Disusun oleh

Muhammad Sidiq Pratama 1113030022

Rizal Nur Iman 1113030024

Satrio Dwi Nugroho Abimanyu

1113030010

Trah Nugroho 1113030045

1

Definisi Surat

Jenis Surat

Surat Pribadi

Surat Resmi

Surat Niaga

Surat Dinas

2

Surat adalah selembar kertas yang berisiinformasi, pesan, pertanyaan dantanggapan yang sesuai dengankeinginan penulis surat.

Kegiatan berkomunikasi dengan suratdisebut surat-menyurat ataukorespondensi.

3

a. Sebagai bukti nyata hitam di atasputih, terutama surat-surat perjanjian

b. Sebagai alat pengingat karena suratdapat diarsipkan dan dapat dilihatlagi jika diperlukan

c. Sebagai sarana pemberitahuand. Sebagai sarana permintaane. Sebagai alat promosi

4

Bentuk surat (style) adalah tata letakbagian - bagian surat, yaitu dari kepalasurat sampai dengan inisial surat. Iamenyiratkan segi estetika sertakepraktisan.

Bentuk surat terbagi menjadi(intended style) yang dikenal sebagai bentuk lama, sedangkan bentuk lurus (block style)merupakan dengan bentuk baru. Keduabentuk itu mempunyai beberapa variasisehingga terdapat enam bentuk surat.

5

Keenam bentuk surat itu adalahsebagai berikut:

1. format lurus penuh (full block style)2. format lurus (block style)3. format setengah lurus a (semi block

style)4. format setengah lurus b (semi block

style b)5. format lekuk (intended style) 6. format paragraf menggantung

(hanging paragraf style)

6

7

1. format lurus penuh (full block style)

8

2. Format lurus (block style)

3. Format setengah lurus a (semi block style)

9

10

4. Format setengah lurus b (semi block style b)

5. Format lekuk (intended style)

11

6. Format paragraf menggantung (hanging paragraf style)

12

13

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat biasanya berupa komunikasi antara sesama teman atau keluarga.

Ciri-ciri surat pribadi yaitu:- Tidak menggunakan kop surat- Tidak ada nomor surat- Salam pembuka dan penutup bervariasi- Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan

penulis- Format surat bebas

14

•Bagian-bagian surat pribadi :…………………..….1

…….…..2…….......3…………….……………….4………………….………….5…………………….……….6

…………….7…………….8…………….9

1. Tempat, tanggal,bulan,tahun penulisan surat2. Alamat surat3. Salam pembuka4. Kalimat pembuka5. Isi surat6. Kalimat penutup7. Salam Penutup8. Tanda tangan9. Nama pengirim

15

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran dan lain lain.

Ciri-ciri surat resmi:- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan

organisasi- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal- Menggunakan salam pembuka dan penutup

yang lazim- Penggunaan ragam bahasa resmi- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga

resmi- Ada aturan format baku

16

Bagian-bagian surat resmi:

#Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

- Logo instansi/lembaga

17

18

Salah:P.T. RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jl. Ir. H. Juanda No. 47 B.O. Box 70 Bandung

Telephone (022)912345, 674432

Facsimile (022) 977765

Telex 28765 FRCBGI

Benar:PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136Telepon (022)912345, 674432Faksimile (022) 977765Teleks 28765 FRCBGI

#Nomor surat, Setiap surat keluar darisebuah perusahaan harus diberi nomor untukmemudahkan pengagendaan, pengarsipan, danpengacuan dalam balasan surat.

Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahunyang bersangkutan. Pada awal Januari tahunberikutnya diurutkan kembali dari nomor satudan seterusnya hingga akhir Desember.

19

Setiap perusahaan mempunyai kodepenomoran sendiri, namun sekurang -kurangnya penomoran surat menunjukkannomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahun surat.

20

Contoh: Nomor: 35/SP/IV/1992

Keterangan: 35 - nomor urut surat keluarSP - singkatan dari Surat PenawarIV - penanda bulan (April) saat surat dikirim1992 - tahun surat dikirim

Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titikdua atau jika nomor itu disingkat denganNo., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surattidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dantidak diikuti tanda baca apa pun.

21

Salah: Nomor:32421/F8/UI.5/87.-No:32421/F8/UI.5/87.-

Benar: Nomor: 3245/F8/UI.5/1987No.: 32421/F8/UI.5/1987

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:

#Lampiran

Lembaran lain yang disertakan selain surat. Penulisan Lampiran setelah nomor suratberguna agar penerima surat dapat menelitidan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan. Yang dilampirkan itu dapat berupabuku, brosur, kuitansi, dsb.

Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagaiberikut:

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titikdua. Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.

22

Contoh:

Salah:

Lampiran: satu berkas

Lamp.: seratus dua eksemplar

Benar:

Lampiran: Satu berkas

Lamp.: 102 eksemplar

Huruf awal kata harus kapital, sedangkan katayang lain dengan huruf kecil semua. Jikabilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran denganangka (misalnya: 102 eksemplar).

23

#Hal, berupa garis besar isi surat. Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengancepat mengetahui hal yang dibicarakan dalamsurat, sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat. Sebaiknyadigunakan kata Hal bukan Perihal.

24

#Tanggal suratPenulisannya di sebelah kanan sejajar dengan

nomor surat). Tanggal surat dinas tidak perludidahului nama kota, karena nama kota sudahtercantum pada kepala surat. Nama bulanjangan disingkat atau ditulis dengan angka(November menjadi Nov. atau 11). Tahun jugaditulis lengkap, tidak disingkat dengan tandakoma di atas.

Contoh:Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987

Bandung, 28-10-‘87

Benar: 28 Oktober 1987

25

#Alamat yang dituju

a. Alamat tujuan ditulis di sebelah kiri surat padajarak tengah antara hal surat dan salampembuka.

b. Alamat surat tidak diawali kata kepada karenakata tersebut berfungsi sebagai penghubungintrakalimat yang menyatakan arah.

c. Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukutititik) atau Yang terhormat (tidak diikuti titik)

d. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

e. Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskanlengkap dengan huruf kapital setiap awal kata.

26

27

#Pembuka/salam pembuka

Diakhiri tanda koma) yaitu tanda hormat penulis surat sebelum penulis berkomunikasi

Contoh:

28

#Tubuh Surat,

Tubuh Surat di bagi menjadi 3 bagian:

1. Paragraf Pembuka Surat

2. Isi Surat Sesungguhnya

3. Paragraf Penutup Surat

Contoh Paragraf Pembuka Surat:

29

Isi Surat Sesungguhnya:

• Merupakan pokok surat yang memuatsesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki olehpengirim surat.

• Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknyapendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salahtafsir.

• Rumusan surat juga harus menarik, tidakmembosankan, hormat dan sopan

30

Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi suratatau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapanterimakasih kepada penerima surat. Paragrafpenutup berfungsi pula untuk mengakhiripembicaraan dalam surat. Contoh:

31

#Penutup surat

Penutup surat berisi Salam penutup, Jabatan, Tanda tangan, Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP). Berfungsi untukmenunjukkan rasa hormat penulis surat

• Huruf awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil

• Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.

Contoh:

32

33

#Tembusan surat

Berfungsi untuk memberitahukan kepadapembaca bahwa surat tersebut dikirimkan jugakepada pihak lain yang perlu ikut mengetahuipula isi surat itu. Contoh:

34

35

#Inisial

Contoh Surat RESMI:

36

Surat niaga adalah surat yang dipergunakanorang atau badan yang menyelenggarakankegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan. Macam - macam dari surat niaga adalan surat penawaran, surat penagihan,surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pembayaran barang dll.

37

Contoh Surat Niaga:

38

Surat dinas adalah segala komunikasi tertulisyang menyangkut kepentingan tugas dankegiatan dinas instansi.

Salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaanadministrasi, seperti penyampaian beritatertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapatdari instansi kepada instansi lain dan dariinstansi kepada perseorangan atausebaliknya.

39

Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.

40

Ciri-ciri surat dinas:

- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

- Format surat tertentu

41

42