Introducción a la Gestión Cultural – Técnica Proyectual.Lic. Silvina Freiberg.

ETAPA 1: Conceptualización y Organización del Proyecto

¿Qué es lo que se quiere ofrecer?

¿Por qué se desea realizar el proyecto?

¿A quién está dirigido?

¿Cómo se realizará?

¿Quiénes lo realizarán?

* Definir el lugar físico y el momento en que se realizará.

* Diseñar los métodos de evaluación y monitoreo apropiados.

ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES ETAPAS

ETAPA 2: Definición de los Aspectos Económicos.

¿Con qué? recursos humanos, financieros, técnicos, infraestructurales, de comercialización, organizativos contamos?

Empleo de herramientas técnicas tales como presupuesto, determinación de la viabilidad económica y financiera, flujo de fondos y control de recursos.

Definición de la estrategia de gestión de los recursos financieros.

ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES ETAPAS

ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES ETAPAS

ETAPA 3: Gestión de la Imagen y Comunicación del Proyecto.

Elaboración de una estregia de marketing y comunicación para el proyecto.

Gestión de prensa y difusión: mapa de medios de comunicación y diseño de las herramientas de prensa.

ETAPA 4: Definición del Modelo de Gestión y Organización

Consensuar y describir el modelo de organización interna que se desarrollará para la realización del proyecto. (Tipo de estructuraorganizativa y jurídica, definición de roles de trabajo, asignación de responsabilidades, etc.)

ETAPA 5: La Implementación del Proyecto.

El proyecto se pone en marcha en un escenario concreto.

Tener en cuenta:

-Reparto de responsabilidades entre las personas del equipo.

-Definir los mecanismos de gestión del presupuesto, los momentos de control y seguimiento.

-Analizar el contexto de manera permanente para flexibilizar y modificar el quehacercotidiano si fuera necesario.

ETAPA 6: Evaluación del Proyecto.

Cotejo entre los resultados obtenidos con los planeados y detección de los aspectos y/o actividades que deben ser revisadas.

ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES ETAPAS

Etapa 1: Conceptualización y Organización - Pasos -

ELABORACIÓN DE PROYECTOS CULTURALES ETAPAS

Definición de:a- Población Beneficiaria: Directa e Indirecta.b- Localización geográfica y cobertura.

-Definir la población sobre la cual tendrá impacto el proyecto.

-Determinar el grupo objetivo o meta sobre el cual se desarrollará la propuesta. Esta clasificación puede ser por ciclo vital, por sector poblacional, por condición (vulnerabilidad social), etc.

-Diferenciar a los beneficiarios directos de los beneficiarios indirectos (personas a las que el proyecto se dirige en una segunda instancia).

Se responde a la pregunta ¿A quiénes está dirigido el proyecto?

-Definirse el lugar o los lugares en los que se realizará el proyecto: localización geográfica y cobertura en términos geográficos (área de influencia).

-Justificar las razones por las que el proyecto se implementará en esa/s zonas y no en otras.

Definición y Gestión de Aspectos Económicos.

-Todo emprendimiento requiere de ciertos recursos para su puesta en marcha y desarrollo.

-La implementación de un proyecto cultural requiere de una correcta gestión de los recursos económicos. La existencia de financiación no garantiza el éxito de una actividad, pero sin estos recursos es difícil poder llevar a cabo un proyecto.

Recursos Humanos: Conformado por todo el personal necesario para llevar a cabo la actividad y sus características, referidas al tipo de trabajo que realizarán, el nivel de capacitación necesario y el nivel de responsabilidad.

Equipamiento e insumos: Son aquellos bienes necesarios para la implementación del proyecto.

Redes: Son un rr. estratégico fundamental para el desarrollo de los proyectos. (Puede estar conformado por contactos especializados en algún área productiva, por contactos empresariales, con redes culturales, con colegas de otros proyectos, etc.)

Recursos financieros: Es el dinero necesario para poder implementar y finalizar el proyecto.

Definición y Gestión de los Aspectos Económicos.

Los gestores culturales deben presentar ciertas competencias y aptitudes para poder determinar las posibles fuentes de financiación para los proyectos culturales.

Entre ellas se encuentran:

Conocimiento de los escenarios y mecanismos de la financiación de la cultura en el país a nivel municipal, provincial y nacional.Conocimiento de la legislación actual de otros campos que tienen incidencia en la financiación de la cultura. IVA; derechos de autor, ley de fundaciones, leyes de fomento de indutrias, etc.Conocimiento y tratamiento de fuentes estadísticas, bases de datos e información diversa que permita un conocimiento del sector cultural en sus características generales, aspectos económicos y productivos.Conocimiento de los organismos de cooperación internacional.Conocimiento de los mecanismos, procedimientos y sistemas que permitan el acceso a las leyes de mecenazgo en el sector cultural. Sistemas jurídicos, formas, niveles de gestión. Competencia de entender y situarse en los nuevos escenarios de las políticas culturales y el mercado de la cultura a nivel general. (local e internacional: caso España) Conocimiento de las lógicas de la financiación privada y de los sistemas de inversión para atraer financiación a proyectos culturales.Conocimiento de los mecanismos jurídicos de contratos y transacciones con alcance económico para poder llevar a cabo los proyectos culturales.

Conceptos Fundamentales Para La Elaboración De Presupuestos Y Flujos De Fondo Aplicados A Proyectos Culturales

Presupuesto:Sistema mediante el cual se elabora, coordina, controla y evalúa la producción de un bien o servicio, creado a partir de la implementación de un proyecto de una organización o grupo de trabajo en función de las políticas de desarrollo previstas en la planificación.

Mediante la elaboración de un presupuesto, se organizan los recursos estimados necesarios para la realización de nuestro proyecto.

La técnica presupuestaria debe incluir además, en forma expresa, todos los elementos de la programación (objetivos, actividades, recursos reales y financieros) que justifiquen y garanticen el logro de los objetivos previstos.

Nuevamente se puede decir que no existe un diseño estándar para realizar un presupuesto, pero éste debe ser lo mas claro y ordenado posible porque refleja los recursos necesarios para realizar el proyecto.

Posibilita conocer la inversión inicial necesaria para llevar adelante el proyecto.

Conceptos Fundamentales Para La Elaboración De Presupuestos Y Flujos De Fondo Aplicados A Proyectos Culturales

Flujo de Fondos:Es una proyección de los ingresos y egresos que se producirán a lo largo de la ejecución del proyecto. En él se establecen tanto la procedencia como el destino de los recursos y gastos financieros a lo largo de un período de tiempo subdividido en etapas.

Esto permite conocer anticipadamente, los resultados financieros (superávit, equilibrio o déficit), y en función de ellos, tomar los recaudos necesarios para cubrir cada período mediante una reasignación de las partidas o la obtención de nuevos recursos financieros.

Ambas herramientas constituyen un excelente instrumento de administración, planificación, control y permiten la evaluación de viabilidad de los proyectos acorde a los tiempos de ejecución y los recursos disponibles.

Fundamental trabajar con conceptos como:-Transparencia.-Decisiones consensuadas sobre el dinero que se recibe y gasta.

Merchandising

Subsidio xxx

Aporte Gobierno xx

Aportes Empresa xx

Venta Entradas

TOTALMONTOINGRESOS

TOTAL

TOTAL egresos

Piezas gráficas

Técnica

Costo de viajes

Honorarios

Montaje

EGRESOS

TOTAL ingresos

Empresa XXX

Venta Entradas

Subsidio

TOTALNoviembre...... AgostoJulioINGRESOS

Elaboración de estrategia de Gestión de Recursos Financieros.

En esta etapa se prepara el esquema de financiamiento del proyecto.

-Se establecen las alianzas e intercambios con el sector privado y/o público y las estrategias de trabajo en red.

-Definición de colaboracines, patrocinios, auspicios, etc.

-Diseño de un esquema de contraprestaciones para ofrecer.

GESTIÓN DE LA IMAGEN Y COMUNICACIÓN

Diseño y Gestión de la Comunicación y Difusión.

-Definición del contenido e imagen del proyecto que se desea transmitir y descripción de la estrategia de comunicación del proyecto. -Realización de piezas gráficas como gacetillas, página web, blog, postales, catálogos, cartas de invitación, etc. -Relación con los medios y espacios de comunicación. Realización de un mapa de los medios de comunicación y los contactos personales.

RECONOCER los recursos y las capacidades que tenemos para llevar a cabo laestrategia de difusión y comunicacion.

Definición de la Política de Comunicación Interna (con los miembros del grupo de trabajo permanentes y temporales) y Externa (con otros agentes, socios, redes, colaboradores, etc.)

Relacionado con estructura de la organización:-No tener demasiados interlocutores.-Realizar las comunicaciones por mail para tener constancia de lo realizado.

EVALUACIÓN DEL PROYECTO

Evaluación.

La evaluación se realiza a través de instrumentos previamente diseñados que permitan medir los resultados, el proceso de gestión, el impacto generado por el proyecto, los aspectos económicos, entre otros.

El proceso de evaluación es continuo y permite la detección de desvíos posibilitando la realización de ajustes. Retroalimentación.

-Información para mejorar las condiciones de producción internas y la relación del proyecto con el contexto en el que se gesta.

EVALUACIÓN DEL PROYECTOEl proceso de evaluación se orienta hacia:

Evaluación de Resultados: Que midan los resultados obtenidos con los planeados. Para poder definir las razones (si hubiere) por las que no se obtuvieron los objetivos y replantearlos.

Evaluación de Procesos:Evaluar y medir los procesos de gestión a través del establecimiento de calendarios, reuniones de trabajo, la gestión del presupuesto, etc.

Evaluación del impacto social, cultural:Se define y evalua el impacto previsto del proyecto y sostenibilidad.En los proyectos culturales se debe establecer el impacto en las necesidades de la población objetivo. Se debe explicar la correlación con los objetivos y la forma como se puede verificar en el mediano o largo plazo este efecto.

Además debe definirse el carácter sostenible del proyecto, es decir describir el impacto que puede tener el proyecto a un nivel más amplio a largo plazo, determinar cómo se garantiza su continuidad y el logro de efectos cuando el proyecto termine.

Evaluación económica:Se emplean herramientas como balances y rendiciones contables, mediciones de riesgos de inversión, etc.

EVALUACIÓN DEL PROYECTO

Para concretar el proceso de evaluación se deben definir los indicadores y las fuentes de verificación:

INDICADORES: Son una prueba concreta de que se ha alcanzado el objetivo y/o el resultado previamente determinado, o que se ha cumplido con la actividad. Debe incluir tiempo, factor de cambio (modificaciones producidas) y población beneficiada.

FUENTE DE VERIFICAClÓN: Es la especificación de cómo el indicador será verificado. (Registros, informes, documentos, entrevistas, reuniones, ediciones impresas y/o videos que relaten la experiencia del proyecto, etc.)

Ej:Resultado Esperado: Mediante la realización del Foro y la consecuente elaboración del diagnósticocolectivo, podrán diseñarse los ocho talleres que se dictarán a través de los Centros de Formación y capacitación Itinerantes, en cuatro regiones de la provincia de Córdoba.Estos centros se constituirán como centros permanentes de gestión del conocimientoy su sustentabilidad dependerá de los actores locales involucrados.Indicadores:Al menos 4 localidades participarán como sede y contraparte de la capacitaciónitinerante, y 20 o más festividades serán representadas en las instancias decapacitación internacional.Fuentes de verificación:Acuerdos de cooperación con comunas y entidades, Programa de talleres, listas deacreditación, encuestas de pertinencia y satisfacción, catastro.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y RRHH

-La estructura organizactiva y el tratamiento de los recursos humanos es un nodo central en el diseño e implementacion de los proyectos.

-DEFINIR el Modelo de Gestión y el Tipo de Estructura que se diseñará para llevar adelante el proyecto.

-Desición sobre forma jurídica.-Desición sobre la estructura horizontal o vertical.-Elaboración de organigramas.-Definición de roles y responsabilidades. (Cómo van a participar los involucrados enla gestión del proyecto, y cómo se van a coordinar la ejecución de las actividades)-Determinación del estilo de dirección y coordinación consensuado.-Determinación de los circuitos administrativos acordados.-Determinación de la cantidad de personas fijas y temporales. -Debe explicarse cómo va a ser organizado y gestionado el proyecto y por quiénes.-Es importante garantizar reuniones periódicas para ajustar relaciones iterpersonales.

OJO! Si incorporamos nuevas personas: Quién las coordinará? Qué actividades realizarán? Cómo se sumarán al proyecto?

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y RRHH

Ej:El nodo Córdoba funcionará como coordinador general y oficina física central de operaciones situada en … y contará con recursos humanos e infraestructura propios para el desarrollo ejecutivo del proyecto. Entre ellos: oficina equipada con computadora, impresora, tel, etc.

La estructura básica de funcionamiento será la siguiente:

-Dirección General:Coordinación EjecutivaConsejo Asesor TemáticoSecretaría y administración Una (1) persona

-Comunicación: Dos (2) personasDiseño y administración de imagen: Una (1) personaPrensa y Difusión por etapas: Dos (2) personas

-Organización Foro y Centros de Capacitación Itinerante (ocho módulos en cuatro regiones): Cuatro (4) personasRoles generales de cada una.

-Producción ejecutiva y logística: personal temporal.Rol asignado.

ETC.