_VodjenjeProjekata

8/12/2019 _VodjenjeProjekata

1/14

Fakultet elektrotehnike i raunarstva

Zavod za elektronike sustave i obradbu informacija

VOENJE PROJEKATAVOENJE PROJEKATAVOENJE PROJEKATAVOENJE PROJEKATA((((PROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENTPROJECT MANAGEMENT))))

Seminar iz predmeta: Sustavi za praenje i voenje procesa

IVANA BUKLIJA

0036400152

svibanj 2007., Zagreb


2/14

- 1 -

SADRASADRASADRASADRAJJJJ

1. Definicija projekta............................................................................................2

2. Kako poeti........................................................................................................4

3. Planiranje projekta............................................................................................5

4. Ogranienja.......................................................................................................6

5. Uspjean voditelj - uspjean projekt.................................................................8

6. Odreivanje prioriteta....................................................................................10

7. Kreiranje pristupa...........................................................................................10

8. Zavrna faza.....................................................................................................11

9. Zakljuak.........................................................................................................12

10. Literatura.........................................................................................................13


3/14


4/14

- 3 -

povezanosti rezultata rada te optimiranog rasporeda kako bi se skratilo ukupno

vrijeme rada na projektu. Da bi mogli nadzirati izvrenje planova ugrauju se

kontrolne toke na karakteristinim i obino znaajnim tokama planiranog

ostvarenja.

Voenje, menadment (eng. management) je skup naela, obavljanja i metoda

primjene, prilagoenih za voenje timova i kontrolu projektnih ogranienja, trokova,

izlaganje riziku kako bi na posljetku oduevili kupca.

Voenje projekata je sposobnost administriranja nizom vremenski slijednih

zadataka to rezultira uspjenim postizanjem cilja.


5/14

- 4 -

2.2.2.2. KAKO POETIKAKO POETIKAKO POETIKAKO POETI

Kako bismo uspjeno vodili projekt moramo ga zapoeti sa jasnom i preciznom

vizijom o tome kako e se razvijati, kada e biti zavren i kako voditi tim k tome cilju.

Voenje projekta ravna se po poslovnim ciklusima, ciljevima i vremenu.

Uspjeno voenje projekta zahtijeva puno vie od same ugradnje najnovije i najbolje

mogue tehnologije. Uspjeti u voenju projektima znai uspjeti u rukovoenju. Jer cilj

voenja projekata nije tehnologija radi sebe same ve prije pomak prema stvarima

poput poboljanih servisa za kupce, poboljane kvalitete proizvoda te poveanje

profita. Kao to se moe vidjeti na slici 1, voenje projekata je slino balansiranju na

ici.

slika 1. Voenje (balansiranje) projektima


6/14

- 5 -

3333.... PLANIRANJE PROJEKTAPLANIRANJE PROJEKTAPLANIRANJE PROJEKTAPLANIRANJE PROJEKTA

Planiranju projekta pristupamo kao zasebnom projektu po ozbiljnosti, prilaemo

metodu u 6 koraka kako poeti:

1. Definiranje svrhe istraivanja u pismenom obliku- pomae nam oblikovatiistraivanje kojemu pristupamo.

2. Odreivanje sredstava koja emo koristiti tijekom istraivanja - preciziranjesredstava, naina i izvora koje emo koristiti

3. Delegiranje- razbijte plan u vie manjih dijelova i delegirajte ihnajsposobnijima, tako ete dobiti najbolji plan

4. Bacite se na posao- itajte, procjenjujte, biljeite to e vam kasnije pomoi daostvarite svoj projektni plan, ravnajte se po principu: sve to nije zapisano kao da

se nikada nije ni dogodilo

5. Organizacija i dokumentacija- prikupite sve informacije na hrpu, jako je vano damoete u danom trenutku pribaviti i organizirati sve relevantne podatke, te

napravite studiju provedivosti (mogui naini za rjeenje zadatka, kriteriji

usporeivanja alternativnih rjeenja, odreivanje prednosti i nedostataka

odreenih mogunosti, prijedlog glavnog izbora te njegove alternative,

odreivanje specifikacija i vremenskih rokova)

6. Ocijenite i jo istraujte- provjerite jesu li dosadanji podaci dali odgovore na svapitanja, ako jesu krenite s poslom, ako nisu nastavite istraivati

slika 2. Time management


7/14

- 6 -

4444.... OGRANIENJAOGRANIENJAOGRANIENJAOGRANIENJA

Prije negoli pone sam projekt, voditelj projekta mora postii dogovor sa

ulagaima oko samog izvoenja i potreba projekta. Jednom kada je projekt upotpunosti definiran potrebno je odrediti datum poetka i zavretka samog projekta.

Uloga voditelja projekta nije stalna, veprivremena, on je zaduen u svakom trenutku

znati koji mu je cilj te voditi tim koracima koji e ih dovesti k tome cilju. K tome mora

osigurati da je projekt definiran, odriv te mogu, projekt koji nije takav teko se moe

uspjeno privesti kraju. Takoer jako je bitno drati se vremenskih rokovatijekom cijelog

projekta, kako vetime ne bismo ugrozili zavretak projekta u zadanim granicama te time

negativno utjecali na projekt, kompaniju te moral lanova tima (slika 3).

slika 3. Vremenska ogranienja

Faktorikoji takoer utjeu na prekoraenje rokova:

poslovni ciklusi - podudara li se vrijeme zavretka projekta sa dobomgodine kada su svi prezaposleni

financijska situacija - investitori nisu jednako voljni financirati projektetokom godine i na kraju fiskalne godine, to treba uzeti u obzir

doba godine - doba godinjih odmora i slino


8/14

- 7 -

Vano je drati se i financijskih obvezana koje smo se obvezali i draati se u

okvirima planiranog budeta, kako propustima u tom segmentu ne bismo ugrozili

uspjean zavretak projekta. Te uvijek ulagae pravovremeno obavjetavati o tijeku

projekta kako bi u danim trenucima mogli reagirati sa primjerenim ulaganjem. Na slici

4 prikazan je protok komunikacija.

slika 4. Protok komunikacija

Vano je i provjeriti ne radi li se slian ili isti projekt ve negdje, kako ne bismo radili

isti posao na dva mjesta (primjerice u istoj firmi na razliitim odjelima).


9/14

- 8 -

5.5.5.5. USPJEAN VODITELJUSPJEAN VODITELJUSPJEAN VODITELJUSPJEAN VODITELJ ---- USPJEAN PROJEKTUSPJEAN PROJEKTUSPJEAN PROJEKTUSPJEAN PROJEKT

Uspjean voditelj projektaje optimist? pesimist? realist? ...ili sve od navedenog.

Kako bi bili uspjeni u voenju potrebno je biti pomalo od svega navedenog.

Optimist kako bismo uspjeno vodili svoj tim i upravljali resursima. Pesimist, naravno

potajno, kako bismo mogli zamisliti situacije koje mogu poi u krivom smjeru te ih

tako preduhitriti. Realist kako bi na projekt gledali iz svih aspekata, bez emocija i

potpuno trezveno. najbolji nain je igrati se avoljeg odvjetnika sa samim sobom te

tako prepoznati i sprijeiti sve mogue krive korake u postupku.

emu sve treba pridavati panju uspjean voditelj projekta prikazano je na slici 5.

slika 5. Voditelj projekta mora imati u vidu sve aspekte


10/14

- 9 -

Proces donoenja odlukaje kljuan za uspjenost projekta. Na slici 6moemo vidjeti

koji parametri moraju biti vani pri donoenju, te na slici 7koji nam ne bi trebali biti

na vrhu prioriteta pri donoenju odluka.

slika 6. Uspjean tijek upravljanja

slika 7. Neuspjean tijek upravljanja - odluke voene primjedbama, eljama


11/14

- 10 -

6666.... ODREIVANJE PRIORITETAODREIVANJE PRIORITETAODREIVANJE PRIORITETAODREIVANJE PRIORITETA

Projektu se najee pristupa na nain koji je ve otprije definiran u odreenoj

tvrtki, tako je i najlake znati sa ime ete se morati suoiti i koji zadaci vam predstoje,

to e vam pomoi da lake i bolje organizirate vrijeme s obzirom da ete ve znati s

obzirom na prioritet projekta koliko je samo rjeenje hitno ili odgodivo.

Drugi pristup je osnivanje ureda za voenje projekata (Project Management Office -

PMO) koji e onda odreivati prioritete na podruju cijele organizacije.

7777.... KREIRANJE PRISTUPAKREIRANJE PRISTUPAKREIRANJE PRISTUPAKREIRANJE PRISTUPA

Potrebno je pristupiti projektu kao da radimo plan napada. Koliko vremena

emo posvetiti kojoj fazi rada / Tko ili to e nam biti resursi / Koji je cilj istraivanja /

Tko e nam jos pomoi u izvedbi? Sve su to pitanja na koja moramo dati odgovor

kako bi nali najbolji mogui nain pristupanja samom projektu.

Neki dijelovi projekta mogu se izvoditi istovremeno, efikasnije nego slijedno, i na to

treba pripaziti. Zato izraujemo dijagram toka koji nam to zorno prikazuje ili

koristimo neki od programa za management u koji moemo unositi i mijenjati

podatke kako se projekt razvija.

Takoer bitno je izraditi slijedni plan djelovanja i odrediti korake. No uvijek treba

uzeti u obzir da moe doi do nenadanih skretanja sa plana te uvrstiti u slijedni plan i

priuvne opcije za svaki sluaj.


12/14

- 11 -

8888.... ZAVRNA FAZAZAVRNA FAZAZAVRNA FAZAZAVRNA FAZA

Projekt je pri kraju, tim koji ste mudro odabrali i vodili kroz cijeli projektni

plan prati vas u stopu i upravo je tu problem - vi ste se ulijenili kako se posao privodi

kraju, a tim vas i u tome slijedi. Na slici 8 prikazan je dijagram ovisnosti rada tima o

radu voditelja projekta, uz ovisnosti o predanosti projektu. upravo zato voditelj mora

pred kraj projekta dodatno motivirati lanove tima kako im motivacija ne bi previe

pala, a samim time i predanost projektu.

slika 8. Dijagram ovisnosti (povezanosti)

Projekt je zavren, no posao time ne zavrava. sada se voditelj projekta, projektni tim i

ulagai moraju nai i revidirati cjelokupan posao - kvalitetu, propuste, problematiku

koja je iskrsnula u zavrnoj fazi - svi problemi moraju se odmah sanirati.

Kada je sve rijeeno, projekt se predaje (zadovoljnom) klijentu koji odluuje kree liodmah u upotrebu ili su potrebne jo neke dodatne provjere i preinake prije

ukljuivanja u rad. Nakon to je klijent prihvatio konano rjeenje potrebno mu je

dostaviti cjelokupnu projektnu dokumentaciju (koju smo cijelo vrijeme uredno pisali)

kako bi imao uvid da je napravljeno sve po poetnom dogovoru te da bi se uvjerio da

konano rjeenje odgovara dogovorenim specifikacijama.


13/14

- 12 -

9.9.9.9. ZAKLJUAKZAKLJUAKZAKLJUAKZAKLJUAK

Voenje projekata vrlo je kompleksan zadatak. Trebamo uzeti u obzir sve

faktore utjecaja i potivati sva ogranienja (od vremenskih, financijskih do resursnih

ogranienja). Uvijek treba imati na umu konani cilj i ne skretati s plana rada.

Takoer iznimno je vano da se cijeli postupak projektnog zadatka uredno i redovno

dokumentira kako bi "bilo tko" mogao nastaviti projekt kasnije uz pomo projektne

dokumentacije. Vano je da voditelj projekta donosi prave odluke u pravom trenutku

te uvijek ima u vidu popis prioriteta pomou kojeg bira konani pristup rjeenju. Isto

toliko vana je redovita komunikacija izmeu svih razina ukljuenih u projekt.I konano, kada je projekt gotov moemo provjeriti koliko smo bili uspjeni u

konanom rjeenju, jesu li potivana sva dana ogranienja (vremenski rokovi,

potivanje budeta u odreenim fazama i ukupno) i je li omjer uloenog i dobivenog

zadovoljavajui. Sva znanja i iskustvo sigurno e nam dobro doi u voenju sljedeeg

projekta.


14/14

- 13 -

10.10.10.10. LITERATURALITERATURALITERATURALITERATURA

Joseph Phillips : "IT Project Management - On Track From Start to Finish", secondedition, McGraw-Hill/Osborne 2004

http://www.projectsmart.co.uk

http://www.pmi.org/info/default.asp

http://www.managementhelp.org/plan_dec/project/project.htm

_VodjenjeProjekata

Documents

Transcript of _VodjenjeProjekata