Başarı Öyküsü / MSG eG / JobMind Head ile fatura giriş bilgilerinin işlenmesi

Su gibi akıcıBavyera’nın iç sularda taşımacılık alanında faaliyet gösteren en büyük gemicilik şirketi MSG eG’ningelen alış faturalarını elektronik olarak işlemeye başlaması sadece iki ay sürdü. 2015 yılının başındanberi şirkette kullanılan JobRouter® İş Akışı Yönetim Sistemi, Würzburg şehrindeki muhasebebirimindeki fatura işlemlerini yalın bir sürece dönüştürüyor. Böylece, iskonto imkanlarındanyararlanmak da kolaylaşıyor.

Kerstin Brück, işlendi kaşelerinin vurulduğu ve hesap fişleri ile çalışılan eski dönemleri artık hiç aramıyor.Bilişim sistemleri yöneticisi ve uzman muhasebeci olan Bayan Brück, artık tam bir JobRouter® hayranı.Kerstin Brück, 2014 yılı Ekim ayının sonunda, departman müdürlerinden ve JobRouter AG firmasının yerelsatış mümessilinden oluşan bir proje ekibi ile birlikte sadece dört gün gibi kısa bir süre içerisinde bir testkonfigürasyonu geliştirmiştir. “Daha fazla sorunla karşılaşacağımızı düşünüyordum. Ancak, daha denemeaşamasındayken içimde şöyle bir his oluştu: Tamam, bu çalışıyor! Aldığımız sonuç ise neredeyse yüzde 100uydu.”

İş akışlarının ayrıntılı analizi

Kasım ayının başında gerçekleşen iki haftalık deneme süresinin bu kadar iyi gitmesi, gemicilik uzmanlarınınprojeye iyi hazırlanmalarından kaynaklanıyordu. Kerstin Brück’ün proje ekibi, örneğin faaliyet alanlarını vekategorileri içeren ayrıntılı bir analiz hazırlamıştı. Yapılan analiz ayrıca, makbuz giriş ve çıkışlarını, yetkileri,denetim kurallarını, stok yönetim sistemi ve akış planlama yazılımına olan arayüzleri de kapsıyordu.

1

Başarı Öyküsü / MSG eG / JobMind Head ile fatura giriş bilgilerinin işlenmesi

Öncelikli olarak posta klasörlerinin elektronik ortama taşınması gerekiyordu. Böylece, şirketin iç sulardataşımacılık olan ana faaliyetinden ve atölye ve depo hizmeti olan yan faaliyetlerinden gelen faturaların doğrubirimlere ulaşması sağlanabilecekti.

Üyeler birinci sırada

Üyelerden gelen faturaların önceliklendirilmesi de güvence altına alınmalıydı. Kooperatif, üyelerine sadecetaşıma işi ve planlama güvencesi sağlamıyor, bunun ötesinde işletme faturalarını toplayıp, muhasebe kaydınıve gerekli ödemeleri yaparak ve sonra aylık fatura düzenleyerek üyelerinin günlük işlerindeki yüklerinihafifletmede yardımcı oluyor. Yapılan hazırlıkların temelinde – fatura girişini, ardından biçimsel ve nesnel-matematiksel incelemeyi ve sonra kontrol şeklindeki süreci kapsayan – deneme işletimi gerçekleştirildi.

“Tam bir JobRouter® hayranıyım!”

MSG eG şirketinde bilişim sistemleri yöneticisi olan Kerstin Brück, “Görevalanımda muhasebe ve bilişim teknolojisi kesiştiği için, test konfigürasyonusırasında bile etkilenmiştim. İşlemlerin ne kadar kolay ve sistemli bir şekildegerçekleştiğini gördükten sonra JobRouter®’ı tabii ki tavsiye edebilirim. Böylebir sistemin geliştirilmesine katkı sağlamak çok keyifli. Sistemde çok şeyikendim yapabiliyor, yeni alanlar oluşturabiliyor ve istediğim zaman müdahaleedebiliyorum. JobRouter® iş akışı yönetim sistemi, açıklama gerektirmeyecekkadar kolay anlaşılır bir sistemdir. İş arkadaşlarımdan gelen geri bildirimlerinhepsi olumlu oldu. Benim tavsiyem: Sistemi deneyin! Denememek için hiç bir

sebep göremiyorum.”

Dümende yeni bir eleman: Başlık bilgilerini algılayan JobMind Head

Brück, her bir alan için ayrı bir iş akışına ihtiyaç olmadığını görünce hayrete düşmüş. Daha birinci gününsonunda “işe yarayacağa benzeyen bir genel yapı” oluşmuştu. Gemi sonarı ile kıyaslandığında, belgelerinelektronik yöntemle bulunması çok basit: Her fatura üzerine, yerel ağ sistemine (LAN) bağlı olan tarayıcıfonksiyonlu bir fotokopi makinesinden geçmeden önce bir barkod yapıştırılıyor. Barkod ise, faturanın başlıkbilgilerini otomatik olarak algılayan ve aldığı verileri bir JobRouter® sürecine aktaran JobMind Head modülünüetkinleştiriyor. Almanca dilinde düzenlenmiş olan faturaların yüzde 95’ten fazlasında yer alan fatura numarası,tarih, toplam tutar ve vergi gibi bilgiler artık merkezi olarak sistemde mevcut ve muhasebe kayıt maskeleriyardımıyla işlenebilir vaziyette. Hollanda veya Belçika’dan gelen faturalarda ise başlık bilgilerinin yaklaşıkyüzde 80’i doğru şekilde algılanıyor. JobRouter® , ilgili alacaklıyı muhasebe sisteminden buluyor ve aynızamanda geçerli ödeme şartlarını da görüntülüyor.

2

Başarı Öyküsü / MSG eG / JobMind Head ile fatura giriş bilgilerinin işlenmesi

Nihai konfigürasyon için herşey hazır

Daha ilk denemeler yapılırken kullanıcılar sürece dahil edilmiş, sorular cevaplanmış ve öneriler alınmış. Gelentüm makbuzların arşivlenmesi de ilk denemede başarıyla sonuçlandırılmıştır. JobRouter®, tüm verileri vebelgeleri ilerideki bir revizyon için saklanmak üzere, güvenli bir liman gibi olan JobArchive arşivine taşıyor.Kasım ayının sonunda iş akışlarının nihai rotası belirlenmiş. JobArchive içinde yetki grupları düzenlenmiş.Böylece her grubun kendine ait bir dijital saklama belleği bulunuyor ve izinsiz erişimler engelleniyor. Şirkete aitfatura numaraları bundan sonra arama ve filtreleme için elektronik koordinat olarak iş görüyor. Kooperatifinyönetim kurulu üyeleri için ayrı bir bilgilendirme bölümü oluşturulmuştur.

İki ay içinde herşey plana göre işliyor

JobRouter® kullanıldıktan beri iskonto sürelerine düzenli olarak uyuluyor. “Geçmişte, Dorfprozelten’dekitersane ile Würzburg’taki merkez arasındaki yazışmaların posta yoluyla gerçekleşmesi nedeniyle oluşanzaman kaybından dolayı sorunlar yaşanabiliyordu” diyor Kerstin Brück. Yeni geliştirilen sistem sayesinde bugereksiz telaş kaynağı geçmişte kalmış. Beklenen alış faturalarını daha navlun sözleşmesi gerçekleştirildiğianda oluşturan ön sistemler, JobRouter® aracılığıyla akış planlama yazılımına aktarılır. JobRouter®, sözkonusu veriler işlendikten sonra veri öbeklerini alıp muhasebeye gönderir.

Gelen faturaların JobRouter® / JobMind Head ile işlenmesinin sağladığı avantajlar

Merkezi otomatik gelen faturaların algılaması ve eşleşmesi için idealE-posta ile gönderilen ve tarayıcıdan geçirilen faturaların bilgilerini işlerBaşlık bilgilerini – tarih, fatura numarası, toplam tutar, vergi, para birimi – otomatik olarak okurEntegre kreditör algılama: Tedarikçi referans bilgilerini okur ve bu bilgileri düzenleme maskesine aktarırİndeksleme, anahtar kelime oluşturma ve JobArchive ile bağlantılı olarak arşivleme imkanı sağlar

Süper bir iş akışına övgü

“Böyle çalışmak çok rahat” diyor Kerstin Brück. Sistemle çalışacak iş arkadaşlarına kolaylık sağlamak içinalanlara bilindik terimler yazılmış. Bayan Brück, kullanıcı eğitimlerini işlem odaklı bir şekilde tasarlamış veyazılı çıktılarla tamamlamış. Anahtar kelime aramanın da popüler bir işlem olduğunu belirtiyor. Ayrıca, hangiişlemleri ne zaman kimin yaptığını gösteren ve böylece işlemlerin takip edilmesine imkan veren işlem geçmişide avantaj sağlayan özelliklerden biri. İlgili PDF dosyası arşiv tutanağına eklidir. Bilişim sistemleri yöneticisiBrück, “JobRouter® arayüzünün performansı inanılmaz” diyor. Stok Yönetim Sistemi’ne bağlı olan İş AkışYönetim Sistemi mal girişlerini – örneğin depo için yakıt veya onarım işleri için malzeme gibi – ilgili faturalarlailişkilendiriyor. Sistem, mal girişi başına tutarı ve neyin işlendiğini gösteriyor. Kerstin Brück, durumu şöyleözetliyor: “Şeffaflık düzeyi daha yüksek ve çok daha iyi bir denetim elde ediyoruz. Telefonda bir sorugeldiğinde veya bir hatırlatma ile ilgili bilgi edinmemiz gerektiğinde faturanın güncel durumunu istediğimizzaman görebiliyoruz veya tüm verileri arşivden çıkarabiliyoruz. İşiniz için ihtiyaç duyduğunuz herşeyeulaşabiliyorsunuz.”

3

Başarı Öyküsü / MSG eG / JobMind Head ile fatura giriş bilgilerinin işlenmesi

Proje detayları

Müşteri: MSG eG, Würzburg

Sektör: İç sularda taşımacılık

Personel sayısı: 82

İşlemler: Günde 150 işlem

Veri tabanı: MS SQL

Özellikler: Muhasebe yazılımı SAGE, sektör yazılımı ISS

Proje süresi: JobRouter® deneme işletiminden başlayarak üretim sürecine kadar 2 ay

Devam eden süreçler: Elektronik fatura girişi, elektronik arşiv

Devam eden modüller: JobStart, JobMind Head, JobArchive

MSG eG şirket profili

Die Mainschiffahrts-Genossenschaft – MSG eG – firması, Bavyera’nın iç sularda taşımacılık alanında

faaliyet gösteren en büyük gemicilik şirketidir. Taşımacılık kooperatifinin 1916 yılındaki kuruluşundan beri

merkezi Würzburg şehrindedir. 70’ten fazla gemiyi kapsayan filosu, kooperatif üyelerine (serbest çalışan

ve gemilerini kendileri kullanan gemi sahipleri) ait olan gemilerden ve MSG’nin kendi gemilerinden oluşur.

MSG, çok sayıda tali su yolu da dahil olmak üzere Ren, Main ve Tuna nehirleri gibi Avrupa su yollarında kuru yük (örn. demir cevheri, ağır

yük, yem) taşımacılığı üzerine uzmanlaşmıştır. Şirketin faaliyet gösterdiği bölge, Almanya’dan Hollanda, Fransa, İsviçre, Avusturya ve

Slovakya üzerinden Macaristan’a kadar uzanır. MSG’nin, Aşağı Franken bölgesinde yer alan Dorfprozelten am Main beldesinde kendine ait

gemi motoru ve tersane işletmesi bulunmaktadır. Şirketin hizmet portföyü arasında ayrıca depolama ve elleçleme hizmetleri, yük brokerliği

ve ikmal hizmetleri bulunmaktadır. İkmal hizmeti olarak su üzerinde yaşayan ve çalışan gemicilere işletme malzemeleri, teknik donanım,

günlük ihtiyaç ve yakıt ikmali sağlama gibi hizmetler sunulmaktadır. Gemilere, Würzburg’deki ikmal istasyonunda veya kooperatife ait ikmal

teknesi yardımıyla seyir esnasında yakıt doldurulur. Nakliye ve liman elleçleme alanında ise, Rotterdam ve Viyana arasında faaliyet

gösteren çok sayıda yan kuruluş ve bağlı şirket bulunmaktadır.

© JobRouter AG 2015 /225

4