SI TË DIZAJNONI DOKUMENTE EFEKTIVE NË

POWERPOINT

Plani (faqosja), struktura dhe mesazhi

Përmbledhja ekzekutive

Zgjedhni nje dizajn te faqes shume te thjeshte dhe jini konsistent ne tere dokumentin.

Mos shfrytezoni vetem “bullets”: fusni diagrame, grafikë, harta per ta mbeshtetur mesazhin tuaj.

Prezentimi juaj duhet te jete nje seri logjike e titujve qe e tregojne krejt ngjarjen: organizoni argumentet tuaja per te mbeshtetur mesazhet kyçe.

Shfrytezoni “storyboard” per ta strukturuar storien tuaj.

Titujt duhet te jene te qartë me fjali te shkurta dhe direkte

Diz

ajn

i Str

uktu

ra

Mesa

zhi

Faqja

Nese jeni i punesuar zgjedhni

shabllonin e Kompanise suaj

- Dukja e shabllonit te kompanise reflekton

kulturen e Kompanise

- Reflekton poashtu menyren se si Kompania

deshiron te perceptohet nga audienca e

jashtme

- Nese Kompania ka disa shabllone

tendryshem, zgjidhni ate qe eshte me I

thjeshte dha ka me pak informata ne te

Perndryshe, shfrytezoni shabllon

te thjeshte dhe standard (si ky ne

kete dokument)

Së pari zgjidhni nje format shume te thjeshte dhe

standard

Duhet të jeni konsistent gjatë tërë dokumentit

Perdorni fontin e njejte te shkronjave ne tere prezentimin (mund

te fusni vetem varianta si bold, italic ose te nenvizuar, zgjidhni

nje arial ose helvetica)

Mos perdorni shume ngjyra: max 2 per ngjyrim te mesazheve,

dhe nje ngjyre per tekst (me e mira eshte e zeza) per secilin

ngjyrim mund te perdorni ndritje te ndryshme.

Mundohuni te perdorni hapesiren e njejte ne mes rreshtave per

tere dokumentin

Mundohuni te ikni nga clip artet (posaqerisht ato nga ppt te

gjithe i kane pare per shume here)

Dokumenti juaj duhet te jete profesional. Imagjinoni se jeni duke dizajnuar liber qe do

te shtypet dhe shitet

Do te pershpejtojë punimin e dokumentit tuaj dhe

efektivitetin e komunikimit

Punimin e dokumentit

Nje format standard dhe i thjeshte

do te ju ofroje nje kornize te

gatshme

Do te ju ndihmoje te strukturoni

idetë ne menyre efikase dhe te

zgjuar.

Do te ju shtyje me merni vendim

per formatin kur duhet te punoni

dokumentin tuaj

Efektivitetin ne komunikim

Audienca (ose lexuesit) do te dijne

ku te shikojne per informatat e

veçanta:

• mesazhet kyçe

• sqarimet

Nje format standard dhe I

thjeshte do te zhduket para syve

te audiences dhe do t’i beje ata te

perqendrohen ne ate qe eshte e

rendesishme, ne substancë.

Secila pjese e dokumentit ka objektiven e vet

Titulli tregon ngjarjen

Permbajtja shpjegon

ngjarjen

Kick – box tregon

implikimin e ngjarjes

Titulli

Përmbajtja (texti, diagrami,

grafiku)

Kick - box

Secila faqe tregon ngjarje tjeter

Titulli tregon një ngjarje: vetëm një mesazh i

thjeshtë për çdo faqe

Shfrytezoni titujt si “storyboard” te dokumentit tuaj.

Kur audienca do te lexoje vetem titujt tuaj, do ta kuptojë idenë e teresishme te prezentimit tuaj

Perdorni fjali te shkurtra:

Dy vija maximumi pernje titull (nje eshte me se miri)

Shkruani dicka me kuptim, qe e drejton vemendjen te pikat kryesore te mesazhit.

Kompania X ka rentabilitet 3 here me te larte se Kompania Y

Mos shkruani deklarata te zbrazta ose numra.

“Metodologjia eshte e pershkruar me poshte”

“Ne gjetem kater çeshtje kryesore”

Titulli

Nje titull i shkruar mirë e fokuson vëmendjen në përmbajtjen e faqes më poshtë

Permbajtja e shpjegon ngjarjen: shfrytezo

elementet ashtu qe audienca juaj te ju kuptoj lehte

Permbajtja e faqes

Bullet points te renditura mire

Shembuj

Diagrame

Grafike ose tabela

Harta

Te gjitha keto elemente ju ndihmojne qe te dizajnoni nje permbajtje qe shjegojne

qarte mesazhet shume komplekse

Kick – box tregon implikimet qe i kane lexuesit

ose audienca ne ngjarje

Kick – box zakonisht pergjigjet ne pyetjen “ani çka?”

ne fund te faqes

Nuk eshte kontinuitet i titullit

Kick-boxes duhet të jetë konciz dhe i drejtëpërdrejtë

Kick – boxet do te bejne prezentimin dhe raportin tuaj me efektiv

Struktura

Secila pjesë e prezentimit e ka qëllimin e vet të

domosdoshëm

Titullin

1

Permbledhjen

2

Objektivat Permbajtjen (trupin) Permbledhjen

perfundimtare

Hapat e

ardhshem

3 4 5 6

Piku i vemendjes

Duhet te

jete sa me

I qarte

E permbledh

ngjarjne si

mesazhe

kyçe

Tregon qellimin

e studimit /

prezentimit

Tregon ngjarjen

ne teresi

Tregon mesazhin

kyç prap

Shpjegon çka

do te ndodhe

me tutje

Titulli i prezentimit (sllajdi i pare)eshte aq i

rendesishëm sa tërë dokumenti tjeter

Titulli i prezentimit duhet te kete tonin e duhur dhe duhet te jap

idenë e parë të objektivës dhe mesazhit kryesorë

Keshtu qe duhet te kete disa elemente bazë

o Emrin e audiences te ciles ia drejtojme

o Nje titull aktiv qe gjeneron interes, ne fund te sllajdit: duhet te jete sa me I

qarte qe te jete i mundur

o Emrin e autorit

o Daten e prezentimit ose raportit

Permbledhja ekzekutive duhet te permbledhë

vijen e ngjarjes dhe mesazhet kyçe

E permbledhë ngjarjen ne nje vijë Duhet te mund te vendoset vetem ne nje faqe

Permban mesazhet kyçe Permban vlerat numerike kyçe (fitimet, humbjet, ejt)

Përmbledhja ekzekutive

Mesazhet kyçe mvaren shume nga permbajtja e

prezentimit

• Te informon (A eshte subjekti kompleks? A eshte shume inovativ?)

• Te Binde (A kerkon vendim te veshtire?)

• Te kerkoje aksion (A kerkon ndonje aksion qe duhet audienca ta ndermerr?)

Objektivat e ndryshme te dokumentit tuaj

• Cilat jane ndjenjat e tyre ne lidhje me prezentimin apo raportin?

• Çka jane shqetesimet e tyre kryesore?

• A eshte dikush ne pozite te marr vendime ose akcione?

• Si eshte qendrimi I tyre kunderjt autorit/prezentuesit?

• A do te jen ata pranues apo skeptike te mesazhit tuaj?

Audienca / Lexuesit

Nje prezentim efektiv duhet te jete nje seri

logjike qe e tregon ngjarjen

Secili titull

Logjikisht duhet te percjell te parin

Qe audienca te kuptoje arsyen

Dhe percjell vijen e ngjarjes

Nga fillimi deri ne fund

Duhet te definoni idetë kyçe nga te gjeturat

kryesore te punes suaj

Idetë kyçe

Perdorni trungun

logjik per te

organizuar,

mbledhur faktet

kryesore dhe te

gjeutrat dhe

keshtu definoni

idetë tuaja kyçe

Transformimi I ideve kyçe ne mesazhe kyçe do te jete hapi I pare I nje komunikimi efektiv

Nje “story board”do te ju ndihmoje ta vizuelizoni

dokumentin gjate dizajnit

Deshiron te dijsh

arsyen kryesore

per…

Per arsye se…

Gjasat kryesore

jane…

Kemi gjetur

diagnozen …

Te gjetura

kryesore jane…

Dhe nga… Rekomandojme

qe…

Por nje kercenim

I madh eshte…

Keshtu qe plani

aksional do te

jete

Per te ngritur efektivitetin duhet te revidoni “story

board”in gjate punimit te prezentimit

Strukturoni

hipotezen e pare

te idesë

Draftoni

dokumentin tuaj

Versioni suksesiv i

dokumentit

Versioni final

Fillimi Fundi

Evolucioni i Story Board-it

Ne projekt, fillo te dizajnosh storybordin qe nga fillimi

Nje storyboard do te ju ndihmoje te dizajnoni

storyline-in posacerisht nese punoni ne ekip

Storyboard

Ndihmon te kontrollosh

gjendjen dhe progresin e

dokumentit

Mundeson ta vizuelizosh

cdo faqe te dokumentit

Ndihmon te

komunikohen idetë

Ndihmon te kontrolloni rrjedhen

logjike te prezentimit Organizon prodhimin e

dokumentit ne kuader te ekipit

Menyra me e mire te krijosh storyboarding eshte

te printosh fletet dhe te i ngjisni ato ne mur

Skiconi manualisht sllajdet ne A4 ose edhe i postoni

Printoni sllajdet e PPT

Shfrytezoni “slides sorter” ne Powerpoint

Mesazhet

Çdo titull duhet te tregojë mesazh me vlerë

Titulli

Fjali

E qartë E lidhur per

permbajtje

Duhet te jete fjali e vertete

qe tregon idetë

Nuk duhet te kete

dykuptimesi ne mesazh

Mesazhi ne titull duhet te jete

sinteza e permbajtjes se

sllajdit

Titulli e tregon ngjarjen, permbajtja e shpjegon ngjarjen

Duhet te jete fjali e verteteë

Permbajtja

Metodologjia

Sasia e shitjeve

Profiti

Rruga

Faktoret kyç per sukses

Te mos aplikohet Te shkruhet

Kompania jone ka qene e afektuar nga

kthimi ekonomik

Metodologjia jone bazohet ne intervistat me

punetoret

Shitja e produktit X eshte ngritur per 10% dy

vitet e fundit

Profiti I Kopmanise eshte shume larg

pritshmerive

Tri fazat e projektit do te perfudnojne ne

prill

Suksesi bazohet kryesisht ne involvimin e

menaxhmentit

Lloji i mesazhit tuaj mvaret nga objektiva e

dokumentit dhe perfshirjes tuaj

Informues Trego fakte

Bindese Jep nje mendim

Kerkesa per veprim

Keshillo

Objektiva Lloji i mesazhit

Permbledhje

Dizajni i faqes : duhet te jete I thjeshte dhe

konsistent, Shfrytezo diagrame, grafiket, dhe

harta

Struktura: shfrytezo storybording per ta

strulturuar prezentimin tuaj. Cdo lezues duhet te

kuptoj prezentimin vetem nga titujt

Mesazhet: mesazhet duhet te jete te qarta.

Shfrytezoni fjali te shkurta dhe direkte

Ushtroni, ushtroni dhe prap ushtroni…

Lista kontrolluese e kualitetit

Disajni i

sllajdit

Dizajni I sllajdit eshte I thjeshte

Te gjitha faqet jane konsistente

Nuk ka cliparte

Ka edhe diagrame, grafike, harta per mbeshtetje te mesazheve

Jane vetem disa ngjyra te perdorura

Kick boxi ju pergjigjet pyetjeve

Struktura

Mund te kuptohet idea e prezentimeve vetem nga titujt

Qellimet e dokumentet jane treguar qarte ne fillim

Permbledhja ekzekutive I jep mesazhet kyçe te dokumentit

Titujt jane te lidhur me rrjedhe logjike dhe tregojne ngjarjen

Ne te gjitha faqet, permbajtja e mbeshtet titullin

Mesazhi Cdo titull eshte I qarte

Fjalite jane te shkurta dhe direkte

Cdo element ne secilen faqe eshte I shfrytezueshem per kutpimin e ngjarjes