The popularity of craft beer, more discerning palates, and technology create even more space for

new festivals, beer bashes, tasting, and more.

THEINSATIABLETHIRST FOR

BEEREVENTS

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NDICE

INTRODUCCIN03HERRAMIENTAS ONLINE, REDES SOCIALES, APPS Y DRONES04EVENTOS HBRIDOS Y GREEN MEETINGS09

12 ADIS ASISTENTES HOLA PARTICIPANTES! 1517

WIFI PARA TODOS

EVENTOS Y TEMAS QUE SERN FUROR ESTE AO

CONCLUSIN20

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El 2015 es un ao repleto de oportunidades para los organizadores de eventos. La tecnologa ha abierto puertas, que tiempo atrs eran impensadas, facilitando el trabajo de los profesionales del rubro.

Apps, herramientas online, nuevos tipos de eventos En fin, cada da se desarrolla tecnologa aplicable al mundo de los eventos.

No importa que tipo de eventos organices, si tienes poca o mucha experiencia en el tema o si son multitudinarios o ms bien pequeos Las nuevas tendencias se adaptan a todos!

Te invito a descubrir en las siguientes pginas: qu temas estn candentes, qu herramientas se estn utilizando para facilitar la gestin y el desarrollo de los eventos y cmo los asistentes poco a poco van mutando y volvindose participantes activos y protagonistas de un evento.

Diferenciate del resto!

Natalia Vasca Content Manager de Eventbrite Argentina

INTRODUCCIN

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Herramientas online, redes sociales, Apps y drones

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TEDx Vancouver-TEDx Vancouver 2010 - West Vancouver, BC

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Software online y redes sociales Hoy en da es raro comprar una entrada para un evento en un negocio o local comercial. Por suerte, las eternas filas de gente aguardando por ese preciado ticket de ingreso ya no son tan comunes.

Podramos asegurar que es una tendencia que los eventos comiencen en el mundo virtual. Cmo es esto? Simple, la mayora de los organizadores organiza su evento mediante una plataforma online. De esta manera, cuentan con un sitio web propio del evento y con la posibilidad de ofrecer a los interesados la chance de comprar su entrada online pagando con el medio de pago que ms les convenga.

Obviamente las personas (que cada da se vuelven ms tecnolgicas) se sienten encantadas con esta opcin de compra online. No deben hacer fila, pagan de la manera ms conveniente, interactan con otras que tienen sus mismos gustos (en comunidades) y se sienten parte del evento mucho antes de que empiece.

Todas esas expectativas que se generan en los usuarios son un motor que los impulsa a invitar amigos desde sus redes sociales, a querer recibir informacin al instante del evento, a viralizarlo por todos lados y a comenzar a sentirse reconocidos por el organizador o la empresa (ya no son un simple nmero en un saln). Ms adelante te contar sobre el nuevo rol de los asistentes (ver pgina 12).

HERRAMIENTAS ONLINE, REDES SOCIALES, APPS Y DRONES

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COMPRAS ONLINE

Fuentes: MediaCom - eMarketer

Compra de entradas online

Factores que motivan a los consumidores a comprar por Internet: comodidad, rapidez y practicidad

El 76% de las personas compran habitualmente entradas para algn espectculo o evento por Internet

Se calcula un mercado con 12 millones de consumidores potenciales para el ao 2017

Cifras de usuarios en Argentina:

Todo debe ser medible. Siempre los eventos arrojan datos interesantes, que muchas veces no son aprovechados por el organizador. Por esto recomendamos ampliamente el uso de un software online de gestin de eventos, justamente porque permite saber de dnde vienen los participantes que se inscriben o compran la entrada al evento, cuntos son los pagos y los pendientes, qu red social es la que mejor funciona para atraer participantes, conservar y ampliar las bases de datos, enviar encuestas de opinin post evento, etc.

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Apps para eventosLos smartphones sern otros protagonistas a lo largo de este ao. Hay aplicaciones aptas para mejorar ciertos procesos como: las acreditaciones, el envo de mensajes, el networking, la gamificacin integrada, etc.

Con autorizacin del usuario, los organizadores podrn enviar a los participantes todo tipo de informacin del evento: datos, perfiles de social media, mensajes segmentados por gustos y preferencias, etc.

El organizador tambin se ver beneficiado con las apps. Obtendr informacin precisa y calificada sobre temas clave: las personas que han ingresado al evento, cunto tiempo la gente permanece en un stand, qu charla fue la que ms gust, a qu taller asisti mayor cantidad de gente, etc.

Cabe resaltar que los organizadores debern usar cuidadosamente la tecnologa, aportando valor a los participantes y no abusando de su intimidad. No se debe cansar a las personas ya que stas pueden reaccionar apagando el telfono o desinstalando la app en cuestin.

Te recomiendo leer la gua "Encontr la herramienta perfecta para gestionar

tu evento".

Descargar Ebook

"Estoy convencido que las apps tienen que estar al servicio del objetivo a cumplir. En el caso de los eventos, tienen que solucionar la previa (convocatoria), el durante (cobertura o real time marketing) y el post evento (retencin-fidelizacin). Para la primera etapa, Eventioz y Meetup son mis preferidas. Para la cobertura, Twitter, I am at y Comenta TV. Para el post evento, MailChimp, Facebook y de nuevo Eventioz". Pablo Croci Fundador y Director de MOT Content

https://eventioz.com.ar/ebooks/herramienta-para-gestionar-evento?utm_source=eventioz&utm_medium=ebook&utm_campaign=ez_tendencias2015enorganizaciondeeventos&utm_content=button_cta&source=ezprebhttps://eventioz.com.ar/ebooks/herramienta-para-gestionar-evento?utm_source=eventioz&utm_medium=ebook&utm_campaign=ez_tendencias2015enorganizaciondeeventos&utm_content=button_cta&source=ezpreb

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DronesAos atrs las filmaciones de los eventos eran con cmaras montadas en trpodes, lo cual no permita tener una visin general de lo que pasaba en todo el saln: Se filmaba al orador de turno pero no se distingua la reaccin o participacin del pblico. Por suerte, todo esto est cambiando, gracias a los drones.

Los drones son pequeos aparatos areos provistos con cmaras que pueden ser controlados a distancia. Son dispositivos que captan imgenes desde cierta altura y pueden desplazarse por todo el saln o al aire libre sin problemas, crean vistas panormicas de 360 y cada vez ms se usan en eventos de todo tipo (congresos, seminarios, fiestas, etc).

Las filmaciones e imgenes que se captan gracias a los drones resultan ms dinmicas y entretenidas (la calidad es suprema ya que poseen tecnologa HD) y no muestran slo una parte de lo que sucede sino a todos los involucrados en el evento (participantes, oradores, stands, sponsors, etc) y ngulos a donde antes era imposible llegar.

Efix

"Contar con un drone en un evento genera una visual atractiva y despierta inters en las personas, ya que el ojo humano no esta acostumbrado a visualizar las imgenes como un pjaro. Utilizando adecuadamente las herramientas se logra mayor efectividad y atencin sobre el mensaje que se quiere transmitir". Jonathan Hoxmark, CEO de CopterOne.

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Eventos hbridos y Green meetings

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brightcarbon.com

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EVENTOS HBRIDOS Y GREEN MEETINGS

Eventos hbridos Los eventos hbridos son experiencias que combinan el mundo virtual y el fsico. Es decir que el evento rompe las limitaciones geogrficas, temporales y horarias.

Por ejemplo: gracias a la tecnologa (streaming de video, webcast) una persona puede asistir a un evento que se est realizando a miles de kilmetros de la ciudad en donde se encuentra.

Lo que ms ha resultado de este tipo de eventos es que no se limitan slo a los fanticos de la tecnologa, estn pensados para todas las personas. Ya no hay excusas para perderse un evento, las distancias se acortan y se ahorra cierta cantidad de dinero (pasajes, alojamiento, etc).

"Realizamos eventos en los que conviven la parte presencial y sincrnica, con contenidos online y autoadministrados. Para llevarlos a cabo usamos: Eventioz (para gestionar los registros y las ventas de los cupos) y una plataforma de educacin a distancia o Learning Management System. Gracias a esto generamos una relacin ms cercana y extendida en el tiempo con los participantes". Carolina Prez Cuarro, Coordinadora de OM Latam

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Green Meetings Se les llama Green Meetings a los eventos que se llevan a cabo teniendo conciencia y respeto por el medio ambiente: No utilizan materiales impresos (las inscripciones o entradas se realizan va online) aprovechan la luz natural, implementan las videoconferencias para evitar el traslado de los participantes, entre otras propuestas ecolgicas.

Este tipo de reuniones sustentables, permiten a los organizadores ahorrar dinero y causar una imagen positiva en los participantes (quienes cada da se preocupan ms por el cuidado del medio ambiente). La sostenibilidad debe aplicarse en todas las etapas del evento: Planificacin, logstica, contratacin del lugar, servicio de catering, difusin, venta de entradas, acreditaciones, encuestas post evento, etc.

"Los eventos verdes se caracterizan por considerar el factor ecolgico al momento de contratar proveedores, dar un tratamiento adecuado a los residuos generados, hacer un uso eficiente de los recursos naturales y medir la Huella de Carbono, entre otras cosas. Dado que un evento es una accin de comunicacin, podemos aprovechar ese momento y el espacio para informar y generar conciencia en los participantes".

Paula N. Martino, Socia Fundadora en GettinGreen

Sin dudas, es una buena iniciativa que a los participantes les encantar.

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Adis asistentes... Hola participantes!

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Official GDC - GDC Europe 2014: The 2014 European Innovative Games Showcase

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ADIS ASISTENTES... HOLA PARTICIPANTES!

"Antes del evento solemos escuchar a nuestros potenciales participantes. En base a eso realizamos una propuesta de valor acorde a sus tiempos y expectativas y planificamos una estrategia de comunicacin coordinada para cada etapa". Fernando Doural, Responsable de Comunicacin en POLO IT Buenos Aires

Dado el grado de participacin constante (antes, durante y despus del evento) que tiene el pblico de un evento, se ha renombrado a los antiguos asistentes como participantes. Se ha demostrado que ya no slo van a un evento a escuchar una charla o conocer sobre algn tema en particular; ahora se involucran con otras personas, preguntan, debaten y siguen la comunicacin luego del evento. Quieren ser parte de la comunidad y hacerse notar en ella.

Lejos quedaron los asistentes tmidos, con miedo a interactuar y a preguntar. Ahora los participantes se sienten parte del evento mucho antes de vivir la experiencia y continan la relacin post evento ampliando los temas tratados.

Por lo general, las redes sociales son el canal elegido para generar vnculos en cada etapa del evento. La comunidad que se conforma en base a una experiencia puede llegar a ser enorme. Esto lejos de alarmar a los organizadores, debera alentarlos ya que los debates y las opiniones que surgen se moderarn por s solas (ante alguna pregunt, los mismos miembros suelen dar la respuesta) y podran ser material jugoso para futuros eventos.

Ten en cuenta todas las opiniones (tanto de redes sociales como de encuestas) a la hora de pensar en un prximo evento.

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Invtalos a debatir y a hacer networking. Coloca pantallas que reflejen su opinin en redes sociales. Incentvalos a que opinen en redes sociales y en encuestas post evento. Emplea la gamificacin (actividades y juegos en el marco del evento). Propone presentaciones ms cortas de oradores y ms debate con el pblico. Envales material despus del evento: fotos, videos, notas de prensa, etc.

Acciones para incluir a los participantes en el evento

LABgcba | Laboratorio de Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires-BAhackaton 2013

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WiFi para todos

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Sebastiaan ter Burg

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Uno de los dramas ms comunes del organizador de eventos es contratar un proveedor de Internet confiable, que ofrezca un servicio que funcione y apto para cierta cantidad de personas.

Generalmente, el problema radica en el ancho de banda. La mayora de los organizadores se confa y depende del WiFi que tiene el saln o auditorio que contratan, lo cual termina siendo un fiasco: La red colapsa, los participantes no pueden conectarse, los nimos se alteran y el evento pasa sin pena ni gloria.

Cul sera la solucin a este inconveniente de conexin?

Si bien es algo que an no est totalmente controlado, recomendamos a los organizadores investigar y chequear empresas hasta dar con aquel proveedor que le asegure que para tanta cantidad de gente, en determinado saln y con ciertas condiciones, el servicio ser perfecto. Obviamente tambin debern hacer pruebas constantes con el WiFi los das previos. Este tema es sper importante sobre todo cuando empleas tecnologa!

WIFI PARA TODOS

Teague Labs-workshop_h2

Eventos y temas que sern furor este ao

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Official GDC-GDC Europe 2014 Registration

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EVENTOS Y TEMAS QUE SERN FUROR ESTE AO

Todo lo relacionado a tecnologa causar impacto este ao. As lo adelantan algunos de los organizadores que consultamos:

"Creo que lo ms importante este ao es saber cmo consolidar un negocio IT en tiempos de oportunidades. Para m, crisis es igual a oportunidad. Creo que los emprendedores de otros sectores quieren implementar aspectos tecnolgicos en su negocio por lo cual va a ser un ao fuerte para los eventos Tech".

Natalia Tamayo Fundadora de Rockeet

"Los temas fuertes en el 2015 sern: Internet of things, los drones que si bien ya estn instaurados an les queda mucho por crecer y Big data".

Ricardo Maschwitz Coordinador de Networking en GCBA

"La aparicin de drones para lo audiovisual, las acciones creativas con Instagram y la interaccin pantalla-hashtag en Twitter pueden generar experiencias nicas en este 2015".

Pablo Croci Fundador y Director de MOT Content

"Estn de moda los eventos para la mujer: Liderazgo femenino y Stand Up. Se est dejando de usar la palabra 'evento' y est en auge 'experiencia'... Vivir algo distinto!".

Yanela Biancardi Fundadora y Directora en YB Creacin de Eventos

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CONCLUSIN La tecnologa sigue ganando terreno en los eventos. Facilita procesos y simplifica todo en cada etapa del evento. Es una gran ayuda para cumplir el objetivo propuesto.

Si bien los eventos comienzan y se palpitan en Internet (compra de entradas, info del evento, debates en comunidades, etc.) los encuentros "cara a cara" no desaparecern. La experiencia vivencial es irreemplazable!

El cuidado del planeta compromete tanto a organizadores como a participantes. Las personas parecen abrir los ojos frente a esta problemtica ambiental que nos aqueja desde hace aos.

El rol del participante ha cambiado. Ahora es ms activo, opina, se siente parte del evento desde que se inscribe y se hace oir. Busca satisfacer sus expectativas y es fiel a los eventos que lo logran.

Los oradores se muestran cada vez ms cercanos y dispuestos al dilogo con los participantes.

Las sorpresas son un plato fuerte en cada evento. Proponer una experiencia en donde se puedan usar los 5 sentidos es lo mximo. El objetivo es dejar a los participantes fascinados, emocionados e involucrados con el evento.

La tecnologa ofrece herramientas para ahorrar tiempo de gestin, invertir menos dinero, conseguir

ms participantes y mejorar la calidad de tus eventos.

Descargar Ebook

https://eventioz.com.ar/ebooks/tecnologia-para-eventos?utm_source=eventioz&utm_medium=ebook&utm_campaign=ez_tendencias2015enorganizaciondeeventos&utm_content=button_cta&source=ezpreb

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ACERCA DE EVENTIOZ Eventioz es un producto de Eventbrite que permite gestionar inscripciones online, promocionar eventos, vender entradas y controlar el ingreso de los participantes a cualquier tipo de evento.

Ofrece herramientas tiles para crear un sitio web exclusivo del evento, armar un formulario de inscripcin a medida, enviar campaas de invitacin y mensajes, compartir el evento en redes sociales, crear encuestas y muchas funcionalidades ms.

En el caso de eventos pagos, ofrece medios de pago on-line para que los participantes puedan pagar de forma fcil y segura. Tambin, desde la plataforma es posible crear promociones por cantidad de compra, descuentos por pago anticipado e invitaciones vip o premium.

Contctanos por mail: info@eventioz.com o chat desde nuestro sitio web

Concenos: www.eventioz.com.ar

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