Un pour tous, tous pour un

Retour sur un an de projet de rénovation de calendrier de conservation

Elisabeth Bühlmann Herzog

Forum des Archivistes Genevois

Juin 2015

Le contexte

•  Holding américaine

•  72 pays

•  Toutes les branches de la finance

•  Expérience du contentieux

Le calendrier de départ

•  Profil •  Calendrier fondé sur les Etats-Unis avec des exceptions

locales •  Une structure plutôt fonctionnelle •  Une structure de relations complexes •  Entre les catégories et les pays •  Entre les groupes de contraintes réglementaires et les délais de

conservation

•  En résumé •  612 catégories d’archives •  6800 contraintes réglementaires •  1881 règles de conservation

Exemple

Le projet

•  Un calendrier de conservation plus juste •  Mise à jour du calendrier •  Analyse des contraintes réglementaires manquantes

•  Un calendrier plus durable •  Outil pour assurer la maintenance du calendrier •  Gestion du changement

•  Un projet sur 3 ans •  9 mois pour la révision •  2 ans pour tester la mise à jour en continu

L’équipe

Phases du projet “révision”

•  Révision de la taxonomie

•  Analyse comparative des contraintes réglementaires

•  Définition des règles de conservation

•  Validation du calendrier par les corps de métiers et régions

•  Publication

Les résultats

Avant

•  618 catégories

•  6800 sources

•  1881 règles de conservation

•  Pas de représentation synoptique

Après

•  224 catégories

•  11385 sources

•  474 règles appliquées 970 fois

•  Représentations à la volée, synoptique ou spécifique

Des catégories plus simples

•  Suppression des catégories redondantes •  Réplica locaux

•  Réplica secteur financier

•  Fusion de catégories en fonction d’un processus •  Ouverture/clôture de compte

•  Explicitation des catégories •  Description spécifique

•  Termes synonymes et locaux

…Mais pas toujours

•  La résistance à des catégories communes •  Le cas des archives clients de trusts

•  L’influence des préoccupations « à la mode » •  Le choix du paramètre de départ du délai

•  La création de catégories spécifiques plutôt liées à un média

•  Le problème de la granularité •  Surreprésentation de sous- processus

Quels principes pour les règles ?

•  La définition de l’étalon •  Les Etats-Unis et le reste du monde

•  Le critère de création de l’exception

•  Que faire en cas de juridiction fédérale ?

•  Quelles considérations réglementaires ? •  Les prescriptions légales

•  Les lois très spécifiques (amiante etc.)

•  Les associations, les entités auto-régulantes

Quels principes pour les règles ?

•  Documenter les spécificités métiers •  Jurisprudence ou décision d’instances réglementaires

•  Quels délais pour les « non-archives »

•  Standardiser les règles •  Pour permettre leur mise en œuvre automatique ?

•  Ou assurer leur pertinence auprès des corps de métiers ?

Les règles de conservation

•  Distribution des règles •  305 règles utilisées 1 fois •  Dont 151 exceptions locales pures (non-globales, non US)

•  Règles les plus utilisées (>10) •  Les règles comptables globales ou spécifiques à un pays •  Une règle temporaire

•  Entre 5 et 10 •  Les activités clés du métier •  Transactions, ouverture/clôture de comptes, fonds •  Gestion des risques

Les règles de conservation

•  Analyse du top 3 des délais •  10 ans (151) •  23 depuis l’expiration du contrat •  21 depuis la fin de l’année financière •  19 depuis la disparition/vente/destruction des biens

•  6 ans (60) •  15 depuis la date de création

•  7 ans (55) •  8 depuis la date de création •  6 depuis la clôture de la transaction finale, sa maturité

Les règles de conservation

•  Extrêmes •  30 jours •  Backup et données personnelles

•  Permanent •  Archives historiques (et trust)

La validation des règles

•  La résistance au changement

•  Le problème du regard •  10 contre 11

•  Function contre spécifique

•  Faciliter les décisions •  Rôle du conseiller juridique

•  L’expression directe de la relation de la catégorie-source-règle

Exemples

Vue des règles par catégories

Vue des catégories par règles

Vue des catégories par sources

Vue globale par juridiction

Prochaines étapes

•  Mise en oeuvre du calendrier dans système de gestion

•  Affiner le “data map” du calendrier •  Pour compléter la mise en oeuvre dans toutes les zones

de stockage

Prochaines étapes

•  Prendre en compte pour la prochaine révision •  Les domaines de simplification identifiés

•  Revoir les règles temporaires attribuées

•  Tester le mécanisme de mise à jour en continu des règles

Que cela vous inspire-t-il ?