Zeitmanagement für Privatpersonen und KMU
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Time ManagementFür KMU und Privatpersonen
Hinweis: Diese Publikation beinhaltet generelle Ausführungen und stellt keine Beratung im konkreten Fall dar. Wir empfehlen Ihnen, fallspezifisch professionellen Rat einzuholen, wenn der Inhalt dieser Publikation für Sie von Bedeutung ist.
Roger BaslerGeschäftsführer und Inhaber astræus KMU BeratungGeschäftsführer und Teilhaber WebComTV AG
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Roger Basler – Unternehmens-Architekt
Roger Basler hat als Betriebswirt mit internationaler Fachrichtung im In- und Ausland zahlreiche Projekte geleitet und betreut. Im Vordergrund standen dabei das Management der Kommunikation, sowie der Aufbau von kundenorientierten Organisationsstrukturen.
Seit seinem Studium an der Fachhochschule Solothurn Nordwestschweiz, International Management (dipl. oec), Betriebsökonom FH hat Roger Basler zahlreiche Projekte im In- und Ausland (Holland, Spanien, Deutschland, China, USA) in den Bereichen Operational Management, Financial Management, Restrukturierung und Unternehmenskommunikation begleitet.
Für weitere Informationen und Referenzen
besuchen Sie uns unter: www.unternehmens-architekt.ch und www.webcomtv.ch
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Inhalt
1. Theorie
1. Eisenhower / Covay
2. Pareto Prinzip
3. Zeitfresser
2. Aus der Falle kommen
3. Gemeinsame Ansätze
4. Kleine Helfer
5. Wrap-Up
Extra: Zero Inbox
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Theorie: Paretoprinzip
Das Paretoprinzip, benannt nach Vilfredo Pareto (1848–1923), auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit.
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Theorie: Eisenhower
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Theorie: Zeitfresser
1. Unklare Zielsetzungen
2. Keine Prioritäten
3. Versuch, zu viel auf einmal zu machen
4. Keine Vorbereitung auf Gespräche / Besprechungen
5. Unvollständige, verspätete Informationen
6. Suche nach Notizen, Adressen, Telefonnummern
7. Schlechte Tagesplanung
8. Überhäufter Schreibtisch
9. Unangemeldete Besucher
10. Unfähigkeit „Nein“ zu sagen
11. Mangelnde Kontrolle delegierter Arbeiten
12. Aufgaben nicht zu Ende geführt
13. Alle Fakten wissen wollen
14. Sofortiges Öffnen von E-Mails
15. Telefonische Unterbrechungen
16. Facebook / YouTube
17. SMS
18. Prokrastination (Aufschieberitis)
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Aus der Falle kommen
Kurzfristige Ansätze Prioritäten setzen
Bei Unklarheiten den Vorgesetzten fragen
Delegieren Nein-sagen Outlook nutzen
Wiederkehrende Fenster Täglich neue, wichtige Dinge
erfassen Krea-Pausen
ToDo‘s abhaken, durchstreichen Tisch aufräumen Keine Post-it!
Langfristige Ansätze Tagesrhythmus kennen Zeifenster schaffen Wochenplanung by Covey
(ausdrucken, priorisieren) Grosse Deadlines und Meilensteine
ins Outlook
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Aus der Falle kommen
Leistungskurve
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Aus der Falle kommen: Wochenplanung
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Gemeinsame Ansätze
1. Wochenplanung machen im Outlook und mit Team absprechen (Montagsmorgen)
2. Tasks und Deadlines sammeln und in Weeklys einbringen (nicht stören, rausreissen)
3. Abends Tische aufräumen
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Kleine Helfer
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Schlusswort
Widmen Sie sich der wichtigsten Ihrer Aufgaben auf der Liste sofort, wenn Sie Ihren Arbeitstag beginnen, für mindestens 90 Minuten. Halten Sie Ihre Tür geschlossen, schliessen Sie Ihr Mailprogramm und stellen Sie das Telefon stumm, sofern das möglich ist. Je mehr Ihr Fokus auf einer einzelnen Sache liegt, desto mehr werden Sie erledigen, und desto höher wird die Qualität Ihrer Arbeit sein. Wenn Sie fertig mit dieser Aufgabe sind, machen Sie eine Pause, um den Akku wieder aufzuladen.
Ihre letzte und abschliessende Tätigkeit an jedem Abend sollte sein, sich ein wenig Zeit zu nehmen - mindestens 15 bis 20 Minuten - um eine Bestandsaufnahme zu machen, was an diesem Tag passiert ist. Legen Sie dann die wichtigsten Ziele fest, die Sie am nächsten Tag erreichen wollen.
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Extra: Zero Inbox
Das Ziel: Ende der Woche jeweils 0 (zero) Mails in der Inbox zu haben. Das befreit und
schafft Platz.
Wie ist es zu erreichen? Mit 5 Regeln und 1 Setup:
1. Delete
2. Defer
3. Delegate
4. Respond (nicht mehr als 5 Sätze)
5. Do it
3 Ordner:
Erledigen
Archivieren
Nachfassen (warten)
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Fragen und Antworten
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Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit
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