Time ManagementTime ManagementEffective Self Management for Achieving Succes

Oleh : Dr. HenmaidiOleh : Dr. Henmaidi

Hakikat waktu …Hakikat waktu …

Waktu adalah sumber daya yang Waktu adalah sumber daya yang sangat berhargasangat berharga• terbatasterbatas

Tidak dapat dibeliTidak dapat dibeli Tak dapat disimpanTak dapat disimpan

Tidak mungkin ditambah Tidak mungkin ditambah tidak dapat kembalitidak dapat kembali

Perhatikan pernyataan ini:Perhatikan pernyataan ini:

• Banyak orang yang beorientasi karir dan sukses merasa stress dan overloaded dalam pekerjaannya

• Sering orang merasa tertekan. Harus mengerjakan beberapa pekerjaan sekaligus. Tugas dan tanggung jawab yang berat, deadline yang ketat, membuat merasa senantiasa kekurangan waktu dan stress

• Banyak orang yang bukannya mengontrol pekerjaan, namun dikontrol oleh pekerjaannya. Dalam banyak kasus anda bereaksi terhadap masalah, bukannya mengambil inisiatif. Konsumen, boss, telepon serta berbagai tugas senantiasa membuat kita selalu sibuk.

Perhatikan pernyataan ini Perhatikan pernyataan ini (sambungan …)(sambungan …)

• Banyak manejer butuh waktu beberapa jam untuk fokus pada pekerjaan utamanya. Sulit mencari waktu untuk berkonsentrasi, terlalu banyak gangguan, meeting yang tak efektif, dan manejer sering terganggu oleh urusan yang tidak penting.

• Penelitian menunjukkan bahwa untuk kebanyakan orang, problem utama adalah konflik antara waktu bekerja dan waktu untuk santai, urusan pribadi serta keluarga.

Manfaatkan waktu dengan BijakManfaatkan waktu dengan Bijak

• Berapa banyak waktu yang kita miliki?

Orang dengan umur cukup panjang memiliki tak lebih dari 200.000 jam

• Berapa banyak yang dihabiskan untuk:– Tidur– Makan– Mandi– Nonton– Baca koran

• Berapa banyak yang produktif?

Hitung waktu anda!Hitung waktu anda!

• Kita tak bisa menghentikan gerakan waktu

• Berapa harga 1 jam waktu dalam hidup anda?

• Apakah kita berhati-hati menggunakan waktu seperti menggunakan uang?

Hitung waktu anda! (sambungan)Hitung waktu anda! (sambungan)

• Kebanyakan orang hanya menggunakan 30 – 40% potensi waktu yang dimilikinya.

• Sebagian besar orang menyia-nyiakan 70% waktunya

• Waktu terbuang karena:– Tujuan tidak jelas– Tak punya perencanaan– Tak punya skala prioritas– Tidak punya pandangan

perspektif

Manajemen waktu yang Manajemen waktu yang baik Menghasilkan:baik Menghasilkan:

• perspektif yang baik• Kreativitas• Mengurangi stress• Waktu yang proporsional untuk diri

dan keluarga• Pencapaian tujuan hidup yang

sitematis

Pencuri Waktu!Pencuri Waktu!

• Siapa pencuri waktu?– Interupsi– Lingkungan

• Lakukan analisis!– Apa saja yang menjadi pencuri waktu dan pengganggu?

• Telepon?• Tamu• Rapat yang tak efektif dan efisien• Merasa tertekan• Dikejar deadline• Dokumen berserakan• Komunikasi dan informasi yang tak efisien• Pendelegasian tidak jalan• Tak bisa mengatakan tidak• Kurang disiplin pribadi

Define your Goal!

• Succesfull management only possible if:– Clear and well define

objective and effective control and evaluation

• Objective as a life concept• Todays tasks is

tomorrow’s success

Hanya orang yang memiliki Hanya orang yang memiliki tujuan yang jelas yang mampu:tujuan yang jelas yang mampu:

• Mempertahankan pandangan perspektif hidupnya

• Menempatkan prioritas sekalipun dalam kondisi ‘heavy workload’

• Mengkonsentrasikan energi pada target yang jelas

• Menjadi kunci menuju : Effective time management

Write your Plan!Write your Plan!

• 20% waktu menghasilkan 80% hasil

• Karena itu:– Urutkan prioritas sesuai hukum Pareto

Activity: Make your daily activity planning!

Used the form provided!

Use Daily SchedulesUse Daily Schedules

• Biasakan membuat rencana harian• Jika hari sebelumnya kurang sukses, kita

dapat membuat hari ini menjadi awal yang baru

• Jika kita tidak mampu mengontrol aktifitas harian, sulit mengontrol rencana jangka lebih panjang (mingguan, bulanan, tahunan, dsb.)

• Buatlah skjedul harian yang realistis

LEADS METHODLEADS METHOD

• LList Activites

• EEstimate Time Needed

• AAllow time for unschedule tasks

• DDecide on Priorities

• SScan scheduled tasks at end of day

• Buat check list tugas, dan deadlinenya• Daftar tugas yang belum selesai kemarin• Tugas baru hari ini• No telepon atau kontak yang diperlukan• Aktifitas rutin

• Buat check list tugas, dan deadlinenya• Daftar tugas yang belum selesai kemarin• Tugas baru hari ini• No telepon atau kontak yang diperlukan• Aktifitas rutin

EEstimate Time neededstimate Time neededEEstimate Time neededstimate Time needed

LList important Taskist important TaskLList important Taskist important Task

• Estimasi waktu dengan hati-hati• Hitung seperti anda menghitung uang• Buat time limit• Eliminasi interupsi

• Estimasi waktu dengan hati-hati• Hitung seperti anda menghitung uang• Buat time limit• Eliminasi interupsi

Allow Time BufferAllow Time Buffer

• Jangan skedulkan lebih dari 60% waktuJangan skedulkan lebih dari 60% waktu• Sediakan untuk aktivitas spontan dan sosialSediakan untuk aktivitas spontan dan sosial

Decide on PrioritiesDecide on Priorities

• Kurangi daftar pekerjaan menjadi realistis:– Set prioritas– Selektif– Delegasikan

Scan the task at end Scan the task at end of dayof day• Jangan terbiasa

menunda pekerjaan• Reschedul kerja yang tdk

selesai untuk keesokan hari

Schedule ok

8 Quite time

9 Buat rencana produksi bln depan

10 Rencanakan budget

11 Meeting dengan tim proyek A

12 Lunch dengan Mr Yashuda

1

2 Prepare for meeting

3 Budget meeting di R. B1

Set PrioritiesSet Priorities

“It is better to do right things than do things right” (Peter Drucker)

Masalah umum!• Mencoba menyelesaikan semua hal pada

waktu yang sama akhirnya justru pekerjaan penting tak terselesaikan: tidak fokus

• Coba konsentrasi pada satu tugas perioritas harus jelas

Apa untungnya membuat prioritas?Apa untungnya membuat prioritas?

• Kerjakan yang penting terlebih dahulu• Tahu mana yang urgen• Konsentrasi pada satu tugas • Kerja efektif = hemat waktu• Tujuan lebih mudah tercapai• Hal yang tidak begitu penting: delegasikan hasil: kerja penting terselesaikan• Meningkatkan performansi

Gunakan ABC ANALYSIS untuk menetapkan Gunakan ABC ANALYSIS untuk menetapkan prioritasprioritas

Value of the activities

Very Important ImportantImportantRoutine/ Routine/

least least importantimportant

Actual use of time

concentrate Delegate

Practical ApplicationPractical Application

• hanya 1 – 2 tugas A tiap hari (3 jam)

• 2 – 3 tugas B (1 jam)

• Sediakan waktu sekedarnya untuk tugas C (45 menit)

• Ambil inisiatif, bukan reaktif

• Goal oriented – bukan activity oriented

Start With Positive attitudeStart With Positive attitude

PROBLEM …• Buru-buru ke kantor • tidur tak cukup • tidak sempat sarapan

So…So…• Tidur cukup, Tidur cukup, • bangun nyamanbangun nyaman• Sarapan dengan keluarga Sarapan dengan keluarga • Tidak buru-buruTidak buru-buru

Sikap PositifSikap Positif

• Lakukan suatu yang menyenangkan

• Lakukan sesuatu yang terukur yang membuat makin dekat ke tujuan

• Imbangi kehidupan profesional dengan kehidupan pribadi

Sebelum mulai bekerjaSebelum mulai bekerja• Review rencana hari itu

• Persiapkan bahan untuk tugas A

Sebelum pulangSebelum pulang• Review rencana hari itu: target vs

pencapaian• Buat daftar tugas yang tidak selesai, dan

re-skedulkan• Buat rencan untuk esok hari• Berfikir positiflah untuk pencapaian hari itu

Performance CurvePerformance Curve

42242220181614121086

100%

Per

form

ance

+50%

- 50%

Ritme HarianRitme Harian

• Performansi tertinggi: Pagi hari– Alokasikan untuk tugas “A”– Jangan biarkan terganggu oleh sesuatu yang

tidak penting

• Performansi terendah: After lunch– Jangan dilawan dengan “secangkir kopi kental”

karena akan memperpanjang periodenya– Gunakan untuk kontak sosial dan tugas rutin

• Setelah itu Performansi naik lagi– Gunakan untuk menyelesaikan tugas B, dan

siapkan rencana untuk keesokan hari

Jangan bekerja terlalu lama dengan intensitas tinggi, ambil Jangan bekerja terlalu lama dengan intensitas tinggi, ambil break untuk ‘recharge baterai”break untuk ‘recharge baterai”

• Ambil 10 menit break setelah 1 jam kerja

• Lakukan secara teratur• Sedapat mungkin ambil

udara segar selama break

10 20 30 40 50 60Waktu (menit)

100%

80

60

40

20

0

Kurva performansi konsentrasi selama 1 jam

Sediakan waktu yang tenang Sediakan waktu yang tenang untuk diri andauntuk diri anda

• Banyak manejer mulai melaksanakan tugasnya etelah jam kantor

• Mereka tak punya waktu selama jam kantor kerena terlalu banyak gangguan:– Kolega– Panggilan telepon– Rapat-rapat– Tamu janji sebelumnya

Punya kebijakan “pintu terbuka”?

Saw blade effectSaw blade effect• Kurva performansi akibat gangguan

waktu

Per

form

ansi

Interupsi/ gangguan

Kehilangan waktu mencapai 28%100% Waktu terbuang

karena:

Konsentrasi menurun

Waktu untuk restart makin lama

Waktu terbuang karena:

Konsentrasi menurun

Waktu untuk restart makin lama

Tips: Sediakan waktu tenang sekitar 1 jam Sediakan waktu tenang sekitar 1 jam untuk untuk

pekerjaan sangat penting (kategori A)pekerjaan sangat penting (kategori A)

Masukkan waktu tenang ini dalam Masukkan waktu tenang ini dalam schedule schedule

harianharian

Tips: Sediakan waktu tenang sekitar 1 jam Sediakan waktu tenang sekitar 1 jam untuk untuk

pekerjaan sangat penting (kategori A)pekerjaan sangat penting (kategori A)

Masukkan waktu tenang ini dalam Masukkan waktu tenang ini dalam schedule schedule

harianharian

Fre

kuen

si g

ang

gu

an

Waktu

Tugas ‘A’Tugas ‘C’

Manage DelegationManage Delegation

• Manajemen Delegation

Argumen tentang Pendelegasian Tugas Y/T

Pendelegasian mengurangi tekanan dan menghasilkan waktu yang cukup untuk tugas “A”

Pendelegasian memanfaatkan spesialisi dan pengalaman staf yang dilibatkan

Pendelegasian mambantu mengembangkan kemampuan, inisiatif dan rasa percaya diri staff

Pendelegasian punya dampak positif thd. Motivasi dan kepuasan staf

Cara PendelegasianCara Pendelegasian

Rules for delegation• What: Apa yang harus dikerjakan? (detail)

• Who: Siapa yang harus melakukannya? (staff/ anggota)

• Why: Kenapa staff tsb harus melakukannya (motivasi/ tujuan)

• How: Bagaimana staf melakukannya? (skop/ detail)

• When: Kapan harus diselesaikan (deadline)

Cara Pendelegasian … Cara Pendelegasian … (sambungan)(sambungan)

• Perhatikan setiap tugas sekali lagi: apakah betul-betul anda sendiri yang harus melakukannya?

• Delegasikan sedapat mungkin tugas jangka panjang/ menengah kepada staf ini akan meningkatkan motivasi dan kemampuan mereka

• Delegasikan sebanyak yang memungkinkan tiap hari, namun tetap harus menjaga level supervisi

Activities check list / Task MonitorActivities check list / Task Monitor

A B C

2 Mai xSelesaikan konsep pemasaran

Sendiri 30 mai

3 Mai xSiapkan presentasi utk rapat rencana kerja

H Miller 5 mai 20 Mai

3 Mai xSiapkan rencana konferensi pemasaran

Sales Dept 18 Mai

5 Mai xCek laporan daftar hadir staf

Sendiri 10 Mai

7 Mai xMeeting dengan distributor

Tom 16 Mai

7 Mai xTulis artikel olah data pemasaran

Sendiri 30 Mai

8 Mai xRencana tour Mahssiswa PTN

Bill 21 Mai

17 Mai x Kompilasi data penjualan Robert 21 Mai

19 Mai x Daftar seminar Jim 30 Mai

Mulai Deadline KeteranganPrioritas

Tanggal AktifitasDelegasikan

kepada

Menentukan prioritasMenentukan prioritas

• Tentukan prioritas berdasarkan tingkat pentingpenting dan urgensinyaurgensinya

• Urusan yang penting dan penting dan mendesakmendesak “A”“A” segera selesaikan

• Urusan penting – tdk penting – tdk mendesakmendesak ”B””B” skedulkan dan delegasikan dengan supervisi

• Urusan yang tidak penting tapi mendesak “C”“C” segera delegasikan

“B”Buat

deadline atau delegasikan

““A”A”Segera Segera

tuntaskantuntaskan

bin

“C”Delegasikan

Urgensi

Tin

gka

t K

epen

tin

gan