Vis hjælpelinjer som er en hjælp ved placering af billeder · Tricom deler SI og SKI...
Transcript of Vis hjælpelinjer som er en hjælp ved placering af billeder · Tricom deler SI og SKI...
Indsæt dato
Indsæt f.eks.
September 2017
Vis hjælpelinjer som er en hjælp
ved placering af billeder
1.Højre klik på den aktuelle side og
vælg gitter og hjælpelinjer
2. Sæt kryds ved Vis
tegnehjælpelinjer på skærmen
3. Vælg OK
Aftaler i IndFak
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
2
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Aftalemodul i IndFak
Samler leverandøraktivering, aftaleadministration, kataloggodkendelse og
varegruppehåndtering i ét modul.
• Rammeaftaler og Aftaler er opbygget som ”paraply-aftaler”
• ”Rammeaftalen” er den overordnede kontrakt
• ”Aftalen” kan tilknyttes en ”Rammeaftale”
• ”Aftalen” er typisk en delaftale og derfra hvor der e-handles (eller hvor der er e-katalog)
• ”Aftaler” som er underlagt en ”rammeaftale”, nedarver info fra rammeaftalen.
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
3
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Indkøb på aftaler
• Aftaler udstyres med Etiketter, som viser om
aftalen fx er forpligtende.
Etiketter nedarves til varerne.
• For at handle korrekt, opfordrer Statens
Indkøb til at Indkøber orienterer
sig i information på Rammeaftalen/Aftalen
inden varer indkøbes.
Indkøbskaskaden
*https://www.retsinformation.dk/forms/R0710.aspx?id=189963
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
4
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Aftaler i IndFak
IndFak Prod
Statslige ØSC institutioner
Ministerområde 1
Institution a
Regnskab (Bogføringskreds)
Institution b
Statslige ikke ØSC institutioner
Selvejende Statsinstitutioner
Fællesskab 1
Institution y
Institution x
Regnskab
SI/SKI leverandør
Lokal leverandør
SI/SKI Aftale
1. SI/SKI håndteres på IndFak Prod niveau – og
deles med indholdsansvarlige i underliggende
organisationer.
2. SI-aftaler deles på 2. niveau af Statens Indkøb.
3. Indholdsansvarlige kan dele med brugere og
evt. afgrænse yderligere på varegrupper.
4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og e-
handle på den.
5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive
nedarvet.
Lokale leverandører
1. Lokale aftaler oprettes af indholdsansvarlig på
organisationsniveau – og deles med egne brugere.
2. Katalog sendes til ”ean-nummer” på organisationsniveau og tilknyttes aftalen.
3. Katalog godkendes og deles ned i org.hierarki.
4. Først efter deling kan brugerne se aftalen og
e-handle på den.
5. Når en aftale er delt, vil opdateringer blive
nedarvet.
Statens Indkøbs
Program (SI)
Den indholdsansvarlige sørger for at
nødvendige aftaler er tilgængelige i IndFak
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
5
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Aftalemodulet – Roller og ansvar
• Statens Indkøb (SI) – Står for deling af rammeaftaler og aftaler i Statens Indkøbsprogram
• Tricom – Står for deling af e-handelsaftaler (SKI), og har ansvar for administration i
IndFak af de aftaler i Statens Indkøbsprogram, hvor SKI er kontraktholder.
• Indholdsansvarlig – Sørger for deling af aftaler og oprettelse af lokale leverandører og
lokale aftaler
• Rollen ”SI – Aftaleadgang” – Giver adgang til at se rammeaftalerne delt fra Statens
Indkøb
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
6
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
En indholdsansvarlig kan se og redigere aftaler på det
organisationsniveau, han/hun befinder sig på og nedefter.
Den indholdsanvarliges opgaver er følgende:
• Dele aftaler: Sørge for at gøre aftaler og e-
handelskataloger tilgængelige for sine rekvirenter og
indkøbere
• Oprette lokale leverandører: Guides til oprettelse af
leverandører: https://modst.dk/systemer/indkoeb-og-
faktura/installation-og-drift/ og
https://indfak2.dk/supplieractivation
• Oprette lokale aftaler og godkende lokale kataloger samt
opdateringer til disse
Hvis der er fejl i kataloger fra SKI eller Statens Indkøb kan
Statens Indkøb kontaktes på [email protected]
Den Indholdsansvarliges ansvarsområder
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
7
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Rammeaftaleoversigt
• Rammeaftaler i Aftalemodulet, giver bedre styring af aftaler, hvor der er flere underaftaletyper
• Rammeaftaleoversigten giver mulighed for filtrering og oprettelse af egne quickfiltre
• Der er mulighed for deling af læse-adgang eller redigeringsrettigheder til brugere eller grupper
• Information fra en rammeaftale nedarves til underliggende aftaler.
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
8
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Eksempel på rammeaftale
Vedhæftede
dokumenter
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
9
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Aftaleoversigt
• Visning af aftalehierarki (Klik på stjerne-ikonet med grøn baggrund)
• Mulighed for filtrering og oprettelse af egne quickfiltre
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
10
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Aftaleoversigt - Rammeaftalevisning
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
11
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Aftaletyper
• Hvis der er tale om en e-handelsaftale (katalog), kan du se et indkøbsvogn-ikon:
• Ved klik på dette, sendes du til Varesøgning, med en aktiv søgning, filtreret på den
pågældende aftale:
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
12
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Visning af aftaler og rammeaftaler
• ”Nedarvning” af informationer
fra en rammeaftale til
underliggende aftaler ret kun
informationer ét sted og se det
slå igennem på alle relevante
aftaler
• Mulighed for opsætning af flere
etiketter på samme aftale
• Etiketter nedarves til varerne
på aftalen og fremgår dermed i
varesøgningen og giver
filtreringsmulighed på etiketter
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
13
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
På Aftaler fremgår:
• Leveringsinformationer
• Fragt og gebyrer
• Information til bestiller – popper op
ved køb på pågældende aftale
• Etiketter - findes under ”Information
om aftalen”
• Bilag - findes under ”clips”-ikonet
Ligger aftalen under en
rammeaftale, så arves bilag fra
rammeaftalen
Aftaleinformation – e-handel
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
14 14
Opret ny aftale
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
15
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Opret ny aftale I/II
• Du skal sikre at leverandør er oprettet (se mere under leverandøraktivering)
• Gå herefter til Aftaler og klik på +
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
16
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Opret ny aftale II/II
• Udfyld valgte skabelon
• Tilføj etiketter
• Gem
• Herefter kan aftalen deles
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
17
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Deling af aftaler
• Tricom deler SI og SKI e-handelskataloger med alle Indholdsansvarlige
• Den Indholdsansvarlige kan herefter dele aftalen til egen institution/brugere
– Hold musen over aftalen og vælg hvordan du ønsker at dele aftalen
– Vælg Brugere, Grupper (roller), Organisationer, du ønsker at dele med. Klik OK.
– Brugere har nu adgang til aftalen. Er der tale om et katalog, vil brugere med rekvirent,
indkøber og disponentrolle nu have adgang til at se varerne under Varesøgning.
– Det er også muligt at ekskludere brugere på aftaler – Ekskludering vægter højere end
inkludering. Så hvis en aftale er delt med en rolle, og en bruger med pågældende rolle
ekskluderes, så har brugeren IKKE adgang til aftalen!
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
18
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Varegrupper – del specifikke sortimenter
• Det er muligt at samle og dele specifikke varesortimenter via Varegrupper
• Varegrupper kan oprettes lokalt og deles ligesom aftaler
• Opret en Varegruppe
– Gå til Aftaler – Varegrupper Klik på +
– Navngiv og tilføj varer Klik OK
– Del Varegruppen ligesom en aftale deles
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
19
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Overvågning af aftaler
• Det er muligt at overvåge aftaler, så man får besked, når/hvis andre brugere ændrer
i dem:
• Klikker man på ”øjet”, vil man modtage besked, hvis andre brugere ændrer i aftalen.
Klikker man igen, slår man overvågningen fra:
• Som udgangspunkt får ejeren af aftalen altid besked (på nær hvis det er ejeren selv,
der laver rettelsen).
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
20 20
Leverandører og e-handel
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
21
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Leverandøroversigt
• Visning af alle leverandører, som den enkelte bruger kan se/redigere aftaler fra
• Mulighed for at oprette nye leverandører
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
22
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Leverandøraktivering
For at sikre at få de rette informationer, der skal bruges til den elektroniske samhandel, anbefaler vi
følgende proces, når der skal handles med en ny leverandør.
Læs mere her:
– Leverandøraktivering i IndFak https://modst.dk/systemer/indkoeb-og-faktura/installation-og-drift/
– Leverandøraktiveringsprocessen https://indfak2.dk/supplieractivation
– Velkomstmail til leverandør https://www.tricom.dk/supplieractivation/velkomstmail/
– Leverandørregistrering og leverandørsupport https://indfak2.dk/suppliersupport
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
23
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Oprettelse af en lokal leverandør og fritekstaftale
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
24
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Leverandøroprettelse og aktivering
• Aftaler – Leverandører – Klik på Plus-ikon for at oprette en ny leverandør
• Søg på CVR nr. for at se om Leverandøren allerede findes og dermed kan aktiveres
i egen organisation
• Administratorer kan se hvor ordre ordrer leveres (end points) i Dataadministration -
Dokumentintegration
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
25
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Kataloggodkendelse
• Når et katalog er modtaget fra en lokal leverandør (indsendes til organisationens EAN-
nummer) vil brugere med rollen indholdsansvarlig få en e-mail med besked om, at der er et
katalog som kræver godkendelse.
• SKI-kataloger er opsat til automatisk at blive godkendt.
• Godkendelse af katalog foretages under Aftaler – Kataloggodkendelse.
• Automatisk søgning på afventende kataloger
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
26
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Fritekstaftaler
• Hvis man skal tilføje en fritekst-linje på en rekvisition, så skal leverandøren oprettes
med en ”Fritekstaftale”, som herefter tilknyttes rammeaftalen.
Indsæt tekst i sidefod
1. Vælg Indsæt i top menuen
2. Vælg Sidehoved og Sidefod
3. Skriv titel på præsentation ind i tekstfeltet
4. Tryk Anvend på alle
27
Lav bold underoverskrift
Fjern bullet og
lav teksten bold
Ønsker du korrekt bullet,
klik på bullet-knappen
Indmelding af sager til leverandørsupport
• Alle fejl ifm. lokale kataloger/ordreintegrationer osv. – hvad end oplevet af Leverandør eller
Institution – kan indmeldes til [email protected]
• Som udgangspunkt, starter support-samtaler med en henvisning til de nedskrevne
hjælpetekster/e-learning videoer. Hvis disse ikke giver den ønskede hjælp, arbejder
Supporten ud fra nedenstående retningslinjer (support timepris = 800 kr. ekskl. moms):
– Ved ændringer i leverandøropsætningen, faktureres Leverandøren pr. påbegyndt time.
– Ved fejl i leverandøropsætninger foretaget af Institutionen, faktureres Institutionen pr. påbegyndt time.
– Hvis Institutionen oplever fejl, faktureres denne pr. påbegyndt time, for fejlsøgning/tilretning.
– Hvis Leverandør ønsker hjælp til kataloger, anbefaler Support katalogkursus - og ellers ydes support
og faktureres pr. påbegyndt time.
– Hvis katalog ikke validerer, meldes det som udgangspunkt til Leverandøren, at de skal tjekke med en
validator. Hvis de ønsker Tricom Supports gennemgang og validering, faktureres dette pr. påbegyndt
time.