21 april 2023

VerdiepingscursusDossiermoduleOmgevingsloket online

2 21 april 2023

DoelDoel: • Beter inzicht in de verschillende opties waarop

vergunningaanvragen digitaal behandeld kunnen worden met behulp van de dossiermodule van Omgevingsloket online

• Handvatten geven om klaar te zijn op 1 juli

Wat behandelen we niet:• De behandeling in uw eigen systeem• De behandeling van een papieren aanvraag

3

Programma09.00 Ontvangst09.30 Opening, doel en programma09.45 Omgevingsloket online, keuzes 10.45 Pauze11.00 Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket

online12.00 Release 2.3: wat zit daar in?12.30 Slot

21 april 2023

4

Programma13.00 Ontvangst13.30 Opening, doel en programma13.45 Omgevingsloket online, keuzes 14.45 Pauze15.00 Hybride model: gedeeltelijk gebruik Omgevingsloket

online16.00 Release 2.3: wat zit daar in?16.30 Slot

21 april 2023

5 21 april 2023

1. Omgevingsloket online

• Vergunningcheck

• Aanvraagformulier

• Dossiermodule

6

Doelen Omgevingsloket online

21 april 2023

• Aanvraagmodule (vergunningcheck en aanvraagformulier)• Aanvrager informeren• Door uniformeren administratieve lasten terugbrengen• Met digitaal indienen aansluiten op werkproces professionele

aanvrager

• Dossiermodule (tijdelijk digitaal dossier)• Alle betrokkenen bij behandeling beschikken over dezelfde

informatie en dezelfde versie• Uitwisseling kennis en informatie via Omgevingsloket online

7

Gevolgen uit WaboBevoegd Gezag is verplicht aanvraag digitaal te kunnen ontvangen

(art 7.6 lid 2 Wabo) 100% van de gemeenten + provincies + rijk is nu aangesloten! 100% van de adviesorganisaties is per 1 juli aangesloten

Bevoegd gezag is niet verplicht aanvraag digitaal te behandelen

Bevoegd gezag moet wel adviseurs in de gelegenheid stellen advies uit te brengen – dossier delen!

11-11-09

8

Focus vandaag• Handvatten geven om op tijd klaar te zijn!

• Op tijd klaar is: • per 1 juli aanstaande kan Bevoegd Gezag aanvragen ontvangen• een keus hebben gemaakt hoe aanvragen te gaan behandelen• afspraken gemaakt met adviseurs hoe samen te werken

• Dit doen we door:• bespreken verschillende keuzes• bespreken drie scenario’s voor behandelen• inzicht te geven in release 2.3 – de release van 1 juli

21 april 2023

9

Aansluiten op Omgevingsloket online1. Volledig gebruik dossiermodule Omgevingsloket online (scenario 1)

2. Volledig gebruik eigen mid- of backoffice (webservices) (scenario 5)

3. Behandeling in eigen mid- of backoffice, bijlagen op Omgevingsloket online (scenario 2)

11-11-09

10

Inregelen Omgevingsloket online• Inregelen Omgevingsloket online moet altijd! Onafhankelijk van

het gebruik van behandelmodule.• Inregelen van lokale vragen (in vergunning check én in

aanvraagformulier)• Nieuwe lokale vragen inregelen (alarminstallatie, roerende

zaken opslaan, werk- of werkzaamheden uitvoeren• Inregelen werken met behandeldienst• Aanpassen 1e emailbericht• Aanmaken rol coördinator met oog op:

• Werken volgens hybride model• Overhalen gegevens naar archief

21 april 2023

11

Inregelen Omgevingsloket online (2)• En…aangeven op welke manier je Omgevingsloket online

gebruikt (behandelmodule ja/nee)

• Gegevensuitwisseling tussen Omgevingsloket online en backoffice

• Communicatie met de aanvrager

21 april 2023

12

Keuzes (1)• Hoe ga ik aanvragen behandelen?

• papieren aanvragen op papier behandelen en digitale aanvragen digitaal behandelen

• alles digitaal behandelen, dus papieren aanvragen inscannen• alles op papier behandelen, dus digitale aanvragen uitprinten

• Hoe werk ik samen met adviseurs• delen van tekeningen en andere benodigde documenten• communicatie (e-mail, notificaties, telefoon)• delen van beschikking

21 april 2023

13

Keuzes (2)• Waar ga ik aanvragen behandelen?

• eigen vergunningensysteem• dossiermodule in Omgevingsloket online

• Hoe deel ik informatie met aanvrager• statuswijzigingen• aanvullingen in dossier• communicatie• beschikking

21 april 2023

14

Gebruik behandeldossier: geheel of gedeeltelijkGeen eigen vergunningbehandelsysteem:• Gebruik dossiermodule volledig!• Dat geldt bv voor kleinere gemeenten, wettelijke adviseurs

Wel eigen vergunningbehandelsysteem:• Behandel de vergunning in eigen systeem• Gebruik behandeldossier om informatie te delen• Bv delen met adviseurs (provincie, waterschap etc)

21 april 2023

15

Volledig gebruik dossiermodule

11-11-09

16 21 april 2023

Omgevingsloket

online

D

Eigen systeem

I: interactie met systeemU: documenten uploadenM: e-mailbericht

Volledig gebruik dossiermodule

IU

MI

U

M

IM

U

17

Volledig gebruik dossiermodule: rollen Zodra aanvraag is ingediend, wordt een e-mailbericht naar

bevoegd gezag gestuurd; bevoegd gezag heeft toegang tot dossier

Rollen in dossiermodule:• Lokaal beheerder• Baliemedewerker • Coördinator• Behandelaar

21 april 2023

18

Lokaal beheerderRegelt de “achterkant” van het systeem• Organisatie gegevens en werkwijze van de gemeente:

vooroverleg, communicatie aanvrager, dossiermodule, e-mail/soap XML en account voor ftp

• Beheer gebruikers• Lokale regelgeving in vergunningcheck en aanvraagformulier• Relatiebeheer• Rapportages

11-11-09

19 21 april 2023

20

BaliemedewerkerMet name hulp aan aanvrager:• Samen met aanvrager door vergunningcheck• Samen met aanvrager aanvraag opstellen (bsn of kvk nummer) • Aanvraag overnemen van of overdragen aan aanvrager• Aanvullingen indienen namens aanvrager• Papieren aanvraag digitaliseren• Bijlagen toevoegen• Aanvraag indienen namens gemeente• Aanvraag overnemen van andere baliemedewerker• Informatie over voortgang van aanvraag

11-11-09

21 11-11-09

22

CoördinatorVoert de regie over de behandeling van de aanvraag:• Faciliteert eventueel vooroverleg• Bepaalt juiste procedure en bevoegd gezag• Beoordeelt volledigheid vraagt aanvulling• Onderhoudt contact met de aanvrager• Vraagt beoordeling aan behandelaar (volledig / inhoudelijk)• Vraagt advies aan adviesorganisatie (volledig / inhoudelijk)• Voegt alle adviezen en beoordelingen samen• Registreert ontwerpbesluit / beschikking• Regelt archivering

11-11-09

23 11-11-09

24 11-11-09

25 11-11-09

26

Behandelaar / adviseur Beoordeelt de aanvraag:• Krijgt toegang tot dossier via verzoek om beoordeling of advies• Heeft inzage in alle onderdelen van de aanvraag• Kan alle bijlagen bekijken• Kan opmerkingen plaatsen op tekeningen• Voegt beoordeling/advies via documenten en notities toe• Kan advies aanvragen aan (andere) adviesorganisatie

11-11-09

27

Volledig gebruik dossiermodule: behandelstappen• Wijzigen bevoegd gezag• Wijzigen soort procedure• Verzenden bericht in behandeling

• Inhoudelijke beoordeling aanvragen (intern)• Advies aanvragen

• Aanhouden beslissing• Aanvragen aanvulling• Registreren beschikking• Verlengen beslistermijn

• Documenten en/of notities toevoegen

21 april 2023

28

Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (1)Overhalen naar eigen systeem:• Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer

haal je deze documenten over van Omgevingsloket online?

Samenwerken:• Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-

overeenkomst?

Communicatie met aanvrager en adviseur:• Hoe communiceren met aanvrager en adviseur?• Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en

adviseur:• Inhoud akkoord?• Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm?

21 april 2023

29

Volledig gebruik dossiermodule: beslissingen (2)Openbaar maken / publicatie:• Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen?• Hoe ga je om met de ter inzage legging?• Hoe / waar organiseer je de zienswijzen?

Behandeling vergunning:• Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en

hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?

21 april 2023

30 21 april 2023

Omgevingsloket

online

D

Eigen systeem

I: interactie met systeemU: documenten uploadenM: e-mailbericht?: zelf nog te beslissen

IU

MI

U

M

IM

U

IU

?M

Volledig gebruik eigen vergunningsysteem

?

31

Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (1)

Overhalen naar eigen systeem:• Hoe gegevens naar eigen systeem?• Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer

haal je deze documenten over van Omgevingsloket online?

Samenwerken:• Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-

overeenkomst?• Hoe aanvraag en juiste versies van bijlagen (tekeningen) delen?• Hoe beveiliging van toegang van adviseurs?• Hoe samenwerken (met name mark-ups)?

• Let op: adviseurs moeten verschillende werkwijzen ondersteunen!

21 april 2023

32

Volledig gebruik eigen vergunningsysteem: beslissingen (2)

Communicatie met aanvrager en adviseur:• Hoe communiceren met aanvrager en adviseur?

Openbaar maken / publicatie:• Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen?• Hoe ga je om met de ter inzage legging?• Hoe / waar organiseer je de zienswijzen?

Behandeling vergunning:• Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en

hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?

21 april 2023

33

Eigen vergunningsysteem én behandeldossier

11-11-09

34 21 april 2023

Omgevingsloket

online

D

Eigen systeem

I: interactie met systeemU: documenten uploadenM: e-mailbericht

IU

MI

U

M

IM

U

IU

MM

Eigen vergunningsysteem én behandeldossier

35

Eigen vergunningsysteem én behandeldossierEigen vergunningsysteem wordt gebruikt voor:• Bewaken termijnen• Uitzetten behandelverzoek binnen eigen organisatie• Opstellen standaardbrieven (o.a. beschikking)• Communicatie met aanvrager• (eigenlijk alle handelingen die u nu ook met dit systeem doet!)• etc

Behandeldossier wordt gebruikt voor:• Beschikbaar stellen van aanvraag en tekeningen aan adviseurs• Ontvangen van advies op tekeningen (mark-ups) en advies in de

vorm van documenten in het dossier

21 april 2023

36

Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (1)

Overhalen naar eigen systeem:• Hoe gegevens naar eigen systeem?• Welke documenten zijn noodzakelijk voor archivering en wanneer

haal je deze documenten over van Omgevingsloket online?

Samenwerken:• Vereist deze werkwijze aanpassingen in de samenwerkings-

overeenkomst?

21 april 2023

37

Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (2)

Communicatie met aanvrager en adviseur:• Hoe communiceren met aanvrager en adviseur?• Omgevingsloket online verstuurt e-mails aan de aanvrager en

adviseur:• Inhoud akkoord?• Aanvullende communicatie nodig, zo ja in welke vorm?

Openbaar maken / publicatie:• Waar publiceer je de aanvragen / beschikkingen?• Hoe ga je om met de ter inzage legging?• Hoe / waar organiseer je de zienswijzen?

21 april 2023

38

Eigen vergunningsysteem én behandeldossier : beslissingen (3)

Behandeling vergunning:• Welke meldingen zijn relevant voor Omgevingsvergunningen en

hoe wordt samenloop in de behandeling georganiseerd?

21 april 2023

39

Acties (1)

21 april 2023

Beh.m Hybride Eigen Behandeling vergunning:

• Hoe / waar organiseer je de termijn bewaking

X

• Coordinator(en) aanwijzen X X Samenwerking: • Proefdraaien met ketensimulatie X • Samenwerkingsovereenkomsten

afsluiten met provincie en adviseurs X X X

40

Acties (2)

Beh.m Hybride Eigen Werkproces inrichten: • Inbreng van zienswijzes vastleggen en

invoeren X X X

• Werkproces meldingen vastleggen en invoeren

X X X

• Workflow inregelen inclusief management informatie

X X X

• Scanstraat inrichten X X X • Printstraat inrichten (X) (X) (X)

41

Acties (3)

21 april 2023

Beh.m Hybride Eigen ICT: • Archiveren en verwijderen dossier

beschrijven en invoeren X X X

• DIGI koppeling aansluiten (X) X • mid/back office aanpassen voor

webservices (X) X

• Digitaal werken ondersteunen X X X • Document management inrichten X X X • FTP inrichten X X X

42

Acties (4)

21 april 2023

Beh.m Hybride Eigen Communicatie met aanvrager / adviseur: • Publicatie van vergunningen regelen X X X • Hoe / waar organiseer je de huisstijl /

standaardbrieven X

• Inhoud en layout emails aanvrager vaststellen

* X X

• Inhoud en layout emails adviseur vaststellen

X X

• Inhoud en layout brieven aan aanvrager vaststellen

X X X

• Inhoud en layout beschikking vaststellen X X X • Website aanpassen X X X

*Alleen de ontvangstbevestigingmail

43

Webservices (1)Wat te doen om webservices te kunnen gebruiken?

• DIGI koppeling(OSB) tot stand brengen• Midoffice of backoffice leverancier verbinding laten maken met

DIGI koppeling• Acceptatietest uitvoeren samen met AgentschapNL• Soap/XML aanzetten in beheergedeelte

21 april 2023

44

Webservices (2)Status:• Pilot uitgevoerd met Rotterdam, Amsterdam en enkele

leveranciers.• Geconstateerde problemen zijn opgelost• Op 1 juli kan gewerkt worden met webservices

Mogelijkheden in release 2.3:• Alle berichten in 2.2 (zie bijlage H functioneel ontwerp)• Nieuw bericht: adviesaanvraag

21 april 2023

45

5. Features 2.3 release• Behandeling uitbesteden aan behandeldiensten, milieu maar

ook andere werkzaamheden; soorten behandeldiensten uitgebreid

• Uitbreiden beheermodule met rapportage mogelijkheden

• Bijlagen - 2 soorten verplichte bijlagen en achtergrond

• Verbetering in toevoegen van bijlagen (versiebeheer)

• Aanpassen eerste berichtje naar de aanvrager mogelijk

• Ondersteuning geheimhouding m.b.t. milieuwerkzaamheden

• Archiveren: tussentijds overhalen mogelijk

• Audittrail wordt als pdf aangeleverd t.b.v. archivering

• Hergebruik van ingediende aanvragen en meldingen

• Aanscherping van autorisatie regels

46

Rapportage mogelijkheden

21 april 2023

47

Twee soorten bijlagen

21 april 2023

48

Versiebeheer

• elke bijlage heeft versie(s)• versiehistorie te raadplegen

49

Geheimhouding•Op initiatief van de aanvrager•Mogelijkheid om verzoek tot geheimhouding via Omgevingsloket online te doen (bijlage)

21 april 2023

50

Geheimhouding

• Registratie besluit door bevoegd gezag• Bijlagen krijgen kenmerk

Extra taak BG

Optie tbv aanvrager

51

Hergebruik• Zoek de betreffende aanvraag in de tabel en klik op het icoon van

twee blaadjes.

 • Geef aan of je de bijlagen wilt hergebruiken en vul de gegevens

van de nieuwe aanvraag of melding in en klik op 'Aanvraag starten'.

 

21 april 2023

52

Overdracht naar archiefWat: aanvraag gegevens (PDF), bijlagen inclusief metadata (in

Overzicht PDF opgenomen), aanvullingen en markup, documenten van bevoegd gezag waaronder adviezen en eventuele VVGB’s, beschikking en eventueel ontwerpbesluit, audittrail (PDF), notities

Wanneer: na sluiten dossier, tussentijds na indiening, ook ten behoeve van download bijlagen in bulk

Wie: coordinator, lokaal beheerder of baliemedewerker

Hoe: via taken BG gestart, transport via ftp/s – zie volgende sheet, email notificatie inclusief Overzicht PDF

53

Uitwisseling via FTP/s

Centrale opslag van bestanden

(FTP directory)

Centrale opslag van bestanden

(FTP directory)

3. Behandeling / archiveringvan de aanvraag

3. Behandeling / archiveringvan de aanvraag

Aanvrager

Aanvrager

1. Indienen vergunningaanvraag

1. Indienen vergunningaanvraag

AanvraagAanvraag

BijlageBijlage

Bevoegd gezag

Bevoegd gezag

Lokale opslag van bestanden

Lokale opslag van bestanden

2. Bijlagen ophalen

(FTP client)

2. Bijlagen ophalen

(FTP client)

Elk Bevoegd Gezag heeft een eigen “postbus”

1. FTP-client downloaden en installeren (eenmalig)

2. Connectie met ftp.omgevingsloket.nl (productie) maken

Omgevingsloket online

Omgevingsloket online