nouvelle expérience de travailImmergez-vous dans les nouveauxusages

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www.nouvelle-experience.fr

Etudes sur les usages :EMS Conseil

Maximilien Chayriguès,

mc@ems-conseil.com

Projet Campus :Form’A

Ghislain Grimm

ggrimm@forma.fr

Projet Nouvelle Expériencede Travail : Microsoft France

Thomas Kerjean,Responsable Marketing,Groupe produits Office,

tkerjean@microsoft.com

Contacts :

3

Table des matières

Editorial : retour sur la nouvelle expérience de travail chez Microsoft France 4

1 FONDEMENTS DE LA NOUVELLE EXPERIENCE DE TRAVAIL 5

1.1 UN PROJET D’ENTREPRISE 5

1.2 FACTEURS CLEFS DE SUCCÈS 6

1.2.1 Au cœur de la nouvelle expérience de travail : Place, People, Technology 6

1.2.2 De nouvelles opportunités : Green IT et Usages 6

2 SOLUTIONS ET BÉNÉFICES 8

2.1 PLACE : CRÉER UN NOUVEAU CADRE DE TRAVAIL 9

2.1.1 Solutions 9

2.1.2 Bénéfices 9

2.2 PEOPLE : ATTIRER ET RETENIR LES MEILLEURS TALENTS 14

2.2.1 Solutions 14

2.2.2 Bénéfices 19

2.3 TECHNOLOGY: DES TECHNOLOGIES INTÉGRÉES,ORIENTÉES UTILISATEURS ET SÉCURISÉES 20

2.3.1 Solutions 20

2.3.2 Bénéfices 21

2.4 GREEN : UN CAMPUS RESPECTUEUX DE L’ENVIRONNEMENT 22

2.4.1 Solutions 22

2.4.2 Bénéfices 23

2.5 A LA DÉCOUVERTE DES NOUVEAUX USAGES :UNE JOURNÉE DANS LA VIE DE… 24

2.5.1 Solutions 24

2.5.2 Bénéfices 27

3 POUR ALLER PLUS LOIN 42

Contacts 42

4 5

Retour sur la nouvelle expériencede travail chez Microsoft France.

L’inauguration en octobre 2009 du nouveau siège de Microsoft àIssy-les-Moulineaux a ouvert un nouveau chapitre de l’histoire de notreentreprise en France.

Au cœur d’un nouveau quartier des médias et nouvelles technologies,le Campus Microsoft incarne des priorités clés de notre entreprise :une entreprise ouverte, qui a déjà accueilli en quelques mois 40 000visiteurs, respectueuse de l’environnement avec un objectif deréduction du bilan carbone de 25% et innovante avec la création deMicrosoft Recherche et Développement France.

Le Campus Microsoft offre aussi à nos collaborateurs une nouvelleexpérience de travail, saluée récemment par une première place dansle classement des entreprises où il fait bon travailler en France(1)

et dont nous mesurons des premiers bénéfices immédiats :

∑ Une souplesse accrue, illustrée notamment par un gain de temps de déplacementpour 70% des collaborateurs et l’organisation de 60 000 réunions virtuelles par an.

∑ Une plus grande efficacité, grâce au bureau mobile(2) et communiquant, permettantà chacun de gagner du temps. Par exemple le simple usage de la messagerieinstantanée fait gagner à chaque collaborateur plus d’une heure par semaine.

Pour prendre la mesure des nouvelles possibilités offertes par Office 2010 etSharePoint 2010, nous avons réalisé une étude(3) avec nos collaborateurs sur l’intérêtet les gains de ces nouveaux usages en entreprise :

∑ Travail collaboratif en temps réel,∑ Intégration des réseaux sociaux,∑ Recherche et accès aux experts de l’entreprise,∑ Télétravail et travail à distance,∑ Dématérialisation des processus administratifs,∑ Analyse et reporting en temps réel.

Je vous invite à découvrir dans ce document, notamment à travers des exemplesconcrets de journées types de nos collaborateurs, une entreprise au cœur desnouveaux réseaux, une entreprise qui pourrait être la vôtre.

Eric BoustoullerPrésidentMicrosoft France

∑ Etre une vitrine technologique au service de nos clientset de nos partenaires, afin de renforcer les valeursd’innovation, de dynamisme et de proximité de Microsoft. LeMicrosoft Technology Center, le Centre des Usages, le Centrede Conférence notamment favorisent les rencontres et leséchanges entre les différents acteurs de l’innovation enFrance.

∑ Etre au cœur de la Cité et de la Société numériquefrançaise. Le bâtiment à l’architecture audacieuse marquel’entrée du quartier Seine Ouest, nouveau pôle majeur desmédias et des hautes technologies. On y trouvera les siègessociaux de HP, Cisco, Canal +, TF1, France Télévisions,France24, Eurosport, Steria, Safran, France Telecom,Wavecom, Bouygues Telecom…

∑ Se doter d’une infrastructure d'avant-garde respectueusede l'environnement. Microsoft occupe 34000m2 d’unbâtiment, où plusieurs technologies récentes assurent leconfort thermique et acoustique tout en respectant le labelde Haute Qualité Environnementale. On y trouve aussi deséquipements innovants, notamment, un réseau audio-vidéonumérique sous IP, une infrastructure et des équipements ITde communication et de partage pour tous, ainsi que dessystèmes de pilotage intelligents.

FONDEMENTS DE LA NOUVELLEEXPERIENCE DE TRAVAIL

1.1 Un projet d’entreprise

(1) Le palmarès 2010 des "Best Workplaces France" a été établi par l’Institut GreatPlace to Work® France et publié le 15 mars 2010. Microsoft France est classéen°1 des entreprises de plus de 500 salariés.

(2) Le bureau mobile et communiquant s’appuie sur différentes technologies :Windows 7, Office 2010, Live Meeting, Windows Phone, Exchange 2010,Office Communications Server R2.

(3) Sondages quantitatifs et qualitatifs conduits par EMS Conseil auprèsdes 1500 employés de Microsoft – Avril 2009 à Avril 2010.

EDIT

ORI

AL 1

Chaque jour, les 1500 collaborateurs de Microsoft Franceconjuguent leurs efforts pour imaginer, concevoir,commercialiser et améliorer toute une palette de logiciels etservices destinés à faciliter l'expression de tous les potentiels.Revenant sur la vision d’entreprise où « la vocation du nouvelenvironnement de travail est de réduire les tâches à bassevaleur ajoutée pour laisser les utilisateurs se concentrer surl’essentiel » (Bill Gates – Mai 2005), Microsoft France décide en2006 de faire de son futur siège social(3) une vitrine de cettevision du travail pour ses clients et ses partenaires. Ce projetd’entreprise s’articule alors autour de quatre objectifsprincipaux :

∑ Offrir à tous les collaborateurs de Microsoft une nouvelleexpérience de travail. Cet environnement doitaccompagner les évolutions des modes de travail desdifférents profils de collaborateurs. L’adaptation des lieuxaux multiples façons de travailler à différents moments de lajournée, la démocratisation du bureau nomade etcommunicant, la souplesse des espaces et des outils sontainsi au cœur des réflexions.

Un environnementde travail

où il fait bon vivre

Qui s’appuie sur uneinfrastructure d’avantgarde, respectueusede l’environnement

Une vitrinetechnologiqueau service

de nos clientset partenaires

Au cœur de la citéet de la société

numérique française

Figure 1. Le Campus – un projet d’entreprise.

(3) Le siège de Microsoft àIssy-les-Moulineaux accueilleles collaborateurs deMicrosoft France, MicrosoftEurope, Moyen Orient etAfrique et MicrosoftInternational, auparavantrépartis sur trois sites en Ile-de-France.

6 7

1.2 Facteurs clefs de succès

1.2.1 Au cœur de la nouvelle expérience de travail :Place, People, Technology

Les différentes observations et études menées sur l’efficacité au travail(4) montrent quela performance est facteur de trois éléments clefs : le cadre de travail (Place), les outilsde travail (Technology) et les pratiques RH de l’entreprise (People).

L’ensemble de ces facteurs clefs desuccès permet de faire d’unchangement, comme undéménagement, une opportunité decréation de valeur.

La partie qui suit décrit les solutionsque nous avons mises en place surchaque axe – Place, People,Technology, Green et Usages – ainsique les gains obtenus.

Une emphase particulière estproposée sur les nouveaux usages detravail collaboratif, de recherche etréseaux sociaux en entreprise, detravail à distance, de simplification destâches administratives qu’offrent Officeet SharePoint 2010, actuellement endéploiement chez Microsoft France.

(4) « Workplace Advantage » est une étude menéepar Microsoft fin 2006, basée sur des étudesquantitatives et qualitatives (en particulier plus de470 000 observations de comportements ensituation de travail sur 26 sites répartis dans lemonde entier) ; Référence des usages IT au travail enFrance, Novembre 2008.

« Green IT » : les gains liés àl’environnement de travail peuventêtre significatifs

Aujourd’hui, le secteur de l’ITreprésente 2% des émissions de CO2– autant que le transport aérien.Comment maîtriser cet impact alorsmême que la “consommationinformatique” va continuer à croître ?

En s’appuyant sur des technologies« Green » – systèmes d’exploitationmoins consommateurs, datacentersoptimisés, réseau IP par exemple – lenouvel environnement de travailconcilie réduction des émissions decarbone et efficacité.

Nouveaux outils et nouveauxusages

Le PC, premier outil de travail pour12 millions d’utilisateurs enentreprise en France, est le premierlevier d’efficacité – 4h30 : C’est letemps moyen qu’on passe à travailleravec les technologies(5).

Comment intégrer les nouveauxcomportements participatifs enentreprise ? Comment accompagnerla démocratisation des nouveauxusages ? Comment mesurer les gains ?

En diffusant largement le bureaumobile et communicant au sein del’entreprise, en mesurant la maturitéd’usage, en adaptantl’accompagnement à chacun, enmesurant les évolutions dans letemps – le nouvel environnementdevient un levier de performance etde compétitivité.

Figure 3- Green IT et Usages

Figure 4. Green IT etUsages : opportunitésd’amélioration

Figure 2.Place-Technology-People

(5) Référence des usages IT au travail en France,Novembre 2008.

1.2.2 De nouvelles opportunités :Green IT et Usages

Au-delà du cadre, des outils et des pratiques RH, la mise en place d’un nouvelenvironnement de travail suppose aujourd’hui une prise en compte des enjeuxenvironnementaux ainsi que des nouveaux usages des technologies de l’information.Ces nouvelles exigences sont des leviers positifs pour les entreprises qui souhaitentmettre la performance et une croissance durable au cœur de leur stratégie.

8 9

SOLUTIONS ET BÉNÉFICES

2.1.1 SolutionsOptimiser le taux d’occupation des espaces, intégrer la forte nomadisation desfonctions, offrir un environnement en phase avec le caractère innovant del’entreprise, mais aussi donner un cadre agréable, fonctionnel et ergonomique : ceséléments ont été au cœur de la réflexion sur les concepts d’aménagement.

Ceci s’est traduit par la mise en œuvre d’espaces aux concepts forts, qui se résume enune promesse : faire du Campus Microsoft, le Campus développeur de nosimaginaires.

22.1 Place : créer un nouveau

cadre de travail

Figure 5 - L'occupation des bureaux au cours d'une journée avant le déménagement

10 11

Espaces clients

Espaces de travail

Espaces communs

Figure 6- Les espaces sur le Campus

2.1.1.1 Des espaces adaptés à chaque type d’activitéSur le Campus, les espaces sont organisés selon trois catégories : les espaces dédiésaux visiteurs (15%), les espaces de travail (35%) et les espaces de vie collective (50%),reflétant ainsi le développement des modes de travail collaboratif intra et interentreprise.

2.1.1.2 Des espaces adaptés aux modes de travail

Au sein de Microsoft, nous avons distingué deux façons de travailler,structurantes dans l’appropriation de l’espace : une catégorie decollaborateurs dite « Nomade » et une dite « Sédentaire ».

Un nomade est défini comme un collaborateur travaillantessentiellement à l’extérieur du site, tandis qu’un sédentaire passe lamajorité de son temps sur site, en particulier à son poste de travail. Àtitre d’exemple, un nomade sera un consultant ou un ingénieurcommercial tandis qu’un sédentaire sera plus généralement uneassistante, un contrôleur de gestion ou un ingénieur support.

Les besoins exprimés sont différents. Les sédentaires souhaitent ainsi« un espace personnalisable qui marque leur appartenance à une équipe »,« des rangements pratiques à proximité », « une séparation visuelle de faceet de côté, une confidentialité de l’écran ». Tandis que les nomades ont pourattente « des espaces ouverts, vivants, qui favorisent des rencontres souventopportunes et permettent de découvrir les autres métiers », « peu derangement mais des zones de stockage sécurisées ».

Des attentes communes sont toutefois exprimées par tous : « des salles deréunion et box bien équipés (vidéoprojecteur, tableau blanc…), en nombresuffisant et accessibles, favorisant la créativité », « des cabinestéléphoniques bien isolées et en nombre suffisant », « un environnementdesign, clair et ouvert mais imperméable aux nuisances sonores », « uneambiance lumineuse », « surtout pas d’effet de batterie ou de sensationd’enfermement, une circulation bien définie », « je veux être isolé de lacirculation mais pouvoir communiquer quand j’en ai envie ».

Afin de répondre à ces attentes et d’offrir un cadre de travail adapté à tous, lesconcepts suivants ont été retenus :

∑ Le Campus est composé de 11 quartiers : les quartiers sont des espaces ouverts « àdimension humaine » regroupant les unités logiques de l’entreprise (Ventes,Marketing, Finance, etc.).

∑ Chacun des quartiers est doté d’une cafétéria, de pôles de 4 ou 6 postes de travail,nomades et sédentaires, de cabines téléphoniques individuelles, de box permettantde travailler jusqu’à 4 personnes ainsi que des salles de réunion de 8, 10 ou 15places.

Les espaces clients

• Auditorium• Centre de conférences• MTC• Maison numérique• Espace VIP

Les espaces de travail

• Le « Quartier »- Postes de travail- Box, cabines téléphoniques, salles de projet,

salles de réunion…- Points reprographie, stockages…

• L’espace de détente de l’étage

Les espaces communs

• La conciergerie• Le fitness• L’infirmerie• Boutiques Services• Les restaurants• Le service courrier• « le Village » : salles de réunions partagées

par tous, de toutes tailles

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2.1.1.2 Des espaces adaptés aux modes de travail

Modernité, confort, couleurs, flexibilité au montage/démontage, intégration nativedes technologies – Tels sont les critères clefs retenus dans la conception du nouveauposte de travail.

∑ Des mobiliers esthétiques, auxmatériaux modernes.

∑ Des pôles de 4 bureaux (sédentaires)ou 6 bureaux (nomades), de 80 cmde profondeur et 120 cm ou 180 cmde longueur, incluant une variété deséparateurs.

∑ Chaque pôle est confortablementdistant du suivant et isolé de lacirculation par des rangements oudes paravents.

∑ Les rangements pour les sédentairessont à proximité de leur bureau ; lesnomades bénéficient de casierspersonnels sécurisés.

(6) Enquête auto-administrée de satisfaction des utilisateurs du Campus menée par Microsoft Real Estate andFacilities EMEA, Février 2010.

(7) Etude de géolocalisation des collaborateurs de Microsoft France menée par Entreprises et Mobilité Servicesavant le déménagement à Issy-les-Moulineaux.

L’étude de satisfaction sur les espaces de travail(6) conduite 6 mois aprèsl’arrivée à Issy-les-Moulineaux révèlent les points suivants :

∑ La satisfaction liée au respect de la confidentialité lors de conversationscroit de 20%, reflétant ainsi l’efficacité de la répartition des espacesindividuels et communs.

∑ Les collaborateurs estiment à 86% que l’environnement du Campus estparticulièrement adapté aux visiteurs, contre une moyenne européennede 51%. A date, 40 000 visiteurs se sont rendus sur le Campus, confortantl’idée d’un environnement ouvert.

Une projection(7) montre enfin un gain de temps de déplacement pour 70%des collaborateurs de Microsoft France.

2.1.2 Bénéfices

∑ Les bureaux sont disposés autourd’un mur technique central quipermet de récupérer par le planchertous les câbles (électriques, réseauIT...) et d’offrir aux utilisateurs unesérie de prises très accessibles etintégrées en façade.

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La conception du nouveau Campus a donné à Microsoft l’opportunité de revisiter lecadre de vie et les principes de flexibilité au travail. Si le principe d’efficacité reste larègle, une attention particulière est portée sur l’équilibre entre vie privée et vieprofessionnelle.

2.2.1 Solutions

2.2.1.1 Améliorer les services aux collaborateurs∑ Tout d’abord, les collaborateurs bénéficient de services professionnels leur

permettant de gagner du temps : des processus administratifs intégralementautomatisés avec la technologie SharePoint (notes de frais, réservation des salles,congés, etc.) ; des boutiques « services » : fournitures, petit matériel, prêt deprojecteur, support informatique.

∑ Ils bénéficient également de services à la personne, avec la boutique du CE« Voyages et Loisirs », une salle de sport, un espace jeux à la cafétéria, uneconciergerie donnant accès à de nombreux services : pressing, courses, garded’enfants, ménage et repassage, cordonnerie, nettoyage et réparation automobile,location de véhicules, démarches administratives, esthétique, loisirs, voyages ; d’uneoffre variée de restauration…

∑ Pour faciliter l’accès au Campus, un service de navette est mis à disposition de tous ;Le covoiturage est également encouragé et facilité par un service web.

2.2.1.2 Travailler flexibleParallèlement au déploiement du bureau mobile et communiquant, Microsoft a mis

en place en octobre 2008 un accord de télétravail pendulaire, à caractèrevolontaire pour le salarié. Il concerne 200 salariés cadres postés, comme desingénieurs support ou des personnes handicapées.

Au-delà de cet accord, l’entreprise a formulé quatre principes simples pourpermettre et réguler la flexibilité au travail.

2.2.1.2.1 Les principes de bon usage des emails

2.2 People : attirer et retenirles meilleurs talents

L’usage de l’email n’est pas adaptéaux urgences. Pour cela, pensezmessagerie instantanée outéléphone.

La rédactionsystématique d’un résumédu contenu de documentsattachés/pointés dans un messageest fortement recommandée.

L’envoi d’emails en dehors des heuresde bureau, et plus spécifiquement lanuit, le weekend ou les jours fériésdoit rester marginal.

Une distinction doit êtrefaite, autant que possible, entre lesdestinataires “pour action” (ligne a:)et les destinataires “pour info”(ligne cc:)

Les 4 principesde bon usagedes emails

16 17

2.2.1.2.3 Les principes de tenue de réunion à distance2.2.1.2.2 Les principes de bonne gestion des réunions

Les réunions commencent et finissentà l’heure et il est recommandé qu’ellesse tiennent dans la tranche horaire9h30 – 18h00.

Les réunions donnent lieu à uncompte rendu concis et à un pland’actions partagé.

Les réunions doivent avoir unagenda et un objectif clairementprécisés.

Au cours des réunions, l’usage du PCdoit être limité à la prise de note etle téléphone mis en “mode réunion”.

Les 4 principesde bonne gestiondes réunions

Organisée :L’efficacité des réunions doit êtrefavorisée par l’organisateur quidéfinit dans l’invitation Outlook lanécessité d’une présence physiqueobligatoire ou non pour lesparticipants.

Lieu adapté :Le collaborateurparticipant à distances’organise pour se trouver dans unendroit calme et sûr, garantissant laconfidentialité des échanges et nemettant pas en jeu sa sécurité oucelle des autres.

Basée sur les technologies MS :L’organisateur choisit parmi lestechnologies MS à sa disposition(Communication Unifiée,LiveMeeting, Roundtable…) les plusadaptées pour l’efficacité et leconfort de l’échange.

Exception :Les réunions de Division

et certaines réunionsd’équipes restent des momentsprivilégiés d’interaction d’équipe etimpliquent une présence physique.

Les 4 principesde tenue de réunion

à distance

18 19

2.2.1.2.4 Les principes de la flexibilité 2.2.2 Bénéfices

• Microsoft se positionne en 1ère position des sociétés de plus de 500employés où il fait bon travailler, au classement 2010 établi parl’institut « Great Place to Work® ».

∑ Accord de télétravail pour les cadres postés : 90% descollaborateurs éligibles ont opté pour le télétravail.

∑ Avec 60 000 réunions virtuelles par an, soit en moyenne uneréunion virtuelle par semaine et par collaborateur, la flexibilitéintroduite pour la totalité des collaborateurs s’est rapidementrépandue.

Ouverte à tous :la flexibilité, intégrée à notre culture,est ouverte à tous les collaborateurs.Pour favoriser le “OneMS”, le travailen équipe et l’efficacité collective, laprésence sur site reste néanmoins lepoint d’ancrage.

Agréée avec sonmanager :La mise en œuvre de laflexibilité doit faire l’objet d’unediscussion préalable entre lemanager et le collaborateur, puis êtrerégulièrement abordée pour envérifier l’efficacité.

Responsable :la flexiblité s’exerce de façonresponsable : chaque collaborateurdoit veiller à ne pas pénaliser ladisponibilité client, lefonctionnement collectif et le rythmedu business.

Joignable :La flexibilité implique la

joignabilité ducollaborateur grâce aux outilsdisponibles pendant ses plages detravail indiquées dans son agendaOutlook à jour.

Les 4 principesde la flexibilité

20 21

2.3 Technology : des technologies intégrées,orientées utilisateurs et sécurisées

L’un des objectifs majeurs du Campus est de se constituer en vitrine technologique.A ce titre, une infrastructure d’avant-garde est mise en place et l’équipement descollaborateurs est revisité.

2.3.1 Solutions

∑ Le bureau mobile et communicant pour tous : le wifi est généralisé dansl’intégralité du bâtiment ; les collaborateurs sont équipés de Windows mobile ouWindows Phone ; Les ordinateurs portables sont équipés de Windows7, Office 2010et l’infrastructure Exchange 2010, Office Communications Server R2, SharePoint2010 permet l’accès à l’information de façon sécurisée de n’importe où : lescollaborateurs, grâce à la voix sur IP, Windows 7 Direct Access et SharePointWorkspace 2010 sont libérés du lieu pour échanger et accéder aux informationscritiques sur leurs projets.

∑ La collaboration avancée (basée sur une infrastructure Windows Server 2008 R2 etExchange Server 2010) : 120 salles avec un équipement de vidéoconférenceoptimisé pour Office Communications Server facilitent les réunions à distance avecLive Meeting et la RoundTable ; un affichage des états de réservation de salles.

∑ La communication « riche » : captation et traitement des flux vidéo grâce à unstudio et un réseau d’affichage de 110 écrans qui sert aussi d’outil de communicationinterne. Un intranet de nouvelle génération 100% SharePoint et Silverlight 3 qui offreun moteur de recherche de salles et reste accessible en modedéconnecté.

∑ Une infrastructure ‘Software plus Services’ : la coexistence d’uneinfrastructure locale et de services hébergés dans le ‘Cloud’, permetde gagner en flexibilité, d’en optimiser les coûts tout en garantissantla confidentialité et la personnalisation des applications.

∑ Des applications interactives pour les visiteurs disponibles auxaccueils sur des tables Microsoft Surface : conciergerie virtuelle,visite virtuelle du Campus…

2.3.2 Bénéfices

Pour la direction informatique de Microsoft, la mise en place de l’infrastructure duCampus a permis :

∑ D’économiser sur les coûts d’infrastructure, d’administration, de support et demaintenance IT, en accélérant le déploiement et en offrant plus de servicessupplémentaires. A titre d’exemple :

- Via Microsoft Office Communications Server 2007 R2, Microsoft IT peut fournirdes ponts d’audioconférences aux utilisateurs sans faire appel à un fournisseur deservices externes : une économie immédiate de 50% et plus encore pour lestrois prochaines années.

- Le coût interne de mise en place d’un nouveau poste téléphonique est passé de22¤ à 6¤.

∑ De se doter d’une plateforme agile, interopérable et extensible. La virtualisation desservices permet de réduire les coûts, d’augmenter l’utilisation de matériel et ladisponibilité des serveurs.

22 23

2.4 Green : un Campusrespectueux de l’environnement

Si Microsoft est une entreprise naturellement engagée dans le « Green IT » , le projetdu Campus a été une opportunité pour l’ensemble des collaborateurs de MicrosoftFrance de s’inscrire dans une démarche éco-citoyenne dans de nombreux autresdomaines.

2.4.1 Solutions

∑ Le Campus : un bâtiment labélisé Haute QualitéEnvironnementale (HQE). Chauffage, climatisation, gestion del’eau… Le Campus a été pensé pour que sa consommation d’énergiesoit optimisée grâce à des installations spécifiques.

∑ Des gestes éco-citoyens. Microsoft travaille avec Generali,investisseur propriétaire de l’immeuble, à l’obtention du label « HQEExploitation » en récompense des actions de sensibilisation auxgestes éco-citoyens menées à destination des collaborateurs. Unexemple d’initiative : aucune corbeille à papier n’est installée dans les

espaces de travail, des points de tri sélectifs sont disponibles à tousles étages. On trie aussi au restaurant d’entreprise avant de déposerson plateau !

∑ Plus proche et plus accessible, le Campus contribue à réduire lebilan Carbone. L’implantation du site favorise l’utilisation des transports

en commun ; les temps de parcours domicile-travail ont été diminués pour 70% descollaborateurs et les modes de transports alternatifs sont encouragés (covoiturage,navettes…).

∑ Une informatique plus verte. Le déploiement de Windows 7, la généralisation desoutils de collaboration et la gestion optimale de laconsommationénergétique duDatacenter du Campus pardes solutions innovantes(refroidissement à l’aide deracks avec séparation desflux d’air chaud et d’airfroid, optimisation ducâblage) concourent àréduire l’empreintecarbone.

2.4.2 Bénéfices

Dans le nouvel environnement de Microsoft France, les émissionsde CO2 devraient diminuer de 25% à court terme(9).

Cela passe notamment par :

∑ La baisse de la consommation d’énergie, estimée à 35%, du fait ducaractère HQE du bâtiment.

∑ La réduction des temps de transports et l’usage croissant destechnologies de réunion virtuelle : 32% de kilomètres en moinspour les trajets domicile – travail pour les collaborateurs ;l’utilisation moyenne des transports en commun devrait croître de10% à 23% ; l’usage des outils de communication montre quechacun fait déjà au moins une réunion virtuelle par semaine.

∑ Une informatique plus « verte » : l’utilisation de Windows 7 permet 10 à 12%d’économie d’énergie pour les ordinateurs ; la virtualisation des serveurs et la miseen œuvre du Datacenter écologique permettent quant à elles une baisse de 26% encomparaison avec la situation précédente.

La récupération

des eaux de pluie

Sur le Campus, les eaux de pluie

sont récupérées pour l'arrosage

des massifs extérieurs et les

sanitaires.

Figure 7 - Points de tri sélectifs des espaces de travail(8) Green IT = écotechniques de l'information et de la communication, en abrégé éco-TIC , sont destechniques de l'information et de la communication dont la conception ou l'emploi permettent deréduire les effets négatifs de l'activité humaine sur l'environnement. Voir les engagements de Microsoftsur http://www.microsoft.com/environment/.

(9) Estimation Action Carbon/Good Planet.

Figure 7 - Points de tri sélectifs des espaces de travail

24 25

2.5 A la découverte des nouveaux Usages :une journée dans la vie de…

La nouvelle expérience de travail, qui s’appuie sur le tryptique « Place – Technology –People », prend toute sa mesure grâce à l’adoption et au bon usage destechnologies. Il s’agit de permettre à chaque utilisateur de s’approprier pleinement lebureau mobile et communicant.

Pour cela, nous avons mené plusieurs actions afin de déterminer les besoins, fairevivre le changement positivement, former et évaluer les améliorations.

Au-delà des solutions, vous découvrirez, par l’exemple de journées types decollaborateurs de l’entreprise, la réalité des nouveaux usages en marche.

2.5.1 Solutions

Les utilisateurs sont au cœur de la démarche pour repenser la façon de travailler.Dans cette optique, en plus d’analyses qualitatives, nous avons mené une étudequantitative auprès de tous les utilisateurs de Microsoft France afin d’identifier leurniveau de maturité sur l’usage des nouvelles technologies.

Les résultats de l’étude montrent que les technologies sont utilisées principalementpour les types d’activités suivantes :

∑ Informer : vous tenez au courant. Vous informez votre entourage sur les projets surlesquels vous travaillez : objectifs, résultats, conclusions. Exemple : envoyer un emailà plusieurs personnes, passer un appel téléphonique, donner une information parmessagerie instantanée, etc.

∑ Partager : vous partagez des documents, des informations pour faciliter letravail avec vos collègues, supérieurs, clients et fournisseurs. Exemple :mettre à disposition de tous des documents sur un site SharePoint, etc.

∑ Organiser : vous prenez des rendez-vous et gérez des agendas, définissezdes priorités, des tâches, des ressources, des délais. Exemple : lister destâches, mettre des rendez-vous dans son agenda électronique, etc.

∑ Synchroniser : vous synchronisez les plannings. Vous tenez au courant lesmembres d’une équipe pour avancer en même temps sur un projet. Vousdébloquez des situations. Vous coordonnez les différentes actions. Exemple :gérer un projet via Project en tenant compte des dépendances entre les unset les autres pour avoir un planning à jour, etc.

∑ Rechercher : vous recherchez des informations sur Internet ou dans votreentreprise. Exemple : utiliser un moteur de recherche par mots clés, utiliser lesfonctions de recherche d’emails dans Outlook ou de document dans SharePoint,etc.

∑ Saisir des données : vous saisissez des données, mettez à jour des informationsdans des bases de données. Exemple : saisir des données sur Excel, entrer desinformations sur InfoPath pour créer un bon de commande, etc.

∑ Analyser : vous analysez et structurez des données dans des tableaux, desgraphiques. Exemple : faire des graphiques Excel, construire des tableaux croisésdynamiques, etc.

∑ Créer : vous créez ou mettez en forme des textes et les illustrez pour créer dessupports d'informations, des dossiers, des présentations, des sites web. Exemple :faire une présentation PowerPoint, filmer un webcast, etc.

∑ Coopérer : vous participez à l’élaboration d’un contenu commun avec d’autrespersonnes aux expertises différentes des vôtres. Exemple : construire uneprésentation en commun en temps réel via Live Meeting, organiser unbrainstorming d’équipe sur un forum SharePoint Workspace ou SharePoint, etc.

Le résultat du sondage permet de positionner l’entreprise sur une échelle définissantles différents niveaux de maturité des usages. Ces niveaux s’échelonnent du« basique », dans lequel peu de choses ont été mises en place concernantl'automatisation, la standardisation, les outils et l’utilisation de ces outils ; jusqu'auniveau « dynamique » où les outils informatiques répondent totalement aux besoinsidentifiés et sont utilisés au maximum de leur potentiel.

26 27

2.5.1.2 Proposer des formations progressiveset personnalisées

2.5.2 Bénéfices

68 minutes par semaine : c’est le temps gagné par chaque collaborateur en moyennegrâce à l’usage de la messagerie instantanée(11) .

L’adoption des nouveaux usages a permis aux collaborateurs de Microsoft detravailler plus efficacement sur cet axe et bien d’autres encore :

∑ Les managers avant-vente interrogés estiment que Live Meeting permet de faireune réunion interne sur deux sans avoir à se déplacer.

∑ L’optimisation globale de l’activité de support à distance a permis d’améliorer de 6points le taux de satisfaction client.

∑ Le contrôle de gestion estime pouvoir gagner jusqu’à 10% de son temps grâce auxfonctionnalités de reporting et d’analyse automatisées dans Excel.

L’usage observé(12) des technologies les plus récentes – Office 2010 et SharePoint2010 – déployées en avance de phase en France – montre également de nombreuxbénéfices sur les axes suivants :

∑ Travail collaboratif en temps réel,∑ Réseaux sociaux, recherche et accès aux experts de l’entreprise,∑ Télétravail et travail à distance,∑ Dématérialisation des processus administratifs,∑ Analyse et reporting en temps réel.

Nous vous invitons ici à découvrir ces bénéfices en vousimmergeant dans la vie quotidienne de nos collaborateursinterrogés.

2.5.1.3 Créer une communauté favorisantle partage d’expérience

Afin d’inciter les utilisateurs à adopter les pratiques préconisées, nous avons créé unecommunauté : les « Ambassadeurs ».

Cette communauté, constituée d’environ 70 personnes en Avril 2010, estreprésentative de chaque division et chaque métier de Microsoft. Sa vocation est defavoriser le partage d’expérience autour de l’usage des technologies. Pour chaquemétier donné – Finance, RH, Marketing, Ventes, etc. – l’Ambassadeur aura ainsi undouble rôle : être expert sur les usages associés à sa fonction d’une part (ex : ledécisionnel pour la finance, les réunions virtuelles pour les ventes, etc.) ; répandreinformellement les bonnes pratiques au sein de son réseau immédiat d’autre part.

Le partage d’expérience passe également par le portail des Ambassadeurs, lieu decentralisation des bonnes pratiques, accessible à tous. Ce portail, basé sur SharePoint2010, permet également à cette communauté pionnière de tester de nouveauxusages en avance de phase : par exemple, un test sur les réseaux sociaux d’entrepriseet l’amélioration des méthodes de recherche d’expertise.

Nous avons proposé à nos collaborateurs des formations ludiques etpersonnalisées pour leur faire tester de nouveaux usages et favoriserl’adoption. Pour optimiser l’efficacité des formations, nous avons eu recours àune approche de partage d’expérience plutôt qu’à des formats classiques. Lessujets de formation n’étaient pas imposés. Les utilisateurs devaient s’inscrireà au moins une séance d’une heure sur les nouveaux usages les intéressant.

(11) Office Communicator ; Direction Informatique de Microsoft France.(12) Interviews qualitatives menées en avril 2010 par EMS Conseil.

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8h01« J’aime travailler tôt le matin pour passer en revue et analyser les ventes réalisées laveille par mon équipe. Ces données proviennent de plusieurs logiciels différents et jepeux les analyser dans un outil que je connais bien : Excel. De plus, grâce à lanouvelle fonctionnalité de connexion directe de Windows 7 (Direct Access), il suffitque j’allume mon PC connecté à Internet pour accéder automatiquement au réseaude mon entreprise. Plus besoin de maîtriser l’art du VPN.

Cette connexion directe m’évite ainsi de me poser la question de savoir si je suisconnecté au réseau de mon entreprise ou non. Cela peut paraître secondaire maismon travail au quotidien est en fait grandement facilité, car je peux par exemplegérer les demandes administratives de mon équipe au fil de l’eau. Avant, cesdemandes s’accumulaient en attendant que je me connecte au réseau de l’entreprise ».

10h00« Mon prochain rendez-vous est une réunion chez un client. Je suis serein sur ledocument PowerPoint que nous devons leur présenter : notre client a pu accéder àcette présentation en se connectant sur notre site de partage SharePoint viaMicrosoft Online Services. J’ai ainsi évité de l’envoyer par email et également évitéde la lui renvoyer après une modification de dernière minute ».

14h15« De retour au bureau, j’ai prévu de faire un point avec mon équipe.Certaines personnes ne sont pas disponibles mais je peux suivre leuractivité ainsi que leurs projets sur SharePoint. Le réseau social del’entreprise me donne accès aux documents et aux informationsqu’ils ont souhaité partager au sujet des projets que je considèrecomme critique. Sans les déranger, je sais si ces projets avancentcomme prévu ».

14h30« Je suis invité à une réunion importante. Je choisis d'y assister, mais à distance et envisio-conférence. Le fait de ne pas pouvoir m’y rendre personnellement ne doit pasm’empêcher d’y assister ni d’avoir un contact visuel avec les participants ».

16h00« Je reçois un e-mail d'un ami de promotion. Outlook 2010 mepermet de voir instantanément l’actualité de son profil dansLinkedIn : il a changé de travail et des synergies trèsintéressantes peuvent être construites entre nos deux métiers. Jedécide d’accepter le déjeuner qu’il me propose ».

17h40« Il faut absolument que je trouve l’expert qu’il me manque pour le lancement d’unnouveau projet. Les personnes auxquelles j’avais pensées ne sont pas disponibles. Larecherche dans SharePoint 2010 me fait apparaître trois experts pouvantcorrespondre. Au vu de leur activité récente visible dans SharePoint, l’un d’entre euxconvient parfaitement. Celui-ci me leconfirme en répondant à mon messageinstantané via Communicator. Après uneminute de recherche et deux clics dansCommunicator, mon expertest identifié et contacté ».

2.5.2.1 Une journée dans la vie d’un Manager

« 90% des réunions que j’organisepermettent une participation à distance »Thierry Picq – Manager avant-vente

« J’ai réduit de plus de 50% lesdéplacements de mon équipe, pourdes réunions internes »Thierry Picq – Manager avant-vente

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« J’ai besoin de faire travailler plusieurs personnes sur un documentWord que j’ai créé. Je poste le document sur le site SharePoint demon équipe puis j’envoie le lien vers le document aux personnesconcernées.

Je travaille sur le document en même temps que mes collègues. Grâceà SharePoint 2010, je vois en temps réel qui travaille sur quellepartie.

Je souhaite échanger avec un collègue qui est en train de travailler surle document. En deux clics dans le document Word, j’échange avec luipar messagerie instantanée. Notre discussion devant se prolonger,

nous démarrons une conversation téléphonique, toujours dans la mêmefenêtre de Communicator. Afin d’échanger sur plusieurs documents, nouspartageons à tour de rôle nos bureaux ».

« Sur mon site personnel, je définis des thèmes qui m’intéressent. Si un nouveaudocument sur ce thème est ajouté sur SharePoint, il sera remonté sur mon site defaçon automatique. Je peux visualiser et évaluer la pertinence de ce document.Evidemment, ces évaluations permettront de remonter les documents les plusappréciés dans les résultats de recherche ».

« Il ne me reste qu’une minute pour débuter une réunion à distance. C’estamplement suffisant pour me mettre en condition : en un seul clic dans cette réunioninscrite sur mon agenda électronique, je me connecte simultanément à la réunionvirtuelle ainsi qu’à la conférence téléphonique. Plus besoin d’utiliser un pont deconférence externe et distinct de ma réunion virtuelle ».

Utiliser la messagerie instantanée pourrécupérer une information prend deux àtrois fois moins de temps qu’un appeltéléphonique.

2.5.2.2 Une journée dans la vie d’un membred’une équipe projet

« Les nouvelles technologies sont aussi bénéfiques pour moi. Et le fait que je maîtriseles usages les plus utiles facilite aussi la vie de mon directeur ».

« Dans une autre vie, je passais la quasi-totalité de ma journée à gérer le calendrierde mon directeur. Celui-ci était impliqué 1/4 d’heure par jour dans la gestion de soncalendrier. Voici les grandes étapes d’une activité qui n’est pas si lointaine. Pour rienau monde je ne reviendrais en arrière.

Depuis que je suis chez Microsoft, ce travail occupe 2 heures de mon tempsquotidien au maximum. Mon directeur a un agenda en évolution constante : je faisun point hebdomadaire d’un quart d’heure maximum avec mon directeur pourtraiter les points bloquants chaque semaine.

Ce mode de fonctionnement permet ainsi de réduire le temps passé à gérer lescalendriers de 6 à 2h… Quand à mon directeur, cela lui fait gagner une heurehebdomadaire de tâches administratives ».

2.5.2.3 Une journée dans la vie d’une assistante

Qui fait quoisur le document ?

Contacter directementquelqu’un à partir du

document.

32 33

« Le temps libre disponible grâce à la bonne gestion descalendriers me permet de réaliser d’autres actions. Parexemple, je dois parfois solliciter l’équipe que je suis pourcompléter un tableau Excel.

L’ancienne méthode consistait à envoyer le document et les réponses par email…Mon manager ne pouvait voir le fichier qu’une fois les informations collectées. Sijamais il y avait une modification à faire, il me fallait relancer le collaborateurconcerné et reconsolider des données.

Ce travail est devenu bien plus simple. Le fichier à compléter est à présent postésur un site partagé, SharePoint. J’envoie un lien vers ce fichier à tous lescollaborateurs. Chaque collaborateur va compléter directement les informations surle fichier partagé.

Les avantages sont multiples : je gagne au moins 2 heures à chaque fois, car toutesles étapes de consolidation de données sont automatiques. En éliminant les copier-coller, le risque d’erreur est minimisé. En plus, mon manager ne doit plus attendremon fichier consolidé pour pouvoir faire ses analyses. Il a une vue en temps réel surle fichier qui est mis à jour au fur et à mesure que chaque collaborateur finit sacontribution ».

« Je gagne au moins 2 heures à chaqueconsolidation de données et le risqued’erreur est minimisé. »Maeva Chelly – Assistante de Direction

« Comme pour tous les commerciaux, l’outil de suivi de relation client est pour moiincontournable. L’évolution de cet outil me facilite la vie. Avant, notre système degestion de relation client n’était accessible que via une interface Web lourde et nonpersonnalisable. Il n’y avait aucun outil d’analyse intégré. Aujourd’hui, avec GlobalSales Experience, basé sur MS CRM et intégré à Outlook, j’ai l’accès enpermanence aux informations, même en mode déconnecté.

Le processus de mise à jour des informations, d’analyse et de prise de décision a étégrandement amélioré. Auparavant, afin de rentrer les informations dans le systèmeCRM, je devais être connecté au réseau interne de l’entreprise. Pour toute analyse,j’étais obligé d’exporter les données dans un tableau Excel et de créer des tableauxcroisés dynamiques. Cette analyse devait être effectuée au moins toutes les semainesafin de présenter mes chiffres à mon manager. Il était alors impossible de modifierces chiffres en temps réel lors de la réunion puisque les chiffres analysés n’étaientqu’une extraction. Je devais ainsi refaire ces modifications à chaque réunionhebdomadaire.

Aujourd’hui la saisie des données est facilitée et les analyses sont directementeffectuées dans l’outil avec une vue graphique interactive. Les informationssont mises à jour au fil de l’eau et je peux voir en temps réel l'impact desmodifications ».

A la suite d’une visite chez un client, les cartes de visite récupérées doivent permettreà chaque personne de mon équipe de savoir qui est le bon interlocuteur pour quelsujet. Ceci est grandement facilité par le fait qu’un contact dans le CRM devient uncontact dans Outlook en un clic. L’information est ainsi facilement partagée ».

2.5.2.4 Une journée dans la vie d’un commercial

34 35

« Pour partager des documents avec mon client, j’utilise unespace de partage dédié avec SharePoint Online. Cettepratique permet d’échanger facilement avec mon client,en évitant les transferts de documents par email ».

« Dans le cadre d’une réunion à distance, je partage immédiatement ma présentationPowerPoint sans me soucier des problèmes de firewall grâce à PowerPointBroadcast. Le client peut ainsi visualiser ma présentation, quel que soit sonnavigateur internet ».

L’illustration ci-dessous présente l’outil de reporting du CRM. Il est intégré à Outlooket peut être consulté hors ligne.

« Avec cette nouvelle expérience detravail, une décision commerciale estlancée et son impact mesuré sous huitjours »Nicolas Farin – Ingénieur commercial

« En arrivant chez Microsoft, je rencontre mon responsable RH qui me présentel’entreprise ainsi que le site Intranet où sont accessibles toutes les informations utilespour un nouvel arrivant. J’y trouve ainsi des informations permettant de faciliter leprocessus d’intégration (processus administratifs, formulaires, …).

Il m’est demandé de compléter mon site personnel dans SharePoint 2010 afin demettre en avant mes compétences et me faire connaître dans l’entreprise. Depuismon profil, je peux visualiser l’organisation de mon équipe et des autres équipes. Jeconstruis ainsi mon réseau de collègues en les ajoutant sur mon site personnel. Celame permet également de voir quelles informations intéressent mes collègues. Jem’abonne à celles qui me paraissent les plus appropriées.

Figure 9 - Visualisation de l'organisation

Mon manager m’accueille et me montre le site du département. L’historique, lesconnaissances et les processus du département sont accessibles. Cette mise àdisposition de l’actualité formelle et informelle du département me permetd’assimiler rapidement sa culture.

Un site collaboratif a été créé pour le projet sur lequel je commence à travailler. Jepeux rapidement y passer en revue le travail déjà réalisé et les rôles de chacun. Celame rend opérationnel assez rapidement ».

2.5.2.5 Une journée dans la vie d’un nouveau collaborateur

Figure 8 - Suivi des opportunités dans le CRM

36 37

« Depuis chez moi, je participe à la réunion d’équipe en visio-conférence afin derésoudre un problème technique chez un client. Au bureau, un de mes collèguesdémarre la visio-conférence avec la RoundTable en quelques minutes. La vuepanoramique offerte par le RoundTable me permet de voir chacun d’entre eux.

Dans l’outil MS Solve, je consulte la base de l’historique des incidents similaires à ceuxdu client en question. Ceci me permet de réutiliser des connaissances existantes etainsi de fournir au client une vue sur le délai réel de prise en compte.

Sur Communicator, un collègue m’invite au Virtual coffee. Je prends mon café et jeparticipe à la réunion virtuelle pour discuter avec mes collègues. L’environnement estvirtuel mais l’esprit d’équipe est pourtant bien réel. Qui dit télétravail n’exclut pas letravail en équipe.

Je reçois un appel du client. La qualité de l’appel est bonne car je suis en VoIP,comme tous mes collègues chez Microsoft. Le fait que je sois en télétravail esttransparent pour le client. L’important est que la qualité de service soit toujoursassurée.

Je dois ensuite coacher les personnes Offshoreeffectuant le support à distance. Le fait d’êtreéloigné ne veut pas dire qu’un esprit d’équipene facilite pas notre travail. Afin de faciliternotre coordination et notre appréciationmutuelle, nous activons la visio-conférence etpartageons nos bureaux ».

« L’optimisation globale de l’activité desupport à distance a permis d’améliorerde 6 points le taux de satisfaction client »Nicolas Daudignon – Site Manager

« Aujourd’hui j’utilise une

solution de portail collaboratif

dont j’aurais bien du mal à me

passer. » Gaëlle Cottenceau –

Responsable communication

et événements partenaires

« Je suis en charge de la création de newsletters qui implique la coordinationd’environ cent contributeurs pour une cinquantaine d’actualités tous les mois. Avantje jonglais entre des flux d’emails. Aujourd’hui j’utilise une solution de portailcollaboratif dont j’aurais bien du mal à me passer.

2.5.2.6 Une journée en télétravail 2.5.2.7 Une journée dans la vied’une responsable de communication

Dans cet espace collaboratif, nous avons une vue centralisée sur l’ensemble desarticles. Ceci permet d’éviter la redondance des news et ainsi de mieux gérer lesmises à jour. A la fin du cycle de validation, en un clic j’extraie le fichier Excel finalpour l’envoyer à l’agence de communication ».

« Pour échanger avec les agences de communication,j’utilise Communicator. Cette solution intégrée demessagerie instantanée, téléphonie et visio-conférenceme permet de démarrer une réunion en moins d’uneminute. Par ailleurs, je peux partager mon écran entemps réel dans la réunion au lieu d’envoyer desprésentations, souvent lourdes, par e-mail ».

« Une réunion doit commencer mais la salle utilisée n’a pasde vidéo projecteur. Tandis que les personnes externesconnectent leur ordinateur sur le réseau Wi-Fi accessibles auxvisiteurs, je partage rapidement mon écran viaCommunicator. Lors de la réunion, chacun peut partagerson bureau selon le besoin ».

La consolidation des données est automatique. Chaque contributeur poste ses newsvia un formulaire et choisit ses audiences au lieu d’envoyer ces informations paremail. L’utilisation des formulaires permet de vérifier en amont certains critèressimples : par exemple, le contenu d’une news ne peut pas dépasser 200 caractères etson titre 50 caractères. Ces vérifications permettent d’éviter des aller-retour inutiles.

Dans l’ensemble, le processus devient très simple :

38 39

« Je participe en visio-conférence à une réunion à laquellesont conviées des équipes européennes, mon équipe etcertains managers travaillant de chez eux. Je partage monbureau avec des participants et je peux céder le contrôleà un collègue pour qu’il puisse faire des modifications entemps réel sur mon fichier si nécessaire ».

« En fin de période d’évaluation de performance, les managersmènent des entretiens individuels avec chaque collaborateurpour discuter des opportunités d’évolution de carrière. A partirde SharePoint, j’ai un suivi détaillé en temps réel sur l’étatd’avancement de ces entretiens. Je vérifie l’état d’avancementdes entretiens. Si un manager est en retard je peux le relancer. Jevérifie d’abord sa disponibilité par messagerie : il est occupé. Plustard, Communicator m’indique automatiquement qu’il estdisponible : c’est le bon moment pour régler ce pointensemble ».

« Au vu de la confidentialité des informations disponibles dans lasynthèse des entretiens, SharePoint est idéal pour sa sécurité et sasimplicité de gestion des droits d’accès. Je poste le fichier surSharePoint et je donne accès aux personnes concernées. Je suis sûrque le bon fichier est accessible à la bonne personne,indépendamment de son emplacement physique. Cette pratiquepermet d’éviter la fuite des informations confidentielles liée aux emails ».

« J’ai un entretien avec un candidat. Je récupère son CV et les synthèsesde ses entretiens précédents sur SharePoint. Une fois l’entretien

terminé, je mets à jour son dossier dans SharePoint avec mes commentaires. Laprochaine personne qui mène l’entretien aura accès à l’historique complet de cecandidat ».

2.5.2.8 Une journée dans la vie d’un responsable RH 2.5.2.9 Une journée dans la vie d’un contrôleur de gestion

Un plan de compte unique pour toutes les filiales de Microsoft et des systèmesinformatiques standardisés nous permettent de consolider rapidement les donnéesfinancières du pays et du groupe. Afin d’effectuer des analyses poussées, l’utilisationde la Business Intelligence permet de personnaliser les requêtes en temps réel surune base de données à jour ».

« Une grande partie de mon travail consiste à extraire, analyser et présenter sousforme de reporting les données du département que je dois suivre. Ces donnéesproviennent de sources multiples : Direction financière, Direction commerciale,Direction des Ressources Humaines, données externes…

Mon manager peut avoir une vue globale de toutes les informations nécessairesà l’aide du site SharePoint suivant :

Actualité des dernièresmodifications des IFRS (flux RSSexterne)

Contact e

t coordon

néesdes

personnes

impliquées d

ans ces

reporting

s

Statut automatique

des actions en

cours

40 41

« Le reporting était auparavant très fastidieux. Il fallait en effet mettre à jour unecentaine de tableaux croisés dynamiques de manière mensuelle sinonhebdomadaire. Ce rafraîchissement était fait manuellement avec chaque tableau

croisé dynamique. Aujourd’hui j’utilise les Slicers d’Excel 2010 pourrafraîchir en un clic l’ensemble des tableaux croisés dynamiques liés.

De plus, la fonctionnalité « PowerPivot » permet de fusionner facilementdes données hétérogènes, par exemple le suivi des ventes ou bien une liste

d’études de marché, pour faire des analyses ».

« Nous participons souvent à des réunions virtuelles avec des interlocuteursinternationaux. En utilisant la RoundTable et le partage d’écran via Communicator,le travail devient plus efficace. Prenons l’exemple du suivi des ventes : avant, lors

d’une réunion, une seule personne partageait son écran avec le fichier de suivi. Afinde montrer un fichier détenu par une autre personne, celle-ci devait transmettre sonfichier par email à l’organisateur de la réunion. Aujourd’hui, s’il faut vérifier uneinformation, le collègue qui détient l’information partage lui-même son écran grâce àCommunicator ».

« Grâce aux Slicers et à PowerPivot

d’Excel 2010, legain de temps pour

un contrôleur de gestion de Microsoft

France peut atteindre 10%. »

Eric Bazin – Responsable financier

Figure 10 – Microsoft Office Excel – Les « Slicers » actualisent les tableaux croisés en un clic

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Plus de 40 000 visiteurs nous ont déjà rendu visite :∑ Pour explorer les coulisses du Campus,

∑ Au Centre des Usages ou à la Partner Academy, pour toucher du doigt les gainspotentiels du travail collaboratif en temps réel, du décisionnel, de la réunionvirtuelle notamment (Office 2010, Windows 7, SharePoint 2010, Windows Phone,CRM…),

∑ Directement au contact des collaborateurs métiers impliqués sur notretransformation interne, pour échanger et prendre la mesure de la valeur desnouveaux usages pour la Finance, le Marketing, les Ventes, les RH, etc.

En Région, 7 partenaires proposent également de partager la nouvelleexpérience de travail :

∑ ABC Systèmes, Ile-de-France∑ AccessIT, Nord∑ Alsy, Rhône Alpes∑ Bewise, Sud Ouest∑ Expertime, Ouest∑ Lorinfo, Est∑ Noéva, Sud Est

Pourquoi pas vous ?"Votre approche à livre ouvert sur votre expérience au quotidien est non seulementpreuve de votre ouverture mais également riche en enseignements pour nous : Leretour des utilisateurs métier, le contact avec les technologies au Centre des Usages,la visite du Campus alimentent nos réflexions sur notre manière de travailler" –Direction commerciale d’un groupe de service

"Les espaces de travail et les services associés, les innovations apportées pour voscollaborateurs, les démonstrations des nouvelles technologies collaborativesdéveloppées par Microsoft et de façon générale votre retour d’expérience (…) vontlargement contribuer à alimenter nos réflexions sur notre propre projet" – SecrétaireGénéral d’un leader du conseil

"Une relation qui prend une autre dimension… Une prise de conscience del’importance des usages pour notre groupe" – DSI d’un grand groupe de l’industriedu luxe

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