UPRAVLJANJE VREMENOM MENADERA

Emina DurmiUPRAVLJANJE VREMENOM MENADERA1Uvijek imamo dovoljno vremena ako ga koristimo pravilno. Johann Wolfgang von Goethe

ovjek koji moe upravljati svojim vremenom, moe upravljati gotovo svime. Bernard BorushVrijeme je darUvodUpravljati vremenom je vano zbog rokova, greki, efikasnosti, napredovanja, uspjenosti, upravljanje promjenom, odnos prema efu i saradnicima. Kolika god bila potranja za vremenom, vrijeme se nee poveavati. Za postizanje to veeg uspjeha uspjeha nije vano samo uinkovito djelovanje menadera i saradnika, nego procijeniti situaciju kada je nabolje poduzeti neki korak da bi rjeenje bilo to efikasnije. Da bi menader mogao upravljati vreme nom potrebno je da organizira svoje vrijeme u tri koraka:1. korak - planiranje2. korak - postavljanje prioriteta3. korak - obavljanje poslaKako menaderi trebaju upravljati svojim vremenomJedna od vanih zadaa, u novim uvjetima, je da se naue upravljati svojim vremenom. Vrijeme za menadere, znatno vie nego za ostale, postaje rijedak resurs, pa za njih vrijedi maksima vrijeme je novac.Zbog vanosti pravilnog koritenja vremena menaderi se moraju nauiti upravljati svojim vrmemenom. To se moe postii na nekoliko naina:a)pripremom dnevnih rezultata to se moraju ostvariti;b)pravljenjem liste zadataka koje valja obaviti, kao i grupiranjem zadataka u tri kategorije A, B i C ;c)odreivanjem prioritetnih zadataka unutar grupe ;d)odbacivanjem zadataka uz grupe ;e)delegiranjem poslova ;f)radom samo na jednom poslu u isto vrijeme ;g)poboljanjem svoje sposobnosti komuniciranja sa saradnicima.

U odreenim situacijama menader mora trpjeti i one osobe koje mu doista oduzimaju dragocijeno vrijeme zbog tzv viih interesa komanije, bilo da je rije o saradniku ili ee o klijentu, kojeg treba prihvatiti sa svim njegovim mananama jer je, naprimjer znaajan kupac kompanijinih proizvoda. Neki menaderi vole igrati ulogu roditelja spram mlaih saradnika. Vole kad ih saradnici tretiraju kao roditelje. A uloga roditelja je takva da su spremni uvijek pomoi svojoj djeci. Ukupno rasploivo vrijeme menadera se moe grupisati u tri nove katregorije kao to su: prioriteti, vremenske obaveze i aktivnosti na koje se gubi vrijeme ( kradljivci vremena).AKTIVNOSTINA KOJE SE GUBI VRIJEME ( KRADLJIVCI VREMENA)VREMENSKE OBAVEZE PRIORITETIodugovlaenjeputovanjepostavljanje ciljevazaboravljanje stvariitanjeplaniranjetraenje izgubljenih stvariposjetiocidelegiranjeprevrtanje papiraefobukaprefekcionizamkorespondencijasamorazvojneodlunostsvakodn. putov. do rad.mj.kreativnostdelegiranje prema goretelefoniranjesamoobnovadokono vrijemeprekidi poslaorganiziranjeprekidanje samog sebesastanci ( upad drugih)obiteljski ivotnesposbnost kazati nekrizebrigapotanesluanjeDok menaderske poslove, koji spadaju u kategoriju prioriteta menaderi moraju sami obavljati, dotle dio vremenskih obaveza mogu dlelegirati, a gubitke vremena bi trebali potpuno eliminirati.

Vanost razliitih aktivnosti u upravljanju vremenom

U obavljanju svog posla menaderi prakticiraju brojne aktivnosti. Neke su od njih, za njih, vanije, a neke manje vane. Kako se odnose analizirani menaderi prema pojedinim menaderskim aktivnostima i koiko im panje posvjeuju su prikazani na sljedei nain. U odgovoru na ovo pitanje od analiziranih menadera trailo se da rangiraju po vanosti pet od deset ponuenih aktivnosti koje prakticiraju u svom poslu, a vezano za upravljanje vremenom. Prema podacima menaderi obuhvaeni istraivanjem kao najvaniju aktivnost navode pravljenje liste zadataka koje treba obaviti da bi se ostvarilo planirano.Po redoslijedu vanosti, sljedee aktivnosti su: klasificiranje zadataka prema prioritetima, odreivanje prioritetnih zadataka, planiranje rezultata koje u danu treba ostvariti, postavljanje rokova za izvrenje zadataka, koritenje godinjeg, mjesenog, tjednog i dnevnog kalendara obaveza, usmjerenost istovremeno na jedan posao, delegiranje svih poslova koje treba delegirati, planiranje radnih zadataka i na zadnjem najniem rangu se nalazi zapisivanje ideja kad se pojave.

Kradljivci vremena

Za dobro upravljanje vremenom menaderima nije dovoljno samo da organizuju dobro sebe i svoje radno vrijeme, kao i da svedu na minimum prekide u radu od strane saradnika, ve se moraju osloboditi gutaa vremena ili tzv., kradljivaca vremena. Najvaniji kradljivci menaderskog vremena su: nepotrebni sastanci, poslovna putovanja, askanja u uredu, sluajni nenajavljeni posjetitelji, dugaki telefonski razgovori, pretjerano insistiranje na perfekcionizmu i traenje izgubljenih stvari.

Trajanje radnog vremena

Menaderi se razlikuju od drugih zaposenika po tome to nemaju radno vrijeme. U pravilu samo manji broj menadera, i to prvenstveno onih na najniim razinama menadmenta ne bi trebao znati za radno vrijeme.

Kontaktiranje menadera sa saradncima u rjeavanju problemaKod upravljanja vremenom menadera javljaju se tri problema. Jedan od tih problema tie se kako racionalizirati vrijeme menadera, eliminiranjem nepotrebnih prekida u radu, od strane njihovih saradnika. I najbolja organizacija vlasitog rada moe doi u pitanje zbog nemogunosti saradnika da sami rjeavaju probleme i bezbrojnih i nepotrebnih obraanja pretpsotavljenom s pitanjima koja mogu na drugaiji nain rijeiti. Struktura komuniciranja menaderaZa menaderski posao se kae da je komunikacijski po svojoj prirodi, dok se menaderi smetraju centrima komunikacije. Komuniciranje je nain na koji obavljaju svoj posao, prenosei zahtjeve, upute, relevante informacije , spoznaje i drugo unutar, ali i izvan organizacije.

Organizacija i voenje sastanaka

Meu kradljivce vremena treba uvrsiti i nepotrebne sastanke. Ali to ne znai da poslovni ili radni sastanci nisu potrebni. Nain pripreme, rganiziranje, odravanje i trajanje sastanaka odreuje da li e sastanci biti tzv., gutai vremena ili koristan nain u rjeavanju relevantnih pitanja i problema svake organizacije. Menaderi razliitih razina mendmenta pridaju razliitu vanost razliitim aktivnostima u pripremi i efikasnosti voenju sastanaka.Upravljanje vremenom je jedna od najvanijih ivotnih vjetina kako obinih ljudi tako i menadera. Vrijeme je dakle, vrlo bitan faktor cijelog procesa menadmenta. I samim tim o racionalnom koritenju vremena zavisi i cjelokupna uspjenost zadataka, efikasnost i efektivnost. to se radno vrijeme bolje iskoritava, to je vea produktivnost menadera a i saradnika. Dobro upravljanje vremenoma kod menadera pomae im u sagladavanju : prevencije stresa, poveavanju radne uinkovitosti, u ostvarivanju ciljeva i stvaranju ravnotee u ivotu. Menaderi trebaju pravilno koristiti vrijeme, kako bi zadaci koje treba da se ispune bili veoma efikasni. Trebaju organizirati na vrijeme sastanke, ne odugovlaiti sa sastancima, odravati sastanke u predvieno vrijeme , uraditi planirano to se mora ostvariti kao i to da odreuju prioritetne zadatke, jer u dananje doba rije vrijeme predstavlja resurs koje treba na to efikasniji nain iskorisiti.