Übernahme und Ordnung von Archivgut

Einheit 1

Übernahme von Archivgut

• Übernahme durch– Anbietung– Kauf– Tausch– Geschenk

• Anbietungspflicht

• Übergabemodalitäten– ohne Bedingungen– mit Bedingungen

• Eigentumsvorbehalt

• beschränkte Einsichtnahme

• Kaufpreis

• zeitliche Vinkulierung

• Kosten der Übernahme• Zuwachs- oder

Akkzessionsprotokoll

Ordnen von Archivgut

• Arbeitsprotokoll– abliefernde Behörde– Provenienzen– Hauptinhalte– Entstehungszeitraum– vorgefundener

Ordnungszustand– vorhandene vorarchivische

Findmittel– vorarchivische Signaturen

• Wiederherstellen der vorarchivischen Ordnung

• Bär‘sches Prinzip“

Ordnen von Archivgut

• Ordnen nach dem Provenzienzprinzip

• Ordnen nach dem Pertinenzprinzip (Bildung von Sachgruppen)– Richtet sich nach der

inneren Strukur des Bestandes

• Beispiel: Gemeindearchiv1. Allg. Verwaltung2. Innerer Dienst3. Rechtspflege4. Finzanz- u.

Vermögensverwaltung5. Sicherheitswesen6. Schulwesen7. Kultur8. Sozialwesen9. Bau- und Siedlungswesen10.Wirtschaft

Ordnen von Archivgut

Sammlungen

Konservieren von Archivgut - Präventivmaßnahmen

Einheit 2

• Vermeiden von Recycling- oder Holzschliffpapier

• Vermeiden von wasserlöslichen Stempeln

• Vermeiden exotischer Hard- und Software

• Speichern in Langzeitformaten

• Beachtung der Auswahl des Schreib- und Beschreibstoffes für Akten, die dauernd aufzubewahren sind

Präventivmaßnahmen

• Vermeiden von Selbstklebefolien bei Bucheinbänden– Mikroklima beschleunigt Befall

durch Mikroorgansimen

• Entfernen von Klarsichtfolien– Weichmacher– Pilzbefall

• Vermeiden von Uhu, Tixo, Alleskleber

• Entfernen der Akten aus Ordnern

• Entfernen aller Metallteile, wie Heftklammern, Büroklammern, Heftvorrichtungen

Präventivmaßnahmen

• Lagerung der Akten in säurefreien und alkalisch gepufferten Papierumschlägen (Heften) mit einem pH-Wert zwischen 7,5 und 10

• Verwendung von holzschliffreiem Papier

• Für eine alterungsbeständige Beschriftung Verwendung von Bleistift, Tusche und Stempelfarben auf Rußbasis

• Lagerung der Akten in säurefreien und gepufferten Kartons

Präventivmaßnahmen

• Fotos nie einkleben• Verwahren von Fotos und

Negative in Klappumschlagen aus säurefreiem Papier, um Zerkratzen und Beschädigungen durch Angreifen zu vermeiden

• Hantieren mit großformatigen gebundenen Archivalien (Protokollbüchern)– Nie am Buchrücken aus dem

Regal ziehen, um Schäden am Einband zu vermeiden

• Kopieren aus gebundenen Archivalien so wenig als möglich auf herkömmlichen Kopieren, um den Einband zu schonen (Aufsichtscanner)

Präventivmaßnahmen

Problematische Aktenlager• Keller

– zu feucht

– zu schmutzig

– keine Luftzirkulation

• Dachböden– Temperaturschwankungen

– tw. Sonneneinstrahlung

– Insektenbefall

– zu schmutzig

Aktenlager

Aktenlager

Um solche Fehler zu vermeiden …

Aktenlager

Um solche Fehler zu vermeiden …

Aktenlager

Um solche Fehler zu vermeiden …

… muss der Archivar die Probleme, wie Schimmelpilzbefall, Befall durch andere Mikroorganismen erkennen und einfache Maßnahmen bis zu baulichen Ratschlägen erteilen

• Vermeiden von Holzregalen → Verwendung von Metallregalen

• keine offenen Leitungen im Aktendepot verlegen

• Messen der Temperatur und Luftfeuchtigkeit

• Trockenlegung von Mauern, Aufstellen von Entfeuchtungsgeräten

• Kontrolle der Bestände auf Pilz- und Insektenbefall

• regelmäßiges Reinigen der Depots

Aktenlager

Optimale Lagerungsbedingungen• konstante Temperatur von 16°

bis 18°C• konstante relative

Luftfeuchtigkeit von ca. 50%• keine direkte

Sonneneinstrahlung• Minimierung der

Lichteinwirkung• leicht abwischbare Metallregale• Platz sparende Fahrregale• Luftzirkulation

Aktenlager

• gute Brandmeldeanlage• kleine Brandabschnitte• aktiver Brandschutz

– Verhaltensmaßnahmen

• keine Sprinkleranlagen

Brandschutz

• Alarm- und Schließanlage• Zutrittsberechtigungen

Sicherheitstechnik

Gefahrenpotential

Feuchte Depoträume führen zu Pilzbefall an den Einbänden…

Gefahrenpotential

… und zu Pilzbefall im Buchblock

Gefahrenpotential

Das Endprodukt ist abgebautes Papier, oft nur mehr Fragmente

Gefahrenpotential

… bis hin zu nicht mehr restaurierbaren Klumpen

• Aufwendige Restaurierungsmaßnahmen

Rettungsmaßnahmen

Gefahrenpotential

Mikroorganismen, wie Milben …

Gefahrenpotential

… oder Pilzsporen …

Gefahrenpotential

… können auch zu Erkrankungen führen

Erkrankungen

• Mykosen: Befall der Haut und der inneren Organe– Verursacher: Aspergillen,

Penicillen, Rhizopus, Mucor-Arten

• Mykoallergosen: hervorgerufen durch den Kontakt von Pilzen mit Schleimhäuten– Pilze gelangen über die

Atemwege in den Körper und verursachen Asthma

• Mykotoxikosen: Vergiftungen durch Mykotoxine, durch Einatmen toxinhältiger Staubpartikel (Erkrankung selten)

Berufliche Exposition:• Einatmen• Hantieren mit pilzbefallenen

Archivalien ohne Schutzmaßnahmen

• Händedesinfektion• Hautschutz• Flächen- und

Scheuerdesinfektion• Tragen von Arbeits- bzw.

Schutzkleidung• Speisen, Getränke, Kosmetika

nicht in Arbeitsräumen• regelmäßige Untersuchungen

beim Lungenfacharzt• Keine Topfpflanzen, nur

Hydrokulturen

Schutzmaßnahmen