1  |  P a g e    

Torrens  University  Australia  Master  of  Global  Project  Management  (online)  student,  Kylie  O’Leary’s  experience  as  a  Speaker’s  Assistant  to  Kevin  Roberts,  CEO  Worldwide  of  Saatchi  &  

Saatchi  at  the  World  Business  Forum  Sydney  2014    

 

Monday  26th  May  Upon  arriving  in  Sydney  with  my  fellow  Ambassadors  from  Torrens  University  Australia,  it  was  a  quick  check-­‐in  at  our  hotel  before  being  whisked  away  to  The  Star;  the  venue  to  host  the  2014  World  Business  Forum  (WBF).    Met  by  World  of  Business  Ideas  (WOBI)  organisers,  and  with  the  introductions  out  the  way,  each  ambassador  was  requested  to  orally  present  their  bio  and  discuss  what  representing  Torrens  University  as  an  ambassador  at  the  WBF  meant  to  them.      

This  followed  a  private  WOBI  meeting  to  pair  each  ambassador  to  a  corresponding  keynote  speaker.    Announcements  were  made  over  lunch  and  I  was  delighted  to  be  assigned  to  Kevin  Roberts,  Global  CEO  of  Saatchi  and  Saatchi.  

It  was  here  when  the  real  work  began.    Each  ambassador  was  given  their  keynote  speaker’s  schedule,  which  included  a  minute-­‐by-­‐minute  breakdown  of  events  over  the  two-­‐day  Forum.    This  included  visibility  of  arrival  arrangements,  media  bookings,  dinner  events,  book  signing  commitments  and  any  other  logistics  that  needed  to  be  taken  care  of.    This  meant  the  afternoon  was  tied  up  with  plotting  out  the  coordinates  that  would  see  us  all  successfully  fulfil  our  roles  as  speaker’s  assistants.  

By  evening,  a  well-­‐earned  dinner  was  planned  and  the  cohort  hit  the  town  in  search  for  some  good  Sydney  cuisine.      

Tuesday  27th  May    Tuesday  started  where  Monday  finished;  mapping  out  and  finalising  the  minor  details  for  the  following  day.    I  

 

2  |  P a g e    

had  made  contact  at  this  point  with  Kevin  Robert’s  PR  agent  who  had  just  arrived  from  Auckland  with  some  minor  tweaking  of  his  schedule  and  media  bookings  required.  It’s  fair  to  say,  Tuesday  was  labour  intensive.    Note  to  self,  never  wear  new  shoes  to  an  event  of  this  nature!  Tuesday  evening  the  ambassadors  and  the  WOBI  organisers  worked  until  late  putting  together  the  marketing  materials  for  each  of  the  delegates.  It  was  a  late  evening  but  the  excitement  was  palpable  with  the  first  of  the  keynote  speakers  arriving  in  Sydney  as  early  as  5.00  am  the  following  morning.    We  were  all  keen  for  a  solid  night’s  sleep.  

Wednesday  28th  May  –  WBF  Day  1    Arriving  around  8.00  am  at  The  Star,  the  venue  was  already  filling  up  –  the  C  suite  of  executives  in  full  force.    Moving  through  the  throng  of  CEO’s,  CMO’s,  CIO’s  and  CFO,  I  made  my  way  to  the  Torrens  University  Australia  Stand  (home  base)  where  seating  was  organised  for  the  ambassadors  with  a  window  of  opportunity  to  watch  the  first  keynote  speaker  –  Lyn  Heward.    With  Kevin  Roberts  not  speaking  until  day  two  of  the  Forum,  I  was  fortunate  enough  to  have  time  to  watch  Lyn  Heward  (Creativity)  and  Professor  Porter  (Strategy),  both  impressive  speakers  and  masters  of  their  domain.  

The  evening  was  booked  carrying  out  the  AV  checks  with  the  team  and  ensuring  Kevin’s  presentation  ran  smoothly,  in  sequence  and  without  a  hitch.  

The  cohort  has  well  and  truly  dispersed  at  this  point  with  each  ambassador  busy  overseeing  his  or  her  speaker’s  schedules.  

Thursday  29th  May  –  WBF  Day  2  

Two  alarms  set  and  an  early  morning  wakeup  call  (just  in  case)  and  out  the  door  at  6.30  am.    A  quick  cab  ride  to  the  Langham  Hotel  to  meet  Kevin  Roberts  and  of  course,  I  am  45  mins  early.    In  the  words  of  William  Shakespeare  “Better  three  hours  too  soon,  than  one  minute  too  late.”…..mmmm!?!  

45  mins  later,  a  calm,  dressed  all  black,  Kevin  Roberts  (a  creative  thing  I  assume),  greets  me  with  a  relaxed  and  almost  blasé  grin.    Kylie  O’Leary,  he  chant’s  –  is  that  an  Irish  Australian  name  or  what!    Kevin  and  I  travelled  to  The  Star  with  his  driver  and  the  conversation  was  relaxed  and  fun.    Not  bad  for  a  person  about  to  deliver  a  keynote  speech  to  more  than  2,500  people.      

Once  we  arrived  at  The  Star,  we  took  the  back  door  through  to  the  Green  Room,  a  quick  coffee,  a  few  deep  breathes  (on  my  part)  and  off  he  went,  calmly  sauntered  onto  the  stage  like  he  was  speaking  to  a  few  old  friends.    I  was  able  to  stand  and  watch  on  the  side  of  the  stage.    Kevin’s  audience  were  engaged  and  I  am  told  that  he  delivered  a  terrific  speech  from  some  of  the  delegates.  

Once  Kevin  had  finished  up  it  was  off  to  the  media  room  for  interviews,  lots  of  cameras  and  big  pearly  smiles.    Then  as  quick  as  it  all  happened,  he  was  whisked  away  by  his  driver  and  it  was  all  over  for  the  afternoon.  

I  was  free  to  watch  Randi  Zuckerberg  speak  (fabulous!)  then  it  was  off  again  to  the  Langham  Hotel,  to  escort  Kevin  to  the  major  Sponsors  dinner  a  couple  of  sneaky  canapés  later  and  I  departed,  leaving  Kevin  to  speak  to  his  sponsors.  

Again,  note  to  self,  never  wear  new  shoes  to  a  forum  like  this.  

Big  sigh  of  relief,  adrenaline  easing,  and  time  to  catch  up  with  the  mostly  relieved  but  very  elated  cohort!      

I  feel  absolutely  privileged  to  have  been  part  of  the  WBF  2014!