SISTEMI I MENAXHIMIT TË INFORMACIONIT NË ... - AGENDA · Gjatë procesit të menaxhimit të...

SISTEMI I MENAXHIMIT TË INFORMACIONIT NË SISTEMIN ARSIMOR (EMIS)Projekt pilot EMIS në Korçë, Kukës dhe Tiranë

Ky libërth i përgatitur nga Instituti AGENDA është mbështetur nga UNICEF në kuadrin e Programit të Arsimit Fillor 2007.

Drejtor Projekti Milva Ekonomi

Zhvillimi dhe dizenjimi i Sistemit Margarit Ekonomi

Koordinatore Projekti Denisa Shehu

Koordinatorë lokale Ylli Metalia, Arben Belba

Mbledhja e të dhënva Meleona Ohri, Mirela Shehu, Mirela Cako, Adrian Sheremeni, Erion Mano, Alma Beqiri, Nikolin Thoma, Etleva Tushi, Teodor Canco, Leonard Trebicka, Dorian Kote, Zhaneta Papa, Leonato Sterjo, Elida Thaci, Alketa Voji, Ali Syla, Osman Hoxha, Naim Isufaj, Kasem Ismaili, Remzie Kovaci, Lindita Elezi, Qazim Noka, Ylber Sulmata, Robert Damjaneci, Zana Miholli, Gerti Dallta, Aferdita Dhori, Ylli Shahinasi

Grupi i përpunimit Esmeralda Hoxha, Julita Bimbli, Kostika Kapedani, Ylber Cejku, Bukurie Gjuta, Ueneta Hasa, Bashkim Toshi, Perparim Elezi,

Programi i Edukimit UNICEFDrejtuese Programi Dr. Aurora (Karanxha) Bushati, Ass. Professor

Drejtoria Rajonale e Arsimit KukësTel: (00355-2) 4222 215

Drejtoria Rajonale e Arsimit KorçëTel: (00355-8) 2242 872

Mbështetur nga UNICEF (United Nations International Children Emergency Fund)Rr.’Skënderbej’ Ndërtesa e Wolksvagen, kati 3-të.Tiranë, Shqipëri, Tel: (+335-4) 2273 335 Fax: (+335-4) 2243 775 http://www.unicef.org/albania

Grafika: Cpr StudioPublikuar në: Shtypshkronja Gent GrafikCopyright © 2010 nga UNICEF

Sistemi i menaxhimit të Informacionit në sistemin arsimor (EMIS)

3

Përmbajtja

Historiku

1. Çfarë është EMIS? 5

2. CilatjanëfazaterealizimittënjëEMISefikas? 62.1 Vlerësimi i situatës së një vendi në lidhje me sistemet e informacionit 62.2 Çfarë duhet bërë në një mungesë pothuajse të plotë të dhënash? 62.3 Çfarë duhet bërë me një nivel ekstremisht të dobët kompjuterizimi dhe telematike? 72.4 AnalizaesituatësekzistuesedhestrukturimifillestariEMIS 72.5 TrajnimiikomitetitdrejtuestëEMIS 82.6 Modelimiiflukseveteinformacionitdhedizenjimiinjëdiagrameoperacionaleglobale 82.7 Faza teknike 92.8 Përpunimiitëdhënvedheanalizatfillestare 92.9 Publikimiiinformacionit 102.10 Ndërtimiisetittëparëtëindikatorëve 102.11 TrajnimiigjithëaktorëvetëEMIS 102.12 MonitorimidhezhvillimiiEMIS 11

3. Një mjet për ngritjen e një EMIS: EMIS Builder softëare 113.1 EMISBuilder 113.2 ModuleteEMIS 123.3 HapatpërkrijiminenjëEMISdukepërdorurEMISBuilder 123.4 AplikimiEMIS 13

4. EMISALB – Pilotimi i iniciativës EMIS në qarqet Korçë and Kukës 14 4.1 PseEMISALB 144.2 EksperiencatëmëparshmenëzbatimineEMISALB 154.3 Planifikimizbatimiifazëssëtretë2008-2010 16

5. Teknologjia EMIS 18 5.1 AplikimiEMISALB 205.2 AplikimiEMISALBnëpraktikë 20

6.Mësimedherekomandime 216.1 KrijimiiEMISALB 216.2 SfidatendërtimittëEMISALB 216.3 Përmbledhjedhekonkluzione 22

Aneks 1 – EFA Lista e indikatorëve 24Aneks 2 – Pyetësori EMIS 29Aneks 3 – Pamje nga programi EMIS 36


4

Falenderime

Hartimi i këtij publikimi është fryt i një bashkëpunimi disamujorë i ekspertëve të Qëndrës AGENDA, me Drejtorinë Arsimore Rajonale në Kukës dhe Korcë si dhe me Ministrinë e Arsimit dhe Shkencës.

Eksperienca e grumbulluar gjatë implementimit të EMIS u permblodh për të treguar se kur ka dëshire dhe vullnet, punët janë të arritshme dhe të sukseshme. Por kjo nuk mund të ndodhte pa perkrahjen e shkollave Hasan Tahsim në Tiranë, Sevasti Qiriazi, Sotir Gurra, Shkolla e Re, Naum Veqilharxhi, Naim Frasheri në Korcë, 1 Qershori, Gani Duraku, Hasan Hallaci, Bajram Curri, Kolsh, në Kukës.

Gjatë implementimit të këtij modeli EMIS u testuan gjithashtu edhe disa nga aftesitë e krijuara si në Qëndrën AGENDA ashtu edhe në Drejtoritë Arsimore Rajonale. Ky projekt pilot i EMIS mundësoi fillimin e një analize të të gjithë treguesve që u duhen niveleve rajonale për të adresuar më mirë nevojat e tyre në sektorin e arsimit.

Pilotimi i EMIS mundëson gjithashtu edhe koordimin e të dhënave të krijura në bazën e programeve të tjera me karakter kombëtar nga Ministria e Arsimit dhe e Shkencës. Krijimi i amzës dixhitale dhe regjistri kombëtar i mësuesve, janë konsideruar si pjesë integrale e EMIS ALB.

Qëndra AGENDA përfiton nga ky rast për të falenderuar UNICEF që ndihmoi jo vetem në realizimin e këtij projekti pilot, por që pati durimin të priste me qetësi të gjitha ndryshimet që ndodhen gjatë implementimit. Gjithashtu AGENDA falenderon në mënyrë të veçantë Zonjën Aurora (Karanxha) Bushati për kembenguljen dhe besimin, Zonjën Elvana Pernaska, për korrektësinë, Zonjën Violeta Tici, për sugjerimet e bëra dhe Zotin Ibsen Elezi për entuziasmin e treguar.

Qëndra AGENDA, falenderon Zonjën Adriana Sula, Rozalba Merdani, Shqiponja Lamçe për mbështetjen e vazhdueshme të këtij projekti si dhe Zotin Hydajet Kopani, Fatmir Vejsiu që nuk përtuan asnjëhere të krijonin kushtet e nevojshme për realizimin e EMIS ALB, duke treguar kështu rëndësinë që ka EMIS për Ministrinë e Arsimit dhe Shkencës.


5

EMIS – një eksperiencë testueseKorça, Kukësi dhe Tirana për t’i ofruar një model të dobishëm Ministrisë së Arsimit dhe Shkencës në ndërtimin e një baze të fortë për monitorimin e indikatorëve të “Arsimi

për të gjithe”në Shqipëri

HISTORIKU

EMIS është një system informacioni; është baza e menaxhimit, planifikimit dhe vlerësimit për një sistem arsimor. Gjatë procesit të menaxhimit të arsimit, sistemet e informacionit duhet të informojnë aktorë dhe partnerë të ndryshëm mbi gjëndjen e sektorit, efiçencën e brëndshme dhe të jashtme të tij, veprimet institucionale dhe pedagogjike, performancën, të metat dhe nevojat.Shumë vende zhvillojnë një bazë të dhënash mbi arsimin duke përdorur censusin e rezultateve të shkollës dhe/ose sondazhe që kryhen në baza periodike. Këto të dhëna publikohen në libra voluminozë statistikash vjetore, shpesh të papërpunuara, të fragmentuara dhe pa analizë. Ndërkohë, politikë-bërësit dhe aktorë të tjerë në planifikim e menaxhim kanë nevojë për të dhëna që janë lehtësisht të kuptueshme dhe të interpretueshme. Këto duhet të mbështeten nga një analizë e hollësishme mbi funksionimin e sistemit, gjë e cila ndihmon në formulimin e politikës, planifikimin dhe veprimtarinë lidhur me të si dhe për monitorimin e vlerësimin e saj. Duke qënë se nevojat për informacion po bëhen komplekse në rritje, një sistem i fortë informacioni duhet të jetë sa më i kompletuar që të mundet. Kjo është arësyeja pse Mjetet e informimit për përgatitjen dhe montorimin e planeve të arsimit duhet të mbulojnë të gjitha nevojat dhe fushat për informacion dhe jo vetëm të synojnë mbledhjen, ruajtjen e te dhënave dhe përpunimin, por të ndihmojnë në të njëjtën kohë dhe në formulimin e politikave arsimore, menaxhimin dhe vlerësimin e tyre. Kuadri për Veprim mbi Arsim për të Gjithë, i adoptuar në vitin 2000 gjatë Forumit Botëror për Arsimin ne Dakar, Senegal, ka përcaktuar gjashtë qëllime për tu aritur nga komuniteti ndërkombëtar deri në vitin 2015.

Këto plane duhet të integrohen në kuadrin sektorial dhe brënda poltikave tërësore të zhvillimit kombëtar. Duke u bazuar në situatën aktuale, për të identifikuar probleme dhe nevoja në mënyrë që të parashtrohen strategji të reja zhvillimi, këto plane duhet të mbështeten në një diagnostikim të saktë të sitemit arsimor. Në përputhje me këtë Kuadër, qeveritë dhe komuniteti ndërkombëtar janë zotuar të monitorojnë rregullisht progresin e bërë në ndjekje të Qëllimeve të Dakarit. Një monitorim i tillë presupozon ekzistencën aktuale, në nivel kombëtar, të një Sistemi informacioni te plotë e te besueshëm mbi menaxhimin arsimor (EMIS). Kështu, EMIS do të jetë një project i të ardhmes së afërt.

1. Çfarë është EMIS?

Funksionet menaxhuese të EMIS përfshijnë mbledhjen, ruajtjen, integrimin, përpunimin, organizimin, nxjerrjen dhe publikimin e të dhenave dhe statistikave arsimore në një stil të besueshëm dhe në kohën e duhur. Këto detyra specifike i shërbejnë nevojave të menaxhimit të arsimit, alokimit të burimeve dhe formulimit të politikave si planifikimi dhe buxhetimi, kërkim dhe analizë politikash, monitorimi dhe vlerësimi, alokimi i mjeteve mësimore si dhe bashkëpunimi e


6

komunikimi i brendshëm dhe i jashtëm. EMIS është gjithashtu një set procedurash e procesesh operacionale formale dhe të integruara dhe marrëveshjesh bashkëpunimi nëpërmjet të cilave të dhënat dhe informacioni mbi shkollat e shkollimin, si objektet, mësuesit, nxënësit, aktivitetet mësimore dhe outputet vlerësuese ndahen rregullisht, integrohen, analizohen dhe shpërndahen për të marrë vendime në arsim në secilin prej niveleve të hierarkisë në sistemin e arsimit. Zhvillimi i EMIS është thelbësor në menaxhimin e sistemit të arsimit. Ai është projektuar për të mbështetur proceset e vendim-marrjes të bazuar mbi informacionin dhe EMIS është zhvilluar për të ofruar fakte.

2.CilatjanëfazaterealizimittënjëEMISefikas?

Çfarë na tregon literatura ndërkombëtare?

2.1 Vlerësimi i situatës së një vendi në lidhje me sistemet e informacionit

Përpara se të kryhet një veprimtari EMIS, është e nevojshme të ndërmerret një vlerësim i situatës ekzistuese në të gjitha sub-strukturat e EMIS. Ky vlerësim duhet të drejtohet si një projekt i mirëfilltë dhe të menaxhohet nga një person i zoti në njohuri organizative, statistikë, kompjuter dhe telematikë. Projekti duhet të mobilizojë njerëz e institucione në ngritjen ose përmirësimin e EMIS. Një procedurë e mirë për tu ndjekur është ngritja e një liste indikatorësh të nevojshëm për të monitoruar objektivat e identifikuara të politikës arsimore për vendin. Përllogaritja e këtyre indikatorëve kërkon një numër të caktuar bazash me të dhëna. Në këtë mënyrë bëhet i mundur krahasimi i bazës së të dhënave të nevojshme për përllogaritjen e indikatorëve me informacionin aktual të disponueshëm në tërë sistemin e informacionit: censuse vjetore, vlerësim nxënësish, sondazhe specifike. Në këtë mënyrë mund të identifikohen hapësirat boshe që duhen mbushur. Duhet zhvilluar në të njëjtën kohë dhe një strategji e një afat kohor për mbledhjen e të dhënave që mungojnë. Në lidhje me të dhënat e disponueshme, duhet të analizohen karakteristikat e tyre parësore: (i) besueshmëria dhe (ii) shpejtësia e mbledhjes.

Meqenëse baza e sitemit është shkolla ose institucioni arsimor, është e nevojshme të analizohet mënyra se si mblidhet informacioni dhe shpejtësia me të cilin ai qarkullon mes niveleve të ndryshme administrative dhe gjeografike.Kjo analizë mundëson identifikimin e vështirësive në mbledhjen dhe qarkullimin e informacionit: analizimi i organizimit të ministrisë – lidhjet mes statistikave të papërpunuara dhe mjeteve të menaxhimit – lidhjet mes institucioneve të ndryshme dhe kohës që shpenzohet për vënien në dispozicion të informacionit. Nga kjo diagnozë e dyfishtë (boshllëqet në sistemin e informacionit, problemet në sistemin e mbledhjes), duhen identifikuar zgjidhjet dhe të vendoset për një plan veprimi me një afat kohor të përcaktuar. Ky plan veprimi duhet të mbulojë natyrshëm të gjithë sub-strukturat e EMIS. Dhe do të varet tërësisht në nivelin e zhvillimit që një vend i caktuar i ka dhënë EMIS.

2.2 Çfarë duhet bërë në një mungesë pothuajse të plotë të dhënash?

Rreth drejtuesit të projektit EMIS duhet të ngrihet një komitet drejtues i përbërë nga përfaqësues


7

të shërbimeve statistikore e menaxhuese të cilët kanë të dhëna (për shëmbull drejtoria e personelit mësimor ose drejtoria e administrimit dhe financës). Ky grup duhet të përcaktojë informacion bazik prioritar që duhet mbledhur dhe këtë listë ta miratojë nga menaxherët më të lartë të ministrisë. Nëse sitata e kerkon, mund të mbështetemi gjithashtu në një apo disa sondazhe për të përshpejtuar disponueshmërinë e të dhënave. Sa më sipër, duhet të ndiqet nga hartimi i pyetësorëve të fokusuar në të dhëna thelbësore. Më pas, pyetësori u përcillet shkollave (në një kopje të printuar ose në formë elektronike-Disketë, CD-Rom). Për të arritur një përcjellje dhe përgjigje sa më të shpejtë nga shkollat në këtë mbledhje të dhënash, duhen angazhuar të gjithë aktorët. Për të kryer këto veprimtari, në të shumtën e rasteve është e nevojshme të organizohen trajnime speciale për anetarët e komitetit drejtues të EMIS si dhe i personelit më aktiv të shërbimit në EMIS.

2.3 Çfarë duhet bërë me një nivel ekstremisht të dobët kompjuterizimi dhe telematike?

Komiteti drejtues duhet të marrë në konsideratë si prioritet madhor ngritjen e një shërbimi ‘minimal’ të kompjuterizuar. Transferimi i të dhënave duhet të adaptohet me zhvillimin e telematikave dhe lidhjen e nivleve të ndryshme të administrimit me rrjetin.

Pyetësorët në letër duhet të zëvëndësohen në mënyrë progressive me pyetësorët elektronikë dhe posta me transmetimin nëpërmjet rrjetit telematik ose Internet/Intranet. Për të minimizuar dhe përshpejtuar ardhjen e të dhënave të para, është e nevojshme të kufizojmë mbledhjen në të dhëna thelbësore duke proçeduar siç indikohet në kapitullin paraprak. Sic e përmendëm dhe më parë, gjithë këto veprimtari duhen shoqëruar me trajnimin e personelit më aktiv.

Si përherë, faza e para do të konsistojë në ngritjen e skuadrës së projektit EMIS që do të drejtohet nga një person me kompetenca në statistikë dhe indikatorë arsimi, në organizimin e sistemeve të informacionit dhe ne drejtim projektesh. Skuadra rreth drejtuesit të projektit duhet të përfshijë një ose disa përfaqësues të secilës nga drejtoritë që prodhojnë dhe përdorin informacionin që do të proçesohet në EMIS. Kjo skuadër duhet të organizojë shpejt projektin EMIS: lista e detyrave për tu kryer të rënditura sipas prioritetit, afatet kohore dhe burimet e nevojshme. Skuadra duhet të marrë miratimin e projektit të saj nga autoritetet më të larta të ministrisë/ministrive për të siguruar që ata janë të vetëdijshëm mbi gjithë elementët: prioritetet, afatet kohore dhe burimet.

2.4 Analiza e situatës ekzistuese dhe strukturimi fillestar i EMIS

Detyra e parë e skuadrës, si zakonisht, do të jetë kryerja e një analize-vlerësimi i organizimit të ministrisë përgjegjëse për arsimin me qëllim identifikimin e sistemeve të menaxhimit qe prodhojnë dhe përdorin informacionin. Me pas, skuadra duhet të kryejë një vëzhgim të detajuar të menaxhimit të informacionit nga secili sistem i menaxhimit. Duhet të përcaktojë gjithashtu qëllimin e saktë të EMIS në:

Nivelet e arsimit: arsimi fillor - i mesëm – i lartë – trajnimet profesionale – arsimi (i) në varësi të ministrive të ndryshme si bujqësia, shëndeti


8

Fushat e ndryshme që mbulohen nga EMIS: shkollat, nxënësit, mësuesit, personeli (ii) administrative, financa, materialet pedagogjike dhe mjetet, etj. Niveli në të cilin informacioni do të bëhet i disponueshëm për secilën nga fushat. Për (iii) shembull, të dhënat mbi nxënësit duhet të jenë të disponueshme në nivel shkollash port ë dhënat financiare duhet të jenë të disponueshme vetëm në nivel kombëtar ose eventualisht në nivel rajonal.

Në të njëjtën kohë, skuadra duhet të identifikojë përdoruesit potencialë të bazës së të dhënave dhe të procedojë me përkthimin e nevojave të tyre në të dhëna që duhen mbledhur si dhe te vendosin dialogun këta përdorues.

2.5 Trajnimi i komitetit drejtues të EMIS

Trajnimi i anëtareve komitetit drejtues dhe i personelit më aktiv është një element shumë i rëndësishëm në suksesin e këtij projekti. Trajnimi duhet fokusuar në veprimtarinë aktuale dhe të ardhshme me një objektiv të fortë operativ. Fillimisht duhet të përfshijë elementë statistikorë, kompjuterizimi, telematike dhe menaxhim projektesh. Anëtarë e Komitetit Drejtues, duhet të jenë një burim përgjatë gjithë kohës së zbatimit të projektit, duke mundësuar kryerjen me sukses te ketyre operacioneve për komunitetin drejtues dhe bashkëpunëtorët e tij më të ngushtë.

2.6 Modelimi i flukseve te informacionit dhe dizenjimi i një diagrame operacionale globale

Nga kjo analizë dhe vendimeve që i përkasin qëllimit e fushave të EMIS, skuadra duhet të përcaktojë një organizim dhe menaxhim racional të informacionit. Si rezultat i analizave të mëparëshme, skuadra duhet të jetë në gjëndje të shmangë hyrjen e kërkesave të dyfishta identike nga administrate dhe të organizojë shpërndarjen e detyrave. Për shembukk, dikush mund të zgjedhë si kuadiër arsimin fillor. Për nxënësit, diagrama e rrjedhës së informacionit do të përcaktohet nga informacioni statistikor që vjen zakonisht nga shkollat, duke kaluar më pas nëpërmjet departamentit të arsimit të qarkut dhe niveleve të tjera lokale.

Përsa i përket të dhënave mbi personelin pedagogjik, është e rëndësishme ti referohemi analizës së bërë paraprakisht për të përcaktuar sa më mirë që mundet rrjedhën e informacionit. Në përgjithësi, drejtoria e personelit pedagogjik ka të dhëna individuale për mësuesit të cilad duhet ti ndajë me drejtorinë e cështjeve financiare sepse kjo e fundit duhet të sigurojë pagesë e mësuesve. Informacioni i përfshirë në të dhënat e mbajtura vjen nga nivelet lokale përgjegjëse për rekrutimin apo menaxhimin e tipeve të ndryshme të përsonelit. Në fakt ka menaxherë pasi në shumicën e vendeve bashkë-ekzistojnë disa kategori personeli: mësues të përhershëm, mësues me kontratë të përkohshme dhe mësues zëvëndësues për shembull. Prandaj është e rëndësishme të përckatohet se si do të sigurohen të dhënat për secilën nga këto katëgori dhe se si do të qarkullojë informacioni ndërmjet shërbimeve. Në këtë pikë, është e nevojshme të ketë një koordinim të fortë për të garantuar informacionin shterrues dhe përdorimin e mundshëm të tij nga të gjitha shërbimet e interesuara. Ky problem, ne mënyrë të qartë lidhet me emërtesat e përdorura: është e rëndësishme të sigurojmë koherencën e tyre ose akoma më mirë, identitetin e plotë të tyre. Kjo pasohet me sfidën e komunikimit të informacionit ndërmjet shërbimeve. Në fund të kësaj faze, do të kemi në dispozicion disa element:


9

Diagramën konceptuese e të dhënave të përgjithshme dhe menaxhimi i sub-(i) sistemeve, duke bërë të mundur ndërtimin e një modeli konceptual të dhënash.Diagramën racionale duke mundësuar ‘vizualizimin’ si të dhënat lidhen me njëra-(ii) tjetrën; Emërtime të përbashkëta për të gjithë prodhuesit e informacionit (menaxherë e (iii) staticienë) duke lejuar shkëmbimet ndërmjet sub-sistemeve të informacionit.

2.7 Faza teknike

Bazuar në këto elementë, do të duhet të bëjmë zgjedhjet e organizimit dhe përpunimit logjik e fizik të të dhënave. Për ta thënë më qartë, do të jetë e nevojshme të zgjedhim organizimin e kompjuterizuar që përputhet më mirë me elementët e ndryshëm. Prandaj është e rëndësishme për të krijuar një skuadër përgjegjëse për një nën-kategori ‘kompjuter’ të EMIS. Kjo skuadër duhet të kete njohuri të shkëlqyera për kompjuterat dhe veçanërisht në menaxhimin e bazave të të dhënave. Trajnimi mund të përmirësoje njohuritë fillestare të kësaj skuadre dhe ti japë mjetet për të ndërtuar një sistem të kompjuterizuar efikas, të domosdoshëm për EMIS. Zgjedhjet që do të bëhen duhet të jenë koherente dhe të harmonizuara, që lehtësojnë shkëmbimin mes niveleve të ndryshme gjeografike. Dikush duhet të përcaktojë llojin e materialeve që mbahen për rrjetet kompjuterike (server e poste pune) dhe sistemin operacional të serverave (Windows, Linux, Unix…) dhe platformat (Windows 2000, XP…)Siç është përmendur dhë më parë , nëse vendi ka më shumë se 1000 shkolla për shembull, është e nevojshme që në nivelin qëndror administrativ, mbledhja e të dhënave të organizohet duke u mbështetur në një sistem menaxhimi i bazave të të dhënave (DBMS) si Oracle, SQL Server, Interbase. Ky sistem duhet të jetë i tillë që të instalohet e konfigurohet shpejt gjatë periudhës së mbledhjes së të dhënave pa pritur kthimin e tyre. Nëse vendi është i vogël, mund të përdoret programi Access.Është e domosdoshme që personeli të jetë i aftë e i trajnuar për ti menaxhuar këto mjete dhe tu ofrohet atyre trajnim plotësues nëse është e nevojshme. Njohuritë në programim specifik (në gjuhët si C++ ose Visual Basic) mund të rezultojnë shumë ndihmëse. Në fund të kësaj faze, dikush duhet të kompletojë modelin fizik të të dhënave. Siguria e bazës së të dhënave duhet të garantohet: Te dhenat duhen ruajtur ashtu si edhe konfidencialiteti nga ndërhyrjet e jashtme eventuale (për shëmbull të vendosen ‘firewall’ kur përdoret interneti)

2.8 Përpunimi it ë dhënve dhe analizat fillestare

Është e rëndësishme të zgjidhjet një mjet i thjeshtë kompjuteri për futjen dhe kontrollin e të dhënave. Edhe në këtë rast, nevojitet trajnimi i personelit, por sidoqoftë, në situata urgjente, është e rëndësishme të preferohet thjeshtësia (duke përdorur për shembull programin kompjuterik të propozuar nga UNESCO).Përpunimi i të dhënave duhet shoqëruar në mënyrë simultane me analiza që mund të ofrojnë përgjigje të shpejta mbi ndryshimet kryesore që mbledhja e të dhënave na ka ndihmuar të zbulojmë. Informacioni mbi mjetet e nevojshme kompjuterike dhe kushtet e tyre të përdorimit (MS Excel, MS Access, Oracle, SAS, SPSS, Idams,….) që lehtësojnë këto analiza, jepen ne seksionin 4.5.5. Këto analiza sigurojnë gjithashtu seriozitetin e të dhënave dhe përpunimin e tyre. Përpjekjet duhet të na drejtojnë në përgatitjen e shpejtë të një dokumenti që përmbledh nxjerrjen e rezultateve te para për tu dërguar tek menaxherët më të lartë të ministrisë.


10

2.9 Publikimi i informacionit

Kjo duhet të kryhet sa më shpejt që të jetë e mundur në mënyrë që të ofrohen shërbimet për të cilat EMIS është ndërtuar. Dokumentet e para duhet të përcillen tek politikë bërësit e vendim-marrësit si dhe tek përdoruesit e tjerë që kanë lidhje me çështjen, pa vonesë, në mënyrë që të tregohet efiçenca e sistemit dhe përfitimet që mund të priten prej tij. Sa më shpejt që të lejohet nga burimet kompjuterike, duhet të ngrihen mjetet për konsultimin e bazës së të dhënave. Për shembull, në një bazë të dhënash e tipit Oracle, mjetet si Business Object ose Seagate Crystal Report, përtej 20/20… bëjnë të mundur për përdorues të ndryshëm të shërbimit që pas njëfarë trajnimi të kryejnë kërkimet e veta në bazën e të dhënave. Ky është një element shumë i rëndësishëm në zhvillimin e EMIS. Në të njëjtën kohë, është e domosdoshme të garantohet një publikim klasik i informacionit: një vjetar statistikor, për shembull, që mund të përpilohet elektronikisht ose të printohet në letër.

2.10 Ndërtimi i setit të parë të indikatorëve

Menjëhërë pas kthimit të të dhënave, është e rëndësishme të ngrihen indikatorët e projektit duke përdorur të dhënat e disponueshmë me efektivitet. Por është thelbësore që: (i) Përsa i përket nxënësve: shkallët e ndryshme të pranimit dhe regjistrimit ne bazë gjinie, moshe dhe rajoni. Kalkuloni gjithashtu indikatorët e përsëritjes dhe aksesit në fund të fillores, përsëri në bazë gjinie dhe rajoni. (ii) Përsa i përket mësuesve: niveli i kualifikimit dhe çertifikimit në bazë gjinie, raportit mësues/student, piramida e moshës së mësuesve për nga gjinia.(iii) Përsa i përket financimit: përqindja e buxhetit të alokuar ndaj arsimit, përqindja e shpenzimeve të arsimit në GDP dhe GNP, përqindja e shpenzimeve të edukimit nga komuniteti dhe autoritetet lokale, sektori privat, kostoja për njësi e nxënësve në krahasim me GDP per capita.

2.11 Trajnimi i gjithë aktorëve të EMIS

Pas fazës zhvilluese të sistemit, është e domosdoshme të kryhet një trajnim i gjerë i personelit që do të lidhet me EMIS. Trajnimi duhet të jetë i diferencuar sipas llojeve të personelit pasi disa do të jenë prodhues e disa të tjerë përdorues. Gjithashtu, disa persona do të jenë edhe prodhues edhe përdorues të informacionit. Këta duhet të trajnohen për të dyja aspektet. Në trajnim duhen përfshirë gjithashtu edhe personeli i nën-sistemeve që mobilizohet nga EMIS. Ata duhet të kenë interes për nivelet administrative dhe rajonale. Në mënyrë që të arrihen përfitimet maksimale, mund të projektohet një trajnim kaskade për trajnues dhe të trajnuar. Do jetë e nevojshme për shembull të organizohet trajnimi për trajnerët në nivel kombëtar. Këta të fundit do të jenë më pas përgjegjës për të trajnuar skuadrat rajonale që do jenë në kontakt të drejtpërdrejtë me shkollat


11

2.12 Monitorimi dhe zhvillimi i EMIS

Sapo të arrihet përtej fazës ‘minimale’ të prodhimit, duhet ndërtuar hap pas hapi një EMIS që është më i plotë dhe i targetuar më mirë drejt objektivave të vendit. Për të bërë këtë, duhen zhvilluar të gjitha elemntet e EMIS: mbledhja e të dhënave, llogaritja e indikatorëve, publikimi dhe shpërndarja e informacionit tek të gjithë aktorët, akses maksimal i informacionit për të gjithë menaxherët e shërbimit. Për më tepër, duke qënë se është shumë e rëndësishme që të krahasojmë rezultatet e arritura me objektivat afat-mesme, shpesh është shumë e dobishme të llogarisim projektimet mbi pranimet dhe nevojat e mësuesve. Këto të fundit mund të kryhen duke përdorur hipoteza të ndryshme, për shembull nëse përdorim projektimin e tendencave, mund të kuptojmë lehtësisht situatën e sistemit të arsimit në lidhje me një objektiv siç është: ‘shkollimi fillor universal në vitin 20XX’. Kryerja e analizës së nevojave për mësuesit lidhur me projektimin e pranimeve do të bëjë të mundur parashikimin e rreziqeve që lidhen me numrin e ulët të mësuesve ose vështirësitë serioze në rekrutim.

3. Një mjet për ngritjen e një EMIS: EMIS Builder software

RekomandimiUNESCO

3.1 EMIS Builder

EMIS builder është një program që mundëson krijimin dhe mbajtjen e Education Management Information System (EMIS). Qëllimi në zhvillimin e këtij program është mundësimi i ndërtimit të një sistemi të hapur që adaptohet lehtësisht ndaj nevojave të prodhuesve dhe përdoruesve të informacionit. Felksibiliteti i programit lejon që të përdoret në situata të ndryshme Ministria e Edukimit, Zyra e Statistikave, njësitë administrative në nivel rajonal, lokal dhe nivel shkolle). Mund të përdoret në nivelet qëndrore dhe të decentralizuara. Metoda e përdorimit të programit përcaktohet nga organizimi i mbledhjes së të dhenave të sistemit arsimor. Ndaj, ekziston ose jo një rrjet lokal, EMIS Builder lehtëson integrimin e të dhënave që vijnë nga burime të ndryshme. EMIS i ndërtuar nëpërmjet EMIS Builder do të lejojë kryerjen e sa vijon:

Përmirësimin e kapaciteteve për mbledhjen e të dhënave, përpunimin, analizën dhe 1. publikimin e informacionit në mënyrë që planifikuesit, administratorët dhe menaxherët e edukimit të kenë në dispozicion të dhëna të besueshme e në kohë; Krijimin e ndërfaqeve të lehta për tu përdorur gjatë hedhjes dhe ruajtjes së të 2. dhënave; Lehtësimi i aksesit dhe i përpunimit të të dhënave për përdoruesit e tre profileve: 3. programues aplikimi, administrator i bazës së të dhënave dhe përdorues fundor;Vlerësimin dhe modelimin e ndarjes së informacionit në një ambjent shumë-4. përdoruesish; Ruajtja e koherencës së përcaktimit të të dhënave me anë të një fjalori për të dhënat 5. dhe METADATA; Shkëmbimi i informacionit me sisteme të tjera (faqe EXCEL, tabela, përdorues fundor, 6. ndërfaqet e sistemeve të menaxhimit), domethënë importimin dhe eksportimin e të dhënave;


12

Sigurimi i pavarësisë së të dhënave dhe aplikimeve në nivel llogjik dhe fizik;7. Jep rezultate në formën e raporteve analitike ose tabela për qëllime shpërndarjeje në 8. mjete të ndryshme: CD Rom, disketë, letër, Internet, etc.

3.2 Modulet e EMIS

Ky program konsiston në tre module kryesore:EMISBuilder:Ky modul mundëson gjenerimin e EMIS-it tuaj në përputhje me përcaktimet dhe parametrat që ju fusni në përgjigje të pyetjeve që bëhen gjatë procesit të ndërtitmit të EMIS;EMISEdit: Ky modul mundëson kthimin në ndërtimin e EMIS dhe modifikimin e disa elementëve e parametrave të përcaktuar më parë;EMISapplication: Ky program menaxhon EMIS-in tuaj të krijuar me EMIS Builder.

Koncepte bazike të përdorura nga EMIS BuilderPër të lehtësuar strukturimin dhe ndërtimin e bazës së të dhënave në të cilën EMIS do të ruajë informacionin e tij, EMIS Builder përdor tre koncepte kryesore: elementët, dimensionin dhe tiparet (atributet). Në këtë kontekst, këto koncepte mbartin një kuptim specifik. •ElementëtNjë element (subjektose entitet) i sistemit të informacionitështë përfaqësimi i një subjekti i pajisur me një ekzistencë të pavarur dhe në përputhje me sistemin e menaxhimit arsimor të një vendi të caktuar. Shëmbuj të elementëve të informacionit: Studentë (nxënës), mësues, klasa, lëndë, etj. •DimensioniÇdo element i EMIS ka dimensione. Dimensionet bëjnë të mundur të përcaktojmë një grup të dhënash të të njëjtit tip që ndihmojnë në strukturimin e mbështetjes së informacionit. Ndonjëherë dimesioni quhet aksis. Dimensionet klasike janë dimensioni kohor dhe ai hapësinor. •Tipari(Atributi)Çdo dimesion zotëron tipare (attribute). Viti 2009, 2010 janë për shëmbull tipare të dimensionit kohor.

3.3 Hapat për krijimin e një EMIS duke përdorur EMIS Builder

EMIS Builder përbëhet nga dy element kryesorë: nga vetë aplikimi dhe sistemi i menaxhimit të bazës së të dhënave (DBMS). EMIS Builder përdor lidhjen ODBC (Open Database Connectivity) për të aksesuar burimet e të dhënave. ODBC është një standard i zhvilluar nga Microsoft dhe që lejon aksesimin e një numri të madh bazash me të dhëna nga një aplikim i vetëm. Piloti i ODBC pilots bëjnë të mundur lidhjen me të gjithë bazën që menaxhohet nga ODBC (Oracle, Sybase SQL Server, MS SQL Server, DB2, etj.)EMIS Builder adopton arkitekturen e serverit klient, për kilentët që operojnë në një platformë Ëindoës, dhe serverin në Ëindoës NT ose Windows 2000 server. Serveri i i databazës në distacë përdor SQL për të lejuar klinetët (programin tuaj EMIS) për të aksesuar te dhënat. EMIS Builder mund të përdorë gjithashtu dhe databazën lokale të ruajtur ne harddiskun tuaj. (Dbase, Foxpro, Access etc.) KrijimiitabelavesipasrrethanavegjeografikedheadministrativeqëgjendennëvendInformacioni i mbledhur lejon hyrjen dhe analizën e të dhenave tuaja sipas dimensionit hapësinor që zgjidhet. Menaxhimi i hedhjes së të dhënave mund të ndjekë sfondin administrative të ministrisë së arsimit për të lejuar llogaritjen dhe analizimin e indikatorëve që kanë nevojë për


13

të dhëna mbi popullatën (për shembull raportet e pranimit).Krijimi i tabelave në lidhje me informacionin mbi sistemin arsimor Në vazhdën e fazave pasuese, i gjithë informacioni do të hidhet në lidhje me me tërë sistemin arsimor, edhe nëse i përket një niveli të vetëm edukimi, sepse përqasja e EMIS është e sektorit të gjerë. Kjo nuk do të thotë që duhet të hedhim tërë informacionin që i përket niveleve të tjera të edukimit, por që eventualisht mund të importojë lëhtësisht të dhëna nga ministritë e tjera ose njësitë administrative. Ndërfaqja e hedhjes së të dhënave do të lejojë përshtatjen e emrave të niveleve me me emra kombëtare dhe hedhjen e zgjatjes së studimit dhe moshës së pranimit në çdo nivel dhe cikël. Për më tepër, nëse kemi të bëjmë me disa sisteme arsimore (mosha e pranimit ose kohë të ndryshme studimi), EMIS Builder të ofron mundësinë për ti mbajtur parasysh këto diferenca. Shtimi dhe redaktimi i elementëveMund të bëhet shtimi i elementëve të reja si dhe adaptimi i elementëve themelorë me terminologjinë kombëtare. EMIS Builder përmban element themelorë (kryesorë) që pa të cilat EMIS nuk do të sihte një sistem real informacioni. Këto elemente si dhe dimensioned e tiparet nuk mund të ndryshohen apo të fshihen. Mund të bëhen adaptime vetëm me terminologjinë e përdorur në sistem. Këta elementë janë ata që i përkasin sistemit arsimor dhe ata që i përkasin të dhënave të jashtme.

3.4 Aplikimi EMIS

Sapo EMIS krijohet, Aplikimi EMIS do të lejojë ekzekutimin dhe menaxhimin e tërë moduleve përbërës të tij.Këto module janë: • Moduli i hedhjes së të dhënave:Ndërfaqet do të jenë të disponueshme për hedhjen e të dhënave që i përkasin elementëve të mbajtur për të formuar pjesë të EMIS. Të dhënat e kapura do të ruhen në bazën e të dhënave krijuar nga EMIS Builder. Përveç kësaj, ju do të keni ndërfaqe për futjen e të dhënave të jashtme si popullata, buxheti dhe GDP. Këto ndërfaqe do të mundësojnë gjithashtu leximin dhe përditësimin e të dhënave që ruhen në mazën e të dhënave. • Moduli i Rezultateve:Ky modul lejon konsultimin e raporteve te pre-programuara, si për shembull nxënësit në arsimin fillor sipas notave bazuar në rajone, etj. Është e mundur gjithashtu për të hedhur drejpërdrejt kërkesa SQL nga SQL editor i tij. • Moduli i indikatorëve:Ky modul përbëhet nga dy opsione:(i) një listë e indikatorëve të arsimit që përdoren më së shumti, ndërmjet tyre dhe indikatorët e nevojshëm për monitorimin dhe vlerësimin e objektivave të “Arsim për të Gjithë” të përckatuar në Dakar,listëecilapërfshin18indikatorëbazëtëpërdorurapërvlerësiminEFA 2000. (ii) një ‘magjistar’ (program ndihme) i cili drejton përdoruesin përgjatë krijimit të indikatorëve që mundësojnë krijimin e indikatorëve të rinj specifikë që nuk shfaqen më parë. • Moduli për Simulimin e Modelit:Ky modul lejon përgatitjen e të dhënave në mënyrë që modeli i simulimit EPSSim 33 i UNESCO-s mund ti përdorë në përpunimin e strategjive dhe politikave të arsimit. • Moduli i analizës:Ky modul mundëson krijimin e grafikave dhe tabelave të kryqëzuara për vizualizimin dhe analizimin e të dhënave sipas perspektivave të ndryshme. Është një mjet i vendim-marrjes për


14

menaxhimin e sistemit arsimor. • Moduli i Mjeteve:Ky modul përfshin mjete të tilla si shumëfishuesi Sprague, llogaritësi i indeksit, parametrat statistikorë (mesatarja, variablat, etj), përshtatja e tendencave, etj.

4. EMISALB – Pilotimi i iniciativës EMIS në qarqet Korçë dhe Kukës

4.1 Pse EMIS ALB

Mbledhja e informacionit mbi arsimin në Shqipëri, në përgjithësi bëhet duke përdorur forma të gatshme tabelash statistikore që mbushen në letër nga shkollat dhe dërgohen tek drejtoritë arsimore dhe MASH. Plotësimi i këtyre formave bëhet me dorë dhe përpunimi i të dhënave ne kompjuter bëhet kryesisht në nivel ministrie. Informacioni i mbledhur në këtë mënyrë nuk ofron mundësinë për prodhimin e output-eve që priten, në lidhje me një analizë reale statistikore të të dhënave për arësye të ndryshme. EMIS në Shqipëri nuk është ende në funksionim të plotë. Shëmbujt tregojnë se një ndarje e unifikuar e informacionit mungon në mënyrë domethënëse mes MASH, Drejtoritve Rajonale të Arsimit (DRA-të: Njësitë e decentralizuara të MASH), qeverisë lokale, komunave dhe shkollave. Për rrjedhojë, poltikë-bërësit qëndrorë përdorin kryesisht statistika kombëtare, të cilat nuk i ndihmojnë dot të identifikojnë probleme lokale si dhe të hartojnë strategji specifike për të përmirësuar indikatorët në zonat problematike, dhe kështu ti përmirësojnë ato dhe në shkallë kombëtare.

EMIS ka për qëllim kryesor ofrimin e mundësive për mbledhjen, shpërndarjen dhe ruajtjen e informacionit në një mënyrë të thjeshtë, të shpejtë, të saktë, bazuar në standarde dhe të pakufizuar nga të gjitha nivelet e njësive. EMIS nuk ka të bëjë vetëm me hedhjen e të dhënave në kompjuter, por ka të bëjë më tepër me ofrimin e mjeteve për kërkim konceptual dhe investigimin analitik të të dhënave të mbledhura. Sistemi duhet të fuqizojë njerëzit në nivele të ndryshme të sistemit me aftësitë e disagregimit të të dhënave ekonomike, infrastrukturore, sociale (përfshi minoritetet) dhe arsimore në termat rural.urban dhe nivel qëndror, rajonal, qarku, bashkie dhe shkolle. Njësia përgjegjëse për mbledhjen dhe përpunimin e informacionit duhet të jenë të forta në mënyrë që të rrisin e zhvillojnë aktivitetin e tyre në drejtime të ndryshme:

Informacioni që duhet të mblidhet duhet a. të përfaqësojë një sistem unik të dhënash në lidhje me nomeklaturat dhe shtrirjen e përpunimit si të tilla; Emërtimet e të dhënave për tu mbledhur duhet të jetë një b. përgjegjësi që mbështetet nga MASH dhe që merr bekimin apo aprovimin e niveleve më të larta; Serioziteti dhe kompletimi i këtij informacioni duhet konfirmuar c. plotësisht nëpërmjet bashkëpunimit institucional që duhet ngritur dhe mbajtur me INSTAT; Informacioni i mbledhur duhet të konsiderohet si një d. pasuri institucionale që vihet në shërbim të sistemit.

Qëllimi dhe objektivat kryesorë të programit/projektit është ti rekomandojë MASH një model se si të ngrejë dhe organizojë një njësi efiçente që është përgjegjëse për EMIS dhe shtrirjen mbarë kombëtare të modelit deri në 2010.


15

Objektivat:Përdorimi i EMIS (EMIS developer)të krijuar në Korçë e Kukës si model pilot. a. Promovimi i përdorimit të informacionit për zhvillim arsimor. b. Kultivimi i punonjësve të EMIS në fushat e vëzhgimit administrativ, përpunimi i të dhënave c. (hardware, softëare, networking), analiza dhe përdorimi i informacionit mbi arsimin dhe menaxhimi, monitorimi e vlerësimi i aktiviteteve të EMIS.

4.2 Eksperienca të mëparshme në zbatimin e EMIS ALB

Pilotimi i EMIS përdy rajonet ishte një ide e UNICEF ardhur nga nevojat dhe eksperiencat e Programit të Arsimit Fillor në nivel lokal dhe qëndror. Ky projekt po hyn në fazën e trëtë të tij si një progres i natyrshëm që lidhet me kërkesat kombëtare dhe lokale.

Në nivel kombëtar: Në vitin 2006, Banka Botërore filloi nismën e EE-P (SWAp), ipërfshi EMIS si një komponent të rëndësishëm të reformave në mirëqeverisje. Objektivi i tij kryesor është mbështetja e implementimit të fazës së parë të NES Shqipëri NES 2006-2015. Për një implementim të saktë të këtij dokumenti të rëndësishëm kombetar, duhen marrë disa masa plotësuese të cilat janë integruar tashmë në Planin Buxhetor Afat-Mesëm (MTBP). Këto përfshijnë një rendim të saktë të planit të veprimit dhe buxhetit vit pas viti bazuar në një monitorim të hollësishëm të arritjeve të vitit të mëparshëm. Ndaj dhe prioriteti i parë është përmirësimi i bazës së të dhënave dhe instalimi i një EMIS efektiv. Prioriteti i dytë që shfaqet është krijimi i kapaciteteve menaxheriale të personelit kyç në institucionet arsimore dhe administratën e arsimit që nga nivelet e decentralizuara e deri në nivel shkolle. Disa aktivitete janë kryer, por ato kanë qënë sporadike.

Mesazhi kryesor që vjen nga planet e MASH është se “EMIS ekzistues” ka nevojë të rivitalizohet, përmirësohet dhe të jetë plotësisht funksionues. Në këtë aspekt, pa patur një EMIS të bazuar në shkolla që na pajis me informacion të detajuar dhe të disagreguar nga shkollat, menaxherët e edukimit nuk mund të dinë nëse objektivat e EFA janë arritur ose jo, nuk mund të kryejnë analiza kosto-përfitim të ndërhyrjeve të mëparshme në mënyrë që të ndërmarrin veprime efiçente lidhur me politkën në të ardhmen. Ndaj dhe ndërtimi i një EMIS me bazë gjinore që ofron të gjitha të dhënat e nevojshme për monitorimin dhe vlerësimin e proçesit EFA është një “duhet” për qeverinë Shqiptare sot. Një politikë bërje e vërtetë në arsim bazohet së pari e mbi të gjitha në të dhëna të reale e të shëndosha që vijnë nga shkollat. Në nivel lokal: Që prej 4 vjetësh UNICEF po mbështet DRA-të e Kukësit dhe Korçës drejt vendosjes së një EMIS me bazë shkollën. Një nga qëllimet e programit është ndihma ndaj qeverisë me fazën pilot të planit (përmendur më sipër) në mënyrë që të përgatiten rrethanat në nivel lokal duke krijuar mjetet e nevojshme të modelit për një Sistem EMIS me bazë shkollën të fortë e të qëndrueshëm , i aftë për t’iu përgjigjur kërkesave të EMIS rajonal dhe qëndror. Qëllimi final është propozimi i ndërhyrjeve pilot të EMIS për ngritje në një nivel rajonal në vitin 2010. Deri tani, ndërhyrjet e bëra në këtë aspekt përfshijnë:

Faza e parë (2006) filloi në një kohë kur qytetet e Kukësit dhe Korçës nuk kishin asnjë nga elementët e EMIS, qoftë edhe formën elektronike të informacionit. Ndaj dhe aktivitetet e kësaj faze u përqëndruan në: (i) mbështetja me infrastrukturë dhe teknologji IT; (ii) Paisja i 5 shkollave në Kukës dhe 5 shkollave në Korçë me kompjutera, printera, UPS dhe internet për


16

një vit; (iii) ngritja e kapaciteteve për drejtorët e shkollave, mësuesit dhe specialistët e DRA; (iv) përpilimi dhe përdorimi i listës së indikatorëve të EFA-s (182 indikatorë). Produktet e para të EMIS janë: (i) ngritja e informacionit elektronik të shkollës; (ii) realizimi i komunikimit të parë elektronik të informacionit shkollë-DRA.

Faza e dytë (2007), duke reflektuar kërkesat, nevojat dhe ekpseriencën e fituar, u shtri dhe u fokusua në ngritjen e kapaciteteve lokale, si një element shumë i rëndësishëm për qëndrueshmërinë dhe performancën e EMIS në përgjithësi. Dy DRA-të u mbështetën fort në ngritjen e një rrjeti dhe qëndre të vërtetë trajnimi për EMIS. Në lidhje me këtë u ndërmor sa më poshtë

Mbështetja me infrastrukturë teknologjike: (i) u ngrit një qëndër trajnimi në DAR e pajisur me 5 kompjutera, një projektor, 1 lap-top, 1 ekran projektimi, 1 printer-fotokopje-skaner, një inverter 3,4 KvA si dhe tre bateri 200 AH; (ii) DRA u pajis me internet DSL; (iii) u krijua një rrjet ËiFi për të ofruar shërbimin e internetit në 10 kompjutera; (iv) 10 shkolla u pajisën me nga 2 kompjutera, një inverter 3,4 KvA si dhe tre bateri 200 AH; (v) 5 shkolla vazhduan të kenë internet edhe një vit tjetër; (vi) u krijuan rrjete në shkolla që ofrojnë shërbimin e internetit në rreth 25 kompjutera.

Mbështetje me ngritjen e kapaciteteve njerëzore: (i) u trajnuan 20 trajnerë lokalë me aftësi trajnuese, komunikim informacioni bazuar në ëeb dhe komunikim elektronik; (ii) u trajnuan punonjës kyç të qeverisë lokale dhe 100 mësues në programet bazë IT dhe programet e komunikimit.

4.3 Planifikimi zbatimi i fazës së tretë 2008 -2010

Planifikimi i fazës së trëtë (2009) kërkonte që pas fazës përgatitore 2007, të testohej/pilotohej funksionimi i EMIS dhe tërë gjetjet e aktiviteteve të implementuara të përdoreshin si inpute për finalizimin e modelit të EMIS. Aktivitete më të rëndësishme të fazës së tretë iu kushtuan dizenjimit të aplikimeve IT. Pilotimi i një modeli funksionues të EMIS në një set aktivitetesh dhe isntrumentesh si:

Një vlerësim për gjithë institucionet e linjës, i kryer për të harmonizuar modelet a) statistikore në nivele të ndryshme (MASH, Instituti i Kurrikulës dhe Trajnimit, Qëndra e Vlerësimit të Arsimit, INSTAT, etj.);Ngritjen e një Komiteti Drejtues me përfaqësues të MASH. Kjo garanton që piltoi b) EMIS i propozuar është në linjë me programin e MASH për të lehtësuar integrimin e ardshëm të sistemit EMIS në nivel kombëtar. Zhvillimi i modeleve të standardizuara të shkollave i kryer nnga një grup pune ndër-c) sektorial; Model aplikimi IT miqësor ndaj përdoruesit;d) Dizenjimi i moduleve EMIS për tu përdorur në trajnimet e Universiteteve e) pedagogjike dhe për mësuesit ‘në shërbim’.

Qëllimi:Rekomandimi i një modeli për MASH se si të ngrejë dhe organizojë një njësi efiçente që është përgjegjëse për EMIS dhe shtrirjen mbarë kombëtare të modelit deri në 2015.


17

Objektivat:Përdorimi i EMIS (EMIS developer)të krijuar në Korçë e Kukës si model pilot. a. Promovimi i përdorimit të informacionit për zhvillim arsimor. b. Kultivimi i punonjësve të EMIS në fushat e vëzhgimit administrativ, përpunimi i të dhënave c. (hardëare, softëare, netëorking), analiza dhe përdorimi i informacionit mbi arsimin dhe menaxhimi, monitorimi e vlerësimi i aktiviteteve të EMIS.

Strategjitë kryesore për implementimin e projektit u shtrinë në dy drejtime: (i) vlerësimi i punës së bërë deri tani dhe rënia dakort me institucionet respektive si MASH, DRA, INSTAT, CTI mbi procedurat standarde për tu ndjekur dhe (ii) mbledhja e informacionit të nevojshëm për EMISALB. AGENDA Institute filloi të hartonte:

Kodimi.a) “Codebook” tregon për çdo variabël nga cili institucion buron, dhe çfarë përkufizimi duhet përdorur që mbahet në të dhënat e regjistruara në EMIS. Për të mbajtur regjistrime te sakta e që përputhen, të cilat lejojnë analizat gjatësore dhe ndër-sektoriale, duhet të caktohet një kod identifikues unik për secilin nivel të sistemit arsimor për të cilin të dhënat mblidhen (shkollat, mësuesit, studentët) dhe në të cilin të dhënat mund të grupohen e krahasohen (p.sh, njësitë politike, nivel sistemi).

Pyetësorib) . Për vendosjen e një rutine në mbledhjen dhe rrjedhën e të dhënave, do të hartohet një pyetësor dhe miratohet nga grupet e interesit. Pyetësori do të përfshijë të gjithë indikatorët bazë që lidhen me përshkrimin e gjendjes së shkollave, klasave, nxënësve dhe mësuesve. Pyetësori do të hartohet në përputhje me informacionin statistikor që kërkohet nga Programi Kombëtar i Arsimit. Hartimi i pyetësorit do të lejojë kros-tabulimin dhe vendosjen e hierarkisë së të dhënave në Programin IT.

ManualiiMbledhjessëtëDhënavec) . Duhet ofruar dokumentacioni që shpjegon kuptimin e të dhënave. Duke njohur kontekstin nga i cili të dhënat vijnë, na mundëson krijimin e indikatorëve kuptim-plotë që do të ndihmojnë në drejtimin e politikave arsimore. .

Menaxhimi i Projektit:Projekti është supervizuar dhe drejtuar përgjate implementimit nga një Bord Kombëtar, i cili është i përbërë nga përfaqësues të MASH, INSTAT, Instituti i Kurrikulës dhe Trajnimit, si dhe drejtorët e DRA-përkatëse. Misioni i këtij Bordi ishte zhvillimi i politikave për ecurinë e projektit, monitorimi dhe nxjerrja e rekomandimeve për rishikim të aktiviteteve. Roli i përfaqësuesve të MASH në vecanti, kishte të bënte me shqyrtimin më të mirë të ekpseriencës së suksesshme të projektit me synim shtrirjen e tij në shkallë kombëtare.

Në nivel lokal, u ngritën Bordet lokale për secilin nga rajonet, me pjesëmarrjen e drejtorëve të DRA, drejtorët e shkollave dhe përfaqësues te sektorit të edukimit nga Bashkitë. Bordi lokal siguronte që objektivat e projektit të arriheshin në kohën e duhur.

Ngritja e kapaciteteve:Një nga elementët thelbësorë të EMIS nbetet trajnimi. Për shkak se teknologjia ndryshon shpejt si dhe për arësye se numri i stafit të përfshirë me projektin ka qenë shumë i madh, trajnimet ishin një aktivitet i vazhdueshëm. Pa plane afat gjata dhe afatshkurtra efikase trajnimi, do të jetë e vështirë të arrihet në një EMIS të susksesshëm në rajone dhe MASH. Të gjithë


18

punonjësve përgjegjës për EMIS në DRA dhe shkolla do të pajisen me aftësi bazë të përdorimit të kompjuterit e lehtësiranë përdorimin e internetit. HedhjaetëDhënaveGjatë realizimit të EMIS ALB, pyetësorët e plotësuar nuk u kthyen kurrë, për arësye objective, ndaj dhe hedhja e të dhënavë është shtyrë. Këtë kohë AGENDA e ka shfrytëzuar si një mundësi e mirë për të ndërtuar një “open source web application”, që lejon 10 shkollat e zgjedhura në rrethe për t’i future vetë të dhënat e tyre. Kjo zgjedhje i bën më të pavarura shkollat pjesëmarrëse ne projektin EMIS.

Monitorimi i proçesitEMISALB u zhvillua në një IPS të pavarur dhe i tërë trafiku it ë dhënave u trajtua jashtë serverit të MASH. Të gjithë përdoruesit u pajisën me një ‘emër përdoruesi’ dhe një fjalëkalim. Monitorimi u krye nga administratori i të dhënave që ishte në të njëjtën kohë dhe koordinatori i projektit. MASH ishte e interesuar të ndiqte nga afër eksperiencën e hedhjes së të dhënave në nivel shkolle. Për këtë arësye, EMISALB u zgjerua me një shkollë në Qytetin e Tiranës. Shkolla e përzgjedhur për të marrë pjesë në ushtrimin EMIS ALB ishte shkolla Hoxha Tahsin. Kjo shkollë hyri në skemë pothuaj në të njëjtën kohë me shkollat në Kukës dhe Korçë dhe hedhja e të dhënave u monitorua lehtësisht nga MASH.

IndikatorëtEMISALB prodhon një set indikatorësh nga të dhënat e mbledhura. Indikatorët llogariten në nivel shkolle, drejtorie rajonale dhe në nivel kombëtar. Aksesi ndaj indikatorëve lejohet sipas hierarkisë organizative. Përdoruesit nga MASH mund ti aksesojnë të gjithë indikatorët, ndërsa drejtoritë rajonale dhe shkollat mund të aksesojnë indikatorët që i përkasin vetëm njësisë së tyre organizative. Indikatorët llogariten sipas kërkesës, nëpërmjet një proçesi grupimi. Sistemi ruan historikun e llogaritjes së indikatorëve, duke ju dhënë mundësi përdoruesve të identifikojnë tendencat dhe të zbatojnë masat korrektuese.

Analizimi i të dhënave Indikatorët e prodhuar automatikisht nga aplikimi EMISALB dhe të dhënat e mbledhura nga njësitë lokale statistikore, u përdorën për të përgatitur një model mbi analizën e situatës në rrethe. Këto analiza do të prodhohen periodikisht nga DRA në bashkëpunim me Sektorin e Arsimit të Bashkisë. Dokumenti do të shpërndahet tek të gjithe palët e interesuara dhe do të nxisë fillimin e një dialogu konstruktiv me ta.

5. Teknologjia EMIS

1. EMISALB është një aplikim web-i i qëndërzuar. EMISALB përdor infrastrukturën e ndërtuar brënda Projektit “Shqipëria në moshën e internetit” dhe lehtëson përditësimin dhe mbështetjen teknike të aplikimit.

2. Aplikimi ndërtohet si një makinë virtuale që mund të lidhet me infrastrukturën ekzistuese të Ministrisë së Arsimit dhe Shkencës. Pirgu teknologjik i përdorur për aplikimin është si më poshtë:

VMWare ESXi për makinën virtuale•


19

Ubuntu Linux 8.04 LTS •

Apache 2.2 web server me modulet e mëposhtme:•

Mod_ssla.

Mod_proxyb.

Mod_rewritec.

Mod_expiresd.

Mod_deflatee.

Oracle XE database•

Oracle Application Express 3.2.1•

3. Elementët e pirgut teknologjik janë pa pagesë ose burime të hapura:

VMWare ESXi Pa pagesë

Ubuntu Linux 8.04 LTS Burim i hapur

Apache 2.2 web server Burim i hapur

Oracle XE database Pa pagesë

Oracle Application Express Pa pagesë

4. Arkitektura e infrastrukturës së aplikimit

Arkitektura logjike tregohet në fig 1:

Figure 1 Arkitektura logjike

Sa i përket arkitekturës fizike, Apache mund të vendoset në të njëjtin server ku ruhet baza e të dhënave ose në një server të veçantë. Një arkitekturë fizike që rekomandohet, tregohet në figurën 2:


20

Figure2Arkitekturafizikeerekomanduar

5.1 Aplikimi EMISALB

Aplikimi ndërtohet duke përdorur Oracle Application Express (APEX). APEX është një hapësirë e bazuar në web për zhvillim të shpejtë të aplikimeve. APEX është një component pa pagesë për të gjitha databazat e versionit Oracle. Si rezultat, EMISALB mund të përdorë automatikisht të gjitha avantazhet e bazës së të dhënave si përshkallezimi, siguria, funksionet analitike, disponueshmëri e lartë, etj. Website grafik i EMISALB gjenerohet nga APEX në HTML. Aspekti visual është i ndarë nga sfunksionaliteti dhe përcaktohet nga modeli CSS. Kjo bën të mundur që ana vizuale e aplikimit të menaxhohet me lehtësi pa ndikuar funksionalitetin. Website grafik përdor element modernë të Web 2.0 dhe AJAX, në mënyrë që të lehtësojë punën e përdoruesit. Ky tipar vihet re veçanërisht në sistemin e raporteve, i cili lejon përdoruesin e zakonshëm të përshtasë raportet ekzistuese ose të gjenerojë raporte te rinj. (http://www.emisalb.org)

5.2 Aplikimi EMISALB në praktikë

•Moduliihedhjessëtëdhënave:Ndërfaqet do të jenë të disponueshme për hedhjen e të dhënave që i përkasin elementëve lidhur me shkollën, klasën, lëndën, nxënësin, mësuesin, të cilët janë hartuar për të qënë pjesë e EMISALB. Të dhënat e kapura do të ruhen në bazën e të dhënave krijuar nga EMIS Builder. Përveç kësaj, ju do të keni ndërfaqe për futjen e të dhënave të jashtme si popullata, buxheti dhe GDP. Këto ndërfaqe do të mundësojnë gjithashtu leximin dhe përditësimin e të dhënave që ruhen në mazën e të dhënave.•Moduliiindikatorëve:Ky modul lejon konsultimin e raporteve të pre-programuara mbi indikatorët EFA. Në këtë fazë të zhvillimit, EMISALB llogarit 144 indikatorë nga 180 të tillë. Në këto 144, 13 janë përfshirë në program si indikatorë të jashtëm. •ModuliiRezultateve:Ky modul lejon konsultimin e punës së bërë duke dhënë nivele të ndryshme të drejtash për personat që hedhin të dhënat, administratorin dhe supervizorin. Është e mundur gjithashtu për të hedhur drejpërdrejt kërkesa SQL nga administratori i sistemit SQL.


21

•Moduliianalizës:Ky modul mundëson krijimin e grafikave dhe tabelave të kryqëzuara për vizualizimin dhe analizimin e të dhënave sipas perspektivave të ndryshme. Është një mjet i vendim-marrjes për menaxhimin e sistemit arsimor.

6.MësimedheRekomandime

6.1 Krijimi i EMIS ALB

Ekperiencat gjatë këtij pilotimi e ka ndihmuar stafin e AGENDA-s të ketë disa refleksione të cilat është e lumtur t’i ndajë. Në këtë aspect, shohim si të dobishme pikat e mëposhtme:

Ëndrrat1. – Filloni duke formuluar vizionin që kërkoni të arrini. Kjo është pika bazë e nisjes. Shkruaje këtë në një formë të shkurtër dhe konçize. Pyesni veten: “Çfarë është EMIS?” dhe “Pse na nevojitet” Me fjalë të tjera ju duhet të keni një formulim të vizionit. Mund të jetë e nevojshme të mbështetemi në eksperiencat e vendeve të tjera. Stafi i Institutit AGENDA falenderon shumë Znj Aurora Bushati, Përgjegjëse për Programin e Arsimit Fillor në UNICEF, e cila nxiti drejt rrugës së duhur.

Skanimiiambjentit2. – Studioni me kujdes dhe duke patur një qëllim, ambjentin në të cilin ju punoni. Kini parasysh se çfarë është duke bërë MASH me drejtoritë e sektorët e saj si dhe çfarë duan të bëjnë në të ardhmen, etj. Identifikoni rolin që EMIS mund të luajë dhe çfarë mbetet për tu shqyrtuar në secilën drejtori e secilin sector. Shqyrtoni me kujdes situatën në secilin qark dhe në secilën shkollë.

Informacioni vlerësues3. – Mblidhni dhe përpiloni informacion vlerësues që lidhet me formulimin e vizionit. Kjo është shumë e rëndësishme. Përdoruesit mund të thonë diçka me rëndësi të madhe që lidhet me vizionin dhe që duhet të mërret ne konsideratë për rafinimin e mëtejshëm të planit tuaj të veprimit dhe për proçesin e nxjerrjes së mësimeve.

Mbledhjaetëdhënave4. – Është një aktivitet i përditshëm në termat e një plani dhe zbatim plani, një strategji për informacion vlerësues, trajnim, mekanzimat monitorues, menaxhim i përgjithshëm, krahu i punës, lehtësirat, etj. Kini parasysh që personat përgjegjës për EMIS në shkolla mund të përballen me plot problem të përditshme si ndërprerja e internetit, ndërpreja e energjisë, etj.

Faktorët e suksesit5. – Përveç hapave të nënvizuar më sipër, është e rëndësishme që gjatë tërë proçesit, në EMIS të përfshihen profesionistët kyç dhe përdoruesit kryesorë. Zbatimi i saktë i EMIS varet gjithashtu nga ekzistenca e personelit të dedikuar për të ruajtur dhe përditësuar burimin e të dhënave në ëeb të EMIS për secilën shkollë.

6.2 Sfidat e ndërtimit të EMIS ALB

EMIS është një koncept relativisht i ri, që lindi nga nevoja e ndërmarrjes së një forme më të koordinuar e menaxhimit të informacionit mbi arsimin. Në MASH, sektori i statistikave mund të jetë përgjegjës për mbledhjen e statistikave arsimore. Është ky sektor i cili po transformohet në EMIS, në mënyrë që ti japë pamje më të gjerë dhe një përqasje më të koordinuar përpunimit të informacionit arsimor nga shkollat, drejtoritë e MASH dhe institucioneve të tjera arsimore si Agjensia e zhvillimit të kurrikulave, agjensia e trajnimit të mësuesve, etj. Qëllimi i EMIS është të përpilojë informacion më gjithëpërfshirë dhe të orientuar drejt politikave. Me rritjen globale


22

të kërkesës për informacion dhe rritjen e volumit të punës, kërkesa për lehtësira të tilla si kompjutera, është rritur ndjeshëm. Kjo, nga ana tjetër ka bërë që institucionet të kërkojnë personel akoma dhe më të trajnuar me aftësi dhe njohuri kompjuterike mbi nevojën ekzistuese për profesionistë të trajnuar në statistikë dhe me zotësi në analizim të dhënash. Për plotësimin e këtyre kërkesave, është thelbësore që të arrihet angazhimi i vendim-marrësve nëse nevojitet alokimi i buxhetit për prokurime dhe trajnime.

Ndërgjegjësimi: Një nga qëllimet kryesore të ngritjes së një njësie koordinuese për informacionin brënda MASH është që të rrisë ndërgjegjësimin e përdoruesve mes planifikuesve, vendim-marrësve, kërkuesve, ekspertëve, sistemeve mbeshtetëse të vendimeve dhe administratorëve në MASH.

Alokimi i buxhetit: Një nga masat apo indikatorët e matjes së nivelit të ndërgjegjësimit është vullneti i vendim-marrësve dhe planifikuesve për të alokuar buxhetin e nevojshëm për ngritjen dhe zhvillimin e EMIS brënda MASH. Në këtë drejtim, blerja e teknologjisë së re, postimi i instrumenteve për mbledhjen e të dhenave në shkolla dhe ndërmarrja e kërkimeve dhe sondazheve për plotësimin e rezultateve statistikore, janë disa aspekte të nevojave buxhetore që ia vlen të përmenden.

Lidhja me internetin: Duke qënë se pilotimi i EMISALB u mbështet në një aplikim web-i gjysëm të hapur, është kritike të kryhet pajisja me internet e çdo shkolle. Në rastet kur internet nuk mund të sigurohet, shkollat duhen pajisur me zgjidhje alternative. MASH do të planifikojë burime financiare për këto zgjidhje alternative.

Mësimi i vetë-filluar: Iniciativa për të mësuar mbi punën, për të qënë krijues dhe për të ndërtuar vizionin e së ardhmes, shpesh mungon mes drejtuesve të EMIS. Dedikimi për të sakrifikuar kohë personale dhe ngulmimi në vendosjen e dialogut me vendim-marrësit e poltike-bërësit me shpresën e arritjes së vizioneve të së ardhmes, po ashtu mungon mes staticienëve dhe profesionistëve të kompjuterave që punojnë me EMIS.

Nevoja për trajnim të vazhdueshëm: Në dritën e ndryshimeve të shpejta teknologjike si dhe duke patur parasysh natyrën shumë profesionale të punës së EMIS, i tërë stafi i EMIS duhet të punojë në një ambjent ku mësohet vazhdimisht si dhe të zbatojnë njohurinë e fituar nëpër kohë. Këto përpjekje dhe nevoja shpesh lihen pas dore nga vendim-marrësit. Gjithashtu, duke qënë se EMIS do të jetë subjekt i përmirësimit dhe zgjerimit të vazhdueshëm, nevoja për trajnim do të jetë e vlerësuar.

6.3 Përmbledhje dhe konkluzione

Ngritja dhe forcimi i EMIS arrihet me sukses kur vendim-marrësit e lartë kuptojnë rëndësinë e zhvillimit të sistemeve të informacionit për të gjitha funksionet e MASH.

Kërkesat e mëtejshme për ekipin menaxhues të EMIS janë që të koordinojë burimet dhe personelin, të ofrojë drejtim (lidership) vizionar, si dhe të eksplorojë ambjentin për performancë më të lartë duke përdorur informacion vlerësues thelbësor.

Ekipi menaxhues i EMIS duhet të jetë i aftë të përfshijë të gjithë palët e interesuara, sidomos përdoruesit dhe të arrijë dialog të vazhdueshëm mbi çfarë kërkohet dhe çfarë është e mundur, qoftë në terma afat-shkurtër qoftë në terma afat-gjatë. Menaxhimi është gjithashtu përgjegjës për të punuar me stafin e EMIS në mënyrë që ata të kuptojnë rëndësinë e rolit të përdoruesve në përpjekjen për të ngritur dhe forcuar sistemin e informacionit. Prandaj, bordet rajonale, anëtarët e të cilëve vijnë nga njësitë lokale të politikë-bërësve, është një hap i rëndësishëm për tu kryer që në fillim.


23

Trajnimi i personelit në EMIS, si dhe jashtë EMIS por përbrenda MASH, është një sukses sine qua non. Mësimet nga sukseset dhe dështimet tona, zgjerojnë njohuritë dhe ofrojnë vlerësime për strategjitë e zgjidhjes efektive të problemeve në nivelin më të lartë. Kjo është një praktikë e zakonshme për çdo organizatë që mëson. I lejon ekipit menaxhues të EMIS në tërësi që të trajtojë problemet, duke i udhëhequr drejt zotërimit të aftësive të nevojshme për të arritur qëllimet.

Roli i EMIS është të forcojë kapacitetet lokale e kombëtare për të siguruar informacion të saktë, në kohën e duhur dhe të dobishëm (sidomos fokusuar në aspektet margjinalizuese) për politikë-bërësit, planifikuesit, vendim-marrësit dhe sistemet e mbështetjes së vendimeve. Në mënyrë që të arrijë këtë, EMIS duhet të zhvillojë aftësinë për të ndërtuar një vizion të shëndoshë në ngritjen e një sistemi informacioni dhe të punoje e mbajë dialog me përdoruesit e informacionit si dhe të mësojë prej tyre në mënyrë të vazhdueshme. Cilësia e produkteve që ne gjenerojmë do të ketë një impakt shumë më të madh se mund të parashikojmë në tërheqjen e vëmendjes së përdoruesve the tërheqjen e tyre drejt përdorimit të informacionit. Sa më shumë informacion përdoret, sa më shumë rritet kërkesa për informacion, aq më shumë do rritet cilësia e informacionit dhe aq më shumë vendime të mira do të merren, të cilat do të ndihmojnë në avancimin e mëtejshëm të zhvillimeve tërësore në arsim.


24

aneks 1

Lista e indikatorëve të 1. EFA (hartuar nga Organizata për Zhvillim në Arsim në kuadrin e projektit “Braktisja e fshehur” 2002-2005, mbështetur nga Program iArsimit Fillor UNICEF)

Ndjekja e shkollës

Numri i nxënësve të regjistruar në shkollë në fillim të vitit shkollor 1. Numri i vajzave të regjistruara në shkollë në fillim të vitit shkollor 2. Numri i nxënësve të regjistruar në ciklin e ulët në fillim të vitit shkollor3. Numri i vajzave të regjistruara në ciklin e ulët në fillim të vitit shkollor4. Numri i nxënësve të regjistruar në ciklin e lartë në fillim të vitit shkollor5. Numri i vajzave të regjistruara në ciklin e lartë në fillim të vitit shkollor6. Numri i nxënësve të regjistruar në klasën e parë në fillim të vitit shkollor7. Numri i nxënësve të regjistruar në klasën e parë, që janë 6 vjeç në fillim të vitit 8. shkollorNumri i nxënësve të regjistruar në klasën e parë, që janë 7 vjeç në fillim të vitit 9. shkollorNumri i nxënësve të regjistruar në klasën e parë, që janë 8 vjeç në fillim të vitit 10. shkollorNumri i nxënësve të regjistruar në shkollë në fund të vitit shkollor 11. Numri i vajzave të regjistruara në shkollë në fund të vitit shkollor12. Numri i nxënësve të regjistruar në ciklin e ulët në fund të vitit shkollor13. Numri i vajzave të regjistruara në ciklin e ulët në fund të vitit shkollor14. Numri i nxënësve të regjistruar në ciklin e lartë në fund të vitit shkollor15. Numri i vajzave të regjistruara në ciklin e lartë në fund të vitit shkollor16. Numri i nxënësve që kanë braktisur shkollën17. Përqindja e nxënësve që kanë braktisur shkollën 18. Numri i vajzave që kanë braktisur shkollën19. Përqindja e vajzave që kanë braktisur shkollën20. Numri i nxënësve që kanë braktisur shkollën në ciklin e ulët21. Përqindja e nxënësve që kanë braktisur shkollën në ciklin e ulët22. Numri i vajzave që kanë braktisur shkollën në ciklin e ulët23. Përqindja e vajzave që kanë braktisur shkollën në ciklin e ulët24. Numri i nxënësve që kanë braktisur shkollën në ciklin e lartë25. Përqindja e nxënësve që kanë braktisur shkollën në ciklin e lartë26. Numri i vajzave që kanë braktisur shkollën në ciklin e lartë27. Përqindja e vajzave që kanë braktisur shkollën në ciklin e lartë28. Numri i braktisësve sipas klasave29. Numri i nxënësve që nuk mbarojnë arsimin e detyruar për arsye të plotësimit të 30. moshës ligjore


25

Familja

Numri i nxënësve jetimë 31. Numri i nxënësve me prindër të divorcuar32. Numri i nxënësve romë33. Përqindja e nxënësve romë34. Numri i nxënësve minoritarë 35. Numri i nxënësve nga familje me përkrahje sociale36. Numri i nxënësve me baba të papunë37. Numri i nxënësve me një prind në emigracion38. Numri i nxënësve me të dy prindërit në emigracion39. Numri i nxënësve me baba me arsim të lartë40. Numri i nxënësve me baba me arsim të mesëm41. Numri i nxënësve me baba me arsim të tetëvjeçar42. Numri i nxënësve me baba me arsim me cikël të ulët43. Numri i nxënësve me baba pa shkollë44. Numri i nxënësve me nënë me arsim të lartë45. Numri i nxënësve me nënë me arsim të mesëm46. Numri i nxënësve me nënë me arsim të tetëvjeçar47. Numri i nxënësve me nënë me arsim me cikël të ulët48. Numri i nxënësve me nënë pa shkollë49.

Personeli i shkollës

Numri i mësuesve me mbi 25 vjet punë50. Numri i mësuesve me diplomën përkatëse51. Numri i mësuesve pa diplomën përkatëse52. Numri i mësuesve me diplomën përkatëse në ciklin e ulët53. Numri i mësuesve pa diplomën përkatëse në ciklin e ulët54. Numri i mësuesve me diplomën përkatëse në ciklin e lartë55. Numri i mësuesve pa diplomën përkatëse në ciklin e lartë56. Numri i personelit ndihmës 57.

Shërbime në shkollë

Numri i punonjësve psiko-socialë58. A ka shërbim dentar brenda në shkollë?59.

Infrastruktura

Numri mesatar i nxënësve për një klasë60. Numri mesatar i nxënësve për një klasë në ciklin e ulët61. Numri mesatar i nxënësve për një klasë në ciklin e lartë62. Numri i klasave të ciklit të ulët me mbi 32 nxënës63. Numri i klasave të ciklit të ulët me nën 18 nxënës64. Numri i klasave të ciklit të lartë me mbi 35 nxënës65. Numri i klasave të ciklit të lartë me nën 20 nxënës66.


26

Numri mesatar i nxënësve për një mësues Numri mesatar i nxënësve për një mësues 67. në ciklin e ulëtNumri mesatar i nxënësve për një mësues në ciklin e lartë68. Numri i nxënësve që zhvillojnë mësim në klasat kolektive69. Numri i nxënësve të ciklit të ulët që mësojnë në klasa kolektive70. Numri i nxënësve të ciklit të lartë që mësojnë në klasa kolektive71. Numri i nxënesve që mësojnë në klasa kolektive me deri në 5 nxënës72. Numri i nxënesve që mësojnë në klasa kolektive me 6 deri në 10 nxënës73. Mosha e godinës shkollore74. Numri i turneve të shkollës (turn per cdo parallel)75. Numri i nxënësve për secilin turn76. Numri i nxënësve që e kanë shkollën më shumë se 30 minuta larg nga shtëpia77. Numri i klasave të shkollës në ciklin e ulët78. Numri i klasave në ciklin e ulët me sipërfaqe nxënës/klasë më të madhe se 1,4 m279. Numri i klasave të shkollës në ciklin e lartë80. Numri i klasave në ciklin e lartë me sipërfaqe nxënës/ klasë më të madhe se 1,5 m281. A ka laborator të kimisë? (Shkolla me 16 klasa ka nga një laborator. Për çdo 4 klasa 82. shtesë, ka një laborator më tepër)Nëse “po”, sa laboratorë kime ka? 83. Sa klasa ka ku bëhet kimi?84. A ka laborator të fizikës?85. Nëse “po”, numri i laboratorëve të fizikës?86. Sa klasa ka ku bëhet fizikë?87. A ka laborator të bilogjisë?88. Nëse “po”, sa laboratorë biologjie ka?89. Sa klasa ka ku bëhet biologji?90. A ka laborator të gjuhëve të huaja?91. Nëse “po”, sa laboratorë të gjuhëve të huaj ka? 92. Sa klasa ka ku bëhet gjuhë e huaj?93. Numri i kompjuterave që ka shkolla në përdorim94. A ka shkolla mjedis të punës me dru?95. A ka shkolla palestër?96. A ka shkolla terren të jashtëm sportiv?97. A ka bibliotekë?98. Nëse “po”, sa është sipërfaqja për nxënës? (min. 0,1 m2) 99. A ka hapësirë për shumë qëllime? (sallë mbledhjesh, për filma, etj)100. Nëse “po”, sa është sipërfaqja e hapësirës për shumë qëllime (min. 70 m2)101. Nëse “po”, sa është sipërfaqja e hapësirës për shumë qëllime për nxënës (min.0,2 m2)102. A ka shkolla nevojtore?103. A ka shkolla nevojtore veç për vajzat?104. Sa kabina ka për djem?105. Sa kabina ka për vajzat?106. A ka shkolla ujë të pijshëm?107. A është i mjaftueshëm uji i pijshëm për nxënësit e shkollës?108. A ka shkolla linjë telefonike?109. A ka karrige për çdo nxënës?110. A ka tavolina të mjaftueshme për të gjithë nxënësit e një klase?111.


27

A ka çdo klasë tabelë të zezë?112. A ka shkolla oborr?113. Nëse “po”, sa është sipërfaqja e oborrit të shkollës?114.

(Sipërfaqja e oborrit të shkollës pa palestër për një nxënës, min. 7m2,sipërfaqja e oborrit të shkollës me palestër për një nxënës, min. 5m2)

Çfarë sistemi ngrohje ka shkolla: Qëndrore, e sobë, nuk ka115. Nëse ka ngrohje, sa muaj në vit sigurohet ngrohja?116.

Rezultatet e nxënësve

117. Përqindja e kalueshmërisë në semestrin e parë118. Përqindja e kalueshmërisë në semestrin e parë në CU119. Përqindja e kalueshmërisë në semestrin e parë në CL120. Përqindja e kalueshmërisë në fund të vitit shkollor121. Përqindja e kalueshmërisë në fund të vitit shkollor në CU122. Përqindja e kalueshmërisë në fund të vitit shkollornë CL123. Numri i nxënësve që përsëritin klasën124. Numri i nxënësve që përsëritin klasën në CU125. Numri i nxënësve që përsëritin klasën në CL126. Përqindja e nxënësve që përsëritin klasën127. Përqindja e nxënësve që përsëritin klasën në CU128. Përqindja e nxënësve që përsëritin klasën në CL

Lista e indikatorëve që do të grumbullohen gjatë fazës së zgjerimit të fushave te 2. aplikimit të EMIS

Numri i fëmijëve të moshës shkollore të zonës që i përket shkolla 1. Numri i banorëve që i përkasin zonës së shkollës2. Numri i nxënësve të klasës së parë që kanë ndjekur kopshtin të paktën një vit3. Numri i nxënësve me mbi 40 % te mungesave të bëra gjatë vitit shkollor 4. Numri i orëve të munguara të nxënësve5. Përqindja mesatare e mungesave për nxënës kundrejt të gjitha orëve mësimore.6. Përqindja e mungesave të arsyeshme kundrejt të gjitha mungesave7. Numri i nxënësve të klasës së tetë që ndjekin arsimin e mesëm8. Përqindja e nxënësve të klasës së tetë që ndjekin arsimin e mesëm9. Numri i nxënësve gipsy10. Përqindja e nxënësve gipsy11. Numri i nxënësve të sapoardhur nga qytete apo fshatra të tjera12. Numri i nxënësve të ngujuar13. Numri i orëve të munguara nga mësuesit14. Përqindja e orëve të munguara nga mësuesit kundrejt të gjitha orëve mësimore15. Sa mësues janë nën normën zyrtare të totalit të orëve?16. Numri i nxënësve të shkollës që punojnë veçan sipas Udhëzimit të MASH17. Numri i nxënësve që zhvillojnë mësim në klasat kolektive me një fuqi arsimore18. Numri i nxënësve që zhvillojnë mësim në klasat kolektive me dy fuqi arsimore19. A ka nevojtore me bide për vajzat20. Sa tabela të zeza nuk janë të papërshtatshme për të shkruar në to?21.


28

Nota mesatare në semestrin e parë 22. Nota mesatare në semestrin e parë në CU23. Nota mesatare në semestrin e parë në CL24. Nota mesatare në fund të vitit shkollor25. Nota mesatare në fund të vitit shkollor në CU26. Nota mesatare në fund të vitit shkollor në CL27. Numri i nxënësve që mbeten për vjeshtë28. Numri i nxënësve që mbeten për vjeshtë në CU29. Numri i nxënësve që mbeten për vjeshtë në CL30. Numri i nxënësve të klasës së katërt me nota 9 ose10 në matematikë në fund të vitit 31. shkollorNumri i nxënësve të klasës së tetë me nota 9 ose10 në matematikë në fund të vitit 32. shkollorNumri i nxënësve të klasës së katërt me nota 9 ose10 në gjuhën shqipe në fund të 33. vitit shkollorNumri i nxënësve të klasës së tetë me nota 9 ose10 në gjuhën shqipe në fund të vitit 34. shkollorNumri i nxënësve të klasës së katërt me notën 5 në matematikë në fund të vitit 35. shkollorNumri i nxënësve të klasës së tetë me notën 5 në matematikë në fund të vitit 36. shkollor Numri i nxënësve të klasës së katërt me notën 5 në gjuhën shqipe në fund të vitit 37. shkollorNumri i nxënësve të klasës së tetë me nota 5 në gjuhën shqipe në fund të vitti 38. shkollor Diferenca e notës mesatare të nxënësve të klasës së katërt në fund të vitit shkollor 39. me të klasës së pestë në semestrin e parë në matematikëDiferenca e notës mesatare të nxënësve të klasës së katërt në fund të vitit shkollor 40. me të klasës së pestë në semestrin e parë në gjuhën shqipeDiferenca e notës mesatare të nxënësve të klasës së tetë me semestrin e parë të 41. shkollës së mesmeNumri i nxënësve të ndëshkuar sipas Dispozitave Normative42. Numri i nxënësve me precedentë penalë43.

Buxheti

Sasia e investimeve për shkollën në 3 vitet e fundit44. Lekë investime për nxënës në 3 vitet e fundit45. Shuma e pagave të personelit shkollor për nxënës46. Fondi në dispozicion të shkollës nga qeverisja vendore 47. Fondet e dhëna nga donatorët për 3 vitet e fundit48. Fondet e mbledhura nga biznesi për 3 vitet e fundit49. Fondet e grumbulluara nga komuniteti për 3 vitet e fundit50. Të ardhurat e shkollës nga aktivitetet për të tretët për 3 vitet e fundit51.


29

aneks 2

IDENTIFIKIMI

EMRI I SHKOLLES XX YY

ADRESA

VENDODHJA Qarku Komuna

TIPI I SHKOLLES Publike Jopublike

VITI I NDERTIMIT XXXX

VITI I RIKONSTRUKSIONIT XXXX

ME TURNE Po Jo


30

Tipi

ishk

olle

s Si

perf

aqja

sip

as

kate

veNum

ri i k

lasa

ve

per

cdo

kat

Num

ri i b

anjo

ve

per

cdo

kat

Num

ri i b

anjo

ve

per

vajz

a cd

o ka

t

A ka

shk

olla

Po 1

Jo 2

Shen

o ka

rak-

terist

ikat

Num

ri i

klas

ave

sipa

s pa

rale

leve

Publi

ke 1

Kati

1___

___m

²Ka

ti 1_

____

_nr

Kati

1___

___n

rKa

ti 1_

____

_nr

1Ng

rohje

Ngr

ohje

Paral

eli 1

Jopub

like 2

Ka

ti 2_

____

_m²

Kati

2___

___n

rKa

ti 2_

____

_nr

Kati

2___

___n

r2

Uje1.

Qend

rore

Paral

eli 2

Kati

3___

___m

²Ka

ti 3_

____

_nr

Kati

3___

___n

rKa

ti 3

____

__nr

3En

ergji

2. Me

sobe

/dru

Paral

eli 3

Kati

4___

___m

²Ka

ti 4_

____

_nr

Kati

4___

___n

rKa

ti 4_

____

_nr

4Labo

ratore

3. Tje

terPa

raleli 4

Gjit

hsej

____

__m

²Gjit

hsej

____

__nr

Gjit

hsej

____

__nr

Gjit

hsej

____

__nr

5Pa

lester

4. Pa

ngro

hjePa

raleli 5

6Ak

ses p

er PA

KUje

Paral

eli 6

7Ter

ren Spo

rtiv

1. I r

rjedh

shem

Paral

eli 7

8Dh

oma

e ak

tivite

teve

2. Me

dep

ozite

Paral

eli 8

9Bib

loteke

3. Tje

terPa

raleli 9

10Mjed

is pu

ne

4. Nu

k ka

Paral

eli 1

0

11Lin

je tel

efonik

eEn

ergj

iPa

raleli 1

1

12Int

ernet

1. E

vazh-

duesh

mePa

raleli 1

2

13Ka

ntine

2. Me

nde

rprer

jeGji

thsej

14Nu

mrer

lloga

rie3.

Tjeter

15De

ntist

Labo

rato

re

16Psiko

log/pun

onjes

socia

l1.

Fizike

17Perso

nel m

beshtet

es2.

Kimie

18Proje

kte3.B

iollog

jie


31

Tipi

ishk

olle

s Si

perf

aqja

sip

as

kate

veNum

ri i k

lasa

ve

per

cdo

kat

Num

ri i b

anjo

ve

per

cdo

kat

Num

ri i b

anjo

ve

per

vajz

a cd

o ka

t

A ka

shk

olla

Po 1

Jo 2

Shen

o ka

rak-

terist

ikat

Num

ri i

klas

ave

sipa

s pa

rale

leve

4. Gju

he e h

uaj

5.Info

rmati

ke

6. Pu

ne m

e dru

7. Tje

ter

Akse

s pe

r PA

K

1. I v

erber

2. Pa

rapleg

jik

3. Tet

rapleg

jik

Proj

ekte

(shen

o do

na-

torin)


32

Kodi

i

dhom

es

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e pr

izav

e

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e HUB

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e ba

nkav

e

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e ka

rrig

eve

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e de

rras

a te

zez

a

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e dr

itar

e

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e bi

b-lio

teka

ve

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e so

bave

Ju lut

em

shen

oni

num

rin

e ra

diat

or-

eve

Sipe

rfaq

jaPe

rdor

imi

dhom

es

Ju lut

em

shen

oni

llojin

e

akse

sit

per

PAK

0101

0102

0103

0104

0105

0201

0202

0203

0204

0205

0301

0302

0303

0304

0305


33

Kodi i klases

Viti shkol-lor (psh 2009-2010)

Paraleli (nje nga vlerat ne vijim:1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12)

Kodi I klases (psh IA,IVB)

Klaseshansi theter

Klase kolektive (Po ose Jo)

Numri i nxenesve

Nxenes GJ Nxenese F

0101

0102

0103

0104

0105

0201

0202

0203

0204

0205

0301

0302

0303

0304

0305


34

Kodi

i sh

kolle

s 01

Emer

/mbi

-em

er

Gjin

ia

M

1

F 2

Date

lindj

a

dd/m

m/vvv

v

Gjen

dja

civ

ile

I/e m

artuar

1

I/e di

vorcua

r 2

I/e ve

3

Beqar

/e 4

Ne cilin

grup

etn

ik

beni

pjese

? Shq

iptar

1 Ma

qedonas

2 Gre

k 3

Malazez

4 Rome

5

Vllah 6

Tjeter 7

Cila e

shte

gjuh

a e

nene

s?

Shqip

1 Ma

qedonisht 2

Gre

qisht

3 Ma

lazeze

4

Romisht

e 5

Vllahe

6

Tjeter 7

Cila e

shte

di

plom

a m

e e

lart

e qe

ke

ni Sh

kolla

e mesm

e 1

Universit

are 2

Pasuniversit

are

3 Tjeter 4

Cilin

un

iver

-sit

et k

eni

mba

ruar

?

Universit

eti

i Tiranes

1

Universit

eti i

Elbasa

nit 2

Universit

eti i

Gjirok

astres 3

Universit

eti i

Shkodres 4

Tjeter 5

Profi

li

(Shih

kodet

ne

Aneks

)

Sa v

jet

pune

ken

i?

Cila e

shte

sh

kalla

me

e lart

e e

kualifi

-kim

it qe

ke

ni?

Cfar

e st

a-tu

si pu

ne-

simi k

eni?

Definitiv

1

Pro

vizor

2

I kom

anduar

3

Me ko

ntrate

4

Tjeter 5

Lend

a qe

jepn

i

Cilat jane

afte

site

tuaja

ne

perd

orim

in

e PC

?

Te mira

1 Dis

i 2

Nu

k kam

3

02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

Kodi

i sh

kolle

s 01

Emer

/mbi

-em

er

Gjin

ia

M

1

F 2

Date

lindj

a

dd/m

m/vvv

v

Gjen

dja

civ

ile

I/e m

artuar

1

I/e di

vorcua

r 2

I/e ve

3

Beqar

/e 4

Ne cilin

grup

etn

ik

beni

pjese

? Shq

iptar

1 Ma

qedonas

2 Gre

k 3

Malazez

4 Rome

5

Vllah 6

Tjeter 7

Cila e

shte

gjuh

a e

nene

s?

Shqip

1 Ma

qedonisht 2

Gre

qisht

3 Ma

lazeze

4

Romisht

e 5

Vllahe

6

Tjeter 7

Cila e

shte

di

plom

a m

e e

lart

e qe

ke

ni Sh

kolla

e mesm

e 1

Universit

are 2

Pasuniversit

are

3 Tjeter 4

Cilin

un

iver

-sit

et k

eni

mba

ruar

?

Universit

eti

i Tiranes

1

Universit

eti i

Elbasa

nit 2

Universit

eti i

Gjirok

astres 3

Universit

eti i

Shkodres 4

Tjeter 5

Profi

li

(Shih

kodet

ne

Aneks

)

Sa v

jet

pune

ken

i?

Cila e

shte

sh

kalla

me

e lart

e e

kualifi

-kim

it qe

ke

ni?

Cfar

e st

a-tu

si pu

ne-

simi k

eni?

Definitiv

1

Pro

vizor

2

I kom

anduar

3

Me ko

ntrate

4

Tjeter 5

Lend

a qe

jepn

i

Cilat jane

afte

site

tuaja

ne

perd

orim

in

e PC

?

Te mira

1 Dis

i 2

Nu

k kam

3

02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

Kodi

i klas

es

0101

Emer

m

biem

er

Ates

ia

(Emer/

mbi-

emer)

Mem

esia

(Emer/

mbiem

er)

Gjin

ia

M 1

F 2

Date

lindj

add/

mm/vv

vv

Num

ri

i am

zes

Viti

shko

llor

Adre

sa

telefo

ni

Regjist

ruar

Per

here

te par

e 1

Per he

re te

dyte 2

Tjeter 3

Ne cilin

grup

et-

nik

beni

pj

ese?

Shqipta

r 1

Maqed

onas

2 Grek

3

Malazez

4 Rom

e 5

Vllah 6

Tjeter 7

Cila

es

hte

gjuh

a e

nene

s?

Shqip

1 Ma

qe-don

isht2

Greqisht

3 Ma

lazeze

4

Romishte

5 Vlla

he 6

Tjeter 7

"Niveli

me

i lart

e ar

simor

i ne

nes

Fillo

re 1

E mesm

e 2

Profesi

onale 3

Universitet

4 Nuk e

di 5"

Nive

li m

e i l

arte

ar

simor

i b

abait

Fillore

1

E m

esme 2

Pro

fesiona

le 3

Universitet

4 Nuk e

di 5

A jeto

n ak

oma

nena

?

Po 1

Jo 2

A jeto

n ak

oma

baba

i?

Po 1

Jo 2

A e

shte

nd

onje n

ga

prin

derit

ne

emigra

cion?

Po

1

Jo

2

Nese

po,

cili n

ga

prin

derit

? Nena

1Babai

2

Cili

esht

e st

atus

i i

pune

simit

i nen

es?

E pune

suar 1

E p

apune

2 Sht

epiake

3

Ne pn

esion 4

E p

apafte

5

NE 6

Tjeter7

Cili

esht

e st

atus

i i

pune

simit

i bab

ait?

I pune

suar 1

I p

apune

2 Sht

epiak

3

Ne pn

esion 4

E p

apafte

5

NE 6

Tjeter7

Stat

usi

(mbe

tur,

kalon

ne

vitin

jete

r,bra

ktiss

hkollen,

tran

sferu

ar,tj

eter

).te

ndah

et

ne d

y ko

lona

se

mes

tri

1 dh

e I 2

0102

0103

0104

0105

0106

0107

0108

0109

0110

0111

0112

0113

0114

36

aneks 3


37

bibliograFia

1. Strategjitë dhe politikat arsimore 5/ Mjetet e informacionit për të përgatitjen dhe monitorimin e planeve të arsimithttp://unesdoc.unesco.org/images/0013/001323/132306e.pdf

2. Sistemet e Informacionit të Menaxhimit të Arsimit EMIS/ Një pamje e përgjithshmehttp://www.harare.unesco.org/documents/2005/Educational%20Management%20Information%20Systems.pdf

3. Projekt Propozimi për UNICEF “Zhvillimi i EMIS në bazë shkolle për rrethet Korça dhe Kukës me synim ngritjen e një modeli të mirë për monitorimin e qëllimeve të EFA në Shqipëri”

4. Policy Paper: Fillo me ABC-në e Qeversijes së Mirë në Edukim: Ndërto një bazë të shëndoshë për monitorimin e qëllimeve të EFA Shqipëri nëpërmjet EMIS në bazë shkoille në Kukës si një ndërhyrje pilot (Aurora K. Bushati, UNICEF Zyra Shqipëri; Edmond Sheshi, ish konsulent i UNICEF Zyra Shqipëri, 2008.)

SCHOOL-BASED EDUCATION MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (EMIS)Pilot interventions in Korça, Kukes and Tirana

School-based education management information system (EMIS)

39

This booklet is prepared and supported in the framework of the UNICEF Compulsory Education Programme 2007 and is put into practice by AGENDA Institute.

Project director Milva Ekonomi

System design and development Margarit Ekonomi

Project coordinator Denisa Shehu

Local coordinators Ylli Metalia, Arben Belba

Data collection Meleona Ohri, Mirela Shehu, Mirela Cako, Adrian Sheremeni, Erion Mano, Alma Beqiri, Nikolin Thoma, Etleva Tushi, Teodor Canco, Leonard Trebicka, Dorian Kote, Zhaneta Papa, Leonato Sterjo, Elida Thaci, Alketa Voji, Ali Syla, Osman Hoxha, Naim Isufaj, Kasem Ismaili, Remzie Kovaci, Lindita Elezi, Qazim Noka, Ylber Sulmata, Robert Damjaneci, Zana Miholli, Gerti Dallta, Aferdita Dhori, Ylli Shahinasi

Elaboration team Esmeralda Hoxha, Julita Bimbli, Kostika Kapedani, Ylber Cejku, Bukurie Gjuta, Ueneta Hasa, Bashkim Toshi, Perparim Elezi.

UNICEF EducationProgram Officer in Charge Dr. Aurora (Karanxha) Bushati, Ass. Professor

Regional Education Directorate of KukësTel: (00355-2) 4222 215

Regional Education Directorate of KorçaTel: (00355-8) 2242 872

Supported by UNICEF (United Nations International Children Emergency Fund)’Skënderbej’ Street, Wolksvagen Building, 3rd floor.Tirana, Albania, Tel: (+335-4) 2273 335 Fax: (+335-4) 2243 775 http://www.unicef.org/albania

Graphic Design: Cpr StudioPublished at: Printing House Gent GrafikCopyright © 2010 by UNICEF


40

Content

Background

1. What is EMIS? 42

2. WhicharethedifferentstagesintheImplementationofanefficientEMIS? 432.1 Assessing a country’s situation regarding information systems 432.2 What should be done in an almost complete absence of data? 432.3 What should be done with an extremely weak level of computerization and telematics? 442.4 AnalysisoftheexistingsituationandthefirststructuringofEMIS 442.5 ThetrainingoftheEMISsteeringcommittee 452.6 Modelinginformationflowsanddesigningaglobaloperationaldiagram 452.7 Technical phase 452.8 Dataprocessingandthefirstanalyses 462.9 Publicationoftheinformation 462.10 Theconstructionofthefirstsetofindicators 472.11 TrainingalltheactorsofEMIS 472.12 MonitoringthedevelopmentofEMIS 47

3. A tool for setting up an EMIS: EMIS Builder software 483.1 EMISBuilder 483.2 TheEMISmodules 483.3 StepsforthecreationofanEMISusingEMISBuilder 493.4 EMISApplication 50

4. EMISALB – Piloting EMIS Initiative in Korça and Kukës district 50 4.1 WhyEMISALB 504.2 PreviousexperiencesinEMISALBimplementation 514.3 Planningandimplemetingthethirdstage2008-2010 53

5. EMIS technology 55 5.1 TheEMISALBapplication 565.2 EMISALBapplicationinpractice 57

6.Lessonslearned,andrecommendations 576.1 EstablishingEMISALB 576.2 ChallengesofBuildingEMISALB 586.3 SummaryandConclusion 59

Annex 1 – EFA Indicators List 60Annex 2 – EMIS Questionnaire 65Annex 3 – EMIS database screen 72


41

aCknoWledgments

This publication is a result of a long cooperation among the experts of Agenda Institute, the Regional Education Directorates in Kukes and Korca and the Ministry of Education and Science.

The experience gained during the implementation of EMIS is summarized to demonstrate that wherever there is willing and commitment,, the goals are achievable and successful. Nevertheless, this wouldn’t have been possible without the support of the “Hasan Tahsim” school in Tirana, the schools “Sevasti Qiriazi”, “Sotir Gurra”, “Shkolla e Re”, “Naum Veqilharxhi”, “Naim Frasheri” in Korca, and the schools “1 Qershori”, “Gani Duraku”, “Hasan Hallaci” and “Bajram Curri”, Kolsh, in Kukes.

During the implementation of this EMIS model, some of capacities, created at both Agenda Institute and the Regional Directories, were tested as well. The EMIS pilot project has assisted in starting an analysis of all the indicators required to the local levels to better address their needs in the education sector.

The piloting of EMIS enables as well the coordination of the data collected from other national sources by the Ministry of Education and Science. Building the registration number and the national registry of the teachers, are considered as an integral part of EMIS ALB.

The AGENDA Institute takes the opportunity to thank UNICEF, not only for the assistance during the implementation of this pilot project, but also for the patience in accepting all the required changes during the implementation. Furthermore, AGENDA would like to thank in particular Mrs. Aurora (Karanxha) Bushati for her persistence and confidence, Ms. Elvana Pernaska, for her correctness, Ms. Violeta Tici, for her recommendations dhe Mr. Ibsen Elezi for his enthusiasm.

The AGENDA Institute would like to thank as well Mrs. Adriana Sula, Rozalba Merdani, Shqiponja Lamçe for their continuous support to this project and Mr. Hydajet Kopani and Mr. Fatmir Vejsiu who were tireless in their efforts to create the optimal conditions for the implementation of EMISALB, by demonstrating in this way the importance of EMIS to the Ministry of Education and Science.


42

EMIS - a testing experience inKorça, Kukësi and Tirana

Used to provide a useful model to the Ministry of Education and Science for establishing a sound base for monitoring EFA goals in Albania

Background

EMIS is an information system is the basis of management, planning and evaluation of an education system. During the education management process, the information system should inform the different actors and partners on the state of the sector, its internal and external efficiency, its pedagogical and institutional operation, its performance, shortcomings and needs.

Most countries develop an education database using the results of school census and/or surveys that are carried out on an intermittent basis. These data are published in bulky statistical yearbooks, often raw, fragmented and without analysis. And yet, policy-makers and other actors in management and planning need easily understandable and interpretable data. These should be supported by in-depth analyses on the functioning of the system, which help in policy formulation, planning of relevant actions, and in monitoring and evaluation of the latter.Because the needs for information are becoming increasingly complex, a solid information system should be as complete as possible. That why Information tools for thepreparationandmonitoring of education plans should cover all the needs and areas for information and not only aim to collect, store data and process information but should also help in the formulation of education policies, their management and their evaluation.The Framework for Action on Education for All, adopted in 2000 during the World Education Forum in Dakar, Senegal, has defined six goals for the international community to achieve by 2015.

These plans should be integrated in a sectorial framework and within the global national development policies. To take stock of the current situation, identify problems and needs in order to put forward new development strategies, such plans should be based on a precise diagnostic of the education system. In conformity with this Framework, governments and the international community have committed to regularly monitor the progress made in pursuit of the Dakar Goals. Such monitoring presupposes the actual existence, at country level, of a reliable and complete education management information system (EMIS). Thus those EMIS will be a project for the near future.

1. What is EMIS?

The management functions of EMIS include collecting, storing, integrating, processing, organizing, outputting, and marketing educational data and statistics in a timely and reliable fashion. These specific tasks serve the needs of educational management, resource allocation, and policy formulation, such as planning and budgeting, policy research and analysis, monitoring and evaluation, allocating school supplies, and domestic and global communication and collaboration. EMIS is also a set of formalized and integrated operational processes, procedures, and cooperative agreements by which data and information about schools and schooling,


43

such as facilities, teachers, students, learning activities, and evaluative outputs, are regularly shared, integrated, analyzed, and disseminated for educational decision use at each level of the educational hierarchy. The development of EMIS is essential in the management of education system. It is designed to support information-based decision-making processes and EMIS is developed to provide the evidences.

2.WhicharethedifferentstagesintheImplementationofanefficientEMIS?

What international literature shows to us?

2.1 Assessing a country’s situation regarding information systems

Before conducting any EMIS operation, it is necessary to carry out an assessment of the existing situation of all the sub-sets of EMIS This assessment must be conducted like a real project, and be managed by a person competent in organizational skills, statistics, computers and telematics. The project should mobilize people and institutions in the setting up or the improvement of EMIS.A good procedure to follow is to establish a list of the necessary indicators to monitor the identified education policy objectives of the country. The calculation of these indicators requires a certain number of databases. One can therefore compare the necessary database for the calculation of the indicators with the actual information available in the whole information system: annual census, evaluation of pupils, specific surveys. One can thus identify the gaps to be filled in. A strategy and a timetable to collect the missing data should then be developed.As regards the available data, their principal characteristics should be analyzed: (i) data reliability and (ii) rapidity of collection.

Since the basis of the system is the school or the educational establishment, it is necessary to analyze the way information is collected, and the rapidity of its circulation between different administrative and geographic levels.This analysis makes it possible to identify the difficulties in collecting and circulating information: analysis of the organization of the ministry – links between raw statistics and management tools - links between different institutions and the time-lag in making the information available.From this double diagnostic (gaps in the information system, problems in the collection system in place), solutions must be identified and an operational plan and a precise timetable set up. This operational plan should naturally cover all the sub-sets of EMIS. It will completely depend on the EMIS’ level of development observed in the country being studied.

2.2 What should be done in an almost complete absence of data?

A steering committee should be set up around the EMIS project leader composed of representatives from the statistical and management services who have data (for example the directorate of the teaching personnel or the directorate of administration and finance). This group should then define the priority basic information to collect and have this list validated by the highest managers of the ministry. If the situation requires, it is also possible to rely on one or several surveys to speed up the availability of data.


44

The construction of questionnaires focused on essential data should then follow. Then the questionnaires should be transmitted to the schools (in hardcopy/paper or electronic form (diskette or CD-Rom). All actors should be mobilized for this collection in order to obtain a rapid transmission and response from the schools.To carry out these operations, it is more often necessary to organize specially designed training for the members of the EMIS’s steering committee as well as the most active service personnel in EMIS.

2.3 What should be done with an extremely weak level of computerization and telematics?

The steering committee should consider the setting up of a ‘minimal’ computerized service as a major priority. The transfer of data should adapt to the development of telematics and the connection of the different administrative levels to the network.

Questionnaires on ‘paper’ should progressively be replaced by electronic questionnaires and the mails by transmission via telematics network or Internet/Intranet. To minimize and speed up the first data returns, it is necessary to limit the collection to essential data by proceeding as indicated in the preceding chapter. As previously mentioned, all these operations should be accompanied by training for the most active personnel.

As always, the first phase will consist of setting up an EMIS project team directed by a person competent in statistics and education indicators, in information system organization, and in steering projects. The team around the project leader should include one or several representatives of each of the directorates producing and using the information which will be processed in EMIS. This team should quickly organize the EMIS project: list of tasks to carry out by order of priority, timetable, and necessary resources. The team should have its project validated by the highest authorities of the ministry/ministries to ensure that they are aware of all the elements: priorities, timetable, and resources.

2.4 Analysis of the existing situation and the first structuring of EMIS

The first task of the team will be, as always, to conduct an analysis-assessment of the organization of the ministry in charge of education in order to identify the management systems producing and using information. Then, the team should conduct a detailed survey of the information managed by each management system. It should also define the precise scope of EMIS on:

the levels of education, i.e., primary education - secondary - higher – vocational (i) training - education depending on other ministries like agriculture, health the different fields covered by EMIS: schools, pupils, teachers, administrative (ii) personnel, finance, pedagogical materials and equipments, etc…. the level the information should be available for each of the fields. For example, the (iii) data on pupils should be available down to school level but the financial data should be available only at the national level or eventually at the regional level.

At the same time, the team should identify potential users of the database and proceed to translate their needs into the data to be collected, and set up a dialogue with them.


45

2.5 The training of the EMIS steering committee

The training of the steering committee and the most active personnel is a very important element in the success of the project. The training should be targeted on current or future operations with a strong operational objective. Initially it should include statistical elements, computerization, telematics and project management. They should be a resource throughout the duration of the project, making it possible for the steering committee and its closest collaborators to set up these operations successfully.

2.6 Modeling information flows and designing a global operational diagram

From this analysis and decisions concerning the scope and fields of EMIS, the team will have to define a rational organization and management of information. As a result of the previous analysis, the team should be able to avoid double identical requests for information coming from the administration, organize the coordination between the services concerned, and organize the distribution of tasks. For example, one can choose basic education as a framework. For the pupils, the information flow diagram will be designed according to information statistics usually coming from the schools, and then passing through the department of education district and regional levels.

Regarding the data on teaching personnel, it is necessary to refer to the analysis made previously to define the best possible flow of information. In general, the directorate of teaching personnel has individual records for teachers which it must share with the directorate of financial affairs because the latter must ensure the payment of the teachers. The information included in the record comes from local levels in charge of recruitment or of management of different types of personnel. There are actually several managers because, in the majority of countries, several categories of personnel co-exist: teachers with tenure, teachers on temporary contract and replacement teachers for example. It is important therefore to define how the data will be obtained for each of these categories and how the information will circulate between the services. Major coordination is necessary at this level to guarantee exhaustive information and its possible use by all the interested services. Clearly this is a problem linked to the nomenclatures used: it is necessary to ensure their coherence or better still their complete identity. This is followed by the challenge of communicating information between services. At the end of this phase, several elements will be available:

conceptual diagram of general data, and by management sub-systems making it (i) possible to build a conceptual model of data;relational diagram making it possible to ‘visualize’ how the data are in relation to (ii) one another;common nomenclatures to all the producers of information (managers and (iii) statisticians) allowing for exchanges between the information sub-systems.

2.7 Technical phase

Based on these elements, the choices of organization and logical and physical processing of data will need to be made. To put it plainly, it will be necessary to choose the computerized


46

organization that best matches the different elements. It is therefore necessary to create a team responsible for a ‘computer’ sub-set of EMIS. This team must have a solid knowledge of computers and in particular of database management. Training can improve the initial skills of this team and give it the means to build an efficient computerized system indispensable to EMIS. The choices that it will make must be coherent and harmonized, facilitating exchanges between the different geographical levels. One will need to define the type of material retained for computer networks (server and work posts) and the operational system of the servers (Windows, Linux, Unix…) and the workstations (Windows 2000, XP…)As mentioned previously, if the country has more than 1000 schools for example), it is necessary at the central administration level, to organize the data collection by relying on a database management system (DBMS) like Oracle, SQL Server, Interbase. This system should be quickly installed and configured during the data collection period without waiting first for the return of data. If the country is small, it is possible to use Access.It is indispensable to have competent and trained personnel to manage these tools and to provide them, if necessary, the complementary training they need. Knowledge in specific programming (on languages like C++ or Visual Basic) can also prove very useful.At the end of this phase, one should have a complete physical model of the data. The security of the database(s) must be guaranteed: saving the data but also its confidentiality against eventual intrusions (firewalls in case of Internet access for example).

2.8 Data processing and the first analyses

It is important to choose a simple computer tool for data entry and control. Here again, the training of personnel is required, however in an urgent situation, it is important to prefer simplicity (by using, for example, the computer program proposed by UNESCO).Data processing should simultaneously be accompanied by analyses that can rapidly provide answers to the major changes that the collected data have helped to reveal. Information on the necessary computer tools and conditions for their use (MS Excel, MS Access, Oracle, SAS, SPSS, Idams,….) facilitating these analyses are given in section 4.5.5. These analyses also ensure data reliability and processing. These efforts should lead to a rapidly prepared document summarizing the first results obtained to be sent to senior managers of the ministry.

2.9 Publication of the information

This should be carried out as rapidly as possible in order to provide the services for which EMIS has been set up. The first documents must be transmitted to policy and decision-makers and other pertinent users without delay to show them the system’s efficiency and the benefits they can expect from it. As soon as the computer resources can allow it, the tools for database consultation must be set up. For example, on a database of the Oracle type, tools like Business Object or Seagate Crystal Report, beyond 20/20… can enable different service users, after some training, to carry out their own queries on the database. This is a very important element in the EMIS development.At the same time it is necessary to guarantee a more classic publication of information: a statistical yearbook, for example, which can be on ‘paper’ or on electronic support.


47

2.10 The construction of the first set of indicators

Immediately after the first return of data, it is important to set up an indicators’ project by using the available data as effectively as possible. But it is essential to:(i) Concerning the students: the different enrolment and admission rates by gender, age, and by region. Also calculate the indicators on repetitions and access at the end of the primary, also by gender and by region.(ii) Concerning the teachers: the level of qualification and certification by gender, student/teacher ratio, the age pyramid of the teachers by gender.(iii) Concerning financing: the proportion of budget allocated to education, the proportion of education expenditures in the GDP and the GNP, the proportion of education expenditures incurred by the local community and authorities, and by the private sector, student unit cost in relation to GDP per capita.

2.11 Training all the actors of EMIS

After the development phase of the system, it is imperative to set up a major training operation for the personnel who will be concerned by EMIS. The training have to be differentiated according to the type of personnel because some will be producers and others users of information. Some persons and some services, however, will be both producers and users of information. They should then be trained for the two aspects. All the personnel of the sub-systems mobilized by EMIS should also be included in the training. They should concern all the administrative and geographic levels. In order to obtain maximum benefit, one can generally envisage cascade training for trainers and trainees. It will be necessary, for example, to organize the training of trainers at the national level. The latter will be in charge of training the regional teams who will be directly in contact with the schools.

2.12 Monitoring the development of EMIS

As soon as one reaches beyond the ‘minimal’ production stage, it is necessary to construct, step by step, an EMIS that is more complete and better targeted on the objectives of the country. To do this, all the elements of EMIS must be developed: data collection, calculation of indicators, publication and dissemination of information to all the actors, maximum accessibility of information for all the services and managers. Additionally, since it is very important to position the results obtained in relation to the medium-term objectives, it is often very useful to calculate projections on enrolments and needs for teachers. The former can be made with different hypotheses, and, for example, if one uses trends projection, one will easily realize the situation of the education system in relation to an objective such as: ‘universal primary schooling in the year 20XX’. A needs’ analysis for teachers linked to the projection of enrolments will make it possible to anticipate risks of shortage of teachers or serious recruitment difficulties.


48

3. A tool for setting up an EMIS: EMIS Builder software

UNESCOrecommendation

3.1 EMIS Builder

EMIS builder is a program that makes it possible to create and maintain your own Education Management Information System (EMIS). The aim in developing this program is to enable the construction of an open system that is easily adaptable to the needs of producers and users of information.The flexibility of the program allows for its use in a variety of situations by the Ministy of Education, Bureau of Statistics, administrative units at the regional, local, and school levels. It can be used at the central or decentralized levels. The method of using the program is determined by the organization of data collection of the education system. Thus, whether a local network exists or not, EMIS Builder facilitates the integration of data coming from different sources. EMIS constructed with EMIS Builder will allow doing the following:

Improve the capacities of data collection, processing, analysis and publication of 1. information in order that planners, administrators and managers of education have reliable and timely data at their disposal;Create easy to use interfaces for data entry and storage;2. Facilitate access to and manipulation of data for the three profile-types of data users: 3. application programmer, database administrator and end users;Assess and shape the sharing of information in a multi-user environment;4. Maintain the coherence of definitions of data with a data and METADATA dictionary.5. Exchange information with other systems (spreadsheets, tables, end-user interfaces 6. management systems), that is to say, the importation and exportation of data;Ensure the independence of data and applications on the logical and physical level;7. Provide results in the form of analytical reports or tables for dissemination purposes 8. on different supports: CD Rom, diskette, paper, Internet, etc.

3.2 The EMIS modules

This program consists of three main modules:EMISBuilder: This module allows you to generate your EMIS according to the definitions and parameters which you enter in response to the questions asked in the process of constructing your EMIS;EMISEdit: This module allows you to return to the construction of your EMIS and modify some elements and parameters previously defined in your EMIS;EMISapplication: This program manages your own EMIS created with the EMIS Builder.

Basic concepts used by EMIS BuilderIn order to facilitate the structuring and the construction of the database in which EMIS will store its information, EMIS Builder uses three main concepts: elements, dimension and attributes. These concepts have a specific meaning in this context.


49

•ElementsAn element (subject or entity) of the information system is the representation of a subject endowed with an independent existence and in conformity with the education management system of a given country. Examples of elements of information: students (pupils), teachers, classes, classrooms, etc.•DimensionEach element of EMIS has dimensions. Dimensions make it possible to define a group of data of the same type which helps structure the database support of the information. A dimension is sometimes called an axis. The temporal and spatial dimensions are classic dimensions.•AttributeEach dimension owns attributes. The years 2009, 2010 for example are attributes of the temporal dimension, year.

3.3 Steps for the creation of an EMIS using EMIS Builder

EMIS Builder is composed of two main elements: the application itself and a database management system (DBMS). EMIS Builder uses the connection ODBC (Open Database Connectivity) to access the sources of data. ODBC is a standard developed by Microsoft which allows access to a great number of databases from a single application. The ODBC pilots make it possible to be connected to the entire database managed by ODBC (Oracle, Sybase SQL Server, MS SQL Server, DB2, etc.)EMIS Builder adopts client server architecture with the clients who operate on a Windows platform, and the server on a Windows NT or Windows 2000 server. The distant database servers use SQL to allow clients (your EMIS application) to access data. EMIS Builder can also use a local database stored in your hard disk (Dbase, FoxPro, Access, etc.).Creation of tables according to the geographical and administrative settings existing in the countryThe information collected allows the entry and analysis of your data according to the spatial dimension chosen. The management of data entry can follow the administrative setting of the ministry of education to allow for the calculation and analysis of indicators needing the data on population (enrolment ratios for example).Creation of tables concerning the information on education systemIn the course of the following phase, all information will be entered related to entire education system, even if this concerned with only one education level, because the EMIS approach is sector-wide. This does not mean that should be enter all the information concerning other education levels, but it can easily import data collected by other ministries or administrative units eventually. The interface of data entry will allow adapting the names of levels to the national names, and entering the duration of study and admission age in every level and cycle. In addition, if there are several education systems (admission age or different durations of study), EMIS Builder offers you the possibility to take account of these differences.

Adding and editing elementsIt can be added new elements and adapt the fundamental elements to the national terminology. EMIS Builder contains fundamental (core) elements without which EMIS would not be a real information system. These elements as well as the dimensions and attributes cannot be deleted or changed. It can only be adapted them to the terminology used in the system.These elements are those belonging to the education system and those belonging external data.


50

3.4 EMIS Application

Once EMIS is created, EMIS Application will allow executing and managing all its component modules. These modules are:• Data Entry Module:Interfaces will be available for entering the data concerning the elements that have retained to form part of EMIS. The captured data will be stored in the database created by EMIS Builder. In addition, you will have interfaces for entering external data like population, budget and the GDP. These interfaces will also enable to read and update the data stored in the database.• Results module:This module allows consulting the pre-programmed reports, as for example pupils in primary education by grade according to regions, etc. Also there are the possibilities of directly entering SQL requests from its SQL editor. • Indicators Module:This module consists of two options:(i) a list of the most commonly used education indicators, among them the indicators necessaryforthemonitoringandevaluationoftheEducationforAllobjectivesdefinedinDakar,whoselistincludes18basicindicatorsusedfortheEFAassessmentin2000. (ii) a wizard that guide the user through the creation of indicators which enables to create new specific indicators which do not appear on the previous one.• Module for the Simulation Model:This module allows prepare the data in order that the UNESCO simulation model EPSSim33 can use them for the elaboration of education policies and strategies.• Analysis Module:This module makes it possible to create graphs and tables of cross references to visualize and analyze data according to different perspectives. It is a decision-making tool for the management of the education system.• Tools Module:This module includes some tools such as the Sprague multiplier, index calculator, statistics parameters (averages, variance, etc.), trends adjustments, etc.

4. EMISALB – Piloting EMIS Initiative in Korça and Kukës district

4.1 Why EMIS ALBCollection of information in education in Albania, in general, is done by using ready made templates of statistical tables filled in hard copy by schools, sent out to the education directorates and to the MoES. The completing of such templates is done by hand and computer data processing is made mainly at the MoES level. The information collected in this way does not provide the opportunity for the production of the expected output related to a real statistical analysis of the data for several reasons. EMIS is still not fully functional in Albania. Evidences show that unified information sharing is significantly lacking among the MoES, Regional Education Directorates (REDs: the MoES de-concentrated bodies), Local Government, Communes and schools. As a consequence, central policymakers consider mainly national statistics, which is not helping them to identify local problems as well as to design specific strategies to improve the indicators in problematic areas, and as such, to improve them at the national scale


51

EMIS aims mainly at providing opportunities for collection, distribution and storing of information in a simple, fast, accurate, complete, standard based and unlimited by all the unit levels. EMIS is not just about getting data onto a computer, rather, it provides the tool for conceptual research and the analytical investigation of the collected data. The system should empower people at different levels in the system with the capacity to disaggregate economic, infrastructure, social (including minority groups) and educational data in terms of rural/urban and central, regional, district, municipal and school levels. The unit responsible for collecting and processing information should be made robust in order to boost its own activities in several directions:

The information, to be collected, shoulda. represent a unique system of data with regard to the nomenclature and the extent of processing as such; The nomenclature of data, to be collected, should be a b. responsibility resting with MoES and should receive the blessing or consent of the highest levels; Reliability and the completion of such information should be fullyc. confirmedthroughthe institutional cooperation to be established and retained with INSTAT; The information collected should be considered to be an d. institutional property to be placed at the service of the system.

The goal and primary objectives of the programme/project is to recommend to MoES a model how to establish and organize an efficiency unit in charge of EMIS and responsible to extend the model nationwide up to 2010.

Objectives:To use EMIS developer produced in Korca and Kukes as a pilot model. a. To promote the use of information for educational development.b. To cultivate the EMIS workers in the areas of survey administration, data processing c. (hardware, software, networking), analysis and use of educational information, and managing, monitoring, and evaluating the EMIS activities

4.2 Previous experiences in EMIS ALB implementation

Piloting EMIS for two regions was a UNICEF idea coming from the Basic Education programme needs and experiences at the national and local level. The project is entering at its third stage as a natural progress related to the national and local requirements.

At national level: In 2006 the WB has embarked with the EEE-P (SWAp), including EMIS as an important component of good governance reform. Its main objective is to support the implementation of the first phase of Albania’s NES 2006-2015. For a proper implementation of this relevant national document several complementary measures need to be taken, which have now been integrated into the Medium Term Budget Plan (MTBP). These include a proper sequencing of the action plan and budget on a year-to-year basis based on detailed monitoring of the achievements in the previous year. Hence, the first priority is to improve the database and installation of an effective EMIS. The second priority that emerges is to build the managerial capacity of key personnel in the affiliated educational institutes and educational administration at decentralized levels up to the school level. Some activities take part, but they had been very sporadically.


52

The key message from MoES plans is that the “existing EMIS” need to be revitalized, improved and fully operational. In this respect, without a school-based EMIS that provides detailed and disaggregated information from the schools the education managers cannot know if the EFA objectives are met or not, cannot conduct cost-benefit analysis of past interventions to undertake efficient future policy actions. Therefore, the establishment of a disaggregated gender friendly school-based EMIS that provides all the necessary data to monitor and evaluate the EFA process is a must for the Albanian Government nowadays. The real policymaking in education is based firstly and above all on sound and real data coming from the schools.

At local level: UNICEF is supporting since four years the Kukesi and Korça REDs towards the establishment of a school-based EMIS. One programme goal is to assist the Government with the pilot-phase plan (mentioned above) in order to prepare the ground at the local level through creating the necessary model tools for a full and sustainable school-based EMIS system able to respond to the requirements of the regional and central EMIS. The final goal is to propose EMIS pilot interventions for scale at the regional level in 2010. So far interventions in this respect include:

Thefirststage(2006) started at a moment when Kukesi and Korça towns had almost none of the EMIS elements at least as regards the electronic form of information. For this reason the activities of this period consisted in: (i) supporting with technological infrastructure; (ii) equipping 5 school in Korça and all 5 Kukesi urban schools with PC, laser jets, UPS and provide them with DSL internet for 1 year; (iii) capacity building of school principals; teachers and specialists of RED; (iv) compiling and using school EFA indicators list (182 indicators). The first EMIS products are: (i) established school electronic information; (ii) realized first electronic communications of school-RED information.

Thesecondstage(2007) reflecting the requirements, needs and gained experience, extended and focused on local capacity building as a very necessary element for the sustainability and performance of EMIS in general. The two RED’s were powerfully supported through establishing a network and a real training centre for EMIS. As regards this, the following was done:

Support with technological infrastructure: (i) a training centre was set up in RED with 5 pc-s, 1 projector, 1 laptop, 1 projection screen, 1 all-in-one (photocopy-scanner-printer), one 3.4 KvA inverter as well as three 200AH batteries; (ii) RED has been provided with DSL internet; (iii) WiFi network has been created to provide internet access to 10 PC-s; (iv) 10 schools were provided with 2 PC-s, a 3.4KvA inverter and three 200AH batteries; (v) 5 schools continued to have DSL internet connection for one more year; (vi) networks were established in schools which provide internet access to about 25 computers.

Support with human capacity building: (i) 20 regional trainers were trained regarding training skills, web based information communication, and electronic communication; (ii) key local government employees and 100 teachers were trained, mainly with basic programs of IT as well as in communication programs.


53

4.3 Planning and implemeting the third stage 2008 - 2010

Planning the third stage (2009) required that after 2007 preparation phase to pilot/test the functioning of EMIS all the findings of each activity implemented to be used as input for finalizing EMIS model. The most important activities of the third stage were devoted to design the IT application. Piloting an EMIS’ functioning model depends on development of a set of activities and instruments such as:

An assessment for all relevant institutions conducted in order to harmonize the a) statistical templates at all the different levels (MoES, Institute of Curricula and Training, Centre of Evaluation for Education, INSTAT, etc.);A steering committee with MoES representatives was set up. It guarantees that b) the proposed EMIS pilot was in line with the MoES program to facilitate its future integration into the national EMIS system.An inter-sectoral technical working group developed standardized templates for c) schools;User friendly IT application model;d) Designing EMIS modules for being used for training in Pedagogical Universities and e) in-service teachers’ training.

Goal:Recommend to MoES a model how to establish and organize an efficiency unit in charge of EMIS and responsible to extend the model nationwide up to an 2015.

Objectives:To use EMIS developer produced in Korca and Kukes as a pilot model. d. To promote the use of information for educational development.e. To cultivate the EMIS workers in the areas of survey administration, data processing f. (hardware, software, networking), analysis and use of educational information, and managing, monitoring, and evaluating the EMIS activities

The main strategies for the project implementation were developed in two directions(i) assessing of the work done so far and agreeing with respective institutions such as MoES, INSTAT, RED, CTI on standard procedures to be followed, and (ii) collectinng the information needed for EMISALB. AGENDA Institute start to designing:

Coding.a) Codebook details from each institution, along with an understanding of the file structure, to correctly interpret the information contained in the data records. To maintain accurate and consistent records that permit longitudinal and cross-sectional analyses, unique identification codes must be assigned to every level of the education system for which data is collected (schools, teachers, students) and into which this data can be grouped and compared (e.g., political units, system level).

Questionnaire.b) For establishing a routine in data collection and data flow a questionnaire will be developed and agreed among the educational stakeholders in the region. The questionnaire will include all the base indicators linked with the description of the school, classes, student and teacher state. The questionnaire will be designed according


54

to the statistical information required by National Educational Program. The design of the questionnaire will permit the cross-tabulation and the establishment of the data hierarchy in the IT Program. DataCollectionManual.c) Documentation on what the data means must be provided. Knowing the context from which the data come enables the creation of meaningful indicators that will help guide education policy.

Project Management:The project was overseen and guided along by a National Board, which is composed of representatives from MoES, INSTAT, representatives from Institute of Curricula and Training, as well as directors of the respective REDs. The mission of this Board was to develop policies for project development, monitoring implementation and issuing recommendations for revisions in activities. The role of the MOES representative, in particular, was to better process the successful experience of the project with the view to extending it at the national scale.

In the local level, there was Local Board in two regions, which had as members RED Director, the schools masters and municipality representative of education. The local board made sure that the objectives of the project were fulfilled in a timely manner.

Capacity building:One of the essential components of EMIS remained the training. Because the technology is changing fast and the turnover of the staff involved in the implemenation of the project was very high, training was a continued activity. Without efficient short and long terms plans on training it will be difficult to have a successful EMIS in region and MOES. Basic skills on computer use, internet facilities will be provided to all employees that are in charge on EMIS in schools and REDs. DataEntryDuring EMIS ALB implementation, due to objective reasons the completed questionnaires never arrived and the data entry was postponed in time. AGENDA used it as a good opportunity to develop an open source application web, which allows all the 10 schools chosen in districts to enter their data in their own. This solution gave more ownership to the schools which participated in EMIS Project.

Monitoring the processEMISALB run on an independent IPS and all data traffic were handled outside the MOES server. All the users were provided by a “user name” and a password. The monitoring was realized by the data administrator who was the project coordinator. MOES was interested to follow a close data entry experience in a school level. For that reason EMISALB was extended to a school in Tirana City. Hoxha Tahsin, was the school selected to take part in EMISALB exercise. The entered in the scheme quite at the same moment of the schools in Kukës and Korça district, and the data entry was easily monitored by MOES.

IndicatorsEMISALB produces a set of indicators from the collected data. Indicators are calculated on a school, regional directorate and national level. The access to indicators is allowed according to the organizational hierarchy. Users belonging to MOEScan access all indicators, while regional


55

directorate and school users can access only indicators pertaining to their organizational unit. Indicators are calculated on request, by a batch process. The system keeps a history of calcu-lated indicators, empowering users to identify trends, and apply corrective measures.

Analyses of data The indicators produced automatically from the EMISALB application and the data collected from the local areas statistical units, were used to prepare a template on situation analyses in the districts. Those analyses will be periodically produced by DAR in cooperation with Education Unit of Municipality. The paper will be distributed to all stakeholders and will initiate a constructive dialogue with them.

5. EMIS technology

1. The EMISALB is a centralized web application. EMISALB make use of the infrastructure built within the Project “Albania in the age of internet” and facilitate the update and the technical support of the application.

2. The application is created as a virtual machine that can be plugged-in the existing infrastructure of the Ministry of Education and Science. The technologic stack used for the application is as follows:

VMWare ESXi for the virtual machine•

Ubuntu Linux 8.04 LTS •

Apache 2.2 web server with the following modules:•

Mod_ssla.

Mod_proxyb.

Mod_rewritec.

Mod_expiresd.

Mod_deflatee.

Oracle XE database•

Oracle Application Express 3.2.1•

3. The technologic stack elements are free of charge or open source:

VMWare ESXi Free

Ubuntu Linux 8.04 LTS Open source

Apache 2.2 web server Open source

Oracle XE database Free

Oracle Application Express Free


56

4. The architecture of the application infrastructure

The logical architecture is shown in the fig 1:

Figure 1 The logical architecture

As for the physical architecture, Apache can be placed in the same server where the data base is stored or in another separate server. A recommended physical architecture is shown

in figure 2:

Figure 2 Recommended physical architecture

5.1 The EMISALB application

The application is built by using Oracle Application Express (APEX). APEX is a web based area for fast development of the applications. APEX is a free of charge component of all the versions of Oracle database. As a result, EMISALB can automatically use all the data base advantages as scalability, security, the analytical functions, high availability etc.The graphic website of EMISALB is generated by APEX in HTML. The visual aspect is separated from functionality, and is defined by the CSS template. As a result, the visual side of the application can be easily managed, without affecting the functionality. The graphic website uses modern elements of Web 2.0 and AJAX, in order to facilitate the work of the users. This feature is particularly distinguished in the report system, which allows the common users to adapt the existing reports or created new ones. (http://www.emisalb.org)


57

5.2 EMISALB application in practice

• Data Entry Module:Interfaces are available for entering the data concerning the elements related to school, physical class, student class, student, teacher that have been designed to be part of EMISALB.. The captured data will be stored in the database created by EMIS Builder. In addition, you will have interfaces for entering external data like population, budget and the GDP. These interfaces will also enable to read and update the data stored in the database.• Indicators Module:This module allows consulting the pre-programmed reports, on EFA indicators. In this phase of development EMISALB is calculating 144 indicators out of 180 indicators. In those 144 indicators 13 are included in the program as external indicators. • Results module:This module allows consulting the work done so far by giving different levels of rights to the data entry persons, administrator, and supervisor. Also there are the possibilities of directly entering SQL requests from its SQL system administrator. • Analysis Module:This module makes it possible to create graphs and tables of cross references to visualize and analyze data according to different perspectives. It is a decision-making tool for the management of the education system.

6.Lessonslearned,andrecommendations

6.1 Establishing EMIS ALB

Our pilot experiences make AGENDA Institute staff to have some reflection that happily can be shared. In this regard, the following points are useful:

Dreams1. - Start by formulating the vision of what you want to achieve. This is a basic starting point. Write it down, in a short and concise form. Ask yourself: ‘What is EMIS?’ and ‘Why do we need it?’ In other words, you must have a vision statement. It might be necessary at this stage to draw on other countries’ experiences. AGENDA Institute staff is very thankful to Mrs. Aurora Bushati, Responsible for the Basic Education Programme at UNICEF, who boosted towards the right direction.

Scanningtheenvironment2. - Study carefully, and with purpose, the environment in which you are working. Consider the MoES and its departments and sections in relation to what they are doing now, and what they want to do in the future, etc. Identify the role EMIS can play and what remains to be dealt with within each department and section. Consider very carefully the situation in each district and in each school.Feedback information3. - Collect and compile feedback information that relates to the vision statement. This is very important. Users may say something of great importance that relates to the vision and needs to be taken into consideration for further refinement of your plan of action and learning process.

Data collection4. – Is an everyday activity on what today in terms of a plan and plan implementation, a strategy for feedback information, training, monitoring mechanisms, overall management, manpower, facilities, etc. Consider that the school responsible persons on EMIS activities might face a lot of daily problems, such as cut of internet connection, shortage of electricity, etc.


58

Successfactors5. - In addition to the steps outlined above, it is important to include core professionals in EMIS and major users in the whole process. The proper implementation of EMIS is related also to the existence of dedicated person to maintain and update the EMIS web data source for each school.

6.2 Challenges of Building EMIS ALB

EMIS is a relatively new concept that arose from the need to embark into a more coordinated form of management for information on education. In MOES the ‘statistics’ section can be responsible for collection of education statistics. It is this section that is being transformed to EMIS to give a wider look at and more coordinated approach to processing educational information from schools, departments of the MOES, and other educational institutions, such as curricula’s development agency, teacher training agency EMIS’s goal is to compile more comprehensive and policy-oriented educational information. With the growing global demand for information and increased volumes of work, the demand for facilities such as computers has increased tremendously. This, in turn, has given rise to institutions requiring more highly-trained professionals in computing and more computer knowledge on top of the existing need for professional training in statistics and data analysis capability. In order to meet these demands, commitment from decision-makers is essential if a budget for procurement and training is to be allocated.

Awareness: One of the main ideas of having a coordination unit for information within the MOES is to enhance the level of user awareness among planners, decision-makers, researchers, experts, decision support systems and administrators in the MOES.

Budget allocation: One of the measures or indicators of the level of awareness is the willingness, on the part of decision-makers and planners, to allocate the necessary budget for developing EMIS within the MOES. In this respect, the acquisition of new technology, mailing data collection instruments to schools, and undertaking research and surveys to supplement statistical results are some aspects of budgetary requirements that are worth mentioning.

Internet connection: As the EMISALB pilot was supported by semi open web application, the supply of internet connection for each school is crucial. In those cases were the internet can’t be provide alternative solutions must be provided to the schools. MOES will plan to allocate some financial sources on these alternative solutions.

Self-initiated learning: The initiative to learn on the job, be innovative, and create future vision among EMIS leadership is, at times, lacking. The dedication to sacrificing personal time and persevering in initiating dialogue with decision and policy-makers in the hope of achieving future visions is equally lacking among statisticians and computer professionals working in EMIS.

The need for continuous training: In the light of fast-changing technology and the very professional nature of the EMIS work, all EMIS staff has to work in an environment of continuous learning, and implement the knowledge gained through time. These needs and efforts are often overlooked by decision makers. Also because EMIS will be subject of continues improvement and extension the need for training will be appraised.


59

6.3 Summary and Conclusion

Establishing and strengthening EMIS is effectively achieved when the top decision-makers realize the importance of information systems development for all functions of the MOES.

Further requirements of the EMIS management team are that it co ordinates resources and personnel, provides leadership with vision, and explores the environment for high performance by using essential feedback information.

EMIS management must be able to take on board all stakeholders, especially the users, and achieve continuous dialogue about what is required and what can be achieved both in the short- and long-term. Management is also responsible for working with EMIS staff so that they realize the importance of the role of users in the play in the effort of establishing and strengthening an information system. Thus regional boards, where members are coming from local policy makers units is very important steps to be addresses since the beginning.

Training personnel in EMIS, and outside EMIS but within the MOES, is a sine qua non of success. Learning from our own successes and failures enhances our own knowledge and provides feedback to effective problem solving strategies at a higher level. This is usual practice for any learning organization. It allows management and the EMIS team as a whole to tackle problems, leading to mastery over the skills needed to achieve the goals.

The role of EMIS is to strengthen national and local capacity to provide accurate, timely, and relevant information (especially focused on marginalization aspects) for policy-makers, planners, decision-makers, and decision support systems. In order to be able to do that, EMIS needs to develop the ability to build a sound vision to develop an information system and to work and hold dialogue with users of information and learn from them on a continuous basis.

The quality of the products we generate will have a far bigger impact than we can anticipate in catching the attention of users and drawing them towards information use. The more information is used the stronger the demand for it will grow and, the better the use of quality information, the better will be the decisions made, which will further advance the overhaul development of education.


60

annex 1

EFA indicators list1. (developed by ‘Development of Education’ Association in the framework of the ‘Hidden drop-out’ Project 2002-2005, supported by UNICEF Basic Education Programme)

School attendance

1. Number of students enrolled at the beginning of the school year 2. Number of girls enrolled at the beginning of the school year 3. Number of students enrolled in primary education at the beginning of the school year 4. Number of girls enrolled in primary education at the beginning of the school year 5. Number of students enrolled in secondary education at the beginning of the school year 6. Number of girls enrolled in secondary education at the beginning of the school year 7. Number of students enrolled in the first grade at the beginning of school year 8. Number of students, enrolled in first grade who are 6 years old at the beginning of the school year 9. Number of students enrolled in first grade who are 7 years old at the beginning of the school year 10. Number of students enrolled in first grade who are 8 years old at the beginning of the school year 11. Number of students enrolled at the end of the school year 12. Number of girls enrolled at the end of the school year 13 Number of students enrolled in primary education at the end of the school year 14. Number of girls enrolled in primary education at the end of the school year 15. Number of students enrolled in secondary education at the end of the school year 16. Number of girls enrolled in secondary education at the end of the school year 17. Number of students who dropped out the school 18. Percentage of students who dropped out the school 19. The number of girls who dropped out the school 20. The percentage of girls who dropped out the school 21. Number of students who dropped out the school in primary education 22. Percentage of students who dropped out the school in primary education 23. The number of girls who dropped out the school in primary education 24. The percentage of girls who dropped out the school in primary education 25. Number of students who dropped out the school in secondary education 26. Percentage of students who dropped out the school in secondary education 27. The number of girls who dropped out the school in secondary education 28. The percentage of girls who dropped out the school in secondary education 29. Number of drop outs according to the classrooms 30. Number of students who did not finish compulsory education due to exceeding the legal age boundary.


61

Family 31. Number of orphan children 32. Number of students with divorced parents 33. The number of Roma students 34. The percentage of Roma students 35. The number of minority students 36. Number of students from families with social aid 37. Number of students with unemployed father 38. Number of students with a parent in emigration 39. Number of students with both parents in emigration 40. Number of students with a father with university degree 41. Number of students with a father with secondary education 42. Number of students with a father with primary education 43. Number of students with a father with elementary school 44. Number of students with a father without education 45. Number of students with a mother with university degree 46. Number of students with a mother with secondary education 47. Number of students with a mother with primary education 48. Number of students with a mother with elementary education 49. Number of students with a mother without education School staff

50. Number of teachers with over 25 years of work 51. Number of teachers with the required degree 52. Number of teachers without the required degree 53. Number of teachers with the required degree in primary education 54. Number of teachers without the required degree in primary education 55. Number of teachers with the required degree in secondary education 56. Number of teachers without the required degree in secondary education 57. Number of support staff School Services 58. The number of psycho-social workers 59. Is there a dental service within the school? School Infrastructure 60. Average number of students per class 61. Average number of students per class of primary education 62. Average number of students per class in secondary education 63. Number of primary education classes with over 32 students 64. Number of primary education classes with under 18 students 65. The number of secondary education classes with over 35 students


62

66. The number of secondary education classes with under 20 students 67. Average number of students for a teacher. Average number of students for a teacher in primary education 68. Average number of students for a teacher in a secondary education 69. Number of students in collective classes 70. Number of elementary education students who take lessons in collective classes 71. Number of secondary education students who take lessons in collective classes 72. Number of students in collective classes with up to 5 students 73. Number of students in collective classes with 6 to 10 students 74. Year of school construction 75. The number of school shifts 76. Number of students for each shift 77. Number of students who live more than 30 minutes away from school 78. Number of school classes in primary education 79. The number of classes in primary education with an area (students/class) more than 1.4 m2 80. The number of classes in secondary school 81. The number of classes in secondary education with an area (students/class) more than 1.5 m2 82. Is there a chemistry lab? (The school with 16 classes has a lab. For every four additional classrooms, there is an additional lab) 83. If “yes”, how many chemistry labs are? 84. How many chemistry classes are? 85. Is there a physics laboratory? 86. If “yes”, the number of physics laboratories? 87. How many physics classes are? 88. Is there a biology lab? 89. If “yes”, how many biology labs are? 90. How many biology classes are? 91. Is there a foreign language lab? 92. If “yes”, how many foreign language labs are there? 93. How many foreign languages classes are? 94. Number of computers in the school use 95. Is there a school workshop? 96. Is there a school gym? 97. Is there a school sports field outside? 98. Is there a library? 99. If “yes”, what is the area for students? (Min. 0.1 m2) 100. Is there a multi-use space? (Hall meetings, movies, etc.) 101. If “yes”, how much is the area of the multi-purpose space (min.70 m2) 102. If “yes”, how much is the area of the multi-purpose space per students (min.0, 2 m2) 103. Are there school restrooms? 104. Are there school toilet for girls only? 105. How many cabins are for boys? 106. How many cabins are for girls? 107. Is there drinking water in the school? 108. Is the drinking water sufficient for school students?


63

109. Is there a school phone line? 110. Is there a chair for every student? 111. Are there enough desks for all students in a class? 112. Are there blackboards in each class? 113. Is there a school yard? 114. If “yes”, what is the area of the school yard? (School yard area without the gym for a student, min. 7m2, the school yard area with a gym for students min. 5m2) 115. What is the school heating system: Central, stove, nothing 116. If there’s heat, how many months per year is heat provided? Student’s results 117. The pass rate of students passing the first semester 118. The pass rate of students passing the first semester in primary education 119. The pass rate of students passing the first semester in secondary education 120. The pass rate of students passing the school year 121. The pass rate of students passing the school year in primary education 122. The pass rate of students passing the school year in secondary education 123. Number of students repeating class 124. Number of students in primary education repeating class 125. Number of students in grade repeating in secondary education 126. Percentage of students who repeating class 127. Percentage of students in primary education repeating class 128. Percentage of students in grade repeating class in secondary education

ListofindicatorstobecollectedduringtheextensionofEMIS’fieldsinthenext2. phase of EMIS project

Number of school children living in the area belonging to that school zone 1. Number of inhabitants belonging to the school zone2. Number of first grade pupils who have attended kindergarten at least one year 3. Number of pupils with over 40% of absences during the academic year 4. Number of absences of pupils 5. Average percentage of absences per pupil compared to all classes6. Percentage of justifiable absences compared to all absences7. Number of eighth grade pupils who attend secondary education 8. Percentage of eighth grade pupils who attend secondary education 9. Number of gipsy pupils 10. Percentage of gipsy pupils11. Number of pupils newly coming from other towns or villages12. Number of pupils isolated due to blood feud13. Number of hours missed by the teachers 14. Percentage of hours missed by the teachers compared to the total number of classes15. Number of teachers under the limit of the teaching hours 16. Number of pupils who work individually based on the Guidance of the MoES17. Number of pupils who take lectures in collective classes with one shift teacher18.


64

Number of pupils who take lectures in collective classes with two shifts teacher19. Number of female toilets equipped with bidet 20. Number of blackboards not suitable for writing 21. Average grade in the first semester 22. Average grade in the first semester at primary education23. Average grade in the first semester at secondary education24. Average grade at the end of the academic year25. Average grade at the end of the academic year at primary education26. Average grade at the end of the academic year at secondary education27. Number of failing pupils for fall exams28. Number of failing pupils for fall exams at primary education29. Number of failing pupils for fall exams at secondary education30. Number of students in fourth grade attaining 9 and 10 marks in maths at the end of 31. school yearNumber of students in eighth grade attaining 9 and 10 marks in maths at the end of 32. school year

33.Number of students in fourth grade attaining 9 and 10 marks in grammar at the end of school year

34. Number of students in eighth grade attaining 9 and 10 marks in grammar at the end of school year

35. Number of students in fourth grade attaining 5 mark in maths at the end of school year36. Number of students in eighth grade attaining 5 mark in maths at the end of school year37. Number of students in fourth grade attaining 5 mark in grammar at the end of school

year 38. Number of students in eighth grade attaining 5 marks in grammar at the end of school

year39. Discrepancy of the average mark at fourth-grade students at the end of the school year with fifth grade students in math at first semester 40. Discrepancy of the average mark at fourth-grade students at the end of the school year with fifth grade students in grammar at first semester41. Discrepancy of the average mark at eighth-grade students with the first semester of high school 42. The number of students penalized according to normative dispositions 43. Number of students with penal precedents

Finance

44. Public investments at school during three last years45. Public investment per students during three last years46. School salary fund per student at last year47. Unconditional grant per school48. Donor grants during three last years per school49. Funds raised funds from business during three last years by shcool50. Funds raised funds from coomunity during three last years by shcool51. Funds raised funds from shool activities during three last years by shcool


65

annex 2

IDENTIFICATION

SCHOOL NAME XX YY

ADDRESS

LOCATION Qarku Komuna

SCHOOL TYPE Publike Jopublike

YEAR OF CONSTRUCTION XXXX

YEAR OF RECONSTRUCTION XXXX

SHIFTS Po Jo


66

Type

of

scho

olSu

rfac

e re

late

d to

flo

ors

Clas

sroo

m n

umbe

r fo

r ea

ch fl

oor

Bath

room

num

ber

for

each

floo

r

Gir

ls B

athr

oom

nu

mbe

r fo

r ea

ch

floor

Doe

s th

e sc

hool

hav

e

Yes

1

No

2

Sign

the

fea

-tu

res

Clas

sroo

m

num

ber

acco

rdin

g to

pa

ralle

ls

Publi

c

11st F

loor _

____

_m²

1st F

loor_

____

_nr

1st F

loor_

____

_nr

1st F

loor_

____

_nr

1He

ating

Hea

ting

Paral

lel 1

Non-pu

blic 2

2n

d Flo

or__

____

m²2n

d Flo

or__

____

nr2n

d Flo

or__

____

nr2n

d Flo

or__

____

nr2

Water

1. Centr

alPa

rallel 2

3d Floo

r___

___m

²3d

Floo

r___

___n

r3d

Floo

r___

___n

r3d

Floo

r___

___n

r3

Energ

y2.

Stove/w

ood

Paral

lel 3

4th

Floor__

____

m²4th

Floor__

____

nr4th

Floor__

____

nr4th

Floor__

____

nr4

Labs

3. Othe

rPa

rallel 4

Tota

l___

___m

²To

tal_

____

_nr

Tota

l___

___n

rTo

tal_

____

_nr

5Pa

lester

4. No

heatin

gPa

rallel 5

6Access

PAK

Wat

erPa

rallel 6

7Sportiv

e are

a1.R

unnin

gPa

rallel 7

8Activ

ity ro

om2.

Depo

sitPa

rallel 8

9Lib

rary

3. Othe

rPa

rallel 9

10Wo

rkin

eviro

nmen

t4.

No w

ater

Paral

lel 1

0

11Tel

epho

neEn

ergy

Paral

lel 1

1

12Int

ernet

1. Co

ntinu

osPa

rallel 1

2

13Ca

nteen

2. with

inter-

rupti

ons

Tota

l

14Accoun

t num

ber

3. oth

er

15De

ntist

Labs

16Psycho

logist/ socia

l wo

rker

1. Ph

ysiscs

17supp

ortin

g pe

rsonn

el2.

Chem

istry

18Proje

cts3.B

iology


67

Type

of

scho

olSu

rfac

e re

late

d to

flo

ors

Clas

sroo

m n

umbe

r fo

r ea

ch fl

oor

Bath

room

num

ber

for

each

floo

r

Gir

ls B

athr

oom

nu

mbe

r fo

r ea

ch

floor

Doe

s th

e sc

hool

hav

e

Yes

1

No

2

Sign

the

fea

-tu

res

Clas

sroo

m

num

ber

acco

rdin

g to

pa

ralle

ls4.

Forei

gn

langu

ages

5.Info

rmati

cs

6. Wo

od w

ork

7. Othe

r

Acce

ss t

o DP

1.Blin

d

2. Pa

rapleg

ics

3. Tet

rapleg

ics

Proj

ects

(put t

he d

onor)

Room

co

de

Plea

se

put

the

plug

s'

num

ber

Plea

se p

ut

the

HUBs

' nu

mbe

r

Plea

se

put

the

desk

nu

mbe

r

Plea

se

put

the

chai

rs

num

ber

Plea

se

put

the

blac

k-bo

ards

nu

mbe

r

Plea

se

put

the

win

dow

s nu

mbe

r

Plea

se

put

the

libra

ry

num

ber

Plea

se

put

the

stov

es

num

ber

Plea

se

put

the

radi

ator

s nu

mbe

r

Surf

ace

Room

us-

age

Plea

se

put

the

type

of

acce

ss for

DP

0101

0102

0103

0104

0105

0201

0202

0203

0204

0205

0301

0302

0303

0304

0305


69

Class-room code

Academic year (for example 2009-2010)

The parallel(one of the fol-lowing values:1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12)

Class-room's code (for example IA,IVB)

Class-room of "other chance"

Collective Class-room (Yes or No)

Students’ Number

Students T Students F

0101

0102

0103

0104

0105

0201

0202

0203

0204

0205

0301

0302

0303

0304

0305


70

Scho

old

code

01

Nam

e/Su

rnam

e

Gjin

ia

M 1

F 2

Date

of b

irth

dd/m

m/vvv

v

Civil S

tatu

s ma

rried 1

div

orced

2 wid

ow 3

single 4

In w

hich

et

nic-

ity g

roup

do

you

be

long

? Alb

anian

1 Ma

cedonian

2 Gre

ek 3

Monte

negren

4

Roma

n 5

Vlleh 6

Other

7

Whi

ch

is yo

ur

mot

her's

lang

uage

?

Albani

an 1

Maced

onian

2

Greek

3 Mo

nteneg

ren 4

Romisht

e 5

Vllahe

6

Oth

er 7

"Whi

ch is

yo

ur h

igh-

est de

gree

Hig

h Scho

ol 1

Universit

y 2

post-u

niversity

3 Oth

er 4"

"Wer

e ha

ve

you

stud

ied?

Tirana

Universit

y 1

Elbasa

n Univ

ersity

2 Gjirok

astra

universit

y 3

Shkodra

Universit

y 4

Other

5"

Profi

le

(see c

odes

in the

annex

)

How m

any

year

s of

wor

k do

yo

u ha

ve?

Whi

ch is

yo

ur h

igh-

est lev

el o

f qu

alifi

ca-

tion?

"You

r st

atus

of

empl

oy-

men

t?

Per

manen

t 1

Temporar

y 2

In com

mand 3

With

contract

4 Oth

er 5"

Your

class

Your

skills

in

PC

use

are?

Good 1

Someho

w 2

None

3

02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14

Clas

s-ro

om

code

01

01

Nam

e Su

r-na

me

Fath

er-

hood

(na

me/

surnm

e)

Mot

h-er

-ho

od

(name

/sur

nme)

Gen-

der

M

1

F 2

Date

of

Birt

h

dd/m

m/vvv

v

Regist

ry

num

ber

(am

za)

Aca-

dem

ic

Year

Addr

ess

Phon

e nu

m-

ber

Regis-

tere

d firs

t time 1

sec

ond t

ime

2 oth

er 3

In w

hich

et

nic-

ity g

roup

do

you

be

long

? Alb

anian

1 Ma

cedonian

2

Greek

3

Monte

negren

4

Roma

n 5

Vlle

h 6

Oth

er 7

Whi

ch

is yo

ur

mot

her's

lang

uage

?

Albani

an 1

Maced

onian

2

Greek

3 Mo

nteneg

ren 4

Romisht

e 5

Vllahe

6

Oth

er 7

The

high

est

educ

ation-

al le

vel

of the

m

othe

r

Basic

1

Hig

h Scho

ol 2

Professional

Sch

ool 3

Universit

y 4

Don't kn

ow 5

The

high

est

educ

a-tio

nal

level

of

the

fath

er

Basic

1

Hig

h Scho

ol 2

Professional

Sch

ool 3

Universit

y 4

Don't kn

ow 5

Is yo

ur

mot

h-er

alive?

Yes 1

No 2

Is yo

ur

fath

er

alive?

Yes 1

No 2

Is o

ne

of the

pa

rent

s in

em

igra

-tio

n?

Yes 1

No 2

If ye

s, whi

ch

one?

Mo

ther 1

Father

2

Wha

t is

the

em-

ploy

men

t st

atus

of

you

r m

othe

r?

Emplo

yed 1

Unem

ployed

2

House

keep-

ing 3

Ret

ired 4

Dis

abled

5

NE 6

Other7

Wha

t is

the

empl

oy-

men

t st

a-tu

s of

you

r fath

er?

Emplo

yed 1

Unem

ployed

2

House

keepin

g 3

Retired

4

Disabl

ed 5

NE 6

Other7

Stat

us

(Failed,

pass

es in

th

e ne

xt

year

,dro

psou

t,tra

nsfere

d,ot

her

). To

be

divide

d in

two

colu

mns

, 1s

t an

d 2n

d se

-m

este

r

0102

0103

0104

0105

0106

0107

0108

0109

0110

0111

0112

0113

0114


72

annex 3


73

bibliograPhy

1. Education policies and strategies 5/ Information tools for the preparationand monitoring of education planshttp://unesdoc.unesco.org/images/0013/001323/132306e.pdf

2. Education Management Information System EMIS/ An overviewhttp://www.harare.unesco.org/documents/2005/Educational%20Management%20Information%20Systems.pdf

3. Project Proposal for UNICEF “Develop school-based EMIS in Korça and Kukës Regions aiming at estabilishimg a good model for monitoring EFA goals in Albania

4. Policy Paper: Start with ABC of Good Governance in Education: Establish a sound base for monitoring EFA goals in Albania through a school-based EMIS in Kukesi Region as a pilot intervention (Aurora K. Bushati, UNICEF Albania Office; Edmond Sheshi, Ex consultant of UNICEF Albania Office, 2008.)

SISTEMI I MENAXHIMIT TË INFORMACIONIT NË ... - AGENDA · Gjatë procesit të menaxhimit të...

Documents

Transcript of SISTEMI I MENAXHIMIT TË INFORMACIONIT NË ... - AGENDA · Gjatë procesit të menaxhimit të...