнях у тому випадку, якщо

кількість документів певного виду досягає 200 на рік. Невеликі

підприємства, в яких кількість вихідних документів менша ніж 200 на рік,

при оформленні документів замість друкарського бланка використовують

кутовий гумовий штемпель, у відбитку якого містяться ті самі реквізити.

Державні стандарти передбачають і кутове, і подовжене розміщення

реквізитів. Група реквізитів та їх постійних частин, що відтворюються на

бланку документа у вигляді єдиного блока, зветься штампом бланка.

Бланк з кутовим штампом раціональніший, оскільки праворуч від

штампа на вільному місці можна заповнити реквізит "адресат".

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш, то на

наступний аркуш не можна переносити лише підписи. Крім підписів, там

має бути не менше ніж два рядки тексту.

Нумерація сторінок проставляється з другої сторінки. Номери

сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

Бланки документів повинні мати поля:

- ліве — 20 мм;

- верхнє — не менше ніж 10 мм;

- праве і нижнє — не менше ніж 8 мм.

Бланки фірми виготовляються двох видів: бланк для листів;

• загальний бланк — для інших видів організаційно-розпорядчих

документів.

Крім цього, можна виготовити бланки для окремих видів документів:

• постанови та розпорядження;

• наказу та розпорядження керівника організації;

• протоколу засідання та виписки з нього;68

• порядку денного засідання колегіального органу;

• доручення керівника та його заступника;

• листа структурного підрозділу;

Бланки виготовляються:

• українською мовою — для використання в межах України;

• українською та іноземною мовами — для використання

за межами України.

Інші документи, в основному внутрішнього характеру (заяви працівників,

службові, доповідні записки тощо), а також документи, які створюються від

імені кількох організацій, оформлюють на чистих аркушах.

Для прискорення виконання документів і правильного формування

справ у діловодстві кожний документ повинен складатися з одного питання.

Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та

узагальнюючих документів.

Реквізити адресанта — підприємства, яке складає документ:

1. Державний герб України. Свідчить про те, що документ

видано органом державної влади або державного управління.

2. Емблема організації або підприємства — найчастіше

використовується товарний знак.

3. Зображення державних нагород (зараз майже не застосовується).

4. Код підприємства, установи або організації по Загально

державному класифікатору підприємства та організацій.

Верхній правий кут, подібно індексу на поштовому конверті

(пошуковий, машинозчитуваний).

5. Код форми документа за загальнодержавним класифікатором

управлінської документації. Знаходиться нижче

від коду організації, верхній правий кут (0271110 — Наказ про

прийом на роботу; 0213013 — Акт про ліквідацію

підприємства).

69

6, 7, 8 — реквізити, які визначають авторство документа.

Мають бути позначені в документі у повній відповідності до

правових актів: статутів або положень про підприємство ( 6 — вид,

нумерація, датування та адресування документів).

Під час оформлення цих реквізитів слід пам'ятати, що символічні

назви підприємств пишуться в лапках ("Дитячий світ", "Укрімпекс",

кооператив "Меркурій").

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер

телефона, номер рахунка в банку. Розміщуються

тільки в бланках для листів. Порядок та форма запису повинні

відповідати поштовим правилам Міністерства зв'язку.

Реквізити 1-9 стосуються автора документа — адресанта. Особливе

значення має вказівка на безпосереднього виконавця вихідного документа

(листа, довідки). Прізвище виконавця та номер його службового телефону

вмішують у нижньому лівому кутку лицьової сторони останнього аркуша

документа. Нижче вказують індекс друкарки (перші літери її ім'я та

прізвища), кількість надрукованих примірників та дату друкування:

Короленко 20 501 465

НК З 10.08.06

10. Назва виду документа — один з обов'язкових

реквізитів. Позначено: АКТ, НАКАЗ, ПРОТОКОЛ; цей

реквізит не проставляється лише в листах.

Датування документів

11. Датування документів. Позбавлений дати документ

певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документу може стати або день написання (лист, наказ), або день

затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них

вчинків (акт, протокол).

70

Дата є пошуковою ознакою і використовується при посиланні на цей

документ разом з індексом. Проставляє власноручно особа, що підписує або

затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять число, місяць і рік. Раціональніше

писати трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та

число позначають двома цифрами. У тексті самого документа користуються

традиційним записом (18 грудня 2006 року). Якщо цифра одна, перед нею

ставлять нуль. Місце дати — в лівому верхньому кутку документа разом з

індексом або поруч з підписом, або у грифі затвердження. На документах також

ставлять дати написання резолюції, погодження документа та ознайомлення з

ним, контролю виконання, Проставляють також усі дати, пов'язані з

проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний

реєстраційний номер, штамп), дата виконання та направлення документа до

справи, дата перенесення даних на машинний носій.

12. Індекс (номер документа). Індекс — вихідний номер

документа, який відправляється з підприємства, номер — по

рядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня по грудень. Лише в навчальних

закладах нумерацію внутрішніх документів починають з початку навчального

року (з вересня) та ведуть за навчальними роками.

13. Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу,

який склав документ, номера справи, де залишилась копія, та порядкового

номера вихідної кореспонденції. 13. Посилання на індекс і дату вхідного

документа проставляється тільки в листах-відповідях. Наприклад, відповідаючи

на лист №05-12-154 від 05.07.05 обов'язково проставляють посилання на цей

номер і дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному

підрозділу, який має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури

справ одразу знайде копію ініціативного листа, на який надійшла

відповідь.

71

Адресація документів

15. Гриф обмеження доступу до документа ("Секретно",

"Для службового користування") розміщують у заголовній частині

документа.

16. Адресата, якому направляється документ, розміщують

у правому верхньому куті.

Кожна складова частина адресата — найменування підприємства,

структурного підрозділу, найменування посади, прізвище одержувача

пишуть з нового рядка.

Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставлять,

тобто використовуються правила відкритої пунктуації.

Якщо документ надсилають приватній особі (відповіді на заяви,

скарги або листи трудящих), спочатку пишуть поштову адресу, а потім

прізвище одержувача та його ініціали.

Прізвище адресата слід указувати з ініціалами, стандартне

скорочення слова товариш — т., пана/пані — п. (т. Маузер П.І., або п. Сірко

Т.Т.).

Документ адресують установі, організації, підприємству або їх

структурному підрозділу (у називному відмінку):

Міністерство економіки України Планово-економічне управління

Відділ праці та заробітної плати.

Можна адресувати документ посадовій особі в давальному відмінку:

Київське виробниче об'єднання "Оболонь", начальнику відділу збуту.

Можна адресувати конкретній посадовій особі (посада та прізвище — в

давальному відмінку):

Дарницький шовковий комбінат, Заступнику директора — Т.

Сидоренко.

Найменування підприємства можна включати до складу найменування

посади:

Директору ВАТ Універмаг "Дитячи світ", п.. Полутовій С.Г.72

Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у

тому, що ця особа посідає саме цю посаду.

При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід

називати узагальнено:

Директорам орендних магазинів Подільського району м.. Києва.

Якщо той самий документ розсилають кільком різним адресатам, усі вони

зазначаються на документі (їх має бути не більше чотирьох. Якщо їх більше, то

у такому випадку складається список розсилки).

Поштову адресу кореспондента позначають у повній відповідності з

поштовими правилами Міністерства зв'язку України: спочатку поштовий індекс,

потім область, місто (район, село), вулиця, номер будинку, квартири.

Погодження та затвердження документів

Реквізити 24, 25. Відмітки про погодження. Погодження документа

полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі погодження

визначають правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість,

правомірність щодо чинного законодавства. У процесі їх погодження

виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується

комплексний підхід до вирішення питань. Проекти документів, погоджують з

установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в

питаннях, відображених у документі.

Погодження може бути внутрішнім та зовнішнім.

Внутрішнє погодження документів відбувається в такій послідовності: з

функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими

органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які

відповідають за рішення функціональних питань (головні та старші

спеціалісти); з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером,

юридичною службою, заступником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє погодження документа оформлюють візою. Віза складається

з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначають посаду візуючого та

розшифровують його підпис (ініціали та прізвище):73

Начальник відділу кадрів (підпис) С. І. Петров 25.04.05.

Розшифрування підпису зумовлено тим, що в більшості випадків

особистий підпис буває нерозбірливим і за ним важко встановити, з ким

погоджено документ.

Якщо виникли зауваження та доповнення до проекту документа, їх

викладають на окремому аркуші. В цьому випадку віза має такий вигляд:

Ст.. юрисконсульт (підпис) В. А.Коваленко

Зауваження додаються

05.06.05.

Проставляються візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній.

Якщо документ буде відправлено з установи, візу проставляють на тому

примірнику, що залишається в установі.

Розміщують візи нижче від підпису керівника в лівому нижньому куті

документа.

Зовнішнє погодження документа залежно від його змісту відбувається в

такій послідовності:

• з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в

тій галузі, до якої має відношення зміст документа;

• з громадськими організаціями;

• з органами, які здійснюють державний контроль у

певній сфері діяльності (санітарний, протипожежний);

• з вищими органами загальної або галузевої компетенції.

Зовнішнє погодження документа може бути оформлене довідкою,

протоколом погодження або грифом погодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розміщують

нижче від підпису у верхньому лівому куті документа. Гриф складається

зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, з якою погоджується

документ (включаючи назву організації), особистого підпису, його

розшифрування, дати.

ПОГОДЖЕНО74

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу

Підпис (ініціали, прізвище)

26.07.05.

Якщо погодження провадиться з колегіальним органом або

громадською організацією, то гриф оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол (найменування колегіального органу в родовому відмінку)

від 01.02.05 № 12

Засвідчення документа

Основні способи засвідчення документа підписування,

проставлення печатки, затвердження. Воно надає документу юридичної

сили, підтверджує відповідальність певної особи за його зміст.

Підпис — обов'язковий реквізит документа. Складається з назви

посади особи, яка підписує документ, її особистого підпису і

розшифрування цього підпису (ініціали та прізвище). Ініціали

проставляють перед прізвищем. Розшифровка підпису не береться в

дужки.

Назва посади може бути короткою (якщо документ складається на

бланку) і повною; до її складу входить повна назва установи, якщо

документ друкується на чистому папері.

Підпис ставлять посередині під текстом на відстані двох-трьох

рядків після закінчення його (або після перерахування в додатку

документів).

Найменування посади звичайно пишуть ліворуч від прізвища, саме

ж прізвище тоді друкують на рівні останнього рядка назви посади:

Начальник

товарного відділу Г.В. Глущенко

У підписах під офіційними документами крім посади прийнято

вказувати також персональні звання і вчені ступені: спочатку посада,

потім персональні, почесні звання та інші звання:75

Завідувач кафедри менеджменту,

д.е.н., професор М. Д.Виноградський

Особистий підпис на документі повинен бути розбірливий (іноді

виникає необхідність установити, хто саме підписав документ). Надто

широкі, "розмашисті" підписи справлять неприємне вражання, свідчать

про поспішливість або неуважність.

Підписують звичайно перший примірник документа. Всі вихідні

документи, як правило, підписує керівник або його заступник. Керівники

структурних підрозділів підписують документи в межах своєї

компетенції.

Два підписи або більше ставлять тоді, коли відповідальність лягає на

кілька осіб. Наприклад, на протоколах — підпис голови та секретаря; на

атестатах — підпис директора школи, завуча та вчителів; на договорах —

підписи сторін; на фінансово-розрахункових документах — підпис керівника

та головного бухгалтера.

Підписи кількох службових осіб на документах розміщують один під

одним у послідовності, яка відповідає посаді:

Директор об'єднання їдалень

Мінського району м. Києва А.В. Сиротенко

Головний бухгалтер М.С.Сушук

Якщо документ підписують кілька осіб однієї посади, їх підписи

розміщують на одному рівні:

Директор Директор фабрики

Центрального універмагу "Прогрес"

(особистий підпис) (особистий підпис)

І.А.Коваль Л.І. Скопич

Коли документ підписує комісія, позначаються обов'язки членів по

комісії, а не посади:

Голова комісії (підпис) С.Г.Боровський

Члени комісії: (підпис) А.В.Сердюк76

(підпис) Г. А.Ганюк

З метою підвищення юридичної сили на документах, які потребують

особливого засвідчення їх дійсності, проставляють печатку. Печатки

бувають гербові та прості.

Гербова печатка — завжди кругла, із зображенням герба України в

центрі, по периметру дається повна назва установи або підприємства.

Гербова печатка ставиться на документи, які пов'язані з отриманням

грошей, матеріальних цінностей (чеки, довіреності), на документах, що

засвідчують особу, трудовий стаж, кваліфікацію (паспорт, трудова,

книжка, диплом та ін.).

Прості печатки бувають круглі, квадратні, прямокутні, трикутні.

Герб на них не зображується. Простих печаток в установі може бути

декілька. Вони проставляються на копіях документів, які виходять за межі

організації, на справках, перепустках, при опечатуванні бандеролей,

пакунків.

Відбиток печатки проставляють так, щоб він частково захоплював

найменування посади особи, яка підписала, документ.

Після підписання деяких видів документів нормативні акти передбачають

їх затвердження. Це статути, Положення про установи та їх структурні

підрозділи, штатні розклади, інструкції, звіти, баланси, окремі різновиди актів

та ін.

Затвердження має на меті санкціонувати зміст документа або поширити

його дію на певне коло підприємств. Затвердження документів здійснюється

двома способами: грифом затвердження (17) або виданням розпорядчого

документа (постанови, рішення, наказу). Обидва способи мають однакову

юридичну силу.

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті аркуша.

Якщо затверджує посадова особа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

77

найменування посади, включаючи назву підприємства, особистий підпис,

розшифровка, дата.

Якщо затверджено іншим документом:

ЗАТВЕРДЖЕНО

назва документа в орудному відмінку (чим?) дата документа, номер

Слова ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖУЮ пишуться великими літерами

без лапок.

Проходження документа

Проходження документів супроводжується відповідними на них

позначками. Відмітки ставлять на лицьовій стороні першої сторінки документа,

що полегшує сприймання й підвищує оперативність у роботі. Усі службові

відмітки на документах, які вказують на його проходження та виконання,

потрібно обов'язково датувати.

При отриманні документа на ньому проставляють реєстраційний

штамп -- відмітку про надходження (31). У відповідності до стандарту його

ставлять на нижньому полі першого аркуша, праворуч. Включає скорочене

найменування підприємства, в яке надійшов документ, дату отримання та

вхідний реєстраційний номер. Відмітку роблять від руки або за

допомогою гумового штемпеля.

Порядок та характер виконання документа вказують у резолюції (18),

яка повинна відображати відношення керівника до питання, про яке йдеться

в документі, та вказувати на порядок його вирішення.

Резолюція виражає ставлення особи до інформації, яка міститься в

документі, а також дає відповідні вказівки, які мають загальний (до

відома.., до виконання.., до керівництва...) або конкретний характер і

адресуються службово підпорядкованим особам (терміново вживіть

заходів..., про результати повідомте..., негайно відрядити..., розглянути і

доповісти у п'ятиденний строк). Резолюцію пишуть у лівому верхньому

куті документа, в листах — між заголовком та текстом. Резолюція

складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця (кому 78

доручається), що зробити (дія), термін виконання, особистий підпис

керівника та дата резолюції:

п.Сергієнко В.А.! Зв'яжіться з постачальниками та підготуйте

відповідь до 03-08.06. (особистий підпис) 01.08.06.

Документи, які потребують виконання, беруться на контроль (20).

На лівому полі першої сторінки роблять позначку літерою «К» (червоним,

зеленим, синім олівцем або гумовим штемпелем «Контроль».

Відмітка про виконання та направлення документа до справи

(реквізит 29) містить такі дані: коротку довідку про виконання: слова «До

справи»; вказівку на номер справи, до якої має бути підшито документ;

дату виконання і підпис виконавця. Вміщується на нижньому полі першої

сторінки:

До справи 15-01/137

(особистий підпис) 3.1. Трохименко

12.04.06

Відмітку про перенесення даних до машинного носія (30) проставляють у

тому випадку, коли відомості з документа закладаються до пам'яті ПЕОМ.

Складається з напису «Інформація перенесена на машинний носій», підпису

особи, відповідальної за перенесення даних, дати перенесення. Розміщується

в нижньому полі аркушу між відміткою про виконання та відміткою про

надходження.

Загальні вимоги до оформлення тексту документів.

Текст (21) — головний реквізит документа. Зміст документа має бути

бездоганним у юридичному відношенні.

Документи треба писати коротко, точно, зрозуміло.

Завдання документа — переконати, тому головна вимога до викладу

змісту - достовірність і об'єктивність, лаконічність при повноті інформації.

Треба уникати використання архаїзмів та канцеляризмів, русизмів та

іншомовних слів за наявності слів рідної мови, а також сленгу, жаргону.79

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написаний

офіційно-діловою мовою.

Риси ділового стилю:

• Нейтральний тон викладу, відсутність емоційності.

Особистий суб'єктивний момент не повинен проявлятися у діловому тексті.

• Виразна логічність тексту. Важливо дотримуватись

логічної послідовності викладу та слідкувати за причинно-наслідковими

зв'язками між частинами тексту.

• Точність. Вона досягається вживанням слів тільки в

словниковому значенні, широким використанням термінів,

цифрових даних. Не допускається двозначність тлумачення

слів.

Одноманітність викладу, яка означає, що всі документи

одного виду мають однакову композицію, в них використовуються речення

однакової побудови. Навіть слова нерідко використовуються одні й ті ж самі -

це сприяє кращому, швидкому сприйняттю документа.

• Лаконічність.

При підготовці документа слід дотримуватись певних принципів.

Об'єктивність тексту забезпечується точно знайденими фактами,

констатацією дій організації уже здійснених чи здійснюваних.

Повна об'єктивність досягається високим ступенем безособовості,

відсутністю будь-яких суб'єктивно-оцінювальних моментів у викладі

тексту.

Логічна послідовність. Ознаки логічної послідовності:

- тісний логічний зв'язок усіх компонентів документа;

- чітко виявлені причинно-наслідкові зв'язки між повідомлюваними

фактами в межах одного речення і в межах усього документа, повним його

текстом;

80

- протиставлення, яке виражається словами "проте", або "однак";

логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією

метою, для цього, тому); результативності (отже, таким чином, в результаті,

- логічна послідовність викладу тексту досягається також за рахунок

чіткого розподілу тексту документа на окремі пункти (нумерація, буквені

позначення, абзаци тощо), а також виділення головного, основного,

найважливішого серед фактів, що повідомляються.

Повнота інформації. Повний - це документ, зміст якого вичерпує всі

обставини, пов'язані з вирішенням питання, що розглядається. У тексті ніщо не

пропущено, нічого не треба домислювати. Важливо також, щоб у тексті не було

недомовок, двозначностей.

Якість викладу, точність опису . Між цими вимогами до тексту

документа існує такий зв'язок: чим глибше працівник проникає в сутність

справи, про яку йдеться в діловому папері, тим точніше він про неї

висловлюється і тим яснішою буде вона для тих, хто ознайомлюється з цим

документом.

Перш ніж викласти остаточний варіант документа, треба детально

обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які повніше і точніше передають

думку. Важливо чітко й точно формулювати прохання, пропозиції, накази,

вдало виділяти і наголошувати основну думку.

Свобода від суперечностей. Це найважливіша вимога, тому що

суперечності в тексті документа проявляються у невідповідності фактів один

одному або взаємно виключаються. Суперечність може проявитись і в тому, що

зміст тексту не відповідає формі документа (прохання викладається у формі

наказу).

Переконливість викладу забезпечується обґрунтуванням висловленої

думки, доказовістю матеріалу, точністю фактів і цифрових даних.

Текст документа повинен бути коротким, у ньому мають бути лише

основні, найважливіші положення й аргументи, а конкретні докази та

розрахунки, таблиці оформляються в додатку. Переконливий, аргументований 81

текст документа може прискорити прийняти правильне рішення, створити

умови для укладання контракту (угоди), змінити строки виконання зобов'язань

та ін.

Типізація мовних засобів — це стандартизація мови службових

документів, використання ключових слів і типізованих зворотів. Це різні

види документів, які потребують своїх типізованих слів (у наказі — наказую;

у постанові — постановляємо; у листі — гарантуємо, надсилаємо і т. п.).

Етикет ділових паперів. Найважливішим проявом етикету є

переконливість тексту документа. Більшість ділових паперів оформлюють від

третьої, а не першої особи. Це посилює громадський характер документа.

Мовний етикет не вичерпується вживанням стандартних зворотів, що

висловлюють ввічливість. Він повинен пронизувати діловий папір увесь, від

адреси до підписів, включаючи і спосіб викладу тексту.

Укладачеві тексту слід ретельно вишукувати належну форму викладу

думки.

Виклад повинен бути стриманим і не допускати неприхованого прояву

роздратування, злої насмішки і грубощів. Текст документа, укладений у різкому

тоні, викличе відповідь у такому ж різкому й нестерпному тоні, що знижує

ефективність ділових стосунків і створює нервові, напружені взаємовідносини

між організаціями.

При написанні тексту ділового листа слід пам'ятати, що очікуваний

результат може бути лише підказаний, але аж ніяк

не нав'язаний адресатові. Тому не слід викладати прохання у формі

жорсткої вимоги. Доречніше просити не "Вашого позитивного рішення", а

просто розгляду висловленого прохання і винесення певного рішення.

Негативне враження справляє і надмірна ввічливість.

Думка, що її не висловлено у прямій формі, повинна випливати із самої

логіки фактів, а це надає більшої сили й переконливості документові.

Недоречним є іронізування, прояви грубощів, багатослівні дорікання та ін.

82

Етикет проявляється і в підписанні ділових паперів з дотриманням

службового рівня при підписанні документів-відповідей. Відповідь на лист,

підписаний директором, має бути підписаний також директором, а не його

заступником. Етикет вимагає дотримання практики одного чи кількох

підписів, залежно від документа.

Текст документів рекомендується умовно поділяти на дві частини: у

першій — обгрунтування, у другій — висновки, пропозиції, рішення,

розпорядження або прохання.

Текст документа повинен містити певну і аргументовану інформацію,

викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і

вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Зміст має бути пов'язаний з виданими раніше документами з цього

питання.

Для економії часу на складання службових документів однорідні або

близькі за змістом документи повинні уніфіковуватися. Суцільний зв'язний

текст документа може складатись за трафаретом або макетом, що містить

постійну інформацію і пропуски для внесення змінної інформації.

Трафаретні тексти розроблюють структурні підрозділи —

підготовлюють у вигляді збірників таких текстів, бланків документів з

трафаретними текстами, у формі зразків текстів і вводять у дію наказом

керівництва. Трафаретні тексти використовуються так: виконавці заповнюють

бланки з трафаретними текстами, з яких друкують необхідну кількість

примірників, а заповнений виконавцем трафарет підшивають до справи.

Зауваження щодо відповідальності:

• відповідальність за якість підготовки документів і

достовірність даних, які вони містять, покладається на

осіб, які готували, візували і підписували документи;

• відповідальність за зміст документа, який візується

кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи;

• відповідальність за зміст, правильну підготовку та 83

оформлення службових документів покладається на керівників

структурних підрозділів фірми.

Позначки щодо наявності додатків

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або

документ у цілому. Про наявність додатків зазначається в тексті або після

тексту документа перед реквізитом "підпис". Назва додатка в тексті

документа повинна відповідати назві самого додатка.

Додатки до документів можуть бути трьох видів:

• додатки, що затверджуються або вводяться в дію

відповідними нормативними актами та розпорядчими

документами (додатки до нормативних актів та розпорядчих документів);

• додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного

документа;

• додатки, що є самостійними документами і надсилаються зі

супровідним листом.

Додатки повинні оформлюватися на стандартних аркушах і мати всі

необхідні для конкретного виду документа реквізити (найменування,

заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про

погодження, затвердження тощо).

У розпорядчих документах відомості про наявність додатків

зазначаються в тексті.

Додатки до нормативного акта та розпорядчого документа повинні

мати відмітку з посиланням на цей акт або відповідний розпорядчий

документ, його дату і номер. Цю відмітку ставлять у верхньому правому куті

першого аркуша додатка.

За наявності кількох додатків на них проставляють порядкові номери,

наприклад: Додаток 1, Додаток 2. Знак № (номер) перед цифровим

позначенням додатка не ставиться.

Якщо додаток складається з декількох аркушів, на всіх наступних

аркушах у правому верхньому куті роблять напис: «Продовження додатка».84

Додатки до вихідних документів візують на двох примірниках; один

з них направляють за адресою, а другий залишається у справах організації.

Додатки до нормативних актів підписують керівники структурних

підрозділів, відповідальні за їх розробку, на лицьовій стороні останнього

аркуша додатка із зазначенням дати.

Додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа,

повинні мати відмітку в тексті документа про їх наявність.

Такі додатки повинні мати порядковий номер і відмітку з

посиланням на пункт тексту документа, який вони пояснюють, та повну

назву документа. Якщо назва документа перевищує кілька рядків, то її

дозволяється скоротити.

Відмітку ставлять у верхньому правому куті першого аркуша

додатка.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті,

то відмітку про наявність додатків оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки, які не названо в тексті, то їх

найменування необхідно перерахувати після тексту із зазначенням кількості

аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки: 1. Довідка про виконання плану комплексної перевірки

організації у І кварталі 1999 р., на 6 арк. у 2 прим.

2. Графік проведення перевірок дотримання вимог інструкції з

діловодства структурними підрозділами організації на 1999 р .,на 2 арк. у

1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то

позначку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: Висновок експертної комісії від 25.04.99 №18-25/158 і

додаток до нього, всього на 25 арк. у З прим.

85

Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), кількість аркушів не

зазначається.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому

документі після тексту зазначається:

Додаток: відповідно до опису на арк.

Якщо додаток направляється не в усі зазначені в документі адреси,

відмітку про наявність додатка оформлюють за формою:

Додаток: на 6 арк. у 3-х прим., у першу (або другу тощо) адресу.

Оформлення копій та розмноження документів

Копії документів виготовляють тільки з дозволу керівництва

організації або керівника відповідного структурного підрозділу відповідно до

компетенції. Організація може засвідчувати копії лише тих документів, які нею

створюються (крім нотаріату).

При вирішенні питань, що стосуються приймання громадян на роботу,

навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав, при формуванні

особових справ працівників, організація може виготовляти копії документів,

виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтва про одержання освіти

тощо).

Копія з документа відтворюється рукописним або машинописним

способами, текст документа відтворюється повністю, включаючи

елементи бланка, засвідчується підписом службової особи, яка

підтверджує відповідність змісту копії оригіналові, і скріплюється

печаткою (не гербовою).

У верхній частині лицьового боку першого аркуша документа

праворуч вище від реквізиту «адресат» проставляється відмітка «Копія».

Засвідчувальний напис складається за такою формою: слово

«Вірно», найменування посади, особистий підпис особи, яка засвідчує

копію, її ініціали та прізвище, дата засвідчення копії і проставляється

нижче реквізиту «підпис».

Наприклад:86

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

29.05.06.

Копію службового документа засвідчує своїм підписом посадова

особа того структурного підрозділу, в якому зберігається оригінал. Його

підпис скріплюється печаткою (не гербовою).

На копіях вихідних документів, які залишаються в справах

організації, реквізити бланків не відтворюються, проставляється лише

дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також дата

його засвідчення, посада працівника, який засвідчив копію, та його

підпис.

Наприклад:

18.05.06 №33-14/09-1328

На № 15665/92 від 20.05.06.

Текст

документа

Заступник Голови правління ініціали, прізвище

Вірно

Інспектор відділу кадрів підпис ініціали, прізвище

18.06.06.

Копії вихідних документів повинні мати візи осіб, з якими вони

погоджені, візи виконавців; засвідчувальний напис скріплюється печаткою,

яка відтворює найменування відповідної установи (не гербова) або її

структурного підрозділу (канцелярії). Копії документів повинні мати всі ви-

правлення, зроблені при підписанні оригіналу.

Порядок тиражування та копіювання документів засобами

розмножувальної техніки визначає керівник організації, необхідність

розмноження документів — керівники структурних підрозділів.

Розмноження документів здійснюється копіювально-друкарською

групою, канцелярією, секретарем, офіс-менеджером тощо з дозволу начальника.87

Для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює бланк

замовлення встановленої форми, який підписує начальник структурного

підрозділу.

Документи на розмноження виконавець передає до копіювально-

друкарської групи разом із замовленням, яке реєструється в журналі обліку

роботи копіювально-друкарської групи.

За зміст документів, що здаються на розмноження, несуть

відповідальність виконавці і начальники структурних підрозділів.

Оригінал документа, що здається до копіювально-друкарської групи для

тиражування, повинен бути надрукований (написаний) із використанням

якісної фарбувальної стрічки (чорнила, пасти) такого кольору і насиченості, які

забезпечують якісне відтворення документа на розмножувальних апаратах. У

разі невідповідності якості оригіналу цим вимогам копіювально-друкарська

група має право не приймати його для роботи.

При отриманні розмноженого матеріалу працівник, який його одержує,

перевіряє повноту і якість виконаної роботи і розписується в журналі за

виконану роботу.

Оригінали документів після зняття з них копій повертаються виконавцю

разом із розмноженими примірниками.

Документи з грифом "Для службового користування", обмеженого

доступу приймаються для розмноження тільки з дозволу керівника організації

Накази, постанови, розпорядження розмножуються в кількості,

встановленій розрахунком надсилання.

При тиражуванні нормативних документів на звороті останнього аркуша

оригіналу документа, з якого здійснювалося копіювання, працівники

копіювального бюро проставляють номер замовлення на тиражування,

кількість розмножених примірників і дату.

Документи, які раніше були розмножені, повторно розмножуються з

дозволу начальника Управління справами у виключних випадках.

88

Начальники структурних підрозділів замовляють розмноження

службових документів у мінімально можливій кількості, що визначається

службовою необхідністю з урахуванням встановлених норм забезпечення

матеріальними ресурсами відповідного структурного підрозділу.

Не дозволяється копіювати документи, які не зареєстровані в апараті

управління організації.

Бланки, реєстраційні картки та інші форми організаційно-розпорядчих

документів розмножуються за погодженням із начальником управління справами

або керівництва організації.

Мовний стиль ділового документа.

Стилем називається сукупність мовних прийомів. У мовному

використанні існують такі стилі: науковий, публіцистичний, художній,

розмовний та офіційно-діловий.

Офіційно-діловий стиль - це стиль, який задовольняє погреби

суспільства в документальному оформленні різних актів суспільного,

політичного, економічного життя, діяльності, ділових стосунків між

державами, організаціями, а також між членами суспільства і офіційній

сфері їх спілкування.

Соціальна функція писемного ділового мовлення дуже важлива:

ділове мовлення обслуговує суспільні відносини людей, служить для

зв'язку органів влади з населенням, для взаємозв'язків у галузі політичних,

економічних, соціальних та культурних відносин.

Цілком очевидно, що такі неоднакові завдання не може виконувати

однотипне уніфіковане мовлення. Практика ділового спілкування

розробила підстилі, які несуть в собі притаманні якості планово-звітної

документації, розпорядчої, облікової, ділової кореспонденції.

Діловий стиль є свого роду синтезом наукового, художнього,

публіцистичного, що запозичив від кожного з них певні риси. Від

художнього стилю частково перейнята якісна ознака доступності,

зрозумілості, що властива класичній художній літературі. Від 89

публіцистичного стилю запозичено гнучкість фраз Рекету, прийомів викладу

інформації, що є актуальним тепер і відповідає потребам суспільства. Від

наукового стилю перейняті логічність викладення та доказовість, що

грунтується на фактах і їх аналізі, необхідність застосування професійної та

Іноземної термінології - звичайно, в межах розумного.

В результаті діловому стилі притаманні такі найважливіші

визначальні риси.

Офіційно-діловий стиль ґрунтується, в першу чергу, на логічній

основі. Емоційність, образність у документі будуть зайвими. Послідовність

викладення, конкретний опис, об'єктивність оцінок, гранична

чіткість, відсутність суб'єктивізму, нейтральний тон - основні якості

ділового стилю.

По-друге, офіційно-діловий стиль визначається зростаючою

стандартизацією мовних засобів.

По-третє, у зв'язку з технологізацією та розвитком світового ділового

спілкування особливою стає лексика офіційно-ділового стилю.

Широко застосовується професійна (юридична, фінансово-

бухгалтерська, економічна, політична) та інша термінологія. Практично

відсутніми в документах стають діалектизми, що мають досить вузьке

застосування.

По-четверте, синтаксис ділового стилю характеризується вимогою

дотримання прямого порядку слів (підмет - присудок; означення - перед

означуваними словами, додатки - після основи, вставні слова – на початку

речень).

Перелічені особливості офіційно-ділового стилю є об'єктивним

мовним фактом, відпрацьованим і закріпленим практикою та традиціями

постійного вживання.

Таким чином, діловий стиль - це не «канцелярист», не «бю-

рократичний жаргон», а цілком рівноправний стиль серед стилів

90

українського мовлення. Фактично це - літературна мова, яка в процесі

використання її в різних сферах життя набула певних особливостей.

Текст службових документів.

Його складові частини. Композиційні особливості побудови

службових текстів.

Стиль і зміст тексту визначаються видом документа. Однак у практиці

сучасного діловодства склалися загальні вимоги, які застосовуються до

текстів більшості сучасних ділових документів.

Текст службових документів є його найважливішим реквізитом. Він

повинен бути достовірним, точним, повним, переконливим, ясним та

лаконічним. Ці вимоги до сучасних документів уже розглянуті в

попередньому розділі.

Для того, щоб задовольнити перераховані вище вимоги, текст

документа умовно поділяють на логічні елементи, кожен З ЯКИХ має певне

значення. Найчастіше тексти складаються з трьох складовим частин: вступ,

основна частина, закінчення. Окрім того, компонування цих складових

частин може бути як прямим, так і зворотним. При прямому способі

викладення застосовують таку послідовність: вступ - основна частина -

закінчення. При зворотному - навпаки: закінчення - основна частина - вступ.

Вступ містите безпосередній привід для створення документа. Інакше

кажучи, у вступі вказується причина появи на світ даного документа.

В основній частині, яку ще називають доказом, викладається суть

питання, застосовуються пояснення, наводяться розрахунки, посиланню На

законодавчі акти та інші матеріали.

У закінченні, яке називається ще висновком, формулюється мета,

задля якої створений документ. Може мати вигляд прохання, пропозиції,

відмови, згоди. Висновок може бути, в спою чергу, пасивним та активним.

Активний прямий висновок наштовхує адресата на певні дії. Цей вид

висновку застосовується в наказах, протоколах, деяких видах листів,

телеграмах. У договорах, угодах, інструкціях, правилах, положеннях, де дія 91

очікується або передбачається, застосовується активний непрямий

висновок.

Мета пасивного висновку -- повідомити адресата про якийсь факт,

іноді, обставини.

Текст, який складається з одного висновку, називається простим, а

той, що має інші логічні елементи, - складним. В залежності від змісту

документів застосовується прямий порядок розташування логічних

елементів. Як правило, при зворотному порядку розташування елементів

текст складається з висновку і доказів.

Це - традиційно усталений порядок складання документів. Психологи

вважають, що найкраще засвоюється початок документа, тому пропонують

починати його з основної частини, з викладу суті справи (пропозиції,

прохання), а вже потім вказати, що було причиною (підставою) для

створення документа.

У тому випадку, коли основою складання документа є інший документ,

у тексті створюваного на це робиться посилання з вказівкою назви виду

документа, дати і порядкового номера, наприклад: «У зв'язку з Постановою

Кабінету Міністрів від...».

Написання тексту - найбільш трудомісткий процес при складанні

документа. Тому необхідно знати раціональні прийоми складання текстів і

найбільш вживані звороти.

Текст документа може бути оформлений у вигляді анкети, таблиці,

зв'язного тексту чи шляхом комбінації цих форм.

Текст типу анкети застосовується при викладенні цифрової чи

словесної інформації про один об'єкт за певною сумою показників. Анкетні

тексти найчастіше застосовуються в документах з особового складу, з

маркетингу та ін.

Тексти у вигляді таблиць застосовуються при викладенні досить великої

кількості цифрових даних, особливо по кількох об'єктах та ряду ознак, що

92

притаманні їм на даний момент. Таблиці використовуються в планових,

звітних, довідкових та інших документах.

Зв'язний текст може бути складений довільно чи на основі трафарету,

що містить постійну інформацію, вільні місця заповнюються при потребі

для внесення змінної інформації. При складанні листів, факсів, контрактів,

актів, довідок та інших документів з однотипною інформацією широко

використовуються трафаретні тексти. Особливо вигідно застосовувати тра-

фарети при складанні документів на ЕОМ.

У документах групи ОРД використовуються такі форми викладу

тексту:

- від першої особи однини: «наказую», «пропоную», «зобов'язую»,

«прошу» (в наказах, розпорядженнях) заявах, доповідних і пояснювальних

записках);

- від третьої особи однини: «вирішило» (в рішеннях);

- від першої особи множини: «вирішили», «постановили», «ухвалили»,

«пропонуємо» (в спільному рішенні).

У службових листах використовують форму викладу від першої або

від третьої особи однини: «прошу не відмовити...», «колектив пропонує...».

Такий спосіб викладення доцільний, оскільки документи

оформляються від імені юридичної особи (установи чи структурного

підрозділу).

Часто використовуються безособові форми з неозначеною формою

дієслова: «затвердити запропонований кошторис витрат...», «контроль за

виконанням покласти на...»

При створенні документа зазвичай дотримуються такої логічної

послідовності дій: обдумування, викладення, аранжування, редагування.

В залежності від ступеня формалізації та стандартизації текст

документа може бути написаний у вигляді звичайного лінійного запису.

Всі способи викладення, призначені для службового використання,

повинні бути оформлені друкарським способом.93

Повна об'єктивність викладення досягається високим ступенем

безособовості, відсутністю суб'єктивізму.

Рубрикація та нумерація інформативного матеріалу.

Рубрикацією називається членування тексту на складові частини,

графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання

заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім виразом композиційної

побудови тексту. Ступінь складності рубрикації залежить від змісту - його

обсягу, тематики і призначення.

Найпростішою рубрикою є абзац - відступ вправо на поля першого

рядка кожної частини тексту. Інакше кажучи, аб за ц означає частину тексту

між двома відступами.

Абзац служить показником переходу від однієї думки (теми) до

іншої. Розподіл тексту за абзацами дозволяє адресату робити невеликі

зупинки і дає можливість зосередитися на прочитаному на прочитаному.

Абзац може складатися з одного речення, якщо цьому реченню

надається особливе значення. Абзац може охоплювати і ряд речень, які

зав'язані в одну складну думку. Однак абзац завжди розкриває внутрішньо

закінчену смислову одиницю.

Абзацне членування тексту нерідко поєднується з нумерацією -

числовим, а також буквеним позначенням послідовно розташованих частин

тексту. Нумерація підкреслює необхідність самостійного розгляду

кожного пронумерованого елемента перечислення. Нумерація

використовується для кількісного позначення сторінок об'ємного тексту та

може розташовуватися на одній сторінці.

В даний час використовуються дві системи нумерації. Перша -

традиційна, побудована на використанні знаків різних тинів - арабських і

римських чисел, заголовних літер, які поєднуються з абзацними відступами.

Вона застосовується при перечисленні тез, пунктів, правил. Друга

використовує тільки арабські числа, розташовані в певній послідовності.

94

При цьому вибір того чи іншого варіанту нумерації залежить від

змісту тексту, його обсягу, складу, композиційної побудови. В

найпростіших випадках використовуються тільки однотипні знаки -

арабські чи малі літери. Тексти складно побудови вимагають

застосовування комбінованих способі) абзацного членування і

нумерування. При використанні знаків різних типів система цифрового і

буквеного позначення повий на будуватися за низхідною лінією:

А...Б...В...Г...

І...ІІ...Ш...ІV...

1...2...3...4...

Римськими числами (заголовні літери використовуються рідко)

позначаються інформаційно великі частини переліку, які розбиваються на

підрозділи, що, в свою чергу, позначаються арабськими числами і т.ін.

Більш великі порівняно з абзацами рубрики можуть отримувати і словесні

найменування - параграф, глава, розділ, які також нумеруються.

При рубрикації слід пам'ятати:

1. Рубрики можуть нумеруватися тільки в тому випадку,

якщо в тексті присутні бодай два однорідних елементи

перечислень.

2. Однотипні засоби нумерації (слова, цифри, літери) можуть

застосовуватися лише до однотипних частин.

3. Комбіновані способи нумерації вимагають суворого дотримання

правил пунктуації.

В сучасному діловодстві все частіше застосовується цифрова система

рубрикації, при якій:

І. Кожна складова частина тексту, яка відповідає діленню, отримує свій

номер. Номери проставляються тільки арабськими числами, після кожного

числа ставиться крапка;

2. Номер кожної складової частини містить всі номери відповідних

складових частин більш високих ступенів ділення.95

Наприклад, текст складається з трьох розділів: 1, 2, 3. Кожен з розділів

ділиться на глави. Глави першого розділу матимуть частини, які

складаються з двох чисел - 1.1., 1.2., 1.3. і т д.

Другий розділ, відповідно, матиме позначки: 2.1., 2.2., 2.3. Глави мають

ділитися на параграфи. Параграф першої глави матиме такий вигляд: 1.1.1.

Так само позначаються і наступні глави – в рядку зростання. Використання

цієї системи нумерації дозволяє не використовувати слова «частина»,

«розділ», «глава».

Важливими засобами рубрикації є заголовки та підзаголовки.

Заголовок завжди є структурним елементом тексту. Він дозволяє

в короткій (стислій) формі відобразити тематику документа, а нерідко і

його головну ідею.

Заголовок повинен чітко відповідати тексту, бути логічно

повноцінним і досить коротким.

Підзаголовок використовується тільки тоді, коли текст складної

будови і мусить не тільки членуватися з використанням чисел, а й вимагає

інформативної прив’язки у вигляді речення. Підзаголовок доповнює

заголовок. конкретизує, роз'яснює його при членуванні складного тексту.

Так, під одним заголовком можуть бути два членування складного тексту.

Так, під одним заголовком можуть бути два і більше підзаголовків. Кількість

підзаголовків залежить від складності, обсягу тексту і питань (проблем), які

в документі розглядаються

Важливим технічним прийомом є нумерація сторінок тексту.

Якщо текст оформлений на кількох сторінках; то кожна його сторінка,

окрім першої, повинна бути пронумерована, На титульній сторінці її номер

не позначається, але рахується. Якщо документ містить титульну сторінку і

зміст, то на перших двох сторінка теж не проставляється. Але рахується так

само. Порядковий номер сторінки проставляється в одному місці арабськи-

ми числами: 2, 3 і т.д. Спосіб проставлення сторінки може бути цифровим

або кутнім. Якщо вибраний центровий спосіб, то сторінка проставляється 96

по центру аркуша паперу з урахуванням лівого і верхнього полів. Якщо ж

вибраний кутній спосіб, то сторінка проставляється у правому ріжку

верхнього поля, з однаковим відступом від краю сторінки вліво і зверху до

числа не менше 10 мм. Слово «сторінка» не пишеться.

Наприклад: ____________________

Ніяких інших позначок (типу лапок, рисок) біля числа не

проставляється, як-от: «2», - 2 -.

З лівого боку проставляти сторінку недоцільно, оскільки більшість

документів підшиваються в справу для подальшого зберігання.

Питання для самоконтролю знань:

1. Що таке бланк документа?

2. Які вимоги до оформлення реквізиту «Дата»?

3. Як правильно оформляти реквізит «Адресація документів»?

4. Як оформляти гриф затвердження і гриф погодження?

5. Які основні вимоги до тексту документа?

Література: 6; 8; 12; 23; 25; 26; 28.

97

Лекція № 6

Тема: Підготовка до складання службових документів.

Мета: ознайомити студентів з основними особливостями складання

службових документів; вивчити правила оформлення бібліографічних описів,

титульної сторінки та змісту в документах.

План

1. Оформлення титульної сторінки.

2. Способи виділення тексту в документах.

3. Додаткові відомості в текстах службових документів.

4. Оформлення бібліографічних описів.

5. Оформлення змісту в документах.

6. Традиції та етикет службових документів.

1. Оформлення титульної сторінки

Тексти з великим обсягом інформації, які мають вигляд самостійної

роботи типу реферату, монографії, дослідження (дисертації), повинні мати

титульну сторінку. На цій сторінці проставляється конкретна інформація,

яка відповідає змісту, вказує на виконавця документа (роботи), дату

створення (видання), місце видання і, іноді, має прив'язку до

організації, підприємства) чи структурного підрозділу (автор документа),

де дана робота фіксувалася.

Зміст має вигляд короткого заголовка (назви) і пишеться

великими (заголовними) літерами. Розташовується посередині аркуша

паперу. В деяких випадках, коли заголовок невеликий ( в обсязі 40 знаків),

може писатися через розрядку (пробіл).

Виконавець документа (укладач) позначається під заголовком.

Вказується його офіційний або науковий статус з перерахуванням посади,

вченого звання (якщо вони є). Повністю пишуться прізвище, ім'я, по

батькові.

98

Якщо виконавців (укладачів) кілька, то вони проставляються один під

одним в алфавітному порядку або за службовим ранжиром згідно з тими

посадами, які вони обіймають, чи вченим ступенем.

Автор документа (повна назва організації, де документ створювався)

пишеться одразу від верхнього поля центровим способом. Місце видання

позначається як географічний пункт, на території якого проживає автор

документа. Пишеться внизу сторінки, з урахуванням нижнього поля.

Часто вказується і назва видавництва, якщо вона є.

Дата документа на титульній сторінці має позначку тільки

календарного року, який пишеться арабськими цифрами, без будь-\ інших

графічних деталей типу лапок, дужок, рисок, крапок.

Наприклад: 2005.

Всі реквізити титульної сторінки повинні відділятися один від

одного певними інтервалами. .

Між прізвищем автора документа і заголовком повинно бути не

менше як 10-12 інтервалів, в залежності від формату.

Структурний підрозділ позначається як назва відділу, кафедри, філії.

Його друкують під прізвищем автора документа через 3- 4 інтервали малими

літерами, але перша літера – велика (заголовна).

На титульній сторінці можуть бути й інші службові позначки типу

грифу обмеженого доступу до документа, реєстраційного номера роботи,

якщо це потрібно або передбачено нормативними актами.

Між заголовком і прізвищем виконавця (виконавців) слід робити не

менше як 4 інтервали. Коли виконавців кілька, то відстань між рядками

повинна бути не менше як 2 інтервали.

Відстань між місцем складання та датою документа повинна

зберігатися в межах 3-4 інтервалів.

Ось - типовий вигляд титульної сторінки наукового або виробничого

характеру.

99

Зразок титульної сторінки.

Волинська обласна радаВищий комунальний навчальний заклад

«Володимир-Волинський педагогічний коледж»ім. А.Ю. Кримського

Кафедра діловодства

СЛУЖБОВЕ ЛИСТУВАННЯ - ВАЖЛИВА ЛАНКА

ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА У ВОЛОДИМИР-

ВОЛИНСЬКОМУ ПЕДАГОГІЧНОМУ КОЛЕДЖІ

ІМ. А.Ю. КРИМСЬКОГО

Курсова робота з діловодства студентки 3 - Р курсу

Крупені Тетяни Миколаївни

Керівник: Зілюк Наталія Володимирівна

Володимир-Волинський 2010

100

В окремих випадках, коли робота виконана не в межах

організації, а є повністю самостійною працею, автор документа є власне

виконавцем (укладачем) і його прізвище розташовується одразу під

верхнім полем.

Деякі види заголовків (назв) можуть мати і коротке роз'яснення,

яке вказує на вид роботи (монографія, колективна монографія,

дослідження, реферат).

Цей вид титульної сторінки може мати такий вигляд:

ІВАН ТЕРЛЮК

Р О С І Я Н Изахідних областей У К Р А Ї Н И

(1944 - 1996 рр.)

Етносоціологічне дослідження

Львів

Центр Європи 1997

101

2. Способи виділення тексту в документах

Для підсилення значення, для акцентування тієї чи іншої частини

тексту в документах використовуються певні прийоми (способи) виділення

інформаційного матеріалу. Виділення тексту в документі звертає увагу

читача на ту інформацію, яка може, на думку автора, нести смислове

навантаження. Окрім того, виділення тексту або його частини має і

естетичне значення.

Може бути виділене одне або кілька слів, але не більше одного

речення.

Способи виділення є графічно-технічними відтінками типу певних

позначок.

Спосіб перший - підкреслення частини, тексту суцільною або

пунктирною лінією. Такий спосіб найчастіше допускається в

підзаголовках. Наприклад: "ТЕХНОЛОГІЯ ОБРОБКИ І ІСТОРІЯ.

Відображення і дисперсія світла", де перше речення - заголовок, а

підкреслене друге речення - підзаголовок.

Спосіб другий - написання літер жирним шрифтом або курсивом.

Сучасні технічні засоби (персональний комп'ютер, друкарська

машинка) дозволяють вибрати будь-який інший тип шрифту, відмінний від

основного. Наприклад: «Велике значення для розвитку держави має міцна

фінансова система», або «Велике значення для розвитку держави має міцна

фінансова система».

Спосіб третій - написання через розрядку (пробіл), яке виглядає як

рівномірні пропуски між літерами тексту. Найчастіше так виділяють

заголовок (назву) і подекуди - одне чи два слова. Наприклад: «В

призматичних приладах інтервали х в и л ь зменшуються...»

Спосіб четвертий допускає, в окремих випадках, виділення слів з

акцентом чи пафосом в текстах великими буквами. Наприклад: «На зламі

століть УКРАЇНА зайняла відповідне місце на карті світу...»102

Спосіб п'ятий передбачає застосування в тексті іншого кольору

шрифта. Як правило, текст має чорний колір шрифта. За допомогою

кольорової друкарської стрічки або кольорової фарби для принтера можна

виділити слово або частину тексту іншим кольором.

Можна комбінувати деякі способи, поєднувати їх, але не всі. Можна

поєднати розрядку з жирним шрифтом. Наприклад: в с ь о г о.

Дозволяється поєднувати використання іншого шрифту з

підкресленням.

Наприклад: « ...сума пільгових в иплат...»

Не бажано поєднувати в тексті виділення іншим кольором разом

з розрядкою чи підкресленням. Це ж стосується і поєднання жирного

шрифту з розрядкою і підкресленням. Перенасичення графічно-технічними

виділеннями в тексті недопустиме. На одній сторінці можна виділити від

одного до трьох слів або одне речення.

3. Додаткові відомості в текстах службових документів

В деяких видах документів зустрічаються доповнення до основного

тексту. Доповнення можуть мати вигляд приміток, виносок, додатків.

Примітка - доповнююче пояснення до частини тексту. Прима

оформляється тільки на тій сторінці, де в тексті є вказівка ) неї. В тексті

може бути одна і більше приміток. Примітку розташовують після основного

тексту з урахуванням нижнього поля. Переносити примітку на іншу

сторінку не дозволяється.

Примітка пишеться одразу від краю лівого поля словом "Примітка".

Якщо примітка в тексті одна, то в кінці даного слова ставиться крапка.

Якщо ж приміток кілька, тоді слово "примітка" пишеться у множині і біля

нього ставиться двокрапка. При певній кількості приміток їх нумерують і

розташовують одна під одною в порядку послідовності їх появи в тексті

документа. Відступ від тексту до примітки становить 2 інтервали. Текст

примітки, яка оформляється на друкарській машинці, друкується через

один інтервал, а коли приміток кілька, то відступ між ними - 1, 5 інтервала.103

Якщо примітку оформляють на комп'ютері, то в такому випадку текст

примітки, якщо в ній є два і більше рядків, набирають шрифтом, меншим за

основний текст документа.

Якщо примітку не вдається розташувати на тому ж аркуші, де є

вказівка про неї, то в такому випадку слід утворити більш спрощену

композиційну та смислову побудову тексту.

Інколи примітки мають тільки нумерацію біля тексту, що

роз'яснюється, але слово "примітка" не пишеться. В такому випадку

кількість приміток зростає по висхідній, в міру їх появи.

Зразок тексту з однією приміткою

Для визначення взаємного розташування кутів по відношенню до

кристалографічних вісей використовується система індексів кутів, чи

символів Міллера (за іменем Вільяма Хелоуза Міллера, 1801-1980).

Зразок тексту з двома примітками

В установах реєструються не всі, а найважливіші документи,

основними критеріями яких є зміст, авторство, вид документа,

достовірність.

Документи реєструються, як правило, в одному місці 2.

Примітки: 1. В коленій установі розробляється перелік документів, які

не підлягають реєстрації пі службами діловодства, ні керівником.

2. Для реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів

використовуються реєстраційні картонки та журнали.

Бажано так компонувати текст, щоб приміток було якомога менше.

Перенасичення тексту примітками нівелює роботу з документом,

ускладнює сам текст під час прочитання і розуміння його.

Існує другий різновид доповнень - виноска.

* Існує кілька систем символів: Міллера, Браве, Федорогса та ін.; з них

система

Міллера - найбільш поширена.

104

Виноска - це доповнення до слова, фрази, речення. Виноска

оформляється в кінці тексту (так як і примітка), з урахуванню і нижнього

поля. Виноска позначається зірочкою (*). Виноска, може бути кілька, якщо

постала необхідність щось прокоментувати. Виноски розташовуються

тільки в межах тієї сторінки, на іншу сторінку їх переносити не слід.

На одн ій сторінці повинно бути не більше трьох виносок. Виноски

друкують незалежно від того, який обсяг основного тексту, але так, щоб

останній рядок останньої виноски знаходився на рівні нижнього поля.

Основний текст відділяють від виноски прямою лінією довжиною від

лівого поля 15-20 ударів клавішею-пробілом. Після лінії роблять відступ до

тексту виноски в 2 інтервали. Знаки виноски друкують від лівого поля з

абзацу. Текст виноски друкують через 1 інтервал (на друкарській машинці)

або меншим шрифтом (при наборі на комп'ютері).

Якщо виносок кілька, то відстань між ними становить 2

інтервали.

Зразок застосування виноски.

Допоміжна документація - це оперативне листування, документи з

фінансування, обліку, звітності і т.д., які мають оперативне значення. Для

неї встановлюють тимчасові терміни зберігання*.

Доповнення до тексту можуть мати вигляд додатка - самостійного

реквізиту за № 22. Якщо документ має додатки, то вони оформляються

таким чином:

Додаток: на 10 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то їх перераховують

з вказівкою найменування, кількості аркушів в кожному додатку і кількості

примірників, наприклад:

Додаток: 1. Акт прийняття-здачі виконаних госпрозрахункових робіт

на 3 арк. в 2 прим.

Період зберігання документів визначений в спеціальних переліках

(типових та відомчих) нормативних актів.105

За наявності кількох додатків, повністю названих в тексті, вказують

тільки вид документа, кількість аркушів і кількість примірників,

наприклад:

Додаток: 1. Акт на 3 арк. в 2 прим.

2. Перелік на 5 арк. в 3 прим.

Якщо додатки направляються не за всіма вказаними в документі

адресами, то відмітку про наявність додатка оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. в 2 прим, на першу адресу.

Якщо додатки зброшуровані (скомплектовані в брошуру), то кількість

аркушів не вказують, наприклад:

Додаток: брошура в 1 прим.

Коли додатків - доповнень до основного тексту багато, вони мають

свою власну нумерацію і в порядку послідовності їх розташовують в

документі після основного тексту. Такі додатки можуть мати власний

титульний аркуш. На титульному аркуші додатків пишеться центровим

способом без всіляких позначок слово Додатки. Такі додатки часто

зустрічаються в документах науково-технічного, дослідницького та

звітного характеру. В такому випадку текст додатків друкують, як і

основний, через 1,5 інтервала. Інформація про наявність додатка в тексті

зазначається у змісті з посиланням на порядковий номер сторінок.

4.Оформлення бібліографічних описів

Бібліографія - це список літератури з певного питання. Ці списки

мають неоднакове призначення: одні виконують реєструючу функцію, інші

рекомендують певну літературу, деякі вказують, яку літературу використав

автор документа, монографії, на які праці він посилався. В деяких видах

документів бібліографія необхідна. Реєструюча бібліографія ознайомлює

читача з усіма книгами, які стосуються певного питання чи проблеми.

Бібліографія цього виду зустрічається в наукових працях.

Рекомендуюча бібліографія пропонує читачам ознайомитися з

106

певною літературою, яка стосується якогось питання чи проблеми.

Такий вид бібліографій властивий науково-популярній літературі.

Використана в роботі література є констатацією тих джерел, ДО яких

звертався автор (автори) і, фактично, переліком літературних джерел.

Якщо в бібліографії містяться лише ті дані, які є на титульниХ

сторінках, то вона називається описовою. Анотованою зветься

бібліографія, в якій після титульних даних подається коротка

характеристика роботи.

Відомості про використану в тексті літературу наводяться найчастіше

у виносках або в дужках після слів, яких стосуються . В ділових

документах відомості про літературні джерела Найчастіше подаються у

виносках.

Правила оформлення бібліографічних описів.

Для всіх видів бібліографії існують загальні правила оформлення:

1. Автор (прізвище, ініціали) пишеться з абзацу; "крапка".

Якщо робота написана двома чи трьома авторами, то

вони перераховуються через "кому". Якщо ж твір написаний більше як

трьома авторами, то всі прізвища не зазначають, а вказують лише перші

два чи три, проставляючи замість решти даних про авторів "та ін.".

2. Назва роботи пишеться без скорочень і без лапок: "дві

крапки". Підзаголовок оформляється без лапок; далі ставляться "крапка" і

"тире".

3. Якщо вказується редактор, то після назви праці ставиться "." і далі

слово "під ред.", ініціали та прізвище редактора, "крапка", "тире".

4. Том, частина пишуться з великої літери, скорочено (Т., Ч.), після

цифри тому чи частини - "крапка", "тире".

5. Порядковий номер видання - з великої літери, цифра - з

відмінковим закінченням (Вид. 2-ге); "крапка", "тире". Випуск - з великої

літери, скорочено (В И П . 2); "крапка", "тире".

6. Місце видання з великої літери; в деяких випадках пишеться 107

скорочено - лише заголовна (перша) літера, в кінці якої ставляться "крапка" і

"двокрапка" (К.:); якщо ж місце видання зазначається повністю, то

"двокрапка" (Львів:).

7. Назва видавництва пишеться з великої літери, без лапок; після

назви - "кома".

8. Рік видання - слово "рік" не друкуючі); ставиться

"крапка", "тире".

9. Сторінки пишуться скорочено, з малої літери, якщо вказується

загальна кількість сторінок, то після числа пишеться літера с (275 а).

Коли вказується тільки конкретна сторінка чи сторінки, то вказують

тільки номери сторінок (С. 2-4); після них - "крапка".

Бібліографічний перелік краще подавати в алфавітному порядку.

Зразок оформлення бібліографії.

Список використаної літератури

1. Батюк Н.О. Фразеологічний словник. На допомогу вчителеві. -

К.: Рад.шк., 1966. - 235 с.

2. Диоген Лаэртский. О жизни, учениях и изречениях

знаменитых философов. - М.: Мьісль, 1979. - 620 с.

3. Коваль А.П., Копітілов В.В. Крилаті вислови в українській мові:

Афоризми. Літературні цитати. Образні вислови. - 2-ге вид., перероб. і доп. -

К.: Вища шк., Головне вид-во,1975. - 335 с.

4. Медведєв Ф.П. Українська фразеологія. Чому ми так говоримо. -

Х.:Вища шк., Вид-во при Харк. ун-ті, 1977. - 231 с.

5. Скрипник ЛІ. Фразеологія української мови. - К.: Наук, думка,

1973. - 280 с.

Бібліографічні відомості подаються в кінці основного тексту і

доповнюючих даних (приміток, додатків, таблиць, умовних скорочень),

якщо вони є в роботі.

108

5.Оформлення змісту в документах

У деяких видах документів великого обсягу необхідний такий

інформативний матеріал, як зміст. Мається на увазі, що зміст - це різновид

списку (переліку), в якому перераховані положення (позиції) рубрикованого

тексту у вигляді розділів, пункт ів та підпунктів, глав, параграфів.

Розділи, пункти та підпункти можуть мати вигляд заголовків та

підзаголовків. Їх розташовують у порядку послідовності в міру

необхідної побудови тексту.

У змісті вказується повна назва розділу чи підрозділу (пункту чи

підпункту), глави, параграфу, які й перераховуються. Такий список

композиційної побудови тексту має власну назву - ЗМІСТ. Навпроти кожної

позиції, яка означає частину рубрикованого тексту, вказується порядковий

номер сторінки, з якої текст розпочинається. Відстань між останньою

літерою речення і цифрою сторінки може бути позначена ритмічною

крапкою через певні проміжки (8) або може мати не заповнений крапковою

позначкою лінійний ряд (....8).

Речення, які вказують у змісті на заголовок чи підзаголовок, пишуться

без абзацу одразу після порядкового номера рубрики. Перша літера -

велика.

Якщо в тексті є додатки, то їх позначають у змісті в самому кінці

переліку.

Зміст розташовується в роботі на її початку (після титульної

сторінки) або в кінці усього тексту після компонування додаткових

відомостей.

Розташування змісту на початку роботи більше характерне для

документів виробничого, господарського, планово-звітного характеру і,

звичайно, для художньої та наукової роботи. Деякі праці дослідницько-

наукового та довідково-пізнавального характеру можуть мати

розташування аркуша і змістом в кінці. Для документів логічно вивірено

розташовувати зміст на початку.109

Зразок оформлення змісту

З М І С Т

Передмова...........................................................3

Розділ 1. Російський фактор в етнодемографічному

розвитку західних областей України 19

1. Динаміка приросту населення......19

2. Етнічні процеси...............................26

Розділ 2. Міграція і розселення......................49

1. До питання про причини міграції...54

2.Розселення.......................................75

Зміст друкується за загальними правилами машинописного

оформлення текстів і необхідної доповнюючої інформації.

6. Традиції та етикет службових документів

Традиції ділового документа складалися протягом довгого періоду.

Вони мають як загальний, так і вузькопрофесійний характер в залежності

від ділової практики організації, підприємства. Необхідно продовжувати

використовувати ті форми, які вже себе виправдали, а окрім того, всіляко

підтримувати ті з них, які допомагають швидко і якісно оформити

документ або налагодити подальшу роботу з ним. І, навпаки, слід уникати

тих традицій, які заважають документу виконувати свою функцію або

перешкоджають роботі з ним.

Оскільки ділова документація відображає характер суспільних

відносин у різних галузях суспільного життя, то питання ділового мовного

етикету для службових документів набуває принципового значення.

Найголовнішою ознакою ділового етикету в документах є

коректність, повага до адресата.

Тональність службових документів повинна бути нейтральною і

доброзичливою. Рекомендується не використовувати категоричних

110

фраз, особливо в службових листах, факсах.

Особисті стосунки відсуваються на задній план насамперед тому, що

переважна більшість ділових паперів, як уже говорилося вище, складається

від третьої особи однини.

В деяких видах документів (особливо службових листах,

доповідних записках, поданнях на розгляд конкретної службової особи)

обов'язковим елементом тексту є форма звертання.

Шановний або вельмишановний ... зустрічається в деяких гарантійних

листах, які містять прохання, звертання або пропозицію.

У більшості службових листів результат може бути лише

підказаний, але ніяк не нав'язаний. Тому не слід викладати прохання у

категоричній формі жорсткої вимоги. Реакція на такий лист може бути

непередбачувана або й зовсім протилежна очікуваному результату.

Доречніше просити не Вашого позитивного рішення, а просто

розгляду висловленого прохання чи розв'язання проблеми.

Використання ж форми третьої особи посилює суспільний

характер ділового документа. Однак повністю відмовитися від будь-

яких проявів ввічливості в діловому документі означало б відмовитися від

усталених у суспільстві форм традиційного етикету.

Деякі види загальноприйнятого етикету просто необхідні у

висловленні подяки не тільки за допомогу, а навіть за увагу, яку той чи

інший адресат виявив, знайомлячись з документом. В даний час дуже

популярною стає форма самореклами (пропозиція своїх послуг чи товарів),

коли фірми кореспондентським шляхом розсилають інформацію про свої

можливості ряду адресатів. Навіть якщо рекламовані послуги чи товари Вам

не потрібні, обов'язково постарайтеся знайти час і подякувати. В такому

випадку можна одразу розпочати, власне, з констатації відмови, а можна, перш

ніж сформулювати відмову, пояснити, чим вона викликана. Тоді і сама

відмова не справить гнітючого враження своєю сухістю і категоричністю. Так

диктує світова практика ділового етикету, адже це і вияв111

поваги, і можливий місток до налагодження стосунків з тією

організацією (фірмою), яка, може, стане Вашим потенційним партнером. Те ж

стосується і тих організацій (фірм), які вже деякий час з Вами

співробітничають. Ввічлива відмова дозволить і далі продовжувати ділові

стосунки.

Неабияке значення в розпорядчих документах мають тональність та

сама побудова речень. Вони не повинні принижувати того виконавця, якому

адресуються. До того ж самі розпорядження повинні бути конкретні,

аргументовані і стосуватися тільки справ, а не бути оцінкою особистісних

характеристик виконавця чи нагадуванням його помилок у минулому.

Наприклад: "Ви не виконали мого розпорядження! Ви постійно допускаєте

помилки тому, що просто не вмієте робити... у Вас не вистачає ні знань, ні

досвіду... Вам нічого не можна довірити!" Зовсім недоречними є

кепкування, іронія, прояви грубощів (і таке буває) і ті ж самі багатослівні

дорікання.

Ще один приклад викладу вказівки:

1. Ви повинні бути присутні на нараді.

2. Ваша присутність на нараді обов'язкова.

3. Ваша присутність на нараді необхідна.

4. Ваша присутність на цій нараді необхідна.

5. Ваша присутність на цій нараді вкрай необхідна.

Перше речення звучить як категоричний наказ і можливе

лише в стосунках з підлеглими.

Друге речення має той самий зміст, але звучить м'якше, хоча й не

менш категорично.

Третє речення має слабку категоричність.

Четверте речення підкреслює безапеляційну необхідність.

П'яте речення має відтінок розмовного мовлення, звучить

ввічливіше, ніж усі попередні. Це - найоптимальніша форма вказівки зі

збереженням змісту.112

Або інші конструкції: "Ви не виконуєте мого розпорядження", "Моє

розпорядження не виконується..."

У першому випадку невиконання приписується як провина цілком

конкретній особі. У другому увага концентрується на и. її невиконання,

конкретний винуватець не називається.

У тих випадках, коли треба підкреслити, що факт звершення дії має

більше значення, ніж вказівка на особу діяча, використовується пасивна

форма. Наприклад: оплата гарантується...- лист надіслано...строки виконання

робіт зриваються...

Активна форма надає викладові динаміки і вживається в тих випадках,

коли необхідно вказати на конкретну особу як джерело дій: організація не

гарантує..., підприємство зобов'язується...

Негативне враження справляє і надмірна ввічливість, яка може

віддавати лицемірством і лакейством. Особливо це стосується тих документів,

які надсилаються вищестоящій організації. Наприклад: «Глибоко

шанований...» - словесна конструкція, яка не тільки складається з зайвого

слова (глибоко), а й має в собі той самий надмір лакейської тональності, фальш.

У документах найкращою є стримана тональність, яка проявляється

ще й у тому, що оцінка певної ситуації не висловлюється прямо, а дається

опосередковано - через констатацію фактів, які мали місце або могли мати.

Не останнє місце займає і технічна сторона написання. Маючи на

увазі звертання до другої особи множини "ви", слід обов’язково писати його з

великої букви «Ви».

В той же час, апелюючи до конкретної особи, якщо вона

нагороджена певними відзнаками і має вчений ступінь, необхідно в кожному

випадку їх зазначати (доктор наук, професор, орденоносець, лауреат і т.д.)

У тих випадках, коли на документах вказується кілька прізвищ,

пріоритетне право, звичайно, віддається тим, хто займає керівне місце.

Якщо ж в документі необхідно подати прізвища незалежних осіб, то їх

розташовують в алфавітному порядку.113

Ситуацій, в яких проявляється діловий етикет, так багато, що неможливо

їх усі передбачити й дати готові рекомендації. Тільки внутрішній такт і

об'єктивність ЇЇ ОЦІНЦІ ситуації можуть підказати найдоцільніший,

найефективніший спосіб висловлення, який сприятиме налагодженню ділових

контактів між організаціями, підприємствами та установами. Цього вимагають

норми людського співжиття.

Питання для самоконтролю знань:

1. Які існують способи виділення тексту в документах?

2. Як оформляється зміст в документах?

3. Як оформляти титульну сторінку?

4. Назвіть правила оформлення бібліографічних описів.

Література: 6; 8; 11; 12; 18; 25.

114

Лекція № 7

Тема: Використання ПЕОМ у документальному забезпеченні

управління

Мета: ознайомити студентів з напрямками використання ПЕОМ у

документальному забезпеченні управління, з програмами для складання та

редагування службових документів.

План

1. Напрями використання ПЕОМ у документальному забезпеченні

управління. Документування та організація роботи з документами.

2. Програми для складання та редагування службових документів.

3. Системи автоматизації діловодного процесу.

4. Основні завдання підсистеми «Управління

документообігом».

Теоретичний матеріал

1. Напрямки використання ПЕОМ у документальному забезпеченні

управління. Документування та організація роботи з документами

Впроваджуючи нові технології роботи з документами, необхідно зважати

на такі моменти:

• доцільність застосування тих чи інших технічних засобів;

• можливість придбання технічних засобів у певні строки;

• наявність придатних приміщень;

• можливість підготовки чи залучення спеціалістів для

обслуговування техніки, її ремонту.

При цьому бажано забезпечити:

• розробку і впровадження уніфікованих і трафаретних

форм документів;

• приймання, реєстрацію (облік), розподіл документів і

доставку їх виконавцям;

• організацію, облік і аналіз документообігу;115

• контроль за виконанням документів;

• стенографування, машинописне виготовлення, копіювання і

розмноження документів;

• оформлення та відправлення вихідної кореспонденції;

• формування справ канцелярії та передачу їх у встановлені строки до

архіву установи;

• зберігання та забезпечення умов використання документів у

процесі діловодства;

• організаційне і методичне керівництво, контроль за роботою з

документами у структурних підрозділах і підвідомчих установах;

• складання зведених номенклатур та опису справ установи, нагляд

за правильним формуванням справ у структурних підрозділах;

• підвищення кваліфікації співробітників установи і

підвідомчої системи з питань документального забезпечення;

• вивчення принципів технології роботи з документами на базі

технічних засобів, складу і форми подання інформації, складу користувачів.

Вирішення завдань документального забезпечення управління

організацією на сучасному етапі передбачає застосування АРМ різних категорій

фахівців та керівників, а також допоміжного персоналу на базі використання

ПЕОМ та їх локальних і глобальних ( або регіональних ) мереж.

Використання комп'ютерної техніки у діловодстві передбачає певні

положення:

1. Саме документування, тобто складання, редагування, друкування,

тиражування і розповсюдження (адресацію) документів. Сюди ж як сервісні

функції відносяться автоматизований переклад з мови на мову (або на декілька

іноземних мов), перевірка орфографії, використання тлумачних словників та

словників синонімів, використання довідкової інформації з відповідних файлів

бази даних конкретного укладача документа (заповнення параметрів

документів з довідників), застосування шаблонів форм документів (листів,

факсів тощо), створення шаблону загального бланка документа.116

2. Організацію роботи з документами, а саме: використання систем

управління документами, збереження їх у базі даних, створення архівів,

підготовку до розсилки та розсилку за допомогою електронної пошти або просто

обміном файлами в локальній мережі ПЕОМ; організацію підшивки

документів (тобто комплектування документів однієї тематики, форми чи

дати, або за іншими ознаками), організацію спільного доступу до документів у

локальній комп'ютерній мережі, розмежування доступу користувачів до

документів (санкціонування, обмеження паролями та ідентифікаційними

кодами користувачів), підтримку зв'язку між документами за допомогою по-

силань.

2.Програми для складання та редагування службових документів

Існує багато програм для складання та редагування текстів службових

документів. їх називають текстовими редакторами або текстовими

процесорами. На сьогодні неофіційним, але фактичним стандартом, тобто

найпопулярнішим засобом автоматизації діловодства є пакет Місrosoft Оffiсе, що

працює в операційному середовищі Windows. Пакет вміщує програмні додатки

для організації ефективної роботи в сучасному офісі, а саме: універсальний

текстовий редактор, електронні таблиці, систему управління базами даних та ін.

Ці додатки можна використовувати як окремо, так і разом або в певних

комбінаціях. Пакет за наявності системи електронної пошти дає можливість

організувати оперативне складання та оформлення і розсилку документів у

будь-якій мережі ПЕОМ.

Багато користувачів починають опановувати пакет Місrosoft Оffiсе, із

вивчення текстового редактора Word. Причина в тому, що в даний час це є один із

найпопулярніших програмних продуктів, що володіє потужними засобами

підготовки документів різноманітного типу — від простого службового листа

до великої монографії. Як правило, набір документів, з

якими працює користувач в офісі, обмежений рамками його

посадових обов'язків. Тому на практиці більшість користувачів не прагнуть

опанувати всі можливості Word 1. Найчастіше використовуються визначені 117

команди і опції тільки для набору текстів документів та їхнього друку.

Так, дослідження показали, що 80% користувачів у своїй роботі

застосовують менше половини функцій текстового редактора. Все інше

просто відкидається, проте їм не

обійтися без команд редагування і форматування тексту та

ілюстрацій, засобів створення таблиць і формулярів, елементів автотексту і

шаблонів документів.

В управлінській діяльності підприємств головним чином

використовують текстові (іноді табличні) документи. Такі документи, що

оформлені за певними правилами, називають управлінськими, а їх

сукупність — управлінською документацією.

3. Системи автоматизації діловодного процесу

При встановленні на свій комп'ютер пакету Місrosoft Оffiсе 2000,

користувач застосовує новітні технології для електронної підготовки

документів і може робити це швидко й ефективно. Але якщо доводиться

оформляти десятки документів на тиждень, особливо в комп'ютерній

мережі, при великій кількості співробітників, що швидко й ефективно

створюють документи, зберігають їх на локальних дисках і дисках

мережного файл-серверу, і при цьому витрачається величезна кількість

часу на пошук старих документів, то виникає необхідність у застосуванні

програм, покликаних полегшити життя користувачам, що мають справу з

великим інформаційним навантаженням, — це системи управління

документами (СУД).

Призначення СУД

При застосуванні більшості систем управління документами для

підготовки документів використовують звичні офісні пакети або окремі

додатки (хоча деякі системи підтримують і свої власні формати

документів, а також надають засоби їх редагування).

На СУД покладено виконання додаткових до основних функцій, а саме.

118

Організація збереження документів. Деякі системи зберігають

посилання на документи, розподілені в різних місцях мережі ПЕОМ

підприємства, інші дозволяють організовувати централізовану базу даних

документів. Основною метою функціонування таких систем є надання

• користувачам доступу до будь-яких документів, незалежно від того,

де

документи знаходяться або на якій станції в мережі ПЕОМ

був створений документ.

• Пошук документів, що може здійснюватися на основі повного

тексту та/або за конкретними атрибутами документів.

• Контроль за використанням документів, блокування

використовуваних документів, щоб унеможливити одночасну

модифікацію одного документа декількома користувачами.

• Розмежування повноважень користувачів по доступу до

документів.

• Зв'язування документів, підтримка складних складових

документів.

• Створення документів засобами самої системи або за допомогою

зовнішніх додатків.

• Редагування документів.

Не всі системи управління документами підтримують повний набір

перерахованих функцій. Більшість СУД підтримують тільки декілька з

перерахованих можливостей, тому при придбанні такої системи звичайно

виходять із вимог конкретного застосування з урахуванням можливостей

подальшого розширення.

Рівні СУД

Можна провести розмежування систем управління документами за

рівнями систем керування: підприємство, робоча група і система початкового

рівня для індивідуальних користувачів. Системи рівня підприємства

найповніші за своїми функціональними можливостями і за складністю. 119

Основна їхня ознака — можливість керувати документами, розподіленими по

всій інформаційній системі підприємства, незалежно від ЇЇ складності,

територіального розміщення тощо. Інформаційна система сучасного великого

підприємства може складатися з десятків локальних мереж із безліччю серверів

та з різними операційними системами. Локальні мережі можуть бути об'єднані в

територіальну або глобальну комп'ютерну мережу з застосуванням

різноманітних засобів зв'язку. Основою інформаційних

систем можуть бути великі комп'ютери універсального призначення

(або сервери). Система управління документами рівня підприємства повинна

забезпечувати контроль за використанням документів, зручність їхнього

пошуку і доступність для всіх користувачів, незалежно від фізичного

розміщення користувачів і документів, типів операційних систем і

устаткування. Для забезпечення цих можливостей СУД звичайно пропонують

віддалений доступ до серверів або сховищ документів, переміщення документів

між сховищами, управління потоками документів.

Системи рівня робочих груп призначені звичайно для керування

документами в межах локальної мережі з використанням одного сховища

документів. Системи, призначені для індивідуальних користувачів, мають

мінімальний набір функцій і використовуються для автоматизації базових

завдань типу пошуку документів на локальному диску комп'ютера.

Деякі системи побудовані у вигляді компонентів, з яких може бути

побудована система практично будь-якого рівня складності, що може

застосовуватися як на ізольованих робочих місцях, так і в глобальних мережах.

Основні функції СУД

Основні функції систем управління документами — це збереження й

пошук документів різного типу, створених декількома користувачами.

Збереження документів звичайно організують одним із двох методів:

• створення централізованого сховища документів;

• створення бази даних з посиланнями на документи, що зберігаються

у файлах інформаційної системи. 120

По-різному окремі СУД реалізують пошук документів. Це може бути

пошук за повним текстом, за атрибутами або комбінований. При

повнотекстовому пошуку існує більша імовірність знайти документи, про які

збереглися тільки фрагментарні (або неясні) спогади. Проте атрибутивний пошук

дає можливість шукати документи за ознаками, що не є частиною тексту

документа, наприклад, за автором, датою, видом документа тощо. Для

організації повнотекстового пошуку при внесенні документів у систему їхній

текст індексується — будується таблиця, що містить усі слова документів, і з

кожним словом зіставляється список документів, у якому воно

зустрічається. Об'єм індексу може складати 20-40% від власного обсягу

документів. Для зменшення обсягів індексу звичайно використовують перелік

слів, що не вносяться до списку, наприклад деякі частини мови тощо.

Адміністратор системи може змінювати цей список. Контроль за

використанням документів та блокування документів, що модифікуються

(тобто змінюються), є обов'язковими функціями СУД.

При цьому переслідуються дві мети:

1) адміністратор СУД зможе контролювати використання документів

користувачами;

2) система не дозволить одночасно модифікувати документ різними

користувачами.

Звичайно перший користувач, що створив або вніс документ до СУД,

зможе коригувати його, при цьому інші користувачі можуть тільки переглянути

або роздрукувати документ.

Ще в 1995 р. фірма "Інформатик" розробила СУД початкового рівня

КЛЕРК для робочих груп та індивідуальних користувачів, що має такі

можливості:

• інтерфейс, що нагадує конторську папку з закладинками;

• спільний доступ до документів у локальних мережах;

• розмежування доступу користувачів;

• збереження документів довільного типу;121

• створення засобами системи документів на основі шаблонів;

• орфографічний коректор ОРФО;

• імпорт існуючих документів довільних типів;

• вставка документів довільних типів ;

• збереження документів у базі даних;

• редагування документів у вікні системи або в окремому вікні

додатка, що обслуговує формат документа, який редагується;

• класифікація документів, що задається користувачем,

пошук документів за довільними параметрами, що обумовлені користувачем;

• заповнення параметрів документів із довідників;

• підтримка зв'язків між документами за допомогою посилань;

• перехід між документами за посиланнями.

Система КЛЕРК пропонує метод класифікації документів, подібний до

«паперової» технології. Зовнішній вигляд головного вікна системи аналогічний

конторській папці з паперами. Документи класифікуються за допомогою

закладинок.

Кожний тип документів, оброблюваних КЛЕРК, може мати довільну

кількість параметрів, що використовуються для полегшення оброблення і

пошуку. Для пошуку необхідних документів можна ввести таблицю зі

значеннями параметрів, і система сама знайде документи, що задовольняють

введеним обмеженням (багатокритеріальні запити). У системі КЛЕРК

прийнята класифікація документів за двома рівнями: розділи документів і

класи (типи) документів. Розділи — це найбільш загальні групи документів,

наприклад: договори, контракти, акти, листи, довідки, факси, прайс-листи,

накази.

Класи документів належить до розділів і вміщують конкретні типи

документів (наприклад договір оренди). При цьому для кожного документа

визначеного класу користувач може задати довільну сукупність параметрів, що

будуть використовуватися для пошуку і додаткової класифікації документів.

Наприклад, для документів класу договору оренди можна задати такі 122

параметри: дату договору, орендну плату, тривалість, сторони-учасники

договору і т.д.

Методи роботи із системою КЛЕРК максимально наближені до

стилю роботи зі звичайними паперовими документами, що підшиваються

в папки. Через головне вікно системи КЛЕРК за допомогою закладень

вибирають потрібний розділ (закладинки над правою сторінкою папки) і

клас (закладинки під правою сторінкою) документів.

Користувач може додавати, видаляти і модифікувати такі

закладення. На правій сторінці папки звичайно відображається один з

документів поточного класу, що відноситься до поточного розділу.

У результаті натискання на кнопку «Список» у верхній частині вікна

на праву сторінку папки виводиться список документів поточного класу.

За допомогою "відігнутих" кутків сторінок можна послідовно перегортати

документи цього класу. Ліва сторінка папки багатофункціональна.

Для переключення режиму роботи використовуються закладинки під

цією сторінкою: на ній може відображатися таблиця з параметрами

документа (закладення "Параметри"), таблиця для формування

багатокритеріальних запитів на пошук документів (закладення "Запит"),

системна інформація з документів (закладення "Інформація"), зведення про

рівень таємності (секретності) документів (закладка "Таємність"). Для входу

в систему необхідно ввести ідентифікатор та пароль користувача.

Крім цього, для кожного користувача визначено рівень доступу до

документів: загальнодоступні, секретні та цілком секретні документи.

4. Основні завдання підсистеми «Управління документообігом»

Реєстрація і збереження документів у системі

Підсистема "Управління документообігом" оперує не документами як

такими, а елементами інформації, поставленими у відповідність кожному

реальному документу, при його реєстрації в системі. Реєстрації в системі

підлягає будь-який документ, поза залежністю від типу носія, на якому він

поданий.123

При реєстрації документа в системі заповнюється електронна

реєстраційна картка, в яку заноситься основна інформація про документ у

структурованому вигляді. Крім загальних відомостей про кожний документ,

до бази даних можна занести електронний варіант його оригіналу. На

сьогоднішній день застосовуються два підходи до організації збереження

електронних документів.

Перший полягає в тому, що власне тіла документів зберігаються у

файловій системі серверної операційної системи.

Другий підхід припускає збереження тіл документів у базі даних. У

підсистемі "Управління документообігом" реалізуються обидва підходи.

Наприклад, якщо електронний аналог документа подано у якийсь файл на

диску, то при реєстрації такого документа можна просто зазначити повний

шлях до цього файла. Файл буде оброблюватися за допомогою зв'язаного з ним

додатка, виклик якого може бути здійснений як із самої підсистеми, так і ззовні.

Але, крім того, копію оригіналу документа можна помістити безпосередньо в

базу даних у вигляді ОLЕ-об'єкта або тексту. Однак при цьому документ стає

цілком недоступним поза системою.

Надалі під терміном "документ" в СУД ми розумітимемо набір інформації

про реальний документ, що зберігається в базі даних системи, і доступної при

перегляді або редагуванні відповідної йому реєстраційної картки. Елементами

документа будемо називати всі реквізити, що вказуються в реєстраційній

картці цього документа.

У структурі кожного документа в підсистемі «Управління

документообігом» можна виділити основні блоки таких типів: блок заголовка і

блок позицій. Блок заголовка містить поля, загальні для всього документа і

єдині на весь документ. Позиції документа є блоком документа, в якому

містяться дані, число яких у документі може бути довільним. Блок позицій

представляється в табличному вигляді, і кожній позиції (полю з блока позицій)

відповідає визначений стовпець таблиці. Для підтримки однаковості

збереження документів і їхнього оброблення всі документи в системі 124

підкоряються єдиній структурі з зарезервованим числом полів різних типів,

призначення яких визначає користувач під час настроювання. Для кожного з

елементів документа — поля заголовка, стовпців позицій, підсумкових сум за

позиціями і перемінними, використовуваних у розрахунках, зарезервовані в

системі умовні імена-мнемоніки, однак кожному з них можна дати свій опис.

Визначені поля документів можуть бути використані для вибору і

підстановки в них значень з аналітичних довідників. Наприклад, з довідників

підрозділів або співробітників, товарів, постачальників, клієнтів тощо. При

цьому можна задавати параметри добору інформації з довідників. Крім спо-

конвічно закладених у підсистему довідників, можна створювати свої

користувальні списки для аналітики.

При реєстрації документа в системі можна зазначити документи-джерела,

інформація з який може бути перенесена до документа, що реєструється, за

спеціально настроюваною схемою, а також документи-приймачі, це документи,

до яких може бути перенесена необхідна інформація. Крім того, до кожного

документа можна оформити декілька додатків. У загальному випадку в

підсистемі «Управління документообігом» з кожним документом може бути

зв'язана довільна кількість файлів на дисках (так звані «зовнішні» додатки), а

також декілька «внутрішніх» додатків у вид текст і ОLЕ-об'єктів. Цей зв'язок

задається при настроюванні варіантів документів і уточнюється при

заповненні реєстраційної картки для кожного документа. При створенні нових

«внутрішніх» текстових додатків до документів у них можна передавати деяку

інформацію з бази даних у вигляді параметрів. Передані параметри визнача-

ються при настроюванні відповідного варіанта документів.

Класифікація документів у СУД

Усі документи, роботу з котрими необхідно автоматизувати, насамперед

варто розбити на основні види залежно від їхнього призначення, прив'язки до

завдань і доступу до них співробітників функціональних служб.

У системі прийнята наскрізна нумерація документів одного виду.

125

Правило формування реєстраційних номерів документів може бути

задане при настроюванні кожного виду документів у вигляді спеціальної маски.

Усередині виду документи розрізняються за варіантами. Кожний варіант

документа описує конкретну структуру документа, аналітичні, сумарні,

розрахункові й інші поля (реквізити), форму введення для реєстраційної картки,

алгоритми заповнення, перевірки й оброблення, бланки друкування, перелік

можливих станів і операцій, що можна виконати залежно від сукупності станів

документа.

При настроюванні варіанта документа передбачено такі можливості:

• завдання ознаки варіанта, який використовують при нумерації

документів;

• визначення структури документа;

• описання довідників системи, які використовують при заповненні

реєстраційних карток документів,

• настроюванні екранної форми введення (реєстраційної картки)

документа;

• завдання формул розрахунку значень по замовчанню, а також

формул перерахування і перевірки для елементів документа;

• указівка можливих етапів документа і настроювання необхідних

операцій по документу;

• заповнення стандартного списку розсилання, що буде діяти по

замовчанню для всіх документів даного варіанта;

• завдання переліку реєстрів для вибору документів - основ;

• в укладання списків реєстрів документів-джерел і настроювання

схем копіювання даних із джерел;

• укладання списку варіантів документів-приймачів і настроювання

відповідних схем копіювання даних;

• настроювання макетів друку документа;

• укладання типів додатків до документа та їхнє настроювання;

• настроювання сценаріїв заповнення реєстраційної картки126

документа.

Реєстри документів

Документи одного виду можуть об'єднуватися за визначеними умовами в

реєстри. Будь-які дії з документами — перегляд, пошук, додавання, видалення,

зміна з відкриттям форми введення (реєстраційної картки), запуск операцій

тощо робляться тільки через реєстри документів.

Реєстр являє собою таблицю відсортованих заданим способом документів

за визначений період, що відповідають необхідним критеріям.

Критерій добору документів, зовнішній вигляд реєстру та інформація про

документи (наприклад, будь-які поля документів або стани документів), яка

відбивається в реєстрі, визначає користувач.

Той самий документ може одночасно входити до різних реєстрів, якщо

його реквізити відповідають заданим у цих реєстрах критеріям добору

документів. Також документи можуть автоматично переміщуватися з одного

реєстру до іншого залежно від свого стану внаслідок виконання передбачених

для кожного документа операцій.

Операції та етапи оброблення документів

Будь-який документ у системі може мати декілька можливих станів,

наприклад, «оформлений», «погоджений», «затверджений» тощо, і може

змінювати свій стан у міру вчинення деяких операцій.

Можливі операції настроюються в цілому для варіанта документів.

Кожній операції привласнюється код, дається найменування, указується, при

якій комбінації станів операція доступна для виконання і як по завершенні

операції змінюються стани, а також у якому стані повинен бути документ, щоб

можна було зробити "відкат" операції, і в який стан повинен він перейти після

відкату.

При реєстрації факту вчинення будь-якої операції по документу

зберігаються такі ключові дані: коди виду і варіанта документа, реєстраційні

дата і номер документа, код операції і дата/час її виконання. Також фіксуються

код АРМ і код користувача, що зробив операцію. Для кожного документа в сис-127

темі ведеться історія зроблених по ньому операцій із можливістю її детального

перегляду.

Маршрутизація документів

У модулі "Управління документообігом" імітація руху документа за

визначеним маршрутом реалізується шляхом послідовного відображення

цього документа в міру зміни його стану в різних відповідним чином

настроєних реєстрах без фізичного його переміщення.

Повноцінна маршрутизація документів із контролем їх виконання

забезпечується дотриманням певних умов при настроюванні системи.

1. У процесі опрацювання кожного варіанта документів за

значити етапи оброблення документів (операції по документах)

2. Заповнити списки розсилання для необхідних варіантів документів,

що будуть підставлятися по замовчанню в усі документи цих варіантів. Для

завдання "жорсткої" маршрутизації при настроюванні варіанта можна

встановити прапор "Заборонити зміну маршруту". Жорстка маршрутизація

закладається в опис моделі ділового процесу на етапі впровадження системи,

але надалі, у випадку зміни порядку

функціонування апарата керування, вона може видозмінюватися.

3. Настроїти необхідні реєстри документів із різними умовами добору

документів за їхніми станами. У підсумку той самий документ зможе

послідовно "переходити" з одних реєстрів в інші при зміні свого стану в

результаті виконання встановлених для нього операцій.

4. Задати права доступу груп користувачів за настроєними

реєстрами, настроїти виклики необхідних реєстрів у меню

кожного з АРМів.

Для здійснення контролю виконання документів у підсистемі

реалізуються такі функції:

• Контроль доставки документа . У списку розсилання

документа фіксуються дата і час надходження документа до кожного адресату.

128

Контроль прочитання документа. Кожний користувач може

підтвердити своє ознайомлення з документами, що надійшли до нього. При

цьому в списку розсилання документа проставляється оцінка в графі

"Ознайомлений" навпроти відповідного адресата.

• Моніторинг і контроль виконання документа . Для кожного

документа в реєстрі відображається його поточний стан.

• Контроль термінів виконання . У меню може бути настроєний

спеціальний пункт для перегляду документа, для якого прострочена дата

виконання (або на будь-якому з етапів їхнього оброблення).

• Історія виконання документів . За будь-яким документом можна

переглянути історію всіх виконаних по ньому операцій, у якій містяться

відомості про дату і час учинення кожної операції, виконавців операцій, а

також докладні зведення про зміст деяких спеціальних операцій.

Для інформаційної сумісності модулів корпоративної інформаційної

системи передбачено таке:

• усі підсистеми працюють з єдиною базою даних;

• припускається організація розподіленої бази даних для роботи з

нею різних підсистем;

• існує довідник підсистем, що входять до комплексної системи

автоматизації підприємства;

• список підсистем визначає розробник системи;

• кожна підсистема має свій набір звітів і свій "ЕХЕ"-модуль, що

знаходиться в окремій директорії.

Наразі компанією «ІНФОСОФТ» розроблено новий програмний продукт

«Управління документообігом», що являє собою окремий модуль

корпоративної системи, призначений для автоматизації діловодства. У цій

підсистемі реалізується розширений набір функцій, що забезпечують рішення

завдань керування документообігом підприємства: реєстрація, збереження й

оброблення електронних документів та облікових карток паперових документів

129

(договорів, листів, наказів, протоколів тощо), а також організація взаємодії

користувачів при вирішенні виробничих завдань.

Підсистема "Управління документообігом" надає користувачеві ПЕОМ

такі можливості:

• класифікація документів;

• реєстрація будь-яких електронних документів у системі і створення

облікових карток для паперових документів;

• побудова форм уведення реквізитів документів і алгоритмів їхнього

оброблення;

створення макетів для друкування документів;

• створення повнотекстових документів і. додатків до них у різних

форматах, у тому числі в текстовому вигляді та у вигляді ОLЕ-об'єктів;

• використання довільних довідників системи при завданні

атрибутів документів;

• можливість відбитка в однім документі одночасно декількох

таблиць із довільною кількістю рядків і стовпчиків;

• автоматичний розрахунок полів документів по заданих формулах;

• пошук документів за їхніми реквізитами;

• зв'язок документів;

• завдання етапів оброблення й операцій за документами, контроль

виконання документів;

• визначення маршруту оброблення документа і рух документів за

заданими маршрутами;

• постановка документів на контроль;

• автоматичне виконання операцій за документами;

• переведення даних з позицій документів у текстовий редактор

WORD з розширенням ТХТ і RТF;

• передача даних у додатки WORD, ЕХСЕL, АССЕS;

• автоматична реєстрація звітів у вигляді документів,

можливість виклику звіту з документа;130

• робота з НТМL - документами;

• робота з електронною поштою (Е-mаіl );

• створення, автоматичне ведення і друкування реєстрів документів;

• розмежування прав доступу користувачів до реєстрів документів;

• настроювання меню для АРМів;

• функції адміністрування бази даних;

• ведення різних довідників;

• побудова довільних звітів і макетів для їхнього друкування, а також

можливість надавати різні інші сервісні функції.

Питання для самоконтролю знань:

1. Назвіть основні напрямки використання ПЕОМ у документальному

забезпеченні управління.

2. Які ви знаєте програми для складання та редагування службових

текстів?

3. Які основні функції СУД?

4. Як класифікуються документи в СУД?

5. Що таке реєстри документів?

6. Що таке маршрутизація документів?

7. Які функції здійснюються для реалізації контролю?

Література: 6; 7; 28.

131

Лекція № 8Тема: Вимоги до документів, що виготовляються за допомогою

друкувальних засобів. Мета: ознайомитись із вимогами до оформлення документів за

допомогою друкувальних засобів, навчитись правильно розміщувати

реквізити та їх складові частини на визначеній стандартами робочій та

службовій площах документа.

План

1. Загальні вимоги до оформлення документів за допомогою

друкувальних засобів.

2. Сутність поняття «міжрядковий інтервал».

3. Міжрядковий інтервал у тексті.

4. Міжрядковий інтервал між реквізитами.

5. Міжрядкові інтервали між складовими частинами реквізитів.

6. Міжрядкові інтервали у реквізитах та складових частинах

реквізитів, які складаються з кількох рядків.

7. Відступи від межі лівого берега, застосовувані при оформленні ОРД.

8. Створення документі за допомогою персональних ЕОМ.

Теоретичний матеріал

1. Загальні вимоги до оформлення документів за допомогою друкувальних

засобів

Сучасна епоха характерна стрімкими змінами в обробці текстових

документів. Ще в XIX ст. з виникненням механічної друкарської машини

нагальною стала потреба узагальнення вимог до виготовлення документів за

допомогою друкувальних засобів. Протягом усього цього часу відбувалося

становлення правил оформлення документів за допомогою новітніх

технічних засобів. Нині їх урегульовує система нормативно-правових

документів та державних стандартів.

132

Незаперечним є твердження, що документ, оформлений за допомогою

друкувальних засобів, став основним джерелом інформаційного ресурсу, що

згідно із Законом України «Про Національну програму інформатизації» є

«сукупністю документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах,

банках даних тощо)». Лише окремі внутрішні документи (заяви,

пояснювальні, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші

фізичні особи, можна писати від руки, — стверджується в ДСТУ 4163-2003.

Документ в інформаційній сфері управління, будучи, як зазначено в

статті 27 Закону України «Про інформацію», «матеріальною формою

одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом

фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-фотоплівці або на іншому

носієві, стає джерелом офіційної документованої інформації, яка

створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та

судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування,

підприємств, організацій, установ різних форм власності»15.

Документ, набуваючи статусу офіційного, повинен відповідати

правилам закріплення інформації на матеріальному носієві.

Передусім визначимо формати паперів, що використовуються для

закріплення документної інформації. Зауважимо, що формат визначається

на основі складу та підсумкової площі, що займають реквізити документа,

які повинні бути раціонально розміщені на аркуші.

Основними в документуванні управлінської інформації вважаються

такі формати паперу: А4 (210x297 мм); А5 (210x148 мм); АЗ (297x420 мм).

Названі вище формати встановлені чинним національним стандартом ДСТУ

4263-2003 «Державна уніфікована система документації. Вимоги до

оформлювання документів» і залишаються незмінними ще від ГОСТа 9 327-

60. Формати паперу, що є чинними в Україні, відповідають вимогам,

визначеним міжнародними стандартами.

133

Усі документи (надруковані та рукописні), які створюють в організації

і підлягають зберіганню в її документаційному фонді, повинні мати береги,

визначені національним стандартом.

Основна вимога до шрифтів при створюванні документів за допомогою

друкувальних засобів, зокрема текстового процесора МS Word, — це

забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих

знаків. При підготовці документа за допомогою комп’ютера рекомендовано

використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру

Тіmes New Roman.

Деякі реквізити (04, 05, 09, 19, 28, 30) можна друкувати меншими

розмірами шрифтів (8-11).

2. Поняття «міжрядковий інтервал»

Основний інтервал по горизонталі — інтервал між осьовими лініями

суміжних знаків, що дорівнює 4,233 мм. Цей розмір становить 1/6 дюйма або

12 пунктів.

Мовою комп'ютерної техніки, а також згідно з ДСТУ 4163-2003 його

прийнято називати «міжрядковий інтервал». Тож під поняттям

«міжрядковий інтервал» ми розуміємо відстань між основами двох

суміжних рядків.

Міжрядковий інтервал, який служить для розміщення

реквізитів, складових частин реквізитів документа від верхнього зрізу

аркуша до нижнього, встановлюється шляхом виконання команди:

«Формат — Абзац — Междустрочный» за такими параметрами.

3.Міжрядковий інтервал у тексті

У ДСТУ 4163-2003 рекомендовано тексти документів на папері

формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 —

через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Під час підготовки документів за потребою можна застосовувати інші

міжрядкові інтервали.

4.Міжрядковий інтервал між реквізитами134

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3

міжрядковими інтервалами.

І хоча під час друкування документів, які мають на одній сторінці

декілька реквізитів, слід обирати оптимальні поєднання міжрядкових

інтервалів для конкретного виду документа, узагальнимо певні

закономірності доцільного вибору міжрядкових інтервалів:

1. У документах, оформлених на форматі А4, відстань між рек-

візитами — переважно 3 міжрядкові інтервали.

2. У службових листах із кутовим розташуванням реквізитів

блок 11, 12, 13 реквізитів — вихідні дані службового листа, що,

поряд із заголовком до тексту, є підставою для його ідентифікації —

розміщують з мінімально можливою на цьому рівні відстанню: 1,5—2,0

міжрядкові інтервали.

3. 11,14 реквізити при їх кутовому розташуванні розміщуються

також через 1,5-2,0 міжрядкові інтервали (у поєднанні з реєстраційним

індексом (12) ця група реквізитів є вихідними даними значної кількості ОРД,

крім листів).

4. Реквізити бланка документа також становлять смислову

єдність, а тому зазвичай відмежовуються один від одного найменшою для

цього рівня кількістю — 1,5 міжрядкового інтервалу.

5. У документах, виготовлених на форматі А5, відстань між

реквізитами здебільшого становить 2 міжрядкові інтервали.

Документи, які готують до друку, можуть передбачати, на вимогу

друкарень, відстань між реквізитами до 4 міжрядкових інтервалів.

6.Міжрядкові інтервали між складовими частинами реквізитів

Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф

погодження», — зазначено в ДСТУ 4163-2003, — відокремлюють один від

одного 1,5-2,0 міжрядковими інтервалами. Розглянемо приклади вказаних

реквізитів:

Адресат135

«Акціонерний комерційний банк «Надра»

Раднику Голови Правління

з питань корпоративних фінансів

п. Головіновій Н. О.

вул. Жилянська, 34, м. Київ, 010231

Гриф затвердження

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник фінансово-економічного

управління

Підпис О.О. Лавріненко

12 березня 2004 р.

Гриф погодження

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра транспорту

України

Підпис О. К. Самійленко

20 квітня 2004 р.

Наведені приклади оформлювання містять такі складові частини

реквізитів:

- адресування — назва організації, назва посади; прізвище,

ініціал(и); адреса;

- гриф затвердження — слово «ЗАТВЕРДЖУЮ»; назва посади; підпис,

ініціал(и) прізвище; дата затвердження;

- гриф погодження — слово «ПОГОДЖЕНО»; назва посади; підпис,

ініціал(и) прізвище; дата погодження.

136

Конкретність вибору міжрядкового інтервалу (1,5 чи 2,0) для

складових частин реквізитів визначається ситуацією. Складові частини, що

тяжіють один до одного, здебільшого оформляють через 1,5 міжрядкового

інтервалу. Скажімо, при адресуванні кільком адресатам (не більше чотирьох)

адресат від адресата рекомендовано відокремлювати двома

міжрядковими інтервалами, а складові кожного з них — 1,5 міжрядкового

інтервалу; підпис посадової особи, котра має ствердити документ, також

можна відокремити двома міжрядковими інтервалами.

Констатуємо: складові частини реквізитів відокремлюють один від

одного 1,5-2,0 міжрядковими інтервалами. Міжрядкові інтервали у

реквізитах і складових частинах реквізитів , які складаються з кількох

рядків.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків,

друкують через 1 міжрядковий інтервал, — визначено ДСТУ 4163-2003.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту)

— 28 знаків (73 мм).

У разі перевищення вказаної кількості друкованих знаків наступні

рядки мають розміщуватись через 1 міжрядковий інтервал.

Зверніть увагу! Переносити слова у реквізитах та їх складових (окрім тексту) не

рекомендовано.

Якщо заголовок до тексту (реквізит 19) перевищує 150 знаків (5

рядків), його можна продовжити до межі правого берега.

Текстову частину додатка (реквізит 22) оформлюють через пробіл після

слів «Додаток», «Додатки», розміщуючи інформацію до правого берега, без

дотримання правила максимальної довжини багаторядкових реквізитів.

Другий та наступні рядки текстової частини додатка друкують через

один міжрядковий інтервал.

137

Додаток: Закон України «Про охорону прав на знаки для товарів

і послуг» від 23.12.93 № 3773-ХП, зі змінами та доповненнями, на 10 арк.

в 1 прим.

Пам'ятайте:

Поняття «міжрядковий інтервал» розглядається на чотирьох рівнях: -

у тексті;

- між реквізитами;

- між складовими частинами реквізитів;

- у реквізитах і складових частинах реквізитів, які складаються

з кількох рядків.

Оформлюючи документ, треба чітко визначити, про який рівень, яку

сходинку структурного поділу документа йдеться.

Міжрядковий інтервал на всіх рівнях може пропорційно

змінюватись. Основна вимога при оформленні документа — досягти його

зручного прочитання та сприйняття.

7.Відступи від межі лівого берега, застосовувані при оформленні

ОРД

Основний інтервал по вертикалі — інтервал між осьовими лініями

суміжних знаків, що дорівнює 2,54 мм.

У практичній діяльності його прийнято визначати як місце,

призначене для розміщення однієї друкованої літери (друкований знак,

Пробіл).

Із розвитком комп'ютерної техніки для розміщення реквізитів

документа та їх складових частин від лівого берега до правого і огляду

на різну ширину літер в більшості комп'ютерних шрифтів) стало

неприйнятним оперувати поняттям «друкований знак». Натомість ДСТУ

4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована

система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання

документів» упровадив поняття «відступ від межі лівого берега» та

офіційно закріпив його розміри у міліметрах.138

Згідно з ДСТУ 4163-2003, оформлюючи документи, слід

дотримуватись таких відступів від межі лівого берега:

12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

92 мм — для реквізиту 16 «Адресат»;

104 мм — для реквізитів «Гриф обмеження доступу до документа»

(реквізит 15) та «Гриф затвердження документа» (реквізит 17);

125 мм — для розшифрування підпису у реквізитах «Підпис» (реквізит

23), «Гриф затвердження документа» (реквізит 17), «Відмітка про

засвідчення копії» (реквізит 27).

Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів:

- «Дата документа» (реквізит 11), «Заголовок до тексту документа» (реквізит

19), «Текст» (без абзаців — реквізит 21),

«Відмітка про наявність додатків» (реквізит 22), «Прізвище виконавця і

номер його телефону» (реквізит 28), «Відмітка про виконання документа і

направлення його до справи» (реквізит 29);

- назви посади у реквізиті «Підпис» (реквізит 23);

- всіх складових частин, окрім розшифрування підпису

реквізитів «Гриф погодження» (реквізит 24), «Візи документа»

(реквізит 25), «Відмітки про засвідчення копії» (реквізит 27);

- слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ»,

«ПОСТАНОВИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ» тощо.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують

на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф — без відступу від

межі лівого берега; другий — з відступом 104 мм.

Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є

посилання на документ, що став підставою для його видання, слова

«Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них —

через один міжрядковий інтервал, розміщуючи через пробіл від слова

«Додаток/Додатки», «Підстава/ Підстави» до правого берега.

139

Увага: другий та наступні рядки текстової частини додатка/підстави

не може сягати лівого берега. На практиці текстову частину цих реквізитів

дозволено розміщувати з орієнтовним відступом 38 мм від межі лівого

берега (від центру лівого кута) або ж через пробіл після слова «Додаток».

Відступи від межі лівого берега технічно виконуються за допомогою

табулятора.

Табулятор — це пристрій друкарської чи електронної машини,

комп'ютера, який допомагає переміщати курсор чи каретку машини для

розміщення інформації від лівого берега до правого на задані користувачем

або розробником програмного забезпечення відступи.

Відступи фіксують на комп'ютері в меню «Формат. Табуляция» таким

чином :

1. Цифрове позначення відступу позначається в опції Позиції табуляцїї.

2. Команда: «Установить».

3. Після того як виставлено всі необхідні відступи для оформлення

конкретної позиції табуляції команда підтверджується натисненням «ОК».

Зверніть увагу на розділовий знак, що розмежовує розряди чисел:

крапка або кома — залежно від того, як запрограмовано і комп’ютер. Під час

оформлення документної інформації у формі таблиці переміщення

здійснюється натисненням комбінації клавіш (Ctrl+Tab).

Необхідні параметри відступів від межі лівого берега можна вказати,

виконавши команду: «Формат-Абзац-Отступ слева/Отступ».

Пам'ятайте: Тексти документів постійного зберігання

друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком

зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і

зворотному боках аркуша. Оформлюючи документи на двох і

більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути

пронумеровані. Номери сторінок проставляють посередині

верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова

«сторінка» та розділових знаків.140

Головні вимоги до документів, що виготовляються за допомогою

друкувальних пристроїв, визначає ГОСТ 6.38—90.

У разі виготовлення документів машинописним способом вико-

ристовують вісім стандартних положень табулятора:

0 (нульове) — від межі лівого берега для друкування змінних

реквізитів 19, 21 (без абзаців), 22 (лише слова «Підстава», «Додаток»), 23

(лише назва посади), 24, 25, 27 (крім слова «Копія» й розшифрування

підпису), 28, 29 (останній прийнято записувати від руки), а також слів

«СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» — у

протоколах, витягах із протоколів, «НАКАЗУЮ:» — в наказах,

«ПРОПОНУЮ:», «ДОЗВОЛЯЮ:» — в розпорядженнях;

1-е — після 5 друкованих знаків від межі лівого берега для початку

абзаців у тексті;

2-е — після 16 друкованих знаків від межі лівого берега для складання

таблиць, трафаретних текстів, друкування реквізиту 12, слова «від» у

реквізиті 13; рекомендується друкувати текст у реквізиті 22 (можна

друкувати й через пробіл після слів «Додаток:», «Підстава:»),

розшифрування підписів у реквізитах 23 (першого при подвійному), 24, 25;

3-є — після 24 друкованих знаків від межі лівого берега для складання

таблиць і трафаретних текстів;

4-е — після 32 друкованих знаків від межі лівого берега для

друкування реквізиту 16 (дозволяється друкувати на 3—4 знаки праворуч від

середини робочої площі);

5-е — після 40 друкованих знаків від межі лівого берега для

друкування реквізитів 15, 17;

6-е — після 48 друкованих знаків від межі лівого берега для

друкування розшифрування підписів у реквізитах 17, 23, 27;

7-е — після 56 друкованих знаків від межі лівого берега для складання

таблиць і трафаретних текстів, а також для проставляння реквізитів 4, 5,

друкування слова «Копія» в реквізиті 27.141

Текст документів на аркушах (бланках) формату А4 друкують через

1,5 (півтора) міжрядкових інтервала, а на аркушах (бланках) формату А5 —

через 1 (один) міжрядковий інтервал [якщо обсяг тексту документа,

виготовленого на аркуші (бланку) формату А5, невеликий, то його можна

друкувати через 1,5 інтервала]. Тексти документів, що підготовлені до

видання друкарським способом, а також тексти доповідей, виступів

друкуються через 2 міжрядкових інтервали. Якщо текст у реквізиті 22

складається з кількох рядків, то його друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Реквізити (крім тек-і і у), що складаються з кількох рядків, друкують через 1

міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів 16, 17, 22, 23, 24, 25

відокремлюють одну від одної півтора-двома міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного двома-трьома

міжрядковими інтервалами: двома — переважно в разі виготовлення

документа на бланку формату А5, трьома — на бланку формату А4.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) -

28 знаків. Якщо довжина реквізиту 19 (заголовок до тексту) перевищує 150

друкованих знаків (5 рядків), то його можна продовжити до межі правого

берега. Крапку в кінці заголовка до тексту не ставлять.

Розшифрування підпису в реквізиті 23 друкують на рівні останнього

рядка назви посади без пробілу між ініціалами та прізвищем, наприклад:

Завідувач складу № 12

Київського заводу «Агат» В.С.Мозговий

Якщо в документі кілька грифів затвердження, грифів погодження, то

їх розташовують на одному рівні вертикальними рядами, починаючи від 0 та

5-го положень табулятора.

Якщо документ оформляють на двох чи більше аркушах, то другий і

наступні мають бути пронумеровані арабськими цифрами. Номери сторінок

проставляють посередині довжини робочої площі на верхньому березі без

слова «сторінка» (с.) та розділових знаків. Якщо документ оформлено лише

на одному аркуші з двох боків, то другу сторінку не нумерують.142

Реквізит 10 (назва виду документа) друкують великими літерами (якщо

друкованих знаків не більше ніж 14, то можна друкувати врозрядку).

Реквізит 14 (місце складання чи видання) зазначають відповідно до

чинних документів щодо позначень об'єктів адміністративно-те-

риторіального поділу України, наприклад: м. Одеса; м. Умань Черкаської

обл.; смт. Чарівне Волинської обл.; с. Заможне Піщанського р-ну

Закарпатської обл. Скорочення «м.» при слові «Київ» можна

випускати.

Питання для контролю знань

1. З'ясуйте поняття «міжрядковий інтервал».

2. Яких міжрядкових інтервалів слід дотримуватися при:

- оформленні тексту документа;

- реквізитів;

- складових частин реквізитів;

- реквізитів та складових частин реквізитів, які складаються з

кількох рядків?

3. Укажіть на порядок виставлення міжрядкових інтервалів за

допомогою комп'ютера.

4. Які відступи від межі лівого берега прийнято застосовувати для

розміщення реквізитів та їх складових частин?

5. Дайте характеристику кожного відступу межі лівого берега із

зазначенням реквізитів та складових частин реквізитів, які розміщують

від цих відступів.

6. Проаналізуйте, яким чином установлюють необхідні відступи від

межі лівого берега за допомогою комп'ютера?

Література: 6; 7; 11;16; 23; 25.

143

Лекція № 9Тема: Надання документам юридичної сили. Мета: ознайомити студентів з поняттям про грифи, їх складом,

призначенням та розташуванням.

План

1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення.

2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.

3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.

4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.

5. Адресування кореспонденції.

6. Орієнтовний перелік документів, на які ставиться гербова печатка.

Теоретичний матеріал

1. Поняття про грифи. Їх склад, розташування та призначення

Згідно з переліком реквізитів за ГОСТ 6.38-90 для більшості

документів необхідні ті реквізити, без яких документ не матиме

юридичної сили. Це грифи, резолюції, візи, підпис (підписи), відтиск

печатки.

В сучасному діловодстві оперують трьома видами грифів: гриф

затвердження - реквізит 17, гриф погодження - реквізит 24, гриф обмеженого

доступу до документа - реквізит 15.

Слово «гриф» німецького походження, означає руків'я кинджала або

шаблі. Поняття «гриф» стосується конструкційного розташування деяких

реквізитів (власне грифів) на аркуші паперу. Вістря кинджала мають, як

правило, хрестовидне зображення, перекладини якого, якщо їх розташувати

на аркуші, вказують певні напрямки: верх, низ, вправо і вліво. В діловодстві

кінці вістря (умовного кинджала) вказують на положення і

місцезнаходження даних реквізитів.

Гриф обмеженого доступу до документа функціонує згідно з

ознаками класифікації документів "з погляду гласності", до якої входять

144

такі групи: «для службового користування», «таємні», «цілком таємні».

Діяльність комерційних структур викликала до життя

появу грифу обмеженого доступу до документа ще в одній якості –

«комерційна таємниця», яку скорочено позначають «КТ» або

«Конфіденційно».

Гриф обмеженого доступу до документа вказується в тих

документах, в яких викладені відомості обмеженого поширення

(гласності). Цей гриф може розташовуватися на титульній сторінці

документа (документів) справи або на аркуші відповідного формату у

правому верхньому ріжку вище реквізитів «адресат» і «гриф затвердження»

чи центровим способом вгорі одразу після верхнього поля (інколи – за його

рахунок).

Реквізит обмеженого доступу, як правило, друкується або

проставляється штемпелем з відповідною інформацією, згідно з рівнем

обмеження.

При машинописному оформленні даний гриф друкується без лапок і

крапок після 40 друкованих ішаків від межі лівого поля, наприклад:

КТ

Прим. № 2 або

або Конфіденційно

Прим. № 1

чи

Для службового

користування

Прим. № 1

Вибір виду грифу обмеження для державних організацій залежить від

інструкцій та нормативних актів, які передбачають проставлення даного

грифу для певних видів документів. Для організацій і підприємств різних

форм власності гриф визначається наказами з охорони комерційної

діяльності.145

Гриф затвердження необхідний для таких документів, як плани,

звіти, інструкції, правила, деякі види актів, окремі види договорів, завдань

(на проектування об'єктів, технічних споруд капітального будівництва,

проведення науково-дослідних робіт, проектно-конструкторських і

технологічних робіт та ін.), положень (про міністерство, структурний

підрозділ та ін.), програм (проведення робіт і заходів, відряджень та ін.),

кошторисів, стандартів (державних, галузевих, технічних умов). Реквізит

"гриф затвердження" повинен складатися з:

- слова "ЗАТВЕРДЖУЮ" (без лапок та інших графічних

позначок);

- найменування посади особи, котра затверджує документ;

- її особистого підпису з розшифруванням (ініціали, прізвище) та

дати, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЗАО "Гранд"

Климчук В.М.

01.03.99У деяких випадках гриф завіряється відтиском печатки. Якщо

документ затверджує керівник вищої інстанції, то до назви посади

входить і назва цієї інстанції (організації), Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник Головного

архівного управління

при Кабінеті

Міністрів України

Козенко В.А.

12.11.99Якщо документ затверджують постановою, рішенням, наказом,

протоколом, то гриф затвердження складається з: слова "Затверджено";

назви документа в називному відмінку; дати; порядкового номера.146

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора АТ "Сервіс" 24.10.99 № 142

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол засідання

Ради трудового

колективу

12.05.99У таких документах, як структура і чисельність працівник (штату),

штатний розпис, додатково проставляється на грифі відтиск печатки.

Гриф затвердження розташовують у правому верхньою ріжку

аркуша. Склад інформації грифу друкують:

- слово "затверджую" ("затверджено") великими літери без

проміжку;

- посаду та назву організації малими літерами, окрім заголовної;

- дату - тризначним здвоєним кодом - без проміжків;

- відстань між словом "затверджую" ("затверджено") і назвою

посади становить не менше 2 інтервалів;

- відстань між іншими рядками тексту -1,5 інтервала.

Гриф погодження - реквізит, який вказує на попередній розгляд питань,

відображених у проекті документа. Попереднє обговорення проекту тексту

необхідне для прийняття правильних управлінських рішень.

Погодження здійснюється як з посадовими особами все дині

організації (підприємства), так і з посадовими особами інших організацій

(зовнішнє погодження). Зовнішнім погодженням називається також

погодження документа з колегіальними органами громадських об'єднань

(профспілками, рад трудових колективів).

147

Внутрішнє і зовнішнє погодження має різну форму виразу: для

внутрішнього користування застосовують візування документів, для

зовнішнього - гриф погодження.

Гриф погодження складається з:

- слова "погоджено" без лапок та інших графічних позначок;

- найменування посади службової особи, з якою погоджується

документ;

- найменування організації;

- особистого підпису та його розшифровки;

- дати документа.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Начальник планового відділу

Мінфіну України

Костюченко А.П.

16.10.99.

При погодженні документа з колегіальним органом у грифі

вказується найменування документа в називному відмінку, його дата та

порядковий номер.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Ради трудового колективу

10.12.99 № 7.

Якщо погодження документа здійснюється шляхом видання Іншого

документа, то в грифі погодження вказуються вид документа, його автор

(найменування організації), дата та індекс.

Наприклад: 148

ПОГОДЖЕНО

Лист Держстандарту України

12.06.99 № 7/ 05-09.

Гриф погодження розташовується від лівого краю, з урахуванням

поля. Друкується ідентично грифу затвердження.

Якщо гриф погодження один, то його розташовують на самому

документі.

Коли грифів більше, то їх розташовують за хронологією зверху донизу

в порядку їх одержання, на титульному листі.

Внутрішнє погодження в залежності від змісту документа

рекомендується здійснювати в такій послідовності:

- з організаціями, інтереси яких стосуються конкретного

документа;

- з організаціями, які займаються науковими дослідженнями в

галузі, якої стосується документ;

- з громадськими організаціями (при необхідності);

- з органами державного контролю (нагляду) в певній галузі

(санітарія, екологія, пожежна безпека та ін.);

- з вищестоящими інстанціями чи міжгалузевими органами у

випадках, коли законодавством передбачена можливість здійснення

управлінських дій тільки з дозволу таких органів.

На одному документі може бути як гриф погодження (або кілька), так і

гриф затвердження, якщо це необхідно або передбачено нормативними

актами. Наприклад: інструкція із застосування медичного препарату може

мати, як правило, гриф погодження та гриф затвердження. Гриф

погодження з'являється після апробації препарату в лабораторіях та після

клінічних досліджень в науково-дослідних інститутах, якщо препарат

одержав задовільну оцінку. Гриф затвердження за підписом міністра

охорони здоров'я - остання інстанція на дозвіл масового випуску продукції.149

2. Резолюція, віза. Їх склад, призначення та розташування.

Резолюція - реквізит 18, вона виражає ставлення особи до

інформації

в документі, а також дає відповідні вказівки. Отже, резолюція, по

своїй суті, містить розпорядчий характер. Вказівки можуть мати загальний

або конкретний характер.

Інформативне наповнення резолюції типу загальних вказівок

виражається так:

«До відома»

«До виконання»

«До керівництва»

«Виконати до ...»

«Терміново дати відповідь по...»

Тобто речення резолюцій такого типу дуже прості, короткі і

конкретні. Вони мають яскраво виражену наказову форму

дієслова ("розберіться") або неозначену форму ( виконати ) и

адресуються службовим особам, які підпорядковуються тим,

хто є автором резолюцій.

Резолюція може містити вказівки і кільком службовим особам, якщо в

цьому є виробнича чи адміністративна потреба.

Інколи після вказівки може стояти ремарка (в перекладі з французької

мови - позначка, примітка), яка містить авторську (особисту) думку про стан

справи, питання, проблему. Такі ремарки орієнтують підлеглих на те чи

інше рішення.

Наприклад:

Панові Петришину О.І.

Розберіться...

На мій погляд...

150

Тон вказівки може бути пом'якшений вживанням слова „прошу"

Резолюція повинна випливати з суті порушеного в документі питання й

свідчити про уважне його прочитання.

Вказівка про виконання дорученого документа повинна, окрім того,

включати в себе термін виконання. Цей реквізит рекомендується датувати

і підписувати. Наприклад:

п. Коломийцю В.М.

Підготувати проект відповіді

з обгрунтуванням до 12.10.00

(підпис - без розшифрування) (дата)

Якщо ж виконавців кілька, то вони вказуються в порядку

відповідальності за виконання даного документа. При цьому один з

виконавців несе відповідальність і вказується в списку першим (без

помітки "відповідальний").

Резолюція проставляється в правому верхньому ріжку між

реквізитами «адресат» і «текст». При написанні другої і, можливо,

наступної резолюції вони проставляються на будь-якому вільному місці

лицьової сторони документа.

Не рекомендується писати резолюції на окремих аркушах паперу

(листочках) через імовірність загубити їх.

При необхідності створення таких резолюцій (коли їх багато) на

окремому аркуші такого ж формату, як і документ, їх підшивають

(підклеюють або скріплюють) у справу разом з тим документом, за яким

резолюції давалися.

Віза використовується для внутрішнього погодження документів.

Візи бувають двох видів: погодження і ознайомлення.

Віза містить таку інформацію:

- особистий підпис (з розшифруванням);

- дату;

- посаду візуючого (при необхідності);151

- певну інформацію, яка вказує на ознайомлення з документом чи

вивченням питання (проблеми), яке в ньому зазначене.

Така інформація може мати як позитивний, так і негативний характер.

При погодженні з документом може виникнути ряд протиріч, незгод

по суті питання, по тексту чи його частині. В такому випадку віза

доповнюється написами: «не згоден», «заперечую», «з п.4 не згоден»,

«зауваження додаються».

Інформація повинна бути, як і в резолюції, лаконічною, чіткою,

конкретною.

Внутрішнє погодження слід проводити в такій послідовності:

- укладач документа;

- керівник структурного підрозділу, де складався документ;

- громадські організації (при необхідності);

- керівник фінансової чи бухгалтерської служби (коли документ

стосується грошей);

- заступник керівника підприємства, який відає даним напрямком

діяльності, відображеним у документі;

- керівник юридичної служби чи юрисконсульт.

В останньому випадку віза може мати такий вигляд:

Юрисконсульт

(підпис) Харченко Т.П.

12.11.00

Віза ознайомлення служить письмовим підтвердженням факту

доведення документа до відома працівників і починається слонами: «З наказом

(актом, протоколом, листом і т.д.) ознайомлений».

Візи погодження і ознайомлення розташовуються нижче реквізиту

«підпис». Вихідні документи візуються на примірнику, який залишається в

організації, решта документів - на першому примірнику.

152

3. Підпис. Призначення підпису, його склад, розташування.

Підпис є обов'язковим реквізитом кожного документа. Він Може бути

проставлений керівником організації (установи) або Іншими службовими

особами відповідно до їх компетенції та розподілу обов'язків. Право

підпису різних категорій документів визначається нормативними актами,

які регулюють роботу організації.

В організаціях, які діють на підставі єдиноначальства, документи

мають, як правило, один підпис - керівника.

Два і більше підписів проставляються на документах колегіального

характеру - постанові, рішенні, акті, протоколі і т.д. Підписується в

більшості випадків перший примірник, але за умови особливого значення

документа (господарського, виробничого, фінансового та ін.)

підписуються всі примірники.

Підпис розташовується одразу від лівого поля без абзацного

відступу.

Підпис складається з трьох компонентів:

- назва посади (без скорочень);

- власний підпис (автограф);

- розшифрування підпису (прізвище, ініціали).

Ніяких лапок, дужок біля розшифрування підпису не повинно бути.

Підпис повинен бути розташований на одній горизонталі, а не за

принципом "драбини" - зверху донизу.

Наприклад:

Директор ЗШ №12 (підпис) В.М.Свідчак

Якщо посада керівника вимагає повідомляти в посаді про вчений

ступінь чи державні нагороди, то в такому випадку посаду розбивають на

два-три рядки, але за тієї ж умови, що власноручний підпис і

розшифрування підпису будуть на одній горизонталі, з останнім рядком

зазначення посади.

Наприклад:153

Ректор університету, професор,

доктор технічних наук (підпис) С.А.Кузьменко

На бланках посаду можна скорочувати і писати:

Директор (підпис) В.М.Свідчак

При підписанні документа декількома посадовими особами їх

підписи розташовують один під одним у послідовності, яка відповідає

займаній посаді.

Наприклад:

Директор підприємства (підпис) К.Т.Мороз

Головний бухгалтер (підпис) Г.В.Несвич

Якщо документ підписується декількома рівними за посадою

особами, їх підписи можна розташовувати в алфавітному порядку або поряд

- один навпроти одного.

Наприклад:

Директор фірми Директор АТ

« Міраж» «Авто-сервіс»

(підпис)В.М.Івнюк (підпис) С.М.Тишко

Примірники тих документів, які залишаються в організації, і тому

числі додатків, повинні мати справжні підписи посадових осіб.

Якщо посадова особа, підпис якої був передбачений на проекті

документа, відсутня, то документ підписує особа, яка тимчасово виконує її

обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково вказується фактична

посада особи, що підписує документ ( «Заст.», «В.о.»), її прізвище та

ініціали. Недопустимо проставляти перед посадою косу риску (/) та писати

слово («за»).

Для більшості документів, підпис - це останній або передостанній

ступінь надання документу юридичної сили, що підсилює відповідальність

службової особи за його зміст.154

4. Печатки, штампи. Їх призначення та розташування.

Останній ступінь надання документу юридичної сили - це печатка або

відтиск печатки на документі. Відтиск печатки ставиться на найбільш

важливих документах і підтверджує їх справжність.

Печатки бувають: гербові (які мають зображення герба держави),

прості круглі і трикутні.

Гербові печатки призначені для засвідчення прав певних осіб, при

фіксації фактів використання коштів і матеріальних цінностей, а також у

тих випадках, які передбачені нормативними актами. Гербові печатки

належать, як правило, державним організаціям.

Звичайна (проста) кругла печатка (без зображення герба)

вживається, головним чином, для засвідчення копій і розмножений

примірників, а також довідок, пов'язаних з підтвердженням трудової

діяльності. На трудовій книжці повинен бути відтиск гербової печатки,

якщо він передбачений статусом організації.

В комерційних структурах використовуються прості печатки.

Проста кругла печатка прирівнюється до гербової.

В деяких організаціях ще користуються печатками трикутНої форми,

більшості випадків - для внутрішніх потреб: засвідчення копій деяких

документів та подекуди для посвідчень про відрядження. Але в

загальному обігу вони вже не вживаються.

Відтиск печатки необхідний для таких документів, як: акти,

довіреності, договори, завдання, заявки, висновки і відгуки, виконавчі листи,

посвідчення про відрядження, кошториси, листи, положення, реєстри,

довідки, специфікації, штатні розписи.

Відтиск печатки ставиться таким чином, щоб він захоплював тільки

частину найменування посади (3-4 знаки) особи, яка підписала документ.

На власноручному підписі (автографі) відтиск печатки проставляти не

дозволяється.

155

Відтиск печатки ставиться і на грифі затвердження та грифі

погодження.

Різновидом печатки, який має юридичну силу, вважається і штамп.

Штамп - свого роду комбінований реквізит, який містить реквізити

організації (установи) та номер вихідного документа.

Реквізити установи - повна назва організації з прив'язкою до

міністерства (відомства), поштовим індексом та адресою (вулиця,

порядковий номер будівлі) і розрахунковим чи валютним рахунком у банку.

Штамп проставляється тільки на деяких видах документів:

довідки, листи, повідомлення. Штамп скорочує час на оформлення

певних реквізитів: автора документа, назву організації (установи) та

вихідний порядковий номер з датою документа.

Штамп проставляється тільки в лівому верхньому ріжку аркуша від

лівого поля на першому примірнику документа або тільки на тих

примірниках, які відправляються адресату. На тому примірнику

документа, який залишається в організації, відтиск штампа не ставиться.

Адресування кореспонденції

а) конкретній посадовій особі:

Борщагівський консервний завод

Головному бухгалтеру

п. Адамському В. І.

(адреса)

б) керівникові підприємства, установи:

Директорові Алчевського

нафтопереробного заводу

п. Дорошенку Т. І.

(адреса)

в) кільком посадовим особам (керівникам) — не більше 4-х

адресатів:156

Президентові АТ «Тисмениця-хутро»,

директорові з комерційних питань,

начальникам виробничих відділів

г) коли адресатів більше 4 осіб — додають список розсипки;

ґ) відповідь на скарги, заяви тощо може адресуватися з зазначенням

лише прізвища, якому передує поштова адреса.

Не пишуть прийменник в (у) в адресі на зразок:

Верховний Суд України

вул. П. Орлика, буд. 5

01025, м. Київ,

Датування документів

Дата — день написання листа або наказу;

- день затвердження плану, звіту, інструкції;

- день запису вчинків у протоколах, актах;

- день набирання чинності розпорядчого документа після

одержання адресатом (якщо документ ЇЇ не обумовлює)

Способи датування:

10.08.06; 10 серпня 2006 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий

спосіб.

Місце датування:

а) на бланку:

№

«02» лютого 2006 р.

б) не на бланку — після тексту перед або під підписом:

Завідувач відділу програмування

25.09.06 (підпис) О.Н.Огиря157

Або

Головний інженер Головний механік

(підпис) (підпис)

Симонов М.С. Олексієнко В.Г.

18.04.06 18.04.06

Підписування документа

Якщо документ вимагає затвердження, то підпис розміщують зліва

під текстом відразу біля поля. До складу підпису входять: назва посади того,

хто підписує документ, його особистий підпис та розшифрування, наприклад:

Директор фабрики В. О. Малиненко

(підпис)

При оформленні документа на офіційному бланку зазначати назву під-

приємства при назві посади того, хто підписує, не треба, а лише вказати:

директор, бухгалтер, інженер тощо.

Коли документ підписують кілька осіб, що представляють різні органі-

зації, то підписи цих осіб з однією посадою розташовують на одному рівні:

Директор фабрики Директор магазину

О. В. Сиваш Г. А. Іваненко

(ПІДПИС) (ПІДПИС)

_______(дата) _______(дата)

Якщо один документ підписують кілька осіб одного і того самого

підприємства чи установи, то підписи розташовують один під одним

послідовно згідно з посадою, що ці особи обіймають:

Директор видавництва _ А. В. Коваль158

(підпис)

Головний бухгалтер________ В. Н. Олексієнко

(підпис)

Розташування ініціалів того, хто підписує документ

а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г.

б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем,

напр.: С. П. Балакін;

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів, напр.:

Симоненко; Дубині М. Ю.

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках

та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищуну Ю. Е. науковий

ступінь...»

ґ) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

Розташування печатки

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка

підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки

найменування посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Затвердження документа

Якщо вимагається затвердження документа (акта приймання-здавання

матеріальних цінностей, звіту про відрядження тощо), то його підписують

виконавці розпорядження, наказу, той, хто був у відрядженні, а затверджує

— директор, начальник, голова правління, генеральний директор. Гриф

затвердження ставиться у верхньому правому куті перед назвою документа:

ЗАТВЕРДЖУЮ

(посада, підпис, ініціали та прізвище)

« _______ » рік

Якщо документ затверджується постановою, рішенням, наказом, то:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора159

08.05.06 № 20

Або:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

21.02.06 № 2

Орієнтовний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об'єктів; обладнання,

виконаних робіт; списання, експертизи та ін.). Виконавчі листи.

Висновки і відгуки організацій на дисертації й автореферати, що

направляються Вищій атестаційній комісії.

Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання

бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату

тощо).

• Доручення (на одержання товарно-матеріальних цінностей,

проведення справ у арбітражі та ін.).

• Договори (про матеріальну відповідальність, поставки, підряди,

науково-технічне Співробітництво, оренду приміщень; про виконання робіт

тощо).

Доручення (бюджетні; банківські; пенсійні; платіжні).

• Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд,

капітальне будівництво та ін.).

• Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).

• Заявки (на обладнання, винаходи та ін.).

• Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право

здійсню

вати фінансово-господарські операції.

• Посвідчення про відрядження.

160

Кошторис витрат (на утримання апарату управління, на підготовку і

освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на ка-

пітальне будівництво тощо).

• Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг та ін.). .

• Норми витрат на коштовні матеріали.

• Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями,

преміями).

• Положення (про міністерства, відомства, товариства тощо).

• Протоколи (погодження планів поставок; засідання народних

депутатів та ін.).

• Реєстри (чеків, бюджетних доручень).

• Специфікації (виробів, продукції тощо).

• Статути (підприємств, фірм, товариств тощо).

• Титульні списки.

• Штатні розклади та зміни в них.

Орієнтовний перелік документів, що підлягають затвердженню

• Акти (перевірок і ревізій; приймання закінчених будівництвом

об'єктів, обладнання; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації

організацій, установ, підприємств та ін.).

• Договори (про виконання робіт, матеріально-технічне

постачання, оренду приміщень; про поставки, підряди, науково-технічне

співробітництво, матеріальну відповідальність та ін.).

• Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд,

капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-

конструкторських і технологічних робіт тощо).

• Звіти (про виробничу діяльність, відрядження, науково-дослідні

роботи тощо).

• Інструкції чи правила (посадові; з документаційного

забезпечення управління; техніки безпеки; внутрішнього трудового

розпорядку тощо).161

• Кошториси: витрат на утримання апарату управління, будинків,

приміщень, споруд та використання фонду коштів підприємства; на

підготовку й освоєння виробництва нових виробів; на капітальне

будівництво та ін.

Нормативи витрачання сировини, матеріалів, електроенергії;

технологічного проектування; кількості працівників тощо.

• Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем;

підприємств, на які поширюються певні пільги; типових документацій тих

матеріалів, що утворюються в діяльності міністерств, відомств та інших

організацій із зазначенням строків зберігання матеріалів тощо).

• Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних,

науково-дослідних робіт; упровадження нової техніки; кооперованих поста-

вок продукції і розподілу продукції за встановленою номенклатурою; при-

бутків у житлово-комунальному господарстві, капремонту; роботи колегій,

науково-технічних рад та ін).

• Положення (про міністерство, відомство, структурний підрозділ;

преміювання тощо).

• Програми (проведення робіт і заходів, відряджень та ін.). Розцінки

на виконання робіт; стандарти (державні, галузеві, технічні умови).

• Статути підприємств, фірм, об'єднань.

• Тарифні ставки.

• Форми уніфікованих документів.

• Штатні розклади та зміни в них.

Зазначення погодження змісту документа

Це роблять для зовнішнього й внутрішнього погодження з метою

оцінки документа — його попереднього розгляду (наприклад, звернення

адміністрації до колективу через профком) чи оцінки проекту документа

перед його поширенням, виходом із установи.

Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО:162

Директор шахти (ПІДПИС) О. М. Юрчук

08.09.06

Головний бухгалтер (ПІДПИС) С. М. Білоус

08.09.06

Головний інженер

із техніки безпеки (ПІДПИС) О. І. Андрухів

08.09.06

Або — колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання профкому

15.10.06 №7

Зазначення наявності додатків

Наявність додатків до документа зазначають так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти і науки України від 14.05.06

№ 5-5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу.

Зазначення проходження і виконання документів

а) рішення:

На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтеру

Зав. відділу...

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо

163

Рішення датують і підписують у правій верхній частині документа на

вільному місці (не на тексті);

б) про виконання зазначають внизу документа зліва:

До справи 63/02. Відповідь дана 12—03/48 від 24.03.06.

С. Лебедєва

25.03.06

в) про виконавця — зазначають зліва внизу прізвище та службовий теле-

фон:

Климчук 221-14-68

г) про розмноження документа — також індекс друкарки (перші літери

імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ 8. 10.07.06

Нумерування сторінки

Неправильно: Правильно:

—2—; 51.; 14 с. Починаючи з другого аркуша

вгорі справа на відстані не

менше 10 мм від країв: 3; 15

Перелік документів із зазначенням типових строків виконання

• Закони України, інші рішення Верховної Ради України та її

Президії; Укази Президента України; постанови і розпорядження Кабінету

Міністрів

України; пропозиції і зауваження депутатів, висловлені на сесіях Верховної

Ради України; рішення і розпорядження виконкомів місцевих Рад народних

депутатів; накази керівників установ; рішення колегіальних органів установ

— відповідно до встановлених строків.

• Рекомендації постійних комісій Верховної Ради України — до

двох місяців, якщо комісіями не встановлено інший строк.

• Запит депутата Верховної Ради України на сесії Верховної Ради

— не більше, ніж у 3-денний строк.

• Пропозиції та заяви депутатів Верховної Ради України — до 164

одного місяця, а ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, —

невідкладно.

• Пропозиції, рекомендації і зауваження, що містяться у рішеннях

на адресу підприємств, установ і організацій вищого підпорядкування,

розміщених на території відповідної Ради; рекомендації постійних комісій

місцевих Рад — у строки, встановлені законами про місцеві Ради народних

депутатів України.

• Критичні зауваження та пропозиції, висловлені у пресі, — до

одного місяця.

• Пропозиції громадян — у строк до одного місяця, за винятком

пропозицій, що потребують додаткового вивчення.

• Пропозиції щодо уточнення асортименту; про розірвання або

зміни договору — не пізніше 10 днів після одержання пропозиції.

• Скарга на неправильні дії або розпорядження фінорганів; розгляд

— не пізніше 5-денного строку з дня надходження.

• Заяви і скарги громадян — у строк до одного місяця з дня

надходження; ті, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, — не

пізніше 15 днів.

• Листи-доручення і листи-запити вищих установ і організацій —

до вказаного в них строку або протягом 10 днів.

• Протокол розбіжностей: складення і направлення — в 10-денний

строк; розгляд — у 20-денний строк.

• Заявка покупця — не пізніше трьох днів після одержання.

• Листи підприємств, об'єднань, установ і організацій — 10 днів.

• Договірна поставку товарів: підписання і повернення — не

пізніше 10 днів(для довгострокових — 20 днів) після одержання проекту;

відповідь на пропозицію про укладення договору — в 10-денний строк після

одержання.

• Замовлення на продукцію: підписання і подання — в 10-денний

строк165

після одержання повідомлення.

• Наряд на поставку продукції: видача протягом 15 днів після

одержання повідомлення про розподіл фондів.

• Опитувальний лист на продукцію: подання — у 20-денний строк

з моменту одержання наряду.

• Доручення платежу: виписування і передача до установ банку —-

не пізніше наступного дня після одержання товарів.

• Акти приймання продукції — не пізніше 10 днів після одержання

продукції. Звіт бухгалтерський і річний баланс — розгляд, затвердження і

повідомлення рішень щодо нього в 10-денний строк із дня одержання.

• Стандарт підприємства - строк, що не перевершує один місяць з

дня

надходження.

• Відгук на проект - не пізніше, ніж за місяць.

• Угоди - в зазначений у них термін.

• Телеграми, що потребують термінового вирішення, — до двох

днів; решта - протягом 10 днів.

Орієнтовний перелік документів, що не підлягають реєстрації

діловодною службою

1. Листи, що надійшли в копії до відома.

2. Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.

3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

5. Навчальні плани, програми. Копії.

6. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій.

7. Зведення та інформації, надіслані до відома.

8. Прейскуранти цін. Копії.

9. Норми витрат матеріалів.

10. Поздоровні листи і оголошення.166

11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

12. Наукові звіти з тем.

13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.

14. Форми статистичної звітності.

Питання для контролю знань.

1. Назвіть які ви знаєте грифи?

2. Як правильно оформляти гриф затвердження?

3. Що таке резолюція?

4. Як правильно підписувати документи?

5. Які документи не підлягають реєстрації діловодною службою?

6. Як правильно оформити додатки?

7. Де проставляється гриф обмеженого доступу?

8. Що таке віза?

Література: 6; 7; 8; 12;23; 25; 27.

167

Лекція № 10

Тема: Службові заяви. Мета: ознайомити студентів з основними формами, видами заяв,

реквізитами заяви про прийняття на роботу; формувати вміння складати заяви.

План

1. Форми заяв.

2. Види заяв.

3. Реквізити заяви.

4.

Теоретичний матеріал

1. Форми заяв

ЗАЯВА — це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи

кількох осіб.

Заяви бувають прості й умотивовані. Заяви бувають від організації

чи від установи.

Даний документ складається тільки в одному екземплярі. Кожен

реквізит документа слід починати з нового рядка. Відомості про адресата й

адресанта розміщують на аркуші праворуч вгорі.

Якщо заява адресується до організації, де працює адресант, треба

назвати посаду та місце роботи; якщо адресант там не працює, то треба

вказати домашню адресу.

168

Якщо заяву адресовано особі, то прізвище має форму давального

відмінка; якщо – до організації, то її назва має форму називного відмінка

однини.

Якщо заява містить прохання чи вимогу виплати грошей, серед даних

про особу адресанта вказують номер та серію його паспорта (посвідчення

особи).

Якщо заява стосується отримання якихось пільг, встановлених

законом для певних категорій громадян, адресант мусить указати

приналежність до тієї чи іншої категорії – інвалід, реабілітований, учасник

війни.

2. Реквізити заяв

У заяві мають бути такі реквізити:

1. Адресат (назва організації або службової особи, якій адресована

заява);

2. Відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані

повністю в родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону);

3. назва виду документа (Заява);

4. текст;

5. перелік додатків (копій документів);

6. дата (проставляють дату складання документа, переважно словесно-

цифровим способом);

7. підпис заявника.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої

площі в правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з

окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону

наводяться в дужках.

У заяві не прийнято вживати прийменник «від» (від кого заява), а

також архаїзми й канцеляризми («вельми переконливо», «завчасно Вам

вдячний», «прошу не відмовити» й т. п.).

169

Заяви про прийняття на роботу, як правило, адресують керівникові

підприємства. Тому, аби заявникові не доводилося запитувані про прізвище й

ініціали керівника в секретаря чи відповідальної особи, їм доцільно мати

зразок заяви з цими відомостями. Крім того, працівник відділу кадрів має

попередити заявника про те, що він обов'язково залишив у заяві лівий берег

для підшивання її у справу.

Заява про прийняття на роботу після розгляду її разом з іншими

необхідними документами слугує підставою для видання наказу

(розпорядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови заявникові

його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою).

3. Види заяв

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій

викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структурного

підрозділу підприємства.

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші

паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку.

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному

бланку або на чистому аркуші паперу. У відомості про себе заявник

зазначає обійману ним посаду, своє прізвище і ініціали, а домашню

адресу й телефон не вказує.

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому

аркуші паперу або на трафаретному бланку. В тексті такої заяви обов'язково

зазначають дату початку відпустки.

Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво і

урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник має право на короткочасну відпустку без

збереження заробітної плати (за власний рахунок).

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має

бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише

резолюцію. Наказ про надання відпустки оформляють, виходячи з тексту 170

заяви та резолюції. При цьому підставою для формулювання наказу є

резолюція (якщо, наприклад, у резолюції вказано меншу кількість днів

відпустки, то й у наказі мін зазначатися ця сама кількість).

Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів та

оформленням подібна до заяви про переведення на іншу посаду, її також

пишуть на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу.

У заявах про надання навчальної відпустки має бути посилання на

довідку-виклик із місця навчання, без якої питання про надання відпустки

вирішити неможливо. Зазначений документ подають на розгляд разом із

заявою.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба

зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи

(структурний підрозділ).

Текст заяви має таку структуру:

1. Прохання (висновок).

2. Обґрунтування прохання (докази) – для заяв про звільнення,

переведення.

Якщо до заяви додаються якісь документи, то їх оформляють кількома

способами:

1. Після тексту заяви з абзацу і з великої літери пишуть «До заяви

додаю» і подають повну назву документів у формі знахідного

відмінка однини.

2. Після тексту пишуть «До заяви додаються такі документи» або

«Додаток» і вказують назву документів у формі називного відмінка

однини.

Питання для контролю знань:

1. Що таке заява?

2. Назвіть реквізити заяви.

3. Охарактеризуйте структуру тексту заяви.171

4. Як правильно оформити додатки?

5. Які існують види заяв?

6. Які існують форми заяв?

7. Як оформити заяву про прийняття на роботу?

Література: 6; 7; 8; 11; 23; 25.

Лекція № 11

Тема: Організаційні документи в управлінській діяльності.

Мета: вивчити особливості документування організаційної діяльності;

засвоїти характеристику основних видів організаційних документів,

навчитися вирізняти основні складові тексту та оформлювати організаційні

документи.

План

1. Загальна характеристика організаційних документів.

2. Особливості складання, затвердження, погодження, внесення змін до

організаційних документів та їх зберігання.

3. Статут підприємства та його установчий договір. Норматив

не регулювання.

4. Реквізити статуту. Схема статуту. Забезпечення юридичної

чинності документа. Внесення змін та доповнень до статуту.

5. Оформлення статуту.

6. Положення, різновиди положень.

Теоретичний матеріал

1. Загальна характеристика організаційних документів

Більшу частину на або навіть весь документаційний фонд установи, за

твердженням С. Г. Кулешова, становить «управлінська документація, тобто

система документації, що забезпечує виконання функцій управління».

Тлумачення терміна «документація» має наукове підґрунтя. На думку

основоположника вітчизняного документознавства К. Г. Мітяєва, крім 172

сукупності документів, цей термін вживається на означення процесу

створення і обробки службових документів, будучи синонімом діловодства. З

огляду на це у подальших навчальних елементах буде розглянуто не лише

певні номінали організаційно-розпорядчих документів, а й частково

охоплено певні діловодні процеси, які стосуються їх створення,

оброблення, зберігання тощо.

К. Г. Мітяєв, характеризуючи загальне діловодство І половини XX ст.,

чільне місце у складі внутрішньої документації відводив документам, що

врегульовують правові основи установи, підприємства, організації

(статути, положення, постанови), в яких визначаються завдання і функції,

організаційна структура і порядок роботи як установи в цілому, так і

окремих її підрозділів.

У ДК 010-98 ця документація представлена у складі організаційної та

розпорядчої документації як підсистеми управлінської двома підкласами —

документацією з організації систем управління (підклас 0201) та

документацією з організації процесів управління (підклас 0202) (далі —

організаційна документація).

Авторський колектив підручника «Организация работы с до-

кументами» до функцій організації системи і процесів управління

відносить:

- створення організації, включаючи вибір її організаційно-правової

форми;

- формування її структури;

- визначення штатної чисельності і складу (номенклатури) посад

керівників, спеціалістів, технічних виконавців та їх тарифікацію за Єдиною

тарифною сіткою (ЄТС);

- регламентацію діяльності структурних підрозділів і працівників;

- посад керівників, спеціалістів, технічних виконавців та їх тарифі-

кацію за Єдиною тарифною сіткою (ЄТС);

- регламентацію діяльності структурних підрозділів і працівників;173

- формування колегіальних та дорадчих органів управління;

- ліцензування діяльності (у разі потреби);

- встановлення режиму роботи і системи охорони, оплати праці

робітників і оцінки їх праці;

- реорганізацію, ліквідацію та деякі інші види робіт.

Організаційні документи на тривалі строки закріплюють і рег-

ламентують цілі, завдання, структуру, функції, механізм організації

роботи, відповідальність, права та обов'язки органів управління і

працівників підприємства.

Організація процесів управління в організаціях, установах,

підприємствах різних організаційно-правових форм документується у

таких номіналах ОРД:

- статут підприємства, установи, організації;

- положення про підприємство, установу, організацію;

- положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі

органи підприємства;

- регламент роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату

управління або керівництва;

- структура і штатна чисельність апарату управління підпри-

ємства;

- штатний розпис та переліки змін до них;

- інструкції з окремих видів діяльності, які потребують регла-

ментації (наприклад, інструкції з діловодства, інструкція з експлуатації

- певного типу обладнання тощо);

- посадові інструкції працівників;

- правила, пам'ятки, наприклад внутрішнього трудового роз

порядку.

Організаційні документи, реалізуючи норми адміністративного права,

є правовою основою діяльності установ, а отже, обов'язкові для виконання.

З огляду на їх тісний зв'язок з юридичними дисциплінами їх визначають 174

як правові акти (нормативного чи ненормативного) характеру. У книзі К. Г.

Мітяєва «Теорія і практика архівної справи» читаємо: «Документація з

правового становища установи (статути, положення, витяги із законодавчих

актів та ін.) зазвичай представляє нечисленну, проте досить важливу групу

справ, сформованих за номінальною, а іноді за питально-предметною

ознакою».

Згідно з ДК 010-98, як уже зазначалось, ці документи віднесено до

класу організації систем та процесів управління, тобто наголошується на їх

організаційній функції в системі управління. Призначення таких

документів — визначення статусу організації, її компетенції, структури,

штатного і посадового складу, функціонального змісту діяльності

організації, раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами і

працівниками. Особливості складання, затвердження, погодження,

внесення змін до організаційних документів та їх зберігання Розробниками

організаційних документів є керівництво установи або структурного

підрозділу із залученням кваліфікованих спеціалістів, що добре знають

роботу установи в цілому і з окремих напрямів, а також працівників

юридичних служб.

Оформляють організаційні документи на стандартному аркуші паперу.

Формуляр організаційних документів містить такий склад обов'язкових

реквізитів:

- Назва установи та/або структурного підрозділу (якщо документ

затверджує керівник структурного підрозділу);

- Назва виду документа;

- Дата;

- Реєстраційний індекс документа;

- Заголовок до тексту;

- Підпис;

- Гриф затвердження;

- Гриф погодження (у разі потреби);175

- Візи.

Датою організаційного документа є дата його затвердження. Текст

більшості організаційних документів поділяється на розділи, які мають

свої заголовки та поділяються на пункти, нумеровані арабськими цифрами.

У процесі підготовки організаційні документи підлягають погодженню

з усіма зацікавленими підрозділами та особами, юридичною службою,

заступниками керівника організації або з одним із його заступників, який

коригує цей напрям діяльності установи.

Організаційні документи, залежно від виду і різновиду, в

обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження

уповноваженим на це органом:

- вищою організацією;

- керівником цієї ж організації;

- колегіальним органом - зборами акціонерів чи радою директорів;

- керівником структурного підрозділу.

Затвердження організаційного документа може провадитися

проставленням грифу затвердження посадової особи або ж розпорядчим

документом керівника або колегіального органу (постановою, рішенням,

наказом, розпорядженням).

В установі, що працює в умовах стабільності і не зазнає суттєвих змін

видів діяльності, організаційної структури тощо, потреба вносити зміни та

доповнення до організаційних документів може виникнути один раз на

кілька років. Залежно від характеру та глибини зміни та доповнення

розробляються та вносяться розпорядчими актами (наказом,

розпорядженням керівника) або ж у разі реорганізації установи

розробляються та затверджуються нові.

Порядок внесення змін і доповнень до організаційних документів та

їх перегляду залежить від виду документа. Наприклад, зміни та доповнення

до статуту організації у разі потреби вносять відповідно до встановленої

законом процедури — рішенням вищого органу управління організацією 176

(загальних зборів акціонерів чи учасників та ін.) з обов'язковим

інформуванням органу, який здійснює державну реєстрацію підприємств

(виконкому). Зміни до штатного розкладу вносять у разі потреби наказом

або розпорядженням керівника. Цими ж розпорядчими документами вно-

сять зміни та доповнення до положень про структурні підрозділи.

Організаційні документи за терміном чинності належать до до-

кументів безстрокової дії, що мають юридичну силу до їх скасування чи

затвердження нових.

Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів

державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і

підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів визначено

такий термін зберігання документів(далі — Закон про держреєстрацію);

Законом України «Про господарські товариства» від 07.02.1991 № 1576-

ХП, зі змінами та доповненнями; Законом України «Про внесення змін до

деяких законів України про державну реєстрацію суб'єктів

підприємницької діяльності» від 21.09.2000 № 1987-ПІ, зі змінами та

доповненнями.

Організаційно-правовий статус юридичної особи визначається

установчими документами. Згідно зі ст. 4 Закону України «Про господарські

товариства» акціонерне товариство, товариство з обмеженою

відповідальністю і товариство з додатковою відповідальністю створюються і

діють на підставі установчого договору і статуту, повне і командитне

товариства — установчого договору.

Установчий договір - договір, який фіксує рішення власників майна

(засновників) про створення юридичної особи, визначає порядок спільної

діяльності зі створення юридичної особи, умови передавання свого майна та

участі в її діяльності. У договорі визначаються умови та порядок розподілу

між засновниками прибутку та збитків, управління діяльністю юридичної

особи, виходу зі складу учасників. На відміну від договору, статут є

внутрішнім нормативним актом, призначення якого полягає у визначенні 177

статусу та обсягу правоздатності юридичної особи, структури управління,

визначення умов припинення діяльності юридичної особи. Саме статут

визначає правове становище юридичної особи.

Установчий договір є рішенням про створення товариства, а отже, є

первинним за часом створення, статут — внутрішній нормативний акт, що

приймається на підставі такого рішення. Принципові моменти, що покладені

в основу визнання правосуб'єктності товариства, відтворюються і в

установчому договорі, і в статуті. Таким чином, установчі документи —

поняття комплексне; вимоги, що ставляться до їх оформлення, стосуються

цих номіналів документів загалом, а не кожного зокрема.

Порядок складання і оформлення установчих документів (статуту,

установчого договору або ж лише установчого договору) містяться в Законі.

2.Особливості складання, затвердження, погодження, внесення змін

до організаційних документів та їх зберігання.

Нормативно-правове врегулювання суб'єктів господарсько-

фінансової діяльності здійснюється низкою нормативно-правових актів,

зокрема Цивільним кодексом України від 16.01.2003 № 435-ІУ, зі змінами

та доповненнями; Господарським кодексом України від 16.01.2003 №

435-ІУ; Господарським процесуальним кодексом України від 06.11.1991 №

1798-ХП; Законом України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та

фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 № 755-ІУ

України «Про господарські товариства». У ст. 4 «Установчі

документи товариства» унормовані загальні положення:

«Установчі документи повинні містити відомості про вид товариства,

предмет і цілі його діяльності, склад засновників та учасників, найменування

та місцезнаходження, розмір та порядок розподілу прибутків і збитків, склад

та компетенцію органів товариства та порядок прийняття ними рішень,

включаючи перелік питань, з яких необхідна одностайність або

кваліфікована більшість голосів, порядок внесення змін до установчих 178

документів та порядок ліквідації і реорганізації товариства». Доповнення

залежно від організаційно-правової форми товариства фіксують такі статті:

«Ст. 37. Зміст статуту акціонерного товариства

Статут акціонерного товариства... повинен містити відомості про види

акцій, що випускаються, їх номінальну вартість, співвідношення акцій

різних видів, кількість акцій, що купуються засновниками, наслідки

невиконання зобов'язань з викупу акцій, строк та порядок виплати частки

прибутку (дивідендів) один раз на рік за підсумками календарного року».

«Ст. 51. Особливості змісту установчих документів товариства з

обмеженою відповідальністю

Установчі документи товариства з обмеженою відповідальністю...

повинні містити відомості про розмір часток кожного з учасників, розмір,

склад та порядок внесення ними вкладів.

Зміни вартості майна, внесеного як вклад, та додаткові внески

учасників не впливають на розмір їх частки у статутному фонді, вказаної в

установчих документах, якщо інше не передбачено установчими

документами».

«Ст. 67. Зміст установчого договору про повне товариство

Установчий договір про повне товариство... повинен визначати розмір

частки кожного з учасників, розмір, склад та порядок внесення вкладів,

форму їх участі у справах товариства».

«Ст. 76. Зміст установчого договору про командитне товариство

Установчий договір про командитне товариство... повинен включати

розмір часток кожного з учасників з повною відповідальністю, розмір,

склад і порядок внесення ними вкладів, форму їх участі у справах

товариства.

В установчому договорі стосовно вкладників вказуються тільки

сукупний розмір їх часток у майні товариства, а також розмір, склад і

порядок внесення ними вкладів ».

3. Статут підприємства та його установчий договір. Норматив179

не регулювання

Статути — це юридичні акти, якими оформляється утворення

підприємств, установ, організацій, визначається їх організаційно-правова

правова форма та статус у визначеній сфері державного управління або

господарської діяльності, а також структура, функції, взаємовідносини з

іншими юридичними чи фізичними особами.

ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення»

статут визначено як офіційне видання зведення правил, які регулюють

принципи організації та порядок діяльності.

Реквізити статуту:

- назва товариства (може поєднуватися з назвою виду документа);

- назва виду документа;

- місце складання чи видання;

- заголовок до тексту;

- гриф затвердження (Усі зазначені вище реквізити, зазвичай,

оформляють на титульному аркуші.);

- текст;

- підписи;

- відмітка про державну реєстрацію (назва органу державної

влади, який здійснює реєстрацію, дата реєстрації, державний ре-

єстраційний номер);

- відбиток печатки державного органу реєстрації.

4. Реквізити статуту. Схема статуту. Забезпечення

юридичної

чинності документа. Внесення змін та доповнень до статуту

Структура текстової частини

Згідно з вимогами п. 2 ст. 9 Закону України «Про підприємства в

Україні» від 27.11.1991 № 887-ХІІ та зазначеними вище статтями Закону

України «Про господарські товариства» розроблена типова форма статуту.180

Статут обов'язково включає такі розділи:

1. Загальні положення (власник та найменування підприємства,

місцезнаходження).

2. Предмет і цілі діяльності.

3. Органи управління товариства, порядок їх формування.

4. Компетенція та повноваження трудового колективу і його

виборчих органів.

5. Порядок утворення майна товариства.

6. Умови реорганізації та припинення діяльності підприємства.

П. 2 ст.9 Закону України «Про підприємства в Україні» роз'яснює: «У

найменуванні підприємства визначається його назва (завод, фабрика,

майстерня та ін.) і вид (індивідуальне, колективне, сімейне, приватне,

державне) та інше».

Відповідно до ст. 2 Закону України «Про господарські товариства»

«найменування товариства повинно містити зазначення виду товариства,

для повних та командитних товариств — прізвища (найменування) учасників

товариства, а також інші необхідні відомості ».

Якщо використовується скорочена назва (абревіатура) підприємства,

або ж назва іноземною мовою, ці відомості слід занести до установчих

документів. Якщо цього не зроблено, їх використання не матиме юридичних

підстав.

На підставі п. 2 ст. 9 Закону України «Про підприємства в Україні» до

статуту можуть включатися положення, пов'язані з:

1. особливостями діяльності підприємства;

2. трудовими відносинами, що виникають на підставі членства;

3. повноваженнями;

4. порядком створення та структурою ради підприємства;

5. знаками для товарів і послуг і т. ін.

181

У статуті підприємства визначається орган, який має право

представляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу, рада

підприємства, профспілковий комітет та ін.)

На практиці окремими розділами можуть бути оформлені питання:

1. зовнішньоекономічної діяльності товариства;

2. прав та обов'язків засновників;

3. порядку розподілу прибутків та відшкодування збитків товариства;

4. форс-мажору;

5. змін законодавства;

6. набуття Статутом чинності, змін і доповнень до Статуту та ін.

Пам'ятайте:

Зміст статуту повинен бути істинним, у разі потреби до нього слід

вносити доповнення та зміни за тими ж правилами, що встановлені для

державної реєстрації. Згідно зі ст.. 7 Закону України «Про господарські

товариства» Товариство зобов’язане у п’ятиденний строк повідомити

орган, що провів реєстрацію, про зміни, які сталися в установчих

документах, для внесення необхідних змін до державного реєстру.

Статут не повинен містити двояких або незрозумілих положень. Усі

пункти повинні бути повними і чіткими.

Із впровадженням нового законодавства (з 01.01.2004) вимоги до

установчих документів значно зростають.

Установчі документи регулюють відносини конкретного підприємства

з державою, конкретних партнерів між собою протягом усієї діяльності

підприємства.

П. З ст. 8 Закону «Про держреєстрацію» унормовує: «Установчі

документи... юридичної особи повинні містити відомості, передбачені

законом».

Згідно зі ст. 27 цього ж Закону однією з підстав для відмови у

проведенні державної реєстрації підприємства є невідповідність установчих

документів законодавчим вимогам.182

Господарський кодекс України (розд. 15, ст. 58) встановлює скасування

державної реєстрації рішенням суду у разі визнання установчих документів

недійсними чи такими, що суперечать чинному законодавству, що може у

подальшому спричинити визнання недійсними усіх угод (договорів),

укладених такими підприємствами, і стягнення на підставі п. 11 ст. 10

Закону України «Про Державну податкову службу в Україні» (в редакції від

24.12.1993 № 3813-ХП, зі змінами та доповненнями) в дохід держави

прибутку, одержаного за цими угодами (договорами).

Згаданий вище новий Закон «Про держреєстрацію» покладає на

державного реєстратора обов'язок перевіряти подані на реєстрацію

документи «на відсутність підстав для відмови в державній реєстрації».

Створені раніше підприємства при зміні чинного законодавства зобов'язані

установчі документи привести у відповідність з новими вимогами, що мають

відношення до обраної організаційно-правової форми підприємства.

5. Оформлення статуту

Усі аркуші цього організаційного документа зшивають, прошнуровують

і скріплюють печаткою. Статут не належить до секретних документів і не

містить таємної інформації. Його повинні подавати на вимогу ревізійним

комісіям, державним контролюючим органам, представникам судових і

слідчих органів, податкової інспекції, партнерам по бізнесу та ін.

Статут оформлюють у двох оригінальних примірниках та 3-5, а то й

більше нотаріально засвідчених копіях.

Статут після затвердження повноважним органом передають на

реєстрацію до відповідних державних органів (для товариства з обмеженою

відповідальністю (ТОВ), приватних (ПП) таким органом є районна державна

адміністрація за місцем юридичної адреси, вказаної в статуті), де підприємству

видається свідоцтво про реєстрацію із зазначенням реєстраційного номера та

юридичної адреси.

Лише після реєстрації підприємство має право розпочати свою

діяльність.183

6. Положення. Різновиди положень

Внутрішнім нормативним актом, на підставі якого діють державні

бюджетні установи, є положення про організацію. Положеннями у своїй

діяльності керуються також філії комерційних та некомерційних організацій,

їх структурні підрозділи, представництва.

Положення — внутрішній правовий акт, який визначає основні

правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів

(служб).

Зверніть увагу!Положення приймається в тому випадку, якщо в ньому

встановлюються системно пов'язані між собою правила з питань,

віднесених до компетенції організації чи структурного підрозділу.

Індивідуальні положення розробляються на основі типових.

Положення затверджуються у встановленому порядку. Типові положення, як

правило,— вищими органами управління, а індивідуальні — керівниками

підприємств, установ та організацій.

Положення можуть затверджуватися на рівні законодавства України і

ґрунтовно регламентувати певне коло питань, які стосуються правового

статусу й організації діяльності певних суб'єктів. Наприклад, Положення

про державну реєстрацію суб'єктів підприємницької діяльності,

затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 25.05.1998 № 740

(з 01.07.2004 втратило чинність), Положення про порядок забезпечення

виробників, продавців та виконавців гарантійного ремонту

(обслуговування) технічно складних побутових товарів бланками форми

«гарант», затверджене наказом Міністерства промислової політики

України від 01.07.2002 № 258. До уніфікованої системи організаційно-

розпорядчих документів належить Положення про міністерство.

Положення про підприємство, організацію, установу — внутрішній

нормативний акт, що визначає порядок утворення, структуру, функції,

компетенцію, обов'язки й організацію роботи системи органів держави. 184

Положення передусім урегульовує діяльність вищих органів державної

влади і управління, органів виконавчої влади та інших.

Положення про організацію затверджується розпорядчим до-

кументом вищого органу. Як і статут, положення є складним документом,

їх структура і зміст, як правило, визначаються установою-розробником на

основі типових форм.

Текст положення про організацію може містити такі розділи:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини та зв'язки.

7. Контроль, перевірка і ревізія діяльності.

8. Реорганізація і ліквідація.

У розділі «Загальні положення» вказують повну і скорочену назву

організації (якщо така є), цілі і підставу для створення із зазначенням дати

й номера відповідного правового акта, повідомляється, чим керується у

своїй діяльності, ким очолюється, кому підпорядковується, які печатки має

організація.

Зверніть увагу!

Розділ «Загальні положення» є констатуючою частиною

(преамбулою) положень (правил, інструкцій) і містить підстави розробки,

основне призначення нормативного акта, сферу його розповсюдження,

відповідальність за порушення встановлених правил і технологій.

Розділ «Основні завдання» установлює комплекс завдань, які

визначають характер і напрям діяльності організації, проблеми чи

комплекси проблем, які вона покликана вирішувати.

У розділі «Функції» перелічуються дії чи види робіт, які повинна

виконувати організація для реалізації поставлених перед нею завдань.185

Розділ «Права та обов'язки» містить перелік прав, якими наділена

організація в особі керівника, що є юридично узаконеною можливістю

забороняти чи вимагати виконання певних дій. Права установлюються в

обсязі, необхідному для виконання покладених на організацію функцій: право

на видання розпорядчих і нормативних документів, організацію листування,

право давати розпорядження та вказівки підлеглим структурним підрозділам і

посадовим особам з метою виконання покладених на організацію функцій,

право представляти установу у відповідних органах, запитувати довідкову,

звітну чи іншу інформацію та ін. До переліку обов'язків включають дії які

установа повинна виконувати для реалізації своїх функцій.

У розділі «Керівництво» визначають, ким здійснюється керівництво

організацією, на яких засадах, ким призначається і звільняється керівник

організації, сферу його компетенції.

Розділ «Контроль, перевірка і ревізія діяльності» встановлює, ким

здійснюються контроль за діяльністю організації, перевірки і ревізії

фінансово-господарської діяльності, їх періодичність або терміни, порядок

представлення звітних документів.

У розділі «Реорганізація і ліквідація» визначають порядок і

правила реорганізації і ліквідації організації.

Типовий формуляр положення про організацію містить: зображення

державного герба, назву організації вищого рівня, назву організації,

структурного підрозділу (для положення про структурний підрозділ), гриф

затвердження, назву виду документа, місце видання, номер, індекс,

заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа,

наприклад, Положення про міністерство освіти і науки України), текст,

підпис, гриф погодження.

Положення про структурний підрозділ (службу) є правовим актом, що

визначає організаційно-правове становище підрозділу в структурі установи,

його завдання, функції, права, відповідальність, а також взаємовідносини з

іншими підрозділами й установами.186

Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні

установи» визначено, що положення про архівні підрозділи органів

державної влади, органів місцевого самоврядування, державних і

комунальних підприємств, установ та організацій затверджується

зазначеними юридичними особами на основі типового положення,

ухваленого центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи

і діловодства.

Положення про структурний підрозділ має достатньо сформовану

структуру:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права й обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємовідносини.

Як і в положенні про організацію, перші чотири розділи охоплюють ті самі

питання, але стосовно структурного підрозділу, перераховуються дії чи види

робіт, які має виконувати структурний підрозділ, перелік прав, якими він

наділений, ким здійснюється керівництво, на яких засадах, ким

призначається і звільняється керівник структурного підрозділу, сфера його

компетенції.

Розділ «Відповідальність» установлює види дисциплінарної,

адміністративної, а у разі потреби — і кримінальної відповідальності, яку

може нести керівник структурного підрозділу у разі невиконання

структурним підрозділом своїх обов'язків.

Розділ «Взаємовідносини» регламентує інформаційні та

документаційні потоки підрозділу, основні документи, створювані ним, у

ньому зазначається, з якими підрозділами й організаціями здійснюється

взаємодія, яку інформацію одержує і подає підрозділ, періодичність і строки

подання, в якому порядку і ким розглядаються спори.187

Положення про структурний підрозділ розробляє керівництво

підрозділу із залученням кваліфікованих фахівців, що добре знають роботу

підрозділу і установи в цілому, затверджує його керівник організації. Цей

різновид положень може оформлятися на бланку або на чистому аркуші

паперу. Текст зазвичай поділяють на розділи, підрозділи, пункти,

підпункти.

В окрему групу варто виділити положення, що регулюють сукупність

організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання.

Наприклад, типове положення про організацію роботи із звернень громадян

(пропозиції, заяви і скарги) на підприємствах, в установах і організаціях.

Техніка написання такого типу документів залишається такою самою, що й,

наприклад, положення про структурний підрозділ, з тією лише відмінністю,

що опис організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання

переважно описується як технологічний процес, своєрідний конвеєр робочих

операцій з поданням формальних критеріїв виконання роботи на кожному

етапі (під час передавання роботи і відповідальності суміжнику). Якщо ж

результати діяльності структурного підрозділу, служби за своєю суттю не є

формалізованими діями, а передбачають творчий потенціал, натхнення,

«мозкову атаку», то краще скористатися шаблоном положення про

структурний підрозділ, де буде більше уваги приділено його загальній меті та

завданням.

Численними різновидами положень є ті, що стосуються проведення

різних конкурсів, оглядів та інших заходів. У цих документах увага

акцентується на організаційних моментах проведення таких заходів,

критеріях їх оцінювання тощо.

Положення можуть регламентувати діяльність колегіальних,

дорадчих органів керівних (рада директорів, правління) і спеціалізованих

(вчена рада, науково-технічна рада, педагогічна рада), а також комісій,

бюро, груп.

Питання для контролю знань:188

1. З'ясуйте типологію організаційних документів, проаналізувавши

коло питань, які врегульовує кожен різновид організаційного документа.

2. Дайте характеристику чинних нормативно-правових актів,

якими слід керуватися з метою врегулювання діяльності підприємства та

його структурних підрозділів.

3. Укажіть на порядок забезпечення юридичної чинності статуту,

внесення змін та доповнень до цього внутрішнього нормативного акта

підприємства.

4. Укажіть на структуру статуту, вимоги до складу та оформлення

статей статуту.

5. Дайте характеристику положень як нормативних документів,

що регламентують діяльність державних органів, їх структурних підрозділів.

6. З'ясуйте структуру, порядок складання та оформлення по-

ложення про організацію.

7. Укажіть на функціональне призначення положення про

структурний підрозділ, з'ясуйте його структуру, порядок скла

дання, склад та схему розташованості реквізитів.

Література: 2; 3; 6; 7; 10; 11; 12; 20; 23; 25; 26.

189

Лекція № 12

Тема: Класифікація та складання організаційної документації.

Мета: вивчити особливості документування організаційної діяльності;

засвоїти характеристику основних видів організаційних документів,

навчитися вирізняти основні складові тексту та оформлювати організаційні

документи.

План

1. Колективний договір.

2. Правила. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

3. Інструкції. Посадові інструкції працівників.

4. Внутрішні нормативні акти служби діловодства. Інструкція з

діловодства. Табель і Альбом уніфікованих форм документів,

що використовуються в діяльності установи.

Теоретичний матеріал

1. Колективний договір

Колективний договір — договір, укладений між власником або

уповноваженим ним органом, з одного боку, та органом, який діє від імені

трудового колективу, — з другого боку, «на основі чинного законодавства,

прийнятих сторонами зобов'язань з метою регулювання виробничих,

трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів

трудящих, власників або уповноважених ними органів».

Правові засади розробки, укладення та виконання колективних

договорів і угод визначає Закон України «Про колективні договори і угоди»

190

від 01.07.1993 № 3356-ХП, із змінами (далі — Закон) та чинним Кодексом

законів про працю України (далі — КЗпП України).

Ст. 2 Закону України «Про колективні договори і угоди» стверджує:

«Колективний договір укладається на підприємствах, в установах,

організаціях незалежно від форм власності і господарювання, які

використовують найману працю і мають право юридичної особи». Можливе

укладання колективного договору в структурних підрозділах підприємства

в межах компетенції цих підрозділів.

Ст. 7 Закону та Ст.13 КЗпП України визначають зміст колективного

договору, уніфікуючи процес його складання.

Стаття 7. Зміст колективного договору

Зміст колективного договору визначається сторонами в межах їх

компетенції.

У колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін

щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних

відносин, зокрема:

- зміни в організації виробництва і праці;

- забезпечення продуктивної зайнятості;

- нормування і оплати праці, встановлення форми, системи,

розмірів заробітної плати та інших видів трудових виплат (доплат,

надбавок, премій та ін.);

- встановлення гарантій, компенсацій, пільг;

- участі трудового колективу у формуванні, розподілі і вико-

ристанні прибутку підприємства (якщо це передбачено статутом);

- режиму роботи, тривалості робочого часу і відпочинку;

- умов і охорони праці;

- забезпечення житлово-побутового, культурного, медичного

обслуговування, організації оздоровлення і відпочинку працівників;

гарантій діяльності профспілкової чи інших представницьких

організацій трудящих;191

- умов регулювання фондів оплати праці та встановлення

міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвідношень в оплаті праці.

Колективний договір може передбачати додаткові порівняно з

чинним законодавством і угодами гарантії, соціально-побутові пільги.

Стаття 8. Зміст угод

Угодою на державному рівні регулюються основні принципи і норми

реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин, зокрема

щодо:

- гарантій праці і забезпечення продуктивної зайнятості;

- мінімальних соціальних гарантій оплати праці і доходів усіх груп

і верств населення, які забезпечували б достатній рівень життя;

- розміру прожиткового мінімуму, мінімальних нормативів;

- соціального страхування;

- трудових відносин, режиму роботи і відпочинку;

- умов охорони праці і навколишнього природного середовища;

- задоволення духовних потреб населення;

- умов зростання фондів оплати праці та встановлення міжга-

лузевих співвідношень в оплаті праці.

Угодою на галузевому рівні регулюються галузеві норми, зокрема

щодо:

- нормування і оплати праці, встановлення для підприємств

галузі (підгалузі) мінімальних гарантій заробітної плати відповідно до

кваліфікації на основі єдиної тарифної сітки за мінімальною межею та

мінімальних розмірів доплат і надбавок з урахуванням специфіки, умов

праці окремих професійних груп і категорій працівників галузі (підгалузі);

- встановлення мінімальних соціальних гарантій, компенсацій,

пільг у сфері праці і зайнятості;

- трудових відносин;

- умов і охорони праці;

- житлово-побутового, медичного, культурного обслуговування, 192

організації оздоровлення і відпочинку;

- умов зростання фондів оплати праці;

- встановлення міжкваліфікаційних (міжпосадових) співвід-

ношень в оплаті праці.

Галузева угода не може погіршувати становище трудящих порівняно з

генеральною угодою.

Угоди на регіональному рівні регулюють норми соціального захисту

найманих працівників підприємств, включають вищі порівняно з

генеральною угодою соціальні гарантії, компенсації, пільги.

Структура колективного договору може бути такою:

а) загальні положення;

б) виробничо-економічна діяльність та розвиток підприємництва;

в) трудові відносини;

г) забезпечення зайнятості;

д) оплата праці;

є) охорона здоров'я та праці;

є) збереження та розвиток соціальної сфери підприємства, соціальні

пільги та гарантії;

ж) гарантії діяльності профспілки;

з) гарантії працівникам підприємства під час проведення рест-

руктуризації, приватизації підприємства, а також на випадок банкрутства;

і) контроль за виконанням договору, відповідальність сторін за його

невиконання.

Розділ «Загальні положення» обумовлює мету укладення ко-

лективного договору, повноваження сторін, термін дії договору, сферу дії

його положень.

Розділ «Виробничо-економічна діяльність та розвиток під-

приємництва» містить зобов'язання щодо організації роботи підприємства:

- власника або уповноваженого ним органу;

- первинної профспілкової організації, у разі відсутності — 193

представників, вільно обраних на загальних зборах найманих

працівників або уповноважених ними органів сторін;

- обох сторін.

Розділ «Трудові відносини» урегульовує режим праці та відпочинку,

порядок надання відпусток працівникам тощо.

Розділ «Забезпечення зайнятості» містить зобов'язання сторін

стосовно забезпечення продуктивності зайнятості працівників, дотримання

законодавчих нормативних актів із питань праці та зайнятості.

Розділ «Оплата праці» обумовлює чинність форм та систем оплати

праці, мінімальних тарифних ставок, розміру місячної заробітної плати

при безтарифній оплаті, її індексації, систем доплат, матеріального

заохочення, нормування праці тощо.

Розділ «Охорона здоров'я та праці» передбачає комплекс заходів з

метою створення здорових та безпечних умов праці, погоджених сторонами

за договором.

Розділ «Збереження та розвиток соціальної сфери підприємства,

соціальні пільги та гарантії» передбачає програму соціально-культурних

заходів, затвердження кошторису на її реалізацію.

Розділ «Гарантії діяльності профспілки» обумовлює забезпечення

стороною власників гарантій прав профспілок.

Розділ «Гарантії працівникам підприємства під час проведення

реструктуризації, приватизації підприємства, а також на випадок

банкрутства» урегульовує діяльність сторін у разі зміни форми власності,

порушення справи про банкрутство, забезпечуючи соціальний захист

працівників.

Розділ «Контроль за виконанням договору, відповідальність

сторін за його невиконання» передбачає механізми здійснення контролю

за виконанням положень і норм договору шляхом створення робочої комісії

представників сторін, обумовлює порядок її створення та діяльності.

194

Проект колективного договору в трудовому колективі має пройти

процедуру обговорення та схвалення загальними зборами (конференцією),

підписання уповноваженими представниками сторін у термін не пізніше

ніж 5 днів з моменту його схвалення, якщо інше не встановлено зборами

(конференцією) трудового колективу. Зміни та доповнення можуть вноситися

за взаємною згодою сторін.

Угода (генеральна, галузева, регіональна) підписується упов-

новаженими представниками сторін не пізніше як через 10 днів після

завершення переговорів.

Ст.15 КЗпП України передбачає проходження процедури

реєстрації колективних договорів місцевими органами державної

виконавчої влади згідно з порядком, визначеним Кабінетом Міністрів

України.

2. Правила. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких

викладено настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок

яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, тому їх

можна віднести до правових документів. Інші нормативні документи, що

стосуються цієї сфери, повинні розроблятися відповідно до вказаних

правил. Так, «Правила роботи архівних підрозділів органів державної

влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від

16.03.2001 № 16, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001

р. за № 407/5598, є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання

всіма установами незалежно від форм власності.

Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх

установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до

передавання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних

установ, підвищення ефективності організації архівної справи в процедуру

обговорення та схвалення загальними зборами (конференцією), підписання 195

уповноваженими представниками сторін у термін не пізніше ніж 5 днів з

моменту його схвалення, якщо інше не встановлено зборами (конференцією)

трудового колективу. Зміни та доповнення можуть вноситися за взаємною

згодою сторін.

Угода (генеральна, галузева, регіональна) підписується упов-

новаженими представниками сторін не пізніше як через 10 днів після

завершення переговорів.

Ст.15 КЗпП України передбачає проходження процедури

реєстрації колективних договорів місцевими органами державної

виконавчої влади згідно з порядком, визначеним Кабінетом Міністрів

України.

Правила. Правила внутрішнього трудового розпорядку

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких

викладено настанови або вимоги, що регламентують визначений порядок

яких-небудь дій, поведінки юридичних чи фізичних осіб тощо.

Виконання правил обов'язкове для всіх, кого вони стосуються, тому їх

можна віднести до правових документів. Інші нормативні документи, що

стосуються цієї сфери, повинні розроблятися відповідно до вказаних

правил. Так, «Правила роботи архівних підрозділів органів державної

влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від

16.03.2001 № 16, зареєстровані в Міністерстві юстиції України 8 травня 2001

р. за № 407/5598, є нормативно-правовим актом, обов'язковим для виконання

всіма установами незалежно від форм власності.

Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх

установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до

передавання на постійне зберігання до державних архівів або інших архівних

установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах,

суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів із

питань архівної справи та діловодства.

196

Правила складаються з 12 розділів, у яких викладені основні напрями

роботи архівів установ.

Правила внутрішнього трудового розпорядку — внутрішній

нормативний документ підприємства, що визначає організацію роботи

підприємства, режим роботи, взаємні обов'язки підприємства та працівників

тощо. Аналогічно правила внутрішнього трудового розпорядку підприємства

обов'язкові для виконання усіма співробітниками.

Цей організаційний документ регламентований Кодексом законів про

працю України і має чітко визначену структуру. Ст. 29 КЗпП України

зобов'язує власника до початку роботи за укладеним трудовим договором

«ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку

та колективним договором».

Правила внутрішнього трудового розпорядку включають такі

розділи:

1. Загальні положення.

2. Порядок прийняття і звільнення працівників.

3. Основні правила та обов'язки працівників.

4. Основні обов'язки власника або уповноваженого ним органу.

5. Робочий час і його використання.

6. Заохочення за успіхи в роботі.

7. Стягнення за порушення трудової дисципліни.

Розділ «Загальні положення» містить:

- конституційні гарантії для працівника права на працю;

- мету та завдання правил трудового розпорядку як внутріш-

нього нормативно-правового акта;

- порядок упровадження документа.

Розділ «Порядок прийняття і звільнення працівників» визначає:

- процедуру приймання персоналу на роботу;

- перелік документів, які власник або уповноважений ним орган

(керівник) зобов'язаний зажадати від особи, що працевлаштовується;197

- процедуру звільнення персоналу;

- порядок переведення на іншу посаду (інші види робіт);

- порядок дострокового розірвання трудового договору з ініці-

ативи працівника або власника.

Розділ «Основні правила та обов'язки працівників» містить перелік

основних обов'язків працівників організації, які вони мають виконувати у

повсякденній діяльності.

Розділ «Основні обов'язки власника або уповноваженого ним органу»

містить перелік основних обов'язків адміністрації, зокрема:

- забезпечення економічних та організаційних умов праці для

персоналу;

- створення та забезпечення безпечних умов праці;

- зобов'язання з управління і всебічного забезпечення діяльності

організації.

Розділ «Робочий час і його використання» містить відомості про:

- розподіл часу для виконання трудових обов'язків (тривалість

робочого дня і періодичність перерв у роботі);

- порядок обліку співробітниками робочого часу;

- порядок надання працівникам відпусток.

Розділи «Заохочення за успіхи в роботі» та «Стягнення за по-

рушення трудової дисципліни» передбачають типи заохочень та

адміністративних стягнень працівників.

Розробником Правил внутрішнього трудового розпорядку є заступник

директора організації, до посадових обов'язків якого віднесено управління

кадрами, керівник відділу кадрів тощо. Документ візується заступниками

керівника організації (виробництва* управління, персоналу), юристом,

головним бухгалтером. Після поправок та доповнень документ підписується

розробником, затверджується керівником організації. У такий же спосіб

вносять зміни та доповнення до цього внутрішнього правового акта.

198

Оформлення правил внутрішнього трудового розпорядку. Документ

оформляють на бланку установи або чистому аркуші паперу з

проставленням реквізитів: назва виду документа, дата, реєстраційний

індекс документа, місце складення чи видання документа, заголовок до

тексту, підпис розробника, гриф затвердження (керівником або першим

заступником).

3. Інструкції. Посадові інструкції працівників

Основа раціональної організації праці — чіткий розподіл функцій між

виконавцями, що знаходить свій вияв в інших організаційних документах -

посадових інструкціях працівників.

Інструкції — звід правил, що регулюють організаційні, науково-

технічні, технологічні, фінансові й інші спеціальні аспекти діяльності

установ, організацій, підприємств (їх підрозділів і служб), посадових

осіб і громадян.

ДСТУ 3017-95 «Видання. Основні види. Терміни та визначення»

характеризує інструкцію «як офіційне чи нормативне виробничо-практичне

видання правил регулювання виробничої та суспільної діяльності або

користування виробами і (чи) послугами».

Чинні на підприємствах інструкції поділяються на дві категорії:

- такі, що регламентують порядок виконання певного процесу,

функції виду робіт кількома виконавцями (підрозділами, посадовими

особами). Наприклад, «Інструкція про порядок ведення трудових книжок

працівників», затверджена наказом Міністерства праці України,

Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту

населення від 29.07.93 № 58, «Інструкція про порядок обліку, зберігання і

використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв

інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави,

в Пенсійному фонді України та його органах» від 27.06.2002 № 11-1,

зареєстрованому в Міністерстві юстиції 12 липня 2002 р. за № 588/6871;

199

- такі, що визначають функції, посадові обов'язки, права, від-

повідальність посадових осіб, тобто посадові інструкції.

Посадова інструкція — документ, що регламентує організаційно-

правове становище працівника в структурі установи і підрозділу, його

функціональні обов'язки, права, відповідальність, взаємовідносини з

іншими працівниками і підрозділами, а також кваліфікаційні вимоги до

посади.

Посадові інструкції розробляються на кожного працівника і за-

безпечують умови ефективної його роботи. Вони дають змогу об'єктивно

оцінювати діяльність працівників і є нормативною основою для застосування

до працівників заходів адміністративного впливу. Посадові інструкції

дозволяють реалізувати основний принцип раціональної організації праці -

принцип поділу і кооперації праці.

Цей організаційний документ є витягом, іноді більш деталізованим,

повноважень та обов'язків працівника з положень про структурний

підрозділ та/чи положень та інструкцій, що регулюють сукупність

організаційних, трудових та інших відносин з конкретного питання.

Якісно підготовлений комплект посадових інструкцій акумулює всі функції

підрозділу, рівномірно розподіляючи навантаження між працівниками з

урахуванням рівня їхньої кваліфікації.

Розробляючи посадові інструкції, слід керуватися чинним Державним

класифікатором України «Класифікатором професій (ДК 03-95)»,

затвердженим наказом Державного комітету України зі стандартизації,

метрології та сертифікації від 27.07.95 № 257 (з подальшими змінами і

доповненнями), а також Довідником кваліфікаційних характеристик

професій працівників, з наступними змінами та доповненнями.

Кваліфікаційні характеристики охоплюють основні категорії працівників —

керівників, спеціалістів, технічних працівників — і встановлюють коло

посадових обов'язків, вимоги до кваліфікації та освіти, наявності спеціаль-

них знань і навичок.200

Посадові інструкції мають бути конкретними і фактично повинні

описувати дії, що виконуються працівником на конкретному робочому місці.

Термін чинності — до заміни новими. їх переглядають в єдиному порядку

відповідно до змін структури та штатного розкладу (зазвичай один раз на п'ять

років під час проведення атестації).

Перший аркуш посадової інструкції оформляють на бланку

підприємства. Документ підписує безпосередній керівник працівника.

Перший керівник організації затверджує посадові інструкції на посади, які

перебувають в його безпосередньому підпорядкуванні. На інші посади

посадові інструкції можуть затверджуватися відповідними заступниками за

функціями.

У процесі підготовки посадові інструкції проходять процедуру

узгодження з усіма зацікавленими підрозділами й особами, серед яких:

керівники зацікавлених підрозділів, юрист, керівник служби персоналу.

Для підвищення відповідальності працівників за виконання посадових

обов'язків у повному обсязі кожен працівник має бути ознайомлений зі

своєю посадовою інструкцією або після її затвердження, або при прийманні

на роботу, при цьому на першому примірнику посадової інструкції

працівник проставляє ознайомлювальну візу за формою:

«З інструкцією ознайомлений (підпис, дата)».

Відмітку про ознайомлення працівника із встановленими в посадовій

інструкції правилами поновлюють щорічно.

Перші примірники посадових інструкцій зберігаються у справі

установи (як правило, у відділі кадрів), копії — у керівника служби і на

кожному робочому місці.

Посадова інструкція є ефективним засобом управління персоналом,

адже цей документ є дієвим важелем:

- самого працівника: вона дає знання того, яких дій від нього

очікують і за якими критеріями будуть оцінюватися результати праці;

201

при оцінюванні результатів трудової діяльності працівника,

ухваленні рішення про його подальше внутрішнє просування

і перепідготовку (підвищення, переміщення, звільнення, зарахування в резерв

керівних кадрів, відправлення на додаткове

навчання і т. п.);

- для напрацювання критеріїв проведення обґрунтованого від

бору робітників при найманні, визначенні рівня відповідності кандидатів

на вакантні посади;

- при ранжуванні робіт/ посад і наступному розробленні систем

оплати праці;

- для вдосконалення організаційної структури, планування за

ходів щодо підвищення продуктивності праці.

Основні вимоги до створення посадових інструкцій

Посадова інструкція повинна містити сукупність усіх основних

функцій, що виконує працівник, а його обов'язки повинні виходити з

основних завдань, що вирішуються підрозділом. Кожна посадова інструкція

повинна давати чітке уявлення про те, чим ця робота відрізняється від усіх

інших.

Основне призначення цього нормативного документа — відповісти на

запитання виконавця «Що робити?» перед початком робіт і на питання

керівника «Хто винен?» у випадку, коли отриманий результат не збігся із

очікуваним.

Структура посадової інструкції

Текст документа містить такі обов'язкові розділи:

1. Загальні положення.

2. Завдання та обов'язки (або функції).

3. Обов'язки.

4. Права.

5. Відповідальність.

202

Посадова інструкція може бути доповнена розділами, що від-

творюють:

- знання та вміння працівника;

- кваліфікаційні вимоги,

- взаємовідносини (зв'язки) за посадою.

Розділ «Загальні положення» фіксує назву посади, відділ, підрозділ,

порядок призначення та звільнення з посади, підзвітність, тобто

підпорядкування, та кількість прямих підлеглих (якщо такі є).

Підлеглість працівника подають згідно зі схемою організаційної

структури із зазначенням конкретного структурного підрозділу і керівника

вищого рівня.

Зміст цього розділу цілком визначається традиціями кожної

конкретної організації і практично не впливає на якість самого документа,

він повинен бути уніфікований у всіх відповідних організаційних

документах.

Розділ «Завдання та обов'язки» повинен дати точні, стислі й

недеталізовані відповіді на такі запитання:

- чому існує ця посада, іншими словами, в чому її мета;

- чому ця посада і ця робота існують в організації;

- яким цілям організації відповідає ця посада;

- що для цього повинен робити працівник.

Посадові обов'язки подають у формі переліку, що показує, чого

повинен досягти працівник разом із групою підлеглих у кінцевому

результаті.

Критеріями добре створеного переліку основних обов'язків є

наявність усіх ключових та кінцевих результатів роботи.

Правильно сформульовані обов'язки говорять про те, «що повинен

робити працівник», а не «як».

Їх поділяють на пункти таким чином, щоб:

203

- виокремити дію, яка веде до кінцевого результату; причому,

щоб кожне визначення обов'язку закінчувалося чітким кінцевим

результатом;

- декілька кінцевих результатів не об'єднувалися в один пункт;

- жоден з елементів кінцевого результату не поділявся на декілька

пунктів;

- кожне формулювання залишалося незмінним, тобто перебувало

«поза часом» (якщо не змінювалася суть роботи, посадові обов'язки

залишаються чинними тривалий час).

Розглянемо як приклад структуру визначення обов'язку інспектора з

відділу кадрів: «Оформляє прийом, переведення і звільнення працівників

відповідно до трудового законодавства, положень, інструкцій і наказів

керівника підприємства».

Тут:

- дієслово: «оформляє»;

- функція: «приймання, переведення і звільнення»;

- кінцеві результати: «облік особового складу».

Формулювання обов'язків має передбачати методи оцінювання.

Перелік основних обов'язків для добре структурованої роботи

звичайно містить від п'яти до десяти визначень.

Основні посадові обов'язки можуть бути подані у вигляді карти

функціональних обов'язків. Це дає змогу:

- раціонально розподілити обов'язки між працівниками;

- підвищити своєчасність виконання завдань за рахунок введення

кількісних показників тривалості їх виконання;

- поліпшити соціально-психологічний клімат у колективі, усунути

конфлікти між керівниками і підлеглими;

- чітко визначити взаємовідносини працівника з іншими спе-

ціалістами;

- підвищити особисту відповідальність працівників за своєчасне і 204

якісне виконання обов'язків.

Наповнення карти функціональних обов'язків може бути здійснено

двома шляхами:

Методика експертної оцінки

У цьому випадку нормативи витрати часу на розв'язання поставлених

перед співробітником завдань визначаються шляхом експертного

опитування спеціалістів про витрати праці і терміни їх вирішення, у разі

якщо відсутні типові норми часу.

Методика карти робочого дня

Ця методика потребує більших зусиль і витрат для впорядкування

карти функціональних обов'язків, але ефективність від її використання

також більша.

Методика карти робочого дня передбачає таку послідовність

робіт з її заповнення:

1. Формування робочої команди.

2. Робоча команда спільно зі спеціалістами підрозділу

структурують види робіт за однойменними категоріями співробітників.

3. Проведення хронометражу робочого часу, фіксація тривалості

окремих видів робіт із вхідними/вихідними потоками ін

формації.

4. Фіксація результатів хронометражу робочого часу за кожною

категорією працівників у підрозділі.

Слід зазначити, що використання карти функціональних обов'язків

як інноваційної технології дає можливість ефективно та обґрунтовано

керувати всіма видами діяльності, а отже, оптимізувати процес управління.

Розділ «Права» встановлює перелік повноважень працівника, що

забезпечують реалізацію покладених на нього функціональних обов'язків.

Повноваження характеризують можливість використання різ-

номанітних ресурсів (трудових, інформаційних, фінансових, матеріальних, 205

технічних, енергетичних). Вихідними даними для їх розробки є: правила

внутрішнього розпорядку, стратегія підприємства, положення про

структурний підрозділ.

Розділ «Відповідальність» визначає персональну відповідальність

працівника за своєчасне і якісне виконання функціональних

обов'язків з урахуванням чинного трудового законодавства.

Оцінювання своєчасності і якості виконання функціональних '

обов'язків здійснюється керівником працівника із застосуванням у разі

потреби:

- заходів адміністративного впливу, що починаються адмініст-

рацією організації відповідно до Цивільного кодексу і типових

правил внутрішнього розпорядку;

- заходів матеріального впливу, основною формою яких є зміна

посадового окладу і депреміювання, тобто повне або часткове позбавлення

премії відповідно до чинного положення про оплату праці.

Додаткове наповнення посадової інструкції

Розділ «Необхідні знання і досвід» містить перелік таких, які необхідні

працівнику для виконання роботи, а не власні знання і досвід.

Розділ «Кваліфікаційні вимоги» охоплює вимоги до теоретичних

знань (закінчення університету або інституту, інші форми підвищення

кваліфікації, курси бухгалтера або знання комп'ютера) та досвіду роботи на

відповідній посаді.

Там, де це доречно, доцільно вказувати і практичні навички

(наприклад, навички машинопису, стенографії, складання та оформлення ОРД).

Для ефективного виконання посадових обов'язків часом потрібні спеціальні

особисті навички, пов'язані з умінням чемно спілкуватися по телефону або

складати посадові інструкції, тощо.

Розділ «Додатковий спеціальний досвід» визначає час, витрачений на

конкретну функцію або діяльність, наприклад: старший інспектор із кадрів:

вища освіта (молодший спеціаліст), підвищення кваліфікації і стаж роботи 206

за професією інспектора з кадрів не менше одного року або професійно-

технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією

інспектора з кадрів не менше двох років.

Розділ «Взаємовідносини (зв'язки) за посадою» містить перелік

функціональних зв'язків, що визначаються згідно з положенням про

підрозділ, схемою організаційної структури управління і штатним

розписом (за недостатності перелічених джерел можна доповнити зібрану

інформацію за допомогою експертного опитування спеціалістів).

Розділ «Заохочення» визначає форми матеріального і морального

заохочення за своєчасне і якісне виконання працівником покладених на

нього завдань: форми морального заохочення, наприклад, — оголосити

подяку; форми матеріального заохочення, наприклад, — збільшити

посадовий оклад, змінити винагороду за результат, преміювати, надати

безпроцентний кредит.

Практичні поради укладачеві внутрішніх нормативних доку-

ментів

1. Перевага будь-якого нормативного документа — стислість

і зрозумілість. Цілком очевидно, що нечіткий, тобто двозначний

або суперечливий документ просто неможливо виконувати. Користуватися

довгим документом незручно, у ньому важко орієнтуватися, збільшується

ймовірність пропустити що-небудь важливе, виникнення несумісних або

двозначних положень. А тому організаційний документ повинен містити

якомога простіші і зрозуміліші пропозиції.

2. Усі розділи (пункти) несуть однакове смислове навантаження,

тому немає необхідності виокремлювати один чи кілька з-поміж інших.

3. Усі внутрішні нормативні документи мають конкретне

с прямування.

Зверніть увагу!

207

Складні та відповідальні функції в організації виконують

висококваліфіковані фахівці, відповідно, вони не мають потреби в

довгих, докладних роз'ясненнях. Для співробітників досить чітко

пояснити мету їхніх дій, а способи їх виконання вони оберуть самі, а обсяг

документа зменшиться щонайменше в півтора раза.

4. Визначення мети і завдання (організації, структурного

під

розділу, служби) — важлива складова нормативного документа.

Якщо загальні і заключні положення уніфіковані, то формулювати

мету слід чітко, розуміючи цілі установи загалом. Майте на

увазі: золоте правило успіху — знай, чого бажаєш.

5. Правильно сформульована мета містить положення

одного

рівня, другорядних і побічних цілей у ній немає. Тим паче, не по-

винно в ній бути неузгоджених, а ще гірше, суперечливих цілей.

6. Мета — стратегія розвитку підприємства, «напрям подаль-

шого руху», вона може бути навіть декларативною, певною мірою

недосяжною.

7. На відміну від мети, завдання повинні бути досяжними,

більше того, повинні бути вимірювані, тобто містити докази ус-

пішної роботи, про які буде звітувати виконавець.

Пам'ятайте:

Формулюючи завдання, водночас передбачаємо форму звітності.

8. Завдання повинні відповідати меті. Кожній меті може

від

повідати кілька безпосередніх завдань. Кожне з них може перед-

бачати досягнення кількох цілей. Проте не може бути завдань, які

не відповідають цілі (цілям).

9. Розділ «Функції» становить за обсягом близько 60% усього

документа. При правильно сформульованій меті та завданнях208

труднощів з описом функцій зазвичай не виникає.

Пам'ятайте:Завдання та обов'язки співвідносяться так само, як мета і зав-

дання. Функції повинні бути здійсненні, тобто завдання сфор-

мульовані так, щоб у будь-якій конкретній ситуації на питання: .

«виконане чи ні» можна було відповісти однозначно;, «так чи ні».

10. Акцентуючи увагу на лінгвістичних особливостях ор-

ганізації тексту цього виду документів, зауважимо: формулюючи

мету, завдання, обов'язки, доцільно користуватися однотипними

конструкціями: лексичними, граматичними тощо. Текст ор-

ганізовують від третьої особи однини або множини. У тексті вико-

ристовуються слова: «повинен», «зобов'язаний», «необхідно»,

« слід », « забороняється », « не допускається ».

11. Внутрішній нормативний документ повинен бути вичерпним,

тобто описувати всі дії, що можуть бути потрібні від підлеглого. Для перевірки

цього твердження можна скористатися таким технологічним

прийомом: з положення про структурний підрозділ (службу) і/чи положень та

інструкцій, що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших

відносин з конкретного питання, виписують конкретні

виробничі операції. Окремо складають список усіх посадових осіб,

задіяних у структурному підрозділі (службі), розподіляючи функції

відділу між посадовими особами. Перевіряють, чи не залишилось зайвих

функцій (незрозуміло, хто їх має виконувати), або ж чи залишили

ся посадові особи, яким не дісталося жодної або обмаль функцій.

Зверніть увагу! Система нормативних документів — цілісна система.

Положення про структурні підрозділи повинні поєднуватися з

положеннями та інструкціями, що регулюють сукупність

організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання.

209

12. Доцільно передбачити поведінку працівника у разі нестандартних

ситуацій, наділивши повноваженнями прийняти рішення самому або

доповісти керівництву про ситуацію, що виникає.

Внутрішні нормативні акти служби діловодства

В установах для правильної організації діловодства розробляється

власна нормативно-методичної база — документи організаційного,

інструктивного, методичного характеру, які використовуються в діяльності

служб діловодства, підрозділів і працівників серед них:

- положення про службу діловодства;

- посадові інструкції працівників;

- інструкція з діловодства;

- Табель і Альбом(и) уніфікованих форм документів, застосо-

вуваних у діяльності установи;

- правила підготовки й оформлення управлінських доку-

ментів;

- інструкції про порядок роботи зі зверненнями громадян,

порядок прийому відвідувачів, роботу з документами обмеженого доступу й

ін.

Інструкція з діловодства — правовий акт, що встановлює технологію

створення або одержання документів, їх обробки, зберігання і

використання у поточній діяльності установи.

Табель уніфікованих форм документів установи — це перелік

дозволених до застосування форм документів, необхідних і достатніх для

реалізації функцій і завдань управлінської діяльності, з характеристикою їх

юридичного статусу, основних етапів підготовки і проходження.

Альбом уніфікованих форм документів установи — сукупність

уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи

відповідно до Табеля уніфікованих форм документів.

Розглянемо деякі з цих документів більш докладно.

210

Однією з функцій служби діловодства є розробка Інструкції, з

діловодства установи, що встановлює єдині правила документування

діяльності, організації документообігу, ведення обліку, реєстрації,

контролю виконання і збереження документів та має обов'язковий характер

для всіх працівників.

Інструкція з діловодства належить до внутрішніх нормативних актів,

що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин з

конкретного питання і розробляється на основі Примірної інструкції з

діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади,

Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої

влади, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня

1997 р. № 1153, примірних чи типових інструкцій для групи однорідних

підприємств чи установ галузі, ДСТУ на організаційно-розпорядчу

документацію, інших положень державних нормативно-правових актів, актів

спеціально-уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері

архівної справи (див. навчальний елемент 1.3) з урахуванням специфіки

конкретної установи.

Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному

законодавству у сфері інформації та документації.

Варто з'ясувати, що основне завдання згаданої вище Примірної

інструкції з діловодства, як і типових інструкцій з діловодства для

визначеної категорії установ (певного відомства, галузі), — дати необхідний

методичний матеріал для організації діловодства. Водночас Примірна

інструкція буде мати рекомендаційний характер, тоді як аналізована нами

інструкція з діловодства установи, підписана, затверджена чи впроваджена

окремим наказом першого керівника, стає нормативним правовим актом,

обов'язковим до виконання усіма співробітниками.

Нормативні акти з діловодства не визначають структуру інструкції і її

типовий зміст, відсутні і методичні документи з її розробки. Склад розділів,

їх послідовність, наявність додатків інструкції з діловодства конкретної 211

установи визначається її розробниками, необхідно, щоб положення інструкції

послідовно відтворювали всі стадії роботи з документами від їх створення або

одержання до виконання, відправлення і/або передавання на архівне

зберігання.

Основними розділами інструкції можуть бути такі:

1. Загальні положення.

2. Підготовка службових документів

2.1. Загальні вимоги;

2.2. Фірмові бланки;

2.3. Вимоги до оформлення реквізитів.

3. Оформлення окремих видів документів:

3.1. Наказ;

3.2. Розпорядження;

3.3. Протокол засідання;

3.4. Службовий лист;

3.5. Акт та ін. документи (залежно від специфіки діяльності

установи).

4.Порядок погодження документів.

5. Порядок підписання документів.

6.Оформлення документів за допомогою друкарських засобів.

7. Організація документообігу:

7.1. Приймання, обробка і проходження вхідних та внутрішніх

документів;

7.2. Реєстрація та облік документів, створення інформаційно-

пошукових систем;

7.3. Порядок оброблення та надсилання вихідних документів.

8. Організація контролю за виконанням документів.

9. Робота виконавця з документами.

10. Організація зберігання документів:

10.1. Порядок зберігання документів;212

10.2. Складання і ведення номенклатури справ;

10.3. Формування справ;

10.3. Оформлення справ;

10.4. Оперативне зберігання справ;

10.5. Передавання справ на архівне зберігання.

11.Ксерокопіювання і тиражування документів.

12. Зберігання, облік і використання бланків, печаток, штампів.

13. Використання факсимільного зв'язку.

Пропонована структура Інструкції з діловодства носить примірний

характер, вона може, залежно від специфіки діяльності установи, його

структури, порядку проходження документів, наявності відокремлених

ділянок роботи, застосовуваних технічних засобів та інших факторів,

доповнюватися іншими розділами, наприклад: документування роботи

колегіального органу (колегії, ради директорів, ученої ради й ін.);

оформлення листування з іноземними партнерами, використання

електронної пошти та ін.

Особливе правове значення в Інструкції з діловодства має розділ

«Загальні положення», в якому встановлюються:

- призначення інструкції;

- підстави її розробки;

- відповідальність працівників за організацію діловодства;

- загальні принципи роботи з документами.

Основне завдання інструкції з діловодства — встановлення загальних

правил і єдиного порядку документування й організації роботи з

документами в установі, мета інструкції — вдосконалення роботи з

документами, скорочення кількості та підвищення якості підготовки

документів, упорядкування документообігу й оптимізація управлінської

праці.

У розділі «Загальні положення» Інструкції з діловодства

зазначається:213

- організація діловодства, контроль за веденням діловодства

здійснюється в структурних підрозділах;

- відповідальність за організацію діловодства в структурних під

розділах покладається на керівників підрозділів, для чого керівник

призначає відповідального за організацію діловодства

в підрозділі, що і забезпечує облік документів, проходження;

- документів у встановлений термін, ознайомлює працівників із

нормативними і методичними документами з діловодства.

Працівники установи несуть персональну відповідальність за

виконання вимог Інструкції з діловодства, своєчасний розгляд і

виконання документів, їх правильне оформлення і схоронність. Про випадки

втрати службових документів негайно доповідають керівництву підрозділу

й у діловодну службу установи.

Нормативні положення інструкції доповнюються додатками. У

додатках до інструкції, як правило, розташовують:

- зразки фірмових бланків документів;

- уніфіковані форми основних видів документів (наказ, розпо-

рядження, службовий лист та ін.);

- класифікатори, що використовуються при роботі з докумен-

тами (класифікатори структурних підрозділів, видів документів,

посадових осіб, предметно-питальний);

- форми журналів і карток, що використовуються для реєстрації

й обліку документів;

- перелік документів, що підлягають затвердженню;

- перелік документів, що засвідчуються відбитком печатки ор-

ганізації;

- перелік документів, що не підлягають реєстрації в службі

діловодства тощо;

- номенклатуру справ;

- зразки оформлення обкладинок справ;214

- форми описів справ;

- список постійних кореспондентів та ін.

До інструкцій можуть додаватися зразки типових текстів документів.

Окремі положення Інструкції з діловодства можуть доповнюватися і

конкретизуватися в інших інструкціях, правилах і методичних

документах, які охоплюють окремі напрями і ділянки роботи з

документами, наприклад, спеціальною інструкцією регламентується

порядок роботи з документами обмеженого доступу.

Про їх наявність буде зазначено у «Загальних положеннях»

Інструкції з діловодства:

- організація роботи з документами, що містять інформацію

обмеженого доступу (державну таємницю, конфіденційну ін

формацію), регулюється спеціальними інструкціями, що затверджує

керівник установи;

- передавання службових документів і їх копій стороннім орга-

нізаціям, а також їх публікування допускається тільки з дозволу керівництва

установи;

- при перебуванні працівника у відпустці, у відрядженні, звіль-

ненні або переміщенні наявні в нього документи за вказівкою

керівника підрозділу передаються іншому працівникові.

Служба діловодства відповідає за вдосконалення форм і методів

роботи з документами, а отже, і форм документів, які використовуються у

діяльності установи. Реалізується ця функція розробкою Табеля

уніфікованих форм документів, що застосовуються у діяльності установи.

Розробка табеля дає змогу вирішити одночасно кілька завдань. Це:

- оптимізація складу форм документів, що застосовуються в організації,

і їх закріплення в єдиному нормативному документі;

- класифікація застосовуваних у діяльності організації форм

документів за функціональним призначенням і завданням управлінської

діяльності (або за структурними підрозділами);215

- уніфікації складу і форм управлінських документів, скорочення

застосовуваних форм документів, виключення з форм

документів дублювання показників;

- уніфікація і нормативне закріплення в організації процедури

підготовки управлінських документів або її окремих, най

важливіших етапів;

- оптимізація документообігу організації шляхом упорядкування

інших технологічних процесів діловодства, підвищення їх ефективності з

використанням комп'ютерних інформаційних технологій.

Табель є інструментом оптимізації та «інвентаризації» форм

документів установи саме в умовах автоматизованої підготовки й обробки

документів.

Поряд з оптимізацією складу документів Табель форм документів

одночасно дає змогу зафіксувати основні етапи проходження документа в

організації, тим самим він дозволяє оптимізувати і документообіг установи.

У поточній діяльності організації Табель форм документів виконує

функцію довідника, що містить в упорядкованому вигляді назви форм

документів, що використовуються у діяльності організації, дає змогу

здійснювати їх оперативний пошук, а також контроль за діяльністю виконавців,

окрім, звичайно, непередбачених форм документів.

У Табель включаються документи всіх структурних підрозділів

установи, він є нормативним документом і затверджується керівником

установи.

Як правило, поряд з розробленням Табеля форм документів

проводиться розроблення Альбому уніфікованих форм документі,

включених у Табель. Створення Альбому форм, що перебуває

нерозривному змістовному зв'язку з Табелем, є його логічним

продовженням.

Розроблення та подальше ведення Табеля й Альбому, тобто внесення в

них змін, контроль за їх застосуванням, здійснюються службою 216

діловодства, оскільки процедура розроблення Табеля (і Альбому форм —

досить трудомісткі процеси, що вимагають спеціальних знань і навичок.

Багато установ залучають для цього ми договірних засадах спеціалізовані

організації, що займаються вдосконаленням організації управління.

До Табеля і Альбому форм з дозволу керівника установи включаються

затверджені і впроваджені в дію нові форми документів, доцільність яких

вмотивована практичною діяльністю.

Кожен структурний підрозділ установи повинен мати примірник

Інструкції з діловодства, табеля й альбому уніфікованих форм документів.

Доцільним є використання електронної форми цих документів.

Інформація, що міститься в документах установи, є найважчі тим

управлінським ресурсом. Ефективна робота з інформацією і документацією

можлива тільки тоді, коли діяльність служб діловодства буде нормативно

регламентована й організована відповідно до сучасних вимог технічного та

кадрового забезпечення.

Питання для контролю знань:

1. Дайте загальну характеристику колективного договору.

З'ясуйте коло питань, які врегульовує цей номінал документа.

2.Дайте загальний огляд правил як організаційного документа, що

регламентує визначений порядок дій. Правила внутрішнього трудового

розпорядку.

3.Укажіть на способи та порядок урегулювання окремих сторін

діяльності установ. Наведіть приклади таких документів, про

аналізуйте їх структуру.

4. З'ясуйте призначення, структуру, порядок розроблення по

садових інструкцій працівників. Яка служба відповідає за розроблення

посадових інструкцій працівників?

5. Проаналізуйте нормативну базу, технологічний процес роз

роблення посадових інструкцій працівників, особливості врахування

специфіки підприємства.217

6. Узагальніть практичні поради до ефективного складання

посадових інструкцій працівників.

7. Які професійні вимоги до асистента референта керівника

підприємства (установи, організації)?

8. Які професійні вимоги до секретаря керівника (організації,

підприємства, установи)?

Література: 2; 3; 6; 7; 10; 11; 12; 20; 23; 25; 26.

Лекція № 13-14

Тема: Документування розпорядчої інформації. Види та

призначення розпорядчих документів.

Мета: вивчити особливості документування розпорядчих документів;

засвоїти характеристику основних видів розпорядчих документів, навчитися

вирізняти основні складові тексту та оформлювати розпорядчу

документацію.

План

1. Призначення та склад розпорядчих документів.

2. Постанови. Розпорядження. Вказівки.

3. Накази з основної діяльності.

4. Підготовка розпорядчих документів.

5. Основні реквізити наказів з основної діяльності та вимоги до

їх оформлення.

6. Вимоги до оформлення тексту розпорядчих документів.

7. Витяги із розпорядчих документів.

Теоретичний матеріал

1. Призначення та склад розпорядчих документів

Рівень розвитку суспільства визначається не лише ступенем

економічного прогресу, а й розвитком культури управління.

За роки створення нової України нагромаджено певний досвід

практичного розв'язання різноманітних за обсягом, характером і 218

значенням управлінських завдань. Серед них — чимало оригінальних

рішень, викликаних особливостями перехідного періоду управління,

становленням економіки, впровадженням різних форм підприємництва.

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його

організаційно-правової форми, структури та інших чинників органи

управління будь-якого рівня уповноважені видавати розпорядчі документи,

а на його керівника покладається персональна відповідальність за

забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

Основна функція розпорядчих документів — регулювання діяльності

органу управління з метою виконання поставлених перед ним завдань,

одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності

організації в цілому. Розпорядчі документи, виконуючи регулятивну

функцію, спрямовуються від суб'єкта управління (керівного органу) до

об'єкта управління (підлеглих), тобто від вищого органу управління до

керівного органу підвідомчого управління, від керівника організації до

керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи

безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх

органів і ланок управління. Як правило, «регулюючі» рішення підлягають або

негайному виконанню, або виконанню в обумовлений термін.

Із юридичної точки зору розпорядчі документи, закріплюючи

встановлені адміністративно-правові відносини, є правовими актами

нормативного чи ненормативного характеру, які урегульовують діяльність з

метою реалізації завдань, що виникають у сфері управління на її різних

рівнях (державному, регіональному, конкретної установи, структурного

підрозділу тощо). У них містяться конкретні, юридично владні приписи

суб'єктів управління.

За сферою чинності розпорядчі документи поділяються на:

- правові акти, що мають чинність на території усієї держави та

суб'єктів автономії (видаються Президентом України, Кабінетом Міністрів

України, органами державної виконавчої влади);219

- правові акти, що мають чинність на території адміністра-

тивного поділу держави — автономій, областей, районів, їх територіальних

утворень - міст, селищ міського типу, сіл та ін. (видаються органами

виконавчої влади відповідного рівня, наприклад обласною державною

адміністрацією);

- правові акти, що діють у межах певної галузі (видаються га-

лузевими міністерствами і відомствами);

- правові акти, що діють в межах окремої організації, установи,

підприємства тощо.

Органами управління можуть видаватися спільні розпорядчі

документи, що врегульовують найбільш важливі питання, і є правовими

актами, які мають чинність для їх учасників.

Спільні накази друкуються на стандартних аркушах паперу формату

А4 (210x297 мм) без бланка.

При оформленні спільного наказу організаціями одного рангу:

- назви організацій розташовуються на одному рівні;

- назву виду документа - наказ - розташовують центровано;

- датою спільного наказу є дата підписання останньою стороною;

- реєстраційний номер документа, підготовленого спільно двома

і більше організаціями, складається з реєстраційних номерів

документа кожної з цих організацій, що проставляються через

правобіжну похилу риску в порядку зазначення назв організацій — власників

документа;

- підписи керівників спільного розпорядчого документа розта-

шовують після тексту чи відмітки про наявність додатків на

одному рівні (назву посади першого підпису подають без

відступу від межі лівого берега, другого — з відступом

104 мм, ініціал(и) першого підпису розміщують з орієнтовним відступом 38

мм, другого — з відступом 125 мм від межі

лівого берега).220

Залежно від способу (процедури) прийняття рішень з певного

питання розпорядчі документи групують на:

- документи, що приймаються на засадах

колегіальності

(шляхом колективного обговорення та прийняття рішень

групою працівників (колегією, правлінням, комісією, радою,

зборами тощо);

- документи, що видаються на засадах одноосібного

прийняття

рішень — керівником.

На засадах колегіальності діють Уряд України, органи місцевого

самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети,

колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори

акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Взірцями

документів колегіального прийняття рішень є постанови, рішення.

Колегіальне прийняття рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук

оптимальних рішень, проте є витратним у часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені мініс-

терства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій),

керівники організацій (генеральні директори, директори, голови

правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень.

Одноосібне прийняття рішення забезпечує оперативність

управління, підвищує персональну відповідальність керівника.

Відповідно до чинного законодавства органи управління

створюють:

- Президент України — укази, розпорядження;

- Верховна Рада України, Верховна Рада Автономної Рес-

публіки Крим — постанови, рішення;

- Кабінет Міністрів України — постанови і розпорядження;

- міністерства — накази, інструкції, вказівки;221

- державні комітети і комісії — постанови, інструкції, вказівки;

- головні управління та управління при КМУ — накази, інструкції,

вказівки;

- виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи

рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми),

накази (управління та відділи виконкомів);

- керівники промислових та виробничих об'єднань, фірм, трестів;

- накази, інструкції, вказівки;

- керівники підприємств, установ, організацій — накази, інструкції,

розпорядження (підприємства), вказівки.

Узагальнивши подану вище інформацію, констатуємо, що групу

розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази,

розпорядження, вказівки.

Органи управління різних рівнів із найбільш важливих питань

видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — роз-

порядження, вказівки.

2.Постанови. Розпорядження. Вказівки

Постанова — це правовий акт, який приймається вищими і деякими

центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями)

для вирішення важливих і принципових завдань, поставлених перед ними,

чи встановлення стабільних норм чи правил поведінки.

Ключовим словом цього нормативно-правового акта є

«ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження — акт управління посадової особи чи державного

органу, виданий у межах їх повноважень, він має обов'язкову силу для

громадян та підпорядкованих організацій, яким адресовано розпорядження.

Залежно від сфери функціонування та вирішуваних завдань

розпорядження класифікують на:

- розпорядження загального характеру — тривалої дії;

- розпорядження з оперативних питань виробничо-господарської 222

й адміністративної діяльності підприємства — стосуються конкретного

вузького питання, випадку.

Розпорядження видають Верховна Рада України, Кабінет Міністрів

України, місцеві ради, представники Президента України на місцях,

керівники колегіальних органів державного управління. Адміністрації

підприємств і установ у межах їх повноважень для вирішення головним

чином оперативних питань також ініціюють створення розпоряджень.

Ключовими словами цього номіналу розпорядчого документа є:

«ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:», «ДОЗВОЛЯЮ:».

На відмінності між постановами і розпорядженнями, які видаються

«на підставі і на виконання чинного закону», характеризуючи радянське

документознавство, вказував К. Г. Мітяєв: «...постанови є

адміністративними актами загального порядку, котрі не можуть вичерпати

себе одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать

закону) до їх скасування Раднаркомом СРСР. Розпорядження вичерпуються

однократним виконанням і чинні упродовж терміну, зазначеного в них чи до

досягнення результату».

Рішення — розпорядчий документ, прийнятий на засадах ко-

легіальності Верховною Радою, місцевими радами чи їх виконавчими

органами управління (президією, комітетами), дорадчими органами

установ, організацій, підприємств (дирекцією, колегією, радою) для

вирішення завдань, що належать до їх компетенції.

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома

колегіальними або такими, що діють на засадах єдиноначальності,

державними органами, громадськими організаціями чи об'єднаннями тощо.

Ключовим словом цього номіналу розпорядчого документа є:

«ВИРІШИВ:» (виконавчий комітет); або

«ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); або

«ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Рішення можуть мати нормативний чи індивідуальний характер.223

Вказівка — це розпорядчий документ, який створюють із питань

інформаційно-методичного характеру, а також для виконання наказів,

інструкцій, інших актів органів управління. Видається більш широким

колом посадових осіб (заступниками керівника підприємства, головним

інженером, енергетиком, інженером з техніки безпеки тощо) у межах

своїх повноважень.

Ключовими словами цього номіналу документа є:

«ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

3. Накази з основної діяльності

Наказ — це розпорядчий документ, що видається керівником

підприємства, організації, установи, що діє на засадах одно-осібності

в межах своїх повноважень з метою вирішення основних і оперативних

завдань.

Як уже зазначалось, в організаціях, де вся повнота виконавчої влади

належить одній особі - керівникові (генеральному директорові, директорові,

виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління і т. д.),

- рішення, прийняті в ході регулювання діяльності, фіксуються в наказах або

розпорядженнях.

Наказ як номінал розпорядчого документа видається керівниками

міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад

народних депутатів, керівниками установ, об'єднань, організацій і

підприємств.

Слушною є зауваження В. Ф. Янкової про те, що у практиці

документування управлінської діяльності сьогодення відмінності між

наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї

системи, - обґрунтовує дослідник,— керівники одних організацій видають

накази, інших - розпорядження, а часом керівники видають і накази, і

розпорядження одночасно.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (роз-

порядження), що охоплюють індивідуальні приписи або правові норми з 224

питань внутрішньої розпорядчої діяльності установи в цілому і її

працівників коленого зокрема. Першу групу розпорядчих документів

становлять накази з основної діяльності, другу - накази з особового складу.

Розглянемо вимоги до складання й оформлення наказів із питань

основної діяльності, залишивши осторонь накази (розпорядження) щодо

особового складу, оскільки останні відносяться до уніфікованої системи

організаційно-розпорядчої діяльності підсистеми управління кадрами, а

отже, розглядаються спеціальним, кадровим, діловодством.

Накази (розпорядження) з основної діяльності видаються:

- на виконання нормативних правових актів вищих органів

влади і управління;

- з метою здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності,

що випливає з функцій і завдань, поставлених перед організацією, так звані

ініціативні накази.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що

виникають у межах самого підприємства. Керівництвом кількох організацій,

установ, підприємств можуть видаватися так звані спільні накази

(розпорядження) з основної діяльності.

4. Підготовка розпорядчих документів

Розглянемо загальні правила підготовки та видання наказів. Порядок

їх складання й оформлення регламентується інструкціями, правилами,

табелем і альбомом форм документів та іншими документами, що

охоплюють питання документування та організації роботи з документами.

Вони містять послідовність роботи над проектом документа і ті вимоги,

дотримання яких забезпечує юридичну повноцінність документа.

Відповідають за якість підготовки проектів розпорядчих документів їх

розробники та посадові особи, що вносять їх на розгляд керівника

організації.

Технологічний процес документування виступає організуючим

початком у підготовці і виданні розпорядчого документа і покликаний 225

забезпечити його відповідність чинному законодавству. Проекти наказів з

основної діяльності складаються на основі ретельного і всебічного вивчення

питань, що потребують вирішення, для того щоб доручення, які містяться в

наказах, були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству,

забезпечувалися достатніми матеріально-технічними і фінансовими

засобами.

Видання розпорядчих документів при одноосібному прийнятті

рішень містить такі етапи:

1. Ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання

розпорядчого документа)

2. Збір та аналіз інформації з питання

3. Підготовка проекту розпорядчого документа

4. Погодження розпорядчого документа

5. Внесення проекту розпорядчого документа на розгляд

6. Прийняття рішення (підписання, реєстрація документа)

7. Доведення розпорядчого документа до виконавців

8. Організація контролю за виконанням розпорядчого документа

1. Ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання

розпорядчого документа)

Проекти розпорядчих документів готуються за дорученням керівника

організації, з ініціативи керівників структурних підрозділів або

підвідомчих організацій, а також окремих фахівців. В останньому випадку

рішення про видання розпорядчого документа попередньо обговорюється з

керівником організації, і розробка проекту документа розпочинається тільки

після одержання його принципової згоди на видання розпорядчого

документа. Видання розпорядчих документів може бути ініційоване

виробничими потребами установи, зафіксованими у доповідних та службо-

вих записках з резолюцією керівника, довідках аналітичного чи

інформаційного характеру, пропозиціях, висновках, актах, планах,

програмах, звітах, службових листах тощо.226

Розпорядчі документи можуть також видаватися на підставі:

- законів, постанов, розпоряджень уряду;

- наказів, директивних вказівок вищих органів;

- організаційних документів (положень, правил, інструкцій)та ін.

У разі потреби видання документа керівник приймає рішення про

структурний підрозділ, посадову особу або групу осіб, що повинні будуть

займатися підготовкою проекту наказу (розпорядження) і дає відповідне

завдання. У разі прийняття управлінського рішення, що стосується

діяльності кількох підрозділів, для підготовки проекту розпорядчого

документа створюється тимчасова комісія чи група працівників.

2.Збір та аналіз інформації з питання

В основу процесів управління передусім покладена система

інформаційної життєдіяльності. Найважливішою умовою ефективності

управлінського рішення є використання при підготовці проекту документа

об'єктивної, достовірної, надійної, повної і своєчасної, інформації, щоб

виключити необхідність коригування прийнятих рішень через

недоопрацювання наказу.

Збір та аналіз інформації, необхідної для ухвалення рішення,

здійснюється на основі оперативної документації установи, документів, що

надходять з вищих, підвідомчих та інших організацій, законодавчих актів,

нормативної документації, наукових досліджень, періодичної преси й ін.

У процесі аналізу інформації опрацьовуються різні варіанти рішень, і

після всебічної оцінки обирається одне, найбільш прийнятне. Воно і

покладається в основу проекту розпорядчого документа.

3. Підготовка проекту розпорядчого документа

Результатом обговорення інформації є напрацювання управлінського

рішення, яке фіксується на цьому етапі в проекті розпорядчого

документа. Оформлення проекту розпорядчого документа проводиться за

тими ж правилами, що передбачені й для остаточного варіанта документа.

227

Якщо проект розпорядчого документа має пройти складну процедуру

погодження, він спочатку оформляється не на бланку, а на стандартному

аркуші паперу з проставленням у верхньому правому куті (з орієнтовним

відступом від межі лівого берега 145 мм) слова «Проект».

Текст проекту наказу (розпорядження) повинен складатися за формою

остаточного документа, бути змістовним, дбало оформленим тощо.

4. Погодження проекту розпорядчого документа

Погодження проекту документа полягає в його візуванні (якщо для

видання документа досить внутрішнього погодження) і зовнішньому

погодженні, якщо необхідно провести експертизу рішення в інших

установах (зазвичай при прийнятті нормативно-правових актів вищими

органами виконавчої влади).

Зовнішнє погодження проекту розпорядчого документа оформляється

на окремому аркуші — «Аркуші погодження».

Внутрішнє погодження (візування) проводиться в структурних

підрозділах організації із зацікавленими працівниками. У процесі

погодження можуть бути висловлені зауваження і доповнення до проекту

документа. Якщо зауваження і доповнення незначні, вони вносяться

безпосередньо до проекту наказу (розпорядження), представленого для

погодження, якщо ж зауваження і доповнення носять серйозний і

принциповий характер, вони оформляються на окремому аркуші і

повертаються виконавцеві разом із проектом документа. Розробники

проекту наказу (розпорядження) можуть погодитися із зауваженнями і

доопрацювати проект документа, але мають право і відмовитися від них,

наполягаючи на власній думці. В останньому випадку розробники проекту

розпорядчого документа при представленні остаточного варіанта документа

на підпис керівникові зобов'язані подати всі зауваження, одержані в ході

погодження документа. Керівник організації при ухваленні остаточного

рішення має право висловити власну думку. У випадку згоди керівника з

228

висловленими зауваженнями розробник проекту наказу (розпорядження)

змінює проект документа з урахуванням думки керівника.

При візуванні проекту наказу (розпорядження) необхідно перевірити

правильність його оформлення і відповідність чинним вимогам до

складання розпорядчих документів. Юридична служба при візуванні

проекту документа повинна визначити доцільність оформлення цього

питання наказом або розпорядженням, відповідність проекту документа

чинному законодавству, перевірити відсутність протиріч раніше виданим

наказам. Візування проекту наказу (розпорядження) оформляють на

лицьовому боці останнього аркуша документа, а за відсутності місця — на

зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа або на

окремому аркуші погодження.

5. Внесення проекту розпорядчого документа на розгляд

Порядок внесення проекту розпорядчого документа на розгляд

керівництва передбачає остаточне оформлення погодженого проекту

документа на бланку установи і подання його керівникові на підписання. Ця

стадія має особливе значення тоді, коли проект розпорядчого документа

готується за дорученням вищої організації (наприклад, за дорученням

уряду, державного органу виконавчої влади тощо). У цьому випадку проект

документа оформляється не на бланку установи, а на звичайних аркушах

паперу і направляється до вищої організації із супровідним листом і пояс-

нювальною запискою, в якій роз'ясняються окремі положення проекту

документа.

6.Прийняття рішення (підписання, реєстрація)

Підписання розпорядчого документа керівником — основний

вирішальний етап підготовки розпорядчого документа. Підпис

керівника перетворює проект документа в офіційний, надаючи йому

юридичної чинності. Після підписання документа провадиться його

реєстрація — присвоєння реєстраційного індексу документа, у разі потреби

проставляється відбиток печатки.229

7.Доведення розпорядчого документа до виконавців

Доведення розпорядчого документа (наказу, розпорядження) до

виконавців — стадія, на якій проводиться, по-перше, тиражування

документа, по-друге, його розсилання або передавання всім виконавцям. Для

цього виконавець готує разом з проектом наказу список розсилань, де

зазначаються підрозділи (посадовці), до відома яких необхідно довести наказ.

Якщо дія розпорядчого документа не поширюється на підвідомчу систему,

можна обмежитися ознайомленням виконавців зі змістом розпорядчого

документа з проставленням їх підписів на зворотному боці розпорядчого

документа.

Розсилання розпорядчого документа повинні проводитися якомога

швидше, оскільки термін виконання наказу (розпорядження) відлічується

від дати підписання документа.

8.Організація контролю за виконанням розпорядчого документа

Організація контролю за виконанням розпорядчих документів

полягає у:

- веденні контрольно-реєстраційної картотеки;

- погодженні, а у разі потреби й перенесенні строків виконання

розпоряджень;

- організації звітної роботи відповідальних виконавців стосовно

виконання ними доручень;

- узагальненні даних та доведенні їх до керівництва;

- внесенні пропозицій щодо вдосконалення ведення діловод-

ства та виконавчої дисципліни тощо.

При складанні проекту наказу необхідно:

- погоджувати пропозиції, що містяться в ньому, з раніше

виданими із цього питання документами, щоб уникнути повторень

або протиріч;

- викладати текст коротко, послідовно, чітко, не

допускаючи230

можливості його двоякого тлумачення;

- призначати конкретних виконавців і реальні терміни

виконання доручень;

- забезпечувати юридично правильне (однозначне)

написання

назв підприємств, організацій і установ, посад, що згадують

ся в ньому;

- вказувати посадових осіб, на яких покладається контроль

за

виконанням наказу (розпорядження);

- дотримуватися термінів підготовки проектів розпорядчих до-

кументів, установлених керівництвом організації;

- вказувати акти, що підлягають скасуванню або втратили

чинність.

5. Основні реквізити наказів з основної діяльності та вимоги

до їх оформлення

Накази оформляють за допомогою друкарських засобів на за-

гальному чи спеціальному бланку установи або ж на чистих аркушах

паперу формату А4 з проставленням необхідних реквізитів, що

служать для ідентифікації організації — видавця документа.

Розглянемо склад реквізитів наказів з основної діяльності.

Розглянемо схему оформлювання наказу як сукупність рекві-

зитів, установлених відповідно до вирішуваних у цій сфері діяльності

завдань, розташованих у визначеному порядку на носії інформації.

Постійні реквізити (розміщують переважно поздовжнім спо-

собом).

Реквізити загального чи спеціального бланка установи:

- реквізити 01—03 (залежно від установчих документів);

- реквізити 04, 05 (проставляють у разі потреби);

- назва організації вищого рівня (06) (оформляють залежно 231

від

відомчого підпорядкування, для внутрішніх потреб — за рішенням

установи);

- назва організації — автора документа (повна чи скорочена)

(07) повинна відповідати назві, зазначеній в її установчих документах

(статуті, положенні, установчому договорі);

- назва структурного підрозділу або територіального

відділення філії (08), посадової особи (зазначають на бланку, якщо

структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова

особа) має право підпису документа).

Назву виду документа (10) оформляють великими літерами: НАКАЗ.

Змінні реквізити

Датою наказу (11) є дата його підписання, яку проставляє сам

керівник під час підписання розпорядчого документа. Цей реквізит

оформляють записом від руки, заповнюючи трафаретну форму, подану від

межі лівого берега на спеціально відведеному схемою розташованості

реквізитів місці. В організаціях з великим обсягом документообігу і

великою кількістю документів, що проходять через керівництво, дату на

наказах дозволено проставляти працівникові служби діловодства під час їх

реєстрації. У цій ситуації надзвичайно важливо, щоб дата наказу відповідала

дневі, коли він був фактично підписаний, а отже, нагальною є вимога

реєструвати документ того ж дня.

Реєстраційний індекс (12) складається з порядкового номера наказу з

можливим відтворенням, за рішенням організації, індексу справи за

номенклатурою справ.

Наприклад: № 171 або №171-01, де 171 — порядковий номер наказу, 01

- індекс структурного підрозділу («Адміністрація», «Загальний відділ» тощо)

відповідно до номенклатури справ чи переліку структурних підрозділів.

232

Місце складення або видання документа (14) проставляють

центровано при поздовжньому розташуванні реквізитів, при кутовому —

без відступу від межі лівого берега.

Заголовок до тексту (19) є обов'язковим реквізитом наказу. Він

оформляється під реквізитами бланка без відступу від межі лівого берега й

стисло відтворює основний зміст наказу. Граматична конструкція заголовка

до тексту, відповідаючи на запитання «Про що?», розпочинається з

прийменника «про» і моделюється за допомогою віддієслівного іменника

(наприклад, «Про надання...», «Про звільнення», «Про затвердження...»,

«Про впровадження...», «Про створення...») або іменника, що вказує на

предмет (наприклад, «Про звіт...», «Про заходи...».

Заголовок до тексту має бути сформульований чітко, точно, лаконічно,

щоб можна було в цілому зрозуміти, про що йдеться в тексті документа:

Про створення постійно діючої експертної комісії; Про

вдосконалення організації діловодства в установі;

Про впорядкування діловодства і запобігання випадків утрати

документів;

Про організацію роботи підприємства у святкові дні; Про розподіл

обов'язків між керівництвом підприємства; Про внесення змін до

Статуту товариства.

Неконкретні, занадто стислі заголовки до тексту не виконують своєї

функції, адже не забезпечують у разі потреби ефективного пошуку

документів.

Відмітку про контроль (20) у разі потреби позначають літерою «К» чи

словом від руки або за допомогою штампа на лівому березі першого аркуша

документа на рівні заголовка до тексту.

Текст (21)

Позначку про наявність додатка (22) проставляють у разі потреби.

При великому обсязі інформації в проекті наказу (розпорядження)

викладають лише основні питання, а інформація конкретизуючого 233

характеру — у додатках до документа. За наявності додатків (графіків, схем,

таблиць, списків, організаційно-правових документів — положень,

інструкцій, правил, регламентів і т. д.) у тексті наказу у відповідних пунктах

розпорядчої частини даються посилання: (додаток 1); (додаток 2) або:

відповідно до додатка 1, відповідно до додатка 2.

На додатках у правому верхньому куті друкується слово «Додаток»

(якщо додатків декілька, вони нумеруються) з указівкою, до якого наказу

(розпорядження) або окремого пункту документа відноситься додаток:

Додаток 2

до наказу генерального

директора

від 05 жовтня 2004 р. № 308

Якщо додатком є затверджуваний документ (положення, правила,

інструкція і т.п.), у відповідному пункті розпорядчої частини робиться

позначка: ... (додається), а на самому додатку у верхньому правому куті

розміщається гриф затвердження документа за формою, встановленою ДСТУ

4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована

система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання

документів», наприклад:

Додатки є невід'ємною частиною розпорядчого документа. Видання

разом із наказом (розпорядженням) додатків, не згаданих у тексті

розпорядчого документа, не допускається.

У проектах наказів (розпоряджень), що мають один або кілька

додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок, з охопленням основного

тексту і всіх додатків.

Додатки до наказу (розпорядження) повинні мати відповідні назви

(список, перелік, план заходів, графік і т. п.). Кожен додаток візується на

останньому аркуші додатка керівником підрозділу, що готував додаток до

проекту документа, або його вищим керівником.234

Підпис (23) оформляють згідно з вимогами засвідчення документів за

ДСТУ 4163-2003, власний підпис посадової особи проставляють на першому

примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів

з основної діяльності належить керівнику організації, що діє на засадах

єдиноначальності, а у випадку тривалої відсутності керівника — особою, що

виконує його обов'язки. Після підписання жодних виправлень до

розпорядчого документа не вносять.

Відповідно, підпис може бути оформлений одним із таких способів:

Генеральний директор Підпис П.О. Любимов

Або:

В. о. генерального директора Підпис Д.В. Лопухов

Не допускається підписання документа іншою посадовою особою з

проставленням перед назвою посади прийменника «за» або правобіжної

похилої риски.

Зовнішнє погодження (24) здійснюється у разі, коли зміст нор-

мативно-правового акта стосується інтересів не однієї організації. Зовнішнє

погодження може проводитися з певними посадовими особами чи з

колегіальним органом, яке оформлюється відповідним грифом погодження

чи окремим аркушем погодження з позначкою у розпорядчому документі

«Аркуш погодження додається», що проставляється на місці грифу

погодження.

Візи (25) у разі потреби проставляють у наказах на першому

примірнику проекту документа як на лицьовому, так і на зворотному (за

відсутності місця на лицьовому) боці останнього аркуша.

Незалежно від того, де проставляються візи, вони містять у собі

назву посади працівника, його особистий підпис, розшифрування підпису,

дату і, за необхідності, додаткову оцінку «Зауваження і пропозиції додаю»,

235

«Заперечую», що, у разі незгоди з проектом, є посиланням на вмотивований

висновок, який додається на окремому аркуші-додатку.

Реквізит «Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця і

номер його службового телефону» (28) містить дані про посадову особу,

яка є укладачем проекту. Проставляють відмітку у нижній частині робочої

площі останнього аркуша наказу або ж на звороті документа. Відмітка,

крім прізвища або прізвища, імені та по батькові укладача проекту і номера

його службового телефону, може мати інформацію про направлення наказу.

Відомості про надсилання розпорядчого документа

можуть оформлятися і на окремому аркуші — «Аркуші надсилань», у

якому вказують назву структурних підрозділів або прізвища їх керівників,

котрим спрямовується примірник наказу.

Цей реквізит можуть не проставляти, якщо проект наказу

зініційовано та складено керівником організації.

Відмітку про виконання документа та направлення його до

справи (29) проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового

боку першого аркуша документа після його виконання для формування

документів у справи.

Відмітку про наявність документа в електронній формі (30) у разі

потреби проставляють з допомогою нижнього колонтитулу (Команда: «Вид

— Колонтитули: — Нижний колонтитул — Вставить автотекст — Полное

имя файла») у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша

документа.

Відмітку про надходження (31) проставляють записом від руки або

штампом під час надходження чи передання документа, розміщуючи у

правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Запис про державну реєстрацію (32) оформляють у Міністерстві

юстиції України на нормативні акти (накази, постанови) міністерств та

інших органів державної виконавчої влади з метою внесення до державного

236

реєстру. Для цього у нормативних актах у верхньому правому куті після

номера акта чи грифу затвердження залишають вільне місце.

6.Вимоги до оформлення тексту розпорядчих документів

Згадаймо, розпорядчі документи, об'єднані функціональним стилем,

за характером інформації можуть бути організовані в постанови, накази,

розпорядження, рішення, вказівки. Інформація, яка міститься у кожному

виді тексту, обумовлена видом номіналу документа. Так, накази з основної

діяльності торкаються питань фінансово-господарської діяльності

підприємств — відкриття філій; організації структурних підрозділів;

розподілу посадових обов'язків; режиму роботи підприємства;

фінансування певних програм, проектів; внесення змін та доповнень до

штатного розкладу та безлічі інших управлінських ситуацій, які потребу-

ють документного вирішення. Накази з особового складу охоплюють сферу

розв'язання кадрових питань. Торкаючись конкретних посадових осіб, вони

фіксують приймання, переведення, звільнення, відрядження, надання

відпустки, заохочення та безліч інших варіантів реалізації розпорядчих

функцій управління.

Змістовна складова тексту розпорядчих документів, за своїм

прагматичним призначенням, налаштовує реципієнта на сприйняття

певного роду інформації. Інформація, що міститься в розпорядчих

документах, згідно з класифікацією Дж. Ліча, за характером соціальних

відносин (соціальний конфлікт — соціальна гармонія) конкурує із

соціальною метою і є компетитивом. Порівняйте: конфліктивну

конструкцію догани і, навпаки, заохочення (конвівіал) та її сприйняття

реципієнтом.

За комунікативною функцією тексти розпорядчих документів

належать до директивних. Призначення таких текстів, обґрунтовує В. В.

Богданов, дати припис адресату на виконання певної дії або певної

сукупності дій. Саме цим вмотивовується притаманна для розпорядчих

документів мовна організація тексту, нагальна потреба його оптимізації, 237

особлива структуризація тексту, нульова модальність на межі ірреальності.

Ключові слова НАКАЗУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ,

ПОСТАНОВИЛИ, ВИРІШИЛИ, ПРИЙНЯТИ, ЗАРАХУВАТИ,

ПРИЗНАЧИТИ, ВІДРЯДИТИ та ін., що змінюються залежно від виду та

номіналу розпорядчого документа, — актуалізована частина тексту, яка є

найбільшим виразником модальності. Відсутність означень, обмежене

використання займенникових конструкцій, чіткий розмірений синтаксис,

навіть більше структурований, аніж у звичному діловому мовленні,

насиченість неемоційними конструкціями створюють те «магнітне поле»,

за висловом відомого лінгвіста Н. Ю. Шведової, до якого прикута увага

читача.

Чіткість організації текстової частини проявляється на різних рівнях.

Показовим є членування тексту розпорядчих документів.

У розпорядчих документах чітко виокремлюється констатуюча

(вступна) та розпорядча (основна) частини. Акумулюючи у собі риси

просторового відокремлення і логічного членування тексту, вони передусім

характеризуються певною незалежністю від цілого тексту. Констатуюча

частина розпорядчих документів передбачає змістовно-концептуальну, а в

окремих випадках і змістовно-фактуальну інформацію. Вступ, даючи

обґрунтування дій, що пропонуються, спрямовує думку реципієнта, але не

розкриває основної інформації, вказує на те, що спричинило виникнення

повідомлення.

6. Структура вступу:

- анотація — перелік проблем, викладених в основному тексті;

- прагматичність — опис цільової установки наказу;

- концептуальність — деякі теоретичні, методологічні й інші

положення, покладені в основу документа;

- енциклопедичність — опис робіт, що передували цій роботі —

на змістовному рівні знаходить свій вияв у висвітлені

трьох ключових моментів констатуючої частини: підстави,238

мети, причини видання наказу.

Як обґрунтування дій може виступати:

- посилання на нормативний правовий акт організації вищого

рівня або власний раніше виданий документ (організацій

ний, розпорядчий, плановий тощо) із зазначенням назви документа, автора,

дати, номера, заголовка до тексту;

- формулювання мети і завдань, що потребують вирішення організацією;

- опис фактів або подій, що стали причиною видання наказу.

Одночасна присутність усіх названих вище ознак у вступі не

обов'язкова. Для розпорядчих документів підстава може містити

посилання на нормативно-правовий чи організаційний документ: закони,

постанови, розпорядження уряду, накази, директивні вказівки вищих

органів, положення, правила, інструкції та ін. Мета та причини видання

наказу обумовлюються виробничими ситуаціями, на вирішення яких

створено документ.

Розглянемо мовні засоби, за допомогою яких здійснюється у

зв'язному викладі їх безпосередня внутрішня єдність, іменована у

текстології когезією. Зв'язок між подіями, про які повідомляють у

констатуючій частині, переважним чином знаходить свій мовний вияв в

усталених прийменникових конструкціях, дієприслівникових зворотах

тощо. Серед прийменникових конструкцій найбільш уживаними є такі:

згідно з, на виконання, відповідно до, з огляду на, у зв'язку з, на

впровадження та ін.

Наприклад:

Для забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та

звітності, виявлення і мобілізації внутрішньогосподарських резервів згідно з

«Положенням про організацію бухгалтерського обліку та звітності в

Україні» від 03 квітня 1993 року

НАКАЗУЮ:

або:239

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і

архівні установи», плану основних заходів Державного комітету архівів

України на перше півріччя 2001 р. та рішення колегії Держкомархіву від 06

лютого 2001 р. «Про підсумки роботи державних архівних установ у 2000

році та їх завдання на 2001 рік»

НАКАЗУЮ:

або:

Згідно з наказом генерального директора від 27 травня 2003 р. № 86

«Про підвищення виконавчої дисципліни і відповідальності працівників»

НАКАЗУЮ:

або:

У зв'язку з кадровими змінами в центральному апараті Державного

комітету зв'язку та інформатизації України

НАКАЗУЮ:

або:

З метою раціональної організації і проведення експертизи цінності

документів та їх передавання на архівне зберігання

НАКАЗУЮ:

або:

З метою забезпечення реалізації права на звернення громадян

відповідно до Конституції України, Закону України «Про звернення

громадян», Указу Президента України «Про додаткові заходи щодо

забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення»

від 13.08.2002 № 700/2002 правління Фонду соціального страхування з

тимчасової втрати працездатності

ПОСТАНОВЛЯЄ:

При посиланні на затверджений документ зазначається, яким

органом (посадовою особою) і коли затверджений документ:

240

Відповідно до пункту 1 Порядку ціноутворювання на роботи (послуги),

що виконують державні архівні установи, затвердженого наказом

Державного комітету архівів України від 24 січня 2001 р. № 6 і за-

реєстрованого Міністерством юстиції України 27 лютого 2001 р. за №

179/5370, та у зв'язку з упорядкуванням оплати праці працівників архівних

установ

НАКАЗУЮ:

Позиційне розташування стандартних дієприслівникових зворотів і

дієприслівників також досить часто слугує когезією для розпорядчих

документів, з'єднуючи два відрізки висловлювань формально-

граматичним зв'язком. Наприклад: Виконуючи.., Впроваджуючи..,

Вивчивши та узагальнивши.., Заслухавши і обговоривши.., Розглянувши..,

Виконуючи вимоги.., Беручи до уваги.., Враховуючи.., Посилаючись... та

ін.

Наприклад:

Виконуючи постанову Кабінету Міністрів України від 08 вересня 1997

року № 999 «Про затвердження Порядку забезпечення інвалідів

автомобілями», із змінами та доповненнями від 09.12.1999 № 2234, з метою

встановлення протипоказань допуску інвалідів до керування

автомобілем

НАКАЗУЮ:

або:

Розглянувши заяви та документи, подані до Державної комісії з

цінних паперів та фондового ринку на видачу ліцензії на здійснення

професійної діяльності на ринку цінних паперів відповідно до Ліцензійних

умов провадження професійної діяльності на ринку цінних паперів,

затверджених наказом Державного комітету з питань регуляторної політики

241

та підприємництва від 14.03.2001 за № 49 та рішенням Комісії від 14.03.2001

за № 60, зі змінами та доповненнями

НАКАЗУЮ:

Більше того, текстоутворююча функція може реалізуватися графічно

— розбиттям одного речення на абзаци, кожен з яких розпочинається

дієприслівниковим зворотом та поєднується з ключовим словом.

Заслуговує на увагу виклад змістовно-фактуальної інформації, що

реалізується у формі розповіді.

Виклад констатуючої частини у формі розповіді обирають у

тому разі, коли треба повідомити про певну складну управлінську

ситуацію, подію, що сталася, зберігаючи їх хронологічний перебіг,

встановити причинно-наслідкові зв'язки, що спричинили цю подію, факт,

явище. Функцію когезії у такому разі виконують знову ж таки

прийменникові та дієприслівникові конструкції: з огляду на це, з огляду

на вищевикладене, зважаючи на викладене вище тощо.

У Вищій атестаційній комісії України розроблено та впроваджено

автоматизовану систему аналізу захищених та відхилених дисертаційних

робіт, інформаційною базою якої служать електронні варіанти облікової

картки здобувача (форми 13а), електронні варіанти авторефератів, відомості

про зауваження до дисертації та автореферату, що містяться у відгуках та

виступах у дискусії під час прилюдного захисту дисертації, встановлені

спеціалізованою вченою радою формулювання об'єкта досліджень і

результатів наукових досліджень та відомості щодо відхилених дисертацій.

Програмне забезпечення автоматизованої системи базується на ви-

користанні електронних таблиць, що вимагає певних корективів до

рекомендованих ВАК правил підготовки електронних варіантів документів

атестаційних справ.

Враховуючи викладене НАКАЗУЮ:

Зверніть увагу!

242

Констатуюча частина може бути відсутня, якщо дії,

пропоновані до виконання, не мають потреби в роз’ясненні.

Особливої уваги потребує специфічний зв'язок між констатуючою та

розпорядчою частинами — двома складовими розпорядчих документів.

Когезією у цьому разі є ключові слова розпорядчих документів. Будучи

найбільш актуалізованими (логічно виокремлені векторним спрямуванням

змісту документа, графічно оформлені великими літерами з нового рядка —

без абзацного відступу), вони є своєрідним структурно-логічним єднальним

елементом цих двох складових. Тексти розпорядчих документів (наказів,

розпоряджень) підприємств, які діють на засадах одноосібності прийняття

рішень керівником, мають бути організовані від першої особи у формі однини

(НАКАЗУЮ — в наказах; ПРОПОНУЮ, ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ДОРУЧАЮ — в

розпорядженнях). На просторовому рівні ключові слова відокремлюються

двома міжрядковими інтервалами, окремим рядком (від межі лівого берега),

логічно ж є продовженням мовленого в констатуючій частині та

першопочатком розпорядчої частини. Доказовим у цьому разі є аналіз

пунктуації: ніякого розділового знака на межі вступної частини та

ключового слова, двокрапка на межі ключове слово — розпорядча (основна)

частина, що вимагає додаткового пояснення (а саме? що?).

Отже, у вступі подається змістовно-концептуальна або змістовно-

фактуальна інформація, проте зрозуміти її застосування неможливо без

накреслення чітких шляхів її реалізації, тобто подальшого злиття воєдино

вступної та основної частин. Вступ, будучи автономним, виконує функції

пропозиції, налаштування на подальше сприйняття інформації, її

мотивацію, актуальність.

Перспективний характер розпорядчої частини найвиразніше

проявляється у своєрідному векторному спрямуванні інформації.

Розпорядча частина чітко структурована.

Рубрикація тексту — неодмінна умова розпорядчих документів.

243

Пункти і підпункти розпорядчої частини наказу нумеруються

арабськими цифрами в такий спосіб: 1; 1.1; 1.2; 1.3; 2; 2.1; 2.2; 2.3; 3...

Супроводжувана виокремленими цифровими позначеннями, їх

подвійними, часом і потрійними арабськими цифровими позначеннями,

рубрикація тексту вказує на залежність і підпорядкування частин

висловлювання. Водночас у такому членуванні накреслюється сама

концепція укладача стосовно взаємообумовленості виділених частин

тексту.

Розглянемо внутрішні зв'язки основної частини.

На перший погляд, кожен із пунктів розпорядчої частини авто-

семантичний. Це закономірно, адже для такого типу комунікативних

повідомлень властиве завдання вкласти якомога більше інформації у

найменш можливу кількість рядків. Така стислість тексту призводить до

потреби уникати будь-яких формально-граматичних засобів зв'язку. Пункти

та підпункти розпорядчої частини одночасно становлять надфразову

єдність — логіко-семантичну єдність самостійних речень більш високого

рівня.

Залежно від обсягу інформації і від функцій у виконанні загального

комунікативного завдання елементи цієї комплексної одиниці поділяються

на предикативні (ключові, визначальні) та релятивні (другорядні,

підпорядковані предикативним). Функцію предиката виконує дієслово у

його неозначеній формі (що зробити?), яке є концептуальним ядром у

складі цілого комплексу повідомлення. Він вносить максимальний внесок у

сумарну інформацію, що передається комплексом. Релятивність, навпаки,

виступає ознакою факультативності елемента стосовно домінуючого,

пояснюючи, на що спрямована дія інформації (залежні слова).

Інформативна значимість релятивних елементів невелика порівняно з

інформативною значимістю предикативного члена, проте це не применшує

значимості релятивних елементів у створенні чіткої єдності повідомлення.

244

Усунення релятивного елемента спричиняє неінформативність

висловлюваного, вилучення із комплексу деяких надфразних єдностей (і

ключових пропозицій чи речень всередині цих єдностей) також може

спричинити недостатність змісту предикативного елемента комплексу.

До предикативно-релятивного комплексу пунктів розпорядчої

частини, що становить багаторівневу ієрархічну систему протиставних та

взаємопов'язних відношень, входить вказівка на термін виконання,

реалізований граматичними формами (з ...до, з., по, до..., на час складання

звіту, постійно) та відповідального виконавців.

За цією структурно-логічною схемою вказівка про виконавця

реалізується шляхом:

- узаконеного відступу від послідовного викладу, графічно

оформленого дужками: (відповідальний — посада, прізвище

ініціали посадової особи) — у такий спосіб зберігається послідовність ходу

викладу;

- давального відмінка релятивного елемента, до складу якого

входить посада, прізвище ініціали відповідального виконав

ця або міністерство, структурний підрозділ.

Пункти розпорядчої частини можуть містити конкретні доручення

або положення організаційного характеру.

Пункти розпорядчої частини, що носять організаційний характер,

формулюються в такий спосіб:

- доручення (що зробити?);

- термін виконання доручення (коли?);

- назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців

(хто має виконати доручення?).

НАКАЗУЮ:

1. Провести інвентаризацію і переоцінку (дооцінку) залишків то-

варно-матеріальних цінностей на товарно-матеріальному складі № З

станом на 01 липня 2003 року (відповідальний — голова інвентаризаційної245

комісії Анохін Л. Д.).

НАКАЗУЮ:

1. Провести документальну планову перевірку фінансово-господарської

діяльності підприємства за період з 01 січня 2001 р. по 01 січня 2003 р.

(відповідальний — заступник директора економічного департаменту Зотов

О. Л.).

Відповіді на три ключові моменти кожного пункту розпорядчої

частини: зміст завдання (що зробити?), термін виконання (до якого

часу, коли?), відповідальний виконавець (хто має зробити?) можуть

реалізуватися за іншою структурно-логічною схемою. Першим

структурним компонентом виступає релятивний елемент, що містить

назву посади, прізвище, ініціали відповідального виконавця, граматично

виражений давальним відмінком, далі подається предикат, функцію якого

виконує дієслово в неозначеній формі — інфінітив (що зробити?). Термін

виконання (до якого часу зробити?) як релятивний елемент логічно

вплітається у загальну структуру надфразної єдності.

У такий спосіб організовують пункти розпорядчої частини, що містять

конкретні доручення:

- назва посади, прізвище, ініціали виконавця або виконавців

(хто має виконати доручення?);

- доручення (що зробити?);

- термін виконання доручення (коли?).

НАКАЗУЮ:

1. Керівникові проектного відділу № 2 Коломійцю М. І. у 2-місяч-ний

термін забезпечити доопрацювання проектної документації відповідно до

зауважень замовника і передати на узгодження.

2. За наявності проміжних термінів виконання доручення або при

групуванні дії, що пропонується до виконання, на окремі завдання, кожне з

них формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт

розпорядчої частини проекту наказу (розпорядження) містить тільки одне246

завдання з одним терміном виконання, наприклад:

НАКАЗУЮ:

3. Правлінням відділень Фонду, їх виконавчим дирекціям організувати

роботу зі зверненнями громадян та їх особистий прийом згідно із

затвердженим Порядком, забезпечивши, насамперед:

- кваліфікований і своєчасний розгляд, систематичний аналіз та

узагальнення звернень для виявлення причин, що їх породжують;

- неухильне дотримання затверджених графіків особистого при

йому громадян;

- надання безоплатної інформації застрахованим особам про поря-

док та умови сплати страхових внесків і витрачання страхових коштів

Фонду, з інших питань застосування законодавства про загально

обов'язкове державне соціальне страхування.

або:

НАКАЗУЮ:

2. Відповідальному секретареві ЦВК Головіновій К. О. утворити на

період виборів спеціальну робочу групу з членів центральної виборчої комісії

у складі 5 осіб для вирішення термінових питань та роботи з документами,

що не підлягають розголошенню.

НАКАЗУЮ:

2. Юридичному управлінню (Зарудний О. Б.) подати Положення про

експертну раду з питань використання коштів резерву та Інструкцію про

застосування Порядку формування та використання коштів резерву

Пенсійного фонду на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

Вибір граматичної та структурної схем залежить від характеру

документованої інформації.

Перевага, зазвичай, надається першій структурно-логічній формі,

адже вона більш категорична, наказова, що вмотивовується логічно

наголошеним предикатом (інфінітивом). Друга схема часом може

247

породжувати двозначність тлумачення інформації, що неприпустимо для

будь-яких документів, тим більше розпорядчих. Тож будьте уважні!

Незаперечна істина: будь-який мовний продукт, навіть позбавлений

естетико-пізнавальних функцій, вимагає різноманітності в організації

матеріалу. Не виняток тут і розпорядчі документи:

- якщо час визначено іншими документами, наприклад, ін-

струкціями, правилами, термін може не зазначатися;

- якщо виконавець наказу один, то інформація про виконавця

в кожному пункті може не зазначатися, фіксується напри

кінці окремим пунктом;

- виконавець може подаватися узагальнено (наприклад: керів-

никам відділів, технікам-оглядачам) тощо;

- термін виконання в пунктах і підпунктах розпорядчої частини

наказу не вказується у випадках, якщо доручення носять

постійний або нормативний характер і їх виконання пропонується на весь

період дії цього розпорядчого документа;

- кількість виконавців кожного пункту (підпункту) не обме-

жується.

Іноді текстова частина містить термін чинності розпорядчого

документа, що оформляють окремим пунктом:

Наказ набирає чинності з 12 січня 2004 року.

Якщо проект наказу (розпорядження) скасовує цілком або частково

раніше видані документи з того ж питання, то в передостанньому пункті

проекту документа необхідно їх перелічити, наприклад:

НАКАЗУЮ:

Вважати такими, що втратили чинність, накази Держкомархіву України

«Про затвердження цін на роботи (послуги), що їх виконують центральні державні

архівні установи на договірних засадах».

До наказу не слід включати пункт « Наказ довести до відома...».

Підрозділи (посадовців), до відома яких необхідно довести наказ, 248

зазначають у списку розсилань, який виконавець готує разом з проектом

наказу.

Логічної та структурної довершеності розпорядчій частині наказів

надає її останній пункт, який набуває таких граматичних форм:

Контроль за виконанням наказу покласти на .... (посада, прізвище,

ініціали відповідального виконавця наказу в цілому);

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

НАКАЗУЮ:

3. Контроль за виконанням наказу покласти на ... (посада, прізвище,

ініціал(и) відповідального виконавця наказу). або:

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою, (у разі коли сам

керівник контролює виконання наказу).

Ця форма інтегрує весь текст розпорядчого документа, наголошуючи на

його вагомості та необхідності беззаперечного виконання.

Проникнути в прагматику членування тексту — завдання складне,

розуміння ж написаного, того, що приховано за словами, як зазначала М.

Цвєтаєва, є свого роду співтворчість.

Проект наказу (розпорядження) повинен бути написаний чітко,

зрозуміло, з дотриманням усіх граматичних правил. Варто уникати складних

підрядних речень і великої кількості прислівникових та дієприслівникових

зворотів. Спеціальні (технічні) терміни потрібно вживати лише в разі потреби

і тільки загальноприйняті. У тексті наказу (розпорядження) не можна вживати

довільні скорочення і скорочені найменування організацій, структурних

підрозділів, посад.

Неприпустиме застосування різних, хоча і різнозначних, термінів

для позначення того самого поняття. Недоречно вживати в наказі

(розпорядженні) усякого роду побажання і вирази типу: «підняти рівень»,

«звернути увагу», «посилити контроль» і т. п.

249

Недотримання норм спричиняє неадекватну інтерпретацію

повідомлення, неправильне його тлумачення. А як наслідок — навіть

невиконання наказу, спричинене неузгодженістю дій.

Варто пам'ятати, що перші особи підприємств персонально від-

повідають за складання, зберігання і правильне оформлення службових

документів.

7. Витяги із розпорядчих документів

Витяг — це відтворення частини оригіналу документа.

їх оформлюють на загальному, спеціальному бланкові або на чистому

аркуші паперу на запит і з дозволу вищих посадових осіб.

Реквізити витягу з наказу:

Реквізити бланка (01, 02, 03, 06 (за рішенням установи), 07.

Назва виду документа (10) — ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ;

Дата документа (11) — відтворюють з оригіналу;

Реєстраційний індекс (12) — відтворюють з оригіналу;

Місце складення чи видання (14) — відтворюють з оригіналу;

Заголовок до тексту (19) — відтворюють з оригіналу;

У текстовій частині (21) витягів із наказу констатуючу частину

подають повністю, з розпорядчої ж обирають лише ті пункти, підпункти,

які потребують засвідчення витягом.

Зверніть увагу!

При відтворенні пунктів розпорядчої частини їх порядкові

номери зберігають відповідно до оригіналу.

Підпис (23) має неповний склад елементів порівняно з оригіналом. У

витягах подають назви посад осіб, що підписали оригінал документа, їх

ініціал(и), прізвища, проте особистого підпису посадової особи не

проставляють;

Відмітка про засвідчення копії (27) надає чинності витягові. Містить

відмітку «Згідно з оригіналом», назву посади особи, що засвідчила

250

відтворення витягу, підпис, ініціал(и), прізвище, дату зняття цього

різновиду копії документа.

Питання для контролю знань:

1. Проаналізуйте вагомість розпорядчих документів із фіксування

функцій управління.

2. Укажіть на підстави видання розпорядчих документів.

3. Обґрунтуйте коло питань, з яких необхідно видавати розпорядчі

документи.

4. Дайте визначення окремих груп розпорядчих документів.

Які диференціальні ознаки має кожне з них.

5. Хто має право видавати накази з основної діяльності?

6. Узагальніть, яким чином обмежуються повноваження автора

розпорядчого документа.

7. Виділіть основні ознаки наказу, зафіксовані в дефініції.

8. Проаналізуйте структуру констатуючої (вступної) та розпо-

рядчої (основної) частин наказів з основної діяльності.

9. Назвіть склад обов'язкових реквізитів наказів з основної

діяльності.

10. Укажіть на процедуру підготовки проекту наказу.

11. Який термін визначає тривалість дії наказу?

12. У якому випадку текстова частина наказу має форму таблиці?

13. Назвіть склад реквізитів, які можливі у наказах з основної

діяльності.

14. Дайте структурну характеристику текстів розпорядчих до-

кументів.

15. Назвіть слово(а), яким(и) розпочинається розпорядча частина

наказів, розпоряджень, рішень, постанов.

16. Де проставляються зовнішнє та внутрішнє погодження розпорядчих

документів?251

17.Проаналізуйте лінгвістично-стилістичні особливості текстів

розпорядчих документів.

18. У який спосіб оформляють та яким чином засвідчують витяги з

наказів з основної діяльності?

Література: 2; 3; 6; 7; 10; 11; 12; 20; 23; 25; 26.

Список використаних джерел

1. Закон України «Про інформацію» // Голос України. – 1992. 13

листопада.

2. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни й визначення.

- Чинний від 1995-01-01.-К: Держстандарт України, 1994.

3. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни

та визначення. – Чинний від 1995-01-01. – К.: Держстандарт України, 1994.

4. ДСТУ 2628-94. системи оброблення інформації. Оброблення тексту.

Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-07. – К: Держстандарт України,

1994.

252

5. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту

фирмы. – М.: АО «Бизнес-иск» Интел-синтез», 1995.

6. Беспянська Г. В.Діловодство: Навч. Посіб. Для дистанційного

навчання: У 2 ч./За науковою редакцією В. Г. Бездрабко. – К.: Університет

«Україна», 2005. – Ч. 2. – 418 с.

7. Боровський В.Н., Прадун В.П., Друзін Р.В. Діловодство в

банківських установах: Навч. посібник/За заг. ред. проф. Боровського В.Н.

– Київ: Центр навчальної літератури, 2006. – 224 с.

8. Блощинська В.А. Сучасне діловодство: Навчальний посібник. – К.:

Центр навчальної літератури, 2005. – 320 с.

9. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – 3-е

изд. – М.: Стандарти, 1990.

10. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. – М.: Наука,

1973.

11. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секертаря: практичний

посібник /К.Д. Гордієнко. – 3-тє вид., змін. та доп. – К.: КНТ, 2009. – 304 с.

12. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. – К.; 1998.

13. Завьялов П.С., Демидов В.Е. Формула успеха: маркетинг. – М.:

Международные отношения, 1988.

14. Зиновьева Н.Б., Саяпина И.А., Пашнина И.И. Документ в

коммуникации и восприятии: Лекции по курсу «Документоведение». –

Краснодар, 1995.

15. Коваль В.А. Культура ділового мовлення. – Київ, 1974.

16. Комова М.В. Діловодство. Друге видання /Національний

університет «Львівська політехніка», Інститут гуманітарних і соціальних

наук. – Львів, Київ, «алеерта», «Тріада плюс». – 2007. – 220 с.

17. Кузнецова А.Н., Вагенгейм Р.Н. Машинопись. – М.: Высшая школа,

1986.

18. Кулініченко В.Л. Ділові папери та документи підприємницької

діяльності. – К; 1996.253

19. Кушнаренко Н. Н. Документоведение. – К.: Знання, 2000.

20. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. – Київ,

2004.

21. Молдаванок М. І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ.

Зразки найважливіших українською мовою. – К.: Либідь, 1992.

22. Паламар Л.М., Кацавець Г. М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь,

1992.

23. Погиба Л. Г., Грибіниченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових

паперів. Практикум: Навч. Посібник. – 2-ге вид., стереотип. – К.: Либідь,

2004. – 240 с.

24. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование

служебных документов. – М.: Высшая школа, 1973.

25. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет,

інформація для ділової людини /Уклад.: Н.Г. Горголюк, І.А. Казімірова; За

ред. В.М. Бріцина. – К.: «Довіра», 2007. – 687 с.

26. Скібіцька Л.І. Діловодство. – Київ, 2006.

27.Сморжанюк Т. П. Документаційне забезпечення управління: Навч.

посіб. / Т. П. Сморжанюк, Т. В. Шрам, Ф. Б. Ролгальський; За ред. Ф. Б.

Рогальського. – К.: Вища шк., 2007. – 254 с.

28. Собчук В. С. Основи загального діловодства. Навчальний посібник.

– Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. – 180 с.

254