Sydbank og Progressive IT afdelingens...
Transcript of Sydbank og Progressive IT afdelingens...
1
Sydbank og Progressive – IT afdelingens udfordringer
Den 17. april 2007 kl. 14.00 - 14.45
Bjarne Bohsen, Afdelingschef IT Udvikling, Sydbank og Morten Mencke, Senior konsulent, Progressive IT
2
Agenda
Introduktion af Sydbank IT, afdelingerne og deres opgaver kl. 14.00–14.05
Forretningsmål /ønsker med en Project Server 2007 løsning kl. 14.05–14.10
Introduktion til Project Server 2007 kl. 14.10-14.20
Projektstyring og opfølgning kl. 14.20–14.30
Vagtplanlægning kl. 14.30-14.35
Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes Integration kl. 14.35-14.40
Eventuelle spørgsmål kl. 14.40–14.45
4
Organisation Niels Møllegaard
IT- og Personaledirektør
Max Samsø Hansen
IT-chef
Bjarne Bohsen
Afdelingsleder
Intern Udvikling
Annegret
Burmeister
Birgit Kirchhübel
Brian Jensen
Herluf
Christiansen
Jozef Twardak
Karl-Heinz
Petersen
Niels Kring Ravn
Poul Mai
Søren B.
Johansen
Søren Steen
Knudsen
Vera Christensen
Ulla Langballe
Afdelingsleder
Teknik
Carsten Nissen
Leif Vilhelmsen
Preben
Jørgensen
Preben Steen
Nielsen
Leif Rasmussen
Afdelingsleder
BD udvikling
Henrik S.
Bøystrup
Dorte Hell
Helle Jessen
Kaj Christiansen
Kenneth V.
Andersen
Solveig
Rasmussen
Kurt Nørr
Martin Nørvald
Harriet Wedel
Steen Hansen
Bo Bergmann
Ole Bay Jensen
Preben Jensen
Testere på
Bankdata
Tom Jensen
Afdelingsleder
Udvikling Markets
NN
Claus Juhl
Emir Dumpor
Claus Callesen
Anders S. Olsen
Rene Svane
Christensen
Jørn Warnecke
Afdelingsleder
IT Support/Sikkerhed
Service
Teknikkere
Claus Chr. Skou
Ib Lykke Hansen
Jens Kloster
Larsen
Jørgen Philipsen
Susanne Jensen
Kristin Anardottir
Marianne Nielsen
Helle Kroll
Anders Thomsen
Andreas Bobzin
NN
Anja R.
Knudsen
5
Vores gamle sagsstyringssystem
• Lotus Notes baseret – startede i april 1999
• Indeholder i dag 7.200 dokumenter (projekter og aktiviteter)
• Opgaveregistrering - ikke decideret styring
• Arkivering af afholdte opgaver (hvad har vi lavet for hvem?)
• Registrering af startdato – og ønsket slutdato. Ingen tids-
disponering
• Ingen opfølgningsmulighed
• Ingen ressourcestyring
• Ingen mulighed for styring på tværs af afdelingerne
• Ingen overblik over samlede ressourcer – eller mangel på
samme
6
Forretningsmål/ønsker/udfordringer
• Skabelse af en skalerbar løsning samt fundament for udvikling af løsninger til
at give overblik og styring af opgaver og projekter i Sydbank IT
• Implementeringsprocessen er baseret på en iterativ og decentral tilgang til
anvendelsen af Microsoft Project Server 2007 via Project Web Access med
en række langsigtede mål og ønsker for øje, eksempelvis…
• Få et samlet overblik over IT projekterne for ledelsen
• Den enkelte medarbejder skal kunne få overblik over egne opgaver
• Uddelegering af opgaver til IT medarbejderne evt. medarbejderne kan
selv tage opgaver fra en ”pulje”.
• Mulighed for effektivt og kontinuerligt at rapportere fremdrift
• Projektdokumenter og anden relevant information bliver håndteret i
Microsoft SharePoint MOSS 2007, hvor der er mulighed for at
samarbejde omkring disse i TeamRooms
9
Eksempel på web-projekterMulighed for at lave projekter uden brug af Microsoft Project Professionel
14
Projekts hjemmesideMulighed for at opbygge en hjemmeside pr. projekt til deling af dokumenter mv.
16
ProjektoversigtMulighed for lave OLAP/Pivot tabeller af f.eks. planlagt arbejde sammenholdt med faktisk arbejde.
18
Formål med Vagtplanlægning:
Sikre at tilstrækkelig antal personer er på vagt samt mulighed for at se hvornår samt hvilke type af supportvagt man har.
Ønsker til vagtplanlægning for Support afdelingen:
• Tre typer af vagter
• Planlægning sker per dag
• Bytte vagter
• Se opgaver med tid
• Fællespostkasse en hel dag
• Grafiske rapporter
• Trafiklys
Vagtplanlægning
20
Vagtplanlægning - OprettelseOprettelse af vagtplan :
Anvender makroer at man starter med at indtaste perioden dvs. uge nr. efterfølgende startdato den først mandag i ugen. Derefter udfylder den selv de nødvendige dage, afhængigheder og tidspunkter mv.
21
Vagtplanlægning – Se sine opgaverMedarbejderne kan se sine opgaver i opgave listen og de kan også vises i kalender view
22
Vagtplanlægning – Byt en vagtMedarbejderne bytte sine vagter selv f.eks. giver Brian vagten den 7. februar til Ulla
23
Vagtplanlægning – TidsforbrugMedarbejderne kan registrere faktisk tid anvendt på vagten f.eks. kan Brian indtaste fire timer brugt den 09-02-2007.
25
Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integrationDer arbejdes med følgende to faser:
Fase 1: Administrative tidsregistreringer fra Lotus Notes til Project Server 2007 Fase 2: Opgaver fra Project Server 2007 til Lotus Notes og evt. status/opdateringer retur
Fase 1:
Registrering af både planlagt og faktisk fravær sker i dag via kalender/Lotus Notes og af hensyn til opgaveplanlægning mv. i Project 2007 er der behov for disse oplysninger.
For at medarbejderne ikke skal foretage dobbeltregistreringer ønskes disse informationer overført til Project Server 2007.
26
Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integration
Fase 1:
Se opgaver pr. projekt
Oprette en ny opgave
Indrapportere fremdrift mv.
Se planlagt fravær
Se registeret fravær
Mails omkring nye opgaver mv.
Se opgaver pr. projekt
Oprette en ny opgave
Se indrapporteret fremdrift mv.
Indrapportere fremdrift mv.
Se planlagt fravær
Registrere planlagt fravær
Registrere fravær
Se Mails omkring nye opgaver mv
Project Server 2007
Lotus Notes
27
Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integrationMedarbejderens fravær bliver registeret i Lotus Notes og overføres til Project Server 2007. Det betyder at medarbejderens kapacitet nedskrives. F.eks. har medarbejderen kun kapacitet til at arbejde 3 timer den 2. januar pga. 5 timers ferie.
Dato Kapacitet Fravær Beskrivelse
02. januar 3 timer 5 timers ferie
03. januar 3 timer 5 timers ferie
04. Januar 5 timer 3 timers ferie
05. januar 0 timer 8 timers Sygdom
06. januar 0 timer Lørdag/ej arbejdsdag
06. januar 0 timer søndag/ej arbejdsdag
28
Kapacitetsplanlægning og Lotus Notes integrationDer er muligheder for at lave fraværs lister og bruge andre værktøjer til at tilgå data i Microsoft Project Server 2007. Nedenstående er et eksempel lavet via Excel 2007