qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqw Unidad IV: Proceso Administrativo Unidad IV: Proceso Administrativo 12/12/2011 Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 2 Unidad IV: Proceso Administrativo 4.1 Concepto del Proceso Administrativo .......................................................... 03 Introduccin al proceso administrativo .................................................. 03 Universalidad del proceso administrativo .............................................. 03 Beneficios de la aplicacin del proceso administrativo .......................... 03 Conceptualizacin del proceso administrativo ....................................... 04 4.2 Fases del Proceso Administrativo ............................................................... 05 4.3 Diversos criterios de los principales autores del PA .................................... 06 4.4 Planeacin .................................................................................................. 07 4.4.1 Conceptos y principios de la planeacin .................................................. 07 Concepto de planeacin ....................................................................... 07Elementos del concepto de planeacin ................................................. 07Principios de la planeacin ................................................................... 08Pasos de la planeacin ......................................................................... 084.4.2 Etapas y tcnicas de la planeacin .......................................................... 09Etapas de la planeacin ........................................................................ 09oPropsitos ................................................................................. 09oObjetivos ................................................................................... 10oEstrategias ................................................................................ 10oPolticas .................................................................................... 11oProgramas ................................................................................. 11oPresupuestos ............................................................................ 12Tcnicas de la planeacin ..................................................................... 12oManuales de objetivos y polticas .............................................. 12oDiagramas de procedimiento y flujo........................................... 13oGraficas de Gantt ...................................................................... 14oPERT ........................................................................................ 15oCPM .......................................................................................... 164.5 Organizacin ............................................................................................... 17 4.5.1 Conceptos y principios de la organizacin ............................................... 17 Concepto de organizacin .................................................................... 17Elementos del concepto de organizacin .............................................. 18Principios de la organizacin................................................................. 18 4.5.2 Etapas y tcnicas de la organizacin ....................................................... 19Etapas de la organizacin ..................................................................... 19oDivisin de trabajo ..................................................................... 19Jerarquizacin ............................................................... 19Departamentalizacin .................................................... 20oCoordinacin ............................................................................. 23Tcnicas de la planeacin ..................................................................... 23oOrganigramas ........................................................................... 24oManuales................................................................................... 24oDiagramas de procedimiento y flujo........................................... 25oCartas de distribucin del trabajo o act. ..................................... 26oAnlisis de presupuestos ........................................................... 26Anexo. Bibliografa consultada .......................................................................... 27 Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 3 UNIDAD IV: PROCESO ADMINISTRATIVO 4.1 CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO Introduccin al Proceso Administrativo La administracin es un sistema, en tanto que el funcionamiento de una organizacin (empresa, institucin, gobierno) cuenta con objetivos, metas acordes con sus recursos (insumos)yplanes(procesos)queactanenformacontinuaycclicaparagenerar productos o servicios que, al ser consumidos, satisfacen las necesidades de usuarios atravsdelaretribucineconmicaporelbeneficiorecibido.Estelepermiteala empresaretroalimentarsuprocesoyexpandirsudesarrollo.Enconsecuenciael usuario satisfecho retroalimenta a la organizacin para su mejoramiento. Universalidad del Proceso Administrativo Alreconoceralaempresacomounsistemauniversal,sepuedepreverel funcionamiento;alpreverlo,esposibleplanificarloyorganizarlo.Unavezplaneaday organizada la empresa, es factible dirigir y controlar; adems, cualquier empresa en el mundo,alaplicarelprocesoadministrativomejorarsueficiencia,eficaciay efectividad. Elprocesoadministrativoesaplicableacualquiertipodeorganizacinpblicao privadacomo:industrias,empresascomerciales,escuelas,iglesias,grupossociales, empresas de servicios (despachos contables, bancos). Beneficios de la aplicacin del Proceso Administrativo Debidoaqueelprocesoadministrativoesuninstrumentoparamanejardemanera integralunaempresaylograrlosobjetivosdelamisma,yaqueproporcionauna metodologarelativamentesimpleysencilladeaplicacin,sepuedensealarlas siguientes ventajas de su aplicacin: 1.Gua prctica y metodolgica para la generacin de empresas. 2.Permite sistematizar y controlar las actividades continuas. 3.Dalasbasesparaestructurareltrabajo(organizar)ydividirloen departamentosyjerarquasconformealasnecesidadesylosrecursosdelas empresas. 4.Permiteestablecerunsistemadeseleccindeindividuosacordeconlas necesidades de la empresa. 5.Permite el desarrollo de capacidades y competencias laborales. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 4 6.Facilita la direccin, al darle estrategia y control a quien la conduce. 7.Facilita el anlisis de problemas para su solucin. 8.Dalasbasesparaaplicarelmtodocientficoparaelmejoramientodela empresa o su replanteamiento. 9.Es un instrumento importante de reorganizacin de la empresa. Conceptualizacin del Proceso Administrativo Unprocesoeselconjuntodepasosoetapasnecesariasparallevaracabouna actividad.Ensuconcepcinmssencillasepuededefinirelprocesoadministrativo como la administracin en accin, o como: Elconjuntodefasesoetapassucesivasatravsdelascualesseefectala administracin, mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. Para comprender mejoreste concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se manifiesta la administracin, con un organismo animal. Siseobservacmosedesarrollalavidadecualquierservivo,sepodrndistinguir dos fases o etapas primordiales: Unaprimeraetapadeestructuracinqueconsisteenlaconstruccindelorganismo, as,apartirdeunaclulasediferencialostejidosyrganoshastalograrsuplenitud funcional. Una segunda etapa de operacin, en la que una vez que se ha estructurado completamenteelorganismo,stedesarrollaplenamentelasfuncionesqueleson inherentes. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 5 4.2 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO De manera similar, este fenmeno se manifiesta al administrar un grupo social. As se observa,cuandoseadministracualquierempresa,queexistendosfases:una estructural,enlaqueapartirdeunoomsfinessedeterminanlamejorformade obtenerlos,yotraoperativa,enlaqueseejecutantodaslasactividadesnecesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuracin.Aestasdosfases,LyndallF.Urwicklesllama:mecnicaydinmicadela administracin.Paraesteautorlamecnicaadministrativaeslapartetericadela administracin en la que se establece lo que debe hacerse, es decir, siempre hacia el futuro.Mientrasqueladinmicaserefiereacmomanejardehechoelorganismo social. Qu se quiere hacer?,Planeacin Qu se va a hacer? MecnicaOrganizacin Cmo se va a hacer? Administracin Direccin Ver que se haga Dinmica Control Cmo se ha realizado? Aparte,GeorgeTerryestablecequeestasfasesestnconstituidaspordistintas etapas que dan respuesta a cinco cuestionamientos bsicos de la administracin. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 6 4.3 DIVERSOS CRITERIOS DE LOS PRINCIPALES AUTORES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Esimportanteconocerquesonmuchoslosautoresenelmbitomundialquehan tratado sobre el Proceso Administrativo. Aunque ellos coinciden en dividirlo en etapas, cada uno lo trata de manera diferente, dndole un toque personal original, de ah que las etapas varen en forma, no en fondo. Enestetrabajoseanalizarelcriteriodelasdosetapas(nicamenteplaneaciny organizacin).Enelsiguientecuadrosemuestraunresumendelasfases,etapasy elementos que conforman el proceso administrativo. Propsitos Objetivos Estrategias PlaneacinPolticas Programas FasePresupuestos Mecnica oProcedimientos Estructural DivisinJerarquizacin Del Departamentalizacin ProcesoOrganizacinTrabajo Descripcin de funciones Administrativo Coordinacin Toma de decisiones DireccinIntegracin FaseoMotivacin Dinmica uejecucinComunicacin OperativaSupervisin Establecimiento de estndares ControlMedicin Correccin Retroalimentacin Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 7 4.4 PLANEACIN Antes de iniciar una accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados quepretendealcanzarelgruposocial,ascomolascondicionesfuturasylos elementos necesarios para que este funcione eficientemente. La planeacin establece lasbasesparadeterminarelelementoriesgoyminimizarlo.Laeficienciaenla actuacin depende en gran parte de una buena planeacin. 4.4.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN Conceptos de Planeacin AgustnReyesPonce:Laplaneacinconsisteenfijarelcursoconcretodeaccin quehadeseguirse,estableciendolosprincipiosquehabrndeorientarlo,la secuenciadeoperacionespararealizarloyladeterminacindetiempoynmeros necesarios para su realizacin. JosAntonioFernndezArena:Eselprimerpasodelprocesoadministrativopor mediodelcualsedefineelproblema,seanalizanlasexperienciaspasadasyse esbozan planes y programas. GeorgeR.Terry:Planeacineslaseleccinyrelacindehechos,ascomola formulacin y uso de suposiciones respecto al futuro en la visualizacin y formulacin delasactividadespropuestasquesecreeseannecesariasparaalcanzarlos resultados deseados. Elementos del Concepto de Planeacin Analizandodetenidamenteestasdefinicionesseobservaquetodoslosautores mencionados,consideranqueelconceptodeplaneacincomprendelossiguientes elementos: 1.Objetivo: Resultados deseados. 2.Cursosalternosdeaccin: Diversoscaminos, formasdeaccino estrategias. 3.Eleccin: Determinacin, anlisis y la seleccin, la decisin ms adecuada. 4.Futuro: Prever situaciones futuras, anticipar hechos inciertos, prepararse paracontingencias y trazar actividades futuras. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 8 Laplaneacinesunadisciplinaprescriptiva(nodescriptiva)quetratadeidentificar acciones a travs de una secuencia sistemtica de toma de decisiones, para generar losefectosqueseesperadeellas,osea,paraproyectarunfuturodeseadoylos medios efectivos para lograrlo. Principios de la planeacin Los principios de la administracin son verdades fundamentales de aplicacin general que sirven como guas de conducta a observarse en la accin administrativa: 1.Factibilidad: debeserrealizable,adaptarsealarealidadyalascondiciones objetivas. 2.Objetividadycuantificacin: basarseendatosreales,razonamientos precisosyexactos,nuncaenopinionessubjetivas,especulacionesoclculos arbitrarios expresados en tiempo y dinero. 3.Flexibilidad: esconvenienteestablecermrgenesquepermitanafrontar situacionesimprevistasyquepuedanproporcionarotroscursosdeaccina seguir. 4.Unidad: todoslosplanesdebenintegrarseaunplangeneralyallogrodelos propsitos y objetivos generales. 5.Delcambiodeestrategias: cuandounplanseextiende,sernecesario rehacerlocompletamente.Laempresatendrquemodificarloscursosde accin(estrategias)yconsecuentementelaspolticas,programas, procedimientos y presupuestos para lograrlos. Pasos de la Planeacin 1. Deteccin de la oportunidad de acuerdo con: El mercado La competencia Lo que desean los clientes Nuestras fuerzas Nuestras debilidades 2. Establecimiento de objetivos y metas: Donde se desea estar, que se quiere lograr y cuando. 3. Consideracin de las premisas de planeacin: En qu ambiente (interno o externo) operarn nuestros planes. 4. Identificacin alternativas: Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 9 Culessonlasalternativasmsprometedorasparaalcanzarnuestros objetivos. 5. Comparacin de alternativas:Que alternativa proporcionarla mejor posibilidad de cumplir las metas con el costo ms bajo y las mayores utilidades. 6. Eleccin de una alternativa: Seleccin del curso de accin a seguir. 7. Elaboracin de planes de apoyo, como los planes para: Comprar equipo Comprar materiales Contratar trabajadores Desarrollar un nuevo producto 8.Expresinnumricadelosplanesmediantelaelaboracindepresupuestostales como: Volumen y precio de ventas Gastos de operacin necesarios para los planes Gastos para equipos de capital. 4.4.2 ETAPAS Y TECNICAS DE LA PLANEACIN Etapas de la Planeacin La planeacin est integrada por las siguientes etapas: Propsitos Objetivos Estrategias Polticas Programas Presupuestos Misin o Propsito Lospropsitossonlasaspiracionesfundamentalesofinalidadesdetipocualitativo quepersigue,ungruposocial.Lassiguientescuatrocaractersticaslodiferenciande los objetivos: a)Son bsicos, porque constituyen el fundamento de los dems elementos b)Genricos o cualitativos, porque no se expresan en nmeros Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 10 c)Permanentes, vigentes durante el periodo de vida de la organizacin d)Semipermanentes, porque pueden abarcar un periodo determinado. Eladministrador,alestablecerlospropsitos,deberecordarlossiguientes lineamientos: Evitar que la direccin pierda el tiempo en aspiraciones desatinadas o errneas. Deben darse a conocer a todos los miembros de la empresa. Evitar dogmatizarlos Deben estar acordes a los valores institucionales del grupo social Nodebendeutilizarseparainteresepersonales,sinoparaelbienestardela organizacin Deben implantarse, si es que no se han considerado. No deben definirse con frases ambiguas y vacas, el autoengao no ayuda a la implantacin de planes. ObjetivosRepresentanlosresultadosquelaempresaesperaobtener,sonfinesporalcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especfico.Doscaractersticasprimordialesposeenlosobjetivos,quepermiten diferenciarlos de cualquier otra etapa:a)Deben establecerse a un tiempo especfico.b)Se determinan cuantitativamente. En funcin al rea que abarquen y del tiempo al que se establezcan, pueden ser: Estratgicos o generales Tcticos o departamentales. Operacionales o especficos oSeccionales oIndividuales. Estrategias Soncursosdeaccingeneraloalternativas,quemuestranladireccinyelempleo generaldelosrecursosyesfuerzos,paralograrlosobjetivosenlascondiciones ventajosas.Unreaclavederesultadosesunaactividadbsicadentrodeuna empresa, que est relacionada con el desarrollo total de la misma. Las particularidades de las estrategias son: a)Seavienenalconceptotradicionalmilitar,alincluirconsideraciones competitivas b)Su vigencia est estrechamente vinculada a la del objetivo u objetivos para los que Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 11 c)fuerondiseadas;unavezalcanzados,alapardelestablecimientodeunos nuevos, es necesario formular nuevas estrategias. d)Debidoaladinmicadel medioambiente,unaestrategiaqueensu momento fuetil,puedeser,enotrotiempo,lamenosindicadaparalograrelmismo objetivo. e)Paracadareaclaveesnecesarioestablecerunaestrategiaespecfica.Es decir,queunaestrategiaestablecidaparaunreaclave,porejemplo: productividad, no podr aplicarse para penetracin de mercado. f)Se establecen en los niveles jerrquicos ms altos. Polticas Son guas para orientar la accin; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten unay otra vez dentro de una organizacin. En cuanto a su origen, las polticas pueden ser: Externas: Por el gobierno, proveedores, clientes, etc. Consultadas: Recurrir al jefe inmediato para solucionar un problema. Formuladas:Emitidaspornivelessuperiores,paraguiarlacorrectaacciny decisin, del personal en sus actividades. Implcitas: Donde no existe una poltica previamente establecida, lo que origina ciertoslineamientosquesinestarescritosseaceptanporcostumbreenla organizacin. Programas Unesquemaendondeseestablecen:lasecuenciadeactividadesespecficasque habrnderealizarseparaalcanzarlosobjetivosyeltiemporequeridoparaefectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecucin. La importancia de los programas es que: Suministran informacin e indican el estado de avance de las actividades Mantienen en orden las actividades, sirviendo como herramienta de control Identifica a las personas responsables de llevarlos a cabo, ya que se determina un programa para cada centro de responsabilidad Determinan los recursos que necesitan Disminuyen los costos Orientanalostrabajadoressobrelasactividadesquedebenrealizarse especficamente Determinan el tiempo de iniciacinterminacin de actividades Se incluyen nicamente las actividades que son necesarias Evitan la duplicidad de esfuerzos Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 12 Presupuestos Esunesquemaescritodetodasoalgunasdelasfasesdeactividaddelaempresa expresadoentrminoseconmicos,juntoconlacomprobacinsubsiguientedelas realizaciones de dicho plan. Se diferencia de otras etapas de la planeacin en que: Esunesquema,pues,seelaboraenundocumentoformal,ordenado sistemticamente Est expresado en trminos cuantitativos Es general porque debe establecerse para toda la empresa Esespecficoporquepuedereferirseacadaunadelasreasdela organizacin Es diseado para un periodo determinado Tcnicas de planeacin La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacinms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. Las tcnicas ms usadas son las siguientes: Manuales de Objetivos y Polticas. Diagrama de Proceso y de Flujo. Grficas de Gantt. PERT. CPM (Mtodo de Ruta Crtica). Manuales de Objetivos y Polticas. Losmanualesconstituyenunadelasherramientasconquecuentanlas organizacionesparafacilitareldesarrollodesusfuncionesadministrativasy operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin.El manual de objetivos y polticas es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismosocial,quecontieneungrupodeobjetivosaalcanzaracorto,medianoy largoplazo,clasificndolospordepartamentos,conexpresindelaspolticas correspondientesaesosobjetivosyavecesdealgunasreglasmuygeneralesque ayudan a aplicar adecuadamente las polticas. Ventajas de la disposicin y uso de Manuales: Lagestinadministrativaylatomadedecisionesnoquedansupeditadasa improvisacionesocriteriospersonalesdelfuncionarioactuanteencadamomento. Sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trmite a travs del tiempo. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 13 Clarificanlaaccinaseguirolaresponsabilidadaasumirenaquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qu reas debe actuar o a qu nivel alcanza la decisin o ejecucin. Mantienenlahomogeneidadencuantoalaejecucindelagestin administrativa y evitan La formulacin de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes. Sirvenparaayudaraquelaorganizacinseaproximealcumplimientodelas condiciones que configuran un sistema. Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo. Facilitanelcontrolporpartedelossupervisoresdelastareasdelegadasal existir. Diagrama de Proceso y de Flujo. Losdiagramasdeprocesoydeflujosirvenpara representar,analizar,mejorary/oexplicarun procedimiento,seconsiderancomoinstrumentos desimplificacin.Estosdiagramashacenverun procesoenformatalquepuedaapreciarse separadamentecadaunodesuscasosynos permiten ver grficamente esos pasos.Tieneespecialimportanciaenlarevisindelos trmitesadministrativos,porquetodaorganizacin esdinmica,pudiendoocurrirquelossistemas inicialesyanorespondanalvolumendetrabajo actual,quesoloentorpecenodificultancomotambinqueenelafnporllevarla especializacinasumayorgradosehayanseparadooperacionesquepodranestar juntasenunamismapersona,conresultadosdemayoreficiencia,rapidezycontrol. No debe olvidarse que los que menos suelen ver estos defectos son quienes estn ya habituados a ellos. Los sistemas de simplificacin del trabajo de oficina son, exclusivamente instrumentos para ayudar a la mente a analizar los procesos lo esencial es el anlisis que se haga. Por ello, no son recetas para corregir los defectos o mejorar los procedimientos, esto correspondealcriteriodelsupervisorysusauxiliares,dotadosdeprcticaycon conocimientos de las necesidades concretas.Sinembargo,estecriteriopuedeaprovecharseenformaincomparablementemejor cuandocuentaconestasherramientas,alhacerunanlisissistemticosobre graficas, con ayuda de ciertas reglas. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 14 Para formular el diagrama de proceso se deben seguir los siguientes pasos: Hacerlahojarespectiva,queensuencabezadocontendrdatosde identificacindelproceso,talescomoelnombredelmismo,departamento, seccin donde se inicia y donde se acaba, fecha de elaboracin. El cuerpo de esta hoja consta de cinco columnas: una paralos smbolos, otra paradescripcinbrevedeltrmite,otrasdosparaanotarlasdistanciasde transporte y demora por almacenamiento y otra para observaciones. Seanota,antetodo,ladescripcindelosdiversospasosqueelproceso comprende, y se marcan puntos en las columnas correspondientes. Cuandosehaterminadodedescribirelprocesoseobtienenlostotalesde operaciones. Graficas de Gantt. Esundiagramaogrficadebarrasque seusacuandoesnecesariorepresentar laejecucinolaproduccintotal,sta muestralaocurrenciadeactividadesen paralelooenserieenundeterminado perodo de tiempo.Tienenporobjetocontrolarlaejecucin simultneadevariasactividadesquese realizancoordinadamente.EstefuedesarrolladoporHenryL.Gantten1917.Un grafico de Gantt es un sencillo grfico de barras. Cada barra simboliza una tarea del proyecto.Endondeelejehorizontalrepresentaeltiempo.Comoestosgrficosse empleanparaencadenartareasentres,elejehorizontaldeberaincluirfechas. Verticalmente,yenlacolumnaizquierda,seofreceunarelacindelastareas.Una ventajaimportantedelosgrficosGanttesqueilustranclaramenteelsolapamiento entre tareas planificadas.Para generar un calendario de proyecto utilizando grficos Gantt, primero se tiene que identificarlastareasquedebenplanificarse.Acontinuacin,sedeterminarala duracin de cada tarea a travs de tcnicasy formulas para laestimacinapropiada de tiempos. Entonces estamos preparados para planificar tareas. Primero,seescribelalistadeactividadesenlacolumnadelaizquierdadelgrfico Gantt.Lasfechascorrespondientesaladuracindelproyectoseanotaneneleje horizontaldelgrfico.Habrndedeterminarsefechasdeinicioyfindecadatarea, fijndose bien en las dependencias parciales o totales de entre tareas. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 15 PERT (Evaluacin de Programa y Tcnica de Revisin) PararilustrarlosacontecimientosenlosgrficosPERTsehautilizadounagran variedaddesmbolos:crculos,cuadradosysimilares.EnlosgrficosPERT,estos acontecimientosrecibenamenudoelnombredenodos.Cadanodoestdivididoen tressecciones.Laparteizquierdadelnodoincluyeelnmerodeidentificacindel acontecimiento. Este nmero por lo general hace referencia a una leyenda que define explcitamenteelacontecimiento.Laspartesderechasuperioryderechainferiordel nodoseusanparaanotarlostiemposmximoymnimodefinalizacindel acontecimiento.TodoslosgrficosPERTtienenunnododeinicioyunnododefin que seala el fin del proyecto. Losrequisitosdetiempodelosproyectosdebensercalculadosporestimacin. Factores que influyen sobre las estimaciones: Tamao del equipo de proyecto. Experiencia de los miembros del equipo. Nmero de usuarios finales y directivos. Actitud de los usuarios finales. Compromiso de la direccin. Disponibilidad de los usuarios finales y los directivos. Proyectos en curso. Para calcular los requisitos de tiempo y dibujar un grfico PERT, son necesarios cinco pasos: Hacer una lista de todas las tareas y acontecimientos del proyecto Determinar las dependencias entre las tareas.Hacer una estimacin de la duracin de cada tarea.Calcular el tiempo ms probable que ser necesario para realizar la tarea. Calcular la duracin esperada de la siguiente manera Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 16 CPM (Mtodo de Ruta Crtica) Elmtododelcaminocrticoesunprocesoadministrativodeplaneacin, programacin,ejecucinycontroldetodasycadaunadelasactividades componentesdeunproyectoquedebedesarrollarsedentrodeuntiempocrticoyal costo ptimo. En otras palabras, para lograr que el proyecto se realice pronto, las actividades de la ruta crtica deben realizarse pronto. Por otra parte, si una actividad de la ruta crtica se retarda,elproyectocomountodoseretardaenlamismacantidad.Lasactividades que no estn en la ruta crtica tienen una cierta cantidad de holgura; esto es, pueden empezarsemstarde,ypermitirqueelproyectocomountodosemantengaen programa.Elcampodeaccindeestemtodoesmuyamplio,dadasugranflexibilidady adaptabilidadacualquierproyectograndeopequeo.Paraobtenerlosmejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes caractersticas: Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de l, en un tiempo mnimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crtico. Quesedeseeelcostodeoperacinmsbajoposibledentrodeuntiempo disponible. Dentrodelmbitoaplicacin,elmtodosehaestadousandoparalaplaneaciny controldediversasactividades,talescomoconstruccindepresas,aperturade caminos,pavimentacin,construccindecasasyedificios,reparacindebarcos, investigacindemercados,movimientosdecolonizacin,estudioseconmicos regionales,auditoras,planeacindecarrerasuniversitarias,distribucindetiempos desalasdeoperaciones,ampliacionesdefbrica,planeacindeitinerariospara cobranzas entre otros varios. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 17 4.5 ORGANIZACIN Desde siempre, el ser humano ha estado consciente de que la obtencin de eficiencia sloesposibleatravsdelordenamientoycoordinacinracionaldetodoslos recursos que forman parte del grupo social; esta actividad corresponde a la etapa del proceso administrativo denominada organizacin. Unavezquesehaestablecido`loquesequierehacer",dichodeotramanera:los objetivos a alcanzar durante la etapa de planeacin, ser necesario determinar "cmo hacerlo",qumedidasutilizarparalograrloquesedesea;estosloesposiblea travs de la organizacin. 4.5.1 CONCEPTOS Y PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN Concepto de Organizacin La organizacin es a la empresa lo que la estructura a un edificio en construccin, ya quelaorganizacinestableceladisposicinycorrelacindetareasqueelgrupo social debe llevar a cabo para lograr sus objetivos, proveyendo la estructura necesaria a fin de coordinar eficazmente los recursos. Paraemitirunadefinicinformaldeesteconceptoserevisarnalgunasdelas definiciones ms reconocidas: AgustnReyesPonce:Organizacineslaestructuracindelasrelacionesque deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. IsaacGuzmnV:Organizacineslacoordinacindelasactividadesdetodoslos individuosqueintegranunaempresaconelpropsitodeobtenerelmximode aprovechamientoposibledeloselementosmateriales,tcnicosyhumanos,enla realizacin de los fines que la propia empresa persigue. HaroldKoontzyCyrilO'Donnell:Organizaresagruparlasactividadesnecesarias paraalcanzarciertosobjetivos,asignaracadagrupounadministradorconla autoridadnecesariaparasupervisarloycoordinartantoensentidohorizontalcomo vertical toda la estructura de la empresa. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 18 Elementos del Concepto de Organizacin Analizandolasanterioresdefinicionesseobtienenloselementosbsicosdel concepto, mismos en los que coinciden todos los autores: 1.Estructura.La organizacin implica el establecimiento del marco fundamental enel que habr de operar el grupo social, ya que establece la disposicin y la correlacin de las funciones, jerarquas y actividades necesarias para lograr los objetivos.2.Sistematizacin.Todaslasactividadesyrecursosdelaempresa,debende coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.3.Agrupacinyasignacindeactividadesyresponsabilidades.Organizar, implicalanecesidaddeagrupar,dividiryasignarfuncionesafindepromover la especializacin.4.Jerarqua.Laorganizacin,comoestructura,originalanecesidadde establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.5.Simplificacin de funciones.Uno de los objetivos bsicos de la organizacin esestablecerlosmtodosmssencillospararealizareltrabajodelamejor manera posible. Principios de la organizacin Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organizacin racional, se encuentran ntimamente relacionados, y son: 1.Delobjetivo.Todasycadaunadelasactividadesestablecidasenla organizacin deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa. Esdecir,laexistenciadeunpuestosloesjustificablesisirveparaalcanzar realmente los objetivos. 2.Especializacin.EsteprincipiofueestablecidoporAdamSmithhace200 aos;afirmaqueeltrabajodeunapersonadebelimitarse,hastadondesea posible, a la ejecucin de una sola actividad. 3.Jerarqua.Es necesario establecer centros de autoridad delos que emane la comunicacinnecesariaparalograrlosplanes,enloscualeslaautoridadyla responsabilidadfluyanenunalneaclaraeininterrumpida,desdeelmsalto ejecutivo hasta el nivel ms bajo. 4.Paridaddeautoridadyresponsabilidad.Acadagradoderesponsabilidad conferido,debecorresponderelgradodeautoridadnecesarioparacumplir dicharesponsabilidad.Delamismamaneraqueresultaabsurdoconceder Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 19 autoridadpararealizarunafuncin,aunempleado,sinoselehace responsable por los resultados. 5.Unidaddemando.Al determinar un centro deautoridad y decisin para cada funcin,debeasignarseunsolojefe,yquelossubordinadosnodebern reportar a ms de un superior. 6.Difusin.Para maximizar lasventajas de la organizacin, las obligaciones de cadapuestoquecubrenresponsabilidadyautoridad,debenpublicarsey ponerse, por escrito, a disposicin de todos aquellos miembros de la empresa quetenganrelacinconlasmismas.Porotra parte,ladescripcindelabores no debe hacerse con demasiado detalle.7.Amplitudotramodecontrol.Hayunlmiteencuantoalnmerode subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que ste pueda realizartodassusfuncioneseficientemente.LyndallUrwickdicequeun gerente no debe ejercer autoridad directa a ms de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no est sobrecargado. 8.Delacoordinacin.Lasunidadesdeunaorganizacinsiempredebern mantenerseenequilibrio.Laestructuraorganizacionaldebepropiciarla armona y la adecuada sincronizacin de los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. 9.Continuidad.Unavezquesehaestablecido,laestructuraorganizacional requieremantenerse,mejorarseyajustarsealascondicionesdelmedio ambiente. La organizacin que es apropiada para la empresa en un momento dado, puede no serlo posteriormente. 4.5.2ETAPAS Y TECNICAS DE ORGANIZACION Etapas de la Organizacin Las etapas de organizacin son: Divisin del trabajo.Coordinacin. Divisin del trabajo Eslaseparacinydelimitacindelasactividades,conelfinderealizarunafuncin conlamayorprecisin,eficienciayelmnimoesfuerzo,dandolugarala especializacin y perfeccionamiento en el trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: Jerarquizacin Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 20 Jerarquizacinesladisposicindelasfuncionesdeunaorganizacinporordende rango, grado o importancia. Departamentalizacin A la divisin y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades especficas, con base en su similitud, se le conoce con el nombre de departamentalizacin. Ladepartamentalizacinselogramedianteunadivisinorgnicaquepermiteala empresa desempear con eficiencia sus diversas actividades. A. Secuenciadeladepartamentalizacin.Al departamentalizar es conveniente seguir la siguiente secuencia:1.Listar todas las funciones de la empresa.2.Clasificarlas.3.Agruparlas segn un orden jerrquico.4.Asignar actividades a cada una de las reas agrupadas o departamentos.5.Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad y obligacin, entre las funciones y los puestos.6.Establecer lneas de comunicacin e interrelacin, entre los departamentos.7.El tamao, la existencia y el tipo de organizacin de un departamento debern relacionarse con el tamao y las necesidades especficas de la empresa, y de las funciones involucradas.B. Tiposdedepartamentalizacin.Deacuerdoconlasituacinespecficade cadaempresa,esposibleaplicardiversostiposdedepartamentalizacin;losms usuales son:1.Funcional.Escomnenlas empresasindustriales;consisteen agrupar lasactividades anlogas segn sufuncinprimordialparalograrla especializaciny,conello,unamayor eficiencia del personal. 2.Porproductos.Escaractersticadelasempresasquesededicanala fabricacindediversaslneasdeproductos.Ladepartamentalizacinsehacecon base en un producto o grupo de productos relacionados entre s. La figura muestra la divisin de una empresa en departamentos de productos: qumicos, colorantes, farmacuticos. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 21 3. Geogrfica o por territorios. Este tipo de departamentalizacin proporciona uninstrumentolgicoyeficientecuandolasunidadesdelaempresarealizan actividadesensectoresalejadosfsicamente,y/ocuandoeltramodeoperacionesy depersonalsupervisadoesmuyextensoyestdispersoenreasmuygrandes.Se utilizaprincipalmenteenelreadeventas,ejemplo:dividiraunaempresaenzonas regionales. 4.Clientes.Consiste en crear unidades cuyo inters primordial es servir a los distintoscompradoresoclientes.Porlogeneralseaplicaenempresascomerciales, principalmente en los almacenes (fig. 4.14), aunque puede tambin utilizarse con base en determinados mercados. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 22 5. Por procesos o equipo. Al fabricar un producto, el proceso o el equipo que sehaya empleado puede servir de base para crear unidades departamentales, sobre todo si reporta ventajas, econmicas, de eficiencia, ahorro de tiempo, etc., ya sea por la capacidad del equipo, manejo especial del mismo o porque el proceso lo requiera. El agrupamiento de tornos en un departamento y el de fresadoras en otro, es un claro ejemplo de la departamentalizacin por equipos. 6.Secuencia.Estetipodedepartamentalizacinseutilizaporlogeneralen nivelesintermediosoinferiores.Enmuchasempresas,porrazonestcnicaso econmicas, es necesario departamentalizar por secuencias alfabticas, numricas o de tiempo; as, una empresa productiva que trabaja por turnos sin interrupcin, puede establecer secciones que controlen cada uno de los turnos. O cuando se trata de labores que manejan una gran cantidad de nmeros y/o letras, porejemploundepartamentodecobranzasquemanejainfinidaddetarjetasde crdito, establece diversas secciones de acuerdo con la numeracin de las tarjetas, o bien, con los apellidos de los cuentahabientes. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 23 Coordinacin del trabajo Lacoordinacineslasincronizacindelosrecursosylosesfuerzosdeungrupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y la consecucin de los objetivos. TECNICAS DE ORGANIZACIN Sonlasherramientasnecesariasparallevaracabounaorganizacinracional;son indispensablesduranteelprocesodeorganizacinyaplicablesdeacuerdoconlas necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:Organigramas Manuales Diagramas de flujo o de procedimiento Cartas de distribucin de trabajo o actividades Anlisis de puestos Organigramas Conocidos tambin como grficas de organizacin o cartas de organizacin, los organigramassonrepresentacionesgraficasdelaestructuraformaldeuna organizacin,quemuestranlainterrelacinlasfunciones,losnivelesjerrquicos, las obligacionesyla autoridad existentes dentro de ella.Los organigramas pueden clasificarse: Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 24 Existen tres formas de representar los organigramas: 1.Vertical. En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de arriba abajo. 2.Horizontal. Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.3.Circular.Dondelosnivelesjerrquicosquedandeterminadosdesdeelcentro hacia la periferia. 4.Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical. Manuales Sondocumentosdetalladosquecontienenenformaordenadaysistemtica, informacin acerca de la organizacin de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser: a)De polticas.b)Departamentales.c)De bienvenida.d)De organizacin.e)De procedimientos.f)De contenido mltiple.g)De tcnicas.h)De puesto.oManuales de organizacin Explican los detalles ms importantes de la organizacin; generalmente incluyen:Finalidad de cada elemento de la organizacin.Declaracin de funciones.Organigramas Por su objeto Por su rea Por su contenido Estructurales.Muestranslolaestructura administrativa de la empresa. Funcionales.Indicanlasprincipales funciones de los departamentos. Especiales.Sedestacaalgunas caractersticas. Generales.Presentantodalaorganizacin; se llaman tambin cartas maestras. Departamentales.Representanla organizacin de un departamento o seccin. Esquemticos.Contienenslolos rganos principales, se elaboran para el pblico, no contienen detalles. Analticos. Ms detallados y tcnicos. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 25 Glosario de trminos utilizados.oManuales departamentalesContienen:a)Objetivos generales de la empresa, los del departamento de q' se trate,ylos de sus secciones bsicas.b)Polticasynormas generales de la empresaydel departamento correspondiente.c)Carta de organizacin generalydepartamental.d)Reglamentacin de los aspectos de coordinacin interdepartamental.e)Anlisis de puestos.f)Grficas de procesos y de flujo oManuales InterdepartamentalesSonsimilares,ensucontenido,alosmanualesdepartamentales,aunqueno siempre proporcionan la misma cantidad de informacin: Comprenden a todos los departamentos de la organizacin..Describenlosprocedimientosylasrelacionesqueabarcandichos departamentos.Diagramas de procedimiento o de Flujo. Tambinselesconocecomoflujogramas.GeorgeTerrylosdefinecomo:la representacingrficaquemuestralasucesindelospasosdequeconstaun procedimiento.Los diagramas de procedimiento permiten:a)Una mayor simplificacin del trabajo.b)Determinarlaposibilidaddecombinaroreadaptarlasecuenciadelas operaciones para una mejor circulacin fsica.c)Mejorar alguna operacin, combinndola con otra parte del proceso.d)Eliminar demoras.e)Una mejor distribucin de la planta.Existen diversos tipos de diagramas de procedimiento: Grfica de flujo de operaciones.Grficas esquemticas de flujo.Grfica de ubicacin de equipo.Grfica de flujo de formas.Carta de distribucin del trabajo o de actividades Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 26 Atravsdeestatcnicaseanalizanlospuestosqueintegrandepartamentoo seccin,paralograrunadivisindefuncionesymejorarlaestructuradelosgrupos de trabajo. Sirve para analizar labores relacionadas de cinco, hasta quince, personas.Anlisis de puesto Esunatcnicaenlaqueseclasificanpormenorizadamentelaslaboresquese desempeanenunaunidaddetrabajoespecficaeimpersonal(puesto),ascomo lascaractersticas,conocimientosyaptitudesquedebeposeerelpersonalquelo desempea.Los objetivos primordiales de esta tcnica son:a)Mejorar los sistemas de trabajo.b)Delimitar funciones y responsabilidades.c)Evitar fugas de autoridad y responsabilidad.d)Fundamentar programas de entrenamientoe)Retribuir adecuadamente al personal.f)Mejorar la seleccin de personal. Unidad IV: Proceso Administrativo 12 de Diciembre de 2011 Pgina 27 ANEXOS. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 1.ADMINISTRACIN:PENSAMIENTO,PROCESO,ESTRATEGIAY VANGUARDIA oDecimosegunda unidad: Introduccin al proceso administrativo Hernandez y Rogriguez, Sergio. Ed. McGraw-Hill / 1ra Edicin/ 2002 2.FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIN oUnidad 1: Estudio de la administracin oUnidad 3: Planeacin oUnidad 4: Oraganizacin Mnich Galindo; Garca Martnez. Ed. Trillas / 5ta. Edicin / 1990.