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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ MAURICIO VANELLI STOLT ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA Balneário Camboriú 2010
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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
MAURICIO VANELLI STOLT
ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA
Balneário Camboriú
2010
MAURICIO VANELLI STOLT
ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA
Relatório final apresentado como requisito parcial para obtenção do título de Bacharel em Administração – Ênfase em Gestão Empreendedora, na Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação Balneário Camboriú. Orientadora: Profª. Dra. Sara Joana Gadotti dos Anjos
Balneário Camboriú
2010
MAURICIO VANELLI STOLT
ANÁLISE DE SOFTWARES PARA A EMPRESA FULL AUTOMOTIVO LTDA
Esta Monografia foi julgada adequada para a obtenção do título de Bacharel em
Administração e aprovada pelo Curso de Administração – Ênfase em Gestão
Empreendedora da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação de Balneário
Camboriú.
Área de Concentração: Sistema de Informação
Balneário Camboriú, 30 de Novembro de 2010.
___________________________________
Profª. Dra. Sara Joana Gadotti dos Anjos
Orientadora
____________________________________
Prof. Marcos Aurélio Batista
Avaliador
___________________________________
Prof. Roberto Hering
Avaliador
EQUIPE TÉCNICA
Estagiário: Mauricio Vanelli Stolt
Área de Estágio: Sistemas de Informação
Professora Responsável pelos Estágios: Lorena Schröder
Supervisora da Empresa: Arnilda Vanelli Stolt
Professora orientadora: Dra. Sara Joana Gadotti dos Anjos
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA
Razão Social: Full Automotivo Ltda.
Endereço: Rua Adolfo Geiser, nº. 55
Bairro Poço Fundo – Brusque/SC
Setor de Desenvolvimento do Estágio: Administração
Duração do Estágio: 240 horas
Nome e Cargo da Supervisora da Empresa: Arnilda Vanelli Stolt
Sócia Proprietária
Carimbo do CNPJ da Empresa:
AUTORIZAÇÃO DA EMPRESA
Brusque, 30 de Novembro de 2010.
A Full Automotivo Ltda., pelo presente instrumento, autoriza a Universidade
do Vale do Itajaí – UNIVALI, a divulgar os dados do Relatório de Conclusão de
Estágio executado durante o Estágio Curricular Obrigatório, pelo acadêmico Mauricio
Vanelli Stolt.
_________________________________
Arnilda Vanelli Stolt
“A mente que se abre a uma nova ideia
jamais voltará ao seu tamanho original”.
ALBERT EINSTEIN
AGRADECIMENTOS
Agradeço aos meus pais Ralph Stolt e Arnilda Vanelli Stolt por terem me
apoiado em horas difíceis e mostrar o caminho certo.
Ao meu irmão Leonardo Vanelli Stolt, que sempre esteve do meu lado não
importa a situação. À minha namorada Larissa, pelos finais de semanas perdidos
ajudando a construção do trabalho e pela compreensão.
À professora Sara, que além de ser uma ótima orientadora me ajudou em
todos os pontos do trabalho sempre com paciência e flexibilidade. Ao professor
Márcio pelas dicas e pelo bom humor.
A todos meus amigos de turma que compartilharam informações que foram
necessárias para fazer o trabalho.
A todos os colaboradores e parceiros da empresa FULL AUTOMOTIVO que
tornaram possível a execução do trabalho.
RESUMO
Este estudo teve como objetivo geral analisar os softwares comerciais de peças automotivas líderes de mercado para a empresa Full Automotivo. Foram definidos os seguintes objetivos específicos: identificar e mapear os processos da Full Automotivo; descrever as principais necessidades da empresa quanto às soluções em automação; identificar as empresas que comercializam o sistema; escolher a empresa que melhor se adequa às necessidades da empresa. Quanto à metodologia, o estudo foi considerado como estudo de caso, sendo os dados tratados de maneira qualitativa. Foram pesquisadas algumas empresas que oferecem o sistema ERP voltado ao setor automotivo, que são: TOTVS; ACOM Sistemas; CIGAM; ForPrint. Após diversos estudos e propostas recebidas pelas empresas, destaca-se que as que oferecem um programa ERP bastante completo, que atende às necessidades da empresa Full Automotivo. Estudos mais criteriosos foram realizados e encontrou se uma empresa que atendeu ao requisito de custo e por possuir maior agilidade nas atualizações fiscais e contábeis do que as demais empresas, adequando-se melhor às necessidades da Full Automotivo.
Palavras-chave: Automação. Sistema de Informação. Sistema ERP.
ABSTRACT
This study aimed to analyze the automotive parts business software market leaders for the company Full Automotivo. We defined the following objectives: identify and map the processes of Full Automotive; describe the main needs of the enterprise of automation solutions, to identify companies that market the system, choose the company that best suits your company's needs. Regarding the methodology, the study was considered as a case study, with data being treated in a qualitative way. Searches were some companies that offer ERP system aimed at the automotive sector, which are: TOTVS; ACOM Systems; CIGAM; ForPrint. After several studies and proposals received by the companies CIGAM and TOTVS, it is emphasized that both offer a very comprehensive ERP program, which caters to business needs Full Automotivo. More detailed studies have been conducted and the company TOTVS met the requirement of cost and have greater flexibility in fiscal and accounting updates than other companies, adjusting to the needs of Full Automotivo. Keywords: Automation. Information System. ERP System.
LISTA DE ABREVIATURAS
ASP – Aplication Solution Provider
B2B – Business to Business
BPI – Business Process Integration
BPMS – Business Process Management System
BSC – Balanced Scorecard
CDU – Cessão de direito de uso
CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
COFINS – Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
CPF – Cadastro de Pessoa Física
CRM – Customer Relationship Management
CSLL – Contribuição Social sobre o Lucro Líquido
DARF – Documento de Arrecadação da Receita Federal
DIPJ – Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica
DIRF – Declaração do Imposto Retido na Fonte
EaD – Ensino à distância
EAN – European Article Number
ECF – Emissor de Cupom Fiscal
EDI – Electronic Data Interchange
EPC – Equipamentos de Proteção Coletiva
EPI – Equipamento de Proteção Individual
ERP – Enterprise Resource Planning
FGV – Fundação Getúlio Vargas
GED – Gerenciamento de Documentos Eletrônicos
GUI – Graphical User Interface
ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços
IGP-M – Índice Geral de Preços do Mercado
IN – Instrução Normativa
INSS – Instituto Nacional do Seguro Social
IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados
IR – Imposto de Renda
ISO – International Organization for Standardization
ISS – Imposto Sobre Serviços
ISSQN – Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza
LMC – Livro de Movimentação de Combustíveis
LMS – Learning Management System
Ltda. – Limitada
MIC – Metodologia de Implantação CIGAM
MPS – Master Production Schedule
MRP – Manufacturing Resource Planning
NBR – Norma Brasileira
NR – Norma Regulamentadora
ODBC – Open Data Base Connectivity
OLAP – On Line Analytical Processign
OP – Ordem de Produção
PCP – Planejamento e Controle da Produção
PDA – Personal Digital Assistant
Pgto - pagamento
PIS – Programa de Integração Social
PPP – Perfil Profissionagráfico Previdenciário
PR – Paraná
RH – Recursos Humanos
SI – Sistemas de Informação
SINTEGRA – Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais
com Mercadorias e Serviços
SP – São Paulo
SPED – Sistema Público de Escrituração Digital
SPLA – Service Provider License Agreement
TEF – Transferência Eletrônica de Fundos
TI – Tecnologia da Informação
TMS – Transportation Management System
UCC – Universidade Corporativa CIGAM
WMS – Warehouse Management System
LISTA DE QUADROS
Quadro 1: Síntese das tendências gerais da TI (Tecnologia da Informação) 34
Quadro 2: Requisitos do software ................................................................. 44
Quadro 3: Benefícios e problemas dos sistemas ERP .................................. 45
Quadro 4: Configurações do ERP CIGAM .................................................... 67
Quadro 5: Condições de pagamento do ERP CIGAM .................................. 73
Quadro 6: Serviços da TOTVS ...................................................................... 78
Quadro 7: serviços mensais de gerenciamento de projeto e atendimento a
clientes da TOTVS ........................................................................................
79
Quadro 8: Condições de pagamento da TOTVS ........................................... 80
Quadro 9: Comparação entre as empresas pesquisadas ............................. 81
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Organograma da empresa Full Automotivo ................................... 20
Figura 2: Principais dimensões da estratégia competitiva ............................ 27
Figura 3: O relacionamento de duas vias entre organizações e tecnologia
de informação ................................................................................................
31
Figura 4: Papel do Sistema de Informação ................................................... 37
Figura 5: Fluxograma dos processos internos da empresa .......................... 55
Figura 6: Fluxograma do processo de compras da empresa ........................ 56
Figura 7: Fluxograma do processo financeiro da empresa ........................... 57
Figura 8: ERP CIGAM e suas principais integrações .................................... 67
Figura 9: Tecnologia de comunicação RM .................................................... 76
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................... 16
1.1 Tema ....................................................................................................... 16
1.2 Problema ................................................................................................. 16
1.3 Objetivos da pesquisa ............................................................................. 17
1.3.1 Objetivo geral ....................................................................................... 17
1.3.2 Objetivos específicos ............................................................................ 17
1.4 Justificativa .............................................................................................. 17
1.5 Contextualização do ambiente de estágio ............................................... 18
1.6 Organização do trabalho ......................................................................... 22
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ................................................................. 23
2.1 Gestão da informação ............................................................................. 23
2.1.1 Informação ............................................................................................ 23
2.1.2 Gestão da informação .......................................................................... 26
2.2 Os Sistemas e as Organizações ............................................................. 29
2.3 Sistemas de Informação .......................................................................... 32
2.4 ERP – Sistema Integrado de Gestão ...................................................... 40
3 METODOLOGIA ........................................................................................ 50
3.1 Tipologia de pesquisa .............................................................................. 50
3.2 Sujeito do estudo ..................................................................................... 51
3.3 Instrumentos de pesquisa ....................................................................... 51
3.4 Análise e interpretação dos dados .......................................................... 51
3.5 Limitações da pesquisa ........................................................................... 52
4 RESULTADOS OBTIDOS ......................................................................... 53
4.1 Processos da Full Automotivo ................................................................. 53
4.2 Necessidade da empresa em soluções de automação ........................... 57
4.3 Empresas fornecedores do ERP ............................................................. 61
4.3.1 ACOM Sistemas ................................................................................... 62
4.3.2 ForPrint Informática .............................................................................. 63
4.3.3 CIGAM .................................................................................................. 63
4.3.3.1 Proposta apresentada pela CIGAM ................................................... 65
4.3.4 TOTVS .................................................................................................. 74
4.3.4.1 Proposta apresentada pela TOTVS .................................................. 75
4.4 Comparação entre as empresas ............................................................. 80
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ....................................................................... 83
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................. 85
APÊNDICE .................................................................................................... 87
16
1 INTRODUÇÃO
1.1 Tema
O ERP é um software integrado que atende a toda a empresa numa única
ferramenta, e normalmente utiliza o que tem de mais atualizado na tecnologia da
informação, além de opções de parametrização para tornar o sistema mais completo
e flexível.
A integração exige maior capacidade de processamento – equipamentos mais
sofisticados – e maior homogeneidade de tecnologias e processos de negócio. A
maior capacidade de processamento é necessária em função da movimentação de
maiores volumes de informações pelo sistema, em tempo real, e pela consequente
necessidade de validações mais complexas. A homogeneidade dos processos é o
pré-requisito da integração, já que não há como integrar ações baseadas em
conceitos conflitantes.
A integração presume o uso comum dos dados e uma consistência de
conceitos e processos de negócios. Os dados são únicos e compartilhados por todas
as aplicações e, portanto, por todas as áreas da empresa. Dessa forma, um evento
real é registrado uma só vez e produz efeitos em todos os processos que estão
envolvidos.
Os sistemas de informação buscam integrar todas as informações da
empresa, proporcionando aos gestores o acesso a dados que possibilitem sua
tomada de decisões de maneira mais assertivamente.
Para Nascimento e Yoneyama (2000) automatizar é dotar os sistemas de
mecanismos ou dispositivos que, com um mínimo de intervenção humana, permita
que seja alcançadas as especificações de segurança, produtividade, qualidade,
conforto e outras.
1.2 Problema
A Full Automotivo está inserida no segmento automotivo, com foco na
produção de terminais de fio em latão, estanho, conectores plásticos, chicotes de
17
som automotivo, chicotes de bomba de combustível, e todos os componentes
elétricos da linha automotiva.
Quais os softwares comerciais ERP que mais se adéquam as
necessidades da para a empresa Full Automotivo Ltda.?
1.3 Objetivos da Pesquisa
1.3.1 Objetivo Geral
Analisar os softwares comerciais de peças automotivas líderes de mercado
para a empresa Full Automotivo.
1.3.2 Objetivos Específicos
Identificar e mapear os processos da Full Automotivo.
Descrever as principais necessidades da empresa quanto às soluções em
automação.
Identificar as empresas que comercializam o sistema.
Analisar o software que melhor se adequa às necessidades da empresa.
1.4 Justificativa
Os sistemas de informação apresentam valores diferentes para as empresas,
que também possuem necessidades e cenários diferenciados. Para Laudon e
Laudon (2004), uma infraestrutura de tecnologia da informação consistentemente
forte poderá, no longo prazo, desempenhar um importante papel estratégico na
empresa, e terá interferência na sobrevivência da empresa.
Isso porque as informações possuem papel fundamental na tomada de
decisões e no planejamento das estratégias, haja vista que se torna essencial se
conhecer o ambiente interno da empresa, tais como produtividade, demanda, lead
time, ponto de pedido, estoque, refugos, custos, entre outros dados que são
fundamentais à sua sobrevivência.
18
Este estudo buscou auxiliar a empresa Full Automotivo na escolha das
empresas fornecedoras de software, a fim de escolher àquela que melhor se adeque
às necessidades da empresa.
Quanto à importância, este trabalho se justifica pela realização de uma
análise detalhada do sistema ERP na empresa Full Automotivo, além de poder servir
de base para os gestores na aquisição do sistema.
Para o acadêmico, o desenvolvimento do trabalho proporcionou maior
conhecimento sobre os sistemas de informação, mais precisamente o sistema ERP,
oportunizando assim os fundamentos teóricos em sua vida profissional.
Quanto à viabilidade, existe uma ampla bibliografia a respeito dos temas
voltados aos sistemas de informação e sistemas ERP - Enterprise Resource
Planning, além do acesso às informações necessárias na empresa Full Automotivo.
1.5 Contextualização do ambiente de estágio
Situada na cidade de Brusque, em Santa Catarina, a Full Automotivo é uma
empresa que está designada a desenvolver, produzir, comercializar, distribuir e
representar produtos no segmento automotivo, buscando sempre a excelência nos
seus serviços e produtos.
A Full Automotivo se compromete a buscar continuamente o aperfeiçoamento
de seus produtos e serviços, procurando atender às expectativas de seus clientes,
conquistando o seu respeito de forma satisfatória através da melhoria contínua:
da parceria com atuais fornecedores;
do aperfeiçoamento e desenvolvimento constante dos colaboradores e parceiros;
do respeito e preocupação com o meio ambiente;
da busca por novas tecnologias;
da melhoria dos produtos já desenvolvidos;
da melhoria e crescimento da organização.
A empresa possui uma área de 7.000m2, sendo 1.200m2 de área construída,
e conta atualmente com 25 colaboradores, distribuídos nos processos definidos
dentro do SGQ (Sistema de Gestão da Qualidade). Todos os processos trabalham
19
regidos por várias ferramentas alinhadas aos requisitos estabelecidos na Norma ISO
9001:2008.
A figura 1 visualiza o organograma funcional da empresa.
20
Figura 1: Organograma da empresa Full Automotivo. Fonte: Dados fornecidos pela empresa (2010).
21
Toda atividade agregada ao produto é monitorada, a começar pelo
recebimento da matéria-prima, onde todos os requisitos são inspecionados. No
processo de fabricação, todos os parâmetros são garantidos pelo uso da tecnologia
e por ferramentas adequadas que garantem o perfeito atendimento às
especificações.
A empresa comporta atualmente em suas instalações um amplo estoque de
terminais de latão natural e estanhado, que depois de fabricados, os mesmos
passam por um rigoroso processo de qualidade, na qual são analisados vários
requisitos, como aplicação, espessura, acabamento, conexão e trava, oferecendo
assim um ótimo rendimento elétrico.
Os conectores são fabricados pelo processo de injeção termoplástica em
moldes de múltiplas cavidades. Para garantir a qualidade do produto, a Full
Automotivo executa constantemente controles dimensionais e requisitos, bem como
trabalha somente com poliamidas de engenharia de fornecedores homologados da
indústria automotiva.
Os soquetes de faróis são atualmente produzidos e montados com
cabos de 1,00mm² e 1,5mm², os mesmos são submetidos a uma análise rigorosa,
onde os cabos são medidos conforme os requisitos, a fim de obter a medida
adequada, melhorando com isso a condução de energia.
Os kits são compostos por conectores e terminais, machos e fêmeas, e
proporcionam certa facilidade e agilidade na conexão de um ou mais cabos,
evitando erros de aplicação ou sobra de componentes, pois garantem um encaixe
perfeito e um ótimo acabamento.
Os chicotes para som são fabricados com cabos de ótima qualidade,
proporcionando certa agilidade e alto grau de acabamento na instalação, sendo
utilizados os chicotes de rádio/CD, cabos RCA, cabos Y e chicotes de alto-
falantes nos veículos, não haverá a necessidade de cortar os fios originais, evitando
emendas e até mesmo a perda da garantia do carro.
Os chicotes para bomba de combustível são fabricados com cabos em teflon,
para ser utilizado tanto em veículos a álcool, gasolina ou flex, evitando a degradação
dos mesmos por corrosão. Os chicotes possuem terminais estanhados e conectores
adequados para cada tipo de instalação, sem que haja a necessidade de cortes de
fios ou alterações mecânicas, mantendo com isso, totalmente a originalidade do
veículo.
22
O porta fusível conta com um design moderno e inovador, produzidos
atualmente com fios de 1,5mm2, 2,5mm2 e 4,0mm2, e passam por uma rigorosa
análise de medição, onde os cabos são medidos conforme os requisitos, a fim de
obter a medida adequada.
1.6 Organização do trabalho
A primeira parte do trabalho apresenta a introdução, o tema da pesquisa, bem
como a identificação dos objetivos a serem cumpridos, a justificativa e a
apresentação da empresa, foco deste estudo.
O segundo capítulo apresenta o embasamento teórico de autores da área de
Gestão de Informação, com foco em Sistema de Informação, que direcionou o
trabalho para sua realização.
O terceiro capítulo refere-se à metodologia utilizada para a coleta,
apresentação, e caracterização da pesquisa, definindo o delineamento que foi
utilizado.
Assim, o quarto capítulo a seguir apresenta os resultados da pesquisa
coletados pelo acadêmico através da realização de entrevistas, bem como a análise
dos dados e o cumprimento dos objetivos específicos.
O quinto capítulo apresenta as considerações finais do acadêmico acerca do
estudo realizado, bem como uma análise dos objetivos propostos que foram
alcançados durante o decorrer do trabalho.
Por fim, são apresentadas as referências bibliográficas dos autores citados no
trabalho e o apêndice com o roteiro da entrevista.
23
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Este capítulo trata da fundamentação teórica do trabalho, considerando os
temas: gestão da informação, informação, sistemas e organização, sistemas de
informação e ERP.
2.1 Gestão da Informação
2.1.1 Informação
As informações são essenciais em todos os segmentos, tanto profissional
quanto pessoal dos indivíduos. É através delas que as pessoas tomam decisões,
fazem planejamento, moldam sua cultura, entre outras atitudes, e da mesma forma
que as empresas.
O conceito de informação, para Turban, Rainer Júnior e Potter (2003), é
definido como um conjunto de fatos (dados) organizado de modo a fazer sentido
para o destinatário. Com isso, entende-se que as informações nascem a partir dos
dados processados. Salientam ainda Laudon e Laudon (2004) que a informação são
os dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres humanos.
A informação é um ativo que precisa ser administrado, da mesma forma que os outros tipos de ativo representados pelos seres humanos, capital, propriedades e bens materiais, ela representa uma classe particular dentre esses outros tipos de ativo (McGEE; PRUSAK, 1994, p.23).
Os dados são fatos brutos que acontecem na organização, que existem
conforme os usuários vão alimentando um sistema. Já a informação são os dados
que foram moldados e que se tornarão importantes para os usuários.
Os dados, conforme explicam Gordon e Gordon (2006), são fatos, valores,
observações e medidas que não estão contextualizadas ou organizadas. Já a
informação são dados processados, ou seja, dados que foram organizados e
interpretados e possivelmente formatados, filtrados, analisados e resumidos.
Nas organizações, os gestores utilizam-se das informações para obter
conhecimento. Os sistemas de informação coletam dados, produzem informações e
auxiliam na criação do conhecimento.
24
A informação, para McGee e Prusak (1994, p.24), “são dados coletados,
organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. A
informação deve informar, enquanto os dados absolutamente não têm essa missão”.
A informação, segundo Stair e Reynolds (2002, p.4), “é uma coleção de fatos
organizados de modo que adquirem um valor adicional além do valor dos próprios
fatos”. Assim, definir e organizar os relacionamentos entre os dados gera
informação, ou seja, definir os diversos relacionamentos resulta em diferentes
informações.
Informação é todo conjunto de dados organizados de forma a terem sentido e valor para seu destinatário. Este interpreta o significado, tira conclusões e faz deduções a partir deles. Os dados processados por um programa aplicativo têm uso mais específico e maior valor agregado do que aquele simplesmente recuperado de um banco de dados. Esse aplicativo pode ser um sistema de gerenciamento de estoques, um sistema de matrículas on line de uma universidade, ou um sistema de Internet para compra e venda de ações (TURBAN; McLEAN; WETHERBE, 2004, p.63).
A informação, para McGee e Prusak (1994), é um ativo que precisa ser
administrado, sendo que seu valor é determinado exclusivamente pelo usuário.
Assim, gerenciar informação é tão importante quanto gerenciar outros tipos de bens.
A abordagem dada pelas empresas em relação à informação vem sofrendo
uma constante evolução. Conforme Laudon e Laudon (2004), pode-se identificar
cinco eras segundo as quais as empresas definiram a importância da informação:
Nos anos 50, a informação estava mais ligada a um mal necessário associado à
burocracia do projeto, manufatura e distribuição de um produto ou serviço.
Nos anos 60 e 70, as organizações passaram a ver a informação de uma forma
diferente, reconhecendo o seu potencial de uso para o suporte da administração de
uma forma geral.
Nos anos 70 e no início dos anos 80, a informação – e os sistemas que
coletavam, armazenavam e a processavam – passaram a ser vistos como
provedores de controle feitos sob medida para os objetivos específicos dentro da
organização.
A partir do meio dos anos 80, a concepção de informação se modificou
novamente, passando a ser vista como um recurso estratégico, uma fonte de
vantagem estratégica, ou uma arma para assustar ou frustrar a competição.
25
Atualmente, a informação é encarada como um princípio fundamental dos
processos, produtos e serviços do negócio. As empresas são compostas
primariamente de recursos de conhecimento que, se propriamente compartilhados
com fornecedores, clientes e funcionários, podem se tornar a fundação para o
sucesso e a vantagem competitiva sustentáveis.
É importante perceber que a informação só existe quando dados são
ordenados e relacionados para empreender um determinado contexto, e isso faz
uma grande diferença quando se precisa apoiar uma decisão, pois muitas vezes há
uma acomodação com uma oferta de dados, que não oferecem correlações
suficientes para uma maior assertividade, e tomam-se decisões baseadas em
intuições (LAUDON; LAUDON, 2001).
A transformação de dados em informação é um processo, ou seja, um
conjunto de tarefas logicamente relacionadas e executadas para atingir a um
resultado definido. O processo de definição de relacionamento entre dados exige
conhecimento.
O conhecimento, segundo O‟Brien (2003), representa a percepção e a
compreensão de um conjunto de informações e de como estas informações podem
ser úteis para uma tarefa específica. O ato de escolher ou rejeitar dados com base
em sua relevância, para executar determinadas tarefas, está fundamentado em um
tipo de conhecimento pertinente ao processo de conversão de dados em
informação.
Caso o propósito da informação for capacitar os gestores a alcançar os
objetivos da organização com o uso eficiente de seus recursos, salienta Beuren
(2000) que deve-se observar que a informação também é um recurso.
Por isso, o valor da informação é valioso para as organizações, a fim de
serem tomadas decisões com base em dados precisos e reais de seu ambiente
interno e externo.
O valor da informação, para Davis apud Beuren (2000), resulta do valor da
alteração no comportamento da decisão, causada pela informação, menos o custo
da informação. Assim, dado um conjunto de decisões possíveis, o tomador de
decisões selecionará uma das bases de informação disponíveis.
26
O papel da informação deve ser estimulado e utilizado em todas as etapas do
processo de gestão, a fim de contribuir para a eficiência e eficácia da integração
entre a definição, execução e avaliação da estratégia empresarial.
2.1.2 Gestão da Informação
Em todas as organizações, a informação é um ativo estratégico, pois quanto
mais precisa e atualizada as informações, melhor será a tomada de decisões.
É preciso identificar o cerne da questão quando nos referimos à informação,
pois tem sido usual o alto investimento em tecnologia de informação. Ainda há uma
crença de que a aquisição de sistemas de informação e implantação de novos
processos informacionais credenciam as organizações a melhores resultados.
Não há como discutir o valor dos sistemas de informação, mas é necessário
se desprender do processo e ater-se à informação propriamente dita. Segundo
Mcgee e Prusak (1994, p.08), “mudar o foco ao lidar com as questões de informação
antes de nos voltarmos para a tecnologia, pode ser uma atitude altamente benéfica
para a compreensão das dimensões estratégicas da informação”.
Assim, a informação afeta a definição das estratégias no ambiente
empresarial, sendo considerado um elemento vital para o processo de planejamento.
A informação e a tecnologia da informação, conforme McGee e Prusak (1994)
têm sido utilizadas com significativa vantagem na execução de processos vitais de
negócios. Uma estratégia em que deve ser simultaneamente considerado o enfoque
da posição da empresa relativamente ao ambiente competitivo, os recursos e
capacitações que serão necessários ao desenvolvimento e manutenção dessa
posição e a forma pela qual a organização será estruturada e administrada para
chegar a tal posição pode ser visualizada através da figura 2.
27
Figura 2: Principais dimensões da estratégia competitiva. Fonte: McGee e Prusak (1994).
Em um ambiente competitivo estático ou onde as mudanças acontecem de
modo vagaroso, uma vez definida a estratégia, e com a execução e a integração em
funcionamento, a tarefa está concluída.
Os administradores lidam com informação em todos os seus aspectos diários
do trabalho. Os gestores podem usar informações para obter conhecimento. As
organizações usam as informações como um recurso, como um ativo ou como um
produto (McGEE; PRUSAK, 1994).
A informação como um recurso; tal como o dinheiro, pessoas, matérias-
primas, equipamentos ou tempo, a informação pode servir como um recurso, um
insumo na produção de bens e serviços. Os gestores podem usar a informação para
substituir capital e trabalho, ao mesmo tempo em que reduz custos (GORDON;
GORDON, 2006).
Processo de Negócio e Infraestrutura
Planejamento Empresarial
Posicionamento &
Escopo
Competências Específicas da Organização
Governância -Estrutura/Administração (própria,
associação, joint-venture, compra)
Estratégia Competitiva
Ambiente Competitivo
Estratégia
Planejamento/ Definição
28
Na informação como um ativo, a propriedade de uma pessoa ou de uma
organização que contribui para os resultados de uma empresa. Sob este ângulo, a
informação assemelha-se a instalações, equipamentos e outros ativos da empresa.
Os gestores podem visualizar a informação como um investimento que eles podem
usar estrategicamente para dar à sua empresa uma vantagem sobre seus
competidores (GORDON; GORDON, 2006).
Na informação como um produto, as empresas também podem vender
informação, o resultado de seu processo produtivo, como um produto ou serviço ou
como componente embutido em um produto. Em uma economia orientada para
serviços, um número crescente de empresas encara a informação desta forma
(GORDON; GORDON, 2006).
As informações desempenham um papel vital no sucesso empresarial de um
empreendimento. Portanto, de acordo com O‟Brien (2003), a informação representa:
uma grande área funcional dos negócios que é tão importante para o sucesso
empresarial como as funções de contabilidade, finanças, administração de
operações, marketing e administração de recursos humanos;
uma contribuição importante para a eficiência operacional, produtividade e
moral dos funcionários, atendimento e satisfação do cliente;
uma fonte principal de dados e apoio necessária para promover a decisão
eficaz dos gerentes;
um ingrediente importante no desenvolvimento de produtos e serviços
competitivos que conferem à organização uma vantagem estratégica no mercado
global;
uma parte importante dos recursos de um empreendimento e seu custo de
realização de negócios, representando por isso um desafio maior à administração de
recursos.
Considera-se a informação como dados que se tornaram mais úteis quando
da aplicação do conhecimento. Esse conjunto de dados, regras, procedimentos e
relacionamentos que precisam ser seguidos para agregar valor ou alcançar
resultados adequados constitui a base de conhecimento (O‟BRIEN, 2003).
Existem três atividades em um sistema de informação que produzem as
informações de que as organizações precisam para tomar decisões, controlar
29
operações, analisar problemas e criar novos produtos ou serviços. Essas atividades
são, de acordo com Laudon e Laudon (2001):
entrada: captura ou coleta dados brutos dentro da organização ou de seu
ambiente externo;
processamento: converte essa entrada de dados brutos em uma forma mais
significativa;
saída: transfere a informação processada às pessoas ou atividades onde ela será
usada.
A gestão do fluxo de informações passa a ter um caráter estratégico na
obtenção da vantagem competitiva, objetivo final de qualquer empresa. A Tecnologia
da Informação está mudando a maneira como as empresas operam.
Está afetando todo o processo através do qual elas criam os seus produtos e,
além disso, está reformulando o próprio produto: todo o pacote de bens físicos,
serviços e informação que as empresas provêem para gerar valor para seus
compradores e clientes (LAUDON; LAUDON, 2004).
2.2 Os Sistemas e as Organizações
Um sistema é um coletor de dados e processador de informações, seja ela de
qualquer natureza. No ambiente empresarial, Cassarro (2003, p.25) afirma que
“sistema é um conjunto de funções logicamente estruturadas, com a finalidade de
atender a determinados objetivos”. No meio empresarial, as informações constituem-
se em um dos principais elementos impulsionadores, tornando-as dinâmicas,
competitivas e cada vez mais atuantes.
O sistema demonstra a ideia de conjunto, de um todo, composto de
elementos que se inter-relacionam. Existe a possibilidade de desenvolverem ou
produzirem algo, com vistas em alcançar certos objetivos. O‟Brien (2003, p.17)
aponta que sistema é “um grupo de componentes inter-relacionados que trabalham
juntos, rumo à uma meta comum recebendo insumos e produzindo resultados em
um processo organizado de transformação”.
“O sistema é um conjunto de unidades reciprocamente relacionadas,
decorrendo dois conceitos: o de propósito (ou objetivo) e o de globalismo (ou
30
totalidade)”, como destaca Chiavenato (1999, p.111). Esses dois conceitos retratam
duas características básicas dos sistemas:
propósito ou objetivo: todo sistema tem um ou alguns propósitos ou objetivos. As
unidades ou elementos (ou objetos), bem como os relacionamentos, definem um
arranjo que sempre visa alcançar um objetivo;
globalismo ou totalidade: todo sistema tem uma natureza orgânica, pela qual uma
ação que produza mudança em uma das unidades do sistema com muita
probabilidade deverá produzir mudanças em todas as outras unidades. Em outros
termos, qualquer estimulação em qualquer unidade do sistema afetará as demais
unidades, devido ao relacionamento existente entre elas. O efeito total dessas
mudanças ou alterações apresenta-se como um ajustamento de todo o sistema. O
sistema sempre reagirá globalmente a qualquer estímulo produzido em qualquer
parte ou unidade. Há uma relação entre as diferentes partes do sistema. Sempre
que há uma mudança no sistema, ocorre um ajustamento sistemático.
Verifica-se que as funções principais de um sistema são: a entrada de dados,
o processamento de informações, a saída da informação, a retroalimentação desta
informação e o ambiente que envolve o sistema.
Os sistemas de informação e as organizações trocam dados mutuamente.
Conforme Laudon e Laudon (2004), os sistemas podem ser alinhados à organização
para fornecer as informações que os grupos internos precisam. Ao mesmo tempo,
para se beneficiar das novas tecnologias, a organização deve estar consciente das
influências dos sistemas de informação e aberta a elas, pois esses sistemas podem
mudar totalmente a vida das organizações.
Nesse contexto, uma organização é uma estrutura social estável e formal que
retira recursos do ambiente e os processa para produzir resultados. Fundamenta
Laudon e Laudon (2004) que esta definição técnica aborda três elementos de uma
organização: (a) capital e trabalho são os fatores primários de produção fornecidos
pelo ambiente, e a organização transforma essas entradas em produtos e serviços
por meio de uma função de produção; (b) os produtos e serviços são consumidos
pelos ambientes, que os devolvem como entradas de suprimento, pois uma
organização é mais estável do que um grupo informal, em termos de longevidade e
rotina; e, (c) as organizações são entidades formais, com regras e procedimentos
internos e que devem ser regidas por leis. Também são estruturas sociais, porque
31
constituem uma coleção de elementos sociais, sendo muito parecido com máquinas
– um arranjo específico de válvulas, polias, eixos e outras peças.
Percebe-se que a interação entre os sistemas de informação e as
organizações é complexo, sofrendo a interferência de diversos fatores, como a
estrutura da organização, os procedimentos, processos, políticas, cultura, o
ambiente que a cerca e as decisões da empresa. Esta interação pode ser observada
na figura 3.
Figura 3: O relacionamento de duas vias entre organizações e tecnologia de informação.
Fonte: Laudon e Laudon (2004, p.75).
Esse relacionamento complexo de duas vias é mediado por muitos fatores,
sendo que as decisões tomadas, ou não tomadas, não são as menos importantes.
Dentre outros fatores que intervêm no relacionamento estão a cultura organizacional,
a burocracia, as políticas, os processos de negócios e o puro acaso.
2.3 Sistemas de Informação
Organizações
Tecnologia de
informação
Fatores intervenientes
- Ambiente
- Cultura
- Estrutura
- Procedimentos padrão
- Processos de negócios
- Políticas
- Decisões administrativas
- Acaso
32
Os sistemas de informação da empresa devem ser configurados de forma a
atender eficientemente às necessidades de dados de seus usuários.
Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto
de componentes inter-relacionados que coleta, processa, armazena e distribui
informação para dar suporte à tomada de decisão e ao controle da organização.
Além de apoiar, coordenar e controlar a tomada de decisão, os sistemas de
informação também podem ajudar os gerentes e trabalhadores a analisar problemas,
visualizar assuntos complexos e criar novos produtos (LAUDON; LAUDON, 2001).
Assim, um sistema de informação é uma solução organizacional e
administrativa, baseada na tecnologia de informação, para um desafio imposto pelo
ambiente interno e externo.
O sistema de informação, no entendimento de O‟Brien (2003), é um conjunto
organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicações e recursos de
dados que coleta, transforma e dissemina informações em uma organização. Assim,
as pessoas recorrem aos sistemas de informação para se comunicarem entre si,
utilizando uma diversidade de dispositivos físicos (hardware), instruções e
procedimentos de processamento de informação (software), canais de
comunicações (redes) e dados armazenados (recursos de dados).
Os parâmetros dos sistemas são, ainda conforme Chiavenato (1999, p.117):
as entradas: são também chamadas de insumos ou impulsos que o sistema
recebe de fora e constituem os pontos de contato do sistema com o ambiente
externo;
as saídas: são também chamadas de resultados ou produtos que o sistema
coloca para fora e constituem também os pontos de contato do sistema com o
ambiente externo;
o processamento: constitui a operação interna do sistema; fica entre as entradas
e as saídas, pois transforma e processa os insumos e proporciona as saídas;
a retroação: é também chamada de retroalimentação ou retroinformação ou
ainda alimentação de retorno e constitui a função do sistema que compara a saída
com um padrão ou critério previamente estabelecido;
o ambiente: é o meio que envolve o sistema. O sistema aberto recebe entradas
do ambiente, processa-as e efetua saídas novamente para o ambiente, de tal forma
33
que existe entre ambos – sistema e ambiente – uma constante interação. O sistema
e o ambiente encontram-se, pois, inter-relacionados e interdependentes.
Um sistema de informação constitui um tipo especial de sistema que pode ser
definido como um conjunto de elementos ou componentes inter-relacionados que
coletam (entrada), manipulam (processamento) e disseminam (saída) os dados e a
informação, conforme Stair e Reynolds (2002), e fornecem um mecanismo de
feedback para atender a um objetivo. A seguir, será explanado cada um dos
componentes de um sistema de informação:
entrada: é a atividade de reunião e coleta de dados brutos. A entrada pode ter
vários formatos. Em um sistema de informação projetado para produzir
contracheques, por exemplo, os cartões de ponto dos empregados podem
representar a entrada inicial; em um sistema telefônico de emergência, uma
chamada poderia ser considerada a entrada; enquanto em um sistema de marketing
as respostas dos clientes nas pesquisas podem ser consideradas a entrada. Nota-se
que, independentemente do sistema envolvido, o tipo de entrada é determinado pela
saída desejada do sistema. A entrada pode ser um processo manual ou
automatizado;
processamento: em sistemas de informação, o processamento envolve a
conversão e a transformação de dados em saídas úteis. O processamento pode
incluir a realização de cálculos, comparações e tomadas de ações alternativas e,
ainda, o armazenamento dos dados para uso futuro. O processamento também
pode ser feito manualmente ou com a assistência de computadores;
saída: envolve a produção de informação útil, geralmente em forma de
documentos e/ou relatórios. Frequentemente, a saída de um sistema pode ser usada
como entrada para controlar outros sistemas ou dispositivos. A saída pode ser
produzida numa variedade de formatos. Para um computador, impressoras e
monitores são dispositivos comuns, assim como um processo manual envolve
relatórios e documentos manuscritos;
feedback: é a saída utilizada para promover as mudanças na entrada ou nas
atividades de processamento. O feedback também é importante para a gerência e
para os tomadores de decisão. Por exemplo, a saída de um sistema de informação
poderia indicar que os níveis de estoque para alguns itens estão baixos. Um gerente
poderia usar esse feedback e solicitar mais pedidos para o estoque. Os novos
34
pedidos de estoque tornam-se, então, a entrada para o sistema. Nesse caso, o
sistema de feedback identifica um problema existente e alerta o gerente que existem
poucos itens em estoque. Além dessa abordagem, um sistema de computador
também pode ser pró-ativo, fazendo a previsão de eventos futuros para evitar
problemas. Esse conceito, frequentemente chamado de previsão, pode ser usado
para estimar as vendas futuras e pedir mais estoque antes que ocorra uma
escassez.
Quando combinadas com a tecnologia da informação, os dados,
procedimentos para processamento de dados e pessoas que coletam e usam os
dados criam os sistemas de informação. O quadro 1 apresenta as tendências gerais
da TI (Tecnologia da Informação).
Tendência Descrição Vantagens
Melhoria constante da relação custo/desempenho
A velocidade de processamento dos computadores e a capacidade de memória estão aumentando, enquanto os preços dos computadores continuam caindo. À medida que os custos de mão-de-obra aumentam, a proporção entre custo/desempenho dos computadores em relação ao trabalho manual aumenta consideravelmente.
Os computadores terão vantagens comparativas cada vez maiores em relação às pessoas; um número cada vez maior de tarefas rotineiras será executado pelos computadores, de modo econômico.
Armazenamento e memória
Os CD-ROMs e outros dispositivos de armazenamento aumentarão o espaço para guardar dados e informações.
Grandes capacidades de memória aceitarão o uso de multimídia e outras tecnologias novas, baseadas em computadores.
Interfaces gráficas e outras interfaces amigáveis com o usuário (user-friendly)
Uma interface gráfica do usuário (GUI – graphical user interface) é um conjunto de recursos de software que fornece aos usuários controle direto dos objetos visíveis na tela. Assim, os usuários podem usar os ícones, menus pull-down, janelas e um mouse, em vez de uma sintaxe de comandos complexa.
As GUIs melhoram a interação com o usuário, simplificando o máximo possível a interface ser humano-máquina.
Arquitetura baseada em cliente/servidor
Essa arquitetura liga os computadores pessoais (clientes) a computadores poderosos e especializados (servidores), que eles compartilham por meio das redes locais ou globais.
Permite a interconexão dos diferentes tipos de hardware; usada como suporte para a Internet e Intranets.
Computadores em rede (clientes enxutos)
Os computadores que não possuem uma unidade de disco rígido, mas, em substituição, estão ligados a um computador central, através de uma rede.
Oferece vantagens da computação de desktop, sem o alto custo do hardware comum dos computadores pessoais.
35
Tendência Descrição Vantagens
Computação empresarial ampla
Uma extensão da infraestrutura de computação que liga todas as funções de uma organização e, às vezes, até a dos parceiros de negócios.
Melhora o relacionamento com os fornecedores, com outros parceiros de negócios e clientes. Permite que as organizações lancem os produtos e serviços no mercado, mas rapidamente, quando o processo de elaboração dos produtos transcorre on line.
Intranets e Extranets
Intranets são redes dentro de uma organização que usam tecnologias da Internet para conectar as comunicações organizacionais. Extranets são redes protegidas que conectam as Intranets de vários parceiros de negócios.
As Intranets otimizam as comunicações organizacionais. As Extranets criam uma poderosa comunicação interorganizacional e os sistemas de cooperação.
Data Warehouse
Depósitos gigantescos (armazenamento) em computadores para grandes volumes de dados.
Os data warehouses organizam os dados para facilitar o acesso aos usuários finais. Quando integrados à Internet, podem ser acessados em qualquer local, a qualquer momento.
Data mining (mineração de dados)
Uma técnica de análise sofisticada, que revela automaticamente relações entre os dados, não detectadas anteriormente.
Permite que os gerentes vejam as relações e a dinâmica existentes entre os elementos de dados, não visualizadas anteriormente (por exemplo, como a venda de um produto pode direcionar a venda de outro).
Ambiente orientado a objetos
Um tipo de desenvolvimento de software, que destaca a construção e uso de unidades independentes de instruções e dados (objetos) de software, que podem ser usados e reutilizados como componentes de software desenvolvidos para diversos propósitos na organização.
Pode reduzir consideravelmente o custo de construir e manter sistemas de informação baseados em computadores.
Gerenciamento de documentos eletrônicos (GED)
Uma técnica que converte documentos baseados em papel em documentos eletrônicos digitais, por meio de digitalização e tecnologias relacionadas.
Reduz muito as necessidades de armazenamento e permite a organização e manipulação dos documentos como quaisquer outros tipos de dados eletrônicos.
Multimídia e realidade virtual
Multimídia é a integração de vários tipos de mídia – voz, texto, gráficos, vídeo de movimentação completa e animação. A realidade virtual usa gráficos em 3D para permitir que os usuários insiram uma representação artificial de algum ambiente.
Fornece imagens gráficas interessantes, que podem ser usadas para aprimorar o treinamento educacional, materiais de publicidade, comunicação e de tomada de decisões.
Sistemas e agentes inteligentes
Regras automatizadas que executam decisões ou tarefas programadas antecipadamente, ao encontrar as condições especificadas nos dados. Usa componentes específicos ou baseados em conhecimento para reproduzir os processos de raciocínio do homem, na tomada de decisões.
Aumenta a produtividade e facilita a execução de tarefas complexas. Os agentes inteligentes ajudam os usuários a navegar na Internet, a acessar bancos de dados e a usar o comércio eletrônico.
36
Tendência Descrição Vantagens
Computação portátil
Uso de computadores compactos em carros, máquinas e produtos para os consumidores.
Podem ser levados para quase todos os lugares. Reduzem o tempo entre a obtenção e o processamento de dados.
Expansão da Internet e término das supervias de informações
A interação da televisão e dos computadores por meio de uma rede nacional, baseada em fibra óptica, pode conectar mais de 750 milhões de usuários da Internet, em nível mundial, em menos de 10 anos.
A finalização das supervias de informações permitirá que a Internet alcance toda casa, empresa, escola e outras organizações em rede, e mudará o modo de viver, aprender e trabalhar.
Comércio eletrônico (CE)
Negociações executadas on line; o intercâmbio de produtos, serviços e dinheiro, com o suporte de computadores e redes de computadores.
Pode oferecer uma vantagem competitiva e modificar a estrutura organizacional, processos, procedimentos, cultura e gerenciamento.
Computação doméstica integrada
Integração da computação doméstica, televisão, telefone e sistemas de segurança domésticos em uma única unidade.
Facilitará a telecomunicação e o uso da Internet.
Quadro 1: Síntese das tendências gerais da TI (Tecnologia da Informação). Fonte: Turban, Rainer Júnior e Potter (2003).
Os sistemas de informação bem planejados têm diferentes papéis na
eficiência total da operação de uma empresa, como explica Bio (1985), tais como:
a velocidade dos fluxos e do processamento dos dados determinam a duração
do ciclo operacional;
coordenação e eficiência, do ponto de vista gerencial, é relevante a contribuição
que os sistemas podem dar à coordenação entre as várias unidades da organização
e à eficiência com que se executam as milhares de transações repetitivas do dia-a-
dia de qualquer empresa. Os sistemas, ao longo dos fluxos de procedimentos que os
compõem, agem como interligadores de atividades das várias unidades
organizacionais, com caráter coordenador dos sistemas;
informações operacionais: há influência significativa de informações operacionais
no aspecto de coordenação: informações adequadas exatas, obtidas rapidamente
sobre a posição da carteira de pedidos de uma indústria que trabalha sob
encomenda, são básicas para a coordenação entre as áreas de vendas, crédito,
planejamento e controle da produção. A exatidão dessas informações é vital para
evitar erros operacionais.
A Figura 4, a seguir, ilustra a idéia de que os sistemas de informações
operam para agilizar a velocidade dos fluxos e processamento dos dados, melhoram
a coordenação e eficácia gerencial e fornecem informações operacionais que, em
conjunto, maximizam o resultado da empresa.
37
Figura 4: Papel do Sistema de Informação. Fonte: Laudon e Laudon (2004).
Assim, verifica-se que o papel representado pelo sistema de informações
deve possuir as seguintes características: velocidade, coordenação e eficiência e
informações operacionais, pois esta ferramenta vem auxiliar e otimizar o fluxo de
informações nas organizações.
O sistema de informações destaca as relações entre os componentes e
atividades dos sistemas de informação, como aponta O‟Brien (2003), fornecendo
uma estrutura referencial que enfatiza quatro conceitos principais que podem ser
aplicados a todos os tipos de sistemas de informação:
pessoas, hardware, software, dados e redes são os cinco recursos básicos dos
sistemas de informação;
os recursos humanos incluem os usuários finais e especialistas em Sistemas de
Informação, os recursos de hardware consistem em máquinas e mídia, os recursos
de software incluem programas e procedimentos, os recursos de dados podem
incluir bancos de dados e bases de conhecimento e os recursos de rede incluem
mídia e redes de comunicações;
os recursos de dados são transformados por atividades de processamento de
informação em uma diversidade de produtos de informação para os usuários finais;
Velocidade dos fluxos e
processamento
de dados
Coordenação e
eficiência
gerencial
Informações
Operacionais
$$$$$$$$$$$$
Sistemas de
Informações
38
o processamento de informação consiste em atividades de entrada,
processamento, saída, armazenamento e controle.
Em termos conceituais, os sistemas de informação podem ser classificados
de maneiras diferentes, a fim de destacar os papéis principais que cada um
desempenha nas operações e administração de um negócio. A classificação dos
sistemas, conforme O‟Brien (2003) apresenta-se da seguinte maneira: sistemas de
apoio às operações, sistemas de apoio gerencial e outras classificações dos
sistemas de informação, explicados a seguir:
Os Sistemas de Apoio às Operações produzem uma diversidade de produtos
de informação para uso interno e externo. Entretanto, eles não enfatizam a produção
de produtos de informação específicos que possam ser mais bem utilizados pelos
gerentes. O papel dos sistemas de apoio às operações de uma empresa é
eficientemente processar transações, controlar processos industriais, apoiar
comunicações e colaboração e atualizar bancos de dados da empresa. Ele
subdivide-se em:
sistemas de processamento de transações: são um exemplo importante de
sistemas de apoio às operações que registram e processam dados resultantes de
transações das empresas. Eles processam transações de dois modos básicos. No
processamento em lotes, os dados das transações são acumulados durante um
certo tempo e periodicamente processados. No processamento em tempo real (ou
on line), os dados são processados imediatamente depois da ocorrência de uma
transação;
sistemas de controle de processos: monitoram e controlam processos físicos;
sistemas colaborativos: aumentam as comunicações e a produtividade de
equipes.
Os Sistemas de Apoio Gerencial são os sistemas de informação que se
concentram em fornecer informação e apoio para a tomada de decisão eficaz pelos
gerentes. Vários tipos principais de sistemas de informação apóiam uma série de
responsabilidades administrativas do usuário final, que são:
sistemas de informação gerencial: fornecem informação na forma de relatórios
e exibições em vídeo para os gerentes;
39
sistemas de apoio à decisão: fornecem suporte computacional direto aos
gerentes durante o processo de decisão;
sistemas de informação executiva: fornecem informação crítica em quadros de
fácil visualização para uma multiplicidade de gerentes. Os altos executivos, por
exemplo, podem utilizar terminais acionados pelo toque para visualizarem
instantaneamente textos e gráficos que destacam áreas fundamentais de
desempenho organizacional e competitivo.
Outras Classificações dos Sistemas de Informação fornecem classificações
mais exclusivas ou amplas, isso porque esses sistemas de informação podem
suportar aplicativos operacionais ou gerenciais:
sistemas especialistas: podem fornecer conselho especializado para tarefas
operacionais como diagnósticos de equipamento ou decisões gerenciais como
administração de carteiras de empréstimos;
sistemas de administração do conhecimento: são sistemas de informação
baseados no conhecimento que apóiam a criação, organização e disseminação de
conhecimento dos negócios aos funcionários e gerentes de ponta a ponta de uma
empresa. Os sistemas de informação que focalizam aplicações operacionais e
gerentes em apoio a funções básicas de negócio como contabilidade ou marketing
são conhecidos como sistemas de informação empresarial;
sistemas de informação estratégica: aplicam a tecnologia da informação aos
produtos, serviços ou processos de negócios de uma empresa para ajudá-la a obter
vantagem estratégica sobre seus concorrentes;
sistemas de informação interfuncional: os sistemas de informação são
combinações integradas dos vários tipos de sistemas de informação anteriormente
mencionados. Na prática, esses papéis são combinados em sistemas de informação
interfuncional ou integrados que proporcionam uma série de funções. Dessa forma, a
maioria dos sistemas de informação se destina a produzir informação a apoiar a
tomada de decisão para vários níveis gerenciais e funções organizacionais, além de
realizar tarefas de manutenção e registros e processamento de transações.
Assim, os sistemas de informação podem ser usados para obter uma
vantagem estratégica competitiva sobre empresas concorrentes. Os sistemas de
40
informação podem ser usados para desenvolver novos nichos de mercado, fidelizar
clientes e fornecedor, diferenciar produtos e serviços e diminuir custos operacionais
(LAUDON, 1999).
2.4 ERP – Sistema Integrado de Gestão
Cada nível da organização da era do conhecimento, conforme Martins e
Campos (2000), possui diferentes tipos de conhecimento. Comunicações rápidas,
multidirecionais e acuradas são críticas para estas organizações. O trabalho será
predominantemente não rotineiro, autoorganizado e colaborativo, muitas vezes em
ambiente de redes. É cada vez maior o número de empresas que estão implantando
os chamados softwares de gestão integrados.
Com o aumento constante da capacidade destes softwares, os computadores
passaram a usar bancos de dados cada vez maiores, sendo que a quantidade de
dados disponíveis cresce exponencialmente.
A tendência das empresas é dispor de uma única base de dados trabalhando
com softwares de gestão integrados. Isto significa que várias áreas da empresa
acessam a mesma base (ERP).
A sigla ERP foi cunhada por uma empresa americana de pesquisa, o
Gartner Group. Salienta Souza (2000) que a intenção era definir esses sistemas
integrados como uma evolução dos sistemas MRPII (Manufacturing Resource
Planning, ou Planejamento dos Recursos de Produção).
O princípio básico do MRPII, segundo Correa, Gianese e Caon (2001), é o
princípio do cálculo de necessidades, uma técnica de gestão que permite o cálculo,
viabilizado pelo uso de computador, das quantidades e dos momentos em que são
necessários os recursos de manufatura (materiais, pessoas, equipamentos, entre
outros), para que se cumpram os programas de entrega de produtos com um
máximo de formação de estoques.
Os sistemas ERP podem, então, ser considerados uma evolução do modelo
MRPII, pois permitem controlar os demais recursos empresariais (recursos
financeiros, recursos humanos indiretos, vendas, distribuição etc.).
O sistema integrado de gestão (ERP) é interfuncional e orientado por um
conjunto integrado de módulos de software que auxilia os processos internos
básicos de uma empresa.
41
Os sistemas ERP, para Souza e Saccol (2006), são sistemas de informação
integrados adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a finalidade
de dar suporte à maioria das operações de uma empresa industrial (suprimentos,
manufatura, manutenção, administração financeira, contabilidade, recursos
humanos, entre outros).
São pacotes comerciais que permitem a integração de dados provenientes dos sistemas de informação transacionais e dos processos de negócio ao longo de uma organização. Embora as empresas possam desenvolver internamente sistemas com as mesmas características, o termo ERP está normalmente associado a pacotes comerciais (MARKUS; TANIS, 2000 apud SOUZA; SACCOL, 2006, p.65).
O ERP oferece à empresa uma visão integrada em tempo real de seus
principais processos empresariais, como de produção, processamento de requisição
e controle de estoque, unidos pelo software de aplicação ERP e um banco de dados
único mantido por um sistema de gerenciamento de banco de dados. O sistema ERP
permite controlar os recursos empresariais (por exemplo, de caixa, matéria-prima e
produção) e a posição dos compromissos firmados pela empresa (pedidos de
clientes, requisições de compras e folha de pagamento), independentemente do
departamento (produção, vendas, contabilidade etc.) que insere os dados no
sistema (SOUZA; SACCOL, 2006).
A solução integrada, na visão de Turban, McLean e Wetherbe (2004), dos
sistemas integrados de gestão, correspondendo ao ERP, é um processo que
envolve planejamento e gestão geral dos recursos da empresa e sua utilização. O
ERP se apresenta como uma solução que possibilita benefícios que vão desde o
aumento da eficiência até o incremento da qualidade, da produtividade e da
lucratividade.
Os sistemas ERP realmente integrados são construídos, conforme Souza e
Saccol (2006), como um único sistema de informações que atende simultaneamente
aos diversos setores da empresa, em oposição a um conjunto de sistemas que
atendem isoladamente a cada um deles. Entretanto, o fato de um sistema ERP ser
integrado não leva necessariamente ao desenvolvimento de uma empresa
integrada. Assim, o sistema é uma ferramenta para que esse objetivo seja atingido.
Quanto ao ERP com ênfase no planejamento, fundamentam Vollmann et al.
(2006) que é projetado para permitir uma integração muito maior, eliminando o
42
problema da otimização local. Assim, o ERP pode ser descrito como:
um conjunto de ferramentas gerenciais extensivo a toda empresa que ajuda a
equilibrar a demanda e o suprimento;
ter a habilidade de ligar clientes e fornecedores numa cadeia de suprimentos
completa;
empregar processos de negócios comprovados na tomada de decisões;
prover um alto grau de integração interfuncional entre vendas, marketing,
produção, operações, logística, compras, finanças, desenvolvimento de novos
produtos e recursos humanos;
capacitar as pessoas a administrar seus negócios com um alto nível de serviço
ao cliente e produtividade e, simultaneamente, com baixos custos e estoques e
fazendo as fundações para o comércio eletrônico efetivo.
Os sistemas ERP auxiliam muitos processos fundamentais de recursos
humanos, do planejamento de pessoal à administração de salários e benefícios, e
executam muitas das aplicações necessárias de registros financeiros e contabilidade
gerencial.
Os sistemas ERP, no entendimento de Souza e Saccol (2006), possuem
características que, se tomadas em conjunto permitem distingui-los de sistemas
desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de pacotes comerciais.
Essas características são:
são pacotes comerciais de software;
incorporam modelos de processos de negócios;
são sistemas de informação integrados e utilizam um banco de dados
corporativos;
possuem grande abrangência funcional;
requerem procedimentos de ajuste para que possam ser utilizados em
determinada empresa.
De modo diferente e mais completo, Souza (2000) aponta que os sistemas
ERP possuem uma característica que, quando tomada em conjunto os distinguem
dos sistemas desenvolvidos internamente nas empresas e de outros tipos de
pacotes comerciais. Essas características, importantes para a análise dos possíveis
benefícios e dificuldades relacionadas com a sua utilização e com os aspectos
43
pertinentes ao sucesso de sua implementação são:
os sistemas ERP são pacotes comerciais de software;
os sistemas ERP são desenvolvidos a partir de modelos-padrão de processos:
processos de negócios podem ser definidos como um conjunto de tarefas e
procedimentos interdependentes realizados para alcançar um determinado resultado
empresarial. O desenvolvimento de um novo produto, o atendimento de uma
solicitação de um cliente, ou a compra de materiais são exemplos de processos;
os sistemas ERP são integrados: os sistemas ERP realmente integrados são
construídos como um único sistema empresarial que atende aos diversos
departamentos da empresa, em oposição a um conjunto de sistemas que atendem
isoladamente a cada um deles. Entre as possibilidades de integração oferecidas por
sistemas ERP estão o compartilhamento de informações comuns entre os diversos
módulos, de maneira que cada informação seja alimentada no sistema uma única
vez, e a possibilidade de verificação cruzada de informações entre diferentes partes
do sistema;
os sistemas ERP têm grande abrangência funcional: uma diferença entre os
sistemas ERP e os pacotes de software tradicionais é a abrangência funcional dos
primeiros, isto é, a ampla gama de funções empresariais atendidas. Normalmente,
no caso dos demais pacotes, apenas uma função empresarial é atendida,
possivelmente com maior profundidade do que através da utilização de um sistema
ERP. A ideia dos sistemas ERP é cobrir o máximo possível de funcionalidade,
atendendo ao maior número possível de atividades dentro da cadeia de valor;
os sistemas ERP utilizam um banco de dados corporativos: entre as diversas
formas de se desenvolver sistemas totalmente integrados, está a utilização de um
único banco de dados centralizado, denominado banco de dados corporativo. Isto
interpõe desafios organizacionais significativos para a empresa, entretanto, as
dificuldades de implementação são em geral plenamente compensadas pelas
vantagens que esta solução apresenta;
os sistemas ERP requerem procedimentos de ajuste: a adaptação é o processo
por meio do qual o sistema ERP é preparado para ser utilizado em uma determinada
empresa. A adaptação pode ser entendida como um processo de eliminação de
discrepâncias, ou diferenças, entre o pacote e a empresa.
44
O principal objetivo do ERP é integrar todos os departamentos e funções da
empresa em um sistema unificado de informática, com capacidade de atender a
todas as necessidades da organização.
Para Vollmann et al. (2006), há quatro aspectos do software ERP que
determinam a qualidade do sistema ERP. De acordo com o quadro 2, destaca-se
que o ERP é mais apropriado para organizações que procuram o benefício da
integração dos processos e dados suportada pelo seu sistema de informação. O
ERP elimina processos redundantes devido a maior acurácia nas informações e pela
maior rapidez em responder às necessidades dos clientes.
Multifuncional em escopo
O software deve ser multifuncional em escopo, com a habilidade de seguir os resultados financeiros em termos monetários, as atividades de aquisição em unidades de material, as vendas em termos de unidades e de serviços e a produção ou os processos de conversão em unidades de recursos ou pessoas. Isto é, um software excelente de ERP produz resultados intimamente relacionados com as necessidades das pessoas para o dia-a-dia do trabalho delas.
Integrado
O software deveria ser integrado. Quando a transação ou porção dos dados representando uma atividade de negócios entra através de uma das funções, os dados considerando as outras funções relacionadas são mudados também. Isso elimina a necessidade de relançar os dados no sistema.
Modular
O software precisa ser modular na sua estrutura, de modo que possa ser combinado com um sistema expansível, estreitamente focado numa função particular ou conectado com softwares de outras fontes ou outras aplicações.
Facilitar o planejamento e controle clássico das atividades de produção
O software deve facilitar o planejamento e controle clássico das atividades de produção, incluindo previsão, planejamento da produção e gerenciamento de estoques.
Quadro 2: Requisitos do software. Fonte: Vollmann et al. (2006).
A implantação do ERP nas empresas visa proporcionar diversos benefícios.
Entre os benefícios apontados pelas empresas fornecedoras estão a integração, o
incremento das possibilidades de controle sobre os processos da empresa, a
atualização tecnológica, a redução de custos de informática e o acesso a
informações de qualidade em tempo real para a tomada de decisões sobre toda a
45
cadeia produtiva. Por outro lado, Souza e Saccol (2006) destacam que também há
problemas a serem considerados com a implantação do ERP, conforme quadro 3.
Características Benefícios Problemas
São pacotes comerciais
- redução de custos de informática; - foco na atividade principal da empresa; - redução do backlog de aplicações; - atualização tecnológica permanente, por conta do fornecedor.
- dependência do fornecedor; - empresa não detém o conhecimento sobre o pacote.
Usam modelos de processos
- difunde conhecimento sobre best practices; - facilita a reengenharia de processos; - impõe padrões.
- necessidade de adequação do pacote à empresa; - necessidade de alterar processos empresariais; - alimenta a resistência à mudança.
São sistemas integrados
- redução do retrabalho e inconsistências; - redução da mão-de-obra relacionada a processos de integração de dados; - maior controle sobre a operação da empresa; - eliminação de interfaces entre sistemas isolados; - melhoria na qualidade da informação; - contribuição para a gestão integrada; - otimização global dos processos da empresa.
- mudança cultural da visão departamental para a de processos; - maior complexidade de gestão da implementação; - maior dificuldade na atualização do sistema, pois exige acordo entre vários departamentos; - um módulo não disponível pode interromper o funcionamento dos demais; - alimenta a resistência à mudança.
Usam bancos de dados corporativos
- padronização de informações e conceitos; - eliminação de discrepâncias entre informações de diferentes departamentos; - melhoria na qualidade da informação; - acesso a informações para toda a empresa.
- mudança cultural da visão de „dono da informação‟ para a de „responsável pela informação‟; - mudança cultural para uma visão de disseminação de informações dos departamentos por toda a empresa; - alimenta resistência à mudança.
Possuem grande abrangência funcional
- eliminação da manutenção de múltiplos sistemas; - padronização de procedimentos; - redução de custos de treinamento; - interação com um único fornecedor.
- dependência de um único fornecedor; - se o sistema falhar, toda a empresa pode parar.
Quadro 3: Benefícios e problemas dos sistemas ERP. Fonte: Souza e Saccol (2006).
A versão brasileira NBR 13596, de abril de 1996, substituída parcialmente pela
ISO/IEC 9126-1 de junho de 2003, define seis características que delineiam a qualidade
de um software e são fatores relevantes no processo de escolha, refinadas com suas
subcaracterísticas, conforme Storch (2000):
funcionalidade: a característica funcionalidade demonstra a existência de funções
específicas, que satisfazem os usuários. De acordo com a NBR 13596, publicada em
46
abril de 1996, no item 4.1, consta que a funcionalidade compreende um conjunto de
atributos que evidenciam a existência de um conjunto de funções e suas
propriedades específicas. As funções são as que satisfazem as necessidades
explícitas ou implícitas. A característica funcionalidade tem como foco fundamental a
satisfação do cliente, abrangendo atributos que são determinados pelas
subcaracterísticas adequação, acurácia, interoperabilidade, conformidade e
segurança;
confiabilidade: a característica confiabilidade, de acordo com a NBR 13596, de
abril de 1996, no item 4.2., é o “conjunto de atributos que evidenciam a capacidade
do software de manter seu nível de desempenho sob condições estabelecidas
durante um período de tempo estabelecido”;
usabilidade: a NBR 13596, de abril de 1996, no item 4.3., define a característica
usabilidade como o “conjunto de atributos que evidenciam o esforço necessário para
se poder utilizar o software, bem como o julgamento individual desse uso, por um
conjunto explícito ou implícito de usuários”. Os atributos da usabilidade são
inteligibilidade, apreensibilidade, operacionalidade, e avaliam o grau de dificuldade
que o usuário tem ao operar e aprender a usar o software, efetuando uma análise
acerca deste uso;
eficiência: na NBR 13596, publicada em abril de 1996, no item 4.4., a
característica eficiência é conceituada como um “conjunto de atributos que
evidenciam o relacionamento entre o nível de desempenho do software e a
quantidade de recursos usados, sob condições estabelecidas”. No que concerne à
característica eficiência, os atributos que podem ser analisados são itens como
papel de impressora, discos de armazenamento de dados, manutenção e suporte;
manutenibilidade: segundo a NBR 13596, de abril de 1996, no item 4.5, a
característica manutenibilidade é definida como o “conjunto de atributos que
evidenciam o esforço necessário para fazer modificações especificadas no
software”. Na característica manutenibilidade, as suas subcaracterísticas mostram
atributos que podem incluir correções, melhorias ou adaptações no software;
portabilidade: a característica portabilidade, conforme a NBR 13596, de abril de
1996, item 4.6., é o “conjunto de atributos que evidenciam a capacidade do software
de ser transferido de um ambiente para outro”. A característica portabilidade, quando
se refere à mudança de ambiente, pode ser mudança de ambiente organizacional,
47
hardware ou software. Seus atributos demonstram a habilidade do software em
adaptar-se a novos ambientes, legislação, sua conformidade com padrões, e
facilitadores para substituição.
A relevância das características, subcaracterísticas e seus atributos
dependem do tipo de software que está sendo analisado. Storch (2000) sugere que
a importância de cada característica da qualidade é atribuída de acordo com o tipo
de software, para os quais algumas características podem ser mais importantes que
outras.
Os sistemas ERP geram vantagens corporativas significativas para a
empresa, segundo O‟Brien e Marakas (2007), sendo que muitas empresas
conseguem extrair ótimo valor para o negócio das mais variadas formas de utilização
do ERP, que são:
qualidade e eficácia: o ERP cria uma estrutura de integração e aprimoramento
dos processos internos de uma empresa, melhorando significativamente a qualidade
e a eficácia do serviço de atendimento ao cliente, da produção e da distribuição;
redução de custos: em comparação com os sistemas não-integrados substituídos
pelos novos sistemas ERP, muitas empresas conseguem reduzir consideravelmente
os custos de processamento de transações, de pessoal de suporte de hardware,
software e TI;
apoio à tomada de decisão: o ERP disponibiliza rapidamente aos gerentes
informações interfuncionais vitais sobre desempenho para facilitar e agilizar a
tomada de decisão nos processos de toda a empresa;
agilidade empresarial: na implementação dos sistemas ERP, muitas das antigas
divisões departamentais e funcionais de processos empresariais e de sistemas de
fontes de informação, são subdivididas. Essa subdivisão produz estruturas
organizacionais, responsabilidades gerenciais e funções de trabalho mais flexíveis e,
consequentemente, organizações e mão-de-obra mais ágeis e adaptáveis e mais
qualificadas para captar novas oportunidades empresariais.
Destacam Turban, McLean e Wetherbe (2004), que qualquer que seja a
forma utilizada, o ERP tem sido fundamental para levar pequenas e médias
empresas a concentrarem-se em processos de negócio, facilitando assim a
reengenharia dos processos de todo o empreendimento. Ao interligar diversas
48
fábricas e áreas de distribuição, as soluções de ERP também conduzem a uma nova
maneira de pensar, cuja expressão mais forte é a ideia da empresa capacitada a
expandir suas operações e com melhor gestão da cadeia de suprimentos.
No entanto, o ERP nunca pretendeu dar suporte integral às cadeias de suprimentos. As soluções de ERP estão centradas nas transações de negócio. Como tal, elas não fornecem modelos computadorizados necessários para reagir rapidamente a mudanças em tempo real no suprimento, demanda, mão-de-obra ou capacidade (TURBAN; MCLEAN; WETHERBE, 2004, p.225).
O sucesso da implantação do ERP também abrange os profissionais
envolvidos, que além da competência técnica devem reunir bons conhecimentos
sobre o negócio. O gestor responsável pela implantação deve acompanhar os
prazos, auxiliar na definição do escopo das modificações e não perder o foco do
projeto.
Nesse contexto, Corrêa (1998) apud Souza e Saccol (2006) destaca que o
sucesso na adoção de um ERP inicia-se na seleção. Deve-se realizar uma análise
de adequação de funcionalidades para checar se as particularidades da empresa
são atendidas. A implantação deve ser gerenciada por pessoas que entendam de
mudança organizacional e de negócio, devendo ser conduzida por funcionários da
empresa.
O ERP contribui para aumentar a eficiência da empresa, otimizando a capacidade para fazer negócios em qualquer lugar do mundo. Como vantagens podem ser citadas: aumento de valor percebido pelos investidores e pelo mercado; agilidade nas oportunidades de negócios; visibilidade; base única; informação em tempo real; atendimento a requerimentos globais, regionais e locais em um único sistema; e suporte à estratégia de e-Business. O ERP é considerado a porta de entrada para a integração entre as empresas da cadeia de fornecedores e está tornando-se uma plataforma para aplicações de data mining, gerenciamento da cadeia e sistemas de informação para executivos (SOUZA; SACCOL, 2006, p.249).
Por outro lado, salientam Turban, McLean e Wetherbe (2004), que apesar de
todos os avanços, os projetos ERP podem fracassar. Buscando evitar os fracassos e
garantir o sucesso, é necessário que os parceiros envolvidos na implantação do
ERP mantenham um diálogo honesto desde o início de cada projeto e garantam os
fatores vitais para o sucesso da implantação. Nesse diálogo inicial, devem ser
incluídos os seguintes fatores:
as expectativas dos clientes;
49
os recursos e falhas do produto ERP utilizado;
o nível de mudança que o cliente precisará enfrentar para o ajustamento do
sistema;
o nível de comprometimento, na empresa cliente, com a concretização do
projeto;
o ajuste entre a organização e cultura do cliente e a organização e cultura do
projeto;
os riscos decorrentes das políticas imperantes no âmbito da empresa cliente;
as habilidades, responsabilidades e funções do consultor (quando houver).
50
3 METODOLOGIA
Na visão de Marconi e Lakatos (2005, p.83):
O método é o conjunto das atividades sistemáticas e racionais que, com maior segurança e economia, permite alcançar o objetivo – conhecimentos válidos e verdadeiros –, traçando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as decisões do cientista.
Nesse contexto, este capítulo apresenta os aspectos metodológicos
utilizados na pesquisa, enfatizando as questões ligadas ao tipo de pesquisa, área de
abrangência, bem como a apresentação e análise das informações.
3.1 Tipologia de pesquisa
Quanto ao método, esse foi classificado como um estudo de caso. Para
Roesch (2005, p.155):
O estudo de caso é um tipo de pesquisa, cujo objeto é uma unidade que se analisa profundamente. O estudo de caso pode ser interpretado como uma categoria de pesquisa que tem o objetivo de retratar uma configuração, funcionando como ponto de partida para uma análise que busque o estabelecimento de relações sociais mais amplas de um determinado objeto de estudo.
Já no entendimento de Richardson (2007), o estudo de caso tem como
objetivo analisar detalhadamente o passado, presente e as intenções sociais de uma
unidade social: um indivíduo, grupo, instituição ou comunidade. O estudo de caso foi
escolhido por se estar analisando o contexto organizacional da empresa em estudo,
realizando pesquisas, análises e conclusões.
Os dados foram tratados de maneira qualitativa. Os estudos que empregam
uma metodologia qualitativa podem descrever a complexidade de determinado
problema, analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar
processos dinâmicos vividos por grupos sociais, contribuir no processo de mudança
de determinado grupo e possibilitar, em maior nível de profundidade, o entendimento
das particularidades do comportamento dos indivíduos (ROESCH, 2005). O método
qualitativo foi empregado na medida em que for analisado o nível de capacitação
dos fornecedores de softwares de ERP para empresas do setor automotivo.
51
O método qualitativo difere, em princípio, do quantitativo, para Richardson
(2007), à medida que não emprega um instrumental estatístico como base do
processo. Não pretende numerar ou medir unidades ou categorias homogêneas.
3.2 Sujeito do estudo
A população-alvo é o grupo completo de objetos ou elementos relevantes
para o projeto de pesquisa. Apontam Hair Júnior et al. (2005) que a população se
torna relevante porque possui as informações que a pesquisa se propõe a coletar.O
objeto de estudo constituiu-se em todos colaboradores da empresa Full Automotivo
Ltda., que totalizaram 25 colaboradores, na medida que ao mapear os processos,
foi necessário o detalhamento e contribuição dos colaboradores.
3.3 Instrumentos de pesquisa
Os dados foram coletados através de fontes primárias e secundárias.
Explica Roesch (2005) que os dados primários são aqueles coletados com o único
objetivo de satisfazer às necessidades da pesquisa, e os dados secundários, são
aqueles que já foram coletados e catalogados outrora pela empresa e que já estão
disponíveis para consulta.
“O questionário é um instrumento de coleta de dados que busca mensurar
alguma coisa. Para tanto, requer esforço intelectual anterior de planejamento, com
base na conceituação do problema de pesquisa e do plano de pesquisa” (ROESCH,
2005, p.142). Para uma análise delimitada dos processos e necessidades da
empresa utilizou-se questionário (Apêndice 1), que subsidiou dessa forma o escopo
e a partir deste esclarecer os parâmetros na análise das necessidades quanto aos
softwares de ERP.
Os dados secundários foram coletados na administração da empresa e nos
documentos existentes, a fim de caracterizá-la, além de pesquisas bibliográficas.
3.4 Análise e interpretação dos dados
Este tópico trata da organização de todos os dados propostos anteriormente
que foram coletados.
52
A utilização de dados qualitativos pode conduzir a importantes intuições.
Conceitua Gil (2002) que estas podem esclarecer a natureza das relações
estatisticamente verificadas entre as variáveis, podem proporcionar nova visão
acerca do problema e, muitas vezes, conduzir a novas hipóteses.
Os dados qualitativos foram analisados por meio da análise descritiva.
Descrever como foram analisados e interpretados os dados resultantes da
pesquisa, relacionando aos tipos de pesquisa e aos procedimentos mais adequados.
O objetivo da análise descritiva é reunir as informações de forma coerente e
organizada, visando responder o problema de pesquisa. A interpretação proporciona
um sentido mais amplo aos dados coletados, fazendo a relação entre eles
(DENCKER, 2001).
3.5 Limitações da pesquisa
Uma das limitações encontradas foi o reduzido número de empresas que
fornecem o software ERP com experiência na instalação do sistema em empresas
do segmento automotivo, premissa essa determinada inicialmente pela Full
Automotivo.
53
4 RESULTADOS OBTIDOS
Este capítulo apresenta os resultados obtidos na pesquisa que foi realizada
na empresa Full Automotivo, localizada na cidade de Brusque, Santa Catarina, sobre
uma análise dos softwares de ERP disponíveis no mercado.
A A apresentação dos dados inicialmente identificou e mapeou os processos
da Full Automotivo a partir de pesquisa documental e entrevista realizada com os
gestores da empresa das áreas de Administração, Produção, Qualidade, Financeiro
e Vendas. Em seguida, apresenta-se as principais necessidades da empresa quanto
às soluções em automação mediante estudo no ambiente interno da organização.
Ainda, demonstrou a entrevista realizada com os gestores a identificação das
empresas que comercializam o sistema e a escolha da empresa que melhor se
adequa às necessidades da empresa Full Automotivo.
4.1 Processos da Full Automotivo
A empresa Full Automotivo tem como foco o desenvolvimento, a produção,
comercialização, distribuição e representação de produtos no segmento automotivo.
O volume de produção mensal da empresa gira em torno de 120.000 itens
(prontos no estoque).
A produção tem início com o pedido do cliente. O planejamento da produção é
feito de forma a atender à demanda dos pedidos no prazo certo, além de manter
estoques que atendam a pedidos menores e de emergência.
Os pedidos são enviados pelos representantes, localizados em diversos
pontos do país, ao Setor Comercial da empresa. Cada pedido é analisado e
verificado se há o volume desejado em estoque. Caso sim, este é atendido na
pronta entrega. Caso não haja produtos suficientes em estoque, o pedido é enviado
ao Setor de Produção.
Os pedidos são então recebidos e analisados pelo PCP, que o encaminha
para a produção. Após atendido, é feita a separação do pedido e encaminhado para
expedição, que emite a nota fiscal e solicita a coleta para a transportadora.
O PCP é elaborado com base na média do volume de vendas dos últimos
seis meses, onde é utilizado o sistema puxado, que permite uma maior segurança
54
de entrega, redução de estoque de matéria-prima, permitindo o monitoramento e
controles precisos da produção.
O processo produtivo da empresa está nos moldes da produção Just in time.
Baily et al. (2000) explicam que o Just in time é uma filosofia que busca a eliminação
de desperdício na produção, associada ao planejamento das compras, onde o foco é
produzir o suficiente para suprir o próximo processo evitando os gargalos. Desta
forma, não se encontram estoques excedentes e tudo funciona como um relógio.
Como o giro dos estoques está vinculado à rentabilidade da empresa, quanto mais
ele girar, melhor será o resultado final da organização.
O Just in time tem início com a chegada e conferência da qualidade da
mercadoria no ato do desembarque, passando pela conferência de acordo com o
plano de recebimento. Após, se inicia o processo de produção e montagem que foi
elaborado pelo PCP, onde todos os processos são acompanhados pelo Supervisor
da Produção, que acompanha os planos de inspeção cada etapa da Ordem de
Produção, sendo que todos os produtos possuem um padrão de montagem,
etiquetagem e endereçamento no estoque, facilitando a armazenagem e localização
dos produtos.
A figura 5 a seguir apresenta o fluxograma dos processos internos da
empresa.
55
Setor
Vendas
Estoque matéria-prima Produção Expedição
Estoque produtos acabados
Figura 5: Fluxograma dos processos internos da empresa. Fonte: Elaborado pelo acadêmico (2010).
O fluxograma de atividades pode ser visualizado desde o início das
operações da empresa até o envio do produto acabado para os clientes.
Simultaneamente, o Setor de Compras analisa os estoques, a fim de verificar
os níveis de estoque e definir se os mesmos necessitam ser repostos, pois a
produção não pode sofrer paradas por falta de matéria-prima.
Recebe pedido, verifica estoque pronto e estoque matéria-prima
Possui
estoque
?
Pedido aos
fornecedores
Matéria-prima enviada à produção
Início
Pedido dos
clientes
N
S
Elaboração
do PCP
Produção Envio dos produtos ao estoque
Fim
Separa os pedidos dos clientes
Nota fiscal /Transportadora
56
Caso seja necessário repor o estoque, o Setor de Compras realiza as
cotações com os fornecedores, analisando critérios como qualidade, preço, frete e
prazo de entrega, e posteriormente fecham o pedido.
O almoxarifado recebe as mercadorias, confere as mesmas de acordo com o
plano de recebimento e o pedido realizado pelo Setor de Compras, realizando a
conferência e contagem do material, confere-se a nota fiscal com o pedido solicitado,
para posteriormente ser feita a entrada do material no estoque, por meio do sistema
de informações da empresa Full Automotivo.
Setor
Vendas
Setor compras
Estoque matéria-prima
Produção Estoque produtos
acabados
Figura 6: Fluxograma do processo de compras da empresa. Fonte: Elaborado pelo acadêmico (2010).
Em seguida, o produto será estocado nos locais previamente definidos para
cada matéria-prima ou componente, agilizando o acesso aos funcionários no
momento da movimentação de materiais.
Recebe pedido, verifica estoque pronto e estoque matéria-prima
Possui
estoque
?
Pedido aos
fornecedores Matéria-prima enviada à produção
Início
Pedido dos
clientes
N S
Produção
Fim Cotação
mercadorias
Recebimento/Conferência
Matéria-prima enviada à produção
57
Com isso, os níveis de estoque são constantemente atualizados, a fim de
serem consultados pelo Setor Comercial, Compras e PCP.
A nota fiscal é enviada ao Setor Financeiro.
Setor
Vendas
Setor compras
Estoque matéria-prima
Financeiro Expedição
Figura 7: Fluxograma do processo financeiro da empresa. Fonte: Elaborado pelo acadêmico (2010).
4.2 Necessidade da empresa em soluções de automação
O atual sistema de informação utilizado pela empresa é construído na base
do Microsoft Access, que é um Sistema de Gerenciamento de Banco de Dados da
Microsoft, incluído no pacote do Microsoft Office Professional, que combina o
Microsoft Jet Database Engine com uma interface gráfica do utilizador. Ele permite o
Recebe pedido, verifica estoque pronto e estoque matéria-prima
Possui
estoque
?
Pedido aos
fornecedores Matéria-prima enviada à produção
Início
Pedido dos
clientes
N S
Conferência
Nota fiscal
Fim
Cotação
mercadorias
Recebimento/Conferência
Nota fiscal enviada ao financeiro
Emissão Nota fiscal para os clientes
58
desenvolvimento rápido de aplicações que envolvem tanto a modelagem e estrutura
de dados como também a interface a ser utilizada pelos usuários.
O Microsoft Access é capaz de usar dados guardados em Access/Jet,
Microsoft SQL Server, Oracle, ou qualquer recipiente de dados compatível com
ODBC (Open Data Base Connectivity). O desenvolvimento da estrutura de dados se
dá de forma muito intuitiva, bastando que o desenvolvedor possa conhecimentos
básicos em modelagem de dados e lógica de programação.
Atualmente, este sistema atende às seguintes premissas:
entrada de pedidos dos clientes;
programação da compra e da produção;
controle do estoque dos materiais e dos produtos acabados;
emissão de notas fiscais;
relatórios gerenciais e histórico das produção;
rastreabilidade dos pedidos até a emissão da nota fiscal; e
controle dos custos.
Assim, o software atualmente utilizado pela empresa mantém os controles de
estoques, o PCP, acompanha o tempo de montagem e embalagem, identifica o
funcionário que realizou a operação, se o prazo de entrega está dentro do solicitado,
o atingimento ou não do padrão de qualidade para se armazenar a mercadoria em
estoque.
Para o controle de estoque, o sistema atual oferece a gestão de um controle
exato de todas as matérias-primas e peças em estoque.
No processo de produção da empresa, os principais gargalos são: não
oferece a informação de estoque quando atinge a quantidade mínima, não
permitindo à empresa a programação automática da solicitação de compra e
cotação, bem como, a solicitação automática da ordem de produção a fim de repor o
estoque. Além disso, observam-se outros gargalos, que são:
integração com a parte fiscal e contábil;
integração com o sistema financeiro;
adequação ao SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital);
acessibilidade e facilidade para alteração e inclusão das estruturas dos produtos;
gerenciamento das compras e vendas;
59
gerenciamento do crédito dos clientes; e
interação de mais de uma empresa do grupo com todos os módulos,
gerenciamento do RH.
Uma das principais dificuldades observadas na empresa e no processo de
gestão pela falta de um software ERP é o uso de vários sistemas que não estão
integrados, e também a falta de informações precisas de diversas áreas.
As principais necessidades da empresa a serem supridas com o ERP é
apresentar uma total interação de todos os setores da empresa, que viria
proporcionar maior agilidade na manutenção dos dados, compartilhamento de
informações, bem como um gerenciamento de todas as etapas, facilitando a tomada
de decisões no curto prazo, pois o usuário poderia acessar todas as informações
que tenha necessidade.
A Full Automotivo optou pela implantação do sistema ERP com o intuito de
otimizar seu fluxo de informações, pois tem necessidade de obter dados
padronizados, maior agilidade e precisão nas informações a serem acessadas pelos
usuários interessados.
A escolha do sistema de automação para a empresa deverá eliminar as
ineficiências do sistema atual, interligar todos os usuários em um único sistema, bem
como ter capacidade de adequação às necessidades da empresa.
Segundo as entrevistas realizadas com os gestores da empresa Full
Automotivo, as soluções em automação necessárias ao setor em que atuam seria
uma total interação de todos os setores da empresa. Em relação ao seu setor, as
principais informações de outros setores que necessitariam estar disponíveis são:
gerenciamento dos custos;
gerenciamento financeiro;
estratégias e planejamento estratégico;
desenvolvimento de novos produtos e de novos mercados;
cálculo de estoque mínimo, lead time e tempo de reposição.
Com a implantação do ERP, a empresa aponta que suas principais vantagens
serão a diminuição constante dos processos burocráticos, adequação e
padronização de todas as tarefas para todos os colaboradores, obtenção de dados
60
que permitirá gerar inúmeras informações referente a diversos setores da empresa,
facilidade para mudanças repentinas sem perder o foco e a máxima interação entre
todos os envolvidos.
Quanto aos impactos que o ERP trará em relação à qualidade, lucratividade e
produtividade, os impactos positivos poderão ser observados em todas as áreas. Já
os impactos negativos serão inicialmente um aumento do custo de aquisição do
software, em decorrência da implantação, bem como o treinamento dos
colaboradores, mas que no longo prazo se converterá em retorno por meio da
economia de tempo, agilidade e otimização dos processos e exatidão nas
informações.
Destaca-se que os funcionários já estão sendo preparados para as mudanças
que ocorrerão com a implantação do ERP, pois a Full Automotivo já investe há seis
anos na educação e preparação de todos os colaboradores, sendo criada uma
cultura de constante desenvolvimento e aprimoramento na organização
Em relação ao relacionamento com os clientes, os impactos com a
implantação do sistema serão refletidas, haja vista que a empresa trabalhará
simultaneamente com o sistema antigo e o ERP, até a instalação do ERP ser
concluída.
Para a escolha do software, as principais características que o fornecedor
deverá ter no momento da negociação com a Full Automotivo são:
oferecer uma base de dados que seja maleável e adequação de qualquer
estrutura, proporcionando uma rápida e eficaz implantação;
constante atualização fiscal e contábil;
clareza e facilidade para a aquisição, bem como para a manutenção do software;
estrutura de profissionais para orientação de uma correta implantação;
valor de aquisição e implantação do software justo e coerente com o porte da
empresa;
assistência técnica constante e a qualquer horário;
agilidade nas atualizações fiscais, principalmente referente ao Sped Contábil e
Fiscal.
61
Uma das necessidades da empresa é a implantação do SPED Fiscal e
Contábil, que tem como objetivo substituir os livros da escrituração mercantil pelos
seus equivalentes digitais, a partir do sistema de contabilidade.
O Decreto n. 6.022/2007 institui o Sistema Público de Escrituração Digital
(Sped), prevendo que os livros e documentos contábeis e fiscais deverão ser
emitidos em forma eletrônica.
O Sped é um instrumento que unifica as atividades de recepção, validação,
armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração
comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo
único e computadorizado de informações.
A maioria dos contribuintes já se utiliza dos recursos de informática para
efetuar tanto a escrituração fiscal como a contábil, as imagens em papel
simplesmente reproduzem as informações oriundas do meio eletrônico.
A facilidade de acesso à escrituração, ainda que não disponível em tempo
real, amplia as possibilidades de seleção de contribuintes e, quando da realização
de auditorias, gera expressiva redução no tempo de sua execução.
Com o Sped contábil e fiscal implantados, a empresa que utilizá-los estará
dispensada de apresentar grande parte das informações fornecidas na DIPJ
(Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica) e outras
obrigações acessórias relativas a outros tributos (IPI, PIS/COFINS etc.) no âmbito
federal.
4.3 Fornecedores Softwares ERP
De acordo com os dados levantados na empresa Full Automotivo, observou-
se a necessidade de automatizar os processos visando maior agilidade. Os
principais gargalos tecnológicos são:
sistema não oferece a informação de estoque quando atinge a quantidade
mínima, não permitindo à empresa a programação automática da solicitação de
compra e cotação, bem como, a solicitação automática da ordem de produção a fim
de repor o estoque;
não há integração com a parte fiscal e contábil;
não há integração com o sistema financeiro;
adequação ao SPED Fiscal (Escrituração Fiscal Digital);
62
acessibilidade e facilidade para alteração e inclusão das estruturas dos produtos;
gerenciamento das compras e vendas;
gerenciamento do crédito dos clientes; e
interação de mais de uma empresa do grupo com todos os módulos,
gerenciamento do RH;
implantação do SPED Fiscal e Contábil.
Desta forma buscou-se analisar os principais fornecedores de software que
permitissem sanar tais problemas. Dentre as necessidades apresentadas, buscou-se
fornecedores que permitam as atualizações, assistência e manutenção à empresa
Full Automotivo relacionadas a custo, capacidade de assessoria, prazo de
implantação, e flexibilidade para alterações e adaptações no sistema.
As principais empresas pesquisadas que oferecem o software ERP foram:
ACOM Sistemas; ForPrint Informática; CIGAM; Software Proteus (TOTVS).
4.3.1 ACOM Sistemas
A ACOM Sistemas atua no mercado de automação há mais de 10 anos,
estando localizada nas capitais de Curitiba/PR e São Paulo/SP. É uma empresa
caracterizada por traçar estratégias de forte investimento em pesquisa e
desenvolvimento de soluções de gestão empresarial. Desenvolvedora de soluções
de ERP - EVEREST Gestão Empresarial e CRM, fornece um conjunto completo de
gestão que se adapta de forma rápida e segura aos segmentos Industrial,
Distribuição e Serviços, proporcionando a estes uma gestão eficiente. Por meio de
uma recente fusão estratégica, a ACOM Sistemas cresceu aumentando sua
presença no mercado com mais de 300 clientes ativos em 2010, e reforçando seu
programa de canais, ampliou seu potencial de atendimento em todo território
nacional.
A ACOM Sistemas oferece um sistema que integra os departamentos de
Compras, Estoque, Vendas, Produção, Emissão de Notas Fiscais, entre outros,
sendo a solução ideal para empresas de médio e grande porte.
63
4.3.2 ForPrint Informática
A ForPrint Informática Ltda. é uma empresa nacional, fundada em 1994,
especializada no desenvolvimento de sistemas de gestão para pequenas e médias
empresas, com sedes em São Paulo e no Rio de Janeiro.
O produto principal é o Corporator, uma solução rica em funcionalidade com
custo acessível. Ele é oferecido nas versões Light e Premium que distinguem-se
principalmente no custo e na possibilidade (ou não) de adaptações.
Além da versão em rede local, desde 2003 a empresa oferece a solução de
uso integral do sistema pela Internet, permitindo aos clientes reduzirem a estrutura
interna de informática, reduzirem custos e terem acesso de onde estiverem, inclusive
de várias filiais.
A empresa utiliza soluções da Microsoft em bancos de dados (SQL Server
2005, incluindo o Analysis Server para criação de cubos OLAP), integramos o
Corporator ao Word e ao Excel e utilizamos o Visual Studio (das versões 6 até 2008)
como plataforma de desenvolvimento. Para hospedagem da solução ASP utiliza-se
os servidores da Microsoft (Windows Server) fazendo uso da tecnologia Terminal
Server. Possui o contrato SPLA que nos permite alugar licenças da Microsoft para
hospedagem de clientes em nossos servidores.
4.3.3 CIGAM
A Rede CIGAM, com sede em Novo Hamburgo, no Rio Grande do Sul, deu
início às atividades em 1986, com o desenvolvimento da primeira versão do Sistema
de Gestão Empresarial. Quatro anos depois, através de pesquisas, foi escolhida a
ferramenta de desenvolvimento de alta produtividade Magic, com suporte a banco
de dados e interface gráficas, para desenvolver o ERP CIGAM. Em seguida, a
Certificação ISO 9001 e o início da política de distribuição do CIGAM por meio de
parceiros fez com que, em 2002, a estrutura nacional CIGAM já fosse formada por
cerca de 200 colaboradores.
Desde então a Rede CIGAM fez com que a carteira, na época de 500
empresas, passasse para 800 em 2004, chegasse a 1.000 em 2005 e atingisse os
atuais 1.500 clientes atendidos pelas 27 unidades estrategicamente instaladas pelo
Brasil. Além disso, com a fundação da Universidade Corporativa CIGAM (UCC) em
64
agosto de 2007, a Rede pretende formar novos colaboradores, por meio de
especialização dos produtos da empresa, e conceitos de gestão, tecnologia,
fornecendo gratuitamente todo conhecimento necessário para os futuros
profissionais. A UCC é pioneira no país, com base em modelo sustentável, que gera
equipe qualificada, novos empregos e exemplo para o mercado de trabalho.
O programa de qualidade da empresa garante procedimentos certificados e
melhoria contínua no atendimento a seus clientes. A política de qualidade da CIGAM
Software de Gestão é:
prover soluções que confiram vantagens competitivas para nossos clientes em
Sistemas de Gestão Empresarial;
entender claramente e solucionar as necessidades de nossos clientes de forma
eficaz, profissional e responsável.
A CIGAM é especializada no desenvolvimento de software de gestão
empresarial, com vinte e três anos de experiência no mercado de ERP. Atualmente,
são mais de 1.670 clientes utilizando o CIGAM, suportados pela rede de
atendimento nacional com 27 unidades, contando com 350 colaboradores
capacitados em todo o Brasil.
O ERP CIGAM permite que as empresas possuam um maior sinergismo entre
os processos de negócios, pois quanto mais preciso e ágil o fluxo das informações,
maior é a velocidade com que esta informação será processada, o que é essencial
para atender à velocidade do mercado globalizado.
O ERP CIGAM é um completo sistema integrado de gestão empresarial,
construído seguindo os consagrados conceitos de administração, pensado para
facilitar a comunicação e a integração de toda empresa. Ao implementar o CIGAM o
cliente estará implementando também os conceitos de gestão empresarial e as
melhores práticas de mercado, que em conjunto passam a ser a ferramenta de
gerenciamento da empresa.
As metodologias de desenvolvimento e implementação do CIGAM
apresentam vantagens competitivas exclusivas, pois o desenvolvimento do CIGAM
evolui em um produto único, garantindo assim que todas as customizações e novos
recursos desenvolvidos sejam agregados ao ERP CIGAM e garantidas nas novas
versões, oferecendo para os clientes altas taxas de crescimento e evolução do
produto, disponibilizando novos recursos de forma rápida e constante.
65
Esta técnica é possível graças à ferramenta de alta produtividade e
procedimentos de qualidade desenvolvidas em décadas, que nos permite agregar
novos recursos de forma parametrizada em tempos reduzidos. Estes recursos, em
conjunto com a metodologia de implementação aprovada por centenas de clientes
garantem uma implementação mais rápida e com menores custos em um produto
completo.
4.3.3.1 Proposta apresentada pela CIGAM
A definição de valores desta proposta consiste dos seguintes pontos:
produto CIGAM (seu valor é definido em função dos módulos, usuários
simultâneos, empresas e banco de dados);
contrato de Atualização e Suporte (garantia de atualização tecnológica e legal,
e funcionamento contínuo do CIGAM);
implementação (instalação, implementação, consultoria de negócio e
treinamento);
soluções complementares (customizações, comercialização e instalação de
redes, bancos de dados, software de suporte remoto e demais necessidades extras).
Implementação
Estas implementações serão as adequações às leis contábeis, fiscais ou
futuras necessidades da empresa.
A implementação do CIGAM segue uma metodologia consolidada por
milhares de cases. Os consultores participam das definições de processos e normas,
configurando o sistema de forma a garantir a aderência aos processos da empresa,
tendo como resultado final maior produtividade e informações precisas para uma
gestão eficiente.
Cada etapa foi elaborada para monitorar a implementação dentro dos prazos
e custos previstos, e são:
Acompanhamento de negócio - Análise da aderência do CIGAM ao negócio do
cliente;
66
Análise de abrangência - Detalhamento das necessidades específicas de cada
negócio;
Reunião de conscientização - Macro visão do CIGAM e do trabalho necessário;
Elaboração de cronograma - Definição de prioridades, prazos e responsáveis
por cada área;
Detalhamento de objetivos - Detalhamento e mapeamento de processos,
prioridades e dados necessários;
Plano de trabalho por módulo - Parametrização e validação das operações no
sistema;
Treinamento - Treinamento, teste e validação das soluções implementadas;
Preparação do ambiente produtivo - Homologação dos dados e processos
pelos usuários;
Entrada em produção - Uso oficial do sistema acompanhada da equipe de
implementação;
Acompanhamento - Análise dos pontos possíveis de melhora e novas ações.
Os serviços de instalação, configuração, implementação, treinamento,
consultoria, configuração do ambiente operacional, serviços com bancos de dados,
conversão de dados e customizações serão faturados quinzenalmente de acordo
com o valor hora de cada serviço, conforme estão definidos no anexo desta proposta
em “Valores dos Serviços”. O controle destas horas é feito através de ordens de
serviço, que serão preenchidas pelos técnicos e assinadas pelo cliente em cada
visita.
O trabalho de implementação é conduzido por uma equipe formada por um
coordenador e um consultor implementados da rede CIGAM mais um coordenador e
um replicador por parte do cliente. As atividades de cada membro desta equipe são
definidas em reunião conjunta de acordo com os termos da MIC (Metodologia de
Implantação CIGAM). O ponto mais importante da implementação e que exige uma
atenção especial por parte do cliente é a disponibilidade de tempo das pessoas
envolvidas no processo, tanto dos gestores nas definições como dos usuários para
os treinamentos, prática e validação dos processos. O efetivo envolvimento destes
profissionais, e o acompanhamento do cronograma pelos coordenadores e de todos
67
os treinamentos pelo replicador, é o segredo do sucesso da implementação como
um todo.
A figura 8, a seguir, apresenta o software ERP CIGAM e suas principais
integrações na organização.
Figura 8: ERP CIGAM e suas principais integrações. Fonte: CIGAM (2010).
A configuração do ERP CIGAM oferecido à empresa Full Automotivo é
apresentado através do quadro a seguir.
Orçamento e Verbas Limite de verbas por conta, acompanhamento orçamentário,
previsto x realizado
Gestão Financeira Contas a pagar/receber, fluxo, síntese financeira, caixa,
bancos, cheques, automação bancária
DIRF Controle da retenção de IR, PIS, COFINS, CSLL, ISS, INSS e
emissão da DARF
68
Vendas/CRM Cotação, orçamento, vendas, resultado, agenda, estatística de
vendas, acompanhamento
Faturamento
Emissão e controle de pedidos, notas e cupom fiscal, crédito,
comissões, mapa de faturamento, previsão financeira, EDI
com clientes, EAN, etiquetas, rótulos
Logística e Distribuição Automatiza a expedição, rotas, etiquetas, romaneio, entrega e
geração de Nota Fiscal
Gestão de Materiais Estoque físico e financeiro, grade, reservas, encomendas,
inventário
Configurador Identificação detalhada dos itens a partir de características de
regra de relacionamento
Suprimentos/Compras Solicitação de compra, cotação, emissão e controle de ordem,
nota de entrada, EDI com fornecedores, liberação
Escrita Fiscal Emissão de livros de entrada e saída, ICMS, ISSQN, IPI, IN68,
IN86, Sintegra
Contabilidade Contabilidade fiscal e gerencial, rateios por contas gerenciais,
„n‟ níveis contábeis, razão, balancete
Controle Patrimonial Depreciação, correção, posição de bens
Contratos Gerenciamento de contratos de cobranças e pagamentos com
controle de vencimentos, reajustes, geração de faturamento
Gestão de serviços Emissão e controle de ordens de serviço, garantia, atividades,
agenda, help desk
Custo Estrutural
Setorização, custos fixos/variáveis, por unidade de negócio,
investimentos por categoria, conta gerencial e contábil,
apuração do custo operacional unitário, relatórios evolutivos
por categorias
Estratégia de preços
Formação do custo e do preço de venda para ambas as
filosofias de custeio com o conceito da engenharia financeira,
ficha técnica, planilha de negociação, preços e cenário
Gestão do Resultado
Ênfase no tratamento dos custos de distribuição, resultado por
negociação, acompanhamento do resultado por unidade/visão,
ranking’s, ponto de equilíbrio, metas de vendas
PCP Engenharia Ficha técnica, processos, recursos, insumos, composições,
custo de produção/processo
PCP Planejamento Planejamento de materiais e produção, MRP, liberação de
ordens
69
PCP Controle Geração e controle de OP, consumos, etiquetas, talões,
código de barras, tempos
Workflow Otimiza os fluxos de trabalho, agiliza e automatiza os
processos
Planejamento
orçamentário
Elabora as peças orçamentárias, identifica os seus
responsáveis e cria todas as atribuições pertinentes,
contempla todas as intenções de curto, médio e longo prazos,
detalha as premissas, programa os fluxos físicos e financeiros
inerentes
Gestão do custo real
Permite monitorar e valorizar todos os eventos físicos e
monetários de produção, tais como: set-ups, quebras de
processos, recuperáveis e não-recuperáveis
Custo ABC
Vincula recursos aos processos, aos produtos e aos clientes
sem o uso de rateios genéricos. Permite uma maior precisão
nas apropriações através da reestruturação e mapeamento
dos gastos por atividades
Comex Importação Drawback intermediário, ordens de compra em outra moeda,
cálculos de impostos, nota fiscal
Comex Exportação Controle de invoice, check list, data de embarque
Gestão de frotas Controle de veículos, manutenção preventiva, gerenciamento
de pneus, consumos e reabastecimento, acerto de viagem
TMS
Controle funcional de cada colaborador envolvido no trabalho
de transporte, rotas e itinerários, qualidade nos serviços
prestados, programação e movimentação de rotas, tabela de
preço, frete x cliente, rentabilidade do negócio frete, emissão
de conhecimento de transporte nacional e internacional,
manifesto de cargos (granel e fracionada), fatura de cliente,
remessas de pagamentos cartas frete, acerto de viagens,
controle de qualidade (ex. Sasmaq e ISO), controle de
impostos de fretes e pessoas físicas
WMS
Objetivos e benefícios, organização de coleta de carga,
mapeamento e logística da distribuição da carga,
características, controle de rotas, gerência da equipes de
logística, alocação de espaços para armazenagem de carga,
controle de depósitos
LMS Controle de rotas, controle de itinerário e praças de pedágios,
70
alocação de pessoas nos itinerários, alocação de veículos e
horários
Gerenciador de
processos e
sincronismo
Sincroniza empresas/lojas remotamente, roda e valida as
rotinas de sincronismo
PCP MPS Planejamento de compra e produção com base na previsão de
vendas
Controle de viagens
Controle e gerenciamento de solicitação de viagens,
agendamento de eventos previstos e reserva de verba para os
mesmos
BSC
Cadastramento de perspectivas (não se restringe as quatro
propostas de Kaplan e Norton), desenho do mapa estratégico
com os objetivos e devidas relações de causa e efeito,
cadastros de indicadores e planos de ação com os respectivos
responsáveis
Automação da força de
vendas – PDA
Automação e força de vendas
Expedição e inventário Automação de expedição e inventário
Mapeamento do
patrimonial
Automação de mapeamento patrimonial
Gestão de lojas
Pedido de vendas de balcão com monitoramento de margem
por item e pedido, emissão de ECF, TEF (Transferência
Eletrônica de Fundos), Visa, Redecard e Amex integrada ao
ECF, recebimento eletrônico TEF, controle de crediário
Serviços de
manutenção industrial
Gerenciamento de manutenção industrial programada,
preventiva e corretiva, emissão e controle de ordens de
serviço, permite identificar reclames, defeitos, causas e
soluções
Controle e apontamento
de produção
Emissão e controle de ordens e talões ou cartões de produção
de acordo com a definição da engenharia, mantém a
rastreabilidade da produção, assim como documentação e
emissão de procedimentos e instrução de trabalho
PCP Carga Máquina
Controle de alocação por turno, recurso, data e hora com
início e fim, alocação utilizando o método de „janela deslizante‟
com base na quantidade fracionada a OP em talões para
otimização do processo nas etapas seguintes, gráfico de
71
visualização do tempo disponível por recurso x tempo alocado
Qualidade DOC
Inserção de novos documentos e importação de documentos
já existentes, impressão de listas mestras de documentos e
registros, distribuição automática de cópias eletrônicas,
impressão de documentos controlados
Qualidade RNC
Registro e histórico completo das não-conformidades, ações
de correção e disposição do produto e do problema, estatística
completa dos problemas, processos, causas e clientes,
relatórios de perdas
Qualidade AUDIT
Sistema flexível para controlar todos os tipos de auditorias,
seja de processo ou de setor/loja, gerenciamento da
qualificação e inatividade das auditorias, programação das
auditorias com avisos via correio eletrônico
Qualidade TREIN
Sistema para levantamento de necessidades de treinamento,
gerenciamento das habilidades e qualificação das funções,
programação de treinamentos, gerenciamento da execução
dos planos de treinamento
Qualidade MASP Metodologia de ações e soluções de problemas
Web Pedidos
Segurança por senha, ativação e inativação de usuários, uso
de perfis de usuários com restrições de acesso, controle de
sessão/expiração de sessão por tempo
Loja virtual
Cesta de compras (venda rápida), múltiplas formas de
pagamento, visualização do pedido, visualização da situação
financeira, controle de acesso (CNPJ, CPF e outros)
Gestão de serviços
WEB
Emissão e acompanhamento das ordens de serviço, permite
identificar reclames, defeitos, causas e soluções, consultas
dos serviços por ordem, gerenciamento de prestação de
serviços, controle garantias de ordens e de fabricantes
Vendas e pedidos WEB Vendas, recebimento e acompanhamento de pedidos via Web
E-Procurement
Integração do fornecedor com o cliente utilizando o conceito
B2B, notificação aos fornecedores dos itens a serem cotados
e alterações nas regras do processo de cotação
Solicitações de
Compras/Materiais Web
Emissão e acompanhamento de locações de compras via Web
i-Bolt Mapeamento de processos, workflow, integração de processos
de negócios Business Process Integration – BPI,
72
automatização e monitoração dos processos de negócios
Business Process Management System – BPMS
Folha de pagamento até
100 funcionários
Marcações, integração com relógios, quadro horário/jornadas,
espelho ponto, banco de horas
Frequência e acesso até
100 funcionários
Apura as horas trabalhadas, extras, faltas, compensações,
afastamentos, férias, rateios de mão-de-obra, banco de horas
PPP – Perfil
Profissionagráfico
Previdenciário/Gestão
de Benefício
Vales-transporte, administração de convênios, vales
alimentação/refeição, demonstração gerencial dos benefícios
aplicáveis a cada empregado
Treinamento e
desenvolvimento
Treinamento, orçamento de treinamentos e dos investimentos
já realizados (previsto x realizado), certificação de capacitação
profissional
Gestão de salário
Matrizes salariais, descrições de cargos, programação e
parcelamento de aumentos, quadro de lotação, remuneração
por competências integrada à avaliação de desempenho
Recrutamento e seleção
Quadro de lotação, cadastramento de candidatos e análise de
currículos, triagem de candidatos através de uma montagem
flexível de requisitos
Saúde ocupacional
Normas Regulamentadoras (NR) 07 e 09, emissão de
Atestados de Saúde Ocupacional, gráficos de audiometrias,
controle sobre exames, posto de trabalho, cargo, função e
pessoa, histórico e prontuário médico, exames, emissão de
PPP, relatório de exames, e outros documentos legais
Segurança do trabalho
Controle completo da entrega de EPI‟s em conformidade com
a NR-06, Controle de EPC‟s (local e manutenção),
gerenciamento de alocação de recursos como armários e
caixa de ferramentas, estatísticas de EPI‟s e emissão das
fichas de comprovação de entrega.
Postos Controle de estoque de combustíveis, venda loja de
conveniência, emissão livro LMC
Quadro 4: Configuração do ERP CIGAM. Fonte: CIGAM (2010).
O ERP CIGAM tem garantia de 90 dias a partir da data da venda. A garantia
abrange atualização do sistema e suporte na utilização do sistema. Após o período
73
de garantia o suporte e as atualizações são garantidos através do Contrato de
Suporte e Atualização do CIGAM, que abrange, entre outros:
orientação técnica geral sobre a utilização do sistema;
consultas por telefone, fax, Internet;
suporte remoto via software de comunicação (PC Anywhere, Terminal Service
ou Metaframe);
suporte local para orientação a dúvidas operacionais após treinamento;
atualização do CIGAM; garantia de que o cliente tenha sempre um sistema
atualizado em termos tecnológicos, legais, e funcionais;
orientações nas atualizações do sistema e sobre a documentação dos novos
recursos.
Os valores e condições de pagamento são apresentados no quadro 5:
Resumo financeiro Valores (R$)
ERP CIGAM (pgto. em duas parcelas) 13.409,00
ERP CIGAM (pgto. à vista) 12.068,00
Implementação
Implementação, instalação, configuração
e treinamento – previsto em 360h. 32.760,00
Contrato de Suporte e Atualização
Contrato de suporte e atualização de
versão (mensal) 720,00
Total (pgto em duas parcelas) R$ 46.889,00
Total (pgto. à vista) R$ 45.548,00
Quadro 5: Condições de pagamento do ERP CIGAM. Fonte: CIGAM (2010).
O valor para a aquisição do software ERP CIGAM, bem como a implantação e
a mensalidade para um mês de suporte e atualização variam entre R$ 45.548,00 e
74
R$ 46.889,00, dependendo se a empresa optará por este pagamento à vista ou
parcelado em duas vezes.
4.3.4 TOTVS
A TOTVS é uma empresa de software, inovação, relacionamento e suporte à
gestão, líder absoluta no Brasil, com 49,1% de share de mercado, e também na
América Latina, com 31,2%. É a maior empresa de softwares aplicativos sediada em
países emergentes e a 7ª maior do mundo no setor. Possui mais de 25,2 mil clientes
ativos, conta com o apoio de 9 mil participantes e está presente em 23 países.
Por conhecer e compreender todas as empresas e os seus desafios de
enfrentar os mercados, a TOTVS possui uma ampla variedade de produtos e
serviços para todos os tipos e tamanhos de empresas. Existem soluções específicas
para 12 segmentos: agroindústria, construção e projetos, distribuição e logística,
educacional, financial services, jurídico, manufatura, saúde, série 1 (micro e pequena
empresa), série 3 (atendem qualquer segmento de forma eficiente e compatível com
a expectativa de desembolso por meio de soluções que reúnem a experiência e
sucesso da TOTVS em ERP), serviços e varejo.
A TOTVS quer que seus clientes se tornem cada vez mais competitivos, com
tranquilidade para pensar apenas no que é seu negócio e energia para se dedicar ao
que realmente interessa.
Pensando nisso, traz ao mercado o Operador Administrativo, que fornece um
portfólio completo de gestão, composto por: software, tecnologia, consultoria,
serviços de valor agregado (infraestrutura, educação, service desk).
As empresas necessitam de soluções específicas para cada momento da sua
história. Por isso, a TOTVS organiza e oferece as soluções de acordo com o Ciclo
de Maturidade de Gestão, adequando os produtos e serviços com o momento e a
evolução de cada cliente.
Inovação está no DNA da TOTVS. Prova disso é o TOTVS Ocean, uma
plataforma de atendimento e relacionamento que realiza os processos de oferta,
contratação, treinamento, implantação e suporte dos produtos e serviços TOTVS via
web, reduzindo custos e aumentando a assertividade dos projetos.
75
Este software aproxima a TOTVS do mercado e de clientes pela convergência
digital, levando o melhor do mundo presencial com todas as vantagens do mundo
virtual, oferecendo os seguintes serviços:
oferta: forma complementar de Atendimento e Relacionamento, ferramenta de
expansão internacional;
demonstração: demonstrações virtuais gravadas ou vivas, produtos TOTVS
com excelência através de recursos vitais;
contratação: proposta a quatro mãos, mobilidade corporativa;
treinamento: educação à distância, disseminação do conhecimento interno e
externo;
implantação: mais rapidez, redução de custo e padronização da operação;
suporte: mais agilidade e assertividade, banco de conhecimento e delivery de
informação.
4.3.4.1 Proposta apresentada pela TOTVS
O TOTVS possui um módulo especialmente desenvolvido para suportar
integrações com outras soluções de maneira fácil e robusta. Seu projeto é moderno
e visa permitir:
acesso nativo a bancos de dados legados a fim de permitir consolidação e uso
de informações dos sistemas legados em processos do RM;
posicionamento do RM como uma plataforma de negócios capaz de agregar e
centralizar todas as soluções específicas da empresa;
integração do RM com sistemas legados maximizando os investimentos de TI.
A Figura 9 apresenta a integração das tecnologias de comunicação da
TOTVS.
76
Figura 9: Tecnologia de comunicação RM. Fonte: TOTVS (2010).
A solução ERP TOTVS é dinâmica, racional e eficiente, e prepara a empresa
para administrar processos e recursos na busca de integração de informações. A
adoção da solução ERP TOTVS elimina o uso de interfaces manuais e a
redundância de atividades, proporcionando integração de diversos departamentos,
automatização e armazenamento de todas as informações de negócios.
Desafios
Os principais desafios a serem superados pelo ERP TOTVS são:
automatizar e centralizar informações;
gerenciar e integrar processos;
agilizar a eficiência nas operações.
77
Resultados
Os resultados obtidos por meio do software ERP TOTVS são:
integração e velocidade de comunicação entre os processos de negócio;
automatização e armazenamento da informação;
melhoria no planejamento e alocação de recursos;
visão unificada e integrada das operações da empresa;
maior subsídio para tomadas de decisões.
Cessão de Direito de Uso de Software (CDU)
Licença não-exclusiva, não-transferível, limitada e condicional aos termos do
contrato de Cessão de Direitos de Uso de Software e Prestação de Serviços
(Contrato) para utilizar os softwares listados no item „Valores e Condições de
Pagamento‟, que é oferecida ao Cliente, sujeita aos termos e condições estipulados
na proposta.
Serviços mensais de software
Os serviços mensais de software oferecidos ao cliente, cuja prestação está
sujeita aos termos e condições estipulados na proposta e no contrato.
Serviços complementares de software
Os serviços complementares de software, os quais compreendem, dentre
outros, os Serviços de Implantação, Suporte Local, Fábrica de Software e
Treinamento e não fazem parte do escopo da proposta, serão também objeto da
proposta.
Assessoria/Consultoria – Serviços de Implantação
O atendimento de Serviço de Implantação será efetuado pela alocação de
profissionais qualificados e com base em horas trabalhadas. Mediante o Escopo
78
Preliminar de Implantação, contendo o detalhamento dos trabalhos a serem
executados, com prazos, condições comerciais, responsabilidades e valores. O
projeto deve ser assinado por ambas as partes. Deve ser realizado através do
agendamento de visitas para a execução de trabalhos.
A ordem de serviço deverá ser assinada por pessoal responsável do Cliente,
caracterizando sua concordância nos apontamentos e descrição.
Os serviços agendados poderão ser cancelados, desde que para tanto, o
Cliente notifique a TOTVS por escrito, com antecedência mínima de 48h. e dirigindo-
se ao coordenador responsável pelo projeto da TOTVS. Decorrido esse prazo, será
apontado e cobrado as horas da agenda mesmo que não tenham sido efetuadas,
com ressalva as exceções, que serão objeto de análise pela TOTVS.
Os serviços com a TOTVS possuem os seguintes valores:
Recurso (s) Custo Unitário (R$)
Suporte/Consultoria 95,00
Desenvolvimento/Análise 95,00
Gerenciamento/Coordenação 110,00
Quadro 6: Serviços da TOTVS. Fonte: TOTVS (2010).
O preço da hora será acrescido em 50% (cinquenta por ano) quando o serviço
for prestado fora do horário comercial da TOTVS, que é das 08h às 18h de segunda
a sexta-feira. Os serviços prestados aos sábados, domingos e feriados terão
acréscimo de 100% (cem por cento) no preço da hora.
Serviços mensais de gerenciamento de projeto e atendimento a clientes
Referem-se aos serviços de apoio aos usuários durante e após a fase de
implantação, através de visitas e/ou acompanhamento, buscando fornecer a correta
implantação do software contratado e continuidade no relacionamento junto ao
Cliente assegurando a plena utilização do software.
79
Recurso (s) Custo Unitário (R$)
Gerenciamento/Coordenação 2.062,50
Atendimento a cliente 0,00
Quadro 7: Serviços mensais de gerenciamento de projeto e atendimento a clientes da TOTVS.
Fonte: TOTVS (2010).
O valor referente ao Serviço de Gerenciamento/Coordenação será faturado
mensalmente pela TOTVS com vencimento todo dia 25 após a assinatura da
proposta até a data de homologação da implantação do software contratado.
Despesas de deslocamento
Todas as despesas relacionadas com deslocamento, alimentação e
hospedagem do pessoal da TOTVS para a prestação de serviços, serão de
responsabilidade do Cliente. As despesas administradas pela TOTVS serão
repassadas a título de reembolso. Sobre estes reembolsos incidirá 20% referentes a
taxas e despesas administrativas. Será cobrada do cliente a quilometragem
referente ao deslocamento da sede da TOTVS até o local da prestação dos serviços.
Hora de deslocamento
A TOTVS tem como política cobrar as horas despendidas com deslocamento
até as instalações do Cliente. Para todos os serviços prestados serão cobrados
horas/minutos de deslocamento da sede da TOTVS até o local da prestação dos
serviços.
Forma de pagamento – Condição
Os preços dos serviços são líquidos e serão acrescidos de impostos, taxas,
contribuições e quaisquer outros tributos incidentes quando da emissão da
respectiva nota fiscal.
Os preços dos serviços serão reajustados anualmente, de acordo com a
variação do IGP-M/FGV ou, no caso de sua extinção, por outro índice avençado
80
pelas partes. Caso reduza-se a periodicidade mínima de reajuste admitida em lei, os
preços dos serviços passarão a ser reajustados na menor periodicidade permitida.
Os valores e condições de pagamento são apresentados no quadro 8:
Resumo financeiro Valores
Cessão de direito de uso de software e
implantação 22.400,00
Contrato de Suporte e Atualização 0,00
Serviços mensais de software 918,00
Total 23.318,00
Quadro 8: Condições de pagamento da TOTVS. Fonte: TOTVS (2010).
O valor para a aquisição do software ERP TOTVS, bem como a implantação e
a mensalidade para um mês de suporte e atualização será de R$ 23.318,00. Este
valor poderá sofrer alterações dependendo do deslocamento de um funcionário da
TOTVS, onde será cobrado o deslocamento, despesas com alimentação,
hospedagem e quilometragem.
4.4 Análise dos Softwares
Dentre as quatro empresas selecionadas, buscou-se através do site e
posteriormente contato com o fornecedor, bem como se pesquisou o segmento de
atuação de seus clientes, a fim de se verificar quais empresas já possuíam
experiência anterior na implantação de software ERP em empresas do setor
automotivo.
Os dados coletados foram realizados no primeiro semestre do ano de 2010,
por meio de visitas dos representantes das empresas fornecedores de software à
Full Automotivo, além do envio de propostas por e-mail e outras informações
pesquisadas no site de cada uma das empresas.
Dentre essas, as duas empresas que têm experiência na implantação de
softwares de ERP para o segmento automotivo são a TOTVS e a CIGAM, que
81
também possuíam os requisitos de preço e acessibilidade definidos inicialmente pela
Full Automotivo.
Após diversos estudos e proposta recebida pelas empresas CIGAM e TOTVS,
destaca-se que ambas oferecem um programa ERP bastante completo, que atende
às necessidades da empresa Full Automotivo.
Apesar disto, a premissa em relação a maior agilidade nas atualizações
fiscais foi atendida pela empresa TOTVS, que já possui o Sped Contábil e Fiscal em
operação em seu sistema, enquanto a empresa CIGAM ainda estava em fase de
implantação e testes.
O quadro 9 apresenta um comparativo entre as empresas.
Premissa CIGAM TOTVS
Garantia de suporte e
atualização tecnológica X X
Atualização fiscal e
contábil X
Suporte remoto X X
Software R$ 12.068,00 R$ 22.400,00
Implantação R$ 32.760,00 R$ 15.500,00*
Contrato de suporte e
atualização mensal R$ 720,00 R$ 918,00
Quadro 9: Comparação entre as empresas pesquisadas. Fonte: CIGAM (2010); TOTVS (2010). * Implementação feita com terceiros
De acordo com o Quadro 9, destaca-se que as premissas da Full Automotivo
para a aquisição do software ERP são melhor atendidas pela TOTVS, haja vista a
necessidade da empresa em relação às atualizações fiscais (Sped Fiscal e
Contábil), além do custo da TOTVS ser 50,03% menor do que o valor proposto pela
CIGAM.
O único ponto deficiente da TOTVS será o valor mensal de suporte e
atualização, que é 27,50% maior do que o oferecido pela CIGAM.
Por isso, com base no estudo realizado, sugere-se à Full Automotivo negociar
os valores referentes à assistência técnica mensal e os serviços mensais de
gerenciamento de projeto e atendimento a clientes.
82
83
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os sistemas de informação podem ser vistos como uma ferramenta que
auxiliam as empresas na maneira como suas informações são geridas. Contata-se
que por meio desses sistemas, seu uso permite uma melhoria na qualidade dos
serviços prestados, haja vista que a precisão das informações são fundamentais
para se oferecer serviços, e que refletirão no seu relacionamento com seus clientes.
Para isso, os sistemas devem ser alimentados com informações precisas e
corretas dos funcionários que neles operam, a fim de que o sistema possa fazer sua
parte no fornecimento de informações e relatórios.
Este trabalho buscou apresentar os principais conceitos relacionados à
gestão da informação e ao ERP, que forneceram embasamento teórico para a
realização da pesquisa, que teve como foco analisar os softwares comerciais para
empresas do segmento automotivo líderes no mercado.
Para isso, foi inicialmente identificado os processos da Full Automotivo, sendo
descritas as principais necessidades da empresa quanto às soluções em
automação.
Posteriormente, foram identificadas as empresas que comercializam o
sistema: TOTVS; ACOM Sistemas; CIGAM; ForPrint. Após uma pesquisa e
entrevistas realizadas com as empresas, observou-se que as empresas CIGAM e
TOTVS possuíam o perfil que a empresa Full Automotivo procura para a instalação
do software ERP.
Novamente, novas pesquisas foram realizadas, e a empresa TOTVS atendeu
ao requisito de custo e por possuir maior agilidade nas atualizações fiscais e
contábeis do que as demais empresas, adequando-se melhor às necessidades da
Full Automotivo.
Em relação ao problema de pesquisa, as principais características que o
fornecedor deverá ter no momento da negociação com a Full Automotivo são:
oferecer uma base de dados que seja maleável e adequação de qualquer estrutura,
proporcionando uma rápida e eficaz implantação; constante atualização fiscal e
contábil; clareza e facilidade para a aquisição, bem como para a manutenção do
software; estrutura de profissionais para orientação de uma correta implantação;
valor de aquisição e implantação do software justo e coerente com o porte da
84
empresa; assistência técnica constante e a qualquer horário; agilidade nas
atualizações fiscais, principalmente referente ao Sped Contábil e Fiscal.
Todos os objetivos inicialmente traçados foram respondidos e cumpridos no
decorrer da pesquisa.
A importância deste estudo para a organização foi conhecer as empresas
fornecedoras de software ERP que atendam às particularidades de uma empresa do
segmento automotivo, a fim de facilitar a tomada de decisões e contribuir para a
escolha da empresa.
Embora novas pesquisas sejam importantes nesta área, sugere-se o
desenvolvimento de futuros trabalhos relacionados a implantação do software ERP,
o tipo de treinamento que deverá ser realizado em cada setor, além da eficácia do
sistema após sua implantação.
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REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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APÊNDICE
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APÊNDICE 1
QUESTIONÁRIO
1) Qual o sistema de informação utilizado atualmente pela empresa?
2) Quais as necessidades que o sistema atual atende?
3) E quais as principais necessidades não atendidas pelo sistema atual?
4) Quais as principais necessidades da empresa a serem supridas com o
ERP?
5) No setor em que você atua, quais seriam as soluções em automação
necessárias atualmente?
6) Quais as atividades do seu setor que estariam interligadas e integradas
às atividades de outros setores?
7) Quais as principais dificuldades observadas na empresa e no processo
de gestão pela falta de um software ERP?
8) E quais as principais vantagens que você acredita que o ERP
proporcionará?
9) Quais os impactos positivos e negativos que o ERP trará em relação à
qualidade, lucratividade e produtividade?
10) Na sua opinião, os funcionários estarão abertos e motivados para as
mudanças a serem implantadas com a instalação do ERP?
11) E os clientes, como serão passadas as informações acerca das
mudanças que ele precisará enfrentar para o ajustamento do sistema?
12) Na escolha do software, quais as principais características que o
fornecedor deverá ter no momento da negociação com a Full Automotivo?
