Språkprofil for SI_andre utkast 1. juni 2011 (formatert)

SI det klart – rene ord for pengene

Språkprofil for Statens innkrevingssentral (SI), 2011

Side 2 av 41

STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Forord Vi skriver enormt mye her i Statens innkrevingssentral. Vi sender ut millionvis av brev til nordmenn fra alle samfunnslag, vi skriver til unge og gamle, fagfolk og lekfolk. Hvis ikke leserne våre forstår det vi skriver, har vi mislyktes. Det du nå holder i hånda, er en egen språkprofil for Statens innkrevingssentral som skal sikre at vi når fram med budskapet vårt – uansett hvem leseren er, og hva teksten handler om. Når du skriver på jobb, skriver du på vegne av Statens innkrevingssentral. Denne språkprofilen forteller deg hvordan du skal skrive når du skriver på jobb. Den sier noe om hvordan du skal strukturere tekstene dine, hvordan du skal formulere deg, og ikke minst hvordan du skal omtale deg selv og leserne dine. Vi skal skrive formelle og juridisk holdbare tekster, samtidig som vi er både forståelige, imøtekommende og høflige. Godt språk er lønnsomt. Skjønner leserne våre på første forsøk hva vi vil dem, unngår vi at de må ringe til oss for å få forklart hva tekstene betyr, og vi unngår at leserne gjør feil eller ikke gjør noe i det hele tatt. Språkprofilen slik den er nå, er et resultat av behovene vi har akkurat nå. Men med nye kommunikasjonsformer og nye arbeidsoppgaver vil det dukke opp nye utfordringer. Derfor skal språkprofilen være et levende dokument som vi oppdaterer og reviderer etter hvert, slik at den er i tråd med de behovene vi til enhver tid har. Språkprofilen er ikke ment som en tvangstrøye. Den er heller en felles språklig uniform. Den skal alltid være på, men hva du har inni, og hvordan du bærer den – det må du selv vurdere. SI det klart – lykke til med skrivingen! Mo i Rana, august 2011 Per Waage direktør

Side 3 av 41


Innhold Forord………………………………………………………………………………………………………………... 2

Språkprofilen – hva, hvorfor og hvordan ................................................................................................4

Retningslinjer for skriftlig kommunikasjon i Statens innkrevingssentral................................................5

Del 1: Hvordan inkluderer vi leserne og tar hensyn til dem? Om tonen i tekstene............................6 1. Bruk like mye «vi», «du» og «dere» i skrift som i tale..........................................................................6 2. Forklar regelverket ved å konkretisere det for leseren – ikke bare gjengi ordrett.......................8

Del 2: Hvordan gjør vi tekstene oversiktlige og effektive? Om strukturen i tekstene ………………10

3. Start med det som er viktigst for leseren ……………………………………………………………....10 4. Få fram hovedbudskapet i overskriften …………………………………………………………….….13 5. Bruk alltid mellomtitler …………………………………………………………………………………..…14

Del 3: Hvordan skriver vi klart og tydelig? Om formuleringene i tekstene........................................15

6. Forklar alltid vanskelige fagord og forkortelser, og begrens bruken av dem............................16 7. Formuler deg konkret og i tråd med hvordan du snakker ...........................................................18 8. Skriv heller «dette brevet» enn «dette brev» ..................................................................................20 9. Skriv alltid fullstendige setninger......................................................................................................21

Del 4: Hvordan skriver vi korrekt? Om rettskrivingen i tekstene .........................................................22

10. Les korrektur og be en kollega lese gjennom teksten din..........................................................22

Tre viktige sjangrer – brev, nettekst og e-post .....................................................................................32

Brevet – vår viktigste sjanger................................................................................................................32 E-posten – et viktig arbeidsverktøy .....................................................................................................34 Netteksten – en sjanger for framtida ………………………………………………..…………….……… 38

Nynorsk i Statens innkrevingssentral .....................................................................................................39

Litteraturtips..............................................................................................................................................41

Side 4 av 41


Språkprofilen – hva, hvorfor og hvordan Hva er en språkprofil? Språkprofilen er en arbeidsinstruks for skriving, og du skal følge den i hver eneste tekst du skriver. Den utgjør et felles rammeverk og utgangspunkt for all skriving her hos oss – i alle sammenhenger og på alle nivå. Hvorfor har Statens innkrevingssentral en språkprofil? Statens innkrevingssentral har en språkprofil fordi skrivingen er det viktigste vi gjør. Språkprofilen gir føringer for hvordan tekstene våre skal se ut, altså hvordan vi skal kommunisere med leserne våre. Og leserne – hvem er de? Jo, de er folk flest. Det innebærer at må vi skrive slik at folk flest forstår, og det skal språkprofilen hjelpe oss med. Hvis vi ikke når ut med budskapet vårt gjennom tekstene våre, får vi heller ikke gjort jobben vår. Vi skal kreve inn penger – men på en måte som skyldnerne forstår. Skyldnerne er avhengige av oss for å vite hva de skal og må gjøre, og vi er pålagt å informere om de rettighetene og pliktene skyldnerne har. Språkprofilen skal med andre ord sikre at leserne våre på første forsøk

finner det de leter etter i tekstene forstår det de finner i tekstene bruker det de finner og forstår, til å gjøre det de skal

Fungerer tekstene våre på denne måten, sparer vi masse tid og penger. Vi unngår unødvendige andregangshenvendelser, og vi unngår unødvendige feiltolkinger og misforståelser. Hvordan skal du bruke språkprofilen? Den viktigste delen av denne språkprofilen er de ti retningslinjene. De må du lese grundig gjennom og gjøre deg godt kjent med. De skal du forholde deg til i all skriving, enten du skriver fritekst i brev, nettekster eller e-poster. Når du har gjort deg kjent med språkprofilen, må du sørge for å ha den lett tilgjengelig og bruke den som oppslagsverk når det trengs. Språkprofilen regulerer først og fremst hvordan vi skriver ved Statens innkrevingssentral. Likevel skal du også muntlig så langt som råd ta hensyn til retningslinjene i språkprofilen, særlig i eksterne telefonsamtaler og møter, men også internt. Poenget er at vi alltid skal være trygge på at alle føler seg inkludert i kommunikasjonen ved at de forstår og blir tatt hensyn til. Språkprofilen er dessuten et felles referansepunkt når du og kollegaene dine diskuterer og leser gjennom hverandres tekster. Lykke til!

Side 5 av 41


Retningslinjer for skriftlig kommunikasjon i Statens innkrevingssentral Retningslinjene nedenfor er delt inn i fire hoveddeler: Del 1: Hvordan inkluderer vi leserne og tar hensyn til dem? Om tonen i tekstene Del 2: Hvordan gjør vi tekstene oversiktlige og effektive? Om strukturen i tekstene Del 3: Hvordan skriver vi klart og tydelig? Om formuleringene i tekstene Del 4: Hvordan skriver vi korrekt? Om rettskrivingen i teksten Retningslinjene er formulert som påbud som du som ansatt i Statens innkrevingssentral må følge når du skriver. For at du skal kunne skrive en god tekst, må du ha et bevisst forhold til

hva du skal skrive hvem du skal skrive til hvorfor du skal skrive til denne leseren hvordan du skal formidle innholdet

Du må altså klargjøre både hva som er ditt hovedpoeng og -budskap, og hva som er mest interessant og viktig for leseren. Når du har det klart for deg, kan du begynne å skrive – i tråd med retningslinjene på de følgende sidene.

Side 6 av 41


Del 1: Hvordan inkluderer vi leserne og tar hensyn til dem? Om tonen i tekstene 1. Bruk like mye «vi», «du» og «dere» i skrift som i tale Når vi snakker, er det helt naturlig å bruke et direkte språk der vi omtaler oss selv som «vi» (eller eventuelt «jeg») og samtalepartneren eller -partnerne som «du» eller «dere». Det er slik vi kommuniserer med hverandre, og det må også tekstene våre speile. Slik får vi ansvaret og rollene i teksten tydelig fram, og tekstene blir mer imøtekommende og menneskelige. Til å begynne med i teksten bruker du «Statens innkrevingssentral» om deg som avsender, så kan du videre i teksten variere med «vi». Til enkeltpersoner skriver du alltid «du». Private og offentlige virksomheter tiltaler du vekselvis med det fulle navnet (for eksempel «NAV» og «Brønnøysundregistrene») og «dere».

Skriv Skriv ikke Vi returnerer ikke originalene til deg. Originaler vil ikke bli returnert.

Send oss også opplysninger om en eventuell ny arbeidsgiver, dersom dere har det.

Om mulig bes ny arbeidsgiver oppgitt.

Vi har sendt arbeidstakeren en orientering om lønnstrekket.

Underretning om pålegget er sendt arbeidstaker.

Få fram hvem innholdet dreier seg om eller er rettet mot Begrens bruken av såkalte passivformer av verbet, som «gjøres», «betales» og «kontaktes». Vær heller mer konkret og si noe om hvem som skal utføre handlingen, eller hvem innholdet er rettet mot.

Skriv Skriv ikke Når du skal betale fra utlandet, må du betale til bankkontonummer …

Betaling fra land utenfor Norge skal gjøres til bankkontonummer …

Du kan betale inn til kontonummer …

Innbetaling kan gjøres til kontonummer …

SI gjør oppmerksom på at du kan søke om avdragsbetaling eller betalingsutsettelse.

SI gjør oppmerksom på at det kan søkes om avdragsbetaling eller betalingsutsettelse.

Hvis det er noe du lurer på i forbindelse med kravet, må du kontakte oss innen forfallsdatoen. Bruk KID-nummeret når du betaler.

Hvis kravet ikke stemmer med egen oversikt, bør SI kontaktes innen forfall. Bruk KID-nummeret som referanse ved innbetaling.

Side 7 av 41


Ikke bruk former som «De» og «Dem» Bruk heller ikke høflig tiltale-former som «De» og «Dem». Det skaper unødvendig avstand til leseren, og gjør teksten unødvendig streng.

Skriv Skriv ikke Vi ber deg fylle ut og returnere det vedlagte skjemaet med opplysninger om den økonomiske situasjonen din.

Vi ber Dem fylle ut og returnere vedlagte skjema med opplysninger om Deres økonomiske situasjon.

Statens innkrevingssentral vil hver måned sende dere en faktura med trekkbeløpet. Bruk KID-nummeret på fakturaen når dere betaler.

Statens innkrevingssentral vil hver måned sende Dem faktura med giro på trekkbeløpet, og vi ber om at giroen blir benyttet ved betaling.

Unngå å omtale noen i tredjeperson – skriv til og ikke om leseren Du skal dessuten unngå å omtale noen i tredjeperson («skyldner bes betale») i tilfeller der du kan være mer konkret og direkte («du må betale»).

Skriv Skriv ikke Du kan ikke selv avgjøre om du skal betale bøtene, eller om du skal sone fengselsstraffen. Du skal betale bøtene dersom du har økonomisk evne til det, jf. påtaleinstruksen § 30-9.

Skyldneren kan ikke selv avgjøre om bøtene skal betales, eller om den subsidiære fengselsstraffen skal sones. Bøtene skal betales dersom skyldneren har økonomisk evne til det, jf. påtaleinstruksen § 30-9.

Hvem skal du omtale som «du», og hvem er «dere»? Disse kan du omtale som «du»:

skyldnere tilkjente advokater verger og andre som opptrer etter fullmakt fra partene

Disse kan du omtale som «dere»:

Aa-registeret alminnelig namsmann arbeidsgivere besittere av panteobjekt bobestyrere Brønnøysundregistrene det sentrale folkeregisteret diverse objektregistere domstolene gjeldsrådgivere inkassobyrå kommunekontor kontoførere (bank)

meglere NAV nordiske innkrevingsmyndigheter oppdragsgivere/utlignere politi Posten påtalemyndighetene Riksrevisjonen Skattedirektoratet skattekontor tingrett trygdekontor utenlandske myndigheter og ambassader

Side 8 av 41


2. Forklar regelverket ved å konkretisere det for leseren – ikke bare gjengi ordrett Et hovedproblem for brukerne våre er alle referansene til lovverket og det at vi ofte bruker et språk som ligger tett opptil regelverket. Regelverket er viktig for oss, og det er grunnlaget for alt vi gjør: Gjør likevel alt du kan for å klargjøre og forklare regelverket for dem du skriver til. Det trenger ikke bety at du unngår alle begrepene som kan være vanskelige å forstå, men at du alltid forklarer dem enten med andre ord eller også med eksempler. I mange tilfeller kan du hjelpe leseren til å forstå. Det kan du gjøre ved å forklare hva lovregelen betyr i praksis i det konkrete tilfellet, i stedet for å sitere den generelle lovregelen.

Skriv Skriv ikke Dersom kravet ikke blir oppgjort i den fastsatte perioden, vil vi holde ny utleggsforretning. I en utleggsforretning beslutter namsmannen (i dette tilfellet SI) om kravet skal kreves inn ved utleggstrekk, som vil si trekk i lønn eller trygd, eller utleggspant, som vil si pant i for eksempel fast eiendom, bankkonti eller verdipapirer.

Dersom saken ikke blir oppgjort i denne perioden, vil ny utleggsforretning bli berammet.

Dersom det er tatt pant i en eiendel, forbyr namsmannen at den saksøkte bruker eiendelen på en måte som forringer verdien av den for saksøkeren.

Namsmannen forbyr enhver forføyning over pantet som strider mot saksøkerens rett.

SI har gått gjennom kravet og ser at det ble foreldet 9. januar 2008.

SI har gjennomgått kravet og finner at foreldelse inntrådte den 9. januar 2008.

Begrens bruken av regelhenvisninger Vær også forsiktig når du bruker regelhenvisninger til å begrunne det du skriver. Dess mer du refererer til regelverket, dess større er sjansen for at leserne dine faller av. Alle paragraftegnene kan ofte stå i veien for forståelsen av teksten. Derfor bør du begrense henvisningene så mye du kan. Som hovedregel skal du plassere regelhenvisningene i et eget avsnitt nederst i teksten under overskriften «Aktuelt regelverk».

Aktuelt regelverk Reglene om utleggstrekk finner du i dekningsloven § 2-7. Aktuelt regelverk Reglene om gjeldsordning står i gjeldsordningsloven. Særlig disse reglene er aktuelle:

§ 4-8 andre ledd om erstatning og gjeldsordning § 3-4 om stans av innkrevingen i gjeldsforhandlingsperioden § 6-2 tredje ledd om det å oppheve en gjeldsordning

Hvis du likevel må ha en lovhenvisning med i en enkeltsetning, skal du plassere henvisningen til slutt setningen. Sett da et komma og «jf.» foran henvisningen.

Skriv Skriv ikke Påtalemyndigheten kan oppheve et forenklet forelegg, jf. vegtrafikkloven § 31b, tolloven § 68 og småbåtloven § 42.

Forenklet forelegg kan ifølge vegtrafikkloven § 31b, tolloven § 68 og småbåtloven § 42 oppheves av påtalemyndigheten.

Side 9 av 41


Et erstatningskrav som gjelder en skade som har skjedd på grunn av en straffbar handling, skal betales fullt ut i en gjeldsordning, jf. gjeldsordningsloven § 4-8 bokstav h andre ledd.

Ifølge gjeldsordningsloven § 4-8 bokstav h andre ledd skal erstatningskrav for skade voldt ved straffbar handling betales fullt ut i gjeldsordning.

På side 23 kan du lese mer om hvordan du skriver lovhenvisninger. Ta hensyn til hvem leseren din er Det er viktigst å være forsiktig med lovhenvisninger og -sitater i kommunikasjonen vår med skyldnere og andre ikke-jurister. Overfor advokater og andre fagfolk kan vi tillate oss et mer juridisk tungt innhold. Ha likevel alltid i tankene hvem andre som eventuelt også skal lese og forholde seg til teksten din. Husk på at ekspertene også skjønner de enkle forklaringene!

Side 10 av 41


Del 2: Hvordan gjør vi tekstene oversiktlige og effektive? Om strukturen i tekstene 3. Start med det som er viktigst for leseren Det er vi som skriver tekstene, som må vise for leseren hva som er den viktigste informasjonen i tekstene. Vi må prioritere innholdet for leseren og vise hva som er hovedbudskapet, og hva som i større grad er tilleggsinformasjon. Leseren må først og fremst få vite hva han eller hun skal gjøre som følge av teksten, mens bakgrunnen for saken og generell informasjon om regelverket er typisk tilleggsinformasjon. Start derfor alltid teksten med den informasjonen som er viktigst for leseren. Konsentrer deg om de konkrete beskjedene – særlig de beskjedene som får praktiske konsekvenser for leseren ved at han eller hun må gjøre noe aktivt. Det du starter teksten med, skal følge opp det hovedoverskriften i teksten sier, altså hovedbudskapet ditt. Avslør det viktigste med en gang, så kan du heller forklare mer lenger ned i teksten. Innledningen din må også sette teksten inn i en sammenheng ved at du sier noe om hva slags tekst det er, og hvorfor leseren får den. I denne teksten er hovedbudskapet at SI trenger mer dokumentasjon for å kunne behandle en søknad om ettergivelse av studiegjeld. Her kommer hovedbudskapet litt sent:

Side 11 av 41


Plasser heller det viktigste først, for eksempel slik:

Også her står hovedbudskapet, nemlig at mottakeren må sende en bekreftelse til SI, langt ned i brevet:

Søknad om å få ettergitt krav – manglende dokumentasjon Statens innkrevingssentral bekrefter at vi har mottatt søknaden om å få ettergitt studiegjelden din. For å kunne behandle søknaden trenger vi følgende dokumentasjon:

kopi av ligningen din for årene 2007, 2008 og 2009 en legeuttalelse som inneholder en vurdering av den forventede framtidige

arbeidsevnen din Søknaden din blir behandlet når vi får denne dokumentasjonen. [Så kan du plassere resten av teksten lenger ned i teksten.]

Side 12 av 41


Her er hovedbudskapet flyttet lenger opp i teksten:

Side 13 av 41


4. Få fram hovedbudskapet i overskriften Overskriften i en tekst er det første leseren ser. Det må du utnytte ved å fortelle leseren så mye som mulig om hva teksten handler om. Svarer du for eksempel på en konkret forespørsel, må overskriften si noe om både den innkommende forespørselen og svaret ditt. Skjønner leseren gjennom overskriften din hva teksten handler om, og eventuelt hva han eller hun skal gjøre, har du lagt et godt grunnlag for den videre lesingen. Et hovedproblem med mange av overskriftene i Statens innkrevingssentral er at de er for knappe og generelle – de avslører for lite av hovedbudskapet i teksten. Gi derfor så mye informasjon som mulig på overskriftsplassen, og bruk gjerne hele setninger. Her er noen flere retningslinjer for bruk av overskrifter:

Du skal ikke bruke store bokstaver (versaler). Bruk heller fet skrift og en annen skriftstørrelse.

Prøv å holde deg på én linje. Bruk eventuelt en tankestrek (–) til å skille ut stikkord. Det skal være ett linjeskift under hovedoverskriften. Ikke strø om deg med utropstegn. Unngå ordene «vedrørende», «angående» og forkortelsene «vedr.» og «ang.».

Skriv Skriv ikke Det er ikke rom for å trekke deg i lønn eller trygd

VURDERING AV UTLEGGSTREKK I LØNN/TRYGD

Registrert innbetaling av studielån – ingen flere krav

Vedrørende studielån

Varsel om utleggsforretning – vi vil tvangsinnkreve det du skylder

Varsel om utleggsforretning

Side 14 av 41


5. Bruk alltid mellomtitler En tekst blir alltid mer oversiktlig og lettere å lese når vi bruker mellomtitler. Mellomtitlene gjør at leseren kjapt får oversikt over hvilke deler teksten består av, og hva som er hovedtemaene i teksten. Du selv blir nødt til å tenke nøye gjennom hvilke avsnitt som henger sammen og dermed kan plasseres under samme mellomtittel. Du blir også nødt til å vurdere grundig hvilken rekkefølge du skal plassere avsnittene i. Bruk gjerne mange mellomtitler Det er sjelden et problem at en tekst har for mange mellomtitler – tenk at du skal komme med alle de viktigste beskjedene i mellomtitlene. På den måten får leseren allerede ved å ta et kjapt blikk på hovedoverskriften og alle mellomtitlene et bestemt inntrykk av hva slags tekst det er, og hva den handler om. Gi mye informasjon i mellomtitlene Gi mye informasjon i mellomtitlene, og formuler dem gjerne som hele setninger og eventuelt spørsmål. Her er noen flere retningslinjer for bruk av overskrifter:

Det skal ikke være linjeskift under mellomtitler. Det skal ikke være punktum etter en mellomtittel.

Her er en tekst uten mellomtitler:

Side 15 av 41


Her er en omskrevet versjon av den samme teksten med mellomtitler:

Side 16 av 41


Del 3: Hvordan skriver vi klart og tydelig? Om formuleringene i tekstene 6. Forklar alltid vanskelige fagord og forkortelser, og begrens bruken av dem Presise, men vanskelige ord Som alle andre virksomheter har vi i SI vårt eget stammespråk. En viktig del av stammespråket er fagord som «formuesgoder», «underhold» og «utleggsforretning». Felles for mange av disse ordene er at de ikke er intuitivt forståelige, og at de ofte har et helt spesifikt og gjerne juridisk innhold. Det er ikke alltid mulig eller nødvendig å unngå dem, men du skal alltid forklare hva de betyr i hvert enkelt tilfelle. Du kan forklare med andre, mer konkrete og intuitivt forståelige ord, eller du kan forklare ved å vise til eksempler.

Skriv Skriv ikke prosessfullmektig (den som fører saken)

prosessfullmektig

Statens innkrevingssentral (SI) viser til tidligere varsel om tvangsinnkreving. Vi har nå besluttet å holde utleggsforretning. I en utleggsforretning beslutter SI om det du skylder, skal kreves inn ved utleggstrekk, som vil si trekk i lønn eller trygd, eller utleggspant, som vil si pant i for eksempel fast eiendom, bankkonti eller verdipapirer.

Statens innkrevingssentral (SI) viser til tidligere varsel om tvangsfullbyrdelse. Vi har besluttet å avholde utleggsforretning.

Sett gjerne inn en ordliste i teksten din I tekster der du bruker mange vanskelige ord, kan du vurdere å sette opp en ordliste nederst i teksten i stedet for å forklare ordene underveis. Som vedlegg til denne språkprofilen finner du en ordliste du kan hente ord og forklaringer fra. Avsnittet med ordlista kaller du «Ordforklaringer».

Eksempel på bruk av ordliste Ordforklaringer

Oppheving er det som skjer når påtalemyndigheten bestemmer at et forelegg skal falle bort.

Benådning er det å ettergi en straff. En bot er en straff, og det å ettergi en bot kalles derfor for benådning.

Påtalemyndigheten er den offentlige myndigheten som påtaler straffbare handlinger. Det kan være for eksempel Riksadvokaten, Statsadvokaten og jurister i politiet.

Gammeldagse ord Flere av ordene vi bruker, er bare gjenlevninger etter tidligere tider og ikke ord som har noe spesifikt faglig eller juridisk innhold. Felles for disse ordene er at ingen av oss bruker dem i det muntlige språket, selv om vi stadig tyr til dem når vi skriver. Alderdommelige ord som har gått ut av det muntlige språket, skal du ikke bruke. Det fins gode, levende og moderne alternativer til alle sammen. Det gjelder ord som «ovennevnte», «vedrørende» og «angående», og det gjelder ord som «da» i betydningen «siden» eller «fordi». Også ordet «samt» bør du variere med ord som «og», «og dessuten» eller «i tillegg til». Ordet blir brukt mye i skrift, men er for de fleste ikke en del av det levende, talte språket. Ordet kan dermed bidra til at teksten din får et unødvendig stivt og formelt språk.

Side 17 av 41


På Språkrådets nettsider finner du en liste over gammeldagse ord og forslag til omskrivinger: http://www.sprakrad.no/nb-no/Klarsprak/Verktoy/Skriverad/Kansellisten/#Listen .

Skriv Skriv ikke informasjon om innkreving informasjon vedrørende innkreving

et møte om videre framdrift

et møte angående videre framdrift

Utleggsdatabasen vil bedre situasjonen noe, fordi alle namsmyndighetene etter hvert må …

Utleggsdatabasen vil bedre situasjonen noe, da alle namsmyndighetene etter hvert må …

Du kan da få betalingsanmerkning, og det kan påløpe rettsgebyr.

Du kan da få betalingsanmerkning, samt at det kan påløpe rettsgebyr.

Moteord og -uttrykk Unngå også moteuttrykk som «i forhold til» og «fokus». Det fins en drøss av gode alternativer, og når du bruker alternativene, blir du som oftest nødt til å tenke mer grundig gjennom hva du egentlig vil ha fram. Det er korrekt å bruke «i forhold til» i tilfeller der du kan bytte det ut med «sammenlignet med». I alle andre tilfeller skal du unngå uttrykket. Bruk heller tradisjonelle preposisjoner som «i», «til» og «for», uttrykk som «i forbindelse med» og «i tilknytning til» eller andre omskrivinger. «Fokus» er et punkt. Du kan ha noe «i fokus», og du kan «fokusere på» noe. Men fokus kan ikke være verken bredt, stort, langsiktig eller sterkt – skriv heller om med andre uttrykk.

Skriv Skriv ikke Det gjelder spesielt i forbindelse med tjenester mot …

Det gjelder spesielt i forhold til tjenester mot …

utøver myndighet overfor enkeltindivider

utøver myndighet i forhold til enkeltindivider

har arbeidet særlig med kvalitet har hatt ekstra fokus på kvalitet

Side 18 av 41


Forkortelser Alle forkortelsene vi bruker, er en kilde til frustrasjon for både leserne våre og dessuten også nyansatte. Det er ikke gitt at alle forstår forkortelser som «VAS», «LTR» og «GOL». I eksterne tekster skal du derfor aldri bruke interne forkortelser. Det gjelder også på telefon: Du skal ikke bruke forkortelser i eksterne telefonsamtaler. Vær dessuten forsiktig med bruken av forkortelser internt i SI – på den måten sikrer vi at alle forstår også når det er nyansatte til stede, eller når folk fra ulike avdelinger er samlet i et møte. Også mer vanlige og kjente forkortelser gjør en tekst vanskeligere å lese. I løpende tekst skal du derfor unngå å bruke forkortelser. Forkortelsene «jf.» og «kr» er unntak – de er mest vanlige som forkortelser. Forkortelsen «SI» for Statens innkrevingssentral kan du bruke så lenge du introduserer den i en parentes første gang du bruker den.

Skriv Skriv ikke rettskraftig dom av 16. september 2002, jf. straffeprosessloven kapittel 30 og tvangsfullbyrdelsesloven § 4-1

rettskraftig dom av 16. september 2002, jf. strprl. kap. 30 og tvangsl. § 4-1

gebyr av 12. juni 2002, jf. veitrafikkloven § 31 femte ledd, jf. § 38

gebyr av 12. juni 2002, jf. vtrl. § 31 femte ledd, jf. § 38

Til opplysning kan vi per dags dato ikke se at du har noen krav registrert her.

Til opplysning kan vi pr. d.d. ikke se at du har noen krav registrert her.

Statens innkrevingssentral (SI) viser til søknaden din … (som innledning)

SI viser til søknaden din … (som innledning)

7. Formuler deg konkret og i tråd med hvordan du snakker I tale er det fremmed for de fleste av oss å si at vi skal «gjennomføre lunsjinntak» i stedet for å «spise», men i skrift tyr vi ofte til denne typen mer kompliserte og ofte abstrakte formuleringer. Fenomenet kalles substantivering – det at vi tyr til omskrivinger med substantiver («å foreta en evaluering») der vi egentlig kan gå rett på sak med et verb («å evaluere»). Dess mer konkrete vi er, dess lettere er det for leserne våre å skjønne hva vi mener. Vær særlig på vakt mot ord som ender på «-ing» og «-else» – såkalte verbalsubstantiver som er laget av enklere verb.

Skriv Skriv ikke Statens innkrevingssentral (SI) viser til søknaden av 20. oktober 2010 om å få ettergitt følgende krav:

Statens innkrevingssentral (SI) viser til søknaden av 20. oktober 2010 om ettergivelse av følgende krav:

Med utgangspunkt i disse opplysningene har vi vurdert hvor stort et eventuelt utleggstrekk kan bli.

Med utgangspunkt i disse opplysningene har vi foretatt en vurdering av størrelsen på et eventuelt utleggstrekk.

Når du skal betale fra utlandet, må du betale til bankkontonummer …

Betaling fra land utenfor Norge skal gjøres til bankkontonummer …

Side 19 av 41


Vær særlig oppmerksom på formuleringer med «ved» Ofte komprimerer vi innholdet i en setning med kombinasjonen av ordet «ved» + et substantiv. Det kan være effektivt for oss fordi vi på den måten tar en del informasjon for gitt, særlig hva slags rollefordeling det dreier seg om i tekstene. For leseren, derimot, vil mye bruk av slik komprimering gjøre tekstene uklare og unødvendig abstrakte. Når du skriver, skal du være forsiktig med å ta informasjon og kunnskap for gitt. Unngå derfor innforståtte formuleringer der du ikke får fram hvem det er som skal gjøre noe.

Skriv Skriv ikke Husk å benytte KID-nummeret når du betaler.

Husk å benytte KID ved innbetaling.

Gebyrer kan påløpe hvis du ikke betaler eller avklarer eventuelle feil med oss innen forfallsdatoen.

Ved mislighold kan purre-/tilleggsgebyrer påløpe.

Ring telefon 75 14 93 00 dersom du vil kontakte oss.

Ved henvendelse, benytt tlf. 75 14 93 00.

Side 20 av 41


8. Skriv heller «dette brevet» enn «dette brev» Det å skrive «dette brev» i stedet for «dette brevet» er noe som henger igjen fra det danske embetsmannsspråket. Fenomenet kalles enkel bestemmelse og er vanlig i dansk, men det er ikke i tråd med godt, moderne norsk. Bruker du mye enkel bestemmelse når du skriver, blir teksten stiv og mindre tilgjengelig. Du skal derfor bruke dobbel bestemmelse og former som «dette brevet» og «denne loven/lova».

Skriv Skriv ikke på baksiden av dette brevet

på baksiden av dette brev

SI har lagt til grunn opplysningene som …

SI har lagt til grunn de opplysninger som ….

Kravet faktureres derfor i første omgang til den regnskapspliktige enheten.

Kravet faktureres derfor i første omgang til den regnskapspliktige enhet.

Du har rett til å gjøre deg kjent med de opplysningene som vi har registrert om deg.

Du har rett til å gjøre deg kjent med de opplysninger som vi har registrert om deg.

Bruk bestemt form – «arbeidsgiveren må» i stedet for «arbeidsgiver må» Også enkeltord skal være så konkrete som mulig, det gjør det lettere å forstå hva teksten handler om. Når det gjelder substantiv, vil det si at du stort sett alltid skal legge til enten en artikkel («en», «ei», «et») eller en bøyingsendelse («-en», «-a», «-et»). I praksis vil det si at du skal skrive enten «en kreditor skal» eller «kreditoren skal» – aldri «kreditor skal».

Skriv Skriv ikke SI bekrefter imidlertid at utleggspantet blir slettet når kravet er innbetalt.

SI bekrefter imidlertid at utleggspant vil bli slettet når kravet er innbetalt.

Dersom gebyret ikke er betalt innen 3 måneder etter at en godkjenning, autorisasjon eller tillatelse er gitt, vil denne kunne bli tilbakekalt og slettet.

Dersom gebyr ikke er betalt innen 3 måneder etter at godkjenning, autorisasjon eller tillatelse er gitt, vil denne kunne bli tilbakekalt og slettet.

Side 21 av 41


9. Skriv alltid fullstendige setninger Vi skal alltid skrive alle setningene våre fullt ut. For at en setning skal være fullstendig, må den si noe om både den som på en eller annen måte utfører en handling, og selve handlingen. I setningen «Du må betale boten» er «du» den som handler, mens «må betale» er handlingen. Hvis vi ikke har med både handlingen og den som handler, kan vi komme til å skjule det egentlige innholdet i setningen. Det gir dessuten dårlig flyt i en tekst dersom vi bruker ufullstendige setninger innimellom de fullstendige setningene. I setningen «Viser til din henvendelse via våre hjemmesider» mangler det informasjon om hvem som viser til henvendelsen, nemlig «Statens innkrevingssentral», «vi» eller eventuelt «jeg». Slike setninger skal du altså skrive slik: «Vi / jeg / Statens innkrevingssentral viser til …»

Skriv Skriv ikke Saken er avsluttet.

Saken avsluttet.

Statens innkrevingssentral vil orientere om … (flyttet til starten av brevet)

Dette til orientering (brukt som avslutning på brev)

Her kommer informasjon om … (i starten av brevet)

Til informasjon

Side 22 av 41


Del 4: Hvordan skriver vi korrekt? Om rettskrivingen i tekstene 10. Les korrektur og be en kollega lese gjennom teksten din For at teksten din skal bli så bra som mulig, er det nyttig å få en kollega til å lese gjennom den. På den måten får du sjekket at du har skrevet i tråd med retningslinjene i språkprofilen, og at teksten din er korrekt både faglig og språklig. Det er dessuten et minstekrav at du har kontroll på de viktigste skrive- og tegnsettingsreglene. En tekst med mye korrekturfeil gir et dårlig inntrykk, og for mye feil skaper unødvendig kommunikasjonsstøy som i verste fall kan stå i veien for forståelsen av selve innholdet. Selv om feilfrie, perfekte tekster er en illusjon, har en godt gjennomarbeidet tekst få skrivefeil. Nedenfor finner du et utvalg av de viktigste skrive- og tegnsettingsreglene. Bruk stavekontroll og hjelpemidler

Bruk stavekontroll hvis du har tilgang til det.

Lurer du på skrivemåten, bøyingen, betydningen eller bruken av et ord, må du sjekke ordboka: www.bokmålsordboka.uio.no eller www.nynorskordboka.uio.no.

Får du ikke svar på spørsmålet ditt i reglene som er listet opp nedenfor, kan du sjekke

www.korrekturavdelingen.no.

Finner du ikke svaret der heller, kan du sjekke nettsidene til Språkrådet, www.språkrådet.no, eller eventuelt ringe eller sende e-post til rådgivingstjenesten deres: [email protected].

Vær konsekvent Det er stor valgfrihet innenfor rettskrivingen på både bokmål og nynorsk. Denne språkprofilen regulerer ikke i detalj hva slags ord og ordformer du skal velge. Det er likevel viktig at du har et bevisst forhold til ordene og uttrykkene du velger, og at du dermed tar konsekvente valg innenfor rettskrivingen og bruker én variant i hver enkelt tekst. Velg én form av ordet og bruk den konsekvent gjennom hele teksten: «fram» eller «frem», «klokka» eller «klokken», «sto» eller «stod» og så videre. Hvordan skal du markere og utheve viktige deler i tekstene? Også når det gjelder uthevinger og markeringer, er det viktig at du er konsekvent. I tillegg bør du være varsom med å utheve for mye; dess sjeldnere du gjør det, dess tydeligere blir det når du gjør det. Som hovedregel skal du bruke understreking når du skal markere eller utheve en setning, et uttrykk eller et ord.

Side 23 av 41


Hvordan skal vi skrive telefonnummer? Telefonnummer skal du skrive på forskjellige måter alt etter hva slags type telefonnummer det er snakk om:

Type telefonnummer Skrivemåte Mobil

994 45 590

Fasttelefon

75 14 90 00

Med landkode

+47 75 14 90 00

Faks

75 14 90 00

Femsifret

04545

800-nummer

800 80 000

Hvordan skal vi skrive datoer og klokkeslett? Du skal skrive alle datoer slik: 1. april 2011. Ifølge skrivereglene er det flere alternative måter å skrive datoer på, men vi skriver på denne måten. Det er den måten å datere på som er lettest å lese, og det er ingen tvil om hva den betyr. Klokkeslett skriver du slik: 16.00. Foran klokkeslettet kan du skrive «klokka/klokken» eller «kl.». Det skal ikke være kolon i klokkeslett på norsk. Hvordan skriver vi lovhenvisninger? Dersom du skal referere til en lovregel i løpende tekst, skal du plassere henvisningen til slutt i setningen, etter et komma og forkortelsen «jf.». Alle lover og forskrifter skal skrives med små forbokstaver. Bare Grunnloven har stor forbokstav. NB: Vær oppmerksom på at du kan bli lurt av Word når det gjelder stor og liten forbokstav. Word retter automatisk til stor forbokstav etter punktum, men det blir altså feil så lenge du ikke starter på en ny setning.

Skriv Ikke skriv Vi gjør oppmerksom på at ved avdragsbetaling for bøter vil eventuelle erstatningskrav bli dekket før bøtene, jf. påtaleinstruksen § 30-7.

Ved avdragsbetaling for bøter gjøres det oppmerksom på at eventuelle erstatningskrav vil bli dekket før bøtene, jf. Påtaleinstruksen § 30-7.

Side 24 av 41


Lovhenvisningen skal stå uten komma mellom leddene, og du skal bruke bokstaver når du angir ledd.

Skriv Ikke skriv påtaleinstruksen § 30-5 tredje ledd

påtaleinstruksen § 30-5, 3. ledd

tvangsfullbyrdelsesloven § 4-1 andre ledd bokstav c

tvangsfullbyrdelsesloven § 4-1, 2. ledd, bokstav C

Skal du referere til flere paragrafer, skal du bruke to paragraftegn.

Skriv §§ 2 og 4

Skriv alle lovnavn fullt ut, ikke bruk forkortelser.

Skriv Ikke skriv straffeprosessloven

strprl.

forvaltningsloven

fvl.

tvangsfullbyrdelsesloven

tvfbl.

Alle kortformer av lover har navn på både bokmål og nynorsk: «forvaltningsloven» og «forvaltningslova». Bruker du kortformene, omtaler du loven i samme målform som du bruker i teksten ellers, uavhengig av om selve loven er på bokmål eller nynorsk. Bruker du langformen av lovnavnet, altså det fulle navnet, skal du bruke den målformen som selve loven er skrevet på. I slike tilfeller skal du kursivere navnet.

Bokmål Nynorsk Du kan lese mer om dette i gjeldsordningsloven.

Du kan lese meir om dette i gjeldsordningslova.

Dette er regulert av forvaltningsloven. Dette er regulert av forvaltningslova.

Som arbeidsgiver er dere ansvarlig for at det pålagte trekket blir gjennomført, jf. § 7-22 i lov 26. juni 1992 nr. 86 om tvangsfullbyrdelse.

Som arbeidsgivar er de ansvarlege for at det pålagde trekket blir gjennomført, jf. § 7-22 i lov 26. juni 1992 nr. 86 om tvangsfullbyrdelse.

Vi er pålagt å svare på e-poster fra privatpersoner i den målformen som er brukt i den innkommende e-posten. Det er lov 11. april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg teneste som regulerer dette.

Vi er pålagde å svare på e-postar frå privatpersonar i den målforma som er brukt i den innkommande e-posten. Det er lov 11. april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg teneste som regulerer dette.

Side 25 av 41


Hvordan skriver vi tall og summer? Det skal ikke være punktum i pengesummer og andre store siffer. Store tall skal du dele opp i tre og tre siffer bakfra.

Skriv: Ikke skriv: kr 3 000 kr 3.000 / kr 3000

kr 16 290 kr 16.290 / kr 16290

kr 1 562 655 kr 1562655

Skal du ha med desimaler, bruker du komma uten mellomrom på hver side for å skille ut desimalene.

Skriv: Ikke skriv: kr 6 190,00 kr 6 190 , 00 / kr 6 190.00

Det er helt greit å bruke forkortelsen «kr» for kroner. Forkortelsen kan stå både foran og etter summen, men i tallsammenhenger skal du som hovedregel plassere den foran.

Skriv: kr 1 290,00 eller 1 290,00 kr kr 3 290,00 eller 3 290,00 kr

Når skal vi bruke siffer, og når skal vi bruke bokstaver? Hovedregelen er at du skriver store tall med siffer og små tall med bokstaver. Ifølge skrivereglene er tall opp til og med tolv små tall som skal skrives med bokstaver.

Skriv: Ikke skriv: Dersom du ikke innen 14 dager betaler inn det du skylder, vil vi tvangsinnkreve beløpet.

Dersom du ikke innen fjorten dager betaler inn det du skylder, vil vi tvangsinnkreve beløpet.

I tallsammenhenger er det likevel naturlig å bruke bare siffer.

Skriv: Ikke skriv: Prisene økte med 2,4 prosent.

Prisene økte med to komma fire prosent.

Side 26 av 41


Hvor skal det være mellomrom? Det skal alltid være mellomrom mellom siffer og forkortelser/symboler.

Skriv Ikke skriv 1 %

1%

kr 1500

kr1500

§ 4

§4

Ved skråstrek skal det vanligvis ikke være mellomrom på hver side av skråstreken. Det skal aldri være mellomrom på bare én side av streken. Men dersom minst ett av alternativene består av to eller flere ord, skal det være mellomrom på hver side av streken.

Skriv Ikke skriv faktura/betalingsanmodning

faktura/ betalingsanmodning

ektefelle/samboer ektefelle / samboer

vil / vil ikke

vil/vil ikke

Hvordan bruker vi kolon og semikolon? Semikolon og kolon har forskjellige bruksområder og kan ikke brukes om hverandre. Kolon skal du bruke ved sitering og replikker og dessuten ved forklaringer og eksemplifiseringer i løpende tekst eller i punktlister. Kolon kan stå foran både helsetninger og stikkord eller kortere fraser. Det skal være stor forbokstav etter kolon bare når kolon står foran en helsetning.

Rett bruk av kolon: Per Waage sier: «Dette er en forventet utvikling for SI.» Type formuesgode – beskrivelse: (i skjema) Disse instansene kan ettergi de ulike kravene:

Påtalemyndigheten kan oppheve forelegg.

Kongen i Statsråd kan benåde bøter. Justisdepartementet kan ettergi

inndragninger eller saksomkostninger.

Semikolon, derimot, er aldri obligatorisk. Det er altså et tegn du kan velge å ikke bruke. Skal du bruke det, er det først og fremst aktuelt i ett tilfelle: mellom to helsetninger som henger nært sammen i innhold. Setningen etter semikolon skal da ha liten forbokstav. I slike tilfeller kan du alltid velge å bruke punktum, komma eller tankestrek isteden.

Rett bruk av semikolon: Semikolon er et artig tegn; det kan likevel alltid erstattes.

Side 27 av 41


Du kan se bort fra giroen du har fått; du får en ny om noen uker.

Hvordan bruker vi tankestrek og bindestrek? Bindestreken (-) er det samme tegnet som minustegnet på tastaturet. Vi bruker det i to tilfeller: for å erstatte et for- eller etterledd, og i forbindelse med forkortelser, siffer og gruppesammensetninger.

Rett bruk av bindestrek: Justis- og politidepartementet postnummer og -adresse SI-brev EØS-avtale 25-årsjubileum Statens innkrevingssentral-ansatt Mo i Rana-kontoret

Tankestreken (–) skal også brukes i to tilfeller. Det ene tilfellet er når vi vil skille ut noe som et tillegg inne i eller til slutt i en setning, eller når vi vil skille ut stikkord i en overskrift. Da skal det være mellomrom på hver side av tankestreken. Det andre tilfellet er mellom ytterpunkter i tid og rom. Da skal det ikke være mellomrom på hver side av tankestreken.

Rett bruk av tankestrek: Dersom kravet fra SI ikke er misligholdt – det vil si at det ikke er gått til tvangsinnkreving – kan du søke om betalingsutsettelse eller avdragsordning. Ta gjerne kontakt med oss – vi kan hjelpe deg. Vi trenger opplysninger om økonomien din – fyll ut og send skjema (overskrift)

aldersgruppa 30–39 år perioden 2005–2009 1. januar–31. desember flyturen Værnes–Røssvoll

Ulike måter å få fram tankestreken på:

Hold Ctrl-tasten inne mens du trykker på minustegnet på talltastaturet. Velg Sett inn > Symbol > Spesialtegn > Kort tankestrek. (Lag så eventuelt hurtigtast.) I nettlesere kan du dessuten bruke tastekombinasjonen Alt + 0150 (på talltastaturet). På Mac får du tankestreken fram ved å trykke Alt + bindestrek.

Side 28 av 41


Hvordan bruker vi anførselstegn ved sitering? Bruk tegnene « og » til å markere direkte sitat. Det er nok å markere et sitat på den måten, ikke bruk kursivering eller innrykk i tillegg. Bruk også tegnene til å markere enkeltord eller vise til overskrifter i andre tekster.

Eksempler på bruk av anførselstegn: I tvangsfullbyrdelsesloven § 2-6 heter det: «Om taushetsplikt for namsmannen og andre som utfører tjeneste eller arbeid for namsmannen gjelder domstolloven § 63 a tilsvarende.»

Posten «Livsopphold» i beregningen omfatter utgifter til …

Hvordan skriver vi sammensatte ord? På norsk kan vi lage nye ord ved å sette sammen enkeltord til såkalte sammensatte ord, slik «innkrevingssentral» er satt sammen av ordene «innkreving» og «sentral». På norsk skal slike sammensatte ord skrives som ett ord. En vanlig feil på norsk er å særskrive sammensatte ord, altså at vi skriver ordene hver for seg der de skal skrives som ett ord: «periode slutt» i stedet for «periodeslutt». En grunn til det kan være engelskpåvirkning – på engelsk skal ordene i slike tilfeller skrives hver for seg. En annen viktig grunn er det at stavekontrollen i for eksempel Word ikke har med alle sammensatte ord – siden vi i prinsippet kan lage uendelig mange av dem. Dermed får du en rød strek under de sammensatte ordene. Skriv derfor alle ord som du uttaler som ett ord, som ett sammenhengende ord.

Skriv Ikke skriv Skulle du få medhold i klagen og kravet blir ettergitt, vil du få eventuelle innbetalte beløp tilbakebetalt.

Skulle du få medhold i klagen og kravet blir ettergitt, vil du få eventuelle innbetalte beløp tilbake betalt.

Før opp eventuelle utgifter til barnebidrag.

Før opp eventuelle utgifter til barne bidrag.

Dere skal likevel ikke trekke beløpet utover den angitte trekkperioden på fem år.

Dere skal likevel ikke trekke beløpet utover den angitte trekk perioden på fem år.

Faste uttrykk som ofte blir skrevet feil Vær oppmerksom på en del faste, vanlige uttrykk som ofte blir skrevet feil. Her er rett skrivemåte:

tvert imot ta imot ifølge si ifra til stede til dels for øvrig på egen hånd i dag, i morgen

Side 29 av 41


Når skal vi bruke stor forbokstav? En vanlig feil på norsk er at vi bruker for mye stor forbokstav. Det er bare når et ord har status som egennavn at vi skal bruke stor forbokstav («Statens innkrevingssentral»). Fellesnavn skal alltid ha liten forbokstav («innkrevingssentralen»). Stillingstitler er ikke egennavn og skal skrives med små bokstaver, også i e-postsignaturer og på visittkort:

Per Waage direktør

Tore Bratt informasjonssjef

Hvordan lager vi punktlister? Det er nyttig å bruke punktlister for å tydeliggjøre et innhold. Hvert enkelt punkt må da være forholdsvis kortfattet – enkle stikkord, kortere fraser eller enkeltsetninger. Du skal ikke plassere hele avsnitt i en punktliste – da må du heller skille ut avsnittene med egne mellomtitler. Hvis punktene er hele setninger, skal du begynne hvert punkt med stor forbokstav og avslutte med punktum. Er punktene bare stikkord eller kortere fraser, skal du verken ha stor forbokstav eller punktum.

Punktene er setninger:

Punktene er stikkord og kortere fraser:

Hva kan du selv gjøre hvis du har gjeldsproblemer?

• Det er viktig å handle raskt. Gjeldsproblemer blir verre jo lenger du venter.

• Sett opp et realistisk budsjett over inntekter og nødvendige utgifter. Finn ut hvor mye du har til å betale kreditorene.

• Ta kontakt med kreditorene og forklar situasjonen. Lag et forslag til løsning. Er det mulig å lage en nedbetalingsplan for gjelda?

• Prøv å få i stand en bedre avtale med kreditorene. Ta utgangspunkt i din nåværende betalingsevne. Ikke tilby mer, men heller ikke mindre enn du kan klare.

• Sørg for dokumentasjon ved kopi av husholdningsbudsjett, lønnsslipp, kvitteringer for betalte regninger, oversikt over pant som hefter ved eiendeler mv.

• Sett deg inn i dine rettigheter og plikter. Søk hjelp om nødvendig.

SI sørger for innkreving, tvangsinnkreving og regnskapsføring i saker fra politiet. Det gjelder

• bøter • erstatninger • inndragninger • saksomkostninger • vegtrafikkgebyr

Side 30 av 41


Sett kolon etter innledningsordene hvis du kunne ha satt kolon der i vanlig, løpende tekst.

Kolon etter innledningen:

Som løpende tekst:

Henvend deg til Lånekassen dersom du har spørsmål om dette:

• søknad om rentefritak og betalingsutsettelse

• støtte til ny utdanning • ettergivelse i Nord-Troms og Finnmark • sletting av lån ved uførhet

Henvend deg til Lånekassen dersom du har spørsmål om dette: søknad om rentefritak og betalingsutsettelse, støtte til ny utdanning, ettergivelse i Nord-Troms og Finnmark, sletting av lån ved uførhet.

Tenk at alle punktene skal være så språklig symmetriske som mulig, ikke kombiner for eksempel korte stikkord med hele setninger. Dersom hvert punkt skal være en naturlig fortsettelse av en innledende setning, må du passe på at hvert punkt faktisk henger sammen med innledningen.

Skriv: Ikke skriv: Du dokumenterer opplysningene du skriver i skjemaet, ved å legge ved kopier av blant annet

• lønns- eller trygdeslipp • husleiekontrakt eller

nedbetalingsplan for boliglån • regninger for eksempelvis

kommunale avgifter og utgifter til barnepass

Du dokumenterer opplysningene du skriver i skjemaet, ved å legge ved kopier av blant annet:

• lønns- eller trygdeslipp • hvis du har husleiekontrakt eller

nedbetalingsplan for boliglån • ta også med regninger, for

eksempelvis kommunale avgifter og utgifter til barnepass

Hvor skal vi sette komma? Mange av oss har lært at vi skal sette komma der det er naturlig å ha en pause. Den huskeregelen fungerer bra også i dag. Hovedproblemet med komma er nemlig at vi bruker det for sjelden. Hvis vi bare vet at det skal inn komma i en setning, klarer vi som regel å plassere det rett. Bruk derfor komma aktivt – det er bedre å sette et komma for mye enn ett for lite. Du skal bruke komma hovedsakelig i to tilfeller:

for å utheve et tillegg midt inne i en setning eller til slutt i en setning – valgfritt for å skille mellom ulike typer setninger – obligatorisk

Nedenfor er tre kommaregler særlig omtalt: komma etter innledende leddsetning, komma mellom sideordnede leddsetninger og komma etter innskutt leddsetning. Regelen om at det skal stå komma etter en leddsetning som står først i en hovedsetning, innebærer at dersom en setning starter med ord som «hvis», «dersom», «at», «fordi», «siden», «som», «hvordan», «hva» og «hvilke», skal det som regel inn et komma i setningen.

Eksempler – komma etter innledende leddsetning Hvis kravet ikke stemmer med din egen oversikt, bør du kontakte SI innen forfallsdatoen. Dersom du ønsker avdrag, ber vi deg om å ta kontakt.

Side 31 av 41


Regelen om komma mellom sideordnede leddsetninger innebærer som oftest at dersom du har to «som» eller to «at» i setningen din, skal det inn ett eller flere komma.

Eksempler – komma mellom sideordnede leddsetninger Vi viser til henvendelsen din om hvorvidt SI har krav som har vært sendt til tvangsinnkreving, og som har ført til at du er kredittvurdert. Vi gjør oppmerksom på at det er frivillig å oppgi opplysninger, og at du har rett til å gjøre deg kjent med opplysningene vi har registrert om deg (jf. personopplysningsloven § 18).

Etter såkalt innskutte leddsetninger skal det stå komma. En innskutt leddsetning (bisetning) er en leddsetning som står inne i en overordnet setning og hører nær sammen med et enkelt ledd i den overordnede setningen. Dette gjelder særlig «som»-setninger. Ordet «som» er et ekte kommaord; ser du ordet, skal det mest sannsynlig inn et komma i setningen.

Eksempler – komma etter innskutt leddsetning Klagesaker som skal vidare til tingretten, blir sende innan tre veker. Søkere som er under utdanning, kan også bli vurdert.

Side 32 av 41


Tre viktige sjangrer – brev, nettekst og e-post Brevet – vår viktigste sjanger Brevet er den vanligste og fremdeles den viktigste sjangeren vi har. Det er en formell sjanger som egner seg godt til å formidle alvorlige budskap – det er en sjanger folk flest tar alvorlig. Språkgruppa skal godkjenne reviderte versjoner Vi bruker brevmaler og er avhengige av det for å kunne jobbe så effektivt som vi må. Dersom du eller noen av kollegaene dine endrer en brevmal, skal språkgruppa alltid godkjenne den reviderte versjonen før den blir satt i produksjon. Vi skal i størst mulig grad ha én felles mal for de ulike brevtypene våre. Når du lager et brev, skal du følge punktene nedenfor, som delvis overlapper og delvis utfyller de generelle retningslinjene i språkprofilen: Lag en selvforklarende og avslørende overskrift

Legg vekt på å gi mye informasjon i overskriften. Unngå å bruke store bokstaver. Ikke bruk ordene «vedrørende» og «angående» eller forkortelser.

Start med det som er viktigst for leseren

Sett brevet inn i en sammenheng i tid og tema. Hent fram den informasjonen som er mest interessant for leseren, og som får konkrete

konsekvenser for leseren. Strukturer innholdet etter informative mellomtitler

Gjør brevet oversiktlig ved sette inn mellomtitler som gir mye informasjon. Bruk mellomtitler i alle brev. Samle gjerne regelhenvisningene i et eget avsnitt og under en egen mellomtittel.

Skriv direkte til leseren din

Bruk «du» til enkeltpersoner. Varier mellom navnet på virksomheten og «dere» når du skriver til offentlige eller private

virksomheter.

Formuler deg så konkret som mulig Unngå å sitere for mye fra regelverket, forklar heller med egne ord og kom med

eksempler. Formuler deg slik du ville gjort det på telefon til den samme personen – unngå

formuleringer du aldri bruker muntlig. Avslutt på en passende måte

Ha alltid med en avsluttende hilsen. Varier mellom disse to variantene av signatur i brevene:

Vanlige brev: Maskinelle brev: Med hilsen Statens innkrevingssentral [signatur] [navn på saksbehandleren] saksbehandler Telefon: 75 14 90 00

Med hilsen Statens innkrevingssentral Per Waage (sign.) direktør Saksbehandler: [navn] Telefon: 75 14 90 00

Side 33 av 41


Gjør det mulig for leseren å ta kontakt Informer om hvor leseren skal henvende seg dersom han eller hun lurer på noe.

Ha det formelle i orden

Hvis det er vedlegg til brevet, skal du opplyse om det under et punkt nederst i brevet som heter «Vedlegg». Se eksemplet på neste side. Sett punktet opp slik: «Vedlegg: tittel på vedlegget, X sider».

Prøv alltid å holde deg på så få sider som mulig. Hvis det er plass, kan du følge disse reglene for bruk av mellomrom/linjeskift til slutt i brevet:

2 linjeskift !

Med hilsen Statens innkrevingssentral

4 linjeskift ! [signatur]

saksbehandler: telefon: 75 14 94 20

4 linjeskift !

Vedlegg: Bekreftelse, 1 side

Side 34 av 41


Her er et eksempel på brev:

Side 35 av 41


E-posten – et viktig arbeidsverktøy E-post er en nyttig og effektiv måte kommunisere på, men mange av fordelene med e-post er samtidig også ulemper:

Det går fort, men av og til for fort. Det er lett å nå mange på én gang, men de fleste får for mange e-poster.

Mer og mer av kommunikasjonen med skyldnerne og andre kommer til å foregå per e-post i framtida, og derfor er det viktig å ha noen felles retningslinjer for hvordan vi skriver e-poster i Statens innkrevingssentral. Tenk at e-posten alltid skal kunne arkiveres og leses av andre

Vær gjerne personlig og imøtekommende, men ikke privat. Innholdet skal være knyttet til den profesjonelle arbeidssituasjonen, ikke bland inn forhold av privat karakter.

Vær profesjonell gjennom hele e-posten – les gjennom e-posten før du sender den, og forsikre deg om at innholdet er korrekt både faglig og språklig.

Tenk over hvem som er hovedmottakeren din, og hvem som eventuelt er kopimottakere Rett teksten din mot hovedmottakeren, som er den som skal gjøre noe aktivt som følge

av e-posten, for eksempel svare på den eller utføre en handling. De som står i Til-feltet, skal svare på e-posten. De som står i Kopi-feltet, skal ikke svare på e-posten og trenger heller ikke prioritere å lese

den.

Bruk emnefeltet til å avsløre hovedbudskapet ditt Emnefeltet er det første leseren legger merke til. Det er gjennom emnefeltet du fanger

oppmerksomheten til leseren og avgjør om leseren kommer til å lese e-posten eller ikke. Få med alle de viktigste stikkordene i emnefeltet, og tenk særlig på hva som er

interessant for leseren.

Skriv kortfattet og konsentrer deg om essensen i det du vil ha fram E-posten skal være kortfattet, og den skal ideelt sett få plass i ett og samme skjermbilde.

Leseren skal altså ikke trenge å skrolle i teksten. Pass likevel på at du setter e-posten inn en sammenheng i tid eller tema slik at leseren

skjønner hvorfor han eller hun får e-posten. Lim heller inn lenker enn å sitere i e-posten.

Kommuniser direkte til leseren på samme måte som i en telefonsamtale

Som i all annen skriving skal du kommunisere så direkte med leseren som mulig ved å bruke ord som «jeg», «vi», «du» og «dere».

Utnytt muligheten til å strukturere e-posten godt

Ordne alltid innholdet i e-posten ved hjelp av mellomtitler. Bruk gjerne punktlister til å lage oversiktlige tekster. Lim inn lenketekster slik at det er lett for leseren å finne mer informasjon. Lag luftige avsnitt. Store tekstblokker er vanskelige å lese.

Innled og avslutt e-posten på en høflig og imøtekommende måte

Begynn alltid med en innledningshilsen. Hei (!) Hei, Sigurd Skyldner Til Sigurd Skyldner Sigurd Skyldner

Side 36 av 41


Avslutt med en avslutningshilsen.

Med hilsen Med vennlig hilsen

Ha alltid med e-postsignaturen din.

[navn] [stillingstittel, med liten forbokstav]

Postboks 455, 8601 Mo i Rana Telefon 75 14 97 00 Telefaks 75 15 55 02 www.statens-innkrevingssentral.no

Ta hensyn til konfidensialitet og personvern

Dokumentet Regler for bruk av internett, e-post og telefaks inneholder regler som skal sikre konfidensialitet og personvern når vi sender e-post. Du finner dokumentet under

Side 37 av 41


Her er et eksempel på e-post:

Side 38 av 41


Netteksten – en sjanger for framtida Mer av informasjonen fra oss skal i framtida formidles via nettsidene våre. Nettekstene våre må formuleres slik at de når så mange av de potensielle leserne våre som mulig, og må derfor være mer generelle enn for eksempel brevene. Siden nettekstene leses på skjerm, må du være ekstra nøye med å strukturere dem godt og oversiktlig. Vi leser nemlig en del saktere på skjerm, og det er dessuten større konkurranse om leserne på nettet. Alle nettekster skal som hovedregel alltid ha

en overskrift en innledning en brødtekst med mellomtitler

Nedenfor finner du noen retningslinjer du må forholde deg til når du skal skrive for nettet. Lag en selvforklarende overskrift

Tenk på hva leserne leter etter, og gi så mye informasjon som mulig. Formuler gjerne overskriften som spørsmål. Tenk at overskriftene skal kunne fungere i oversikter. Ta hensyn til at søkemotorer som Google henter stikkord fra overskrifter og ingresser.

Samle essensen i teksten i en innledning

Få fram hovedpunktene i innledningen (ingressen). Tenk at innledningen skal sjekke leserne ut eller inn av saken – avklar hvem teksten er

rettet mot. Ta hensyn til at søkemotorer som Google henter stikkord fra overskrifter og ingresser.

Henvend deg direkte til leseren

Bruk «du» og «dere» for å rette tekstene så direkte mot leserne som mulig. Sett deg inn i leserens situasjon og tenk over hva han eller hun vil med de enkelte

tekstene. Begynn med det viktigste

Vektlegg stoffet tydelig for leseren ved å begynne med den viktigste og mest generelle informasjonen – slik sikrer du at alle får med seg det viktigste.

La mer spesifikk informasjon rettet mot spesielle lesere komme lenger ned i teksten eller på lavere nivå på nettstedet.

Sorter innholdet ved hjelp av mellomtitler

Bruk alltid mellomtitler. Formuler dem gjerne som spørsmål. Det skader ikke teksten å ha mange mellomtitler – en tekst kan vanskelig bli overtydelig.

Bruk gjerne punktlister

Gjør tekstene oversiktlige ved å bruke punktlister heller enn å ramse opp masse informasjon i løpende tekst.

Les mer om punktlister på side 26. Lag informative lenketekster

Lenketekstene skal være så meningsbærende som mulig. Ta hensyn til at svaksynte bruker programmer som leser opp lenkene for dem. Unngå derfor lenketekster som «Les mer her», skriv heller «Her kan du lese mer om

tvangsinnkreving». Dersom en lenke viser til et eksternt nettsted, skal det komme fram av lenketeksten, som

her: «Les mer om ordningen på nettsidene til Lånekassen».

Side 39 av 41


Når en lenke viser til et nedlastbart dokument, skal vi markere det i lenketeksten, for eksempel slik: «Her kan du laste ned årsrapporten for 2010 (PDF)».

Ta hensyn til konfidensialitet og personvern

Dokumentet Regler for bruk av internett, e-post og telefaks inneholder regler som skal sikre konfidensialitet og personvern når vi bruker Internett. Du finner dokumentet under

Her er et eksempel på nettekst:

Side 40 av 41


Nynorsk i Statens innkrevingssentral Kva tid må du skrive nynorsk? Når du skal svare på ein skriftleg førespurnad frå ein enkeltperson, skal du svare i den same målforma som denne personen har brukt i sitt skriv til deg. Det inneber altså at dersom du får inn ein e-post eller eit brev på nynorsk, skal du svare på nynorsk. Det er mållova som regulerer dette. Mållova seier vidare at ingen av målformene skal vere representert med mindre enn 25 prosent i det allment tilgjengelege materialet. Det inneber at for eksempel nettsidene våre skal ha minst 25 prosent nynorsktekstar. Alle skjema skal vere tilgjengelege på både bokmål og nynorsk. Kva slags nynorsk skal du skrive? Språkprofilen legg ikkje føringar for kva slags former du skal velje innanfor rettskrivinga. Du må framleis sørgje for å halde deg innanfor læreboknormalen og dermed unngå orda og ordformene som står i hakeparentesar i ordboka (såkalla klammeformer, til bruk for skoleelevar). Men frå hausten 2012 får vi ei ny, enklare rettskriving på nynorsk der skiljet mellom hovudformer og klammeformer fell vekk, og der valfridommen er mindre og systemet litt enklare. Som ved all annan kommunikasjon er det likevel eit godt råd å skrive så lite markert som mogleg og velje dei formene som er mest brukte i dag – ein nynorsk som på mange måtar ligg tett opptil moderne bokmål. Nynorskbruken i Statens innkrevingssentral skal vere knytt til praktisk og god kommunikasjon, ikkje språkpolitikk. Kva slags hjelpemiddel finst? Det finst mange gode hjelpemiddel for deg som skal skrive nynorsk. Her er eit utval:

www.nynorskordboka.uio.no – omfattande, god og gratis ordbok på nettet

Med andre ord. Synonymordbok med omsetjingar til nynorsk av Magne Rommetveit (Samlaget 2007) – ei omfattande synonymordbok med omsetjingar til nynorsk

Juridisk og administrativ ordliste. Bokmål–nynorsk av Karl Arne Utgård (Samlaget 2002) – ei

mindre omfattande, men god ordliste med omsetjingar til nynorsk

Kort administrativ ordliste utgitt av Språkrådet (under www.sprakradet.no > TEMA > Språkbruk i staten > Administrativ nynorsk) – gratis ordliste

Menypunktet Mållova på nettsidene til Språkrådet (under www.sprakradet.no > POLITIKK

OG FAKTA > Lov og rett > Mållova) – informasjon om mållova og målbruk i offentleg teneste

Side 41 av 41


Litteraturtips Oppslagsverk Bokmålsordboka. 2005. Kunnskapsforlaget Nynorskordboka. 2006. Samlaget Tanums store rettskrivningsordbok. 2005. Kunnskapsforlaget Vinje, Finn-Erik. 2008. Skriveregler. Aschehoug Skriveråd Språkrådet. 2010. Klarspråk i praksis. Håndbok i godt forvaltningsspråk. Kunnskapsforlaget Språkrådet/Difi. 2010. Klar, men aldri ferdig. En praktisk veileder i klarspråksarbeid. Språkrådet/Difi Nettressurser Bokmåls- og nynorskordboka på nettet: www.bokmålsordboka.uio.no / www.nynorskordboka.uio.no Språkrådet: www.språkrådet.no og www.klarspråk.no Korrekturavdelingen: www.korrekturavdelingen.no Viktige interndokumenter SIs profilhåndbok Regler for bruk av internett, e-post og telefaks

Språkprofil for SI_andre utkast 1. juni 2011 (formatert)

Documents

Transcript of Språkprofil for SI_andre utkast 1. juni 2011 (formatert)