VADEMECUM PER LO SVOLGIMENTO DELLE MEDIAZIONI ON LINE ATTRAVERSO

L’UTILIZZO DELLA PIATTAFORMA MICROSOFT TEAMS Egregio Avvocato, Gentile Utente, al fine di consentire lo svolgimento delle procedure di mediazione, nel rispetto delle norme che impongono il distanziamento sociale stante l’emergenza sanitaria in atto, il nostro Organismo sta organizzando il lavoro dei propri uffici (deposito domande e svolgimento incontri) per consentire all’utenza (Avvocati e parti) di accedere all’istituto attraverso strumenti telematici. Con particolare riferimento allo svolgimento degli incontri, l’Organismo ha deciso di allinearsi alle indicazioni fornite dal Ministero della Giustizia per la trattazione delle udienze da remoto e, per svolgimento degli incontri, ha adottato la piattaforma Microsoft Teams. Al fine di consentire un regolare svolgimento degli incontri non è necessario dotarsi di alcun software particolare. La Segreteria procederà a lavorare la posizione comunicando ora e data dell’incontro alle parti e ai loro Legali e il giorno dell’incontro invierà il link da utilizzare per accedervi. Lo svolgimento dell’incontro avverrà nel rispetto delle norme sulla riservatezza. Le parti potranno partecipare all’incontro on line accedendo con un proprio dispositivo o dallo Studio del proprio Avvocato. Al fine di assicurare il regolare svolgimento dell’incontro e garantire la valida sottoscrizione del verbale e dell’accordo, l’Avvocato dovrà dotarsi di procura speciale (come da modello allegato) sottoscritta dal proprio Cliente (da inviarsi alla Segreteria prima dell’incontro) e di kit per la firma digitale. L’Avvocato dovrà dotarsi anche di procura sostanziale (come da modello allegato) nel caso in cui la parte non possa essere presente o, pur presente in remoto, non possa firmare digitalmente. A conclusione dell’incontro lo scambio del verbale avverrà via pec con le firme digitali dei legali. Laddove, per qualsiasi ragione, una delle parti (o dei Legali) fosse impossibilitata a fruire della piattaforma indicata, l’incontro verrà differito.

PROCURA SPECIALE

Il/la sottoscritto/a nato/a a Il C.F. P.IVA Residente a Prov. In Via/Piazza n. Tel. Fax. Mail

Oppure La Società C.F. P.IVA Con sede a Prov. In Via/Piazza n. Tel. Fax. Mail PEC in persona del legale rappresentante pro tempore Sig./Sig.ra nato/a a Il C.F. P.IVA Residente a Prov. In Via/Piazza n.

DELEGA Il/la Sig./Sig.ra/Avv. Iscritto al Foro di con tesserino di riconoscimento n. Nato a Il C.F. P.IVA Con Studio a Prov. In Via/Piazza n. Tel. Fax. Mail a rappresentarlo/a nel procedimento di mediazione promosso innanzi all’Organismo di Conciliazione presso l’Ordine degli Avvocati di Monza, attribuendogli a tal fine ogni e più ampio potere, ivi compreso quello di transigere la controversia e sottoscrivere ogni documento, tra cui anche verbali e/o accordi di conciliazione, inerente la procedura, con espresso impegno di rato et valido. Luogo e data, Firma del Delegante

Firma del Legale Si allega (obbligatorio):

- In caso di persona fisica, copia di documento di identità in corso di validità; - In caso di persona giuridica:

1. Copia documento di identità legale rappresentante in corso di validità; 2. Visura camerale (o equipollente) da cui si evinca il legale rappresentante; 3. Delibera sociale (o equipollente) da cui si evinca la facoltà del legale rappresentante a partecipare e

transigere la mediazione nonché la facoltà di delega. - Tesserino di riconoscimento rilasciato dall'Ordine Forense (per Avvocati)

PROCURA SOSTANZIALE

Il/la sottoscritto/a nato/a a Il C.F. P.IVA Residente a Prov. In Via/Piazza n. Tel. Fax. Mail

in proprio, oppure

in qualità di _____________________________________________________ della Società / del Condominio

C.F. P.IVA Con sede a Prov. In Via/Piazza n. Tel. Fax. Mail PEC

NOMINA PROCURATORE a conoscenza dei fatti

L’ Avv. con tesserino di riconoscimento n. Nato a Il C.F. P.IVA Con Studio a Prov. In Via/Piazza n. Tel. Fax. Mail

affinché in suo nome, in sua vece e per suo conto intervenga avanti l’organismo di mediazione nel procedimento di mediazione n. _________ _______________, instaurato da ____________ nei confronti di ______________ ed avente ad oggetto ___________________________________________________________________________ conferendo al nominato procuratore ogni più ampio potere, compresi quelli di promuovere la mediazione / aderire alla procedura di mediazione, intervenire al primo incontro e agli eventuali successivi, stabilire rinvii presiedendo ai medesimi, pagare ed incassare somme, pagare gli oneri dovuti all’organismo, assumere impegni finalizzati alla composizione amichevole della controversia, pattuire termini, condizioni e modalità dell’esecuzione dell’accordo, assumere obblighi di riservatezza in merito alle dichiarazioni rese ed alle informazioni acquisite durante il procedimento qualora vi sia l’accordo di tutte le parti del procedimento.

All’uopo, si dichiara che il nominato procuratore è completamente a conoscenza dei fatti e, pertanto, gli si conferisce espressamente il pieno potere di disporre dei diritti sostanziali che sono oggetto della richiamata procedura di mediazione e fare tutto quanto altro utile ed opportuno per il buon fine di questa procura.

Il tutto con promessa di rato e valido e sotto gli obblighi di legge.

Autorizza il procuratore e l’Organismo di Mediazione incaricato al trattamento dei propri dati personali ai sensi dell’art. 13 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dell’art. 13 del GDPR (Regolamento UE 2016/679).

Data Firma del Delegante

Firma del Delegato

E’ obbligatorio allegare in ogni caso:

- Copia di documento di identità in corso di validità del delegante; - Documentazione comprovante la impossibilità di partecipare

inoltre:

- Se Società o Condominio: copia della visura o documento equipollente a dimostrazione della legale rappresentanza

- Se viene delegato un Avvocato: copia tessera di riconoscimento rilasciata dall'Ordine Forense

Adempimento degli obblighi previsti dal D. Lgs 21 novembre 2007 n. 231 “ANTIRICICLAGGIO” come modificato da D. Lgs 25 maggio 2017 n. 90

In attesa che le Autorità preposte (MEF, Ministero della Giustizia e Banca d’Italia) emanino specifiche norme di adeguamento, - visto l’Art. 19, I comma lett. a.5) D.Lgs 231/07 che consente di tener conto “dell'evoluzione delle tecniche di identificazione a distanza” - visto l’Art. 26, I comma D.Lgs 231/07 che consente al soggetto obbligato di sostituire l’identificazione ricorrendo a quella già effettuata da terzi che pure vi sono obbligati, quali potrebbero essere gli Avvocati che assistono le Parti; il Mediatore A. tratterrà la sola copia PDF della “Richiesta di fissazione di incontro” (ordinaria o congiunta)

così come della “Adesione al primo incontro”, trasmessa dalle parti o dai loro Legali all’Organismo, senza acquisire l’esemplare con la firma in originale delle parti

B. in apertura della sessione (la circostanza andrà verbalizzata) chiederà agli Avvocati, ai sensi degli artt. 26 e 27 del D.Lgs 231/2007, di confermare che ciascuno di essi abbia adempiuto agli obblighi di cui al D.Lgs stesso.

C. verificherà a video la coincidenza tra ciascun soggetto e la sua fotografia che appare sul documento di identità allegato alla domanda di mediazione

D. chiederà a ciascun soggetto di mostrare in video lo stesso documento la cui copia è stata allegata alla domanda di mediazione.

Resta poi salva la facoltà del Mediatore, lette le informazioni e esaminati i documenti, di rivolgere ulteriori domande al soggetto che interviene all’incontro.