SOPORTESCONTABLES

C.P. CARLOS ALBERTO GARCA M.Magister en Gestin Empresarial (c) Especialista en Administracin financiera Pedagoga y Docencia Universitaria

INTRODUCCION

La documentacin del proceso contable se hace a travs de los soportes de contabilidad que son documentos escritos de la evidencia de haber realizado una transaccin u operacin, las que resultan de las tres actividades que desarrolla cualquier empresa: Operacin, Inversin y Financiamiento, que tienen el carcter de legalidad ante la empresa y terceros, por las firmas y responsabilidades que ellos involucran.Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables, segn el tipo de acto de que se trate, los hechos econmicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervienen en ellos o los elaboren. Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronolgico de tal manera que sea posible su verificacin. Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se haya otorgado, as como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle. (Artculo 123, D. 2649/93).

CLASIFICACION SEGN SU ORIGENDOCUMENTOS DE CARCTER INTERNO

Sirven para registrar operaciones que no afectan directamente a terceros, como el movimiento de reservas, los diferidos, las salidas de inventarios, la distribucin de costos y gastos, etc., y deben contener fecha, nmero de serie, descripcin de la operacin y cuanta de ella.DOCUMENTOS DE CARCTER EXTERNO Documentos que se producen para registrar operaciones realizadas con terceros como las facturas de ventas, los recibos de caja, los comprobantes de pago, los comprobantes de devoluciones, etc., y deben contener la fecha de expedicin, nmero de serie, detalle, valor y forma de pago, cuando fuere pertinente.

RECIBO DE CAJALos recibos de caja son los soportes mediante los cuales se recibe toda clase de dinero o en cheque de propiedad de la empresa y a nombre de terceros, que por su naturaleza significa ingreso para la cuenta Caja general. Este documento implica movimiento dbito y como contrapartida se acredita la cuenta de quien se recibi el efectivo que bien puede ser, por ejemplo: aportes sociales, ventas de contado, cuentas por cobrar, prstamos, etc. En algunas empresas se denomina comprobante de ingreso el cual desempea la misma funcin.

MODELO DE UN RECIBO DE CAJA

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Boletn diario de caja usado para conocer y controlar diariamente el

movimiento de las entradas y salidas en efectivo de las arcas de la empresa, se acostumbra elaborar el boletn diario de caja para que la gerencia tenga una herramienta de control a su disposicin del movimiento de los ingresos del da anterior.

Modelo de Boletn diario de caja

ArqueoPara verificar si los saldos de caja son correctos se hace el arqueo o verificacin de los documentos con el efectivo recibido. En el procedimiento participa el responsable de la caja, el auditor o asistente del revisor fiscal y un tercero como testigo, de ser necesario, en caso de faltante o sobrante, este debe ser objeto de ajuste mediante nota de contabilidad.

Modelo de Arqueo

RECIBO DE CAJA MENOREs la constancia de salida de dinero de caja menor por concepto de erogaciones de gastos menores que no requieren del trmite de cheque por su menor cuanta y las necesidades del servicio, tales como: transportes, fletes, cafetera, mensajera, peajes, correos, etc. En otras palabras la empresa facilita el soporte para que la persona que vende o presta el servicio lo certifique, por consiguiente debe llevar el nombre de quien recibe el dinero. Aspectos a tener en cuenta: Se usa cuando la persona quien recibe el dinero no tiene documento soporte. Se debera cambiar el nombre del recibo de caja menor porque en ningn momento se recibe de particulares dinero para la caja menor. El Cdigo del gasto para que oriente el reembolso de caja menor. Por ltimo la firma y el sello de quien recibi el dinero de la caja menor junto con el nmero de cdula o Nit., de ser posible se requiere especificar quien elabor el documento y quien lo autoriz para efecto del control interno de la empresa.

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Reembolso de caja menor

El reembolso de caja menor se elabora cuando el fondo fijo llega a un valor determinado que bien puede ser el 20% insuficiente para cubrir los gastos menores, como por ejemplo cinco das.

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EL COMPROBANTE DE EGRESOTambin llamado Comprobante de pago, es el documento que respalda cada uno de los pagos realizados por la cuenta bancaria por todo concepto y su constancia debe quedar impresa en la trama de seguridad del documento soporte para evitar fraudes o falsificaciones, por consiguiente, siempre se requiere elaborar el cheque encima de la trama de seguridad del comprobante con el respectivo papel carbn para que queden impresos el girado y la cuanta en nmeros y letras. No se utiliza el comprobante de egreso para pagos menores porque todos los gastos chicos se hacen por Caja menor, adems porque viola el control de la caja general. Un error que comnmente se comete con el comprobante de egreso es la falta de utilizacin correcta de la trama de seguridad lo mismo que la falta del concepto de pago y la identificacin de documentos soportes del pago. Para nadie es un secreto que con el llamado impuesto al gravamen a los movimientos financieros (GMF) en cuentas corrientes, muchas empresas pequeas utilizan el comprobante de pagos en efectivo para evitarlo. Con este procedimiento se genera descontrol de la Caja general que nadie puede hacerse responsable.

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CONSIGNACION BANCARIASon las constancias suministradas por el banco de los depsitos de dinero en efectivo, en cheques o pagars de las tarjetas de crdito en las cuentas bancarias, para luego poder girar sobre ellas a favor de los proveedores de bienes o servicios y de los mismos empleados, por la prestacin de sus servicios personales. Sin embargo, la empresa por medio del sistema de informacin puede sugerir en documento interno la consignacin (nota de contabilidad), el cual sirve de soporte al documento oficial para su correspondiente verificacin y firma del responsable que lleva el efectivo al banco. Es medida de control del efectivo, consignar intactos los recaudos del da anterior en la cuenta bancaria, con el fin de que no haya manipulaciones del efectivo o se preste para aparentar (fraude por jineteo del efectivo) fondos que no existen, como es el caso de mantener cheques sin fondos que sustentan cantidades de efectivo que no tienen respaldo en el banco.

El manejo interno de este tipo de documentos involucra documentos o soportes

LA FACTURAEs el documento soporte donde se transfiere los derechos de dominio y propiedad de la mercanca o servicio al cliente, las cuentas que se debitan son: Caja General, si las ventas son en efectivo, Clientes Nacionales si son a crdito, y las correspondientes Retenciones en la Fuente a ttulo de impuesto de renta y complementarios, a ttulo de impuesto sobre las ventas y del impuesto de industria y comercio, si son procedentes. La factura de venta debe tener las siguientes caractersticas: a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razn y NIT del vendedor o de quien presta el servicio, c. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado. d. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta, e. Fecha de su expedicin. f. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados,

g. Valor total de la operacin. h. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura, i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Al momento de la expedicin de la factura los requisitos de los literales a, b, d y h, debern estar previamente impresos a travs de medios litogrficos, tipogrficos o de tcnicas industriales de carcter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturacin por computador o mquinas registradoras, con la impresin efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresin previa. El sistema de facturacin deber numerar en forma consecutiva las facturas y se debern proveer los medios necesarios para su verificacin y auditora.

ESTATUTO TRIBUTARIO: LA FACTURA (Artculo 617 E.T.).Los contribuyentes del rgimen comn y rgimen simplificado que emitan facturas, deben elevar solicitud de autorizacin de numeracin de las facturas utilizadas en el establecimiento de comercio para que sean autorizadas mediante resolucin de la Administracin de Impuestos Nacionales. La autorizacin es solamente por dos aos, al cabo de los cuales hay que hacer autorizar las facturas sobrantes de lo contrario se est en presencia de una irregularidad ante la DIAN. Existen documentos equivalentes a la factura. Son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de mquina registradora, la boleta de ingreso a espectculos pblicos, la factura electrnica y los dems que seale el Gobierno Nacional.

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LA NOTA DE CONTABILIDADSon externas e internas; son externas cuando se relacionan con los clientes o proveedores y son internas cuando se causan valores y se relaciona la misma empresaAlgunos ejemplos de este tipo de documento son:

Nota dbito: desde el punto de vista de la empresa que emite el documento representa un cargo para quien se dirige de acuerdo con la naturaleza de la operacin, ejemplos: se liquidan intereses sobre las facturas a clientes (clientes contra ingresos financieros), devolucin de mercancas a proveedores (proveedores contra inventarios), abono a prstamos bancarios (obligaciones financieras contra bancos).Nota crdito: informa los abonos en cuentas por pagar constituyndose para la empresa que la elabora, en mayor valor de los gastos y para quien la recibe en ingreso.

EL COMPROBANTE DE CONTABILIDADSegn las normas de contabilidad es un documento interno que resume en forma detallada todas las operaciones comerciales realizadas en un perodo determinado en las cuentas reales o de balance, nominal y de control, puede ser de elaboracin diaria, semanal o mensual, de acuerdo al flujo de operaciones y necesidades de la informacin contable. Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, por cualquier medio y en idioma castellano. Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicacin del da de su preparacin y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripcin y cuanta de las operaciones, as como las cuentas afectadas con el asiento. La descripcin de las cuentas y de las transacciones puede efectuarse por palabras, cdigos o smbolos numricos, caso en el cual deber registrarse en el auxiliar respectivo el listado de cdigos o smbolos utilizados segn el concepto a que correspondan.

OTROS SOPORTES COMUNMENTE UTILIZADOS EN LA EMPRESA SON : Las cotizaciones Los pedidos Entradas y salidas de almacn Remisiones

NminasContratos de trabajo Certificados de ingreso Krdex Entre otros de uso particular segn los requerimientos de la empresa.

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