Topik Analisis Kerja 3 dan Reka Bentuk -...

� PENGENALAN

Analisis kerja dan reka bentuk kerja merupakan dua elemen yang penting yang membentuk asas kepada perancangan sumber manusia yang berkesan. Analisis kerja menentukan keperluan-keperluan dalam sesuatu pekerjaan. Reka bentuk kerja pula membantu pekerja mencapai objektif organisasi dan pada masa yang sama memberikan kepuasan kepada para pekerja semasa melaksanakan tugas mereka.

Tujuan utama sebuah organisasi melaksanakan analisis kerja ialah untuk mempertingkatkan prestasi serta produktiviti organisasi tersebut. Organisasi perlu untuk mengenal pasti kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan keperluan-keperluan lain yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu kerja. Analisis kerja membantu organisasi memenuhi keperluan undang-undang dan

TTooppiikk

33 � Analisis Kerja

dan Reka Bentuk

Pada akhir topik ini, anda seharusnya dapat:

1. Menggambarkan langkah-langkah yang terlibat dalam analisis kerja;

2. Menerangkan isu-isu utama dalam keperincian dan spesifikasi pekerjaan;

3. Membincangkan perhubungan antara keperluan-keperluan kerja dan fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia; dan

4. Meneliti faktor-faktor yang perlu diambil kira apabila mereka bentuk sesuatu kerja.

HASIL PEMBELAJARAN

� TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK

52

peraturan-peraturan yang telah ditetapkan oleh kerajaan. Biasanya, jabatan sumber manusia bertanggungjawab untuk melaksanakan analisis kerja.

ANALISIS KERJA

Analisis kerja perlu dilaksanakan melalui pendekatan yang bersistematik seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 3.1.

Rajah 3.1: Enam langkah penting untuk melakukan analisis kerja

Sumber: Diadaptasi dari Bohlander, Snell & Sherman (2009). Managing human resource (15th ed.). Ohio: South-western College Publishing.

Analisis kerja ialah proses bagi mendapatkan maklumat mengenai kerja yang tertentu dengan menentukan tanggungjawab, tugas, kemahiran dan pengalaman bakal pekerja.

3.1

TOPIK 3 ANALISIS KERJA DAN REKA BENTUK �

53

Hasil analisis akan digunakan untuk membangunkan keperincian dan spesifikasi kerja. Sebelum melaksanakan analisis kerja, keperluan-keperluan bagi sesuatu pekerjaan itu perlu ditentukan. Soalan-soalan berikut perlu ditanya bagi membolehkan lebih banyak keperluan pekerjaan dapat dicapai: (a) Apakah jenis kerja yang akan dilakukan oleh perkerja?

(b) Bagaimanakah pekerja akan melaksanakan kerja tersebut?

(c) Mengapakah pekerja perlu melaksanakan kerja tersebut? Rajah 3.2 menerangkan secara ringkas bagaimana analisis pekerjaan boleh digunakan untuk menghasilkan keperincian dan spesifikasi kerja.

Rajah 3.2: Analisis kerja, deskripsi keperincian kerja dan spesifikasi kerja

Sumber: Bohlander, Snell & Sherman (2009)


54

(a) AAnalisis Kerja Penting bagi jabatan sumber manusia menganalisis, menganalisis semula

dan mendokumenkan maklumat mengenai sesuatu pekerjaan. Ia digunakan semasa proses mengambil pekerja dan juga bagi tujuan latihan dan penilaian prestasi.

Analisis kerja amat perlu dan ia merupakan prosedur ataupun kaedah

yang memeriksa kemahiran, pengetahuan, pengalaman dan keperluan yang dikehendaki bagi melakukan sesuatu pekerjaan dengan baik.

Hasil analisis kerja ialah keperincian kerja dan spesifikasi kerja. (b) DDeskripsi KKeperincian Kerja Ia merupakan satu dokumen yang menggariskan sesuatu pekerjaan.

Menurut Maimunah (2008) isi kandungan Keperincian Kerja adalah seperti berikut:

(i) Nama jawatan, lokasi dan penggredan;

(ii) Perhubungan � hierarki di dalam organisasi;

(iii) Pernyataan ringkas tentang tujuan pekerjaan tersebut;

(iv) Senarai tugas dan tanggungjawab;

(v) Terma-terma serta syarat-syarat pekerjaan yang akan diberikan kepada pemegang jawatan; dan

(vi) Aspek-aspek negatif tentang pekerjaan tersebut. (c) SSpesifikasi Kerja Ia kadangkala dikenali sebagai keperincian individu. Ia merupakan satu

dokumen yang menerangkan bagaimana seseorang individu itu sesuai dengan pekerjaan. Ia membantu kakitangan sumber manusia mengambil calon yang layak sahaja untuk jawatan tersebut.

Menurut Maimunah (2008), spesifikasi kerja mesti mengandungi perkara-

perkara berikut:

(i) Pengetahuan, kemahiran dan keupayaan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut;

(ii) Kelayakan akademik dan pengalaman kerja yang diperlukan;

(iii) Keperluan fizikal untuk pekerjaan tersebut, jika ada;


55

(iv) Keperluan personaliti yang berkaitan; dan

(v) Laluan kerjaya. Seterusnya, rujuk kepada Rajah 3.3 bagi proses analisis kerja.

Rajah 3.3: Proses analisis kerja


Sebelum kita mengadakan perbincangan yang lanjut mengenai analisis kerja, kita mesti memahami beberapa istilah yang berkait rapat dengan analisis kerja. Istilah-istilah tersebut ditunjukkan di dalam Jadual 3.1.


56

Jadual 3.1: Istilah-istilah Asas Pekerjaan

Istilah Keperincian

Pekerjaan Beberapa aktiviti dan tugas yang saling berkaitan.

Jawatan Tugas dan tanggungjawab yang berbeza yang dilaksanakan oleh pekerja.

Kumpulan Pekerjaan Sekumpulan pekerjaan yang berbeza dengan ciri-ciri yang sama.

Tugas Sekumpulan elemen pekerjaan yang diselaraskan dan digabungkan bagi menghasilkan keputusan.

Elemen Unit yang paling kecil bagi pekerjaan atau tugas.

Spesifikasi Kerja Penyataan tentang pengetahuan, kemahiran dan keupayaan yang diperlukan oleh seorang pekerja untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

Deskripsi/Keperincian Kerja

Penyataan tentang tugas, kewajipan dan tanggungjawab yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan.

3.1.1 Pendekatan Analisis Kerja

Kita boleh menggunakan pelbagai kaedah bagi mendapatkan data atau maklumat mengenai sesuatu pekerjaan. Kaedah-kaedah ini boleh dikategorikan sebagai kaedah kualitatif dan kuantitatif. (a) KKaedah Kualitatif Di bawah adalah sebahagian daripada kaedah kualitatif yang selalu

digunakan:

(i) TTemu Duga Penganalisis kerja akan menemu duga pekerja, penyelia dan

pengurus secara individu dan menanya soalan-soalan berkenaan pekerjaan yang sedang dianalisis.

Andai kata anda bekerja dengan satu kumpulan yang mempunyai tiga atau empat orang pelajar, kumpulkan sekurang-kurangnya tiga keperincian pekerjaan yang berbeza daripada organisasi-organisai pilihan anda. Bandingkan keperincian tersebut, serta nyatakan persamaan dan perbezaannya.

AKTIVITI 3.1


57

(ii) KKajian Soal Selidik Penganalisis kerja akan mengedarkan borang soal selidik mengenai

pekerjaan yang akan dianalisis kepada setiap pekerja. Setiap pekerja perlu mengisi borang soal selidik tersebut. Data yang dikumpulkan adalah berkenaan dengan tugas dan tanggungjawab, matlamat pekerjaan, kesesuaian tempat kerja, keperluan untuk melaksanakan pekerjaan (kemahiran, pendidikan, pengalaman, keperluan fizikal dan mental), peralatan dan bahan yang diperlukan dan keperluan terhadap kesihatan dan keselamatan pekerja.

(iii) PPemerhatian Penganalisis kerja boleh mendapatkan maklumat tentang pekerjaan

dengan cara memerhatikan para pekerja daripada kedudukan yang tertentu ketika mereka sedang melaksanakan tugas. Pemerhatian ialah berdasarkan kepada aktiviti pekerjaan yang seragam. Hasil daripada pemerhatian akan direkodkan di dalam borang pemerhatian.

(iv) JJurnal dan Rekod Penganalisis kerja akan meminta pihak majikan untuk merekod semua

aktiviti di dalam satu jurnal bagi keseluruhan kitaran pekerjaan pekerja. Biasanya, nota-nota akan dibuat dalam masa 30 minit ataupun satu jam selang masa dengan setiap kitaran ataupun anjakan kerja dan tempoh masa biasanya antara dua dan empat minggu.

Selain daripada kaedah-kaedah di atas, terdapat juga kaedah ataupun

pendekatan dalam pengumpulan data yang bersifat kuantitatif. (b) KKaedah-kaedah Kuantitatif Antara pendekatan kuantitatif yang popular dalam analisis kerja ialah

seperti berikut:

(i) AAnalisis Kerja Berfungsi (APB)

APB menganggap setiap pekerjaan melibatkan pelaksanaan fungsi-fungsi khusus seorang pekerja, iaitu fungsi-fungsi yang berkaitan dengan ddata, mmanusia dan bbenda.

APB ialah pendekatan kuantitatif analisis kerja. Ia menggunakan inventori tentang aktiviti atau fungsi pekerjaan.


58

Setiap fungsi mempunyai tahap kesukaran yang telah ditetapkan secara relatif. Jumlah nilai kesukaran akan menentukan isi kandungan pekerjaan dan membantu untuk menyediakan keperincian dan spesifikasi kerja. Jadual 3.2 menunjukkan satu contoh penggunaan APB.

Jadual 3.2: Contoh Analisis Pekerjaan Berfungsi

Tahap Kesukaran Fungsi Pekerja

Data Manusia Benda

0 Sintesis 0 Mentor 0 Memulakan

1 Menyelaras 1 Rundingan 1 Bekerja secara cekap dan menyeluruh

2 Analisis 2 Memberi arahan 2 Operasi - mengawal

3 Mengatur 3 Menyelia 3 Mengemudi - operasi

4 Mengira 4 Mengalihkan perhatian 4 Manipulasi

5 Menyalin 5 Memujuk 5 Menghadiri

6 Membanding 6 Bercakap menggunakan simbol

6 Membantu

7 Perkhidmatan 7 Pengendalian

8 Menerima arahan � membantu

Sumber: Diambil daripada Revised Handbook for Analysing Jobs, Washington DC: US Gov. Printing Office, 1991

Berdasarkan kepada contoh di dalam Jadual 3.2, sekiranya seorang kerani perlu untuk menyalin data, bercakap dengan pelanggan dan mengangkat barang, tahap kesukaran fungsi-fungsi bagi kerani tersebut adalah merujuk kepada 5, 6 dan 7. Ini bermakna jumlah keseluruhan tahap kesukaran bagi seorang kerani ialah 18. Jika tahap kesukaran bagi seorang pembantu psikiatri di dalam sebuah hospital adalah tentang menguruskan data, manusia dan benda dan ia merujuk kepada 1, 7 dan 5, maka jumlah keseluruhan tahap kesukaran ialah 13. Semakin rendah skor tahap kesukaran, semakin tinggi tahap kesukaran sesuatu tahap fungsi. Oleh itu, pekerjaan yang mempunyai nilai skor yang sama akan diletakkan di dalam satu kumpulan yang sama dan dibayar dengan kadar gaji yang sama.


59

(ii) SSoal Selidik Analisis Jawatan (SSAJ)

Teknik ini menggunakan skala dari 0 hingga 5 bagi menentukan tahap tugas dan elemen kerja yang perlu dilaksanakan dalam sesuatu pekerjaan. Item-item yang berjumlah 194 itu dikelaskan mengikuti enam kumpulan, iaitu:

� Input maklumat Input maklumat merujuk kepada cara pekerja mendapatkan

maklumat terhadap pekerjaan. � Proses mental Proses mental merujuk kepada proses-proses menghujah,

membuat keputusan dan merancang untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan.

� Hasil kerja Hasil kerja merujuk kepada jenis-jenis peralatan dan aktiviti-

aktiviti fizikal yang diperlukan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan.

� Hubungan dengan orang lain Hubungan dengan orang lain merujuk kepada jenis-jenis

perhubungan yang dijangka untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan.

� Konteks kerja Konteks kerja merujuk kepada konteks fizikal dan sosial di mana

pekerjaan itu dilaksanakan. � Ciri-ciri kerja lain Ciri-ciri kerja lain merujuk kepada aktiviti, kejadian atau lain-

lain ciri selain daripada lima ciri-ciri yang telah dinyatakan seperti di atas.

Skor jawapan responden-responden akan dianalisis oleh komputer dan keputusannya akan digunakan untuk menentukan ciri-ciri sesuatu pekerjaan tersebut.

SSAJ ialah kaedah soal selidik secara kuantitatif yang merangkumi 194 item mengenai tugas-tugas berkenaan pekerja.


60

(iii) KKaedah Kejadian Kritikal Dalam kaedah ini, kerja yang penting dapat dikenal pasti untuk

memastikan kejayaan sesuatu pekerjaan. Maklumat mengenai tugas-tugas yang kritikal dapat ditentukan melalui temu duga dengan pihak majikan dan pengurus ataupun melalui laporan bertulis yang ditulis oleh pemegang jawatan sesuatu pekerjaan. Data yang didapati akan dianalisis. Hasil daripada analisis tersebut akan lebih jelas atau lebih mudah difahami mengenai tugas-tugas dalam sesuatu pekerjaan.

(iv) AAnalisis Kerja Berkomputer Sistem maklumat sumber manusia banyak membantu dalam proses

analisis kerja. Kini, terdapat banyak perisian yang direka khas untuk analisis kerja yang menghasilkan keperincian dan spesifikasi kerja berdasarkan kepada analisis yang dilakukan. Pihak pengurus dan pekerja hanya perlu memilih kata kunci berkenaan dengan tugas-tugas yang berkaitan dengan pekerjaan yang sedang dianalisis untuk menentukan peringkat kepentingan tugas-tugas tersebut.

Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S)

1. Analisis kerja ialah proses bagi mendapatkan maklumat tentang sesuatu pekerjaan dengan menentukan kewajipan, tugas atau aktiviti sesuatu pekerjaan.

2. Tanggungjawab melaksanakan analisis kerja merupakan tanggungjawab utama bagi seorang pengurus.

3. Kaedah yang selalu diguna pakai untuk mengumpul maklumat bagi analisis kerja ialah temu duga, kajian soal selidik, pemerhatian dan jurnal.

4. Pendekatan analisis kerja berfungsi sebagai inventori tentang pelbagai fungsi dan aktiviti kerja sesuatu pekerjaan.

5. Objektif utama kaedah kejadian kritikal semasa melaksanakan suatu analisis kerja ialah untuk mengenal pasti 194 item dalam kedudukan senarai soal selidik.

LATIHAN 3.1


61

Lawat laman web http://www.job-analysis.net dan dapatkan maklumat tentang pendekatan dalam analisis kerja (selain daripada yang telah dibincangkan).

3.1.2 Deskripsi/Keperincian dan Spesifikasi Kerja

Data mengenai sesuatu pekerjaan yang wujud daripada analisis kerja akan digunakan untuk membina keperincian dan spesifikasi kerja. (a) DDeskripsi/Keperincian Kerja

Kebanyakan keperincian kerja mengandungi tiga bahagian iaitu kedudukan, pengenalan kerja dan tugas serta kewajipan kerja. Jadual 3.3 membentangkan aspek-aspek yang penting tentang keperincian kerja.

Jadual 3.3: Aspek-aspek Penting Keperincian Kerja

Istilah Keperincian Kerja Keperincian

Nama Jawatan Mewakili tugas dan peringkat jawatan di dalam organisasi.

Secara psikologinya, nama jawatan akan mewakili status pekerjaan.

Nama jawatan juga menerangkan tugas-tugas yang perlu dilaksanakan dalam sesuatu pekerjaan.

Pengenalan Kerja Perbezaan antara satu pekerjaan dengan yang lain.

Item yang diperlukan untuk dimasukkan ke dalam pengenalan kerja. Ia termasuk lokasi pekerjaan di dalam organisasi, kepada siapa pemegang kedudukan perlu melapor dan bila kali terakhir keperincian kerja telah disemak semula.

Deskripsi/keperincian pekerjaan ialah kkeperincian bertulis mengenai sesuatu pekerjaan dan ianya meliputi tugas-tugas yang perlu dilaksanakan bagi menyempurnakan pekerjaan tersebut.


62

Tugas dan kewajipan Satu kenyataan mengenai tugas dan kewajipan yang selalunya diaturkan mengikut kepentingannya.

Kenyataan pekerjaan mesti menunjukkan pemberat atau nilai sesuatu tugasan dalam satu pekerjaan. Biasanya, jumlah masa yang digunakan bagi melaksanakan sesuatu tugasan akan menjadi pemberat utama.

Kenyataan pekerjaan merangkumi semua tanggungjawab dalam melaksanakan tugas dan keputusan yang sepatutnya dicapai. Ia juga merangkumi peralatan atau perkakas yang diperlukan oleh pekerja untuk melaksanakan pekerjaan.

Pihak pengurusan perlu memastikan tugas dan kewajipan sesuatu pekerjaan itu tidak melanggar undang-undang dan peraturan-peraturan.

Keperincian kerja amat penting kepada para pekerja kerana ia membantu

mereka untuk belajar tugas dan kewajipan sesuatu pekerjaan. Ia juga mengingatkan mereka tentang keputusan yang mesti mereka capai.

Bagi pihak pengurusan pula, keperincian kerja menjadi asas untuk

mengurangkan salah faham antara pihak majikan dan pekerja dalam keperluan pekerjaan. Ia juga menjadi asas kepada pihak pengurusan untuk mengambil tindakan pembetulan apabila sesuatu tugas atau kewajipan tidak dilaksanakan dengan baik.

(b) SSpesifikasi Kerja Spesifikasi kerja ialah kelayakan tertentu yang diperlukan untuk

melaksanakan tugas dan seterusnya memenuhi tanggungjawab bagi sesuatu pekerjaan. Spesifikasi kerja biasanya mengandungi dua perkara iaitu:

(i) KKeperluan-kemahiran dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan. Ia

termasuk tahap pendidikan atau pengalaman, latihan yang khusus, ciri-ciri peribadi atau keupayaan dan keupayaan manipulatif.

(ii) KKeperluan fizikal dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan. Keperluan

fizikal termasuk keperluan untuk berjalan, berdiri, mencapai, mengangkat atau bercakap semasa melaksanakan sesuatu pekerjaan. Ia juga mengambil kira ketahanan sesorang pekerja terhadap persekitaran fizikal dan bahaya-bahaya yang akan dihadapi di tempat kerja.


63

3.1.3 Kegunaan Analisis Kerja

Hasil daripada proses analisis kerja dapat membantu pengurus sumber manusia untuk melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan sumber manusia (rujuk Rajah 3.2). Fungsi-fungsi ini ialah pengambilan, pemilihan, latihan dan pembangunan, penilaian prestasi dan pengurusan manfaat. (a) PPengambilan Perekrut mesti mempunyai pengetahuan tentang spesifikasi kerja sebelum

mengambil seseorang untuk mengisi sesuatu jawatan. (b) PPemilihan Pengurus dan penyelia akan menggunakan keperincian dan spesifikasi

kerja untuk memilih dan mengorientasikan pekerja. (c) LLatihan dan Pembangunan Latihan melengkapkan pekerja dengan pengetahuan, kemahiran dan

keupayaan yang diperlukan untuk melaksanakan tugas-tugas. (d) PPenilaian Prestasi Maklumat-maklumat yang ada dalam keperincian kerja boleh digunakan

sebagai kriteria untuk menilai prestasi pekerja. (e) PPengurusan Manfaat Pihak pengurusan perlu mengambil kira keperluan-keperluan dari sudut

kemahiran, usaha dan tanggungjawab pekerja, persekitaran di tempat kerja dan bahaya-bahaya dalam menentukan kadar bayaran untuk pekerja supaya ia setimpal dengan kerja yang telah dilakukan.

Berdasarkan pengalaman anda di tempat kerja, apakah halangan-halangan yang mungkin dihadapi oleh pihak pengurusan dan pekerja dalam proses penyediaan laporan keperincian pekerjaan?

AKTIVITI 3.2


64

REKA BENTUK KERJA

Sebelum anda meneruskan perbincangan mengenai reka bentuk kerja, pastikan anda tidak terkeliru antara reka bentuk kerja dan analisis kerja. Analisis kerja melibatkan kajian terhadap pekerjaan yang sedang dilaksanakan oleh pekerja. Reka bentuk kerja pula ialah lanjutan daripada analisis kerja yang tujuannya adalah meningkatkan kualiti sesuatu pekerjaan melalui manusia dan teknologi, supaya kecekapan organisasi dan kepuasan bekerja akan dapat dicapai. Reka bentuk kerja melibatkan penstrukturan kerja, termasuk pembesaran kerja, kejuruteraan semula dan pengayaan kerja.

3.2

Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Dalam menyediakan laporan keperincian kerja, pemilihan nama

pekerjaan amat penting dalam menentukan status pekerja. 2. Bila menulis laporan keperincian kerja, adalah logik jika

menggunakan istilah-istilah yang longgar, tidak jelas dan menyeluruh.

3. Apabila terdapat jurang antara pengetahuan, kemahiran dan

keupayaan dan keperluan yang diperlukan untuk mengisi keperincian dan spesifikasi kerja, maka pemegang jawatan mesti diberi latihan.

4. Keperluan dalam keperincian kerja boleh digunakan sebagai

kriteria untuk menilai prestasi pemegang jawatan. Ia dikenali sebagai penilaian pekerjaan.

5. Dalam menentukan kadar bayaran bagi sesuatu pekerjaan, nilai

relatif pekerjaan tersebut tidak memberikan banyak kepentingan.

LATIHAN 3.2


65

Reka bentuk kerja melibatkan wujudnya lima faktor (Bohlander, 2001): (a) Objektif organisasi;

(b) Perkara-perkara yang berkaitan dengan tingkah laku;

(c) Perkara-perkara yang berkaitan dengan kejuruteraan industri;

(d) Ergonomik; dan

(e) Sumbangan pekerja.

3.2.1 Perkara-perkara yang Berkaitan dengan Tingkah Laku

Terdapat dua pendekatan yang mempengaruhi tingkah laku pekerja semasa melakukan pekerjaan. Dua bentuk pendekatan ini dikenali sebagai pengayaan pekerjaan dan ciri-ciri pekerjaan. (a) PPengayaan Pekerjaan Tujuan pengayaan pekerjaan adalah merangsang sesuatu perkerjaan itu

dengan meningkatkan tugas dan kewajipan supaya menjadi lebih bermakna agar ia akan memberikan kepuasan kepada pekerja.

Pengayaan pekerjaan untuk pekerja boleh dilakukan dengan kaedah-

kaedah berikut:

(i) Meningkatkan tahap kesusahan dan tanggungjawab sesuatu pekerjaan;

(ii) Memberi para pekerja peluang untuk mengekalkan autoriti dan

kuasa terhadap pekerjaan yang mereka lakukan; (iii) Membuat laporan prestasi pekerjaan secara seorang demi seorang

bagi setiap pekerja; (iv) Meningkatkan tugas-tugas baru yang memerlukan latihan dan

pembangunan; dan (v) Memberikan tugas-tugas yang tertentu secara individu supaya

pekerja menjadi mahir.


66

(b) CCiri-ciri Pekerjaan Model ciri-ciri kerja menyatakan bahawa terdapat tiga jenis keadaan

psikologi di mana seorang pekerja menunjukkan peningkatan dalam prestasi pekerjaannya, motivasi dalaman, penurunan ketidakhadiran ke tempat kerja dan kadar pemberhentian pekerja.

Tiga keadaan psikologi tersebut ialah:

(i) Merasa sangat bermakna terhadap pekerjaan yang dilakukan; (ii) Berasa bertanggungjawab terhadap keputusan kerja yang dilakukan;

dan (iii) Mengetahui atau memahami kerja yang telah dilakukan.

Sekiranya ada kekurangan dalam mana-mana satu daripada keadaan

psikologi di atas, ia akan memberi kesan kepada motivasi dalaman seorang pekerja.

Menurut Hackman dan Oldham (1976), terdapat lima jenis ciri-ciri

pekerjaan yang memberi kesan terhadap tiga keadaan psikologi di atas. Lima jenis ciri-ciri pekerjaan tersebut ialah kepelbagaian kemahiran, identiti tugas, kepentingan tugas, autonomi dan maklum balas.

(i) KKepelbagaian Kemahiran Ia menerangkan kepelbagaian kemahiran dan aktiviti yang

diperlukan untuk melengkapkan sesuatu pekerjaan. Lagi banyak seseorang pekerja itu dicabar untuk menggunakan kepelbagaian kemahiran, lagi banyak kepuasan melakukan pekerjaan tersebut.

(ii) IIdentiti Tugas Ia mengukur tahap di mana seseorang pekerja akan melengkapkan

sesuatu aktiviti atau kerja sepenuhnya. Pekerja yang dapat melaksanakan sesuatu aktiviti dari mula hingga ke akhir selalunya akan lebih berpuas hati.

(iii) KKepentingan Tugas Ia memberi tumpuan terhadap impak dan kesan sesuatu pekerjaan.

Kerja yang dilakukan akan memberi kepuasan sekiranya pekerja percaya yang dia akan melakukan sesuatu perubahan dan seterusnya akan menambah nilai kepada rakan sekerja, organisasi, ataupun komuniti yang lebih besar.


67

(iv) AAutonomi Ia menggambarkan sejumlah pilihan dan budi bicara individu yang

digunakan dalam sesuatu pekerjaan. Kepuasan yang tinggi tercapai jika banyak autonomi diberikan kepada seorang pekerja.

(v) MMaklum Balas Ia mengukur sejumlah maklumat yang diterima oleh seorang pekerja

tentang prestasinya dan sejauh mana dia dapat melihat kesannya terhadap kerja yang dilaksanakan. Lagi banyak seorang pekerja itu diberitahu tentang prestasinya, lagi tinggi minatnya untuk melakukan pekerjaan tersebut.

Rajah 3.4 menujukkan model ciri-ciri pekerjaan Hackman dan Oldham.

Rajah 3.4: Model ciri-ciri pekerjaan Hackman dan Oldham

Sumber: Hackman & Oldham (1976). Motivation through the design of work: Test of a theory.


68

3.2.2 Perkara-perkara yang Berkaitan dengan Kejuruteraan Industri

Dalam kejuruteraan industri, tempoh kerja yang seragam bagi setiap elemen kerja akan digabung dan dipadankan dengan mengambil kira kemahiran dan kesungguhan pekerja semasa melaksanakan sesuatu pekerjaan. Tempoh masa yang wujud akibat perkara-perkara yang mengganggu pekerja semasa bekerja juga diberi perhatian. Oleh itu, perubahan dalam jumlah masa dianggap sebagai masa seragam untuk melaksanakan kitaran pekerjaan. Kejuruteraan industri melibatkan pendekatan yang berdisplin dan berobjektif. Walau bagaimanapun, hal-hal yang berkaitan dengan tingkah laku pekerja juga perlu diberi perhatian. Ini adalah kerana reka bentuk kerja yang cekap serta teratur yang hanya dilihat dari sudut kejuruteraan industri mungkin tidak sesuai secara psikologinya terhadap pekerja.

Kejuruteraan industri ialah bidang yang berkait rapat untuk menganalisis kaedah-kaedah pekerjaan dan menentukan tempoh kerja yang seragam. Ia melibatkan kajian mengenai kitaran proses pekerjaan dan menentukan elemen-elemen pekerjaan yang perlu untuk ditukar, digabung, disusun semula atau dibuang supaya tempoh kerja yang diperlukan untuk melengkapkan kitaran proses pekerjaan akan dapat dikurangkan.

Pada pendapat anda, apakah yang akan berlaku sekiranya tugas dan tanggungjawab seorang pekerja ditingkatkan tetapi beliau belum lagi bersedia dari sudut psikologi untuk menerima pengayaan pekerjaan tersebut?

AKTIVITI 3.3

Fikirkan tentang kekuatan dan kelemahan kejuruteraan industri dari segi proses kerja dan pekerja. Berdasarkan persekitaran pekerjaan anda, senaraikan kekuatan dan kelemahan kejuruteraan industri.

AKTIVITI 3.4


69

3.2.3 Perkara-perkara yang Berkaitan dengan Ergonomik

Secara amnya, keseluruhan sistem adalah sesuai dengan ciri-ciri yang ada pada manusia. Faktor-faktor seperti jenis pekerjaan, persekitaran kerja, mesin, peralatan dan proses mesti bersesuaian dengan pekerja yang melaksanakan sesuatu pekerjaan. Secara ringkasnya, kita cuba untuk menyesuaikan mesin dengan manusia dan bukannya menyesuaikan manusia dengan mesin. Dengan lain perkataan, ergonomik berusaha untuk mengurangkan impak yang negatif seperti kecuaian, sikap sambil lewa dan kelemahan-kelemahan lain yang boleh mendatangkan kecacatan terhadap produk dan kerosakan terhadap peralatan. Apa yang paling penting ialah ia mengelak sebarang kecederaan, kemalangan dan kematian terhadap pekerja semasa melaksanakan pekerjaan. Lihat Rajah 3.5 untuk contoh. Dalam mereka bentuk peralatan, keupayaan fizikal pekerja serta reaksi terhadap ransangan mesti diberi perhatian. Keupayaan seorang pekerja untuk bertindak balas dengan cara melihat, mendengar, merasa dan menemui peralatan adalah penting. Selain bersesuaian untuk tempat kerja, peralatan dan mesin juga perlu sesuai untuk pekerja terutamanya pekerja wanita.

Ergonomik merupakan disiplin yang mengkaji kecekapan manusia di dalam persekitaran pekerjaan mereka.


70

Rajah 3.5: Contoh senarai semak ergonomik untuk stesen kerja bagi kerani


Jawapan yang negatif bermakna terdapat masalah yang perlu diperbetulkan. 1. Adakah stesen kerja untuk seorang kerani memberi keselesaan kepada posisi

badan, seperti:

� Paha berada pada posisi yang mendatar?

� Betis berada pada posisi yang menegak?

� Tapak kaki rapat kepada lantai atau ditekan ke lantai?

� Pergelangan tangan berada pada posisi yang rata dan selesa? 2. Adakah kerusi:

� Mudah diselaraskan?

� Mempunyai tempat duduk yang empuk serta bahagian hadapan yang melengkung?

� Mempunyai bahagian belakang yang boleh diselaraskan?

� Mempunyai sokongan untuk bahu?

� Mempunyai roda pada kaki? 3. Adakah ketinggian dan penempatan papan kekunci boleh diselaraskan? 4. Adakah ruang yang ada sesuai dan selesa untuk posisi lutut dan kaki? 5. Bolehkah stesen kerja kerani digunakan oleh pekerja yang kidal?

Di dalam era yang membangun ini, kaum wanita berupaya untuk melakukan tugas yang sebelum ini dimonopoli oleh pihak lelaki. Berikan pendapat anda. Sekiranya anda bersetuju, adakah anda rasa anda mendiskriminasikan pekerja wanita?

AKTIVITI 3.5


71

3.2.4 Reka Bentuk Kerja untuk Meningkatkan Sumbangan Pekerja

Semua teknik yang digunakan untuk meningkatkan sumbangan pekerja di dalam organisasi mempunyai dua persamaan, iaitu untuk meningkatkan kerjasama dan penyeragaman dalam kalangan ahli-ahli kumpulan. Kajian menunjukkan bahawa bekerja di dalam satu kumpulan dapat meningkatkan rasa tanggungjawab terhadap pencapaian matlamat-matlamat organisasi. Ia juga meningkatkan penerimaan pekerja terhadap keputusan yang dibuat dan menggalakkan satu pendekatan kerjasama dalam melaksanakan tugas-tugas di tempat kerja. Antara teknik kerjasama yang dapat meningkatkan penglibatan pekerja di dalam organisasi ialah kumpulan penglibatan pekerja dan pasukan pekerja.

Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Terdapat dua jenis kaedah dalam reka bentuk kerja, iaitu

pengayaan pekerjaan dan ciri-ciri pekerjaan. Kedua-dua kaedah ini menggabungkan keperluan tingkah laku pekerja apabila pekerja tersebut melaksanakan pekerjaannya.

2. Model ciri-ciri pekerjaan Richard Hackman dan Greg Oldham

menyatakan bahawa terdapat tiga keadaan psikologi pekerja yang akan meningkatkan prestasi kerja dan motivasi dalaman dan mengurangkan ketidakhadiran serta pemecatan pekerja.

3. Hasil daripada pengurusan saintifik kejuruteraan industri ialah satu

analisis kerja bagi menentukan waktu kerja yang seragam. 4. Ergonomik ialah mereka bentuk peralatan yang menitikberatkan

keupayaan mental operator untuk mengendalikan peralatan dan juga bertindak balas melalui pemerhatian, pendengaran dan rasa terhadap maklumat daripada peralatan tersebut.

LATIHAN 3.3


72

(a) KKumpulan Penglibatan Pekerja Kumpulan penglibatan pekerja adalah satu kumpulan pekerja yang kerap

berjumpa bagi tujuan menyelesaikan sebarang masalah ataupun memberi cadangan terhadap proses peningkatan organisasi. Setiap kumpulan mengandungi lima hingga sepuluh pekerja dan setiap pekerja mempunyai tugas dan kewajipan yang sama atau yang berkaitan dalam organisasi. Secara amnya, kumpulan penglibatan pekerja memberi cadangan kepada pihak pengurusan dan pihak pengurusan akan menentukan sama ada boleh ataupun tidak cadangan tersebut dilaksanakan. Sekiranya cadangan tersebut diterima, hasilnya akan dinilaikan dan ahli-ahli kumpulan tersebut akan diberi ganjaran atas sumbangan mereka.

Kumpulan penglibatan pekerja selalunya berjumpa empat atau lima jam

sebulan dan ia dipengerusikan oleh seorang ketua. Ketua ini tiada kuasa tetapi bertindak sebagai fasilitator.

Rajah 3.6 menunjukkan proses kumpulan penglibatan pekerja.

Rajah 3.6: Proses kumpulan penglibatan pekerja

(b) PPasukan Pekerja Pasukan pekerja ialah teknik di mana fungsi-fungsi kerja diberikan kepada

kumpulan dan bukannya kepada individu. Ahli-ahli kumpulan diberi kebebasan untuk menggunakan kepandaian masing-masing di dalam menguruskan kerja dalam satu pasukan dan juga secara individu. Setiap ahli pasukan bertanggungjawab bagi meningkatkan persekitaran kerja di dalam organisasi. Pasukan juga menganggap bahawa setiap ahli bertanggungjawab untuk prestasi kumpulan mereka. Pihak pengurusan melihat setiap kumpulan sebagai satu unit yang bertindak balas untuk menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan organisasi.


73

Pasukan pekerja boleh beroperasi dalam bentuk atau struktur yang berbeza dan setiap struktur itu mempunyai strateginya sendiri.

(i) PPasukan Silang-Fungsi Pasukan silang-fungsi adalah pasukan yang mengandungi

kepelbagaian kepakaran. Ia diwujudkan untuk mencapai objektif yang tertentu. Keahlian dalam pasukan silang-fungsi adalah atas pelantikan dan bukan secara sukarela.

(ii) PPasukan Projek Pasukan projek adalah satu pasukan yang ditubuhkan untuk mereka

bentuk produk baru atau perkhidmatan. (iii) PPasukan Kendiri Pasukan kendiri terdiri daripada pekerja-pekerja yang dilatih untuk

melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan unit kerja. Ahli kumpulan memilih perjanjian secara majoriti dalam melaksanakan kewajipan mereka, seperti penyelesaian masalah dan berhubung dengan pelanggan dari dalam atau di luar organisasi.

(iv) PPasukan Petugas Sekumpulan pasukan petugas adalah satu pasukan yang ditubuhkan

oleh pihak pengurusan untuk menyelesaikan masalah utama dengan serta-merta. Pasukan ini bertanggungjawab untuk membangunkan pelan jangka panjang dalam menyelesaikan masalah utama, termasuk membuat penyelesaian.

(iv) PPasukan Proses Peningkatan Pasukan ini terdiri daripada pekerja yang berpengalaman dalam pelbagai

jabatan atau fungsi. Pasukan ini bertanggungjawab bagi meningkatkan kualiti, mengurangkan pembaziran, atau meningkatkan produktiviti dalam proses yang melibatkan semua jabatan atau fungsi yang berkaitan. Ahli pasukan ini biasanya dilantik oleh pihak pengurusan.

(v) PPasukan Maya Pasukan maya adalah satu pasukan di mana ahli-ahlinya berada jauh

antara satu sama lain dan mereka berkomunikasi melalui komputer dan teknologi komunikasi yang lain.

Pasukan pekerja akan mengubah cara pengurusan dan pekerja berkomunikasi antara satu sama lain. Pengurus menghadapi masalah dalam bertindak sebagai seorang ketua di mana pengurus secara amnya sentiasa bertindak sebagai penyelia. Pengurus akan berasa terancam dengan kuasa yang diberikan kepada


74

pasukan pekerja, yang secara tidak langsung mengurangkan kuasa pengurusannya. Sebaliknya, pekerja menghadapi masalah dalam menyesuaikan diri dengan peranan penyeliaan yang baru. Untuk mengelakkan masalah ini, ahli-ahli di dalam pasukan pekerja perlu dilatih sepanjang empat peringkat pembentukan pasukan. Peringkat-peringkat ini ialah pembentukan, konflik, piawaian, dan pelaksanaan. Latihan lengkap termasuk kemahiran-kemahiran yang penting di dalam: (a) Kepimpinan pasukan;

(b) Pembentukan misi atau objektif;

(c) Mempengerusikan mesyuarat;

(d) Pasukan membuat keputusan;

(e) Resolusi terhadap konflik;

(f) Komunikasi yang berkesan; dan

(g) Kesedaran adanya kepelbagaian di dalam pasukan.

3.2.5 Kesesuaian Jadual Waktu Kerja

Kesesuaian jadual waktu kerja bukannya sebahagian daripada reka bentuk kerja. Ini kerana tugas dan tanggungjawab pekerja tidak berubah. Walau bagaimanapun, kesesuaian jadual waktu kerja akan mengubah masa bekerja biasa seseorang pekerja. Antara pilihan jadual kerja biasa ialah minggu kerja termampat, waktu fleksibel, perkongsian kerja dan telekomuting.

(a) MMinggu Kerja Termampat Dalam minggu kerja termampat, jumlah hari kerja seminggu dikurangkan

tetapi jumlah jam kerja sehari ditingkatkan. Ini mengekalkan jumlah jam kerja seminggu.

Apakah ciri-ciri yang sama dalam teknik-teknik untuk meningkatkan sumbangan pekerja dalam sesebuah organisasi?

SEMAK KENDIRI 3.1


75

(b) WWaktu Fleksibel Waktu fleksibel membolehkan pekerja untuk memilih permulaan dan akhir

masa kerja yang sesuai untuk mereka, asalkan jumlah masa kerja setiap hari atau minggu dikekalkan. Walau bagaimanapun, wajib bagi semua pekerja berada di tempat kerja pada tempoh masa tertentu, seperti 10.00 pagi hingga 3.30 petang.

(c) PPerkongsian Kerja Perkongsian kerja merujuk kepada dua pekerja yang berstatus sementara

melaksanakan satu pekerjaan yang sepatutnya dikendalikan oleh seorang pekerja secara sepenuh masa.

(d) TTelekomuting Telekomuting adalah penggunaan komputer mikro, rangkaian dan lain-

lain teknologi komunikasi seperti mesin faksimili apabila bekerja di rumah, di mana tugas-tugas sebelum ini hanya dilakukan di pejabat atau di tempat kerja.

Kenyataan BETUL (B) atau SALAH (S) 1. Kerjasama dan keseragaman adalah teknik dalam reka bentuk kerja

yang bertujuan meningkatkan produktiviti kumpulan atau pekerja. 2. Kumpulan kekal yang terdiri daripada lima hingga sepuluh orang

pekerja yang melaksanakan tugas yang sama dan sering bertemu untuk mengenal pasti, menganalisis, dan mencadangkan penyelesaian bagi masalah dikenali sebagai pasukan petugas.

3. Pasukan pekerja boleh beroperasi dalam struktur organisasi yang

berbeza kerana setiap satunya mempunyai strategi yang khusus dan matlamat masing-masing.

4. Waktu fleksibel membolehkan pekerja memilih permulaan dan

akhir masa kerja mereka sendiri dengan syarat mereka bekerja untuk sejumlah jam tertentu bagi setiap hari atau setiap minggu.

5. Telekomuting menggunakan komputer mikro, rangkaian dan

teknologi komunikasi yang berbeza seperti mesin faksimili untuk bekerja di rumah dan bukannya bekerja di pejabat.

LATIHAN 3.4


76

Padankan Konsep dengan Penyata yang Sesuai

(a) Kerja (b) Reka bentuk kerja

(c) Analisis kerja (d) Spesifikasi Kerja

(e) Keperincian Kerja (f) Jawatan 1. Satu kenyataan mengenai keperluan pengetahuan, kemahiran dan

kebolehan seseorang untuk melakukan pekerjaan. 2. Penambahan dan pengembangan analisis kerja dan yang berkaitan

dengan struktur kerja bertujuan untuk meningkatkan kecekapan organisasi dan kepuasan kerja bagi pekerja

3. Tugas dan tanggungjawab yang berbeza dijalankan oleh

seseorang pekerja. 4. Proses untuk mendapatkan maklumat mengenai sesuatu pekerjaan

ialah dengan menentukan kewajipan, tugas atau aktiviti dalam pekerjaan tersebut.

5. Satu kumpulan berkait rapat dengan aktiviti dan tugas. 6. Kenyataan mengenai tugas, kewajipan dan tanggungjawab

sesuatu pekerjaan. Soalan-soalan Pelbagai Pilihan

1. Spesifikasi kerja menentukan kelayakan yang diperlukan untuk pemohon. Ia memainkan peranan penting dalam _______. A. Fungsi pengambilan B. Fungsi analisis kerja C. Model ciri-ciri pekerjaan D. Fungsi pemilihan


77

2. Pengurusan sumber manusia menggunakan data daripada analisis kerja untuk membangunkan ________________. A. Kajian tentang sikap dan tingkah laku B. Keperincian dan spesifikasi kerja C. Fungsi analisis kerja dan isu-isu ergonomik D. Persetujuan pekerja dan kesatuan sekerja

3. Dalam keperincian kerja, bahagian yang memberikan maklumat

mengenai lokasi kerja dan kepada siapa hasil kerja perlu dilaporkan dikenali sebagai ________________. A. Identiti tugas B. Kepelbagaian kemahiran C. Nama jawatan D. Spesifikasi kerja

4. Berikut adalah ciri-ciri yang terdapat dalam model ciri-ciri kerja

KECUALI ________________. A. Kepelbagaian kemahiran B. Identiti tugas C. Kepentingan tugas D. Kumpulan pembuatan keputusan

5. Mereka yang terlibat dalam kumpulan penglibatan pekerja mesti

menerima latihan dalam mengenal pasti masalah, menganalisis masalah dan mengenal pasti pelbagai alat membuat keputusan seperti ________________. A. Keputusan terancang atau tidak terancang. B. Kumpulan kualiti dan pasukan kendiri. C. Kuasa berpusat dan tidak berpusat. D. Analisis statistik dan gambar rajah sebab dan akibat

6. Bagi pihak majikan, waktu fleksi dapat membantu dalam

A. Meramalkan kadar pemecatan pekerja B. Mengambil dan mengekalkan pekerja C. Membangunkan perkongsian kerja D. Membangunkan jadual waktu fleksibel yang mudah untuk

diikuti


78

� Analisis kerja dan reka bentuk kerja memainkan peranan yang penting

dalam pembangunan sesebuah organisasi. � Sehubungan dengan itu, organisasi memberi kepentingan khusus kepada

kedua-dua aspek di atas. � Melalui analisis kerja, keperincian dan spesifikasi kerja dibangunkan.

Analisis yang salah akan menghasilkan keperincian dan spesifikasi yang tidak tepat.

� Ini seterusnya memberi kesan buruk kepada prestasi organisasi.

Analisis kerja

Analisis Kerja Berfungsi (AKB)

Ergonomik

Kejuruteraan industri

Keperincian kerja

Model ciri-ciri kerja

Reka bentuk kerja

Soal Selidik Analisis Jawatan (SSAJ)

Spesifikasi kerja

Soalan-soalan Esei 1.. Bayangkan anda seorang pengurus di jabatan perkhidmatan.

Bagaimanakah keperluan pekerja, yang sebelum ini didokumenkan, membantu dalam menguruskan unit anda?

2. Jelaskan bagaimana kejuruteraan industri dan ergonomik boleh

dikaitkan dengan kelebihan mereka sendiri, dan pada masa yang sama bersesuaian antara satu sama lain dalam membentuk sesuatu kerja.

Topik Analisis Kerja 3 dan Reka Bentuk -...

Documents

Transcript of Topik Analisis Kerja 3 dan Reka Bentuk -...