مديريت زمانرضا سيف اللهي: تهيه و ارائه

سرفصلها

تسلط بر مكاتبات كاري

خود ارزيابي

مهار تماس هاي تلفني

مديريت پروژه ها - مديريت جلسات

برنامه ريزي

ثانيه است 86400يك روززمان

در ميان منابعي كه در اختيار داريم .زمان با ارزش ترين منبع است

مزاياي مديريت زمان

به دست آوردن نتايج بهتر•بهبود كيفيت كاري• بهبود كيفيت كاري•سرعت بيشتر كاري•كاهش اضطراب و تنش•اشتباهات كمتر•مشكالت و بحرانهاي كمتر•افزايش درآمد•رضايت كاري بيشتر•ارتقاء كيفيت زندگي غير كاري•

نشانه هاي نبود مديريت زمانمدفون شدن زير كوهي از مكاتبات•

بي نظميبي نظمي•

عدم موفقيت در پروژه ها•افسردگي•

شكست در اهداف•

اتالف منابع•

•.....

خود ارزيابيتحليل نحوه كنوني صرف زمان•

شناخت عوامل اتالف زمان•

تغيير عادات و روش هاي پيشين•

پرسشنامه

اولين بار كه با نامه اداري مواجه مي شوم، تمايلي به خواندن و پاسخ دادن به آن •.ندارم

.به دليل برنامه ريزي ضعيف با مشكالتي بيش از حد معمول مواجه مي شوم•

.برخي اوقات بايد از طرف ديگران تحت فشار قرار گيرم تا كارهايم را انجام دهم•

نسبت به اولويتهاي كارهاي خود ترديد دارم• نسبت به اولويتهاي كارهاي خود ترديد دارم•

.دقيقه در روز را صرف يافتن وسائل مختلف مي كنم 30بيش از •

جلسات من بيش از حد الزم به درازا كشيده مي شود•

به ديگران اجازه مي دهم وقت مرا تلف كنند•

پروژه هايي را كه شروع مي كنم، بسيار بيشتر از آنهائي است كه به پايان مي •رسانم

با وجود آنكه هميشه مشغول فعاليت هستم، اما كارم بازدهي الزم را ندارد•

مسئوليتهائي را به عهده مي گيرم كه بايد به ديگران محول شود•

جدول زماني را تكميل كنيد

:به اين سؤاالت پاسخ دهيد

چه درصدي از كارهايم از پيش برنامه ريزي شده بود؟•

آيا روز كاريم داراي ساختار درستي بود؟•

آيا كارهاي برنامه ريزي شده بيش از حد انتظار به طول انجاميده است؟•

چرا زمان طوالني را صرف كارهاي بي حاصل كرده ام؟• چرا زمان طوالني را صرف كارهاي بي حاصل كرده ام؟•

چند مورد در كارهايم وقفه ايجاد شد؟•

آيا در مورد نحوه گذراندن وقت خود به ديگران حق دخالت مي دهم؟•

چه زماني از روز بيشترين بهره وري را دارم؟•

آيا بهره وري داشته ام يا فقط خودم را مشغول كرده ام؟•

چگونه مي توانم كنترل بيشتري بر وقت خود داشته باشم؟•

براي چند درصداز وقت خود مي توانستم برنامه ريزي درستي به عمل آورم؟•

چگونه بر آورد مي كنم؟ 10تا 1ميزان كار آئي خودم را بر اساس امتياز هاي •

شناخت عوامل اتالف زمانكاغذ بازيهاي بي حاصل•

مشكالت كاري•

گم كردن چيزهاي مورد •نياز

جلسات•مشكالت كاري

واگذاري كار بصورت •معكوس

كمال طلبي•

آشفتگي و عدم تمركز•

نياز

جلسات•

تماس هاي تلفني•

وقفه ها•

تعلل ها•

دوباره كاري•

براي تغيير در عادتها

تغيير دادن عادتها

فرآيند چهار مرحله اي تغييرفرآيند چهار مرحله اي تغييرفرآيند چهار مرحله اي تغييرفرآيند چهار مرحله اي تغيير

پرورش عادت پرورش عادت صرفه جوئي درصرفه جوئي در

زمانزمان

تجسم ذهني تجسم ذهني عادت صرفه عادت صرفه جوئي در زمانجوئي در زمان

تھيه فھرست تھيه فھرست

مشک�ت حاصل مشک�ت حاصل

از عادتھای از عادتھای

ات�ف ات�ف

يادداشت عامليادداشت عاملاتالف زماناتالف زمان

تمرين گروهي جهت مديريت زمان

تسلط بر مكاتبات كاري

مبارزه براي كاهش مكاتبات

رسيدگي مؤثر به كاغذهاي كاري

بايگاني مؤثر و صحيح

تسلط بر مكاتبات تسلط بر مكاتبات ادارياداري

چك ليست كاهش مكاتبات كاري

حذف برخي اسامي از فهرست نامه هاي صادره به خارج از شركت•

حذف برخي اسامي از فهرست توزيع نامه ها در داخل شركت•

درخواست از همكاران مبني بر اين كه گزارش كار خود را مختصر و • درخواست از همكاران مبني بر اين كه گزارش كار خود را مختصر و •فشرده كنند

تغيير مسير نامه ها به هنگام لزوم•

صحبت كردن را جانشين نوشتن كردن•

درخواست از همكاران كه فقط موارد خاص را گزارش دهند•

كاستن از حجم كاغذهاي ارسالي•

بازگرداندن كاغذهاي كاري غير ضروري به فرستنده آنها•

رسيدگي مؤثر بر مكاتبات كاريآزمون سرخچه

عوارض ميز كار آشفتهبهره وري پائين•

از دست دادن فرصتها و مهلت هاي اجراي كار•

جستجوي ديوانه وار براي اطالعات گم شده

از دست دادن فرصتها و مهلت هاي اجراي كار

جستجوي ديوانه وار براي اطالعات گم شده •

ساعت هاي طوالني كار•

افزايش اضطراب و پريشاني•

از دست دادن روحيه•

حواس پرتي هاي ناخواسته•

مشكالت غير منتظره•

RAFTروش Act on it

Refer

انسجام مكاتباتانسجام مكاتباتThrow it

away

File it

روش بايگاني مؤثر•

پاكسازي سيستم بايگاني از كاغذهاي بيهودهپاكسازي سيستم بايگاني از كاغذهاي بيهوده•

سازماندهي مجدد پرونده ها•

برنامه ريزي

برنامه ريزي

Phase 1 Phase 2 Phase 3

مشخص ساختن اهداف

برنامه ريزي طرحهاي عملي

برنامه هاي روز مره

مشخصمشخصساختن اهدافساختن اهداف

اهدافاهداف

شخصيشخصي

مشخصمشخصساختن اهدافساختن اهداف

تجسم تجسم فكري خالقفكري خالق

اهداف كارياهداف كاري

برنامه ريزي طرحهاي عملي.اهداف بزرگ را به مراحل قابل دستيابي تقسيم مي كند•

.انگيزه الزم را براي دستيابي به اهداف بوجود مي آورد.انگيزه الزم را براي دستيابي به اهداف بوجود مي آورد•

.عملي كردن برنامه هايمان را آسان تر مي سازد•

.نگرش و ديدگاه كلي و مفيدي به ما مي دهد•

ا را قادر مي سازد تا به جاي كارهاي فوري بر كارهاي مهم تمركز م•.كنيم

.معياري براي قضاوت در مورد پيشرفت كار در اختيار ما قرار مي دهد•

. ما را ياري مي دهد تا مشكالت را پيش بيني كنيم•

برنامه هاي روزانه.مارا قادر مي سازند تا آگاهانه برنامه ريزي كنيم•

.به عنوان يك يادآوري كننده عمل مي كنند.به عنوان يك يادآوري كننده عمل مي كنند•

.به افكار ما نظم و سامان مي بخشند•

كمك مي كند تا كارها را در مهلت تعيين شده به اتمام •.رسانيم

.انگيزه الزم براي كارها را بوجود مي آورد•

. كمك مي كند تا توجه خود را بر اولويت ها متمركز سازيم•

هشت مرحله براي كارآئي طرح هاي روزانهدقيقه اي 5برنامه ريزي ١)

انتقال كارهاي نيمه تمام امروز٢)

برنامه ريزي فعاليت هاي فردابرنامه ريزي فعاليت هاي فردا٣)

در نظر گرفتن فعاليتهائي كه به هدف مربوط مي شود۴)

كارهائي كه حق تقدم دارند۵)

محول كردن فعاليتها۶)

تخمين زمان الزم براي اجراي هر فعاليت٧)

بررسي نامه ها و افزودن مواردي از آنها به فهرست٨)

مديريت جلساتچرا جلسات درست پيش نمي روند؟

نكات مهم

بحث هاي بي هدف•

اندك بودن تعداد شركت كنندگان•

وقفه ها•

بحث و جدل•

وظائف رئيس جلسه پيش از آغاز آن•

آيا مي توان راههاي ديگري را •جانشين تشكيل جلسات كرد؟

هدف جلسه•بحث و جدل•

عدم قاطعيت گروه•

اقدامات شركت كنندگان در خالل •جلسه

وظائف رئيس جلسه پس از خاتمه•

وظائف شركت كنندگان پس از خاتمه•

هدف جلسه•

نتايج جلسه•

تهيه دستور كار جلسه•

وظايف پيش از تشكيل جلسات•

وظائف رئيس در طول جلسات•

افرادي كه دير به جلسه مي آيند•

دستور كار پنهان•

مديريت پروژه ها

پروژه

مديريت پروژه

نتيجه مطلوب

برنامه ريزي كنترل ارزيابي و بازنگري

فايده -تحليل هزينه . 2تقسيم مراحل . 3

پروژه به فعاليتهاي جداگانه

برنامه ريزي

تعيين هدف. 1

جداگانه

زمانبندي اجراي . 4وظائف

محول كردن وظائف. 5در مواقع مناسب

)چك ليست(كنترل .كارهاي زمانبندي پروژه را بطور روزانه نظارت كنيد•

.قرار دهيد” الف“وظائف پروژه را همواره در اولويت • .قرار دهيد” الف“وظائف پروژه را همواره در اولويت

با استفاده از دفتر يادداشت خود مهلت پايان اختيارات را پي •.گيري كنيد

.بطور ادواري به صفحه شرح كلي پروژه مراجعه كنيد•

براي مداركي كه حساسيت زماني دارد، يك پرونده در دست •.اقدام تهيه كنيد

. مدارك پروژه را در يك پرونده نگهداري كنيد•

)چك ليست(ارزيابي و بازنگري

آيا به اهداف پروژه دست يافته ايم؟•

آيا پروژه در مهلت تعيين شده به پايان رسيده؟•

اگر پاسخ منفي است، علت آن چيست؟•

آيا زمان كافي به برنامه ريزي اختصاص داده شده بود؟•

آيا تمام كارهاي پروژه از قبل مشخص شده بود؟

آيا زمان كافي به برنامه ريزي اختصاص داده شده بود؟

آيا تمام كارهاي پروژه از قبل مشخص شده بود؟•

چه مشكالتي طي پروژه به وقوع پيوست كه قابل اجتناب بود؟•

چه مشكالتي با برنامه ريزي قبلي قابل پيشگيري بود؟•

آيا افراد مسئول پروژه براي اينكار مناسب بودند؟•

آيا همه افراد انگيزه تكميل پروژه را داشتند؟•

آيا پروژه با بودجه تعيين شده به پايان رسيد؟•

اگر بخواهيم از ابتدا شروع كنيم، عملكرد ما چگونه خواهد بود؟ •

مهار كردن تماسهاي تلفني

مهار كردن تماسهاي تلفني

دام تلفن

تلفن هائي كه از بيرون زده مي شود

تلفن هاي بيهوده

تلفن هائي كه به بيرون زده مي شود

تلفن هائي كه به بيرون زده مي شود

Text Text Text

برنامه ريزي مكالماتبرنامه ريزي مكالمات برقراري تماسبرقراري تماس بعد از تماسبعد از تماس

Text Text Text

نكات ديگري درباره مديريت زمانو بازنگري

زمان و سفر•

تندخواني•

كمال طلبي ممكن است خطرناك باشد•

KISS ،(Keep It Short & Simple)قانون • KISS ،(Keep It Short & Simple)قانون •

قاطعيت•

انطباق با محيط و شرايط•

محول ساختن وظائف•

اتخاذ نگرش مثبت نسبت به زندگي•

اجتناب از ارسال نامه هاي الكترونيكي بيهوده •

در باره محول ساختن وظائف

انتقال روشن وظائفي كه بايد انجام گيرد

پنج گام برايپنج گام برايتوافق در مورد مهلت تكميل كارواگذاري مؤثرواگذاري مؤثرپنج گام برايپنج گام برايواگذاري مؤثرواگذاري مؤثر رها كردن كار و اطمينان به شخصي كه كار به او واگذار شده

دادن پاداش به افرادي كه كار را با موفقيت تمام كرده اند

با مالحظه بودن و تحميل نگردن به ديگران

پنج گام برايپنج گام برايواگذاري مؤثرواگذاري مؤثر

وظائفوظائف

پنج گام برايپنج گام برايواگذاري مؤثرواگذاري مؤثر

وظائفوظائف

!از برنامه ريزهاي زماني استفاده كنيد!از برنامه ريزهاي زماني استفاده كنيد

....، Microsoft Outlook ،Pocket Planner ،Palmبرنامه تلفن همراه،