01032016 1

Vanhat tiedot, ennen Potilastiedon arkistoon liittymistä syntyneet

sähköiset potilastiedot

Tarja Räty

Potilastiedon arkiston lisäpalvelu

Pilotit ja arkistoinnin eteneminen

• HUS ja Kainuu toimineet pilottina

• Lopulliset siirrot vasta keväällä 2016, johtuen Kelan migraatio projektista (alustan vaihto).

• Esimerkkinä aineiston siirroista: HUS aineisto tulee koostumaan 150 000-200 000 miljoonasta asiakirjasta. Kelan arvion mukaan näin suuren aineiston lataaminen palvelimelle tulee viemään n. 26 päivää.

• Kainuun aineisto koostuu Suomussalmen asiakirjoista. Näitä on noin yksi miljoona. Siirto kestää alle päivän.

• Eksote alue on seuraava arkistoija.

• Näiden jälkeen vaiheistetusti kaikki halukkaat terveydenhuollon organisaatiot.

01032016

Tarja Räty 2

Vanhojen tietojen arkistointi

• Ei erottelua julkiseen, yksityiseen, suun th. Organisaatiot voivat tulla mukaan tarpeensa ja resurssiensa mukaan.

• Vanhat tiedot voidaan siirtää suoraan järjestelmistä tai paikallisista/ alueellisista arkistoista (esim. X-Archive).

• Mikäli säilytetään omilla palvelimilla tai esim. X-Archivessa pätee lainmukaiset säilytysajat (osa pysyväistä ja osa määräaikaista).

• Pysyväissäilytykseen arkistolaitos ei tule antamaan säilytyslupaa, ei paikallisille eikä alueellisille arkistoille.

• Ohjeistus vanhojen tietojen arkistointiin julkaistaan kevään 2016 aikana Kanta.fi sivuilla.

01032016

Tarja Räty 3

Vanhojen tietojen arkistointi, toteutus

• Asiakirjat kootaan siten, että jokaiselle saman potilaan tietyn vuoden samantyyppiselle (=näkymätunnus on sama) aineistolle luodaan palvelutapahtuma-asiakirja, jonka alkamis- ja päättymispäivät kertovat, miltä ajanjaksolta arkistoitavat tiedot ovat poimittu.

• Palvelutapahtumaan liitetään palvelutapahtuman alkamis- ja päättymisajanjakson aikana syntyneet hoitoasiakirjat.

• Yhteen hoitoasiakirjaan tallennetaan pakkaustavasta riippuen joko 1. saman potilaan yhden päivän aikana samaan näkymään kirjatut merkinnät tai 2. saman potilaan koko vuoden aikana samaan näkymään kirjatut merkinnät, jos se asiakirjan koko huomioiden on järkevää.

• Organisaation käytössä olevien tietojärjestelmien määrä (onko käytöstä poistuneita järjestelmiä?) ja asiakirjojen määrä (=potilasmäärät vuosittain) antavat suuntaa kuinka kauan valmisteluihin menee aikaa.

• Arviolta ainakin puoli vuotta tulee varata valmisteluihin ja asiakirjojen muodostamiseen.

01032016 Tarja Räty 4

Vanhojen tietojen arkistointi, käyttöönotto vaiheet

• Organisaation ja potilastietojärjestelmän vaatimat tehtävät, tekniset vaatimukset, asiakirjojen koostaminen, toimintamallit, ohjeistus ym. on iso projekti, joka vaatii erillistä resursointia.

• Projektissa tarvitaan yhteistyötä Potilastietojärjestelmän toimittajan kanssa sekä erilaisia ohjelmistokomponentteja esim. poimintaan, tiedostojen loppukäsittelyyn ja allekirjoituksen työkaluksi.

• Erillisten ohjelmistojen toimittajien selvittely ja mahdollinen kilpailutus on organisaation vastuulla. Saattaa viedä yllättävän paljon aikaa.

• Pilottien HUS ja Kainuu kokemuksia toimittajista ja työvälineistä kannattaa hyödyntää.

• Testausvaihe ja käyttöönottokoe Kelan kanssa on edellytys tuotantovaiheelle.

01032016 Tarja Räty 5

Vanhojen tietojen luovutus

• Tämän hetken suunnitelman mukaan vanhat arkistoon siirretyt tiedot ovat vain oman organisaation käytössä. Niitä ei luovuteta toiselle organisaatiolle.

• Tietojen rakenteellisuus vaihtelee, sisältö voi olla vaikeaa erotella ja tulkita.

• Kansalaisen palvelutapahtumakohtainen kieltomahdollisuus on vaikea toteuttaa.

• Sähköinen tieto on arkistossa pysyvästi, toistaiseksi säilytettävä. Aikaisemmat säilytysajat ja pysyväissäilytyksen syntymäaikakohtaiset määräykset eivät päde.

• Arkistolaitos on laatinut 25.9.2015 julkaistun tiedotteen, missä on tarkennettu ohjeistusta Vanhojen potilastietojen pysyvän sähköisen säilyttämisen toteuttamisesta.

• Arkistolaitoksen tiedote: http://www.epressi.com/tiedotteet/laki/potilastietojen-sahkoinen-sailyttaminen-kelan-potilastiedon-arkistossa.html

01032016 Tarja Räty 6

Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvä materiaali

• Aineiston tuottamisessa Kanta-kelpoiseen muotoon ja testauksessa menee aikaa. Aineiston poiminta ja tuottaminen asiakirjamuotoon kannattaa aloittaa jo nyt mikäli aikoo mukaan loppuvuoden 2016 siirtoihin.

• Vanhojen tietojen arkistointipalveluun liittyvät kuvaukset, ohjeet ja pohjat julkaistaan Kanta.fi -sivustolla. (Potilastiedon arkiston käyttötapaukset + teknisten määrittelyjen puolella pdf-asiakirjan arkistointi.)

• Dokumentteja: Liittymishakemus, Käyttöönottosuunnitelma, Liittyjän ohje, Palvelukuvaus sekä Turvaluokitellun tietoaineiston siirtäminen Kelan ja sen sidosryhmien välillä (palvelukuvauksen liite)

01032016 Tarja Räty 7

Vanhojen tietojen arkistointi, kustannukset

• Kanta-palveluista perittävistä maksuista säädetään sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) 22 §:n mukaisesti sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella: 1313/2015.

• Vanhojen tietojen arkistointi sisältyy Kanta käyttömaksuihin. Ei erillistä veloitusta.

• Asiakas vastaa omalta osaltaan palvelun testaukseen ja käyttöönottoon liittyvistä kustannuksista

01032016 Tarja Räty 8

Vanhojen tietojen arkistointiin liittyvät määrittelyt

• PTJ-käyttötapaukset (luku 10)

– http://www.kanta.fi/documents/12105/3458358/Potilastiedon+arkiston+PTJ-kayttotapaukset+v2+11/

• Potilaskertomuksen PDF-arkistointi

– http://www.kanta.fi/documents/3430315/0/PDF-arkistointi+V1.12

• HL7 Header

– http://www.kanta.fi/documents/3430315/0/Arkiston_CDA_R2_Header_v465

– Kuvailutietotaulukko: http://www.kanta.fi/documents/12105/3458358/Asiakirjojen+kuvailutiedot+versio+239+2015-08-26/

• HL7 Medical Records (PP36 & PP37)

– Sanoma-rajapinnan osalta: http://www.kanta.fi/documents/3430315/0/Arkiston_MedicalRecords_sanomat_v201

01032016 Tarja Räty 9

01032016 Tarja Räty 10

Kysymykset:

kantapalvelut@thl.fi

Lisätietoja tarvittaessa antavat:

Sinikka Rantala/ THL

Tarja Herttuainen / Kela

01032016 11

Kuva-aineiston arkistointi

Tarja Räty

Potilastiedon arkiston laajennus

Kuva-aineistojen arkistoinnin taustaa

• Kansallisen kuva-aineistojen arkiston toteuttaminen perustuu lakiin asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) sekä sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista (1257/2015).

• Asetus velvoittaa tallentamaan Potilastiedon arkistoon tutkimuksen tai hoidon yhteydessä syntyneet kuva-aineistot 31.12.2019 mennessä.

• Kansallinen kuvantamistutkimusten arkistoinnin ja jakamisen perusrakenne on määritelty ja julkaistu 2014 KVARKKI- projektissa, joka toteutettiin 2012-2013.

• THL toteutti 2015 jatkomäärittelyprojektin, jossa teknisiä määrittelyjä täydennettiin toiminnallisilla määrittelyillä.

THL / OPER - Riitta Konttinen/Tarja Räty 12 01032016

Lähtökohta Kanta kuva-aineistojen arkistointiin • Kuva-aineistojen arkistointi (KVARKKI) Kanta-palveluihin toteutetaan

hankkeena, jonka toimeenpano toteutetaan osaprojekteina vuosien 2015 – 2019 välisenä aikana.

• Kokonaisuus toteutetaan Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen operatiivisen ohjauksen yksikön (OPER) ja Kansaneläkelaitoksen Kantapalvelut-yksikön (Kela) välisenä yhteistyönä.

• OPERin vastuulla on kansallisen kuva-aineistojen arkistohankkeen koordinointi, ohjaaminen ja aikatauluttaminen sekä alueellisten toimijoiden käyttöönottojen koordinointi ja ohjaaminen.

• Kelan vastuulla on keskitetyn kansallisen kuvantamistutkimusten tietovaraston rakentaminen, kuva-arkistopalvelun käyttöönotto, ylläpito ja tuki.

13 THL / OPER - Riitta Konttinen/Tarja Räty 01032016

Tavoitteena on valtakunnallinen kuva-aineistojen arkisto

• Kuva-aineistojen arkistoinnin hanke kokonaisuudessaan ajoittuu vuosille 2015-2019.

• Hankkeen kokonaistavoitteet:

• Terveydenhuollon organisaatiot voivat liittyä ja arkistoida potilaan tutkimuksen tai hoidon yhteydessä syntyneet kuvantamistutkimusten kuva-aineistot keskitettyyn Kanta-kuva-aineistojen arkistoon

• Terveydenhuollon organisaatiot voivat hyödyntää kuva-aineistoja potilaan hoidossa, potilaan luvalla, yli organisaatiorajojen

14 THL / OPER - Riitta Konttinen/Tarja Räty 01032016

Kuva-aineistojen arkistointi

• Projektin ensivaiheessa mukana olevien HUS alueen ja Pohjois-Karjalan alueen kuva-aineiston tallentumisen tavoiteaikataulu on vuoden 2017 keväällä.

• Ei jakoa julkisiin ja yksityisiin toimijoihin. Mukaan voi tulla oman tarpeen ja resurssien mukaan.

• Arkistoon tallennettava kuva-aineiston kokonaisuus tarkentuu projektin aikana. (mm. natiivikuvat, tt/ct-kuvat, magneettikuvat, UÄ, seulat, valokuvat, piirrokset yms.) Ensihoitokertomuksen EKG tulossa mukaan.

• Arkiston kautta kuva-aineisto lausuntoineen kaikkien th:n toimijoiden käytössä.

• Omakanta ei näytä kuvia, mutta lausunnot näkyvät.

.

01032016 Tarja Räty 15

Kanta kuva-aineistojen arkistointihankkeen aikataulusuunnitelma

• Kuva-aineistojen arkistointihanke jaetaan osaprojekteihin, joista laaditaan erilliset projektisuunnitelmat.

• Esivalmistelut hanke- ja projektisuunnitelmat, 10-12/2015

• Kuva-arkisto projektiorganisaatiot, VAIHE 1, 1/2016 - Q1/201

(HUS ja Pohjois-Karjala)

• Toimeenpano, VAIHE 2, 1.12.2016 -

• Toimeenpano, VAIHE 3, Q1/2018

16 THL / OPER - Riitta Konttinen/Tarja Räty 01032016

Yhteinen työskentelymalli

• Yhteistyö tapahtuu työpajojen kautta. Näitä järjestetään 1xkk, koko kevään ajan, erikseen sovittujen aihe-alueiden tiimoilta.

• Työpajoissa mukana

• Työpaja työskentely on aloitettu 9.12. 2015

• Aiheita:

• Metatietomallien tarkennus, haut, teknisten asioiden työpaja, arvonmääritys periaatteellisella tasolla, tilastointi- ja raportointitarpeet, säteilyrasitus, vanhojen kuvien arkistointi, yksityinen terveydenhuolto, suun terveydenhuolto

• 01032016 THL / OPER - Riitta Konttinen/Tarja Räty 17

1. Vaiheen (projektiorganisaatiot) tavoitteet

• Kuva-aineistojen arkistointi -projektin vaihe 1:n tavoitteena on mm:

• Tarkentaa toiminnalliset määritykset Kelan teknisen toteutuksen vaatimilta osin; ml. EKG:n tallennus ensihoidosta.

• Laatia toimintamallit, tarkentaa käyttötapaukset.

• Tarkistaa tarpeet ohjeistuksille ja laatia tarvittavat ohjeet sekä koulutusmateriaalit.

• Tarkistaa kuva-aineistojen arvonmääritys, muut kuva-aineiston tallennustarpeet ja toteuttaa niiden määrittelyt (valokuvat ja seulonnat).

29.2.2016 THL / OPER - Riitta Konttinen/Tarja Räty 18

Kustannukset

• Jokainen Kuva-aineiston arkistoon liittyvä organisaatio vastaa käyttöönotosta, kustannuksistaan ja kustannusten hallinnastaan omalta osaltaan.

• Hankkeen kokonaiskustannusarvio muodostuu käyttöönottoprojektista/-palvelusta, kuva-aineistojen arkiston käyttömaksusta sekä mahdollisesta koulutuksesta.

• Liityntä on suunniteltu niin, että pelkästään siitä johtuva järjestelmän muutostarve on mahdollisimman vähäinen, mutta toimittaja saattaa nähdä kehittämismahdollisuuksia/-tarpeita, kun entistä laajempi kuva-aineisto on käytettävissä.

01032016 THL / OPER - Riitta Konttinen/Tarja Räty 19

Kustannukset

• Kuva-aineistojen arkiston käytöstä peritään maksut voimassaolevan maksuasetuksen mukaisesti. http://www.finlex.fi/fi/laki/kokoelma/2015/?_offset=0

• THL myöntää valtionavustusta hankkeille, jotka edistävät valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmäpalvelujen käyttöönotossa tarvittavien toiminta- ja tietomääritysten, tietojärjestelmien tai tietojenkäsittelyratkaisujen kehittämistä ja käyttöönottoa.

• (Tukea ei myönnetä perustietojärjestelmä- ja laitehankintoihin tai tietoliikenneyhteyksiin)

• http://www.thl.fi/rahoitus

01032016 Tarja Räty 20

Kuva-aineistojen arkistointi, lisätietoja

• Etenemisestä informoidaan uutiskirjein ja tarvittaessa alueiden erikoissuunnittelijoiden toimesta.

-------------------------------------------------------------------------------------

Kuvantamisen valtakunnallinen arkkitehtuuri (KVARKKI) määrityksessä

• http://www.kanta.fi/documents/12105/3458358/Kvarkki

sekä toiminnallisissa määrityksissä.

• http://www.julkari.fi/handle/10024/126969

01032016 Tarja Räty 21

Kuva-aineistojen arkistointi, yhteistiedot

• Tarja Herttuainen KELA

• Sinikka Rantala THL

• Riitta Konttinen THL

• Kantapalvelut@thl.fi

01032016 Tarja Räty 22