INTRODUCCION

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en os libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas.

SOPORTES CONTABLES

Los documentos comerciales sirven de soportes de la contabilidad.

Son los documentos que dan cuenta de las operaciones comerciales de una empresa.

Sirven de base para registrar las operaciones contables de una empresa.

Se archivan en orden cronológico, para su fácil verificación.

Los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.

Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectiva.

Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa exijan

CLASIFICACION

Soportes de Contabilidad Externos

Soportes de Contabilidad Internos

CONTENIDO DE LOS SOPORTESCONTABLES

Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

RECIBO DE CAJA

Es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa.

El original se entrega al cliente y las copias se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Generalmente es un soporte de abonos parciales o totales de clientes- Ventas

RECIBO DE CONSIGNACION BANCARIA

Es un comprobante que elaboran los bancos y entregan a los cuentahabientes para que lo diligencien al consignar.

El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora.

Por lo general hay dos formatos: uno para consignar efectivo y cheques locales y otro para cheques de otras plazas.

COMPROBANTE DEPOSITO YRETIRO DE CTA DE AHORROS

Las corporaciones de ahorro, han diseñado unas libretas para su depósito o retiro de las cuentas de ahorro.

Estos soportes tienen dos opciones para elegir solo un depósito en efectivo y retiro según la cuantía del cliente.

CHEQUE

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador, que posee una cuenta bancaria, ordena a un banco llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero, llamado beneficiario.

COMPROBANTE DE EGRESO

Recibe también el nombre de orden de pago.

Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque.

Por lo general se elabora en duplicado: el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

RECIBO DE CAJA MENOR YREEMBOLSO DE CAJA MENOR

Para cuantías mínimas que no justifican el giro de un cheque, las empresas establecen un fondo denominado caja menor, que por lo general va de $500.000 a $1.000.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa. El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo.

LETRA DE CAMBIO

Es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero, en una fecha determinada.

Tiene, pues el carácter de documento negociable o título valor.

Garantías de pagos de compras y ventas.

PAGARE

Es un titulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad dedinero en una fecha determinada.

Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

NOTA DEBITO

Se utiliza para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por la financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad

NOTA CREDITO

Se utiliza cuando la empresa concede descuentos y rebajas no liquidadas en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías.

Se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

FACTURA DE VENTA AL CONTADO

Contiene la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Se elabora en original y dos copias, el original se entrega al cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad

REQUISITOS DE LA FACTURA

Factura de venta- preinmpreso.

Numeración en orden consecutivo- preimpreso

Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio- preimpreso.

Apellidos y nombre o razón social del adquiriente de bienes o servicios.

Fecha de expedición.

Descripción especifica de los artículos vendidos o servicios prestados.

Valor total de la operación.

El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura-preimpreso.

Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

DOCUMENTOS EQUIVALENTE AFACTURAS

Los tiquetes de maquinas registradoras

Los boletos de ingresos a espectáculos

Los tiquetes de transporte

Los recibos de pago de matriculas y pensiones Establecimientos educativos

Pólizas de seguros, Títulos de capitalización

Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de pensiones y cesantías.

Facturas electrónicas.

QUIENES NO FACTURAN

Las Cooperativas de ahorro y crédito, los fondos de empleados en relación con las operaciones financieras que realicen.

Los responsables inscritos en el régimen simplificado.

Los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo, en lo referente a estos productos.

Quienes presten servicios de baños públicos en relación con esta actividad.

Las personas naturales que enajenen productos agropecuarios.

Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Es un documento que debe elaborar se previamente al registro de cualquier operación en el cual se indica el número, la fecha, el origen, la descripción, y la cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.

En este documento se asientan en forma ordenada y resumida las transacciones que diariamente se realizan en una empresa.

Puede hacerse por semanas, décadas, quincenas y máximo cada mes.