SKI & E-handel/E-kataloger Oplæg på IKA’s Fokusgruppemøde d. 30/1 2013
-
Upload
hillary-watts -
Category
Documents
-
view
35 -
download
1
description
Transcript of SKI & E-handel/E-kataloger Oplæg på IKA’s Fokusgruppemøde d. 30/1 2013
SKI & E-handel/E-kataloger
Oplæg på IKA’s Fokusgruppemøde d. 30/1 2013
Hvilket formål kan øget elektronisk indkøb/understøttelse m.v. tjene ?
- Forøgelse af effektiviteten på tværs af det offentlige indkøb i Danmark – både i forhold til øgede besparelser og i forhold til forbedrede processer og systemer
- Estimeret besparelse ca. 250 - 500 mio. på øget compliance baseret på en samlet offentlig indkøbsvolumen på 215 mia. hvoraf 10% er e-handelsegnet og hvor der indenfor disse kan opnås forbedrede priser på 3%
• Fra ”bedst og billigst” til ”godt og billigt”, ikke mindst i forhold til SKI’s Forpligtigende Aftaler
• Ny situation hos kunderne, større og større grad af fokus på pris, pris, pris…….
• Større fokus på digitalisering/e-handel af indkøb• Mere fokus på totalomkostninger (TCO)
• f.eks. energi- & logistikomkostninger
• Færre leverandører på alle aftalerne• Solid konkurrence• Bedre overskuelighed og mindre tidsforbrug for
jer brugere ved tildeling på SKI’s aftaler
• Forpligtende Aftaler• Snævre sortimenter, meget smalle……..• De basale behov skal dækkes ind
Hvad byder fremtiden på……sådan mere generelt set i SKI?
SKIs kunder og jeres anvendelse af rammeaftaler
1. SKIs brugere er forskellige - store som små offentlige og halvoffentlige kunder med vidt forskellige behov, også i relation til e-handel og e-kataloger
2. Jeres forskellige indkøbsbehov forsøger vi i SKI at dække med vores rammeaftaler, dette afspejler sig så også i forhold til vores elektroniske tildelingsværktøjer
3. Rammeaftalerne har både direkte tildeling og miniudbud som tildelingsform – men der er ikke frit valg
Indsatsområder i 2013 for SKI
Mere kundefokus er retningen……….
• SKI styrker kundeinddragelsen og øger vores kundefokus – målet er mere attraktive aftaler, og nemmere aftaler…..også i forhold til e-handel og e-kataloger
• Aftalerne skal – inden for det lovlige – være nemmere at anvende, her er
e-handel et centralt fremadrettet værktøj
• SKI skal arbejde aftalerne i gang hos jer brugere, ved hjælp/bistand med tildelinger, men også sikring af de rette elektroniske værktøjer til tildeling
Indsatsområder 2013 Klik på ikonet for at tilføje et billede
Øget compliance er det nye sort• SKI hjælper kunderne med tildelinger• Anvendelse af e-kataloger kan øge compliance på
egne eller SKI-aftaler
Digitale værktøjer• SKI’s tildelingsværktøjer videreudvikles og gøres
mere brugervenlige• Videreudvikling af SKI.dk• Optimering af e-kataloger
Endnu mere kontraktstyring
• Datastyring og digital understøttelse skal sikre kvalitet og pris i overensstemmelse med rammeaftalerne
• Loyalitetsforpligtelser
SKI er nemmere at benytte end selv at udbyde, men de nye aftaler er sværere at bruge
Positiv Neutral Negativ0%
10%
20%
30%
40%
50%
42%
29%27%
Det er nemmere at benytte en SKI af-tale end at udbyde selv
Positiv Neutral Negativ0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
22%
29%
34%
SKI’s nye rammeaftaler er nemmere at bruge end de tidligere rammeaftaler
Hvorfor skal E-kataloger være korrekte?
• ”E-indkøb” er i stærk stigning – der stilles store krav fra jer brugere til korrekte kataloger – typisk dog i forskellige formater
• E-kataloger skal afspejle den gældende kravspecifikation ift. aftalen
• Vi, både SKI, brugerne og leverandørerne, skal samarbejde om, at e-katalogerne er korrekte – og e-kataloger downloades via ski.dk
• Klare forventninger til korrekte kataloger – dobbeltkataloger skal undgås
• Ved nye aftaler underskriver SKI ikke aftalen med en leverandør før et E-katalog er korrekt
Hvad byder fremtiden på ?
Juridisk opstramning
- Der indføres krav om at e-kataloger skal være på 100% på plads før der underskrives rammeaftaler med leverandørerne
- Der vil i den kommende rammeaftale på den Forpligtigende Aftale på kontorvarer, fremgå klare tidsplaner for hvad og hvornår henholdsvis SKI, leverandørerne og kunderne skal lave hvilket, for at sikre kvaliteten af e-kataloger, prisopdateringer og substitution
- Det indføres skrappere bodbestemmelser, hvis leverandørerne ikke leverer fx e-kataloger til bestemte tidpunkter i rammeaftalens løbetid
(altså efter at der er underskrevne rammeaftaler. Vi kan ikke indføre bodbestemmelser før vi har en underskreven Rammeaftale.)
• Kvalitet og procedurer• SKI laver inden for de næste 2 måneder
ændringer i IT-systemer, så vi i SKI hurtigere og mere effektivt kan kontrollere datakvalitet i e-kataloger
• Der udformes nye procedurer blandt medarbejderne for sikring af datakvalitet
• SKI vil sikre overordnet kvalitet• I det omfang der vil være individuelle
kundeønsker om mindre ændringer i data vil det være juridisk klart at leverandøren har pligt til at imødekomme disse individuelt
• SKI indarbejder nye datafelter i IT-systemer som imødekommer bl.a. KomUdbud’s ønsker hertil
• SKI reviderer datafelter i IT-system som imødekommer KomUdbud’s krav/ønsker
Hvad byder fremtiden på?
SKI’s E-katalog…..i nutidsversion
Tjener fire formål:
• 1. Skaber overblik for brugerne over de varer der er omfattet af Rammeaftalen
• 2. Giver brugerne grundlag for at foretage en tildeling
• 3. Giver brugerne mulighed for at handle
elektronisk • 4. Registrerer opdatering af priser og sortiment
Tilbudslisten, som anvendes ved udbuddet, omdannes til e-kataloget
SKI’s E-katalog…..i fremtidsversion
- Fremadrettet bliver det teknisk lidt anderledes, idet tilbudslisten kun bliver brugt til tilladelsestabel og leverandørerne indleverer så efterfølgende et E-katalog med fulde varebeskrivelser, SKI ID-nr., leverandør-varenr. m.v.
- Det e-katalog som SKI modtager, danner så baggrund for de specifikke kataloger, som brugerne kan få til deres egne indkøbsportaler
- Leverandøren er forpligtet til at opdatere sortiment og priser. Opdatering af priser og sortiment sker via et Web-interface
Hvad byder fremtiden på ?
• Learning-by-doing
• Nu ændrer vi i forhold til E-kataloger og vi håber på forståelse fra jer alle, for at alle forbedringer skal prøves af – så udvis tålmodighed så længe det går fremad mod målet
• I forhold til KomUdbud’s ønsker er vi lige nu kommet langt i forhold til målet, men der kan dog være individuelle ting som stadig kræver lidt tilretning, når vi er i gang
Hvilke forventninger har SKI til dig som leverandør ?
• Fokus for jer leverandører er ”kunden i centrum”
• Hjælp indkøberen – og tænk på indkøberen, som din samarbejdspartner og hvordan du gør indkøberen til en succes?
• Det kan gøres ved at opfylde nogle simple ting:Loyalitet overfor aftalens vilkårKravspecifikation – sortiment/ydelserE-kataloger……korrekte og fyldestgørende e-
katalogerOmsætningsrapportering til SKI
Sæt dig i kundens sted – gør tingene brugbare/lækre/forståelige
• Kunden skal let kunne finde jeres produkter med tydelig produktbeskrivelse.• Er det muligt her?
Tre ord der virker – også for forpligtende aftaler
• Standardisering: Et enkelt og målrettet sortiment, også set i forhold til bl.a. e-kataloger
• Koordinering: Færre leverandører, meget færre...
• Forpligtelse: Reelt gældende køb på aftalen
Tilslutningen til de Forpligtende AftalerHvordan er det så gået?
Aftaleområde Kommuner Indbyggere Forventet volumen
Multifunktions-maskiner og printere
63 kommuner 67% ca. 500 mio. over 3 år
Forbrugsartikler 53 kommuner* 61% ca. 425 mio. over 4 år
Kontormøbler 66 kommuner 69% ca. 200 mio. over 4 år
Computere 60 kommuner 65 % ca. 525 mio. over 3 år
* Samt de yderligere deltagende kommuner fra bl.a. FUS og IN, i relation til ”pilotprojektet” på de forpligtende aftaler på forbrugsartikler, fra 2011
• Målet er, at størstedelen af kommunerne tilslutter sig inden for hver aftaleområde og har interesse/potentiale for mange af indkøbskategorierne
2. bølge – de Forpligtende Aftaler
Nr. Rammeaftale / rammeaftaleområde Forventet aftalestart
50.55 Kontorartikler (inkl. skoleartikler) + papir i ark 3. Kvartal 2013
50.80 Vejsalt 3. Kvartal 2013
50.45 Servere og Storage 4. Kvartal 2013
50.70 AV-udstyr og Interaktive Tavler m.v. 4. Kvartal 2013
”Systemunderstøttet indkøb ”- Baggrund /formål med projektværktøjet
SKI har i 2010/2011, i samarbejde med en række kunder og systemleverandører udarbejdet et projektværktøj målrettet implementering af elektroniske løsninger til håndtering af udbud, indkøb og indkøbsanalyse
Formålet med værktøjet er at hjælpe kunder til at opnå en større effekt af deres investeringer i systemunderstøttelse af indkøb
De enkelte elementer i værktøjet kan anvendes og tilpasses efter eget behov
Værktøjet stilles fortsat til rådighed for SKI’s kunder uden beregning
INFO-dage i 2013• To heldagsarrangementer:
• Den 27. februar i København• Den 25. februar i Aarhus
• En dag blandet med præsentationer i plenum og målrettede workshops
• Bliv opdateret på:• Jura på offentlig udbud• Kommende Forpligtende Aftaler• Kommende frivillige rammeaftaler• Hjælpeværktøjer til tildeling• m.v.
• Se mere på www.ski.dk
INDKØBBorgmesterens afdelingAarhus Kommune
AFSLUTNING…….OG SPØRGSMÅL