Skracovanie trvania projektov

Proces optimalizcie diagramu

Dvody skracovania trvania projektuSnaha uvies vrobok na trh v uritom obdob, napr. pred VianocamiPredstihn konkurenciu.Neplnovan mekanie projektu kvli neakanm externm faktorom (poasie, trajk).Verejn prsub.Zmluvn odmena pre dodvatea.Kapacitn dvody.Poiadavky na optimalizciu:Dodranie termnov.Najniie nklady.Minimlne rizik.

Monosti skracovania projektov bez obmedzenia zdrojovPriradenie alch pracovnkov a zdrojov predpoklady:Ide o lohy, ktor sa d dobre rozdeli na asti, medzi viacerch pracovnkov,Nie je potrebn vznamnejia komunikcia alebo odovzdvanie rozpracovanch loh.Pracovnci maj poadovan kvalifikciu, nie je potrebn alie zakolenie.V niektorch projektoch, napr. vvoj softvru pridelenie novch pracovnkov do projektu as neskrti (Brooksov zkon: Pridanm novch pracovnkov do softvrovho projektu sa projekt oneskor ete viac). Zkon neplat absoltne, ak s zamestnanci na projekt priraden vas, maj as na zakolenie, doba trvania projektu sa me skrti).2. Outsourcing aktivt objednanie prc u externch dodvateov, ktor ich doku urobi efektvnejie.

3. Prca nadasVhody: netreba zakoovanie pracovnkov, vyia sstredenos na prcu, ak nadasov hodiny odpracuj skoro rno alebo neskoro veer, rast prjmu zamestnanca za prcu nadas me zvi jeho lojalitu, kreativitu a produktivitu.Nevhody: nedostatok asu pracovnkov na skromn ivot, frustrcia pracovnkov, odchod z prce, menia produktivita pri dlhodobej prci nadas, rast nkladov na projekt, ak je prca nadas odmeovan.4. Prizvanie expertov z internho alebo externho prostredia.5. Elimincia konkurujcich loh elimincia loh nesvisiacich s projektom.6. Odovzdanie na dvakrt odovzdanie projektu narchlo , odovzdaj sa hlavn asti projektu a ostan sa dokonia neskr.

Ekonomika skracovania projektovSkracovanie nkladov sa oznauje ako crashing.Pri niektorch aktivitch zdvojnsobenie zdrojov skrti innos o polovicu, pri niektorch aktivitch dodaton zdroje neskrtia aktivitu vbec.Najvhodnejie na skrtenie s tie aktivity, ktor leia na kritickej ceste a ktor maj najniie nklady na skrtenie.Prklad: Uvaujme o projekte, ktor znzoruje Ganttov diagram. Kritick cesta je A-B-D-F a trvanie projektu je 18 dn

Trvanie123456789101112131415161718A5B6C2D3E1F4

Analza monho skrtenia aktivt nasledujca tabuka znzoruje mon skrtenie aktivt a nklady na skrtenie. V tabuke vidme, e najvhodnejie je skrti innos B o dva dni, m sa skrti projekt z 18 na 16 dn.

AktivitaVchodiskov stavStav po skrtenMonskrtenieNklady na skrtenie o 1 deTrvanieNkladyTrvanieNkladyA57 00048 000-11 000 B68 00049 500-2750C25 00016 500-11 500D36 000111 000-22 500E14 00014 0000-F45 000212 000-23 500Spolu35 000

Priame a nepriame nkladyPriame nklady daj sa priamo priradi k aktivite.Nepriame nklady tkaj sa veobecnej prevdzky organizcie, ktor projekt realizuje, napr. odpisy administratvnej budovy, nklady na potaov sie, infratruktru, drbu zariaden, podporn oddelenia.m dlhie projekt trv tm s nepriame nklady vyie.Celkov nklady s stom priamych a nepriamych nkladov.Optimlne je trvanie projektu, ak s celkov nklady minimlne.

Monosti skracovania projektu s obmedzenmi zdrojmiFast tracking (zrchlen priechod trasy) aktivity, ktor boli pvodne plnovan ako nsledn sa realizuj paralelne. Kee lenovia tmu pracuj na viacerch aktivitch sasne, me djs k nepozornosti a k chybm.Znenie rozsahu projektu znenie funkcionality projektu (napr. softvr bude ma menej funkci) alebo niektor asti projektu sa nezrealizuj vbec (napr. z 3 vrobnch hl sa postavia len 2). Podstatn je, aby mal projekt hodnotu pre zkaznka. Treba rozli elania a tby zkaznka od podstatnch t projektu. Tento krok treba odkomunikova so sponzorom projektu, zkaznkom a inmi zujmovmi skupinami.Kompromis v kvalite znenie kvality projektu, je to vak diskutabiln, pretoe znenie kvality nikdy nemono odpora.

4. Metda kritickho reazcaSpolon znaky riadenia projektov1. Takmer kad projekt kon po termne, s vmi nkladmi a so slabmi parametrami, ako boli definovan na zaiatku. Oficilne sa to zdvoduje ako chyba niekoho inho, astm dvodom s objektvne priny, nikdy nie je priznan chyba v riaden projektu. Neoficilnym a skutonm dvodom vak bva prve chyba vo vlastnch radoch. Dvame si vnucova nerelne termny, musme si vybra lacnejch ale menej spoahlivch subdodvateov, napriek opakovanm vasnm upozorneniam a vzvam sa zanaj prce na niektorch lohch neskoro, prli sa spoliehame na sprvy o plnen loh bez toho, aby sme sa o ich plnen presvedili osobne na mieste, udia z tmu asto musia pracova na problmoch vo viacerch projektoch sasne, prcu tmu preruuj prli ast porady, a pod.2. m niie je postaven osoba, ktor zdvoduje nesplnenie cieov projektu, tm skr jej obvinenia mieria do vntra firmy (s pravdivejie), nie von z firmy (nedva vinu len druhej strane).3. Neplnenie termnov loh v projekte je spsoben vysokm stupom neistoty podmienok plnenia tchto loh.4. m via je neistota lohy, tm dlhia je oakvan doba monho trvania tejto lohy. Kee neexistuje 100%-n pravdepodobnos dokonenia lohy v stanovenom termne, tak sa pri plnovan doby trvania jednotlivch loh praxi uvauje asi s 80%-nou pravdepodobnosou splnenia ich termnu. Ak vak chceme ma 80%-n istotu, e lohu splnme do poadovanho termnu, potom musme naplnova jej trvanie takmer a 3 x dlhie (t.j. a o 200% vyie), ako by bolo potrebn pri 50%-nej istote.5. Pritom 50%-n istota splnenia lohy do poadovanho termnu sa v praxi d dosiahnu za bench podmienok, t.j. ke vetko funguje poda znmych pravidiel

6. Vina ud m mal resp. iadnu vu dokoni lohu pred stanovenm termnom, ale m obrovsk schopnos nachdza vysvetlenie, preo sa loha z objektvnych prin musela omeka.7. Z finannej strnky je prekroenie rozpotu projektu ovea menej dleit, ako nedodranie termnov ukonenia projektu. Dvodom jej fakt, e posun termnu odovzdania projektu vemi asto spsob ovea vie straty, ako prpadn prekroenie rozpotu spsoben snahou dodra termn projektu.8. Ako nhle PM strat nadhad nad projektom a jeho cieom, projekt sa nevyhnutne omek a straty spsoben omekanm oakvanch vnosov z dokonenho projektu prakticky vdy previa vetky ostatn nklady, ktor by tomu mohli zabrni.9. Ak sa vetky prce zanaj naraz (o najskr) tak manar projektu strca nadhad nad projektom, a podobne ak sa vetky prce nakopia naraz ku koncu projektu (turmovanie), manar projektu taktie strat nadhad a projekt sa zkonite omek.10. Pokrok v projekte sa vinou meria jeho celkovou rozpracovanosou. Je to chyba, lebo sprvnu informciu o pokroku v projekte d len sledovanie rozpracovanosti loh leiacich na kritickej ceste (len tie ovplyvuj termn ukonenia projektu), nie sledovanie rozpracovanosti vetkch loh projektu.

Princpy terie obmedzenZkladnou mylienkou Terie obmedzen je skutonos, e kad relny systm v sebe m aspo jedno zke miesto obmedzenie, ktor brni tomuto systmu v dosahovan vych rovn svojich cieov, vyieho vkonu. Kad systm je mon chpa ako reaz. Pre zvenie pevnosti reaze je dleit posilnenie jej najslabieho lnku. Njdenie a posilnenie najslabieho lnku systmu obmedzenia je jedinm efektvnym spsobom, ako zvi vkon celho systmu. Pre trval zabezpeenie rastu finannch ukazovateov vkonnosti firmy metda terie obmedzen pouva 5 krokov:1. Identifikovanie obmedzenia systmu2. Vyuitie obmedzenia naplno3. Podriadenie vkonu ostatnch oddelen vkonu obmedzenia (zni im vkony, celkov vkon vbec neklesne, ale klesn celkov nklady)4. Posilni obmedzenie (investova do posilnenia najslabieho lnku)5. Nvrat k 1. kroku prehodnotenie inovovanho systmu

Plnovanie doby trvania projektu v dnenej praxiV praxi sa zistilo, e do projektov sa zabudovvaj tri druhy asovch rezerv:1. odhad doby trvania s rezervou zaloen na predchdzajcej pesimistickej sksenosti (minule sa navrhnut termn nepodarilo splni, tak teraz - u pouen navrhneme dlhie trvanie lohy)2. kad stupe riadenia pridva do projektu svoju rezervu (pre istotu, keby naich ud nieo zdralo)3. udia pri plnovan doby trvania chrnia svoje lohy pred celkovm krtenm asu zhora (najvyiemu vedeniu sa nvrh nepi a prike ho skrti napr. o 20 %)Oneskorenie jednej lohy spsob oneskorenie celho projektu, ale skorie dokonenie jednej lohy neznamen skorie dokonenie celho projektu.Z toho vyplva, e vina rezerv, ktor si naplnujeme, je nm aj tak k niomu, lebo ich premrhme. Na konci projektu nie je podstatn, koko jednotlivch loh v projekte nebolo dokonench naas, hlavne e projekt ako celok bol ukonen naas.

V praxi sa zistilo, e existuj tri dvody vedce k premrhaniu rezerv v projekte:1. tudentsk syndrm - najprv plynie rezerva, na lohe sa ete ni nerob, poriadne sa zane robi a potom na posledn chvu, a ke sa vtedy objav neakan problm, tak sa termn nedodr2. Parkinsonov jav - vina ud nenahlsi dokonenie lohy pred stanovenm termnom, aby im neboli nabudce tieto termny skrten3. Zl multitasking - sasn prca na viacerch projektoch preskakovanm z projektu na projekt pred dokonenm rozpracovanej lohy z danho projektu sa predi termn ukonenia vetkch projektov.Vina loh bu kon naas alebo neskoro, nikdy nie skr. Preo?Predasn skonenie projektu nie je ohodnoten skr naopak. Dvody:kritika za nesprvne plnovanie, ke sa nm podarilo skoni skr,loha, ktor nadvzuje na vau predasne ukonen lohu ete neme zaa.

Zhrujce fakty, potvrden praxou i princpmi terie obmedzenia:je nesprvne pridva rezervu ku kadej lohe v praxi m kad loha minimlne 200 % asov rezervuobmedzenm projektu je kritick cestadodranie termnu kritickej cesty musme chrni asovou rezervou projektupodobne dodranie termnu splnenia loh, ktor sa napjaj na kritick cestu musme tie chrni prpojnou rezervouKritick reazec je najdlh reazec, ktor sa sklad:- z innost, ktor s na sebe zvisl poda toho, ako nasleduj za seboua z innost, ktor s zvisl na rovnakom zdroji,zostavuje sa sptne, vychdzame z poadovanho termnu ukonenia projektu.metda CPM vyuva pri plnovan loh princp as soon as possible, naopak kritick reazec vyuva princp as late as possiblePri metde CPM sa plnuj rezervy pre kad lohu, pri kritickom reazci sa rezerva plnuje pre projekt ako celokNielen oneskorenie v lohch, ale aj oneskorenie v zdrojoch me spsobi oneskorenie celho projektu.

Potreba zmeni organizan kultru, aby sa zamestnanci nebli vzda sa zbytonch rezerv,Pravdepodobnos, e loha bude dokonen v plnovanom ase je 50 %.Prklad poadovan termn dokonenia projektu je 31.3.

Konflikt zdrojov rieenie:

Kritick reazec

Nraznky asov rezervy na konci postupnost loh za elom ochrany harmonogramu lohProjektov nraznky chrni termn ukonenia projektu doplnenm rezervy k lohm na kritickom reazci.Napjacie nraznky - chrni termn ukonenia projektu doplnenm rezervy k lohm mimo kritickho reazca.