QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TY VẬN TẢI CONTTÀI LIỆU TƯ VẤN

Mã hiệu template: SOPPhiên bản: v1.0Người viết: tienpvTPHCM, 11/2016

Tài liệu tư vấn 2 / 13

Mục lục1 Tổng Quan...........................................................................................................................3

1.1 Nội dung bài toán...........................................................................................................31.2 Tài Liệu..........................................................................................................................31.3 Phạm Vi Hệ Thống........................................................................................................3

2 Qui Trình Xử Lý Của Từng Bộ Phận...............................................................................42.1 Điều Vận........................................................................................................................42.2 Bảo Trì...........................................................................................................................62.3 Kế toán...........................................................................................................................72.4 Giao nhận, XNK............................................................................................................8

3 Tổng hợp tính năng trong hệ thống..................................................................................93.1 Phân tích theo bộ phận...................................................................................................93.2 Phân tích tần suất các tính năng nhập liệu...................................................................10

4 Phân tích hiệu năng, từng bộ phận.................................................................................124.1 Điều vận.......................................................................................................................124.2 Bảo trì..........................................................................................................................124.3 Giao nhận, XNK..........................................................................................................124.4 Kế toán.........................................................................................................................124.5 BOM............................................................................................................................13

Tài liệu tư vấn 3 / 13

1 Tổng Quan

1.1 Nội dung bài toánXây dựng một hệ thống quản lý công ty vận tải chuyên kéo container, giải quyết các vấn đề

- Hạn chế rớt cont xuất, trể hạn trả rỗng nhập bằng hình thức cảnh báo.- Hạn chế xe, mooc bị quá hạn đăng kiểm bằng hình thức cảnh báo- Hạn chế việc bảo trì trễ bằng hình thức cảnh báo- Hạn chế việc hao hụt dầu bằng hình thức so sánh số lượng dầu ước tính và số lượng dầu thực tế đã

cấp- Minh bạch hóa trách nhiệm của từng phòng ban trong công việc, xử lý sự cố.- Giảm tải việc xử lý book, bill cho điều vận, điều vận chỉ nên tập trung vào công việc cốt lõi là

điều xe.- Dữ liệu 1 cửa, tất cả nguồn dữ liệu sản lượng điều vận, giải trừ chi phí chỉ cần nhập từ một đầu,

không nhập đi nhập lại nhiều lần.- Hạn chế việc sai sót của kế toán về xử lý số liệu chi phí bằng phương thức bên bộ phận khác nhập,

kế toán chỉ kiểm tra.- Tự động hóa các báo cáo hàng ngày, tuần, tháng: sản lượng, chi phí, doanh thu, lãi lỗ, bảng xác

nhận cont, nhật ký hành trình,….- Hỗ trợ điều vận xử lý cont, điều hành xe trực tuyến (kết hợp với phần mềm quản lý GPS của bên

thứ 3), lên kế hoạch điều xe ban đêm.- Giải quyết bài toàn tra cứu trực tuyến báo cáo cho quản lý: báo cáo tức thời, bất cứ khi nào cần,

trên mọi thiết bị: PC, Smartphone, máy tính bảng.- Hỗ trợ qui trình trong việc làm đầu vào cho tài liệu ISO của công ty.

1.2 Tài Liệu- Tư vấn khách hàng.- Hỗ trợ bộ phận phát triển hiểu nghiệp vụ.- Hỗ trợ trong việc phát triển tài liệu ISO

1.3 Phạm Vi Hệ Thống- Hoạt động trên môi trường Internet.- Chạy trên nền tảng web base.- Chạy được trên đa thiết bị: PC, Máy tính bảng, di động.

Tài liệu tư vấn 4 / 13

2 Qui Trình Xử Lý Của Từng Bộ Phận

Ghi chú liên quan đến màu sắc trong qui trình

2.1 Điều Vận

Tài liệu tư vấn 5 / 13

Tài liệu tư vấn 6 / 13

2.2 Bảo Trì

Tài liệu tư vấn 7 / 13

2.3 Kế toán

Tài liệu tư vấn 8 / 13

2.4 Giao nhận, XNKGhi chú liên quan đến màu sắc trong qui trình

Tài liệu tư vấn 9 / 13

3 Tổng hợp tính năng trong hệ thống

3.1 Phân tích theo bộ phậnĐiều vận

- Danh mục địa điểm - Định nghĩa địa điểm - Danh mục tài xế

- Danh mục xe - Danh mục romooc - Cự ly địa điểm

- Danh mục hãng tàu - Tạo book - Quản lý, xử lý book

- Tạo bill - Quản lý, xử lý bill - Điều tour lấy rỗng

- Điều tour hạ hàng - Điều tour lấy hàng - Điều tour hạ rỗng

- Nhật ký hành trình - Tình trạng cont xuất - Cảnh báo rớt cont xuất

- Cảnh báo trễ cont nhập - Báo số cont - Bảng xác nhận cont hàng xuất

- Bảng kế hoạch điều xe (bảng trắng)

Bảo trì

- Đăng kiểm xe - Đăng kiểm mooc - Thay nhớt

- Thay lọc dầu - Nhập thông tin cấu hình giá dầu, giá nhớt - Tạo phiếu sửa xe

- Tạo phiếu nhập kho vật tư - Quản lý phiếu nhập kho vật tư - Tạo phiếu xuất sửa chữa

- Quản lý phiếu xuất sửa chữa - Danh mục vật tư

- Cảnh báo hạn đăng kiểm xe, mooc - Cảnh báo xe đến lịch bảo dưỡng - Nhật ký đăng kiểm xe

- Nhật ký đăng kiểm mooc - Lịch sử cấp dầu - Lịch sử bảo dưỡng

- Báo cáo quá trình hoạt động, sửa chữa - Lịch sử thay vật tư - Lịch sử sửa chữa

- Bảng tổng hợp tồn kho vật tư

Giao nhận, XNK

- Tạo tờ khai - Quản lý tờ khai - Giải trừ chi phí cho tờ khai

- Quản lý, hiệu chỉnh các phiếu giải trừ

Tài liệu tư vấn 10 / 13

- Thông tin tờ khai - Lịch sử giải trừ

Kế toán- Tạo phiếu giải trừ chi phí có chứng từ

- Tạo phiếu giải trừ chi phí không chứng từ - Danh mục chi phí

- Quản lý hợp đồng dịch vụ - Duyệt giải trừ từ Giao nhận, XNK - Quản lý tạm ứng tiền

- Quản lý chi phí ẩn - Quản lý lương tài xế - Quản lý lương sản lượng tài xế

- Quản lý thưởng tài xế - Quản lý chi phí tài chính phân bổ - Quản lý danh mục lốp xe, chi phí hao mòn

- Lịch sử giải trừ - Lịch sử tạm ứng - Bảng tổng hợp doanh thu xe

- Bảng tổng hợp sản lượng - Bảng tổng hợp chi phí gởi cho khách hàng

- Bảng kê chi phí có chứng từ (Bảng kê hóa đơn)

- Bảng kê chi phí không chứng từ - Bảng theo dõi hao mòn lốp xe - Bảng tổng hợp sản lượng, chi phí xe

3.2 Phân tích tần suất các tính năng nhập liệuNhập 1 lần

- Danh mục địa điểm - Định nghĩa địa điểm - Danh mục tài xế

- Danh mục xe - Danh mục romooc - Cự ly địa điểm

- Danh mục hãng tàu - Danh mục vật tư - Hợp đồng dịch vụ

- Lương tài xế - Danh mục chi phí - Lương sản lượng tài xế

- Cấu hình giá dầu, nhớt - Chi phí tài chính phân bổ

Nhập không thường xuyên

- Đăng kiểm xe - Đăng kiểm mooc - Thay nhớt

- Thay lọc dầu - Quản lý phiếu sửa chữa xe - Nhập kho vật tư

- Xuất kho vật tư - Tạm ứng tiền - Quản lý chi phí ẩn

Tài liệu tư vấn 11 / 13

Nhập thường xuyên

- Tạo book - Xử lý book - Tạo bill

- Xử lý bill - Điều tour lấy rỗng - Điều tour hạ hàng

- Điều tour lấy hàng - Điều tour hạ rỗng - Tạo, quản lý tờ khai

- Giải trừ chi phí - Duyệt giải trừ - Giải trừ chi phí XNK

Tài liệu tư vấn 12 / 13

4 Phân tích hiệu năng, từng bộ phận

4.1 Điều vậnCác tính năng gây quá tải, cần chia sẻ bớt về việc nhập liệu để tránh nhầm lẫn

- Tạo book- Tạo bill

Công việc được hỗ trợ- Nhật ký hành trình- Bảng xác nhận cont xuất- Theo dõi tình trạng romooc- Hạn chế quên cont nhờ hệ thống cảnh báo.- Các báo cáo tự động hóa khác.

4.2 Bảo trìCác tính năng gây quá tải, cần chia sẻ bớt về việc nhập liệu để tránh nhầm lẫn

- Không có

Công việc được hỗ trợ- Hạn chế việc đăng kiểm sót.- Báo cáo tự động hóa hoàn toàn.

4.3 Giao nhận, XNKCác tính năng gây quá tải, cần chia sẻ bớt về việc nhập liệu để tránh nhầm lẫn

- Không có

Công việc được hỗ trợ- Thông tin số hóa tờ khai, tra cứu nhanh khi cần tìm kiếm.- Minh bạch hóa việc giải trừ với kế toán.

4.4 Kế toánCác tính năng gây quá tải, cần chia sẻ bớt về việc nhập liệu để tránh nhầm lẫn

- Giải trừ chi phí từ tài xế

Công việc được hỗ trợ- Báo cáo tự động hóa hoàn toàn, giảm 90% thời gian làm báo cáo, giảm sai sót rất nhiều

Tài liệu tư vấn 13 / 13

4.5 BOMCông việc được hỗ trợ

- Tra cứu tất cả báo cáo tức thời, mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị.- Có đầy đủ số liệu để hỗ trợ ra quyết định quản trị.