PYÖRÄILYTAPAHTUMAT RULLAAMAAN Matti Koistinen, toiminnanjohtaja

Lappeenranta 13.10.2015

PYÖRÄLIITTO RY •  Perustettu 2014. •  Perustajina Helsingin, Tampereen, Oulun ja Turun polkupyöräilijäyhdistykset sekä

joukko yksityishenkilöitä. Tänä syksynä mukaan liittyivät Rovaniemen ja Joensuun järjestöt. Toimintaryhmiä lisäksi noin 10 paikkakunnalla.

•  Edustaa jäsenjärjestöjensä kautta yli 2000 suomalaista. •  Edistää pyöräilyä liikennemuotona koko maassa. •  Ei harjoita urheilu- tai kilpailutoimintaa.

TOIMINTA KÄYTÄNNÖSSÄ •  Lobbaaminen: päättäjien, valmistelijoiden, median ja eri vaikuttajien

tapaamiset, tiedon koostaminen & tuottaminen, viestintä •  Jäsenjärjestöjen tukeminen: koulutukset, avustukset, valtakunnalliset

rahoitukset & projektit, neuvonta, uusien yhdistysten perustaminen, valtakunnalliset kampanjat • Verkostojen ylläpito: yhteistyökumppaneiden tapaamiset, uusien

verkostojen luominen, kansainvälinen yhteistyö, yhteistyö alan yritysten kanssa

KOULUTUKSEN SISÄLTÖ 1.  Tapahtuman tavoitteet & kohderyhmä 2.  Tapahtuman konsepti & sisältö 3.  Suunnittelu & rahoitus 4.  Viestintä & markkinointi 5.  Vapaaehtoisten rekrytointi & johtaminen 6.  Toteutus 7.  Jälkihoito 8.  Linkkejä & vinkkejä

TAVOITTEET & KOHDERYHMÄ

PIDÄ TAVOITE AINA MIELESSÄIS • Mieti tarkasti tapahtuman tavoite. Mitä sillä pyritään saavuttamaan?

•  Lisää pyöräilijöitä? •  Turvallisempaa pyöräilyä? •  Muutos päättäjien asenteissa & tiedoissa? •  Parempaa kansanterveyttä? •  Mielipiteen muutosta? •  Iloa & ”oman porukan” sitoutumista? •  Lisää jäseniä? •  Onko pyöräily tapa toteuttaa tapahtuma vai tapahtuman päätarkoitus?

• Kirjaa tavoite ylös tuotantosuunnitelmaan. • Kun teet valintoja järjestelyissä mieti aina miten tämä tukee tavoitetta?

PYÖRÄILYTALVEN AVAUSVIIKON TAVOITE ”Valtakunnallinen teemaviikko, jonka aikana nostetaan esiin talvella pyöräilyä. Tavoitteena on saada ihmiset jatkamaan pyöräilyä läpi talven ja siten lisätä pyöräilyä ympäri vuoden. Näin ”normalisoidaan” talvella pyöräily – se ei ole mikään huikea urheilusuoritus, vaan kätevä tapa päästä paikasta toiseen. Paikalliset tapahtumat nostavat teeman esiin myös mediassa.”

KOHDERYHMÄ • Päätä kenelle teet.

Pyöräilytalven avausviikon viestintä kohdennetaan naisille, jotka pyöräilevät kesällä, mutta pelkäävät talvella polkemista. • Kaikille kaikkea on ei mitään

kenellekään. • Vaikuttaa tapahtuman

konseptiin, viestintään ja toteutukseen.

VELOPARADE NANTES: 7000 PYÖRÄILIJÄÄ

KONSEPTI

© Simo Ulvi

MITEN KONSEPTI TUKEE TAVOITETTA? • Mitä tehdään ja miten? •  Ei tarvitse olla tarkka heti alussa -> voi

tarkentua matkan varrella. • Konsepti on kopioitavissa. •  Tarkista vielä: miten konsepti tukee tavoitetta? •  Esim. Polkuäänikahvila: Tapahtumassa

yhdistettiin perinteiset vaalikahvit ja vaalipaneeli. Päästiin tapahtuman avulla tapaamaan poliitikkoja ja saatiin Pyöräliittoa ja sen tavoitteita tehtyä tunnetuksi heille.

SUUNNITTELU & RAHOITUS

SUUNNITTELU •  Esim. SWOT analyysi on hyvä tapa arvioida suunnitelmaa

•  Vahvuudet •  Heikkoudet •  Mahdollisuudet •  Uhat

• Kehitä samalla vielä konseptia ja sisältöä -> kerää ideoita koko työryhmältä • Aikatauluta toteutus: milloin ja mitä pitää olla valmiina.

Vahvuudet •  Innostuneita ja osaavia vapaaehtoisia ympäri maan •  Kohtalaiset taloudelliset resurssit •  Ajankohta on pyöräliikkeille hyvä, heidän kauppansa on hiljaista Heikkoudet •  Hajanainen tekijäporukka ympäri maata – osaaminen ja kokemus tapahtumista hyvin erilaisella tasolla •  Ei ole vielä valmista konseptia, jota monistaa eri paikkakunnilla •  Pyöräliitto on vielä kohtalaisen tuntematon taho •  Järjestelyissä ollaan myöhässä •  Paikalliset olosuhteet vaihtelevat “leveyspiireittäin” poikki maata Mahdollisuudet •  Marraskuussa ajankohtainen – kiinnostaa mediaa •  Pyöräily on positiivista, talvipyöräily vähän ”hullua” (esim. Fatbike-hype) •  Saada ihmisiä jatkamaan pyöräilyä talven yli •  Talvipyöräily on selkeässä kasvussa Etelä-Suomessa ja medianosteessa Uhat •  Möhlitään järjestelyt yleisesti •  Tapahtuma jää paikallisjärjestöissä muun toiminnan alle •  Valtakunnallista tilaisuutta järjestetään ensimmäistä kertaa •  Liiton henkilökunnan ajankäyttö •  Ei saada sponsorirahoitusta

TUOTANTOSUUNNITELMAN SISÄLTÖ 1.  Tapahtuma 2.  Paikka 3.  Järjestäjä 4.  Yhteistyötahot 5.  Ohjelma 6.  Viestintä ja markkinointi 7.  Hankittavat luvat 8.  Tekniikka, rakenteet ja jätehuolto 9.  Turvallisuus ja ensiapu 10.  Työvoima & tehtävänjako 11.  Tuotantoaikataulu

BUDJETOINTI • On arvio, joka perustuu tietoon ja kokemukseen. Jos et tiedä jonkin asian

hintaa, niin selvitä se. •  Tee realistinen budjetti, jossa pyrit huomioimaan kaikki ja menot ja tulot. • Yllätyksiin kannattaa varata noin 10 % kokonaisbudjetista, pienemmissä

budjeteissa suhteellisesti enemmänkin. •  Jos on palkattua henkilökuntaa, niin muista sivukulut: n. 35 % (riippuu

toimialasta ja organisaatiosta). • Budjettia kannattaa seurata ja tehdä tarkistaa lopuksi miten homma

menikään. Se opettaa.

RAHOITUS • Kenen kanssa on yhteisiä intressejä? •  Yritykset

•  Haluavat olla mukana positiivissa jutuissa, pyöräilyllä hyvä noste nyt. Alan yrityksille suoraa hyötyä myyntinä (ala=pyörien valmistajat, konsultit, myyjät jne.).

•  Julkishallinto •  Pyöräily on erittäin kannattaa yhteiskuntataloudellisesti, joten kunnat ovat valmiita satsaamaan

siihen kun asian perustelee hyvin -> lobbaaminen & suhteet tärkeitä! •  Harkitkaa palveluntuotantoa kunnalle. Pyöräilijäjärjestöillä on osaamista, verkostoja ja

uskottavuutta, jotka kunnilta puuttuvat. •  Järjestöt voivat olla hyvin tehokkaita, sillä vapaaehtoistyö on halpaa verrattuna virkamiestyöhön. •  Liikkumisen ohjauksen valtion rahoitus, Opetus- ja kulttuuriministeriön rahoitukset

•  Säätiö & rahastot •  Kansanterveyttä edistävät tahot

TURVALLISUUSSUUNNITELMA •  ”Mitä jos” -tilanteiden varalle hyvä tsekkauslista. •  Tehkää turvallisuussuunnitelma, josta varaudutaan:

•  Järjestyshäiriöihin •  Onnettomuuksiin •  Tulipaloihin •  Sairaskohtauksiin ja loukkaantumisiin

• Hyviä malleja: •  http://www.hel.fi/wps/wcm/connect/32adf6dc-659a-4728-b44d-08b3e6237159/

Opas+yleis%C3%B6tapahtuman+pelastussuunnitelman+laadintaan.pdf ?MOD=AJPERES •  http://toiminta.partio.fi/sites/partio.fi/files/

turvallisuussuunnitelma_tapahtumalle_malli.pdf

JÄRJESTYKSENVALVONTA • Kokoontumislaki edellyttää, että yleisen kokouksen ja yleisötilaisuuden

järjestäjän on huolehdittava järjestyksestä, turvallisuudesta ja lain noudattamisesta. • Yleisötilaisuuksiin ja yleisiin kokouksiin voidaan asettaa

järjestyksenvalvoja ylläpitämään järjestystä ja turvallisuutta. • Muista hankkia yleisötilaisuuden järjestyksenvalvojat hyvissä ajoin. Jos

tapahtuma vaatii järjestyksenvalvojia, tulee heidän olla hyväksytyn koulutuksen saaneita.

VIESTINTÄ & MARKKINOINTI

© Tiina Puputti

”VIESTINTÄ YLEENSÄ EPÄONNISTUU – PAITSI SATTUMALTA” •  Sisäinen viestintä on tapahtumajärjestämisessä kaikkein tärkeintä. Ja

melkein aina se ontuu. Markkinoi tapahtumasi ensiksi omalle porukalle. •  Sähköposti: yleensä luetaan, ei välttämättä sisäistetä, hankala keskusteluissa •  Facebook jne. somekanavat: ei välttämättä huomata koko viestiä, vanhojen

viestien kaivelu melkein mahdotonta, sallii polveilevan keskustelun •  Kirje/muu printti: luetaan suhteellisen varmasti, osoitteiston ylläpito todella

haastavaa, kallis & työläs, tehokas käyttö vaatii paljon osaamista. •  Puhelu: Henkilökohtainen, kuunnellaan, nopea, tehokas, ei jää arkistoja •  Kokous: Hyvä keskusteluissa, kasvokkain tapahtuva kommunikaatio on erittäin

monipuolista ja siinä saadaan kaikki meidän käyttämät ”kanavat” käyttöön •  Trello & muut projektinhallintaohjelmat: toimii jos ryhmä on tottunut

käyttämään sähköisiä välineitä ja kokee ne luontevaksi. Jää arkistot ja to-do –listat

ULKOINEN VIESTINTÄ ON YHTEISTYÖTÄ •  Toimittajien kanssa tehdään yhteistyötä: he saavat kiinnostavan jutun,

tapahtuma julkisuutta. •  Jonkun pitää pystyä vastaamaan kysymyksiin. Mieluiten ihminen, joka on hyvä ja

selkeä puhuja. Henkilön pitää olla hyvin tavoitettavissa ja tietää asiasta.

• Älä ärsyynny mediaa tai ärsytä sitä. •  Jutun voi pyytä tarkistettavaksi, mutta korjaa vain asiavirheet – älä lähde

ohjeistamaan jutun näkökulmasta tms. •  Luo asiantuntija-asemaa esim. asiallisella blogilla, josta näkee syvällisen

osaamisesi. • Median lisäksi kerro tekemisestäsi yhteistyökumppaneille

MEDIATIEDOTUS •  Jos resurssit riittävät, niin personoi eri medioille. • Hae eri näkökulmia: Onko se paikallisuus, liikunta, talous,

kunnallispolitiikka vai ihmisten ilo? •  Ennakkotiedote 3 vko ennen, varsinainen tiedote 3-7 päivää ennen. Voit

myös tiputella tietoja hiljalleen jos tapahtuma on suurempi. •  Soita perään ja kysy ovatko saaneet. Usein hukkuvat muun postin sekaan.

Ole valmiina kertomaan parilla lauseella tapahtuman perusidea puhelimessa. • Muista toimittaa tiedot tapahtumakalenterihin jne. ilmaisiin näkymisen

paikkoihin.

HYVÄ TIEDOTE ON • Ytimekäs: enintään A4 • Menee heti asiaan • Varmista, että vastaa kysymyksiin mitä, missä, milloin, kuka, miksi, mitä

tarjoaa osallistujalle • Kirjoita rauhassa ja lue 3 kertaa ajatuksella läpi, mieluiten pienen ajan

kuluttua kirjoittamisesta •  Jos mahdollista, niin annan jonkin muunkin lukea se. •  Sisältää juttumaisia elemettejä: lainauksia asiaan liittyviltä • Mukana aina lisätietoja antavien yhteystiedot

SOME •  SOME on ulkoisen ja sisäisen viestinnän sekoitus:

”omat” pitää saada innostumaan, jotta he jakavat & kutsuvat väkeä. • Huonointa somemarkkinointia on tehdä tapahtuma

ja antaa sen olla. •  SOME-markkinointi vaatii sitoutumista ja nopeaa

reagointia. Se mahdollistaa sitoutuneen ja innostuneen yleisön. • Uusia sisältöjä on hyvä tulla säännöllisesti. • Muista: Netissä kuva on paljon tekstiä tehokkaampi.

VAPAAEHTOISTEN REKRY & JOHTAMINEN

VAPAAEHTOISTEN REKRYTOINTI • Vapaaehtoiset pitävät toiminnan käynnissä. •  Luo avoimuuden kulttuuria: viesti avoimesti ja laadukkaasti. • Rekryn oltava aina käynnissä: verkossa, tavatessa, tapahtumissa.

•  Kartoita jäsenistön osaamista & kiinnostuksen kohteita: TAPOn vararengas kerää osaamisen yhteen.

• Älä ruikuta, että miksi kukaan ei tee mitään. •  Tarjoa sopivia tehtäväpalasia, joista on helppo ottaa koppi. •  Jos mahdollista, niin ole suoraan kontaktissa tiettyyn henkilöön -> yleiset

huutelut esim. sähköpostissa ja somessa tuottavat yleensä huonosti tulosta.

JOHTAMINEN • Läsnäolo ja esimerkki

•  Johtajan on pidättäydyttävä mikromanageroimasta muiden projekteja •  Anna tehtävä raakoina, mutta ole valmis tukemaan.

• Perehdyttäminen •  Vapaaehtoisilla on eniten intoa tehtäväänsä alkuvaiheessa. Niinpä heti aluksi on

perehdytettävä uusi porukka tehtäviinsä ja tartuttava hommiin. •  On tärkeää, ettei alku ole liian löysä.

• Projektinhallinta •  Tee selkeästi. •  Muista dokumentointi, sillä se auttaa seuraavalla kerralla huomattavasti.

MOTIVOINTI & KIITTÄMINEN •  Löydä kullekin sopivaa ja motivoivaa tekemistä • Motivoi: teet parempaa pyöräilykaupunkia, edistät toimintaa, pidät

hauskaa, teet konkreettisia asioita, tutustut hyviin tyyppeihin, saat paidan tai illanvieton. • Hitsaa porukka kokoon tapaamisilla, joissa on myös vapaa-aikaa.

Mukavien ihmisten kanssa on hauskempaa tehdä vapaaehtoistöitä! • Kiitä: suullisesti, kirjallisesti tai materiaalisesti. Muista, että usein sanat ja

oman työn merkitys ovat tavaraa tärkeämpiä. • Miten symbolisen palkitsemisen voisi uudistaa?

TOTEUTUS

KUN TAPAHTUMA LÄHESTYY •  Tarkista & päivitä säännöllisesti tuotantosuunnitelmaa ja tarkista onko kaikki kunnossa. •  Tavatkaa työryhmän kanssa säännöllisesti ja tsekatkaa, että kaikki on kunnossa. •  Muuta suunnitelmia tilanteen mukaan – älä jämähdä! •  Optimitilanteessa tapahtuman käynnistymisen jälkeen projektipäällikkö vain seuraa

tapahtumia ja reagoi mahdollisiin ongelmiin. •  Tehtävät tulee olla selkeästi jaettu ja opastettu kaikille vapaaehtoisille. Kerro myös

ensimmäinen poistumisaika etukäteen. •  Kaikilla tekijöillä pitää olla myös paniikkinumero kännykässä/tapahtumapassissa, johon voi

soittaa. •  Tapahtumista kannattaa kerätä palautetta, jonka avulla voi ensi kerralla tehdä vielä

paremman tapahtuman. •  Muistakaa, että vaikka kaikki menisi pieleen, kyseessä on vain yksi tapahtuma. Uusia tulee.

JÄLKIHOITO

JÄLKIHOITO •  Siivous, osallistujien kiittäminen, dokumentointi, tulevien tapahtumien

markkinointi. •  Tilinpäätös helpottaa budjetoimaan jatkossa. • Vuokratun kaluston jne. palautus & kunnostus. • Varsinkin kaikkia järjestäjiä on kiitettävä. • Viestintä tapahtuman menestymisestä: kiinnostaa mediaa! • Kannattaa pitää purkutilaisuus järjestäjien kesken ja pohtia miten meni

ja mitä voisi tehdä seuravalla kerralla paremmin. Voi olla myös rennompi tilaisuus lasillisella tms., erityisesti isoissa projekteissa tärkeää! • Raportointi mahdollisille rahoittajille & sponsoreille.

LINKKEJÄ & VINKKEJÄ •  Ohjeet ja luvat Lappeenrannassa:

http://www.lappeenranta.fi/fi/Palvelut/Ymparisto/Yleisotapahtumien-jarjestaminen •  Ilmoitus yleisötilaisuudesta: https://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_yleisotilaisuudesta •  Ilmoitus yleisestä kokouksesta (esim. pyöräparaati):

https://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_yleisesta_kokouksesta •  Musiikin käyttöön luvat Teostosta (www.teosto.fi) ja Gramexista (www.gramex.fi) . •  Tapahtumajärjestämisen hyvä käytännöt:

•  http://hyy.helsinki.fi/wiki/index.php/Tapahtumaj%C3%A4rjest%C3%A4misen_hyv%C3%A4t_k%C3%A4yt%C3%A4nn%C3%B6t

•  Tapahtumajärjestämisen opas Lappeenrantaan opinnäytetyö: https://publications.theseus.fi/bitstream/handle/10024/95849/Jarvela_Virpi.pdf ?sequence=1

•  Vapaaehtoisten johtaminen ja motivointi: •  http://hyy.helsinki.fi/wiki/index.php/Vapaaehtoisten_motivointi_ja_johtaminen •  http://seuraohjelma.fi/seuranhallinto/seuratoimijat/vapaaehtoiset/vapaaehtoistenjohtaminen-tyokirja/getfile.php?file=18