SISMED PreguntasFrecuentes V4.2 ArchivosCompraVenta

8/17/2019 SISMED PreguntasFrecuentes V4.2 ArchivosCompraVenta

1/19

Preguntas Frecuentes de SISMED

Sobre Archivos de Precios de Medicamentos

Documento elaborado por Ing. Herly Suárez Versión 4.2 Abril 4 de 2013

Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

50 Report

Tercer

Out

soursing

Deben reportar lasentidades que nocompran ni vendenmedicamentos ya quesubcontratan con untercero este manejo?

Una entidad que según las normas vigentes esté obligada a reportar a SISMED, independientede que subcontraten el manejo de medicamentos, debe reportar a titulo de su entidad, es decir elnombre de los archivos debe hacer referencia a la entidad así como el registro de control de losarchivos reportados relacionando el nit de la entidad. Si la entidad que les realiza en “out soursing” el manejo de medicamentos, está obligada areportar de acuerdo a la normatividad vigente, entonces también deberá reportar lo de su

competencia a título propio de la entidad, con su nit. 51 venta Si en un trimestre la

entidad no realizóninguna venta, debereportar archivo deventas o no? Y Cómodebe reportarlo?

Aunque la entidad no haya realizado venta de medicamentos en el trimestre, deberá enviar alSISMED el archivo de venta, porque de otra manera se entenderá que la entidad no cumplió conla obligación de reportar.Las entidades que no vendieron medicamentos en un trimestre y no son los titulares demedicamentos ante INVIMA, deberán reportar el registro de control.Las entidades que son titulares de medicamentos en INVIMA, aunque no vendan deben reportarel archivo de ventas con todos los CUM de los cuales con titulares y los valores en cero (preciomínimo, precio Máximo, valor total, unidades, factura de precio mínimo y factura de preciomáximo).

52 compra Cuando la entidad norealiza compra demedicamentos en untrimestre debe reportaral SISMED?

Siempre se debe reportar.Cuando no hay compra de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de comprassin registros Tipo 2 – compras, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que elvalor total de compras es cero.Cuando no hay recobro de medicamentos en el periodo, se debe enviar el archivo de comprassin registros Tipo 3 – recobros, y en el registro de control (Registro Tipo 1), se especifica que elvalor total de recobros es cero.

53 devoluci Las devoluciones de Según el Anexo Técnico 01 la Circular 01 de 2007 de la Comisión Nacional de Precios de


2/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

venta demedicamentos sedeben reportar aSISMED?

Medicamentos y Dispositivos Médicos “la entidad reportadora de información de venta demedicamentos, debe discriminar las ventas por mes informando tantos medicamentos como numero de

medicamentos comercialice como mayorista o, tenga activos ante el INVIMA en el caso de laboratorios, sin

incluir muestras medicas. Es importante reportar los medicamentos aunque sus ventas hayan sido cero.”

De acuerdo con lo anterior, al SISMED solo debe reportar las ventas netas, las cuales, según el

artículo 1 de la Circular 01 de 2007 son “valor total de ventas de un medicamento registradas en facturas, menos rebajas, bonificaciones y descuentos, sustentadas en ellas”.

De conformidad con la normatividad actual y teniendo en cuenta las posibilidades queactualmente brinda el SISMED, las devoluciones no deben reportarse. Si bien para lacontabilidad de cada empresa, ello puede ser relevante, para el SISMED no se previó laposibilidad, ni tampoco la obligación de reportar dichas devoluciones.

54 sucursal Mi empresa tienevarias sucursales, cadasucursal podría enviarel reporte a SISMED?

Acerca de las sucursales, pueden enviar un archivo por sucursal desde cada sucursal perosolamente para reportar el archivo de COMPRAS, en este caso se entiende el cumplimiento dela entidad cuando todas las sucursales hayan cumplido, es decir, hayan tenido procesamientoexitoso de sus archivos.

Adicionalmente para reportar por sucursal, deben comunicarse con el Ministerio, para registraren SISMED los datos de nombre y contacto de cada sucursal ya que SISMED envía al mail decada sucursal las notificaciones de procesamiento de archivos.El archivo de VENTAS debe consolidarse centralizadamente en la entidad y enviar un soloarchivo a nivel del NIT de la Entidad.

55 Ejemplo

venta

Dónde encuentroejemplos de archivosde ventas paraSISMED?

Ejemplo del Nombre de un Archivo de Ventas: MED113MVEN20111231NI000860123456.txt

Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas:


3/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

1,1,NI,860123456,7,2,,,,2011,10,12,9,5327502,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,134362,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,113402,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,02,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,148002,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,16430

2,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,02,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,168002,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,172302,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0

56 ejemplo

compra

Dónde encuentroejemplos de archivosde compras paraSISMED?

Ejemplo del Nombre de un Archivo de Compras:MED114MCOM20111231NI000870100100.txt

Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros:

1,2,NI,870100100,5,,2011,10,12,10,505000,42650

2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ53402,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F8002,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ53402,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F8002,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ53402,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F8003,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340 3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025 3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280


4/19


5/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

60 Fondo

rotatori

o

estupef

aciente

report

precio

Cómo deben reportarlos Fondos Rotatoriosde Estupefacientes.

Los Fondos Rotatorios de Estupefacientes de entidades territoriales, debe reportar con el Nit dela entidad a la que corresponde el Fondo Rotatorio de Estupefacientes.Se debe verificar con la mesa de ayuda de SISMED que la entidad correspondiente a su Nit estéregistrada en SISMED.Ejemplo del nombre de archivo de venta: MED113MVEN20110930NI000860120340.txtEjemplo del nombre del archivo de compras: MED114MCOM20120331NI000860120340.txt

61 Recobro

factura

En registros de recobrola factura es la de laEPS ó la de la IPS?

En el registro de detalle de recobros (registro tipo3), el código del campo 17 y 18 corresponde alnúmero de factura EPS con la cual se realiza el recobro al FOSYGA.La factura de la IPS es la factura mediante la cual la EPS compra a la IPS, por lo tanto la EPSreporta dicho número de factura el los registros de compra - registros tipo 2.

62 Report

unidad

Dosis

cantida

El reporte de unidadesde medicamento serefiere a número dedosis como número deampollas, tabletas?

Las unidades de medicamentos que se reportan en los archivos de precios, se refieren aunidades de la presentación comercial; es decir, vista la presentación comercial completa comouna "unidad".Por ejemplo: si una presentación comercial corresponde a una caja de 100 tabletas y la entidadvendió/compró/recobró 500 tabletas, entonces la entidad debe reportar 5 unidades de lapresentación comercial. Si la entidad compro 50 tabletas, debe reportar en 0.5 unidades de la

presentación comercial.

Adicionalmente, el valor total que se reporta ya sea de venta ó de compra ó de recobro, serefiere al valor total de todas las unidades reportadas en el registro de datos correspondiente.

Las entidades están cayendo en el error de no informar unidades de presentación comercial sinonúmero de dosis administradas o dispensadas del medicamento, lo cual es un error en el reportede información y causa que los precios promedio de las presentaciones comerciales sean bajose irreales distorsionando los precios del mercado.


6/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

En el ejemplo anterior, si el valor total de venta del medicamento fue $50.000, significa que las 5unidades de presentación comercial se vendieron en $50.000, es decir que el precio promediode 1 unidad de presentación comercial es de $10.000. Pero si la entidad erróneamente reporta500 tabletas en el campo unidades, por un valor total de $50.000, entonces para SISMED elprecio promedio de una unidad de presentación será ($50.000/500) igual a $100 lo cualclaramente afecta el mercado y su regulación.Se recomienda reportar de manera responsable y cuidadosa las unidades de presentacióncomercial de medicamentos !!!

63 unidad

Dosis

cantida

Cómo se debe reportarla cantidad demedicamentosvendidos ó compradosó recobrados cuandose manejan dosis.

A SISMED se debe reportar el valor total de las ventas (ó compras ó recobros) de cada CUM enel mes y las unidades completas ó con cifras decimales, vendidas (ó compradas ó recobradas)de la presentación comercial del CUM.

A manera de ejemplo , si el CUM es una caja de 10 ampolletas y la entidad reporta a SISMEDque vendió cinco (6,2) unidades en un valor total de $31000, el SISMED interpreta que vendió 5cajas de 10 ampollas cada caja y dos decimas de caja (2 ampolletas individuales) todo por valorde $31000.Si la entidad reporta de otra manera se generará una distorsión en los precios del CUM.Se precisa que SISMED e INVIMA manejan la unidad de presentación comercial de cada

medicamento, de ahí que el código CUM está asociado a una única presentación comercial yesta no tiene traducción a dosis, por lo cual el reporte a SISMED debe ser en términos deunidades de presentación comercial con cifras decimales.

64 Valor

promedi

o

Inconsis

tencia

error

Qué significa lainconsistencia acercadel valor promedio enel rango de mínimo ymáximo?

En el procesamiento de archivos reportados por las entidades, SISMED válida para cada registroque el precio promedio de los medicamentos este entre el valor mínimo y el valor máximoreportado.Ciertamente en los registros de precios de venta, precios de compra y valores de recobro, no sereporta el valor promedio, sino que este lo calcula SISMED como el valor total dividió entre elnúmero de unidades.


7/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

Si el valor promedio calculado no está en el rango del valor mínimo y el valor máximo, el registrose rechaza y la entidad debe corregir porque alguno de los siguientes datos está errado ya seael valor mínimo ó el valor máximo ó el valor total ó el número de unidades.

65 Inconsis

tencia

error

Qué significa el error“SE REPORTANMAS/MENOS

PERIODOS DE LOSPERMITIDOS”

Significa que la entidad no reportó todos los meses del trimestre que corresponde al reporte, ó esposible que haya reportado algún mes fuera del trimestre de reporte.

66 Precio

compra

venta

Un producto que sevendió ó compro unasola vez, qué sereporta como preciomínimo, máximo, y cuálfactura se reporta?

En este caso el campo de precio mínimo y el campo de precio máximo contienen el mismo valor;similarmente, el campo de factura de precio mínimo y el campo de factura de precio máximotienen el mismo dato.

67 Inconsis

tencia

error

Qué significa el error“MEDICAMENTOXXXXXXXX-XX NO

EXISTE”? Es lo mismoque el error “NO SEENCONTRO ELMEDICAMENTO”?

Los dos errores son equivalentes y significan que el código CUM XXXXXXXX-XX delmedicamento no existe en la base de datos SISMED.Puede ser que efectivamente dicho código este errado y no haya sido asignado por INVIMA, en

cuyo caso la entidad debe corregir el archivo y volver a enviar su archivo completo.Si por el contrario, el código CUM si es correcto y fue el asignado por INVIMA, la entidad debesolicitar la actualización del CUM a [email protected] (indicando la lista de CUMs aactualizar y el nombre del archivo que fallo por dichos CUMs). En este caso la entidad norequiere volver a enviar el archivo, sino que el Ministerio reprocesará el archivo.El Ministerio sincroniza periódicamente la base de datos SISMED con la base de datos deINVIMA, para actualizar los CUM y tener las dos base de datos sincronizadas. Por lo cual encada nuevo reproceso con alta probabilidad disminuye el número de rechazos por esta causa.


8/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

68 Mail

correo

notificac

Por qué no he recibidoel mail del notificación?

Probablemente porque el número de identificación que hace parte del nombre del archivo nocoincide con el número registrado en la Base de datos SISMED. Se debe tener en cuenta noincluir en el nombre del archivo el digito de verificación.Otra causa puede ser que el E-mail de contacto que la entidad registró en SISMED es diferenteal Email en el cual está esperando respuesta. Debe confirmar dicho E-mail con la mesa de ayudade SISMED.

69 CUM Respecto al númeroCUM, en el archivo queentregó el Invima, elconsecutivo del CUMno está separado porguión y los números noestán precedidos decero "0", Cómoreportarlo a SISMED

Se aclara que los números no tienen que estar precedidos por cero, pero que es obligatorio queen el archivo que se reporta a SISMED, se use el carácter guion – para separar el expediente delconsecutivo.Ejemplos validos para el sistema

453854-2, 00453854-2, 00453854-02

70 Report

PrecioMínimo

máximo

Un producto que se

venda o compre a unmismo precio, quéreporto como preciomínimo y preciomáximo?.

En este caso se debe reportar el mismo valor en el campo de precio mínimo y en el campo de

precio máximo.

71 Report

archivo

precio

Debo elaborar, unarchivo plano para elRegistro tipo 1-Registrode Control y otro

El registro de control y los registros de detalle, todos deben estar contenidos en el mismoarchivo. Si el archivo se hace en Excel, la primera fila tendrá los datos del registro de control, y apartir de la segunda fila estarán los datos de los registros de detalle, obviamente sin títulos decolumnas.


9/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

archivo para losregistros de detalle?

Se debe verificar el archivo, que no tenga campos adicionales a los definidos en el AnexoTécnico (se puede editar con el block de notas).

72 Valor

Decimal

Report

archivo

Se puede reportar elvalor de losmedicamentos concifras decimales?

Si se puede reportar con cifras decimales; se debe tener presente que el separador de decimaleses el punto.

73 EntidaArchivo

identific

Cómo es laidentificación de laentidad que se incluyeen el nombre delarchivo?

En el nombre de los archivos se incluye el tipo y número de identificación de las entidades.Para las entidades que reportan con Nit, el número de nit incluido en el nombre del archivo debeestar sin dígito de verificación, este es el caso de los laboratorios ó titulares de medicamentos,mayoristas, EPS, IPS, CCF y Fondos rotatorios de estupefacientes.Las entidades territoriales incluyen en el nombre del archivo como identificación el código DANEy como tipo de identificación DE para departamentos, DI para distritos y MU para municipios.

El SISMED usa la identificación del nombre del archivo para buscar el mail correspondiente de laentidad y enviar los correos de notificación sobre el procesamiento del archivo.Las entidades cuyas identificaciones estaban incorrectas en el nombre del archivo ó en elregistro de control, deben volver a enviar los archivos corrigiendo.

74 Firmadigital

archivo

Es obligatorio enviarlos archivos firmadosdigitalmente

Es obligatorio enviar los archivos firmados digitalmente, de acuerdo con la Circular No. 01 de2007 y 2 de 2011, emitidas por la Comisión Nacional de Precios de Medicamentos, paragarantizar la seguridad y no repudio de la información reportada por las distintas fuentes delSISMED. .

75 Firma

digital

certifica

se

Para el envío dearchivos firmadosdigitalmente, qué tipode certificado digital sedebe adquirir y dónde?

Se puede utilizar certificado digital a nivel de entidad ó a nivel de persona de una entidad.Se debe adquirir con una entidad certificadora abierta, las cuales son aprobadas por el Ministeriode Industria Comercio y Turismo.Hasta Octubre de 2012 las entidades certificadoras abiertas aprobadas son Andes ó Certicamarao GSE.


10/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

archivo

76 Archivo

tsa

confirm

ar

Cuando se utiliza TSAcomo plataforma deenvío, cómo se puedeverificar si el archivofue enviado al

SISMED?

Para verificar si el archivo fue enviado a SISMED, se puede consultar en la bitácora (Log) deTSA- Cliente, cuando aparece el mensaje “Archivo enviado” significa que el archivo salido de laentidad.

77 Tsa Puedo reportar porTSA?

El aplicativo TSA Transporte Seguro de Archivos, estuvo disponible y habilitado para reportar losarchivos de SISMED hasta abril de 2012. TSA es una plataforma en des-uso.Según la Circular 2 de 2011, la plataforma establecida para enviar los archivos de SISMED esPISIS.Las entidades deben descargar la aplicación PISIS para reportar a SISMED.

78 Pisis

Log

bitacora

Como se interpreta labitácora de PISIS enreferencia al envío dearchivos?

La plataforma PISIS, genera un archivo de Log diario en la carpeta definida como Bitácora, conmensajes como los siguientes acerca del procesamiento de los archivos.

Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo no se envío porque está errado, en estecaso se debe consultar las inconsistencias en la carpeta validaciones en el archivo de extensión

.val el cual se puede editar con el block de notas:**********************************************************Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txtVerifique el Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt**********************************************************Resumen del Proceso:

Archivos Procesados del Lote: [1]. Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [0]. **********************************************************


11/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo no se envío porque el usuario no seautenticó (usuario errado, clave errada ó caduco), en cuyo caso PISIS trabaja fuera de línea yvalida los archivos pero no los envía:**********************************************************Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt

Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip Firmado Digitalmentesatisfactoriamente. **********************************************************El usuario no tiene acceso valido, no puede enviar archivos al servidor :MED113MVEN20110630NI000892399999.txt**********************************************************

Mensaje presentado en la bitácora cuando el archivo se envió:**********************************************************Procesando Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt

Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt.zip Firmado Digitalmentesatisfactoriamente. **********************************************************

Archivo: MED113MVEN20110630NI000892399999.txt -> Procesado y enviadosatisfactoriamente. **********************************************************Resumen del Proceso:

Archivos Procesados del Lote: [1]. Archivos Procesados Satisfactoriamente de Todos los Lotes: [1]. **********************************************************


12/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

79 Cum

Codifica

r

Fosyga

recobro

s

La codificación demedicamentos parareportar a SISMED esigual que para enviarlos recobros aFIDUFOSYGA?

Es preciso diferenciar el reporte y validación de FOSYGA del reporte de SISMED en referencia alcódigo de medicamentos:

Para SISMEDsolo se reportan los medicamentos que tienen código CUM asignado por INVIMA. El CUM consta de Expediente (máximo 15 dígitos) y presentación comercial (máximo 2 dígitos)separados por un guión.

A SISMED se le reporta el CUM sin relleno de ceros ni de ningún carácter, ver Circular 2 de 2011de la CNPM- Comisión Nacional de Precios de Medicamentos. Los medicamentos que no tienen CUM asignado por INVIMA no se reportan a SISMED.

Para Fidufosygalos medicamentos se reportan con CUM más ATC, separado por guión, esdecir, Expediente y presentación comercial y ATC, separados por un guión. Para los medicamentos que no tienen código CUM asignado por INVIMA, se deben emplear los

siguientes códigos, se reitera para reportar a FIDUFOSYGA: Vitales no disponibles: 88888888-88-88888888Preparaciones magistrales: 99999999-99-99999999Homeopáticos: 77777777-77-77777777

80 Validar

Cum

invima

Cómo se puedenvalidar los CódigosCUM para reportar aSISMED?

Invima Brinda una opción Web para consultar y verificar si una lista de CUMs es válida, para locual se puede ingresar al portal de INVIMA www.invima.gov.co y elegir las opciones -> Tramitesy Servicios -> Consultas, Registros y Documentos Asociados ->Información Código Único deMedicamentos ->Consulta del código único de medicamentos.También se puede tener acceso a la anterior consulta desde el Portal del SISPROwww.sispro.gov.co en el enlace "Comprobar CUMs en INVIMA".

81 Archivo

Plano

Cómo es el contenidode un archivo plano de

Un archivo plano de venta de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows seobserva como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o por


13/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

Nombre

venta

ventas? PÏSIS.Nombre archivo para TSA: MEDVN20111231NI809007519.txtNombre archivo para PISIS: MED113MVEN2011 1231NI000809007519.txt

Ejemplo del Contenido de un archivo de Ventas:

1,1,NI, 809007519,7,2,,,,2011,10,12,9,5327502,1,10,INS,2001079-1,SI,1000,1200,22000,20,11215,134362,2,10,COM, 2001079-2,SI,5000,5500,156000,30,12450,113402,3,10,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,02,4,11,INS, 2001079-1,SI,1000,1300,32000,30,13567,148002,5,11,COM, 2001079-2,SI,5000,5400,182000,35,14650,164302,6,11,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,02,7,12,INS, 2001079-1,SI,1000,1100,15750,15,17560,168002,8,12,COM, 2001079-2,SI,4900,5200,125000,25,18565,172302,9,12,INS, 2001079-1,NO,0,0,0,0,0,0

Ejemplo de un archivo de Ventas, cuando la entidad no realizo ventas en el trimestre:Nombre de Archivo: MED113MVEN20111231MU000000025777.txt

Contenido del Archivo:1,1,MU, 25777,0,0,,,,2011,10,12,0,0

82 Archivo Cómo es el contenido Un archivo plano de compra de Medicamentos visualizado con el block de notas de Windows se


14/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

Plano

Nombre

compra

de un archivo plano decompras?

observa como la imagen siguiente, el nombre de archivo es diferente si se reporta por TSA o porPÏSIS.Nombre archivo para TSA: MEDCO20111231NI890900841.txtNombre archivo para PISIS: MED114MCOM20111231NI000890900841.txt

Ejemplo del Contenido de un archivo de Compras incluyendo recobros:

1,2,NI, 890900841,5,,2011,10,12,10,505000,42650 2,1,10,19915099-01,100,120,90000,900,F020,HJ53402,2,10,19923973-01,750,750,75000,100,A300,F8002,3,11,19915099-01,100,110,60000,600,F020,HJ53402,4,11,19923973-01,740,750,90000,120,A300,F8002,5,12,19915099-01,95,110,110000,1048,F020,HJ53402,6,12,19923973-01,750,755,80000,106,A300,F8003,7,10,19915000-01,800,820,16200,20,F040,F340 3,8,10,19915020-05,2000,2000,16000,8,F030,F025 3,9,11,18003012-03,1300,1320,6550,5,F320,F280 3,10,12,17602534-02,1900,2000,3900,2,F010,F578

Ejemplo de un archivo de Compras, cuando la entidad no realizo compras ni recobros en eltrimestre:Nombre de Archivo: MED114MCOM20111231MU000000025777.txt

Contenido del Archivo:1,2,MU, 25777,0,,2011,10,12,0,0,0


15/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

83 Error

Inconsis

tencia

Valida

Significa

venta

Qué significa el error“YA EXISTE UNREGISTRO PARA ESEMEDICAMENTO ENESE MES DEREPORTE EN EL

ARCHIVO” presentadoen un archivo deVenta?

Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y canal. Se precisa que en eltrimestre reportado debe haber un registro para cada CUM, mes y canal, en el cual se consolidatodas las ventas del medicamento en ese mes para ese canal.

Acción: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registrosrepetidos y corregir: consolidar las ventas del medicamento y eliminar los registros que sobren.Consolidar los datos de ventas de un CUM en el mes y canal – cuáles datos: precio mínimo,precio máximo, valor total (sumatoria de valor de venta de todas las facturas en las que apareceel CUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM),una factura que sustenta el precio mínimo, una factura que sustenta el precio máximo.

84 Error

Inconsis

tencia

Valida

Significa

compra

Qué significa el error“YA EXISTE UNREGISTRO PARA ESEMEDICAMENTO ENESE MES DEREPORTE EN EL

ARCHIVO” presentadoen un archivo deCompra?

Significa que el archivo tiene el medicamento repetido para el mes y tipo de registro. Se precisaque debe haber un CUM por tipo de registro (2Compras, 3 Recobros) y mes del trimestrereportado; es decir, se deben consolidar las compras (registro 2) mensuales de cada CUM en unsolo registro y se deben consolidar los recobros (registro 3) mensuales de cada CUM en un soloregistro.

Acción: La entidad debe abrir el archivo y buscar el CUM en el archivo para detectar los registrosrepetidos y corregir:Consolidar los datos de compras de un CUM en el mes – cuáles datos: precio mínimo, preciomáximo, valor total (sumatoria de valor de compra de todas las facturas en las que aparece elCUM) y unidades (sumatoria de unidades de todas las facturas en las que aparece en CUM), unafactura que sustenta el precio mínimo, una factura que sustenta el precio máximo.


16/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

85 Error

Inconsis

tencia

Valida

Significa

venta

Qué significa el error“NO EXISTE LAENTIDAD PRINCIPALCON IDENTIFICACIONxxxxxxx”

Significa. Que en la Base de Datos no está registrada la entidad principal. Acción: la entidad debe informar a [email protected], los datos de la entidad principal ala que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no lesea rechazado

86 Error

Inconsis

tencia

Valida

Significa

venta

Qué significa el error“LA ENTIDADPRINCIPAL NOCORRESPONDE A LAENTIDAD QUEREPORTA”

Significa. Que en la Base de Datos no aparece la entidad reportadora tenga dicha entidadprincipal.

Acción: la entidad debe informar a [email protected], los datos de la entidad principal ala que pertenece, para que una vez se registre en SISMED, el archivo de precios reportado no lesea rechazado.Se aclara que en el SISMED una entidad no puede ser principal de si misma, por lo cual si no setiene una entidad principal (diferente de si misma) los campos de entidad principal deberán estaren nulo ejemplo de un registro de control sin entidad principal:1,1,NI,900100100,1,3,,,,2007,10,12,18,2000000

87 Error

Inconsis

tencia

Valida

Significa

venta

Qué significa el error“EL MEDICAMENTO

XXXXXXXX-XX NOHA SIDOREPORTADO”

Significa que en INVIMA la entidad es titular del medicamento XXXXXXXX-XX y en el archivoreportado no aparecen registros de detalle de ventas para dicho CUM.

Si la entidad no reportó el medicamento porque es una muestra médica o porque la entidad noes titular entonces debe informar [email protected] el CUM ó la lista de CUMs y elnombre del archivo correspondiente, para que se realice la actualización desde INVIMA y sereprocese el archivo.Si la entidad no reportó el medicamento por otra causa, debe completar el archivo y reportartodos los medicamentos que la entidad tenga activos ante el INVIMA.

88 Entida Aclaración sobre e Una entidad no puede ser principal de si misma, en ese caso debe reportarse valores nulos en


17/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

principal registro de control enreferencia a entidadPrincipal

entidad principal, así:

1,1,NI,800211965,1,29,,,,2006,10,12,300,5065015822

89 Report

comerci

aliza

Si un laboratorio nocomercializa unmedicamento, lo debereportar?

El laboratorio debe reportar todos los medicamentos de los cuales es titular siempre u cuandoestén activos en INVIMA, sin incluir muestras médicas.Si el laboratorio no comercializa un medicamento ó durante el mes de reporte no se realizaronventas, debe reportarse los valores numéricos en cero y los datos de la factura en cero, así:

2,48,12,COM,224764-02,NO,0,0,0,0,0,02,48,12,INS,,224764-02,NO,0,0,0,0,0,0

90 Venta

Laborat

orio

canal

Si el laboratorio novende medicamentos aalguno de los canales(comercial óinstitucional), entoncesno reporta precios paradicho canal?

El laboratorio debe reportar todos sus medicamentos para cada canal comercial e institucional,en caso de que algún medicamento no lo comercialice por un canal debe presentar el indicadorde que NO se comercializa.Ejemplo de registro para canal Comercial cuando no se realizaron ventas o no se comercializó:2,49,12,COM,444422-1,NO,0,0,0,0,0,0

91 Factura

Cum

report

Es necesario escogeren cada CUMreportado un númerode factura diferente, sise tiene en cuenta queen una misma facturase incluyen varios

El sistema no tiene ninguna restricción acerca de que las facturas se repitan, el sistema permitereportar la realidad, si un número de factura soporta la venta de precio mínimo y/o máximo devarios medicamentos para el canal institucional, se registrará varias veces, una vez por cadamedicamento que soporte, en cada mes y canal.


18/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

medicamentos?92 Canal

Cum

report

Si le vendo el mismoCUM al canalinstitucional y alcomercial se debereportar un registro porcada canal?

Si el mismo medicamento se comercializa para los dos canales, entonces se debe reportar unregistro para el canal institucional y un registro para el canal comercial del mismo medicamentoen el mes.

93 Venta

cantidad

En el registro de controltipo 1 el campo Nro. 35‘cantidad demedicamentosreportados’ el dato debecorresponder al total deregistros del trimestre?

Cada CUM solo cuenta una vez para el dato “Cantidad de medicamentos reportados”; equivale acontar la variedad de códigos CUM reportados en el archivo de venta de medicamentos.

94 compra Si en un trimestre laentidad no realizóninguna compra, debereportar archivo decompras o no? Y Cómodebe reportarlo?

Aunque la entidad no haya realizado compra de medicamentos en el trimestre, deberá enviar alSISMED el archivo de precios de compra, porque de otra manera se entenderá que la entidad nocumplió con la obligación de reportar.Por lo anterior, si en un trimestre la entidad no compro ningún medicamento y no realizórecobros, deberá reportar el registro de control como los siguientes ejemplos:

1,2,NI,891080005,1,,2012,7,9,0,0,0

1,2,MU,5036,0,,2012,1,3,0,0,0 95 Error

Inconsis

tencia

Qué significa el error:ERROR AL INSERTAREN LA TABLA

El error “ERROR AL INSERTAR EN LA TABLA TEMPORAL DE MEDICAMENTOS…” sepresenta cuando el registro de control tiene errores en los datos de la entidad por lo cual no sepueden cargar los precios de los registros de detalle con la entidad reportadora en una tabla


19/19




Nro Palabra

Clave

Pregunta Respuesta

Valida

Significa

TEMPORAL DEMEDICAMENTOS

temporal de validación.

Lo primero que se debe hacer por parte de la entidad reportadora es corregir lo relacionado conel registro del control y volver a enviar el archivo a SISMED. Si la entidad tiene errado el digitode verificación se debe ajustar ó si esta bien pero no coincide con el registrado en SISMED sedebe solicitar actualización a: [email protected]

96 CUM

InactivoEn el archivo deprecios de venta sedeben reportar losCUM inactivos?

En referencia al reporte de medicamentos inactivos, es decir cuando algunas presentacionescomerciales están inactivas y otras del mismo medicamento están activas, se debe reportar en eltrimestre las presentaciones que se encuentren activas en dicho trimestre y no se requierereportar las que se encuentren inactivas en el trimestre a menos que se haya realizado ventas dedichas presentaciones.Particularmente para el CUM 19900013, no es requerido reportar las presentaciones deconsecutivo 01 al 10 porque están inactivas y se deben reportar las presentaciones deconsecutivo 11 a 16 porque se encuentran activas; sin embargo si hubo ventas se deben reportartodas las ventas aunque sea de presentaciones inactivas.

97 Medica

mento

Vencido

En el archivo deprecios de venta sedeben reportar losCUM cuyo registrosanitario esta vencido?

En referencia al reporte de medicamentos cuyo registro sanitario se encuentra vencido, no serequiere reportar ninguna presentación comercial a partir del trimestre desde el cual se encuentravencido, no obstante si hubo ventas se deben reportar todas las ventas de estos medicamentos.
mailto:[email protected]:[email protected]

SISMED PreguntasFrecuentes V4.2 ArchivosCompraVenta

Documents

Transcript of SISMED PreguntasFrecuentes V4.2 ArchivosCompraVenta