TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN...

Hướng dẫn sử dụng OpenOffice.org Calc

1

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU ................................................................................................................. 5

CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC .................................................................... 7

1. Cách khởi động Calc ........................................................................ 7

2. Màn hình làm việc của Calc ............................................................. 8

3. Tạo một bảng tính mới ................................................................... 11

4. Lƣu bảng tính lên đĩa ...................................................................... 12

5. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa ..................................................... 14

6. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc ................................................. 15

CHƢƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH .......................................... 17

1. Thêm và xoá các trang tính ............................................................ 17

2. Đổi tên trang tính ............................................................................ 19

3. Sao chép/Di chuyển một trang tính ................................................ 19

4. Ẩn và hiện lại một trang tính .......................................................... 20

5. Bảo vệ trang tính ............................................................................ 21

6. Chọn nhiều trang tính ..................................................................... 23

CHƢƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH ....................................... 25

1. Các kiểu dữ liệu .............................................................................. 25

1.1. Dạng chuỗi (Text)..................................................................... 25

1.2. Dạng số (Number) .................................................................... 26

1.3. Dạng công thức (Formulas) ...................................................... 26

1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time) .................................................. 26

2. Các toán tử trong công thức ........................................................... 27

2.1. Toán tử số ................................................................................. 27

2.2. Toán tử chuỗi ............................................................................ 27

2.3. Toán tử so sánh ......................................................................... 27

3. Nhập dữ liệu ................................................................................... 28

3.1. Dữ liệu bất kỳ ........................................................................... 28

3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật ..................................... 28

3.3. Dữ liệu kiểu công thức ............................................................. 31

3.4. Công thức mảng ....................................................................... 33

4. Sửa, xóa dữ liệu .............................................................................. 34

5. Các thao tác với ô ........................................................................... 34


2

5.1. Chọn ô ...................................................................................... 34

5.2. Di chuyển giữa các ô ................................................................ 36

5.3. Cắt, sao chép và dán ô .............................................................. 38

6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính .............................................. 39

6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột ................................................ 39

6.2. Chèn ô, hàng và cột .................................................................. 41

6.3. Xóa ô, hàng và cột .................................................................... 42

6.4. Chuyển hàng thành cột và ngƣợc lại ........................................ 43

6.5. Ẩn/hiện hàng, cột...................................................................... 45

6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột ......................................... 45

7. Định dạng dữ liệu ........................................................................... 46

7.1. Định dạng ký tự ........................................................................ 46

7.2. Định dạng số ............................................................................. 48

7.3. Canh biên (dóng hàng) ............................................................. 48

7.4. Kẻ khung .................................................................................. 50

7.5. Tô màu nền ............................................................................... 51

7.6. Định dạng tự động .................................................................... 52

8. Đặt tên cho ô hoặc miền ................................................................. 53

8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay ............................................ 53

8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động) ....................... 54

8.3. Dán tên vào công thức .............................................................. 55

8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên ............................. 55

8.5. Xóa tên ô hoặc miền ................................................................. 56

9. Ghi chú cho ô .................................................................................. 56

10. Bảo vệ ô hoặc miền ...................................................................... 57

11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu .................................................. 58

CHƢƠNG 04: HÀM TRONG CALC ....................................................................... 61

1. Quy tắc chung ................................................................................. 61

2. Xây dựng công thức ....................................................................... 62

3. Các hàm trong Calc ........................................................................ 64

3.1. Hàm ngày tháng ........................................................................ 64

3.2. Hàm ký tự ................................................................................. 70

3.3. Hàm toán học ............................................................................ 73


3

3.4. Hàm logic ................................................................................. 77

3.5. Hàm thống kê ........................................................................... 78

3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu ................................................... 79

CHƢƠNG 05: ĐỒ THỊ .............................................................................................. 85

1. Tạo đồ thị mới ................................................................................ 85

2. Chỉnh sửa đồ thị .............................................................................. 89

2.1. Thay đổi vị trí đồ thị ................................................................. 89

2.2. Thay đổi kích thƣớc đồ thị ....................................................... 90

2.3. Thay đổi loại đồ thị................................................................... 90

2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị ................................ 90

2.5. Chỉnh sửa các đối tƣợng ........................................................... 91

2.6. Bổ sung/bỏ đƣờng kẻ lƣới ........................................................ 91

CHƢƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU ....................................................................... 93

1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu ............................................................. 93

2. Sắp xếp dữ liệu ............................................................................... 94

3. Lọc dữ liệu ...................................................................................... 95

3.1. Các yếu tố cơ bản ..................................................................... 95

3.2. Lọc tự động (AutoFilter) .......................................................... 96

3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter) ............................................... 97

4. Tổng kết theo nhóm ........................................................................ 98

4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals): ................................ 98

4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm ............................................... 100

CHƢƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN ........................................................ 103

1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề ..................................................... 103

2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang .............................................. 105

3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang ................................. 107

4. In ................................................................................................... 108

BÀI TẬP .................................................................................................................... 111

PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC VÀ EXCEL ......... 125

MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP ..................................................................... 131


5

GIỚI THIỆU

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở đƣợc

phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính

năng tƣơng tự nhƣ Microsoft Office. OpenOffice.org có thể chạy trên

nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng

Việt), thƣờng xuyên đƣợc cập nhật và nâng cấp.

Phiên bản OpenOffice.org 3.1 kế thừa toàn bộ những tính năng ƣu việt

của những phiên bản trƣớc, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tƣợng

đẹp hơn, trực quan và sinh động hơn, tăng cƣờng khả năng đồ họa bằng

việc sử dụng ánh xạ đa chiều để làm giao diện mƣợt mà hơn nhƣng tốc

độ xử lý lại nhanh hơn so với các phiên bản cũ.

Năm 2008, Bộ Khoa học và Công nghệ đã biên soạn bộ sách hƣớng dẫn

sử dụng và đĩa chƣơng trình OpenOffice.org 2.4 cung cấp cho các Bộ,

ngành, địa phƣơng, các tổ chức và doanh nghiệp làm cẩm nang tra cứu.

Đầu năm 2009, chúng tôi tiếp tục biên soạn bộ sách OpenOffice.org 3.0

để giúp các đơn vị tiếp cận với phiên bản mới của các phần mềm. Đến

nay, với bộ sách OpenOffice.org 3.1, chúng tôi hy vọng phần mềm này

sẽ trở nên gần gũi, thân thiện hơn nữa với ngƣời sử dụng. Các tính năng

đƣợc nâng cấp của OpenOffice.org 3.1 sẽ đáp ứng tốt hơn nhu cầu sử

dụng của đông đảo ngƣời dùng.

Giống nhƣ các phiên bản trƣớc, bộ sách OpenOffice.org 3.1 bao gồm 04

quyển tài liệu và đĩa chứa các chƣơng trình phần mềm:

Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Soạn thảo văn bản

OpenOffice.org Writer.

Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử

OpenOffice.org Calc.

Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo


6

OpenOffice.org Impress.

Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Mozilla Thunderbird

2.0, Mozilla Firefox 3.5 và UniKey 4.0.

Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hƣớng dẫn các bạn sử dụng phần mềm

Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc. OpenOffice.org Calc có tính

năng tƣơng tự về mặt giao diện và cách sử dụng nhƣ Microsoft Office

Excel, dễ học và dễ sử dụng. OpenOffice.org Calc ngày càng đƣợc ƣa

chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc.

Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc

hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc

mỗi chƣơng, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ

ràng hơn. Đối với ngƣời dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm

Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình

sử dụng.

Nội dung cuốn sách bao gồm:

Chƣơng 01: Làm quen với Calc

Chƣơng 02: Các thao tác với trang tính

Chƣơng 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính

Chƣơng 04: Hàm trong Calc

Chƣơng 05: Đồ thị

Chƣơng 06: Quản trị dữ liệu

Chƣơng 07: Trình bày trang và in

Bài tập thực hành

Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel

Một số câu hỏi thƣờng gặp


7

CHƢƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC

Sau khi hoàn thành chƣơng này, bạn có thể nắm đƣợc:

Cách khởi động Calc

Màn hình làm việc của Calc

Các màn hình thể hiện bảng tính

Tạo một bảng tính mới

Lƣu bảng tính lên đĩa

Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

1. Cách khởi động Calc

Có rất nhiều cách có thể khởi động đƣợc phần mềm Calc. Tuỳ vào mục

đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các

cách sau đây để khởi động:

- Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org

3.1\OpenOffice.org Calc.

- Cách 2: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org

3.1\OpenOffice.org, xuất hiện màn hình Welcome to

OpenOffice.org. Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tƣợng

Spreadsheet.


8

Hình 1. Màn hình Welcome to OpenOffice.org

- Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tƣợng của Calc nếu nhƣ nhìn thấy

nó bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,…

- Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy

tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính

(Calc) cần mở. Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa

chỉ định.

2. Màn hình làm việc của Calc

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng nhƣ sau:


9

Hình 2. Màn hình chính của OpenOffice.org Calc

- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên

của bảng tính hiện thời. Nếu bảng tính mới đƣợc tạo thì tên của nó sẽ

là Untitled X, với X là một con số.

- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức

năng của Calc trong khi làm việc. Bạn phải dùng chuột để mở các

mục chọn này, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi

nhanh tới các mục chọn.

- Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard

Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tƣợng chức năng,

giúp việc thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh

hơn.

- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là

một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví


10

dụ: D7. Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời. Bên phải

của ô Tên là các biểu tƣợng chức năng của hàm. Nội dung của ô hiện

thời (dữ liệu, công thức hoặc hàm) đƣợc hiển thị trong ô còn lại của

thanh công thức. Bạn có thể sửa nội dung của ô hiện thời tại đây,

hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó.

- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang

tính.

- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang

tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính,

trạng thái phím Insert,…

- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc đƣợc

đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, ... , đến

AMH, AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột). Ngoài cùng bên trái là nút

chọn (đánh dấu khối) toàn bộ trang tính.

- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang

đƣợc đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536.

- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng. Địa chỉ của ô đƣợc xác

định bằng cột trƣớc, hàng sau, ví dụ C4, A23.

- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một

chấm vuông nhỏ ở góc dƣới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau

này gọi là con trỏ). Tọa độ của ô này đƣợc hiển thị trên thanh công

thức.

3. Các màn hình thể hiện bảng tính

Để tùy chọn hình thức hiển thị bảng tính, bạn vào menu View rồi chọn

các kiểu hiển thị mong muốn. Calc có một số cách để xem bảng tính nhƣ

sau:

- Normal: Là màn hình mặc nhiên để soạn thảo.

- Page Break Preview: Chỉ hiển thị vùng bảng tính có dữ liệu.


11

- Full Screen: Xem bảng tính toàn màn hình.

- Zoom: Xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý.

Khác với phiên bản OpenOffice.org 3.0, ở bản này cho phép ngƣời dùng

chọn chế độ xem bảng tính theo tỉ lệ tùy ý bằng cách nhấn chuột vào các

biểu tƣợng tƣơng ứng tại góc dƣới bên phải của màn hình.

Hình 3. Chọn chế độ xem bảng tính theo tỷ lệ tùy ý

4. Tạo một bảng tính mới

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính. Bạn có thể mở một

bảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chƣơng trình

khác trong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chƣơng trình

Writer hoặc Draw. Bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\New\Spreadsheet;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tƣợng New trên thanh công cụ. Nhấn giữ

biểu tƣợng New hoặc nhấn chuột vào mũi tên bên phải biểu tƣợng

New để mở menu con, từ đó chọn Spreadsheet;

hoặc

- Nếu bạn đã mở một bảng tính, có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+N để

mở một bảng tính mới.


12

5. Lƣu bảng tính lên đĩa

Thƣ mục mặc định để lƣu các bảng tính là thƣ mục My Documents trên

đĩa cứng. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc

với Calc.

Để lƣu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các

cách sau:

- Vào menu File\Save;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Save trên thanh công cụ. Biểu tƣợng

này sẽ có màu xanh đen và không chọn đƣợc nếu nhƣ tệp đã đƣợc lƣu

và không có bất cứ sự thay đổi nào mới;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu trƣớc đó bảng tính chƣa đƣợc lƣu, khi đó với bất cứ cách nào nêu

trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As. Trong hộp hội thoại này bạn có thể

đặt tên cho bảng tính và xác định vị trí lƣu bảng tính.


13

Hình 4. Hộp hội thoại Save As

- Chọn vị trí lƣu bảng tính mới.

- Đặt tên bảng tính tại ô File name.

- Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type. Mặc định phần mở

rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lƣu tệp

dƣới dạng .xls, .xml,…

- Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lƣu bảng tính lên đĩa.

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính

đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As. Nếu bạn muốn lưu bảng

tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.

Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để

tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…


14

6. Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Calc cho phép bạn không chỉ mở đƣợc những bảng tính đƣợc tạo ra bằng

chƣơng trình này, mà còn mở đƣợc cả những bảng tính đƣợc tạo ra bằng

chƣơng trình MS Excel (tệp .xls, thậm chí là .xlsx).

Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cách

sau:

- Vào menu File\Open;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Open trên thanh công cụ;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O.

Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:

Hình 5. Hộp hội thoại Open


15

Tìm đến thƣ mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu. Nhấn

nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu đƣợc chọn sẽ mở ra trên

màn hình Calc.

Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu

File\Recent Documents. Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở

bởi bất cứ chương trình nào trong bộ OpenOffice.org.

7. Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong các

cách sau:

- Vào menu File\Exit,

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.


16


17

CHƢƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH


Thêm và xoá các trang tính

Đổi tên trang tính

Sao chép/Di chuyển một trang tính

Ẩn và hiện lại một trang tính

Bảo vệ trang tính

Chọn nhiều trang tính

1. Thêm và xoá các trang tính

Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống. Nếu

không cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang

tính không cần thiết. Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các

trang tính tuỳ theo nhu cầu. Cách thực hiện nhƣ sau:

- Thêm trang tính:

+ Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên

trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:


18

Hình 6. Hộp hội thoại Insert Sheet

+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:

o Before current sheet: Xuất hiện trƣớc trang tính hiện thời.

o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.

+ Chọn số lƣợng trang tính cần thêm mới tại ô No. of sheets.

+ Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name.

+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.

- Xoá trang tính:

+ Chọn trang tính cần xoá.

+ Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ

tên trang tính và chọn Delete Sheet.

+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.


19

2. Đổi tên trang tính

Ngầm định các trang tính đƣợc đặt tên lần lƣợt là Sheet1, Sheet2 và

Sheet3. Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung

của từng trang tính. Cách thực hiện nhƣ sau:

- Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh

thẻ tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 7. Hộp hội thoại Rename Sheet

- Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.

Bạn có thể đổi tên trang tính chỉ bằng một nhấn đúp chuột vào Sheet cần

đổi tên. Đây là một trong những tính năng mới của phiên bản

OpenOffice.org 3.1.

3. Sao chép/Di chuyển một trang tính

Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời có

thể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý. Cách

thực hiện nhƣ sau:

- Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần

sao chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội

thoại:


20

Hình 8. Hộp hội thoại Move/Copy Sheet

- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.

- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ

đƣợc di chuyển ra trƣớc trang tính đƣợc chọn trong danh sách này,

hoặc sẽ đƣợc di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn

move to end position)

- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.

Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:

+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính

ra vị trí mới rồi thả chuột.

+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di

tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.

4. Ẩn và hiện lại một trang tính

Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần. Cách


- Ẩn một trang tính:

+ Chọn trang tính cần ẩn.


21

+ Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính đƣợc chọn sẽ biến mất

và chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời.

- Hiện lại trang tính:

+ Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 9. Hộp hội thoại Show Sheet

+ Chọn trang tính cần hiện trong danh sách.

+ Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.

5. Bảo vệ trang tính

Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do ngƣời khác gây nên, bạn

có thể thực hiện nhƣ sau:

- Chọn trang tính cần bảo vệ.

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 10. Hộp hội thoại Protect Sheet


22

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.

- Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.

Sau khi thực hiện chức năng trên, toàn bộ trang tính sẽ đƣợc bảo vệ và

không sự thay đổi nào có thể thực hiện đƣợc đối với trang tính đó.

Để bỏ bảo vệ, thực hiện nhƣ sau:

- Chọn trang tính cần bỏ bảo vệ.

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 11. Hộp hội thoại Unprotect sheet

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.

- Nhấn nút <<OK>> để bỏ bảo vệ.

Với chức năng bảo vệ trang tính, người dùng khác sẽ nhìn thấy dữ liệu

nhưng không thay đổi được dữ liệu đó.

Để bảo vệ cả bảng tính khỏi sự truy nhập và nhìn thấy dữ liệu của người

khác, bạn có thể thực hiện theo cách sau:

+ Vào menu File\Save As.

+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.

+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>.

+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ

bảng tính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau).


23

+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.

Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại

Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ. Nếu nhập

đúng Calc mới mở bảng tính đó.

6. Chọn nhiều trang tính

- Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn

chuột vào thẻ tên cuối.

- Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần

chọn.

- Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào

thẻ tên của trang tính cần bỏ chọn.


25

CHƢƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH


Các kiểu dữ liệu

Các toán tử trong công thức

Nhập dữ liệu

Sửa, xóa dữ liệu

Các thao tác với ô

Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính

Định dạng dữ liệu

Đặt tên cho ô hoặc miền

Ghi chú cho ô

Bảo vệ ô hoặc miền

Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

1. Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ

thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong một ô đƣợc tạo ra

nhƣ sau:

1.1. Dạng chuỗi (Text)

- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z.

- Những dữ liệu dạng chuỗi nhƣ số nhà, số điện thoại, mã số... khi nhập

vào phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán.

- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi đƣợc căn sang trái ô.


26

1.2. Dạng số (Number)

- Bắt đầu bởi các số từ 0 đến 9; các dấu +, - , *, (, $ hoặc một dấu đơn

vị tiền tệ khác tùy thuộc vào việc đặt các thông số quốc tế của

Windows.

- Theo mặc định, dữ liệu dạng số đƣợc căn sang phải ô.

1.3. Dạng công thức (Formulas)

- Bắt đầu bởi dấu bằng (=). Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập

vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả đƣợc thể hiện trong

ô.

Nếu thấy Có thể là do:

#### Cột quá hẹp

#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên

không gắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

1.4. Dạng ngày (Date), giờ (Time)

- Trong cách trình bày dƣới đây:

DD là 2 con số chỉ ngày

MM là 2 con số chỉ tháng

YY là 2 con số chỉ năm

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt

các thông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu

Pháp, ta gõ vào 27/03/07, trƣờng hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ

vào 03/27/07. Khi nhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng

chuỗi (căn sang trái ô) và ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính

toán.


27

2. Các toán tử trong công thức

2.1. Toán tử số

Phép toán Ví dụ

+ cộng 10 + 5 = 15

- trừ 10 - 5 = 5

* nhân 10*5 = 50

/ chia 90/3 = 30

^ lũy thừa 3^2 = 9

% phần trăm 50%*600 = 300

Thứ tự ƣu tiên của các phép toán nhƣ sau: lũy thừa trƣớc rồi đến nhân

chia và sau cùng mới đến cộng trừ. Các phép toán ở cùng mức ƣu tiên

(nhƣ nhân chia hoặc cộng trừ) thực hiện từ trái sang phải. Muốn thay đổi

thứ tự ƣu tiên, dùng các cặp dấu ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở

sâu nhất sẽ đƣợc thực hiện trƣớc.

2.2. Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi.

Ví dụ: “Tin”&“Học”. Kết quả thu đƣợc là: TinHọc

2.3. Toán tử so sánh

> Lớn hơn

< Nhỏ hơn

>= Lớn hơn hoặc bằng

<= Nhỏ hơn hoặc bằng

<> Khác

Các toán tử so sánh cho kết quả là True (Đúng) hoặc False (Sai).


28

3. Nhập dữ liệu

3.1. Dữ liệu bất kỳ

- Đƣa con trỏ về ô cần thiết.

- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức.

- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

+ Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dƣới.

+ Nhấn một phím mũi tên để đƣa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ

nhấn phím → sẽ đƣa con trỏ sang ô bên phải.

+ Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái.

3.2. Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật

Chuỗi số với bƣớc nhảy là 1:

- Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh

số thứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1.

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả

chuột tại ô cuối của miền. Kết quả ta đƣợc một chuỗi số 1, 2, 3,...

Chuỗi số với bƣớc nhảy bất kỳ:

- Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để có

chuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó.

- Về ô dƣới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ

số 4.

- Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu

cộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền.


29

Hình 12. Nhập chuỗi số với bước nhảy là 2

Chuỗi ngày tháng năm tăng:

- Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu.

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại

ô cuối của miền.

- Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bƣớc

nhảy là 1. Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách:

+ Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo.

+ Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 13. Hộp hội thoại Fill Series

+ Trong phần Time unit chọn:

o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008,

18/05/2008,…


30

o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008,

19/05/2008, 20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và

18/05/2008 là các ngày cuối tuần nên không đƣợc tính)

o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008,

16/07/2008,…

o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009,

16/05/2010,…

+ Chọn bƣớc nhảy tại ô Increment.

+ Nhấn nút <<OK>>.

Điền một danh sách tự tạo:

- Nếu danh sách này chƣa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu

Tools\Options:

Hình 14. Hộp hội thoại Options - OpenOffice.org Calc - Sort Lists

- Trong khung Entries lần lƣợt nhập các giá trị cho danh sách, hết mỗi

giá trị nhấn phím Enter để xuống dòng.

- Nhấn nút <<OK>>.

Để sử dụng danh sách tự tạo:


31

- Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu.

- Điền tự động tới ô cuối miền nhƣ phần trên.

3.3. Dữ liệu kiểu công thức

- Phải bắt đầu bởi dấu =.

- Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó

vào công thức.

Ví dụ: Tính lƣơng và tỷ lệ theo công thức:

Lƣơng = Số ngày công * Lƣơng ngày

Tỷ lệ = Lƣơng / Tổng cộng Lƣơng

Hình 15. Ví dụ về dữ liệu kiểu công thức

Cách thực hiện nhƣ sau:

- Tính lƣơng cho nhân viên đầu tiên:

+ Đƣa con trỏ về ô E2

+ Gõ dấu =

+ Trỏ chuột vào ô C2, nhấn chuột trái (hoặc gõ C2)

+ Gõ dấu *

+ Trỏ chuột vào ô D2, nhấn chuột trái (hoặc gõ D2)


32

+ Nhấn phím Enter.

- Để tính lƣơng cho những nhân viên còn lại, đƣa con trỏ về ô E2, sao

chép công thức cho tới ô E7.

- Tính tổng lƣơng và ghi vào ô E8:

+ Đƣa con trỏ về ô E8.

+ Nhấn chuột vào biểu tƣợng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ

vào công thức =SUM(E2:E7) từ bàn phím.


- Tính tỷ lệ phần trăm lƣơng của từng nhân viên so với tổng lƣơng:

+ Đƣa con trỏ về ô F2

+ Gõ dấu =

+ Trỏ chuột vào ô E2, nhấn chuột trái (hoặc gõ E2)

+ Gõ dấu /

+ Trỏ chuột vào ô E8, nhấn chuột trái (hoặc gõ E8)


+ Để tính tỷ lệ phần trăm lƣơng cho những nhân viên còn lại, đƣa

con trỏ về ô F2, sao chép công thức cho tới ô F7. Khi đó ta thấy

tại các ô F3 đến F7 xuất hiện thông báo lỗi. Khi đƣa con trỏ về ô

F3, ta thấy trên thanh công thức ghi =E3/E9, Calc đã lấy số ở ô

bên trái (E3) chia cho số ở cách đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ

tƣơng đối. Để báo cho Calc lấy lần lƣợt các số từ E2 đến E7 chia

cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), ta làm nhƣ sau:

o Đƣa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đƣa con trỏ

bàn phím về ngay trƣớc ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím

Shift+F4, dấu $ đƣợc điền vào trƣớc và giữa ký hiệu đó.

o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7.


33

+ Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tƣợng % trên thanh

định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số.

Sau khi tính toán ta có:

Hình 16. Kết quả tính toán theo công thức

3.4. Công thức mảng

Ngoài công thức tƣơng đối nhƣ trên, Calc còn cung cấp một phƣơng tiện

nhỏ gọn hơn, đó là mảng (array).

Mảng đƣợc dùng khi ta gặp phải một lƣợng tính toán nhiều và phức tạp

trên một vị trí nhỏ hẹp, hoặc dùng để thay thế các công thức cần lặp đi

lặp lại nhiều lần, mảng giúp tiết kiệm đƣợc bộ nhớ (thay vì phải có 100

công thức sao chép vào 100 ô, chỉ cần một công thức mảng là đủ).

- Nhập công thức mảng (array formula):

+ Bƣớc 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng

+ Bƣớc 2: Khác với công thức tƣơng đối (trong ví dụ trên là

=C2*D2), ở đây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7.

+ Bƣớc 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter.

Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tƣơng ứng.

- Sửa một công thức mảng:

+ Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng.


34

4. Sửa, xóa dữ liệu

Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

- Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ô

xuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đƣa con trỏ về chỗ cần thiết

và sửa. Ta nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong

nhấn phím Enter để ghi lại, ngƣợc lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi

sửa đổi.

- Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter.

Xóa

- Chọn ô hoặc miền cần xoá, nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím

Enter.

5. Các thao tác với ô

5.1. Chọn ô

Trƣớc khi đƣa dữ liệu vào trang tính, bạn phải chọn ô (giao của hàng và

cột) muốn đƣa dữ liệu vào. Bạn có thể chọn một hoặc nhiều ô liền nhau

hay không liền nhau.

Chọn một ô

Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó. Khi một ô đƣợc chọn, một

đƣờng viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời.

Chọn nhiều ô liền nhau

Một dải các ô liền nhau có thể đƣợc chọn bằng cách sử dụng bàn phím

hoặc chuột.

- Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.

+ Nhấn và giữ chuột trái.


35

+ Di chuyển chuột.

+ Khi đã chọn đƣợc tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột.

- Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn.

+ Giữ phím Shift.

+ Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn.

- Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:

+ Chọn ô là một trong các góc của dải đó.

+ Giữ phím Shift.

+ Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải.

Chọn nhiều ô không liền nhau

- Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phƣơng pháp nêu trên.

- Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo.

- Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.

- Lặp lại các bƣớc trên nếu cần.

Trƣờng hợp đặc biệt:

- Chọn một hàng: Nhấn vào số định danh của hàng đó. Ví dụ: 1, 2, 3,

4,… , 65535, 65536.

- Chọn một cột: Nhấn vào chữ cái định danh của cột đó. Ví dụ: A, B,

C, D,… , AMI, AMJ.

- Chọn nhiều hàng hoặc cột:

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.

Giữ phím Shift.


36

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm.

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm.

Giữ phím Ctrl.

Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn.

- Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên

trái của trang tính.

Hình 17. Chọn toàn bộ trang tính

Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ

hợp phím Ctrl+A.

5.2. Di chuyển giữa các ô

Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ

ra vị trí của ô hiện thời.

- Sử dụng phím Tab và phím Enter:

+ Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần

lƣợt lên hoặc xuống.

+ Nhấn phím Tab hoặc tổ hợp phím Shift+Tab để di chuyển lần

lƣợt sang phải hoặc trái.


37

- Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để

di chuyển theo hƣớng mũi tên.

- Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down:

+ Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.

+ Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ

liệu.

+ Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình.

+ Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình.

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up,

Page Down, hoặc các phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách

khác nhau. Bảng sau mô tả tất cả phím tắt dùng để di chuyển trong

bảng tính.

Tổ hợp phím Kết quả

Sang phải một ô

Sang trái một ô

Lên một ô

Xuống một ô

Ctrl+ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng đó

hoặc tới cột AMJ

Ctrl+ Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng đó

hoặc tới cột A

Ctrl+ Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột đó

hoặc tới dòng 1

Ctrl+ Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột đó

hoặc tới dòng 65536


38

Ctrl+Home Tới ô A1

Ctrl+End Tới ô góc dƣới bên phải của vùng chứa dữ liệu

Alt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có thể)

Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có thể)

Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong danh

sách trang tính)

Ctrl+Page Up Dịch một trang tính sang bên trái (trong danh

sách trang tính)

Tab Sang ô bên phải

Shift+Tab Sang ô bên trái

Enter Xuống một ô

Shift+Enter Lên một ô

Nhấn phím Alt+mũi tên để điều chỉnh kích thước của ô.

5.3. Cắt, sao chép và dán ô

Calc cho phép bạn chuyển nội dung hiện tại của một hay nhiều ô sang vị

trí khác. Tính năng này đƣợc gọi là cắt và dán. Khi bạn cắt dữ liệu, Calc

lƣu giữ nó trong bộ nhớ đệm. Dữ liệu bị cắt đƣợc loại bỏ khỏi trang tính

nhƣng vẫn còn sẵn cho phép bạn dán nó vào vị trí khác.

Với chức năng cắt và dán, dữ liệu đƣợc chuyển từ ô này sang ô khác (từ

miền nguồn tới miền đích). Trong trƣờng hợp bạn không muốn di chuyển

dữ liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện

điều đó.

Di chuyển dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển.


39

- Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Cut trên

thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

- Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste

trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

Sao chép dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép.

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên

thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

- Đƣa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích.

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Paste

trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

6. Xử lý ô, hàng và cột trong bảng tính

6.1. Điều chỉnh kích cỡ hàng và cột

Một cột / một hàng

- Cột: Trỏ chuột vào vạch đứng ở bên phải tên của cột cần điều chỉnh

kích thƣớc sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.

- Hàng: Trỏ chuột vào vạch ngang dƣới số của hàng cần điều chỉnh

kích thƣớc sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới.

Nhiều cột / nhiều hàng

- Cột:

+ Chọn các cột cần điều chỉnh kích thƣớc.

+ Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại:


40

Hình 18. Hộp hội thoại Column Width

+ Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width.


- Hàng:

+ Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thƣớc.

+ Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 19. Hộp hội thoại Row Height

+ Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height.


Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô

tại ô cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo

chiều muốn mở rộng hoặc thu nhỏ.

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với

trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in. Cách thực hiện

như sau:

- Vào menu File\Page Preview.


41

- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng

hình cái kẹp màu đen trên trang giấy như hình sau:

Hình 20. Điều chỉnh kích cỡ của cột tại màn hình Xem trước khi in

- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên

phải của cột đó.

6.2. Chèn ô, hàng và cột

Sau khi thiết lập trang tính, nếu muốn chèn thêm ô, hàng hay cột trống để

đƣa thêm thông tin vào, bạn cần thực hiện nhƣ sau:

- Chèn ô:

+ Chọn khối là các ô tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu ô ta

chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Insert\Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 21. Hộp hội thoại Insert Cells


42

+ Chọn Shift cells down để đẩy các ô đƣợc chọn xuống dƣới, hoặc

chọn Shift cells right để đẩy các ô đƣợc chọn sang phải.

+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

- Chèn hàng:

+ Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2,...) tại vị trí cần chèn,

cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy

các hàng đƣợc chọn xuống dƣới.

- Chèn cột:

+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B,...) tại vị trí cần chèn, cần

thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống và

đẩy các cột đƣợc chọn sang phải.

Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu

Insert\Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc

Entire column.

6.3. Xóa ô, hàng và cột

- Xóa ô:

+ Chọn các ô cần xóa.

+ Vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại:


43

Hình 22. Hộp hội thoại Delete Cells

+ Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn

Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dƣới.

+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

- Xóa hàng:

+ Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ...) tại vị trí cần xóa,

cần xóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Edit\Delete Cells.

- Xóa cột:

+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ...) tại vị trí cần xóa, cần

xóa bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Edit\Delete Cells.

Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô,

hàng hoặc cột đó bằng cách:

+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.

+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.

6.4. Chuyển hàng thành cột và ngƣợc lại

Giả sử cần chuyển dữ liệu đang đƣợc xếp thành cột trong các ô A2:A6

thành hàng tại các ô C3:G3, ta làm nhƣ sau:


44

- Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)

Hình 23. Ví dụ về chuyển cột thành hàng

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tƣợng Copy trên

thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

- Đƣa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3).

- Vào menu Edit\Paste Special, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+V,

xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 24. Hộp hội thoại Paste Special

- Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose.

- Nhấn nút <<OK>> để kết thúc.


45

Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô

chung).

6.5. Ẩn/hiện hàng, cột

Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể

ẩn các hàng và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các

bản in trang tính. Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho

chúng hiện trở lại. Cách thực hiện nhƣ sau:

- Ẩn các hàng, cột:

+ Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi.

+ Vào menu Format\Rows\Hide (hoặc Format\Columns\Hide).

- Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:

+ Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng. Ví dụ: Cần cho các

hàng 4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay

dƣới chúng là hàng 3 và hàng 7. Cần cho các cột C, D, E hiện trở

lại, ta chọn các cột đứng ngay trƣớc và ngay sau chúng là cột B và

cột F.

+ Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show).

6.6. Cố định và bỏ cố định các hàng, cột

Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dƣới thì

không còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị

nhầm lẫn giữa cột nọ và cột kia. Tƣơng tự nhƣ vậy, khi cuộn xem hoặc

nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng bên trái

nên rất dễ bị nhầm lần hàng nọ với hàng kia.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng

hiển thị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính.

Cách thực hiện nhƣ sau:


46

- Cố định hàng:

+ Chọn hàng ngay dƣới những hàng cần cố định.

+ Vào menu Window\Freeze.

- Cố định cột:

+ Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định.


- Cố định cả hàng và cột:

+ Đƣa con trỏ về ô ngay dƣới hàng và ngay bên phải cột cần cố

định. Ví dụ, cần cố định các cột A, B và các hàng 1, 2, ta đƣa con

trỏ về ô C3.


- Bỏ cố định các hàng và cột: Vào menu Window\Freeze một lần nữa

để bỏ dấu tích trƣớc chức năng này.

7. Định dạng dữ liệu

7.1. Định dạng ký tự

Dùng thanh công cụ định dạng:

Hình 25. Định dạng phông chữ

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng.

- Chọn một kiểu chữ từ ô Font Name.

- Chọn một cỡ chữ từ ô Font Size.


47

- Chọn Bold để (hoặc bỏ) in đậm, chọn Italic để (hoặc bỏ) in nghiêng,

chọn Underline để (hoặc bỏ) gạch chân.

- Chọn màu nền tại ô Background Color.

- Chọn màu chữ tại ô Font Color.

Dùng menu:


- Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.

Hình 26. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Font

- Chọn một kiểu chữ trong khung Font.

- Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in

đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để

ký tự trở lại bình thƣờng.

- Chọn một cỡ chữ trong khung Size.



48

Dùng bàn phím:


- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.

7.2. Định dạng số

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tƣợng tƣơng

ứng trên thanh định dạng.

Số Dùng biểu tƣợng Đổi thành

123 Điền dấu tiền tệ $123.00

0.156 Nhân với 100 và điền dấu % 15.60%

12.345 Lấy thêm một số thập phân 12.3450

12.345 Giảm đi một số thập phân 12.35

7.3. Canh biên (dóng hàng)

- Chọn vùng dữ liệu cần canh biên.

Dùng biểu tƣợng (chỉ căn đƣợc theo chiều ngang):

Hình 27. Căn lề cho dữ liệu

Ví dụ: Để có tiêu đề nhƣ dƣới đây ta làm nhƣ sau:


49

Hình 28. Căn chỉnh tiêu đề

- Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA

- Chọn miền A1:B1, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô.

- Tại ô A2 gõ: Phòng Tƣ vấn Nghiệp vụ

- Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô.

- Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô và

biểu tƣợng để căn giữa.

- Tại ô C2 gõ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng để gộp ô và

biểu tƣợng để căn giữa.

Dùng menu (căn đƣợc cả theo chiều ngang và chiều dọc):

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.


50

Hình 29. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Alignment

- Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm:

+ Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang.

+ Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.

+ Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.

7.4. Kẻ khung

- Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung.

- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Border trên thanh công cụ và chọn

đƣờng kẻ khung cần thiết.

hoặc


- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.


51

Hình 30. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Borders

- Chọn kiểu đƣờng kẻ trong ô Style, màu của đƣờng kẻ trong ô Color.

- Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung đƣợc

chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.

7.5. Tô màu nền

- Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền.

- Nhấn chuột vào biểu tƣợng Background Color trên thanh công

cụ và chọn màu nền cần thiết.

hoặc


- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.


52

Hình 31. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Background

- Chọn màu nền cần thiết.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận màu nền vừa chọn.

7.6. Định dạng tự động

Calc có sẵn một số khuôn mẫu đƣợc sử dụng để định dạng bảng. Cách


- Chọn miền dữ liệu cần định dạng bảng.

- Vào menu Format\AutoFormat, xuất hiện hộp hội thoại:


53

Hình 32. Hộp hội thoại AutoFormat

- Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thị

tại ô giữa của hộp hội thoại.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.

8. Đặt tên cho ô hoặc miền

Đặt tên cho ô hoặc miền nhằm mục đích sau:

- Tên dễ đọc, dễ nhớ.

- Khi đã gán tên có thể tham chiếu tới ô hoặc miền bằng tên.

- Việc di chuyển về một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên trở nên nhanh

chóng và thuận tiện.

Tên phải bắt đầu bởi chữ cái hoặc dấu _ (nối dƣới), \ (sổ chéo ngƣợc), có

độ dài nhiều nhất là 255 ký tự và không đƣợc chứa dấu cách. Để dễ đọc,

các chữ cái đầu mỗi từ trong tên nên viết hoa, ví dụ HoTen hay nối các

từ bằng dấu _ (nối dƣới), ví dụ Ho_Ten. Không nên gõ tiếng Việt có dấu

trong tên.

8.1. Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay

Sau khi chọn ô hoặc miền cần đặt tên, thực hiện một trong hai cách sau:

Cách 1:


54

- Nhấn chọn địa chỉ ô hoặc miền tại hộp tên trên thanh công thức.

- Nhấn phím Delete để xoá địa chỉ đó đi.

- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền đã chọn.

- Nhấn phím Enter.

Cách 2:

- Vào menu Insert\Names\Define, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3,

xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 33. Hộp hội thoại Define Names

- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name.

- Nhấn nút <<Add>> để chấp nhận tên vừa đặt.

- Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

Nếu muốn lấy tên của ô hoặc miền này để đặt cho ô hoặc miền khác,

trước hết phải xoá tên nó đi.

8.2. Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)

- Chọn ô hay miền cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng.


55

- Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 34. Hộp hội thoại Create Names

- Tích chọn cách tạo tên mong muốn:

+ Top Row: Lấy ô ở hàng đầu của khối đã chọn làm tên.

+ Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối của khối đã chọn làm tên.

+ Left Column: Lấy ô ở cột bên trái của khối đã chọn làm tên.

+ Right Column: Lấy ô ở cột bên phải của khối đã chọn làm tên.


8.3. Dán tên vào công thức

Khi nhập hay sửa công thức, thay vì dùng địa chỉ của ô hoặc miền đã

đƣợc đặt tên, bạn có thể dùng tên của chính ô hoặc miền đó. Cách thực

hiện nhƣ sau:

- Vào menu Insert\Names\Insert.

- Chọn tên cần thiết trong danh sách.


8.4. Về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên

Bạn có thể đƣa con trỏ về nhanh một ô hoặc miền đã đƣợc đặt tên bằng

cách sau:


56

- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp tên trên thanh công thức.

- Chọn tên ô hoặc miền trong danh sách sổ xuống.

Bạn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc

miền đó.

8.5. Xóa tên ô hoặc miền

- Vào menu Insert\Names\Define.

- Chọn tên ô hoặc miền cần xoá trong danh sách.

- Nhấn nút <<Delete>>.

- Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

- Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

9. Ghi chú cho ô

Bạn có thể thêm ghi chú cho từng ô để giải thích bảng tính của mình một

cách rõ ràng hơn. Ví dụ: Tại sao lại dùng hàm này? Tại sao lại đặt địa chỉ

kia là tuyệt đối? …

Tạo ghi chú

- Chọn ô cần tạo ghi chú.

- Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất

hiện ô ghi chú màu vàng.

- Nhập ghi chú vào ô.

- Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc

trên bên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã đƣợc ghi chú.

Xem ghi chú

- Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nội

dung ghi chú sẽ xuất hiện. Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó.


57

Bạn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có

ghi chú cần hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note. Để bỏ hiển thị,

nhấn chuột phải chọn Show Note một lần nữa.

Sửa ghi chú

- Chọn ô có ghi chú cần sửa.

- Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất

hiện ô ghi chú cho phép sửa.

- Sau khi sửa ghi chú, nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú đó.

Xoá ghi chú

- Chọn ô có ghi chú cần xoá.

- Nhấn chuột phải chọn Delete Note.

10. Bảo vệ ô hoặc miền

Trong một số trƣờng hợp, để giới hạn quyền sử dụng của ngƣời khác, ví

dụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô

khác, hãy sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô. Cách thực hiện nhƣ

sau:

- Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ.


- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection.


58

Hình 35. Hộp hội thoại Format Cells – Thẻ Cell Protection

- Tích chọn:

Hide all: Để che dấu không cho xem tất cả

Protected: Để bảo vệ ô

Hide formula: Để che dấu không cho xem công thức

Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra.

- Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tác

dụng. Thao tác thiết lập bảo vệ trang tính tham khảo hƣớng dẫn tại

trang 21.

11. Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

Calc cho phép bạn theo dõi sự thay đổi của dữ liệu bằng cách ghi lại sự

thay đổi đó để bạn có thể biết đƣợc bảng tính của mình thay đổi cái gì và

thay đổi khi nào.

Ghi lại sự thay đổi


59

- Để ghi lại những thay đổi đƣợc gây ra đối với dữ liệu, vào menu

Edit\Changes\Record. Sau thao tác này, mỗi khi dữ liệu trong ô bất

kỳ bị thay đổi, Calc sẽ tự động ghi lại thay đổi đó và thông báo cho

bạn biết bằng cách hiện viền đỏ xung quanh ô, đồng thời khi bạn di

chuột vào ô, khung màu vàng sẽ hiện lên thông báo về thời gian và

hành động thay đổi. Ví dụ nhƣ sau:

Hình 36. Ví dụ về sự thay đổi được ghi lại

- Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách:

+ Vào menu Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show

Changes.

+ Bỏ chọn tại ô Show changes in spreadsheet.


- Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record

một lần nữa. Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút <<Yes>> để chấm dứt

việc theo dõi sự thay đổi của dữ liệu.

Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi

- Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại:


60

Hình 37: Hộp hội thoại Accept or Reject Changes

- Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject

Changes thì ô chứa thay đổi đó sẽ đƣợc chọn trên trang tính của bạn.

- Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn.

- Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi

đã chọn (loại bỏ thay đổi).

- Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong

bảng tính.

- Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả

thay đổi trong bảng tính.


61

CHƢƠNG 04: HÀM TRONG CALC


Quy tắc chung về hàm trong Calc

Xây dựng công thức

Các hàm trong Calc

Hàm (Function) đƣợc xem nhƣ là các công thức định sẵn nhằm thực hiện

các tính toán chuyên biệt. Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc

một thông báo lỗi. Calc có trên 300 hàm và đƣợc phân loại thành từng

nhóm.

1. Quy tắc chung

- Các hàm có dạng tổng quát: Tên Hàm(Các tham biến). Ví dụ:

Hàm Cho kết quả

TODAY() ngày hiện thời trong hệ thống của máy

tính (hàm không cần tham biến)

LEN(“MISA”) độ dài của chuỗi là 4 (hàm 1 tham biến)

AVERAGE(A1;B5;C6) trung bình cộng các số trong các ô A1,

B5, C6 (hàm nhiều tham biến)

- Tên hàm có thể viết thƣờng hay viết hoa, hoặc vừa viết thƣờng vừa

hoa đều đƣợc.

- Các tham biến có thể có hoặc không nhƣng phải đặt trong hai dấu

ngoặc ( ) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;). Trong một hàm có thể

chứa nhiều nhất 30 tham biến nhƣng không đƣợc vƣợt quá 255 ký tự.

- Trong hàm không đƣợc có dấu cách.


62

- Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=). Bạn cũng có thể

nhấn phím cộng (+) trên bàn phím để bắt đầu một công thức. Ví dụ:

Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết quả cho ra là 42 và ô hiện thời

sẽ chứa công thức =+50-8.

- Trƣờng hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàm khác (hàm

lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu bằng (=) trƣớc

tên hàm đó. Ví dụ: Các ô A1, B1 chứa số đo các cạnh của tam giác

vuông, khi đó công thức =SQRT(SUM(A1^2;B1^2)) gõ tại ô C1 cho

số đo cạnh huyền của tam giác đó. Ở đây SQRT là hàm khai căn bậc

hai, SUM là hàm tính tổng (bình phƣơng của 2 cạnh góc vuông), ta

thấy trƣớc hàm này không có dấu bằng (=) vì nó đƣợc dùng làm tham

biến cho hàm SQRT.

2. Xây dựng công thức

Bạn có thể nhập công thức vào trang tính bằng cách sử dụng bàn phím

hoặc sử dụng hộp hội thoại Function Wizard .

Sử dụng bàn phím

- Nhấn chọn ô muốn nhập công thức.

- Gõ dấu bằng (=).

- Gõ tên hàm, dấu mở ngoặc đơn, các tham biến theo đúng dạng thức

quy định, dấu đóng ngoặc đơn.

- Nhấn phím Enter, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.

Sử dụng hộp hội thoại Function Wizard

- Nhấn chọn ô muốn nhập công thức.

- Vào menu Insert\Function, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F2, hoặc

nhấn chuột vào biểu tƣợng trên thanh công thức, xuất hiện hộp hội

thoại:


63

Hình 38. Hộp hội thoại Function Wizard

- Chọn nhóm hàm cần dùng trong khung Category, ví dụ: Date&Time

– Nhóm hàm ngày và giờ; Financial – Nhóm hàm tài chính;

Mathematical – Nhóm hàm toán học; Statistical – Nhóm hàm

thống kê;… Khi di chuyển thanh sáng đến nhóm nào, Calc sẽ liệt kê

các hàm của nhóm đó theo thứ tự chữ cái trong khung Function.

- Bấm đúp chuột vào hàm cần chọn trong khung Function, hộp hội

thoại xuất hiện khung các tham biến cần nhập.


64

Hình 39. Hộp hội thoại Function Wizard đã chọn hàm

- Tại các ô tham biến (number 1, number 2,…), điền các tham biến

của hàm bằng cách nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu.

Trƣờng hợp tham biến là một hàm khác, nhấn chuột vào biểu tƣợng

bên trái của ô và chọn hàm tƣơng tự nhƣ trên.

- Nhấn nút <<OK>>, kết quả phép tính sẽ hiển thị tại ô hiện thời.

Trong quá trình nhập các tham biến cho hàm, bạn có thể theo dõi kết

quả của hàm đó tại ô Function result, và kết quả của toàn bộ phép tính

tại ô Result.

3. Các hàm trong Calc

3.1. Hàm ngày tháng

- Calc hỗ trợ tính toán ngày tháng cho Windows và Macintosh.

Windows dùng hệ ngày bắt đầu từ 1900. Macintosh dùng hệ ngày bắt

đầu từ 1904. Tài liệu này đƣợc diễn giải theo hệ ngày 1900 dành cho

Windows.


65

- Hệ thống ngày tháng trong Calc đƣợc mặc định là hệ thống của Mỹ

"Tháng/Ngày/Năm" (MM/DD/YY). Bạn có thể sửa theo ngày tháng

của Việt Nam "Ngày/Tháng/Năm" (DD/MM/YY) bằng cách:

+ Chọn ô chứa ngày tháng cần sửa định dạng.

+ Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Numbers.

+ Tại khung Category, nhấn chọn Date.

+ Tại ô Format code, sửa định dạng “MM/DD/YY” thành

“DD/MM/YY”, sau đó nhấn chuột vào biểu tƣợng bên phải ô

để thêm kiểu định dạng ngày tháng mới này vào hệ thống (Thao

tác này chỉ cần thực hiện một lần. Với những lần tiếp theo, bạn chỉ

cần chọn kiểu “31/12/99” trong khung Format)

+ Nhấn nút <<OK>> để áp dụng định dạng cho ngày tháng đã chọn.

- Khi bạn nhập một giá trị ngày tháng không hợp lệ nó sẽ trở thành một

chuỗi văn bản. Công thức tham chiếu tới giá trị đó sẽ trả về lỗi.

- Cal cung cấp các hàm ngày tháng sau:

Cú pháp hàm Ý nghĩa

DATE(năm; tháng;

ngày)

Chuyển đổi một ngày dƣới dạng năm, tháng, ngày

thành một dãy số và hiển thị nó trong định dạng ô.

Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc từ

0 đến 99. Tháng là một số nguyên từ 1 đến 12.

Ngày là một số nguyên từ 1 đến 31.

VD: Nếu định dạng ô là DD/MM/YY thì hàm

=DATE(82;5;19) sẽ cho ra kết quả là 19/05/1982.

DATEVALUE(văn

bản)

Trả về giá trị số của một ngày. Văn bản là một

biểu thức ngày hợp lệ và phải đƣợc nhập trong

dấu ngoặc kép.


66

VD: Hàm =DATEVALUE(“1954-07-20”) trả về

giá trị số là 19925.

DAY(số) Trả về ngày của một giá trị kiểu ngày tháng.

VD: Hàm =DAY(“2/20/2001”) trả về ngày là 20.

Hàm =DAY(NOW()) trả về ngày hiện tại trong hệ

thống.

DAYS(ngày 2; ngày

1)

Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng.

VD: Hàm =DAYS(“2/14/2006”;“1/10/2006”) trả

về số ngày là 35.

DAYS360(ngày 1;

ngày 2; loại)

Tính số ngày giữa 2 mốc ngày tháng dựa trên cơ

sở một năm có 360 ngày. Loại (không bắt buộc)

cho biết phƣơng pháp tính ngày. Nếu Loại = 0

hoặc không nhập Loại, ngày sẽ đƣợc tính theo

phƣơng pháp của Mỹ. Nếu Loại ≠ 0, ngày sẽ đƣợc

tính theo phƣơng pháp của Châu Âu.

VD: Hàm =DAYS360(“1/10/2006”;“2/14/2006”)

trả về số ngày là 34.

DAYSINMONTH(

ngày)

Tính số ngày trong tháng có ngày đã cho.

VD: Hàm =DAYSINMONTH(“2/14/2004”) trả

về số ngày là 29.

DAYSINYEAR(ngày

)

Tính số ngày trong năm có ngày đã cho.

VD: Hàm =DAYSINYEAR(“2/14/2004”) trả về

số ngày là 366.

EASTERSUNDAY(

năm)

Trả về ngày lễ Phục sinh của một năm đã cho. Giá

trị Năm là một số nguyên từ 1583 đến 9957 hoặc

từ 0 đến 99.


67

VD: Hàm =EASTERSUNDAY(2000) trả về ngày

lễ Phục sinh năm 2000 là 04/23/00.

EDATE(ngày bắt

đầu; số tháng)

Trả về giá trị ngày cách Ngày bắt đầu đã cho một

số tháng.

VD: Ngày nào trƣớc ngày 31/3/2001 một tháng?

Hàm =EDATE(“3.31.2001”;-1) trả về kết quả là

ngày 2.28.2001.

EOMONTH(ngày bắt

đầu; số tháng)

Trả về ngày cuối cùng của tháng mà trƣớc hoặc

sau Ngày bắt đầu một số tháng.

VD: Ngày cuối cùng của tháng mà rơi vào 6 tháng

sau ngày 14/9/2001?

Hàm =EOMONTH(“9.14.2001”;6) trả về kết quả

là ngày 3.31.2002.

HOUR(số) Trả về giờ của một giá trị kiểu thời gian.

VD: Hàm =HOUR(“17:20:00”) trả về giờ là 17.

Hàm =HOUR(NOW()) trả về giờ hiện tại trong hệ

thống.

ISLEAPYEAR(ngày) Xác định xem ngày đã cho có thuộc năm nhuận

không. Hàm trả về kết quả 1 (Đúng) hoặc 0 (Sai).

VD: Hàm =ISLEAPYEAR(“2/29/68”) trả về giá

trị là 1, tức năm 1968 là năm nhuận.

MINUTE(số) Trả về phút của một giá trị kiểu thời gian.

VD: Hàm =MINUTE(“17:20:00”) trả về phút là

20.

Hàm =MINUTE(NOW()) trả về phút hiện tại


68

trong hệ thống.

MONTH(số) Trả về tháng của một giá trị kiểu ngày tháng.

VD: Hàm =MONTH(“12/20/2007”) trả về tháng

là 12.

Hàm =MONTH(NOW()) trả về tháng hiện tại

trong hệ thống.

MONTHS(ngày bắt

đầu; ngày kết thúc;

loại)

Tính số tháng giữa hai giá trị ngày. Loại là một

trong hai giá trị 0 (khoảng cách) hoặc 1 (trong

tháng lịch).

VD: Hàm =MONTHS(“9.15.07”;“11.14.07”;0)

cho kết quả là 1.

Hàm =MONTHS(“9.15.07”;“11.14.07”;1) cho kết

quả là 2.

NETWORKDAYS(

ngày bắt đầu; ngày

kết thúc; ngày nghỉ)

Trả về số ngày làm việc trong mốc thời gian đƣa

ra sau khi trừ đi ngày nghỉ và ngày lễ.

NOW() Trả về ngày giờ hiện tại trong hệ thống.

SECOND(số) Trả về giây của một giá trị kiểu thời gian.

VD: Hàm =SECOND(“17:20:45”) trả về giây là

45.

Hàm =SECOND(NOW()) trả về giây hiện tại

trong hệ thống.

TIME(giờ;phút;giây) Trả về thời gian hiện tại từ giá trị giờ, phút, giây.

VD: Hàm =TIME(9;16;25) cho kết quả là

09:16:25


69

TIMEVALUE(văn

bản)

Trả về giá trị thời gian là một số từ một văn bản.

VD: Hàm =TIMEVALUE(“4PM”) cho kết quả là

0.67.

TODAY() Trả về ngày hiện tại trong hệ thống.

WEEKDAY(số; loại) Trả về thứ của một ngày từ giá trị ngày đã cho.

Thứ là một số nguyên trong khoảng 1 (Chủ nhật)

và 7 (Thứ bảy) nếu không nhập loại hoặc loại = 1.

Nếu loại = 2, thứ đƣợc bắt đầu bằng Thứ hai = 1;

nếu loại = 3, thứ đƣợc bắt đầu bằng Thứ hai = 0.

VD: Hàm =WEEKDAY(“6/14/06”;1) trả về giá

trị là 4, tức Thứ tƣ.

WEEKNUM(số; chế

độ)

Trả về số thứ tự của tuần trong năm từ giá trị ngày

tháng. Chế độ cho biết cách tính bắt đầu một tuần:

1 = Chủ nhật, 2 = Thứ hai.

VD: Hàm =WEEKNUM(“1/1/95”;1) trả về giá trị

là 1 (Ngày 1/1/95 là Chủ nhật).

Hàm =WEEKNUM(“1/1/95”;2) trả về giá trị là 52

vì theo chế độ tuần bắt đầu từ Thứ hai, do đó Chủ

nhật 1/1/95 thuộc về tuần cuối cùng của năm

trƣớc đó.

WORKDAY(ngày

bắt đầu; số ngày làm

việc; ngày nghỉ)

Trả về ngày cách ngày bắt đầu một số ngày làm

việc nhất định.

YEAR(số) Trả về năm của một giá trị ngày tháng.

YEARFRAC(ngày

bắt đầu; ngày kết

thúc; cơ sở tính)

Trả về tỉ lệ của một khoảng thời gian so với năm.


70

3.2. Hàm ký tự

- Bao gồm các hàm xử lý chuỗi văn bản nhƣ trích lọc, tìm kiếm, thay

thế, chuyển đổi chuỗi văn bản.


ARABIC(văn bản) Tính toán giá trị của một số La Mã.

VD: Hàm =ARABIC(“XXIV”) cho kết quả là 24.

CHAR(số) Chuyển đổi một số thành một ký tự theo bảng mã

hiện hành. Số là một số từ 1 – 255 thể hiện giá trị

mã cho ký tự.

CLEAN(văn bản) Xóa ký tự không phù hợp.

CODE(văn bản) Trả về mã số của ký tự đầu tiên trong chuỗi ký tự.

CONCATENATE(

văn bản 1; văn bản 2;

… ; văn bản 30)

Kết hợp nhiều chuỗi ký tự thành một chuỗi.

DOLLAR(giá trị; số

chữ số thập phân)

Chuyển đổi một số thành định dạng tiền tệ làm

tròn đến đơn vị thập phân cho trƣớc.

VD: Hàm =DOLLAR(12.487;2) cho kết quả là

$12.49.

EXACT(văn bản 1;

văn bản 2)

So sánh hai chuỗi ký tự và cho giá trị TRUE nếu

hai chuỗi ký tự giống hệt nhau, giá trị FALSE nếu

hai chuỗi ký tự khác nhau.

FIND(văn bản tìm

kiếm; văn bản; vị trí)

Tìm kiếm một chuỗi văn bản trong chuỗi khác.

FIXED(số; số chữ số

thập phân; không dấu

phân cách hàng

Chuyển một số sang định dạng văn bản, có hoặc

không có dấu ngăn cách hàng nghìn. Số là số cần

đƣợc định dạng. Không dấu phân cách hàng

nghìn (tuỳ chọn) cho biết có sử dụng dấu ngăn


71

nghìn) cách hàng nghìn hay không.

LEFT(văn bản; số) Trích các ký tự bên trái trong chuỗi ký tự. Số (tuỳ

chọn) là số ký tự đƣợc trích. Nếu không có tham

biến này thì kết quả là một ký tự.

VD: Hàm =LEFT(“mùa xuân”;3) cho kết quả là

mùa.

LEN(văn bản) Tính độ dài một chuỗi ký tự bao gồm cả dấu cách.

VD: Hàm =LEN(“mùa xuân”) cho kết quả là 8.

LOWER(văn bản) Chuyển tất cả chữ in hoa trong chuỗi ký tự thành

chữ thƣờng.

VD: Hàm =LOWER(“MùA XUâN”) cho kết quả

là mùa xuân.

MID(văn bản; bắt

đầu; số)

Trích một dãy ký tự trong một chuỗi ký tự. Bắt

đầu là vị trí của ký tự đầu tiên đƣợc trích. Số là số

ký tự đƣợc trích tính từ ký tự đầu tiên.

VD: Hàm =MID(“mùa xuân đầu tiên”;5;4) cho

kết quả là xuân.

PROPER(văn bản) Chuyển các chữ cái đầu tiên của các từ trong

chuỗi ký tự thành chữ in hoa.

VD: Hàm =PROPER(“mùa xuân đầu tiên”) cho

kết quả là Mùa Xuân Đầu Tiên.

REPLACE(văn bản;

vị trí; độ dài; văn bản

mới)

Thay thế một phần của chuỗi ký tự bằng một

chuỗi ký tự khác. Văn bản là chuỗi chứa phần cần

thay thế. Vị trí là vị trí trong chuỗi cần bắt đầu

thay thế. Độ dài là số ký tự trong chuỗi cần thay

thế. Văn bản mới là chuỗi mới thay thế chuỗi cũ.


72

VD: Hàm =REPLACE(“mùa xuân đầu tiên”;5;4;

“thu”) cho kết quả là mùa thu đầu tiên.

REPT(văn bản; số) Lặp lại một chuỗi ký tự liên liếp một số lần. Số là

số lần lặp lại.

VD: Hàm =REPT(“mùa xuân ”;3) cho kết quả là

mùa xuân mùa xuân mùa xuân.

RIGHT(văn bản; số) Trích các ký tự bên phải trong chuỗi ký tự. Số

(tuỳ chọn) là số ký tự đƣợc trích. Nếu không có

tham biến này thì kết quả là một ký tự.

VD: Hàm =RIGHT(“mùa xuân”;4) cho kết quả là

xuân.

ROMAN(số; chế độ) Chuyển một số thành số La Mã. Số nằm trong

khoảng từ 0 đến 3999. Chế độ (tuỳ chọn) là các số

nguyên từ 0 đến 4, chế độ càng cao thì mức độ

đơn giản của kiểu chữ số Roman càng lớn.

SEARCH(văn bản

tìm kiếm; văn bản; vị

trí)

Cho vị trí của một dãy ký tự trong một chuỗi ký

tự. Văn bản tìm kiếm là chuỗi cần tìm kiếm. Văn

bản là chuỗi gốc. Vị trí (tuỳ chọn) là vị trí trong

chuỗi gốc, nơi bắt đầu thực hiện thao tác tìm

kiếm.

SUBSTITUTE(văn

bản; văn bản tìm

kiếm; văn bản mới;

nơi xuất hiện)

Thay thế dãy ký tự cũ bằng dãy ký tự mới trong

một chuỗi. Văn bản là chuỗi chứa dãy ký tự cần

thay thế. Văn bản tìm kiếm là dãy ký tự cũ cần

thay thế. Văn bản mới là dãy ký tự mới sẽ thay thế

cho dãy ký tự cũ. Nơi xuất hiện (tuỳ chọn) chỉ ra

vị trí cần thay thế. Nếu không có tham biến này

dãy ký tự cũ sẽ đƣợc thay thế ở mọi vị trí.

T(giá trị) Trả về chuỗi ký tự đích hoặc chuỗi ký tự trống


73

nếu đích không phải là ký tự.

TEXT(số; định dạng) Chuyển đổi một số thành ký tự theo định dạng

cho trƣớc.

VD: Hàm =TEXT(12.34567; “###.##”) trả về

chuỗi ký tự 12.35.

Hàm =TEXT(12.34567; “000.00”) trả về chuỗi ký

tự 012.35.

TRIM(văn bản) Xoá ký tự trống trong chuỗi, chỉ để lại một ký tự

trống giữa các từ.

VD: Hàm =TRIM(“ mùa xuân đầu tiên ”)

trả về kết quả là mùa xuân đầu tiên.

UPPER(văn bản) Chuyển tất cả chữ thƣờng trong chuỗi ký tự thành

chữ in hoa.

VD: Hàm =UPPER(“mùa xuân”) cho kết quả là

MÙA XUÂN.

VALUE(văn bản) Chuyển một chuỗi ký tự thành một số.

3.3. Hàm toán học

- Bao gồm các hàm về toán học và lƣợng giác giúp bạn giải các bài

toán đại số, giải tích, hoặc lƣợng giác từ tiểu học đến đại học... (Chú

ý đến quy cách hiển thị số của Việt Nam và của Mỹ)


ABS(số) Tính trị tuyệt đối của một số

ACOS(số) Tính nghịch đảo cosin

ACOSH(số) Tính nghịch đảo cosin hyperbol

ACOT(số) Tính nghịch đảo cotang


74

ACOTH(số) Tính nghịch đảo cotang hyperbol

ASIN(số) Tính nghịch đảo sin

ASINH(số) Tính nghịch đảo sin hyperbol

ATAN(số) Tính nghịch đảo tang

ATAN2(số x; số y) Tính nghịch đảo tang với tọa độ x và y cho trƣớc.

ATANH(số) Tính nghịch đảo tang hyperbol

CEILING(số; bội số;

chế độ)

Làm tròn một số lên thành số nguyên bội số gần

nhất

COMBIN(đếm 1;

đếm 2)

Tính tổ hợp: đếm 1 là tổng số các phần tử, đếm 2

là số phần tử đƣợc lựa chọn từ các phần tử.

COS(số) Tính cosin của một góc

COSH(số) Tính cosin hyperbol của một góc

COT(số) Tính cotang của một góc

COTH(số) Tính cotang hyperbol của một góc

DEGREES(số) Chuyển đổi một số từ đơn vị radians sang độ

EVEN(số) Làm tròn một số lên thành số nguyên chẵn gần

nhất

EXP(số) Tính lũy thừa cơ số e

FACT(số) Tính giai thừa của một số

FLOOR(số; bội số;

chế độ)

Làm tròn một số xuống thành số nguyên bội số

gần nhất

GCD(số) Tìm ƣớc số chung lớn nhất

INT(số) Làm tròn một số xuống thành số nguyên gần nhất

LCM(số) Tìm bội số chung nhỏ nhất


75

LN(số) Tính logarit tự nhiên dựa trên hằng số e của một

số

LOG(số; cơ số) Tính logarit của một số với cơ số cho trƣớc

LOG10(số) Tính logarit cơ số 10 của một số

MDETERM(mảng) Tính định thức của ma trận

MINVERSE(mảng) Tìm ma trận nghịch đảo

MMULT(mảng 1;

mảng 2)

Tính tích 2 ma trận

MOD(số bị chia; số

chia)

Lấy phần dƣ của phép chia.

VD: Hàm =MOD(27;4) cho kết quả là 3.

MROUND(số;bội số) Làm tròn một số đến bội số gần nhất của số khác

MULTINOMIAL(số) Tính tỷ lệ giai thừa tổng với tích các giai thừa của

các số

ODD(số) Làm tròn một số lên thành số nguyên lẻ gần nhất

PI() Trả về giá trị của PI

POWER(số;luỹ thừa) Tính lũy thừa của một số.

VD: Hàm =POWER(2;3) cho kết quả là 8.

PRODUCT(số) Tính tích các số.

VD: Hàm =PRODUCT(2;3;4) cho kết quả là 24.

QUOTIENT(số bị

chia; số chia)

Lấy phần nguyên của phép chia.

VD: Hàm =QUOTIENT(27;4) cho kết quả là 6.

RADIANS(số) Chuyển đổi một số từ đơn vị độ sang radians

RAND() Trả về một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1. Số

này sẽ thay đổi khi bạn nhập dữ liệu hoặc nhấn


76

phím F9.

RANDBETWEEN(

đáy; đỉnh)

Trả về một số nguyên ngẫu nhiên giữa đáy và

đỉnh. Số này sẽ thay đổi khi bạn nhấn tổ hợp phím

Ctrl+Shift+F9.

ROUND(số; đếm) Làm tròn một số với độ chính xác cho trƣớc. Đếm

(tuỳ chọn) là số chữ số thập phân mà giá trị cần

làm tròn tới.

VD: Hàm =ROUND(25.1234;2) cho kết quả là

25.12.

ROUNDDOWN(số;

đếm)

Làm tròn xuống một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ

số sẽ đƣợc làm tròn xuống.

ROUNDUP(số; đếm) Làm tròn lên một số. Đếm (tuỳ chọn) là số chữ số

sẽ đƣợc làm tròn lên.

SERIESSUM(x;n;m;

hệ số)

Tính tổng lũy thừa của số x theo công thức sau:

SERIESSUM(x;n;m;hệ số) = hệ số_1*x^n + hệ

số_2*x^(n+m) + hệ số_3*x^(n+2m) +...+ hệ

số_i*x^(n+(i-1)m)

SIGN(số) Trả về dấu của một số. Hàm này cho kết quả là 1

đối với dấu dƣơng và -1 đối với dấu âm, 0 đối với

số 0.

SIN(số) Tính sin của một góc

SINH(số) Tính sin hyperbol của một góc

SQRT(số) Tính căn bậc 2 của một số. Giá trị của số phải là

dƣơng.

SQRTPI(số) Tính căn bậc 2 của tích một số nhân với PI

SUBTOTAL(hàm; Tính tổng phụ trong một bảng tính


77

vùng)

SUM(số) Tính tổng của các số.

VD: Hàm =SUM(8;6;12) cho kết quả là 26.

SUMPRODUCT(

mảng 1; mảng 2; … ;

mảng 30)

Tính tổng các tích các phần tử tƣơng ứng trong

từng ma trận

SUMX2MY2(mảng

X; mảng Y)

Tính tổng của hiệu bình phƣơng các phần tử

tƣơng ứng của 2 mảng giá trị

SUMX2PY2(mảng

X; mảng Y)

Tính tổng của tổng bình phƣơng các phần tử

tƣơng ứng của 2 mảng giá trị

SUMXMY2(mảng X;

mảng Y)

Tính tổng của bình phƣơng hiệu các phần tử

tƣơng ứng của 2 mảng giá trị.

TAN(số) Tính tang của một góc

TANH(số) Tính tang hyperbol của một góc

TRUNC(số; đếm) Cắt bỏ phần thập phân của một số. Số là số chứa

các số thập phân cần cắt bỏ. Đếm là số các phần

thập phân không bị cắt bỏ.

3.4. Hàm logic

- Hàm logic luôn trả về một trong 2 giá trị TRUE (đúng) hoặc FALSE

(sai).

- Kết quả của hàm logic dùng làm đối số trong các hàm có sử dụng

điều kiện nhƣ IF, SUMIF, COUNTIF, ....


AND(giá trị logic 1;

giá trị logic 2; … ;

Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu tất cả các tham

biến là đúng (TRUE). Nếu một thành phần là sai


78

giá trị logic 30) (FALSE) thì hàm sẽ cho kết quả sai (FALSE).

VD: Hàm =AND(12<13; 14>12; 7<6) cho kết quả

là FALSE.

FALSE() Nhận giá trị logic là sai (FALSE). Hàm này

không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào.

IF(kiểm tra; giá trị 1;

giá trị 2)

Kiểm tra là giá trị hoặc biểu thức bất kỳ, có thể

đúng (TRUE) hoặc sai (FALSE). Giá trị 1 (tuỳ

chọn) là giá trị trả về nếu phép phân tích logic là

đúng. Giá trị 2 (tuỳ chọn) là giá trị trả về nếu phép

phân tích logic là sai.

NOT(giá trị logic) Phủ định giá trị logic.

VD: Hàm =NOT(FALSE()) cho kết quả là TRUE.

OR(giá trị logic 1;

giá trị logic 2; … ;

giá trị logic 30)

Trả về kết quả đúng (TRUE) nếu ít nhất một tham

biến là đúng (TRUE). Trả về kết quả sai (FALSE)

nếu tất cả tham biến có giá trị logic sai (FALSE).

VD: Hàm =OR(12<13; 14>12; 7<6) cho kết quả

là TRUE.

TRUE() Nhận giá trị logic là đúng (TRUE). Hàm này

không đòi hỏi bất kỳ tham biến nào.

3.5. Hàm thống kê

Bao gồm các hàm số giúp bạn giải quyết các bài toán thống kê từ đơn

giản đến phức tạp.


AVEDEV(số 1; số

2;…; số 30)

Tính bình quân độ lệch tuyệt đối của các điểm dữ

liệu từ giá trị trung bình của chúng

AVERAGE(số 1; số Tính trung bình cộng của các tham biến. Không


79

2;…; số 30) tính đến các ký tự.

AVERAGEA(giá trị

1; giá trị 2;…; giá trị

30)

Tính trung bình cộng của các tham biến. Một ký

tự có giá trị bằng 0.

COUNT(giá trị 1; giá

trị 2;…; giá trị 30)

Đếm xem có bao nhiêu số trong liệt kê các tham

biến. Bỏ qua các dữ liệu kiểu ký tự.

COUNTA(giá trị 1;

giá trị 2;…;giá trị 30)

Đếm xem có bao nhiêu giá trị trong liệt kê các

tham biến. Các dữ liệu kiểu ký tự cũng đƣợc tính,

thậm chí khi chúng bao gồm chuỗi ký tự trắng.

MAX(số 1; số 2;…;

số 30)

Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến,

không tính đến các ký tự.

MAXA(giá trị 1; giá


Trả về giá trị lớn nhất trong liệt kê các tham biến,

có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0.

MIN(số 1; số 2;…; số

30)

Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến,

không tính đến các ký tự.

MINA(giá trị 1; giá


Trả về giá trị nhỏ nhất trong liệt kê các tham biến,

có tính đến các ký tự. Giá trị của ký tự bằng 0.

RANK(giá trị; dữ

liệu; loại)

Trả về thứ hạng của một giá trị đã cho trong một

mẫu thử. Dữ liệu là mảng hoặc vùng dữ liệu trong

mẫu thử. Loại (tuỳ chọn) là cách sắp xếp tăng dần

(0) hoặc giảm dần (1).

3.6. Hàm tìm kiếm và tham chiếu

Bao gồm các hàm tìm kiếm và tham chiếu rất hữu ích khi bạn làm việc

với cơ sở dữ liệu lớn trong Calc nhƣ kế toán, tính lƣơng, thuế...


ADDRESS(hàng; Trả về địa chỉ (hoặc tham chiếu) một ô theo số


80

cột; loại tham chiếu;

tên trang tính)

hàng và số cột. Địa chỉ này có thể đƣợc phân tích

dƣới dạng địa chỉ tuyệt đối (ví dụ nhƣ $A$1) hoặc

địa chỉ tƣơng đối (nhƣ A1) hoặc dƣới dạng hỗn

hợp (A$1 hoặc $A1).

- Hàng là số dòng tham chiếu đến ô.

- Cột là số cột tham chiếu đến ô (số, chứ không

phải chữ).

- Loại tham chiếu:

1: tuyệt đối ($A$1)

2: địa chỉ dòng là tuyệt đối, địa chỉ cột là tƣơng

đối (A$1)

3: địa chỉ dòng là tƣơng đối, địa chỉ cột là tuyệt

đối ($A1)

4: tƣơng đối (A1)

- Tên trang tính là tên của trang tính tham chiếu

đến ô.

VD: Hàm =ADDRESS(1; 1; 2; “Sheet2”) trả về

giá trị là Sheet2.A$1.

AREAS(tham chiếu) Đếm số vùng tham chiếu.

VD: Hàm =AREAS(A1:B4;C2;E5) trả về giá trị

là 3.

CHOOSE(dấu hiệu;

giá trị 1; … ; giá trị

30)

Dùng một dấu hiệu để trả về một giá trị từ một liệt

kê lên tới 30 giá trị.

VD: Hàm =CHOOSE(A1; B1; B2; “Xuân”; “Hạ”;

“Thu”; “Đông”) cho giá trị là nội dung trong ô B2

nếu nhƣ A1 = 2; nếu A2 = 5 hàm sẽ cho kết quả là

chuỗi “Thu”.


81

COLUMN(tham

chiếu)

Trả về số thứ tự cột của ô đầu tiên trong dãy ô.

VD: Hàm =COLUMN(B2:F5) cho kết quả là 2.

COLUMNS(mảng) Trả về số cột trong mảng.

VD: Hàm =COLUMNS(B2:F5) cho kết quả là 5.

HLOOKUP(điều kiện

tìm kiếm; mảng; dấu

hiệu; trật tự phân

loại)

Tìm kiếm một giá trị và tham chiếu tới các ô dƣới

vùng lựa chọn. Hàm này dùng để xác minh xem

hàng đầu tiên của một mảng có chứa một giá trị

nhất định hay không. Hàm này trả về giá trị trong

một ô của mảng đƣợc đặt tên trong tham biến dấu

hiệu, trong cùng một cột.

HYPERLINK(URL)

hoặc

HYPERLINK(URL;

văn bản)

Tạo một siêu liên kết. URL chỉ ra đích liên kết.

Văn bản (tùy chọn) là văn bản hiển thị trong ô.

Nếu không có tham biến này thì sẽ hiển thị URL.

INDEX(tham chiếu;

hàng; cột; vùng)

Trả về nội dung của một ô đƣợc chỉ ra bằng số cột

và số hàng hoặc một tên vùng tùy chọn.

INDIRECT(tham

chiếu)

Trả về giá trị của một tham chiếu.

LOOKUP(điều kiện

tìm kiếm; véc tơ tìm

kiếm; véc tơ kết quả)

Trả về nội dung của một ô từ vùng một-cột hoặc

một-hàng. Giá trị ấn định đƣợc trả về ở một cột

hoặc một hàng khác. Ngƣợc với hàm VLOOKUP

và HLOOKUP, véctơ tìm kiếm và kết quả có thể

ở tại các vị trí khác nhau và không phải nhất thiết

ở cạnh nhau. Bên cạnh đó, vectơ tìm kiếm của

hàm LOOKUP phải đƣợc phân loại, nếu không

tìm kiếm sẽ không cho kết quả hữu dụng. Tìm

kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thƣờng. Điều


82

kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm và đƣợc đăng

nhập trực tiếp hoặc dƣới dạng một tham chiếu.

Véc tơ tìm kiếm là vùng một-hàng hoặc một-cột

cần tìm kiếm. Véc tơ kết quả là khu vực một-hàng

hoặc một-cột khác trả về kết quả của hàm.

MATCH(điều kiện

tìm kiếm; mảng tìm

kiếm; loại)

Trả về vị trí tƣơng đối của một mục trong một

mảng phù hợp với một giá trị cụ thể. Hàm này trả

về vị trí của một giá trị tìm ra trong mảng tìm

kiếm dƣới dạng một số. Điều kiện tìm kiếm là giá

trị cần tìm kiếm trong mảng. Mảng tìm kiếm là

tham chiếu tìm kiếm. Một mảng tìm kiếm có thể

là một hàng hoặc một cột hoặc chỉ là một phần

của một hàng hoặc một cột. Loại có thể là một

trong các giá trị: 1, 0, hoặc –1. Hàm này tƣơng

ứng với hàm tƣơng tự trong Microsoft Excel. Tìm

kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông thƣờng

OFFSET(tham chiếu;

hàng; cột; chiều cao;

chiều rộng)

Trả về giá trị của một ô bù với một số hàng và cột

nhất định từ một điểm tham chiếu đã cho. Tham

chiếu là ô mà hàm bắt đầu tìm kiếm tham chiếu

mới. Hàng là số ô mà tham chiếu đƣợc bù lên

hoặc bù xuống. Cột là số cột mà tham chiếu đƣợc

bù sang bên trái (giá trị âm) hoặc bù sang bên

phải. Chiều cao là chiều cao tùy chọn của vùng

bắt đầu tại vị trí tham chiếu mới. Chiều rộng là độ

rộng tùy chọn của vùng bắt đầu tại ví trí tham

chiếu mới.

ROW(tham chiếu) Trả về số thứ tự dòng của ô đầu tiên trong dãy ô.

VD: Hàm =ROW(B2:F5) cho kết quả là 2.

ROWS(mảng) Trả về số dòng trong mảng.


83

VD: Hàm =ROWS(B2:F5) cho kết quả là 4.

TRANSPOSE(mảng) Hoán vị các hàng và cột của một mảng.

VLOOKUP(điều kiện

tìm kiếm; mảng; dấu

hiệu; trật tự phân

loại)

Tìm kiếm theo chiều trục đứng với tham chiếu

đến các ô bên cạnh về bên phải. Nếu ô đầu tiên

của một mảng chứa một giá trị cụ thể thì hàm trả

về giá trị đó trên cùng dòng của cột có tên là dấu

hiệu. Tìm kiếm này hỗ trợ các biểu thức thông

thƣờng. Điều kiện tìm kiếm là giá trị cần tìm kiếm

ở cột đầu tiên của mảng. Mảng là tham chiếu và

phải bao gồm ít nhất 2 cột. Dấu hiệu là số cột

trong mảng chứa giá trị cần trả về. Cột đầu tiên là

cột 1. Trật tự phân loại (tùy chọn) chỉ ra liệu cột

đầu tiên của mảng có đƣợc phân loại theo trật tự

tăng dần hay không.


85

CHƢƠNG 05: ĐỒ THỊ


Cách tạo đồ thị mới

Cách chỉnh sửa đồ thị

Khả năng biểu diễn số liệu bằng đồ thị của Calc rất phong phú. Các biểu

đồ đƣợc cài đặt trên bảng tính tăng thêm sức hấp dẫn và thuyết phục của

số liệu.

1. Tạo đồ thị mới

- Chọn miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị, ví dụ A2:E6, chú ý chọn cả

hàng tiêu đề (Năm 2003, Năm 2004,...) và cột tiêu đề (Hà Nội, Tp.

HCM,…) để làm nhãn cho đồ thị.

Hình 40. Dữ liệu đầu vào cho đồ thị

- Vào menu Insert\Chart hoặc nhấn chọn biểu tƣợng Chart trên

thanh công cụ, xuất hiện đồ thị và hộp hội thoại Chart Wizard.


86

Hình 41. Tạo đồ thị từ dữ liệu đầu vào đã chọn

- Nếu đồ thị vừa tạo ra đã thoả mãn yêu cầu, nhấn nút <<Finish>> trên

hộp hội thoại Chart Wizard để kết thúc việc tạo đồ thị mới.

- Nếu đồ thị vừa tạo ra chƣa thoả mãn yêu cầu, thực hiện các bƣớc trên

hộp hội thoại Chart Wizard để tuỳ chỉnh đồ thị theo ý muốn.

+ Bƣớc 1 – Chart Type:

Nhấn chọn loại đồ thị mong muốn trong khung Choose a

chart type. Nếu muốn tạo đồ thị 3 chiều, tích chọn ô 3D

Look.

Nhấn nút <<Next>> để tiếp tục.


87

Hình 42. Hộp hội thoại Chart Wizard – Chart Type

+ Bƣớc 2 – Data Range:

Chọn miền dữ liệu cần đƣa vào vẽ đồ thị tại ô Date range.

Nếu muốn lấy chuỗi dữ liệu theo dòng, tích chọn ô Data

series in rows; nếu muốn lấy theo cột, tích chọn ô Data

series in columns.

Tích chọn First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn.

Tích chọn First column as label để coi cột đầu tiên là nhãn.


Hình 43. Hộp hội thoại Chart Wizard – Data Range


88

+ Bƣớc 3 – Data Series:

Tại khung Data series, nhấn chọn một chuỗi dữ liệu. Khi đó

tại khung Data ranges, địa chỉ ô đƣợc chọn làm nhãn sẽ hiển

thị tại dòng Name, bạn có thể thay đổi địa chỉ ô này tại ô

Range for Name. Tƣơng tự, địa chỉ miền dữ liệu đƣợc chọn

làm giá trị cho trục Y sẽ hiển thị tại dòng Y-Values, bạn có

thể thay đổi địa chỉ miền này bằng cách nhấn chọn dòng Y-

Values và sửa tại ô Range for Y-Values.


Hình 44. Hộp hội thoại Chart Wizard – Data Series

+ Bƣớc 4 – Chart Elements:

Nhập tên của biểu đồ tại ô Title và Subtitle.

Nhập tên trục hoành tại ô X axis, tên trục tung tại ô Y axis.

Tuỳ chọn hiển thị đƣờng kẻ ô tại khung Display grids. Tuỳ

chọn hiển thị chú thích của biểu đồ tại khung Display legend.

Nhấn nút <<Finish>> để kết thúc.


89

Hình 45. Hộp hội thoại Chart Wizard – Chart Elements

Kết quả hiển thị nhƣ hình sau:

Hình 46. Mẫu đồ thị trong Calc

2. Chỉnh sửa đồ thị

2.1. Thay đổi vị trí đồ thị

- Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông.

- Di chuột vào vùng đồ thị, con trỏ chuột trở thành mũi tên bốn chiều.


90

- Nhấn giữ và kéo chuột để di chuyển đồ thị đến vị trí mong muốn.

2.2. Thay đổi kích thƣớc đồ thị

- Nhấn chọn đồ thị, khi đó tại viền đồ thị xuất hiện các chấm vuông.

- Đƣa chuột đến các chấm vuông, con trỏ chuột trở thành mũi tên hai

chiều.

- Nhấn giữ và kéo chuột để điều chỉnh kích thƣớc đồ thị theo ý muốn.

2.3. Thay đổi loại đồ thị

- Bấm đúp chuột vào đồ thị, xuất hiện viền màu xám xung quanh đồ

thị.

- Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Chart Type.

- Trên hộp hội thoại Chart Type, chọn loại đồ thị mong muốn.

2.4. Thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị


thị.

- Nhấn chuột phải vào đồ thị, chọn Data Ranges.

- Trên hộp hội thoại Data Ranges, thay đổi miền dữ liệu đầu vào nhƣ

mong muốn.


Bạn có thể thay đổi miền dữ liệu đầu vào cho đồ thị bằng cách:

+ Bôi đen miền dữ liệu đầu vào rồi kéo thả vào vùng biểu đồ.

+ Trên hộp hội thoại Change Source Data Range hiện ra, tích chọn

First row as label để coi dòng đầu tiên là nhãn, tích chọn First column

as label để coi cột đầu tiên là nhãn.



91

2.5. Chỉnh sửa các đối tƣợng


thị.

- Nếu muốn sửa đối tƣợng nào, nhấn chọn đối tƣợng đó.

- Nhấn chuột phải, chọn Object Properties.

- Trên hộp hội thoại hiện ra, thực hiện các thay đổi cho đối tƣợng nhƣ

mong muốn, ví dụ: thay đổi phông chữ và cỡ chữ cho tên biểu đồ,

thêm đƣờng viền cho chú thích,…

2.6. Bổ sung/bỏ đƣờng kẻ lƣới


thị.

- Vào menu Insert\Grids, xuất hiện hộp hội thoại Grids.

- Tích chọn vào các ô cần thiết để bổ sung các đƣờng kẻ lƣới, bỏ tích

để hủy bỏ các đƣờng này.


93

CHƢƠNG 06: QUẢN TRỊ DỮ LIỆU


Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Sắp xếp dữ liệu

Lọc dữ liệu

Tổng kết theo nhóm

1. Khái niệm về cơ sở dữ liệu

Khi quản lý thông tin về một đối tƣợng nào đó, ví dụ nhƣ quản lý nhân

viên, có rất nhiều thông tin cần quản lý liên quan đến nhân viên đó nhƣ:

họ tên, giới tính, năm sinh, nơi sinh, địa chỉ, mã ngạch, bậc, hệ số, lƣơng,

phụ cấp, chức vụ,… Đó là các thuộc tính phản ánh nội dung của một đối

tƣợng cần quản lý. Các thuộc tính đó thƣờng đƣợc biểu diễn dƣới dạng

các kiểu dữ liệu khác nhau (dạng chuỗi, số, ngày tháng,…) và đƣợc hợp

nhất thành một đơn vị thông tin duy nhất gọi là bản ghi (record). Các bản

ghi cùng cấu trúc hợp lại thành một cơ sở dữ liệu

Trong Calc, cơ sở dữ liệu có dạng nhƣ một danh sách, ví dụ: Danh sách

sản phẩm, Danh sách thí sinh dự thi,… Mỗi danh sách có thể gồm có một

hay nhiều cột, mỗi cột đƣợc gọi là một trƣờng (field), tên của cột đƣợc

gọi là tên trƣờng.

Hàng đầu tiên trong danh sách chứa các tên trƣờng đƣợc gọi là hàng tiêu

đề, các hàng tiếp theo mỗi hàng là một bản ghi cho biết thông tin về đối

tƣợng đƣợc quản lý.

Tên trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ

ô... ). Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp.

Không nên có miền rỗng trong cơ sở dữ liệu.


94

2. Sắp xếp dữ liệu

Calc cho phép bạn sắp xếp các hàng hoặc các cột trong vùng đƣợc chọn

theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần của dữ liệu. Ví dụ: sắp xếp tên theo

thứ tự ABC, sắp xếp năm sinh theo thứ tự tăng dần,…

Một số điểm lƣu ý khi sắp xếp dữ liệu:

- Khi xếp thứ tự một danh sách (cơ sở dữ liệu), phải chọn tất cả các cột

(trừ cột STT nếu có) để tránh sự mất chính xác của dữ liệu.

- Danh sách không có tên trƣờng thì tên cột sẽ thay thế.

- Trƣờng quy định cách xếp thứ tự gọi là khoá. Bạn có thể dùng tối đa

3 khoá. Các bản ghi cùng giá trị ở khoá thứ nhất đƣợc xếp thứ tự theo

khoá thứ hai, cùng giá trị ở khoá thứ hai đƣợc xếp thứ tự theo khoá

thứ ba.

Cách sắp xếp dữ liệu:

- Chọn miền dữ liệu cần sắp xếp.

- Vào menu Data\Sort, chọn thẻ Sort Criteria.

Hình 47. Hộp hội thoại Sort – Thẻ Sort Criteria

- Chọn khoá sắp xếp.


95

- Chọn sắp xếp tăng dần hoặc giảm dần cho khoá.

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện sắp xếp danh sách.

Nếu muốn sắp xếp theo hàng thì trên hộp hội thoại Sort, chọn thẻ

Options, sau đó tích chọn ô Left to right (sort columns).

3. Lọc dữ liệu

Lọc dữ liệu là lấy ra những bản ghi thoả mãn điều kiện nhất định từ cơ sở

dữ liệu ban đầu.

3.1. Các yếu tố cơ bản

Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xác định các yếu tố cơ bản sau trên bảng

tính:

- Miền dữ liệu (Data range): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả

hàng tiêu đề.

- Miền tiêu chuẩn (Filter criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính

ngoài vùng cơ sở dữ liệu, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản

ghi phải thỏa mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu

chứa tiêu đề của miền tiêu chuẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trƣờng

hoặc là tên bất kỳ phụ thuộc vào phƣơng pháp thiết lập tiêu chuẩn

trực tiếp hay gián tiếp. Từ hàng thứ hai trở đi là tiêu chuẩn của cơ sở

dữ liệu.

+ Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: cho phép đƣa vào các tiêu

chuẩn để so sánh dữ liệu trong một trƣờng với một giá trị nào đó.

Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp đƣợc tạo ra theo nguyên tắc sau:

Hàng đầu ghi tiêu đề chuẩn, lấy tên trƣờng làm tiêu đề.

Hàng thứ hai trở đi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, trƣớc các

giá trị đó có thể thêm các toán tử so sánh nhƣ >, >=, <, <=.

Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thƣờng gọi là điều kiện và –


96

and) đƣợc thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng

khác nhau (thƣờng đƣợc gọi là điều kiện hoặc là – or) đƣợc

thực hiện không đồng thời.

+ Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp (hay còn gọi là tiêu chuẩn công

thức): cho phép đƣa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc

một phần dữ liệu trong một trƣờng với một giá trị nào đó. Tiêu

chuẩn so sánh gián tiếp đƣợc tạo ra theo nguyên tắc sau:

Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể

đặt bất kỳ nhƣng không đƣợc trùng với tên trƣờng nào.

Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu

chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của

bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá

trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (sai)

- Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các

bản ghi đạt tiêu chuẩn.

3.2. Lọc tự động (AutoFilter)

- Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề).

- Vào menu Data\Filter\AutoFilter, Calc sẽ tự động chèn những mũi

tên vào bên phải của các tên trƣờng.

- Để lọc theo trƣờng nào, nhấn chuột vào mũi tên bên phải của tên

trƣờng đó, xuất hiện danh sách các tiêu chuẩn lọc tƣơng ứng của

trƣờng.


97

Hình 48. Ví dụ về lọc tự động trong Calc

- Nhấn chọn tiêu chuẩn lọc mong muốn, trên màn hình chỉ còn lại

những bản ghi thoả mãn tiêu chuẩn lọc vừa chọn.

- Để hiển thị lại tất cả các bản ghi, nhấn chuột vào mũi tên bên phải

của trƣờng đã lọc, chọn All.

- Để bỏ chế độ lọc dữ liệu tự động, vào menu Data\Filter\AutoFilter

để bỏ dấu chọn.

3.3. Lọc nâng cao (Advanced Filter)

Chức năng lọc nâng cao dùng để tìm các bản ghi thỏa mãn các điều kiện

phức tạp hơn. Chức năng này ứng với các tiêu chuẩn so sánh gián tiếp,

bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn. Cách thao tác nhƣ sau:

- Xây dựng miền tiêu chuẩn.

- Chọn miền dữ liệu định lọc.

- Vào menu Data\Filter\Advanced Filter, xuất hiện hộp hội thoại:


98

Hình 49. Hộp hội thoại Advanced Filter

- Tại khung Read filter criteria from, chọn miền tiêu chuẩn vừa xây

dựng.

- Nếu muốn các bản ghi đạt tiêu chuẩn hiển thị tại miền riêng, tích

chọn ô Copy result to và chọn miền mới tại khung bên dƣới.

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lọc dữ liệu nâng cao.

4. Tổng kết theo nhóm

4.1. Tổng kết theo một loại nhóm (Subtotals):

Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một cơ sở dữ liệu,

ví dụ: tổng kết có bao nhiêu nam, bao nhiêu nữ trong tổng số nhân viên

trong danh sách. Chức năng này sẽ chèn các tính toán thống kê theo yêu

cầu của bạn tại các vị trí cần thiết. Cách thực hiện nhƣ sau:

- Chọn cơ sở dữ liệu cần tổng kết.

- Vào menu Data\Subtotals, xuất hiện hộp hội thoại:


99

Hình 50. Hộp hội thoại Subtotals

- Chọn trƣờng dữ liệu dùng để nhóm tại ô Group by.

- Tích chọn trƣờng dữ liệu dùng để tổng kết tại khung Calculate

subtotals for.

- Chọn hàm dùng để tính toán tổng kết dữ liệu tại ô Use function.

- Nhấn nút <<OK>> để thực hiện việc tổng kết theo nhóm.

Ví dụ: Danh sách nhân viên đƣợc tổng kết theo nhóm Giới tính:


100

Hình 51. Ví dụ về tổng hợp danh sách theo nhóm Giới tính

Để bỏ tổng kết theo nhóm, nhấn nút <<Delete>> trên hộp hội thoại

Subtotals.

4.2. Tổng kết theo nhiều loại nhóm

Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo

nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây đƣợc gọi là: Bảng

tổng hợp.

Bảng tổng hợp đƣợc chia làm 4 vùng:

- Page Field: Toàn bộ dữ liệu đƣợc tổng kết theo từng nhóm của

trƣờng đƣợc chọn. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng

hợp.

- Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng kết

trên một dòng. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng hợp

sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trên xuống dƣới.


101

- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trƣờng đƣợc chọn đƣợc tổng

kết trên một cột. Nếu số trƣờng đƣợc chọn nhiều hơn 1, bảng tổng

hợp sẽ tổng kết các trƣờng theo thứ tự từ trái sang phải.

- Data Field: Vùng dữ liệu đƣợc sử dụng để phân tích bằng các phép

toán khác nhau nhƣ Sum, Count, Average,…

Tạo mới một bảng tổng hợp:

- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột.

- Vào menu Data\DataPilot\Start, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 52. Hộp hội thoại Select Source

- Tích chọn Current selection và nhấn nút <<OK>>, xuất hiện hộp

hội thoại:

Hình 53. Hộp hội thoại DataPilot

- Kéo và thả các nút tên trƣờng tại các vùng thích hợp để phân tích dữ

liệu.


102

- Riêng với vùng Data Fields, sau khi thả tên của trƣờng cần phân tích

vào đây bạn sẽ nhìn thấy phép toán sẽ dùng để phân tích dữ liệu của

trƣờng đó. Theo mặc định phép toán sẽ là Sum. Bạn có thể đổi sang

các phép toán khác nhƣ Count, Average, Max, Min,… bằng cách

nhấn vào tên trƣờng tại đây rồi nhấn nút <<Options>>.

- Nhấn nút <<OK>> để hoàn thành bảng tổng hợp.

Ví dụ: Bảng tổng hợp số tiền đƣợc lĩnh theo phòng và theo chức vụ:

Hình 54. Ví dụ về tổng hợp dữ liệu bằng chức năng DataPilot

Điều chỉnh bảng tổng hợp:

- Thay đổi vị trí các trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trƣờng

tại vị trí mong muốn.

- Bổ sung các trƣờng:

+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp.

+ Vào menu Data\DataPilot\Start.

+ Thực hiện lại các bƣớc nhƣ khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ sung

trƣờng vào các vị trí mong muốn.

- Xóa trƣờng: Trong bảng tổng hợp kéo tên trƣờng cần xóa ra khỏi

bảng.

- Cập nhật thay đổi của dữ liệu vào bảng tổng hợp:

+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp.

+ Vào menu Data\DataPilot\Refresh.


103

CHƢƠNG 07: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN


Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề

Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang

Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang

In

1. Chọn cỡ giấy, hƣớng in, đặt lề

- Vào menu Format\Page, xuất hiện hộp hội thoại Page Style, chọn

thẻ Page.

Hình 55. Hộp hội thoại Page Style – Thẻ Page

- Thay đổi định dạng trang giấy trong khung Paper format:


104

+ Chọn khổ giấy tại ô Format hoặc tự chọn chiều rộng giấy tại ô

Width, chiều cao giấy tại ô Height.

+ Tại ô Orientation, tích chọn Portrait để in giấy ngang hoặc

Landscape để in giấy dọc.

- Đặt lề cho giấy tại khung Margin:

+ Left Lề trái

+ Right Lề phải

+ Top Lề trên

+ Bottom Lề dƣới


Đơn vị đo trong Calc được mặc định là Inch. Bạn có thể thay đổi sang

đơn vị Centimeter (cm) hoặc Milimeter (mm) bằng cách:

+ Vào menu Tools\Options, xuất hiện hộp hội thoại Options.

+ Tại ô trái của hộp hội thoại, nhấn chọn OpenOffice.org Calc\General.

+ Tại phần bên phải của hộp hội thoại, nhấn chọn đơn vị đo mong muốn

tại ô Measurement unit.


Bạn có thể điều chỉnh lề của trang tính một cách dễ dàng ở chế độ Xem

trước khi in. Cách thực hiện như sau:

- Vào menu File\Page Preview.

- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các đường kẻ lề

xung quanh trang giấy như hình sau:


105

Hình 56. Điều chỉnh lề tại màn hình Xem trước khi in

- Để điều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải hoặc điều chỉnh vị trí của tiêu đề

trang, bạn dùng chuột kéo đường kẻ lề đó tới vị trí mong muốn.

2. Tạo tiêu đề đầu trang và cuối trang

- Vào menu Edit\Headers & Footers, xuất hiện hộp hội thoại:


106

Hình 57. Hộp hội thoại Headers/Footers

- Calc ngầm định tiêu đề đầu trang là tên của trang tính, tiêu đề cuối

trang là chữ Page kèm theo số thứ tự của trang tính. Bạn có thể thay

đổi các tiêu đề này lần lƣợt tại trang Header và Footer của hộp hội

thoại.

- Ý nghĩa thông tin tại trang Header (hoặc Footer):

+ Left area Đặt tiêu đề bên trái

+ Center area Đặt tiêu đề ở giữa

+ Right area Đặt tiêu đề bên phải

+ Header/Footer Chọn kiểu tiêu đề sẵn có

+ Custom header/footer Định dạng cho tiêu đề

- Nhập hoặc chọn tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) nhƣ mong muốn.



107

Bạn có thể tắt tiêu đề đầu trang (hoặc cuối trang) bằng cách vào menu

Format\Page, chọn thẻ Header (hoặc Footer) và bỏ dấu tích tại ô

Header on (hoặc Footer on).

3. Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang

Ở các bảng tính lớn, mỗi khi sang trang, để tránh phải gõ lại các tiêu đề,

bạn tiến hành các bƣớc nhƣ sau:

- Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại:

Hình 58. Hộp hội thoại Edit Print Ranges

- Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, điền số của các hàng tiêu đề đó

trong khung Rows to repeat. Ví dụ: Để lặp lại hàng 1, nhập $1 hoặc

dùng chuột chọn một ô bất kỳ của hàng 1. Để lặp lại hàng 1 và 2,

nhập $1:$2 hoặc dùng chuột chọn hai ô bất kỳ của hai hàng trên.

- Nếu cần lặp lại các cột, điền chữ của các cột trong khung Columns to

repeat. Ví dụ: Để lặp lại cột A, nhập $A hoặc dùng chuột chọn một ô

bất kỳ của cột A. Để lặp lại cột A và B, nhập $A:$B hoặc dùng chuột

chọn hai ô bất kỳ của hai cột trên.


Nếu muốn chỉ in ra dữ liệu của một vùng nào đó, điền địa chỉ vùng đó

vào khung Print range.

Bạn sẽ chỉ thấy ý nghĩa của các thao tác trên khi chọn xem trước khi in

(Page Preview) hoặc khi in ra giấy.


108

4. In

- Trƣớc khi in, bạn nên:

+ Xem trƣớc khi in: Vào menu File\Page Preview hoặc nhấn chuột

vào biểu tƣợng trên thanh công cụ để xem bố cục các trang

tính cần in, đảm bảo các trang tính in ra nhƣ mong muốn.

+ Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chƣa.

- Sau khi nội dung in và máy in đã sẵn sàng, tiến hành các thao tác sau:

+ Vào menu File\Print hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, xuất hiện

hộp hội thoại:

Hình 59. Hộp hội thoại Print

+ Lựa chọn nội dung in ra trong khung Print:

All sheets In tất cả các trang tính

Selected sheets In các trang tính đƣợc chọn

Selected cells In các ô đƣợc chọn

+ Lựa chọn vùng sẽ in trong khung Print range:

All pages In tất cả các trang


109

Pages Chỉ in các trang do bạn nhập vào (nếu các

trang liền nhau, nhập số thứ tự của trang đầu

và trang cuối cách nhau bởi dấu gạch ngang,

ví dụ: 1-5. Nếu các trang không liền nhau,

nhập vào các trang cần in cách nhau bởi dấu

chấm phẩy, ví dụ: 1;5;8.

+ Nhập vào số lƣợng bản cần in ra trong ô Number of copies.


Bạn có thể in nhanh các trang tính được chọn bằng cách nhấn chuột vào

biểu tượng trên thanh công cụ.

Nếu máy in của bạn hỗ trợ chế độ in hai mặt, bạn có thể chọn chế độ này

để tiết kiệm giấy in. Khi đó, máy in của bạn sau khi in mặt thứ nhất sẽ tự

động kéo giấy trở lại để in mặt tiếp theo. Cách thực hiện như sau:

- Trên hộp hội thoại Print, nhấn nút <<Properties>>.

- Chọn trang Finishing rồi tích chuột vào ô Print On Both Sides.

Hình 60. Chọn chế độ in 2 mặt trên máy in hỗ trợ chức năng này

- Nhấn nút <<OK>> rồi thực hiện in ấn như bình thường.


111

BÀI TẬP

Bài 1: Nhập liệu, tính toán và lƣu tệp với tên Bai1.ods

BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƢ

STT Tên Vật tƣ Đơn vị tính Đơn giá

(VNĐ) Số lƣợng

Thành tiền

(VNĐ)

1 Xi măng P400 Bao 5.000 1.845

2 Cát M3 30.000 16

3 Gạch thẻ 1000 viên 400.000 12

4 Sắt 10 Kg 5.200 345

5 Gạch men M2 52.000 35

6 Sắt 20 Kg 6.200 20

7 Gạch granit M2 132.000 12

8 Gạch viền Viên 2.000 2.520

9 Bột trét tƣờng Kg 1.000 150

10 Sơn nƣớc Kg 12.000 150

11 Sơn dầu Kg 25.000 35

12 Gạch trang trí Viên 2.500 100

Tổng cộng

Yêu cầu tính toán: Thành tiền = Đơn giá * Số lƣợng.

Tổng cộng = Tổng của cột Thành tiền


112

Bài 2: Nhập liệu, tính toán và lƣu tệp với tên Bai2.ods.

LẬP CÔNG THỨC

STT A B A+B A*B A/B A+B*2 (A+B)*2 A+B +A*B

1 12 4

2 16 49

3 3,2 26,2

4 12,5 29,7

5 27 156

6 421 12

7 45 97,3

8 34,1 13,3

9 16,4 12

10 15 561

11 24,5 19

12 38,1 28,3


113


TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NĂM 2007

Đơn vị tính: 1.000.000 VNĐ

ST

T Tên Đơn vị

Kế

hoạch

Quý

I

Quý

II

Quý

III

Quý

IV

Cả

năm Tỷ lệ Đánh giá

1 XN Cơ khí 900 145 411 267 280

2 XN Dệt 1.200 425 341 318 320

3 XN May 1.400 390 438 346 311

4 XN Giầy da 870 167 179 214 235

5 XN Đông lạnh 2.100 456 541 534 532

6 XN Thuốc lá 756 232 224 245 257

7 XN Thuỷ sản 340 120 156 137 198

8 XN Chăn nuôi 120 35 32 27 30

Yêu cầu tính toán:

Cả năm = Cộng của 4 quý

Tỷ lệ = Cả năm / Kế hoạch (Định dạng % và lấy hai số lẻ)

Đánh giá:

Nếu Tỷ lệ < 100% → Không đạt

Nếu Tỷ lệ >= 100% → Đạt

Xếp lại bảng tính theo thứ tự giảm dần của cột Cả năm.


114


BẢNG KÊ HÀNG BÁN THÁNG 3/2008

STT TÊN HÀNG SỐ LƢỢNG ĐƠN GIÁ THUẾ PHÍ VC THÀNH TIỀN

1 Máy lạnh 12 540

2 Tivi 45 320

3 Xe Dream II 15 2.800

4 Máy giặt 20 300

5 Đầu Video 5 120

6 Đầu DVD 60 230

7 Computer 13 460

8 Printer 15 120

9 Scanner 10 250

10 Camera 8 1.230

11 Maxtor HDD 80 79

Tổng cộng:

Giải thích:

PHÍ VC: phí vận chuyển.

Yêu cầu tính toán:

THUẾ = SỐ LƢỢNG * ĐƠN GIÁ * 10%.

PHÍ VC = SỐ LƢỢNG * ĐƠN GIÁ * TỈ LỆ PHÍ VC.

Nếu SỐ LƢỢNG < 30 → TỈ LỆ PHÍ VC = 6%.

Nếu SỐ LƢỢNG >= 30 → TỈ LỆ PHÍ VC = 4%.

THÀNH TIỀN = SỐ LƢỢNG * ĐƠN GIÁ + THUẾ + PHÍ VC.

Tính Tổng cộng của THUẾ, PHÍ VC, THÀNH TIỀN.

Sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột THÀNH TIỀN.


115


BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN THÁNG 4/2008

STT HỌ VÀ TÊN CHỦ HỘ CSC CSM KW TIỀN

ĐIỆN VAT

TỔNG

CỘNG

Trần Thanh Bình 115 240

Phạm Trƣờng Lâm 120 350

Phan Cẩm Loan 161 421

Quách Thế Long 145 165

Trần Thị Hằng 225 320

Nguyễn Thị Tâm 142 178

Trần Văn Ngọc 125 156

Huỳnh Thanh Hoa 456 499

Lê Hoàng Tùng 431 488

Nguyễn Ngọc An 589 691

Trần Thanh Hồng 175 197

Lê Văn Hùng 346 456

Nguyễn Hữu Chiến 124 156

Trần Văn Tâm 132 342

Lê Hữu Hòa 357 451

Hồ Văn Lợi 751 851

Nguyễn Thị Lâm 478 567

Cộng:

Mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng:

Mức tiêu thụ trung bình trong tháng:

Mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng:


116

Giải thích:

CSC: Chỉ số cũ

CSM: Chỉ số mới

Yều cầu:

Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT.

Tính mức tiêu thụ trong tháng: KW = CSM - CSC.

TIỀN ĐIỆN = KW * GIÁ (Biết giá tiền điện là 1.200đ/KW)

VAT = 10% * TIỀN ĐIỆN.

TỔNG CỘNG = TIỀN ĐIỆN + VAT.

Cộng = Tổng của cột TỔNG CỘNG

Tìm mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng.

Tìm mức tiêu thụ trung bình trong tháng.

Tìm mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng.

Xếp theo thứ tự tăng dần của cột TỔNG CỘNG.


117


KẾT QUẢ TUYỂN SINH

STT Họ và tên SBD Khu

vực

Tiếng

Anh Toán

Tin

học

Điểm

KV

Tổng

điểm

Kết

quả

Trần Đình Anh 346B 1 9 7 5

Nguyễn Bảo Ngọc 890C 1 3 6 6

Bùi Thị Thu Cúc 342B 3 5 8 4

Nguyễn Thị Hằng 674B 2 7 8 4

Bùi Văn Tuấn 781B 3 4 3 5

Trần Bình Minh 201C 2 8 8 9

Trần Văn Hùng 459A 2 5 4 3

Bùi Thị Thanh 576C 2 7 6 4

Nguyễn Thị Thu 324A 1 7 8 4

Nguyễn Văn Anh 231A 2 6 3 4

Lê Văn Hùng 142C 2 5 4 6

Nguyễn Hữu Chiến 231A 1 8 2 1

Trần Văn Thông 463C 2 2 5 4

Lê Hữu Hòa 346C 3 6 4 8

Tổng điểm thấp nhất:

Tổng điểm cao nhất:

Tổng điểm trung bình:

Giải thích:

SBD: Số báo danh

Điểm KV: Điểm khu vực


118

Yều cầu:

- Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT.

- Tính các cột còn lại của bảng tính theo các quy tắc sau:

+ Nếu Khu vực = 3 → Điểm KV = 2; Khu vực = 1 hoặc 2 → Điểm

KV = 1.

+ Tổng điểm = Tổng điểm các môn theo hệ số + Điểm KV

(Trong đó: Tiếng Anh hệ số 1, Toán và Tin học hệ số 2)

+ Kết quả: Nếu Tổng điểm < 25 thì ghi là “Trƣợt”; ngƣợc lại ghi là

“Đỗ”.

+ Tìm Tổng điểm thấp nhất.

+ Tìm Tổng điểm cao nhất.

+ Tìm Tổng điểm trung bình.

+ Sắp xếp cột Tổng điểm theo thứ tự giảm dần.

+ Lọc danh sách những ngƣời có Kết quả là “Đỗ” ra một bảng riêng.


119



STT HỌ VÀ TÊN CHỦ HỘ CSC CSM KHU VỰC TỔNG CỘNG

Trần Thanh Bình 115 240 2

Phạm Trƣờng Lâm 120 350 1

Phan Cẩm Loan 161 421 3

Quách Thế Long 145 165 2

Trần Thị Minh Hằng 225 320 2

Nguyễn Thành Tâm 142 178 1

Trần Văn Ngọc 125 156 1

Huỳnh Thanh Hoa 456 499 2

Lê Hoàng Tùng 431 488 3

Nguyễn Ngọc Thanh 589 691 3

Trần Thanh Hồng 1754 1978 1

Lê Văn Hùng 346 456 1

Nguyễn Hữu Chiến 1245 1564 2

Trần Văn Thông 132 342 2

Lê Hữu Hoàng 357 451 1

Hồ Văn Lợi 751 851 1

Cộng:

Mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng:

Mức tiêu thụ trung bình trong tháng:


120

Giải thích:

CSC: Chỉ số cũ

CSM: Chỉ số mới.

Yều cầu:

- Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT.

- Thêm các cột KW, VƢỢT, TIỀN ĐIỆN, PHẠT, VAT trƣớc cột

TỔNG CỘNG.

- Tính mức tiêu thụ trong tháng: KW = CSM - CSC.

- VƢỢT = Số KW vƣợt định mức (Biết số KW định mức cho mỗi hộ là

120KW)

- TIỀN ĐIỆN = Số KW trong định mức * GIÁ (Biết giá tiền điện định

mức của khu vực 1 là 800đ/KW, các khu vực còn lại là 1.000đ/KW)

- PHẠT: Chỉ phạt những hộ có mức dùng vƣợt định mức. Mỗi KW

vƣợt định mức sẽ đƣợc tính 1.500đ/KW cho tất cả các khu vực.

- VAT = 10% * (TIỀN ĐIỆN + PHẠT).

- TỔNG CỘNG = TIỀN ĐIỆN + PHẠT + VAT.

- Cộng = Tổng của cột TỔNG CỘNG.

- Tìm mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng.

- Tìm mức tiêu thụ trung bình trong tháng.

- Xếp theo thứ tự tăng dần của cột TỔNG CỘNG.


121



ĐƠN GIÁ: 800

STT MÃ

LOẠI

CHỈ SỐ

ĐẦU

CHỈ SỐ

CUỐI

HỆ

SỐ

THÀNH

TIỀN

PHỤ

TRỘI CỘNG

1 KD 34 62

2 NN 58 350

3 SX 90 150

4 CN 150 700

5 KD 400 650

6 SX 50 90

7 KD 345 546

8 NN 454 511

9 NN 786 904

Tổng cộng

Trung bình

Cao nhất

Thấp nhất

DÒ HỆ SỐ

MÃ LOẠI LOẠI HỆ SỐ

NN Nông nghiệp 1

KD Kinh doanh 3

SX Sản xuất 2.5

CN Công nghiệp 2


122

Lƣu ý:

Giá trị 800 của ĐƠN GIÁ phải nhập vào một ô riêng biệt.

Yều cầu:

- Thêm vào cột LOẠI sau cột MÃ LOẠI. LOẠI đƣợc dò tìm trong

bảng DÒ HỆ SỐ, dựa vào MÃ LOẠI.

- HỆ SỐ đƣợc dò tìm trong bảng DÒ HỆ SỐ, dựa vào MÃ LOẠI.

- Thêm vào cột KW sau cột HỆ SỐ. KW là định mức tiêu thụ điện

trong tháng và KW = CHỈ SỐ CUỐI - CHỈ SỐ ĐẦU.

- THÀNH TIỀN = KW * HỆ SỐ * ĐƠN GIÁ.

- PHỤ TRỘI đƣợc tính dựa vào KW nhƣ sau:

+ Nếu KW < 100 → PHỤ TRỘI = 0.

+ Còn lại thì PHỤ TRỘI = THÀNH TIỀN * 50%.

- CỘNG = THÀNH TIỀN + PHỤ TRỘI.

- Tính Tổng cộng, Trung bình, Cao nhất, Thấp nhất cho các cột.

- Xếp theo thứ tự giảm dần của cột CỘNG.

- Định dạng các cột số có dấu ngăn cách hàng nghìn.

- Kẻ khung và trang trí bảng tính.


123


BẢNG THANH TOÁN LƢƠNG THÁNG 10/2007

LƢƠNG NGÀY: 24.000

STT MÃ

NV HỌ & TÊN

HỆ SỐ

LƢƠNG

NĂM

VÀO

NGÀY

CÔNG LƢƠNG

PHỤ CẤP

ĐỘC HẠI

THỰC

LĨNH

1 H01 25

2 D01 24

3 D02 28

4 S02 22

5 D03 29

Tổng cộng:

Trung bình:

DANH SÁCH NHÂN VIÊN

MÃ

NV HỌ & TÊN

HỆ SỐ

LƢƠNG

NĂM

VÀO

H01 Trần Thái 2.9 1992

D01 Trịnh Sâm 2.7 1989

D02 Trần Bình 2.6 1991

D03 Châu Hà 2.8 1997

S02 Phan Tiến 3.0 1995

Lƣu ý:

Giá trị 24.000 của LƢƠNG NGÀY phải nhập vào một ô riêng.


124

Yều cầu:

- Các cột HỌ & TÊN, HỆ SỐ LƢƠNG, NĂM VÀO đƣợc dò tìm trong

bảng DANH SÁCH NHÂN VIÊN, dựa vào MÃ NV.

- LƢƠNG = LƢƠNG CƠ BẢN * HỆ SỐ LƢƠNG * NGÀY CÔNG.

- PHỤ CẤP ĐỘC HẠI đƣợc tính dựa vào ký tự đầu của MÃ NV nhƣ

sau:

+ Nếu ký tự đầu của MÃ NV là D (Độc hại) thì PHỤ CẤP ĐỘC

HẠI = 30% * LƢƠNG.

+ Còn lại thì PHỤ CẤP ĐỘC HẠI = 0.

- THỰC LĨNH = LƢƠNG + PHỤ CẤP ĐỘC HẠI

- Tính Tổng cộng của các cột LƢƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC

LĨNH.

- Tính Trung bình của các cột LƢƠNG, PHỤ CẤP ĐỘC HẠI, THỰC

LĨNH.

- Trang trí và kẻ khung bảng tính, định dạng các cột dữ liệu số có dấu

ngăn cách hàng nghìn.

- Các cột MÃ NV, HỆ SỐ LƢƠNG, NĂM VÀO đƣợc căn giữa.

- Vẽ biểu đồ biểu diễn kết quả trung bình của LƢƠNG, PHỤ CẤP

ĐỘC HẠI, THỰC LĨNH.


125

PHỤ LỤC: NHỮNG KHÁC NHAU CƠ BẢN GIỮA CALC

VÀ EXCEL

1. Giao diện ngƣời sử dụng

- Calc sử dụng Giao diện một văn bản, điều này có nghĩa là mỗi văn

bản có một cửa sổ riêng trong đó duy nhất một văn bản đƣợc hiển thị

tại mỗi thời điểm.

- Excel sử dụng Giao diện đa văn bản, có nghĩa là tất cả văn bản đƣợc

hiển thị dƣới một cửa sổ mẹ. Khi đóng cửa sổ mẹ này, tất cả các tệp

cũng sẽ đƣợc đóng.

2. Các tham số khác nhau trong hàm

- Điều khác nhau cơ bản nhất giữa Calc và Excel là Calc luôn luôn

dùng dấu chấm phẩy (;) để chỉ các tham số khác nhau trong một hàm.

Excel sử dụng dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy, tùy thuộc vào hệ thống

(ví dụ nhƣ dấu phẩy trên các hệ thống tiếng Anh, dấu chấm phẩy trên

các hệ thống tiếng Đức).

3. Thuật ngữ

- Sự khác nhau lớn tiếp theo giữa Calc và Excel là việc sử dụng thuật

ngữ, bảng sau sẽ tổng kết những điểm khác nhau đó.

Đối tƣợng Excel Calc

Một ô riêng (A1) Ô Ô

Toàn bộ tập tin Sổ làm việc

(Workbook)

Bảng tính

(Spreadsheet)

Một nhãn trang tính trong

một sổ làm việc

Bảng công tác

(Worksheet)

Trang tính

(Sheet)

Ghi chú của ô Chú thích

(Comments)

Ghi chú (Notes)


126

4. Rê và thả

Có một chút khác nhau giữa việc rê và thả trong Calc so với trong Excel:

- Trong Excel, sau khi bạn chọn ô hoặc miền cần di chuyển, bạn cần di

chuột đến viền của ô hoặc miền đó để xuất hiện mũi tên bốn chiều,

sau đó rê chuột và thả ô hoặc miền tới vị trí mong muốn. Trong Calc,

sau khi chọn ô hoặc miền, bạn có thể đặt con trỏ ở bất cứ vị trí nào

trong miền.

- Trong Calc, để rê và thả một ô đơn, cần thực hiện nhƣ sau:

+ Chọn ô.

+ Rê chuột để chọn thêm ít nhất một ô.

+ Rê chuột trở lại để duy nhất ô mong muốn di chuyển đƣợc chọn.

Khi đó bạn có thể rê và thả ô đó tới bất cứ vị trí nào.

- Trong Calc, để sao chép ô hoặc miền nguồn trong khi rê và thả, đầu

tiên rê chuột theo cách bình thƣờng, sau đó trƣớc khi thả chuột thì

nhấn giữ phím Ctrl.

5. Các phím tắt

Sự khác nhau trong việc sử dụng phím tắt giữa Calc và Excel đƣợc mô tả

ở bảng sau:

Chức năng Phím tắt trong Excel Phím tắt trong Calc

Chuyển địa chỉ tƣơng

đối thành tuyệt đối và

ngƣợc lại

F4 Shift+F4

Sửa ghi chú Shift+F2 Ctrl+F1

Đến một ô F5 F5 (hiển thị Navigator)

Chèn Hàm Không có Ctrl+F2

Nhập vào toàn bộ ô

đang đƣợc chọn

Ctrl+Enter Alt+Enter

Alt+Shift+Enter (sao


127

chép cả định dạng)

Trong cả hai trƣờng

hợp các ô đều phải liền

nhau.

6. Danh sách phạm vi

- Excel cho phép tất cả các tham số có thể là danh sách phạm vi.

Ví dụ: =SUM(A1,A3) là tổng của hai ô (gồm 2 tham số)

=SUM((A1,A3)) tƣơng tự trên nhƣng chỉ với một tham số trở

thành danh sách phạm vi.

=INDEX((A2:A3,C2:C3),1,1,2)

- Calc chỉ cho phép danh sách phạm vi trong một hàm INDEX.

Ví dụ: =INDEX((A2:A3;C2:C3);1;1;2) trả về ô đầu tiên của hàng thứ

hai trong danh sách phạm vi.

7. Xóa nội dung ô

- Trong Excel, khi nhấn phím Delete sẽ xoá nội dung của ô.

- Trong Calc, khi nhấn phím Delete sẽ xuất hiện hộp hội thoại cho

phép bạn chọn xoá một hoặc các mục sau đây:

+ Delete all Xoá tất cả

+ Text Văn bản

+ Numbers Số

+ Date & time Ngày và giờ

+ Formulas Công thức

+ Notes Ghi chú

+ Formats Định dạng

+ Objects Đối tƣợng


128

Những mục đƣợc mặc định chọn là: Text, Numbers, Date & time,

Formulas, và Notes. Chính vì thế khi nhấn phím Delete sau đó nhấn

phím Enter sẽ xoá những mục đã đƣợc tích chọn mặc định.

Bạn cũng có thể xoá các mục trên bằng cách nhấn phím Backspace thay

vì nhấn phím Delete.

8. Định dạng số mặc định

Calc và Excel sử dụng định dạng số mặc định khác nhau:

- Với Excel, các ô đƣợc thiết lập mặc định là định dạng số “General”,

vì thế khi bạn nhập vào con số 25.12345 nó sẽ hiển thị là “25.12345”.

- Trong Calc ô đƣợc định dạng mặc định là “Number”, vì thế khi bạn

nhập vào số 25.12345, số 25.12 sẽ hiển thị.

9. Thông dịch nội dung các ô

- Trong Calc nếu một ô đƣợc định nghĩa kiểu văn bản, thậm chí nếu ô

chứa nội dung là số, thì sau đó ô đƣợc xem nhƣ kiểu văn bản đặc biệt

có giá trị là số 0.

Ví dụ: nếu ô A1 đƣợc định dạng là văn bản và nội dung của nó chứa

ký tự “1”, trong Excel là công thức =A1+1 sẽ trả về giá trị là 2,

nhƣng trong Calc nó sẽ trả về giá trị 1.

10. Giới hạn

Calc và Excel đều mặc định có 3 trang tính trong một bảng tính mới. Tuy

nhiên, số trang tính tối đa có thể tạo ra thì lại khác nhau:

- Trong Calc, số trang tính tối đa là 256.

- Trong Excel, số trang tính tối đa phụ thuộc vào bộ nhớ sẵn có.


129

11. Địa chỉ hóa các trang tính

- Trong Calc có khả năng địa chỉ hóa các trang tính. Giống nhƣ việc

tham chiếu với cột và ô, dấu $ đƣợc sử dụng làm ký hiệu xác thực tên

trang tính.

Ví dụ:

=$Sheet2.$A$1 luôn chỉ tới ô đầu tiên trong trang tính 2.

=Sheet2.$A$1 trên trang tính 1, khi đƣợc sao chép tới một trang

tính khác sẽ chỉ tới ô đầu tiên của trang tính tiếp theo.

- Excel không có khả năng nhƣ vậy.

12. Công thức kiểu mảng

- Calc hỗ trợ các công thức tính kiểu mảng (các công thức đƣợc đƣa ra

bằng cách dùng tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter), nhƣng Calc không có

mảng các hằng số trong một công thức. Công việc theo vòng tròn là

để có một giá trị không đổi trong các ô trên một bảng tính và tham

chiếu tới chúng.

- Một vài công thức mảng trong Excel dƣờng nhƣ dựa vào cách Excel

tính toán ra một kết quả không theo trong tài liệu, nhƣ vậy giống nhƣ

một thói quen không tốt thậm chí chỉ trong Excel, và tất nhiên là

không tốt khi nhập một tệp chứa công thức nhƣ vậy vào trong Calc.

13. Cửa sổ Styles and Formatting

- Calc có hai loại style bao gồm: ô (Cell Styles) và trang (Page Styles).

- Để hiển thị cửa sổ Styles and Formatting, vào menu Format\Styles

and Formatting hoặc nhấn phím F11.

- Để thêm, sửa, xoá các style, nhấn chuột phải vào cửa sổ Styles and

Formatting và chọn các chức năng tƣơng ứng trong danh sách sổ ra.


130

14. In ấn

Calc và Excel có chức năng in giống nhau, nhƣng có một số khác nhau

sau:

- Theo mặc định Excel chỉ in những bảng tính đƣợc chọn. Trái lại, Calc

theo mặc định sẽ in toàn bộ các bảng tính.

- Nếu bạn chỉ muốn in một phần của bảng tính, đầu tiên cần xác định

phạm vi in (tƣơng đƣơng với việc thiết lập trong menu File\Page

Setup\Sheet trong Excel). Cách thực hiện nhƣ sau:

+ Vào menu Format\Print Ranges\Edit, xuất hiện hộp hội thoại

Edit Print Ranges.

+ Tại khung Print range, chọn vùng muốn in. Bạn có thể chọn các

vùng in không liên tiếp, ngăn cách nhau bởi dấu chấm phẩy. Mỗi

vùng sẽ đƣợc in trên một trang tách biệt.

+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận vùng in đã chọn.

- Để tiến hành in:

+ Vào menu File\Print.

+ Nhấn nút <<Options>> để thay đổi thiết lập cho các trang trắng

hoặc chỉ những bảng tính đƣợc chọn.

+ Các thiết lập khác giống nhƣ trong Excel.


131

MỘT SỐ CÂU HỎI THƢỜNG GẶP

Câu 1:

Tôi có thể dùng OpenOffice.org Calc để mở tệp định dạng mới của

Microsoft Office Excel 2007 (tệp .xlsx) hay không?

Trả lời:

Hoàn toàn có thể. OpenOffice.org 3.1 cho phép bạn mở các tệp định

dạng mới đƣợc tạo ra bởi Microsoft Office 2007, chính vì thế bạn có thể

dùng chƣơng trình Calc để mở tệp .xlsx. Cũng tƣơng tự nhƣ vậy, bạn có

thể dùng chƣơng trình Writer để mở tệp .docx hay chƣơng trình Impress

để mở tệp .pptx.

Câu 2:

Làm thế nào để xuống dòng trong một ô?

Trả lời:

Để có thể xuống dòng trong một ô, thay vì chỉ nhấn phím Enter bạn hãy

nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter.

Câu 3:

Tôi muốn đổi đơn vị đo lƣờng của Calc từ Inch sang Centimeter thì phải

làm thế nào?

Trả lời:

Để đổi đơn vị đo lƣờng từ Inch sang Centimeter, bạn thực hiện nhƣ sau:

- Vào menu Tools\Options.


132

- Trên thanh trái của hộp hội thoại Options, chọn General trên cây thƣ

mục OpenOffice.org Calc.

- Trên màn hình các tùy chọn General bên phải của hộp hội thoại, chọn

Centimeter tại ô Measurement unit.

Hình 61. Đổi từ Inch sang Centimeter


Câu 4:

Làm thế nào để đổi dấu ngăn cách hàng nghìn từ dấu phẩy (,) sang dấu

chấm (.), dấu ngăn cách thập phân từ dấu chấm (.) sang dấu phẩy (,) theo

kiểu của Việt Nam?

Trả lời:

Để đổi dấu ngăn cách theo kiểu của Việt Nam, bạn thực hiện nhƣ sau:

- Vào menu Tools\Options.

- Trên thanh trái của hộp hội thoại Options, chọn Languages trên cây

thƣ mục Language Settings.


133

- Trên màn hình các tùy chọn Language bên phải của hộp hội thoại,

chọn Vietnamese tại ô Locale setting.

- Tích chọn Same as locale setting.

Hình 62. Đổi dấu ngăn cách theo kiểu của Việt Nam


Câu 5:

Tôi muốn sao chép nhanh định dạng của ô này sang ô khác thì phải làm

thế nào?

Trả lời:

Bạn có thể dễ dàng sao chép định dạng của một ô sang ô khác bằng cách

sử dụng công cụ Format Paintbrush .

Bạn có thể chọn sao chép định dạng theo một trong các trƣờng hợp sau:

- Trƣờng hợp 1: Sao chép định dạng tới một hoặc nhiều ô liền nhau

+ Nhấn chuột vào ô có định dạng cần sao chép.


134

+ Nhấn chuột vào biểu tƣợng chổi Format Paintbrush trên

thanh công cụ, lúc này chuột sẽ chuyển từ hình mũi tên sang hình

lọ mực đổ ra.

+ Di lọ mực tới ô cần định dạng rồi nhấn chuột, khi đó định dạng

của ô này sẽ tƣơng tự nhƣ định dạng của ô đƣợc chọn ban đầu,

đồng thời chuột sẽ trở lại hình mũi tên nhƣ bình thƣờng.

- Trƣờng hợp 2: Sao chép định dạng tới một hoặc nhiều ô không liền

nhau

+ Nhấn chuột vào ô có định dạng cần sao chép.

+ Bấm đúp chuột vào biểu tƣợng chổi Format Paintbrush trên

thanh công cụ, lúc này chuột sẽ chuyển từ hình mũi tên sang hình

lọ mực đổ ra.

+ Di lọ mực tới ô đầu tiên cần định dạng rồi nhấn chuột, khi đó định

dạng của ô này sẽ tƣơng tự nhƣ định dạng của ô đƣợc chọn ban

đầu.

+ Di lọ mực tới các ô cần định dạng khác và thực hiện tƣơng tự nhƣ

trên.

+ Khi hoàn thành việc sao chép định dạng, nhấn chuột vào biểu

tƣợng chổi Format Paintbrush trên thanh công cụ một lần

nữa để chuột trở lại hình mũi tên nhƣ bình thƣờng.

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN...

Documents

Transcript of TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN...