Ser ma cor 001 manual corporativo sig v04 cc

MANUAL CORPORATIVO SIG SER-MA-COR-001

Área de Responsabilidad TODAS

Versión: 04 Pág. 1 de 14

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MANUAL CORPORATIVO DEL

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Ing. Quincho Canchanya L. José

Coordinador General

Lic. Huillcahuamán Alata Héctor

Alta Dirección

Lic. Huillcahuamán Alata Héctor

Alta Dirección

Fecha: 27/05/2013 Fecha: 28/05/2013 Fecha: 28/05/2013




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0.1 TABLA DE CONTENIDO

SECCION TITULO

0.0 Carátula

0.1 Tabla de contenido

1.0 Presentación de E.C.M. SERMINAS S.A.C.

2.0 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTION.

2.1 Control del Manual

2.2 Objetivo del Manual

3.0 DEFINICIONES Y NORMAS DE REFERENCIA

3.1 Definiciones

3.2 Normas y Documentos de referencia

3.3 Abreviaturas

4. REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

4.1 Alcance del Sistema del Sistema Integrado de Gestión

4.2 Política Integrada de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

4.3 PLANIFICACIÓN

4.3.1 Identificación de Peligros y Aspectos, evaluación y control riesgos e impactos

4.3.2 Requisitos Legales y Otros Requisitos

4.3.3 Objetivos, Metas y Programas

4.4 IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN

4.4.1 Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.3 Comunicación, Participación y Consulta

4.4.4 Documentación

4.4.5 Control de Documentos

4.4.6 Control Operacional

4.4.7 Preparación y Respuesta ante Emergencias

4.5 VERIFICACIÓN

4.5.1 Medición y Seguimiento del Desempeño

4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal

4.5.3 Investigación de Incidentes, No Conformidad, Acción Correctiva y Acción

Preventiva

4.5.4 Control de Registros

4.5.5 Auditoria Interna del SIG

4.6 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN

4.7 CONTROL DE CAMBIOS




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1.0 PRESENTACION DE E.C.M. SERMINAS S.A.C. La E.C.M. SERMINAS S.A.C. inició sus operaciones a fines del año 2001, siendo una

empresa de servicios dedicada a los “Procesos de Exploración subterránea, Desarrollo de

Labores Mineras, Preparación de labores para Explotación, Explotación Subterránea,

Extracción de Minerales Metálicos y Gestión Administrativa”.

Con el propósito de desarrollar las operaciones en forma segura, responsable y eficaz,

consideramos que la seguridad, salud ocupacional y el medio ambiente, son elementos

significativos de la existencia empresarial por lo cual la Alta Dirección ha considerado

necesario la implementación de un Sistema integrado de Gestión que cumpla con los

requisitos de las Norma ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001.

2.0 ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

El presente manual describe en forma general las actividades principales del Sistema

Integrado de Gestión (SIG) de la E.C.M. SERMINAS S.A.C. basado en la norma ISO

14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental y el estándar OHSAS 18001:2007 Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional. Asimismo el contenido del presente manual

mantiene correspondencia con la norma y el estándar antes mencionados a partir de la

sección 4.

2.1 CONTROL DEL MANUAL El manual es elaborado por el Coordinador General, revisado y aprobado por la Alta Dirección. Este manual se distribuye en forma controlada a las unidades de E.C.M. SERMINAS S.A.C. y está disponible a su personal así como para las partes interesadas, previa autorización del Coordinador General.

2.2 OBJETIVO DEL MANUAL El presente manual describe los elementos del Sistema Integrado de Gestión Corporativo

de la E.C.M. SERMINAS S.A.C. para asegurar el cumplimiento con la legislación del país y otros requisitos de las partes interesadas aplicables, para demostrar el compromiso establecido en nuestra política y la conformidad con las Norma ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001.

3.0 DEFINICIONES Y NORMAS DE REFERENCIA 3.1 DEFINICIONES

Alta Dirección: La Alta dirección está conformada por el Gerente General de la E.C.M. SERMINAS S.A.C. siendo el Lic. Héctor Huillcahuamán Alata.

Accidente: Evento no deseado e inesperado, que ocasiona lesiones a las personas, daños materiales, interrupciones en los procesos o daños al medio ambiente.

Aspecto ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Nota: En este contexto un aspecto ambiental puede interactuar también con comunidades o grupos sociales vecinos a las organizaciones. Aspecto Ambiental Significativo Aquel que puede tener un impacto en el Medio Ambiente con un nivel de riesgo alto o no aceptable.

Control: Medida implantada para eliminar/reducir la magnitud del riesgo. Este incluye el cumplimiento de la legislación vigente y obtención de permisos y autorizaciones requeridas.

Desarrollo Sostenible: Es cuando se hace uso racional de los recursos naturales, satisfaciendo nuestras necesidades sin comprometer su capacidad de satisfacer las




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necesidades de las generaciones futuras. Esto se logra tomando conciencia en el cuidado del Ambiente, previniendo y minimizando su contaminación o alteración.

Incidente: Suceso ocurrido en el curso del trabajo o en relación con el trabajo, en el que la persona afectada no sufre daños a su salud. En lo ambiental, existe el potencial de generar un impacto negativo.

Impacto ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.

Peligro: Potencial contacto con energía que puede causar daño.

Partes interesadas: Individuo o grupo interesado o afectado por el desempeño de seguridad y salud ocupacional de la E.C.M. SERMINAS S.A.C. (Comunidad, clientes, o cualquier otra persona o entidad interesada en algún aspecto de seguridad, salud ocupacional o medio ambiente).

Proceso: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que sirven para transformar los elementos de entrada en elementos de salida diferentes.

Producto Es el resultado de un proceso y puede ser tangible o intangible.

Riesgo Indicador de la probabilidad y consecuencia de un peligro o aspecto ambiental

Riesgo Inicial: Riesgo medido antes de la aplicación de controles.

Riesgo no aceptable: Es aquel nivel de riesgo dentro del cual no se debe trabajar si es que no se ha implementado las medidas de control

Riesgo Residual: Riego excedente luego de la implementación de los controles.

Riesgo Alto: Todo riesgo no Aceptable.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades desempeñadas.

Requisitos Legales: Leyes y regulaciones vigentes promulgadas por el Estado, gobiernos regionales o locales, aplicables al Sistema Integrado de Gestión.

Requisitos de partes interesadas: Requerimientos de los vecinos, clientes, o cualquier otra persona o entidad interesada en algún aspecto ambiental, seguridad, salud ocupacional; y que no forman parte del grupo de regulaciones legales definidas anteriormente.

Trazabilidad: Significa que el registro permite realizar una retroalimentación o una reconstrucción de las actividades realizadas.

Actividad critica: actividad en la que se presentan aspectos ambientales significativos o peligros altos relacionados a la salud y seguridad del trabajador

Dentro del SIG también se acogen las definiciones establecidas por las normas de referencia así como los de la normativa aplicable.

3.2 NORMAS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional – Requisitos.

3.3 ABREVIATURAS

SIG: Sistema integrado de Gestión.

RAD: Representante de la Alta Dirección

ECM: Empresa Contratista Minera.

SAC: Sociedad Anónima Cerrada.

IPERC: Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos.

SERMINAS: E.C.M. SERMINAS S.A.C.




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4.0 REQUISITOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

4.1 ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION

El alcance del Sistema Integrado de Gestión de SERMINAS, basado en las normas ISO 14001 y el estándar OHSAS 18001 incluye los siguientes procesos:

Exploración subterránea

Desarrollo de labores mineras

Preparación de labores para explotación

Explotación subterránea

Extracción de minerales metálicos y,

Gestión administrativa.

4.2 POLITICA INTEGRADA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

SERMINAS cuenta con la Política del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de la E.C.M SERMINAS SAC, la cual ha sido aprobada por la Alta Dirección y comunicada a los trabajadores a través de charlas de capacitación, material de difusión y paneles informativos.

La política es revisada al menos una vez al año por el Comité SSO o Revisión por la Dirección, para verificar su adecuación a los lineamientos estratégicos a la seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, las modificaciones serán registradas en el acta del Comité y/o en el informe de la Revisión por la Alta Dirección y se actualizara a la nueva versión correspondiente.

Adicionalmente la Política del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se encuentra disponible a las partes interesadas.

4.3 PLANIFICACION

4.3.1 IDENTIFICACION DE PELIGROS Y ASPECTOS, EVALUACION Y CONTROL DE RIESGOS E IMPACTOS

SERMINAS ha establecido el procedimiento “Identificación de Peligros y Aspectos, Evaluación y Control de Riesgos” (SER-P-COR-001), en el que se detalla la metodología a seguir para identificación de los peligros y aspectos; así como la evaluación de los riesgos e impactos de sus procesos (actividades, productos o servicios) que puede controlar y sobre los que puede tener influencia. Asimismo, en este documento se establecen los criterios y la metodología para identificar los riesgos altos y aspectos significativos para SERMINAS.

El resultado de la aplicación del procedimiento se encuentra registrado en la Matriz de Identificación de Peligros, Aspectos y evaluación de riesgos e impactos (SER-F-COR-001).

Asimismo, se actualiza y elabora la documentación necesaria siguiendo el mecanismo de control de documentos mencionado en el punto (4.4.5) del presente manual.

La Alta Dirección tiene en cuenta los Peligros y Aspectos significativos para establecer los objetivos y metas de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, con la finalidad de administrar y mejorar el desempeño del Sistema Integrado de Gestión de SERMINAS, tal como se describe en el capítulo (4.3.3) del presente manual.




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4.3.2 REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

SERMINAS identifica los requisitos legales y otros requisitos asociados directamente a los Riesgos Altos y Aspectos ambientales identificados a través del procedimiento “Identificación y Evaluación de Requisitos Legales y otros compromisos” (SER-P-COR-003). Los resultados de la identificación de Requisitos legales y otros compromisos es comunicada a través de la matriz “Identificación de Requisitos legales y evaluación de cumplimiento” (SER-F-COR-008).

4.3.3 OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS

SERMINAS cuenta con un “Programa Corporativo SIG” (SER-F-COR-026) el cual muestra los objetivos y metas que se propone cumplir para el mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión.

Los objetivos son medibles, en la mayoría de los casos, y son coherentes con los compromisos establecidos en la Política del Sistema de Gestión de seguridad, salud ocupacional y Medio Ambiente de la E.C.M SERMINAS SAC.

Estos objetivos se establecen tomando en cuenta:

Los Riesgos para la Seguridad y Salud ocupacional

Los Aspectos Ambientales Significativos

Los requisitos legales y otros requisitos

Los recursos financieros, operacionales y comerciales.

Las opciones tecnológicas

Las Opiniones de las partes interesadas pertinentes. Los objetivos, metas y programas son propuestos por el Coordinador General /Coordinador SIG, revisado por el Representante de la Alta Dirección (RAD) y aprobados por la Alta Dirección. Para el caso de la Oficina Lima los objetivos metas y programas son revisados y aprobados por la Alta Dirección.

Para el seguimiento de los objetivos establecidos en el “Programa Corporativo SIG” (SER-F-COR-026) se actúa de acuerdo a lo establecido en la “Matriz de seguimiento y medición del SIG” (SER-F-COR-018).

Este programa puede ser modificado por incremento o reducción de actividades, modificación de metas, o por decisión de la Alta Dirección.

4.4 IMPLEMENTACION Y OPERACION

4.4.1 RECURSOS, FUNCIONES, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.

Con la finalidad de esquematizar las responsabilidades identificadas en SERMINAS se han establecido Organigramas Funcionales en cada unidad.

El Gerente General de SERMINAS es considerado como la Alta Dirección para el SIG corporativo siendo responsable de proveer los recursos esenciales para la implementación y control del Sistema Integrado de Gestión descrito en el presente manual, incluyendo recursos humanos y conocimientos especializados.

Anualmente la Alta Dirección en conjunto con el RAD gestiona la elaboración del Presupuesto para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión, asegurando así la disposición necesaria de recursos.




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La Alta Dirección designa a los Representante de la Alta Dirección para la implementación, mantenimiento y mejora del SIG, de acuerdo a las especificaciones establecidas en la Norma Internacional ISO 14001:2004 y el estándar OHSAS 18001:2007. Esta designación es evidenciada a través de actas de designación.

El RAD tiene la responsabilidad de:

Asegurar que los requisitos del SIG sean establecidos, implementados y sostenidos en concordancia con la Norma Internacional ISO 14001:2004 y el estándar OHSAS 18001:2007.

Informar a la Alta Dirección sobre el desempeño del SIG para su revisión y de cualquier necesidad de mejora.

Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de la Norma Internacional ISO 14001:2004 y el estándar OHSAS 18001:2007, en todos los niveles de la organización.

Asimismo, SERMINAS ha establecido un Comité el cual tiene las siguientes responsabilidades:

Asegurar que los requisitos del SIG sean establecidos, implementados y mantenidos en concordancia con la Norma Internacional ISO 14001:2004 y el estándar OHSAS 18001:2007, en todos los niveles de la organización.

Revisar los documentos del SIG. Evaluar la significancia de los riesgos altos y aspectos ambientales identificados. Revisar la “Descripción de Puestos”(SER-F-COR-010), en donde se establece

el propósito de cada puesto de trabajo, principales actividades, personal supervisado, Contexto (Breve descripción sobre aspectos relevantes del entorno, problemas, participación en comité, contactos relevantes internos y externos, otra información), Requisitos del Cargo (en el ítem Conocimientos técnicos y experiencia profesional requerida para el puesto y otras competencias profesionales), Aspectos de calidad, Seguridad y medio ambiente asociados al puesto de trabajo.

Gestionar la comunicación al personal de SERMINAS la Política del Sistema integrado de Gestión, objetivos, riesgos altos, aspectos ambientales significativos y otros temas relevantes del SIG.

Revisar periódicamente el “Plan de Respuesta Ante Emergencias” (SER-F-COR-016) y de la Matriz de “Identificación de Requisitos legales y evaluación del cumplimiento” (SER-F-COR-008).

Con la finalidad de facilitar una gestión eficaz en SERMINAS se han documentado las responsabilidades, funciones y autoridades para los puestos de trabajo en los algunos de los siguientes documentos:

Descripción de puestos (SER-F-COR-010)

Procedimientos corporativos del SIG

Procedimientos operacionales, entre otros documentos del sistema.




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A continuación, se presenta un esquema funcional del Sistema integrado de gestión de SERMINAS:

4.4.2 COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONCIENCIA

Los requerimientos de competencias para los diferentes puestos existentes en SERMINAS se han documentado en la “Descripción de puestos” (SER-F-COR-010).

Las evidencias de que el personal cuenta con las competencias necesarias se encuentran en los files de personal.

Para la selección y contratación de personal, se sigue los siguientes pasos (*):

N° Descripción Responsable Registro

1 Identificar necesidades de contratar nuevo personal.

Jefe de área / Ingeniero Residente

-------

2 Verificar si en la organización existe alguna persona que pueda cubrir dicha vacante


-------

3 Definir vía de publicación de aviso.


-------

4 Publicar convocatoria en radio, periódico, páginas de internet, u otro.

Personal definido por el Jefe de área / Ingeniero residente

-------

5 Recepción de CV Administrador / secretario

-------

6

Revisión de CV de postulante vs descripción de puestos, y selección de postulantes que cumplan para programación de entrevistas

Administrador / secretario

CVs seleccionados




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N° Descripción Responsable Registro

7 Realización de entrevistas

Jefe de área / Ingeniero Residente u otro que sea designado

--------

8 Comunicación de personal seleccionado


-------

9 Programación de exámenes médicos

Administrador / Asistente Administrativo

Correo o documento de coordinación

10 Si personal es considerado APTO para el puesto, se programa la inducción

Administrador de unidad/ Asistente Administrativo

Correo o documento de coordinación Lista de asistencia

11 Comunicación de responsabilidades de puesto a ocupar


Lista de entrega de materiales

* Para casos especiales (Cargos de confianza, recomendación de profesionales y trabajadores por parte del cliente y la organización, personal transferido, etc.), se puede obviar los pasos del 1 al 6 mencionados en el cuadro superior.

En SERMINAS se ha establecido el procedimiento “Capacitación, Sensibilización y Competencia” (SER-P-COR-005), donde se describen los mecanismos para identificar las necesidades de formación del personal involucrado dentro del alcance del SIG. Asimismo establece los criterios de evaluación de la competencia del personal cuya actividad o labor lo haga exponerse a riesgos altos o como resultado se identifiquen impactos ambientales significativos.

Este mismo procedimiento describe a los responsables y las actividades necesarias para hacer consciente al personal de:

La importancia de cumplir con la Política del Sistema integrado de Gestión, procedimientos y requisitos del SIG.

Los riesgos Altos Identificados, asociados al trabajo y sus controles respectivos.

Los Aspectos Ambientales Significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados a su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeño ambiental.

Sus funciones y responsabilidades en lograr la conformidad con la política, el presente manual, los procedimientos, el Plan de respuesta ante emergencias y otros requisitos del SIG.

Las consecuencias del incumplimiento de los procedimientos.

Con la finalidad de evaluar la eficacia de la formación u otras acciones tomadas se actúa de la siguiente forma: Para el caso de capacitaciones internas

‐ Pruebas de entrada y salida (Para capacitaciones establecidas dentro la matriz básica de capacitación SIG “SER-F-COR-011” y los que considere necesario la organización y el cliente).

‐ Pruebas orales, etc.




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Para el caso de capacitaciones externas:

‐ Nota del curso ‐ Haciendo una presentación de lo aprendido y difundiéndolo al personal del

área.

4.4.3 COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

En SERMINAS se ha establecido el procedimiento “Comunicación, Participación y Consulta” (SER-P-COR-004), donde se definen los mecanismos para gestionar la comunicación con el personal, los contratistas y las partes interesadas. Este documento describe la forma cómo se recibe, documenta y responde a las comunicaciones, además la metodología que se utiliza para hacer partícipe a todo el personal en la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos así como las oportunidades de mejora del Sistema Integrado de Gestión.

Adicionalmente, se definen criterios para la comunicación externa de información relativa a sus aspectos ambientales significativos.

4.4.4 DOCUMENTACION DEL SIG

SERMINAS cuenta con una estructura documentaria donde se describen los diferentes elementos del SIG. La documentación está organizada en Manuales, Procedimientos, Planes, Programas, Formatos y otros documentos de origen externo según se representan en el siguiente esquema:

ESTRUCTURA DOCUMENTARIA DEL SIG

Los documentos que forman parte del SIG se encuentran inventariados en la “Lista Maestra de Documentos” (SER-F-COR-005)

4.4.5 CONTROL DE DOCUMENTOS

Con la finalidad de controlar los documentos del SIG de SERMINAS se ha establecido el procedimiento “Control de Documentos y Registros” (SER-P-COR-002), en el que se definen responsabilidades concernientes a la elaboración, modificación, revisión, aprobación y distribución de los documentos del Sistema Integrado de Gestión.

El Coordinador General / Coordinador SIG mantiene actualizada la “Lista Maestra de Documentos” (SER-F-COR-005).

POLITICA DEL SIG

MANUAL CORPORATIVO

PROCEDIMIENTOS

PROGRAMAS, PLAN DE RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

MATRICES, FORMATO Y OTROS REGISTROS

De Mayor

A Menor




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4.4.6 CONTROL OPERACIONAL

Luego de la identificación de peligros/aspectos, evaluación de riesgos/impactos se establecen mecanismos de control para las actividades críticas incluidas en el alcance del SIG, estos controles son descritos o se hace referencia a ellos en la “Matriz de identificación de peligros, aspectos y evaluación de riesgos e impactos” (SER-F-COR-001).

La intención de establecer controles para las actividades luego de la evaluación del nivel del riesgo es para identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspecto ambientales significativos identificados o con peligros para la SSO, de acuerdo con la política Integrada, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse que se efectúan bajo las condiciones especificas, mediante:

El establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para controlar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas;

Controles relacionados con los bienes, equipamiento y servicios adquiridos.

Controles con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo.

Como ejemplo de documentos para el establecimiento de controles, tenemos:

Procedimiento.

Estándares.

PETS, entre otros.

Todos los documentos operacionales desarrollados se encuentran identificados en la “Lista maestra de documentos” (SER-F-COR-005)

A través de inspecciones u otras actividades de verificación en campo determinadas por SERMINAS, se determina el grado de eficacia de estos mecanismos así como las oportunidades de mejora continua.

4.4.7 PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS SERMINAS cuenta con el procedimiento “Preparación y respuesta ante emergencias” (SER-P-COR-006), donde se establecen mecanismos para identificar potenciales situaciones de emergencia y criterios para establecer mecanismos para responder ante ellas, reduciendo los daños a la persona, medio ambiente y a la propiedad. Estas emergencias incluyen los aspectos / riesgos, asociadas a nuestras áreas, actividades y operaciones mencionadas en el alcance del SIG.

Las situaciones de emergencia son documentadas en la Lista de Potenciales situaciones de emergencia” (SER-F-COR-015) y los mecanismos para responder ante estas emergencias se encuentran en el “Plan de respuesta ante emergencias” (SER-F-COR-016).

Estos planes de respuesta ante emergencia son revisados cuando se presente:

Un accidente Incapacitante o Ambiental.

Una situación de emergencia relacionada a los riesgos altos identificados y a los aspectos ambientales potenciales.

Experiencias recogidas a través de los simulacros.

Por revisión del sistema, etc.

El plan contempla las acciones que se deberán poner en práctica antes, durante y después de una emergencia.




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4.5 VERIFICACIÓN

4.5.1 MEDICION Y SEGUIMIENTO DEL DESEMPEÑO

En SERMINAS se cuenta con el procedimiento “Medición y seguimiento del desempeño” SER-P-COR-007 donde se establecen criterios para el seguimiento de las características claves de las operaciones y actividades que puedan tener un impacto significativo sobre el medio ambiente o la salud y seguridad de los colaboradores se puedan ver afectados. Este procedimiento incluye el registro de la información para seguir el desempeño, los controles operativos pertinentes y la conformidad con los objetivos y metas del Sistema Integrado de Gestión.

En la “Matriz de Seguimiento y medición del SIG” (SER-F-COR-018) se establecen los criterios puntuales para cada caso para el seguimiento y medición, por ejemplo, el monitoreo de gases, el seguimiento del desempeño del SGI, así como, la conformidad con los objetivos y metas.

SERMINAS, puede realizar los monitoreos, tercerizando la medición con proveedores seleccionados o con el uso de equipos propios, en tal caso, los criterios para la selección del proveedor o tratamiento de los equipos que aseguren que estos den resultados confiables se encuentran establecidos en el Procedimiento Calibración de equipos de medición (SER-P-COR-011).

4.5.2 EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL

SERMINAS, evalúa periódicamente el cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la empresa suscriba relacionados a su Sistema Integrado de Gestión de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Identificación y Evaluación de Requisitos Legales y Otros Compromisos” (SER-P-COR-003), siendo los resultados registrados en la matriz “Identificación de Requisitos Legales y Evaluación del Cumplimiento” (SER-F-COR-008).

4.5.3 INVESTIGACION DE INCIDENTES, NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y PREVENTIVA

4.5.3.1 INVESTIGACION DE INCIDENTES

SERMINAS cuenta con el procedimiento “Investigación de Accidentes e Incidentes” (SER-P-COR-008) en la cual se describe los criterios para la investigación de incidentes / accidentes dentro del alcance del SIG.

4.5.3.2 NO CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA

Se ha establecido el procedimiento “No Conformidades, Acciones Correctivas y Preventivas” (SER-P-COR010), en el cual se definen las funciones con responsabilidad y autoridad para gestionar el tratamiento de las no conformidades reales o potenciales, incluyendo las acciones para mitigar el impacto producido y las acciones correctivas o preventivas del caso.

Los responsables de proponer las acciones correctivas o preventivas tienen en cuenta que éstas sean apropiadas a la magnitud del problema.

Antes de implementar las acciones correctivas o preventivas para el tratamiento de las No conformidades reales o potenciales se evalúa el nivel del riesgo y se establecen controles nuevos o modificados siguiendo los lineamientos establecidos en el procedimiento “Identificación de peligros y aspectos, evaluación y control de riesgos” (SER-P-COR-001)




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Como resultado de la aplicación de las acciones correctivas o preventivas se pueden modificar los documentos del SIG, actuando de acuerdo a lo establecido en el procedimiento “Control de documentos y registros” (SER-P-COR-002).

4.5.4 CONTROL DE REGISTROS

SERMINAS ha establecido un “Procedimiento: Control Documentos y Registros” (SER-P-COR-002) para identificar, almacenar, proteger, recuperar y disponer los registros incluidos en el alcance del SIG y demostrar conformidad con el requisito de la Norma Internacional ISO 14001:2004 y el estándar OHSAS 18001:2007.

En la “Lista maestra de Registros” (SER-F-COR-006) se identifican los registros del SIG, donde se señala el titulo del registro, tiempo de conservación y la disposición final de estos registros.

Los responsables de los registros se aseguran que estos se mantengan conservados, identificables, legibles, trazables a la actividad, producto o servicio implicado, además se aseguran su fácil recuperación y estar protegidos contra daños, pérdidas o deterioro.

4.5.5 AUDITORIA INTERNA DEL SIG

Se cuenta con el procedimiento “Auditorías Internas” (SER-P-COR-009), en el cual se describe el mecanismo para planificar las auditorías internas del SIG y realizarlas con la finalidad de determinar si el SIG:

Este conforme con las disposiciones planificadas para la gestión de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, incluidos los requisitos de la Norma ISO 14001 y estándar OHSAS 18001.

Ha sido adecuadamente implementado y sostenido.

Los resultados de la auditoria del SIG son informados a la Alta Dirección de SERMINAS.

Las auditorias internas son planificadas para un periodo de tiempo, lo que es documentado en el “Programa de auditorías” (SER-F-COR-020), este programa es comunicado a las diferentes áreas de SERMINAS.

Las auditorias internas pueden ser realizadas por auditores internos o por auditores externos, aceptándose y adoptándose como propios los registros enviados por los auditores externos.

4.6 REVISION POR LA DIRECCIÓN

La revisión por la Dirección se realiza por lo menos una vez al año. Esta revisión es ejecutada por la Alta Dirección de SERMINAS, con la finalidad de asegurar la continua adecuación y eficacia del SIG.

El Representante de la Alta Dirección de cada unidad con ayuda del Coordinador SIG/ Coordinador General, recopilan toda la información necesaria para la elaboración del informe, esta información puede incluir:

Los resultados de las auditorías internas y evaluaciones de cumplimiento con los requisitos legales y otros requisitos que la organización suscriba.

Las comunicaciones de las partes interesadas externas, participación y consulta, incluidas las quejas.




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El desempeño en seguridad, salud ocupacional y medio ambiente de SERMINAS

El grado de cumplimiento de los objetivos y metas.

El estado de las investigaciones de incidentes.

El estado de las acciones correctivas y preventivas.

El seguimiento de las acciones resultantes de la revisión por la dirección previas.

Los cambios en las circunstancias, incluyendo la evolución de los requisitos legales y otros requisitos relacionados a la seguridad, salud ocupacional y sus aspectos ambientales.

Recomendación para la mejora Continua.

La Alta Dirección puede convocar a quienes considere conveniente para llevar a cabo la revisión del sistema y es quien dirige la reunión.

Como resultado de la revisión por la dirección se obtienen decisiones y acciones tomadas relacionadas con los posibles cambios en la política, objetivos, metas y otros elementos del sistema coherentes con el compromiso de mejora continua.

Concluida la revisión por la dirección, la alta dirección adiciona en el informe las acciones a tomar, plazos, responsables de su implementación.

El Representante de la alta dirección se asegura que las acciones propuestas sean implementadas en su unidad y el Coordinador General hace seguimiento que las acciones sean implementadas a nivel corporativo en todas las unidades.

4.7 CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Revisión Descripción del Cambio

01 Abril 2012 Ninguna; Inicio de Redacción

02 Julio 2012

Se establece que cada unidad tendrá su propio organigrama funcional.

Se determinan los casos especiales para la selección y contratación de personal.

Se establece cuando aplican las pruebas de entrada y salida.

03 Julio 2012

Se actualiza la Política del sistema integrado de gestión Versión 02.

Se consigna el mecanismo modificación y actualización de la política SIG.

04 Mayo 2013

Se adiciona la Gestión administrativa al alcance de SIG.

Adicionalmente la Política del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se encuentra disponible a las partes interesadas.

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