LEADER Vaara-

Karjalan laatukäsikirja

19.8.2014 Sivu

1

Alkusanat

LEADER-ryhmien valtakunnallinen laatutyöhanke käynnistyi

toukokuun aloitusseminaarissa 7.5.2013.

Keski-Suomen, Satakunnan, Pirkanmaan ja Etelä-Pohjanmaan

LEADER-ryhmät lähtivät ensimmäisenä toteuttamaan laatutyön

valmennusohjelmaa.

Uuden ohjelmakauden kynnyksellä on tarve luoda yhtenäiset,

dokumentoidut käytännöt koko Suomen LEADER-kentälle. Näin

luodaan entistä paremmat edellytykset toiminnan laadukkaalle

suunnittelulle, johtamiselle, seurannalle ja arvioinnille sekä

resurssien tehokkaalle ja oikeaan suunnatulle käytölle.

Laatutyön tavoitteena on laatukäsikirjan muotoon dokumentoitu ja

aktiivisesti päivitetty Leader-toiminnan kuvaus. Lisäksi

Laatuhankkeen tavoitteena on:

- Vahvistaa toimintaryhmien hallituksien sitoutumista ja tarjota

apuja ja työkaluja heille

- Vahvistaa toimintaryhmien roolia vahvoina paikallisen

kehittämisen asiantuntijoina

- Pyrkiä vahvistamaan ELY-keskusten ja toimintaryhmien välistä

rajapintaa ja luottamusta.

Sivu

2 19.8.2014

Perustiedot LEADER-ryhmästä Toimiston osoite Vaara-Karjalan Leader ry

Pielisentie 26

81700 Lieksa

Avaimet Avaimia toimistoon on 3 kpl seuraavilla henkilöillä:

toiminnanjohtaja, projektisihteeri ja hankeassistentti.

Lisäksi vara-avain löytyy vuokranantajalta (Hautaustoimisto

Lahtinen).

Arkiston avaimia 2 kpl seuraavilla henkilöillä:

Toiminnanjohtaja ja projektisihteeri.

Puhelinnumerot 040 1044 905 toiminnanjohtaja

040 1044 906 projektisihteeri

040 1044 907 hankeassistentti

Sähköiset leader(a)lieksa.fi

etunimi.sukunimi (a) lieksa.fi

www.vaarakarjalanleader.fi

Hallitus Hallituksen ajantasaiset yhteystiedot löytyvät yhdistyksen

nettisivuilta

Työterveys-

huolto

Yhdistyksen työterveyshuolto on järjestetty Lieksan

kaupungin työterveyshuollon kautta. Osoite Koski-

Jaakonkatu 7, 81700 Lieksa.

”Omana” työterveyshoitajana toimii Krista Muikku, jonka

suora numero on: 040 1044 567.

Työntekijämuutokset on ilmoitettava viipymättä Krista

Muikulle krista.muikku(a)lieksa.fi

Isännöitsijä Kiinteistön isännöitsijänä toimii Pielisen OP-Kiinteistökeskus

Oy, isännöitsijä Eija Salmi p. 050-576 3560. Huoltoyhtiö

Pekka Aho Oy huoltomies Arto Kurki p. 0400-673 089

Sivu

3 19/08/2014

Perustiedot LEADER-ryhmästä Pankkiasiat IBAN: FI05 5343 0720 0392 59 (Pielisen Osuuspankki)

• Yhdistyksellä on voimassa oleva verkkopalvelusopimus.

• Yhdistyksellä on kaksi pankkikorttia käytössään. Korttien

haltijat ovat toiminnanjohtaja ja projektisihteeri.

• Laajat tilinkäyttöoikeudet on toiminnanjohtajalla.

• Vuokranmaksu (900 €/kk). Maksupäivä kuun 5. päivä.

Vesimaksu 10€/hlö/kk. Sähkö kulutuksen mukaan.

• Laskujen maksun hoitaa projektisihteeri, hänen ollessaan

estynyt maksut hoitaa toiminnanjohtaja.

Kirjanpito Kirjanpidosta ja palkanmaksusta huolehtii projektisihteeri.

Tilintarkastajat Argunda Oy, Sulo Karhu

0400-277 280

sulo.karhu(a)argunda.fi

Nimenkirjoitus-

oikeudet

Yhdistyksen nimen kirjoittavat puheenjohtaja tai

varapuheenjohtaja jompikumpi yhdessä yhden hallituksen

jäsenen kanssa. Hallitus voi antaa nimenkirjoitusoikeuden

määräämälleen henkilölle. (Yhdistyksen säännöt 5.6.2013).

Määrätyt nimen kirjoittajat (kirjoittaa nimen yksin):

Toiminnanjohtaja Hannele Pyykkö

(Yhdistysrekisteri 19.6.2013)

Toiminta-alue ja

yhteyshenkilöt

Lieksan ja Nurmeksen kaupungit sekä Juuan, Ilomantsin ja

Valtimon kunnat. Yhteyshenkilöinä kuntien- ja kaupunkien

johtajat sekä maaseutusihteerit.

Sivu

4 19/08/2014

Perustiedot LEADER-ryhmästä ATK • Yhdistys kuuluu Pohjois-Karjalan maakuntaverkkoon

• ATK-tuki Pohjois-Karjalan tietotekniikkakeskus Oy Matti

Kärkkäinen p. 013-3390057 tai Toni Hollström p. 013-

3390024

• Jokaisella työntekijällä on käytössään oma kotiasema (X:),

lisäksi käytässä on M:asemalla yhteinen kansio, joka

näkyy kaikilla työntekijöillä. (asema M

hallintopalvelukeskusprojektitLeader)

• Yhdistyksen kotisivujen (www.vaarakarjalanleader.fi)

päivitys onnistuu miltä tahansa koneelta osoitteessa

www.maakaista.fi. Päivitykseen tarvitsee Maakaista-

käyttäjätunnuksen, jonka saa tiedottaja Mari Voutilaiselta

p. 040-508 6143

• Tiedottaja Mari Voutilainen vastaa nettisivujen palvelimesta

ja ulkoasusta.

• Toiminnanjohtajalla on sekä Pääsynhallinnan että Katso-

palvelun laajat käyttöoikeudet.

LEADER asiaa • Huomioi käytössä oleva diaarijärjestelmä sekä

rahoitusseurannat.

• Kaikki hankkeet nykyisellä ohjelmakaudella (2007-2013)

löytyvät omista mapeistaan.

• Päättyneiden ohjelmakausien hankkeet on arkistoitu.

• Toimintaryhmäämme lähin vastaavaa työtä tekevä

alueellinen toimintaryhmä on Joensuun seudun leader-

yhdistys, Niskakatu 4A, 80100 Joensuu. Puh. 013-610

0020

• ELY-keskuksessa toimintaryhmien yhteyshenkilönä toimii

Tuomo Hämäläinen (myöntö) p. 044-246 4564) ja Ritva

Kastinen (maksatus) p. 050-395 2651

• Hankehakemukset ja maksatushakemukset toimitetaan

toimintaryhmän tarkastuksen ja lausunnon antamisen

jälkeen postitse Pohjois-Karjalan ELY-keskukseen, PL 69,

80101 Joensuu.

Muuta • Yhdistyksellä on KONEVA Ky:ssä (Moisionkatu 1, 81700

Lieksa) tili, johon voi ostaa toimistotarvikkeita.

• Koneet-, laitteet- ja kalusto on pääsääntöisesti yhdistyksen

omaa (pl. kopiokone, joka hankittu Pohjois-Karjalan ELY-

keskuksen teknisellä tuella)

Sivu

5 19/08/2014

Sisällysluettelo 1/2

Sivu

6 19.8.2014

1. Johtaminen 1.1. Toiminta-ajatus, visio, strategia 1.2. Arvot tai toimintaperiaatteet 1.3. Toimintapolitiikka ja pelisäännöt 2. Toiminta ja prosessit 2.1. Asiakkuudet ja asiakkuuksien hallinta 2.2. Ydinprosessit

2.2.1 Yhdistystoiminta 2.2.2 Leader-toiminta 2.2.3 Oma aluekehitystoiminta

2.3. Viestintä 3. Henkilöstö

3.1. Henkilöstö ja tehtävänkuvaukset

3.2. Osaaminen

3.3. Perehdyttäminen

3.4. Työhyvinvointi

Sisällysluettelo 2/2

Sivu

7 19.8.2014

4. Kumppanuudet ja resurssit 4.1 Kumppanuudet strategian tukena 4.2 Kumppanianalyysi 4.3. Vaikuttaminen 5. Laatutyön malli 5.1. Johdon katselmus 5.2. Poikkeamien käsittely ja riskienhallinta 5.3. Riskianalyysi 5.4. Itsearviointi 6. Tulokset 6.1. Tuloskehitys 6.2 Tulosmittarit

1. Johtaminen

1.1. Toiminta-ajatus, visio, strategia

• Yhdistyksen toiminta-ajatuksena on edistää maaseudun

monipuolista kehittämistä tukevia hankkeita, edistää

alueen asuttuna säilymistä, edistää maaseutuelinkeinojen

ja palvelujen monipuolistamista, parantaa asuinympäristön

viihtyvyyttä ja ympäristönhoitoa maaseudulla, kehittää

koulutusta sekä kaikilla muilla tavoin tukea ja edistää

maaseudun asukkaiden sosiaalista ja henkistä

hyvinvointia.

• Yhdistyksen strategista toimintaa määrittää kulloinkin

vahvistettu maaseudun paikallinen kehittämisstrategia,

joka sisältää vision yhdistyksen toiminnasta.

• Yhdistyksen toimintaa säätelevät vuosittain vahvistettava

toimintasuunnitelma ja talousarvio.

Sivu

8 19.8.2014

Vaara-Karjalan alue on virkeä, viihtyisä ja vetovoimainen

aktiivisten kansalaisten alueyhteisö, jossa luonnonvarat sekä

kulttuuri antavat voimaa alueen kehittämiselle. Hyödynnämme

nopeita tietoliikenneyhteyksiä, jotka mahdollistavat uusien,

innovatiivisten ja helppokäyttöisten palvelumallien luomisen.

Alueemme toimijoiden yhteistyöverkosto luo positiivista virettä

ja työskentelee tiiviissä yhteistyössä alueemme hyväksi,

vahvistaen uskoa paremmasta tulevaisuudesta.

1.2. Arvot tai toimintaperiaatteet

Arvomme ovat:

• Paikallisuus

• Kumppanuus

• Asiakaslähtöisyys

• Verkostojen osana toimiminen

• Aktiivisuus

• Elinvoimaisuus

• Avoimuus

• Kansainvälisyys

LEADER-periaatteiden mukaisesti panostamme paikallisuuteen.

Toiminnalla vastataan toiminta-alueen toimijoiden tarpeisiin.

Pyrimme myös aktiivisesti toimimaan erilaisissa verkostoissa ja

tarvittaessa myös luomaan uusia verkostoja alueellemme. Hanke- ja

yritystuen hakijoiden ohjauksessa välitämme tietoa

rahoitusmahdollisuuksista, hakuprosessista, maaseuturahaston

toimintaperiaatteista ja - käytännöistä.

Sivu

9 19.8.2014

1.3. Toimintapolitiikka ja pelisäännöt

Toiminta perustuu yhdistyksen sääntöihin, LEADER-periaatteisiin ja

omaan kehittämisohjelmaan. Yhdistyksen toimintaa ohjaa ohjesääntö

ja prosessinkuvaus, joihin on kirjattu hallituksen ja työntekijöiden

työnjako, vastuut ja velvollisuudet ja hanke-& yritystukien käsittelyyn

liittyvät prosessit. ELYn ja ryhmän välisestä työnjaosta on sovittu

ohjelmakauden alussa paikallisen kehittämisstrategian laadinnan

yhteydessä.

Sivu

10 19.8.2014

2. Toiminta ja prosessit

2.1. Asiakkuudet ja asiakkuuksien hallinta

Sivu

11 19.8.2014

ASIAKASRYHMÄ/

SEGMENTTI

ASIAKASTARVE TAVOITELLUT

ASIAKASVAIKUTUKSET

YHDISTYKSET

•Paikalliset

yleishyödylliset

yhdistykset

•Kylät

•Metsästysseurat

•Urheilujärjestöt

YRITYKSET

•Aloittavat yrittäjät

•Toimivat yritykset

•Neuvonta ja tukeminen

•Yhteistyö ja kumppanuus

•Investoinnit ja kehittäminen

•Asiantuntijapalvelu

•Kyläsuunnitelmat

•Rahoitus

•KV-hankkeet

•Koulutukset

•Investointi ja kehittäminen

•Neuvonta, tuki ja ohjaus

hankkeen kirkastamisen

•Käynnistämistuki

•Tuki konehankintoihin

•Rahoitus

•Investoinnit ja toiminnan kehittäminen

•Yhdistysten välisen yhteistyön

lisääminen

•Paikalliseen kehittämiseen

osallistaminen ja osallistuminen

•Lisäpotkua toimintaan

•Toimintaedellytysten parantuminen

•Yhteisöllisyyden lisääntyminen

•Ympäristövaikutukset

•Investoinnit ja kehittäminen

•Työpaikat

•Toimijoiden aktivoiminen

•Viihtyvyyden ja vetovoimaisuuden

lisääminen

•Ympäristövaikutusten huomioiminen

KUMPPANIT

MSL,

Maaseutuhallinnon

yhteistoiminta-alueet

Yrittäjäyhdistykset

Ammatilliset,

alueelliset toimijat

Kunnat, Pro Agria,

AMK, Yo,

kehittämisyhtiöt,

ELY, MAVI, MMM

•Yhteistyö ja kumppanuus

•Alueellinen asiantuntemus

•Koulutushankinnat

•Aktivointi

•Maaseudun kehittäminen

(henk, sos)

•Rahoitusta

•KV-hankkeet

•Maaseudun kehittyminen

•Sosiaalisen pääoman lisääntyminen

•Uudet toiminnot

•Verkoston vahvistaminen ja

vahvistuminen

ASIAKASRYHMÄ/

SEGMENTTI

ASIAKASTARVE TAVOITELLUT

ASIAKASVAIKUTUKSET

2.2. Ydinprosessit

Leader-ryhmien ydinprosessien kehittämistyöllä on ollut seuraavat tavoitteet.

1. Vastuiden selkeyttäminen

• Nähdään selkeästi eri toimintojen rooli kokonaisuudessa

• Vastuu lopputuloksesta ja koko prosessin sujumisesta

2. Toimintatapojen yhdenmukaistaminen

3. Läpinäkyvyys ja systemaattisuus

4. Sisäinen ja ulkoinen viestintä organisaation toiminnasta

5. Toiminnan kytkeminen koko organisaation tavoitteisiin

6. Kehittäminen edellyttää, että ymmärrämme riittävän hyvin toiminnan nykytilaa.

Prosesseja kuvattaessa olemme käyttäneet seuraavia käsitteitä:

• Prosessi on joukko toisiinsa loogisesti liittyviä toimintoja so. toimintoketju,

jolle on määritelty tarvittavat resurssit, tuotokset ja niiden vastaanottajat eli

asiakkaat.

• Ydinprosessit kuvaavat palveluita, joita tarjotaan ulkoisille asiakkaille.

Organisaation vaikuttavuus syntyy ydinprosesseissa niiden välityksellä.

Ydinprosessit tuottavat ne palvelut, joita varten organisaatio on olemassa.

• Tukiprosessi t palvelevat organisaation sisäisiä asiakkaita eli henkilöitä,

jotka ovat organisaation palveluksessa. Tukiprosessit tuottavat

ydinprosessien toiminnalle tarvittavia palveluita, joten ne mahdollistavat

ydinprosessien toiminnan (esim. osaamisen kehittäminen).

• Ohjausprosessit ovat prosesseja joilla suunnitellaan, johdetaan ja

seurataan organisaation prosessien toimintaa (esim. strategian laadinta).

• Osaprosessit ovat isompien prosessien osakokonaisuuksia. Esimerkiksi

ydinprosessit koostuvat lukuisista erilaisista osaprosesseista.

• Alaprosessit ovat jonkin yleisemmän prosessin alakategorioita tai

erityistyyppejä. (esim. rekrytointiprosessin alaprosesseja voivat olla

työsopimussuhteeseen rekrytointi ja virkasuhteeseen rekrytointi)

(alaprosessit ovat irrallisia, itsenäisiä kokonaisuuksia)

Sivu

12 19.8.2014

Prosessikartta

Sivu

13 19.8.2014

Leader prosessiarkkitehtuuri

Leader-toiminta

Taso 0: Prosessikartta (Valtakunnallisesti yhdenmukainen

kaikiilla Leader-ryhmillä)

Taso 1: Ydinprosessit (Leader toiminnan kannalta yhteisesti

määriteltyt ydinprosessit)

Taso 2: Osa- ja alaprosessit (Erityisesti yhteinen päätöksentekoprosessi

Leader-ryhmän ja ELY:n kanssa)

• Työohje

• Roolin tarkoitus

• Vastuu

• Tehtävät

• Keskeinen osaaminen

Taso 3: Toimintotaulukot (Työohjeiden, -tehtävien ja roolien

kuvaukset Leader-ryhmittäin)

Leader-toiminta

AKTIVOINTI PÄÄTÖKSENTEKOPROSESSI

Maksatus Käsittely ja myöntö TIEDOTTAMINEN

NEUVONTA Hankkeen aikainen neuvonta ja

maksatuskoulutus

2.2.1 Yhdistystoiminta

Ydinprosessi:

mitä tehdään?

Prosessin

omistaja: kuka

on vastuussa?

Osaprosessit ja

alaprosessit: mikä on

tekemisen sisältö?

Yhdistystoiminta

Toiminnanjohtaj

a

Hallitus

Yhdistyksen

vuosikokous

Alaprosessit

1. Toiminnan suunnittelu ja

seuranta

2. Työnantaja rooli ja

henkilöstön tukeminen

3. Jäsenyyden edistäminen

Sivu

15 19.8.2014

Osaprosessi/

alaprosessi

Toimen-piteet Vastuu-henkilö Miten onnistumista

mitataan?

Toiminnan

suunnittelu ja

seuranta

Toiminta-

suunnitelma

Talousarvio

Toiminta-

kertomus ja

tilinpäätös

Hallituksen

valinta

Toiminnanjohtaja

valmisteluvastuu

Henkilöstö

osallistuu

Vuosikokous

vastaa

Johtoryhmä

Vuosiraportti

Reagointi muuttuviin

olosuhteisiin

Tunnettuus ja

jäsenyyden

edistäminen

Aktivointi

Jäsentiedote

Hakijat jäseniksi

Nettisivut

Verkostoitu-

minen

Henkilöstö

hallitus

Uusien ja erilaisten

hakijoiden määrä

Kansainväliset hankkeet

Näkyvyys alueella ja

aluekehittäjän rooli

asiantuntijana kasvaa

Nettisivujen kävijämäärät

Lehtiartikkeleiden määrä

Työnantajarooli

ja henkilöstön

tukeminen

Esimiesroolin

ymmärtäminen

Työsopimukset

Ylityöt

Työterveys-

suunnitelma ja -

sopimus

Rekrytointi

Perehdyttäminen

Hallitus ja

hallituksen

puheenjohtaja

Toiminnanjohtaja

Johtoryhmä

Vaihtuvuus

Sairauspoissaolojen

määrä

Kokemus työhyvinvoinnin

laadusta, työn

mielekkyydestä ja

tuottavuudesta

Vuosikello

Sivu

16 19.8.2014

Hyvä hallintotapa

Sivu

17 19.8.2014

Yhdistystoiminnan kannalta:

Budjetti ja toimintasuunnitelma omasta toiminnasta laaditaan vuosittain

hallitukselle ja vuosikokoukselle hyväksyttäväksi ja sitä seurataan säännöllisesti

hallituksen kokouksissa puolivuosittain. Kirjanpito hoidetaan yhdistyksen omana

työnä.

Maaseutuohjelmatyön kannalta:

Oman ohjelman toteutumista seurataan säännöllisesti. Rahoituskehyksen

toteumaa seurataan neljännesvuosittain ja tiedot käsitellään hallituksessa.

Kehittämisohjelman tavoitteita ja tuloksia käsitellään hallituksen kokousten

yhteydessä vähintään kerran vuodessa vuosiraportin yhteydessä sekä lisäksi

vuosittain järjestettävässä hallituskoulutuksessa, jossa käydään tulosten ohella

läpi myös LEADER-toiminnan ja hallituksen toimintatapoja. Toimintarahan ja

omien hankkeiden kirjanpidon järjestäminen suunnitellaan

kustannuspaikkakohtisesti siten, että se palvelisi mahdollisimman hyvin

maksatusten tekemistä sekä viranomaisten vaatimuksia (noudattaen kuitenkin

kirjanpitolakia). . Suunnittelussa huomioidaan, että kunkin hankkeen

kustannukset ovat vaikeuksitta eroteltavista muusta kirjanpidosta/toiminnasta &

vientiselitteet ovat informatiivisia

2.2.2. Leader-toiminta

Ydinprosessi: mitä

tehdään?

Prosessin omistaja:

kuka on vastuussa?

Osaprosessit ja alaprosessit: mikä on

tekemisen sisältö?

Leader-toiminta/ ohjelman toteuttaminen

Hallitus

Toiminnanjohtaja

Johtoryhmä

Osaprosessit 1.Tiedottaminen hanke- ja yritystuista 2.Aktivointi 3.Neuvonta 4.Päätöksenteko rahoittamisesta 5. Hallinta, arviointi ja seuranta

Sivu

18 19.8.2014

Osaprosessi Toimenpiteet Vastuuhenkilö Miten onnistumista

mitataan?

1. Tiedotta-

minen hanke- ja

yritystuista

Mediatiedotteet,

esitteet, nettisivut,

some, teemajutut,

hyvät esimerkit,

erilaiset infotilaisuudet

Henkilöstö,

hallitus

Lukumäärät: tiedotteet,

esitteet, tilaisuudet,

nettisivujen kävijämäärät,

hakemusten/rahoitettujen

hankkeiden lukumäärä

2. Aktivointi Tilaisuudet (yleiset ja

räätälöidyt), muiden

järjestämät tilaisuudet,

Henkilöstö,

hallitus

Tilaisuuksien määrät ja

osallistujamäärät,

hakemusten laatu

3. Neuvonta

Henkilökohtainen

neuvonta

koulutustilaisuudet,

hanketreffit

Henkilöstö

Neuvontakäynnit,

hakemusten laatu

4. Päätöksen-

teko

rahoittamisesta

Hakemuksen käsittely

Hakemuksen myöntö

Hakemuksen

maksatus

Hakija itse,

henkilöstö,

hallitus, ELY

Käsittelyajat, ELY:n

käsittelyn läpäisseiden

hankkeiden lukumäärä

Leader-toiminnan prosessihierarkia

Sivu

19 19/08/2014

Sivu

20 19.8.2014

Ha

nke

-asia

kka

an

/ ha

nke

toim

ijan p

rose

ssi 1

/3

Leader-to

imin

ta

1.

Han

ke

su

un

nite

lma

n v

alm

iste

lu

Lu

otta

mu

kse

n ra

ke

nta

min

en

Ha

nke

-ide

an

ko

nkre

tisoin

ti

Han

ke

su

un

nite

lma

n ta

rke

nta

min

en

Han

ke

-asia

kka

an

ja –

yh

dis

tykse

n v

astu

un

kirk

asta

min

en

se

kä

su

un

nite

lman

riskie

n a

rvio

inti

Ku

sta

nn

usa

rvio

n ta

rke

nta

min

en

Rah

oitu

su

un

nite

lman

laa

timin

en

Ta

rvitta

vie

n liitte

ide

n lis

taa

min

en

Yh

teis

ön

pä

ätö

s ja

alle

kirjo

ituste

n m

erk

itys

Han

ke

ka

nsio

n lu

om

ine

n a

sia

kka

an k

an

ssa

Hah

mo

ha

nkke

en

tote

utu

ssu

un

nite

lmasta

Ke

sku

ste

lu h

an

kke

en

pe

ruste

luis

ta ja

hyö

dystä

alu

ee

lle

So

vita

an

ha

nkke

en

ete

ne

mis

tä o

hja

ava

t tap

aa

mis

et

se

kä

asia

kka

an

va

stu

u h

an

kke

en

tote

utta

mis

essa

Ja

LE

AD

ER

-ryh

mä

n o

hja

ava

sta

roo

lista

2.

Alo

itus

pa

lave

ri / ha

nk

eh

allin

oin

ti

Han

ke

ko

hta

ine

n p

ää

tökse

n a

va

am

ine

n ja

ke

rtom

ine

n a

sia

kka

alle

ym

mä

rrettä

vä

sti

Han

ke

su

un

nite

lma

n ta

rke

nta

min

en

; aik

ata

ulu

t,

kie

llety

t/sa

llitut a

sia

t

Ta

lou

ssu

un

nite

lma

n lä

pik

äyn

ti

Han

kke

en

tote

utu

ssu

unn

itelm

an

pä

ivittä

min

en

Oh

jau

s m

aksa

tush

ake

mu

ksen

teko

on

Han

ke

ha

llinno

n k

äytä

ntö

jen

läp

ikä

yn

ti,

ha

nke

toim

ijan

va

stu

ut ja

ve

lvo

llisu

ud

et

Hankkeen a

ikain

en n

euvonta

ja

maksatu

sohja

us

0

2

AK

TIV

OIN

TI

TIE

DO

TTA

MIN

EN

NE

UV

ON

TA

K

äsitte

ly ja

myöntö

0. E

siv

alm

iste

lu,

ha

nk

e-a

ihe

en

es

illä

pitä

min

en

Ta

rpe

en

tun

nis

tam

ine

n

Po

hd

inta

Tie

do

n h

an

kin

ta ja

aktiv

oin

ti

Ro

hka

istu

min

en

Tu

tustu

min

en

Yh

teis

ten

pä

äm

ää

rien

mä

äritte

ly

Aktiv

oin

ti ha

nkke

en

aih

ee

n e

dis

täm

i-

se

ksi

1

Sivu

21 19.8.2014

Hanketo

imija

n p

rosessi 2

/3

Leader-to

imin

ta

3.

Ha

nk

ke

en

se

ura

nta

ha

nk

ke

en

aik

an

a

-H

an

ke

toim

inna

n k

äyn

nis

tym

ise

n ja

ku

sta

nn

uste

n s

yn

tym

ise

n

jälk

ee

n

-H

an

ke

-asia

kka

an

oh

jau

s, m

otiv

oin

ti ja s

eu

ran

ta

-H

an

kke

en

vie

stin

nä

stä

so

pim

ine

n; e

sim

. pa

ika

llisle

hd

et, L

ea

de

r-

ryh

mä

n n

äkyvyyd

en

va

rmis

tam

ine

n

-K

irjan

pid

on

tark

en

tam

ine

n

-M

uu

tosilm

oitu

ksis

ta m

uis

tutta

min

en

-V

uo

sira

po

rttien

ja s

eu

ran

tatie

toje

n te

ke

mis

estä

va

rmis

tam

ine

n

4.

Han

kk

ee

n m

ak

sa

tuk

se

n ja

lau

su

nn

on

va

rmis

tam

ine

n

-L

aa

du

kka

an m

aksa

tush

akem

uksen

va

rmis

tam

ine

n

-L

isä

se

lvity

ste

n k

oko

am

ine

n; tilio

tteid

en

, ku

ittien

,

se

lvity

ste

n, m

atk

aku

luje

n, ty

öso

pim

uste

n,

työ

aja

nse

ura

nto

jen

ym

s. T

arv

ittavie

n s

elv

ityste

n

läp

ikä

ym

ine

n ja

aik

ata

ulu

ttam

inen

A

sia

kka

an

ne

uvo

nta

ja o

hja

us m

aksa

tusha

ke

mukse

n ja

lau

su

nn

on

va

rmis

tam

iseksi

Hankkeen a

ikain

en n

euvonta

ja m

aksatu

sohja

us

Hankkeen to

teutta

min

en

3

4

Maksatu

s

Sivu

22 19.8.2014

Hanketo

imija

n p

rosessi 3

/3

Leader-to

imin

ta

5.

Ma

ks

atu

sp

ää

töks

en

tark

en

tam

ine

n

-M

aksa

tusp

ää

tökse

n ta

rke

nta

min

en

asia

kka

an

ka

nssa

Asia

kka

an

oh

jau

s ja

ne

uvo

nta

ma

hd

ollis

ten

lisä

se

lvity

ste

n lä

he

ttäm

isee

n

-L

op

pu

ma

ksa

tuksen

va

rmis

tam

ine

n

-Y

hte

isty

östä

so

pim

ine

n

4.

Han

kk

ee

n e

ten

em

ise

n s

eu

ran

ta ja

ha

nk

ke

en

jälk

ein

en

arv

ioin

ti

-H

an

kke

en

ete

ne

mis

en

ja m

aksa

tukse

n s

eu

ran

ta

-T

ark

astu

skie

rrokset ja

MA

VI:n

ha

nke

kie

rrokset –

ha

nkke

en

tulo

ste

n a

rvio

inti

-H

yvie

n k

äytä

ntö

jen

jaka

min

en

, vie

stim

ine

n, le

vittä

min

en

ja

juu

rrutta

min

en

5

6

Hankkeen to

teutu

s

Hankkeen a

ikain

en n

euvonta

ja m

aksatu

sohja

us

Maksatu

s

Sivu

23 19.8.2014

Le

ad

er-y

din

pro

se

ssi: M

AK

SA

TU

S

YH

TE

INE

N P

ÄÄ

TÖ

KS

EN

TE

KO

PR

OS

ES

SI: M

aksa

tus

Maksatu

sta

rkastu

s

(ja h

allin

nollis

en

tark

astu

ksen

tekem

inen

asia

kkaalla

)

5%

Ota

nta

-

tark

astu

ste

n

tekem

inen

(MA

VI)

Ilmoitu

s

hakem

ukseen

kunta

rahan

määrä

stä

Maksupäätö

ksen

toim

ittam

inen

asia

kkaalle

ja L

EA

DE

R

ryhm

älle

Maksuhakem

uksen

tark

asta

min

en

ja

lausunnon

toim

ittam

inen

ELY

:yn

Leader-ryhmä

ELY

2

1

Pro

sessi k

äyn

nis

tyy

kusta

nuksie

n s

yntym

isen k

autta

Pro

sessi p

äätty

y, k

un M

avi

maksaa

EU

:n ja

valtio

n

osuuden

tuesta

asia

kkaalle

3

5

Kunta

rahan

maksam

inen

Osana

kokonais

rahaa

4

6

Leader-toiminnan osaprosessit

Sivu

24 19.8.2014

Osapro

sessit

Leader-ryhmän

rooli ja tehtävät

prosessissa

Ely-keskuksen

rooli ja

tehtävät

prosesissa

Vas-

tuu-

taho

Menetelmät ja

tarvittavat

työohjeet

Käytössä

olevat

järjestelmät ja

tietojen

syöttö

Hakemust

en

käsittely

• hakemuksen

arviointi, neuvonta ja

jatkotyöstäminen

• Hankekielen

tulkkaaminen

•Sopivan

rahoituskanavan

löytäminen asiakkaalle

(jos muu kuin Leader)

ohjaus

• vuoropuhelu

(ELY+Leader)

valmistelu

• Eri

tahot

vastuuss

a eri

asioista:

hakija,

Leader

ja ELY

• Tietämys (laki,

tarkistuslistat jne.)

•Rahoituslinjaus-paperi

• Hallituksen tekemät

periaate linjaukset

• Diaari

• Prosessikuvaus

•Oma Access-

tietokanta

Myöntö-

päätösten

käsittely

• Hankkeiden

valmistelu

•Hallituskäsittely

• Lausunnon anto

•Hakemuksen

liitteiden tarkistaminen

•Yhteistyöryhmään

osallistuminen

• Laillisuuden

varmistaminen ja

päätöksen

tekeminen

•Yhteistyöryhmän

käsittely

• Kukin vastaa omasta roolistaan! Tämä on selkeä

• Menetelmät: HVJ-kuvaukset ELYissä, seikkaperäisesti

kuvattu hakemuksen kulku, sekä tarkistuslistat

• Hanke 2007-järjestelmä ELYissä, Hyrrä jossa yhdistyy

myös maatilapuolen tukijärjestelmä

•Oma Access-tietokanta

Hakemust

en

maksatus

•Hankkeiden neuvonta

maksuhakemuksen

teossa

•Maksuhakemuksen

käsittely: onko

tarvittavat paperit

mukana

•Täydennyspyynnöt

maksuhakemukseen

• Tukikelpoisuus-

tarkastus

tarkistuslistan

mukaisesti

• Lisätietojen

pyytäminen

tarvittaessa

• Tarkastus-käynnit

paikan päällä

hankkeiden osalta

• Maksatus

•(mahdollinen

takaisinperintä)

• Hylätyn päätöksen

perustelu,

asiakkaan oikeus

saada perustelut

• Työohjeet tulee

Mavista, kansallinen ja

EU säädäntö, nämä

saadaan suoraan

järjestelmistä

• Diaari

• Hanke2007-

järjestelmä

(prosessointia

varten)

• Hyrrä (tulossa)

• Hankedv-

järjestelmä

nykyisin

• Oma Access-

tietokanta

2.2.3. Oma aluekehitystoiminta

Ydinprosessi: mitä

tehdään?

Prosessin omistaja:

kuka on vastuussa?

Osaprosessit ja alaprosessit: mikä on

tekemisen sisältö?

Oma aluekehitystoiminta

Hallitus, yhdistys,

toiminnajohtaja

Hankemuotoinen aluekehitystoiminta

Ideariihi-toiminta

Asiantuntijan rooli

Verkoistoijan rooli

Sivu

25 19.8.2014

Osaprosessi/

alaprosessi

Toimenpiteet Vastuuhenkilö Miten onnistumista

mitataan?

Hankemuotoin

en

aluekehitystoi

minta

Hankkeiden suunnittelu

yhdessä kumppaneiden

kanssa

Yhteiset tiedotushankkeet

Hallitus

Toiminnanjohtaj

a

Muu henkilöstö

Uusien toimijoiden

osallistuminen

Kunkin hankkeen tavoitteiden

toteutuminen

Ideariihi-

toiminta

Teemakohtaisten

ideointitilaisuuksien

järjestäminen

Toiminnanjohtaj

a, henkilöstö

Ideariihiin osallistujien määrä

Uusien toimijoiden

osallistuminen

Kunkin hankkeen tavoitteiden

toteutuminen

Rahoitusvälineiden

monipuolisuus, uudet

rahoittajat

Asiantuntijan

rooli

Osallistuminen muiden

kehittäjäorganisaatioiden

toimintaan

Yhteiset

tapaamiset/ajankohtaispäi

vät

Toiminnanjohtaj

a, henkilöstö

Ryhmien lukumäärä

Osallistumisen rooli ja

vaikuttavuus (aktiivisuus)

Leader-ryhmän tavoitteiden

näkyminen muissa

ohjelmissa

Verkostoija Aktiivinen toimija

Uusien asioiden

esiinnostaja ja ”potkija

Toiminnanjohtaj

a + muu

henkilöstö

Hallitus

Yhteistyöverkostojen määrä

Yhteydet oman alueen

ulkopuolelle

2.3. Viestintä

Sivu

26 19.8.2014

1: Asiakasviestintä

2: Tiedotus yhteistyökumppaneille

3: Mediaviestintä

4: seudun päättäjien informointi

Leader- ryhmän pääviesti asiakkalle

Leader-ryhmät

kannustavat

asukkaita

kehittämään

omaa

elinympäristöää

n.

Ryhmän

toimintaan voi

kuka tahansa

osallistua

LEADER ON

TOIMINTAA

LEADER ON

NEUVONTAA

IHMISTEN KOKOISILLE

IDEOILLE

Pääviesti

(pohjautuu

visioon)

Avain-

argumentit

perusteet

LEADER ON

RAHOITUSTA

PAIKKAKUNNAN

PARHAAKSI

Leader-ryhmät

neuvovat

ideoiden

kehittelyssä ja

valmistelussa

hankkeiksi.

Paikalliset

päättävät alueensa

yhteisöjen ja

yritysten ideoiden

rahoittamisesta.

Leader-tuki

muodostuu EU:n,

valtion ja kuntien

rahoituksesta.

Viestintäsuunnitelma

KENELLE VIESTITÄÄN

MITÄ VIESTITÄÄN

MITEN VIESTITÄÄN

MILLOIN VIESTITÄÄN

MIKSI VIESTITÄÄN

VASTUUHENKILÖ

Hallitus Kokousmateriaali, tilaisuudet, koulutukset

sähköposti, postitse, puhelin

Tarvittaessa Välttämättömyys Toiminnan avoimuus

Toiminnanjohtaja

Jäsenet Jäsentiedote, vuosikokouskutsut, hankeretket

Jäsentiedote, Maakaista-sivut, FB

Jäsentiedote 2-4 kertaa vuodessa Muuten tarvittaessa

Tiedonjakoa, aktivointia, osallistamista

Toiminnanjohtaja, hankesihteeri, kv-koordinaattori, tiedottaja…

Hanketoimijat Ohjeistusta ja muut hanketoiminnan ajankohtaiset asiat

Henk.koht. neuvonta, sähköposti, puhelin

Koko prosessin ajan Hankkeen onnistumiseksi, ohjelman toteuttamiseksi

Koko henkilökunta

Suuri yleisö/ asukkaat

Tuloksia, mahdollisuuksia

Media, tilaisuudet, nettisivut ja FB

Vähintään kerran vuodessa raportoinnin yhteydessä

Tiedon lisäämiseksi, aktivoimiseksi

Henkilöstö, hallitus

Kunnat Rahojen käyttö (paljonko mennyt&kohteet), toimintasuunnitelmat ja -kertomukset

Tapaamiset, sähköposti kuntakirjeet

Yleisten kokousten yhteydessä Vuosiraportoinnin yhteydessä

kehittäjäkumppanuus, tiedon lisäämiseksi Kuntarahoituksen seuraamiseksi

Henkilöstö, hallitus

Viranomaiset Pelisääntökeskustelu, hanke/maksatuslausunnot

Sähköposti, puhelin, videoneuvottelu, työryhmät yms.

Päivittäin (vars. ELY) Osa järjestelmää Henkilöstö

Tiedotusvälineet Leader-toiminta, tulokset

Sähköposti, tiedotustilaisuudet, uutiskirje

Yhteistyöryhmän jälkeen Vuosiraportoinnin yhteydessä Vuosikokouksen yhteydessä

Tiedotusta olemassaolosta

Henkilöstö, hallitus, tiedottaja

Kv-kumppanit Projektien suunnittelu&seuranta, hankkeiden toteuttaminen

FB, sähköposti, Skype, puhelin

Tarvittaessa Hankeyhteistyön sujuvoittaminen Yhteistyön ylläpitäminen PR

Toiminnanjohtaja

Ei-kunnalliset päättäjät

Tuloksia, byrokratian ongelmia

Sähköposti Tarvittaessa Tiedon lisäämiseksi, toimintaedellytysten kehittämiseksi

Toiminnanjohtaja

Muut Suomen Leader-ryhmät

Hyvät käytännöt, työn haasteet, yhteistyökuviot

Tapaamiset, sähköposti, puhelin, FB

Kontakteja päivittäin Vertaistuki, koko systeemin kehittäminen

Toiminnanjohtaja, tiedottaja

19.8.2014 Sivu

28

Sisäinen ja ulkoinen viestintä

• Leader -yhdistyksellä on sekä ulkoista että sisäistä viestintää. Sisäisellä viestinnällä

tarkoitetaan yhdistyksen hallituksen ja henkilökunnan kesken käytävää viestintää.

Ulkoisella viestinnällä tavoitetaan yhteistyökumppanit, uudet potentiaaliset

hanketoimijat, yritystukien hakijat ja jäsenistö. Yhdistyksen viestinnästä vastaavat

yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja. Viestinnän pääkanavat ovat

verkko ja henkilökohtainen vuorovaikutus.

• Niin sisäisessä kuin ulkoisessa viestinnässä käytetään selkeää ja ymmärrettävää

yleiskieltä. Viestinnän tavoitteena on, että toiminta on avointa ja läpinäkyvää - viestit

ovat selkeitä ja ymmärrettäviä.

• Sisäisellä viestinnällä tarkoitetaan hallituksen ja henkilökunnan kesken käytävää

viestintää. Sisäisen viestinnän päävälineitä ovat kanssakäyminen, puhelin, sähköposti

ja hallituksen kokouskutsut, pöytäkirjat sekä kokoukset. Tavoitteena on avoin ja

luottamuksellinen ilmapiiri sekä toinen toistemme tunteminen ja tukeminen.

Yhdistyksen sisäisessä viestinnässä tärkeää on ajantasaisuus ja ymmärrettävyys.

• Ulkoisen viestinnän yhtenä tavoitteena on hankkia uusia hanketoimijoita ja

yritystukien hakijoita. Yhdistyksen pääviestikanava verkossa on Maakaista.fi-sivusto ja

sen muut verkkokanavat, tiedotteet ja henkilökohtainen vuorovaikutus. Lisäksi

verkkokanavia ovat Mavi.fi, Maaseutu.fi ja tuleva Leadersuomi.fi -sivustot. Myös

koulutus- ja hanketapaamiset toimivat pääasiallisina viestintäkanavina sähköpostin ja

puhelimen lisäksi. Uusien hanketoimijoiden lisäksi tavoitteena on yleisen mielenkiinnon

herättäminen maaseutua ja maaseudun kehittämistä kohtaan. Lisäksi tavoitteena on

luoda, kehittää ja ylläpitää hyviä suhteita hanketoimijoihin, Pohjois-Karjalan ELY-

keskukseen, maakunnan Leader-ryhmiin ja muihin yhteistyökumppaneihin ja

yhdistyksen jäsenistöön.

• Ulkoista viestintää ovat myös mediasuhteet paikalliseen mediaan ja maakunnallinen

Maakaista-uutiskirje. Pohjois-Karjalan Leader-ryhmät mediatiedottavat yhdessä

esimerkiksi uusista rahoitusesityksistä. Lisäksi yhdistys tekee yhteistyötä paikallisen

median kanssa. Pohjois-Karjalan Leader –ryhmät näkyvät yhtenä rintamana medialle.

Sivu

29 19.8.2014

3. Henkilöstö

3.1. Henkilöstö ja tehtävänkuvaukset

• Hallitus

- Antaa hankkeita koskevat rahoitusesitykset

- Päättää avustushakemuksista, yhdistyksen omista hankehakemuksista ja

osallistumisesta muihin hankkeisiin

- Päättää liittymisestä ja eroamisesta muiden yhteisöjen jäseneksi

- Päättää yhdistyksen varojen sijoittamisesta

- Päättää mahdollisen velan ottamisesta ja takauksen antamisesta

- Päättää lausunnoista, kannanotoista ja esityksistä, joilla on merkitystä

yhdistyksen kannalta

- Päättää kaikista voimaan tulevista työsopimuksista ja niiden ehdoista

- Päättää työjaoston, ennakkoarviointiryhmän, johtoryhmän tai muun

vastaavan toimikunnan perustamisesta ja niiden jäsenille maksettavista

korvauksista

- Vastaa ja osallistuu yhdistyksen toiminnan kehittämiseen

- Lisäksi hallituksen tehtäviin kuuluu yhdistyslain määrät tehtävät

• Puheenjohtaja

- Hyväksyy toiminnanjohtajan matkalaskut

- Allekirjoittaa yhdessä toiminnanjohtajan kanssa rahoitusesitykset

- On toiminnanjohtajan lähiesimies

- Kutsuu koolle yhdistyksen kokouksen

- Toimii tarvittaessa esittelijänä hallituksen kokouksessa

• Varapuheenjohtaja

- Hyväksyy puheenjohtajan matkalaskut

• Johtoryhmä

- Toimiston ajankohtaisten asioiden läpikäynti

- Johdon auditointi

Sivu

30 19.8.2014

• Toiminnanjohtaja

- Toteuttaa yhdistyksen käytännön toimintaa hyväksyttyjen

toimintasuunnitelmien, talousarvioiden sekä hallituksen tekemien

päätösten mukaan

- laatii yhdistyksen toimintasuunnitelman ja talousarvion hallituksen ja

yleiskokouksen esitysten mukaisesti

- Antaa hankeneuvontaa

- Tekee hankkeiden valmisteluun ja toimeenpanoon liittyviä tehtäviä

- Vastaa yhdessä hallituksen kanssa yhdistyksen toiminnan kehittämisestä

- Valvoo yhdistyksen taloutta ja raportoi hallitukselle yhdistyksen

taloudellisesta tilanteesta

- Seuraa ja tilastoi käytettävänä olevaa myöntövaltuutta

- Vastaa kuntarahoituksen laskuttamisesta

- Vastaa sidosryhmätyöskentelystä

- Valmistelee hallituksen kokoukset, hanketukihakemukset ja toimii

esittelijänä yhdistyksen eri kokouksissa

- Vastaa yhdessä hallituksen kanssa yhdistyksen kehittämisohjelman/-

strategian suunnittelusta ja toimeenpanosta

- Vastaa kansainvälisestä yhteistyöstä

- Toimii henkilökunnan esimiehenä

- Vastaa mahdollisen harjoittelijan työhön ottamisesta ja toimii hänen

ohjaajanaan

- Hyväksyy yhdistyksen laskut (pl. omat ja puheenjohtajiston matkalaskut)

- Vastaa yhdistyksen henkilökunnan, hallituksen, jäsenistön sekä muiden

alueen asukkaiden leader-toiminnan tiedottamisesta ja kouluttamisesta

- Vastaa talousarvion puitteissa yhdistyksen kone-, kalusto- ja

laitehankinnoista

- On toimintaryhmän edustajana hankkeiden ohjausryhmissä

- Vastaa toimintarahan seurannasta

- Toimeenpanee rekrytoinnit

Sivu

31 19.8.2014

• Hankeneuvoja/hankeassistentti

- Antaa hankeneuvontaa ja aktivoi alueen asukkaita mukaan leader-

toimintaan

- Ohjaa hankkeita ja hankeaihioita hankkeiden suunnittelussa ja

valmistelussa

- On mukana ja järjestää alueen asukkaille aktivointi-, tiedotus- ja

koulutustilaisuuksia

- Hoitaa yhdistyksen omien hankkeiden työtehtäviä

• Hankesihteeri

- Hoitaa yhdistyksen toimiston ylläpitoon ja asiakaspalveluun liittyviä

tehtäviä

- Antaa hankkeille maksatusneuvontaa

- Valmistelee maksuhakemukset ELY-keskukseen

- Ylläpitää toimintarahan seurantaan liittyvää kirjanpitoa

- Avustaa yhdistyksen kirjanpitäjää

- Vastaa yhdistyksen maksuliikenteestä

Sivu

32 19.8.2014

3.2. Osaaminen

Sivu

33 19.8.2014

OSAAMIALUE SUBSTANSSI TYÖYHTEISÖOSAAMINEN Asiakas- ja verkostoyhteistyö

• Vireä viestiminen ja markkinointi

• Verkostoyhteistyö

• Kuuntelutaito erit. Asiakkaille

Sisäiset yhteistyötaidot

• Yhteistyökyky

• Tiimityötaidot

• Johtamis- ja esimiestaidot/alaistaidot

KEHITTÄMISOSAAMINEN Toiminnan kokonaisuuden hallinta

• Tiedonhakutaito

Organisaatiokulttuurin omaksuminen

• Viestintätaidot: suullinen ja kirjallinen

KEHITTYMISOSAAMINEN Uudistumiskyky

• Kehittämisketteryys

• Itsensä kehittäminen

• Uuden omaksumis- ja oppimiskyky esim. Teknologian

hyödyntäminen

• Sopeutumis- ja joustavuuskyky

• Positiivinen hulluus

• Byrokratiansietokyky

SUBSTANSSIOSAAMINEN Ammatilliset perustaidot

• Paikallistuntemus

• Talouden hallinta

• Rahoitusosaaminen • Yhdistysosaaminen

• Valtio, kunta ja EU –tuntemus

• Yhteiskunnan eri osa-alueiden, rakenteiden ja prosessien

tuntemus

• Liiketoimintaosaaminen

• Ympäristöosaaminen (esim. Biotalous)

• Juridiikka

• Kielitaito ja kv-osaaminen

3.3. Perehdyttäminen

Yhdistyksellä on käytössään perehdyttämislomake sekä –kansio.

Perehdyttämislomakkeen asiat käydään läpi uuden työntekijän

kanssa. Perehdyttämisestä vastaa toiminnanjohtaja.

Uusi työntekijä on velvollinen kirjaamaan

perehdyttämislomakkeeseen perehdyttämisen ajankohdan ja

palauttamaan lomakkeen esimiehelleen, joka tallettaa lomakkeen

perehdyttämiskansioon

Yhdistyksen perehdyttämiskansiossa sisältää

perehdyttämislomakkeen lisäksi mm. laatukäsikirjan, kulloinkin

voimassa olevan paikallisen kehittämisstrategian, Manner-Suomen

maaseudun kehittämisohjelman sekä ajantasaisen lainsäädännön.

Sivu

34 19.8.2014

3.4. Työhyvinvointi

Työn tulee olla kivaa. Ei vain siksi, että se vie valtaosan ajastamme ja

ajatuksistamme, vaan myös siksi, että työstään tykkäävä tekee parempaa

tulosta. Kun töihin on mukava mennä ja siellä saa kokea onnistumisen iloa,

riittää energiaa muuhunkin elämään.

Jokainen työyhteisön jäsen on vastuussa sekä työyhteisön hyvinvoinnista että

omasta voinnistaan. Samoin työn ilon lisääminen on jokaisen tehtävä ja oikeus.

Jokainen pystyy vaikuttamaan siihen, että ilmapiiri töissä on miellyttävä:

työntekijöiden väliset suhteet ovat kunnossa, joukkuehenki pelaa, erilaiset

persoonat hyväksytään.

Ristiriitoja ei pidä jättää ratkaisematta; mieltä vaivaavista asioista pitää puhua

heti ja suoraan asianosaisten kanssa. Aito kuuntelu lisää ymmärrystä ja

ehkäisee ristiriitoja.

Työyhteisö muodostuu yhteistyöstä ja osallistumisesta. Yhteiset kahvitauot ja

ruokailut kasvattavat yhteisöllisyyttä ja antavat mahdollisuuksia muidenkin kuin

työasioiden jakamiseen. Taukojen ja vapaan tiedonvaihdon merkitystä ei pidä

aliarvioida. Kun tuntee työtoverinsa hyvin, osaa tunnistaa ne vähemmän hyvät

päivät ja mahdollisesti jakaa toisen taakkaa. Toisesta välittäminen ja sen

osoittaminen antaa voimia kummallekin osapuolelle. Keskinäinen luottamus ja

vuorovaikutus on tärkeää.

Työvälineiden ja -olosuhteiden tulee olla kunnossa. Hyvä tiedonkulku säästää

väärinymmärryksiltä. Tiimi- ja viikkopalaverit pitävät kaikki ajan tasalla.

Ymmärrys yhteisistä tavoitteista lisää työn miellyttävyyttä. Ja

aikaansaannoksista kannattaa aina iloita yhdessä. Innostuneisuus ja

motivoituneisuus voivat jopa tarttua!

Positiivisen palautteen vaikutus on ihmeellinen. Se antaa voimia sekä palautteen

antajalle että saajalle. Yleinen kannustava ilmapiiri toimii itsessäänkin työn

mielekkyyden lisääjänä. Porukalla voidaan sopia, että jokainen myönteinen

ajatus ja kiitos sanotaan ääneen.

Sivu

35 19.8.2014

Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden tyytyväisyys vaikuttaa työstä saatavaan

mielihyvään. Kun työt tehdään hyvin, asiakkaat ovat valtaosin tyytyväisiä ja työn

ilo kasvaa.

Kokouksia on hyvä pitää hanketoteuttajien kohteissa, jolloin voidaan kokea iloa

yhteistyön tuloksista.

Yhteiset tavoitteet, menot, juhlat, retket ja opintomatkat lisäävät

yhteenkuuluvaisuuden tunnetta. Alueelliset tyky-päivätkin toimivat vertaistuen

mahdollistuttajina.

Työ tulee organisoida niin, että työntekijä pääsee hyödyntämään parhaita

ominaisuuksiaan ja osaamistaan. Uusia ideoita voi löytyä ja eri näkökulmia

kunkin osaamista hyväksi käyttäen.

Työstä ja sen tekemisestä katoaa iloa, mikäli tehtäviä on jatkuvasti liikaa.

Ajankäytön hallintaa ja priorisointia voi opetella. Stressin hallitseminen ja lepo

tukevat jaksamista, samoin työn joustavuus. Työ pitää tarvittaessa organisoida

uudelleen.

Mahdollisuus osaamisen kehittämiseen ja omien vaikutusmahdollisuuksien

parantamiseen kasvattaa työstä saatavaa iloa. Epävarmuus omasta

osaamisesta tekee työstä raskaampaa.

Tosiasia sekin, että hyvä palkka = parempi mieli. Palkan tulee olla

oikeudenmukaisesti mitoitettu työtehtävien vaativuuden ja määrän mukaan.

Sivu

36 19.8.2014

4. Kumppanuudet ja resurssit

4.1. Kumppanuudet strategian tukena

Sivu

37 19.8.2014

Vaara-Karjalan Leader ry:n kumppanit

Elinkeinoyhtiöt

Kyläyhdistykset, metsästysseurat ym. yhdistykset ja

alueen asukkaat

Oppilaitokset

Maaseudun Sivistysliitto

Pohjois-Karjalan Kylät

Yrittäjät

Muut toimintaryhmät (ml. muu Eurooppa)

Maakuntaliitto

4.2. Kumppanianalyysi

19.8.2014 Sivu

38

4.3. Vaikuttaminen

• Vaikuttamista tapahtuu neljällä tasolla, joita ovat:

Kansainvälinen

Valtakunnallinen

Alueellinen

Paikallinen

Sivu

39 19.8.2014

Vaikuttamisen

taso

Kenelle Mitä Miksi

Kansainvälinen Kv Leader-ryhmät

Kuntataso

Hanketoimijat

Verkostoyksikkö

Ministeriö

Euroopan komissio

Hankekäytäntöjen

erilaisuudet/hankkei

den pelisäännöt,

hallinnolliset

rakenteet,

kulttuurierot,

Suomen Leader-

toiminta

Partnerihaku,

aktivointi,

yhtenäinen

kuva/Leader-perhe

Valtakunnallinen

Viranomaiset

media, (eduskunta)

Brändityö,

kentän realiteetit

valtakunnan tietoon

(vaikuttamassa jo

suunnitteluvaiheess

a), hanketyön

tulokset

Erilaiset työryhmät,

Leader-asiamies,

viestintäverkosto

Alueellinen

Maakuntaliitto

JANE

ELY-keskus

Lausuntoja ja

kommentteja

maakuntaohjelmaan

&

maaseutuohjelmaan

Seminaarit,

työryhmät,

opintoretket/hankere

tket

Paikallinen

Kuntapäättäjät Osallistuminen

työryhmiin

5. Laatutyön malli

5.1. Johdon katselmus

Johdon katselmuksen suorittaa johtoryhmä, jonka kokoonpanosta päättää

hallitus.

Johdon katselmuksessa käydään läpi laatukäsikirja, johon tehdään samalla

tarvittavat päivitykset. Lisäksi johdon katselmuksessa käydään läpi seuraavat

teemat:

- Työnkuvat

- Prosessit

- Riskianalyysi

- Oman toiminnan kehittäminen

- Reklamaatiot

- Mittaristo

- Yleinen taloudellinen tilanne

- Verkostot

Johdon katselmus voidaan jakaa vuoden aikana useampaan eri osaan.

Katselmuksessa nimetään kehittämistoimenpiteet sekä vastuulliset toteuttajat.

Sivu

40 19.8.2014

5.2. Poikkeamien käsittely ja riskienhallinta

• Poikkeaman käsittelyssä käytetään apuna lomaketta, jonka

asiakas täyttää esim. reklamaation yhteydessä

• Lomakkeeseen kirjataan mitä asiaa poikkeama koskee, milloin

poikkeama on sattunut ja millaisessa tilanteessa. Poikkeamat

käsitellään pikaisesti ja lomakkeelle kirjataan, kuka poikkeaman

käsittely ja mihin toimenpiteisiin ryhdyttiin

• Poikkeamat tallennetaan erilliseen mappiin

Sivu

41 19.8.2014

5.3. Riskianalyysi

Leader-ryhmän laatukäsikirja Sivu

42 19/08/2014

Keskeiset toiminnan riskit Riskipisteet Toimenpiteet riskien toteutumisen

estämiseksi

Vastuuhenkilöt

toimenpiteistä

HENKILÖSTÖ

•Osaamisen katoaminen , äkilliset

henkilöstövaihdokset ja

sairastumiset

• Epäonnistuneet henkilövalinnat

•Motivaatio-ongelmat

•Luottamuspula

•Henkilöstön ja hallituksen

sitoutumattomuus

•Hallituksen jäsenten osaamisen

katoaminen (hallitus vaihtuu

kerralla)

VIRANOMAISET

•ELY , kunta, Mavi, MMM

Todennäköisyys/

Vakavuus

4/5 = 20

2/3 = 6

2/3 = 6

2/5 = 10

2/4 = 8

2/2 = 4

Työhyvinvoinnista huolehtiminen

Vakituiset työsuhteet

Hankkeiden onnistunut ketjuttaminen

Rekrytointiin käytetään riittävästi aikaa, oikeanlainen

tehtävä ja asiantuntijuuden määrittely, koeaika

rekryissä

Koulutusmahdollisuuden tarjoaminen, jos osaaminen

puuttuu kokonaan

Kriisimappi

Työnkuvien päivittäminen osaamisen ja työmotivaation

mukaan

Luottamus työntekijöihin ja vastuun antaminen

Rehellisen palautteen antaminen

Työntekijöiden tasa-arvoinen kohtelu ja tarvittaessa

rinnalla kulkeminen

Tarkoituksenmukainen palkkaus (vastaa tehtävää ja

osaamista)

Hallitus

TALOUS

•Välirahoitus ja likviditeetti omissa

hankkeissa

•Maksatusongelmat ja

takaisinperinnät

• Muuttuvat ohjeet ja määräykset,

jotka vaikuttavat takautuvasti

3/ 4 = 12

3 / 4 =12

3/5= 15

Kuntarahoituksen etupainotteisuus ja kuntalainoitus

Hyvät neuvotteluyhteydet kuntiin

Avoin ja luottamuksellinen tiedotus

Tarkka talouden seuranta

Riittävä asiantuntemus taloudesta

Sisäinen tarkastusjärjestelmä (kaksoistsekkaus)

Jäsenhankinta

Hallitus ja

työntekijät,

hallituksen

puheenjohtaja

STRATEGIAN TAVOITTEIDEN

SAAVUTTAMINEN

• Tavoitteet väärin asetettuja

• Liian vähän/liikaa hakemuksia

• ohjelmaan sopimattomia

hakemuksia

• rahoitettujen hankkeiden

maksatushakemusten käsittely

•Hankkeiden likviditeetti

3 /4=12

3/3= 9

1 /2 = 2

2 /3= 6

3 /3 =9

Tavoitteet riittävän mahdollistaviksi

Riittävä tiedotus, ohjaus ja hakuneuvonta

Riittävä osaaminen ja asiantuntijuuden jatkuva

päivittäminen

Hakijoiden tasa-arvoinen kohtelu

Asiakaslähtöinen ja tasalaatuinen palvelut

Hallitus,

henkilöstö

TIETOTURVA JA

TIEDONHALLINTA

•Tietojen tallennusongelmat

•Koneiden rikkoutuminen

1 /5= 5

2 / 5= 10

Pilvipalveluiden hyödyntäminen

Varmuuskopiointi ja ilmainen lisätila

Paperikopiot ja niiden säilytys lukkojen takana

paloturvallisesti, tuhoaminen

Työsuhteiden päättyessä tunnus- ja salasanat

poistetaan

Hakijoiden liikesalaisuuksista huolehtiminen,

hakemuspapereiden asiallinen käsittely

Hallitus, henkilöstö

FYYSISET RISKIT

• Kolari

• Tapaturma

• Uhkaava asiakas

• Tulipalo

• Tieliikenne onnettomuus

toimiston ikkunan alla

3/5 =15

3 /4 = 12

1 /5 = 5

2 /5= 10

1 /5 = 5

Auton kunto ja oma käyttäytyminen

työntekijän virkeystila

ennakointi

Hallitus ja

henkilöstö

5.4. Itsearviointi

• Toimintaryhmässä tehdään itsearviointia vuosittain. Itsearvioinnin

yhteydessä kirjataan ylös hyvät käytännöt ja toiminnan

vahvuudet, parantamisalueet sekä kehittämisideat. Itsearviointi

tehdään johdon katselmuksen yhteydessä.

• Itsearviointia tehdään seuraavien teemojen osalta:

- Johtaminen

- Toiminta ja prosessit

- Henkilöstö ja toimenkuvat

- Kumppanuudet ja resurssit

- Mittarit

Sivu

43 19.8.2014

6. Tulokset

6.1. Tuloskehitys

• Toimintaryhmässä on käytössä Access-

tietokanta, johon kirjataan hankkeiden

osalta seurantatiedot. Tuloskehitykseen

liittyvät seurantatiedot ovat samat kuin

yhdistyksen voimassa olevassa

strategiassa.

• Seurantatietoja käydään vuosittain läpi

sekä johtoryhmässä että hallituksessa

Sivu

44 19.8.2014

6.2 Tulosmittarit

• Tulosmittareita on kolme, joilla on omat mittarinsa

1) Yhdistystoiminta

• Kuinka monta eri hallituksen jäsentä yhdistyksen

hallitustyöskentelyyn on osallistunut

• Yhdistyksen jäsenmäärä

• Yhdistyksen omavarainhankinta

2) Leader-toiminta

• Hankkeiden lukumäärä

• Myöntövaltuustiedot (saadaanko valtuus sidottua)

• Tiedotus- ja aktivointitilaisuuksiin osallistuneiden

määrä

• Talkootyöntekoon osallistuneiden määrä

• Kertyneet talkootyötunnit

3) Oma aluekehitystoiminta

• Järjestettyjen Ideariihien määrä ja sitä kautta

edenneet hankkeet

• Osallistuminen eri asiantuntijaorganisaatioiden

työhön

Sivu

45 19.8.2014