TÜRKİYE ORGAN VE DOKU

BAĞIŞ SİSTEMİ (TODBS) Devreye Alma Kılavuzu

Özet Transplantasyon, Diyaliz ve İzlem Sistemi çerçevesinde TODBS Sistemi devreye alınmadan

Bağış Kurumlarının ve İl Sağlık Yöneticilerinin ihtiyaç duyacağı bilgileri içerir.

TDIS PORTALINDA TODBS SİSTEMİ (YENİ ORGAN ve DOKU BAĞIŞ SİSTEMİ)

1 Sistemin Kamuya Açık Tanıtımı

1.1 Amacı ve Konusu Ülkemizde Organ ve Doku Naklinin farkındalığını arttırmak suretiyle hayatta iken bağış yapan kişi

(Gönüllü Verici) sayısını arttırmak amacıyla yürütülen sağlık politikalarına destek amacıyla TODBS

(Türkiye Organ ve Doku Bağış Sistemi) Sağlık Bakanlığınca projelendirilmiştir.

TODBS Projesi kapsamında gönüllü vericilerin, ülkemizdeki tüm sağlık kuruluşlarında bağış

beyanlarını yapabilmeleri sağlandığı gibi Sağlık Bakanlığınca yetkilendirilen kamu ve/veya özel kurum-

kuruluşlarında bağış toplamasına imkan sağlanmıştır.

Ayrıca TODBS alt yapısal olarak web tabanlı bir uygulama olma özelliğinin getirdiği avantajdan

faydalanılarak, sistemin E-Nabız ve E-Devlet sistemleri ile entegrasyonu sağlanarak Online Bağış imkanı

için gereken alt yapısal düzenlemeler sağlanmıştır.

1.2 Kapsamı TODBS Sistemi tüm sağlık kurumlarının Bağış Toplayıcısı olabileceği bir sistemdir. Aynı zamanda

yasal olarak bağışçı olabilecek kişilerin (18 Yaşından Büyük ve Türkiye Cumhuriyeti Vatandaşı) sistemde

Gönüllü Verici (Hayatta iken Bağışçı) olabilmelerine izin verir.

Yasal çerçevede yapılacak bağışların tamamı online olarak sisteme kaydedilerek, “Ulusal Bağış

Havuzu” oluşturulur.

1.3 Kamuya Açık Yüzü TODBS Sisteminin kamuya açık yüzü, T.C. Sağlık Bakanlığı, Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü,

Organ, Doku Nakli ve Diyaliz Hizmetleri Daire Başkanlığı web sayfalarında yapılan yayınlarla sınırlıdır.

Burada yayınlanan bilgi, bağışçı sayısı ve en çok bağış toplayan sistem kullanıcısı bilgisinden ibarettir.

1.4 Güven ve Güvenlik Sistemde oluşan – kaydedilen veriler, Sağlık Bakanlığı Bilgi Sistemleri bünyesinde saklanmaktadır.

Ayrıca Web Tabanlı arayüzlerin bulunduğu TDIS Sistemi Uluslararası standartlarda hizmet veren Özel

Yazılım ve Bilişim Güvenliği Laboratuvarlarınca test edilmiştir. Zero Day (Sıfır Gün Güvenlik Açığı)

ilkelerine göre yapılan testlerden başarıyla geçen yazılım ve Bakanlıkça gereken tüm tedbirlerin alındığı

veri tabanı yapısı ile tüm vatandaşlarımızın güven duyabileceği ortamda verileri kaydedilmekte ve

saklanmaktadır.

2 Sistemin Kullanıcılar Açısından Tanıtımı

2.1 Kurumsal Hiyerarşi TODBS Kurumsal Hiyerarşisi aşağıdaki şemada gösterilmektedir. Sağlık Kuruluşlarının altında birden

fazla Bağış Birimi olması gereken durumlar için sistem alt yapısal olarak hazırlanmıştır. Ancak Varsayılan

olarak her sağlık kurumunun altında 1 adet bağış birimi olacaktır. Sağlık Kuruluşunca yapılan Bağış

İşlemlerinde (TODBS Kullanımında) bağlı olunan üst makam kendi ilindeki Sağlık Müdürlüğüdür.

2.2 Personel – Kullanıcı – Kullanıcı Rolleri Nedir? Sisteme erişim; yetki verilmiş kullanıcılar için mümkündür. Sistemde her kişi (Personel), 1 kullanıcı

olarak kişisel verileri ile kayıtlı olmakla beraber kendisine atanan roller çerçevesinde TDİS Sistemleri

içerisinde görüntüleme ve işlem yapma yetkisine sahiptir.

TODBS Sisteminde işlem yapabilmek için TDİS Sisteminde Personel Kaydınızın ve TODBS Sistemi

için Kullanıcı rolü/rollerinizin olması gerekir. TDIS Sistemine geçilmeden önceki TODBS Sisteminde

kullanıcı olarak kaydı olan kişilerin tamamı TDIS sistemine personel (Aynı Zamanda kullanıcı) olarak

aktarılmıştır. Ancak sisteme giriş yapmaya çalıştığınızda yöneticileriniz tarafından kullanıcı

rolünüz/rolleriniz aktif edilmemiş olabilir. Aşağıda bu durumda yapılması gerekenler detaylıca

anlatılmıştır.

Daire Başkanlığı

İl Sağlık Müdürlükleri

Sağlık Kuruluşu 1

Bağış Birimi 1-1

Bağış Birimi 1-2

Sağlık Kuruluşu 2

Bağış Birimi 2-1

Bağış Birimi 2-2

3 Kullanıcı Tiplerine Göre Sistem Kullanımı Özeti

3.1 Sisteme Giriş Transplantasyon, Diyaliz ve İzlem Sistemleri (TDİS) web programına

(https://organ.saglik.gov.tr) adresinden giriş yapılacaktır.

Açılacak sayfanın sağ üstündeki giriş simgesine / yazısına tıklanarak giriş sayfasına

yönlendirileceksiniz. Giriş sayfasında yer

Giriş sayfasında şifremi hatırlat butonuna basılarak açılan penceredeki alanlara; TC

Kimlik numarası ve cep telefonu yazıldıktan sonra şifre gönder butonuna basılacaktır. Bu

durumda cep telefonunuza SMS olarak şifre gönderilecektir. Gelen şifre ve TC kimlik numarası

ile kullanıcı girişinden sisteme giriş yapılacaktır.

Detaylı yardım için https://organ.saglik.gov.tr adresindeki yardım yazısına (Sayfanın

sağ üst alanında yer alır) basılarak veya doğrudan adres çubuğuna

https://organ.saglik.gov.tr/0TR/82Yardim/YardimlaraErisim.aspx adresi yazılarak erişilebilir.

Sisteme giriş yapamayan kullanıcılar; kendi illerindeki Sağlık Müdürlüğü

Bağıştan Sorumlu Yönetici veya Yönetici Yardımcılarına başvurabilirler.

Sisteme giriş sonrası İl Yönetici ve Yardımcıları alt birimde yetkili personellerin

bilgilerini güncelleyip rollerin atamasını en kısa sürede sağlamaları gerekmektedir. Bilgileri

güncellenmeyen rolleri atanmayan personeller sisteme giriş yapamayacaklardır.

3.2 Genel Kurallar ve İşleyiş

Organ bağış işlemlerinde bağışçıların bağışçı durumları kesinlikle sorgulanmayacak eğer

bağışçılar bağışçı durumlarında değişiklik yapmak istiyorlarsa yeni bağış senedi (Bağış

Formu) düzenlenecektir.

Bağış iptalleri ile ilgili bağışçının ıslak imzalı dilekçesi alınıp sisteme işlenecek il yöneticisi

ve/veya yardımcısı onayladığında iptal işlemi gerçekleşecektir.

Organ bağış işlemlerinde alınan bağış senetleri ve iptal dilekçelerinin hiçbir kopyası bağış

alan birimde kalmayacak şekilde üst yazı ile İl Sağlık Müdürlüğüne gönderilecektir. İl

Sağlık Müdürlüğü ise bahse konu evraklara arşiv mevzuatı hükümlerine göre işlem

yapacaktır.

Bağışçının bir bağış birimine organ bağışında bulunması ve söz konusu bağışı alan birim

kullanıcısının, alınan bağışı yönetici onayına sunması ve aynı bağışçının bir başka merkeze

organ bağışında bulunması durumunda ise ister onay bekleyen olsun isterse onaylanmış

olsun alınan ilk bağış sistem tarafından iptal edilir.

Organ bağışı almaya yetkili kullanıcı tarafından alınan bağışlar mücbir sebeplerden ötürü il

yönetici ve yardımcısı onayına sunulmadı ise kayıtlar üzerinde değişiklik yapılabilir

ve/veya iptal edebilir.

Ancak il yönetimi onayına sunulan bağışlarda değişiklik yapılamaz.

Kullanıcı eğer aldığı bağışlarda değişiklik yapmamış veya yönetici onayına sunmamış ise

bir hafta (7 Gün) içerisinde alınan bağış kayıtları sistem tarafından iptal edilir.

İl yönetimi onayına sunulan bağışlarda hatalı kayıt tespit edilmesi durumunda ise yönetici

tarafından bağışı alan birime iade edilir.

Bağış alan kullanıcı ise hatalı kayıtları düzeltip tekrar il yöneticisi onayına sunar.

İl yönetici ve/veya yardımcısının onaylaması ile bağış işlemi gerçekleşir.

Bağış senetlerinin taratılıp sisteme eklenmesi tamamen bağış alan kullanıcının

sorumluluğunda olup, sisteme bağış senedi haricinde farklı veya eksik evrak

yüklenmeyecektir.

İl Sağlık Müdürlüğü yönetici ve yardımcısı dışında bağış almaya yetkili personeller her

türlü teknik destek ve yardım taleplerini il yöneticisi ve yardımcısına iletecektir.

İl yöneticisi ve yardımcısına ise teknik destek vb. yardımlar bakanlığımız merkez personeli

tarafından verilecektir. İlgililerin doğrudan üretici firmayla / firma yetkilileri ile iletişime

geçmemeleri önemle rica olunur.

3.3 İl Sağlık Müdürlüğü İşlemleri Bu işlemleri yapmaya İl Sağlık Müdürlüğü Yönetici Rolüne haiz kişi/ler ile Yönetici Yardımcısı

rolüne haiz kişi/kişiler yapabilecektir.

Bir personelin (Kullanıcının) sistemde Yönetici veya Yönetici Yardımcısı olarak görev alacak

olması durumunda personel-kullanıcı kaydı ve kullanıcı rol işlemleri Bakanlık ilgili Daire Başkanlığı

yetkililerince yapılabilir. (Yönetici – Yardımcı sadece Daire Başkanlığınca atanabilir)

Bunun için EK3 Formu kullanılacaktır.

TODBS Sistemindeki sayfaya erişim için menülerden aşağıdaki seçim yapılacaktır.

MENÜ; BAŞLAT / SİSTEM AYARLARI /

3.3.1 Kurumsal İşlemler İl Sağlık Müdürlüğü yönetici ve yardımcılarınca yapılabilecek işlemlerdir. Kendi ilindeki bağış

birimlerinin tanımlanması, burada görevlendirilecek personellerin sisteme kaydı ve rollerinin atanması

işlemleri bu menülerden yapılır.

3.3.1.1 Kurum İşlemleri

İl Sağlık Yönetici grubundaki kullanıcı tarafından, kendi ilindeki bir sağlık kurumunun altında yer

alan Bağış biriminin adres ve telefonlarının güncellenmesi işlemi yapılabilir.

Yeni bir Bağış Birimi Eklenmesi Daire Başkanlığı yetkisinde olup, talep Ek 1 Formu ile

yapılacaktır.

Var olan bir bağış biriminin sistemden silinmesi için yine Ek 2 Formu ile yapılacaktır.

Bahse konu formlar kullanılmadan yapılan talepler dikkate alınmayacaktır.

Her birim ekleme ve silme işlemi için ayrı form kullanılacaktır.

MENÜ; BAŞLAT / SİSTEM AYARLARI / BİRİM LİSTESİ

3.3.1.2 Personel İşlemleri

Bağış birimlerinde çalışacak personellerin işlemleri bu menülerde yapılacaktır. Sistemde

olmayan personelin eklenmesi, bilgilerinin güncellenmesi yapılabilir. Personel TC Kimlik Numarası

sorgulanmak suretiyle kayıt edilebilir. Kayıt işlemi personelin çalışacağı kurum seçiminden sonra yapılır.

Ayrıca Personel Listesinden Kullanıcı Rolü atama yapılabilmektedir.

MENÜ; BAŞLAT / SİSTEM AYARLARI / PERSONEL LİSTESİ

3.3.1.3 Kullanıcı İşlemleri

Bağış birimlerinde kullanıcı rolü atanmış personeller listelenir. Rol işlemleri bu menülerde

yapılacaktır.

MENÜ; BAŞLAT / SİSTEM AYARLARI / KULLANICI LİSTESİ

3.3.2 Bağış Onay İşlemleri İl yöneticisi tarafından kendi ilinde alınan bağışların onaylanması veya reddedilmesi için

kullanılır. Sadece Onay istemi yapılmış olan bağışlara işlem yapılabilmektedir.

MENÜ; BAŞLAT / ORGAN DOKU BAĞIŞI / BAĞIŞ KAYIT İŞLEMLERİ

3.3.3 Bağış İptal Onayları İl yöneticisi tarafından kendi ilinde alınan bağış iptal taleplerinin onaylanması veya

reddedilmesi için kullanılır. Sadece Onay istemi yapılmış olan bağış iptal taleplerine işlem

yapılabilmektedir.

MENÜ; BAŞLAT / ORGAN DOKU BAĞIŞI / BAĞIŞ İPTAL TALEPLERİ

3.4 Bağış Birimi İşlemleri Bu işlemleri yapmaya birimlerde personel olarak kaydedilen ve kullanıcı rolü atanan herkes

yetkilidir.

Bir personelin (Kullanıcının) sistemde Yönetici veya Yönetici Yardımcısı olarak görev alacak

olması durumunda personel-kullanıcı kaydı ve kullanıcı rol işlemleri Bakanlık ilgili Daire Başkanlığı

yetkililerince yapılabilir. (Yönetici – Yardımcı sadece Daire Başkanlığınca atanabilir)

Bunun için EK 3 Formu doldurularak yazılı başvuru yapılmalıdır. Bahse konu formlar

kullanılmadan yapılan talepler dikkate alınmayacaktır.

TODBS Sistemindeki sayfaya erişim için menülerden aşağıdaki seçim yapılacaktır.

MENÜ; BAŞLAT / SİSTEM AYARLARI /

Aşağıda belirtilen iş ve işlemler Bağış Sistemi Online Yardım Dokümanında detaylı olarak

anlatılmaktadır.

3.4.1 Bağış Kayıt İşlemleri

3.4.1.1 Bağış Kartı Oluşturma 3.4.1.1.1 Kişi Sorgulama (Arama)

3.4.1.1.2 Kişi Bilgi Güncelleme

3.4.1.2 Bağış Bilgileri Girişi 3.4.1.2.1 Bağış Temel Bilgileri

3.4.1.2.2 Yakını Bilgileri

3.4.1.2.3 Şahit Bilgileri

3.4.1.2.4 Bağışlanan Organ ve Doku Bilgileri

3.4.1.3 Bağış Senedi (Formu) İşlemleri 3.4.1.3.1 Boş Form (Bağış Senedi) Dökümü

3.4.1.3.2 Sistemden Üretilen Form (Bağış Senedi) Dökümü

3.4.1.3.3 Sisteme Islak İmzalı Bağış Senedi Yükleme

3.4.1.4 Bağış Durumu 3.4.1.4.1 Aktif Kayıtlar

3.4.1.4.2 Pasif Kayıtlar

3.4.1.5 Onay İstemi

3.4.2 Onaylı Bağış Listesi

3.4.3 Bağış İptal Talepleri

4 Yardım ve Destek Kullanımı TODBS Sistemine ilişkin yardım online doküman olarak ayrıntılı bir biçimde hazırlanmıştır.

10.10.2016 tarihinden itibaren tüm kullanıcıların erişimine açılacaktır. Online Yardımdan nasıl

faydalanılacağına ilişkin https://organ.saglik.gov.tr/0TR/82Yardim/YardimlaraErisim.aspx adresindeki

videolardan faydalanılabilir.

Yardım Modülünde yer alan Sıkça Sorulan Sorular (SSS) bölümü ile kullanıcılar tarafından sıkça

sorulacak soruların doğrudan cevaplarına erişim mümkün olacaktır.

Sistemde online destek mevcut olmakla beraber, yardım dosyalarında anlatılan veya video ile

gösterilen konular-durumlar için kullanılmaması önemle rica olunur. Online yardım sisteminde

Bakanlık Personellerinden yetkili kılınanlar müsait oldukça anlık cevaplar verecek olup, aktif bir yardım

masası yetkilisine erişilemediği durumlarda kullanıcıların talepleri alınmakta daha sonra geri dönüşler

online sistemine giriş sırasında belirtilen mail hesaplarınıza yapılmaktadır.

Bağış sistemi programında yardım sayfasını ve duyurular kısmını tüm kullanıcıların

titizlikle takip etmeleri gerekmekte olup, ilgi yazının tüm organ bağışı almaya yetkili personele

duyurulması hususunda;

Gereğini bilgilerinize rica ederim.

Dr. Murat ÖZTÜRK

Bakan a.

Daire Başkanı

EKLER :

EK 1: TODBS - FRM001 BAĞIŞ BİRİMİ EKLEME TALEP FORMU

EK 2: TODBS - FRM002 BAĞIŞ BİRİMİ SİLME TALEP FORMU

EK 3: TODBS - FRM003 YÖNETİCİ EKLEME TALEP FORMU