Time Management and Productivity – Fresh-Up Breakfast – 2014.08.27
11
description
On August 27, in the format of Fresh-Up meetings, Iryna Chubur, VP Marketing & PR at Innovecs, told us about Time Management and Productivity. We’ve discussed some time management tips to hack productivity and shared experience. * Fresh-Up Breakfasts is the part of the Innovecs Educational Project that actively develop internal trainings field and experience exchange program. The concept of these morning meetings proposes to discuss a number of important non-technical topics such as how to communicate with clients effectively, how to prepare for the presentation, to talk about the peculiarities of cross-cultural differences and about many other things. These meetings are supposed to be run in an "easy" informal way in a discussion format, conducted by the moderator of the meeting.
Transcript of Time Management and Productivity – Fresh-Up Breakfast – 2014.08.27
Тайм-менеджмент ипродуктивность
Ирина Чубур27/08/2014
O чем поговорим:Тайм-менеджмент
Прокрастинация Ежедневные задачи Эффективная
коммуникация Встречи с пользой
Работа с почтой
одический тайм-менеджмент не работаетрность и системность.
имально простые инструменты тайм-жмента. Которые всегда под рукой!
ий список дел - тот который быстро нчивается. Не создавайте слишком подробный списо
а 2 месяца вперед.
истичные ожидания от себя Осознайте, что де я столько, сколько нужно, а не столько сколько вы захо
Тайм-менеджмент: основы основ
• Эпизрегуля
. Нужна
• Максменед
• Лучшзакасписок
,к или
• Реал . ладелают с
тите
3
Матрица Эйзенхауэра
4http://aniramio.ru/matriza-ezenckhauera/
A. Важные и срочныеСделать прямо сейчасВ идеале, если человек организован, то эта часть дел минимальна. Список её пополняется только незапланированными, форс-мажорными, внезапно возникшими делами. Часто они появляются в результате кризиса или аврала. Эти дела очень важные и откладывать их неполучится. Часто этим делам мы отдаем много сил,а это приводит к стрессу
Аврал
B. Важные и не срочныеПосвятить основное времяПо времени важные дела, не требующие срочного выполнения самые большие. Если человек достаточно времени сосредоточивает свое внимание на этих задачах, то он чаще всего добивается успеха. Но нужно помнить, если дела важные и не срочные постоянно откладывать, то они могут перейти в разряд важных, но срочных. И тогда стресс обеспечен.Полезная ценная работа
С. Срочные, но не важныеДелегироватьЧаще всего это незапланированные второстепенные дела, никак не влияющие на нашу жизнь, но требующие срочного внимания. Многие причисляют их ошибочно к важным. Они не приближают вас к цели, но вы вынуждены их выполнять. Поэтому нужно научиться понимать действительно ли это для вас важное дело или нет.Не ваши задачи
D. Не срочные и не важныеОтказатьсяTime Killers - они забирают много времени, но не приносят никакого результата. Но так как они легки и интересны, то отказаться от них бывает сложно. И поэтому можно выделять на них время по остаточному принципу. Но в тоже время, если цель такого времяпрепровождения дать разрядку после напряженной работы, то их можно отнести к важным, но не срочнымБессмысленная трата времени
Agile, он же «прогрессивный джипег»
Результат первойитерации никуда не годится, но лучше иметь его сейчас и совершенствовать, чем выдать его в последний час перед дедлайном
Перфекционизм =убийца времени! Все эстетические изыскания нужно делать в последнюю очередь
http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/167/ 5
Прокрастинация
Прокрастинируют все.сейчас
Возможно, вы прокрастинируете прямо
Механизм прост - 1) мы промениваем далеко идущие планы на
краткосрочный результат и 2) подменяем важные дела полезными.
• Осознание. Осознал страх –значит, почти справился
• Дробление большого обязательного дела на маленькиепростые делишки
• Полезная прокрастинация.Перепоручить? Нанять? Отказаться?
6
Ежедневные задачи: что работает
• Почта – это не органайзер! Выбираем для себя удобныйинструмент
Постоянно расставляем приоритеты по задачам -•Матрица Эйзенхауэра
Объединяем работу в блоки – делаю звонки, разбираю почту, работаю с текстом и т.д
Расставляем в календаре Outlook свои задачи из квадранта B (можно, к примеру, использовать статус tentative)
Занимаем в календаре не более 60% времени остальное все равно будет занято форс-мажорными незапланированными задачами
Oбязательная ревизия списка утром и вечером
«Съесть лягушку» - самое неприятное и важное делаем с утра
Вежливое «нет» экономит неожиданно много времени
Чистый стол и корзина для мусора экономят 30% времени7
•
•
•
••
•
•
Эффективная коммуникация: что работает
• Официальные каналы коммуникации – Outlook, Jira,Trello (или другие инструменты, принятые на вашем проекте)
Все важные задачи или просьбы отправляем только по официальным каналам. Устные договоренности всегда
•
закрепляем письмом.
Skype – канал неофициального общения, используем длясрочных и незначительных просьб.
24 часа – дедлайн на ответ по всем входящим запросам по официальным каналам. Это значит, что в течение 24 часов необходимо принять, уточнить или отказаться от входящего запроса. Если задача понятна и принята, в ответе указываем срок выполнения запроса.
Озвучили дедлайн – поставили в to-do list!
Получили сроки – поставили на контроль!8
•
•
••
Встречи: что работает
••
По возможности не назначаем митинги день-в-деньХороший тон – написать цель встречи в митинг-реквесте(get details in the body of the message)
Начинаем вовремя!
Инициатор встречи = модератор (озвучивает цель и подводит итоги)
По возможности выключаем ноутбуки, телефоны,планшеты (а лучше вообще не берем из с собой на встречу)
Фиксируем идеи и предложения
Следим за временем! Хороший тон – закончить на 5-10 минут раньше
Озвучиваем еще раз достигнутые договоренности
Если организатор – обязательно Meeting Minutes после встречи, сроки выполнения – на контроль!
Если участник – подумать, кто еще должен узнать орезультатах встречи, прокоммуницировать своей команде
9
••
•
••
•
•
•
Cпасибо за внимание!
Ирина ЧубурVP, Marketing and PR
