TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN...
Transcript of TUGAS MAKALAH MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN...
TUGAS MAKALAH MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“STUDI KASUS OBSERVASI IMPLEMENTASI SISTEM
INFORMASI E-BUSINESS DI PT. INDOCEMENT TUNGGAL
PRAKARSA Tbk. TEROBOSAN E-PAYMENT”
DOSEN
Dr. Ir. ARIF IMAM SUROSO, MSc
ANGKATAN E-47
KELOMPOK “KIWI”
ADE ARIASANDI P056131562.E47
ALMANDRI NUR PUTRA P056131592.E47
ARDI VIRYAWAN P056131602.E47
NELLI PURNAMA SARI P056131782.E47
NONI NOER KAISAR P056131797.E47
PRIMASTI RAMADHANI P056131842.E47
SARJANA HADINATA P056131892.E47
2014
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI .......................................................................................................... 1
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................. 2
BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................... 3
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 3
1.2 Tujuan Penulisan ....................................................................................... 3
1.3 Manfaat Penulisan ..................................................................................... 3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................... 5
2.1. Sistem Informasi Manajemen ................................................................... 5
2.2. Enterprise Resource Planning .................................................................... 6
2.3. Customer Relationship Management ......................................................... 9
2.4. Inventory .................................................................................................... 10
2.5. E-Commerce dan Marketing .................................................................... 11
BAB III PEMBAHASAN ................................................................................... 14
3.1. Model e-Business ERP di Indocement ................................................... 14
3.2. Peningkatan Pelayanan Pelanggan melalui e-Payment to End-user ... 15
3.3. Future Development e-Payment to End-user ........................................ 16
3.4. Tantangan ke Depan ................................................................................ 18
BAB IV ................................................................................................................. 19
KESIMPULAN .................................................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................... 20
2
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 2.1 KOMPONEN SISTEM INFORMASI ................................................... 5
GAMBAR 2.2 PERAN SISTEM INFORMASI ............................................................. 5
GAMBAR 2.3 DIAGRAM ERP ...................................................................................... 7
GAMBAR 2.4 DIAGRAM CRM ..................................................................................... 9
GAMBAR 2.5.2 DIAGRAM MARKETING ........................................................ 13
GAMBAR 3.1 DIAGRAM PEMBAYARAN E-PAYMENT EKSISTING DI
INDOCEMENT .............................................................................................................. 16
GAMBAR 3.2 ALUR PROSES PEMESANAN SEMEN OLEH END-USER .......... 17
GAMBAR 3.3 DIAGRAM PEMBAYARAN E-PAYMENT EKSISTING DI
INDOCEMENT .............................................................................................................. 18
3
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia bisnis yang semakin cepat saat ini telah mendorong
perusahaan untuk tetap kompetitif di dalam persaingan industri bisnisnya. Untuk
tetap kompetitif maka perusahaan dituntut untuk menciptakan strategi yang
diharapkan dapat membantu perusahaan untuk menciptakan inovasi-inovasi baru
dalam proses bisnisnya. Inovasi-inovasi tersebut termasuk cara pengelolaan rantai
bisnis perusahaan.
E-business dan e-commerce menjadi hal yang sangat penting dalam rangka
mendorong pertumbuhan bisnis suatu perusahaan. Integrasi teknologi informasi
dan komunikasi atau lebih dikenal dengan ICT mempunyai kaitan yang sangat
erat terhadap perusahaan dan hubungan antara perusahaan dengan perorangan
yang terlibat dalam proses bisnisnya. Secara khusus penggunaan ICT akan
menambah produktifitas perusahaan, mendorong partisipasi konsumen yang lebih
besar, disamping mengurangi biaya.
Banyak perusahaan yang beralih menggunakan teknologi informasi untuk
membantu memecahkan masalah mengembangkan sistem lintas fungsi
perusahaan yang terintegrasi, yang melintasi berbagai batas fungsi tradisional
bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting
di semua lintas fungsi perusahaan.
Aplikasi-aplikasi e-business yang banyak digunakan perusahaan adalah
aplikasi yang dapat terintegrasi lintas fungsi perusahaan, contohnya adalah
perencanaan sumberdaya perusahaan (Enterprise resources planning atau ERP),
manajemen hubungan dengan pelanggan (customer relationship management atau
CRM), dan manajemen rantai pasokan (supply chain management atau SCM).
PT. Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. merupakan salah satu produsen
semen ternama di Indonesia, yang juga memiliki beberapa anak perusahaan yang
memproduksi beton siap-pakai (Ready-Mix Concrete/RMC), serta mengelola
tambang agregat dan trass. Berdiri sejak 16 Januari 1985. Perseroan merupakan
gabungan dari enam perusahaan semen, yang pada saat itu memiliki delapan
pabrik.
Indocement sebagai anak perusahaan dari HeidelbergCement yang
merupakan pemimpin pasar dalam bidang semen dan agregat dan sebagai salah
satu produsen besar dunia di bidang bahan bangunan tentunya juga mengikuti tren
perkembangan bisnis saat ini dengan mengembangkan dan mengimplementasikan
e-business dalam pengembangan bisnisnya.
1.2 Tujuan Penulisan Dari paparan di atas tersebut, maka tujuan penulisan ini adalah untuk
mendalami bagaimana implementasi sistem informasi e-business di PT.
Indocement Tunggal Prakarsa Tbk., dan apa saja manfaat yang diraih oleh
Indocement berikut stakeholders-nya dengan pengimplementasian ini.
1.3 Manfaat Penulisan
1. Bagi Peneliti/Mahasiswa
4
a. Sebagai bahan informasi/masukan dalam upaya meningkatkan
pengetahuan dan keilmuan yang berkaitan dengan e-business dan go-
global enterprise.
b. Merupakan sarana pelatihan bagi mahasiswa untuk dapat
mengidentifikasi, menganalisis, dan mengevaluasi antara teori yang
diberikan dengan praktek lapangan.
2. Bagi Praktisi
a. Dapat dijadikan literatur untuk mengadakan penelitian lebih lanjut
mengenai implementasi sistem inforamasi di perusahaan.
b. Memberikan gambaran, wawasan, dan pengetahuan mengenai
implementasi sistem informasi di perusahaan.
3. Bagi PT. Indocement Tunggal Prakarsa Tbk.:
a. Dapat dijadikan sebagai bahan inputan pengembangan atas sistem
bisnis saat ini.
b. Membuka kemungkinan adanya penerapan teknologi informasi yang
dapat meningkatkan efisiensi demi leveraging profit perusahaan dan
pemenuhan kepuasan pelanggan.
5
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem Informasi Manajemen
2.1.1. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Kenneth dan Jane (2007) berpendapat bahwa, sistem informasi secara
teknis dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling
berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan
pengawasan dalam suatu organisasi. Menurut O’brien (2005), sistem Informasi
Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang – orang,
hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar
2.1
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems
2.1.2. Peran Sistem Informasi
Menurut O’brien (2005) terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam
bisnis yaitu:
1. Mendukung proses bisnis dan operasional
2. Mendukung pengambilan keputusan
3. Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Gambar 2.2 Peran Sistem Informasi
Sumber: O’brien (2005) Introduction to Information Systems
6
2.1.3. Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi terdiri dari komponen – komponen yang disebut blok
bangunan (building block), yaitu:
1. komponen input
Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Input disini
termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan yang dapat berupa dokumen – dokumen besar.
2. komponen model
Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model
matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan
di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan
keluaran yang diinginkan.
3. komponen output
Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai
sistem.
4. komponen teknologi
teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan
membantu pengendalian diri sistem secara keseluruhan.
5. komponen hardware
Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi
sistem informasi.
6. komponen software
Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah, menghitung dan
memanipulasi data yang diambil melalui hardwareuntuk menciptakan
suatu informasi.
7. komponen basis data
Merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu
dengan yang lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
8. komponen control
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk
meyakinkan bahwa hal – hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah
ataupun bial terlanjur terjadi kesalahan – kesalahan dapat langsung
cepat diatasi.
Enterprise Resource Planning
Perencanaan Sumberdaya Perusahaan (Enterprise Resource
Planning/ERP) menurut Mustacelo dan Slack dalam Mimin (2011) adalah
menunjukkan perkembangan terkini dan paling signifikan dari sistem perencanaan
produksi dan pengawasannya dalam perusahaan manufaktur, yang melibatkan
Perencanaan Pengadaan Bahan (Material Requirement Planning/MRP).
ERP pertama kali digunakan pada awal 1988 saat Perusahaan Kimia Dow
menggunakan modul ERP dari SAP AG Jerman, namun perbedaan mencolok dari
7
sistem ERP ditunjukkan dengan dirilisnya SAP R/3 pada 2004. Pada tahun yang
sama, beberapa penyedia/vendor piranti lunak turut meramaikan persaingan pasar
sistem dan konsultansi ERP seperti Oracle, PeopleSoft, Baan, dan JD Edwards.
Sedangkan menurut Davenport dalam Mimin (2011), ERP adalah paket
software yang mengintegrasikan semua informasi dalam perusahaan seperti
informasi keuangan dan akunting, informasi SDM, informasi rantai nilai, dan
informasi pelanggan.
Laukkanen dalam Mimin (2011) juga berpendapat bahwa ERP dapat
dilihat sebagai “sebuah ideologi dari perencanaan dan mengatur sumberdaya dari
sebuah organisasi agar dapat menjadi efektif, produktif, dan juga menguntungkan,
yang kesemuanya termanifestasi dalam bentuk paket sistem informasi yang dapat
dikonfigurasi.
Lebih lanjut Slack dalam Mimin (2011) mengutarakan bahwa ERP
mengintegrasikan seluruh bagian organisasi seperti “sistem syaraf pusat” yang
dapat merasakan apabila terjadi perubahan bisnis dalam informasi terkini dan
meneruskan informasi tersebut ke bagian lainnya saat itu juga (real time).
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem
ini.Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Costumer Relationship Management
(CRM), e-Government, dan lain-lain.
Gambar 2.3 Diagram ERP
2.2.1 Model Komponen ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni
Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya
Manusia:
Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials
Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant
8
Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project
System, Environment Management.
Modul Financial & Akuntansi: General Accounting, Financial
Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise
Controlling.
Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel Time
Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational
Management, Travel Management.
2.2.2 Software ERP
Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pasaran:
1. SAP
2. JDE
3. BAAN
4. MFGPro
5. Protean
6. Compiere
7. Adempiere
8. OneSoft SME Business Solution
2.2.3 Manfaat Menggunakan ERP
Berikut ini adalah sebagian kecil manfaat dengan diaplikasikannya ERP
bagi perusahaan:
1. Integrasi data keuangan: untuk mengintegrasikan data keuangan
sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
2. Standarisasi Proses Operasi: menstandarkan proses operasi melalui
implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas,
penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.
3. Standarisasi Data dan Informasi: menstandarkan data dan informasi
melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang
biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis
yang berbeda-beda.
2.2.4 Model Komponen ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni
Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya
Manusia:
Modul Operasi: General Logistics, Sales and Distribution, Materials
Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant
Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project
System, Environment Management.
Modul Financial & Akuntansi: General Accounting, Financial
Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise
Controlling.
Modul Sumber Daya Manusia: Personnel Management, Personnel Time
Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational
Management, Travel Management.
9
2.2.5 Software ERP
Berikut beberapa software ERP yang saat ini beredar di pasaran:
9. SAP
10. JDE
11. BAAN
12. MFGPro
13. Protean
14. Compiere
15. Adempiere
16. OneSoft SME Business Solution
Customer Relationship Management
2.3.1 Pengertian Customer Relation Management
Kotler dan Keller (2009), berpendapat bahwa, CRM (Customer Relation
Management) merupakan proses mengelola informasi rinci tentang masing –
masing pelanggan dan secara cermat mengelola semua “titik sentuhan” pelanggan
demi memaksimalkan kesetian pelanggan. Titik sentuhan pelanggan adalah
kesempatan apa pun dimana seorang pelanggan menghadapi merek dan produk,
mulai dari pengalaman aktual, komunikasi massal sampai observasi kasual.
CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran,
dan pelayanan yang terkordinasi. CRM menyimpan informasi pelanggan dan
merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta
membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi
tentang pelanggan tersebut (Amin Widjaja Tunggal, 2008).
Gambar 2.4 Diagram CRM
2.3.2 Tujuan Customer Relation Management
Menurut Caesar (2009), tujuan Customer Relation Management yaitu :
1. Menggunakan hubungan dengan pelanggan untuk meningkatkan
keuntungan perusahaan.
2. Menggunkan informasi untuk memberikan pelayanan yang memuaskan.
10
3. Mendukung proses penjualan berulang kepada pelanggan.
2.3.3 Kegunaan Customer Relation Management Database customer didalam CRM dapat digunakan untuk berbagai macam
kegunaan, diantaranya adalah (Alkindi, 2010) :
1. Mendesain dan melaksanakan marketing campaign untuk mengoptimalkan
efektifitas marketing.
2. Mendesain dan melaksanakan customer campaign yang spesifik seperti
cross selling, up – selling, dan retensi.
3. Menilai respon customer terhadap produk dan level service, misalnya
seperti kenaikan harga, new product development, dan lainnya.
4. Mengambil keputusan manajemen seperti forecasting financial dan
customer profitability analysis.
5. Prediksi terhadap level defect yang tak diinginkan customer (churn
analysis).
Inventory
2.4.1 Pengertian Persediaan/Inventory Menurut Rangkuti (2007), persediaan (inventory) didefinisikan sebagai
suatu aktiva yang meliputi barang–barang milik perusahaan dengan maksud untuk
dijual dalam suatu periode usaha tertentu untuk memenuhi permintaan dari
konsumen atau pelanggan setiap waktu.
Sedangkan menurut Hani Handoko (2000), persediaan (inventory) adalah
suatu istilah umum yang menunjukan segala sesuatu atau sumber daya-sumber
daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan
permintaan baik internal maupun eksternal.
2.4.2 Fungsi-fungsi Persediaan
Persediaan dapat melayani beberapa fungsi yang akan menambahkan
fleksibilitas operasi perusahaan. Fungsi persediaan menurut Rangkuti (2007),
yaitu:
1. Fungsi Decoupling, untuk membantu perusahaan agar bisa memenuhi
permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier.
2. Fungsi Economic Lot Sizing, persediaan ini perlu mempertimbangkan
penghematan-penghematan (potongan pembelian, biaya pengangkutan per
unit lebih murah dan sebagainya) karena perusahaan melakukan pembelian
dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang
timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko
dan sebagainya).
3. Fungsi antisipasi, untuk mengantisipasi dan mengadakan permintaan
musiman (seasonal inventories), menghadapi ketidakpastian jangka waktu
pengiriman dan untuk menyediakan persediaan pengamanan (safety stock).
2.4.3 Sistem Pengendalian Persediaan
Menurut Sugiri (1995), terdapat dua alternatif sistem pengendalian
persediaan, yaitu:
1. Sistem fisik (periodik)
11
Pada sistem fisik, harga pokok penjualan baru dihitung dan dicatat pada
akhir periode akuntansi. Cara yang dilakukan dengan menghitung
kuantitas barang yang ada digudang di setiap akhir periode, kemudian
mengalikan dengan harga pokok per satuannya.
2. Sistem perpectual
Dalam sistem perpectual, perubahan jumlah persediaan dimonitor setiap
saat. Caranya adalah dengan menyediakan satu kartu persediaan untuk
setiap jenis persediaan.
2.5 E-Commerce dan Marketing
2.5.1 E-Commerce
Menurut Robert E. Johnson, e-commerce merupakan suatu tindakan
melakukan transaksi bisnis secara elektronik dengan menggunakan internet
sebagai media komunikasiyang paling utama (Robert E. Johnson). E-commerce berhubungan dengan penjualan, periklanan, pemesanan
produk yang semuanya dikerjakan melalui internet. (Gary Coulter & John
Buddemeir)
E-Commerce dapat dijadikan sebagai solusi untuk membantu perusahaan
dalam mengembangkan perusahaan dan menghadapi tekanan bisnis. Tingginya
tekanan bisnis yang muncul akibat tingginya tingkat persaingan mengharuskan
perusahaan untuk dapat memberikan respon. Penggunaan e-Commerce dapat
meningkatkan efisiensi biaya dan produktifitas perusahaan, sehingga dapat
meningkatkan kemampuan perusahaan dalam bersaing.
Adapun jenis-jenis e-commerce antara lain
a) business-to-business-to-consumer (B2B2C): dimana suatu perusahaan
menjual produk atau jasa kepada perusahaan lain yang memiliki
konsumennya sendiri
b) consumer-to-business (C2B): dimana individu menggunakan Internet
untuk menjual produk atau jasa kepada perusahaan atau individu, atau
untuk mencari penjual atas produk atau jasa yang diperlukannya.
c) consumer-to-consumer (C2C): dimana konsumen menjual (bertransaksi)
langsung kepada konsumen lain
d) peer-to-peer (P2P): teknologi yang memungkinkan sesama komputer pada
suatu jaringan untuk bertukar data dan proses secara langsung; dapat
digunakan untuk C2C, B2B, dan B2C
e) mobile commerce (m-commerce): transaksi dan aktivitas EC dilakukan
dengan teknologi wireless(misal telepon selular)
f) location-based commerce (l-commerce):transaksi m-commerce yang
ditargetkan pada individu di lokasi dan waktu tertentu
g) intra-business EC: kategori EC untuk aktivitas internal suatu organisasi
yang melibatkan pertukaran barang, jasa, atau informasi antara berbagai
bagian dan individu dalam perusahaan.
Dalam Grolier Business Dictionary, disebutkan sepuluh langkah jika kita
ingin terlibat dalam e-business, yaitu:
1. Get Started—identifikasi kebutuhan-kebutuhan kita.
12
2. Get a good idea—putuskan apa yang akan kita jual, baik itu berupa
barang atau jasa, atau keduanya.
3. Get e-mail—tata ulang akun e-mail yang sudah ada (atau buat akun e-
mail baru) untuk pemasaran dan penjualan produk kita.
4. Get a web site—buat situs web baru atau gunakan yang sudah ada.
5. Get a domain name—perkuat identitas merk/brand kita di internet/
web.
6. Get visitors—undang orang-orang untuk mengunjungi alamat situs
kita.
7. Know your visitors—susuri dan ukur keberhasilan kita.
8. Improve your web site—perkaya situs web kita dengan e-commerce
dan perangkat kinerja lainnya.
9. Find new customers—kenali dan bidik pelanggan potensial.
10. Start selling online—pelayanan merchant dan transaksi yang aman.
2.5.2 Marketing (Pemasaran)
Pemasaran dan Konsep Pemasaran adalah salah satu kegiatan-kegiatan
pokok dalam suatu perusahaan untuk mempertahankan hidup dan untuk
mendapatkan laba/keuntungan. Kegiatan pemasaran dalam perusahaan harus
dapat memberikan kepuasan kepada konsumen agar perusahaan tetap bisa
berkembang, atau konsumen mempunyai pandangan baik terhadap perusahaan
tersebut.
Pengertian pemasaran menurut Kotler dan Armstrong (2008), merupakan
proses di mana perusahaan menciptakan nilai bagi pelanggan dan membangun
hubungan yang kuat dengan pelanggan dengan tujuan untuk menangkap nilai dari
pelanggan sebagai imbalannya.
Pemasaran adalah suatu sistem keseluruhan dari kegiatan-kegiatan bisnis
yang ditujukan untuk merencanakan, menentukan harga, mempromosikan dan
mendistribusikan barang dan jasa yang memuaskan kebutuhan mulai dari
kebutuhan primer hingga kebutuhan tersier. (Stanton, William J. dalam Basu
Swastha).
13
Gambar 2.5 Diagram Marketing
EMs (Electronic Markets) adalah sebuah sarana yang menggunakan
teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan/ menyajikan penawaran
dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai
macam harga yang ditawarkan.
Dalam pengertian lain, EMs adalah sebuah sistem informasi antar
organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli
untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang ditawarkan.
Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan
efisien dalam hal waktu. Sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan
informasi mengenai produk dan jasa yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga
dapat menarik pelanggan lebih banyak.
14
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Model e-Business ERP di Indocement
Penerapan sistem informasi di PT Indocement terangkum dalam paket
sistem intranet dimana, didalamnya terdapat ERP. Di dalam versi intranet
Indocement ini, ERP adalah terminal sistem dari perencanaan sumber daya
material (Material Resources Planning). ERP sistem ini menangani proses
manufaktur, logistik, distribusi, inventori atau gudang, shipping/pengapalan,
invoicing/faktur, dan akunting perusahaan.
ERP software ini dapat membantu mengontrol berbagai aktivitas bisinis
seperti penjualan, pengiriman, penagihan, produksi, manajemen inventori dan
HRM. ERP ruang lingkupnya meliputi fungsional silang (cross-functional) dan
keseluruhan perusahaan. Semua fungsi departemen-departemen yang terlibat
dalam operasional dan produksi, semuanya terintegrasi dalam satu sistem.
ERP System yang tercakup dalam sistem intranet Indocement, antara lain:
Web Applications
1. Enterpise System
Mencakup seluruh sistem di dalam sistem informasi Indocement,
digambarkan secara preview dalam menu ini.
2. Debtore’s Phone
3. Procurement:
e-Tender
Merupakan kependekan dari Electronic Tendering System,
memfasilitasi seluruh proses tender, dari pengiklanan sampai
penempatan kontrak. Mencakup juga perubahan dari seluruh dokumen
kontrak yang relevan ke dalam format elektronik. Setiap supplier dan
kontraktor yang teregister dapat mengakses Project Request atau
Service Request yang sedang dalam proses tender, dan akan dikirimi
notifikasi dari manajemen Indocement.
Coal Cigading Monitoring
Digunakan untuk memonitor persediaan batubara yang dipasok
dari Cigading sebagai gudang batubara utama Indocement, agar
keberlangsungan operasi pabrik di Citeureup berjalan dengan baik.
4. Personnel Information
Mencakup informasi seputar manajemen sumber daya manusia
dengan segala fungsi dan perangkatnya.
5. Vehicle
Dalam menu ini tercakup:
- Administrasi angkutan/kendaraan
- Transaction (alur dan posisi proses kendaraan)
- Repair & Maintenance, mengatur perbaikan dan perawatan
kendaraan.
- Tire management, manajemen pemakaian ban kendaraan.
- Inquiry, menangani permintaan kendaraan.
15
- Vehicle closing, di dalamnya terdapat data pengemudi/ karyawan,
penutupan administrasi transaksi kendaraan, dan melihat posisi
kendaraan yang telah digunakan.
6. Indocement Work Progress Monitoring System
Mencakup monitoring perkembangan operasional produksi atau
pekerjaan dari berbagai lini di dalam perusahaan.
7. Cylinder Tracking
Di dalam menu ini kita dapat menelusuri dan mengetahui kondisi
persediaan tabung gas dan oksigen yang biasa digunakan untuk
pekerjaan atau menunjang produksi.
8. Outside Cleanliness Inspection System
Menu ini melingkupi sistem pemeriksaan tingkat kebersihan atau polusi
di sekitar pabrik, dengan monitoring alat-alat pengukur debu yang
disebar di beberapa titik di lingkungan sekitar lokasi pabrik.
9. Indocement Safety Observation Program
Program observasi keamanan ini merupakan bentuk pengamatan,
pengendalian, dan pencegahan terhadap aspek-aspek bahaya yang ada
di lingkungan kerja dengan melibatkan peran aktif seluruh karyawan
demi menciptakan lingkungan kerja yang aman dan dapat menekan atau
menihilkan angka kecelakaan kerja.
10. Agreement Database
Terdapat kumpulan database perjanjian atau kontrak karya di dalamnya.
11. Contract Worker
Dalam menu ini terdapat data mengenai pekerja/karyawan kontrak
dalam perusahaan.
12. CSR Information system
Menu ini melingkupi sistem informasi Corporate Social Responsibility
yang dijalankan perusahaan.
Online Report Library
Dalam menu ini terdapat kumpulan atau perpustakaan dari laporan-laporan
yang diposting melalui online.
Peningkatan Pelayanan Pelanggan melalui e-Payment to End-user
Pada saat ini Indocement dalam menjalankan penjualannya terfokus pada
distributor dan toko material di seluruh Indonesia. Indocement belum
memfokuskan penjualannya di level end-user. Indocement juga telah
memanfaatkan internet dalam meningkatkan penjualannya.
Setiap customer yang terdaftar dalam database toko di Indocement tinggal
masuk ke web Indocement (www.sementigaroda.com) lalu melakukan
kustomeran barang, kemudian toko juga harus melakukan pembayaran. Dengan
mekanisme seperti ini Indocement bisa mempermudah proses penjualan dan dapat
memungkinkan toko dan distributor melakukan order langsung ke Indocement
dengan harga pricelist.
16
Dari sisi pembayaran, TOP (Term of Payment) di Indocement mempunyai
aturan bahwa untuk melakukan pengiriman atas kustomeran maka kustomer harus
membayar terlebih kepada Indocement. Hal ini berarti setelah toko telah
melakukan penginputan di Web untuk melakukan kustomeran barang, maka
mereka perlu melakukan pembayaran kepada Indocement agar pesanan tersebut
dapat disetujui dan dapat segera dikirimkan.
Meningkatnya penjualan di Indocement mengakibatkan adanya kesulitan
teknis di bagian keuangan Indocement karena adanya permintaan konfirmasi
apakah suatu kustomeran telah dilakukan pembayaran atau belum. Sebagai cara
untuk memecahkan masalah ini, Indocement telah menggunakan fasilitas Virtual
Banking di Bank-bank rekanannya. Fitur Virtual Banking ini bisa mempercepat
rekonsiliasi pembayaran, Indocement bisa dengan cepat memberikan konfirmasi
apakah suatu order telah dilakukan pembayaran atau belum.
Gambar 3.1 Diagram Pembayaran e-Payment eksisting di Indocement
Future Development e-Payment to End-user
Sebagai Future Development Indocement, dalam rangka meningkatkan
penjualannya, Indocement perlu meningkatkan penjualan sampai dengan end-
user. Secara konsep yang sudah ada Indocement perlu sedikit memodifikasi
websitenya yaitu dengan menyediakan akses pesanan di web tidak hanya sampai
level toko saja, akan tetapi sampai dengan level end-user. Penyediaan akses ini
memungkinkan setiap orang di Indonesia melakukan kustomeran yang tersedia
hingga 24 jam dan juga layanan antar barang hingga alamat yang ditujukan.
Adapun cara kerja website itu adalah sebagai berikut. Konsumen yang
ingin melakukan pembelian semen bisa masuk ke website www.tigaroda.com.
Kemudian konsumen harus melakukan pengisian form order yang telah
disediakan di web. Konsumen harus mengisi form yang diminta secara lengkap
seperti nama kustomer, jumlah pesanan, alamat pesanan, no telpon, tanggal dan
jam dibutuhkan, dan metode pembayaran yang akan digunakan.
Kemudian setelah Website ini akan melakukan kalkulasi dan pencarian
toko yang memiliki jarak yang terdekat dengan toko yang lebih dekat dengan
lokasi pengiriman semen, dan juga melihat ketersediaan akan semen yang
INDOCEMENT
DISTRIBUTOR DISTRIBUTOR
TOKO TOKO TOKO TOKO
Virtual
Banking
Virtual
Banking
17
dimaksudkan, dan juga mengecek apakah di tanggal dan jam yang diinginkan
konsumen toko tersebut melayani penjualan. Ketika sudah ditemukan, website
tersebut mengalihkan penjualan tersebut ke toko yang dimaksudkan.
Kemudian setelah mendapatkan toko yang dimaksudkan, tampilan website
pun menunjukan nama toko yang akan mengirimkan barang, dan kemudian
apabila sebelumnya konsumen memilih metode pembayaran dengan
menggunakan e-banking maka tampilan website akan menyediakan entrain untuk
melakukan pembayaran akan tetapi apabila konsumen memilih COD (Cash On
Delivery) maka hanya diperlukan konfirmasi kembali apakah kustomeran sudah
selesai dilakukan.
Kemudian toko yang menerima pengalihan penjualan dari website
Indocement melakukan konfirmasi penjualan kepada konsumen tersebut lalu
kemudian toko tinggal melakukan pengiriman kepada konsumen di tanggal dan
jam yang diinginkan konsumen.
Gambar 3.2 Alur Proses Pemesanan Semen oleh End-user
Adapun Matris Komponen SIM untuk aktivitas ini adalah sebagai berikut :
Konsumen Mengisi
Pesanan di web
Website akan mengalihkan
penjualan ke toko terdekat
Konsumen
Melakukan
Pembayaran via e-
banking
Barang dikirimkan ke
alamat tujuan
konsumen
Mulai
Selesai
18
Gambar 3.3 Diagram Pembayaran e-Payment eksisting di Indocement
Aktivitas SI
Hardware Net Ware Software SDM Data Produk Informasi
Mesin dan
Media
Mesin dan
Media
Program Prosedur Spesialis User
Input PC Internet Internet Explorer, Data entry
procedure
Agen/Customer Pemesan, Alamat kirim, tnggal
dibutuhkan,
tanggal order, barang yang
dipesan.
Pesanan Penjualan,
Pemrosesan PC/Server Internet ERP yang
Terintegrasi
dengan
Internet
- Pesanan
Penjualan, Ketersediaan
barang, Status
Pembayaran Order
Status Display
Output PC Internet ERP Output
procedure
and distribution
IT Pengirim,
Agen/Customer, Admin
Penjualan.
Manajer
Pemesan, Detail
barang pesanan, tgl kirim, alamat
kirim, PIC
pengirim.
Sales Order,
Delivery Order
Penyimpanan Server, Hardisk/Server
Backup
procedure
IT Informasi Pesanan
Informasi Pesanan
Pengendalian - Monitoring
procedure
SUPERVISOR Pengirim, Agen/Customer,
Admin Penjualan.
Manajer
Data Validation. Annually Report
3.2. Tantangan ke Depan
Dari pengembangan Future Development tersebut kita bisa simpulkan,
dengan adanya pengembangan ini Indocement bisa memperluas pangsa pasarnya
hingga ke segement end user dan juga Indocement bisa lebih melayani
pelanggannya. Akan tetapi pengembangan ini pun masih memiliki tantangan-
tantangan yaitu:
1. Setiap toko yang terkait dengan website ini harus memiliki jam pelayanan
yang konsisten. Jangan sampai toko yang telah menerima pengalihan
penjualan kemudian ternyata tidak melayani penjualan di tanggal dan jam
yang diinginkan konsumen.
2. Harga yang ditawarkan oleh Indocement tidak boleh bervariasi. Tidak
boleh harga satuan yang diterima konsumen berbeda antara satu toko
dengan toko yang lain karena akan mengakibatkan ketidak konsistenan
harga dan hal ini akan membingungkan pembeli.
3. Setiap toko yang terkait dengan website harus memiliki data yang realtime
tentang kondisi stok di toko mereka masing-masing. Di harapkan setiap
toko yang menerima pengalihan penjualan telah memiliki persediaan
semen yang cukup.
4. Setiap toko harus memiliki mekanisme pengecekan pembayaran yang real-
time sehingga apabila ada customer yang melakukan kustomeran dan
sudah melakukan pembayaran akan terlihat di ordernya
19
BAB IV
KESIMPULAN
Dari pemaparan masalah-masalah dan tawaran solusi penulis di atas, dapat
disimpulkan beberapa hal berikut:
1. Peningkatan pengawasan armada pengiriman semen atau ready mix
concrete, dapat dilakukan dengan mengimplementasikan perangkat sistem
komputerisasi yang terintegrasi dan dikontrol penuh dari Indocement. Jika
hal tersebut dilakukan maka akan didapat:
a. Pengiriman semen dapat lebih dijamin kualitas ketepatan jumlah
dan waktunya.
b. Jika terjadi masalah dalam proses pengiriman, maka akan segera
diketahui sumber masalahnya tersebut, hingga dapat diusulkan
solusi secepatnya dan kepercayaan konsumen dan stakeholder lain
tetap terjaga.
2. Selain dari sisi logistik di atas, dapat juga dilakukan peningkatan
pelayanan kepada end-user. Caranya dengan membuka akses langsung
dari konsumen pribadi kepada Indocement, hal ini dapat berdampak pada:
a. Mempertahankan pelanggan loyal.
b. Menambah pelanggan baru.
c. Memberikan value added kepada pelanggan dengan mempermudah
transaksi melalui sistem e-payment hingga end-users.
d. Akan terbangun infrastruktur jaringan distribusi sistematis dan full-
control.
20
DAFTAR PUSTAKA
Amin Widjaja Tunggal. (2008). Audit Manajemen. Jakarta : Rineka Cipta.
Basu Swastha dan Irawan (2003). Manajemen Pemasaran Modern (Edisi
kedua). Yogayakarta: Liberty Offez. Jakarta: Gramedi Pustaka Utama.
Chopra, Sunil & Peter Meindl. (2007). Supply Chain Management-Strategy,
Planning & Operation. Prentise Hall.USA.
http://www .Gary Coulter dan John Buddemei. (E-commerceOutline).diakses
18 November 2013.
Husein Umar, (2002). Metodologi Penelitian Aplikasi dalam Pemasaran. Edisi
II, Cetakan Keempat Belas, Yogyakarta: BPFE.
Kotler, Philip & Gary Armstrong. (2006). ”Principles of Marketing”Eleventh
Edition, Pearson Prentice Hall. New Jersey.
Kotler, Philip dan Kevin Lane Keller. (2009). Manajemen Pemasaran (Edisi
Kedua Belas). Cetakan Ketiga. Jakarta: PT. Indeks.
Laudon, Kenneth & Jane. (2012). Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10.
Jakarta: Salemba Empat.
m.businessdictionary.com, diakses pada 7 November 2013.
O’Brien, James. (2006). Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta:
Salemba Empat.
Rangkuti, Freddy. (2007). Strategi Promosi Yang Kreatif dan Analisis Kasus
Integrated Marketing Communciation. Jakarta: PT Gramedia Pustaka
Utama.
Robert E. Johnson, III. http://www.cimcor.com. diakses pada 7 November 2013
Simchi-Levi, David., Kaminsky, Philip and Simchi-Levi, Edith. (2000).
Designing and Managing The Supply Chain Concepts, Strategies and
Case Studies. McGrawHill Int. Edition.
Siwi, Rhea. (2011). Shipping/Pelayaran dan Kapabean.
http://www.sekantongcoklat.wordpress.com. diakses pada 24 November
2013.
yeyennurlinapurnama.blogdetik.com, diakses pada 7 November 2013.
21
Wikipedia.com, diakses pada 7 November 2013.
Indocement Intranet: http:/intranet/…, diakses pada 1 November 2013.
http://www.bagusnyatigaroda.com, diakses pada 1 November 2013.
http://www.heidelbergcement.com. diakses pada 1 November 2013.
http://www.indocement.co.id, diakses pada 1 November 2013.
http://www.rfid.ac. diakses pada 20 November 2013.
http://www.sementigaroda.com. diakses pada 1 November 2013.