THE US FEDERAL GOVERNMENT

A VIABLE CUSTOMER FOR PORTUGUESE COMPANIES

US FEDERAL GOVERNMENT CONTRACTING FOR FOREIGN OR NON-US FIRMS

Presented By: JENNIFER SCHAUS, Washington, DC

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REVISED: July 2015

O Governo Federal dos Estados Unidos é o maior comprador de produtos e serviços no

mundo, gastando mais de US $ 450 bilhões anualmente. O Governo Federal compra os

produtos e serviços. Os produtos variam de creme dental para material de escritório e de

artilharia. Eles também precisam dos serviços de vários profissionais que vão desde

arquitetos, enfermeiros, sacerdotes, cabeleireiros, consultores e profissionais de

segurança cibernética de tecnologia da informação. Para "business-to-business" empresas

de padrão, vendendo para o Governo Federal dos Estados Unidos é uma forma de

diversificar a carteira de clientes e mitigar o risco resistindo às flutuações da economia,

sobretudo tendo em conta o clima volátil União Europeia. Além disso, uma vez que você

é um estabelecida contratante US Federal e ter realizado satisfatória no prazo de termos e

condições do contrato, cumprindo os governos 'a declaração de trabalho "- aumenta sua

probabilidade de constante repetição de negócios, com o aumento das margens (embora

magro) em contratos plurianuais . Embora suas margens de lucro pode não ser o mais alto

neste sector competitivo, os orçamentos de certa forma previsível e padrões de compra

(uma vez que estão "in") pode ser um fator motivador para muitas empresas para

estabelecer contratos com o governo. Outro fator de motivação é saber que você está

garantido o pagamento do governo. Às vezes, porém, pode ser um obstáculo sobre os

prazos de recolha. Isso geralmente pode ser contornado, garantindo que você entregue

precisamente sobre os termos e condições e que a sua factura corresponde exatamente ao

pedido de compra emitido pelo Governo. Há nuances específicas que devem ser

respeitados.

O "quem" do Governo dos EUA

O governo dos EUA é composta por várias agências e milhares de compradores de

produtos e serviços de grande alcance. A maioria dos norte-americanos agências do

governo federal estão sediadas na área de Washington DC, mas também tem escritórios

em todo o país e do mundo, onde também são feitas compras. Por exemplo, os militares

dos EUA tem bases em muitos países estrangeiros. Enquanto você pode vender para

praticamente qualquer pessoa através da utilização de tecnologia, é benéfico ter uma

presença física na área metropolitana de Washington DC como este é onde a maioria dos

tomadores de decisão estão localizados. Isso pode ser feito através do emprego de uma

equipe de vendas em tempo integral, manteve consultor, intrigante, uma empresa parceira

ou alguma combinação destes. Muitas empresas de escritório a tempo parcial têm

crescido ao longo dos anos, oferecendo um endereço de Washington DC, número de

telefone, serviço de atendimento e algumas horas por mês para usar uma sala de

conferências compartilhada e cubículo. Isso ajuda a aliviar as preocupações do governo

adversa risco que você é credível e têm uma presença real.

Há grandes escritórios do governo em todo o país e se você tem um serviço ou produto

para um nicho de mercado, como bases militares ou um dos laboratórios nacionais ou em

outra instituição especializada, então você pode facilmente situar sua equipe de vendas

mais próximo do final de do utilizador.

Quando o governo COMPRA:

O governo dos EUA no ano fiscal é executado em um 1 de Outubro a 30 de setembro

ciclo, com os picos que ocorrem normalmente no final do quarto trimestre, devido a um

sistema de "usá-lo ou perdê-lo". Se houver dólares não atribuídas como o ano fecha, há

uma alta probabilidade de que os compradores, incluindo os gestores de programas e

funcionários de contratos vai comprar seus itens / serviços durante estes últimos meses de

Julho, Agosto e Setembro. Existem outros fatores além do "fim da de dólares no ano",

que desempenha um papel na decisão do governo de adjudicação de um contrato para a

sua organização. construção de relacionamento, como em operações regulares business-

to-business e alguns meados às transacções do consumidor-to-business alta do dólar,

também é parte importante e crucial do processo de vendas.

Vender para o governo não acontecer durante a noite. Há um grande investimento de

tempo no ciclo de vendas, e como mencionado anteriormente, o governo é um cliente de

risco adverso. Este intervalo de tempo pode variar de 12 a 36 meses - às vezes mais curto

ou mais vezes. Você pode fazer 10 ou mais chamadas de telefone antes de chegar ao

contacto governamental apropriada. (Dados público está disponível para assegurar lista

de chamadas de marketing e os nomes dos compradores que compram seus itens

juntamente com informações histórico e previsão de orçamento.) Depois de chegar à

pessoa de contato certa, você pode ter muitos encontros com o seu cliente em potencial

antes de fazê-lo ao verdadeiro tomador de decisão que decide se e quando for necessário

o seu produto / serviço e se ele vai ser financiado.

A partir dessas reuniões, apresentações e demonstrações você pode avaliar se há uma

necessidade para seu produto / serviço em que agência ou departamento, ou se você está

criando essa necessidade. Alguns vendedores e mulheres podem discordar e sentir que o

representante de vendas é responsável por criar a necessidade, mas às vezes quando a

interface com o governo que você pode estar em um modo reativo e responder a pedido -

formal ou não. Ambos os cenários irá fornecer alguma inteligência sobre suas chances de

adjudicação e prazos estimados.

Se você está respondendo a um pedido formalmente chamado de solicitação, é importante

saber (ou pedir), onde o governo está no processo de tomada de decisão. Se houver uma

chamada formal de informações ou uma Fontes procurado (SS) ou Request for

Information (RFI) para os produtos / serviços que você fornece, então o governo está

realizando uma pesquisa para determinar quais os produtos / serviços estão disponíveis

que atendam às suas necessidades específicas . Eles também podem estar interessados em

determinar se um tipo específico de negócio pode cumprir os termos e condições, tais

como um pequeno negócio, um localizado em uma área historicamente subutilizada

Negócios (HUBZone), minoritárias detidas, desfavorecidos, veterano de propriedade, e /

ou mulheres empresa de propriedade. (Mais informações sobre o que qualifica como uma

pequena empresa pode ser encontrada no site os EUA Small Business Administration em

http://www.SBA.gov ou http://www.JenniferSchaus.com Portanto, essas fontes

Procurada ou RFI de grandes oportunidades para fornecer informações sobre sua área de

especialização, realce o desempenho passado com outras agências governamentais,

fornecem informações sobre preços ou estimativas, e ajudar a ajudar o organismo emissor

determinar há uma necessidade de contratação com a sua organização e demonstrando

quaisquer componentes de valor agregado que você possui. Entrando em durante as fases

iniciais da pesquisa do governo - Fontes procurada ou RFI - processo é altamente

vantajosa.

Se seus produtos / serviços estão listados no Cronograma Geral Services Administration

(GSA), esta é uma clara vantagem e deve ser incluído na sua resposta. A programação

GSA é uma "licença de caça" ou "bilhete para a dança governo" e permite ao governo

acelerar a sua compra de você. Este é um empreiteiro lista previamente aprovados curta

de ambos os serviços (taxas de hora em hora) e produtos. As empresas estrangeiras são

capazes de ser segurar Horários GSA no entanto, eles devem garantir que seus produtos

são TAA (Trade Agreement Act) compatível. Esta Lista TAA muda de tempos em

tempos com base em US relações exteriores. O governo federal (e alguns governos

estaduais e locais) podem facilmente fazer compras como seria na Amazon a

http://www.gsaAdvantage.gov para as empresas controlados com preços pré-negociado.

Mais informações sobre como se tornar um suporte Horário GSA pode ser encontrada em

http://www.GSA.gov ou http://www.JenniferSchaus.com

pedido formal do governo também pode vir como Solicitação de Propostas (RFP), Edital

(ITB) e Request for Quote (RFQ). Estas solicitações formais (ou RFP e RFQ do) para a

compra de US $ 25.000 são obrigados a publicar sobre www.FedBizOpps.gov Este site

permite-lhe procurar oportunidades por muitos critérios, incluindo agência e também

produto / serviço. Muitas dessas oportunidades não são simplesmente "colocar para fora a

oferta" sem ter um premiado pretendido. As empresas que têm sido continuamente rede,

frequentam feiras e apresentando as suas capacidades ao governo para 6-24 + meses, são

mais prováveis os principais intervenientes criando a necessidade de sua solução que

provocou a RFP. Estes RFP normalmente começou como um aviso Fontes Procurada ou

um RFI. A Declaração de Trabalho (SOW) na SDP muitas vezes são escritos com

linguagem adaptada para uma empresa específica, um grupo de elite de empreiteiros ou

para empresas especialmente designados, incluindo os titulares GSA cronograma, as

pequenas empresas, ou por retirada de terras categorias dentro da pequena comunidade

negócios (ie. Veteran Owned). Estas solicitações são um lembrete simples que o edifício

do relacionamento é o componente chave para ganhar o negócio.

Porque o governo não pode aceitar presentes ou ser levado para o almoço ou jantar,

habilidades básicas de vendas e conhecer o seu produto / serviço dentro e por fora são

absolutamente relevantes para o seu sucesso neste mercado vertical. Conhecer as regras

do jogo contratação do governo encontrados no FAR, o Regulamento Federal de

Aquisição http://www.acquisition.gov é essencial. Uma força de vendas educados e

determinado com uma forte equipa de gestão é importante. A força de vendas deve ser

implacável e criativo em quebrar através das paredes do governo e encontrar campeões

de suas soluções. Eles devem ser bem ligado a vários níveis - superior, médio e inferior -

e apresentar a sua solução, como uma maneira de fazer as coisas "mais fácil" para o

governo, sem ameaçar a sua segurança no emprego.

Há uma variedade de fontes para o representante de vendas para obter contatos.

Networking 'dentro do anel viário "é importante e há uma abundância de locais para um

para atender, como alguns são baseados indústria. Além disso,

http://www.FedBizOpps.gov vai publicar informações sobre a indústria Dias. Estes são

"casas abertas" para pequenas empresas hospedados pelo particular, agência OSDBU,

Gabinete de Pequenas e Desfavorecidos Unidade de Negócios. Estes OSDBU de são os

defensores de pequenas empresas. Como mencionado anteriormente, existem empresas

comerciais que agreguem dados do governo e vendem listas - incluindo nomes e

informações de contato para os compradores dentro do governo.

Existem vários níveis de representantes de vendas que uma empresa pode prosseguir. O

candidato ideal e pode ser um indivíduo anteriormente empregada pelo governo em uma

agência onde há uma grande necessidade de seus serviços. Há limites e leis que cercam

indivíduos contratação nesta capacidade que podem ter os contactos para ajudar a sua

organização. Às vezes, dependendo do tamanho da sua organização, estas pessoas podem

sentar-se no Conselho de Administração ou o seu principal guru vendas ao governo.

Essas pessoas normalmente entendem governo, (espero que seu produto ou serviço

oferta) e eles têm sido o cliente e entender os processos pelos quais as compras

governamentais.

Mais uma vez, dependendo do seu tamanho da empresa, orçamento e objetivos para o

mercado de governo, você pode querer uma equipe de vendas inteiro ou apenas quer pisar

levemente para esta arena. Há muitos sabores e graus de representação comercial em

Washington, DC. Há agentes que irão vender para você, ser sua presença conosco e

solicite uma comissão elevada percentagem sem retenção mensal. A estrutura mais

comum nas vendas iria estruturar um contrato para incluir um retentor mensal e

comissão. Ainda outros só podem cobrar um retentor e limitar-se a determinadas áreas da

sua especialidade, tais como elaboração de propostas para um determinado número de

horas por mês. A maioria dos indivíduos terá uma certa área de especialização ou

conexões em órgãos específicos.

Feiras são abundantes bem e alguns são específicos do governo (The General Serviços

Administração Expo, Conferências Small Business Administration), outros são

específicos da indústria (ie. FOSE e GovSec e F-Ped). Estes são locais oportunos para

atender os compradores do governo e passar tempo com eles, pois eles são proibidos de

aceitar presentes, almoço, jantar passeios / golfe, etc. Eles podem ser um

empreendimento caro, mas existem maneiras criativas para reduzir o seu custo. Algumas

das conferências estão à procura de especialistas da indústria e assunto como alto-falantes

para as sessões. Ao tornar-se um dos oradores, você ganha mais exposição, uma

audiência ao vivo, imprensa livre nas brochuras de conferências e de mais atenção e

tração em seu estande. Com mais tração, isso se torna vendas básicos e é um jogo de

números.

É um dado que no processo de vendas bloqueios sejam cumpridos e que é o trabalho da

equipe de vendas para superar esses obstáculos. An (B2G) representante de vendas eficaz

business-to-governo irá penetrar o governo em uma variedade de níveis - o usuário final,

o gerente de programa (s) e os indivíduos que têm de compra ou influente autoridade. Às

vezes, há questões maiores que podem ajudar ou dificultar um produto / serviço a partir

chegando ao mercado ou, talvez, escoltando-o para fora. Intrigante e relações públicas

profissionais da área de Washington DC também pode desempenhar um papel em ajudar

com a geração de fundos para a sua solução. Esses profissionais trabalham nos níveis de

governo - principalmente em Capitol Hill, onde eles podem ajudar contas de influência e

de dotações para os serviços e produtos específicos. Suas taxas pode ser maior do que um

experiente representante de vendas do governo, mas também será capaz de entregar para

você em um nível diferente (mais política). Esses indivíduos podem ter trabalhado

anteriormente para ou com senadores, representantes e / ou outros funcionários eleitos. A

maioria das empresas bem-sucedidas terão conexões em ambos os lados do cenário

político que os mantém forte nos momentos em que há uma mudança no poder em

qualquer nível dentro do governo. Embora estas empresas podem ser fontes poderosas

para alavancar, eles não são uma bala de prata. Todas estas ferramentas lobista, equipe de

vendas, consultores, agentes e escritores proposta, deve ser usado em conjunto para tirar

o máximo proveito de sua "expedição de caça".

A regra 80/20 se aplica a contratos do governo também. Oitenta por cento dos contratos

são atribuídos aos 20 melhores empreiteiros. Estes contratantes principais são as grandes

empresas e são bem conhecidos, tais como Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. Essas organizações geralmente manter um pequeno escritório

de ligação negócio. Pode ser benéfico para se encontrar com estes escritórios, cadastre-se

no seu banco de dados pequeno fornecedor de negócios e fornecer uma sinopse sobre

seus produtos / serviços. Muitas vezes, quando o governo está trabalhando para atender a

sua pequena empresa a retirada de terras contratação de metas (24%) dessas organizações

serão obrigadas a também atingir as metas de pequenas empresas (36%). Resultados por

agência sobre como eles se conheceram esses objetivos podem ser encontrados no

Scorecard SBA no site da SBA ou pelo http://www.JenniferSchaus.com Esta informação

deve também desempenhar um papel na sua estratégia ao alvejar agências.

Você pode empregar recursos para determinar se existe um mercado no governo dos

EUA para o seu produto / serviço. empresas comerciais podem ser contratados para fazer

isso por você e pesquisas podem ser realizados para determinar o quanto de seu produto /

serviço foi comprado ao longo dos anos fiscais, que podem ser segmentadas por trimestre

e nome da empresa. Também é útil para procurar concorrentes e compreender a sua

posição no mercado para determinar a sua quota potencial. orçamentos governamentais

não são secretos e esta informação é pertinente (e disponível) quando o foco em seu

cliente alvo.

Com esta informação, você pode determinar que certos organismos pode ser mais

adequado e equipado para comprar suas soluções do que outros. Ao estreitar o seu

cliente-alvo para os 3 principais agências de melhor alinhados para o seu produto /

serviço baseado em seu orçamento, o seu orçamento e seus contatos dentro da agência,

você pode estrategicamente posicionando-se para o sucesso. Criando uma declaração

capacidades e apoiando a literatura voltada para o governo, vai ajudar o comprador na

compreensão de como sua solução irá ajudá-los.

Cada administração, republicano ou democrata tem metas e áreas de foco específico.

Algumas delas são determinados por eventos do mundo (guerras e crise económica, etc.)

e outras são simplesmente áreas que consideram importantes (isto é. Produtos verdes e

ambientais). Por estar cientes destas questões, lendo revistas especializadas e publicações

específicas do governo, você pode ganhar uma compreensão mais clara de mentalidade e

os desafios dos seus clientes, sendo, portanto, mais capaz de fornecer uma solução. Ao

aderir a associações em Washington DC relacionadas à sua indústria irá beneficiar de um

defensor de base local, construído em um equipe de relações governamentais

(normalmente um dado em associações) que trabalham em seu nome e possível

colaboração com outras empresas em seu setor. Da mesma forma, juntando-se uma

câmara internacional, Câmara do Comércio Português-americano poderá também

beneficiar de construção de relacionamentos com US parceiros com base que estão no

espaço de contratos com o governo federal. Há também associações dedicadas

exclusivamente à contratação US Governo Federal a partir do qual as empresas podem

colher recompensas, relacionamentos e encontrar parceiros de agrupamento para

contratos com o governo.

Para as empresas estrangeiras, estabelecendo uma presença dos EUA não é

absolutamente necessário, mas pode ser benéfico. A maioria dos contratos do governo

dos EUA foram concedidos a empresas norte-americanas que estão fisicamente

localizados dentro da área metropolitana de DC. (Parte disso é devido ao Buy America

Act, BAA). habilidades básicas de vendas nos dizer que o negócio é ganho e adjudicado à

empresa / indivíduo, onde existe uma relação. Para construir essas relações, o

representante de vendas e / ou o consultor para sua empresa deve estar localizado perto

de o decisor e onde o trabalho está ocorrendo, às vezes dois lugares diferentes. tecnologia

moderna permitiu-nos de vídeo-conferência, e-mail e se comunicar de maneiras que não

temos que estar fisicamente presentes. Ao lidar com um cliente de risco adverso, é uma

prática recomendada para ser fisicamente lá. Além disso, as empresas estrangeiras

também pode considerar a criação de uma subsidiária nos EUA para ter uma pessoa

colectiva e presença mais forte em os EUA.

compras governamentais pode - e são também basear-se em uma variedade de fatores,

incluindo preço e qualidade. Os contatores ambiente atual (2016) do governo se

encontram em LPTA, Menor Preço tecnicamente aceitáveis. Isso significa que os

contratos são adjudicados com base no menor preço, independentemente das empresas de

desempenho passado ou experiência. Isso permite que novos jogadores para o setor que

não têm experiência em contratos com o governo algum. Normalmente qualidade é

sacrificado, por vezes, os contratos são cancelados devido ao mau desempenho ou a

empresa sair do negócio devido ao não ser capaz de sustentar seu modelo de negócio de

"contratos de compra" igual ou inferior a margem.

As empresas estrangeiras devem assegurar uma DUNS (Data Universal Numbering

System) da Dun & Bradstreet Corporation em http://www.DnB.com De lá, eles devem se

inscrever no Sistema de Gestão Award no http://www.SAM.gov que vai exigir a entrada

de informações básicas da empresa, incluindo a sua indústria NAICS Códigos (North

American Industry Classification System) e na maioria dos casos, um número de

identificação fiscal (NIF). As empresas estrangeiras podem trabalhar com um agente

registrado em os EUA, estabelecer uma subsidiária nos EUA ou explorar outras

alternativas para a obtenção de um TIN.

as empresas estrangeiras terão de prestar muita atenção para a Lei de Acordo de

Comércio e Buy American Act. O TAA se concentra mais no país de origem relativo a

fabricação e produtos - como e onde o produto final é composto. A BAA dá

principalmente preferência a empresas norte-americanas mais entidades estrangeiras com

contratos. Certas exceções se aplicam, incluindo alguns materiais de construção, os

preços e as soluções únicas. Outras exceções BAA se relacionam com o governo dos

EUA aquisição de bens não-americanos que não são razoavelmente disponível

comercialmente em os EUA. * Por favor, consultar a Secção 25 do Regulamento Federal

de Aquisição e também o site da Administração de Serviços Gerais para obter

informações atuais e linguagem a respeito do Buy America Act e Acordo de Comércio

Act para as empresas estrangeiras, uma vez que estes regulamentos estão a sofrer

alterações no momento desta publicação. http://acquisition.gov/far/

Em conclusão, o Governo dos Estados Unidos é o maior comprador mundial de produtos

e serviços. É um mercado elaborada e competitiva, mas não é impossível de ser bem

sucedido. Estabelecer o seu negócio como um fornecedor de governo e ganhar negócios é

competitivo e complexo ainda possível e muito rentável para muitos. Conhecendo essas

regras e identificação de peritos experientes do governo para guiá-lo através do quebra-

cabeça do governo - pode ser o diferencial em ser um outro vendedor governo e sendo o

fornecedor de soluções de governo bem sucedido e preferencial.

The United States Federal Government is the largest purchaser of goods and services

in the WORLD, spending over $450 Billion annually. The Federal Government buys

both products and services. The products range from toothpaste to office supplies

and artillery. They also need the services of various professional ranging from

architects, nurses, priests, hairdressers, consultants and information technology

cyber security professionals. For standard “business-to-business” companies, selling

to the US Federal Government is a way to diversify the customer portfolio and

mitigate risk weathering the fluctuations in the economy, particularly given the

volatile European Union climate. Additionally, once you are an established US

Federal contractor and have performed satisfactory within contract terms and

conditions, fulfilling the governments ‘the statement of work” - increases your

likelihood for steady repeat business, with increased margins (albeit slim) in multi-

year contracts. Although your profit margins may not be the highest in this

competitive sector, the somewhat predictable budgets and buying patterns (once you

are “in”) can be a motivating factor for many businesses to establish government

contracts. Another motivating factor is knowing that you are guaranteed payment

from the government. Sometimes, however there may be a hurdle upon the time

frames in collecting. This can usually be circumvented by ensuring that you

delivered precisely on the terms and conditions and that your invoice exactly

matches the Purchase Order issued by the Government. There are particular

nuances that must be adhered to.

The “WHO” of the US Government

The US government is comprised of multiple agencies and thousands of buyers of

wide ranging products and services. Most US federal government agencies are

headquartered in the Washington DC area, but also have offices across the country

and the world where purchases are also made. For example, the US military has

bases in many foreign countries. While you can sell to virtually anyone by utilizing

technology, it is beneficial to have a physical presence in the Washington DC

metropolitan area as this is where the majority of the decision makers are located.

This can be accomplished by employing a full-time sales team, retained consultant,

lobbyist, a partner company or some combination thereof. Many part-time office

firms have grown over the years by offering a Washington DC address, phone

number, answering service and a few hours per month to use a shared conference

room and cubicle. This helps alleviate concerns from the risk adverse government

that you are credible and have a real presence.

There are large government offices all over the country and if you have a service or

product for a niche market such as a military bases or one of the national

laboratories or other specialized institution, then you can easily situate your sales

team closer to the end-user.

WHEN THE GOVERNMENT BUYS:

The US government fiscal year runs on an October 1 to September 30 cycle, with the

peaks typically occurring at the end of the fourth quarter due to a “use it or lose it”

system. If there are unallocated dollars as the year closes, there is a high

probability that the buyers, including both Program Managers and Contracting

Officers will purchase your items/services during these final months of July, August

and September. There are other factors besides the ‘end of year dollars’ that plays a

role in government’s decision to award a contract to your organization. Relationship

building, as in regular business-to-business transactions and some mid to high dollar

consumer-to-business transactions, is also significant and crucial part of the sales

process.

Selling to the government does not happen overnight. There is a large time

investment on the sales cycle, and as mentioned earlier, the government is a risk-

adverse client. This time span can range from 12 to 36 months – sometimes shorter

or sometimes longer. You may make 10 or more phone calls before you reach the

appropriate government contact. (Public data is available to secure marketing call

list and names of buyers who purchase your items along with incumbent information

and budget forecast.) Once you reach the right contact person, you may have many

meetings with your potential client before you make it to the true decision maker

who decides if and when your product/service is needed and if it will be funded.

From those meetings, presentations and demonstrations you can assess if there is a

need for your product/service in that agency or department or if you are creating

that need. Some salesmen and women may disagree and feel that the sales rep is

responsible for creating the need, but sometimes when interfacing with the

government you may be in a reactive mode and responding to request – formal or

not. Both scenarios will provide some intelligence on your chances for award and

estimated time frames.

If you are responding to a request formally called a Solicitation, it is important to

know (or ask) where the government is in the decision making process. If there is a

formal call for information or a Sources Sought (SS) or Request for Information (RFI)

for products/services that you provide, then the government is conducting a search

to determine what products/services are available that meet their specific need.

They may also be interested in determining if a specific type of business can fulfill

the terms and conditions, such as a small business, one located in a Historically

Underutilized Business area (HUBzone), minority owned, disadvantaged, veteran

owned, and/or women owned business. (More information on what qualifies as a

small business can be found on the US Small Business Administration website at

http://www.SBA.gov or http://www.JenniferSchaus.com Therefore, these Sources

Sought or RFI’s are great opportunities to provide information about your area of

expertise, highlight past performance with other government agencies, provide

pricing information or estimates, and assist in helping the issuing agency determine

there is a need to contract with your organization and demonstrating any value-

added components you possess. Getting in during the beginning phases of the

government search -- Sources Sought or RFI -- process is highly advantageous.

If your products/services are listed on the General Services Administration (GSA)

Schedule, this is a clear advantage and should be included in your response. The

GSA Schedule is a “hunting license” or “ticket to the government dance” and allows

the government to accelerate their purchase from you. This is a pre-vetted

contractor short list of both services (hourly rates) and products. Foreign companies

are able to be hold GSA Schedules however they must ensure their products are TAA

(Trade Agreement Act) compliant. This TAA List changes from time to time based on

US foreign relations. The federal government (and some state and local

governments) can easily shop as one would on Amazon at

http://www.gsaAdvantage.gov for vetted firms with pre-negotiated prices. More

information about becoming a GSA Schedule holder can be found at

http://www.GSA.gov or http://www.JenniferSchaus.com

Formal request from the government may also come as Request for Proposals (RFP),

Invitation to Bid (ITB) and Request for Quote (RFQ). These formal solicitations (or

RFP’s and RFQ’s) for purchases of $25,000 are required to be published on

www.FedBizOpps.gov This website allows you to search for opportunities by many

criteria, including agency and also product/service. Many of these opportunities are

not simply “put out to bid” without having an intended awardee. Companies that

have been continually networking, attending trade shows & presenting their

capabilities to the government for 6-24+ months, are most likely the key players in

creating the need for their solution which brought about the RFP. These RFP’s

typically began as a Sources Sought notice or an RFI. The Statement of Work (SOW)

in the RFP many times are written with language tailored for a specific company, an

elite group of contractors or for specially designated companies including GSA

Schedule holders, small businesses, or set-aside categories within the small

businesses community (ie. Veteran Owned). These solicitations are a simple

reminder that relationship building is the key component to winning the business.

Because government cannot accept gifts or be taken to lunch or dinner, basic sales

skills and knowing your product/service inside and out are absolutely pertinent to

your success in this vertical market. Knowing the rules of the government

contracting game found in the FAR, Federal Acquisition Regulation

http://www.acquisition.gov is essential. An educated and determined sales force

with a strong management team is important. The sales force must be relentless

and creative in breaking through the government walls and finding champions for

their solutions. They must be well connected at various levels – top, middle and

bottom – and present their solution as a way to make things “easier” for the

government, without threatening their job security.

There are a variety of sources for the sales rep to obtain contacts. Networking

‘inside the beltway’ is important and there are an abundance of venues for one to

attend to, as some are industry based. Additionally, http://www.FedBizOpps.gov will

publish information on Industry Days. These are “open houses” for small businesses

hosted by the particular agency OSDBU, Office Of Small & Disadvantaged Business

Unit. These OSDBU’s are the small business advocates. As previously mentioned,

there are commercial companies who aggregate government data and sell lists –

including names and contact information for buyers within government.

There are various levels of sales reps that a company may pursue. The ideal

candidate and may be an individual previously employed by the government in an

agency where there is a great need for your services. There are limits and laws

surrounding hiring individuals in this capacity who may have the contacts to help

your organization. Sometimes, depending upon the size of your organization, these

individuals may sit on the Board of Directors or be your main government sales guru.

These folks typically understand government, (hopefully your product or service

offering) and they have been the customer and understand the processes by which

the government purchases.

Again, depending upon your company size, budget and objectives for the

government market, you may want a full sales team or just want to tread lightly into

this arena. There are many flavors and degrees of sales representation in

Washington, DC. There are agents who will sell for you, be your US presence and

ask for a high percentage commission without a monthly retainer. The most

common structure in sales would structure a contract to include a monthly retainer

and commission. Still others may only charge a retainer and be confined to certain

areas of their expertise such as proposal writing for a designated number of hours

per month. Most of the individuals will have a certain area of expertise or

connections in specific agencies.

Trade shows are abundant as well and some are government specific (The General

Services Administration Expo, Small Business Administration Conferences), others

are industry specific (ie. FOSE and GovSec and F-Ped). These are opportune venues

to meet the government buyers and spend time with them, since they are prohibited

to accept gifts, lunch, dinner/golf outings, etc. They can be an expensive

undertaking but there are creative ways to reduce your cost. Some of the

conferences are looking for industry and subject matter experts as speakers for the

breakout sessions. By becoming one of the speakers, you gain more exposure, a live

audience, free press on the conference brochures and more attention and traction at

your booth. With more traction, this becomes basic sales and is a numbers game.

It is a given that in the sales process roadblocks are met and it is the job of the sales

team to overcome these obstacles. An effective business-to-government (B2G) sales

representative will penetrate the government at a variety of levels – the end-user,

the program manager(s) and the individuals who have purchasing or influential

authority. Sometimes there are higher issues which could help or hamper a

product/service from coming to market or perhaps escorting it out. Lobbyist and

public affairs professionals within the Washington DC area can also play a role in

assisting with generating funding for your solution. These professionals work at the

levels in government – primarily on Capitol Hill where they can help influence bills

and appropriations for specific services and products. Their fees may be higher than

a seasoned government sales rep, but will also be able to deliver for you at a

different (more political) level. These individuals may have previously worked for or

with senators, representatives and/or other elected officials. Most successful firms

will have connections on both sides of the political landscape which keeps them

strong at times when there is a change in power at any level within the government.

Although these firms can be powerful sources to leverage, they are not a silver

bullet. All of these tools lobbyist, sales team, consultants, agents and proposal

writers, must be used in collectively to get the most out of your ‘hunting expedition’.

The 80/20 rule applies in government contracts as well. Eighty percent of the

contracts are awarded to the top 20 contractors. These prime contractors are large

businesses and are well-known, such as Lockheed Martin, Northrop Grumman,

Raytheon, SAIC, BAE, etc. These organizations usually maintain a small business

liaison office. It can be beneficial to meet with these offices, register in their small

business vendor database and provide a synopsis on your products/services. Many

times, when the government is working to meet their small business set-aside

contracting goals (24%) these organizations will be forced to also meet small

business goals (36%). Results by agency on how they met these goals can be found

on the SBA Scorecard on the SBA website or at http://www.JenniferSchaus.com This

information should also play a part in your strategy when targeting agencies.

You can employ resources to determine if there is a market in the US government for

your product/service. Commercial companies can be hired to do this for you and

searches can be conducted to determine how much of your product/service has been

bought over the fiscal years, which can be segmented by quarter and company

name. It is also useful to search for competitors and understand their position in

the marketplace to determine your potential share. Government budgets are not

secret and this information is pertinent (and available) when focusing on your target

client.

With this information, you may determine that certain agencies may be better suited

and equipped to purchase your solutions than others. By narrowing your target

client to the top 3 agencies best aligned for your product/service based on their

budget, your budget and your contacts within the agency, you can strategically

positioning yourself for success. Creating a capabilities statement and supporting

literature geared toward the government, will help the buyer in understanding how

your solution will assist them.

Each administration, Republican or Democrat has specific goals and focus areas.

Some of these are determined by world events (wars and economic crisis, etc.) and

others are simply areas that they deem important (ie. green and environmental

products). By being cognizant of these issues, reading trade journals and

government specific publications, you can gain a clearer understanding of your

clients’ mentality and challenges, thus being better able to provide a solution. By

joining associations in Washington DC related to your industry you will benefit from a

locally based advocate, a built in government relations team (usually a given in

associations) working on your behalf and possible collaboration with other firms in

your industry. Likewise, joining an international chamber, Portuguese-American

Chamber Of Commerce you may also benefit from building relationships with US

based partners who are in the federal government contracting space. There are also

associations dedicated solely to US Federal Government contracting from which

companies can reap rewards, relationships and find teaming partners for government

contracting.

For foreign companies, establishing a US presence is not absolutely necessary, but

can be beneficial. Most US Government contracts have been awarded to US

companies who are physically located within the DC metropolitan area. (Part of this

is due to the Buy America Act, BAA). Basic sales skills tell us that business is earned

and awarded to the company/individual where there is a relationship. In order to

build those relationships, the sales rep and/or the consultant for your company

should be located close to the decision maker and where the work is taking place,

sometimes two different places. Modern day technology has allowed us to video-

conference, email and communicate in ways where we do not have to physically be

present. When dealing with a risk-adverse client, it is a best practice to physically be

there. Additionally, foreign companies may also consider establishing a US

subsidiary to have a legal entity and stronger presence in the US.

Government purchases can – and are also be based on a variety of factors including

price and quality. The current environment (2016) government contactors find

themselves in LPTA, Lowest Price Technically Acceptable. This means contracts are

awarded based on lowest price regardless of the firms past performance or

experience. This allows new players into the sector who have no experience in

government contracting whatsoever. Typically quality is sacrificed, sometimes

contracts are cancelled due to poor performance or the firm going out of business

due to not being able to sustain their business model of “buying contracts” at or

below margin.

Foreign firms should secure a DUNS (Data Universal Numbering System) from Dun &

Bradstreet Corporation at http://www.DnB.com From there, they should register in

the System for Award Management at http://www.SAM.gov which will require input

of basic company information, including your industry NAICS Codes (North American

Industry Classification System) and in most cases a Tax ID Number (TIN). Foreign

companies can work with a Registered Agent in the US, establish a US subsidiary or

explore other alternatives for obtaining a TIN.

Foreign businesses will have to pay close attention to the Trade Agreement Act and

Buy American Act. The TAA focuses more on country of origin relating to

manufacturing and products – how and where the end product is composed. The

BAA primarily gives preference to US companies over foreign entities on contracts.

Certain exceptions apply including some construction materials, pricing and unique

solutions. Other BAA exceptions relate to the US government procuring non-US

goods that are not reasonably available commercially in the US. *Please consult

Section 25 of the Federal Acquisition Regulation and also the General Services

Administration website for current information and language regarding The Buy

America Act and Trade Agreement Act for foreign companies, as these regulations

are undergoing changes at the time of this publication. http://acquisition.gov/far/

In conclusion, The US Government is the world’s largest purchaser of goods and

services. It is an elaborate and competitive market, but it is not impossible to be

successful. Establishing your business as a government vendor and winning

business is competitive and complex yet possible and very profitable for many.

Knowing those rules and identifying government savvy experts to guide you through

the government puzzle - can be the differential in being another government vendor

and being the successful and preferred government solution provider.

Jennifer Schaus runs a government consulting firm in Washington, DC. She is the

founder and principal of Jennifer Schaus and Associates. Ms. Schaus has domestic and

international clients who provide both services and products to the US Federal

Government. Her expertise is in representing clients to compete for US Federal

Contracts, securing Set-Aside certifications and supporting the sales process via

proposal writing, marketing and business development. She is a frequent speaker at

government contracting forums and associations including WIP (Women Impacting

Public Policy), NCMA (National Contract Management Association), APMP

(Association Of Proposal Management Professionals, NDIA/WID (National Defense

Industry Association/Women In Defense), WAVE (Women As Veteran Entrepreneurs) and

more. She has been featured or quoted in The Wall Street Journal, The Washington Post,

The Washington Business Journal, Government Product News and more.

Ms. Schaus holds a BA from Towson University, a Leadership Accelerator Certificate

from UC Berkeley and a Certificate in Executive Leadership from Cornell University.

She sits on the Board of Directors for GovLish a data aggregator of government

acronyms. For more information and to contact Jennifer Schaus & Associates, please

visit: www.JenniferSchaus.com or JSchaus@JenniferSchaus.com or call us + 1 - 2 0 2 –

3 6 5 – 0 5 9 8.