ORGANIZÁCIA PROJEKTOV V PROCESE ZMIEN A INOVÁCIÍ · Projektový manaţment Organizácia...

www.ipaslovakia.sk

Projektový manaţment

Organizácia projektov v procese zmien a inovácií

ORGANIZÁCIA PROJEKTOV V

PROCESE ZMIEN A INOVÁCIÍ

Ing. Jozef KRIŠŤAK, PhD.

20.10. 2011

© IPA Slovakia

Veľký Diel 3323, 010 08 Ţilina

www.ipaslovakia.sk

R e s e a r c h C o n s u l t i n g T r a i n i n g P a r t n e r s h i p

M o r e T h a n E x p e c t e d

Niekoľko myšlienok zlepšujúcich realizačnú schopnosť

www.ipaslovakia.sk



TOC Zvyšujeme

prietok

na úzkych

miestach

LEAN Eliminujeme

plytvanie

v procesoch a medzi

procesmi

Six

Sigma

Zniţujeme

variabilitu procesov,

stabilizujeme

Nepredávame

metódy,

riešime problém

Fraunhofer IPA Slovakia Inovácie

Generujeme nové

príleţitosti

pre rast

Projekty

Rozvoj ľudí

www.ipaslovakia.sk



3

Výsledky výskumu xQ

• Výsledky ukazujú na korene

nízkej schopnosti firiem

realizovať svoje najdôleţitejšie

ciele:

– Nejasnosť cieľov

– Nezáujem

– Nedefinované kroky na

naplnenie cieľov

– Konkrétne prekáţky v plnení

cieľov

– Nespolupráca – súperenie

– Nedostatok zodpovednosti

• Výsledky výskumu prevedené

na futbalový tím:

– Len 4 z 11 vie, čo je ich cieľom

a kde je bránka súpera

– Len 2 z 11 to zaujíma (ostatní

to majú „na háku“)

– Len 2 z 11 vedia, aká je ich

pozícia a čo majú hrať

– 9 hráčov z 11 súperí nejakým

spôsobom so svojimi

spoluhráčmi viac ako so

súperom

• Chceli by ste hrať v takomto

tíme alebo viesť takýto tím?

Zdroj: T.Kopecký, FranklinCovey CZ

www.ipaslovakia.sk



Prečo sú viaceré projekty

neúspešné?

Kde vidíte hlavné príčiny neúspešných

projektov zmien?

Predprojektová fáza Projektová fáza Poprojektová fáza

www.ipaslovakia.sk



5

Typické chyby v chápaní projektov

1. Čas sa dá riadiť / dajú sa riadiť iba naše aktivity v čase

2. Čím viac projektov spustíme v danom čase tým viac problémov

vyriešime / väčšinou platí opak

3. Kaţdý problém riešime projektom / projektom riešime iba

zloţité problémy, ktoré nevieme riešiť inak a vyţadujú si

pozornosť manaţmentu

4. Projektový manaţér je plne zodpovedný za definovanie,

organizáciu, plánovanie, riadenie a výsledky projektu /

projektový manaţér vyţaduje podporu člena manaţmentu –

sponzora (garanta) a v podniku musí byť vytvorená projektová

organizácia

5. Projekty treba priraďovať najschopnejším ľuďom/ na projekty

treba vyčleniť kapacitu a najschopnejších ľudí treba chrániť

pred preťaţovaním

www.ipaslovakia.sk



6

Zozbierané negatívne javy v podniku

Ako by ste postupovali?

Ľudia,

nedodrţujú

pracovnú dobu

Mnoţstvo

prestojov vo

výrobe

Vysoké náklady

na energie

Neporiadok vo

výrobe

Ľudia sú

pasívni

Ľudia

nepoznajú

kľúčové

ukazovatele

Majstri

nedostatočne

kontrolujú

Ľudia

neovplyvňujú

náklady

Formálne

riešenie

problémov

Systém

odmeňovania

nemotivuje

www.ipaslovakia.sk



7

Projekt kontrolných auditov Projekt systému odmeňovania

Projekt zniţovania energií vo

výrobe

Projekt 5S Projekt zniţovania prestojov

Klasický prístup – projekty podľa príbuzných tém

Ľudia,

nedodrţujú

pracovnú

dobu

Mnoţstvo

prestojov vo

výrobe

Vysoké

náklady na

energie

Neporiadok

vo výrobe

Ľudia sú

pasívni

Ľudia

nepoznajú

kľúčové

ukazovatele

Majstri

nedostatočne

kontrolujú

Ľudia

neovplyvňujú

náklady

Formálne

riešenie

problémov

Systém

odmeňovania

nemotivuje

www.ipaslovakia.sk



8

Logický prístup – definovanie príčinných väzieb

Mnoţstvo

prestojov vo

výrobe

Vysoké

náklady na

energie

Ľudia

nezniţujú

náklady

Formálne

riešenie

problémov

Systém

odmeňovania

nemotivuje

Ľudia sú

pasívni,

nezlepšujú

Ľudia,

nedodrţujú

pracovnú

dobu

Neporiadok

vo výrobe

Majstri

nedostatočne

kontrolujú

Ľudia

nepoznajú

kľúčové

ukazovatele

www.ipaslovakia.sk



9

Ľudia,

nedodrţujú

pracovnú

dobu

Mnoţstvo

prestojov vo

výrobe

Vysoké

náklady na

energie

Neporiadok

vo výrobe

Majstri

nedostatočne

kontrolujú

Ľudia

nezniţujú

náklady

Formálne

riešenie

problémov

Systém

odmeňovanie

nemotivuje

Ľudia sú

pasívni,

nezlepšujú

Ľudia

nepoznajú

kľúčové

ukazovatele

Systém odmeňovania

nie je zaloţený na

transparentných

ukazovateľoch

Majstri sa necítia

plne zodpovední

za procesy

Väčšina rozhodnutí a

zmien v podniku

závisí na dvoch

majiteľoch

www.ipaslovakia.sk



10

Ľudia dodrţujú

pracovnú dobu

Eliminácia

prestojov vo

výrobe

Vysoké náklady

na energie sú

redukované

Poriadok vo

výrobe

Majstri

dostatočne

kontrolujú

Ľudia zniţujú

náklady

Skutočné

riešenie

problémov

Systém

odmeňovania

motivuje

Ľudia sú

aktívni a

zlepšujú

Ľudia

poznajú

kľúčové ukaz.

Systém odmeňovania

je zaloţený na

transparentných

ukazovateľoch

Majstri sa cítia

plne zodpovední

za procesy

Väčšinu

rozhodnutí a

zmien prijímajú

vlastníci procesov

Opatrenie č.1:

Personálny audit

Opatrenie č.2:

Systém vzdelávania pre

vlastníkov procesov

Opatrenie č.3:

Transformácia na procesné

riadenú spoločnosť

Opatrenie č.4:

Zmena systému

odmeňovania

Opatrenie č.5:

Systém

podporujúci

zlepšovanie

Opatrenie č.7:

Systém eliminácie

prestojov

Opatrenie č.6:

5S

www.ipaslovakia.sk



Aké sú základné princípy pre úspešnú

zmenu?

www.ipaslovakia.sk



12

N * ( V * D * Ú ) > O

Prekonať odpor k zmene

Štartovacie

úsilie

Odpor

voči

zmene

Nespokojnosť

so súčasným

stavom

Vízia

budúceho

stavu

Disciplína

Mentálny

potenciál

Fyzický

potenciál

Emočný

potenciál

Duchovný

potenciál

Kaţdý projekt je

zmena. Kaţdá

úspešná zmena

musí prekonať

odpor voči zmene.

www.ipaslovakia.sk



13

• Zmena zvnútra s podporou zvonka

• Orientácia na obmedzenia

• Postupné prekonanie vrstiev odporu

• Zmena prebieha ako koordinovaný a riadený proces

1. Ţiadna zmena nie je

potrebná

2. Neexistuje riešenie týchtoproblémov

3. Kto vie, čo nám to vlastneprinesie. Načo sa to vlastne

robí?

4. Áno, ale sú s tým spojené

riziká a ďalšie problémy

5. Je s tým spojených veľa

prekáţok

6. Nevieme, ako presnepostupovať, čo máme urobiť

a v akom poradí

Strom budúcich cieľov

Strom moţných rizík

Strom prekáţok

Strom premeny

Diagram konfliktu

Strom súčasných problémov6 vrstiev

odporu proti

zmene

www.ipaslovakia.sk



14

Kľúčové fázy realizácie zmien

1. Vyvolanie naliehavosti zmeny

2. Zostavenie základného tímu na presadenie zmeny,

rozširovanie tímu a rozvoj tímu

3. Vytvorenie vízie budúceho stavu

4. Komunikácia vízie a spätná väzba

5. Definovanie a riadenie projektov zmien, akčných plánov

6. Odstránenie prekáţok zmien, motivácia ľudí a pridelenie

zdrojov

7. Disciplína pri riešení, dôslednosť a dosahovanie výsledkov

8. Vyuţitie výsledkov a podpora ďalších zmien

9. Štandardizácia zmien

www.ipaslovakia.sk



15

Doporučené postupy pre vyvolanie naliehavosti zmeny

• Bojujte proti sebauspokojeniu, samoľúbosti, pocitu

dokonalosti,..

• Urobte si nezávislý audit výkonnosti

• Informujte pravidelne o problémoch, nových príleţitostiach, ...

• Nechajte prepuknúť problém v plnej sile namiesto záchrany v

poslednej chvíli

• Vytvorte systém nepohodlia. Definujte ambicióznejšie ciele a

kontroluje ich plnenie.

• ...

www.ipaslovakia.sk



16

Koho chceme a nechceme mať pri sebe?

I

SPOLUPODNIKATEĽ

II

ZLEPŠOVATEĽ

III

PLNIČ

IV

POLOPLNIČ

V

EGOCENTRIK

ZÁKAZY

PRÍKAZY

RIZIKÁ

PRÍLEŢITOSTI

+ ukládá si sám

+ ukládá si sám

+ mení v príleţitosti

+ vyuţíva pre podnik

stabilný uzol stabilné ohnisko nestabilné ohnisko nestabilný uzol totálne nestabilný

+ dodrţuje,plní,

minimalizuje

+ vyuţívá pre podnik

+ dodrţuje

+ plní,rieši s nadriadeným

- nevyuţíva

+ vynútene dodrţuje

+ vynútene plní

-prevádza na podnik

-- vyuţívá pre seba

- nedodrţuje

- neplní

-prevádza na podnik

- strháva pre seba NÁ

PA

DY

m

n o

h o

z n

a č

n o

s t

PR

ÁC

A

j e d

n o

z n

a č

n o

s t

STAV

ENERGETIZÁCIE

MIERA STABILITY

STOP PRE:

Vysoké EGO

INTRIGY

VÁHAVOSŤ VOČI

POTREBE ZMENY

www.ipaslovakia.sk



17

Vytvorte prostredie pre spoluprácu

• Mýtus:

„Radi spolupracujeme.“

• Realita:

„Väčšina z nás radšej súťaţí,

ako usilovne spolupracuje.“

• Ako podporovať spoluprácu v

projektových tímoch:

– Posilniť povedomie o

spoločnom cieli

– Previazať ľudí z rôznych

útvarov

– Zainteresovať tím na

výsledkoch spoločnej práce

– Naštartovať súťaţivosť medzi

jednotlivými tímami - určiť

pravidlá súťaţe

– ...

www.ipaslovakia.sk



7. Buďte dôsledný v realizácií

Dosiahnutie cieľov vyţaduje disciplínu.

www.ipaslovakia.sk



19

Sledovanie výkonnosti projektu

• Dôsledne sledovanie priebehu projektu aţ do konca, lebo

problémy sa môţu vyskytnúť kedykoľvek

• Po odštartovaní projektu pravidelne vyhodnocovať

smerovanie k cieľom a časové limity

• Poţadovať pravidelné správy o práci projektového tímu –

záznamy zo stretnutí

• Zaznamenávanie skúsenosti, postrehov a zlepšení, ktoré

vynikajúco poslúţia organizácie v budúcnosti

• Projektová dokumentácia

www.ipaslovakia.sk



20

www.ipaslovakia.sk



21

Pohľad dozadu – kde sa stali chyby?

• Definovanie projektu by malo začínať pohľadom dozadu:

1. Ako bolo naplánované riešenie podobného problému v

minulosti?

2. Ako to v skutočnosti prebiehalo a aký bol výsledok?

3. Ak vznikli odchýlky od plánu, kde boli ich príčiny?

4. Aké je z toho poučenie?

5. Čo musíme pri novom pláne urobiť inak / lepšie?

www.ipaslovakia.sk



Ďakujem za pozornosť

Ing. Jozef KRIŠŤAK, PhD. Mobil. +421-903-778942 Email: [email protected] IPA Slovakia Veľký Diel 3323, 010 08 Ţilina Fax:+421-41-5652915 Bankové spojenie: Tatra Banka,a.s., č.ú.: 2620535574/1100 IČO: 37802127 DIČ: 2020098839 IČ-DPH: SK2020098839

ORGANIZÁCIA PROJEKTOV V PROCESE ZMIEN A INOVÁCIÍ · Projektový manaţment Organizácia...

Documents

Transcript of ORGANIZÁCIA PROJEKTOV V PROCESE ZMIEN A INOVÁCIÍ · Projektový manaţment Organizácia...