Sistema Nacional de Archivos -Sexta Reunión de Consejos

Departamentales de Archivos.

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y LA IMPORTANCIA DE SU

NORMALIZACIÓN

Contenido.• MARCO JURÍDICO;• PROCESO;• PROCEDIMIENTO;• ¿QUÉ ES UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS?;• EL PORQUÉ DE LOS MANUALES DE

PROCEDIMIENTOS;• VENTAJAS DE CONTAR CON ELLOS.• IMPORTANCIA DE SU NORMALIZACIÓN;• PARTES DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS;• FLUJOGRAMAS;• SIMBOLOGÍA;• BIBLIOGRAFÍA;• EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO PARA UN CDA;

MARCO JURÍDICO.• Constitución Política (Año de 1991): Se

prescriben aspectos a tener en cuenta en la Gestión Administrativa y el funcionamiento de las entidades públicas:

Obligación de definir funciones para cada empleo público (Arts. 122, 123, 124).

Desarrollo de la Función Administrativa: Se debe dar bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad (Art. 209).

La existencia del control interno y fiscal en la administración pública (Art. 209, 267, 268, 269, 270, 272).

Marco Jurídico (Continuación 1 / 3).

• Estatuto Anticorrupción y Código Disciplinario.• Código Contencioso Administrativo (Decreto

Reglamentario 01 de 1984).• Ley 42 de 1993 “Organización del Sistema de

Control Fiscal Financiero y los organismos que lo ejercen”.

• Ley 87 / 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”.

Marco Jurídico (Continuación 2 / 3).• Directiva Presidencial # 02 / 1994, “Desarrollo de la función de

Control Interno en las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional”.

• Decreto 2150/1995, “Se suprimen y reforman regulaciones, proce- dimientos o trámites innecesarios, existentes en la Ad/món Pública”.

• Directiva Presidencial # 01 / 1997, “Desarrollo del Sistema de Control Interno”.

• Ley 489 / 1998, “Se dictan normas sobre la Organización y Funciona miento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposicio-nes, principios y reglas previstas en los numerales 15 y 16 del artí-culo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

• Directiva Presidencial # 03 / 1999, “Supresión o reforma de regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública” F.E. – Artículo 120 de Ley 489 de 1998.

• Directiva Presidencial 10 de 2002, Num. 1.1.3, 2.2.

Marco Jurídico (Continuación 3 / 3).

• Ley 812 de junio 26 del 2003, Título II, Capítulo 2, Artículo 8 – Literal B – Viñeta 6: “Con el fin de mejorar la competitividad de las entidades públicas, estas adoptarán el sistema de calidad total y eficiencia administrativa, buscando en lo posible la certificación de calidad ISO”.

• Ley 872 de diciembre 30 de 2003 “Por la cual se crea el sistema de gestión de calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios”.

Proceso.• PROCESO: Se define como: “Curso de eventos que se van

sucediendo a medida que las materias primas se transforman en productos elaborados” (A. A. García – Conceptos de Organización Industrial, 1996),

- “Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un insumo en un producto” (R. Chang – Mejora Contínua de Procesos,

1996),- “La organización racional de personas, materiales, energía, equipos y

procedimientos en actividades concebidas para producir un resultado final específico” (P. Lorino – El Control Interno de Gestión Estratégico, 1994),

- “Una actividad que se lleva a cabo en una serie de etapas para producir un resultado específico o un grupo coherente de resultados específicos”, o “un grupo de acciones que tienen un propósito en común que hace avanzar el negocio en alguna forma” (Morris, Daniel,

Brandon, Joel – Reingeniería, Cómo aplicarla con éxito en los negocios, 1994),- “... Consiste en un grupo de tareas lógicamente relacionadas que

emplean los recursos de la organización para dar resultados definidos en apoyo de los objetivos de la organización” (J. Harrington – Mejoramiento

Contínuo de los procesos de la empresa, 1992).

Proceso.

• Etapas básicas del PROCESO: Preparatorias o de Iniciación, de Ejecución o Transformación, de Resultados (producto o servicio resultante) y de Control (presente en las etapas anteriores).

• Clasificación de los PROCESOS: De tipo misional,

De tipo gerencial (Planeación, Dirección, Talento Humano, Control), De tipo esencial (Financieros, Contratación, Sistemas), De apoyo (Mantenimiento, vigilancia, transportes).

Proceso.

Entradas Transformación Bien o servicio

RecursosInsumosInformación

- Proceso de Cambio o transformación de las entradas.- Valor agregado.

Resultados Productos

Retroalimentación(feed back).

Procedimiento.• Procedimiento: “... Es sinónimo de método, esto es, modo

ordenado de proceder para llegar a un fin determinado” u “orden en que se realizan las actividades” (Mass, Jordi, Ramió,

Carlos – La auditoría operativa en la Práctica,1998).• Es “Un método de ejecutar algunas cosas” (Diccionario de la Real

Academia de la Lengua, 1994).• “Es un documento que describe clara e

inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar y concluir una actividad u operación relacionada con el proceso productivo o de servicios, los elementos técnicos a emplear, las condiciones requeridas, los alcances y limitaciones fijadas, el número y características del personal que interviene, etc.” (A. Senlle, G.

Stoll – ISO 9000. Calidad Total y Normalización, 1994).

Procedimiento

Procedimiento: Conjunto de pasos, vinculados y dispuestos de manera secuencial, realizados dentro de un proceso y dirigidos a desglosar de manera detallada la forma de hacer algo incluyendo el ¿Qué?, el ¿Cómo?, el ¿Cuándo? y ¿Quién debe ejecutar la tarea?.

¿Qué son los Manuales de Procedimientos?

• Son “la colección sistemática de los procedimientos que indican al personal de la entidad las actividades a ser cumplidas y la forma como deben ser realizadas, con elementos adicionales como los puntos de control y el tiempo de ejecución”.

• Son instrumentos gerenciales que buscan coadyuvar a la ejecución correcta y oportuna de las labores encomendadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. Permiten el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones. Facilitan la supervisión y evaluación del trabajo. Facilitan el aprovechamiento de los recursos de la entidad. Propician el mejoramiento de la productividad en la empresa.

El porqué de los Manuales de Procedimientos.

• Porque existen obligaciones legales, las cuales se encuentran en la Constitución Política de la República de Colombia, el Código Contencioso Administrativo, Leyes, Decretos y Directivas Presidenciales. El incumplimiento de lo allí estipulado conducirá a sanciones disciplinarias.

• Porque, con ellos, se puede lograr la calidad y la efectividad en la organización. A través de esta herramienta se gerencia el día a día.

Ventajas de contar con Manuales de Procedimientos:

• Contribuir al incremento de la productividad (eficiencia y eficacia) y la calidad en la organización.

• Ser fuente importante de información y consulta sobre los procesos, procedimientos, tareas o actividades que desarrolla la entidad u organización.

• Evitar la improvisación.

• Ser elementos importantes de revisión y evaluación.

• Permitir efectividad en la aplicación de las normas, procesos y funciones administrativas.

• Se relacionan directamente con el levantamiento, implantación y aplicación de las Tablas de Retención Documental (TRD).

Importancia de los Manuales de Procedimientos:

• Son instrumentos útiles para orientar al cliente.

• Apoyan el mejoramiento continuo en la entidad u organización.

• Posibilitan un mejor uso del tiempo y la oportunidad de los trámites.

• Ayudan a volver reales la misión y visión de la empresa.

• Facilitan la concresión de deberes y responsabilidades.

• Sirven de medio de prueba en lo penal, administrativo, penal y laboral.

• Posibilitan la estandarización en la ejecución del trabajo.

• Son una herramienta valiosa para alcanzar la calidad.

• Se constituyen en una guía de entrenamiento en el puesto de trabajo.

• Son una herramienta de control, contra la corrupción y la tramitomanía

• Constituyen parte de la memoria institucional de la organización.

• Favorecen la unificación de conceptos.

• Permiten conocer la cadena de trabajo dada en la organización.

Características de los Manuales de Procedimientos

• Redacción simple, corta, clara, concisa, precisa, fluida y comprensible.

• Deben tener un proceso continuo de revisión y actualización, por el mismo funcionario que desarrolla procedimiento.

• Tener un procedimiento continuo de revisión y actualización.

• Facilitar, a través del diseño, su uso, conservación y actualización.

• Estar debidamente formalizado por el representante legal de la entidad.

Partes de un Manual de Procedimientos.Formalización Interna.Tabla de contenido.Misión de la Entidad.Visión de la Entidad.Objetivo.Dependencias responsables.Normas.Siglas utilizadas.Procedimientos (Incluyen formatos y flujogramas).Glosario.Anexos: Tablas, instrucciones, otros.

Los flujogramas o diagramas de bloque.

• Son una representación gráfica de un procedimiento que busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo y permite conocer y comprender el proceso que se escribe a través de los pasos, documentos, dependencias y cargos que intervienen en el proceso o procedimiento graficado.

• Los flujogramas complementan la parte redactada o literal de los procedimientos.

Simbología ANSI para flujogramas

Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. También representa un control, ejemplo: una firma, una revisión, un Vo. Bo.

Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Actividad o Proceso. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

REPRESENTASÍMBOLO

Ejemplo de procedimiento y de diagrama en bloque.

INICIO 

Elaborar y firmar Acta y enviarla al Jefe de la DCD.

Revisar y

firmar el

Acta.

Archi-

var.

FIN

PASON°

 FLUJO-GRAMA

DEPENDENCIAY RES-

PONSABLE

 ACTIVIDAD

 CON-TROL

TIEMPO DE

TRÁMITE

DOCU-MENTO RELA-

CIONADO

1.     

GLR.Jefe de Grupo.

Elaborar y firmar Acta AGN-FTRD-133 y enviar ésta al Jefe de la DCD.

Manual de proce dimien- tos GCA.

Dos días. 

Acta AGN-FTRD-133.

2.    

DCD.Jefe de División y Funcionarios.

Revisar Acta y firmarla. Devolver este documento al GLR.

Acta firmada.

Dos días.

Acta AGN-FTRD-133.

3.       

GLR. Funcionario.

Archivar el Acta en la carpeta de la serie documental correspondiente.

Archivo de Docu-mento.

Una vez reciba el Acta de la DCD.

 

Fases para la gestión de un proyecto de Manuales de Procedimientos.

1. Examen situacional, estado actual.2. Planeación del proyecto.3. Definición del esquema organizativo para el

proyecto.4. Levantamiento de los procedimientos actuales.5. Análisis.6. Formulación de los procedimientos.7. Pruebas y ajustes.8. Aprobación de los manuales.9. Difusión, implantación, y aplicación.10. Control y Mejoramiento Continuo.

FE-CHA CIUDAD

TELÉ-FONO /

FAXENTIDAD DESTINATARIO ASUNTO

RESPONSA-BLE DEL

ENVÍO

CANTIDAD DE FOLIOS ENVIADOS

RESUL-TADO DEL

ENVÍO.

Ejemplo de formato:REPÚBLICA DE COLOMBIA

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓNSECRETARÍA GENERAL Y DE ASUNTOS JURÍDICOS – GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

REGISTRO DE CORRESPONDENCIA ENVIADA VÍA FAX.

GESTIÓN DOCUMENTAL:Original: GCA (Serie: Registro y control , Subserie: Registro de Correspondencia)Resolución N° 165 del 11 de octubre del 2002Nombre del Archivo Sistematizado en GCA:AGN-FTRD-122 Tamaño del Formato: Oficio.

Bibliografía.

• Gestión Pública con Procedimientos, Rigoberto Martínez Bermúdez, Corporación Organización y Métodos. Bogotá D.C. 1999.

• Guía para la racionalización de trámites, Procesos y Procedimientos, DAFP, BID, Cámara de Comercio Bogotá, 2002.

• Organización y Métodos en la Administración Pública, Gustavo Quiroga Leos, Trillas, Méjico - 1994.