UNIVERSIDAD INTERNACIONAL SAN ISIDRO LABRADOR

AULA DESCONCENTRADA UPALA.

BACHILLERATO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESA.

CURSO

AUDITORIA I

TEMA

DISEÑO Y VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO

PROFESORA

AURIEL ÁLVAREZ SOMARRIBAS

TRABAJO ELABORADO POR

ANA SALAS ARANA

WINY CHAVEZ HERRERA

LISBETH DAYANA ORTIZ MEJIAS

Upala, Alajuela

Mayo, 2013

DISEÑO Y VERIFICACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO

Evidencia

Es la base racional para llegar a conclusiones de auditoría confiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático. La evidencia de auditoría es verificable. El uso apropiado del muestreo está muy relacionado con la confianza que se puede tener en las conclusiones de las auditorias.

Obtención de las Evidencias

Debe obtenerse evidencia suficiente, competente y relevante para fundamentar razonablemente los hallazgos, conclusiones que formulen los auditores respecto al objeto auditado.

Para obtener evidencias, el auditor debe tomar en cuenta los criterios de importancia relativa y el riesgo probable.

El riesgo probable es la posibilidad de error que representa el dejar una evidencia con deficiencias de comprobación.

Cualidades de las evidencias

Suficiente.

Cuando es objetiva, convincente y sirve para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones del informe. El auditor no pretende una evidencia absoluta, sino la suficiente para formarse el juicio profesional.

Competente.

Cuando es válida y confiable para formar el juicio.

Relevante.

Cuando guarda una relación lógica y patente con el hecho a demostrar o a refutar.

Evidencia Física.

Se obtiene mediante inspección u observación directa de las actividades, bienes, documentos, registros y hechos relacionados con el objeto a evaluar.

Evidencia Documental.

Hace referencia a la información documental originada tanto interna como externa.

Evidencia Analítica.

Se obtiene al analizar o verificar la información mediante cálculos, comparaciones y razonamientos.

TECNICAS DE AUDITORIA

Definición

Métodos y prácticas de investigación y prueba que utiliza el auditor en la aplicación de los sistemas de control fiscal, para obtener la evidencia necesaria suficiente y competente que fundamente sus opiniones y conclusiones

Su empleo se basa en su criterio o juicio profesional, según las circunstancias.

Naturaleza.

Durante la fase de planeación y en la preparación de los programas de auditoría, el auditor determina cuáles técnicas va a emplear, cuándo debe hacerlo y de qué manera.

Las técnicas seleccionadas para una auditoría, al ser aplicadas se convierten en los procedimientos de auditoría.

Ocular:

Verificar en forma directa y paralela la manera como los responsables desarrollan y documentan los procesos o procedimientos mediante los cuales la organización ejecuta las actividades objeto de control.

Esta técnica permite visualizar la organización desde el ángulo que el auditor lo requiera, esto es su organización, sus directivos, sus instalaciones físicas, sus movimientos diarios, su relación con el entorno.

Verbal:

Obtener información verbal mediante averiguaciones o indagaciones dentro o fuera de la entidad sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.

La evidencia que se tenga a través de esta técnica debe documentarse mediante memorandos preparados por el auditor en el cual se describen las partes involucradas y los aspectos tratados.

Escrita:

Consiste en registrar o plasmar información que a juicio del auditor sea importante dentro de su trabajo.

Esta técnica puede realizarse de las siguientes formas:

• Análisis.• Conciliaciones.• Circularización o Confirmación.

Documental:

Consiste en obtener información escrita que permita soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los auditores.

Pueden ser:

• Comprobación.• Estudio General.• Revisión Analítica.• Computación.

Inspección Física:

Consiste en examinar planes, programas o proyectos, contratos, indicadores, registros, documentos o activos tangibles, la confiabilidad proporcionada por la inspección de documentos y registros depende de su naturaleza, fuente y eficacia de los controles internos sobre su procesamiento. Es el reconocimiento real sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados.

Entre otras como:

Entrevistas

Encuesta

Diagrama de Flujo

Desdoblamiento de Complejidad

Matriz Dofa-FODA

Causa-Efecto. Espina de Pescado.

Análisis Horizontal y Vertical.

Pruebas selectivas

Muestreo estadístico.

Técnicas de muestreo estadístico

El evaluador debe examinar una serie de documentos para evaluar el control interno, por tanto se verá limitado si el volumen y tamaño de estos documentos es alto y deberá programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra que de confianza hacia el universo de una operación.

Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a través del muestreo estadístico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas prácticas sobre el muestreo estadístico.

El muestreo estadístico permite asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones sobre las cuales se efectúan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluación del sistema de control interno.

El evaluador usa su juicio para determinar el tamaño de la muestra, observando los siguientes criterios:

1. La muestra o grupo de documentos seleccionados para examen debe ser representativa de todo el conjunto del que se extrajo.

2. El tamaño de la muestra varía inversamente con la calidad del sistema de control interno.

3. El examen de los documentos incluidos en la muestra debe ser exhaustivo, de tal forma que permita hacer una inferencia adecuada respecto al universo.

4. El muestreo involucra riesgos puestos que del examen de la muestra, puede resultar una conclusión inadecuada.

5. Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para expresar una opinión respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado.

El método de muestreo estadístico tiene tres características:

Es un método para seleccionar una muestra al azar. Es decir, que cada renglón en el universo que se está muestreando tiene la misma probabilidad de ser elegido.

Es un método para medir lo adecuado (precisión-confiabilidad) de los estimados de las muestras y los riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra.

Es un método para ajustar los tamaños de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de exactitud para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos para las conclusiones de la muestra.

En la verificación del sistema del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean substantivas o de cumplimiento.

Selección de una muestra estadística

Para que la teoría de la probabilidad sea aplicable se necesita algún método de selección aleatoria. Las principales modalidades de selección aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo estratificado al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño.

En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en términos de características semejantes y de manera separada y el muestreo con probabilidad proporcional al tamaño es un método de selección de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos.

La selección inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadísticos distinguen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de error ocasionado por la utilización de una muestra para extraer conclusiones más que para examinar la población. En la evaluación del control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de

error de muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluación aplicado a una muestra de transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusión diferente de la que resultaría aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.

Tipos de prueba o evidencias en la verificación del sistema de control interno

Las pruebas en verificación del sistema pueden ser:

Pruebas de Cumplimiento: Se efectúan para verificar el grado de eficienciaque el sistema de control interno funciona y con base en está eficiencia determinar la naturaleza, la oportunidad y el alcance de las pruebas

sustantivas.Las pruebas de cumplimiento, en general, son para indagar cómo produjeron las operaciones y cómo se procesaron los documentos para dar respuesta a las siguientes preguntas:1. ¿Se llevaron a cabo los procedimientos necesarios?2. ¿Cómo se llevaron a cabo?3. ¿Quién los llevo a cabo? 4. Entre otras

Pruebas Sustantivas: Se llevan a cabo para determinar si han sido logrados los objetivos finales de una gestión sobre la cual debe dar su concepto el evaluador. Incluyen: pruebas en detalle de las transacciones operativas y financieras; revisiones analíticas de las cifras y sus tendencias significativas, la consecuente investigación de fluctuaciones poco usuales y de partidas u operaciones cuestionables.

Pruebas de Doble Propósito: Son aquellas que se realizan para obtener evidencia que los procedimientos de control interno están siendo aplicados

en la forma establecida y simultáneamente

Documentación original de la auditoria

VigenciaEs obligatoria para auditorías de estados financieros, de ejercicios que inicien en, o después del, 15 de diciembre de 2009.

ObjetivosEl objetivo del auditor es preparar documentación que proporcione:

Un registro suficiente y apropiado de las bases para el dictamen del auditor.

Evidencia de que la auditoria se planeó y realizó d acuerdo con las NIA y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables.

El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de auditoría y dar evidencia de que la auditoria se llevo a cabo de acuerdo con las normas internacionales.

El auditor deberá registrar en papeles de trabajó la planeación, la naturaleza, oportunidad y el alcance de los procedimientos de auditoria desarrollados, y por lo tanto los resultados y, las conclusiones extraídas de la evidencia en la auditoria obtenida

Documentación de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo regularmente incluyen:

Información referente a la estructura de la entidad

Extracto o copias de documentos legales importantes

Información concerniente a la industria en torno económico

Programas de auditoria

Evidencia de la comprensión de los sistemas de contabilidad y control

interno

Evidencia de las evaluaciones del riego inherente y de control

Consideraciones de la auditoria interna

Análisis de transacciones y balances

Análisis de tendencias e indicadores

Evidencia de supervisión del trabajo de los auxiliares

Copias de comunicaciones de otros auditores o expertos

Copias de cartas sobre asuntos de auditoria discutidos con la entidad

Cartas de representación recibidas de la entidad

Copias de los estados financieros y dictamen del auditor

Aspectos relevantes

La documentación de la auditoria que cumple con los requisitos de esta NIA y los de otras NIA relevantes proveen evidencia:

Sobre las bases usadas para emitir una conclusión sobre el logro de los objetivos del auditor

De que la auditoria se planeo y realizó con las NIA y los requisitos aplicables a aspectos legales y de regulación

Documentar la auditoria sirve para un sin número de fines adicionales, entre otros:

Ayudar al equipo de trabajo a planear y desempeñar la auditoria.

Ayudar a los responsables de la supervisión a dirigir y supervisar el trabajo y

a delegar responsabilidades conforme a la NIA 220.

Facilitar al equipo de trabajo a rendir cuentas sobre su trabajo.

Tener registro de los asuntos importantes para futuras auditorias.

Facilitar las revisiones e inspecciones de control de calidad conforme a

requisitos nacionales que sean al menos igual de exigentes.

Preparación oportuna de la documentación de auditoria

El auditor deberá preparar la documentación de la auditoria de manera

oportuna

Documentación de los procedimientos realizados y evidencia obtenida de la auditoria

Forma, contenido y extensión de la documentación de la auditoria

El auditor deberá preparar la documentación para que sea suficiente y realizada

por un auditor con experiencia, que no tenga conexión previa con la auditoria para

entender:

a) La naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos realizados

para cumplir con las NIA y con las leyes y reglamentos aplicables.

b) Los resultados de los procedimientos realizados y la evidencia obtenida de

la auditoria

c) Los asuntos importantes que se originaron durante la auditoria, las

conclusiones alcanzadas y los juicios profesionales importantes, realizados

para alcanzar esas conclusiones.

Al documentar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de

auditoría que se realizan, el auditor deberá registrar:

a) Las características que identifican a las partidas específicas o asuntos que

se sometieron a prueba

b) Quien desempeñó el trabajo de auditoría y la fecha en que se complementó

ese trabajo, y

c) Quien revisó el trabajo de auditoría realizado, la fecha y extensión de dicha

revisión.

d) El auditor debe documentas la discusión de asuntos importantes con la

administración, con los encargados del gobierno corporativo y otros,

incluyendo la naturaleza de asuntos importantes que se discutieron, cuando

y con quien tuvieron lugar las discusiones.

Si el auditor identificó información que no es consistente con la conclusión final respecto a un asunto importante, el auditor deberá documentar como documentó la falta de consistencia

El auditor deberá reunir la documentación de la auditoria en un archivo de auditoria y completar el proceso administrativo de compilar el archivo final de auditoria de manera oportuna después de la fecha del auditor.

Después de compilar el archivo final de auditoria, no se debe borrar o desechar la documentación de ninguna naturaleza antes de terminar su periodo de retención.

En circunstancias que no correspondan a hechos conocidos después de la emisión del dictamen, pero sea necesario modificar la documentación existente o sea necesario añadir nueva, después de que terminó de compilar el archivo final, sin importar la naturaleza o adiciones, se debe documentar:

a) Las razones específicas para hacerlas; y

b) Cuando y por quien se hicieron y revisaron.

Preparar oportunamente la documentación de la auditoria que sea suficiente y

apropiada que ayude a mejorar la calidad de la auditoria y facilite la evaluación

efectiva de la evidencia obtenida de la auditoria y las conclusiones alcanzadas

antes de que se finalice el dictamen del auditor. Es probable que la documentación

que se prepare después de que el trabajo se ha realizado sea menos exacta que

la preparada al realizar el trabajo.

La forma, contenido y extensión de la documentación de la auditoria depende de factores como: •El tamaño y complejidad de la entidad

•La naturaleza de los procedimientos de auditoria por realizar

•Los riesgos identificados de representación errónea de importancia relativa

•La importancia de la evidencia obtenida de la auditoria

• La naturaleza y extensión de las excepciones identificadas

• La necesidad de documentar una conclusión o la base para una conclusión no fácilmente determinable con la documentación del trabajo realizado o la evidencia obtenida de la auditoria

• La metodología y herramientas de auditoria empleadas

La documentación de auditoria puede registrarse en papel o en medios electrónicos o de otro tipo. Incluye:

–Programas de auditoria

–Análisis

–Memorándums de asuntos

–Resúmenes de asuntos importantes

–Cartas de confirmación y representación

–Listas de verificación

–Correspondencia (incluyendo correo electrónico)

El auditor puede incluir extractos o copias de los registros de la entidad (ejemplo:

contratos y acuerdos importantes y específicos) como parte de la documentación

de la auditoria; sin embargo, no sustituye los registros contables de la entidad.

No necesita incluirse los borradores de papeles de trabajo y de estados financieros, notas sobre razonamientos incompletos o preliminares, copias de documentos corregidos por errores mecanográficos u otros, ni duplicados de documentos.

Los materiales auditados son estrictamente confidenciales y no se comparten con ninguna organización externa a menos que sean requeridos a través de una acción legal

Es común que la autoridad fiscal le pida al contador público que le proporcione los

documentos originales (para cotejo) y copia de ciertos documentos que solo obran

en poder del contribuyente; por lo tanto, de llegar a incurrir una situación de este

tipo, el contador debe seguir los siguientes pasos:

El CP debe informar de ello, por escrito y acompañando el comunicado

de la autoridad, a su cliente, pidiéndole que le prepara la1

documentación solicitada.

El CP entrega y muestra la documentación2 original a las autoridades.

Informarle de ello a su cliente.

PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE PAPELES DE TRABAJO. Seis

días, tratándose de papeles de trabajo elaborados con motivo del

dictamen realizado. Sin embargo, cuando el CPR tenga su domicilio

fuera de la localidad en que se ubica la autoridad solicitante el plazo

será de 15 días. 15 días, tratándose de otra documentación o

información relacionada con el dictamen, que este en poder del

contribuyente.

REVISIÓN DE INFORMACIÓNCAPTURADA EN EQUIPO DE

CÓMPUTO Ante el uso de medios electrónicos para la elaboración de

los papeles de trabajo de auditoría. La Administración Central de

Normatividad de la Operación Fiscalizadora emitió la Circular 00, de

fecha 14-12-2000.

En la cual se dan a conocer los lineamientos a seguir para revisar los

medios electrónicos en los que se encuentra respaldo y documentos de

trabajo de auditoría del contador público. Con el fin de evitar la

transcripción, la circular de referencia se agrega como apéndice de esta

obra.

PETICIÓN DE INFORMACIÓN AL DICTAMINADO El CP dictaminador

debe mantener estrecha comunicación con su cliente para que antes de

que este entregue algún tipo de documento o información (escrita o

verbal), sea revisada por el contador público para tener la certeza de

remitir a la autoridad la respuesta que técnicamente proceda.

PLAZO PARA LA CONSERVACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO

En la práctica, el contador público conserva los papeles durante cinco

años, contados a partir de la fecha de la entrega del dictamen ante la

autoridad competente.

Sin embargo, es claro que los papeles de trabajo o información

capturada en medios electrónicos, no forman parte de la contabilidad del

contribuyente, por lo tanto, no se aplica ese plazo.

Al no haber legalmente un periodo para conservar los papeles he

información que respalde un trabajo de auditoría, puede llegarse al

absurdo de que el CP solo decida guardarlos durante 1 ano y, si con

posterioridad a ese lapso la autoridad se los solicitara y este no los

proporciona, difícilmente podría fincársele algún tipo de responsabilidad

legal por ese motivo.

Por lo que respecta a los papeles que conforman lo que se denomina

archivo permanente o expediente continuo de auditoría, la sugerencia es

que se conserven por un plazo mayor, el cual puede ser de hasta 10

años.

La documentación del sistema de gestión de la calidad de la auditoría debe incluir:

a. los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos,

b. La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a:

c. la complejidad de los procesos y sus interacciones, y

d. la competencia del personal.