TIMETIMETIMETIME MANAGEMENTMANAGEMENTMANAGEMENTMANAGEMENTDe De De De cececece itiitiitiiti esteesteesteeste necesarnecesarnecesarnecesar acestacestacestacest curs?curs?curs?curs?

ManagementulManagementulManagementulManagementul timpuluitimpuluitimpuluitimpului tetetete ajutaajutaajutaajuta sasasasa::::•Prioritizezi•Delegi•Iti atingi obiectivele•Gestionezi mai bine timpul tau•Creezi o imagine de ansamblu a sarcinilor tale•Comunici mai bine•Faci fata schimbarilor din viata ta

V-ati intrebat deseori: De De De De cececece nu nu nu nu suntsuntsuntsunt destuledestuledestuledestule ore ore ore ore intrintrintrintr----oooo zizizizi????

Va simtiti adesea nemultumitinemultumitinemultumitinemultumiti pentrupentrupentrupentru ca nu ca nu ca nu ca nu putetiputetiputetiputeti finalizafinalizafinalizafinaliza sarcinisarcinisarcinisarcini importanteimportanteimportanteimportante????

V-ati uitat de multe ori la ceas pentru a constatacu o usoara panica faptul ca este deja ora 5 dupaamiaza si nu ati finalizat proiectul la care atilucrat in ziua respectiva?

Ajungeti sa lucrati pe “ultima suta de metri”, din diverse motive?

V-ati spus deseori: PurPurPurPur sisisisi simplusimplusimplusimplu nu am nu am nu am nu am destuldestuldestuldestultimptimptimptimp!?!?!?!?

Iata si raspunsul:

Cu Cu Cu Cu sigurantasigurantasigurantasiguranta avetiavetiavetiaveti, , , , chiarchiarchiarchiar aceleasiaceleasiaceleasiaceleasi24 de ore 24 de ore 24 de ore 24 de ore pepepepe care le are care le are care le are care le are toatatoatatoatatoata

lumealumealumealumea, , , , aceleasiaceleasiaceleasiaceleasi 1.440 de minute.1.440 de minute.1.440 de minute.1.440 de minute.

Cu Cu Cu Cu dobandimdobandimdobandimdobandim atunciatunciatunciatunciABILITATEA DE A GESTIONA MAI BINE TIMPULABILITATEA DE A GESTIONA MAI BINE TIMPULABILITATEA DE A GESTIONA MAI BINE TIMPULABILITATEA DE A GESTIONA MAI BINE TIMPUL

pepepepe care care care care ilililil avemavemavemavem????

CuprinsulCuprinsulCuprinsulCuprinsulcursului:cursului:cursului:cursului:

1. Motive pentru care nu ne ajunge timpul

2. Planificarea3. Instrumentele de

planificare4. Notiuni de baza despre

planificarea. Stabilirea

prioritatilorb. Monitorizarea

progresului5. Planificarea saptamanala6. Planificarea zilnica7. Cum pastram organizarea

1. Motive pentru care nu ne ajunge timpul

TimpulTimpulTimpulTimpul e o resursa limitata, dar care este la dispozitia tuturor in mod egal.

Ceea ce Ceea ce Ceea ce Ceea ce alegem alegem alegem alegem sa facem cu orele pe care sa facem cu orele pe care sa facem cu orele pe care sa facem cu orele pe care le avem la dispozitie face insa diferentale avem la dispozitie face insa diferentale avem la dispozitie face insa diferentale avem la dispozitie face insa diferenta.

Tocmai de aceea, de multe ori, desi suntem ocupati 24 de ore din 24, rezultatele intarzie sa apara. Iar asta produce nemultumire si lipsa de

satisfactie pe toate planurile.

Iata cele mai importante motive din cauza carora ramanem fara timp:

1. Lipsa prioritatilor2. Amanarea3. Simtul urgentei4. Organizarea deficitara5. email-ul folosit ineficient6. Lipsa planificarii

PlanificareaPlanificareaPlanificareaPlanificarea esteesteesteeste prima prima prima prima etapaetapaetapaetapa in in in in cursulcursulcursulcursul evenimentelorevenimentelorevenimentelorevenimentelor....

Sa te gandesti doardoardoardoar dimineata la ziua care te asteapta, in timp ce esti la dus, nu este o metoda de planificare.

Pentru a-ti planifica ziua, trebuie ca informatiile sa fie scrise.scrise.scrise.scrise.

2. Planificarea

Planificare este foarte importanta si nu trebuie luata ca un sinonim al lui 'a garanta'.

Sunt cazuri in care ziua ta nu va decurge conform planului scris, dar avand o planificare pe post de harta a zilei, ai toate sansele sa obtii ceea ce ti-ai propus.

Autorul Franklin CoveyFranklin CoveyFranklin CoveyFranklin Covey utilizeaza un instrument numit 'matricea timpului''matricea timpului''matricea timpului''matricea timpului':este un patrat impartit in 4 sectiuni sau cadrane care reprezinta modul in care alegem sa ne petrecem timpul.

Dintre aceste doua cadrane, ar fi de preferat sa ne petrecem majoritatea timpului in cadranul 2, facand lucruri care sunt importante, dar nu si urgente. Efectul petreceriitimpului in cadranul 2 este acela ca veti avea mai putine activitati ce tin de cadranul 1.

Cadranul 1Cadranul 1Cadranul 1Cadranul 1 cuprinde activitati care sunt atat urgenteurgenteurgenteurgente, cat si importante.importante.importante.importante.

Cadranul 2Cadranul 2Cadranul 2Cadranul 2 implica activitati care sunt importanteimportanteimportanteimportante, dar nu si urgentenu si urgentenu si urgentenu si urgente. Adesea aceste activitati ale cadranului 2 sunt acele activitati importante pe care avem mereu tendinta sa le amanam.

Planificarea, pregatirea, autoeducarea sunt toate acivitati ce apartin cadranului 2.

Cadranul 3Cadranul 3Cadranul 3Cadranul 3 se refera la lucruri care sunt urgente, dar nu si importante. In acest cadran se afla activitatile care par a trebui rezolvate urgent, dar care in realitate nu sunt atat de importante.

Cadranul 4Cadranul 4Cadranul 4Cadranul 4, implica lucruri care nu sunt urgente, mai mult chiar, ele ar putea fi facute

atunci cand ne permite agenda, de exemplu la final de program .

PlanificareaPlanificareaPlanificareaPlanificarea incepe cu o definire clara a scopurilorscopurilorscopurilorscopurilor pe care vrem sa

le atingem, adica a rezultatelor pe care vrem sa le obtinem.

Iata principiile de baza ale planificarii:

Definirea scopurilorscopurilorscopurilorscopurilorpotrivite

Enumerarea activitatilor activitatilor activitatilor activitatilor ce trebuie facute

pentru atingerea scopurilor

Petrecerea timpului pe activitatile importanteimportanteimportanteimportante

SCOPURILESCOPURILESCOPURILESCOPURILE

Daca suntem ocupati cu tot felul de activitati care nu ne apropie de scopul propus este si responsabilitatea noastra.

descriu rezultatele pe care de dorim sa le obtinem.

trebuie sa fie scrisescrisescrisescrise. Ceea ce este scris este mai puternic si mai vizibil. Acesta este si motivul pentru care avem afisate in departamente obiectivele urmarite.

trebuie sa fie ale nostre, ale postului nostru si nu ale altora.

Este important sa intelegem diferenta dintre urgenturgenturgenturgent si importantimportantimportantimportant.In termeni mai simpli, 'urgent'='acum' si 'important'='care te conduce la rezultatul propus'.

3. Instrumentele de planificareScopul unui instrumentinstrumentinstrumentinstrument este sa faca o activitate mai usoara.

Instrumentele pe care le putem folosi pentru a realiza o planificare:- agenda;- To Do List / lista de activitati zilnice;- planificatorul/calendarul;- biletele (post-it-uri);- sisteme informatice (ex lotus) de gestiune a timpului, a intalnirilor.

TO DO LISTTO DO LISTTO DO LISTTO DO LIST----ulululul (lista de activitati zilnice) are menirea de a va oferi o imagine de ansamblu asupra activitatilor pe care le aveti de facut.

Rolul este sa te ajute sa-ti stabilesti prioritatile.

1. Notati1. Notati1. Notati1. Notati----va ce aveti de facut in acelasi loc!va ce aveti de facut in acelasi loc!va ce aveti de facut in acelasi loc!va ce aveti de facut in acelasi loc! Nu utilizati si agenda si telefonul si sistemul Lotus pentru a va planifica ziua! Puteti pastra mai usor controlul timpului vostru daca aveti un singur instrument de planificare.

2.2.2.2. Este bine sa va structurati toate documentele sa va structurati toate documentele sa va structurati toate documentele sa va structurati toate documentele din calculator pe arii cheiedin calculator pe arii cheiedin calculator pe arii cheiedin calculator pe arii cheie. Le veti gasi mai usor. Asa cum avem bibliorafturile cu etichete, de aceeasi culoare, la fel puteti sa va organizati si documentele din calculator.

3. 3. 3. 3. Cand luati notite.Cand luati notite.Cand luati notite.Cand luati notite. In general avem un caiet sau o agenda in care notam la rand, pagina dupa pagina, ce s-a intamplat la o sedinta, ce am hotarat sa facem in proiectul x , ce ar trebui adaugat in raportul y etc. O idee utila ar fi o agenda cu separatoare sau un biblioraft cu separatoare care corespunde cu ariile cheie.

Instrumentele de planificare sunt intr-adevar folositoare cand sunt folosite intr-un mod care sa le maximizeze eficienta. Iata trei sfaturi:

In concluzie, instrumentul tau de planificare trebuie sa a iti usureze activitatea si sa fie potrivit preferintelor tale de organizare a informatiei.

4. Notiuni de baza despre planificare

Cand stabiliti ordinea prioritatilor puteti folosi adnotari de genul A, B, C sau IMPORTANT, MAI PUTIN IMPORTANT, NEIMPORTANT. Puteti folosi si culori.

Prioritatile sunt acele categorii de activitati care va asigura Prioritatile sunt acele categorii de activitati care va asigura Prioritatile sunt acele categorii de activitati care va asigura Prioritatile sunt acele categorii de activitati care va asigura atingerea atingerea atingerea atingerea scopurilor.scopurilor.scopurilor.scopurilor. Ele sunt din categoria A.

Ele trebuie sa va asigure o structurare clara si corecta a ceea ce aveti de facut important pentru a va atinge obiectivele. Va ordonati astfel prioritatile dupa importanta, si nu dupa urgenta.

a. Stabilirea prioritatilorStabilirea prioritatilorStabilirea prioritatilorStabilirea prioritatilor

Atunci cand lucreati la agenda, notati cu A sau cu FOARTE IMPORTANT acele sarcini pe care le considerati vitale. Sarcinile A sunt cele care intr-adevar va ajuta sa realizeti scopurile propuse, sa progresati, sa ajungeti intr-un alt punct. Aceste sarcini vor demonstra imediat ca a meritat sa le alocati timpul necesar rezolvarii lor.

Sarcinile de tip B sunt importante, ele trebuie indeplinite, dar nu isi pierd semnificativ din valoare daca, din diverse motive, nu suntindeplinite astazi. Sarcinile de tip C sunt optionale.

b. Monitorizarea progresuluib. Monitorizarea progresuluib. Monitorizarea progresuluib. Monitorizarea progresului

Dupa ce ati aranjat sarcinile in functie de prioritati, urmatorul pas estesa le identificati, altfel spus sa monitorizatimonitorizatimonitorizatimonitorizati progresulprogresulprogresulprogresul....

Trebuie sa va uitati la lista sarcinilor in orice moment al zilei si sa vedeti:---- cececece ssss----a a a a facutfacutfacutfacut dejadejadejadeja, , , , cececece esteesteesteeste pepepepe calecalecalecale sasasasa fie fie fie fie terminatterminatterminatterminat---- cececece esteesteesteeste planificatplanificatplanificatplanificat pentrupentrupentrupentru maimaimaimai tarziutarziutarziutarziu---- care care care care suntsuntsuntsunt sarcinilesarcinilesarcinilesarcinile care au care au care au care au fostfostfostfost delegate delegate delegate delegate sisisisi---- care care care care suntsuntsuntsunt celecelecelecele care au care au care au care au fostfostfostfost eliminate din eliminate din eliminate din eliminate din listalistalistalista....

Daca nu puteti indeplini o sarcina in ziua in care ati planificat-o, o mutati in lista unei alte zile. Apoi, puteti pune o sageata in dreptulsarcinii din lista de azi pentru a vedea ca fost amanata.

5. Planificarea saptamanala

1. Stabiliti care sunt aspectele care va intereseaza celmai mult. Aceasta planificare trebuie privita ca pe o ocazie saptamanalade a va concentra asupra lucrurilor celor mai importante din activitate.

2. Evaluati saptamana care tocmai a trecut. In aceasta evaluare, trebuie sa urmariti 2 lucruri: in primulrand, actiunile in care ati avut succes, in care planificarea s-a dovedit intr-adevar eficienta. Apoi examinati aspectele in care nu v-ati descurcat chiar atat de bine, fiind prinsi cu lucruri mai

putin importante.

3. Ultimul pas in planificarea saptamanala este sa vaprogramati prioritatile.

AsadarAsadarAsadarAsadar, , , , alegetialegetialegetialegeti o o o o zizizizi in care in care in care in care sasasasa vavavava facetifacetifacetifaceti agenda agenda agenda agenda saptamanalasaptamanalasaptamanalasaptamanala, , , , preferabilpreferabilpreferabilpreferabil in in in in ultimaultimaultimaultima zizizizi a a a a saptamaniisaptamaniisaptamaniisaptamanii anterioareanterioareanterioareanterioare celeiceleiceleicelei pentrupentrupentrupentru care care care care facetifacetifacetifaceti programareaprogramareaprogramareaprogramarea. . . .

De De De De asemeneaasemeneaasemeneaasemenea, , , , avetiavetiavetiaveti grijagrijagrijagrija sasasasa transformatitransformatitransformatitransformati planificareaplanificareaplanificareaplanificarea saptamanalasaptamanalasaptamanalasaptamanala intrintrintrintr----un un un un obiceiobiceiobiceiobicei. . . . In mod cert In mod cert In mod cert In mod cert acestacestacestacest obiceiobiceiobiceiobicei vavavava vavavava ajutaajutaajutaajuta sasasasa obtinetiobtinetiobtinetiobtineti ceeaceeaceeaceea cececece vavavava doritidoritidoritidoriti celcelcelcel maimaimaimai multmultmultmult....

Exista 3 3 3 3 pasipasipasipasi pentrupentrupentrupentru o o o o planificareplanificareplanificareplanificare saptamanalasaptamanalasaptamanalasaptamanala eficientaeficientaeficientaeficienta::::

6. Planificarea zilnicaREGULI PENTRU PLANIFICAREA ZILEI:REGULI PENTRU PLANIFICAREA ZILEI:REGULI PENTRU PLANIFICAREA ZILEI:REGULI PENTRU PLANIFICAREA ZILEI:

1. Incepeti ziua cu ceva important2. Dati intotdeauna prioritate lucrurilor importante, nu urgente3. Daca vreti sa castigati timp, renuntati la obiceiurile din cauza carora

timpul parca nu va mai ajunge (de exemplu: fumatul prelungit, intalniricu colegii pentru rezolvarea problemelor ce pot fi tratate telefonic etc.)4. Incepeti cu lucrurile mari, pe cele mici le puteti strecura printre.

Exemple:Intr-o sedinta este mai important sa contribui, dacat sa te concentezi

pe sarcina pe care urmeaza sa o faci.In timp ce lucrezi la o sarcina e mai importanta sarcina, decat sa te

intrerupi citind un mail care tocmai a intrat in casutaIn timp ce lucrezi la o sarcina e mai important sa o termini, decat sa o

amani apucandu-te de alta.

Planificarea zilnica are 4 etape. Ca actiune, ea nu ar trebui sa dureze mai mult de 10 minute pe zi, ceea ce

inseamna aprox 2% din timpul de lucru.

1.1.1.1. Primul pas in planificarea zilnica eficienta este revizuirea a ceea ce s-a intamplat in ziua in curs sau in ziua precedenta. Ce activitati ati realizat? Ce este necesar sa reprogramati?

2.2.2.2. Listati in mod cat se poate de realist indatoririle pentru ziua urmatoare, sau pentru ziua in curs.

3.3.3.3. Dati fiecarei indatoriri o culoare sau litera, in functie de valoarea sa. Sarcinile notate cu 'A' sunt cele mai importante (cele pe care le consideram prioritati). Indeplinind aceste sarcini, se poate spune ca ati asigurat 'supravietuirea' job-ului. Sarcinilenotate cu 'B' sunt importante, dar nu si vitale. Sarcinile cele mai putin importante vor finotate cu 'C'.

4.4.4.4. Planificarea zilnica presupune sa stabiliti o ordine a sarcinilor. Luati mai intai sarcinile notate cu A. Cele mai importante si urgente indatoriri din lista A arputea fi notate cu A1, cele mai putin urgente A2 si asa mai departe. Faceti acelasi lucru cu sarcinile de tip B si C.

7. Cum pastram organizarea?1.1.1.1. ConcentratiConcentratiConcentratiConcentrati----va asupra lucrurilor cu va asupra lucrurilor cu va asupra lucrurilor cu va asupra lucrurilor cu

adevarat importante!adevarat importante!adevarat importante!adevarat importante!

2.2.2.2. OrganizatiOrganizatiOrganizatiOrganizati----va programul intrva programul intrva programul intrva programul intr----un mod un mod un mod un mod realistrealistrealistrealist, fara prea multe sarcini pentru ziua in curs, evitati-le pe cele neimportante, dar care va consuma timp.

3.3.3.3. LasatiLasatiLasatiLasati----vavavava mereumereumereumereu o o o o oraoraoraora pepepepe zizizizi in care in care in care in care sasasasanu nu nu nu avetiavetiavetiaveti nicinicinicinici o o o o programareprogramareprogramareprogramare, acest timp fiindalocat lucrurilor neprevazute.

4.4.4.4. ClarificatiClarificatiClarificatiClarificati scopulscopulscopulscopul planificariiplanificariiplanificariiplanificarii zilnicezilnicezilnicezilnice sisisisi al al al al celeiceleiceleicelei saptamanalesaptamanalesaptamanalesaptamanale!!!!

5.5.5.5. GestioneazaGestioneazaGestioneazaGestioneaza sarcinilesarcinilesarcinilesarcinile marimarimarimari in in in in bucatibucatibucatibucati maimaimaimaimicimicimicimici!!!! Alocati in fiecare zi timpsarcinilor importante care se finalizeaza in timp, lucrand in mai multe etape.

6.6.6.6. AcordatiAcordatiAcordatiAcordati timptimptimptimp planificariiplanificariiplanificariiplanificarii in in in in avansavansavansavans!!!! Prinaceasta planificare castigati timp si avetioportunitatea de a prevedea si de a fi pregatit.