Tugas III Introduction to Business

Case Study “Toyota Excels at Continuous Improvement”

Group 3:

1. Yanuar Tirta Kumaya

2. Sibella Yunita Tarigan

3. Reinaldo Akbar

4. Pranandang Adi Laksana

5. Nurhayani Sianturi

6. M. Reza Ihsantiyan

Kelas MM UGM Jakarta Angkatan 38 Eksekutif A kelas A (38A_A)

19 Maret 2015

Dosen : Diah R. Wulandaru

Discussion Questions:

1. Describe how Toyota's just-in-time management principles contribute to quality?2. Why is empowering employees to look for ways to continuously improve operations

so effectively for Toyota?3. Why do you think Toyota's reputation is recovering so quickly after the recalls?

Answers:

1. Describe how Toyota's just-in-time management principles contribute to quality?

Just In Time (JIT) adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan

kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin

dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi

sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa)

sesuai kehendak konsumen tepat waktu. Untuk mencapai sasaran dari sistem ini,

perusahaan memproduksi hanya sebanyak jumlah yang dibutuhkan/diminta

konsumen dan pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya

pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat

menimbun barang.

Keunggulan perusahaan Toyota terhadap para pesaingnya ditentukan oleh faktor 

waktu, mutu, biaya dan sumber daya manusia. Waktu merupakan salah satu faktor

penentu unggulan daya saing. Toyota dapat melayani permintaan konsumen tepat

waktu, mengeliminasi atau mengurangi waktu untuk aktivitas yang tidak bernilai

tambah, dan mengefisiensikan waktu untuk aktivitas bernilai tambah. Toyota

menerapkan JIT untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi segala macam sumber

pemborosan dalam aktivitas produksi, dengan memberikan komponen produksi yang

tepat serta pada waktu dan tempat yang tepat. Dimana (JIT) Menghilangkan semua

aktifitas atau sumber-sumber yang tidak memberikan nilai tambah terhadap produk

atau jasa,dan berkomitmen terhadap kualitas prima. JIT menekankan pada

penyederhanaan aktivitas dan peningkatan aktivitas yang memberikan nilai tambah.

JIT hanya akan memproduksi apabila diisyaratkan oleh proses berikutnya,sehingga

pemborosoan dapat diminimalisir dalam skala besar, yaitu mengurangi biaya

penyimpanan persediaan karena barang akan langsung diproses dan tidak disimpan

terlalu lama, sehingga tidak mengurangi kualitas, dan dana penghematan tersebut

dapat dialokasikan pada perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah

sehingga Mendorong perbaikan berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi.JIT production di Toyota menerapkan prinsip “zero inventory” pada produksinya, sehingga perputaran cost produksinya sangat cepat sehingga meningkatkan produktivitas operasional aktivitas Toyota.

Ada 3 hal fundamental dalam prinsip JIT Toyota, yaitu antara lain: elimintation of waste continuous quality improvement a participative work culture

Dibawah ini adalah beberapa keuntungan menggunakan prinsip JIT antara lain: Reduction pada inventaris Peningkatan kualitas Kebutuhan ruang berkurang Memperpendek lead time Mengurangi beban produksi Meningkatkan produktivitas Meningkatkan utilisasi pada mesin Meningkatkan fleksibilitas

2. Why is empowering employees to look for ways to continuously improve operations so effectively for Toyota?

a) Quality merupakan cara Toyota untuk meminimalisir kegagalan, Toyota sangat mementingkan quality untuk memproduksi produknya. Hal itu sangat penting untuk proses operational perusahaan. Toyota juga selalu mementingkan kualitas dari produk yang dihasilkannya dibandingkan dengan keuntungan yang ingin diraih serta pertumbuhan bisnis yang signifikan

b) Toyota juga sangat baik dalam hal meningkatkan efisiensi terhadap aktifitas operationalnya, sehingga Toyota mampu melakukan pengurangan biaya serta beban operasional kerja yang besar. Oleh karenanya Toyota mampu menghasilkan produk yang semakin baik

c) Toyota memiliki quality control yang sangat baik. Sehingga bisa menunjang keberhasilan perusahaan dalam meminimalisir kecacatan produksi. Dan Toyota juga memiliki tanggung jawab yang besar terhadap kunsumennya, terbukti apabila produk Toyota memiliki kecacatan, Toyota akan merecall kembali produknya tersebut

d) Toyota memiliki konsep inovatif operational system yang dikenal dengan Just In Time (JIT) manajemen system, dimana cost produksi tertata deangan baik dan inventory manajemen sangat efisien terhadap produk yang dijualnya, selain itu inovatif produk operational Toyota dapat membuatnya jadi yang terbaik.

e) Toyota memiliki konsep kerja automasi deangan campur tangan SDM (Jidoka), sehingga SDM tidak diperbolehkan melanjutkan produksi, jikalau ada kecacatan dalam proses produksi.

Ada 4 prinsip pada jidoka antara lain: Detect the abnormality Stop Fix or correct the immediate condition Investigate the root cause and install a countermeasure

f) Toyota juga memberikan kesempatan dan tanggung jawab yang sama untuk membangun dan membesarkan perusahaan

g) Toyota memiliki konsep Kaizen, yaitu konsep yang bermasud untuk terus menerus melakukan perbaikan dan tidak pernah merasa puas dalam melakukan sesuatu. Hal tersebut membuat Toyota senantiasa terus menrus melakukan inovasi dan perbaikan dalam produksinya

Dalam kaizen manajemen memiliki dua fungsi utama, yaitu: Pemeliharaan

Kegiatan pemeliharaan teknologi, sistem manajemen, dan standar operasional yang ada sekaligus menjaga standar tersebut melalui pelatihan serta disiplin dengan tujuan agar semua karyawan dapat mematuhi prosedur pengoperasian standar (Standard Operating Procedure-SOP) yang telah ditetapkan

PerbaikanKegiatan yang diarahkan pada meningkatkan standar yang ada. Kedua fungsi ini disimpulkan sebagai Pemeliharaan dan Perbaikan Standar. Perbaikan ini sendiri dapat terbagi menjadi kaizen dan inovasi. Kaizen bersifat perbaikan kecil yang berlangsung oleh upaya berkesinambungan, sedangkan inovasi merupakan perbaikan drastis sebagai hasil dari investasi sumber daya berjumlah besar dalam teknologi atau peralatan. Kaizen menekankan pada upaya manusia, moral, komunikasi, pelatihan, kerja sama, pemberdayaan dan disiplin diri, yang merupakan pendekatan peningkatan berdasarkan akal sehat, berbiaya rendah

Sasaran akhir kaizen adalah tercapainya Kualitas, Biaya, Distribusi (Quality, Cost, Delivery -- QCD), sehingga pada praktiknya kaizen menempatkan kualitas pada prioritas tertinggi. Kaizen mengajarkan bahwa perusahaan tidak akan mampu bersaing jika kualitas produk dan pelayanannya tidak memadai, sehingga komitmen manajemen terhadap kualitas sangat dijunjung tinggi. Kualitas yang dimaksud dalam QCD bukan sekedar kualitas produk melainkan termasuk kualitas proses yang ditempuh dalam menghasilkan produknya. Salah satu langkah awal penerapan kaizen adalah menjalankan siklus Plan-Do-Check-Act (PDCA) untuk menjamin terlaksananya kesinambungan kaizen. Siklus ini terdiri atas : Rencana (plan)

Penetapan target untuk perbaikan dan perumusan rencana tindakan guna mencapai target tersebut

Lakukan (do)Pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat

Periksa (check)Kegiatan pemeriksaan segala prosedur yang telah dijalankan guna memastikannya agar tetap berjalan sesuai rencana sekaligus memantau kemajuan yang telah ditempuh

Tindak (act)Menindaklanjuti ketiga langkah yang ditempuh sekaligus memutuskankan prosedur baru guna menghindari terjadinya kembali masalah yang sama atau menetapkan sasaran baru bagi perbaikan berikutnya

Siklus PDCA berputar secara terus menerus dengan diselingi oleh siklus Standarize-Do-Check-Act (SDCA) di antaranya. Dalam langkah Standar (Standarize) pada siklus ini, segala prosedur baru yang telah diputuskan pada langkah Tindak (Act) dalam siklus PDCA sebelumnya disahkan menjadi pedoman yang wajib dipenuhi. SDCA fokus pada kegiatan pemeliharaan, sedangkan PDCA lebih mengacu pada perbaikan.

3. Why do you think Toyota's reputation is recovering so quickly after the recalls?

Mengapa reputasi Toyota cepat pulih setelah recalls (penarikan unit) mobil.Karena Toyota mengutamakan keselamatan konsumen dengan menarik kembali unit mobil sebanyak 8,5juta unit produk mobil diseluruh dunia pada awal tahun 2010 untuk menerapkan prinsip New Just in Time (JIT) dan strategy zero Emmision untuk produk berikutnya. Disamping itu, untuk kegiatan operasional, Toyota menerapkan system Toyota Way yang terdiri dari 14 prinsip.Dimana secara garis besar, 14 prinsip tersebut dibagi menjadi 4 dasar prinsip yaitu :1. Long term philosophy yang artinya sebuah prinsip untuk jangka panjang. Toyota

selalu mencoba mengambil keputusan manajemen berdasar perspektif jangka panjang, dan bukan sekedar demi keuntungan finansial jangka pendek semata.

2. The Right Process Will Produce the Right ResultsToyota selalu mencoba membangun sebuah proses produksi yang sempurna demi menghasilkan beragam produk mobil dengan mutu yang baik melalui proses produksi yang baik pula. Salah satunya menerapkan sistem Just In Time (JIT) untuk persediaanya.

3. Add Value to the Organization by Developing Your PeopleToyota selalu meningkatkan kompetensi para karyawannya seperti memberikan pembelajaran terutama kepada leader dan teknisinya. Pengembangan Sumber Daya ini juga tidak terbatas dilakukan untuk para karyawan Toyota, namun juga para supplier Toyota. Hal ini dilakukan agar standar yang di tetapkan dapat tercapai.

4. Continuously Solving Root Problems to Drive Organizational Learning Melalui prinsip ini jika terdapat adanya suatu masalah, maka Toyota akan secara langsung mentelusuri penyebab dari masalah tersebut agar dapat diperoleh apa penyebab dari masalah tersebut dan cara untuk mengatasinya.

Salah satu alasan lain mengapa reputasi Toyota Motor Corp dapat pulih kembali dengan cepat ialah karena melalui hasil investigasi yang dilakukan oleh NHTSA (national highway traffic safety administration) bersamaan dengan NASA menyebutkan bahwa faktor yang menyebabkan terjadinya beberapa kecelakaan di tahun 2009 tersebut dikarenakan driver error factor.