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Tablas Retención Documental
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CÁMARA DE C O M ER C IO DE CÚCUTA10 0 A Ñ O S
Tablas Retención Documental
C O N T R O L D E C A M B IO S D E LA T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A LF E C H A V E R S IÓ N R A Z Ó N D E L C A M B IO
26 junio 2003 1 Versión oriqinal9 abril de 2007 2 Cambio en la estructura orqánico funcional
19 marzo de 2015 3 Cambio en la estructura orqánico funcional
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TABLA DE CONTENIDO
JUSTIFICACIÓN
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
• Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución• Aspectos Históricos• Estructura organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES
• Encuesta Estudio Unidad Documental
ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
• Conformación de Series y Subseries Documentales• Codificación• Codificación unidades administrativas• Codificación de series y subseries
VALORACIÓN DOCUMENTAL
• Organización de los Archivos de Gestión Central e Histórico.
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
• Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central
DISPOSICIÓN FINAL
RETENCIÓN DOCUMENTAL
APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
LISTA DE ANEXOS
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JUSTIFICACIÓN
La expedición por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio de la
Resolución 8934 de 2014, donde se establecen las directrices en materia de gestión
documental y organización de archivos que deben cumplir los vigilados por esta
Superintendencia, previstas en la Ley 594 de 2000, los decretos 2578 y 2609 de 2012,
estableció la necesidad que las administraciones públicas y las privadas que cumplen
funciones públicas, de emprender acciones encaminadas a elaborar y mantener
actualizados los Instrumentos archivísticos dentro de los cuales están las Tablas de
Retención Documental.
La organización de los archivos de gestión se constituye en una de las prioridades
que la Cámara de Comercio de Cúcuta busca para facilitar el acceso y disposición al
público de la información, en los términos referidos en la Ley de Transparencia y del
Derecho del Acceso a la información Pública Nacional, (Ley 1712 de 2014).En razón
de ello y, ante la urgente necesidad de actualizar los procesos de producción,
transferencia, selección y conservación de sus documentos tanto en los archivos de
gestión como en el archivo central, se solicitaron los servicios de asesoría de
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Tecnodocumental S.A.S. empresa especializada en servicios de gestión documental y
con el apoyo de Tatiana Yaneth Pineda García, Técnico en asistencia y organización
de archivos y la Coordinación de Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de
Información, con énfasis en Documentación, Bibliotecología y Archivística, se realizó
el trabajo de consolidación de la Tabla de Retención Documental, lo que permitirá
que la Cámara de Comercio de Cúcuta cuente con una infraestructura y unas
herramientas metodológicas adecuadas para la administración de su gestión
documental.
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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LA INSTITUCIÓN
• Naturaleza Jurídica y Domicilio de la Institución
Actualmente la sede de la Cámara de Comercio de Cúcuta está ubicada en la calle 10 4-38 de la ciudad de San José de Cúcuta.
Es una entidad autónoma, sin ánimo de lucro, integrada por las personas que ejercen el comercio (Industriales, Comerciantes, Agricultores, Ganaderos, etc.), cuyo objetivo primordial es ser depositaria de la confianza pública, correspondiéndole llevar el Registro Mercantil que es la más valiosa fuente de información para la vida de negocios en forma que resulte factor eficaz y positivo de organización de la actividad mercantil.
La Cámara de Comercio es una organización de servicio: al Estado, en sus distintos niveles; a la comunidad y a sus miembros, en particular.
Al Estado, mediante la presentación de programas, estudios, conceptos y su participación en todo aquello que propenda por el desarrollo económico regional y nacional.
A la comunidad, mediante campañas y actuaciones tendientes al mejoramiento de todas las actividades que incidan sobre el progreso socio-económico.
Al empresario, mediante servicios directos tales como asesorías, información y ayuda permanente en su labor en los campos administrativo, económico y jurídico.
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Además, de las anteriores funciones de servicio, la Cámara de Comercio de Cúcuta promueve e impulsa el desarrollo económico de las regiones en donde actúa. La mejor definición de Cámara de Comercio es: Empresarios que trabajan unidos para hacer de su comunidad un lugar mejor para vivir.
• Aspectos Históricos
Las Cámaras de Comercio han sido durante cuatro siglos, instituciones de progreso y desarrollo para muchos países en las cuales el sector privado se ha organizado en estas entidades que figuran en la historia como una de las primeras agrupaciones empresariales importantes en la vida socioeconómica de la humanidad.
En el siglo XI durante el Feudalismo, se organizaron las primeras agrupaciones gremiales mercantiles que tenían como finalidad proteger los intereses comerciales de todos sus miembros.
Fue en el año de 1599, en la ciudad de Marsella, Francia, en donde se fundó la primera organización conocida como Cámara de Comercio. A través de esta institución se defendieron los intereses del gremio mercantil y se unificaron las costumbres mercantiles de la época. Posteriormente, en Europa y en todos los continentes se fueron creando nuevas Cámaras de Comercio.
En Colombia, la Ley 111 de 1890, autorizó al Gobierno Nacional para crear Cámaras de Comercio en el país. La primera en fundarse fue la Cámara de Comercio de Bogotá que inició actividades en 1878 y se constituyó formalmente en 1891.
En Cúcuta, don Luis Febres Cordero, durante su primera gobernación, puso todo su empeño y entusiasmo para urgir la creación de una Cámara de Comercio en la región. Viajó a Bogotá y se dirigió al General Benjamín Herrera, quien ocupaba el cargo de
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Ministro de Agricultura en el gobierno del doctor José Vicente Concha, para presentarle todas las pruebas requeridas conforme a la ley y los decretos que dispusieron la existencia de las Cámaras de Comercio en Colombia.
El General Herrera siempre estuvo interesado en las aspiraciones de Cúcuta y el Departamento, pues su esposa, doña Josefina Villamizar Peralta, era oriunda de Pamplona. De tal modo, atendió la solicitud del Gobernador Febres Cordero y se expidió el Decreto No. 1807 de 1915 que creó oficialmente la Cámara de Comercio de Cúcuta.
• Estructura Organizacional de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Mediante Acta de Junta Directiva N° 155 de 20 de diciembre de 2011, se aprobó la reestructuración de la Cámara de Comercio de Cúcuta propuesta por la Consultoría de Transformación Estratégica y el Plan de Trabajo a Desarrollar.
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INVESTIGACIÓN PRELIMINAR SOBRE LAS FUENTES DOCUMENTALES
• Encuesta Estudio Unidad Documental
Previo conocimiento de la Institución e inventario natural de los documentos en los archivos de gestión, se procedió a identificar las unidades documentales y sus correspondientes tipos documentales, dentro de cada área administrativa. En este punto se trabajó la encuesta que aparece en el Anexo 14 , que se aplicó siguiendo los pasos descritos en el instructivo para el estudio de tipos documentales (Anexo 12), de tal manera que en la primera etapa se investigó sobre el área productora del documento y en la segunda se recogieron los datos más relevantes de cada unidad documental sobre su generación, trámite, distribución, consulta, conservación y disposición final de los documentos, con la finalidad de obtener la máxima información que permitiera realizar una adecuada y acertada valoración documental en este proyecto.
La encuesta fue realizada por Tatiana Pineda, Técnico en Asistencia de Organización de Archivos, con experiencia en gestión documental; entrevistando de forma personal a cada jefe de área administrativa para el diligenciamiento de la primera parte de la encuesta (Estudio de Oficina Productora) y para la segunda parte (Estudio de la Unidad Documental) se encuestó al productor directo de cada unidad documental.
Las encuestas se realizaron en su totalidad para todas las áreas del organigrama de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
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ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El análisis e interpretación de la información lo realizó Nancy Talero Ramírez, Profesional en Ciencias de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística, con la Asesoría de Tecnodocumental S.A.S. Éste consistió en identificar la información básica sobre la estructura y procedimientos de la Cámara de Comercio de Cúcuta a través de sus fuentes documentales, de tal manera que se retomaron los manuales, actos administrativos, el organigrama vigente y las encuestas realizadas, para la elaboración de la TRD, que se constituye en un instrumento archivístico que se genera a partir del análisis e interpretación de esta investigación.
En esta etapa se contemplaron varios aspectos a saber
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• Conformación de Series Y Sub series Documentales
Para la agrupación de las series y subseries documentales, se trabajó la relación entre series, funciones y actividades de las áreas productoras de la documentación, teniendo en cuenta sus responsabilidades en el trámite, custodia, conservación y disposición final de los documentos de archivo, lo que permitió establecer cuáles son los documentos de archivo a registrar en la TRD y cuáles son los documentos de apoyo que no se tuvieron en cuenta para la misma.
Es así como las series y subseries documentales de cada área productora de documentos reflejan las funciones y actividades que en virtud del desarrollo de los trámites y procedimientos administrativos se desarrollan para el cumplimiento de los objetivos que les han sido asignados.
La conformación de series y subseries documentales bajo la orientación del CINDOCC y la responsabilidad de las áreas administrativas, permite administrar unidades documentales completas, regulando toda su gestión documental acorde a las necesidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta y siguiendo los principios de la archivística sobre procedencia y orden original de los documentos.
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Lo anterior se presenta en el cuadro de Clasificación Documental General para la entidad, debidamente codificado, el cual refleja la jerarquización y categoría establecida para la documentación de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Así mismo y para mayor claridad, se elaboró un cuadro consolidado, donde se registran las series y subseries manejadas por cada área administrativa.
• Codificación
Conforme a la estructura jerárquica y después de analizar los sistemas de codificación que maneja la entidad y la conveniencia de implementar o cambiar los mismos se concluyó:
• Codificación de Unidades y Áreas Administrativas
El código para las unidades y áreas administrativas de la Cámara de Comercio de Cúcuta, comprende un número de tres dígitos así:
El primer dígito corresponde a la unidad administrativa, el segundo al área, y el tercero a la dependencia.
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La codificación para unidades y áreas administrativas es la siguiente:
CÓD UNIDAD AMINISTRATIVA CÓD AREA / DEPENDENCIA
1 1 0 C O M U N IC A C IO N E S
100 1 2 0 C IE C C C
PRESIDENCIA EJECUTIVA 1 3 0 S E C R E T A R IA G E N E R A L
1 4 0 IN V E S T IN C U C U T A
2 0 0
G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A
2 1 0 R E L A C IO N E S IN D U S T R IA L E S
2 2 0 P R E S U P U E S T O
2 3 0 C O M P R A S
2 4 0 C O N T A B IL ID A D
2 5 0 T E S O R E R IA
2 6 0 S IS T E M A S
2 7 0 C IN D O C C C
3 0 0
G E R E N C IA D E
D E S A R R O L L O E S T R A T E G IC O
3 1 0 C A L ID A D
3 2 0 C O N T R O L IN T E R N O
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4 0 0G E R E N C IA D EC O M P E T IT IV ID A DR E G IO N A L
4 1 0 E M P R E N D IM IE N T O
4 2 0 C O N S O L ID A C IO N E M P R E S A R IA L
4 3 0 IN T E R N A C IO N A L IZ A C IO N
4 4 0C O M IS IO N R E G IO N A L D E C O M P E T IT IV ID A D
5 0 0G E R E N C IA O B S E R V A T O R IO E IN F O M E D IA C IO N
6 0 0G E R E N C IA D E
E S T R U C T U R A C IO N Y G E S T IO N D E P R O Y E C T O S
7 0 0G E R E N C IA D E
F O R M A L IZ A C IO N
8 0 0G E R E N C IA D E S E R V IC IO S
E M P R E S A R IA L E S8 1 0 A F IL IA D O S
8 2 0 C E N T R O D E F O R M A C IO N E M P R E S A R IA L
8 3 0C E N T R O D E A R B IT R A JE C O N C IL IA C IO N Y A M IG A B L E C O M P O S IC IÓ N
8 4 0 L O G IS T IC A
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• Codificación de series y subseries
El código para la serie documental, es un número de tres dígitos, para realizar este proceso se listaron las series documentales y se numeraron, dejando entre serie y serie dos rangos de números para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.
Ejemplo:
CÓDIGO SERIES DOCUMENTALES
001 ACTAS002 ACUERDOS
El código para una subserie corresponde a un número de dos dígitos, los cuales se asignan teniendo en cuenta un consecutivo numérico ascendente, de acuerdo al orden alfabético dentro de su serie correspondiente; conservando un rango de números entre código y código para posteriores inclusiones y/o actualizaciones.
Ejemplo:
CODIGO SU BSERIE
01 ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN
02 ACTAS DE COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL
03 ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
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En resumen, la codificación de las series y las subseries documentales constan de CINCO dígitos, así: Los TRES primeros corresponden a la serie y los DOS siguientes a la subserie.
Ejemplo:
SERIE SUBSERIE CÓDIGO
ACTAS ACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIÓN
001.01
ACTAS DE COMITÉ DECONVIVENCIALABORAL
001.02
ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
001.03
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VALORACIÓN DOCUMENTAL
La valoración es el proceso por el cual se establecen los tiempos de retención y la disposición final para los documentos de archivo registrados en la TRD. Para entrar a proponer los tiempos de retención a cada subserie documental, se realizó el proceso de valoración documental teniendo en cuenta los valores primarios, tales como el valor administrativo, legal, fiscal, contable, y para establecer los valores secundarios, se estudió el valor histórico de los documentos teniendo en cuenta su utilidad para la ciencia, la cultura y la investigación. Adicionalmente, en este proceso se tuvieron presentes los conceptos de valor mediato predecible y valor mediato no predecible, en todos los casos se estudiaron y establecieron los plazos de vigencia y plazo precaucional para los documentos, atendiendo a la normatividad jurídica existente, y para aquellos casos en los que la norma no regula se entró a establecer dichos plazos con la aprobación inicial de los responsables del archivo, los jefes de cada unidad productora y posteriormente del Comité de Gestión Documental de la Cámara. Es decir que para todos los casos se consultó las disposiciones legales vigentes, tanto externas como internas.
La valoración documental permitió establecer la propuesta de retención para cada subserie documental en cada una de las etapas de su ciclo vital, es decir el tiempo de conservación y disposición final en el archivo de gestión, archivo central y archivo histórico o permanente.
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• Organización de los archivos de gestión central e histórica o permanente.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos la Cámara de Comercio de Cúcuta conformará y organizará sus Archivos de Gestión Central e Histórico o Permanente, aplicando la Tabla de Retención Documental y teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original de los documentos.
Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
La organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con fundamento en la aplicación de las Tablas de Retención Documental se elaborará una guía que tendrá como fin disponer de una herramienta que permita desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite, retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia documental.
Dicha guía se convierte en elemento de obligatorio conocimiento y cumplimiento por parte de quienes tienen la responsabilidad de producir, recibir y administrar los archivos de oficina de la entidad. Para la organización de los archivos de gestión se realizarán los procesos de clasificación atendiendo a las agrupaciones documentales presentadas el CCD y la TRD de cada oficina productora de documentos.
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Y en cuanto a ordenación documental se considerará que el sistema de ordenación para los expedientes de una serie o subserie, facilité la localización y recuperación de la información. Los sistemas de ordenación que se implementarán según las necesidades, podrán atender a la siguiente clasificación: Onomástico, Alfabético, Numérico, y/o Cronológico.
Es de aclarar que en los archivos de gestión solo se destruirán documentos de apoyo y documentos producto de una selección natural, ya que solo el Archivo Central con previa autorización del Comité de Archivo de la Cámara de Comercio de Cúcuta está facultado para realizar eliminaciones documentales.
Una vez organizado el archivo de gestión de cada Oficina Productora a partir de la implementación de la Tabla de Retención Documental, aparecerán algunos documentos que no es posible ubicar dentro de las series. Dichos documentos se constituyen en los llamados DOCUMENTOS DE APOYO.
Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad, donde cumplirán su vigencia y cuya consulta será administrada por el CINDOCC.
Archivo Histórico o Permanente: Es aquel al que se transfieren desde el Archivo Central los documentos de archivo de conservación permanente. En este archivo no se realiza selección.
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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Una vez agotados los términos de permanencia en cada archivo según la Tabla de Retención Documental, se realizarán las transferencias documentales conforme al proceso establecido, el cual aplicará tanto para las transferencias primarias como para las secundarias.
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• Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo deGestión al Archivo Central
S Todas las dependencias de la entidad remitirán al Archivo Central los documentos ya tramitados y cumplido su tiempo, de conformidad a lo estipulado en la Tabla de Retención Documental.
S Retire las copias y fotocopias de documentos, siempre y cuando exista original, realice selección natural.
S Normalice la denominación de tipos documentales como lo plantea la Tabla de Retención Documental, para construir las series documentales.
S Los documentos se enviarán al Archivo Central ordenados y clasificados por series documentales, al igual que los expedientes con sus respectivos tipos documentales al interior.
S Diligencie el Formato de Inventario Único Documental, el cual será firmado por el Jefe de la oficina productora de los documentos y el Jefe del Archivo quien recibe, revisa y confronta la transferencia.
No se aceptaran unidades de conservación identificadas con documentos varios, misceláneos, correspondencia recibida, correspondencia despachada, memorandos internos recibidos, memorandos internos despachos o con nombre de empresas; todos los datos registrados en la transferencia documental deben corresponder a la información definida en la TRD.
Las transferencias se harán de acuerdo a un cronograma establecido por el Archivo Central y aplicando la Tabla de Retención Documental en su totalidad.
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DISPOSICION FINAL
En la disposición final se plantea para algunas subseries documentales, la frecuencia de consulta y el resultado del proceso de valoración documental.
La TRD se realiza selección para algunas series documentales, no solo para conservar en otros soportes, sino también para eliminar y conservar parcial o totalmente, según cada caso.
Igualmente se digitalizan todas las series documentales de la TRD, conforme a los procedimientos que se adelantan en el trámite de la información en la actualidad.
Para normalizar estos procesos se plantea:
Eliminación Documental: Se realiza para los documentos que han perdido su valor primario y que no reúnen las características como documentos con valor secundario. Para realizar dicho proceso, se implementará el formato de eliminación de documentos definido por la Entidad. Es de anotar que ninguna serie documental se destruirá si no está reflejada y autorizada en la Tabla de Retención Documental, las eliminaciones documentales corresponderán entonces a la aplicación misma de laTRD.
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RETENCIÓN DOCUMENTAL
Los periodos de retención y las modalidades de selección fueron tenidos en cuenta según lo establecido por ley, reglamentación o propuestas de los gestores de la documentación.
La retención documental se fijó en años, tanto para el Archivo de Gestión como para el Archivo Central, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos. Los plazos empezaran a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en la oficina productora para el archivo de gestión, y a partir de la fecha en que ha perdido su vigencia para el archivo central.
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APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La Tabla de Retención Documental fue adoptada por la entidad mediante Resolución No. 013 del 19 de marzo de 2015, y será de obligatorio cumplimiento. Esta se constituirá como el instrumento archivístico base para la organización de los archivos; la TRD deberá aplicarse a los documentos producidos desde el año 2003.
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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
El Asistente Júnior de Gestión Documental, realizará seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y elaborará según las necesidades un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios de según el Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación en su artículo 14 y demás normas concordantes.
Las modificaciones a la Tabla de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de las oficinas productoras de los documentos, deberán ser evaluadas por el Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta para su estudio y aprobación.
Es importante tener en cuenta que la TRD requiere revisión y actualización periódica, por lo tanto para solicitar una actualización se deberá registrar en el formato y dirigirlo al Comité de Gestión Documental.
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ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Se presentan los cuadros de Tablas de Retención Documental, para cada una de las Unidades Administrativas descritas en la estructura organizacional vigente; teniendo en cuenta el análisis e interpretación realizada en las etapas anteriores.
LEVANTAMIENTO DE TABLAS DE RETENCIÓ N DO CUM ENTAL Y VALO RACIÓ N DOCUM ENTAL
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LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Acta No 035 de Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta. Aprobación Tablas de Retención Documental
Anexo 2. Acta N° 155 de Junta Directiva por medio de la cual reestructuran de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 3. Organigrama
Anexo 4. Mapa de Procesos
Anexo 5. Descripción de cargos, funciones y responsabilidades de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 6. Manual de Calidad, ISO 9000, por medio del cual se establecen los procesos de la Cámara de Comercio de Cúcuta.
Anexo 7. Normatividad sobre producción documental
Anexo 8. Estatutos de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Anexo 9. Resolución N° 012 por medio de la cual se modifica la estructura interna y funciones del Comité de Gestión Documental de la Cámara de Comercio de Cúcuta
Anexo 10. Resolución N° 013 por medio de la cual se Por medio de la cual se actualizan las Tablas de Retención Documental y se aprueba su aplicación en la Cámara de Comercio de Cúcuta.
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Anexo 11. Manual de procesos "A.AF.C.02.P Organización Documental"
Anexo 12. A.AF.C.02.G Guía Para La Organización De Documentos
Anexo 13. Manual de procesos "A.AF.C.04.P Disposición Final de Documentos
Anexo 14. Encuesta Documental
Anexo 15. Cuadro de Clasificación Documental
Anexo 16. Listado de Series y Sub Series
Anexo 17. Tabla de Retención Documental.
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ESTRUCTURA ORGANICAT o m a n d o c o m o b a se el o rg a n ig ra m a in s titu cio n a l se g ú n A c ta d e Ju n ta D ire c tiv a 1 5 5 d e 2 0 1 1 , se co d if ic a ro n la s se ccio n e s y su b se cc io n e s d e la s ig u ie n te m a n e ra .
CÓDIGO SECCIÓN1 0 0 P R E S ID E N C IA E JE C U T IV A
1 1 0 S E C R E T A R IA G E N E R A L
1 2 0 C O M U N IC A C IO N E S
1 3 0 C IE C C C
1 4 0 IN V E S T IN C U C U T A
2 0 0 G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A
2 1 0 R E L A C IO N E S IN D U S T R IA L E S
2 2 0 P R E S U P U E S T O
2 3 0 C O M P R A S
2 4 0 C O N T A B IL ID A D
2 5 0 T E S O R E R IA
2 6 0 S IS T E M A S
2 7 0 C IN D O C C C
3 0 0 G E R E N C IA D E D E S A R R O L L O E S T R A T E G IC O
3 1 0 C A L ID A D
3 2 0 C O N T R O L IN T E R N O
4 0 0 G E R E N C IA D E C O M P E T IT IV ID A D R E G IO N A L
4 1 0 E M P R E N D IM IE N T O
4 2 0 C O N S O L ID A C IO N E M P R E S A R IA L
4 3 0 IN T E R N A C IO N A L IZ A C IO N
4 4 0 C O M IS IO N R E G IO N A L D E C O M P E T IT IV ID A D
5 0 0 G E R E N C IA O B S E R V A T O R IO E IN F O M E D IA C IO N
6 0 0 G E R E N C IA D E E S T R U C T U R A C IO N Y G E S T IO N D E P R O Y E C T O S
7 0 0 G E R E N C IA D E F O R M A L IZ A C IO N
8 0 0 G E R E N C IA D E S E R V IC IO S E M P R E S A R IA L E S
8 1 0 A F IL IA D O S
8 2 0 C E N T R O D E F O R M A C IO N E M P R E S A R IA L
8 3 0 C E N T R O D E A R B IT R A JE C O N C IL IA C IO N Y A M IG A B L E C O M P O S IC IÓ N
8 4 0 L O G IS T IC A
Gerencia Administrativa y Financiera . Centro de Información Documental “Cindoccc”
CÁMARA DE COMERCIO DE CÚCUTA1 0 0 AÑOS
G E S T IO N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Dep.
SERIEDOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
Digitalización
PROCEDIMIENTOS
100 001 15 ACTASACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Acta Papel X X
100 002 ACUERDOS Acuerdo Papel X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
100 019 10 INFORMESINFORMES DE ACTIVIDADES MENSUAL
Informe Electrónico X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Serie Subserie Eliminación Selección
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Dep.
SERIEDOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
Digitalización
PROCEDIMIENTOS
100 019 21 INFORMESINFORMES DE GESTIÓN ANUAL Informe Electrónico X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Líneas deRepresentaciónInstitucional
Papel - Electrónico
100 019 28 INFORMESINFORMES DE REPRESENTACIÓN INSTITUCIONAL
Informe deRepresentaciónInstitucional
Electrónico
X X
Consolidado de Representación Institucional
Electrónico
Poder de representación Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Serie Subserie Eliminación Selección
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
Acta de incripción de lista
Papel
Aceptación de candidatos Papel
Actas de escrutinio de elección de junta directiva
Papel
Listados de comerciantes inscritos con derecho a voto
Papel-Electrónico
Comunicaciones Papel-Electrónico
EstatutosAnticorrupción Papel-Electrónico
Formato de contabilización de votos
Papel
Notificación a los eligidos Papel-Electrónico
Impugnación a la elección (si hay lugar)
Papel-Electrónico
InstructivosConfecamaras Papel-Electrónico
Propuesta de revisoria fiscal Papel-Electrónico
Dep.
SERIEDOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
Digitalización
PROCEDIMIENTOS
100 039
PROCESOS DE ELECCIÓN DE JUNTA DIRECITVA
X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Serie Subserie Eliminación Selección
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREAPRODUCTORA: 100 PRESIDENCIA EJECUTIVA
Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
Resolución Papel
Libro de registrode resoluciones
Dep.
SERIEDOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
Digitalización
PROCEDIMIENTOS
100 053 RESOLUCIONES X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Serie Subserie Eliminación Selección
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ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo Rubiela Ceballos Leiva, Asistente Senior de Presidencia Ejecutiva
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 de 20 marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREAPRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL
CODIGO SERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep SERIE SUBSERIE
(S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Creación de Comités PapelDe acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.
110 001 11 ACTASACTAS DE COMITÉ JÚRIDICO
Acta de Comité Papel
3 7 X X
AnexosPapel-Electrónico
Comunicados Electrónico
Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Solicitud Electrónico Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante
Selección de proveedor y/o contratista
Papel-Electrónico
un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de
AsignaciónCoordinador Papel
retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma
Contrato y/o Convenio Papel
110 011 CONTRATOS Y/OCuadro comparativo de cotización
PapelTRÁMITE 10 X X
permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor
CONVENIOS Póliza Papel histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio
Acta modificatoria Papel
Acta de inicio Papel, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las
Acta de recibo Papelimágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos
Acta de terminación Papel serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Acta de liquidación Papel
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental(Sd)
Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep SERIE SUBSERIE Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Factura y/o Cuenta de Cobro Papel
Informe de Actividades y/o Informe de Efectividad
Papel
Comunicados Electrónico
Lista de chequeo Papel
110 012 17CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE REGISTRO DE CONTRATOS Y CONVENIOS
Registro de contratos y convenios Electrónico 2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREAPRODUCTORA: 110 SECRETARIA GENERAL
Dep SERIE SUBSERIE
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
Digitalización
PROCEDIMIENTOS
110 019 05 INFORMES
IN FORM ES A EN TIDADES DE CON TROL Y VIG ILANCIA-SIC
Inform e trim estral de contratación al aplicativo SIRECI
Electrónico
X
Com unicados Electrónico
110 019 29 INFORMESIN FORM ES DEREPRESENTACIÓNIN STITUCIO N AL
Inform e deRepresentaciónInstitucional
Electrónico X
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Poder al abogadoPapel-Electrónico
110 041PROCESOSJURÍDICOS
D em andaPapel-Electrónico 10 X
Com unicadosPapel-Electrónico
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central. Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Eliminación Selección
1 4 X
1 4 X
XTRAMITE
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 120 COMUNICACIONES
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental(Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
120 009 COMUNICADOS DE PRENSA
Control de comunicados de prensa
Electrónico
1 9 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.
Comunicados de prensa Electrónico
Noticias de periódico Electrónico
120 019 11 INFORMES
INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Matriz de información y comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 120 COMUNICACIONES
CODIGO
Dep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL(S)
Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
PROCEDIMIENTOS
120 019 30 INFORMES
120 019 39 INFORMES
120 019 50 INFORMES
120 033 01 PLANES
INFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL
Informe deRepresentaciónInstitucional
Electrónico X X
INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites y servicios Electrónico
X X
Carta de trato digno al usuario Electrónico
INFORMES PUBLICACIÓN DE NOTICIA MERCANTIL
Comunicación a entidades de control y vigilancia
Electrónico
X X
Públicaciones web de la SIC Electrónico
Plan Anual de Trabajo Electrónico
PLANES ANUALES DE TRABAJO
Plan de Actividades Electrónico
X XInforme Plan Anual de Trabajo Electrónico
Informe Gerencial Electrónico
Inventario de publicaciones Electrónico
120 045 PUBLICACIONES DE LA C.C.C.
Revisión aprobación de publicación
Electrónico X X
Solicitud de Trabajo Interno Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 120 COMUNICACIONES
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental(Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
120 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS
Reporte de Logros y Retos Electrónico
2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Anexos al Informe Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez José Miguel González Campo, Presidente Ejecutivo Efrain Vazquez Corinaldi, Asesor en Comunicaciones
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL PRESIDENCIA EJECUTIVA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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ÁREAPRODUCTORA: 200 G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A
CÓDIGOSERIE
DOCUMENTAL (S)Subserie documental
(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
200 019 12 INFORM ES
INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTA
Matriz de información y comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.200 019 31 INFORM ES
INFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL
Informe deRepresentaciónInstitucional
Electrónico 1 4 X X
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CÓDIGOSERIE
DOCUMENTAL (S)Subserie documental
(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
200 019 40 INFORMES
INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites
Electrónico 1 4 X X Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
200 033 02 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO
Plan Anual de Trabajo
Electrónico
2 3 X X
Plan de Actividades
Electrónico
Informe Plan Anual de Trabajo
Electrónico
InformeGerencial
Electrónico
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CÓDIGOSERIE
DOCUMENTAL (S)Subserie documental
(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
200 033 12 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL
Plan deInnovaciónGerencial
Electrónico 2 3 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
200 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS
Reporte de Logros y Retos
Electrónico
2 8 X X
Anexos al informe
Electrónico
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L
ÁREAPRODUCTORA: 200 G E R E N C IA A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A
CÓDIGOSERIE Subserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
200 055RIESGOSCORPORATIVOS
Planeación para la gestión del riesgo
Electrónico
2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Gestión del riesgo
Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Esperanza Rangel MariñoActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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(¿MARA irBDMLHUSKOÚCIFft
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Creación de Comités Papel
210 001 02 A C T A SACTAS DE COM ITÉ DE CON VIVEN CIA
Acta de Comité Papel3 7 X X De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en
LABORAL Anexos Papel-Electrónicosu etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
Com unicados Electrónico(H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de forma total y
Creación de Comités Papelcom pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la
210 001 07 A C T A S
ACTAS DE COM ITÉ DE IN VESTIG ACIÓN
Acta de Comité Papel
3 7 X X
inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin
DE IN CIDEN TES Y ACCIDENTE
Anexos Papel-Electrónicoagilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de
Com unicados Electrónico
ACTAS DE COM ITÉ PA RITARIO DE SEG URID AD Y SALUD EN EL TRABA JO
Creación de Comités Papel
210 001 12 A C T A SActa de Comité Papel
3 7 X X
docum entos serán detallados en el manual de calidad dela CCC.
Anexos Papel-Electrónico
Com unicados Electrónico
Ofertaeducativa / presentación hojas de vida
Papel
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
210 013
C U O TA S D E A P R EN D IC E S SEN A EN LA S EM PR E SA S "LEY 789 D E 2002”
Resolución regula la cuota de aprendices
Papel-Electrónico
1 4 X X
Com unicados Papel-Electrónico
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(¿MARA irBDMLHUSKOÚCIFft
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G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
D isposiciones para la Evaluación
Papel
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de
210 016 01 EV A LU A C IO N ESEVALUACION ES DE DESEM PEÑO
Acuerdo de com prom isos y consolidación de resultados
Papel
1 4 X X
archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será
Evaluación del desarrollo y análisis de com petencias
Papel
tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Inform e de indicadores de gestión
Electrónico
Proceso de contratación Papel-ElectrónicoLos docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiempos de retención en la fase del archivo
Registro de inducción Papel
Ficha Laboral Papelcentral.Los criterios de selección de los docum entos serán
principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo. Todos los docum entos seleccionados se conservarán de
A filiación de seguro social
Papel
H IST O R IA SPerfil ocupacional Papel-Electrónico
TRÁMITE
form a perm anente como sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un
210 018LA BO RA LES Form ación y
capacitación (Diplom as)Papel-Electrónico
80 X X valor histórico. Todos sus valores primarios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni deEvaluación desempeño Papel
Estatuto de anticorrupción
Papel-Electrónico
carácter probatorio , la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación NO será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.
Ausentism o (Perm isos, licencias, incapacidades)
Papel-Electrónico
Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad dela CCC.
Novedades nom ina Electrónico
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Novedades de nóm ina Electrónico De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán
2 1 0 0 2 9 N Ó M IN A S Form ato de autorización de horas extras
Electrónico TRÁMITE 80 X X
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin
Pago de nómina Electrónico
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin
PA G O S A SEG U R ID A D SO C IA L Y PA RA FISC A LES
Planilla de pago Electrónico
agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo,
2 1 0 0 3 2 Anexos de pago Electrónico TRÁMITE 8 0 X X
pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Com unicados Electrónico
Solicitud de cotización ElectrónicoLos docum entos en soporte papel serán elim inados una
Cotización Papel-Electrónicovez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual
Cuadro com parativo de cotización
Papel-Electrónico
estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho
2 1 0 0 3 5 01PÓ LIZ A S D E
PÓ LIZAS DE RESPON SABILIDAD
Egresos de pagos (copia) Electrónico
1 4 X XSE G U R O S CIVIL EXTRACTUA L
(CON FECAM ARAS) Factura Papel-Electrónico tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus
Póliza (original) Papelvalores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Listado de asegurados Papel
Com unicados Papel-Electrónico
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
PÓ LIZAS DECuadro com parativo de cotización
Papel-Electrónico
2 1 0 0 3 5 0 2PÓ LIZ A S D E SE G U R O S
RESPON SABILIDAD CIVIL PARA
Egresos de pagos (copia) Electrónico 1 4 X X
ADM IN ISTRADORES Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Listado de asegurados Papel L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s u n a v e z cu m p la s u tie m p o d e re te n c ió n e n la fase d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic lad oComunicados Papel-Electrónico
Solicitud de cotización Electrónicod e p a p e l, e l cu a l es ta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia a cta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r
Cotización Papel-Electrónico el co m ité in tern o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n no ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .
PÓ LIZAS DE SEGUROS DE VIDA GRUPO
Cuadro com parativo de cotización
Papel-Electrónico
2 1 0 0 3 5 0 5PÓ LIZ A S D E SE G U R O S
Egresos de pagos (copia) Electrónico 1 4 X X
Factura Papel-Electrónico cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa se d e l
Póliza (original) Papel a rch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a rio s (a d m in istra tiv o , le g a l, fisca l y / o co n ta b le ) y no p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l de ca lid a d d e la C C C .
Listado de asegurados Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadro com parativo de cotización
Papel-Electrónico
2 1 0 0 3 5 0 7PÓ LIZ A S D E SE G U R O S
PÓ LIZAS GLOBALES DE M ANEJO
Egresos de pagos (copia) Electrónico1 4 X X
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Listado de asegurados Papel
Comunicados Papel-Electrónico
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
2 1 0 0 4 2 01 P R O G R A M A SPROGRAM AS ANUALES DE
Program a de vacaciones Electrónico2 3 X X
VACACIONES Com unicados Electrónico
Plan de actividades Electrónico
Cotizaciones Papel-Electrónico
Solicitud de pedido interno
Electrónico
2 1 0 0 4 2 0 3 P R O G R A M A SPROGRAM AS DE
Solicitud y legalización de gastos de viaje
Electrónico
2 3 X XL o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s
BIEN ESTAR SOCIAL Solicitud de servicios profesionales
Electrónicou n a v e z cu m p la s u tie m p o d e re te n c ió n e n la fase d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic lad o
Solicitud de convenios Electrónico d e p a p e l, e l cu a l es ta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia a cta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in tern o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n no
Inform e de Evento de Form ación
Papel
Fotografias Electrónico
Com unicados Electrónico ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o
Plan de actividades Electrónico co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa se d e l a rch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a rio s
Encuesta de detección de necesidades de form ación
Papel
Plan de Form ación Electrónico (a d m in istra tiv o , le g a l, fisca l y / o co n ta b le ) y no p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l de ca lid a d d e la C C C .
Inform e de Evento de Form ación
Papel
Evaluación de la Efectividad del Evento de Form ación
Papel
2 1 0 0 4 2 11 P R O G R A M A SPROGRAM AS DE FORM ACIÓN
Com unicados Papel-Electrónico 2 3 X XCotizaciones Papel-ElectrónicoSolicitud de pedido interno
Electrónico
Solicitud de servicios profesionales
Electrónico
Solicitud y legalización de gastos de viaje
Electrónico
Fotografias Electrónico
Informes Electrónico
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO
Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
Plan de actividades Electrónico
Comunicados Papel-Electrónico
Cotizaciones Papel-Electrónico
Fotografias Electrónico
Informes Electrónico
Informe de Evento de Formación Papel
Solicitud de pedido interno Electrónico
Inspección de botiquines de primeros auxilios
Papel
Inspección de extintores Papel
Inspección de área locativa Papel
Inspecciones de puesto de trabajo - ergonómica Papel
Matriz de factores de riesgos
Electrónico
Programa de pausas activas
Papel-Electrónico
Certificados Papel
Políticas de seguridad y salud en el trabajo Papel
Reglamento de Higiene y seguridad industrial Papel
Dep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS
210 042 22 P R O G R A M A S
PROGRAMAS DEL SISTEMAS DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Eliminación Selección
2 3 X
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(¿MARA irBDMLHUSKOÚCIFft
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
AREA PRODUCTORA: 210 TALENTO HUMANO
Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
Solicitud de Personal Papel-Electrónico
Banco de hojas de vida Papel
Aviso de convocatoria Papel
Formulario de inscripción Papel-Electrónico
Lista de aspirantes inscritos
Papel
Lista de aspirantes admitidos Papel
Lista de aspirantes no admitidos Papel
Criterios de selección Papel
Informe de pruebas aplicadas Papel-Electrónico
Resumen de pruebas aplicadas Papel
Acta de concurso PapelPruebas psicotécnicas Papel
Evaluación de entrevista de selección
Papel
Evaluación de ladocumentaciónrequerida
Papel
Verificación de referencia Papel
Inventario de documentos de la historia laboral
Papel
Dep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS
210 057 01 SELEC C IO N ES D E PERSO N A L
SELECCIONES DEPERSONALADMINISTRATIVO
X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Eliminación Selección
2 3 X
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezEsperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera Mabel Andrea Robayo Vanegas, Profesional Senior de Talento
Humano
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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cAüuaA tri : L > M h H C I I Jnt cüciíta
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 220 PRESUPUESTO
Dep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
T ipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización
PROCEDIMIENTOS
220 019 02 INFORMES
220 019 06 INFORMES
220 019 08 INFORMES
INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA - CONTRALORÍA GENERAL DE REPUBLICA
Informe Electrónico
Comunicaciones Electrónico
Informe Electrónico
INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Y VIGILANCIA - SIC
Comunicaciones Electrónico
Informe Electrónico
INFORMES AREVISORÍAFISCAL
Comunicaciones Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Selección
1 4 X X
1 4 X X
1 4 X X
Página 1
cAüuaA tri : L > M h H C I I Jnt cüciíta
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 220 PRESUPUESTO
1 1
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
T ipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Presupuesto de ingresos y egresos
Electrónico
Presupuesto de activos fijos
Electrónico
Planeaciónpresupuesta
Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el
Plan de actividades v7 borrador
Electrónico
220 036 PRESUPUESTO
Liquidación suministros por programa y centro de costos
Electrónico
1 9 X X
comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información
Solicitud deacuerdopresupuestal
Electrónicoserá también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Auxiliarpresupuestal por programas
Electrónico
Consolidado deacuerdospresupuestales
Electrónico
Informe de indicador de gestión
Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezEsperanza Rangel Marino, Gerente Administrativa y Financiera
Liliana del Rosario Velandia Gómez, Profesional Senior de PresupuestoActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Página 2
C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
Página 1 de 1
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
230 006AVALUOS DE PLANTA Y EQUIPO
Avaluo P apel-Electrónico
2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Comunicados Papel-Electrónico
230 012 16CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE INSUMOS DE FORMALIZACIÓN
Control y entrega de insumos para formalización
Electrónico
2 0 X X
Control de ventas de insumos para formalización
Electrónico
230 012 18CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE REGISTRO DE ÓRDENES DE COMPRA
Control de órdenes de compra y servicio
Electrónico 2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
230 012 19CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE REGISTRO DE ÓRDENES DE TRABAJO Y/O SERVICIO
Control de órdenes de compra y servicio
Electrónico 2 8 X X
Página 1
C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd)Dep. Serie Subserie
230 017 HISTORIAS DE VEHICULOS
Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
Hoja de vida del vehículo Papel
Póliza de seguro obligatoria de transito soat
Papel
Póliza de seguro extracontractual Papel
Impuesto de vehículo Papel
Control de m antenimiento Papel
Inventario de vehículo Papel
Revisión diaria Papel
Control de ruta diaria Papel
Inspección de seguridad vehicular Papel
Comunicados P apel-Electrónico
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
TRÁMITE 5 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Acta de baja de activos fijos Papel
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.
Activos en reparación o movimiento Electrónico
Informes Electrónico
230 020 01 INVENTARIOSINVENTARIOS DE
Inventario general de activos fijos
Papel-Electrónico
2 10 X X
La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios
ACTIVOS FIJOS Asignación de activos fijos Papel-Electrónico
Entrega de activos por vacaciones Electrónico
(adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Entrega de inventario por retiro Papel-Electrónico
Movimiento de activos fijos Electrónico
Solicitud de pedido interno Electrónico
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de
tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo. Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o
230 030 ORDENES DE COMPRA
Cuadro comparativo de cotización Papel
2 8 X X
Orden de compra Papel
contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio , la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad. Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Factura Papel
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Solicitud de pedido interno Electrónico Los docum entos en soporte papel serán seleccionados mediante
un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiempos de retención en la fase del archivo central.
Cuadro comparativo de cotización Papel
Orden de trabajo servicio Papel
Los criterios de selección de los docum entos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo. Todos los docum entos seleccionados se conservarán de forma perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC
ORDENES DE Acta modificatoria Papel
230 031 TRABAJO Y / O SERVICIO
Póliza PapelTRÁMITE 10 X X
Acta de inicio Papel
Acta de terminación Papeldurante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
Factura Papel probatorio , la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación NO será seleccionada; se
Informe de actividades Papelelim inarán las im ágenes en su totalidad. Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Comunicados Electrónico
Solicitud de cotización ElectrónicoLos docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central
Cotización P apel-Electrónicom ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
PÓLIZAS DE
Cuadro comparativo de cotización Papel-Electrónico
elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del
230 035 03 PÓLIZAS SEGUROS DE EDIFICIOS
Egresos de pagos (copia) Electrónico 1 4 X X
Factura Papel-Electrónico archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
Póliza (original) Papel secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Lista de inventario Papel
Comunicados Papel-Electrónico
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización P apel-Electrónico
Cuadro comparativo de cotización Papel-Electrónico
2 3 0 0 3 5 0 4 PÓLIZAS
PÓLIZAS DE SEGUROS DE
Egresos de pagos (copia) Electrónico
MUEBLES Y EQUIPOS Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Lista de inventario Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Programa de compra Electrónico
PROGRAM AS DE2 3 0 0 4 2 0 9 PROGRAMAS COM PRAS PARA
FUN CIO NA M IEN TOInforme de uso eficiente de recursos de funcionamiento
Electrónico
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
ArchivoGestión
Archivo Conservación Central Total Eliminación Digitalización Selección
1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
2 3 X X
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C¿N1ARA 3L COMERCIO D I CLIC UTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 230 COMPRAS
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental
Tipo documentalSOPORTE
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL
Autorización de datos personales Papel-Electrónico
Registro de proveedores P apel-Electrónico
230 043 01 PROVEEDORESPROVEED ORES DESERVICIOSAD M IN ISTRATIVOS
Selección de proveedores Electrónico
Listado maestro de proveedores Electrónico
Evaluación y reevaluación de proveedores
Elecrónico
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera Martha Lucia Ayala Peñaranda, Profesional Senior de Compras
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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ÁREAPRODUCTORA: 240 CONTABILIDAD
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie
documental (Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
2 4 0 0 1 0C O N C ILIA C IO N E SB A N C A R IA S
Extracto bancario Papel
2 8 X X
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.
Conciliación bancaria Electrónico
240 014 01D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S
DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE ICA
Declaraciones tributarias de ica
Electrónico
2 8 X X
Anexos Electrónico
240 014 02D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S
DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE IVA
Declaraciones tributarias de iva
Electrónico
2 8 X X
Anexos Electrónico
240 014 03D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S
DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE RENTA
Declaraciones tributarias de renta
Electrónico
2 8 X X
Anexos Electrónico
240 014 04D EC LA RA C IO N EST R IB U T A R IA S
DECLARACION ES TRIBU TA RIA S DE RETEN CIÓN EN LA FUENTE
Declaraciones tributarias de retención en la fuente
Electrónico
2 8 X X
Anexos Electrónico
Página 1
ÁREAPRODUCTORA: 240 CONTABILIDAD
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie
documental (Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Balance general Papel
Estado de resultado Papel
Estado de cambio de patrimonio
Papel
Estado de cambio de la situación financiera
Papel
Estado de flujo efectivo PapelLos docum entos en soporte papel serán elim inados una vez
240 019 20 IN FO R M ESIN FORM ES DEESTADOSFIN AN CIEROS
Ejecución presupuestal global de ingresos y egresos públicos y privado
Papel2 8 X X
cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién
Ejecución presupuestal por program as del plan de trabajo
Papel
Control Inversiones en Fiducuenta
Electrónicoelim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/oRelación Acciones Electrónico
Inversiones en CDTS Electrónicoculturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de
240 019 27 IN FO R M ESIN FORM ES DEPROPÓSITOESPECIAL
Informe Electrónico 2 8 X X
docum entos serán detallados en el manual de calidad de laCC CCCC ..
240 019 49 IN FO R M ESIN FORM ES EXÓ GEN A A LA DIAN
Inform ación exógena Electrónico 2 8 X X
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ÁREAPRODUCTORA: 240 CONTABILIDAD
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie
documental (Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
240 022 01B IB R O S D E C O N T A BILID A D
LIBROSAUXILIARES
Registro Electrónico 2 8 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Las imá genes digitalizadas se c onser vará n comodmoecduimanetnetuosn dperoacpeosyoodae lrae cgiecslatidóon daed mpaipnieslt,realticvuaaldeslta rCáCC
y no se constituyun com o docum entos de archivo, per o igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de fLoar mCCa Cin d uefriannidtea.la etapa del trámite de la inform ación
Los p^cndim ientos de conservación y chgitaliaación decdaorcáucmtere nptroosbsaetroárniod, leataclulaadl otus veon ceol moa nfiunaal gdieliczalri daicdhdoe la
CCC.
240 022 02L IB R O S D E C O N T A BILID A D
LIBROS DE M A YOR Y BA LANCE
Registro Electrónico 2 8 X X
240 022 03L IB R O S D E C O N T A BILID A D
LIBROS DIARIOS Registro Electrónico 2 8 X X
E L A B O R Ó : R E V IS Ó Los procAedPiRmOieBntÓos de elim inación y digitalización de
N a n cy T a le ro R a m írezE sp e ra n z a R a n g e l M arin o , G ere n te A d m in is tra tiv a y F in an c iera N u b ia In é s V illa m iz a r D íaz , P ro fe s io n a l S e n io r d e C o n ta b ilid a d
A cta 035 d e l 19 d e m a rz o d e 2015 R e so lu c ió n 013 d e l 20 d e m a rz o d e 2015
A S IS T E N T E JU N IO R D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L G E R E N T E A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A C O M IT É D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L
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CAMftftft Pí COMERCIO DE EUCEfTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA
Dep.
SER IE D O C U M EN TA L
(S)
Subserie docum ental (Sd)
T ip o docum entalSO PO R TE
D O C U M EN TA L
T IE M P O DE RETEN C IÓ N
ArchivoGestión
ArchivoCentral
D IS P O S IC IÓ N FIN AL
ConservaciónTotal
Digitalización
PR O C E D IM IEN T O S
Creación y actualización de caja menor
Electrónico
250 005 ARQUEOS DE CAJA MENOR
Arqueo de caja menor Papel
Arqueo receptores de documentos Papel
250 008 01COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
COMPROBANTESDE EGRESOS
Comprobantes de egreso Papel-Electrónico
X X
Anexos Papel-Electrónico
Comprobantes de ingreso Papel-Electrónico
250 008 02COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
COMPROBANTES DE INGRESOS X X
Anexos Papel-Electrónico
Informe Electrónico
250 012 02CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE ANULACIONES Y REVERSIONES DE DINERO
Anexos Electrónico X
OperacionesAnuladas Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
C Ó D IG O
Serie Subbserie Eliminación Selección
X X2 0
2 8
2 8
X2 0
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CAMftftft Pí COMERCIO DE EUCEfTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA
C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L Subserie docum ental
T ip o docum entalSO PO R TE
T IE M P O DE RETEN C IÓ N
D IS P O S IC IÓ N FIN AL
Dep. Serie Subbserie(S) (Sd) D O C U M EN TA L Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
250 012 20CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE RELACIÓN DIARIA DE TRÁMITES
Relación Diaria de Trámites Papel 2 0 X X
Titulo valor de las acciones Papel
Certificado de las acciones Papel-Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una
250 021 01 INVERSIONESINVERSIONES EN ACCIONES
Acta de comité de inversión Papel
TRÁMITE 1 X X
vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa
Cancelación de la inversión Papel-Electrónico
acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
Comunicados Papel-Electrónico
Actualización de datos Papel-Electrónico
Plan de inversión Electrónico
Proceso de cotización Papel-Electrónico
investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de
250 021 02 INVERSIONES
INVERSIONES EN CDT
Constitución CDT Electrónico
TRÁM ITE 1 X X
la CCC.
(CERTIFICADO A TÉRMINO FIJO) Cancelación de la
inversión Papel-Electrónico
Acta de comité de inversión Papel
Comunicados Papel-Electrónico
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA
Dep.
SER IE D O C U M EN TA L
(S)
Subserie docum ental (Sd)
T ip o docum entalSO PO R TE
D O C U M EN TA L
Proceso de cotización Electrónico
Constitución CDT P apel-Electrónico
Cancelación de la inversión
Papel-Electrónico
Acta de comité de inversión Papel
Comunicados Papel-Electrónico
Convenio de transporte de valores
Papel-Electrónico
Solicitud de cotización Electrónico
Cotización Papel-Electrónico
Cuadrocomparativo de cotización
Papel-Electrónico
Egreso de pagos(copias) Electrónico
Factura Papel-Electrónico
Póliza (original) Papel
Comunicados Papel-Electrónico
T IE M P O DE RETEN C IÓ N
ArchivoGestión
ArchivoCentral
D IS P O S IC IÓ N FIN AL
ConservaciónTotal
Digitalización
PR O C E D IM IEN T O S
250 021 03 INVERSIONES INVERSIONES EN FIDUCIA
TRAM ITE
250 035 06 PÓLIZASPOLIZAS DE TRANSPORTE DE VALORES
X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
C Ó D IG O
Serie Subbserie Eliminación Selección
1 X X
1 4
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CAMftftft Pí COMERCIO DE CUCEfTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 250 TESORERIA
C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L Subserie docum ental
T ip o docum entalSO PO R TE
T IE M P O DE RETEN C IÓ N
D IS P O S IC IÓ N FIN AL
Dep. Serie Subbserie(S) (Sd) D O C U M EN TA L Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Aperturas de cuentas Papel-Electrónico
Cambio de firmas Papel-ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de
Cancelación de cuentas bancarias Papel-Electrónico
PROVEEDORES DE
Funcionamiento de cuenta Papel-Electrónico
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de
250 043 02 PROVEEDORES SERVICIOSFINANCIEROS Gestión de
créditos Papel-ElectrónicoTRÁM ITE 5 X X
Solicitud de cheque de gerencia
Papel-Electrónico
Solicitud de chequeras Papel-Electrónico
documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Traslado de fondos Papel-Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Esperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera Luz Mireya Orozco Miranda, Profesional Senior de Tesorería
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 260 SISTEM AS
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
(S) (Sd) DOCUMENT AL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Términos de referencia
Electrónico
260 004ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS INFORMÁTICOS
Informe de incidencias - Reportes de mesa de ayuda
Electrónico
2 8 X X
Acciones de mejora - Reportes de mesa de ayuda
Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
Comunicados Electrónico
260 012 05CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE CONSUMO DE TELÉFONO
Reporte de consumo de teléfono mensual
Electrónico
2 5 X X
trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
MENSUAL
Comunicados Electrónico
Plan de Actividades
Electrónico
260 019 09 IN FO RM ESINFORMES DE ACTIVIDADES Acta de reunión Papel 1 4 X X
Comunicados Electrónico
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TA BLA D E R ETEN C IÓ N D O CU M EN TA L
ÁREA PRODUCTORA: 260 S IST E M A S
1 1
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental(Sd)
Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
260 020 03 INVENTARIOSINVENTARIOSINFORMÁTICO
Inventarios Electrónico
2 10 X X Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Manifiesto Electrónico
Licenciamiento Electrónico
Comunicados de baja de equipos
Electrónico
Comunicados de entrega de equipos para almacén
Electrónico
Comunicados de salida de equipos
Electrónico
260 033 10 PLANESPLANES DE CONTINGENCIA
Evaluación y control
Electrónico 2 3 X X
260 033 20 PLANESPLANES DESEGURIDADINFORMÁTICO
Control de usuarios
Electrónico 2 3 X X
260 034 01 PLANOSPLANOS DE CABLEADO ESTRUCTURADO
Planos Papel TRÁMITE 5 X X
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TA BLA D E R ETEN C IÓ N D O CU M EN TA L
ÁREA PRODUCTORA: 260 S IST E M A S
1 1
CÓDIGO SERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
(S) (Sd) DOCUMENT AL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Diagnóstico ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno
260 044 03 PROYECTOSPROYECTOS DEINFRAESTRUCTURAINFORMÁTICA
Plan deinfraestructurainformática
Electrónico 2 8 X X
de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus
Proyecto de presupuesto
Electrónico
valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezEsperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativa y Financiera
Elizabeth Suárz Sierra, Coordinaroa de Tecnología de la InformaciónActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN
Dep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS
830 001 08 A C T A S
C reación de Com ités Papel
ACTA S D E CO M ITE DE M ÉTO D O S A LTERN A TIVO S DE SO LU C IÓ N DE CO N FLICTO S
A cta de Com ité Papel
AnexosPapel-Electrónico
Com unicados Electrónico
D e acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
830 019 04 IN F O R M E S
830 019 26 IN F O R M E S
IN FO RM ES A EN TID A D ES DE CO N TRO L Y V IG ILA N C IA - M IN ISTERIO DE JU STICIA
Indice de Actas de Conciliadores
Electrónico
Indice de Constancia de los conciliadores no realizadas
Electrónico
Plan de Trabajo Electrónico
IN FO RM ES DE JO RN A D A S G RA TU ITA S DE C O N CILIA CIÓ N Y M ED IC IÓ N ESCO LAR
Inform e de Actividades Electrónico
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.L a CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Indicadores de G estión Electrónico
CÓDIGO
Eliminación Selección
X X3 7
1 4 X X
1 4 X X
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ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DERETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
830 027L IB R O S D E R E G IS T R O S D E A C T A S
Registro de Actas Papel 2 8 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC
830 028L IB R O S D E R E G IS T R O D E C O N ST A N C IA S
Registro de Constancias Papel 2 8 X X
y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Solicitud de Anexos Papel Los docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo
Recibo de Pago Papela los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiem pos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los docum entos serán
principalm ente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo.
Autos Adm isorios Papel
N otificaciones Papel
Com unicaciones Papel
Constancias Papel Todos los docum entos seleccionados se conservarán de form a perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/ o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho
830 037P R O C E S O S D E A R B IT R A JE
Edicto Rem plazatorio Papel TRÁMITE 5 X X
D esignación Curador- Ad-Litem , S i es N ecesario
Papel
Repuesta dem andado Papel
Recursos Papeltrámite al interior de la CCC. Esta inform ación N O será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.
Estudio Jurídico Papel Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.Constancia de Alegatos
, S i los H ubierePapel
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Dep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal Digitalización
PROCEDIMIENTOS
Poder Papel
Autoreconocim iento de Personería Jurídica Apoderado
Papel
Actas Papel
Auto Adm isorio de Suspensión, Si lo H ubiere
Papel
Auto Instalación Tribunal
Papel
Inform es Papel
Fallos Papel
830 038 P R O C E S O S D E C O N C IL IA C IÓ N
Recibo de pago Papel
Solicitud escrita o verbal
Papel
Anexos Solicitud Papel
N om bram ientoConciliador
Papel
Citaciones Papel
Acta de la Audiencia Papel
Com unicaciones Papel
Inform e del conciliador Papel
Plan de Trabajo Electrónico
830 042 06 P R O G R A M A S
PRO G RAM AS DE C A PA CITA CIÓ N DEL CEN TRO DE A RBITRAJE Y CO N CILIA CIÓ N
Inform e de Actividades Electrónico
Los docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiem pos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los docum entos serán
principalm ente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo.Todos los docum entos seleccionados se conservarán de form a perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación N O será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Indicadores de G estión Electrónico
CÓDIGO
Eliminación Selección
5 X XTRAMITE
2 3 X X
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Perfil General Papel
Consolidado de arbitrajes
PapelLos docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central
Elección de árbitros Papel m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación
Consolidado de conciliaciones
Papel
830 056
SE L E C C IÓ N D E A R B IT R O S
N om bram iento de conciliadores
Papel
2 3 X X
realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién
C O N C IL IA D O R E S Y SE C R E T A R IO S
Form ulario de inscripción
Papelelim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios
Resum en hoja de vida Papel (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Registro de inducción Papel
Evaluación del desem peño
PapelLos procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la
Lista de Árbitros, Conciliadores y Secretarios
Papel
CCC.
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales
Ingrid Magred Martínez Rincón, Director Centro de Arbitraje, Conciliación y Amigable Composición
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L
ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación D ocum ental "CIN D O C CC"
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Creación de Comités
Papel
270 001 04 ACTASACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Acta de Comité Papel
3 7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán
AnexosPapel-Electrónico
requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin
Comunicados Electrónico
embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad dela CCC.270 001 13 ACTAS
ACTAS DE ELIMINACIÓN DE
Acta deeliminacióndocumental
Papel
3 7 X XDOCUMENTOS
AnexosPapel-Electrónico
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación Docum ental ''CINDOCCC''
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd)Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie SubserieArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
270 012 01CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
AVISO DE TRASLADO INTERNO DE DOCUMENTOS
Aviso de traslado interno de documentos
Papel 2 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
270 012 06CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE CORREO PARA MENSAJERÍA
Control de correo para mensajería
Papel 2 0 X X
270 012 14CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE ENTREGA LOCAL DE DOCUMENTOS
Control de entrega local de documentos
Papel 2 0 X X
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación Docum ental ''CINDOCCC''
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd)Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie SubserieArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
270 020 02 IN V EN TA RIO SINVENTARIOSDOCUMENTALES
RegistroInventarioDocumental
Papel-Electrónico 2 10 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
270 042 13 PRO G RA M A SPROGRAMAS DEGESTIÓNDOCUMENTAL
Plan de Actividades
Electrónico
2 3 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Informes Electrónico
Comunicados Electrónico
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CAtf DE l ; i j -Vi E- h i : ici he c o c t i r í
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G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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ÁREA PRODUCTORA 270 Centro de Inform ación Docum ental "CINDOCCC"
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd)Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie SubserieArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírzEsperanza Rangel Mariño, Gerente Administrativo y Financiera Nancy Talero Ramírez, Asistente Junior de Gestión Documental
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CAM**A DE c ú N iE ftc m DE tOCUTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO
Dep.
300
300
001
001
03
06
SERIEDOCUMENTAL
ACTAS
ACTAS
CODIGO
Serie Subserie(S)
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Archivo Archivo Gestión Central
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
PROCEDIMIENTOS
ACTAS DE COMITÉ DE ÉTICA Y BUEN GOBIERNO
Creación de Comités
Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-Electrónico
Comunicados Electrónico
Acuerdos,compromisos y protocolos éticos
Electrónico
Informe de seguimiento a la gestión ética
Electrónico
3 7
ACTAS DE COMITÉ DE INNOVACIÓN
Creación deComités Papel
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-Electrónico
Comunicados Electrónico
3 7
X
X
X
X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
300 001 10 ACTAS
Creación de Comités
Papel
ACTAS DE COMITÉ GERENCIAL
Acta de Comité
Anexos
Comunicados
Papel
Papel-Electrónico
Electrónico
3 7 X X
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO
CÓDIGOSERIE
DOCUMENTAL (S)Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie SubserieArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
300 007COMITÉS DE GESTIÓN
Creación de Comités
Papel
3 7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Control de Gestión de Comités
Electrónico
300 019 13 INFORMES
INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Matriz de información y comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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CAM**A DE c ú N iE ftc m DE tOCUTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO
CÓDIGOSERIE
DOCUMENTAL (S)Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie SubserieArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
300 019 32 INFORMESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL
Informe deRepresentaciónInstitucional
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
300 019 41 INFORMES
INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites
Electrónico 1 4 X X
300 033 03 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO
Plan Anual de Trabajo
Electrónico
2 3 X X
Plan de Actividades
Electrónico
Informe Plan Anual de Trabajo
Electrónico
Informe Gerencial Electrónico
300 033 13 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL
Plan deInnovaciónGerencial
Electrónico 2 3 X X
300 042 12 PROGRAMASPROGRAMAS DEFORTALECIMIENTOINSTITUCIONAL
Plan deactividadesPrograma
Electrónico 2 3 X X
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 300 G ERENCIA DE D ESARROLLO ESTRATEGICO
1
CÓDIGOSERIE
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie SubserieDOCUMENTAL (S) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
300 051R EPO R T ES DE M ÉTR IC A S
Reporte de Logros y Retos
Electrónico
2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la
C O R PO R A TIV A S
Anexos al informe Electrónico
CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será
R IESG O SC O R PO R A TIV O S
Planeación para la gestión del riesgo
Electrónico
también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
300 055
Gestión del riesgo Electrónico
2 8 X X investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Marycela Catilla AngaritaActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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T A B LA D E RETEN CIÓ N D O CU M EN TAL
ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd) Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
310 001 05 ACTAS
ACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN Y CONTROL
Creacón de Comités
Papel
3 7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Acta de Comité Papel
AnexosPapel-Electrónico
Comunicados Electrónico
310 012 22CONTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
REPORTES DE SERVICIO NO CONFORME
Reporte y Control de Servicio no Conforme v4
Electrónico 3 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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C- OWE I í r : i r j Ub C ú c u t A
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T A B LA D E RETEN CIÓ N D O CU M EN TAL
ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D
1 1
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
310 019 38 INFORMES
INFORMES DE REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
Revisión del Sistema de Gestión
Electrónico
3 7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Análisis, planeación y seguimiento de cambios que puedan impactar el sistema
Electrónico
Solicitud de acción de mejora (SAM),
Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
PLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL
Informe de cumplimiento de SAM;
Electrónico
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la
310 033 11 PLANES Evaluación de efectividad de la SAM
Electrónico3 7 X X
Consolidado de acciones de mejora
Electrónico
Plan deinnovacióoninstitucional
Electrónico
CCC.
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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T A B LA D E RETEN CIÓ N D O CU M EN TAL
ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D
1 1
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Programa de auditorías
Flectrónico
Plan de auditoría Flectrónico
Acta de apertura y cierre de auditoría
Papel Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de
Lista de verificación
Flectrónicopapel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.
PROGRAMAS DF
Reporte de no conformidad
papelLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho
310 042 02 PROGRAMASAUDITORIAS Informe de
auditorías a la gerencia
Flectrónico
3 7 X X trámite al interior de la CCC. Fsta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Control de implementación de acciones
Flectrónico
Fvaluación de auditores
Papel
Retroalimentació n de auditorias
Flectrónico
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ÁREAPRODUCTORA: 310 CA LID A D
1 1
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
310 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS
Reporte demétricascorporativas
Electrónico
2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la
Informe de planeación estratégica
Electrónico
CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Política de gestión del riesgo
Electrónico
310 055RIESGOSCORPORTATIVOS
Planeación para la gestión del riesgo
Electrónico 2 8 X X
Mapa del riesgo institucional
Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezMarycela Castilla Angarita, Gerente de Desarrollo Estratégico
Ledys Quintero Rodríguez, Asesor Especializado de Desarrollo Estratégico
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CAMARA &F CO M ERCIOD E C Ü C U T r.
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
Á R EAPR O D U C TO R A :
320 CONTROL INTERNO
1
CÓDIGO
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd)
Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie SubserieArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
320 001 09 ACTAS
ACTAS DE COMITÉ DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
Creación de Comités
Papel
3 7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Acta de Cómite
Papel
AnexosPapel-Electrónico
Comunicados Electrónico
320 012 03C O N TR O LES DEA C T IV ID A D ESA D M IN IST R A T IV A S
CONTROLES DE CALIDAD DE PROCESOS Y SERVICIOS
Control de calidad de procesos y servicios
Electrónico 2 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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CAMARA &F CO M ERCIOD E C Ü C U T r.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
Á R EAPR O D U C TO R A :
320 CONTROL INTERNO
1
CÓDIGO
SERIE DOCUMENTAL SubserieTipo documental
SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie
(S) documental (Sd) DOCUMENTAL
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
320 019 19 INFORMESINFORMES DECONTROLINTERNO
Informe decontrolInterno
Electrónico 2 3 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará
Formato de QRSF
Papel
320 019 47 INFORMESINFORMES DE GESTIÓN DE QRSF
Control de QRSF
Electrónico
1 4 X X
supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.
Análisis de QRSF
ElectrónicoLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del
Informe de QRSF
Electrónico
Plan Anual de Trabajo
Electrónicoarchivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.
PLANES
Plan de Actividades
Electrónico
320 033 04 PLANES ANUALES DE TRABAJO
Informe Plan Anual de Trabajo
Electrónico
3 7 X X
InformeGerencial
Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezMarycela Castilla Angarita, Gerente de Desarrollo Estratégico
Juan Gregorio Amaya, Auditor de InformaciónActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE DESARROLLO ESTRATEGICO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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C iW fti CECQMfDCJO[JE C Ú C U T .l
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 400 G ERENCIA DE COM PETITIVID AD REGIONAL
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd)Tipo Documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
400 019 14 IN FO RM ES
INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Matriz de información y comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y /o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y /o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
400 019 33 IN FO RM ESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL
Informe deRepresentaciónInstitucional
Electrónio 1 4 X X
400 019 42 IN FO RM ES
INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites
Electrónico 1 4 X X
400 033 05 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO
Plan Anual de Trabajo
Electrónico
2 3 X X
Plan de Actividades
Electrónico
Informe Plan Anual de Trabajo
Electrónico
Informe Gerencial Electrónico
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C iW fti CECQMfDCJO[JE C Ú C U T .l
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 400 G ERENCIA DE COM PETITIVID AD REGIONAL
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
(S)Subserie documental
(Sd)T ipo Documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
400 033 14 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL
Plan deInnovaciónGerencial
Electrónico 2 3 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y /o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y /o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
400 033 19 PLANESPLANES DEREGULACIÓNCOMPETITIVA
Plan de trabajo Electrónico
2 3 X X
Cronograma de actividades
Electrónico
Plan de acción de mejoramiento
Electrónico
Informe de actividades
Electrónico
400 051REPO RTES DEM ÉTRIC A SC O RPO RA TIV A S
Reporte de Logros y Retos
Electrónico2 8 X X
Anexos al Informe Electrónico
400 055R IESG O SCO RPA RA TIV A S
Planeación para la gestión del riesgo
Electrónico
2 8 X X
Gestión del riesgo Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Ayllen Rocio Parra CabreraActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 410 E M PR EN D IM IEN TO
1 1CÓDIGO
SERIE Subserie documental T ipo Documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Cronograma de actividades Electrónico
PROGRAMAS DE MUJERES ECO
Plan de trabajo Electrónico
410 042 16 PROGRAMAS Acta de reuniones Papel 2 3 X X
Proceso de selección Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación
Informe final Electrónico
Plan de actividades Papel
Lista de asistencia Papel expedida por el comité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter
Inscripción idea de negocio Papel
Acta de compromiso y confidencialidad
Papel
probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
410 042 20 PROGRAMASPROGRAMAS DE UNIDAD DE
Cronograma de asesoría a planes de negocio
Papel
2 3 X XEMPRENDIMIENTO Acta de incumplimiento o
suspensiónPapel
valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laActa de compromiso Papel
Control de visitas y sesiones de trabajo
PapelCCC.
Evaluación de Asistencia Técnica
Papel
Informe de actividades Electrónico
Página 1
|>EfrLiMtftLiiio r c ü c u t 4
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 410 EM PRENDIM IENTO
CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo Documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Cronograma de actividades Electrónico
Lista de asistencia Papel
Informe de gestión de actividades
Electrónico
Ruta de servicios para la creación de una empresa
Papel Los documentos en soporte papel serán
Ruta de servicios para la acelerar el crecimiento de una empresa
Papel
eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.
Ficha Inscripción de Servicios
Papel
Evaluación de Reuniones informativa
PapelLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta
410 042 26 PROGRAMAS
PROGRAMAS NACIONALES DE EMPRENDIMIENT O REGIÓN EMPRESARIA
Registro de Orientación/ Asesoría personalizada
Papel
2 3 X XEvaluación del Servicio Talleres
Papelinformación será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer
Evaluación de Encuentros Empresariales
Papel
Formato presentación de Empresas Panel
Papelvalores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Evaluación de Charlas de conocimiento
PapelLos procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Evaluación de Asesorías Papel
Evaluación de Ruedas de Soluciones Financieras
Papel
Evaluación de Ruedas de Negocio
Papel
Evaluación de ferias comerciales
Papel
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|>Ef t u N t f t u i i o r c ü c u t 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 410 EM PRENDIM IENTO
1 1CÓDIGO
SERIE Subserie documental(Sd)
T ipo Documenta! SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Ayllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional Gabriel Silva Ibarra, Profesional Senior de Competitividad
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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t¿M*Rú CE CÜMEtiCm DE CÚCUTA
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 420 CONSO LID ACIO N EM PRESARIAL
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Matriz de planeación de Ferias y Misiones
Electrónico
PROGRAMAS DE
Solicitud de participación en Ferias y Misiones
Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona
420 042 10 PROGRAMAS FERIAS Y MISIONES
Organización de Ferias y Misiones
Electrónico 2 3 X X
Evaluación de Ferias y Misiones
Electrónico
Informe Institucional de Ferias y Misiones
Electrónicode la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trámite de la
Quien es quien Electrónico información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizarBreafing Electrónico
Cluster Electrónico dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores
Industria Electrónico
Base de datos Electrónico
Estrategias Electrónico
PROGRAMAS DE Página web Electrónico secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y
420 042 19 PROGRAMAS RUTASCOMPETITIVAS
Presentación Electrónico 2 3 X X
Lineas de acción Electrónico digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Post viaje Electrónico
Doc 8 Electrónico
Proyectos innovadores Electrónico
Cartas de invitación Electrónico
Agradecimientos Electrónico
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t¿M*Rú CE CÜMEtiCm DE CÚCUTA
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 420 CONSO LID ACIO N EM PRESARIAL
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL Subserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie(S) (Sd) DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Plan y programa de trabajo
Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediantePROGRAMAS
GESTIÓN DE LA INNOVACIÓN
Cronograma de actividades
Electrónico
420 042 23 PROGRAMAS Informes de actividades Electrónico 2 3 X X un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior
Actas comité de seguimiento
Papel
Indicadores de gestión Electrónico
Plan y programa de trabajo
Electrónicode la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados
PROGRAMAS
Cronograma de actividades
Electrónico
420 042 24 PROGRAMAS INICIATIVASCLUSTER Informes de actividades Electrónico
2 3 X X
Actas comité de seguimiento
Papelen el manual de calidad de la CCC.
Indicadores de gestión Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezAyllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional
Viviana Cardenas Hernández, Profesional de CompetitividadActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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O íC Ü M t í l C I O HE CÜCUW
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 430 IN TERN A CIO N A LIZA RO N
CÓDIGO SERIE Subserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTETIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Plan y programa de trabajo
ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información430 042 25 PROGRAMAS
PROGRAMASINTERNACIONALIZACIÓN DE EMPRESAS
Cronograma de actividades
Electrónico
2 3 X X
Informes de actividades
Electrónico
será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Indicadores de
gestiónElectrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezAyllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional
Jaice Rossi Carolina Cabeza Contreras, Coordinador Regional del Centro de Información de Comercio Exterior
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE COMPETITIVIDAD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CAMARA <iF[] M t H Lj I [J
PE CÜCUTAMANUAL DE PROCESOS
ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A L
A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TABLA DE RETENCION DOCUM ENTAL
AREAPRODUCTORA: 440 COM ISION REGIONAL DE COM PETITIVIDAD
CODIGO
Dep. Serie Subserie
SERIEDOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
Plan y programa de trabajo
Electrónico
Cronograma de actividades
Electrónico
Informes de actividades
Electrónico
Actas comité Papel
Actas de gestión y seguimiento al plan regional decompetitividad de N.S.
Papel
Indicadores de gestión Electrónico
TIEMPO DE RETENCION
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal Digitalización
PROCEDIMIENTO
440 042 14 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE LA COMISIÓN REGIONAL DE COMPETITIVIDAD
X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Eliminación Selección
X2 3
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezAyllen Rocio Parra Cabrera, Gerente de Competitivadad Regional
Viviana Cardenas Hernández, Profesional de CompetitividadActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
lSISTENTE JU N IO R DE GESTIÓN D OCUM ENTA GERENTE DE COM PETITIVID AD REGIONAL COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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CAMARí fucomercioCE CUCUTA
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION
CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Catálogo de fuentes Electrónico
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.500 015
ESTUDIOSECONÓMICOS
Catálogo de estudios económicos
Electrónico
1 4 X X
Evaluación de impacto de estudios generados
Electrónico
Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.Estudios económicos Electrónico
500 019 15 INFORMES
INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Matriz de información y comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION
CÓDIGOSERIE
DOCUMENTAL (S)Subserie documental
(Sd)T ipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
500 019 24 IN FO RM ESINFORMES DE GESTIÓN DE VEEDURÍAS
Informes de gestión Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
500 019 34 IN FO RM ESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL
Informe de Representación Institucional
Electrónico 1 4 X X
500 019 43 IN FO RM ES
INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites Electrónico 1 4 X X
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION
CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Planeación y seguimiento información estadística generada
Electrónico
Lista de chequeo revisión información estadística
Electrónico
Los documentos en soporte papel serán
Movimiento mensual de registros públicos
Electrónicoeliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el
Inscripción certificados Electrónicocual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida
INFORMES
Movimiento de capital invertido
Electrónicopor el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de
500 019 48 IN FO RM ESESTADÍSTICO DE INDICADORES ECONÓMICOS DE
Movimiento de personas naturales
Electrónico 1 4 X Xdigitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información
LA REGIÓNMovimiento de sociedades principales
Electrónico
será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y
Movimiento de sucursales y agencias
Electrónico
Comparativo movimiento mensual de registros públicos
Electrónico
digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Comparativo mensual de inscripción de certificados
Electrónico
Inversión neta empresarial de Cúcuta
Electrónico
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION
CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Comparativo movimiento acumulado de registros públicos
Electrónico
Comparativo acumulado inscripción de certificados
Electrónico
Movimiento de sociedades constituidas
Electrónico
Movimiento de sociedades reformadas
Electrónico
Movimiento de sociedades disueltas
Electrónico
Plan Anual de Trabajo Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
500 033 06 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO
Plan de Actividades Electrónico
2 3 X X
Informe Plan Anual de Trabajo
Electrónico
Informe Gerencial Electrónico
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 500 G ERENCIA OBSERVATO RIO E INFOM EDACION
1 1
CÓDIGOSERIE Subserie documental T ipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
DOCUMENTAL (S) (Sd) DOCUMENTALArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
500 033 15 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL
Plan de Innovación Gerencial
Electrónico 2 3 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central
500 051REPORTES DEMÉTRICASCORPORATIVAS
Reporte de Logros y Retos Electrónico
2 8 X XAnexos al Informe Electrónico
mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida
500 055RIESGOS
Planeación para la gestión del riesgo
Electrónico2 8 X X
por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con
CORPORATIVOSGestión del riesgo Electrónico
Solicitud de información comercial
Electrónico
SOLICITUDES
Registro y control de solicitudes de información comercial
Electrónico
los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
500 058DEINFORMACIÓNCOMERCIAL
Formato para pago de información comercial
Electrónico 2 0 X X
Entrega de información comercial
Electrónico
Control de consultas Electrónico
Habeas data Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez
Gonzalo Arenas Hernández, Gerente encargado de Observatorio e Infomediación Acta 035 del 19 de marzo de 2015
Cesar Eduardo Muñoz Rincon, Asistente Junior del Observatorio Resolución 013 del 20 de marzo de 2015Económico
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE OBSERVATORIO E INFOMEDACION COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L
ÁREA PRODUCTORA: 600 G EREN CIA D E E ST R U C TU R A C IO N Y G E ST IO N D E PR O Y EC TO S
CÓDIGOSubserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
600 019 16 INFORMES
INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Matriz de información y comunicación
Electrónico 1 4 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de laCCC.
600 019 35 INFORMESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL
Informe deRepresentaciónInstitucional
Electrónico 1 4 X X
600 019 44 INFORMES
INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites
Electrónico 1 4 X X
600 033 07 PLANESPLANES ANUALES DE TRABAJO
Plan Anual de Trabajo
Electrónico
2 3 X X
Plan de Actividades Electrónico
Informe Plan Anual de Trabajo
Electrónico
Informe Gerencial Electrónico
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L
ÁREA PRODUCTORA: 600 G EREN CIA D E E ST R U C TU R A C IO N Y G E ST IO N D E PR O Y EC TO S
CÓDIGOSubserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
600 033 16 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL
Plan de Innovación Gerencial
Electrónico 2 3 X X
Perfil del proyecto Electrónico Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de
Registro y control de proyectos
Electrónico
Acta de aceptación de asesoría
Papelreciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de600 044 01 PROYECTOS
ESTRUCTURACIÓN DE PROYECTOS
Registro y control de convocatorias
Electrónico2 8 X X
Registro y control de fuentes
Electrónicola información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los
Solicitud de Inscripción
Papel
Convenio de pago de Inscripción
Papeltiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos
PropuestaPapel-Electrónico
600 044 02 PROYECTOSGESTIÓN DE PRYECTOS
Póliza Papel 2 8 X Xy/o culturales).Los procedimientos de eliminación y
CertificadosPapel-Electrónico
digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
600 051REPORTES DE MÉTRICAS
Reporte de Logros y Retos
Electrónico
2 8 X XCORPORATIVAS
Anexos al Informe Electrónico
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tataum denjMFHClLIdi cücur*
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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T A BLA D E RETEN C IÓ N D O CU M EN TA L
ÁREA PRODUCTORA: 600 G EREN CIA D E E ST R U C TU R A C IO N Y G E ST IO N D E PR O Y EC TO S
CÓDIGOSubserie documental (Sd) T ipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
600 055RIESGOSCORPORATIVOS
Planeación para la gestión del riesgo
Electrónico
2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Gestión del riesgo Electrónico
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Carolina Hernández GuerreroActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE ESTRUCTURACION Y GESTION DE PROYECTO COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 0 1 1 4 ACTASA C T A S D E E N T R E G A D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S
A cta d e en treg a d e d o cu m e n to s d e re g istro p ú b lico s
P a p el 3 7 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
A cta s P a p elcarácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.
N o m b ra m ie n to s P a p elLas im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de
7 0 0 0 0 3A C U E R D O S D E R EE STR U C TU R A C IO N
B a la n ce s P a p el 2 8 X Xla CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en
R e so lu c io n e s P a p elservidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.A cu erd o s P a p el
C O N T R O L E S D E
C o n tro l d e d e v o lu c ió n de d o cu m e n to s d e la s cá m a ra s d e co m erc io
P a p elLos docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del
7 0 0 0 1 2 0 7C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
D E V O L U C IÓ N D E D O C U M E N T O S D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S
C o n tro l d e lla m a d a s d e v o lu c ió n d e d o cu m e n to s d e re g istro s p ú b lico s
P a p el 2 0 X X
O b se rv a c ió n d e d o cu m e n to s d e re g istro s p ú b lico s
P a p el
C o n tro l d e p ro d u cto no co n fo rm e d e re g istro s p ú b lico s
P a p el
7 0 0 0 1 2 0 8C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
C O N T R O L E S D E D IG IT A C IÓ N D E C E R T IF IC A D O S D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S
C o n tro l in tern o d e ce rtifica d o s re im p re s o s d e re g istro s p ú b lico s
P a p el2 0 X X
archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
C o n tro l in tern a d e co rreg ís P a p e l
C o n tro l in tern o d e en treg a ce rtifica d o s esp e cia le s
P a p el
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 1 2 0 9C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
C O N T R O L E S D E D O C U M E N T O S A N T E S D E E S C A N E A R D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S
C o n tro l d e d o cu m e n to s a n te s d e esc a n e a r d e re g istro s p ú b lico s
P a p el 2 0 X X
L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e a rch iv o .
7 0 0 0 1 2 1 0C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
C O N T R O L E S D E E N T R E G A D E D O C U M E N T O S D E R E G IS T R O S P Ú B L IC O S
C o n tro l d e d o cu m e n to s d e en treg a d e d o cu m e n to s d e re g istro s p ú b lico s
P a p el 2 0 X X
C o n tro l d e d o cu m e n to s e n v ia d o s a o tra s cá m a ra s de co m erc io
P a p el
L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .
C o n tro l d e d e v o lu c ió n de d o cu m e n to s d e la s cá m a ra s d e co m erc io
P a p el
7 0 0 0 1 2 11C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
C O N T R O L E S D E D O C U M E N T O S D E R E G IS T R O Ú N IC O E M P R E S A R IA L Y
S O C IA L (R U E S)
C o n tro l d e d o cu m e n to s re c ib id o s d e o tra s cá m a ra s de co m erc io
P a p el2 0 X X
C o n tro l d e d o cu m e n to s re c ib id o s d e o tra s cá m a ra s de co m erc io p o r ca m b io d e d o m icilio
P a p el
C o n tro l d e d o cu m e n to s e n v ia d o s a o tra s cá m a ra s de co m erc io p o r ca m b io d e d o m icilio
P a p el
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 1 2 1 2C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
C O N T R O L E S D E E N T R E G A D E IN F O R M A C IÓ N D E
U S U A R IO S D E F O R M A L IZ A C IÓ N
C o n tro l d e en treg a de in fo rm a c ió n a u s u a r io s d e fo rm a liz a c ió n
P a p el 2 0 X X
L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá n e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o de re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a de la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite de la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so de d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o fin a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s de re te n c ió n en la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s en e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .
7 0 0 0 1 2 1 3C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
C O N T R O L E S D E E N T R E G A D E L IB R O S D E C O N T A B IL ID A D M E R C A N T IL Y E S A L
C o n tro l d e en treg a d e lib ro s d e co n ta b ilid a d m e rca n til y esa l
P a p e l 2 0 X X
7 0 0 0 1 2 1 5C O N T R O LE S D EA C T IV ID A D E SA D M IN IST R A T IV A S
C O N T R O L E S D E F A L L A S E N L A P R E S T A C IÓ N D E L S E R V IC IO D E F O R M A L IZ A C IÓ N
C o n tro l d e fa lla s e n la p re s ta c ió n d e l serv ic io
P a p el 2 0 X X
7 0 0 0 1 9 01 INFORMES
IN F O R M E S A E N T ID A D E S D E C O N T R O L Y V IG IL A N C IA - A L C A L D ÍA
In fo rm e E le ctró n ico 1 4 X X
7 0 0 0 1 9 0 3 INFORMES
IN F O R M E S A E N T ID A D E S D E C O N T R O L Y V IG IL A N C IA - D IA N
In fo rm e E le ctró n ico 1 4 X X
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 1 9 0 7 INFORMES
IN F O R M E S A E N T ID A D E S D E C O N T R O L Y V IG IL A N C IA - S IC
In fo rm e es ta d ís tico d e lo s re g istro s m e rca n tile s y p ro p o n e n te s R u e
E le ctró n ico
1 4 X X
L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l s e r á n e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e arch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in ag iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la c o n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n e n la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r cu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).L o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e r á n d e ta lla d o s e n el m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .
In fo rm e s es ta d ís tico s d e lo s re g istro s p ú b lico s
E le ctró n ico
7 0 0 0 1 9 1 7 INFORMES
IN FORM ES DE COM UN ICA CIO N ES DE REN D IC IÓ N DE CUENTAS
M a triz d e in fo rm a c ió n y co m u n ica c ió n
E le ctró n ico 1 4 X X
7 0 0 0 1 9 3 6 INFORMESIN F O R M E S D ER E P R E S E N T A C IÓ NIN S T IT U C IO N A L
In fo rm e d e R e p re se n ta c ió n In s titu c io n a l
E le ctró n ico 1 4 X X
7 0 0 0 1 9 4 5 INFORMES
IN F O R M E S D E T R Á M IT E S Y S E R V IC IO S P R E S T A D O S A L O S
U S U A R IO S
F ich a té cn ica d e trá m ites E le ctró n ico 1 4 X X
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MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
E n cu esta s P ap el
Los docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
7 0 0 0 1 9 51 INFORMESIN F O R M E S S O B R E L A C O S T U M B R E M E R C A N T IL
O fic io s P a p el 1 4 X X
In fo rm e d e a n á lis is P ap el
7 0 0 0 2 3 01
LIBROS DE REGISTRO DE PROPONENTES
I.D E L O S P R O P O N E N T E S
I. D e lo s p ro p o n e n te s E le ctró n ico 1 9 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
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ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 2 4 01
LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
I. P E R S O N A S JU R ÍD IC A S S IN A N IM O D E L U C R O
I. P e rso n a ju r íd ic a s s in án im o de lu cro
E le ctró n ico 1 9 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen como docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
7 0 0 0 2 4 0 2
LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
II. E N T ID A D E S S IN A N IM O D E L U C R O
II. L ib ro s E n tid a d e s S in Á n im o d e L u cro
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 4 0 3
LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
III. R E G IS T R O D E L AE C O N O M ÍAS O L ID A R IA
III. R e g is tro d e la eco n o m ía so lid a ria
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 4 0 4
LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
IV . V E E D U R ÍA S C IU D A D A N A S
IV . D e la s v e e d u ría s c iu d a d a n a s E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 4 0 5
LIBROS DE REGISTRO ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO
V . E N T ID A D E S E X T R A N JE R A S D E D E R E C H O P R IV A D O Y S IN A N IM O D E L U C R O
V . D el re g istro d e en tid a d e s e x tra n je ra s d e d e re ch o y p r iv a d o y s in án im o d e lu cro
E le ctró n ico 1 9 X X
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ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 2 5 01LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
I. C A P IT U L A C IO N E S M A T R IM O N IA L E S Y L IQ U ID A C IO N E S S O C IE D A D E S
I. C a p itu la c io n e s m a trim o n ia le s y l iq u id a c io n e s so c ie d a d e s
E le ctró n ico 1 9 X X
D e a cu erd o a la v a lo ra c ió n re a liz a d a a lo s d o cu m e n to s e n su eta p a d e g estió n , se p u d o d e te rm in a r q u e és to s s e rá n re q u e r id o s e n el fu tu ro p o r ad q u irir v a lo re s secu n d ario s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s ). E sto s d o cu m e n to s d e b e rán co n se rv a rse d e fo rm a to ta l y co m p le ta e n e l so p o rte e n q u e fu e ro n cread o s; s in em b arg o la C C C d u ra n te la e ta p a d e l trám ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r
p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .L a s im á g e n e s d ig ita liz a d a s se co n se rv a rá n co m o d o cu m e n to s d e ap o y o a la g e s tió n a d m in is tra tiv a d e la C C C y n o se co n stitu y en co m o d o cu m e n to s d e arch iv o , p e ro ig u a lm e n te será n a lm a ce n a d a s en se rv id o re s d e la C C C de fo rm a in d e fin id a .L o s p ro ce d im ie n to s d e co n se rv a ció n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s será n d e ta lla d o s en el m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .
7 0 0 0 2 5 0 2LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
II. IN C A P A C ID A D E S E IN H A B IL ID A D E S
II. In c a p a c id a d e s e in h a b ilid a d e s
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 0 3LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
III. C O N C O R D A T O YL IQ U ID A C IÓ NO B L IG A T O R IA
III. C o n co rd a to y liq u id a c ió n o b lig a to r ia
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 0 4LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
IV. AU TORIZACION ES A M EN ORES D E EDAD Y REN OVACION ES
IV . A u to r iz a c io n e s a m e n o re s de e d a d y re n o v a c io n e s
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 0 5LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
V. AD M IN ISTRACIÓN BIEN ES DEL COM ERCIAN TES
V . A d m in is tra c ió n b ie n e s d e l co m erc ia n tes
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 0 6LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
VI.E S T A B L E C IM IE N T O S D E C O M E R C IO
V I. E s ta b le c im ie n to s d e co m erc io
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 0 7LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
V II. L IB R O S V II. L ib ro s E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 0 8LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
V III. M E D ID A S C A U T E L A R E S Y
D E M A N D A S C IV IL E S
V III. M e d id a s ca u te la re s y d e m a n d a s c iv iles
E le ctró n ico 1 9 X X
Página 7
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 2 5 0 9LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
IX . S O C IE D A D E S C O M E R C IA L E S E IN S T IT U C IO N E S F IN A N C IE R A S
IX . S o c ie d a d e s co m e rc ia le s e in s titu c io n e s fin a n c ie ra s
E le ctró n ico 1 9 X X
D e a cu erd o a la v a lo ra c ió n re a liz a d a a lo s d o cu m e n to s e n su eta p a d e g estió n , se p u d o d e te rm in a r q u e és to s s e rá n re q u e r id o s e n el fu tu ro p o r ad q u irir v a lo re s secu n d ario s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s ). E sto s d o cu m e n to s d e b e rá n co n se rv a rse d e fo rm a to ta l y co m p le ta e n e l so p o rte e n q u e fu e ro n cread o s; s in em b arg o la C C C d u ra n te la e ta p a d e l trám ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e
d ig ita liz a c ió n no ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .L a s im á g e n e s d ig ita liz a d a s se c o n se rv a rá n co m o d o cu m e n to s d e ap o y o a la g e s tió n a d m in is tra tiv a d e la C C C y no se co n stitu y e n co m o d o cu m e n to s d e arch iv o , p e ro ig u a lm e n te se rá n a lm a ce n a d a s e n se rv id o re s d e la C C C de fo rm a in d e fin id a .L o s p ro ce d im ie n to s d e co n se rv a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .
7 0 0 0 2 5 1 0
LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X . R E S E R V A D E D O M IN IO
X . R e se rv a d e d o m in io E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 11LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X I. P R E N D A S IN T E N D E N C IA
X I. P ren d a s in te n d en cia E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 1 2LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X II. A G E N C IA C O M E R C IA L
X II . A g e n c ia co m e rc ia l E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 1 3LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X III. S O C IE D A D E S C IV IL E S
X III. S o c ie d a d e s c iv iles E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 1 4LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X IV . E M P R E S A S A S O C IA T IV A S D E T R A B A JO
X IV . E m p re sa s aso c ia tiv a s de trab a jo
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 1 5LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X V . M A T R IC U L A D O S X V . M a tricu la d o s E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 1 6
LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X V I. S O C IE D A D E S C O M E R C IA L E S D E H E C H O
X V I. S o c ie d a d e s co m e rc ia le s d e h ech o
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 1 7
LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X V II. F O N D O S D E JU B IL A C IÓ N E IN V A L ID E Z
X V II. F o n d o s d e ju b ila c ió n e in v a lid e z
E le ctró n ico 1 9 X X
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ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 2 5 1 8LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
XVIII. ACUERDOS DE REESTRU CTU RACIÓN
X V III. A c u erd o s de re e s tru c tu ra c ió n
E le ctró n ico 1 9 X X
D e a cu erd o a la v a lo ra c ió n re a liz a d a a lo s d o cu m e n to s e n su eta p a d e g estió n , se p u d o d e te rm in a r q u e és to s s e rá n re q u e r id o s e n el fu tu ro p o r ad q u irir v a lo re s secu n d ario s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s ). E sto s d o cu m e n to s d e b e rá n co n se rv a rse d e fo rm a to ta l y co m p le ta e n e l so p o rte e n q u e fu e ro n c rea d o s ; s in em b arg o la C C C d u ra n te la e ta p a d e l trám ite d e la in fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o f in a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C .
L a s im á g e n e s d ig ita liz a d a s se c o n se rv a rá n co m o d o cu m e n to s d e ap o y o a la g e s tió n a d m in is tra tiv a d e la C C C y n o se co n stitu y e n co m o d o cu m e n to s d e arch iv o , p e ro ig u a lm e n te se rá n a lm a ce n a d a s e n se rv id o re s d e la C C C de
fo rm a in d e fin id a .L o s p ro ce d im ie n to s d e co n se rv a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s s e rá n d e ta lla d o s e n e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .
7 0 0 0 2 5 1 9
LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X IX . D E L A SP R O V ID E N C IA SJU R IS D IC C IO N A L E S
X IX . D e la s p ro v id e n c ia s ju r is d icc io n a le s
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 2 0LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X X . D E L O S C O N T R A T O S D E F ID U C IA M E R C A N T IL
X X . D e lo s co n tra to s d e fid u cia m e rca n til
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 21LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X X I. D E L A R E P R E S E N T A C IÓ N L E G A L D E L A S S U C U R S A L E S D E B A N C O R E P Ú B L IC A
X X I. D e la re p re s e n ta c ió n le g a l d e la s s u cu rsa le s d e b an co re p ú b lica
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 5 2 2LIBROS DE REGISTRO MERCANTIL
X X II. D E L R E G IS T R O P E R S O N A S N A T U R A L E S Y
JU R ÍD IC A S Q U E E JE R Z A N L A S A C T IV ID A D E S D E V E N D E D O R E S D E JU E G O S D E S U E R T E Y A Z A R
X X II. D e l re g istro p e rso n a s n a tu ra le s y ju r íd ic a s q u e e je rz a n la s a c tiv id a d e s d e v e n d e d o re s
d e ju e g o s d e su e rte y azar
E le ctró n ico 1 9 X X
7 0 0 0 2 6
LIBROS DE REGISTRO NACIONAL DE TURISMO R.N.T.
I. R E G IS T R O N A C IO N A L D E T U R IS M O R .N .T
I.R eg is tro N a c io n a l d e T u rism o R .N .T
E le ctró n ico 1 9 X X
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
P la n A n u a l d e T rab a jo E le ctró n icoLos docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del
7 0 0 0 3 3 0 8 PLANES P L A N E S A N U A L E S P la n d e A c tiv id a d es E le ctró n ico2 3 X X
archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la
D E T R A B A JOIn fo rm e P la n A n u a l d e T rab a jo E le ctró n ico
In fo rm e G ere n cia l E le ctró n ico inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
7 0 0 0 3 3 1 7 PLANESP L A N E S D EIN N O V A C IÓ NIN S T IT U C IO N A L
P la n d e In n o v a c ió n G ere n cia l E le ctró n ico 2 3 X X
A cta s P a p el De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo
E scr itu ra P ú b lica P a p eldeterm inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos,
A u to s d e S u p e rso c ie d a d e s P a p elinvestigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en
P ro v id e n cia Ju d ic ia l y / o A d m in is tra tiv o
P a p el
7 0 0 0 4 0PROCESOS DE D o c u m e n to P riv ad o P a p el
TRÁMITE 1 0 X XSERVICIOS DEL RUEP o d e re s P a p el
F o rm u la rio s P a p el
C e rtifica c ió n R e v iso r F isca l P a p e lservidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.S o lic itu d d e R e g is tro D e L ib ro s P a p el
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Fotocopia del Nit O Prerut Papel
Documento de Situación de Control o Grupo Empresarial Papel
Acuerdo de Reestructuración Papel
Contratos de Compraventa Papel
Contratos Papel
Contratos de Prenda Papel
Cronograma de actividades brigadas de formalización Electrónico Los docum entos en soporte papel serán eliminados
una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
PROGRAMAS DE
Control entrega material y equipos oficina brigadistas Papel
700 042 04 PROGRAMAS BRIGADAS DE FORMALIZACIÓN
Control de visita y entrega material empresarios Papel
2 3 X X
Control de entrega de documentos y formularios Papel
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 4 2 0 5 PROGRAMASP R O G R A M A S D E C A P A C IT A C IÓ N D E R E G IS T R O S
C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X
7 0 0 0 4 2 0 7 PROGRAMASP R O G R A M A S D E C A P A C IT A C IÓ N E S A L
C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X
7 0 0 0 4 2 0 8 PROGRAMASP R O G R A M A S D E C A P A C IT A C IÓ N P R O P O N E N T E S
C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X
Los docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del
7 0 0 0 4 2 1 8 PROGRAMASP R O G R A M A S D E P R O M O C IÓ N D E L R E G IS T R O
C o n tro l ca p a c ita c ió n y a seso ría P a p el 2 3 X X
P la n illa d e ra d ica c ió n E le ctró n ico
M e m o r ia l d e l re cu rso E le ctró n icoarchivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.RECURSOS DE
C e rtifica d o d e ex is te n cia y re p re s e n ta c ió n le g a l d e la p e rso n a ju r íd ic a o en tid a d de q u e se tra te
E le ctró n ico
7 0 0 0 4 6 REPOSICIÓN Y APELACIÓN P o d e r o to rg a d o e n d e b id a fo rm a
s i se a c tú a m e d ia n te a p o d erad oP ap el
1 4 X X
R e la c ió n d e la s p ru e b a s qu e p re te n d a h a ce r v a le r
P ap el
Sentencia-fallo P ap el
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
Escritura de constitución Papel
Actas de constitución Papel
Actas de reformas Papel
Actas de nombramiento Papel
Documento privado Papel De acuerdo a la valoración realizada a los
700 048
REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO
Providencias judiciales y administrativas Papel TRÁMITE 10 X X
documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios.
(ESAL) Renuncias a cargos Papel (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total
Cambios de dirección Papel y completa en el soporte en que fueron creados;
Solicitud de registro de libros Papelsin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Certificaciones Papel
Contratos de prenda Papel
Formularios Papel
Reportes entidades estatal Papel
Cancelación por cesación de efectos Papel
700 049 REGISTROS DE PROPONENTES Impugnaciones Papel TRÁMITE 10 X X
Resoluciones de la ccc Papel
Balances Papel
Providencias judiciales Papel
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
C Ó D IG OSERIE D O C U M EN TA L (S) Subserie documental (Sd)
Dep. Serie Subserie
7 0 0 0 5 0REGISTROSMERCANTIL
Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
Actas Papel
Escritura pública Papel
Autos de supersociedades Papel
Providencia judicial y/o administrativo Papel
Documento privado Papel
Poderes Papel
Formularios Papel
Certificación revisor fiscal Papel
Solicitud de registro de libros Papel
Fotocopia Nit Papel
Documento de situación de controlo grupo empresarial
Papel
Acuerdo de reestructuración Papel
Contrato de compraventa Papel
Contratos Papel
Contratos de prenda Papel
T IE M P O DE RETEN C IÓ N
Archivo Archivo ConservaciónGestión Central Total
TRÁM ITE 1 0 X
D IS P O S IC IÓ N FIN ALPR O C E D IM IEN T O S
Eliminación Digitalización Selección
X
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 5 1
REPORTES DE MÉTRICAS
R e p o rte d e L o g ro s y R e to s E le ctró n ico
2 8 X X
Los docum entos en soporte papel serán eliminados una vez cum pla su tiempo de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.
CORPORATIVAS
A n e x o s a l In fo rm e E le ctró n ico
La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez
7 0 0 0 5 2REQUERIMIENTOS DE ENTIDADES DEL
S o lic itu d d e In fo rm a ció n P a p el
2 3 X X
cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
ESTADO
O ficio d e R e sp u e sta P a p el
S o lic itu d d e re v o ca to ria P a p el
De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos deberán conservarse de forma total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar
7 0 0 0 5 4REVOCATORIAS
R e so lu c ió n ccc P a p el
2 8 X XDIRECTAS
N o tifica c ió n P a p el
dicho trámite al interior de la CCC.Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en
E d icto s P a p el
servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 700 GERENCIA DE FORMALIZACION
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental
SOPORTEDOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
Dep. Serie Subserie ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
7 0 0 0 5 5RIESGOS
P la n e a c ió n p a ra la g e s tió n d e l r ie sg o
E le ctró n ico
2 8 X X L o s d o cu m e n to s e n so p o rte p a p e l se rá nCORPORATIVOS
G e s tió n d e l r ie sg o E le ctró n ico
e lim in a d o s u n a v ez cu m p la su tie m p o d e re te n c ió n en la fa s e d e l arch iv o ce n tra l m e d ia n te u n p ro ce so d e re c ic la d o d e p a p e l, e l cu a l esta rá su p e rv isa d o p o r u n a p e rso n a d e la C C C y p rev ia acta d e e lim in a c ió n e x p ed id a p o r e l co m ité in te rn o d e a rch iv o .L a C C C d u ra n te la etap a d e l trá m ite d e la
A n á lis is Q rsf P a p e l
O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico
D erech o d e p e tic ió n P a p elin fo rm a c ió n re a liz ó u n p ro ce so d e d ig ita liz a c ió n n o ce rtifica d a n i d e ca rá cte r p ro b a to rio , la cu a l tu v o co m o fin a g iliz a r d ich o trá m ite a l in te r io r d e la C C C . E s ta in fo rm a c ió n será ta m b ié n e lim in a d a u n a v ez cu m p la co n lo s t ie m p o s d e re te n c ió n en la fa s e d e l arch iv o ce n tra l p o r
O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico
F e lic ita c io n e s P a p el
SOLICITUDES DE O ficio d e re sp u e sta E le ctró n ico
7 0 0 0 5 9INFORMACIÓN DEREGISTROMERCANTIL
Q u ejasP ap el-E le ctró n ico
2 0 X Xcu lm in a r su s v a lo re s p r im a r io s (a d m in istra tiv o , leg a l, f is c a l y / o co n tab le ) y n o p o se e r v a lo re s sec u n d a rio s . (H istó rico s , in v e s tig a tiv o s y / o cu ltu ra le s).O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico
S o lic itu d d e in fo rm a c ió n g en e ra l
P a p e lL o s p ro ce d im ie n to s d e e lim in a c ió n y d ig ita liz a c ió n d e d o cu m e n to s se rá n d e ta lla d o s en e l m a n u a l d e ca lid a d d e la C C C .
O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico
S u g e re n c ia s P a p el
O fic io d e re sp u e sta E le ctró n ico
E L A B O R Ó : R E V IS Ó A P R O B Ó
N a n cy T a le ro R a m írez E d ilm a C o rre d o r H ern á n d ezA cta 0 35 d e l 19 d e m a rz o d e 2015
R e so lu c ió n 0 13 d e l 20 d e m a rz o d e 2015
A S IS T E N T E JU N IO R D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L G E R E N T E D E F O R M A L IZ A C IO N C O M IT É D E G E S T IÓ N D O C U M E N T A L
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CAMARA PC COnflEfttlÜPE Gil CUTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
Página 1 de 1
TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 800 G ERENCIA DE SERVICIOS EM PRESARIALES
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
800 012 04CONTTROLES DEACTIVIDADESADMINISTRATIVAS
CONTROLES DE CALIDAD Y NO CONFORMIDADES EN EL SERVICIO
Plan de calidad y políticas de operaciones
Electrónico
2 0 X XLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Control de calidad de procesos y servicios
Electrónico
800 019 18 INFORMES
INFORMES DE COMUNICACIONES DE RENDICIÓN DE CUENTAS
Matriz de información y comunicación
Electrónico 1 4 X X
800 019 37 INFORMESINFORMES DEREPRESENTACIÓNINSTITUCIONAL
Informe deRepresentaciónInstitucional
Electrónico 1 4 X X
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CAMARA PC COnflEfttlÜPE Gil CUTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 800 G ERENCIA DE SERVICIOS EM PRESARIALES
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) T ipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie SubserieDOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
800 019 46 INFORMES
INFORMES DE TRÁMITES Y SERVICIOS PRESTADOS A LOS USUARIOS
Ficha técnica de trámites
Electrónico 1 4 X XLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la
Plan Anual de Trabajo Electrónico
CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.
800 033 09 PLANESPLANES ANUALES
Plan de Actividades Electrónico
2 3 X X
La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
DE TRABAJOInforme Plan Anual de Trabajo
Electrónico
Informe Gerencial Electrónico
800 033 18 PLANESPLANES DEINNOVACIÓNINSTITUCIONAL
Plan de Innovación Gerencial
Electrónico 2 3 X X
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CAMARA PC COnflEfttlÜPE Gil CUTA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 800 G ERENCIA DE SERVICIOS EM PRESARIALES
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL (S) T ipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie SubserieDOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
800 051R EPO RTES DE M ÉTRIC A S
Reporte de Logros y Retos
Electrónico
2 8 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
C O RPO RA TIV A S
Anexos al Informe Electrónico
800 055R IESG O S
Planeación para la gestión del riesgo
Electrónico
2 8 X X
dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
C O R PO R A TIV O S
Gestión del riesgo Electrónico
investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Gonzalo Arenas HernándezActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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C4MA&ADF COMERCIO DE CÜCUTÍ
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Á R E AP R O D U C T O R A : 810 AFILIADOS
1 1CÓDIGO
SERIE DOCUMENTAL SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie(S) documental (Sd) Tipo documental DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
PROCEDIMIENTOS
Creación de Comités Papel
De acuerdo a la valoración realizada a los documentos en su etapa de gestión, se pudo determinar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales). Estos documentos
810 001 01 ACTASACTAS DE COMITÉ DE AFILIACIONES
Acta de Comité Papel
3 7 X X
deberán conservarse de forma total y completa en el soporte en que fueron creados; sin embargo la CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar
AnexosPapel-Electrónico
dicho trámite al interior de la CCC.Las imágenes digitalizadas se conservarán como documentos de apoyo a la gestión administrativa de la CCC y no se constituyen como documentos de archivo, pero igualmente serán almacenadas en servidores de la CCC de forma indefinida.Los procedimientos de conservación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
Comunicados Electrónico
810 012 21C O N T R O L E S D EA C T I V I D A D E SA D M I N I S T R A T I V A S
REGISTROS DE GESTIÓN CON ENTIDADES Y AFILIADOS
Gestión con Entidades y afiliados
Electrónico 2 0 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Plan de Trabajo Electrónico
PROGRAMAS DE
Informe de Actividades
Electrónico
810 042 15 PROGRAMAS LA UNIDAD DE AFILIADOS Comunicados Electrónico 2 3 X X
Reportes Electrónico Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de
Indicadores de Gestión
Electrónico calidad de la CCC.
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C4MA&ADF COMERCIO DE CÜCUTÍ
MANUAL DE PROCESOS DE APOYO
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Á R E AP R O D U C T O R A : 810 AFILIADOS
1 1CÓDIGO
SERIE DOCUMENTAL SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
Dep. Serie Subserie(S) documental (Sd) Tipo documental DOCUMENTAL Archivo
GestiónArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
PROCEDIMIENTOS
Sistema Sirep Electrónico
Solicitud de Afiliación
Papel
Comunicado Papel Los documentos en soporte papel serán eliminados
Certificado de la Procuraduría
Papeluna vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de
Certificado de la Contraloria
Papella CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos,
810 047REGISTROS DE
Certificado de la Policía Nacional
Papel
TRÁM ITE 5 X XAFILIADOS Certificado Thomson Reuters
Papel
Libro de Registro de Afiliados
Papel
Solicitud de desafiliación
Papelinvestigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de
Comunicado Papel calidad de la CCC.
Protección de Datos Personal
Papel
Comunicadoinformativo
Papel
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales Olga Lucia Ojeda Navas, Profesional de Servicios Empresariales
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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(WWANJÍ DC COMERCIO DE CÜCU7A
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 820 CENTRO DE FORM ACION EM PRESARIAL
Dep.
SERIE DOCUMENTAL (S) Subserie documental (Sd) Tipo documental SOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización
PROCEDIMIENTOS
820 019 22 INFORMES
820 019 23 INFORMES
820 019 25 INFORMES
Planeación de eventos Electrónico
INFORMES DE GESTIÓN DE EVENTOS
Lista de asistentes Papel X
Encuesta de satisfacción a asistentes
Papel
Política de mantenimiento de clientes
Papel
Planeación y control de la gestión comercial
Electrónico
Telemercadeo ElectrónicoINFORMES DE GESTIÓN DE MERCADEO DE SERVICIOS EMPRESARIALES
Cronograma de visitas comerciales
Electrónico
Registro de asistencia PapelX
Referidos Papel
Base de datos clientes Electrónico
Informe de actividades Papel
Registro de usuarios Electrónico
INFORMES DE GESTIÓN Y EVALUACIÓN A CONVENIOS CON ENTIDADES EDUCATIVAS
Registro y control de propuestas de convenios
Electrónico
X
Seguimiento y evaluación delconvenio
Electrónico
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
CÓDIGO
Serie Subserie Selección
1 4 X
1 4 X
1 4 X
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(WWANJÍ DC COMERCIO DE CÜCUPA
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
ÁREA PRODUCTORA: 820 CENTRO DE FORM ACION EM PRESARIAL
CÓDIGOSubserie documental Tipo documental SOPORTE
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
PROCEDIMIENTOSDep. Serie Subserie
(Sd) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
Programa ElectrónicoLos documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del
Presupuesto Electrónicoarchivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.
Planeación y seguimiento de la programación
Electrónico
PROGRAMAS DEL CENTRO DE
Formulario de inscripción PapelLa CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de
820 042 21 PROGRAMASLista de inscritos Electrónico
2 3 X Xcarácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez
FORMACIÓNEMPRESARIAL Control de asistencia Papel
Evaluación de la satisfacción de los asistentes
Papel
cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).
Listado maestro de conferencistas / docentes / entidades educativas
Papel
Relación mensual de eventos y asistencia
ElectrónicoLos procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero Ramírez Gonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales Silvia Margarita Alvarez Alvarez, Profesional de Servicios Empresariales
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN
Dep. Serie Subserie
SERIE DOCUMENTAL (S)
Subserie documental (Sd) Tipo documentalSOPORTE
DOCUMENTAL
TIEMPO DE RETENCIÓN
ArchivoGestión
ArchivoCentral
DISPOSICIÓN FINAL
ConservaciónTotal
DigitalizaciónPROCEDIMIENTOS
830 001 08 A C T A S
C reación de Com ités Papel
ACTA S D E CO M ITE DE M ÉTO D O S A LTERN A TIVO S DE SO LU C IÓ N DE CO N FLICTO S
A cta de Com ité Papel
AnexosPapel-Electrónico
Com unicados Electrónico
D e acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
830 019 04 IN F O R M E S
830 019 26 IN F O R M E S
IN FO RM ES A EN TID A D ES DE CO N TRO L Y V IG ILA N C IA - M IN ISTERIO DE JU STICIA
Indice de Actas de Conciliadores
Electrónico
Indice de Constancia de los conciliadores no realizadas
Electrónico
Plan de Trabajo Electrónico
IN FO RM ES DE JO RN A D A S G RA TU ITA S DE C O N CILIA CIÓ N Y M ED IC IÓ N ESCO LAR
Inform e de Actividades Electrónico
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central m ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de elim inación expedida por el com ité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Indicadores de G estión Electrónico
CÓDIGO
Eliminación Selección
X X3 7
1 4 X X
1 4 X X
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(Am m a w caMEficmHE CUCUlí.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN
C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L
Subserie docum ental (Sd) Tipo docum entalSOPORTE
T IE M P O DERETEN C IÓ N
D IS P O S IC IÓ N FIN AL
Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
830 027L IB R O S D E R E G IS T R O S D E A C T A S
Registro de Actas Papel 2 8 X X
De acuerdo a la valoración realizada a los docum entos en su etapa de gestión, se pudo determ inar que éstos serán requeridos en el futuro por adquirir valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o culturales). Estos docum entos deberán conservarse de form a total y com pleta en el soporte en que fueron creados; sin em bargo la CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Las im ágenes digitalizadas se conservarán como docum entos de apoyo a la gestión adm inistrativa de la CCC
830 028L IB R O S D E R E G IS T R O D E C O N ST A N C IA S
Registro de Constancias Papel 2 8 X X
y no se constituyen com o docum entos de archivo, pero igualm ente serán alm acenadas en servidores de la CCC de form a indefinida.Los procedim ientos de conservación y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.
Solicitud de Anexos Papel Los docum entos en soporte papel serán seleccionados m ediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo
Recibo de Pago Papela los requerim ientos que tenga la CCC sobre esa docum entación; esta selección se realizará una vez se term inen los tiem pos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los docum entos serán
principalm ente de tipo cualitativo, los cuales serán determ inados por parte del com ité interno de archivo.
Autos Adm isorios Papel
N otificaciones Papel
Com unicaciones Papel
Constancias Papel Todos los docum entos seleccionados se conservarán de form a perm anente com o sím bolo o m uestra de lo que esta docum entación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/ o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la inform ación realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho
830 037P R O C E S O S D E A R B IT R A JE
Edicto Rem plazatorio Papel TRÁMITE 5 X X
D esignación Curador- Ad-Litem , S i es N ecesario
Papel
Repuesta dem andado Papel
Recursos Papeltrámite al interior de la CCC. Esta inform ación N O será seleccionada; se elim inarán las im ágenes en su totalidad.
Estudio Jurídico Papel Los procedim ientos de selección y digitalización de docum entos serán detallados en el m anual de calidad de la CCC.Constancia de Alegatos
, S i los H ubierePapel
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(Am m a wcaMEficmHE CUCUlí.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN
Dep.
830
CÓDIGOSERIE DOCUMENTAL
Serie Subserie (S)Subserie docum ental
P R O C E S O S D E C O N C IL IA C IÓ N
(Sd) Tipo docum entalSOPORTE
DOCUMENTAL
Poder Papel
Autoreconocim iento de Personería Jurídica Apoderado
Papel
Actas Papel
Auto Adm isorio de Suspensión, Si lo H ubiere
Papel
Auto Instalación Tribunal
Papel
Inform es Papel
Fallos Papel
Recibo de pago Papel
Solicitud escrita o verbal
Papel
Anexos Solicitud Papel
N om bram ientoConciliador
Papel
Citaciones Papel
Acta de la Audiencia Papel
Com unicaciones Papel
Inform e del conciliador Papel
TIEMPO DE RETENCIÓN
DISPOSICIÓN FINALPROCEDIMIENTOS
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
TRÁMITE 5 X X
Los documentos en soporte papel serán seleccionados mediante un proceso aleatorio entre un 3% y 5% de acuerdo a los requerimientos que tenga la CCC sobre esa documentación; esta selección se realizará una vez se terminen los tiempos de retención en la fase del archivo central.Los criterios de selección de los documentos serán principalmente de tipo cualitativo, los cuales serán determinados por parte del comité interno de archivo.Todos los documentos seleccionados se conservarán de forma permanente como símbolo o muestra de lo que esta documentación representó para la CCC y adquirirán un valor histórico. Todos sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/ o contable) ya no serán tenidos en cuenta.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información NO será seleccionada; se eliminarán las imágenes en su totalidad.Los procedimientos de selección y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
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(Am m a w comeucidHE CUCUlí.
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ÁREAPRODUCTORA: 830 CENTRO DE ARBITRAJE CONCILIACION Y AM IGABLE COM POSICIÓN
C Ó D IG OSER IE D O C U M EN TA L
Subserie docum ental (Sd) Tipo docum entalSOPORTE
T IE M P O DERETEN C IÓ N
D IS P O S IC IÓ N FIN AL
Dep. Serie Subserie (S) DOCUMENTAL ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal
Eliminación Digitalización Selección
PRO G RAM AS DE C A PA CITA CIÓ N DEL CEN TRO DE A RBITRAJE Y
Plan de Trabajo Electrónico
830 042 06 P R O G R A M A S Inform e de Actividades Electrónico 2 3 X X
CON CILIA CIÓ NIndicadores de G estión Electrónico
Los docum entos en soporte papel serán elim inados una vez cum pla su tiem po de retención en la fase del archivo central
Perfil General Papelm ediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de
Consolidado de arbitrajes
Papelelim inación expedida por el com ité interno de archivo. La CCC durante la etapa del trám ite de la inform ación
Elección de árbitros Papelrealizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo com o fin agilizar dicho trám ite al interior de la CCC. Esta inform ación será tam bién elim inada una vez cum pla con los tiempos de retención en la
Consolidado de conciliaciones
Papel
830 056
SE L E C C IÓ N D E A R B IT R O S
N om bram iento de conciliadores
Papel
2 3 X X
fase del archivo central por culm inar sus valores prim arios (adm inistrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (H istóricos, investigativos y/o
C O N C IL IA D O R E S Y SE C R E T A R IO S
Form ulario de inscripción
Papelculturales).Los procedim ientos de elim inación y digitalización de
Resum en hoja de vida Papeldocum entos serán detallados en el m anual de calidad de laCCC.
Registro de inducción Papel
Evaluación del desem peño
Papel
Lista de Árbitros, Conciliadores y Secretarios
Papel
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales
Ingrid Magred Martínez Rincón, Director Centro de Arbitraje, Conciliación y Amigable Composición
Acta 035 del 19 de marzo de 2015 Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENCIA DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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C 4 H 4 M PE UI I ME' HGI D PE CtlCUT*
MANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
G E S T IÓ N A D M IN IS T R A T IV A Y F IN A N C IE R A - C IN D O C C C A.AF.C.02.4.FFECHA 19/03/15
O R G A N IZ A C IÓ N D O C U M E N T A LVERSIÓN 4
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TA BLA DE RETENCIÓN DOCUM ENTAL
Á R E A P R O D U C T O R A : 840 LOGISTICA
CÓDIGO
Dep. Serie
840 042
Subserie
SERIE DOCUMENTAL(S)
Subserie documental (Sd)
17 PROGRAMAS
PROGRAMAS DE PRÉSTAMO DE EQUIPOS Y AUDITORIOS
Tipo documental SOPORTEDOCUMENTAL
Solicitud de auditorios y equipos
Papel-Electrónico
Programación de equipos y auditorios
Electrónico
Solicitud y estudio para disposición de auditorios y equipos
Electrónico
Entrega de auditorios y equipos usuarios internos
Papel
Entrega de auditorios y equipos usuarios externos
Papel
Control de equipos audiovisual
Papel
AgradecimientosPapel-Electrónico
CancelacionesPapel-Electrónico
TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
ArchivoGestión
ArchivoCentral
ConservaciónTotal Eliminación Digitalización Selección
2 3 X X
Los documentos en soporte papel serán eliminados una vez cumpla su tiempo de retención en la fase del archivo central mediante un proceso de reciclado de papel, el cual estará supervisado por una persona de la CCC y previa acta de eliminación expedida por el comité interno de archivo.La CCC durante la etapa del trámite de la información realizó un proceso de digitalización no certificada ni de carácter probatorio, la cual tuvo como fin agilizar dicho trámite al interior de la CCC. Esta información será también eliminada una vez cumpla con los tiempos de retención en la fase del archivo central por culminar sus valores primarios (administrativo, legal, fiscal y/o contable) y no poseer valores secundarios. (Históricos, investigativos y/o culturales).Los procedimientos de eliminación y digitalización de documentos serán detallados en el manual de calidad de la CCC.
ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ
Nancy Talero RamírezGonzalo Arenas Hernández, Gerente de Servicios Empresariales
Nohora Jesusa Pérez Villamizar, Asistente Junior de Presidencia EjecutivaActa 035 del 19 de marzo de 2015
Resolución 013 del 20 de marzo de 2015
ASISTENTE JUNIOR DE GESTIÓN DOCUMENTAL GERENTE DE SERVICIOS EMPRESARIALES COMITÉ DE GESTIÓN DOCUMENTAL