Teoría de excel

HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Tecnologías de la Información y la

Comunicación (1º Bachillerato)

Hoja de Cálculo- Excel - 1/26

Departamento de Tecnología IES Fco. Giner de los Ríos

1.- ENTORNO DE TRABAJO

• ¿Qué es Excel?

• Entorno de trabajo.

• Componentes: libros, hojas, filas, columnas y celda s. • Extensiones de formatos de archivo:

o XLS.- Por defecto o Hoja cálculo XML o Datos XML. o Página Web.- para verlo en un explorador. o Página Web de un solo archivo.- guardar elementos, texto y

gráficos como un solo archivo. o Versiones anteriores Excel. o XLT.- Plantilla.

¿Para qué se crea una plantilla? Si necesitamos trabajar de forma más o menos repetitiva con un tipo de libro con una serie de características idénticas, por ejemplo: factura, presupuesto, etc, se crea el fichero inicial incluyendo en él fórmulas, funciones, formatos, referencias, etc, y a la hora de guardarle le guardamos como plantilla,. Así a partir de ese momento cuando necesitemos operar con ese tipo de libro en lugar de abrir la plantilla normal, abriremos el libro a partir de nuestra plantilla.



2.- INTRODUCCIÓN DE DATOS

• Activar la celda de una hoja. • Introducir datos. Tipos.

o Texto.- por defecto se alinea a la izquierda. Para meter un número como texto hay que precederlo de una comilla. Ej. ’45.

o Fecha.- con formato establecido por el programa. Las fechas para el ordenador van a ser números de serie correlativos desde 1/1/1900 (número 1) . Ej. 7/4/2003 para Excel es 37826.

o Hora. o Moneda o Número.- no pueden contener ningún carácter alfanumérico,

excepto los signos + y -; de lo contrario serán considerados como texto. Tipos: Decimal, entero, fracción, científico, porcentaje,

o Símbolos. o Fórmulas.- se almacenan internamente. Siempre empiezan por el

signo =. Va a existir jerarquía de operaciones.

o Funciones.- fórmulas predefinidas.

• Borrado de datos: o Celdas (todo, formato, contenido, comentarios)

[Menú Edición / Borrar] o Fila. o Columna o Hoja

• Modificar datos, editar.

[F2, doble clic, editar barra de fórmulas]



3.- FORMATO - MODIFICAR EL ASPECTO DE UNA HOJA DE C ÁLCULO

• Formato de celdas: o Ficha número:

� Distintas opciones de número. � Personalizar números .- se puede partir de uno dado.

Si se agrega: � “0”.- si agregamos un cero en la parte decimal, se

agregan tantos ceros a la cifra como número de dígitos tengamos. Ej:

#,##0 el número que nos saldría sería 4,780 � “¿”. - para alinear las comas decimales, ej

44, 596 44,596 102,35 #??,??? 102,35 1435,8 1435,8

o Ficha alineación: � Alineación del texto

� Horizontal � Vertical � Orientación � Sangría .

� Control del texto. � Ajustar texto. � Reducir hasta ajustar. � Combinar celdas .



o Ficha fuente. o Ficha bordes. o Ficha tramas.- colores, fondo y tramas a la celda . o Ficha proteger.- sólo son efectivas si la hoja de cálculo está

protegida. (más adelante se estudia).

• Formato de filas o Alto (numérico o arrastrando) o Autoajustar o Ocultar

Seleccionamos fila que queremos ocultar. Formato / Fila / Ocultar No se imprimen las filas ocultadas.

o Mostrar Seleccionar la de la arriba y la de abajo. Formato / Fila / Mostrar

• Formato de columnas o Ancho o Autoajustar o Ocultar (igual que fila ) o Mostrar (igual que fila)

• Formato de hoja de cálculo: o Cambiar nombre.



o Ocultar. o Fondo. o Color etiqueta.

• Autoformato. Seleccionamos un rango de celdas, y luego se aplica Formato

/Autoformato.

• Formato condicional.- se pueden añadir hasta tres formatos condicionales, en ellos se pueden variar los formatos de los números en función del valor de la celda.

• Estilo .- se puede crear un estilo concreto para una celda que se vaya a

utilizar de forma muy repetitiva, luego le damos un nombre concreto y a partir de ahí cuando queramos usar ese estilo le sacamos de Formato / Estilo.



o Crear estilo 1.-Selecciono celda que tiene el formato. 2.- Formato / Estilo. 3.- Asigno nombre.

o Para usar un estilo:

Formato / Estilo / Nombre .

o Para quitar un formato: A.- Lo mismo que para usar pero elegimos el estilo normal. B.- Edición / Borrar/ Formato.



4- MANIPULACIÓN DE CELDAS HOJAS DE TRABAJO.

• Manipulación de celdas. o Cortar, copiar, pegar. o Pegado especial.- no funciona con cortar.

� Opciones de pegar: � Todo, como la opción de pegar convencional. � Fórmulas, tal y como se muestra en la barra de

fórmulas, pero con la nueva situación de las celdas. Ej. Si la celda a copiar es =E2+F2 y se copia en una celda de la fila 7, lo que se va a copiar es =E7+F7.

� Valores.- valores sin pegar fórmulas. � Formato � Comentario � Todo excepto bordes � Ancho de las columnas � Formato de números y fórmulas. � Formato de números y valores.

� Operación: � Ninguna.- sustituye el contenido de la celda

existente. � +, -, *, /.- hace la operación correspondiente de la

celda original y de la celda pegada. � Saltar blancos.- si de la zona seleccionada hay un espacio

(celda) en blanco y donde lo voy a pegar la celda está ocupada no sobrescribe en blanco las celdas que estén ocupadas.

� Trasponer.- pegar filas de datos como columnas o columnas como filas.

� Pegar vínculo.- sólo funciona con las opciones todo y todo excepto bordes .

Crea un vínculo dinámico entre el elemento copiado y pegado, de forma que se actualizaría la nueva celda si cambia la origen.

o Eliminar.- precaución que se desplazan las celdas adyacentes, es más conveniente borrar contenido.



• Manipulación de un rango de celdas.

1.- Seleccionamos la celda, rango de celdas que queremos dar un nombre o referencia.

Ejemplo: celdas F3:G5

2.- Asignamos nombre, puede ser alfanumérico pero empezando por una letra y sin espacios.

3.- A partir de ese momento para seleccionar ese rango, lo hacemos a través de la casilla de celda activa.

Para borrar o eliminar un bloque se haría Insertar / Nombre / Definir / Borrar.



• Manipulación de filas.

o Copiar, insertar, eliminar. Si insertamos, antes de copiar, se aplica el formato de la fila anterior a donde se inserte. Si insertamos celdas copiadas, respeta el formato de donde procede.

• Manipulación de columnas. o Copiar, insertar, eliminar.

Igual que con la fila.

• Manipulación de hojas. (Botón derecho sobre etiqueta) o Insertar. o Eliminar. o Cambiar nombre (visto anteriormente) o Copiar, cortar y pegar. o Menú ventana:

� División (2 - 4 partes la hoja; para editar, copiar, pegar formatos, etc. de una forma fácil y rápida ya que se ve las diferentes partes del documento)

� Crear división: (2 posib.) A.- Menú ventana / Dividir B.- Doble clic en icono superior derecho (sobre barra de desplazamiento) o inferior derecho (derecha barra de desplazamiento inferior) según se quiera la división vertical u horizontal.

� Quitar la división: (2 posib.) A.- Menú ventana / Quitar. B.- Doble clic barra de división .

� Ocultación libro / Mostrar un libro (similar a filas – columnas)

� Organiza.- similar a Word. � Comparar.- similar a Word.

• Controlador relleno.- relleno automático

Se puede usar para copiar un número o texto un número de veces determinado, pero lo habitual es utilizarlo para incrementar listas. Procedimientos:

A.- Esquina inferior derecha, aparece “+”, arrastra r hasta el lugar donde se quiera. B.- Edición / Rellenar /Series.

Para utilizarlo simplemente se pone el origen de la serie (p.e. número1) y luego se marca la cantidad de celdas que se quieren rellenar Edición / Rellenar / Series y se elige entre:

o Lineal (suma el incremento, p.e. 5) 1,6,11,16…

o Geométrica (multiplica por el incremento, p.e. 5) 1,5,25,125



o Cronológica (igual pero con fecha día , mes año)

o Autorellenar (rellena el mismo valor en todas las celdas).

• Comentario.-

Sirve para poner notas aclaratorias sin modificar el contenido de la celda.

o Insertar comentario:

A.- Seleccionar celda. / Insertar / Comentario. B.- Sel. celda / Botón derecho / Insertar / Comenta rio.

Para que los comentarios se vean en la hoja de cálculo y no se vea solamente el triángulo rojo hay que hacer:

Herramientas / Opciones / Ver /Comentarios (activar lo) Para que los comentarios salgan a la hora de imprimir hay que hacer:

Archivo / Configurar página / Hoja / Comentarios (activarlo)

o Modificar Mismo procedimiento que insertar .

o Eliminar Mismo procedimiento que insertar.

• Ordenación.-



La ordenación de columnas se hace para que de forma rápida poder disponer de una tabla ordenada con algún criterio. Se pueden fijar hasta 3 ordenaciones diferentes. Datos / Ordenar /Ordenar por, luego por ,luego por. Además tiene la ventaja que si hacemos un gráfico de una tabla desordenada y luego la ordenamos o la cambiamos el criterio de ordenación, en el caso de que estuviera ordenada, el gráfico se reordena automáticamente.



5.- REFERENCIAS A CELDAS Y FUNCIONES

• Referencias de celdas: o Relativas .- Referencias que van a ir variando en el caso de

realizar autollenados con ella. A2.

o Absolutas .- Referencias que permanecen invariables cuando se

extiende la fórmula que la contiene (autorrellenado) $A$2.

Para pasar de una a otra (absoluta, relativa o mixt a) pulsamos F4

o Mixtas .- son aquellas en las que va variar la fila o la columna según nos interesa para el autorrellenado de fórmulas. A$2, $A2.

Variación de columnas

Variación de filas



o Remotas .-referencia que se hace a una celda que pertenece a una hoja de cálculo diferente. Esta hoja de cálculo puede pertenecer al mismo libro Hoja3!C11 o a otro =[VENTAS.xls]Datos!$B$9. .

• Rango con nombres

A la hora de operar, a veces, es más fácil utilizar el nombre de las celdas (rango) que hacer referencia a las celdas en concreto. Es muy interesante para revisar la hoja de cálculo una vez hecha, especialmente por parte de terceras personas. Lo primero habría que tener nombrado el rango de celdas (Ver apartado 4). Una vez hecho esto el procedimiento sería:

1.- Colocar en la celda a rellenar “=”. 2.- Insertar / Nombre / Pegar (el NOMBRE del rango de celdas). 3.- Operar como si fuera una referencia cualquiera con la función correspondiente.

• Funciones:



Existen multitud de funciones dependiendo de la utilidad de la hoja de cálculo diseñada. El procedimiento siempre es el mismo:

Insertar / función

En la ventana se nos ofrece:

Buscar una función .- nos devuelve la función que mejor nos puede realizar la tarea que necesitamos. Seleccionar una categoría .- se nos muestran las diferentes funciones según la aplicación que se vaya a usar: trigonométricas, financieras, estadísticas, etc. Seleccionar una función .- se selecciona la función de las ofertadas. En la parte inferior , se nos muestra una breve descripción de cual es la sintaxis de la función y la tarea a desarrollar por la misma.

Ejemplos de las más usuales: suma, promedio, cuenta, máx, mín.



6.- VISUALIZACIÓN E IMPRESIÓN DE LA HOJA

• Vista preliminar .- de todos los botones los más interesantes son:

o Márgenes .- se pueden variar fácilmente para dar forma a la hoja (tanto los márgenes I-D-Arr-Ab, como los del encabezado y pié de página). También se puede variar el ancho de las diferentes columnas.

o Salto de página .- al hacer clic sobre este botón, nos sale una

pantalla en la que salen los límites de la página de color azul, que se van a poder variar. A esta pantalla también se puede llegar desde el menú Insertar /Vista previa de salto de página . ¿Cómo se hacen los saltos de página?

� Arrastrando, con el ratón, las líneas de color azul que salen en la pantalla al lugar donde deseamos el salto.

� Horizontal.- suponemos que queremos dejar en la página

15 filas 1.- Clic en celda A16 (así evitamos que sea un salto H y V, si seleccionamos otra interpreta los dos saltos). 2.- Insertar / salto de página.

Tanto en la horizontal como en la horizontal y vertical, la celda seleccionada va a pertenecer a la página siguiente. � Horizontal y vertical.- suponemos que queremos 20 filas y

5 columnas (E). 1.- Clic en celda F21. 2.- Insertar / Salto página.

Para salir de este vista: [menú ver / normal] En la vista normal los saltos de página aparecen como líneas discontinuas.

o Configurar.- es un botón de acceso a la siguiente opción (Configurar página). Igualmente se llega mediante Archivo / Configurar página.

• Configurar página - (Opciones para la impresión).



o Ficha PÁGINA .- las opciones más interesantes son:

� Ajustar al % del tamaño normal . Se utiliza para reducir la hoja a imprimir y conseguir que nos entre en el formato deseado. Si hemos hecho saltos de página solamente podremos modificar cada una de las páginas no reducir el documento a una página (habría que quitar antes las divisiones de página).

� Ajustar a: páginas de ancho por alto . Reduce las páginas a un número de páginas a lo alto y a lo ancho respecto de lo que tenga 2*2=4 hojas, etc.

� Orientación (V-H ) � Tamaño papel. � Calidad de impresión � Primer número de página , si no se indica nada, la

numeración comenzaría por el 1 en el encabezado o pie de página.

� Imprimir.- configurar propiedades adicionales. � Opciones (configuración de impresora)

o Ficha MÁRGENES (Izq, Der, Sup, Inf, Encabezado, pie de página)

Se pueden seleccionar y variar todos los márgenes. La opción inferior (verticalmente y horizontalmente) va a centrar, con independencia de los márgenes, la zona a imprimir respecto al papel disponible.



o Ficha ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA .- También se puede llegar hasta aquí con el menú Ver / Encabezado y pie de página.

Se puede usar uno de los dados por el programa, que se muestran al desplegar el menú de encabezado o pie de página, o personalizar cualquiera de los dos. Tanto el encabezado como el pie, va a estar dividido en tres secciones.



En cada una de ellas se puede poner: • el texto que se quiera • usar los iconos que me ofrece la ventana.

Formato de fuente Página Número de páginas Fecha y hora

Ruta de acceso y

archivo Archivo Etiqueta (hoja) Imagen

o Ficha HOJA .- Alguna de las opciones pueden no salir activas si no se ha accedido a través de Archivo / Configurar página.

� Área impresión .- podemos seleccionar la zona a imprimir o dejar dejamos por defecto la parte a imprimir.

� Repetir filas extremos superior . Se utiliza cuando disponemos de mucha información correlativa (en filas) que tiene el mismo encabezado de una tabla de datos (p.e, nº artículo, título, precio unitario, etc,) y queremos que salga en todas las hojas al imprimir. Se indica el rango de celdas que queremos que se repitan en los encabezados de la tabla.

� Repetir columnas a la izquierda (si queremos columnas, idéntico al anterior pero cuando tenemos una hoja muy grande en datos hacia la derecha.)

� Líneas de división .- Nos salen las líneas de división en las celdas a la hora de imprimir, con



independencia de los bordes diseñados para caa celda.

� Títulos de filas y columnas . Nos salen impresos las referencias de filas (1, 2, 3, 4 …) y de columnas (A, B, C, D… ) a la hora de imprimir.

� Comentarios. Si queremos que salgan impresos.

Se puede elegir entre que salga como en la pantalla o al final del documento.

• Impresión:

o Intervalos de página (todas, páginas desde …. hasta… o Imprimir(selección, hojas activas[predeterminada], todo el libro. o Intercalar, se tira un juego entero y luego otro.



7.- GRÁFICOS, DIAGRAMAS.

• Trazado con gráfico 1.- Seleccionar las celdas que quiero que figuren en el gráfico.. 2.- Insertar / Gráfico

4 pasos: 1.- Tipo de gráfico (estándar, personalizado) 2.- Origen (rango de datos en filas y columnas {celdas seleccionadas}, serie) 3.- Opciones (título, eje, línea división, leyenda, rótulos, tabla de datos) 4.- Ubicación (en hoja nueva, objeto en esta hoja)

• Formatear gráfico. Para formatear es muy útil usar la barra de

herramientas de gráfico. Si no se ve, Ver / Barra de herramientas / Gráfico.

o A través de la ventana de Objetos del gráfico seleccionamos el objeto a formatear y luego ya se le pueden realizar todos los cambios deseados. La ventana de

o También podemos seleccionar los objetos del gráfico a través del botón derecho sobre la parte que queremos formatear.

• Trazado con Organigrama

Insertar / Imagen / Organigrama Formateo similar a Word.

• Trazado con autoformas

Similar a Word Menú inferior barra de herramientas o Insertar / Au toformas.

• Integración web

Su funcionalidad es idéntica a los enlaces o vínculos en las páginas web. Se pueden hacer enlaces a un archivo, a un lugar del documento, a una dirección de correo. Proceso:

Seleccionar objeto o texto donde se quiere hacer el hiperenlace. Insertar / Hiperenlace Seleccionar el tipo de hiperenlace. Especificar propiedades del hipervínculo. Aceptar.



8.- PROTECCIÓN DE LIBROS DE TRABAJO

• Proteger celdas El bloque de celdas evita que se puedan modificar, desplazar, cambiar de tamaño o eliminar. Sólo es eficaz si la hoja de cálculo está protegida. Formato / Celdas /Ficha proteger.(visto en capítulo 3 – formato de celdas))

• Proteger hoja .- cuando sólo me interesa proteger una de las hojas

componentes de un libro, para evitar su posible modificación. Herramientas / Proteger / Proteger hoja. Conviene poner una contraseña.

• Para desproteger la hoja o el libro (siguiente apartado) el procedimiento

es Herramientas / Desproteger (hoja o libro). Meter la contraseña.

• Proteger libro .- se pueden realizar dos protecciones de la estructura o de las ventanas.

o Estructura .-evita que las hojas se borren, oculten, muestren o cambien de nombre, igual que anterior pero todas las hojas.

Herramientas / Proteger / Proteger hoja /Estructura

o Ventanas .- evita que las ventanas se desplacen, oculten, muestren o cambien de tamaño. Solo se va a mostrar lo que hay en el momento de cerrar la hoja de cálculo.

Herramientas / Proteger / Proteger hoja / Ventanas

• Más seguridad .- a veces interesa que directamente no se pueda abrir el libro, o que al abrir me diga que es de sólo lectura, o que por defecto le creemos de forma recomendable de sólo lectura.

Herramientas / Opciones /Ficha seguridad



� Contraseña apertura � Contraseña escritura � Recomendable sólo lectura, similar al anterior pero por

defecto me dice que se abre como sólo lectura aunque se permite abrir para editarlo sin tener que usar contraseña.

� Firmas digitales � Opciones de confidencialidad, oculta la información

personal de las propiedades del archivo.



9.- AUDITORIA DE CELDAS – COMPROBACIÓN Muy útil para la comprobación de posibles errores o para saber lo que

está haciendo una determinada fórmula, o las referencias que tiene otra celda, etc.

• Auditoria de fórmulas

Herramientas /Auditoria de formulas o Rastrear precedentes , me devuelve el rastro de la fórmula que

contiene la esa celda, poniendo puntos en cada una de las que hace referencia.

Con datos:

Con fórmulas

o Rastrear dependientes , me devuelve las celdas a las que afecta la que yo tengo señalada, o sea a las que hace referencia.

o Rastrear error , igual que la primera, pero me marca la celda en la que tengo el error dándome información del mismo.

o Quitar todas las líneas , una vez hecho cualquiera de las opciones anteriores, para quitar las líneas de seguimiento.

• Evaluación

Herramientas /Auditoria de Evaluar fórmulas. o Podemos ver si las fórmulas son las correctas o Con el botón evaluar nos da el resultado de la función o fórmula. o Además si la fórmula es un resultado a su vez de otras fórmulas o

funciones anteriores, nos permite evaluar la fórmula paso a paso.



• Validación Si hacemos una hoja de cálculo que vaya a ser usada por terceras personas y queremos evitar que al introducir datos estos sean de un tipo concreto o que cumplan unos requisitos determinados: enteros, decimales, etc., podemos crear un mensaje para que salga cuando se coloquen encima de la celda.

Datos / Validación Vamos a tener 3 fichas:

• Configuración , fijamos el tipo de datos a introducir.

• Mensaje entrante , mensaje que queremos que salga cuando seleccionen las celdas.(título y comentario)



Al colocarnos sobre la celda saldría:

• Mensaje de error , mensaje que saldrá en el cado que no se meta el dato correcto. (título y comentario). El error puede ser de tres tipos:

� Limite , no permite continuar al intentar meter datos. � Advertencia , permite continuar pero te pregunta si

quieres continuar. � Información , te permite continuar sin preguntarte si

quieres Sólo es un mensaje con la información que le hayamos puesto.

.

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