TEORIA DOS SISTEMAS

Teoria Geral de Sistemas

A Empresa vista como um SistemaConceitos Básicos sobre os Sistemas de Informação

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A empresa como um sistemaConceitos de Sistemas

Compreensão da complexidade da empresa moderna;– Sistema de logística;– Sistema de comunicação;– Sistema estocástico;– Sistema de e-commerce;– Sistema de energia;– Sistema de fomento financeiro– Sistema Apoio a Decisão.

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Necessidade de gente capaz de relacionar as partes com o todo: “generalistas”ou “projetistas de sistemas”, capazes de sintetizar complexidades.Problemas locais - impacto no sistema total.Empresas como subsistemas de um sistema maior.Uma empresa excede a “soma” de atividades isoladas, tais como: vender, comprar, controlar pessoal, produzir, pagar e receber. Há que se buscar uma síntese entre as diversas funções, divisões, produtos, mercados e também entre os ambientes interno e externo da empresa.

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Uma empresa deve ser considerada como algo com mais do que meros componentes reunidos, de forma estática, através de uma forma de organização. É necessário concebê-la como um sistema de partes estreitamente relacionadas, com fluidez dinâmica.Considera-se sistema um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo.Um sistema aberto pode ser compreendido como um conjunto de partes em constante interacção, constituindo um todo orientado para determinados fins e em permanente relação de interdependência com o ambiente externo.

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A concepção da empresa como um sistema aberto e essencialmente dinâmico, faz com que um sistema organizacional, para sobreviver, tenha de responder eficazmente às pressões exercidas pelas mudanças contínuas e rápidas do ambiente.

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A empresa como um sistemaSistemas e Subsistemas

Um sistema pode compor-se, sucessivamente, de subsistemas (também conjuntos de partes interdependentes) que se relacionam entre si, compondo o sistema maior.Analogamente, pode-se abordar um sistema de informação como um subsistema do “sistema empresa”. Da mesma forma, todo o conjunto inter-relacionado de prédios, máquinas, esteiras rolantes, equipamentos de suprimentos de utilidades (água, eletricidade, vapor, combustível etc.) pode ser considerado como partes componentes do “sistema tecnológico”de uma indústria.

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A empresa como um sistema aberto

Entradas SaídasProcessamento

Modificações nas leise regulamentosMeio Ambiente

Alterações nas Reservas de Recursos Naturais

•Equipamentos•Materiais•Energia•Etc.

•Produtos•Bens•Serviços

Condições de Competição

Inovações Tecnológicas

Mudanças dasCondições

Sócio-políticas

ProblemasEconômicos - Inflação - Renda - Crescimento

Sistema-Empresa

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Eficácia e Eficiência

Eficácia: diz respeito a resultados, a produtos decorrentes de uma atividade qualquer. Trata da escolha da solução certa para determinado problema ou necessidade. É definida pela relação de resultados pretendidos / resultados obtidos.Uma empresa eficaz coloca no mercado o volume pretendido do produto certo e no tempo certo para uma determinada necessidade.

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Eficiência: diz respeito ao método, ao modo certo de fazer as coisas. É definida pela relação entre volumes produzidos / recursos consumidos.Uma empresa eficiente é aquela que consegue o seu volume de produção com o menor dispêndio possível de recursos. (menor custo por unidade produzida).

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Quando se considera uma empresa um sistema aberto, a sua eficácia é entendida como a sua capacidade de atender quantitativa e qualitativamente a determinada necessidade do ambiente.A eficiência refere-se à quantidade de recursos dispendidos no processamento interno do sistema para produzir um volume de produtos, bens ou serviços.O nível de eficácia de uma empresa pode ser alterado por meio de acções acertadas no ambiente externo, ou através do aumento da eficiência relativa.

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A eficácia depende não somente da adequalibilidade das decisões estratégicas e das acções tomadas no ambiente externo, mas também do nível de eficiência.Os resultados de uma empresa podem ser melhorados satisfatoriamente a partir de uma inovação, do aproveitamento de uma oportunidade ou de um período de condições ambientais muito favoráveis.Ao longo do tempo porém a sobrevivência e a continuidade dos resultados dependem muito do nível de eficiência da empresa.

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Processos de mudançaO entendimento da empresa como um sistema leva o gestor de uma postura conservadora (para que mudar? Foi sempre assim...) para uma postura de agente de mudança porque:– Ambiente externo em constante mutação (necessidade de

sobrevivência). Ameaças externas precisam ser superadas; oportunidades estratégicas devem ser aproveitadas.

– Realinhamento dos processos internos de produção, da estrutura organizacional, dos recursos humanos, dos sistemas de informação com as medidas tomadas externamente.(lançamento de uma nova linha de produtos).

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Processos de mudança– Os níveis de eficiência exigem aperfeiçoamentos contínuos para a

empresa sobreviver á conciorrência ou para criar melhores condições competitivas.

– É possível interpretar qualquer processo de mudança quanto ao seu impacto no todo. Pode-se avaliar as repercussões das medidas. Pode-se antever os reflexos negativos. No entanto, a necessidade de respostas às pressões ambientais conflitua com a tendência de perpetuação das estruturas organizacionais, dos métodos produtivos e dos critérios e procedimentos administrativos.

– A habilidade de obter resultados positivos das mudanças é, assim, cada vez mais um factor crítico e precisa ser desenvolvido por todas as empresas que queiram sobreviver e crescer.

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O que é um Sistema de Informação?

Um conjunto de partes interdependentes no seu todo pode ser parte de um todo maior. Um sistema é parte de outro. (subsistema)– Ex. Sistema de Orçamento desdobra-se em: orçamento de

vendas, orçamento de produção, orçamento de materiais, orçamento de resultados, entre outros.

As relações de interdependência entre os subsistemas resultam, basicamente, na troca de informações entre eles.

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Sub-Sistemas de uma indústria - Um Exemplo prático

Um sistema de gestão de informações (Management Information System) - dá respostas a uma gama variada de necessidades de informação para a formulação de decisões.Executive Information System - EISDecision Suport System - DSS

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Decisões•Planejamento•Controle•Administração•Operações

Processamentode Dados

Informações

Dados sobre Proces-samento de Operações

Processamento(operações)

EntradaRecursos

SaídaBens/Serviços

Dados doAmbiente

Dados doAmbiente

Sistema - Empresa

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Subsistemas e Procedimentos

Recolha deDados de Entrada

Processamentode

Dados

Informaçõesde

Saída

• Uma vez recolhidos os dados são transportados até o ponto do processamento (meios manuais, mecânicos ou eletrônicos).• O processamento será sempre uma série de operações necessárias para registar dados e convertê-los em todas as informações de saída desejáveis. O processamento envolve dois aspectos: Classificação (ordenação de dados) e Cálculos. É a saída que se pretende obter.

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A forma de classificar os dados e o tipo de cálculo efetuado é função das informações de saída que se pretende obter. A classificação dos dados é feita por meio de registros (justaposição de dados selecionados para um mesmo facto) em arquivos (conjunto de registos afins). O meio físico de arquivar os registos pode ser uma ficha, uma máquina de calcular, um disco ou fita magnética quer se trate de processamento manual, mecânico ou eletrônico. As informações são conduzidas aos utilizadores por meio de relatórios (consultas).

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Subsistemas e ProcedimentosO que interliga logicamente as inúmeras atividades envolvidas no ciclo completo de recolha de dados, processamento de dados e relatórios são justamente os procedimentos.Um procedimento é uma série de passos lógicos através dos quais todas as ações repetitivas numa empresa são iniciadas, executadas, controladas e finalizadas. Um procedimento define que acção é requerida, quem a executa e quando a acção deve ter lugar.É importante notar que nesse conceito não se distingue se os procedimentos são executados por pessoas ou máquinas. Ressalta-se que se está diante de uma rede de procedimentos interdependentes, que são executados cronologicamente.

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Assim como um manual de procedimentos orientam as acções das pessoas, um programa de computador estabelece procedimentos que orientam as “acções” de um computador.

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Subsistemas e Procedimentos Falhas de Abordagens de Sistemas

Existem profissionais que se especializaram em levantamentos de procedimentos e, no final, acabam por identificar e manipular “árvores” (procedimentos), sem compreender a “floresta” (subsistema), ou mesmo se perdem em levantamentos de conjuntos de “árvores” pertencentes a “florestas” diferentes.Existem profissionais que tentam agir sobre o mesmo fenómeno como se fossem coisas completamente diferentes: pretendem “subordinar” todos os procedimentos externos ao “sistema do computador”, ou vice-versa.

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Os conjuntos de procedimentos que integram um subsistema constituem um “canal invisível”, segundo o qual as ações são executadas e os dados transportados de pessoa para pessoa, entre uma e outra unidade da organização.O papel mais importante desses procedimentos é servir de “canal transportador” dos dados até o ponto de processamento. Além de ser por meio dos procedimentos que milhões de transações repetitivas são executadas com maior ou menor grau de eficiência; trabalho de equipe coordenado, obtido por meio de procedimentos, interligam logicamente as pessoas às organizações.

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Classificação de Sistemas

A própria natureza independente dos subsistemas não recomenda uma classificação rígida.No sentido que temos vindo a abordar os sistemas de informação, identificamos dois grupos principais:– Sistemas de apoio às operações

• Processadores de transacções;• Para a tomada de decisões voltada para a operação.

– Sistemas de apoio à gestão.

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