Vejledning til sagsbehandling af anmodning om læseadgang til tredjemand i Digital Post

August 2019

Side 2 af 31

Hvem skal anvende

vejledningen?

Vejledningen er primært udarbejdet til brug for det perso-nale, der skal behandle borgernes anmodninger om tildeling af adgang til andre fysiske personer eller virksomheder til deres digitale postkasse, samt til de ledere der skal sikre, at kommune er klar til håndtering af anmodninger om tildeling af læseadgang.

Hvad kan du læse om i

vejledningen?

Denne vejledning beskriver proceduren for sagsbehandling i

borgerservice af anmodninger om læseadgang til tredjemand

til den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post.

Vejledningen beskriver yderligere proceduren for ophævelse

af adgangsgivers eventuelle fritagelse i forbindelse med op-

rettelse af læseadgang.

Side 3 af 31

Indhold

1. Introduktion til sagsbehandling af læseadgang 4

1.1 Vigtig fakta om etablering af læseadgang 4

2. Blanketter til sagsbehandling af læseadgang 7

2.1 Nye og reviderede blanketter 7

2.2 FD 014 – Læseadgang til Digital Post for værger 7

2.3 FD 011 – Læseadgang via en repræsentant 8

3. Overblik over trin i sagsbehandling af læseadgang 9

4. Sagsbehandling af anmodning om læseadgang 10

4.1 Fremmødte er adgangsgiver 10

4.2 Fremmødte er repræsentant 11

4.3 Opret læseadgang i Administrationsportalen 12

4.4 Vigtige meddelelser 12

4.5 Arkivér den underskrevne blanket FD 011 (Repræsentant) 13

4.6 Adgangsgiver er fritaget 13

5. Sagsbehandling af værgers anmodning om læseadgang 15

5.1 Oprettelse af læseadgang 15

5.2 Ophævelse af fritagelse i forbindelse med etablering af læseadgang 17

6. Oprettelse af læseadgang i Administrationsportalen 18

6.1 Log på Administrationsportalen 18

6.2 Adgangsmodulet 19

6.3 Adgangsmodulet – Oplys om evt. adgang giver i borgerservice 21

7. Fuldmagt givet via et selvoprettet dokument 22

8. Unge under 18 år, der ikke kan underskrive FD 011 23

9. Hvor kan du læse mere? 24

10. Hvornår er dokumentet sidst opdateret? 25

11. Bilag 26

Side 4 af 31

Som et led i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi har Folketinget vedtaget ”Lov om Offentlig Digi-

tal Post”. Loven betyder, at alle fysiske personer på 15 år eller derover med et personnummer fra 1. no-

vember 2014 har været forpligtet til at have en digital postkasse tilknyttet CPR-nummeret, hvor de kan

modtage post fra offentlige myndigheder via den fællesoffentlige digitale postløsning, Digital Post.

I det følgende vil begrebet ”borgere” blive anvendt til at betegne alle personer på 15 år eller derover

med et personnummer og fast bopæl i Danmark.

I forbindelse med vedtagelse af loven blev det besluttet, at borgerne skal kunne få hjælp i borgerservice

til at etablere læseadgang til andre borgere eller virksomheder til den enkelte borgers digitale postkasse.

Denne ret er beskrevet i Bekendtgørelse om fritagelse af fysiske personer fra tilslutning til Offentlig Digital Post m.v.

og består også efter 1. november 2014. Muligheden for at tildele læseadgang, som en borger selv kan

etablere ved at logge ind i sin digitale postkasse og dér angive, hvem den pågældende ønsker at give læ-

seadgang, eksisterer fortsat og vedrører ikke denne ret.

Denne vejledning har til formål at beskrive, hvilke betingelser, der skal være opfyldt, for at borgeren

kan få hjælp i borgerservice til at tildele læseadgang til andre borgere eller virksomheder til sin digitale

postkasse, proceduren for behandling af ansøgningen, samt hvor- dan læseadgangen oprettes. Vejled-

ning i sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere er beskrevet i en separat Vejledning til

sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra Digital Post som kan tilgås på Digitaliseringsstyrelsens

hjemmeside: https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

1.1 Vigtig fakta om etablering af læseadgang

1.1.1 Hvad dækker begrebet ”borgere” i denne vejledning?

Det dækker alle fysiske personer på 15 år eller derover med et personnummer og/eller en fast bopæl i

Danmark. Fysiske personer, der ikke har et personnummer efter CPR-loven og/eller ikke har en fast

bopæl i Danmark, er således ikke omfattet af fritagelsesbekendtgørelsen.

1.1.2 Hvorfor etablering af læseadgang i borgerservice?

Det har længe været muligt for de borgere, der er tilsluttet Digital Post selv at tildele andre læseadgang

inde fra deres egen digitale postkasse på borger.dk. Denne mulighed bibeholdes.

De borgere der, af forskelige årsager, ikke har kunnet oprette en digital postkasse, har dog selvsagt hel-

ler ikke kunne benytte denne mulighed for at tildele læseadgang til andre. Dette har været uhensigts-

mæssigt, fordi det i en række tilfælde vil kunne være en fordel for en borger, der ikke selv er i stand til at

benytte Digital Post, at modtage posten digitalt og til- dele læseadgang til andre. En række borgere har

således ikke blot vanskeligt ved at benytte digitale løsninger, men har i det hele taget brug for hjælp til

forstå og evt. reagere på breve fra det offentlige. De borgere, der har denne udfordring, har i dag ofte

1. Introduktion til sagsbehandling af læseadgang

Side 5 af 31

løst problemet ved, at personer (f.eks. familiemedlemmer) håndterer deres post. Men bor disse perso-

ner længere væk, kan håndteringen af fysisk post være en udfordring, mens afstand selvsagt ikke har no-

gen betydning, når posten er digital. Et eksempel på en livssituation, hvor etablering af læseadgang gen-

nem borgerservice kan være hensigtsmæssig, er således, at borgeren ønsker, at voksne børn har let ad-

gang til borgerens post, selvom borgeren og borgerens børn bor langt fra hinanden.

Med etableringen af obligatorisk Digital Post, er det derfor blevet besluttet, at borgere også skal kunne

tildele læseadgang til andre ved personligt fremmøde i borgerservice. Hensigten med muligheden for, at

borgerservice på anmodning fra en person tildeler læseadgangen, er således, at en person, der kunne fri-

tages i stedet for at søge om fritagelse, kan få etableret læseadgang til en anden person eller til en virk-

somhed.

1.1.3 Hvem kan anmode om hjælp til at etablere læseadgang?

Den borger, der ønsker at anmode om hjælp til at etablere læseadgang. Herefter i vejledningen betegnes

borgere der giver, eller ønsker at etablere, læseadgang ”adgangsgiveren”. Modtagere af adgang betegnes

”adgangsmodtagere”.

1.1.4 Rækkeviden af tildeling af læseadgang

Læseadgang er ikke en fuldmagt til at adgangsmodtager kan repræsentere adgangsgiver. Hvis den, der

har fået læseadgangen, vil besvare et brev via Digital Post, skal det ske i dennes eget navn og fra ved-

kommendes egen digitale postkasse i Digital Post. Man logger altså altid ind i sin egen digitale post-

kasse, hvorfra man har adgang til at læse andres post, hvis denne adgang er givet.

Selv om læseadgang ikke er det samme som en fuldmagt, har tildelingen af læseadgang dog vidtræk-

kende konsekvenser for adgangsgiveren. Adgangsgiveren bliver berettiget og forpligtet af den post ved-

kommende modtager i Digital Post. Dette gælder også selv om adgangsgiveren ikke logger ind, og uan-

set om posten bliver læst. Får adgangsmodtageren så- ledes ikke tjekket posten, kan adgangsgiveren

ikke fraskrive sig ansvar ved at henvise til, at hun ikke selv kan tilgå den digitale postkasse. Det er der-

for meget vigtigt, at man under sagsbehandlingen, så godt det kan lade sig gøre, sikrer dig at adgangsgi-

veren har forstået dette forhold. Se afsnit 4.4.

1.1.5 Hvor og hvordan kan anmodningen om læseadgang afleveres?

Anmodning om hjælp til at etablere læseadgang kan som hovedregel (se særligt om værger nedenfor)

kun ske ved personligt fremmøde i den kommunale borgerservice. Som udgangspunkt skal adgangsgi-

veren anmode om hjælp til at etablere læseadgang i den kommune, hvor de er, eller senest har været bo-

pælsregistreret. En borger, der anmoder om hjælp til at etablere læseadgang i en anden kommune, end

den hvori vedkommende er bopælsregistreret, kan dog ikke afvises, men skal sagsbehandles på lige fod

med borgere bosiddende i kommunen.

Hvis værger anmoder om læseadgang til en person under værgemåls digitale postkasse, gælder der sær-

lige regler. Det vil der være unødigt byrdefuldt for professionelle værger at skulle møde personligt op,

og derfor vil værger kunne anmode om etablering af læsadgang ved at sende sådanne anmodninger til

den kommune, hvor borgeren under værgemål er, eller senest har været bopælsregistreret, eller til den

kommune hvor værgen er, eller senest har været bopælsregistreret. Den sidste mulighed skyldes, at hvis

man er værge for flere personer, vil det kunne være unødigt byrdefuldt, at skulle kontakte de kommu-

ner hvor de pågældende borgere er, eller senest har været bopælsregistreret. Derfor kan værgen altså

Side 6 af 31

anmode om læseadgang for samtlige værgemål, i den kommune, hvor værgen er, eller se- nest har været,

bopælsregistreret.

Hvad er betingelsen for at borgerservice kan etablere læseadgang? Adgangsgiveren skal kunne oplyse

både navn og personnummer (læseadgang til person) eller navn og CVR-nummer (læseadgang til virk-

somhed, f.eks. en rådgiver, advokat eller revisor).

1.1.6 Hvem kan aflevere anmodningen om hjælp til at etablere læseadgang?

Den borger (adgangsgiveren), der ønsker at anmode om hjælp til at etablere læseadgang.

Eller en repræsentant, der:

1. i blanketten FD 011 - Fuldmagt til etablering af læseadgang til en person eller virksomhed til Di-

gital Post har fået fuldmagt til at indgive anmodning om hjælp til at etablere læseadgang, på ad-

gangsgiverens (fuldmagtsgiverens) vegne.

2. på anden måde end via FD 011 har fået fuldmagt til at indgive anmodning om etablering af læ-

seadgang på adgangsgiverens (fuldmagtsgiverens) vegne. Se kapitel 7.

1.1.7 Hvordan får adgangsmodtager besked når der ligger post i adgangsiver postkasse?

Adgangsmodtager vil – såfremt at adgangsmodtager har angivet en advis e-mailadresse og/eller mobil-

nummer i sin egen digitale postkasse – automatisk få advis besked på e-mail og/eller SMS, når der er

kommet post i adgangsgivers digitale postkasse. Adgangsmodtager behøver altså ikke opgive sin e-mail-

adresse i adgangsgivers digitale postkasse. Der går dog 24 timer fra registreringen af adgangen til at den

aktivers, og det er ført efter aktiveringen, at adgangsmodtageren begynder at modtage adviser. Se også

bilag II.

Side 7 af 31

2.1 Nye og reviderede blanketter Siden sidste version af denne vejledning er der kommet en række nye blanketter til. Bl.a. blanketten FD

014 - Anmodning om etablering af læseadgang til Digital Post - personer under værgemål. Formålet med og rationa-

let bag udviklingen af denne blanket beskrives i afsnit 2.2.

Blanketten FD 011 - Fuldmagt til etablering af læseadgang til en person eller virksomhed til Digital Post er blevet

oversat til en række sprog, nemlig arabisk, engelsk, farsi, polsk, somalisk og tyrkisk. Da der blot er tale

om oversættelser, kommenteres disse blanketter ikke yderligere. Yderligere er blanketten blevet revide-

ret. Formålet med og rationale bag oprettelsen og revisionen af denne blanket er beskrevet i afsnit 2.3.

2.2 FD 014 – Læseadgang til Digital Post for værger FD 014 er blevet oprettet for at støtte værgers anmodning om etablering af læseadgang til personer un-

der værgemåls digitale postkasse.

Sådanne anmodninger har tidligere været håndteret ved at borgerservice har oprettet læse- adgangen og

udarbejdet et journalnotat – se fjerde version af denne vejledning – der beskrev begrundelsen for tilde-

lingen af læseadgangen. Imidlertid har der været flere ulemper ved denne sagsgang:

Det har kunnet være uklart for værger og kommuner, hvordan anmodningen skulle ud- formes.

Det har været forskelligt fra kommune til kommune, hvordan de notater der lægges på sagen

udarbejdes.

Sagsbehandlerne har kunnet være usikre på hvornår dokumentationen er tilstrækkelig.

Med introduktionen af FD 014 har værger nu en anmodningsblanket, der sikrer at anmodningen følger

formkrav, sagsbehandlerne kan være sikre på at korrekt dokumentation for tildeling af læseadgangen er

på plads og dokumentationen bliver mere ensartet på tværs af kommunerne.

FD 014 løser også det problem, der har kunnet opstå, hvis en borger under værgemål har været fritaget,

når værgen har anmodet om læseadgang. Tildeling af læseadgang har tidligere ikke givet borgerservice

lovhjemmel til ophævelse af en evt. fritagelse i samme sagsgang.

2. Blanketter til sagsbehandling af læseadgang

Borgere har fra d. 1. marts 2014 kunnet anmode om at få hjælp i borgerservice, når de ønsker at

give læseadgang til andre borgere eller virksomheder til deres digitale postkasse (herefter blot be-

nævnt ”etablere læseadgang”). Dette afsnit beskriver de blanketter, der er udviklet til håndtering

af sådanne anmodninger og til ophævelse af fritagelse i borgerser- vice.

kll

Side 8 af 31

Værgen har skullet anmode om ophævelse separat, hvad der selvsagt har været noget besværligt – sær-

ligt da professionelle værgere som ofte sender anmodninger med posten. Dette er der taget højde for i

FD 014, således at en evt. fritagelse kan ophæves som et led i tildelingen af læseadgang.

Se Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post på Digitalise-

ringsstyrelsens hjemmeside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/

Bemærk! FD 014 skal udstilles på borger.dk og kan udstilles på kommunens hjemmeside.

2.3 FD 011 – Læseadgang via en repræsentant FD 011 har eksisteret i over et år. Rationalet bag udviklingen af blanketten var, at det skulle være muligt

for ikke-digitale borgere, der ønsker at etablere læseadgang til deres digitale postkasse i borgerservice, at

gøre dette via en repræsentant. Tanken var at dette skulle tilgodese svage borgere, der af forskellige år-

sager havde vanskeligt ved at møde personligt frem i borgerservice. I praksis har dette dog også vist sig

at være nyttigt i forbindelse med borgere der er bosiddende langt fra borgerservice, og hvor det er mere

praktisk, at en repræsentant møder frem.

FD 011 er blevet revideret, så den løser det problem der har kunnet opstå, hvis en borger har været fri-

taget, når repræsentanten har anmodet om etablering af læseadgang. Tildeling af læseadgang har tidli-

gere ikke givet mulighed for at ophæve en evt. fritagelse i samme sagsgang. Faktisk var det kun borge-

ren selv der, ved personligt fremmøde, kunne ophæve fritagelsen i borgerservice – hvad der selvsagt har

været upraktisk. Dette er der taget højde for i FD 011, således at evt. fritagelse kan ophæves som et led i

tildelingen af læseadgang.

Se også Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post på Digita-

liseringsstyrelsens hjemmeside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Bemærk! FD 011 skal udstilles på borger.dk og kan udstilles på kommunens hjemmeside.

Det er vigtigt at kommunerne tjekker, at man har fået skiftet den gamle version af FD 011 ud med den

nye på borger.dk og på egen hjemmeside, hvis man har udstillet FD 011 her.

Side 9 af 31

Trin Hvad skal du gøre? Hvor kan du læse mere?

1 Vurdér, om fremmødte er adgangsgiver eller re-præsentant

Kapitel 4

2 Hvis adgangsgiver: Har vedkommende gyldig legitimation? Hvis repræsentant: Har vedkommende gyldig legitimation og er blanket FD 011 korrekt udfyldt?

Kapitel 4

3 Hvis forrige punkter er ok: Opret adgang til vedkommendes digitale post-kasse til det CPR- eller CVR-nummer som ved-kommende ønsker at tildele adgang.

Kapitel 4

4 Undersøg, om adgangsgiver er fritaget.

Kapitel 4

5 Hvis fremmødte er repræsentant: Meddel fremmødte, hvis adgangsgiver er frita-get og ophæv fritagelsen. Gem den udfyldte blanket FD 011 efter kom-munens nærmere retningslinjer. Hvis fremmødte er adgangsgiver: Hvis adgangsgiver er fritaget skal blanketten FD 021 udfyldes og gemmes efter kommunens nærmere retningslinjer. Ophæv dernæst fritagelsen.

Kapitel 4

3. Overblik over trin i sagsbehandling af læseadgang

I tabellen nedenfor får du en kort beskrivelse af, hvilke trin der er i processen ved sagsbehandling

af en anmodning om læseadgang. Hvis du har brug for at læse mere om de enkelte trin, kan du

læse mere i de refererede kapitler.

Side 10 af 31

En borger eller adgangsgiver, der ønsker at anmode hjælp til at etablere læse-adgang, eller en repræ-

sentant møder personligt frem på den eller en af de adresser, hvor kommunen har valgt, at anmodnin-

ger kan sagsbehandles. Herefter i vejledningen betegnes den fremmødte borger eller repræsentant blot

som ”fremmødte”.

Undersøg om fremmødte er:

adgangsgiveren selv → gå til afsnit 4.1

eller tredjemand (repræsentant) → gå til afsnit 4.2

4.1 Fremmødte er adgangsgiver

4.1.1 Har den fremmødte behørig legitimation? (adgangsgiver)

Hvis den fremmødte er den borger, der ønsker at anmode om fritagelse til sig selv, skal den pågældende

dokumentere sin identitet. Adgangsgiver skal fremvise samme legitimation, som skal fremvises ved ud-

stedelse af NemID. Fremvisning af sundhedskort er således ikke tilstrækkelig.

Hvis den fremmødte ikke har behørig legitimation, afviser man anmodningen og beder den fremmødte

om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen kan sagsbehandles. Hvis fremmødte har behørig

legitimation, går man videre med sagsbehandlingen. Gå til afsnit 4.1.2.

4.1.2 Fremmødte oplyser, hvem der skal have adgang (adgangsgiver)

Der stilles ikke formkrav til adgangsgivers anmodning om etablering af læseadgang. En mundtlig an-

modning samt oplysning om navn og CPR- eller CVR-nummer på adgangsmodtageren er tilstrækkelig.

Man beder adgangsgiveren om at oplyse både navn og personnummer (læseadgang til per- son) eller

navn og CVR-nummer (læseadgang til virksomhed, f.eks. en rådgiver, advokat eller revisor). Når man

indtaster det oplyste personnummer eller CVR-nummer, foretages en systemmæssig validering således,

at man kan kontrollere, at der er overensstemmelse mellem det navn og CPR- eller CVR-nummer, som

adgangsgiveren oplyser.

Hvis adgangsgiveren kan opgive disse oplysninger gå til afsnit 4.3.

Hvis adgangsgiveren ikke kan opgive disse oplysninger, kan de muligvis fremskaffes på stedet ved at

borgeren ringer til den person eller virksomhed, som vedkommende ønske at give adgang. Er dette mu-

ligt fortsættes sagsbehandlingen. Gå til afsnit 4.3.

4. Sagsbehandling af anmodning om læseadgang

Følgende vil uddybe de enkelte trin i sagsbehandlingen af en anmodning om læseadgang.

Side 11 af 31

Hvis det ikke er muligt at fremskaffe de nødvendige oplysninger, afviser man anmodningen og beder

fremmødte om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere.

4.2 Fremmødte er repræsentant

4.2.1 Er FD 011 korrekt udfyldt? (Repræsentant)

Spørg den fremmødte, om blanketten ”Fuldmagt til etablering af læseadgang til en person eller virk-

somhed til Digital Post” FD 011 er udfyldt.

Hvis FD 011 ikke er udfyldt, afviser man anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette forhold

i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Har fremmødte dog fået fuldmagt på anden måde

en via FD 011 kan dette være acceptabelt. Se afsnit 5. Det vurderes dog, at denne situation sjældent vil

forekomme.

Hvis FD 011 er udfyldte, tjekker man, om den er korrekt udfyldt. Se bilag I.

Tjek om der er opgivet et navn på fuldmagtshaveren, eller den der skal have læseadgang

Tjek om fuldmagthaverens CPR eller CVR er opgivet.

Se også bilag I.

Tjek om adgangsgiveren (fuldmagtsgiver eller indehaver af den digitale postkasse) har under- skrevet

blanketten korrekt.

Tjek om der er opgivet et navn på fuldmagtsgiveren eller indehaver af den digitale postkasse.

Personnummer på fuldmagtsgiveren eller indehaver af den digitale postkasse.

Der skal være angivet en dato for udfyldelsen af blanketten.

Fuldmagtsgiveren eller indehaver af den digitale postkasses underskrift.

Hvis FD 011 ikke er korrekt udfyldt, afviser man anmodningen og beder fremmødte om at bringe dette

forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere.

Hvis FD 011 er korrekt udfyldt går man videre i sagsbehandlingen. Gå til afsnit 4.2.2.

4.2.2 Har den fremmødte behørig legitimation? (Repræsentant)

Hvis den fremmødte er en tredjemand (repræsentant), skal personen dokumentere sin identitet. Repræ-

sentanten skal fremvise samme legitimation, som skal fremvises ved udstedelse af NemID. Fremvisning

af sundhedskort er således ikke tilstrækkelig.

Hvis fuldmagten er givet til en juridisk enhed, skal den fremmødte repræsentant tillige forevise doku-

mentation for sit tilhørsforhold til den juridiske enhed, eksempelvis adgangs- kort til den juridiske en-

hed.

Hvis fuldmagt er givet til en fysisk person skal repræsentant og adgangsmodtager være én og

samme fysiske person. Det er derfor vigtigt, at der er overensstemmelse mellem det navn, og

CPR der er opgivet i DF 011, og den legitimation som frem- mødte fremviser.

Side 12 af 31

Hvis den fremmødte ikke har behørig legitimation, afviser man anmodningen og beder den fremmødte

om at bringe dette forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles. Hvis fremmødte har behørig legiti-

mation, går man videre med sagsbehandlingen.

4.3 Opret læseadgang i Administrationsportalen Hvis fremmødte opfylder kriterierne for adgangsgiverens tildeling af læseadgang til adgangsmodtager,

opretter man læseadgang i Digital Post. De trin, man skal igennem for at foretage denne opretning, er

beskrevet i afsnit 3.2.5.

Hvis adgangsgiver ikke er fritaget – gå til afsnit 4.4.

Hvis adgangsgiver er fritaget – gå til afsnit 4.6.

4.4 Vigtige meddelelser

4.4.1 Hvis fremmødte er adgangsgiver oplyser følgende:

At der går 24 timer før adgangen aktiveres.

At læseadgang til en virksomhed eller rådgiver med CVR nummer, betyder, at den pågældende

virksomhed afgør, om læseadgangen skal gives til en enkelt medarbejder eller til alle medarbej-

dere hos virksomheden, som er autoriseret til at tilgå Digital Post i den pågældende virksomhed.

Sagt med andre ord, så kan den virksomhed eller rådgiver med CVR-nummer, der får læsead-

gangen bestemme om en enkelt person, eller hele virksomheden får læseadgangen.

At adgangsgiveren er klar over og indforstået med, at den post, der fremkommer i dennes digi-

tale postkasse, er kommet frem til adgangsgiveren. Det betyder, at adgangsgiveren bliver beretti-

get og forpligtet af den post vedkommende modtager i Digital Post. Dette gælder også, selv om

adgangsgiveren ikke logger ind, og uanset om posten bliver læst.

At adgangsgiveren er bekendt med, at kommunen ikke har mulighed for at kontrollere, om den

der er givet læseadgang også faktisk holder øje med og læser adgangsgiverens post.

At læseadgangen gælder tidsubegrænset eller til den bliver tilbagekaldt eller slettet.

At adgangsgiveren til enhver tid kan henvende sig i borgerservice og tilbagekalde en givet læse-

adgang.

At adgangsmodtager kan vælge at slette sin læseadgang uden at give adgangsgiveren besked.

Sagsbehandlingen er nu slut, hvis fremmødte er adgangsgiver.

4.4.2 Hvis fremmødte er repræsentant oplyser man følgende:

Samme vigtige meddelelser, der er nævnt ovenfor under ”hvis fremmødte er adgangs- giver”.

At det er repræsentanten pligt at sikre sig at adgangsgiveren er opmærksom på række- vidden af

disse forhold.

Gå til afsnit 4.5.

Side 13 af 31

4.5 Arkivér den underskrevne blanket FD 011 (Repræsentant) Udfyld det område, der er forbeholdt kommunen på side 2 i blanket FD 011. Se bilag I.

Man tilføjer følgende oplysninger:

Dato for modtagelsen af anmodningen

Sæt flueben ved at ID er forevist

Om ID er kontrolleret

Om evt. fritagelse er ophævet i forbindelse med etablering af læseadgangen

Dine initialer

Sagsidentifikation (journalnummer)

Arkiver den udfyldte DF 011.

Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette.

4.6 Adgangsgiver er fritaget Hvis adgangsgiver er fritaget fra Digital Post meddeles dette til fremmødte.

4.6.1 Fremmødte er adgangsgiver

Hvis adgangsgiver ønsker at ophæve sin fritagelse bedes adgangsgiver underskrive blanketten FD 021.

Se: Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post på Digitalise-

ringsstyrelsens hjemmeside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Man kan finde en henvisning til hvor denne vejledning ligger i afsnit: 1.2. Når FD 021 er korrekt ud-

fyldt ophæves fritagelsen. Se Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til

Digital Post på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejled-

ninger/.

FD 021 gemmes efter kommunens nærmere retningslinjer. Gå til afsnit 4.4.

Hvis adgangsgiver ikke ønsker at ophæve sin fritagelse, informeres adgangsgiver om at adgangsmodta-

ger vil får adgang til adgangsgivers digitale postkasse, men kun vil kunne se de evt. meddelelser, der alle-

rede inden fritagelsestidspunktet, måtte være blevet sendt til postkassen.

Gå til afsnit 4.4

4.6.2 Fremmødte er repræsentant

Hvis fremmødte er repræsentant og adgangsgiver er fritaget meddeles dette til repræsentanten. Der er

nu to muligheder. Fremmødte har anvendt den gamle version af FD 011 eller den nye version af F 011.

Hvis adgangsgiver har anvendt den gamle version af blanketten FD 011 kan fritagelsen ikke ophæves.

Dette skyldes, at adgangsgiver skal have givet tilsagn om, at fritagelsen kan op- hæves. Den tekst, der

adskiller den gamle version af FD 011 og den opdaterede, er tilføjelsen ”Hvis jeg for nuværende er fritaget fra

Digital Post, så indebærer etableringen af læseadgang, at jeg samtidig ophæver min fritagelse.” – se bilag I.

Side 14 af 31

Man meddeleler fremmødte at man ikke kan ophæve fritagelsen uden at adgangsgiver giver tilladelse til

dette. Dette kan ses på to måder:

Adgangsgiver møder selv frem i borgerservice og anmoder om at få ophævet fritagelsen.

Repræsentanten tager en ny version af FD 011 med, adgangsgiver udfylder denne og repræsen-

tanten aflever den i borgerservice.

Hvis adgangsgiver har anvendt den nye version af FD 011 ophæves fritagelsen. Hvordan dette gøres er

vist i vejledningen Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post

på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Gå til afsnit 4.4.

Side 15 af 31

5.1 Oprettelse af læseadgang Civilstyrelsen og Justitsministeriet har vurderet, at værger, uanset hvilken type værgemål, der er etable-

ret, kan få læseadgang den digitale postkasse, som tilhører personen under værgemål.

Dette kan ske på to måder:

Ved at sende en læseadgangsanmodning og kopi af værgebeskikkelsen (dog er dette ikke nød-

vendigt ved § 6 værgemål) til borgerservice i den kommune, hvor borgeren under værgemål er,

eller senest har været bopælsregistreret, eller til den kommune hvor værgen er, eller senest har

været bopælsregistreret.

Ved personlig fremmøde i borgerservice i den kommune, hvor borgeren under værge- mål er,

eller senest har været bopælsregistreret, eller i den kommune hvor værgen er, el- ler senest har

været bopælsregistreret. Værgen skal fremvise værgebeskikkelse, medmindre der er tale om § 6

værgemål, jf. afsnit 5.1.2.

Hvis man er værge for flere personer, vil det kunne være byrdefuldt, at skulle kontakte de kommuner

hvor de pågældende borgere er, eller senest har været bopælsregistreret. Derfor kan værgen altså an-

mode om læseadgang for samtlige værgemål, i den kommune, hvor værgen er, eller senest har været,

bopælsregistreret.

5.1.1 Har værgen behørig legitimation? (kun personligt fremmøde)

Ved personligt fremmøde skal værgen legitimere sig ved forevisning af sundhedskort, eller anden behø-

rig legitimation. (f.eks. pas eller kørekort). Hvis værgen ikke har behørig legitimation, afviser man an-

modningen og beder værgen om at bringe dette forhold i orden, før an- modningen kan sagsbehandles.

Hvis værgen har behørig legitimation, går man videre med sagsbehandlingen.

5.1.2 Er FD 014 korrekt udfyldt?

Tjek at blanketten FD 014 - Anmodning om etablering af læseadgang til Digital Post – personer under

værgemål er korrekt udfyldt. Se bilag III.

Tjek om der er opgivet et navn og personnummer på personen under værgemål

Tjek hvilket værgemål der er tale om:

o Hvis der er tale om et § 6 værgemål kontrolleres værgeforholdet i CPR-registret.

o Hvis der er tale om et andet værgemål skal dokumentation for værgemål fremvises.

5. Sagsbehandling af værgers anmodning om

læseadgang

Følgende vil uddybe de enkelte trin i sagsbehandlingen af værgers anmodning om læseadgang.

Side 16 af 31

Tjek om der er overensstemmelse mellem det eller de CPR eller CVR der er angivet i ”Læsead-

gang skal etableres for” og de navne der er listet ud for CPR eller CVR. Dette skal primært gø-

res for at sikre, at der ikke gives adgang til et forkert CPR eller CVR ved en fejltagelse.

Tjek at værgen har opgivet sit navn og personnummer.

Der skal være angivet en dato for udfyldelsen af blanketten.

Værgens underskrift.

Hvis FD 014 ikke er korrekt udfyldt, afviser man anmodningen og beder værgen om at bringe dette

forhold i orden, før anmodningen sagsbehandles yderligere. Er værgen mødt personligt op vil dette for-

hold sikkert kunne bringe i orden på stedet. Er anmodningen til- sendt borgerservice kontaktes værgen

skriftligt.

Hvis FD 014 er korrekt udfyldt går man videre i sagsbehandlingen. Opret læseadgangen. Dette er be-

skrevet i afsnit 4.

Hvis det under etableringen af læseadgangen viser sig at personen under værgemål er fritaget ophæves

fritagelsen. Se Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post på

Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/

Dette kan gøres uden at sagsbehandlerne er nødsaget til at indhente yderligere accept fra værgen, da det

i FD 014 er tilføjet at ”en eventuel fritagelse fra Digital Post ophæves ved etablering af læseadgangen”. Se bilag III.

Gå til afsnit 5.1.3.

5.1.3 Arkivér den underskrevne blanket FD 014

Udfyld det område, der er forbeholdt kommunen i FD 014. Se bilag III.

Man tilføjer følgende oplysninger:

Dato for modtagelsen af anmodningen.

Sæt flueben ved om § 6 værgemål er OK.

Sæt flueben ved om værgedokumentation er OK.

Om evt. fritagelse er ophævet i forbindelse med etablering af læseadgangen.

Dine initialer.

Sagsidentifikation (journalnummer).

Arkiver den udfyldte FD 014.

Det er op til den enkelte kommune at fastlægge lokale procedurer, der sikrer dette.

5.1.4 Meddel værgen at læseadgangen og evt. ophævelse er oprettet

Når læseadgangen er oprettet meddeleles dette til værgen. Er værgen mødt frem personligt, vil dette

være en naturlig del af sagsbehandlingen. Har værgen tilsendt anmodningen om læseadgang vil borger-

service skulle kontakte værgen skriftligt.

Side 17 af 31

5.2 Ophævelse af fritagelse i forbindelse med etablering af læseadgang Er borgeren under værgemål blevet fritaget fra Digital Post, vil læseadgang selvsagt først være relevant

hvis fritagelsen ophæves. Værger kan derfor anmode om at få ophævet fritagelsen, for de borgere de

har under værgemål. Dette vil normalt ske som et naturligt led i oprettelsen af læseadgang. Se afsnit 5.1

for en beskrivelse af oprettelse af læseadgang.

Hvis ophævelsen af fritagelse ikke finder sted som et led i oprettelsen af læseadgang se Vejledning til sags-

behandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post på Digitaliseringsstyrelsens hjem-

meside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Side 18 af 31

Forudsætninger for at få adgang til Digital Post Administrations- portalen

For at kunne oprette læseadgangen i Digital Post, skal man have en medarbejdersignatur og være opret-

tet som bruger med rollen ”Myndighedsmedarbejder” i Digital Post Administrationsportalen (herefter

blot ”Administrationsportalen”). Man kan let finde ud af, om disse forudsætninger er til stede ved at

prøve at logge på Administrationsportalen:

Hvis systemet ikke kan finde en medarbejdersignatur, er det fordi, man ikke har en så- dan. Bed

om at få tildelt en medarbejdersignatur og blive oprettet som bruger i Administrationsportalen

med rollen ”Myndighedsmedarbejder”. Dette sker typisk i kommunens it-funktion, men det af-

hænger af, hvordan den enkelte kommune er organiseret.

Hvis man har en medarbejdersignatur, men Administrationsportalen ikke giver dig ad- gang, er

det, fordi man ikke er oprettet som bruger. Bed om at blive oprettet som bruger med rollen

”Myndighedsmedarbejder”. Dette sker typisk i kommunens it-funktion, men det afhænger af,

hvordan den enkelte kommune er organiseret.

6.1 Log på Administrationsportalen Man logger på Administrationsportalen via dette link: https://ekstranet.e-boks.dk

Man logger ind med din medarbejdersignatur og får adgang til Administrationsportalen.

Med rollen som Myndighedsmedarbejder kan man se følgende dele i Administrationsportalen, nemlig

fanerne Forside og Sagsbehandling. Hvis man kan se flere faner end disse, har man fået tildelt en anden

6. Oprettelse af læseadgang i Administrationsportalen

Hvis fremmødte opfylder kriterierne for adgangsgiverens tildeling af læseadgang til adgangsmod-

tager, opretter man læseadgang i Digital Post. Dette er beskrevet nedenfor.

Side 19 af 31

rolle. Se evt. vejledningen Brugerstyring i Digital Post på Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside

https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Som myndighedsmedarbejder har man mulighed for at foretage en række handlinger vedr. adgange,

NemSMS og fritagelse. I denne vejledning vil vi fokusere på adgange.

Klik på linket Gå til adgang. Det modul, som man skal registrere fritagelse i, kommer nu frem.

6.2 Adgangsmodulet

Trin 1: Søg

Skriv CPR-nummeret på adgangsgiver i feltet CPR-nr. og tryk Søg.

Data på den borger, man har fremsøgt, kommer nu frem. Det er her vigtigt at sikre sig, at der er tale

om rette borger.

Dernæst klik Opret ny adgang nederst til højre i modulet.

Trin 2: Adgangsoprettelse

I feltet Borger/Virksomhed kan man vælge, om det er en borger (CPR) eller en virksomhed (CVR),

man vil give adgang til adgangsgivers digitale postkasse. Man skifter mellem hhv. borger og virksomhed

via pileknappen.

Skriv CPR- eller CVR-nummer på adgangsmodtager.

Hvis fremmødte er repræsentant, sættes der flueben ved Fuldmagt fremvist.

Tryk på Opret ny adgang.

Side 20 af 31

Trin 3: Godkendelse

Man får nu vist en status på, hvem der er adgangsgiver, og hvem der er adgangsmodtager. Tjek nøje, at

der ikke er sket en fejl.

Der skal sættes flueben ud for teksten for at sikre, at denne information er blevet videregivet. Er fluebe-

net ikke sat, kan man ikke komme videre i processen.

Tryk på Godkend.

Trin 4: Kvittering

Når adgangen er godkendt vises en kvitteringsside. Der gives ingen skriftlig kvittering for oprettelse af

adgang. En beskrivelse af hvordan borgere, der giver læseadgang, og borgere eller virksomheder, der

modtager læseadgang, får besked om dette er vist i bilag II.

Side 21 af 31

6.3 Adgangsmodulet – Oplys om evt. adgang giver i borgerservice Hvis en borger møder op i borgerservice og beder om at få oplyst, hvem der evt. har adgang til ved-

kommendes digitale postkasse, gøres det indledningsvist på samme måde, som når der skal oprettes ad-

gang. Man følger altså vejledningen i afsnit 6.2.

Når man har fremsøgt fremmødte oplysninger om borgerens via dennes CPR, vil man kunne se, hvem

(om nogen) der har fået adgang til borgerens digitale postkasse. Bemærk! Det er kun adgange, der er

oprettet i borgerservice, som man vil kunne se. Hvis borgeren selv har oprettet adgange via sin digitale

postkasse, vil disse ikke blive vist.

Side 22 af 31

Hvis en fremmødt medbringer en fuldmagt, der er givet via et selvoprettet dokument, vil denne fuld-

magt som udgangspunkt kunne accepteres, hvis det medbragte dokument lever op til de indholdsmæs-

sige krav, som er angivet i FD 011. Se bilag I.

Da tildelingen af læseadgang har vidtrækkende konsekvenser for adgangsgiveren i de tilfælde, hvor en

denne ikke selv kan tilgå sin digitale postkasse, er det et ufravigeligt krav, at de bemærkninger, der er listet

på side 1 i FD 011 (se afsnit 3.2.4) fremgår af dokumentet, såle- des at der ikke kan være tvivl om, at

adgangsgiveren har set disse.

7. Fuldmagt givet via et selvoprettet dokument

Side 23 af 31

Digitaliseringsstyrelsen har fået nogle ganske få henvendelser fra forældre, der har psykisk handicap-

pede børn mellem 15 og 18 år og som derfor ikke kan underskrive FD 011.

Forældrene vil gerne have etableret læseadgang til den unges postkasse, men forældrene kan ikke frem-

vise værgebeskikkelse. For unge under 18 år er forældrene værge via deres forældremyndighedsansvar,

når den unge ikke kan varetage egne interesser.

Det er en udfordring, at sådanne de facto værgemål ikke har den prøvelse af opfyldelsen af betingelser

for iværksættelse af værgemål, som statsforvaltningerne - og i § 6 værgemål domstolene – har. Procedu-

ren for værgeres tildeling af læseadgang til personer under værgemåls digitale postkasse kan derfor ikke

finde anvendelse i disse tilfælde. I stedet kan man opnå fritagelse for den unge ud fra de procedurer der

er beskrevet i Vejledning til sagsbehandling af anmodninger om fritagelse af borgere fra tilslutning til Digital Post på

Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Det kan måske virke mærkeligt at man kan opnå fritagelse på dette grundlag men ikke læse- adgang.

Men her er det vigtigt at huske at en fritagelse stiller en borger på samme måde som før Digital Post.

Fritagelsen betyder, at den fritagne person får sin post på papir. Men det er stadig denne person, der

modtager posten og kan bestemme om og i givet fald hvem, der må læse posten.

8. Unge under 18 år, der ikke kan underskrive FD 011

Side 24 af 31

9. Hvor kan du læse mere?

Digitaliseringsstyrelsen har udarbejdet en række vejledninger om anvendelsen af Digital Post. I

tabellen nedenfor kan du se, hvad du ellers kan få information om.

For mere information og vejledning om Digital Post gå ind på:

https://digst.dk/it-loesninger/digital-post/vejledninger/.

Side 25 af 31

Dato Version Kort beskrivelse af opdateringen

August 2015 5.0

August 2019 6.0

10. Hvornår er dokumentet sidst opdateret?

Digitaliseringsstyrelsen gennemgår halvårligt alle vejledninger til anvendelse af Digital Post.

I tabellen nedenfor kan du læse kort om, hvad der er redigeret i denne vejledning og hvornår.

Side 26 af 31

Bilag I - Blanket til anmodning om læseadgang

Bilag II – Advisering om læseadgang

Bilag III – Blanket til anmodning af læseadgang for værger

11. Bilag

Nedenfor er en oversigt over vejledningens bilag.

Side 27 af 31

Bilag I – Blanket til anmodning om læseadgang

Side 28 af 31

Side 29 af 31

Bilag II – Advisering om læseadgang

Dette bilag er vedlagt for at give en kort beskrivelse af, hvordan borgere der giver læseadgang og bor-

gere/virksomheder der modtager læseadgang, får besked om dette.

Figur A.

Figur A viser et eksempel på en adviseringsmail som adgangsgiver modtager. Forudsætningen for at

dette sker, er dog selvsagt at adgangsgiveren har opgivet en e-mailadresse ved oprettelse af sin digitale

postkasse.

Figur B.

Figur B viser et eksempel på den adviseringsmail som adgangsmodtager modtager. Forudsætningen for

at dette sker, er dog selvsagt at adgangsmodtager har opgivet en e-mailadresse ved oprettelse af sin digi-

tale postkasse.

Figur C.

Figur C viser et eksempel på den adviseringsmail, som adgangsmodtager modtager, når der er post i ad-

gangsgivers digitale postkasse.

Side 30 af 31

Bilag III – Blanket til anmodning af læseadgang for værger

Side 31 af 31

Digital Post er en fællesoffentlig teknisk infrastrukturløsning, som

giver mulighed for sikker digital kommunikation mellem

myndigheder og borgere/virksomheder. Myndigheder, som er

offentlige afsendere af Digital Post, skal kunne modtage og

besvare Digital Post fra både borgere, virksomheder og

myndigheder. Derudover bør myndigheder så vidt muligt sende

breve til borgere eller virksomheder digitalt, herunder som Digital

Post.

Vejledninger er udarbejdet og vedligeholdes af

Digitaliseringsstyrelsen.

digst.dk