Tabla de Retención Documental (TRD)
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COCIDO El Tabla de Retención Documental (TRD) • Versión 1
i dliatizaCién 5ePtiodIE ,ii 918
- ICANH -
OFICINA PRODUCTORA -11000. Oficina Jurídica AG: Reune de erioón AC: Aminoraré-e
EE: e„,s,„„an ido,
E: Eineréan D: Deirraucion
grÁREA -
11000
SERIE
01
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02
• SERIE v.o
ACTAS
DESERLINZUSN DOLO
SUOSERCE
Actas de Comité de Afectación de Patrimonio
LISTADEDOCUMeNTOS
Citación Acta Anexos
AG
3
, AC Cr e D
X X
PROCESO AL QUE NECE
EJ Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional
NORMATIVIDAD (Legislación tocar o
Polka Intenta iFii oplkable)
Resolución 051 de 2015 Ley 1437 de 2011
11000 01 04 ACTAS Comité de Conciliación y Actas de Corrid
Defensa Judicial Citación Acta
2 X X EJ Ejecución / FI. Fortalecimiento Institucional
Decreto 1716 de 2009 Resolución 053 de 2014
11000 04 02 CONCEPTOS Conceptos Jundicos Solicitud Concepto
2 X X EJ Ejecución/ FI Fortalecimiento Institucional
Decreto 2667 de 1999
11000 08 07 CONTRATOS Contratos Interadministrativos
Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copia de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes judiciales, disciplinarios y fiscales Comunicados Informes Solicitud de CDP Copia del CDP Certificado de pago de parafiscales y seguridad social Formato radicación a terceros Certificación bancaria Póliza (Opcional) Aprobación de pelea (opcional) Formato informe de supervisor Acta de liquidación
5 5 X X EJ. Ejecución / FI. Fortalecimiento Institucional
11000 09 01 CONVENIOS Acuerdos Específicos
Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copia de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes judiciales, disciplinanos y fiscales Comunicados Informes Talleres Solicitud de CDP Copai del CDP Certificado pago parafiscales y seguridad social Formato radicación de terceros Certificación bancaria Acuerdo especifico Formato informe de supervisor Acta de liquidación
5 5 X ji EJ. Ejecución / Fl Fortalecimiento Institucional
Circular No. 03 del 2016 Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015
..
ICANH
Cdflt90 05.14400 Del Tabla de Retención Documental (TRD) Terikin 1
ACtuanzaCen 9entbdable de 2018
OFICINA PRODUCTORA -11000. Oficina Jurídica G: A vise da aesnde C: Ama. ovas
CT: cenar/aro bu E: alumnos D: óerausues
ÁREA
11000
SERIE
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02
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SERIE
CONVENIOS
DESCROPCEÓN DOCU
sSOUSERIE A
Convenios de Asociación
OE DOCUMENTOS
Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representacon legal Rut Acto de nombramiento Copia de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes Judiciales, disciplinarios y fiSCaleS Comunicados Informes Solicitud de CDP Copar del CDP Cedrficado pago parafiscales y secundad social Formato radicación de terceros Certificación bancaria Convento Formato informe de supervisor Acta de liquidación
AOl
5
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5
CI
X
E I)
X X
concretos ii. PROCESO 14 QUE
PERTENECE Fi
EJ. Ejecución' FI Fortalecimiento Institucional
NORMATIVIOAD (Legislación listare
PoUtiar interna aplicable)
Circular No 03 del 2016 Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015
' OBSERVACIONES
11000 09 03 CONVENIOS Convenios de Cooperación
Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copra de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes tudiaales, dung:Picarlos y Escales Convenio Comunicados Informes Designación como supervisor Acta de liquidación
5 5 X X EJ. Ejecución l FI Fortalecimiento Institucional
Circular No 03 del 2016 Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015
11000 09 00 CONVENIOS Convenios Interadministratrvos
Documento solicitud Estudios previos Certificado de existencia y representación legal Rut Acto de nombramiento Copra de cédula del representante legal Propuesta del convenio Antecedentes Judiciales, disciplinarios y fiscales Comunicados Informes Solicitud de CDP Copai del CDP Certificado pago parafiscales y seguridad Social Formato radicación de terceros Certificación bancaria Convenio Formato informe de supervisor Acta de liquidación
5 5 X X EJ. Ejecución! FI. Fortalecimiento Institucional
Circular No. 03 del 2016 Ley BO de 1993 Decreto 1082 de 2015
Tabla de Retención Documental (TRD)
ICANH
12» nl ji
CÓC220 EJ5,14400.031 VerSkin 1 '
ACtuatizaGán Seettenbre tle 2018 ,
OFICINA PRODUCTORA -11000. Oficina Jurídica AG: Norte 4e gesten AC: Arete. centre
CT: conixtexción trtai E: Eitetecisi D: Dipdalincon
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CÓDIGO
SERIE SUD
00 DERECHOS DE PETICIÓN
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I ' LISTADEDOCUMENTOS
Derechos de Petiaon Respuesta
LI.
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EJ. Ejecución / Fl Fortalecimiento Institucional
NORMATIVIDAD (Legislación Escalo
Politica interna aplicable)
L
Ley 1755 de 2015
rl
21.
OBSERVACIONES
000 30 0 PROCESOS JURÍDICOS
Acciones de Tutela
Tutela Contestación de la tutela Fallo Impugnación Comunicados Fallo de segunda instancia Sentencia de la corte constitucional
5 EJ. Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional
000 30 02 PROCESOS JURIDICOS
Procesos Administrativos Sanuonatonos
Constancia secrelanal Memoranda interno Antecedentes Resolución apertura de indagación Comunicaciones Anexos Cargos Constelación Pruebas Sanción
5 EJ Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional
Resolución 051 de 2015 Ley 1437 de 2011
000 30 04 PROCESOS JURIDICOS
Procesos Jurisdiccionales Administrativos
Denuncia Respuesta Auto de sustentación e interlocutores Fallo Apelación
5 EJ Ejecucion ( FI Fortalecimiento Institucional
Ley 1437 de 2011
000 30 05 PROCESOS JURÍDICOS
Procesos Penales
Demanda Respuesta Auto de sustentación e interlocutores Fallo Recurso
5 EJ. Ejecución / FI Fortalecimiento Institucional
Código penal
FORMATO DE
k
1. Nombre de la oficina:
.-:.. ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE . Cddigo EJ5,14400005
Versida 1 RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Septaanbre de 2018
I. Encuesta de Unidad Documental (UD) 11000. Oficina Jurídica
2. Ubicación dentro de la estructura organica Dirección General 3. Fecha de creación de la oficina: 24 de Diciembre de 1999 4. Acto administrativo de creación: Decreto 2667 de 1999 5. Actos administrativos de asignación o modificación de funciones No aplica
N° 6. Unidades Documentales que tramita
Nombre de la Unidad Documental 1 PQRSFD 2 Contratos interadministrativos 3 Actas de comité de afectación de patrimonio 4 Convenios de cooperación 5 Conceptos juridicos 6 Actas de comité de conciliación y defensa judicial 7 Convenios de asociación 8 Convenios interadministrativos 9 Acuerdos especificas 10 Procesos penales 11 Procesos administrativos (sancionatorio) 12 Procesos jurisdiccionales administrativos 13 Acciones de tutela
7. ¿Realizan selección y descarte documental en la propia oficina? I31 1 l NO I X A continuación indique los documentos que son objeto de descarte documental en la propia oficina y su frecuencia
DOCUMENTOS FRECUENCIA 1 No aplica
Elaborado por Revisado por
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sassa Cruz Firma Firma
Aprobado
Edgar Saul Firma
por
Cabra
.
Versión - N°. Hojas
N°. Anexos
\ Fecha de elaboración . Fecha de revisión Fecha de aprobación ', Fecha de actualización
29/09/2018 29/09/2018
.•
FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE z 93 RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) , •
ICANH II. Encuesta de Unidad Documental (UD)
1. Oficina productora 11000. Oficina Jurídica
. Código S5.144111005 Versián 1
Fecha Septimtne de 2018 .
2 Nombre de la Unidad Documental PORSFD
3 Formato de la Unidad Documental Expediente Libro Sede simple 1 X (1).Asesorar al Llirecior General ya las dependencias del Instituto en los asuntos jundicos relacionados con la
4 Función que genera la Unidad Documental entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran. (2). Conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con la entidad
5 ¿Qué volumen documental se produce anualmente en promedio? carpetas al año iiit 6. Periodicidad con la que se produce la Unidad Documental Semestralmente 7 Proceso asociado jNo aplica 8 Procedimiento asociado No aplica
9. Normas que regulan la producción de la Unidad Documental Norma nternas . Normas externas
Ley 1755 de 2015 O Forma de organización 1Se organiza de forma consecutiva
1 Oficinas que intervienen en su trámite ¡Toda la entidad 2. Oficinas que requieren consultar esta información Toda la entidad
13 Tiempo de conservación de la Unidad Documental Archivo de gestión (AG) 12 años Archivo central (AC)13 anos 4 ¿pulen establece esos tiempos de conservación? La propia oficina 5 Estado de conservación de la Unidad Documental Buen estado 6 Fecha desde la cuál se ha iniciado la producción de esta Unidad Documental [Desde 1999
17. Años que reposan en la oficina [Del 2017 al 2018 Años transferidos al Archivo Central (AC) [Del 2010 en adelante 8 Con que periodicidad se efectua transferencia al Archivo Central (AC) Anualmente
1
Tramite Untado Ce documentos
Original Copié Físico
Derechos de petición x X
19 LIstado
eec,, O
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de documentos que componen o integran la Unidad .. . - Apfkat,,o, código TIME
Rwponwble soda adcx documento SGC
Documental .
mformackin
eSer Pública interno
X
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X
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X
Vgencla Lugar con neovaoón
Digdal
X Expediente
2 Respuesta X X X X X X X Expediente
20. ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicados en otros expedientes / carpetas! aplicativos? Elaborado por, Revisado por. Aprobado por
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Edgar Saul Cabra Firma - Fimm Firma
Oci— ,, , l
En las otras areas donde se maneja derechos de petición
Versión 0. Boj s
1
N°. Anexos
de actualización Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha
28 de septiembre 2018
... FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Código ES.14400.005 e V ersiórt 1
RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) FeCha SeptieMbfe de 201.9
ICANH
Oficina productora
U. Encuesta de Unidad Documental (UD)
Nombre de la Unidad Documental Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Serle simple
Proceso asociado
Procedimiento asociado
Normas que regulan la producción de la Unidad Documental Normas internas Normas externas
Forma de organización Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (AC) 5 años
17. Años que reposan en la oficina Del 2016 al 2018 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2014 al 2015
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1
listado de oc o
Estudios previos Onginal
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Copia Fisco X
I. Listado
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de documentos que
Responsable
Jurídica
componen
Aplicativos asociados
Secop II
o integran la
Cédto documento SGC
Unidad Documental
Tipo de informac0 °rajen
Interna ReSenr Públka Interno X flfl
Bienio
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Chica X
ere Lugar conservación
Digital Expediente
2
e t ica o e existencia y representación legal X UflJuridica Secop II X X X 1Expediente
3 Rut X flfl Jurídica Secop II X flfl Expediente
4 IIrflTrfl.fl X X Jurídica Secop II X Expediente
5 opia e c ua e
representante legal flS X Jurídica Secop II X X Expediente
6 repuesta e
convenio X Jurídica Secop II X X Expediente
7
n ece en es judiciales, disciplinarios y fiscales X Jurídica Secop II Expediente
8 Comunicados X fl X Jurídica Secop II X Expediente 9 Informes flfl X Jurídica Secop II flflfl Expediente 10 Solicitud de CDP flfl X Jurídica Secop fl X flfl Expediente 11 Copia del CDP fl X X Jurídica Secop flflfl X Expediente
12
e 1 ica o e pago
seguridad social UUUUU juridica de parafiscales y MUMU Secan II X
X fl Expediente
Expediente 13 ormato ra Nací n a
terceros X X Jurídica Secop II
14 X Jurídica Secan II Expediente 15 Póliza (opcional) fl X fl Jurídica Secan II flflflfl Expediente
16 pro acion e p iza
(opcional) fl X Jurídica Secop II X X Expediente
Expediente 17 ormato in orme e
supervisor flfl•flJurídica Secop II X fl X 18 Acta de liquidación flflfl Jurídica Secop II flfl X fl Expediente
20. ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicados en otros expedientes / carpetas / aplicativos?: Elaborado por Revisado por Aprobado por .:
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Edgar Saul Cabra Firma Firma Firma
— C ak.— . -•
ocios los documentos en e Secop u
Versión N°. Hojas
1
N°. Anexos
de actualización Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha
28 de septiembre 2016
RETENCIÓN DOCUMENTAL (1RD)
Giba° EL 01).0D5 Versan 1 - • FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE
Fecha Se e de 201
ICANH
U. Encuesta de Unidad Documental (UD) Oficina productora
Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Sede simple
4 Función que genera la Unidad Documental (1) Asesorar al Director General ya las dependencias del instituto en los asuntos jurídicos relacionados con la entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran
7 Proceso asociado
8 Procedimiento asociado
9. Norrnas que regulan la producción de la Unidad Documental lii • Normas internas . Normas externas ii
10 Forma de organización 11 Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 3 años Archivo central (AC) Conservación total
17 Años que reposan en la oficina Del 2015 Años transferidos al Archivo Central (AC) o
Listado de documentos que componen
Tramite Soporte AphcatIvos pr,: tintado de el un PesFpns9nte aoccgdos
ongtnal Copia nitíoo E Digital
fl Citación flflfl Jurídica
o integran la Unidad Documental
Codgo Tipo de Información Origen Va documento 56C-
Interna Pesen, Publica Interno Éicternó nuca
fl X flfl
ocia L 011
Digital Expediente
2 Acta X fl Jurídica X flfl Expediente 3 Anexos X flfl Juridica flflflfl Expediente
N°. Hojas Á.
ir. Anexos
Elaborado por si Revisado
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Firma
por
El acta
Aprobado por Versión
Cruz Edgar Saul Cabra 1
. " Firma
..53 — Coi-- •
Alonso Sossa Firma
FecIr ha de de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha de actualización
28 de septiembre 2018
FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE COlgo EJS 14400 COS Verslin 1
RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Septiembre de 2018 S, ' ICANH
t Oficina productora EncuesM de Unidad Documental (UD)
2 Nombre de la Unidad Documental
3. Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Sede simple
4 Función que genera la Unidad Documental (14) Realizar las gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, elaborar los documentos pertinentes para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad
7 Proceso asociado a Procedimiento asociado
9. Normas que regulan la producción Normas internas
de la Unidad Documental Normas externas
Forma de organización Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central IAC) 5 años
17. Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012 al 2015
N°
1
Mulo de documentos
Documento solicitud
Tr
Original X
rete
Copia mg
Fisco
19. Listado
Soporte • ser Natal
de documentos que
Responsable
Jurídica
componen
oplicatraos asedados
Secop II
integran la Unidad
Código 'Geo documento SGC
Interna
de mformact&
RU.31,1
Documental
Ungen
Pública Interno
flfl
Enervo X
noca
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nona upar conservación
Expediente
2 Estudios previos X fl Jurídica Secop II X X fl Expediente
flellen e
X Jurídica existencia y fl representación legal Secop II X Expediente
4 Rut X fl Jurídica Secop II X fl X flExpadiente
5 flfl Jurídica Secop II Expediente
6 optase u a•e
representante legal Jurídica Secop II X fl X fl Expediente
7 ropuesta e
convenio flfl Jurídica Secop II X X Expediente
8
n ece en es Judiciales, disciplinados y fiscales 11111 Jurídica Secop II 1111111 Expediente
9 Convenio flfl Jurídica Secop II flflflfl Expediente
10 Comunicados fl X Jurídica Secop II flflfl X Expediente
11 Informes Jurídica Secop II X fl X X Expediente
12 a esignacion como superwoor X Jurídica Secop II X Expediente
13 Acta de liquidación fl fl Jurídica Secop II X flfl Expediente
20 ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicados en otros expedientes
Elaborado por Revisado por
Luisa Femanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Firma Firma
/ carpetas /
Edgar
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Aprobado
aplicativos?:
por
Saul Cabra Firma
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• os los documentos en e Secop II
Versión N°. Hojas
1
N°. Anexos
de actualización Fecha de eIaboraciórrt Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha
28 de septiembre 2018
, FORMATO De ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Código EJ5.1,005 - g Versión 1
RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Sore 8 ...
ICANH H. Encuesta de Unidad Documental (UD)
1 Oficina productora 2 Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la Unidad Documental Expediente Libro Serie simple X
4. Función que genera la Unidad Documental Asesorar al Director General ya las dependencias del Instituto en los asuntos jurídicos relacionados con la
entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran Conceptuar sobre los asuntos jurídicos relacionados con la entidad
7 Proceso asociado 8. Procedimiento asociado
9. Normas que regulan la producción de la Unidad Documental Normas internas Normas externas
10. Forma de organización 11 Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 2 años Archivo centrar (AC) Conservación total
17 Años que reposan en la oficina Desde el 2016 Años transferidos al Archivo Central (AO) Del 2014 al 2015
19. Listado . Tramite Soporte
N°Lateen de documento Original ginal Copa Flaco Gee
1
de documentos que componen o integran la Unidad Documental i,
Aplicativos Cddicio Tipo de información aeacsados documento
Ctg tal Interna genera Pgbika
Origen Vig
Interno Euterno finita
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Digtel
2
N°. Hojas
N°. Anexos
Elaborado por
Luisa Fernanda Vicuña Cruz
Revisado por.
Edwin Alonso Sossa Firma
1 1
No aplica
Aprobado por Versión
Cruz Edgar Saul Cabra Firma
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Firma
Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha de actualización
28 de septiembre 2018
.. FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS e RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
ICANH
DE Código C.35.14400.005 Versión I
Fecha Septiembre de 2018
I. Encuesta de Unidad Documental (UD) 1 Oficina productora
Nombre de la Unidad Documental
Formato de la Unidad Documental Expediente Libro Serie simple X
Función que genera la Unidad Documental
(1) Asesorar al Director General ya as dependencias del Instituto en los asuntos juridicos relacionados con la
entidad y emitir los conceptos que en tal materia le requieran.
7 Proceso asociado
8. Procedimiento asociado
- 9. Nonas que regulan la production de la Unidad Documental Normas internas " . Normas externas
ID. Forma de organización
11 Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 2 años Archivo central (AC) Conservación total
17 Años que reposan en la oficina Del 2013 al 2014 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012
19. Listado
Tramite Soate re tibiado de documentes
Original Cópia físico Elec
1
de documentos que componen o integran la Unidad . .... apilaativos i Código Tipa
Responsable asaltaba documento S&
Digo
Documental
de información
iv Pública
Origen Vigencia
Interno Externo Flaca
Lugar con-
Digital
ció
2
N°, Hojas
N°. Anexos
Elaborado por Revisado
Luisa Fernando Vicuña Cruz Edwin Firma
por
Alonso Sossa
No aplica
Aprobado por Versión
Cruz Edgar Saul Cabra Firma
"5:14 --
Firma
Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha de actualización
28 de septiembre 2018
FORMATO DE ENCUESTA e .
PARA LA ACTUALIZACIÓN
RETENCIÓN DOCUMENTAL
DE LAS TABLAS DE Oltó90 es. 400.055 versión i
(TRO) Fecha Seré° e de 2018
((JO) II. Encuesta de Unidad Documental Oficina productora 11000. Oficina Jurídica
Nombre de la Unidad Documental de asociación
3 Formato de la Unidad Documental
1Convenios
Expediente X 'Libro 1 1 Serie simple 1
4. Función que genera la Unidad Documental (14). Realizar las gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, e aborar los documentos pertinentes para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad.
5, ¿Qué volumen documental se produce anualmente en promedio? carpeta al año
6. Periodicidad con la que se produce la Unidad Documental
120
Mensualmente
7 Proceso asociado ¡Incorporación de recursos
8. Procedimiento asociado Convenios y contratos interaqministratwo
9. Normas que regulan la producción
Notimas internes ' ''''
Circular No 03 de 2016
de la Unidad Documental i Normas externa
Ley 80 de 1993 Decreto 1082 de 2015
10 Forma de organización ISe organiza de forma consecutiva
11 Oficinas que intervienen en su trámite 1Juridica 12 Oficinas que requieren consultar esta información Toda la entidad 13. Tiempo de conservación de la Unidad Documental Archivo de gestión (/C) 15 años j Archivo central (AC) I5 años
14 ¿Quién establece esos tiempos de conservación? La propia oficina
15. Estado de conservación de la Unidad Documental Buen estado
16. Fecha desde la cuál se ha iniciado la producción de esta Unidad Documental Desde el 2008
17. Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Gen ral (AC) Del 2012 al 2015
18. Con que periodicidad se efectua transferencia al Archivo Central (AC) Anualmente
ir
1
listado de documento
Documento solicitud
Original
X
Copia
19. L
Fisico
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stado
Digital
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Tramite Tipo
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Jurídica
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Aplicabes asociados
Secop II
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Unidad
Interna
de información
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Documental
Pública
X
Interno
X
Origen n
Efltm,o
X
i
X
Lugar conservación
Expediente
2 Estudios previos X x X Jurídica Secop II X X X X Expediente
3
Certificado de existencia y representación legal X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
4 Rut x X X Juridica Secop II X X X X Expediente
6 Acto de nombramiento x X X Juridica Secop II X X X X Expediente
6 Copia de cedula del representante legal X X X Juridica Secop II X X X X Expediente
7 Porpuesta del convenio X X X Juridica Secop II X X X X Expediente
8
Amet,m.rei tes judiciales, disciplinarios y fiscales X X X Juridica Secop II X X X X Expediente
9 Comunicados x x X Jurídica Secop II X X X X Expediente
10 Informes X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
11 Solicitud de CDP X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
12 Copia del CDP x x X Jurídica Secop II X X X X Expediente
13
Certificado pago parafiscales y seguridad social X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
14 Formato radicacion de terceros X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
15 Certificacion bancaria X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
16 Convenio x x X Jurídica Secop II X X X X Expediente
17 Formato informe de supervisor X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
18 Acta de liquidación X x X Jurídica Secop II X X X X Expediente
20 ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental w encuentra duplicados en otros expedientes Elaborado por , Revisado por
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Firma Firma
/ carpetas / aplicativos7
Aprobado por
Edgar Saul Cabra Firma
Q.-L. . t
Todos en el Secop II Versión ° Hojas
1
N°. Anexos
de actualización . Fecha de elaboración , Fecha de revisión a Fecha de aprobación - Fecha
28 de septiembre 2018
, ,. ICANH
FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Cekliga E15.11400.00S 'Versión 1
RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Septiembre de 2018
U. Encuesta de Unidad Documental (UD) 1. Oficina productora 11000. Oficina Jurídica 2. Nombre de la Unidad Documental interadministrativos 1Convenios 3. Formato de la Unidad Documental Expediente X 'Libro 1 1 Serle simple'
4. Función que genera la Unidad Documental (14). Realizar las gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, elaborar los documentos pertinentel para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad.
5. ¿Qué volumen documental se produce anualmente en promedio? carpeta al año 110 6. Periodicidad con la que se produce la Unidad Documental Mensualmente 7. Proceso asociado ¡Incorporación de recursos
8. Procedimiento asociado Convenios y contratos interadministrativos 9. Normas que regulan la producción
Normas internas Circular No. 03 de 2016
de la Unidad Documental Normas externas
Ley 80 de 1993
Decreto 1082 de 2015 10. Forma de organización ¡Se organiza de forma consecutiva 11. Oficinas que intervienen en su trámite ¡Jurídica 12. Oficinas que requieren consultar esta información toda la entidad 13. Tiempo de conservación de la Unidad Documental Archivo de gestión (AG) 15 años [Archivo central (AC) 15 años 14. ¿Quién establece esos tiempos de conservación? La propia oficina 15. Estado de conservación de la Unidad Documental Buen estado 16. Fecha desde la cuál se ha iniciado la producción de esta Unidad Documental Desde el 2008 17. Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012 al 2015 18. Con que periodicidad se efectua transferencia al Archivo Central (AC) Anualmente
N,
1
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oriental
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Interno
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Externo
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Finca
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Vigencia
Ogilal LL+ con n
Expediente 2 Estudios previos X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
3
ertificado de xistencia y epresentacion legal X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
4 ut X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
5 cto de ombramiento X X X Jurídica Secar, II X X X X Expediente
6 opa de cédula del
epreseMante legal X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
7 ropuesta del onvenio X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
8
ntecedentes 'udiciales, isciplinarios y iscales X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
9 omunicados X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
10 nformes X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
11 . olicitud de CDP X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
12 opia del CDP X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
13
edificado pago arafiscales y eguridad social X X X Juridica Secop II X X X X Expediente
14 ormato radmacion e terceros X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
15 Certificacion
encaña X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
16 onvenio X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
17 Certificado de umplimiento X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
18 rdenes de pago X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
19 cta de liquidación X X X Jurídica Secop II X X X X Expediente
20. ¿Cuáles documentos de esta Unidad Documental se encuentra duplicado en otros expedientes/ca
Elaborado por Revisado por y
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Firma Firma
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Edgar
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Aprobado aplicativos?:
por
Saul Cabra Firma
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Todos en el Secop II
Versión N°. Hojas
1 1
N°. Anexos
de actualización Fecha de elaboración . Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha
28 de septiembre 2018
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ICANH
DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE - RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
&go EJ5 1~0.00 Cuan 1 -
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:.. - , '
. Encuesta de Unidad Documental (UD) 1. Oficina productora 2 Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la unidad Documental Expediente X Libro Serle simple
4 Función Documental (14). Realizar tas gestiones atinentes al trámite de los Convenios de la entidad, proyectar las minutas correspondientes y, elaborar los documentos pertinentes para el perfeccionamiento y liquidación de los convenios que suscriba la entidad
que genera la Unidad
7 Proceso asociado 8 Procedimiento asociado
"................IitNtWea9. Normas 01.Je regulan la producción Nohu..s in ernas ''''' ' •
de la Unidad Documental 3- :'," ' ,1) —3.- , Normas externas r
10. Forma de organización 11 Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (4C) 5 años
17 Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) Del 2012 al 2015
1
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Documento solicitud
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Copla
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de documentos que
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Jurídica
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Secop II
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2 Estudios previos flflflJuridica Secop II flfl X flExpediente e
fl 1 ica o e
existencia y representación legal X flfl Jurídica Secop II X X flfl
fl Expediente
4 Rut Jurídica Secop II flfl X fl Expediente
5 cto e
nombramiento X flfl Jurídica Secop II X Expediente
6 opta e ce u a •e
representante legal Jurídica Secop II X X Expediente
7 ropuesta e
convenio X Jurídica Secop II X X Expediente
8
n ece en es judiciales, disciplinarios y fiscales X Jurídica Secop II X Expediente
9 Comunicados flflfl Jurídica Secop II flflflfl Expediente 10 Informes X Jurídica Secop II flflflfl Expediente
Em Talleres X fl Jurídica Secop II flflfl X Expediente 12 Solicitud de CDP X X X Jurídica Secop flflflfl Expediente 13 Copia del CDP fl X fl Jurídica Secop flflflfl Expediente
14
e i ida o pago parafiscales y seguridad social X Jurídica Secop II X X Expediente
15 orrnato ra ¡cae, n
de terceros X Jurídica Secop II X Expediente
16 Jurídica Secop II X X Expediente 17 Acuerdo específico fl X Jurídica Secop II X flfl X Expediente
18 erti ica o e
cumplimiento X Jurídica Secop II X X Expediente 19 Ordenes de pago fl X fl Juridica Secop II fl X flfl Expediente 20 Acta de liquidación X fl X Jurídica Secop II fl X flfl Expediente
Todos en el Secop II tIAGAAA Elaborado por -
Luisa Fernanda Vicuña Cruz ' Firmalltlltlrtltlttfflttljttttttt
Revisado por s
Edwin Alonso Sossa Cruz t att] FIrinaifli
Edgar Saul Cabra liii L!W4ij tFlrmaal,
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Aprobado por]!! Versión
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N°. Anexos ,
de actualización Fecha de elaboración
28 de septiembre 2018
Fecha de revisión (ItEAk iiiFecha de aprobación - tatflii
FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE . es , RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
ICANH
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Código S5.141.005 VerOn 1 liii
Fecha Septiembre de 2018
H. Encuesta de Unidad Documental (UD) Oficina productora
Nombre de la Unidad Documental
Formato de la unidad Documental Expediente X Libro Serie simple
Función que genera la Unidad Documental (1 S).' epresentar ju• Director, e informar oportunamente
cialmente a nstituto por intermet io • e sus a •ogat os cuan • o as' se o encomen.e e a éste, sobre el avance de los negocios
Proceso asociado
Procedimiento asociado
-u 9. Nomas que regulan la producción de la Unidad Documental i Norrnas internas 4 Normas externas
10 Forma de organización
11 Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (.40) Conservación total
14. ‘Quien establece esos tiempos de conservación?
17. Años que reposan en la oficina Desde el 2008 Años transferidos al Archivo Central (AC) o
ii 19. Listado de documentos que componen o integran la Unidad Documental =
.. a. Soporte Aplkati vol O4c1190 Tipo de IntomInción
N. Listado de documentos , Relpormbie asoczts documento SGC.. cri(nal Copla141co Ele< Olga& Interna Besen Púbica Interno
1 Denuncia Jurídica fl X
coterna,
X
Vigercia ..
FISKa Digttal
fl X
te conarvectón
Expediente
2 Respuesta flfl Jurídica X X fl X Expediente u o •e
sustanciación e MMM 3 interlocutores X Jurídica X Expediente
4 Fallo X X Jurídica flflflflfl Expediente
s Recurso Juridica flflfl X fl Expediente
Todos en Ekogui
Versión
r N°. Anexos
de actualización
N°. Hojas Elaborado por Revisado por
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Firma Firma
Aprobado por
Cruz Edgar Saul Cabra Firma
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Fecha de elaboración Fecha de revisión
28 de septiembre 2018
4. Fecha de aprobación Fecha
FORMATO DE ENCUESTA PARA LA
1 RETENCIÓN DOCUMENTAL
ICANH
ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS DE Gago CS.t4400j305 Verskta 1
(TRD) Fecha Septlembte de 2018
Unidad Documental (UD) 1 Oficina productora
11. Encuesta de
2 Nombre de la Unidad Documental 3 Formato de la Unidad Documental Expediente x Libro Serie simple
4 Función que genera la Unidad Documental (10). - epresentar judicia mente al Instituto por intermedio de sus abogados cuando así se lo encomien•e el Director, e informar oportunamente a éste, sobre el avance de los negocios
Proceso asociado
Procedimiento asociado Normas que regulan la producción de la Unidad Documental
Normas internas Normas externas
lo. Forma de organización
11. Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 5 años Archivé central (AC) Conservación total
17. Años que reposan en la oficina Desde el 2014 Años transferidos al Archivo Central (AC) O
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Untado de docrsineetcos
onstancia secretanal
Original
Tramite
Copia Filien
19. Listado
Soporte
Clac Digital
de documentos que
Responsable
Jurídica
componen
noncatuos asociados
o integran la Unidad
Código Tiro documento cc
interna
de información
Resero
Documental
FáblIca
Choco
Interno Externo
Vio
Fisica
ocie
Digital Lugar conservacÁtt
Expediente
2 Memorando interno flfl Jurídica flflflfl Expediente 3 Antecedentes x Jurídica flflflflfl Expediente
4 eso umon apertura
de indagación Jurídica Expediente 5 Comunicaciones X Juridica flflflflfl Expediente 6 Anexos flfl Jurídica flflflflfl Expediente
7 Cargos flfl Juridica flflflflfl Expediente 8 Contestación X fl Jurídica flflflflfl Expediente 9 Pruebas X fl Jurídica flflflflfl Expediente
lo Sanción flfl Jurídica flflflflfl Expediente
No aplica
Versión N°. Hojas
N°. Anexos
de actualización
Elaborado por Revisado por Aprobado por
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Cruz Edgar Saul Cabra Firma Firma Firma
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Fecha de elaboración Fecha de revisión Fecha de aprobación Fecha
28 de septiembre 2018
e , FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE Código EIS 14400.005 Versión I RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD) Fecha Sephembre de 2018
ICANH
Oficina productora H. Encuesta de Unidad Documental (UD)
Nombre de la Unidad Documental
3 Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Serle simple
4. Función que genera la Unidad Documental (10) - epresentar pa Director, e informar oportunamente
cialmente a nstituto por ¡Merme. io se sus a sogasos cuan.° asi se o encomien. e e a éste, sobre el avance de los negocios
7 Proceso asociado
8 Procedimiento asociado
9. Normas que regulan la producción de la Unidad Documental
Normas internas Normas externas a
Forma de organización Oficinas que intervienen en su trámite
Archivo de gestión (AG) 5 años Archivo central (A0) Conservación total
17 Años que reposan en la oficina Desde el 2012 Años transferidos al Archivo Central (AC) 0
. 19. Listado de documentos que componen o integran la Unidad Documental
Tramte Soporte Aplicabvos afijo Tipo de información Origen ss tad(' de docurnen Responsable
aso.ciados OoCumento SOC Original Copla lisko eec oigtal Interna Rasera Pairca interno
1 Demanda flfl Jurídica Ekogui flfl
Esteran X
Lugar concenracton alca Otgaal
X Expediente
2 Respuesta flfl Jurídica Ekogui flflflflfl Expediente u o se
sustanciación e 3 interlocutores Jurídica Ekogui X Expediente
4 Fallo X fl Jurídica Ekogui flflflflfl Expediente
5 Apelación flfl JuridEca Ekogui flfl X fl X Expediente
Todos en Ekogui
Versión
1
de actualización
N°. Anexos
N°. Hojas Elaborado por Revisado por
Luisa Fernanda Vicuña Cruz Edwin Alonso Sossa Firrna Firma
Aprobado por
Cruz Edgar Saul Cabra Firrna
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Fecha de elaboración Fecha de revision Fecha de aprobación Fecha
28 de septiembre 2018
,.. . FORMATO DE ENCUESTA PARA LA ACTUALIZACIÓN DE LAS TABLAS De
RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD)
ICABH
Caiga 65.14400,005 Versión 1
. Pecha Sepfiemtpe de 2018
Oficina productora
II. Encuesta de Unidad Documental (UD)
Nombre de la Unidad Documental
3 Formato de la Unidad Documental Expediente X Libro Serle simple
7. Proceso asociado
8 Procedimiento asociado
• No 9. Normas que regulan la producción
as internas .
de la Unidad Documental ,, - Normas externas
lo. Forma de organización
11. Oficinas que intervienen en su tramite
Archivo de gestión (AG) 2 años Archivo central (AD) 5 años
17. Años que reposan en la oficina Desde el 2014 al 2017 Años transferidos al Archivo Central (AC) Desde el 2012 al 2013
N tt
1
Tramite Listado de doco,
°rige& Copla
Tutela fl
19. Listado de documentos que componen o integran la Unidad Documental ,
orte Código Ttrto de Informan/be „ , eplicativos So It fr
,p ' Pealados '''''' documento SGC
Flaco la.terat itttuert Pública interno t3lterllø , X X Juridica
VI ea Lugar conserv
risl5 Digital
X Expediente
2 ontestacion • e a
tutela X X Jurídica X Expediente
3 Fallo flflfl Jurídica flfl Expediente
X fl 4 Impugnación flflfl Jurídica
5 Comunicados flflfl Jurídica X fl 6
a o e segun .a instancia X JuridiCa X Expediente
7 entencia e a Corte
constitucional Jurídica Expediente
No aplica
Versión N°. Hojas
1
N°. Anexos
de actualización
Elaborado
Luisa Fernanda Vicuña
por
Cruz Edwin
Revisado por
Alonso Sossa Cruz
-..1
Aprobado por
Edgar Saul Cabra
Forma
.L._ Q .j.... . ,-, Firma Forma ,
Fecha de elaboracion
28 de septiembre 2018
Fecha de revisten Fecha de aprobación - Fecha