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Zeitmanagement
Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer
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Inhalt Einführung und Vorstellung des
Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung
Universität zu Köln WS 08/09 Sina Leichner, Claudia Brantzen, Louisa Volmer, Bernd Kuderer
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„Die Zeit ist wie der Wind:Richtig genutzt, bringt sie uns an jedes Ziel“
Lothar Seiwert
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Wo bleibt Ihre Zeit? Zeit ist das wertvollste Gut, das wir
besitzen So viel wie möglich aus der uns
zugeteilten Zeit zu machen, als wichtigste Aufgabe im Leben
Lebenszeit intensiver und bewusster nutzen, für das, was uns wichtig ist….
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Wo bleibt Ihre Zeit?? Der Mensch verbringt durchschnittlich im Laufe seines Lebens…
…25 Jahre mit Schlafen …8,3 Jahre mit Fernsehen!!! …7,5 Jahre mit Arbeiten …6 Jahre mit Essen …5 Jahre mit Warten, Hausarbeit …4 Jahre Körperpflege und Tagträume …6,9 Monate Bücherlesen …4,4 Monate mit Sport!!!!
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Zeitmanagement Zeitmanagement bedeutet nun, die
eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von diesen beherrschen zu lassen.
Es geht um Zeitnutzung!
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Inhalt Einführung und Vorstellung des Themas Zeitdiebe und Störfaktoren Zielsetzung Prioritäten und Wichtigkeit Konkrete Zeitplanung
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Zeitdiebe und Störfaktoren Wer oder was stiehlt mir die Zeit? Welches sind meine gewichtigsten
Zeitdiebe und Störfaktoren??
(Verhalten, Umstände, Personen)
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Zeitdiebe und Störfaktoren Das Killerprogramm für Zeitdiebe Worauf kann ich verzichten? Welche Regeln will ich mir selbst
setzen?
Z.B. zu viel Telefonieren Ich telefoniere erst, wenn ich meinen Lernstoff erledigt habe.
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Inhalt
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ZIELE Warum Ziele? Ziele machen bewusst, warum wir etwas tun Verschaffen Klarheit über den Endzustand
der Handlung Wo will ich eigentlich hin? Möglichkeiten schaffen zu schauen: Wie
komme ich denn am besten dort hin?
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Zielsetzung
Sich klar werden über eigene Erfolgswünsche Anfertigen jeweils einer Liste für die
beruflichen und privaten Erfolgswünsche TOP 3 aus jeder Liste auswählen
Das, was wirklich wichtig ist
herausfiltern, wofür
es sich lohnt Zeit und Energie zu investieren.
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Zielsetzung Der Zielsetzungsprozess besteht aus 4
Schritten
1. Ziele definieren 2. Maßnahmen planen (Planung) 3. Aktivitäten realisieren (Durchführung) 4. Zielerreichung kontrollieren
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Ziele definieren Erfolg hängt entscheidend von der richtigen
Zielformulierung ab.
Formuliere dein Ziel realistisch. Aus eigener Kraft zu erreichen?
Formuliere dein Ziel persönlichIch fahre in den Sommerferien nach Paris.
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Ziele definieren Formuliere Dein Ziel in der Gegenwart.
Ich erledige jede Woche bis Freitag meine Statistik Hausaufgaben.
Formuliere Dein Ziel konkret. Eindeutig
Formuliere dein Ziel ohne Einschränkungen
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Ziele definieren Formuliere dein Ziel positiv.
Was will ich erreichen? Formuliere dein Ziel mit einem
genauem Zeitpunkt. Realistischer Zeitrahmen (Erfolgskontrolle)
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Zielplanung Die „Salami-Taktik“:
Rationelles Arbeiten nach Descartes
Alle großen Ziele und Vorhaben werden in kleinere Teilaufgaben zergliedert.
Ordnen der Teilaufgaben nach Prioritäten und Terminen
Erledigung und Ergebniskontrolle
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Zielplanung Wichtigstes Planungskriterium ist die
Verschriftlichung. Planung bedeutet Zeitgewinn für die
Durchführung. Arbeitsentlastung des Gedächtnisses Mehr Motivation Gesteigerte Konzentration
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Das Pareto Prinzip Kein proportionales
Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis.
Oft erbringen 20% der richtig eingesetzten Zeit 80% des Ergebnisses
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Nur eine bewusste Entscheidung für das Wichtige
verhindert eine unbewusste Entscheidung für das
Unwichtige.
Stephen R. Covey
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Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden, bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben?
Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben?
Wenn Sie wissen, dass diese Dinge so viel bewirken würden, weshalb tun Sie sie dann nicht schon jetzt?
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Entscheidende Faktoren für den Gebrauch unserer Zeit:
Dringlichkeit und Wichtigkeit
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Dringlichkeit
Wie stark wird unser Leben von Dringlichkeit beherrscht? → Dringlichkeitsindex
Gewöhnung an den hohen Adrenalinspiegel bei der Bewältigung von Krisen→ Gefühl von Begeisterung und Stärke
Dringlichkeit anstrengend und belastend manchmal auch aufregend
(sich nützlich, erfolgreich, anerkannt fühlen)
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Dringlichkeitssuchtselbstzerstörerisches Verhalten, das vorübergehend eine durch unerfüllte Bedürfnisse entstehende Leere ausfüllt
Probleme entstehen
→ wenn Dringlichkeit zum beherrschenden Faktor im Leben wird
→ wenn „wichtige Dinge“ nur noch in dringenden Dingen erkannt werden
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Dringlichkeitsindex
0 – 25 geringe Dringlichkeitsorientierung
26 – 45 starke Dringlichkeitsorientierung
46 + Dringlichkeitssucht
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Wichtigkeit
viele wichtige Dinge wirken nicht auf uns ein und bedrängen uns nicht
da sie nicht dringend sind, müssen wir auf sie einwirken
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Zeitmanagement - Matrix
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Zeitmanagement- Matrix Quadrant I
Dinge, die sowohl dringend als auch wichtig sind Quadrant der Notwendigkeit
Quadrant II Tätigkeiten die wichtig, aber nicht dringend sind Quadrant der Qualität je mehr Zeit wir hiermit verbringen, desto größer wird unsere
Handlungsfähigkeit großes Engagement in Quadrant II lässt Quadrant I
schrumpfen
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Zeitmanagement-Matrix Quadrant III
fast eine Attrappe von Quadrant I Quadrant der Täuschung (der Trubel des Dringlichen
erzeugt eine Illusion von Wichtigkeit) Tätigkeiten sind höchstens für jemand anderen wichtig
Quadrant IV Quadrant der Verschwendung Tätigkeiten, die weder dringend noch wichtig sind oft ist man von Quadrant I und III so überfordert, dass man
sich in Quadrant IV flüchtet
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Ordnen Sie die Tätigkeiten der letzten Woche Ihres Lebens in einen der vier Quadranten ein, wo haben Sie das Gros Ihrer Zeit verbracht?
Denken Sie an die Fragen, die Sie zu Beginn beantwortet haben. In welchem Quadranten liegen die Antworten?
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Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Privatleben?
Welche Tätigkeit vor allen anderen hätte Ihres Wissens, wenn Sie sie hervorragend und konsequent ausüben würden bedeutende positive Folgen für ihr Berufsleben?
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Antworten liegen in der Regel in Quadrant II
überwiegende Mehrheit der Antworten fällt in sieben Schlüsselbereiche
Verbesserung der Kommunikation mit Menschen Bessere Vorbereitung Bessere Planung und Organisation Mehr Fürsorglichkeit für sich selbst Ergreifen neuer Chancen Persönliche Entwicklung Förderung der Selbstverantwortung
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Warum kümmern wir uns dann nicht darum? Sie sind nicht dringend und wirken somit nicht auf uns ein.
Wir müssen auf Sie einwirken.
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Inhalt
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ABC - Analyse
Methode zur Wertanalyse der Zeitverwendung
Hilft, den Schwerpunkt des täglichen Zeitaufwandes auf wichtige Aufgaben zu setzten
Jeder geplanten Tätigkeit wird eine Priorität verliehen
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ABC - AnalyseA- Aufgaben: Die wichtigsten Aufgaben Nicht delegierbar 1-2 A-Aufgaben pro Tag (insgesamt 3 Stunden)B-Aufgaben: Durchschnittlich wichtige Aufgaben Teilweise delegierbar 2-3 B-Aufgaben pro Tag (insgesamt 1 Stunde)
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ABC - Analyse
C-Aufgaben Aufgaben mit geringstem Wert für die
Erfüllung einer Funktion Größter Anteil an Arbeitspensum ca. ¾ Stunde am Tag für C-Aufgaben
reservieren
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Wert der Tätigkeit Tatsächliche Zeitver(sch)wendung
Quelle: das neue 1x1 des Zeitmanagements; Lothar Seiwert
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DIE A-L-P-E-N Methode Aufgaben, Aktivitäten und Termine aufschreiben Länge/Dauer der Aufgaben schätzen Pufferzeit einplanen („erstens kommt es anders,
zweitens als man denkt“) → nur ca. 60% der Arbeitszeit verplanen
Entscheidungen treffen (bezüglich Prioritäten, Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten)
Nachkontrolle – Unerledigtes übertragen oder streichen
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Zeiteinteilung
ca. 60% für zu erfüllende Aufgaben ca. 20% für unerwartete
Aufgaben/Aktivitäten (Störungen, Zeitdiebe)
Ca. 20% für spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeit)
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Der Sägeblatteffekt
Tritt ein, wenn der Arbeitsfluss immer wieder unterbrochen wird
Nach Unterbrechung erneute Einarbeitungsphase erforderlich
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Der Sägeblatteffekt
Quelle: http://www.rhetorik.ch/Saegeblatteffekt/saegeblatt.jpg
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Stille Stunde
Verhindert, dass der Arbeitsfluss während wichtiger Arbeit gestört wird
Während stiller Stunde keine Störungen zulassen (Handy ausschalten, Türe schließen etc.)
Stille Stunde an persönlichen „Störzeiten“ orientieren
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Die Leistungskurve
Quelle: http://www.gm.fh-koeln.de/~bundschu/dokumente/Referate/358/Leistungskurve.jpg
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Ausgleich durch Entspannung und Freude
Den Tag positiv beginnen und beenden z.B. mit einem ausgewogenen Frühstück oder
morgendlicher Gymnastik; Abendessen mit Familie oder Freunden etc.
Positives Denken und Handeln Erfolg hängt von persönlicher Einstellung,
Gedanken und Gefühlen ab
Den Tag mit positiver Stimmung beenden
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Tagesbeginn
Tagesplan erneut durchgehen
Nötige Vorkehrungen für A-Aufgaben treffen
Unterlagen bereitlegen
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Tagesabschluss
Überprüfen ob der Tagesplan eingehalten wurde (gegebenenfalls Aufgaben auf nächsten Tag übertragen)
Kleinere Arbeiten erledigen, um Aufschub zu vermeiden
Tagesplan für nächsten Tag vorbereiten
Sich bewusst machen, welchen Wert der Tag hatte
Mit positiver Stimmung enden
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Beispiel für einen Tagesplan Aufgaben Priorität Zeitbedarf
Oma anrufen (Geburtstag)
B 0,5 h
Brief an GEZ ausfüllen & abschicken
C 10 min
Referat vorbereiten A 1,5 h
Statistik Hausaufgabe A 1 h
Geschenke besorgen C 1 h
Unterlagen ausdrucken
C 0,5 h
Text lesen (Sozialpsychologie)
B 1 h
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Zeit Priorität Aufgabe Zeitbedarf
Ok
07:00 Zeit für entspanntes Frühstück
08:00
09:00
10:00 A Referat vorbereiten 1,5 h
11:00
12:00 A Statistik Hausaufgabe
1 h
13:00 Pufferzeit
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14:00
15:00 B Oma anrufen 0,5 h
16:00 C Unterlagen ausdrucken 0,5 h
17:00
18:00 C Geschenke besorgen 1 h
19:00
20:00 B Text lesen (Sozialpsychologie)
1 h
21:00 Zeit für Freunde/Familie/Hobby
22:00
Zeit Priorität Aufgabe Zeitbedarf
Ok
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Erstellen eines Tagesplans A-L-P-E-N Methode
Aufgaben, Aktivitäten, Termine aufschreiben Länge/Dauer der Aktivität schätzen Pufferzeit einplanen Entscheidungen über Prioritäten (z.B. anhand der ABC-Analyse),
Kürzungen, Delegationsmöglichkeiten Nachkontrolle
Platz für Ausgleich (Freunde,Hobby,Sport…)
Persönliche Leistungskurve beachten
Stille Stunde für A-Aufgaben einplanen
Persönliche „Störzeiten“ beachten
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Vielen Dank für Eure Aufmerksamkeit!